第一篇：制作行政執法案卷的注意事項

執法文書是執法行為的有效載體，執法案卷又是執法水平的直接體現。我們在執法實踐中，往往因為文書制作不規范，程序不合法，導致行政復議被撤銷或變更，甚至在行政訴訟中敗訴。為此，認真制作執法案卷顯得尤為重要。筆者就執法檢查中發現的一些問題，談一點粗淺的認識。

裝訂整齊、條理清楚

案卷應由封面、封底、罰款票及各種實用文書組成。案卷裝訂應用裝訂機和線繩；卷內文書應按事情的發生、發展、時間順序排列；在每頁文書右上角用阿拉伯數字標明頁碼，逐項登記在“目錄”內，尤其注意罰沒款統一收據應貼在一張白紙上標明頁碼裝訂入卷，以免丟失；案卷封面按要求逐項填寫，案由要求寫得簡單明了，處理結果按處罰決定書內容填寫，辦案日期寫清起止日期，保存年限及文書的件數、頁碼、歸檔號及結案日期，做到條理清楚，便于查閱。

必用文書不能省略

新修訂的執法文書共有43種，但在執法案卷中必須使用的文書有9種，即現場檢查筆錄、立案審批表、調查筆錄、通知、送達回證、行政案件審理記錄、行政處罰告知書、行政處罰決定書、行政案件結案報告。這是一般立案案件必用文書，缺少任何一種，執法案卷不完善，執法實踐中往往是辦、審不分離，不履行告知程序，這樣做既不符合《技術監督辦案程序》的規定，也不符合《行政處罰法》原則；既影響了執法文書的嚴肅性，也直接影響到行政執法的有效性。

填寫執法文書應仔細認真

文書制作必須使用水筆或簽字筆，不能用鉛筆或圓珠筆，涂改處應有當事人簽字或壓印認可，空白處應當填寫空白符號或用文字說明，記錄違法事實字跡工整，條理清楚，認真填寫文書每項，不能忽視任何細節。如被檢查單位(人)全稱，法定代表人的姓名、職務、地址、企業代碼、行政相對簽字人與法人的關系等應交待清楚。在任何環節上出現問題，哪怕是一個字的誤差，都有可能導致行政處罰無效，案件無法執行，在執法實踐中，其教訓也是很深刻的。

兩種筆錄使用應準確、規范

現場檢查筆錄是把執法人員在檢查中發現的情況作如實記錄，調查筆錄則是把行政相對人和其他有關人員提供的情況如實記錄。兩種筆錄的作用、程序、意義不同，不能混為一談，相互取代。使用現場檢查筆錄應抓住被查物品的細節特征，客觀、準確、全面地記錄，如檢查依據、檢查方式、檢查范圍及檢查內容，物品進價、銷價、數量、庫存等有關情況，絕不能盲目對當事人行為或案件性質進行定性，如“目測”含量不夠，即定性為該產品不合格。這是現場檢查筆錄中不允許出現的。調查筆錄應根據案情事先擬定調查主題，避免調查偏離目標，使用多個調查筆錄應互相印證其有效性，相對人應在兩種筆錄中文書結尾處簽屬“情況屬實”字樣，執法人員在筆錄中未簽字，或調查人、記錄人是同一人現象不允許存在。筆錄應寫明）并在各頁右邊中間處加蓋騎縫章。如排版后所剩空白處不能容下落款及印章位置時，可適當調整間距，保持頁面美觀。

”。

4.條款項的表述方式：條款項的序號用中文數字表述，其中款的序號不加圓頁”。

4.條款項的表述方式：條款項的序號用中文數字表述，其中款的序號不加圓括號，項的序號必須加圓括號。如第一條第一款第（一）項。

5.除行政處罰決定書的文號自動生成外，其它行政處罰文書的文號中發文機關代字為“海”，序號由行政處罰專用章編號+三位數順序號組成。如由城區分局承辦的案件行政處罰告知書的文號應為：海工商案告字〔2010〕第01-001號。

第五條 文書正式印制前應當進行復核，重點是審批簽發手續、文書內容及格式等。未經簽發的行政處罰文書不得印發，嚴禁越權簽發和先印發后補簽。

第六條 行政處罰案卷裝訂應遵循的技術規范：

（一）行政處罰簡易程序案件可數案一卷。一般程序案件一案一卷，并應當按正卷和副卷分別裝訂；個別案情復雜的可一案數卷。

（二）卷內文書材料應當使用打碼機依次標注。頁碼標注通常采用三位數標注法，如第1頁標注為“001”；卷宗材料超千頁的，采用四位數標注，如“0001”。頁碼標注在每頁的右上角（如有反頁在左上角標注）。封面、卷內目錄、封底不編頁碼。

（三）案卷封面一律打印，目錄及卷內文書材料應當使用鋼筆書寫，字跡要工整、規范、清楚。

（四）案卷裝訂還應當注意以下問題：

1.文書破損的，應當進行修補或者復制，復制件放于原件之前；

2.文書紙面超過A4紙的，按卷面大小折疊整齊；

3.文書紙面過小或者裝訂后影響字跡的，以A4紙進行粘貼；

4.以視聽資料、計算機數據為證據的，應當在案卷中標明載體的形式、錄制的時間和地點，以及載體的數量、內容、責任者、存放地點等；

5.不能附卷保存的物證可拍攝成照片附卷。

6.案卷一般采用三孔一線的方法用線裝訂，左側裝訂，文書材料的左邊和下邊必須對齊。案卷厚度以不超過2厘米為宜。

第七條 有關行政處罰文書的文號、內容填制一律按照國家工商總局2009年版《工商行政管理機關行政處罰文書使用手冊》的規定及及本局制定的格式文書示范文本手冊的具體要求填制。

為了使行政機關及其行政執法人員嚴格履行法定職責，規范行政執法行為，保證法律、法規及規章的全面、正確實施，提高依法行政水平，石景山區政府連續15年開展了行政處罰案卷評查工作。近五年以來，共抽取279卷開展集中評查，其中優秀卷180卷，占總抽卷數的64％，及格卷97卷，占總抽卷數的35％，不及格2卷，占總抽卷數的1％。

一、行政處罰案卷評查發現執法中的問題

1、主體資格問題

實施處罰主體身份不清。行政執法中存在著行政處罰主體不適格，處罰不成立，以及執法人員忽視亮明身份、出示證件等環節，導致執法主體不清等問題；行政執法文書未加蓋行政機關印章的情況時有發生，導致處罰不成立。

在被處罰主體方面，因疏忽造成記述名稱前后不一致或用簡稱等，導致無法確認被處罰主體資格，被處罰主體不合法；有的混淆了公民與法人或其他組織的概念；被處罰主體同繳款人不一致，又無說明，也是引起被處罰主體不清的原因之一。

2、事實證據問題

在調查取證方面認定事實不清。發現了違法事實，卻未進行取證或取證不全或丟失關鍵證據的問題，在行政處罰案卷中表現十分突出。

事實證據前后矛盾。在檢查筆錄、詢問筆錄、行政處罰決定書等不同法律文書中，對違法事實的基本要素記述不一致等問題，時有發生。

事實證據缺乏質證。同一事實證據，當事人雙方提供的證據不同，采信一方，作出的行政處罰決定，證據不足。

事實證據材料不齊備。被詢問人筆錄的意見，未頂格簽字，缺少“以上情況屬實”或“和我說的一樣”的意思表示，詢問筆錄中有改動處，未加蓋當事人指印，無法認定其筆錄的真實性。

主要證據缺失。行政處罰案卷中缺少被處罰當事人身份證明材料，無法確認其合法身份；違法當事人不能親自參加處罰、委托接受處罰的，無授權委托書或授權委托書要素不全、制作不規范，等等。

3、法律適用問題

適用法律法規條、款、項不準確、不完整。處罰案卷中，適用法律，或款項不分，或沒有具體到款項，占整個抽查案卷的20%；有個別部門把未修改的法律、法規適用在法律、法規修改后的行政處罰上。

超越法律規定處罰。如處罰明顯低于法律規定最低限額。

4、程序問題

時間倒置。如有的單位處罰還未履行，在結案報告中負責人已簽字同意結案；處罰決定書日期和行政機關負責人批準或決定日期不一致。

未履行告知程序或告知不全面、不準確。行政處罰中有的未告知陳述權、申辯權，有的符合聽證條件的未告知聽證權；有的未告知復議、訴訟的期限和途徑，復議和訴訟期間等。

未按法律規定的時限送達。在行政處罰中，忽視七日的送達時限，超期送達，或因找不到當事人不能送達的情況，依然存在。

審批程序不嚴格。行政處罰審批中，未實行承辦人、科室、領導三級審批程序，特別是缺少主要領導的審批意見；有爭議案件或重大處罰案件，無集體討論記錄；領導同承辦人意見不一致，無原因、理由的說明。

限期整改后無復查。在行政處罰中，往往下達責改通知書的同時，作出處罰決定，處罰執行完畢，便申請結案，忽視整改措施落實情況，以罰代管。

5、規范性問題

主要存在：卷內文件目錄與卷內文書名稱不一致；當事人的基本情況填寫不全，當事人未簽字，未說明拒絕簽字理由及證明人；勘驗的時間、地點、內容和方式填寫不規范，特別是現場的關鍵細節記錄不夠詳細；多名當事人和證人的，未逐一進行詢問，分別制作筆錄；當事人對違法事實的供認，或證人對違法事實的指認，事實的時間、地點、行為和行為人、數量、情節和后果等情況記述不全；取證文書上未注明取證的原因、地點、依據，取證人和被取證當事人未簽名或蓋章，取證文書未加蓋行政機關印章；先行登記未填寫物品清單，或物品清單記載的要素不全或記載錯誤，或未經審批，或未做處理決定；文書裝訂不整齊，排列不規范，無目錄和頁號，頁碼編寫有漏頁等問題。

6、行政不作為問題

在有行政處罰權的38個機構中，2005年發生行政處罰行為的單位僅有20個。近一半的具有行政處罰權的單位沒有實施行政處罰，除去機構設置、法律設定等客觀原因外，存在著行政不作為的問題。

二、執法中存在問題的原因分析

1、行政執法人員不熟悉行政處罰的業務知識，是出現上述問題的基本原因。機構改革以后，領導干部、中層的業務骨干和執法人員，都做出相應的調整，熟悉業務的人員出現斷檔。有的領導干部提出政府能否作為拆遷的主體；罰款、罰金、滯納金不分；法律的條、款、項、目不分等，都說明最基本的法律素質不具備。

2、執法人員數量相對不足。如：城管行政處罰權相對集中后，200多名行政執法人員，具有300多項處罰職能，城市道路建設，交通管轄的道路、路口急劇增加，而人員相對固定，加上行政處罰量大，很難作到件件案件精益求精。

3、行政執法人員的培訓不能及時到位。石景山區共有執法人員2600余人，且人員流動快，很難使每一個執法人員都經過嚴格的上崗培訓后再執法，加上新法相繼出臺，全員培訓不能及時到位。

4、法律設定與地區經濟差異的矛盾。建筑施工、無照經營取締等法律法規，對違法行為的處罰，低限也是幾萬元的罰款，對小型企業、個體經營戶，因資金短缺，很難承受巨額罰款，導致依法處罰難以到位。

5、執法中的新情況、新問題不斷出現。通訊、網絡等現代科技發展，出現許多新的問題，找不到合適的法律依據，憑習慣做法辦事，對一些新類型的疑難案件把握得不夠準確。

6、條塊標準不一。市區案卷評查，依據《北京市行政處罰案卷標準》，但一些垂直領導的部門，因上級業務主管部門統一印制的文書格式，有的不符合《行政處罰法》要求，評查標準不統一。

7、不作為。一是機構改革后，行政執法人員嚴重不足；二是執法相對人是黨政機關的，處罰很難落實，故多采用協調辦法，督促整改；三是一般行政處罰程序復雜，易導致行政復議、行政訴訟敗訴，為了不影響部門榮譽，慎重處罰；四是處罰管理與建設服務型政府的矛盾，以指導、督促整改代替處罰的現象越來越明顯；五是不舉報不處罰的管理模式，因種種原因，當事人不愿舉報，致使侵權現象嚴重存在。

三、提高行政執法水平的建議

1、加強對領導干部、業務骨干、一般執法人員分層次的培訓。要采取多渠道、多形式進行培訓，鼓勵自學，不斷提高執法人員的法學理論水平。要采取“走出去，請進來”等多種方式，通過聽輔導講座、觀摩交流等途徑，提高執法人員的辦案能力。

2、強化行政執法監督檢查。各執法部門法制機構要嚴格審核案卷，發現問題及時糾正。要充分發揮行政執法責任制和錯案追究制的功能作用，獎優罰劣，增強執法人員的責任心。區政府法制辦在搞好案卷集中評查的同時，還要進行個別檢查和指導，及時糾正行政處罰案卷中存在的問題。

3、積極開展調查研究。對執法中遇到的疑難問題以及因執法環境變化而出現的新情況、新問題，注重調查研究，努力探索解決問題的有效途徑。

4、狠抓行政處罰文書的規范化。《北京市行政處罰案卷標準》有明確規定的，各部門在制作文書時要嚴格遵照執行；個別業務系統使用的與上述“標準”要求不符的，要盡快予以修改；對“標準”沒有明確規定的，要按照《行政處罰法》和《北京市行政處罰案卷標準》，在執法工作中根據具體情況逐步加以完善。

5、加大行政處罰力度。這次案卷評查中幾個部門未能送出參評案卷的原因，主要是其中一些部門雖有行政處罰權，但迄今未行使或至少是一年內未行使，對發生的違法問題只采用協調處理的途徑解決，甚至大事化小，小事化了，處罰力度不夠。各執法機關要積極運用行政處罰手段，加大執法力度，以保證國家法律的充分實施。

6、發揮法制機構的作用，加強監督。注意發揮法制科長或法制干部的監督作用，加強日常監督檢查和培訓，做好部門案卷評查工作。

7、正視問題，積極整改。各行政執法機關要針對本部門案卷評查中檢查出的問題，認真總結，加強培訓與考核，從強化依法行政程序意識入手，確保行政處罰的及時、合法、有效，并作為依法行政的一項重要工作來抓，真正做到有法必依、執法必嚴、違法必糾，不斷提高依法行政能力和文書制作水平。

第二篇：行政執法案卷管理制度

食品藥品監督管理局行政執法案卷管理制度

第一條 為加強行政執法案卷管理，保障依法行政，根據有關法律、法規、規章的規定，結合實際，制定本制度。

第二條 本制度所稱行政執法案卷是指在行政處罰、行政許可、行政復議、政府信息依申請公開等執法過程中形成的與案件有關的按照一定順序匯集成卷的案件材料。

第三條 行政處罰、行政許可、政府信息依申請公開、移送其他部門案卷由案件承辦人負責立卷。行政復議、行政應訴、行政賠償案卷由法規科承辦人負責立卷。已經辦結的行政執法案件，案件承辦人應在10個工作日內立卷。

行政執法案件應當一案一卷，簡易程序的行政處罰案件可按時間順序集中匯集成卷。

第四條 正在辦理中的行政執法案件，案件材料由案件承辦人保管；已歸檔案卷由法規科人員負責保管。

第五條 行政執法案件立卷后應報送法規科審核整理歸檔。

第六條 案卷查閱實行登記審批制度。正在辦理中的行政執法案件，除案件承辦機構負責人、法規科核審人、主管局領導、局主要負責人查閱外，其他人員一般不得查閱或借閱。已歸檔案卷，本局工作人員因工作需要查閱案卷的，應嚴格遵守檔案查閱管理規定。本部門以外單位、人員需要查閱或借閱案卷的，案卷保管人應書面登記相關信息，在報請局主要負責人批準后方可提供案卷。

第七條 違反本制度案卷管理規定造成后果的，按照《行政執法責任追究辦法》相關規定對有關人員進行責任追究。

第八條 本制度自印發之日起施行。

第三篇：行政執法案卷管理制度

XX分局行政執法案卷管理制度

一、為嚴格規范行政執法行為，提高行政執法工作水平，規范案卷管理，制定本制度。

二、行政處罰案件經分局合議后，履行如下程序：承辦人需到辦公室領取案卷編號；按照執法程序制作處罰按卷；承辦人（帶領業戶）15日內將處罰金額繳納到辦公室；辦公室指派專人2日內將罰款繳納到指定銀行，并與2日內將罰款發票返到承辦人（業戶）；行政處罰案件執行完畢后，由承辦人將全部材料整理、分類、編號、組卷，30日內交辦公室歸檔。

三、案卷檔案由辦公室指定專人按照材料齊全、排列有序、裝訂整齊、便于查閱、保證安全的原則進行立卷、歸檔、保管。

四、查閱案卷必須辦理查閱手續，當場查閱，不得隨意帶出、復制、損壞。

五、案卷到期需要銷毀時，由案卷管理人員提出申請，列出清單，按規定程序予以銷毀。

第四篇：煙草專賣案件案卷制作注意事項

案卷制作的標準化、規范化，不僅是執法文書的制作標準、規范、整潔、美觀的體現；而且是執法隊伍的精神風貌、能力、素質、斗志的體現。專賣執法人員不僅要嚴肅、認真、客觀、公正的履行好每一次職務；而且還要標準、規范、科學、合理的制作好每一份案卷。盡可能地把“事實清楚、證據確鑿、定性準確、處理恰當、手續完備、程序合法”的執法全過程通過案卷以文字的形式給予酣暢的表現。案卷制作要按照“繁出精品，簡出效率”的原則實施，要充分體現煙草專賣行政執法管理的改革方向，要做到敘述事實客觀，適用法律具體，處罰結果恰當，文書規范整潔，卷宗完整無缺，印章齊備清晰。

近年來，國家局對專賣管理工作的要求越來越嚴，地區間的專賣管理工作質量評比要求也越來越高，其中的案卷質量失分現象還較為普遍。案卷制作是專賣隊伍精神升華、形象提升、效率提高最有影響的因素。筆者結合本人所在地區煙草專賣執法實踐，對煙草專賣行政處罰案卷的制作提出以下看法：

一、案卷制作依據和基本原則

1.案卷制作依據

案卷制作依據是指，煙草專賣行政處罰案卷制作必須予以考慮的各種權變因素，包括煙草專賣行政處罰工作的外部因素和內部因素。

（1）與法律制度相適應

法律制度，是指一切影響到煙草專賣行政處罰案卷制作的上位法規范，既包括法律規范，也包括政策性規范；既包括實體法規范，也包括程序法規范。具體而言，有下列幾個層面需要考慮：一是法律淵源。法律淵源是指煙草專賣行政處罰賴以存在并作為直接或間接處罰依據的法的表現形式。包括法律、法規、有關法律解釋等。只要是法律淵源作出的硬性規定，必須遵照執行，并在案卷中得到合理體現。二是參照性規范。實踐中，煙草專賣行政處罰可以參照適用的規章、規范性文件等。尤其是應特別要重視程序性規范。三是內部管理機制規范。這主要是指，煙草專賣行政主體內部職位、崗位的設立和職責的確定，尤其是內部機構工作任務和制度分工。

（2）與執法實踐相結合

煙草專賣執法實踐已經走過了二十多個春秋，煙草專賣執法工作也已取得了長足進展。煙草專賣行政處罰制度的實施，與煙草專賣行政處罰案卷管理工作要同步推進。首先，充分發揮案卷制作要求對煙草專賣行政執法的服務功能。必須針對煙草專賣行政處罰工作的難點，進行調研，力求重點突破。其次，煙草專賣行政處罰案卷制作的現實基礎在于案卷管理工作積累的豐富經驗和較為成熟的標準化處罰文書，執法人員素質逐步提高。因此，在現有條件下，要不斷進行改進和充實，同時還要必須注意到上級有關部門對處罰案卷的要求，尤其是要將上級部門對案卷考核的標準納入案卷制作范疇。

（3）案卷制作基本原則

在明確了案卷制作依據之后，應重視案卷制作基本原則。案卷制作基本原則是指貫穿于案卷制作要求全過程的，通過具體案卷制作要求體現出來的一般準則。

（4）合法性原則

合法性原則是指案卷材料的提供與制作必須符合法定程序，并能在記錄內容上充分支持與體現煙草專賣法的規定。一是

要符合法定程序的要求。二是要符合法定內容。案卷制作必須遵守法律規范的要求進行，不能隨意更改、遺漏。如，處罰決定書的記載，處罰事先告知書的記載，勘驗和詢問筆錄的有關記載，當事人的訴訟權、陳述權的記載等等。三是要符合法定形式。如，各種處罰文書（包括告知）應以書面形式作出，鑒定結論要有鑒定人簽名，內部呈批文書應逐項填寫，并具備較為完整的申報、審批意見和當事人簽名意見等等。

（5）規范性原則

規范性原則是指，案卷制作應充分體現煙草專賣管理的有關要求，以達到管理規范。一是案卷制作總體的規范化。如，案卷總體要反映辦案全過程，案由統一，一案一號、案號一致，案卷卷宗封封莊重，卷內目錄清晰、對應頁碼正確，卷內材料排列有序、保證整潔、使用原件，文字記錄清晰、無錯別字、涂改，以及更改記錄有責任人簽字等等。二是具體材料制作的規范化。如，現場勘驗筆錄中現場方位應圖示說明，案件處理審批表應有明確審批意見，結案報告表應做到事實清楚、證據確鑿、意見鮮明等等。

（6）嚴謹性原則

嚴謹性原則是指案卷制作要盡量做到無懈可擊，不能投機取巧、隨意應付或片面行事。主要體現在以下幾個方面：其一，重要材料要完備。如處罰的證據材料要能充分證明案件的合法性問題，必要時，可以補充取證；其二，不可忽視案件材料細微處。要讓當事人對調查筆錄簽字認可，在筆錄記載實踐中，當事人可能提出不利于處罰的意見，因此要仔細核對調查筆錄等有關材料。其三，模糊處不模糊。這是指對尚無定論的材料制作要在思想上高度重視，盡量做到圓滿。勘驗筆錄也必須要有當事人簽字認可或有第三人旁證；對拿不準的法律依據，應多加研究和討論，選擇確定最適合的條款和用詞。其四，文字要準確簡練。案件材料文字必須高度準確、恰當，力求自然、易懂，切忌內容夸張、虛構，用詞含糊，術語要規范。其五，制作要務實。任何一項案件材料都有其不可替代的法律意義或效力，其制作目的都是為了解決一定的法律事實，多屬于敘事性和說理性公文，均有明確的針對性，制作過程應該客觀公正，一旦制作完畢，就會對特定相對人的權利義務產生影響，因此，制作辦案文書要防止隨意性。

（7）積極性原則

積極性原則是指，煙草專賣行政處罰案卷的制作要求要因應法律秩序的變化，并積極作出相應調整。伴隨法律機制的逐步健全和完善，有關處罰制度也會隨之產生適應性應變。新的需求必然刺激案卷制作要求的質量提升。

2．基層案卷制作存在的問題

目前，基層煙草專賣行政處罰案卷制作還存在一些問題，如：法律文書不全。部分案卷現場堪驗筆錄不足；證據收集缺乏第三證人簽字；案卷中缺乏張貼式公告影印件證據；案卷呈批件類文書審批項填寫不齊全；法律文書填寫不規范。個別案件案由填寫錯誤，數字大小寫分不清，項目內容填寫不規范，經辦人、見證人、審批人填寫不全，落款日期不完整等；不能嚴格遵守辦案時限。先行登記保存單7日內不能更換，個別案件不能在法定期限內結案；案卷裝訂不規范。缺項、少碼、無頁碼之間騎縫章、時序顛倒等現象還較為普遍，證據使用和紙張規格使用不一致現象在案卷中也時出現；案件承辦人報結案后，不能在當月及時歸檔。無案卷交接手續和借閱手續等等。

（1）關于檢查(勘驗）筆錄

司法解釋對現場筆錄作了規定：“應當載明時間、地點和事件等內容，并由執法人員和當事人簽名。當事人拒絕簽名或者不能簽名的，應當注明原因。有其他人在現場的，可由其他人簽名。”由于勘驗筆錄和現場筆錄并列，嚴格說來，對二者的要求應有所分別。但并不排除司法機關對二者作同樣要求，因為，在一定意義上，二者都是現場檢查的形式。所以，如果當事人不簽字，可由其他人簽字。實在不能簽的，則注明當事人不簽的理由。應當說明，司法解釋規定，“法律、法規和規章對現場筆錄的制作形式另有規定的，從其規定。” 2002年《煙草專賣行政處罰案件標準》對檢查（勘驗）筆錄、調查報告等證據的制作，均要求詢問人（被檢查人）在檢查（勘驗）筆錄上簽名蓋章并注明“情況屬實”，被檢查人拒絕在筆錄上簽字或不在現場的，應在筆錄中注明，由見證人或兩名執法人員簽名蓋章。

（2）關于“調查詢問筆錄”

目前，基層在執法實踐中還存在以下兩個問題： 一是沒有出示有效執法證件，即亮證程序缺失，沒有載明執法證號。2002年《煙草專賣行政處罰案件標準》均要求在制作“調查詢問筆錄”時“對案件當事人應表明身份，并告知證人不得提供偽證或隱匿證據的義務”。據此，在“調查詢問筆錄”

中，要依法載明“亮證”程序，可以采用記錄調查人員執法證件號碼的方式。二是沒有執法人員的簽名。司法解釋第十條第一款第（四）項規定，“被告提供的被訴具體行政行為所依據的詢問、陳述、談話類筆錄，應當有行政執法人員、被詢問人、陳述人、談話人簽名或者蓋章。”如果不把“調查詢問筆錄”作為書證，而是作為調查筆錄，則要符合2002年《煙草專賣行政處罰案件標準》的要求：“應當載明時間、地點和詢問內容，并由執法人員和被詢問人簽名。被詢問人拒絕簽字的，應在筆錄中注明，并由兩名執法人員簽名”；為穩妥起見，“調查詢問筆錄”最好同時符合司法解釋對書證和調查筆錄的要求。一般認為，調查詢問筆錄同時具備書證和調查筆錄的特性。

（3）關于“鑒定結論”

鑒定結論是煙草專賣行政管理部門有效實施煙草專賣行政處罰的有力證據。司法解釋對鑒定結論的要求之一是：“被告向人民法院提供的在行政程序中采用的鑒定結論，應當載明委托人和委托鑒定的事項、向鑒定部門提交的相關材料、鑒定的依據和使用的科學技術手段、鑒定部門和鑒定人資格的說明，并應有鑒定人的簽名和鑒定部門的蓋章。通過分析獲得的鑒定結論，應當說明分析過程。”委托人和委托鑒定 的事項、向鑒定部門提交的相關材料、鑒定的依據和使用的科學技術手段、鑒定部門和鑒定人資格的說明等，可以事后補正。但鑒定結論切不可少。

（4）案卷制作要求

案卷制作要注意的細節

立案登記表①明確案件來源和收案日期；②明當事人基本情況（姓名或名稱、住所、法定代表人等）；③載明基本案情；④載明處理意見和建議；⑤承辦人簽字并簽署申請立案日期；⑥領導簽署意見并簽署批準立案日期；需要注意：有明確的違法嫌疑人； 有客觀存在的違法事實；屬于行政處罰的范圍；屬于本部門管轄；批準立案后應當確定2名以上的具有行政執法資格的專賣人員為案件的調查人員。

先行登記保存批準書①當事人的名稱（姓名）；②登記保存物品的理由及法律依據；③登記保存物品的名稱及數量、規格；④登記保存物品的方式、期限和地點；⑤當事人、見證人、執法人員分別簽名或印章，注明批準時間；⑥行政機關印章及日期。需要注意：要如實填寫先行登記保存通知書：包括先行登記保存物品的名稱、生產單位、規格和數量，尤

其要注意有關數字的大小寫；先行登記保存批準書要注明執法人員執法證件號碼及簽名，并經被保存物品當事人簽名或蓋章確認；先行登記保存通知書、先行登記保存物品處理通知書、先行登記保存物品發還清單,三種文書配合使用；先行登記保存的物品7日內依法作出處理決定，調查詢問筆錄①詢問起止時間和地點；②詢問人和記錄人姓名；③被詢問人的基本情況。應記載其姓名、性別、年齡、住址、單位、職務等；被詢問人是當事人還是證人必須記錄清楚；④詢問內容。包括反映本案事實的時間、地點、行為及行為人、情節、后果等；⑤被詢問人對筆錄的意見。應有“記錄屬實”的字樣并由被詢問人逐頁簽名或印章；⑥詢問筆錄記錄的被詢問人問答的問題有修改的，應由被詢問人在修改處壓指印；⑦被詢問人拒絕簽字的，應在筆錄中注明，并由兩名執法人員簽名；⑧筆錄中應有告知當事人享有陳述和申辯權利的記載（使用專門告知文書的除外）。并記錄當事人對違法行為的辯解意見。需要注意：案卷中要有兩名以上具有執法資格的專賣人員共同執法的文書記載或在卷內調查取證文書中有兩名以上執法人員的簽名；筆錄以調查和證明違法事實與情節為主要內容；包括表明身份、說明執法依據、注明或詢問違法事實與情節等（如無其他專用文書，筆錄內容中還應有告知當事人陳述申辯權利和當事人陳

述申辯意見的記載）；筆錄出現更改時，要經被詢問人以壓指印的方式確認；注意對行為人違法行為主觀上的“明知”確認在調查詢問筆錄中的體現。

檢查（勘驗）筆錄：①被檢查人的基本情況。被檢查人是公民的，要記載其姓名、性別、年齡、住址、單位、職業等情況。被檢查人是法人或其他組織的，要記載其名稱、法定代表人或負責人姓名、職務。其他有關人員在場的記載其姓名、職務情況；②檢查（勘驗）的時間、地點；③現場情況。應準確、客觀地記載違法事實或違法行為，包括有關數據、位置、狀態、情節、程度等。對現場情況附以圖示或照片，必須要有相應的文字說明；④檢查（勘驗）、記錄人員簽名；⑤被檢查人對筆錄的意見。應注明“情況屬實”的字樣并簽名或印章；⑥被檢查人拒絕簽字或不在現場的，應在筆錄中注明，由見證人或兩名執法人員簽名或印章。需要注意：有兩名以上具有執法資格的專賣人員共同執法的文書記載；勘驗筆錄文書中有被檢查人、見證人或兩名以上執法人員簽名或印章；注意收集與立案和案件定性有關的合同、發票、單據、帳冊和經營記錄；案卷中所引用的復印件不僅要正確使用證據復制（提取）單，還要說明出處，并經出處方以簽名或印章的方式確認； 現場照片重要性

抽樣取證①當事人的名稱（姓名）；②取證的事由；③取證物品的名稱、數量、規格等；④取證的時間、地點；⑤取證的法律、法規依據，寫明名稱和具體條款；⑥當事人簽名或印章。當事人拒絕簽字的，應在清單上注明；⑦行政機關印章及日期。需要注意：抽樣取證物品清單要有兩名以上辦案人員簽名；有領導審批記載

調查終結報告①載明承辦（報告）人，并由承辦（報告）人簽名；②載明當事人基本情況、案件來源和調查經過；③載明違法事實、性質和違法程度；④載明認定的違法事實、證據和處罰依據；⑤載明承辦（報告）人處理意見；⑥載明部門審查意見，并有部門負責人簽名； ⑦載明領導簽批意見、簽名和簽署日期； 需要注意：有報送對象；有對案件來源的簡介；有對有關證據的說明；有案件調查人員的簽名；

案件處理呈批文書 ①案由；②當事人的基本情況。當事人是公民的，要記載其姓名、性別、年齡、住址、單位、職業等情況。當事人是法人或其他組織的，要記載其單位的名稱、法定代表人或負責人姓名、職務；③違法事實。認定的違法事實、情節、后果、法律依據，及當事人的申辯意見；④承辦人意見。承辦人員對該案處理適用的法律依據和意見、簽名及日期；⑤行政機關負責人審批意見。行政機關負責人同

意或不同意處罰的意見、簽名及日期；需要要素：有違法事實和處罰依據；有明確的被處罰主體；有承辦人具體的處罰意見；有行政機關負責人審批意見及簽名。

案件集體討論記錄①時間、地點；②案由；③主持人、出席人員、列席人員、記錄人員的姓名及職務；④承辦人員匯報的案情；⑤參加討論人員的主觀意見及簽名；⑥結論性意見。需要注意：如實記載與會人員案件討論的主觀意見；結論性意見形成后參會人員必須簽名認可；

行政處罰事先告知書①當事人姓名；②案由；③擬作出行政處罰的事實、理由及依據；④告知當事人享有的權利；⑤告知當事人在收到告知書后進行陳述和申辯的期限及地點；⑥行政機關印章及日期。需要注意：有告知對象。包括單位全稱或個人姓名（含法定代表人）； 有告知時間。卷中文書中記載告知內容的以該文書的簽署日期為準；告知文書有行政機關名稱及印章，通過筆錄等文書反映告知內容的以調查人或詢問人簽名為準；

聽證文書的規范①當事人的姓名或名稱；②當事人主要違法事實和理由；③擬作出行政處罰的依據、種類、數額；④當事人依法享有的權利和提出聽證的法定期限；⑤告知的行政

處罰實施機關及告知的時間、地點。需要注意：行政機關作出責令停產停業、吊銷許可證或者執照、較大數額罰款等行政處罰決定之前，必須告知當事人有要求舉行聽證的權利；當事人放棄聽證權利的，應當在《行政處罰告知書》的回執上確認或者簽名；當事人拒絕確認或者簽名的，由2名以上行政執法人員注明情況。

行政處罰決定書①當事人的基本情況。當事人是公民的，要記載其姓名、性別、年齡、住址、單位、職業等情況。當事人是法人或其他組織的，要記載其名稱、地址、法定代表人或負責人姓名、職務；②違反法律、法規、規章的事實、依據；③實施行政處罰的依據及種類；④行政處罰的履行方式及期限；⑤不服行政處罰決定，申請行政復議，行政訴訟的途徑和期限。應分別注明復議機關及復議期限、訴訟機關及訴訟期限；⑥作出行政處罰決定機關的名稱及日期（日期以行政機關負責人批準或決定處罰的日期為準）；⑦行政機關印章。需要注意：案件的定性和法律條款準確性的應用；處罰金額在3萬以上（含3萬元）8萬元以下的案件和暫扣煙草專賣許可證的案件以及移送司法機關追究刑事責任的案件，報市級煙草專賣行政主管部門備案；處罰金額在8萬以上（含8萬元）或違法經營金額50萬元以上（含50萬元）的案件和吊銷煙草專賣許可證的案件以及移送司法機關追

究刑事責任的案件，報省級煙草專賣行政主管部門備案；違法經營金額100萬元以上（含100萬元）的案件，報國家煙草專賣行政主管部門備案；

送達回證①送達文書的名稱；②受送達人的名稱（姓名）；③送達的時間、地點；④行政機關印章；⑤送達人簽名；⑥收件人簽名；⑦代收送達，留置送達的應在備注中注明。公告送達應將公告文書歸檔入卷。郵寄送達的可以將掛號信回執粘貼于備注中。委托送達的受委托機關應備注中蓋上印章。需要注意：送達文書和送達程序要規范。包括有送達文書名稱、送達地點、送達方式、被送達人簽名、送達人簽名等；代收的應當注明代收理由及代收人簽名；受送達人拒收的，應注明拒收理由和日期，有見證人的，應由見證人簽名或蓋章；行政處罰決定或者其他法律文書無法直接送達當事人的，可以適用公告送達，適用公告方式送達行政處罰法律文書的，應當將已經發布公告的事實證據收入行政處罰案卷。

結案報告 ①當事人的姓名或名稱；②案件的由來和調查經過。案由：包括發案經過，立案時間和批準立案的機關；調查經過：包括承辦人員的組成，調查時間、范圍、方法、步驟和主要問題及結果等；③違法事實。寫明已查清的違法事

實和證據。主要寫明當事人實施違法行為的具體過程，包括違法行為發生時間、地點、原因、目的、經過、手段、情節、違法行為造成的危害后果等；④案件性質。通過對當事人所實施的違法事實和證據的綜合分析，指出當事人的違法行為違反了某個具體法律、法規、規章的規定，確定其違法性質；⑤認定的違法事實、情節、后果以及依法應當從重、從輕、減輕或者不予行政處罰的相關證據；⑥當事人陳述、申辯意見以及案件調查人員的復核意見；⑦當事人在聽證會上陳述的主要內容、證據及聽證主持人對聽證內容的復核意見；⑧案件調查人員對該案處理、適用的依據和給予行政處罰的建議及理由。如有意見分歧，也應敘述，以供行政處罰實施機關負責人審批案件時參考；⑨案件調查人員簽名并注明日期。⑩附具罰款票據。需要注意：結案文書和結案程序要規范。包括有送達情況、執行情況及其結果、承辦人意見及簽名、行政機關負責人意見及簽名、結案日期等。

計算機數據、視聽資料和相關證據①注明制作方法、制作時間、制作人和證明對象等；②聲音資料有該聲音內容的文字記錄；③附具視聽資料的原始載體。④價格認真證明書的制作要經物價部門認可；⑤ 現場照片和聲像資料的收集；⑥無個體許可經營證明說明書的開據；⑦身份證的查驗與核實；⑧房屋居住證明的查驗與復印。⑨相關證據與格式文書 的簽署蓋章和日期。

案卷裝訂要求①一案一卷；②使用統一規范的卷皮；③卷內目錄填寫規范；④卷內材料排列有序。原則上按辦案過程順序排列文書，也可將處罰決定書和結案報告放在卷首；⑤卷內材料有頁號；⑥裝訂整齊無金屬物；⑦紙張無破損、大小規格統一；⑧卷內文字應當使用鋼筆、簽字筆或毛筆，當事人提供的材料使用鉛筆或圓珠筆的，入卷前應予復印。需要注意：每份案卷的卷宗封面上應當載明：類別、案號、案由、當事人姓名或名稱、立案時間、結案時間、處理結果、承辦案件的行政執法人員姓名、卷內終止頁號、制作案卷時間、保存期限等內容；調查取證收集的文書材料按照辦案程序的客觀進程所形成文書材料時間的自然順序，兼顧文書材料之間的內在聯系進行排列；不能隨案裝訂立卷的證據材料，應放入證據袋中，并在證據袋上注明證據名稱、數量、種類、制作的時間、地點和所在案件卷宗號；卷宗裝訂前，要對文書材料進行檢查，材料不完整或者破損的，要補充或者修補完整；文書材料中的文字不能耐久保存的，要進行復制；文書材料過小或者過大的，要進行襯貼或者折疊；需要附卷的信封，要展開并加貼襯紙，郵票不得取掉，文書材料上的金屬物應當剔除干凈。

案卷裝訂次序①行政處罰決定書；②送達回證；③勘驗筆錄；④先行登記保存單；⑤查扣卷煙入庫單；⑥立案報告表；⑦詢問筆錄；⑧ 提取樣品煙申請單；⑨檢測報告 ；⑩卷煙暫扣通知單：⑾ 卷煙價格測算表；⑿行政處罰事先告知書：⒀案件處理呈報審批表；⒁ 調查終結報告；⒂沒收物品收據；⒃罰款收據：⒄查扣卷煙出庫單；⒅結案報告表；⒆當事人身份及有效證件復印件。注意：其他案卷資料如舉報記錄、現場記錄、詢問通知書、聽證告知書、聽證通知書、案件移送函、案件材料移送表、移送財務清單、物品保存清單、撤消案件報告表、案件告發人兌獎表、證據復印（提取）單（錄像等）、協助辦案有功人員呈報等等的裝訂則按形成文書材料時間的自然順序就可以了。

三、煙草專賣行政處罰案卷制作水平作為執法能力建設的重要組成部分

執法能力建設包括領悟制度能力、適用法律能力、執法過程的應變能力、調查取證的技藝以及總體的協調、組織等能力。煙草專賣行政處罰案卷制作的重要性，決定了必須把煙草專賣行政處罰案卷制作水平作為執法能力建設的重要組成部分。具體可以通過案卷制作經驗交流、組織專門培訓等形式提高案卷制作水平。

（1）加強案卷管理制度建設

案卷管理制度建設應和行政處罰執法工作、案卷行政管理工作緊密結合。案卷管理制度建設具體包括：制定案卷制作技術性規范、建立案卷檢查與評比制度、加強案卷檔案管理制度建設以及建立處罰案卷及時歸檔制度等。

（2）全面推進煙草專賣行政執法工作

煙草專賣行政處罰案卷管理是整個煙草專賣行政執法管理工作的重要組成部分，建立健全良好的內部執法體系可以優化執法結構，并使各構成要素互動共贏。要緊緊圍繞煙草專賣行政執法責任制的實施，全方位加強煙草專賣執法工作，為煙草專賣行政處罰案卷管理提供動力和支持系統。

（3）加快案卷管理網絡化建設

案卷管理網絡化是必然的趨勢。黨的十六大報告指出：網絡信息化是我國加快實現工業化和現代的必然選擇。運用網絡技術，不僅可以打破行政上、區域上的界限，構建涉及決策層到各基層的巨大網絡，還將徹底擺脫傳統的層層上報，及

書面審核的方式，達到對網內每個單位都能立即調閱案卷的境地，有利于快速從基層了解各種煙草專賣行政執法管理工作的動態，從而分析原因，研究辦法，最終作出正確決策。

第五篇：2011年行政執法案卷自查報告

××××××局

××行政執法案卷自查報告

市政府法制辦：

為進一步貫徹落實《行政處罰法》和《行政許可法》，規范行政執法行為，提高行政執法案件辦理質量和水平，根據市政府法制辦《關于開展2011行政執法案卷評查活動的通知》要求，我局高度重視，迅速部署，把此次活動作為進一步規范行政執法行為的重要契機，按照標準認真開展案卷評查。現將自查情況報告如下：

一、行政執法案卷辦理基本情況

根據有關法律、法規，我局共有行政處罰事項×項。我局不斷完善管理制度、加大普法宣傳力度，嚴格要求、規范執法，有關單位和個人嚴格遵守相關法律、法規，未發生行政處罰案件。

2011年，我局共辦理××行政許可100件，其中，××50件，××50件。以上均告知申請人享有要求聽證、依法申請行政復議或者提起行政訴訟的權利，至今未收到聽證和行政復議申請，沒有行政訴訟案件。

二、行政執法案卷自查情況

在以往工作的基礎上，按照《行政許可法》的要求，我局對委托授權書、申請人身份證明材料、收件清單、簽章等許可過程要素進行了規范和完善，取得了明顯成效。以上100件行政執法案件，均能按照法律的規定行使行政執法權,程序合法、事實清楚、處理適當、適用法律準確，無錯案。文書制作規范、語言準確、歸檔及時。執法人員能夠把握法律精神，堅持公開、公平、公正原則，在許可條件、辦事程序、申報材料等方面符合有關規定，在承諾期限內辦結，在方便申請人辦事的同時，規范了行政許可行為。

三、行政執法案卷存在問題

由于少數行政許可申請文書填寫不規范、不準確，為方便群眾辦事，允許當場修改，故這部分文書有涂改現象，另少數申請人提交的圖紙有破損現象，影響了案卷整體的整潔、美觀。另外還存在著部分案卷材料大小不

一、裝訂不整齊等問題。

四、改進意見和措施

（一）高度重視，積極整改。我局將根據此次案卷評查中發現的問題，認真對照行政執法案卷評查標準，本著“有則改之、無則加勉，舉一反

三、改進工作”的態度，查找問題原因，采取切實有效的措施加以整改，以使案卷評查真正達到解決問題、促進工作的目的。

（二）加強培訓，提高能力。我局加強對行政執法人員的業務培訓力度，積極開展行政執法案卷的交流學習活動，著力提高行政執法人員對法律、法規的理解能力，對行政違法行為的調查取證和分析判斷能力，對行政執法文書的制作運用能力。

（三）完善制度，規范操作。行政執法案卷評查是一項長期工作，對規范行政執法行為、促進依法行政具有十分重要的作用。我局將不斷完善執法案件辦理內部運行機制，規范工作流程，同 時，建立健全執法檔案管理等各項配套制度，切實提高行政執法水平和案卷質量。

××××局 ××年××月××日