第一篇：工程項目電子檔案規(guī)范化處理要求

重慶市電力公司(通知)

關(guān)于工程項目電子檔案規(guī)范化處理的通知

公司所屬各供電局、超高壓局、電網(wǎng)檢修公司、電力試驗研究院、廣信公司、電力建設(shè)總公司、電力監(jiān)理公司、拓林公司、渝能建設(shè)集團公司：

為了規(guī)范工程項目電子檔案，各參建單位在移交工程項目電子檔案中，應(yīng)按照我們規(guī)定的電子文件格式及大小進行處理，現(xiàn)將檔案數(shù)字化加工的一般步驟和經(jīng)驗處理方式作簡要說明，詳見附件。以后各參建單位移交的工程項目電子檔案必須在格式、大小上符合附件內(nèi)容中的規(guī)范要求。

特此通知

附件：參建單位檔案數(shù)字化加工規(guī)范及步驟

總經(jīng)部

二〇〇九年七月二十八日 參建單位檔案數(shù)字化加工規(guī)范及步驟

國家電網(wǎng)通過《國家電網(wǎng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)加工規(guī)范》對全國的數(shù)字化加工進行了統(tǒng)一的要求。對于我們參建單位需要注意的是《國家電網(wǎng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)加工規(guī)范》的第四點：數(shù)字化處理要求。

4．?dāng)?shù)字化處理要求

4.1 掃描方式

文書檔案和科技檔案（不包括超大頁面）宜采用黑白二值圖像，分辨率為每英寸300象素。

超大頁面宜采用黑白二值圖像，分辨率為每英寸200象素。照片檔案宜采用真彩色圖像，分辨率為每英寸300象素。

為保證圖像OCR的正確率，文書檔案應(yīng)嚴(yán)格按每英寸300象素掃描。特殊需要時可根據(jù)原件的清晰度適當(dāng)調(diào)整掃描分辨率，增減的多少以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰為準(zhǔn)。

4.2 掃描儀選用

文書檔案和科技檔案（不包括超大頁面）應(yīng)選用高速文檔掃描儀。超大頁面應(yīng)選用圖紙掃描儀。照片檔案應(yīng)選用真彩色掃描儀。4.3 圖像保存

文書檔案和科技檔案（不包括超大頁面中的工程圖紙）宜采用雙層PDF（或CEB）文檔保存，一件保存為一個文檔。

照片檔案宜采用JPG或TIFF文檔保存，一張照片保存為一個文檔。工程圖紙宜采用TIFF文檔保存，一張圖紙保存為一個文檔。有條件的單位可對工程圖紙進行矢量化處理，保存為DWF文檔。

4.4 文件命名方式

用檔案實體中的檔號（按卷管理的原件可參照檔號編制一個唯一標(biāo)識的號碼）命名PDF（或CEB）、JPG、TIFF（或DWF）文檔。如，實體檔案的檔號為：2003-D-0108-0015，其數(shù)字化文件名可命名為：2003-D-0108-0015.PDF。

4.5 質(zhì)量要求

4.5.1 數(shù)字化文件的文件名應(yīng)與檔案實體的檔號保持一致。4.5.2 圖像頁面清楚，并已去除數(shù)字圖像中的雜點、黑邊等。

4.5.3 數(shù)字圖像的偏斜角度小于 1 度，圖像偏斜不超過頁面內(nèi)半個文字。

參建單位數(shù)字化檔案步驟

1、掃描檔案

根據(jù)《數(shù)字化處理要求》的第4.1條要求，掃描文書檔案時需選擇黑白模式，分辨率為300DPI。科技檔案圖紙掃描分辨率為200DPI。因參建單位使用的掃描儀及掃描軟件不一樣，所以不再對掃描步驟進行說明。請各參建單位在掃描前注意修改黑白模式和分辨率。

根據(jù)《數(shù)字化處理要求》的第4.3條圖像保存要求,各參建單位將文檔保存為TIFF格式,照片保存為JPG格式。參建單位tiff文件上傳后由電力公司系統(tǒng)自動生成PDF文件。

根據(jù)《數(shù)字化處理要求》的第4.5.2條要求，各參建單位要在圖像編輯中將掃描后的圖像去掉黑邊和黑點。

根據(jù)《數(shù)字化處理要求》的第4.5.3條要求，各參建單位因為沒有專業(yè)的掃描處理軟件，所以建議各單位掃描的時候注意將紙放置整齊再進行掃描。

2、多頁TIFF文件的制作（制作示例以ACDSEE10版本為例）

打開acdsee 10 photo manager軟件，轉(zhuǎn)向圖像所在的文件夾，選中需要制作多頁TIFF的圖像。

2-1

二、右擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“工具”然后再選擇“轉(zhuǎn)換文件格式”如圖2-2

2-2

三、在格式中選中“TIFF TAG 圖像文件格式”項，2-3

四、接下來選擇格式設(shè)置

2-4 在格式設(shè)置里面分辨率輸入水平300dpi垂直300dpi，壓縮方式選擇CCITT 組 4的壓縮。

最后勾選”保存此設(shè)置為默認(rèn)”，在勾選此項后將保存設(shè)置，下次制作就不需要再進來設(shè)置了。如圖：2-5

2-5 注:一頁A4文件掃描為TIFF文件用CCITT-4壓縮后大小一般為25KB-45KB,如過大或者過小請檢查掃描分辨率和是否有壓縮

五、選擇文件保存的目錄和有關(guān)文件的選項后點擊“下一步”：

2-6

六、在批量轉(zhuǎn)換格式中選擇“合并”后點擊“開始轉(zhuǎn)換”按鈕

2-7

七、轉(zhuǎn)換完畢后點擊“完成”按鈕，多頁TIFF文件制作完畢

2-8

第二篇：語言文字規(guī)范化學(xué)校驗收檔案整理要求

語言文字規(guī)范化學(xué)校驗收檔案整理要求

請大家對照以下標(biāo)準(zhǔn)檢查自己整理的材料。

1.每一自然段的開頭空兩個格。

2.行間距一致。

3.標(biāo)題沒有標(biāo)點符號，具體格式如下：

三年級二班班主任工作計劃

一、總目標(biāo)

（一）學(xué)習(xí)

1.聽課

2.作業(yè)

3.書寫

本次自己整改的重點就是序號后面是否有標(biāo)點，如果有的話，去掉，再整理一下，檢查無誤后打印下來就行了。

班主任工作計劃、學(xué)期備課如果有錯誤需要改正，（如果沒有錯誤直接交上就行了）那把題目統(tǒng)一一下：

如2009-2010第一學(xué)期一年級一班班主任工作計劃

2009-2010第一學(xué)期一年級語文學(xué)期備課

時間：2009年9月

2010年3月

另：各級部主任再布置：每個年級再補交一學(xué)期的班主任工作計劃和學(xué)期備課 日期為2008-2009第二學(xué)期（）年級（）班班主任工作計劃

2008-2009第二學(xué)期（）年級語文學(xué)期備課

補的這些材料每個級部有四份學(xué)期備課就行了。

如一年級：語文 數(shù)學(xué)音樂品德

三年級語文 數(shù)學(xué)英語科學(xué)

第三篇：煤礦安全培訓(xùn)檔案規(guī)范化管理要求

煤礦安全培訓(xùn)檔案規(guī)范化管理要求

為強化煤礦安全培訓(xùn)的責(zé)任意識，切實提高安全培訓(xùn)質(zhì)量，從事安全培訓(xùn)必須依法履行責(zé)任，增強守法意識，建立真實、有效、完整的培訓(xùn)信息，進一步規(guī)范煤礦安全培訓(xùn)檔案管理工作。根據(jù)國家有關(guān)煤礦安全培訓(xùn)工作的要求，對于培訓(xùn)過程中形成的檔案資料，必須按照相關(guān)規(guī)定進行整理、歸檔，以規(guī)范化的檔案管理工作促進各項教學(xué)和管理制度的落實。

煤礦安全培訓(xùn)檔案管理工作是煤礦安全培訓(xùn)的基礎(chǔ)性工作。各單位要充分認(rèn)識加強培訓(xùn)檔案管理的意義，夯實培訓(xùn)機構(gòu)基礎(chǔ)管理。要設(shè)立檔案室；指定專門人員負(fù)責(zé)檔案管理工作；按新規(guī)范的目錄和樣表進行整理，保證檔案管理工作有新改觀、新起色，切實把煤礦安全培訓(xùn)檔案管理工作做好。

煤礦安全培訓(xùn)檔案規(guī)范化管理的目錄和樣表，包括機構(gòu)檔案、教師素質(zhì)建設(shè)與業(yè)績考核檔案和教學(xué)組織與控制檔案（培訓(xùn)過程影像資料）三大部分，把能夠有效促進制度落實，促進安全培訓(xùn)教學(xué)管理和提高培訓(xùn)質(zhì)量的項目作為重點，共35個樣表。

附件：《煤礦安全培訓(xùn)檔案規(guī)范管理目錄和樣表》

煤礦安全培訓(xùn)檔案目錄（×× 項）

一、機構(gòu)檔案（54項）

（一）基礎(chǔ)檔案目錄（22項）

（二）管理人員檔案目錄（8項）

（三）教師檔案目錄（9項）

（四）主要制度檔案目錄（15項）

二、教師素質(zhì)建設(shè)與業(yè)績考核檔案目錄（6項）

三、教學(xué)組織與控制檔案（38項）（一期一檔）

（一）教學(xué)檔案目錄（22項）

（二）學(xué)員檔案目錄（8項）

（三）培訓(xùn)過程影像資料檔案（8項）

煤礦安全培訓(xùn)檔案目錄（詳細(xì)）

一、安全培訓(xùn)機構(gòu)檔案目錄（一年一更新）

一、培訓(xùn)機構(gòu)基礎(chǔ)檔案目錄（20項）

1、培訓(xùn)機構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定申請表；

2、培訓(xùn)機構(gòu)基本情況表；

3、《安全培訓(xùn)資格證書》（原件）；

4、培訓(xùn)機構(gòu)批文（批準(zhǔn)文號）；

5、培訓(xùn)機構(gòu)負(fù)責(zé)人任命書；

6、《法人證書》（企業(yè)培訓(xùn)機構(gòu)略）；

7、《營業(yè)執(zhí)照》（企業(yè)培訓(xùn)機構(gòu)略）；

8、授權(quán)委托書；

9、培訓(xùn)機構(gòu)資金證明；

10、安全培訓(xùn)機構(gòu)基本情況簡介；

11、培訓(xùn)機構(gòu)章程（安全培訓(xùn)管理制度匯編）；

12、內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置及職責(zé)分工文件（機構(gòu)設(shè)置圖）；

13、師資狀況簡介；

14、培訓(xùn)機構(gòu)有關(guān)產(chǎn)權(quán)證明資料；

15、培訓(xùn)機構(gòu)租用或使用設(shè)施、設(shè)備協(xié)議（辦學(xué)場所證明）；

16、培訓(xùn)機構(gòu)收費許可證（企業(yè)培訓(xùn)機構(gòu)略）；

17、培訓(xùn)機構(gòu)食堂衛(wèi)生許可證；

18、消防實施配置及驗收合格證明；

19、基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備登記表（辦學(xué)資產(chǎn)一覽表）； 20、安全培訓(xùn)圖書登記臺賬

21、安全培訓(xùn)實驗儀器臺賬

22、教室、食堂、宿舍、實驗室、安全展示室、閱覽室、實操基地等照片；

23、安全培訓(xùn)計劃

安全培訓(xùn)計劃表（一年一表）

24、安全培訓(xùn)情況統(tǒng)計表

安全培訓(xùn)情況統(tǒng)計表（一期一統(tǒng)計）（表一）

統(tǒng)計表內(nèi)容：序號、培訓(xùn)班編號、培訓(xùn)班名稱、培訓(xùn)類別、辦班形式（脫產(chǎn)、業(yè)余）、培訓(xùn)時間、參加培訓(xùn)人數(shù)、培訓(xùn)學(xué)時、按56學(xué)時計算折合1標(biāo)準(zhǔn)人的人數(shù)、備注。

說明：

1、要求一期一登記，認(rèn)真填寫；

2、按56學(xué)時計算折合1標(biāo)準(zhǔn)人的人數(shù)計算公式：培訓(xùn)學(xué)時×培訓(xùn)人數(shù)/56學(xué)時=標(biāo)準(zhǔn)人數(shù)；

3、按培訓(xùn)班名稱整理相應(yīng)的培訓(xùn)檔案。

（二）安全培訓(xùn)管理人員檔案目錄（8項）（一年一更新）封面：公司 安全技術(shù)培訓(xùn)中心

1、煤礦安全培訓(xùn)機構(gòu)專職管理人員基本情況匯總表；（表二）

2、煤礦安全培訓(xùn)機構(gòu)專職管理人員登記表；（表三）

3、煤礦安全培訓(xùn)機構(gòu)專職管理人員履歷表；

4、任職文件；

5、文化程度證明（文化程度證明復(fù)印件、加蓋培訓(xùn)機構(gòu)公章）；

6、職稱證明（職稱證明復(fù)印件、加蓋培訓(xùn)機構(gòu)公章）；

7、身份證明（有效身份證復(fù)印件、加蓋培訓(xùn)機構(gòu)公章）；

8、勞動關(guān)系證明（勞動關(guān)系證明復(fù)印件、加蓋培訓(xùn)機構(gòu)公章）；

（三）安全培訓(xùn)機構(gòu)教師檔案目錄（9項）

（一年一更新）

封面：公司安全技術(shù)培訓(xùn)中心 教師檔案 教師姓名：

教師類別：專（兼）職

1、煤礦安全培訓(xùn)機構(gòu)教師基本情況匯總表；（表四）

2、煤礦安全培訓(xùn)機構(gòu)教師登記表；（表五）

3、煤礦安全培訓(xùn)機構(gòu)教師履歷表；

4、煤礦安全培訓(xùn)機構(gòu)教師資格證明（教師資格證復(fù)印件、加蓋培訓(xùn)機構(gòu)公章）；

5、文化程度證明（文化程度證明復(fù)印件、加蓋培訓(xùn)機構(gòu)公章）；

6、職稱證明（職稱證明復(fù)印件、加蓋培訓(xùn)機構(gòu)公章）；注冊安全工程師、安全管理資格證等有關(guān)證件；

7、身份證明（有效身份證復(fù)印件、加蓋培訓(xùn)機構(gòu)公章）；

8、勞動關(guān)系證明（勞動關(guān)系證明復(fù)印件、加蓋培訓(xùn)機構(gòu)公章）；

9、教師授課（學(xué)時）情況登記表；（表六）

（四）主要制度檔案目錄（結(jié)合本培訓(xùn)機構(gòu)實際定）

1、需求分析制度（包括針對培訓(xùn)對象制定需求方案，提出培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、達到培訓(xùn)目的等內(nèi)容）；

2、教學(xué)管理制度（包括教師備課、聽課、教案評比等內(nèi)容）；

3、教師管理制度（包括教師選聘、考核、獎懲及淘汰內(nèi)容，以及提高教師授課水平的措施）；

4、學(xué)員管理制度（包括報到、考勤、班級管理等內(nèi)容）；

5、考核管理制度（包括培訓(xùn)理論考核、實際操作考核等內(nèi)容）；

6、教學(xué)質(zhì)量控制制度（包括教學(xué)檢查、日常考核、培訓(xùn)質(zhì)量控制等內(nèi)容）；

7、培訓(xùn)評估制度（包括學(xué)員對教師的評估、學(xué)員對機構(gòu)的滿意度測評等內(nèi)容）；

8、檔案管理制度；

9、設(shè)備管理制度；

10、后勤管理制度；

11、財務(wù)管理制度。

二、教師素質(zhì)建設(shè)與業(yè)績考核檔案目錄（6項）

1、教師現(xiàn)場調(diào)研登記表（表七）及調(diào)研報告；

2、理論（實驗）教案登記表（表八）及教案內(nèi)容；

3、教師發(fā)表的科研論文或?qū)＠C書等榮譽記錄；

4、教師素質(zhì)建設(shè)與業(yè)績考核評估表（表九）；

5、培訓(xùn)機構(gòu)教研活動登記表（表十）（附教師調(diào)研報告）；

6、教案、課件評比標(biāo)準(zhǔn)與實施的記錄。

三、教學(xué)組織與控制檔案

（一）教學(xué)檔案目錄（22項）（一期一檔）

培訓(xùn)班教學(xué)檔案目錄

培訓(xùn)班名稱： 培訓(xùn)班編號： 培訓(xùn)班時間：

卷內(nèi)檔案目錄： 列明細(xì)

1、辦班依據(jù)

2、培訓(xùn)機構(gòu)辦班計劃審批表（表十一）；

3、教學(xué)大綱及執(zhí)行說明表；

4、教學(xué)實施計劃（時間安排、培訓(xùn)內(nèi)容、授課教師、參加培訓(xùn)人員等）；

5、教學(xué)計劃執(zhí)行表（培訓(xùn)機構(gòu)課程表）（表十二）；

6、教案審批表（包括教師授課教案〈電子版〉、教材（資料）、光盤使用情況）；（表十三）

7、學(xué)員花名冊（表十四）及考勤表；（表十五）

9、班主任日志（表十七）；

10、聽課記錄評估表（表十八）；

11、學(xué)員座談會記錄表（表十九）；

12、理論、實操樣卷及答案；（略）

13、理論考試記錄表（包括機考）；

14、補考記錄表（包括機考、筆試、實操考核成績）；

15、閱卷記錄表；（表二十）

16、閱卷成績登記表；（見表十四）

17、學(xué)員滿意度綜合測評表（表二一）；

18、教師教學(xué)質(zhì)量反饋表（評價表）；（表二二）

19、效果評估調(diào)查統(tǒng)計表/效果評估調(diào)查表；（見表二一）

21、證書發(fā)放登記表；（表二六）

22、培訓(xùn)班總結(jié)（班主任簽字）。（表二七）

（二）學(xué)員檔案目錄（8項）（一期一檔）

1、參加培訓(xùn)學(xué)員情況匯總表（見表十四）；

2、參加培訓(xùn)學(xué)員登記表；（表二八）

3、身份證復(fù)印件；

4、學(xué)歷證書復(fù)印件；

5、學(xué)員體檢證明（指特殊工種）；

6、筆試試卷；

7、實際操作考核登記表及考核記錄；（表二九）

8、學(xué)員培訓(xùn)考核檔案卡。

9、學(xué)員補考記錄表（表三十）

以上資料形成后應(yīng)統(tǒng)一用鉛筆編號（以便于修改），按順序整理，方便查閱。要求學(xué)員檔案、理論考試試卷和教學(xué)檔案分類（作業(yè)類別）存放，一人一份，一期一檔。

必須做到匯總?cè)藛T名單的培訓(xùn)人員姓名①、《特種作業(yè)人員實際操作考核鑒定表》上的姓名②、實際操作考核試卷上的簽名③、考卷上的 簽名④、考勤表上的簽名⑤、體檢表上的姓名⑥、文化程度證明上的姓名⑦、《煤礦特種作業(yè)人員操作資格培訓(xùn)（復(fù)訓(xùn)）學(xué)員登記表》上的姓名⑧和身份證姓名⑨“九統(tǒng)一”。

（三）培訓(xùn)班影像資料檔案（項）（一期一檔）

20、實驗室、計算機室、安全展覽室使用登記表（表二三、二四、二五）；

8、學(xué)習(xí)用品（教材、資料、筆記本、筆）購置計劃和發(fā)放記錄（附樣表）（表十六）

包括有關(guān)培訓(xùn)實施過程的影像資料，例如：參加培訓(xùn)學(xué)員合影、教學(xué)場景、教學(xué)設(shè)備、教師授課情景（每名教師）、學(xué)員學(xué)習(xí)情景（全景、側(cè)景、重點部位）、教師授課情景、學(xué)員考試情景、實際操作考核（自救器等儀器的使用、所培訓(xùn)作業(yè)類別的崗位現(xiàn)場示范）情景等。

第四篇：2014年五四入團檔案填寫規(guī)范化要求

2014年五四入團檔案填寫規(guī)范化要求

一、團員檔案袋：

姓名：×××性別：男（女）民族：漢

入團時間：2014年5月4日入團單位：連福一中團總支 入團介紹人：××××××團證編號：檔案袋上的編號 入團志愿書：一份四頁（備注中填寫）

入團申請書：一份×頁（備注中填寫）

受團內(nèi)獎懲情況一欄不填寫

其他：團章考試試題一份

二、團員證：（貼上照片，只填寫第一頁）

姓名：×××性別：男（女）民族：漢 籍貫：山西省介休市連福鎮(zhèn)出生年月：

入團時間：2014年5月4日

入團單位：連福一中團總支

編號：檔案袋上的編號

簽發(fā)日期：2014年5月4日

三、入團志愿書：

申請人姓名：×××日期：2014年4月23日

姓名：×××出生年月：性別：男（女）貼上照片 籍貫：山西省介休市連福鎮(zhèn)文化程度：初中民族：漢 職業(yè)：學(xué)生所在單位：介休市連福一中 本人簡歷：填寫小學(xué)和初中經(jīng)歷，證明人填寫當(dāng)時的班主任 入團志愿書內(nèi)容同入團申請書，要求填寫完全部空格 入團介紹人意見：（兩位團員分別填寫）

姓名：××團內(nèi)職務(wù)：（團支書、團組織委員、團宣傳委員或者團員）意見填寫：

×××同學(xué)在政治思想上堅持四項基本原則，對團的認(rèn)識正確，入團動機端正，能夠嚴(yán)格要求自己，努力克服缺點，在工作中充分發(fā)揮了骨干帶頭作用，我認(rèn)為他已經(jīng)具備成為共青團員的條件，我愿意介紹×××同學(xué)加入中國共產(chǎn)主義青年團。

介紹人簽名：×××2014年4月26日 支部大會決議，上級團委審批意見，備注欄不填寫

四、申請書：統(tǒng)一用信紙或稿紙寫，要有封面申請書日期：2014年4月裝入檔案袋

五、團章考試題：一份批閱裝入檔案袋

檔案袋上寫上身份證號

第五篇：工程項目檔案管理制度

工程項目檔案管理制度

一、目的

為規(guī)范公司的工程項目檔案管理，防范與控制合同風(fēng)險，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。

二、工程項目檔案歸檔范圍

本規(guī)定所指工程項目檔案是指過去和現(xiàn)在，公司在工程項目的開發(fā)、設(shè)計、實施、竣工等過程中形成的具有保存價值的文件、圖方案、軟件、圖錄像等。其主要包括：工程項目建議批文，中標(biāo)通知書，工程承包合同，合同附件，勞務(wù)分包合同，專業(yè)分包合同，采購合同，工程預(yù)（結(jié)）算書，工程設(shè)計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，委托書，開工報告，請款報告，技術(shù)資料，主要設(shè)備材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。

三、檔案機構(gòu)及其職責(zé)

公司指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作（即資料員），資料員負(fù)責(zé)檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱等工作。其主要職責(zé)包括：

1、收集、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料；

2、檔案材料的保管和銷毀；

3、檔案材料的查借閱、催還。

四、檔案的立卷、收集、整理

1、以工程項目為單位，分別立卷，一項目一卷。

2、在工程項目的招投標(biāo)階段開始立卷，收集該項目有關(guān)資料歸檔管理。

3、各項目的職能人員應(yīng)將在工作過程中形成的文件資料進行積累，整理和及時移交歸檔，移交檔案文件時，資料員必須在檔案移交清單上進行登記（見附表一）。

4、在檔案的首頁設(shè)卷內(nèi)文件目錄，并填寫文件序號、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見附表二）。

5、在檔案的次頁設(shè)“合同概要”、“主要事件備要”，主要內(nèi)容包括：合同標(biāo)的價金，對方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應(yīng)收工程款記錄等，該項工作由資料員負(fù)責(zé)，項目職能人員配合。

五、檔案的管理

1、對工程項目檔案系統(tǒng)排列編號，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

2、每年對檔案進行一次清理。

3、清除不必要保存的材料。

4、對破損和褪色的材料進行修補和復(fù)制。

六、檔案要求

1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。

2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當(dāng)管理。

3、傳真件應(yīng)復(fù)印一份歸檔。

七、檔案的保管

1、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全。

2、所有檔案應(yīng)專柜存放，加鎖。

3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場所。

4、公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。

八、檔案的銷毀

1、檔案管理人員根據(jù)檔案保管年限的規(guī)定對檔案進行鑒定，登記已失效的檔案，編制檔案銷毀清冊（見附表三）。

2、檔案銷毀清冊經(jīng)核準(zhǔn)人批準(zhǔn)，方能銷毀失效檔案。

3、銷毀一般以焚燒、粉碎的方式處理，特殊銷毀方式另作說明。

4、銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字。

5、銷毀人員應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。

九、檔案的查借閱

1、因工作需要查閱檔案的應(yīng)填寫好查閱申請單，由核準(zhǔn)人簽字同意，方可查閱（見附表四）。

2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)核準(zhǔn)人簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。

3、資料員對文件的查（借）閱情況要進行登記（見附表五）。

4、借閱人對所借之檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。

5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管及時處理。

6、外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)核準(zhǔn)人批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內(nèi)容也須核準(zhǔn)人同意且審核后才能

帶出。

7、公司對調(diào)閱制度實行分級制度，公司可根據(jù)借閱人工作的需要及等級的評定，分別給予“原件借閱”“復(fù)印件借閱”“局部復(fù)印件借閱”。

十、有下列行為者，視情節(jié)輕重，給予違紀(jì)處分，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：

1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。

2、擅自向外界提供、抄摘檔案。

3、涂改、偽造檔案。

4、對檔案沒有及時上報、歸檔或管理不善，而造成公司損失。

5、未按手續(xù)借閱、外帶及越級借閱。