第一篇：秘書資料

征地拆遷檔案管理模式的報告

征地拆遷檔案是征地拆遷部門直接記述和反映拆遷工作，保存備查和各種拆遷文件材料的總稱。先將塔城市城市用地管理辦公室檔案管理模式報告如下：

一、基本情況

塔城市城市用地管理辦公室于1999年成立，二、領導重視，加強管理，提高檔案工作重要性的認識

三、落實經費，改善檔案硬件設施

四、落實人員，責任到人，健全檔案管理網絡

五、健全制度，規范檔案管理

六、編制檢索工作和編寫年鑒資料

根據檔案綜合管理的有關要求，編制案卷目錄、全引目錄、人事任免專題目錄、專業職稱評聘專題目錄，表彰先進專題目錄、聲像目錄、實物目錄等檢索工作。拆遷檔案室有《全宗介紹》、《大事記》等多種參考資料。

七、重視檔案的開發利用

學院自ＸＸＸ年復建就設立了檔案室，1990年10月正式任命檔案室為科級單位。目前我院檔案室保存了復建以來黨群、行政、教學、科研、財會、出版、基建、外事、設備儀器、聲像十大門類的檔案，共計6103卷，照片3500余張。有專職檔案員4人，兼職檔案員25人。先后編制了4種檢索目錄，編印了7種材料，制定了《檔案管理辦法》等7個文件和有關的9項規章制度，以及檔案室主任、工作人員崗位職責，檔案工作基本實現了科學化、規范化、制度化和現代化。1998年11月，經省檔案局、省教育廳的專家組考核、評審，學院的檔案工作達到了高校系統省一級水平；2003年11月經省檔案局檔案工作考核組考核，學院的檔案工作達到了省優秀標準。2004年11月經省檔案局專家組考核、評審，學院的檔案工作達到了省一級水平。2005年學院申請保持省一級水平。2006年學院正準備接受國家教育部對本院本科教學水平的評估，因此繼續申請保持省一級水平。檔案方面的主要工作和體會是：

（一）領導重視，加強管理，形成檔案工作網絡體系

通過學習《中華人民共和國檔案法》、《__省檔案條例》、《普通高校檔案管理辦法》，學院黨政領導深刻認識到，檔案是重要的信息資源，是學校的寶貴財富；檔案工作是反映學校管理水平、關系到學校發展的一項重要工作；只有把它納入到目標管理的軌道，加大管理力度，才能推動檔案工作更快、更好地向科學化、規范化、制度化和現代化方向發展，才能促進學校整體工作水平的進一步提高。基于這一認識，學院于1998年成立了由院長任組長、分管院領導和辦公室主任為副組長、有關部門領導為成員的院檔案工作領導小組，加強了對檔案工作的宏觀管理和具體指導。2000年4月，學院與原__省體育運動技術學院、原__省體育科學研究中心三家合并為新的__體育學院。根據這一新情況，學院又及時對院檔案工作領導小組成員做了調整。2006年6月針對今年學院有關部門處科干部大范圍調整的情況，學院再次進行了一次調整，進一步加強了組織領導，理順了關系。

為了把檔案工作的各項任務落到實處，把檔案工作的目標責任下達到基層，提高部門領導和兼職檔案員的工作責任感，學院要求各部門的主要負責同志分管本部門的檔案工作，兼職檔案員具體負責本部門日常工作中形成文件的收集、整理、保管、預立卷、移交歸檔工作，檔案室具體指導基層的業務工作。目前學院已建立了有29人組成的專兼職檔案員隊伍，形成了完善的院級檔案綜合管理體系，為搞好檔案工作打下了堅實的組織基礎。

為了加強檔案工作，充分發揮檔案在學院建設和發展中的重要作用，學院擬定了《__體育學院2005?2010年檔案工作發展規劃（草案）》，并將其納入學院的“十一五”建設與發展規劃，認真組織落實。院長辦公室作為院檔案室的直接管理部門，每年的工作計劃和總結中，都把檔案工作單列一項，認真部署，并在日常工作中抓好任務落實。

（二）加強隊伍建設，不斷提高專兼職檔案員的素質

加強隊伍建設，不斷提高檔案員的素質是加強檔案工作的必要條件。近年來，學院注意把工作認真扎實、責任心強、文化層次高、業務水平強的人員選拔到檔案員隊伍中來，使檔案工作隊伍的整體素質有了明顯提高。目前，全院專兼職檔案員中具有大專以上學歷的有24人，占檔案員總數的82.3%。為了提高檔案員的業務水平，學院還突出抓了兩方面的工作：一是加強專職檔案員工作能力和業務素質的培養。專職檔案員承擔著組織、協調全院檔案工作的職責，其業務水平和工作能力的高低直接影響著全院檔案工作的水平。為此，學院除了為檔案室訂《__檔案》、《學校檔案》、《中國檔案》、《中國檔案報》、《學校檔案管理基礎》等業務書刊，組織他們進行業務學習以外，還積極支持他們參加國家和省檔案局舉辦的業務學習培訓班，到兄弟院校和檔案工作先進單位學習取經，使專職檔案人員的業務素質得到了明顯提高。二是加強兼職檔案員的培訓工作。兼職檔案員是檔案形成過程中承上啟下的“紐帶”，既接受院檔案室的業務指導，又承擔著本單位日常檔案的收集、整理、預立卷、移交歸檔工作。他們的工作態度和能力如何直接影響到檔案的質量和完整。為此，學院編印了《檔案工作文件匯編》，其中包括《__體育學院檔案分類法》，發給兼職檔案員人手一冊，供學習、參考；定期舉辦檔案員培訓班，組織學習《檔案法》、《__省檔案條例》等上級有關的規章制度，邀請檔案工作專家作了“立卷的基本程序和方法”的專題講座等等。通過學習和培訓，收到了顯著成效，廣大兼職檔案員的工作能力和業務素質大大提高。

（三）規范檔案管理，檔案設施日益完善

近年來按照上級有關文件精神，學院制定了檔案工作的一系列規章制度，并采取多種措施，把檔案管理列入了各單位的正常工作，保障了檔案的完整、準確、系統。歸納起來，主要有四點：一是實行了學院的各項工作與檔案工作的“四同步”管理。即在布置、檢查、總結、驗收各項工作時，同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。學院把檔案工作納入單位工作計劃，納入領導議事日程，納入到單位職工的崗位責任制。每年學院和院長辦公室的工作計劃要點、總結中，都對檔案工作進行專門部署和總結。二是建立和完善了文件材料的歸檔制度，并納入教學、科研、財會和管理人員的職責范圍內，要求在每個重要會議召開、每項科技成果鑒定、基建工程竣工驗收、重要儀器設備開箱驗收時，專職或兼職檔案員都參與進去，保證所形成的檔案完整、準確。三是形成了院檔案室人員指導下的部門預立卷制度。按照上級文件和《__體育學院檔案管理辦法》中規定的各類檔案歸檔時間，院檔案室及時督促有關部門預立卷，使各類檔案在每年的6月底前基本完成了立卷歸檔。四是加大了對檔案工作的經費投入。學院領導對檔案工作非常重視，1997、1998年度在學校經費緊張、各部門都需用錢的情況下撥出專款為檔案室添置了有關設備，經費達7萬元之多；2002年又投入5萬多元購置了彩色激光打印機、掃描儀、刻錄機、奔騰4系列臺式計算機、惠普激光打印機以及檔案管理軟件和去濕機；2005年又投入4000多元購置一臺彩色激光打印機。

（四）加強自身建設，不斷提高業務水平

近年來，我們采取了一系列措施，加快檔案工作的科學化、規范化、制度化和現代化建設進程，加強檔案室自身建設，不斷提高業務水平。一是建立健全了檔案工作各項規章制度。1998年3月，根據上級精神和本院實際，我們制定完善了《檔案管理辦法》、《檔案分類法》、《關于文書材料歸檔范圍和保管期限的規定》、《科研檔案管理條例》等7個文件和檔案的收集、整理、保管、鑒定與銷毀、統計、借閱、利用、保密工作、檔案庫房管理等項規定，使檔案從形成到銷毀形成了一整套的制度，工作起來有章可循，有法可依。二是重視了檔案的完整、準確、系統。學院在處級以上干部會上、在檔案員培訓班上以及在日常工作中，都提出了把好“三關”的問題，要求各部門負責人協助檔案員把好材料起草關、文件收集關、鑒定驗收關。由于各級領導重視，檔案員認真負責，制度保障有力，近年來學院較好地完成了以科技檔案為主體的各門類檔案的立卷歸檔任務。1998年以來各類檔案歸檔率達到了100%，檔案的移交建立了完備的交接手續，歸檔文件完整率、準確率達到98%以上。三是案卷質量嚴格按國家標準執行。1994年以來，學院檔案從目錄到封皮全部采用激光打印機打印，案卷格式達到了規范、統一，案卷的合格率接近100%。四是檔案保管條件明顯改善，1998年學院實行了檔案庫房、辦公室兩分開，2003年按照檔案局的要求，我們實行了檔案庫房、閱文室、辦公室三分開，庫房面積達50m2，閱文室16m2，辦公室32m2，庫房面積能夠滿足檔案的需要，還留有一定的余地，并采取了防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等措施，為庫房配備了溫、濕度測試儀、滅火器、空調機和去濕機等項設施設備。

（五）加強服務工作，提高檔案咨詢和信息開發利用率

學院檔案室擁有二十多年的各門類檔案。近年來，學院利用檔案開展了多種形式的檔案咨詢服務和信息開發利用工作，取得了較好效果。檔案室已成為學院檔案的保管基地和查找利用的中心。1997年全省高校教學工作評價、1998年省級重點學科評估、2002年申請碩士授權單位、2003年高校畢業生就業工作評估、2004年高校德育評估、2005年成人教育評估、2006年本科教學水平評估等各項較大工作和重要活動中，學院檔案室均提供了大宗檔案材料及數據，并承擔、參與編印了多種文件、材料匯編。在檔案利用效果方面，學院比較突出的有以下幾件：一是1997年省里分配教職工住房建設一次性補助經費時，因未將省體育場的45人列在我院教職工數額之內，所以少撥給我院12萬元，經查1985年永久卷，找到了省政府1985年明確省體育場歸我院管理的文件。由此，省有關部門將少撥的經費全部補發給了學院。二是1992年學院與柴油機廠、自來水公司發生土地確權爭執時，三方各持己見，最后經查找檔案找到了依據，使這一問題得到了較好的解決。三是1996年學院有幾處地界確權不清（如綜合樓以北、一號樓東北角等），與有關部門產生了爭議，經查1985年有關檔案，省政府會議紀要上寫的很明確，這些地方歸學院使用。由此，使又一起爭執得到了滿意的解決。近年來學院檔案室編制了4種檢索工具，建立了提供利用登記制度，按照檔案借閱規定，向有關部門提供了大批檔案材料，檔案人員調卷迅速、準確。查全率、查準率達98%以上，使檔案在為學校教學、科研、管理工作服務中發揮了積極作用。先后參與編撰出版了《崗位責任制匯編》、《__體育學院規章制度匯編》、《校慶30年紀念冊》、《校慶35年紀念冊》、《校慶35年畫冊》、《檔案工作文件匯編》、《1958?2002年大事記匯編》、《1998?2002年科研成果目錄匯編》、《德育工作評估資料目錄》、《德育工作文件制度匯編》、《德育工作理論與實踐研究成果叢書》、《__體育學院“一站五中心”工作制度匯編》、《__體育年鑒》和《__教育年鑒》__體育學院部分、建設和發展中的__體育學院（錄相帶）、2004年新的__體育學院（DVW）、__體育學院宣傳片（VCD）、2006年__體院新畫冊等，受到了領導和師生員工的好評。

三、存在的主要問題和今后打算

近年來學院檔案工作雖然取得了一定的成績，但也存在著不少問題，主要表現在兩個方面：一是東校區的檔案目前只收集、保存了文書檔案，而大量的基建檔案和具有我院特色的運動競賽檔案均散落在各部門。二是我院檔案信息的開發利用比較薄弱，目前2001年之前的檔案信息因各種原因還未全部錄入，阻礙了檔案工作上層次。三是檔案網絡利用工作尚待進一步努力。

為了進一步做好今后的檔案工作，學院擬采取以下措施：首先，進一步強化檔案意識。積極組織有關人員學習國家和省關于檔案工作的一系列法規、文件，深入貫徹落實《檔案法》和國家教委6號令精神，不斷加深對檔案工作重要性的認識，增強做好檔案工作的責任感和緊迫感。其次，加大檔案信息開發利用的力度，爭取院領導的支持，購置網絡版檔案管理軟件，短時間內把檔案信息全部錄入，進入學校的局域網，以方便全院的檔案查詢、利用，爭取每年編研出版一本年鑒或檔案匯編材料。第三，進一步加強對檔案工作的領導和目標管理。完善檔案工作目標責任制，加強對檔案收集、整理、分類、歸檔、銷毀等各環節的督促、檢查和指導，努力實現檔案工作的科學化、規范化、制度化和現代化，把我院的檔案工作提高到新的層次和水平，使檔案工作在為教學、訓練、科研、管理等各項工作服務中發揮更大、更好的作用。

檔案集中統一管理是指由檔案部門對本單位檔案實行集中統一管理。其標志：一是對全部檔案實行集中或相對集中管理，二是建立統一的檔案管理制度。從理論上講，該管理模式適合一切類型的企業，但從具體實施中往往受到企業規模、企業管理體制、企業技術水平的制約，集中統一管理的程度會有所差異。其優點是：便于維護檔案的完整與安全，有利于形成統一的檔案信息利用中心。

1、統一領導，分級管理。《檔案法》第五條規定：“檔案工作實現統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整安全，便于社會各方面的利用”。浙江省實施《中華人民共和國檔案法》第五條規定：“省檔案行政管理部門主管本省檔案事業，對本行政區域的檔案工作實現統籌規劃、統一制度、組織協調、監督和指導”，“市（地）、縣（市、區）檔案行政管理部門主管本行政區域的檔案事業，對本行政區域內的檔案工作實現監督和指導”。國家有關檔案工作的法律法規明確了檔案機構及其職責。各級檔案局是本行政區域的檔案行政管理部門，檔案館是檔案事業的主體，檔案室是檔案事業的基礎

3、定向收集，定期移交。《檔案法》第十一條規定：“機關、團體、企事業單位和其他組織必須按照國家規定，定期向檔案館移交檔案”。根據《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十三條規定“屬于中央和省級、設區的國家綜合檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿20年即向有關的國家檔案館移交；屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿10年即向有關的縣級檔案館移交”。據此可以看出，各綜合檔案館所保存的檔案為10至20年前形成的，即館藏信息揭示的是10至20年前本地區的社會發展狀況。根據《中華人民共和國檔案法》及有關部門規范性文件規定，按照專業需要設置各專業檔案館，負責收集和保管本專業的檔案。

4、期滿開放，有限利用。根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法規定，各級各類檔案館保管的檔案，應當分期分批地向社會開放：建國前形成的檔案，自《檔案法》實施之日起向社會開放；建國后形成的檔案，一般自形成之日起滿30年向社會開放；經濟、科學、技術、文化等類檔案，可以隨時向社會開放。上述所列的檔案中涉及到國防、外交、公安、國家安全等國家重大利益的，以及其它到期不能開放的檔案，其開放時間可以延長至50年；滿50年開放仍有可能對國家重大利益造成損失的，可以繼續延期開放。中國公民和組織利用檔案，分為三個層次：一是持有介紹信、身份證、工作證等合法證明，可以利用已開放的檔案；二是利用檔案館保存的尚未開放的檔案，須經保存該檔案的檔案館同意；三是利用尚未向檔案館移交的檔案，須經檔案保存單位的同意。

構建全方位的檔案資源收集體系。一是依法進行收集。二是積極向社會征集檔案。如西湖叢書的編纂，就將目光投向社會和民間，這也是一種有益的嘗試。三是建立電子文件歸檔制度。結合電子公文的推行和政府OA系統的運行，將電子文件的歸檔納入機關檔案管理的基本內容。四是開拓網上檔案收集途徑。目前各部門很多文件都上網，這為網上收集檔案提供了條件，檔案部門應有專門人員瀏覽各部門的網頁，擇取有關的文件資料、檔案信息，轉錄到自己的數據庫中，以便存儲和提供利用。五是試行現場收集檔案方法。在特定的情況下，到事件發生的現場，把事物的形態，事情發生、發展的過程及其人物的主要活動等記錄下來，真正掌握第一手的資料。六是構建檔案資源收集保障體系。建議財政設立檔案征集專項資金，用于征集事關我市經濟、社會發展的重要文獻、檔案；同時設立專門的檔案征集或捐贈渠道，便于社會檔案的有效收集。

第二篇：秘書論文資料

秘書工作內容廣、任務雜、服務性強等特點對從業人員的素質提出了很高要求。尤其是高校秘書更應注重個人素質的提升，因為大學校園思想活躍，多元文化交融，高校秘書作為領導的參謀和助手，在政治素質方面應具有高度的政治敏感性，較高的理論、政策水平，較強的法律意識和全心全意為人民服務的思想。除此之外，還應具有良好的職業道德素養和過硬的業務素質。摘要秘書因為工作性質、地位和職能的特殊性，在工作過程中會產生各種心理障礙和壓力。探討消解秘書人員的心理障礙和壓力的辦法，培養他們良好的心理素質，保持良好的心態，對秘書人員的工作和生活具有重要意義。

秘書的心理障礙會給秘書的行為帶來消極影響。如何克服這些心理障礙，加強自我心理調節是做好秘書工作的基本前提。

一、由于缺泛交往的實踐鍛煉，另一方面既希望交往，又對進行交往缺泛信心和勇氣，甚至存在著懼怕心理，這就產生了羞怯心理，它是交往過程中的一種正常的情緒情感反應。但是羞怯往往導致記憶衰退、思維混亂、語無倫次，在行為上則表現為退宿、回避、離群和依賴，從而影響秘書的正常交往和工作，并且反過來加劇心理上的矛盾狀態，形成惡性循環。秘書羞怯心理的自我調節，一是要有正確的認識，要把交往作為完善自己人格和實現職業活動目標的重要手段，提高交往的自覺性和主動性；二是有意識地從每一次交往中培養自己的交往能力。在交往過程中注意鎮定自若。

二、依賴心理調節由于秘書 對工作被動型和主動性的辯證關系缺乏認識，思想上存

在著惰性，另一方面領導者事必躬親，包攬一切，這就產生了依賴心理；它是一種希望事事依賴他人的消極心理狀態。例如：有的凡事不做獨立思考、唯上是從，明智領導錯了，也不提出異議；有的凡事都要領導者布置、交代，撥一撥，動一動，毫無主動性可言。秘書依賴心理的自我調節，一是要正確把握秘書工作被動型和主動性的辯證關系，提高主動的自覺性：二是要克服惰性，養成獨立思考的習慣：三是工作態度認真負責，提高自己獨立辦事的能力，充分發揮主觀能動性。

三、自負和自卑心理調節由于秘書人員直接輔助領導者，客觀上容易以“二首長”

自居，自以為了不起，脫離群眾；工作中常常自以為是，自行其事，聽不進他人的批評和勸導。這是過高的評價自我而造成的一種心理失調。秘書人員尤其是一些學歷層次較低、缺乏秘書工作經驗的年輕秘書，在遇到困難和挫折時，如不能正確對待，往往容易喪失信心，甚至從此一蹶不振，看不到自己的潛能和優勢，總覺得不如別人，內心變得過于敏感、緊張，遇到問題往往束手無策。一些原來自負的秘書，一旦面臨重大挫折，也往往從一極端走向另一個極端，由自負變為自卑。它是過低的評價自我而造成的一種心理失調。秘書的自負和自卑心理的自我調節，一是要客觀辯證的評價自己，既不能過高，也能過低，既要看到自己的長處，也要看到自己的短處；二是尊重他人，虛心誠懇地聽取他人的批評和意見，努力克服自身的缺點；三是正確對待成功與挫折，做到勝不驕，敗不餒；四是充分發揮自己的潛能，扎扎實實的提高自己的實際工作能力，以出色的工作表現證明自我的價值，重塑自己的形象。

四、壓抑心理調節由于秘書自我是吸納的期望過高，超越了秘書職業活動的許可范圍，表現為不切實際的幻想，一旦目標受挫，就會感到壓抑；另一方面由于組織

環境的因素，使秘書都才華得不到應有的施展，比如領導者作風專制，組織內部人際關

系緊張等等，就會產生壓抑心理，它是人的心理需求受到環境限制而得不到滿足時的一

種心理感受。這種心理一旦形成，輕則情緒低落，行動遲緩，工作缺乏主動和熱情，重

則情緒沮喪，牢騷滿腹，工作處處被動，甚至消極抵觸。秘書壓抑心理的自我調節，一

是丟掉好高騖遠的幻想，端正對秘書職業活動性質和特點的認識，確定切合實際的期望

目標，規范自己的行為；二是要正確認識和把握周圍的環境，提高適應和改造環境的能

力。要學會與領導者交往，爭取領導者的理解和支持；要積極處理好人際關系，改善自

己的工作環境，為發揮自己的聰明才智創造條件；三是采取恰當的方式表現自己的才華

以便得到周圍環境的認同。

五、過于焦慮心理調節由于秘書的工作負擔過重，工作節奏緊張，競爭激烈，秘書難以適應；另一方面秘書缺乏自信，工作缺少計劃性和條理性，或者雖有計劃但缺

少彈性和余地，在計劃執行中不善于靈活應變，當工作進展不大或目標受挫后，焦慮心

理表油然而生。它是一種緊張不安，急躁憂郁的表現狀態。秘書過于焦慮心理的自我調

節，一是要增強自信心，樹立堅定頑強的意志，正視困難，敢于競爭；二是安排工作要

科學合理，定計劃要留有余地，工作時既要有條不紊，又要靈活應變，努力提高工作效

率；三是凡事一旦遭受挫折時，能夠有足夠的思想準備。

六、厭煩心理調節由于秘書事務活動的繁瑣性、單調性和重復性；另一方面秘

書缺乏崇高的職業理想，把秘書工作當做權宜之計，或者從根本上輕視秘書工作，就會

產生厭煩心理。這是心理疲勞的一種情緒表現。它會使秘書的注意力分散，記憶力衰退，精神疲憊，工作頻頻出錯。秘書厭煩心理的自我調節，一是要確立崇高的職業理想和正

確的職業態度，熱愛秘書崗位，愿為秘書事業貢獻自己的才智和年華；二是科學安排工

作時間，注意勞逸結合，努力減輕心理疲勞；三是善于總結工作經驗，不斷改進工作方

法，給枯燥泛味的事務性工作注入生機和活力。

第三篇：秘書四級資料

51、Word2003啟動操作：

①“開始”菜單;

②單擊“開始”，選擇“運行”，鍵入“盤符路徑Winword.exe”“確定”

③快捷方式

52、文件存盤

選擇“文件“菜單中的”保存“命令或者單擊”常用“工具欄中的“保存”按鈕或者按“Ctrl+S”鍵

如果要想改變正在編輯的文字的名字、路徑或文件格式，可以打開“文件”下拉菜單，選擇“另存為”命令，將彈出“另存為”對話框。在該對話框中，可以重新設置文件的存儲路徑、文件名以及文件類型等信息。

53、Word選取文本

①將鼠標指針移至某行最左邊的選定欄中，然后單擊鼠標可以選定一行文本。如果要選定多行文本，可以在選定欄中單擊并拖動。

②按照“Ctrl”鍵，單擊句子中的任意位置可以選定一句文本。

③要選定一段文本，可以用鼠標雙擊選定欄，也可以在該段內任意位置三擊鼠標

④要選定整個文檔，可以用鼠標在選定欄中三擊

⑤要選定一豎塊文字，可把鼠標指針移到選定文本塊的左上角，按住“Alt”鍵的同時拖動鼠標向選定文本塊的右下角移動即可。

⑥要選定大范圍的文本，先在要選定塊的起始處單擊，按住“Shift”鍵，再單擊選定塊末尾。

54、“復制”Ctrl+C;“粘貼” Ctrl+V

55、創建表格

①使用“常用”工具欄上的“插入表格”按鈕創建規則表格

②用“表格”菜單上的“插入”命令建立空表格

③用“表格”菜單上的“繪制表格”命令繪制表格

56、改變行高或列寬：

①使用鼠標進行調整;

②使用對話框進行精確調整。單擊“表格”菜單(或表格本身)中的“表格屬性”命令，單擊“行”(“列”)選項卡，精確調整

57、頁面格式：打開“文件”下拉菜單，單擊“頁面設置”命令，可以打開頁面設置對話框，該對話框中有頁邊距、紙型、版式、文檔網絡等選項卡，可進行相應設置。

58、打印預覽屏幕上顯示的是實際的打印效果。打印Ctrl+P

58、啟動Excel時，系統將自動打開一個新的工作簿。該工作簿含3各工作表，名字分別為“Sheet1”,“ Sheet2”,“ Sheet3”.59、單元格選定(選定不相鄰的矩形區域)

有時需要用到不連續的單元格區域，先按“Ctrl”鍵，然后單擊所需單元格。

60、數據輸入

①輸入文字：Excel默認單元格寬度是8個字符寬(4個漢字)，如果輸入文字超過默認寬度，就會溢出到右邊的單元格內

注意：輸入郵政編碼、電話號碼等時，在其前加上單引號。

輸入文本字符靠左對齊，如是數字則靠右對齊。

②輸入數字：Excel將自動使用科學計數法來表示，如“123456789123”，顯示為“1.23E+11”

注意：輸入數字時，數據中的單個句號將會被作為小數點處理，正號會被忽略，負數前加“-”號或用圓括號括起來。

③輸入日期和時間

a、時間格式Excel自動為24時，12時需鍵入AM或PM

b、日期格式2002/3/2或2002-3-2

日期和時間中用空格分隔2002/3/2 20：00

④“Enter”確認輸入;“Tab”指向右邊的單元格

⑤清除單元格，只是刪除單元格內內容;刪除單元格則是將選定的單元格從表中刪除

61、設定數據有效性步驟：P/85-86

①選定要增加有效檢查的單元格

②執行“數據”菜單中“有效性”命令，出現“數據有效性”對話框，單擊“設置選項卡”。

③在“允許”框中選擇檢驗方式，如“小數”。

④在“數據”下拉列表中選擇條件。

⑤在“最小值”與“最大值”中輸入數值，比如0和100.⑥按下“確定”即可。、改工作表名稱：雙擊選中的工作表標簽，工作表名反白顯示，然后輸入新名回車即可。

63、移動、復制工作表：在同一個工作簿移動工作表，只需用鼠標單擊要移動的工作表標簽，然后按住鼠標左鍵拖動。

注意：如果在拖動前按住“Ctrl”鍵，將會復制一張工作表。

64、關閉：Excel中同時打開了多個工作簿，為將其一次關閉，按住“Shift”，單擊“文件”菜單。此時，原“關閉”命令變為“關閉所有文件”命令，單擊即可。

65、改變數字格式的步驟是：

①選定需要格式化的單元格或一個區域

②單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在出現的“單元格格式”對話框中單擊“數值”選項卡，在“分類”下拉列表選擇一項，比如“數值”。

③在右側區域進行相應的設置，按“確定”。

66、折行：單擊要處理的單元格，使單元格中的文字出現在上方的編輯欄中，然后在位于編輯欄中需要折行的文字上單擊，可看到插入點出現。桉“Alt+Enter”，敲“回車”。還可用“單元格對話框”設置自動折行。在出現的“單元格格式”對話框中單擊“對齊”選項卡，選中“自動換行”復選框，單擊“確定”即可。

67、處理標題

在Excel中這一功能的實現是通過“合并及居中”按鈕實現。步驟：按實際寬度選擇要居中的標題，單擊 即可。

67、行列高

①Excel中，單遠格默認寬度是“8.38”。

②自動調整：“格式”→“行”子菜單上的“最適合的行高”或“列”子菜單上的“最適合的列寬”命令。

69、單元格地址：相對地址(Excel2000默認狀態)，絕對地址、混合地址、三維地址。

70、自動求和：選定要求和數值所在的行或者列中與數值相鄰的單元格，單擊“常用”工具欄中的自動求和∑，用鼠標選定要匯總的單元格或單元格區域，敲“回車”鍵或按下“確認”即可。

71、數據排序：

⑴使用“排序”對話框進行排序

①在需要排序的數據清單中，單擊任一單元格;

②選擇“數據”菜單上的“排序”命令;

③單擊“主要關鍵字”右側的下拉箭頭，選定一個排序字段，在右邊選項按鈕中選中“升序”或“降序”;

④在“次要關鍵字”中選定一個排序字段，右邊選“升/降序”;

⑤“確定”

⑵使用工具按鈕進行排序：升序 ↓，降序 ↓。

72、PowerPoint 2003 在其中鍵入文本的區域是一個帶虛線邊框的方框，稱為“占位符”。

73、在幻燈片窗格的下側是備注窗格。用戶在此處鍵入演示時要使用備注。可以拖動該窗格的邊框以擴大備注區域。

74、要新增幻燈片，只需單擊“插入”菜單下的“新幻燈片”命令，或單擊“常用”工具欄中的“新幻燈片”按鈕，將會出現一張新幻燈片，同時右側的任務窗格變為“幻燈片版式”任務窗格。

75、頁面設置步驟：

①打開要進行頁面設置和打印的幻燈片;

②單擊“文件”菜單中的“頁面設置”命令;

③在“幻燈片大小”下拉列表中，選擇一種幻燈片尺寸，當選擇了一種尺寸后，在下面的“寬度”和“高度”數值框中將顯示該幻燈片尺寸類型對應的“寬度”和“高度”。在“方向”選項區中可以指定幻燈片、備注、講義和大綱的方向;

76、打印步驟“

①單擊“文件”菜單上的“打印”命令(打開“打印對話框”)，可設置打印機類型、打印范圍和內容。

②單擊“確定”

77、應用和更好模板的具體步驟：

①打開要應用設計模板的演示文稿;

②單擊“格式”菜單下的“幻燈片設計”命令或者在“格式”工具欄上單擊“設計”，在右側會出現“幻燈片設計”任務窗格(如已打開“幻燈片設計”窗格并顯示有配色方案或動畫方案，請單擊“設計模板”);

③在“幻燈片設計”任務窗格中，已用設計模板出現在“在此演示文稿中使用”三下，所有可用的設計模板都出現在“可供使用”之下。

78、制作新的表格幻燈片步驟：

①單擊“常用”工具欄中的“新幻燈片”按鈕，屏幕右側出現“幻燈片版式”窗格，在“其他版式”中單擊“標題和表格”版式。

②雙擊“幻燈片窗格”中的表格占位符，即可出現“插入表格”對話框。

③在對話框中輸入表格的行數和列數，然后單擊“確定”按鈕，即可生成表格，同時出現“表格和邊框”工具欄。

79、在已有的幻燈片中添加表格

單擊“插入”菜單中的“表格”命令，出現“插入表格”對話框，在對話框中輸入表格的行、列數，單擊“確定”即可。

80、在幻燈片中添加用戶自己的圖片文件：

①在顯示要插入圖片的幻燈片;

②單擊“插入”菜單中“圖片”子菜單中的“來自文件”命令，出現“插入圖片對話框”。

③在“查找范圍”中找到圖片文件所在的位置，然后選定該圖。

④單擊“插入”即可。

81、啟動幻燈片方法：

①單擊演示文稿滾動條左側的“幻燈片放映”按鈕。

②在“幻燈片放映”菜單中單擊“觀看放映”命令。

③單擊“試圖”菜單中的“幻燈片放映”命令。

④按“F5”鍵

82、控制幻燈片放映：“→”，“↓”或“PgDown”鍵，進入下一張幻燈片;按“←”，“↑”或“PgUp”鍵，進入上一張幻燈片。

83、計算機網絡最主要的目的是提供不同計算機和用戶之間的資源共享，大體由兩部分組成，一是通信子網，二是資源子網。另外還有用于確保網絡通信的協議。

84、共享資源包括：數據資源、軟件資源、硬件資源

85、Tcp/LP協議特點：一是標準化，幾乎任何網絡軟件或設備都能在該協議上運行;二是可路由性，這使得用戶可將多個局域網連成一個大型互聯網絡。

86、網卡即網絡接口卡，又稱網絡適配器。

87、調制解調器是用于實現計算機局域網環境與電話線系統連接的專用網絡設備，是撥號用戶必不可少的設備只要。

88、按網絡覆蓋的范圍分，可分為局域網、廣域網。

局域網(LAN)：辦公室或實驗室(十米級網)，建筑物的網(百米級網)，校園網(千米級網)。廣域網(WAN):城域網(WAN)、地區網或行業網(百公里級)。國家網(千公里級)甚至洲際網(萬公里級)。

89、因特網主要功能：

①數據與信息的查詢(網頁瀏覽、資料搜索查詢)

②高速通信服務(電子郵件、電視電話、電視會議和文檔傳遞等)

③電子教育(遠程教育、培訓，閱讀電子出版物，訪問電子圖書館等)

④電子娛樂(播放電影電視，交互式電子游戲，文化娛樂信息的交流與討論等)

⑤電子購物(網絡購物、質量投訴、電子傳單、電子廣告、電子化結帳與各類電子消費方式)

⑥各類應急信息服務請求和社會保障類電子化服務(遠程醫療和會診、交通信息管理、突發性事件的緊急響應、失物招領、迷失兒童與老人的尋找等)

90、默認的封面文件為主頁。瀏覽器是用來瀏覽網上信息的主要工具，包括Internet、Explorer、Netscape、Navigator。BBS又稱“電子公告牌”用戶在這里可以發布并獲得各種信息。著名的搜索引擎Yahoo、Google和搜狐、百度。防火墻是用增強機構內部網絡安全性的一個或一組系統，防火墻是只允許授權的數據通過。

91、域名：要想在網上建立服務器發布信息，必須首先注冊自己的域名，只有擁有了自己的域名，別人才能訪問到你。

頂級域名：機構性域名、地理性域名。

機構性域名：com(營利性商業實體)、edu(教育機構或設施)、gov(非軍事性政府或組織)、net(網絡資源或組織)、org(非營利性組織機構)、firm(商業或公司)

92、中國教育和科研計算機網(CERNET)主要服務于學校、科研和學術機構以及非營利性政府部門。

http:∥www.tmdps.cn。

93、選擇“文本文件”，可以將頁面中的文字內容保存為一個文本文件。

94、脫機收藏夾步驟：

①打開Web站點，單擊“收藏”菜單下的“添加到收藏夾”命令，打開“添加到收藏夾”對話框。

②選中“允許脫機使用”復選框，然后單擊“自定義”按鈕，出現“脫機收藏夾向導”簡介屏幕，單擊“下一步”。

③把“下載與該頁連接的1層網頁”改為適當的層數，然后單擊“下一步”，直至完成。

95、電郵地址由一個字符串組成，該字符串被“@”分為兩部分。

96、目前常用的電子郵件收發軟件工具主要有OutlookFoxmail等。

97、發送郵件步驟：

①單擊工具欄中的“創建郵件”按鈕;

②在“收件人”、“抄送”欄中輸入接收者E-mail地址;“抄送”：用英文“，”間隔接收者E-mail地址;保密信件不使用“抄送”。

③在“主題”框中輸入郵件的主題;

④在文本編輯區內輸入郵件的主題內容;

⑤如需插入附件，可單擊“附件”或“插入”菜單下的“文件附件”命令，在彈出的文件選擇對話框中選擇要附帶的文件，然后單擊“附件”，將會在“主題”欄下插入“附件”一欄，附件文件名顯示在欄中;

⑥單擊“發送”。

98、溝通是一種信息的交換過程，是人們為了既定的目標用一定的語言符號(書面、口頭)，把信息、思想和情感進行傳遞的過程。

99、溝通既是人際的交流，也涉及組織之間的交流。

100、秘書職業特點：①非權利支配性;②非職責限定性③認同疏導性

1.發文機關標識由發文機關全稱或()后面加“文件”組成。

A.統稱

B.簡稱

C.規范化簡稱

D.稱謂

【答案】C

2.發文字號位于發文機關標識下()。

A.不空行

B.空1行

C.空2行

D.空3行

【答案】C

3.紅色反線的作用在于把()與主體部分隔開。

A.眉首

B.發文機關標識

C.發文字號

D.版記

【答案】A 251、違約責任是指合同當事人沒有履行或者沒有按照合同約定履行義務所應承擔的民事責任。

252、承擔違約責任的原則：

合同法對違約責任采取的是嚴格責任原則，即不管主觀上是否有過錯，只要不履行合同義務或者履行合同義務不符合約定，除不可抗力可以免責外，都要承擔違約責任。

253、承擔違約責任的方式：①支付違約金;②支付賠償金;③要求繼續履行;④修理、更換、重作、退貨和減少價款或酬金等;⑤定金制裁;⑥采取補救措施的合理費用。

254、我國于1993年9月2日通過了《中華人民共和國反不當競爭法》，自1993年12月1日起施行。

255、反不正當競爭法基本原則包括自愿、公平、平等、誠實信用、遵守公認商業道德以及不得濫用競爭權利等。

256、限制競爭行為表現為：①濫用優勢地位限制競爭行為;②濫用行政權利;③不當搭售行為;④串通投標行為。

257、濫用優勢地位限制競爭行為表現為：

①濫用行政權力限定他人購買其指定的經營者的商品。

②濫用權力限制其他經營者正常的經營活動。

③濫用行政權力限制外地商品進入本地市場，或本地商品流向外地市場。

259、不正當競爭行為的要領和特征：

①不正當競爭行為的主體是經營者;

②不正當競爭行為是違法行為;

③不正常競爭行為侵害的客體是其他經營者的合法權益和正常的社會經濟秩序。

260、不正當競爭行為類別：①假名冒牌行為;②商業賄賂行為;③虛假宣傳行為;④侵犯商業秘密行為;⑤低價傾銷行為;⑥不正當有獎銷售行為;⑦詆毀商譽行為。

261、假名冒牌表現：

①假冒他們注冊商標;②擅自使用知名品牌特有名稱、包裝;③擅自使用他們企業名稱或姓名;④在商品上偽造或冒用認證標志。

262、可以以明示方式給對方折扣，可以中間人傭金，但必須如實入帳。

263、下列情形不屬于不正當競爭行為：

①銷售鮮活商品;

②處理有效期限將至商品或其他積壓商品;

③季節性降價;

④因清償債務、轉產、歇業降業銷售商品。

264、監督檢查部門職權：①詢問權;②查詢復制權;③檢查權;④處罰權。

265、可以查詢、復制與不正當競爭形為有關的協議、帳冊、單據、文件、記錄、業務函電和其他資料。

266、不正當競爭行為的法律責任：①民法責任;②行政責任;③刑法責任。

267、行為責任包括：①強制行為人停止不正當競爭行為;②沒收非法所得;③處以罰款;④吊銷營業執照。

268、勞動適用于：

①國家機關、事業組織、社會團體的工勤人員。

②實行企業化管理的事業組織的非工勤人員。

③其他通過勞動合同與國家機關、事業組織、社會團體建立勞動關系的勞動者。

勞動法不適用于：公務員和比照公務員制度的事業組織和社會團體的工作人員，以及農村勞動者(鄉鎮企業職工和進城務工、經商的農民除外)、現役軍人、家庭保姆、在中國境內享有外交特權和豁免權的外國人等。

269、勞動就業原則：①平等就業原則;②雙向選擇原則;③照顧特殊群體人員就業原則;④禁止雇用童工原則。

270、勞動法規定，對殘疾人、少數民族人員、退出現役的軍人的就業實行特殊政策，給予特別保護;禁止用人單位招用未滿16周歲的成年人，文藝、體育和特種工藝單位招用未滿16周歲的文藝工作者、運動員和藝徒時，須報經縣級以上(含縣級)勞動行政部門批準，并保障其接受義務教育的權利。

271、勞動合同特征：

①勞動合同的主體一方是勞動者，另一方是用人單位;

②勞動合同的內容具有權利和義務的統一性和對應性;

③勞動合同的客體是勞動力;

④勞動合同是要式、有償合同。

272、勞動合同內容：

①勞動合同的期限

②工作內容

③勞動保護和勞動條件

④勞動報酬

⑤勞動紀律

⑥勞動合同終止的條件

⑦違反勞動合同的責任

272、勞動合同期限：固定、無固定、完成一定工作。

試用期最長不得走過6個月。

201、已經開具的發票存根聯和發票登記簿應當保存5年;保存期滿，報經國稅機關查驗后可以銷毀。

202、對與發票案件有關情況和資料，可以記錄、錄像、照相和復制。

203、增值稅專用發票由水印防偽圖案，紅色熒光防偽標記、無色熒光防偽標記3項防偽標記組成。

204、稅收分類：

⑴以課稅對象為標準：

① 流轉稅;②所得稅;

③行為稅(對某些特定行為課征的稅，如印花稅、車船稅)

⑵以計稅標準為標準：

①從量稅(以課稅對象的實物量為計稅依據)

②從價稅(以課稅對象的價值量為計稅依據)

205、增值稅是我國第一大稅種。

206、文化體育業(文化業、體育業)：3%;娛樂業(歌廳、舞廳、卡拉OK歌舞廳、音樂茶座、臺球、高爾夫球、保齡球、游藝)：5%-20%

207、企業所得稅33%(原)。2008年1月1日起，國企、外企稅率25%，高新技術產業15%。

208、個人所得稅征稅對象：①工資、薪金所得;②勞務報酬所得;③稿酬所得;④儲蓄存款利息、股息、紅利所得;⑤偶然所得。

稅率：工資、薪金所得適用5%-45%的超額累進稅率;勞務報酬20%。500-2000元，10%，25元。股票交易印花稅千分之四。

209、社會保險具有強制性、保障性、福利性和普遍性的特點。職工在試用期內也應享有保險。

210、養老保險的享受待遇：累進繳納養老保險15年以上，并達到法定退休年齡，可以享受養老保險待遇。我國的失業保險制度屬于強制性失業保險制度。醫療保險具有社會保險的基本特征外，還具有公平性、信息不對稱性和費用結算方式的復雜性。

211、工傷保險制度的實施原則：無責任補償原則;因工受傷與非工公受傷相區別的原則;風險負擔、互助互濟原則;個人不交費原則;補償與預防、康復相結合原則;直接經濟損失和間接經濟損失相區別的原則;一次性補償與長期補償相結合原則。

212、無責任補償原則，又稱無過失補償原則，是指工傷事故發生后，無論事故責任在誰，都應及時對受傷者進行無條件的一定經濟補償。因工受傷是勞動者為他人和社會做出的犧牲。非因工受傷并不屬為他人和社會做出的犧牲。直接經濟損失指因工受傷者的第一職業的勞動報酬，這是工傷保險的內容。

213、工傷認定申請(合同期內)提供材料：

初次治療診斷書或住院病歷、職業病診斷證明(原件、復印件各一份)、交通事故需提供交通大隊的事故裁決書或交通部門的交通事故證明、身份證復印件、有效期內的勞動合同原件。

214、《住房公積金管理條例》規定：單位錄用職工，應當自錄用之日起30日內到住房公積金管理中心辦理繳存登記，并持住房公積金中心的審核文件，到受托銀行辦理職工 住房公積金賬號的設立或者轉移手續;新參加工資的職工從參加工資的存第二個月開始繳的住房公積金，月繳存余額為職工本人當月工資乘以住房公積金繳存比例。

215、職工有下列情形之一的，可提取住房公積金賬戶內的存儲余額：

①購買、建造、翻修、大修自住住房的。

②離休、退休的。

③完全喪失勞動能力，并與單位終止勞動關系的。

④出境定居的。

⑤償還購房貸款本息的。

⑥房租超出家庭工資收入的規定比例的

216、按股票持有者可分為國家股、法人股、個人股3種。按發行范圍分A股、B股、H股和F股4種。滬深股市基本交易規則：價格優先、時間優先。

217、A股：人民幣，國內;B股：外國人，外幣;H股：香港股市;F股：海外市場。

218、中國人民銀行下設：商業銀行、政策性銀行、非銀行金融機構、國家外匯管理局。

219、我國的中央銀行是中國人民銀行，其全部資產屬國家所有，是非營利機構。

220、我國的商業銀行大體分為國有獨資銀行、股份制商業銀行和城市商業銀行。

221、政策性銀行不以盈利為目的，專門為貫徹、配合政府的社會經濟政策或意圖，具有特殊的融資原則。1994年，我國組建了3家政策性銀行，即國家開發銀行、中國進出口銀行、中國農業發展銀行。

222、非銀行金融機構主要是保險公司、信用合作社和信托投資公司。

223、利息的計算方法分為單利和復利計算法兩種。我國除活期存款帶有一定的復利性質，其余各類存款均按單利計算。利息率=利息額/本金額×100%。國外司慣用年利率，我國習慣用月利率。

224、名義利率是以名義貨幣所表示的利率。

225、匯率的表示方法有直接標價法、簡接標價法、美元標價法。

226、直接標價法是指以一定單位的外國貨幣為基礎，將其折合為一定數額的本國貨幣的標價方法。日元、加拿大元、港幣、新加坡元、人民幣采用均采用直接標價法。歐元、英鎊、澳大利亞元采用間接標價法。

227、公司的住所是指公司的主要辦事機構所在地。

228、公司的資本包括注冊資本、發行資本、認購資本和實繳資本等。

229、股東以其出資額為限度公司承擔責任，公司以其全部資產對公司的債務承擔責任的其余法人。有限責任公司的資本不分為等額股份，證明股東出資份額的權利證書稱為出資證明書。有限責任公司的股東有最高人數限制。

230、有限責任公司的設立條件：

①股東符合法定人數，有限責任公司由50人以下股東共同出資設立。②有限責任公司注冊資本的最低限額為人民幣3萬元。公司全體股東的首次出資額不得低于注冊資本的20%。

231、股東可以用貨幣出資，也可以用實物、工業產權、非專利技術、土地使用權等作價出資。

232、有限責任公司的組織機構：

①股東會是公司的最高權力機關，每年至少召開一次。

②董事會(執行董事)與經理：董事會是公司的業務執行機構，董事會成員為3人-13人。董事每屆任期不得超過3年，屆滿可連選連任。執行董事可以兼任公司經理。

③監事會：監事會是公司的監督機關，其成員不少于3人。監事會應當包括股東代表和適當比例的公司職工代表，其中職工代表的比例不得低于1/3。董事、高級管理人員不得兼任監事。

233、股權轉讓：

公司法不允許股東向公司轉讓股份，但允許股東向本公司的其他股東或者本公司股東以外的其他人轉讓股份。股東向股東以外的人轉讓其出資時，必須經全體股東過半數同意;不同意轉讓的股東應該購買給轉讓的出資，否則視為同意轉讓;對于經同意轉讓的出資，其他股東有同等條件下的優先購買權。

234、一人有限責任公司的注冊資本最低限額為人民幣10萬元。

235、股份有限公司特征：

⑴公司的全部資本為等額股份，股份采取股票形式。

⑵股東以所持股份為限對公司承擔責任。

⑶公司的股東有最低人數限制，而沒有最高人數限制。

⑷股份有限公司的設立程序較為復雜。

236、設立股份有限公司，應當有2人以上200人以下發起人。法定注冊資本的最低限額500萬元人民幣。

237、股份有限公司的組織機構：

①股東大會應當每年召開一次年會。召開股東大會，應當將會議審議的事項于會議召開20日以前通知各股東。

②董事會與經理：董事會是公司的業務執行機關，其成員為5人-19人。

③監事會是公司的監督機關，其成員不得少于3人。職工代表的比例不得低于1/3 238、股份發行原則：必須同股同權、同股同利。股票發行價價格可以按票面金額，也可以超過票面金額，但不得低于票面金額。

239、股東持有的股份可以依法轉讓。發起人持有的本公司股份，自公司成立之日起3年內不得轉讓;公司董事、監事、經理應向公司申報所持有的本公司的股份，并在任職期內不得轉讓。

240、公司合并包括吸收合并和新設合并。公司應當自做出合并決議起10日內通知債權人，并于30日內在報紙上至少公告3次。

241、清算程序。公司財產在分別支付清算費用、職工的工資、社會保險費用和法定補償金，繳納所欠稅款，清償公司的債務后剩余財產。

242、婚姻、收養、監護等有關身份關系的協議，適用其他法律的規定(不在合同法之內)。

243、合同類別：

①根據合同的成立是否以交付標的物為成立條件，可分為諾成性合同與實踐性合同

②根據合同成立是否需要特定的形式，可分為要式合同與非要式合同。

244、合同基本原則：

①平等、自愿、公平原則。

②誠實、信用原則。

③合法原則。

245、要約是一方當事人以訂立合同為目的，向對方當事人提出合同條件，希望對方當事人接受的意思表示。構成要約須符合下列條件：

①要約須顯示向特定人發出的意思表示。

②要約的內容必須具體、確定。

③要約中應當明確表明該要約一經受要約人承諾，要約人就要受該意思表示的約束。

246、締約過失的損害賠償包括訂立合同費用、準備履行所支出的費用、喪失與第三人另訂合同的機關所產生的損失。

247、合同法規定下列免責條款無效：

①造成對方人身傷害的;

②因故意或者重大過失造成對方財產損失的。

248、合同內容約定不明時合同的履行：

①質量要求不明確的，按照國家標準、行業標準履行、沒有國家標準、行業標準，按照通常標準或者符合合同目的特定標準履行。

②價格或者報酬不明確的，按照訂立合同時履行地的市場價格履行，依法應當執行政府定價或者政府指導價的，按照規定履行。

249、合同履行擔保方式有定金、保證、抵押、質押和留置。

250、合同的轉讓：①合同權利的轉讓;②合同義務的轉移;③合同權利和義務一并轉讓。簡報的特點：簡 快 新 實

簡報的類型：(1)會議簡報(2)動態簡報(3)工作簡報

簡報結構：報頭+報核+報核

簡報秘密等級寫在報頭左上角，字數一般控制在1000字以內，不超過2000字

意向書的特點： 協商性 靈活性 簡略性

結構：標題+正文+尾部

訂貨單特點：協約性 嚴肅性

結構：標題+正文+尾部

商品說明書：真實性 科學性 條理性 通俗性

設計注意：(1)如實介紹 真實可信(2)抓住特征 突出個性(3)語言簡潔 通俗明了

(4)設計新穎 美觀大方

報告特點： 匯報性 陳述性

報告與請示的區別：(1)性質要求不同，報告不用有明確回復，請示必須得到明確回復

(2)行文時限不同，請示必須事前。(3)請示必須一文一事，且請批對應(4)請示需逐級請示，語氣溫和謙恭

會議紀錄特點：真實性 資料性

商務接待

接待規格：高規格 低規格 對等

高規格接待最能體現友好 對等接待最常用 低規格接待適用基層

接待計劃內容：接待規格 日程安排 經費預算 工作人員

經費預算由接待規格 人員數量 活動內容確定

接待計劃的制訂由接待規格制約

接待計劃草訂需經領導審定，日程安排后與來訪者進行溝通

制訂接待計劃首先要了解客人身份與來訪目的。

影響接待規格的因素：(1)雙方關系(2)突然變化(3)上次接待標準

座次高低由司機身份決定

司機如是專職司機，上座為后排右座

話別時間在半小時內為宜

接待計劃主要項目：(1)陪同人員(2)食宿安排(3)接待日程(4)經費預算

制訂計劃注意：(1)執行規章制度(2)適應來賓生活習慣(3)做好保密工作

溝通工作特點：(1)非權利支配性(2)非職責限定性(3)認同疏導性

溝通類型：(1)人與人溝通(2)人與自我溝通(3)人與機器溝通(4)組織之間溝通

秘書所涉及的多為人與人之間和組織之間的溝通

網絡溝通優勢：(1)降低成本 提高效率(2)平等 即時性強(3)有安全感

制約性：(1)語言存在歧義(2)橫向溝通擴展張 縱向溝通弱化

尊重與理解溝通是有效溝通的前提，傾聽和提問是有效溝通的關鍵

溝通目標：(1)說明事物(2)表達感情(3)建立聯系(4)和諧工作環境

與客戶溝通原則：(1)區分到訪客戶是多次還是首次(2)區分內部外部客戶

橫向溝通是員工間的溝通，其目的在于增強合作，減少摩擦，表現形式為：會議 面談

備忘錄 報告

橫向溝通的障礙(1)溝通技術存在障礙(2)心理活動障礙(3)不善傾聽，草率評判(4)表達理解存在歧義

上行溝通策略：建立信任 走動管理 維護領導內部統一

下行溝通形式：政策 報告 信函 備忘錄 談話 會議 傳真

上行溝通形式：建立系統 申訴請求 員工座談會

上行溝通作用：(1)提供員工參與管理的機會(2)減少因誤解造成的損失(3)營造民主式管理氛圍(4)緩解工作壓力

下行溝通策略：(1)制訂針對性溝通(2)精簡環節(3)減輕分流溝通任務(4)提倡簡約(5)啟用反饋(6)多介質組合

多介質組合是最簡單最主要的方法

溝通重點：(1)企業員工(2)危機中受害者(3)新聞媒體

危機認定：(1)團隊內存在使人情緒不佳的氛圍(2)缺少交流(3)消極言論普遍存在(4)間接渠道使用較多，直接渠道使用較少(5)執行不力，隱患增多

對策：(1)反應迅速機敏(2)強調共同基礎(3)建立危機小組(4)利用多種溝通方式(5)參與調查

需要搜集文件是會前會中會后產生分發的文件

立卷歸檔的意義：（1）是文件轉為檔案的重要步驟和基礎（2）保持了歷史聯系，便于查找利用（3）保持了歷史聯系，反映了客觀進程（4）保護了文件的完整安全，便于保管利用

（5）保證了工作的連續性，為檔案工作奠定了基礎

不需要立卷歸檔的文件：重份文件 事務性 臨時性 無查考價值的文件 草稿 修改稿 會議主要文件如 領導講話 結論 決議 報告單獨立卷，大會發言按日期立卷 書面發言按單位地區立卷 通知來往文書 按時間立卷

大會文件按重要程度和時間排列

整理錄音的技巧：（1）刪除（2）增加（3）修改（4）送審

清理方法：收銷帶存

會議文件保管分為長期 短期 永久三種

會議文件整理注意及時完整，會議文件多帶有參考與草稿性質

注意：正確區分保管期限

辦理好移交手續

會議紀要是在記錄的基礎上進一步綜合分析提煉而成用于記載傳達會議情況及議定事項的文件

會議紀要的種類：（1）辦公會議紀要（2）工作會議紀要（3）協調會議紀要（4）研討會議紀要

擬寫要求：（1）實事求是（2）集中概括 提煉歸納（3）條理清楚 一目了然

會議紀要的分發根據其印發范圍和查看等級 印發范圍根據其會議性質和紀要內容來確認。絕密會議紀要只印發與領導

會議經費決算：（1）會議擬定開支預算（2）準備專用賬冊（3）對開支進行詳細記錄（4）會后按預算決算（5）遵循勤儉節約原則

催辦要求：準確及時到位 不可拖延 斷章取義 搞本位主義

業務范圍明確專一的工作由相關業務部門負責 綜合信不過 交叉性工作交由秘書部門 聯合會議決議由牽頭部門負責 領導集團本身形成決定交由秘書部門和指定單位

催辦方式：（1）發文催辦（2）電話催辦（3）派員催辦

電話催辦快速方便，可直接找當事人，可進行雙向溝通，適于本部一般工作部署，但容易被忽視，頻率間隔短

派員催辦直接，有督促作用，容易受到重視，但較為花費精力

對于難辦事項可以采用會議催辦

傳達落實要求：（1）迅速果斷 保證質量（2）忠于決策 不打折扣（3）解放思想 有創造性落實

瀏覽景觀一般分為人文景觀和自然景觀

娛樂活動分為觀看項目和參與項目

制定方案時注意：（1）安排好人員（2）參觀地點檢查（3）提前預定好門票（4）人數過多時，可外包旅行社

在制定接待計劃考慮客人的信仰 忌諱 身份 性別 年齡 是否帶有家屬

預定餐廳時注意：事項確定好時間 地點 宴請人員 桌次座次 菜單

選擇賓館時考慮（1）交通便利與否（2）檔次是否合適（3）環境是否優雅

正式宴請晚上居多，以中高檔餐廳為佳，多為包間。根據其主人主賓身份來確定檔次，在根據事由 規模確定地點大小

撰擬出國申請內容：（1）路線（2）時間（3）地點（4）交通工具（5）具體事項（6）備注

辦理護照的相關證件：（1）任務批件（2）政審批件（3）邀請書（4）2寸免冠照

申辦簽證的途徑：（1）我國大使館和領事館（2）權威簽證代辦機構（3）目的國使館

商務旅行制訂程序：（1）制訂計劃（2）制訂旅程表（3）準備發言提綱（4）辦理好簽證 護照 黃皮書 出境登記卡的手續（5）訂購機票

準備工作：（1）審查最佳旅程表（2）兌換外幣（3）準備隨身用品（4）準備文件 相關證件

（5）做好旅行安排（6）注意時差（7）搜集資料

辦公室布置要求：（1）優先采用光線 通風 監督 溝通占優的辦公室（2）使用同樣大小高度的桌椅柜子（3）將接待部門置于入口處（4）預留充分空間（5）常用設備檔案置于使用者附近背對背放置檔案柜（6）設置休息區

光線應來自桌子左上方和斜后上方

辦公室布置三原則：（1）利于溝通（2）協調舒適（3）便于監督

協調要求：（1）連續性（2）協同性（3）有序和諧

內部監督特點：（1）是種日常監督（2）具有雙向多維監督特點（3）是一種內部力量的約束

辦公桌按直線對稱原則排列，以最佳線路最佳 防止逆流交叉

布置程序：（1）對工作內容加以考察分析，明確關系并以此確定員工的工作位置。（2）記載各部門人員及其工作（3）選配相應家具桌椅并予以記載（4）繪制布置圖（5）對設備安放提出合理建議

信息保密工作：（1）口頭信息（2）書面信息（3）電子信息

保密信息內容：（1）人事信息（2）財務信息（3）產品信息（4）客戶信息

印章和介紹信是對外聯系的標志和行使職權的憑證管理

印章種類：（1）單位印章（2）單位印章（3）秘書公章

單位印章是對外行使權利的標志

印章作用：（1）標志作用（2）權威作用（3）法律作用（4）憑證作用

印章使用要求：（1）專人負責（2）確保安全（3）防止污損

印章的刻制啟用需經上一級主管單位批準，在公安部門登記后，由公安部門指定單位刻制，啟用時選用選定啟用時間，發出啟用通知，填寫印模卡

用印時，蓋印位置保證恰當，正式公文在文本落款出蓋章，帶存根公函 介紹信分別加蓋騎縫章和文本落款章，蓋印文件應于用印申請單分數一致

印章取回銷毀都應該有兩人參與

上司交辦事項：（1）會議通知（2）查問回復（3）接待工作（4）轉告傳達（5）上司生活服務工作

公務接洽制度（1）崗位責任制度（2）登記記錄制度（3）轉告傳達（4）交接班制度（5）保密制度

匯報技巧：（1）問明情況 及時報告（2）作好記錄 避免失誤

值班日志以天為單，它有利與下一班人員；了解情況 保持工作的聯系性 有利于了解檢查考核值班工作和編寫參考資料

電話是值班工作中使用最頻繁的工具

快匯匯票由秘書認購

零用現金數額以企業規模和平時指出次數確定，由企業領導和財務負責人批準，用于支付本市交通費 郵資 茶點費 停車費和少量辦公用品費

文書形成程序：草擬 審核 簽發 復核 繕印 用印 登記 分發

上司臨時交辦事項特點：（1）廣泛性（2）臨時性 基本特點（3）具體性（4）緊迫性

辦理原則：（1）積極主動 千方百計這是應有態度（2）符合政策，靈活變通（3）有著落 有回音

要點記錄法用于電話 來訪 會議記錄

詳細記錄法用于上級重要講話插話發言，重要會議討論決議 反應問題建議調查 領導指示

用ABCD法排出工作等級，先做A類，重要緊急的，在做B類，急而不重，在做C類 重而不急的，最后做C類，不重不急的上司日志內容：（1）上司接待信息（2）上司會議信息（3）上司個人安排（4）上司私人信息 秘書日志內容：（1）上司所需秘書協助事宜（2）上司交辦自己的工作（3）自己應作活動

注意事項：（1）確保保密，只給上司授權的人查閱（2）保持一致準確，每天檢查更新（3）熟悉約會時間和工作習慣，每天最早最晚約會時間（4）熟悉上司用餐和休息時間

在安排活動時遵循先重急后輕緩原則，并留出10分鐘左右間隔。

檢驗辦事效率原則：（1）工作質量（2）工作速度（3）產生影響

復命三注意（1）不失真（2）不吹噓（3）不邀利

庫存卡作用：（1）保證資金不被占用(2)保證空間充足（3）監督物品使用（4）防止損失

（5）正確估計

庫存概念（1）最大庫存量，庫存物品都不應該超過這個數量（2）最小庫存量，當余額達到這個量時，即采取措施（3）重新訂購線，即再訂貨標準

訂購數量以剩余庫存量為基礎

保管措施（1）房間柜子上鎖（2）各類物品貼好標簽（3）新物品置于舊物品之下（4）體積大 分量重的物品放置最下（5）小物品 常用物放在較大物品前面（6）注意通風 有良好照明

選擇供應商時考慮：（1）價格費用(2)質量交貨（3）服務和位置（4）安全和可靠性 傳遞方式和內容應該綜合考慮對象 效果 時效 費用

如何做好會議記錄：(1)提前抵達會場，安排地方。(2)迅速繪制座位圖(3)提前參閱其他會議記錄

會議記錄要求：(1)快速是基本要求(2)紀實性是重要特征 具體為真實 準確 突出重點

會議簡報分為報頭 報尾 報核，標題要求：簡明 醒目 準確 生動 形式靈活

簡報要求：(1)真實準確是其生命(2)短小精悍是其力量所在(3)快是質量的體現(4)生動活潑

信息分類：按作用分為：(1)與會者信息(2)指導宣傳信息(3)議題性信息(4)主題內容信息(5)記錄結果性信息(6)程序性信息(7)交流性信息(8)參考性信息(9)管理性信息

按會議信息保密性劃分：(1)保密性信息(2)內部性信息(3)公開性信息

按傳遞方式劃分：(1)講話信息(2)會議書面信息(3)會議聲像信息

收集信息要求：齊全 及時 準確 有效

確定會議信息搜集方法：(1)召集開會(2)提供書面材料(3)個別約見(4)會議結束后及時搜集(5)個別催退(6)按清退目錄搜集(7)限時交退

信息反饋方式：口頭 書面 會議反饋

會議值班內容：電話記錄 接待記錄 值班日志

會議值班意義：(1)起著溝通內外，協調上下的作用(2)保證重大事項 指令 精神的及時傳達(3)保證會議順利進行(4)代表了會議工作質量(5)直接影響了會議主辦方的工作效率

值班工作制度：(1)信息處理制度(2)崗位責任制度(3)交接班制度

一、擬訂會議議程、日程

（一）會議議程和會議日程的內容及作用

1、會議議程的內容

會議議程是為完成議題而做出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據議程主持會議。會議議程是會議具體的概略安排，它通過會議日程顯示出來。大中型會議的議程一般安排開幕式；領導和來賓致辭；領導作報告；分組討論；大會發言；參觀或其他活動；會議總結；宣讀決議；閉幕式。

2、會議日程的內容

會議日程就是根據議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據。

3、會議議程和日程的作用

通過了解會議議程和日程，與會者可以更好地了解會議所要討論的問題，清楚會議順序計劃，即獲得有效信息。會議議程更是一個溝通的平臺，一個高效的市場管理工具。

（二）會議議程的制定程序

1、明確目標和參加者

2、安排各議程事項的時間

3、確定每一項議程

4、決定會議討論形式

（三）會議日程的編制方法

1、制定議程表時，應注意議題所涉及各種事物的習慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規定。

2、制定議程表之前還須明確會議活動的人員、日期和時間、地點、有關的餐飲安排。

3、宣布議程，然后說明一些有關此次會議事務性的內容，之后在安排討論的問題。

4、盡量將同類性質的問題集中排列在一起，這樣既便于討論，也便于有關列席人員到會和退席。

5、保密性較強的議題，一般放在后面。

二、提供會議地點的備選方案

（一）會議地點選擇的要求

1、交通便利。

2、會場的大小應與會議規模相符。

3、場地要有良好的設備配置。

4、場地應不受外界干擾。

5、選擇會議地點應考慮有無停車場所。

6、場地租借的成本必須合理。

（二）會議場地選擇的工作程序

1、會議的目的與形態

2、實質上的需要、與會者的期望

3、列出選擇會議場地需求的工作清單，確定會議場地

4、對會議地點進行確認 考試吧編輯整理

5、簽訂書面合同

（三）實地考察會議地點的注意事項1、2、3、4、會見能作決策的人，有利于以后解決可能出現的問題。

只要可能，一定要在酒店建議的日期去參觀。

不要出于個人原因再次參觀酒店。

不要帶家屬同行參觀。

5、要考慮是否以一個普通客人的身份不宣而至，以檢查酒店對客人的接待情況。

6、要考慮另外一兩家酒店作為“備選”，以免因談判失敗而出現被動局面。

三、布置會場和安排座次

（一）會場整體布局安排

1、會場整體布局的要求

（1）莊重、美觀、舒適。

（2）會場的整體格局要根據會議的性質和形式創造出和諧的氛圍。

（3）中大型會議要保證一個絕對的中心。

（4）小型會場要注意集中和方便。

2、會場整體布局的類型

（1）較大型會場的座次安排。

（2）中小型會議的座次安排。

3、會場整體布局安排的工作程序

（1）確定會場形式。

（2）合理擺放桌椅。

（3）布置附屬性設備

(二)主席臺的座次和場內座次安排

1、主席臺座次和場內座次的要求

主席臺是與會人員矚目的地方，也是會場布置工作的重點。各種大中型會議均應該設主席臺。座談會和日常工作會議一般不設主席臺或主席桌。無論是否設置主席臺，都要注意使會議主持人面向與會人員，避免同與會人員背向現象。另外，一般會議不必把眾多的領導人都請上主席臺，只請講話人和主持人即可。

2、主席臺的座次和場內座次安排

（1）安排主席臺的座次。會議主席臺就坐者都是主辦方的負責人、貴賓或主席團成員，安排座位時應注意以下慣例：

1）依職務的高低和選舉的結果安排座次。職務最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側。

2）為工作便利起見，會議主持人有時需在前排的邊座就座，有時可按職務順序就座。

3）主席臺座次的編排應編制成表，先報主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上表明。

4）在主席臺的桌上，于每個座位的左側放置姓名臺簽。

（2）安排場內其他人員的座次

1）小型會場內座位的安排。分清上下座，一般離會場的入口處遠、離會議主席位置近的座位為上座；反之，為下座。會議的主持人或會議主席的位置應置于遠離入口處、正對門的位置。

2）中大型會場內座次的安排。常見的安排方法有三種：

①橫排法。是按照參加會議人員的名單以及姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。

②豎排法。是按照各代表團或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫從前至后縱向排列座次的方法。將正式代表或成員排在前，職務高者排在前，列席成員、職務低者排在后。

③左后排列法。是按照參加會議人員姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，以會場主席臺中心為基點，向左右兩邊交錯擴展排列座位的方法。

四、發布會議信息

（一）會議信息的內容和類型

1、會議信息的內容

會議信息的內容包括：會議的報名時間、地點、費用及方法；會務聯系電話與聯系人；會議報到及會議議程、日程；與會者的信息；會議報送的交流信息；會議的記錄和紀要內容；會議的宣傳報道內容；會議的決議內容。

2、會議的類型

會議信息分類是根據信息所反映的內容性質和特征的異同，將信息分成各個類別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

（二）發布會議信息的工作程序

1、傳遞會議通知信息

2、分發傳遞會議文件

3、溝通傳遞會議有關情況

（三）注意事項

1、發布會議信息前要進行報審

2、要對媒體進行選擇

五、安排會議食宿

（一）會議餐飲的常識和工作程序

1、會議餐飲的常識

（1）餐飲安排的原則是讓代表吃好而又不浪費。

（2）就餐大體上是一個標準，要適當照顧少數民族代表和年老體弱者。確定好伙食標準和進餐方式，照顧南北不同代表的口味。

（3）秘書人員應提前到現場布置并檢查組織工作的落實情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

（4）座位的通知除在請柬上注明外，還可在宴會上陳列宴會簡圖，標出全場座位以及全體出席者位置，還可用卡片寫好姓名席位，發給本人。

2、安排會議餐飲

（1）根據會議的經費和人員情況決定會議餐飲的標準。

（2）就餐方式可根據會議的規模和性質來確定，提倡實行自助餐制和分餐制。

（3）事先與提供餐飲的單位確定餐飲時間和地點。

（4）事先設計和確定就餐的憑證。

（5）要與飯店一起確定菜單，飲食要衛生、可口、品種多。

（6）事先要準備好干凈的飲食用具。

（7）給因開會或服務工作誤了用餐的人員預留飯菜。

（8）做好飲水、飲料的供應。

3、會議餐飲的類型和標準

（1）早餐。早餐食物的選擇可以是正規的復雜早餐，也可以是自助早餐。

（2）會場休息期間的茶歇。一般供應咖啡、茶或其他飲料。

（3）午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會議安排。

（4）正式晚餐。晚餐食物的選擇既要考慮到營養和健康，又要考慮到出席者的口味和特色。

（5）招待會。應選擇健康的、美味的、人們愛吃的配餐。

會議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達意愿的行為過程。

（二）會議住宿的常識和工作程序

1、會議住宿的常識

（1）要提前編制住房方案。

（2）長者、尊者、領導要適當照顧。

（3）具體安排住宿時，要根據與會人員職務、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統籌安排。

（4）有時還要按地區集中，統籌安排。

（5）不同標準的房間要作合理分配，一般是根據房間的不同規格并結合代表具體情況列出住宿表。

（6）報經有關領導審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

2、安排會議住宿

（1）安排方式的選擇。

（2）預定會議住宿的程序。

（3）確定會議住宿的程序。

3、會議房間的分配

（1）如果由主辦方支付費用，則需按其職務標準安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領導，其他與會人員的住宿標準應相近。

（2）年齡較大的與會者和女性應盡量安排到向陽、通風、衛生條件較好的房間。

（3）注意盡量不要把漢族與會者與有禁忌的少數民族與會者安排在同一房間。

（4）可預先在會議回執上將不同規格的住宿條件標明，請與會者自己選擇預訂。

（5）預訂住宿地點的工作一定要打出提前量，預訂數量上應略有富余。

六、邀請會議嘉賓

（一）、會議嘉賓的類型和要求

1、會議嘉賓的類型

（1）組織方的上級領導和政府官員。

（2）企業的重要客戶和各種利益相關方。

（3）社會名流和電影明星。

（4）對實現會議目標有潛在貢獻的人。

2、嘉賓邀請的要求

（1）要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認能否出場。

（2）要發出正式邀請函。

（3）要做到有禮貌。

（4）要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關系。

（5）對于難以分辨是否應該邀請的人士，最好能采取“寧可邀請，而不排斥”的原則。

（6）嘉賓人數不宜過多。

（二）邀請會議嘉賓的工作程序

（1）在邀請參會嘉賓方面，要開會研究，確定嘉賓名單，而接下來邀請嘉賓的工作就由工作組負責組織實施。

（2）擬寫并發送嘉賓請柬，要使每一份請柬都制作精美。

（3）要逐一與嘉賓聯絡，確認其參會情況。

（4）在會議正式召開之際，要再次與嘉賓聯系，并確認如何接送。

七、準備會議資料、會議用品

（一）會議資料的類型和準備

1、會議資料的類型

（1）來賓資料：會議手冊、宣傳材料、會議管理性材料。

（2）會議資料：開會的請示、提交會議審批的文件、會上用的文件、會議宣傳性文件。

（3）溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會務組成員通訊錄。

2、會議資料的準備

（1）來賓資料袋內容：會議手冊、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號、餐券等。

（2）會務資料內容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、會務組成員通訊錄。

（3）溝通資料內容：會議參考文件、會議宣傳文件資料、各種記錄、各種會議協議和合同以及相關資料。

（二）會議用品的類型和準備

1、會議用品的類型

（1）必備用品和設備是指各類會議都需要的用品和設備。

1）會議內設備主要包括燈光設備、音響設備、空調設備、通風設備、錄音、攝像等設備以及必要的安全設施等。

2）常用物資有電腦、打印機、復印機、傳真機、照相機、攝像機或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議所需用品和設備。例如，選舉會議、談判會議、慶典會議、展覽會經常需要的特殊用品和設備，如伴奏帶、投票箱、旗幟、儀仗隊、鮮花等。

2、準備會議用品

（1）檢查空調設備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時預熱或預冷。

（2）檢查好燈光、擴音設備。

（3）檢查黑板、白板，確保已擦干凈，準備好粉筆、指示棒、板擦等用具。

（4）如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字大小適當，清楚易認。

（5）在每人座位前擺放紙筆。

（6）多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設備等。

（7）如果有選舉、表決、表彰的議程，還需要準備好投票箱、計數設備和獎勵用品。

（8）會期較長的會議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務。

（9）如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

八、安排會議禮儀服務

（一）會議禮儀的種類

1、會議的通用禮儀

（1）會議文書禮儀。

（2）迎送禮儀。

（3）參會禮儀。

（4）服務禮儀。

2、主持人的禮儀

3、會議發言者禮儀

4、會議參加者禮儀

（二）安排會議禮儀服務的工作程序

1、選擇會議禮儀服務人員（1）從組織內部員工中選擇。

（2）聘請專業禮儀公司或禮儀人士承擔會議主要的禮儀服務。

2、分解工作程序

3、培訓會議禮儀服務人員

（1）對會議工作的宗旨和合作精神的培訓。

（2）對會議禮儀知識和工作技能的培訓。

（3）對會議的設備和用品的使用常識培訓。

4、準備服裝用具

（1）禮儀服務人員的服裝應統一并且與會場環境協調。

（2）迎接一般的與會者不需要獻花。

5、禮儀執行

（1）接待禮儀及程序。

（2）引領。

（3）乘車的座次安排。

九、檢查會議常用視聽設備是否正常

（一）會議常用視聽設備的選用

音響手段與視覺手段可以分開單獨使用，也可以合在一起使用。

常用的設備類型有表決系統、同聲傳譯系統、發言討論系統、多媒體投影儀、幻燈機、投影儀、錄像機、電視機、攝像機、燈光設備等。

對于會議使用的設備，應設專人操作與維護。來源于考試吧

（二）檢查會議常用視聽設備的工作程序

1、確定工作人員的職責。

2、預演和檢查會場視聽設備。

一、安排會議值班

（一）會議值班工作的內容和意義

1、會議值班工作的內容

（1）值班電話記錄。

（2）值班接待記錄。

（3）值班日記。

（4）做好信息傳遞。

2、會議值班的意義

會議值班起著溝通上下、聯系內外、協調左右的作用，保證了會議的順利進行。

（二）安排會議值班的工作程序

1、制定值班工作制度

（1）信息處理制度。

（2）崗位責任制度。

（3）交接班制度。

2、明確值班工作任務

（1）在會議中協助搜集有關情況、文件和資料，傳遞各種信息。

（2）要加強與會議無關人員出入會場的控制。

（3）手邊要有公司和各部門領導的聯絡方式，以便出了問題及時與之聯絡、請示。

（4）要備有一份設備維修人員、車隊調度人員和食宿等后勤服務部門主管人員的電話通訊錄。

（5）要堅守崗位，保證會議信息的暢通無阻。（6）必要時，要負責督導和協助專職會議服務人員為與會者做好各項具體的服務。

（7）做好會議期間各項活動與各種矛盾的協調工作。

（8）必要時，應建立主管領導帶班制度。

3、編制會議值班表

會議值班表應包括以下內容：

（1）會議值班時間期限和具體值班時間。

（2）會議值班人員姓名。

（3）會議值班的地點，并在會議須知上注明會議值班室的房間號。

（4）會議值班負責人姓名或帶班人姓名。

（5）用簡明的文字表明值班的工作內容。

（6）表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

二、接待采訪會議的新聞媒體

（一）相關知識

1、接待采訪會議的新聞媒體的基本原則

（1）報道的內容必須與會議基本內容相吻合。

（2）掌握會議信息的保密度，做到內外有別。

（3）報道中的重要觀點和提法，要經領導審定。

（4）要準備得全面周到、主動積極。

（5）在傳遞的方式和內容選擇上應本著對象、效果、時效、費用的原則綜合考慮。

（6）在會議中，秘書要隨時注意收集外界輿論和新聞媒體對會議的反映信息的報道。

（7）在會議結束后，秘書要為召開媒體溝通會提供必須的信息資料。

2、接待新聞媒體的工作內容

（1）由會議秘書撰寫新聞報道稿件，經領導審閱后，向媒體發送。

（2）在會議召開期間，邀請有關報社、電臺、電視臺派記者駐會隨訪，發表消息。

（3）在會議結束時，召開記者報告會，由會議領導者直接介紹會議情況，并親自回答記者提出的問題。

（二）工作程序

1、媒體人員登記

2、為媒體人員提供簡單的會議材料

3、安排拍照和新聞發布會等傳統活動

4、安排媒體溝通會

（三）妥善處理新聞媒體的負面報道

（1）快速作出反應。

（2）聯合或聘請專業公關公司處理危機。

（3）讓負責人出面。

（4）對未知的事實不要推測。

（5）不要隱瞞事實真相。

（6）為媒體采訪敞開大門。

（7）統一口徑，用同一個聲音說話。

（8）頻繁溝通。

三、做好會議的記錄工作和簡報工作

（一）做好會議的記錄工作

1、會議記錄的內容（1）會議描述。

（2）與會者姓名。

（3）缺席者請假條。

（4）宣讀上次會議記錄。

（5）有會議記錄中產生的問題。

（6）通訊記錄。

（7）一般事務。

（8）其他事務。

（9）下次會議日期。

（10）主席簽名。

2、會議記錄的要求

（1）速度要求。

（2）真實性要求。

1）準確

2）清楚

3）突出重點

（3）資料性要求

3、會議記錄的工作程序

會議記錄的結構是：標題+正文+尾部。

（1）標題。一種是會議名稱+文種。另一種是文種。

（2）正文。首部+主體+結尾。

（3）尾部。右下方寫明“主持人：（簽字）”、“記錄人：（簽字）”。

（二）做好會議的簡報工作 來源于考試吧

1、會議簡報的內容

會議簡報要迅速反映會議的實際情況，交流會議的經驗，溝通會議的信息。要反映出會議的新情況、新問題、新經驗、新見解、新趨勢，更好地對會議起到指導和溝通作用。

2、會議簡報的要求

（1）真實準確。

（2）短小精悍。

（3）快是簡報的質量體現。

（4）生動活潑。

3、會議簡報的工作程序

（1）會議簡報的內容。

（2）會議簡報的結構。

四、收集信息的分類

（一）會議信息的分類

1、按照會議信息的作用劃分

（1）與會者信息。

（2）會議指導性、宣傳性信息。

（3）會議議題性信息。

（4）會議主題內容信息。

（5）記錄性、結果性文件信息。

（6）會議的程序性文件信息。

（7）會議交流性文件信息。（8）會議參考性信息。

（9）會議管理性信息。

2、按照會議信息的保密性劃分

（1）保密性會議信息。

（2）內部性會議信息。

（3）公開性會議信息。

3、按照會議信息傳遞方式劃分

（1）會議講話信息。

（2）會議書面信息。

（3）會議聲像信息。

（二）收集會議信息的要求

1、齊全。

2、及時。

3、準確。

4、有效。

（1）責任到人。

（2）履行登記。

（3）嚴格保密。

（4）明確范圍，（5）有針對性。

（三）收集會議信息的工作程序

1、確定會議信息的搜集范圍。

2、選擇會議信息的搜集渠道。

3、確定搜集會議信息的方法。

（1）召集開會。

（2）提供書面材料。

（3）個別約見。

（4）會議結束時及時搜集。

（5）個別催退。

（6）按清退目錄收集。

（7）限時交退。

五、反饋會議信息

（一）反饋會議信息的內容和要求

1、反饋會議信息的內容

（1）反饋會前信息。

（2）反饋會中信息。

（3）反饋會后傳達落實的情況。

2、反饋會議信息的要求

（1）會議的信息反饋要注意店面結合，正負反饋結合。

（2）會議信息反饋的目的要明確。

（3）充分重視會議的反饋信息溝通。

（二）反饋會議信息的工作程序

1、布置會議信息收集工作。

2、會議信息的搜集渠道的選擇和建設。

3、建立定期的會議信息反饋制度。

4、做好會議信息的反饋匯報工作。

5、抓好會議反饋信息的落實工作。

會議分為大型會議、中型會議和小型會議三種。

一般而言,會議申報與審批大體有三種形式：口頭申報、書面申報、會議申報。

秘書部門對有關職能部門申報召開的會議,要本著精簡從嚴的審批原則,嚴格把好審批關。要分析會議是否有必要開,能否合并開,可否用其他方式解決問題等。會議審批還應遵循“一支筆”的原則。

案例一

英豪公司將舉行銷售團隊會議，研究銷售工作下一季度的目標以及人員招聘、銷售二部經理人選等問題，在會上，還將進行東部地區銷售情況的總結、銷售一部關于內部溝通問題的發言。如果你是秘書，請制定一個會議議程表。

英豪公司銷售團隊會議議程表

公司銷售團隊會議將于5月25日星期一上午九點在公司總部的三樓會議室舉行。

宣布議程。

說明有關人員缺席情況。

宣讀并通過上次會議的記錄。

東部地區銷售情況總結。

銷售一部經理關于加強團隊溝通問題的發言。

公司銷售人員的招聘和重組。

銷售二部經理的人選。

下季度銷售目標。

案例二

公司準備在暑假召開一個各部門負責人的培訓會議，經理讓秘書鐘苗選擇一個會議地點，鐘苗經過仔細考慮，預定了位于市郊風景區的一家酒店，價格相對便宜，而且風景宜人。經理及參加培訓的人員都很滿意。

點評：由于該會議的參加者都是本單位人員，可一起驅車前往，所以郊外是比較理想的選擇，不但價位適中，而且位于風景區，可使與會者身心放松。

案例三

名山公司要召開2003總結大會，作為大會工作人員的王琴主要負責會議文件材料工作。會前王琴進行會議籌備有關信息的搜集，為會議議題的確定及大會會議材料的形成做好準備。大會的工作報告非常重要，包括一定時期的工作總結、體會或者經驗，對目前情況的分析和下一步工作的思路、要求及具體措施等內容。為此，王琴有針對性地、廣泛搜集一段時間以來各方面工作的進展情況。會議期間王琴認真做好會議記錄，力求會議記錄準確、完整，忠實發言人的原意，并進行會議發言錄音和錄像。為了使會議信息盡快傳遞給與會者，她及時編寫會議簡報、使會議達到良好的效果。會后王琴認真編寫會議紀要，作為與會代表貫徹執行的依據，推動會議精神的貫徹落實，她還搜集齊會議期間所有文件材料，及時整理有關會議文件，為會議文件的歸檔打下基礎。王琴大會期間的表現贏得了大家的一致好評。

點評：會議信息流動和處理是否科學、務實、有效，直接影響會議的質量和效率，影響會議的實際效果。王琴的會議信息工作實際上是確保會議信息有效流動，實現會議目的的工作。

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案例四

天地公司年底為表示對客戶的謝意，召開了客戶聯誼會，會后共進晚餐。負責接待工作的秘書鐘苗根據上司的指示和宴會慣例，安排桌次座位。這次宴會共設3桌，餐廳正面靠墻為主桌，編1號，靠入口處為2、3號桌，擺成三角形，突出主桌。重要客戶在主桌。為方便來賓入席，鐘苗特意做了座位名簽，并擺在桌上。但由于這次聯誼會時間緊，與會人員名單確定得晚，鐘苗在抄寫時漏了應便在主桌的一位重要客戶，結果致使該客戶入席時找不到座位，出現了十分尷尬的場面。

點評：秘書鐘苗在安排會議晚宴時，只注意到桌次的正確安排和名簽的擺放，但忽略了對人員和名簽的核對，致使重要嘉賓未能受到應有的禮遇，給組織的公關工作造成了不良的影響。

案例五

某公司要舉辦成立大會，請了有關單位的領導參加，秘書小李負責嘉賓的邀請。她用電話通知各位嘉賓，但有的嘉賓電話沒通，所以沒有找到，事后她把這件事忘掉了，會前也沒和嘉賓再次確認。對于重要嘉賓發出了邀請函，但邀請函不是十分美觀，比較簡陋。結果開會那

天，來的嘉賓很少。

點評：秘書小李的做法有許多不妥之處。邀請嘉賓是一項重要的工作，一定要抓住確認環節，這樣才不會使組織很被動。另外，要注意邀請的禮節，在邀請函和請柬這些事情上都要精益

求精，顯示出組織應有的尊重和誠意。

案例六

某公司舉辦大型服裝新品展銷會。與會者是來自各大公司的老總或經理。本次活動得到了媒體的廣泛關注。當地政府也對此產生了濃厚的興趣。該公司也向當地政府發出了邀請。由副市長代表參加。市長由于有另外一個活動，不能確定。展銷會即將開始時，市長卻來到了。各嘉賓已經在臺上就座。但發現沒有市長的名臺和座位，會議主辦方十分尷尬。

點評：該公司應實現考慮好領導的到來可能性。即使不來，也要做好物品的準備工作。

案例七

海潮公司正在召開新產品質量鑒定會，會務秘書黃嘉正在會務組值班室值班，這時進來一位西裝革履的先生，聲稱要找一位鑒定專家有事，黃嘉便讓他自己到會場去找，這時，一個工作人員匆匆跑來，告訴她會議的電源插口有了問題，讓她快找公司的電工師傅，黃嘉說：“今天是周六，我哪知道他在哪啊？”于是，便不再管。過了一會兒，她看了看表，快下午5：00了，估計不會再有什么事，便離開了公司。

點評：會議的值班工作是一項重要和嚴肅的工作，值班人員要以認真負責的態度做好工作，不能脫崗，不能推諉責任。在值班時，手邊要有相關人員的通訊錄。

案例八

在公司召開新聞發布會期間，秘書鐘苗與媒體進行了良好的溝通。她在會前為記者安排了一個介紹會，準備了詳盡的會議材料，專門辟出場地以供攝影攝像，并且給了記者充分的提問時間。發布會很成功，媒體的報道內容翔實，很有說服力，在社會上引起了較大的反響。

點評：會議期間一定要注意接待好新聞媒體，讓記者能夠有充分的機會與時間了解相關信息，為記者的報道提供了方便。

案例九 華夏企業協會舉辦了“華夏公司融資操作研討會”，此次會議邀請了國內一批頂尖的經濟學家、管理學家到場發表演說，各大媒體聞風而動，齊聚會場。秘書鄧林負責會議的信息宣傳工作。她因事先對情況估計不足，當許多記者向她索要新聞稿、宣傳資料、專家講座大綱時，無法滿足對方的要求，協會領導向她詢問各大媒體對會議的報道情況時，她也沒有做好簡報收集、留齊各種資料，無法為領導提供適用的信息。點評：作為會議期間負責信息工作的秘書，應該為記者準備好新聞稿、宣傳資料、專家講座大綱等材料。在會議期間，還要及時做好簡報收集，留齊各種資料，為領導提供適用的信息。

案例十

風雷公司在2002年末召開了改革企業管理制度新春座談會，會上各個部門的職工代表就如何改革現有的企業管理制度紛紛獻計獻策，公司總經理在做會議總結之前，讓秘書許茹收集會議各方面的信息，許茹從簡報、會議記錄和群眾來信中搜集了一些資料，但總經理卻認為她沒有能夠提供一些反饋信息，希望她能改進這方面的工作。

點評：許秘書在掌握會議反饋信息搜集途徑方面不夠全面，因此所收集的信息量不夠。許茹應擴大自己收集信息的渠道，掌握更多的收集方法。

案例十一

某公司日常管理比較混亂，秘書沒有將公司會議記錄立卷歸檔，經常發生找不到會議文件資料的事情。一次，公司與合作方經過幾次協商，雙方簽署了一個項目的合作意向。不久，雙方約定再次商談并簽訂正式文本。然而，當需要簽署意向書時，秘書在自己所保存的文件中無論如何也找不到了。當合作方聽說此事后，中止了與該公司的合作。

點評：秘書在收齊會議文件后，應及時整理會議相關文件，加工、修改與會人員的討論稿，根據需要形成決議紀要或會議紀要。會議文件資料的立卷歸檔原則上是一會一卷，便于日后

查找、利用。

案例十二

開具發票時有出入怎么辦？

公司員工小張去某城市參加全國電子產品交流會，會期一周。按照會議通知，他交了1600元的會務費，組織方開具了發票。小張回來報銷時，財務處說發票無效不予報銷，原因是發票上缺少財務章。小張馬上與會務組織聯系，幾經周折才聯系上，對方稱他們的發票是正式的，不可能沒有財務章。讓小張將發票寄給他們，如果確實有問題愿意承擔責任。考試吧編

輯整理 點評：發票是報銷的憑證。發票開具應按照規定的時限和順序，逐欄、全部聯次一次性如實開具，并加蓋單位財務印章和發票專用章。不符合規定的發票，不得作為財務報銷憑證，任

何單位和個人有權拒收。

案例十三

會議決定事項的催辦。一段時間以來，某公司的一些會議決定遲遲得不到落實，有的部門因對領導處理問題持有異議，故意將會議決定拖延。這使領導非常撓頭。為解決此種被動狀況，秘書協助公司領導層層開會，首先對一些問題加以澄清，統一了認識，從而疏通了信息決辦

環節。

點評：傳達落實會議精神是秘書的重要職責之一。會后的檢查催辦是會后工作中不可缺少的重要內容。可以敦促會議精神落到實處。如果落實環節出現問題，應及時疏通。

第四篇：秘書資格考試絕密資料

秘書資格考試事務管理部分模擬試題

錄像

人物：行政秘書鐘苗、總經理（聲音）加入收藏

物品：投影儀、筆記本電腦、會議桌椅、會議記錄本

場景：辦公室、會議室

情景一

秘書鐘苗身著職業裝坐在辦公桌前，正在整理文件，這時電話鈴響了，鐘苗很快拿起電話：“喂，請問您找誰啊？”

聽筒中傳來總經理的聲音：“鐘苗啊，你通知一下，今天下行2點在一樓會議室召開各部門經理會議，討論下個月的工作安排。我要用一下投影儀，你安排一下。”“好的。”鐘苗答應著放下話筒，時鐘特寫：10點鐘。

鐘苗打開計算機主機電源，然后又打開顯示器電源，（特寫）鐘苗的手機放在顯示器旁。計算機啟動后，鐘苗打開郵件發送窗口，在窗口中寫會議通知。

屏幕特寫： 會議通知

各部門經理：

茲定于今日（3月20日）下午2：00在一樓會議室召開各部門經理會議，請務必準時出席。

總經理辦公室

2007年3月20日

發送完畢，鐘苗想了想，自語道：“還是再用電話通知一下保險。”她拿起話筒，撥號。

鐘苗：“張經理您好。王總讓我通知您今天下午2點在一樓會議室開會，具體情況您可以查一下郵箱，我已經給您發過去了。”放下話筒，鐘苗繼續撥號：“劉經理您好。今天下午2點鐘在一樓會議室……”（畫面淡出）

情景二

會議室，時鐘特寫：13：30。

會議室中只有鐘苗一人，她正在連接筆記本電腦和投影儀。投影儀通風口處堆著一些文件，幾乎擋住了通風口。連接好后，她先打開投影儀電源開關，再打開電腦開關。啟動后，投影未顯示計算機上的信號。

鐘苗按下筆記本電腦上的F n鍵與F8鍵（特寫），墻壁上顯示出圖像，但不清楚而且畫面傾斜。鐘苗調整機器的支架使畫面正常。鐘苗調整投影儀的鏡頭旋鈕，進行對焦，直到墻壁上畫面清晰。

鐘苗看了一下表，自語道：“還有10分鐘才開會呢，先把鏡頭蓋蓋上吧。”她拿起鏡頭蓋蓋住了投影儀鏡頭（特寫）。

鐘苗坐在自己的位置上，打開“會議記錄本”，在上面寫著什么。參考答案：

1.秘書著裝正確。對

2.接聽電話及時。對

3.電話應答語不正確。錯 4.計算機開機順序錯誤。錯

5.手機帶有磁性，不能放在顯示器旁邊。錯

6.能夠選擇正確的發送會議通知的形式。對

7.會議通知沒有寫明會議內容。錯

8.會議通知落款日期應該用中文格式。錯

9.能夠及時完成經理交辦的任務。對

10.能夠提前到會議室做好設備準備工作。對

11.不能遮擋住通風口，以免影響機器散熱。錯

12.筆記本電腦與投影儀連接正確。對

13.開機順序正確。對

14.能夠正確切換電腦的輸出方式。對

15.能夠解決畫面傾斜現象。對 秘書資格考試自檢自測試題-技能題

四、修改題（每小題4分，共20分。）

1.公文標題：XX總公司對所屬單位學徒工轉正后關于工資問題的規定

2.公文標題：擴大經營范圍的申請

3.公文正文：到7月底，我校的招生任務，已基本上全部完成了。

4.公文正文：火災發生后，我公司員工迅奔救火現場，有效地防止了火災漫延。5.公文正文：他們違反財經紀律，濫用大病統籌基金購買高檔商品。

五、擬寫題（10分）

根據通知的格式和寫作要求，擬寫一份會議通知。以XX總公司名義下發所屬各公司；要求住會，會期三天；會議內容為人事制度改革問題。

要求規范：格式正確、標題完整、基本結構（除蓋章外）完備、內容明確具體、文字通順以及標點符號使用正確。

六、情景題（每小題10分，共20分）

1．劉經理要去上海的分公司視察工作，請你為他作出安排落實的方案。2．一家商場舉行開業慶典，請你介紹慶典開幕式的操作程序。

四、修改題（每小題4分，共20分。）

答案要點：

1．XX總公司關于對所屬單位學徒工轉正后工資問題的規定

把介詞“關于”前置于“XX總公司”之后。（4分）

2．XX商場（公司）關于擴大經營范圍的請示

① 加上發文單位“XX商場（公司）”；（1分）

② 加上介詞“關于”；（1分）

③ “申請”改為“請示”文種。（2分）

3．到7月底，我校的招生任務已全部完成了。去掉“基本上”三字。（4分）

4．火災發生后，我公司員工迅速奔赴救火現場，有效地防止了火災蔓延。

① “迅奔”改為“迅速奔赴”；（2分）

② “漫延”改為“蔓延”。（2分）

5．他們違反財經紀律，挪用大病統籌基金購買高檔商品。“濫用”改為“挪用”。（4分）

五、擬寫題（10分）答案要點：

⑴ 公文標題：

“發文機關名稱+發文事由+文種”（2分）

⑵ 主送機關（1分）

⑶ 公文正文的主體，用分條列項式表述，寫明：

會議時間、會議地點、會議主要議題（內容）、參加會議人員、會議聯系人及聯系方式、回執；（5分）

⑷ 發文機關名稱（加蓋印章）；（1分）

⑸ 成文日期（用漢字將發文年、月、日標全）。（1分）

六、情景題（每小題10分，共20分）

1．答案要點：

（1）詳細計劃要包括時間、地點、參加人的范圍、人數等；（4分）

（2）活動前與活動中的具體安排；（3分）

（3）注意協調。（3分）

2．答案要點：

（1）準備工作：

① 擬出邀請賓客名單并呈領導審定。（1分）

② 印制并寄送請柬。（1分）

③ 擬定開幕式程序表。（1分）

④ 主方領導擬好開幕詞、答詞。（1分）

⑤ 布置場地。（1分）

（2）開幕活動：

① 賓客簽到。（1分）

② 接待賓客休息，并為記者采訪提供方便。（1分）

③ 剪彩。

④ 主、賓方致辭。（1分）

⑤ 安排開幕式攝影、錄像、錄音等。（1分）

（3）安排節目：

可視情況安排文藝演出、引導來賓參觀等活動。（1分）09年5月國家秘書三級操作技能試卷（真題）操作題

1、備 忘 錄 至：秘書高葉 自：行政經理蘇明

主題：新產品展銷訂貨會安全檢查

公司定于2008年2月8日在×市會議中心舉行新產品展銷訂貨會，由于公司相關人員沒有到現場進行必要的安全檢查，現市消防局有關部門責令停展整頓。現在要求你接手這項工作，并請就檢查的主要內容和主要內容和原則形成備忘錄，在今天下班前交到我的辦公室。行政經理×× ××年×月×日

2、便 條

高葉：

公司目前需要編制下一采購預算，請你介紹編制采購預算的一般程序。總經理 ××年×月×日

3、根據下文提供的材料，請代京誠公司擬寫一份公文。要求：

1、按照公文正式格式撰寫

2、確定發文范圍，正確使用文種。

3、可適當填加內容使之完整 【材料】

1、根據《實施工作目標督查考核暫行辦法》，經檢查考核和認真評選，培訓中 心、企劃部、銷售部、第四分公司被評為2007業績突出部門。

2、為總結工作經驗，表彰自身建設，公司決定評選2007政績突出部門。

3、經公司董事辦公會議，對上述4個部門予以通報表彰，并分別獎勵3萬元

4、主送單位是各分公司，中心、部

5、附件是4個部門的先進事跡

秘書實務題

梅錦縣供銷社辦公室王秘書，接待了一位姓張的來訪者，據反映，三年前他與鄉供銷社簽訂了承包一供銷門市點的合同，期限五年。前五年，因該門市點地處窮鄉僻壤，群眾購買力低，幾乎是保本經營。后來許多農戶也經營起農村日用品來，他承包的門市點生意更難做了，但他改變經營范圍，向農民供應優良種籽和各種樹苗，并學會栽培技術，幫助農民發展生產。本鄉農民逐漸富裕起來了，鄉里也通了公路，張某的供銷門市點的生意日益興隆。此時，與縣供銷社副經理關系密切的本鄉農民周某，對門市點的經營十分眼紅，通過“關系”中止了張某的承包合同。張某上訪，請求縣供銷社領導主持公道。

王秘書記錄了張某反映的情況后，感到此事很棘手，他有以下方式可以選擇：

(1)將此事壓下來，不向領導匯報。如果以后有人問起，就推說忘記了。

(2)將此事只告知與周某關系密切的副經理，讓其定奪。

(3)在報告辦公室主任和供銷社經理前，給副經理“透風”。

(4)直接向辦公室主任和供銷社經理匯報，并提出處理意見。

請你對上述4種方式判斷正誤，并逐條說明理由。

《解題技巧篇》

國家秘書資格考試情景錄像題的解題小析

情景錄像題以具體實際操作技能為重點，考點涉及面積廣，較分散。但它再分散，無外乎本文所列舉的八個方面的問題。即：環境問題、職業形象、接待方面、溝通方面、接打電話和處理通話中的問題、會議方面、檔案信息以及辦公室事務管理。

總體注意事項：錄象分析題以具體實際操作技能為重點，考點涉及面積廣，較分散。

經常在錄象題中出現的問題包括以下幾點：

1、環境問題。如會議室、會客室、接待室、走廊、辦公室布局/布置/清潔/辦公用品的擺放/、整齊、衛生、光線、綠色植物等。

2、職業形象。包括坐/站/走姿等/服飾等方面。

3、接待方面。環境情況、辦公用品的準備情況、接待預約和未預約的來訪者、電話接待的要求等。

4、溝通方面。包括溝通的基本技能、具體技能要求、內容等。

5、接打電話和處理通話中的問題。如方法，語言等等。

6、會議方面。會議籌備的各項環節、會中的服務工作、會后的善后工作、會議協調、商務活動和旅行的工作事宜等。

7、檔案信息。收集方法、檔案收集流程、檔案信息管理、信息開發工作等等。

8、辦公室事務管理。庫存管理、進貨保管、緊急事故的處理、辦公設備用品的采購等。

此外，在書本每章節內的注意事項也是考試的知識點分布所在地。

秘書資格考試復習筆記(三級)一章

第一章 商務溝通

1.在見面禮儀中要注意到：在日本，鞠躬是常見的傳統禮節。；在歐洲各國喜歡擁抱的禮節 2.錄像中可能出現用餐禮儀：注意

3.饋贈禮儀中：（1）與法國人交往，不宜選用刀、劍、剪、餐具或是帶有明顯的廣告標志的物品作為饋贈禮品。（2）與美國人交往，兩種場合可通過贈禮①圣誕節期間②當你抵達和離開美國的時候。(3)與俄羅斯人交往，送鮮花要送單數。（4）與日本人交往，切忌送梳子，而且一般不送菊花和荷花。（5）與阿拉伯人交往，不送酒。P330 4.商務交往中，日本人不太尊重女性。

5.談話禮儀中，（1）避談政治、宗教等敏感話題（2）不要以自我為中心（3）避免詢問他人穿著、飾物等價格。（4）男士不問錢包，女士不問年齡。6.西餐餐具中注意刀和叉的使用。P334中

7.進餐禮儀時，餐巾放在腿上。完全攤開、塞在胸前、掖在腰帶上都是不正確的。P335 8.普通西餐的上菜順序：面包、湯、各類菜肴、甜點、水果、咖啡或者紅茶。P335 9.吃甜點時，要用刀切開后，用叉取食 P336 10.第一大題：背景：要接待一個重要訪團，進行崗前培訓，請您寫一份接待計劃。

答：（1）做接待計劃之前我們要了解基本情況，確定接待規格，指定接待計劃包括工作準備、生活準備、參觀娛樂準備，最后確定人員和經費（2）書上第339頁上中要點的第一點。（3）書上第339頁上中要點的第二點。

（4）進行崗前培訓的基本原則和要求：①.不卑不亢：不論外賓來自哪個國家，所代表公司、企業的大小，都應該以禮相待，互相尊重。②依法辦事：國際間的交往合作，都要依法而行，不僅遵守我國法律，也要遵守對方國家的法律。③內外有別：指要有保密觀念，既要保守國家機密，也要保守本單位的機密。④了解國際交往的基本禮儀：即見面禮儀、談話禮儀、身體語言禮儀、餐飲禮儀等等。

P339（5）在涉外活動安排中，注意安排好禮賓次序，它表示各國主權平等的地位。方法有：（1）按身份與職務的高低排列。（2）按來賓所在國名稱的英文字母順序排列（3）按時間先后順序排列。P339下

11.單選：對以前來訪過的來賓，接待規格應按慣例規格。P340上 12.會談時就某些實質性的問題進行交流。（選擇）P340中

13.會談完畢后的合影留念時，順序按第341頁的第一種。他遵循的原則：（1）以右為尊（2）前高后低

14.對外宴請時要注意：（1）環境要雅致、安靜（2）點菜時要考慮對方的信仰方面的忌諱，有許多對方不能普遍接受的，如燕窩、魚翅、海參等（看一下書P341下）

15.集體來訪，組織其參觀、娛樂時要一要去有代表性的地方；二是不能泄密。應預先通知接待方作好準備。P342 16.錄像中可能出現：迎賓時秘書要到大門口去迎接；介紹時通常是先由我方人員或翻譯按、迎賓者按身份高低向來賓一一介紹 P342中 注意：在溝通部分可能出現大題，多為小題

17.小題：廣義的網絡溝通指那些網絡溝通與傳統溝通并行、或者網絡溝通占主導地位的企業管理溝通體系。P344中

（5）在涉外活動安排中，注意安排好禮賓次序，它表示各國主權平等的地位。方法有：（1）按身份與職務的高低排列。（2）按來賓所在國名稱的英文字母順序排列（3）按時間先后順序排列。P339下 11.單選：對以前來訪過的來賓，接待規格應按慣例規格。P340上 12.會談時就某些實質性的問題進行交流。（選擇）P340中

13.會談完畢后的合影留念時，順序按第341頁的第一種。他遵循的原則：（1）以右為尊（2）前高后低

14.對外宴請時要注意：（1）環境要雅致、安靜（2）點菜時要考慮對方的信仰方面的忌諱，有許多對方不能普遍接受的，如燕窩、魚翅、海參等（看一下書P341下）

15.集體來訪，組織其參觀、娛樂時要一要去有代表性的地方；二是不能泄密。應預先通知接待方作好準備。P342 16.錄像中可能出現：迎賓時秘書要到大門口去迎接；介紹時通常是先由我方人員或翻譯按、迎賓者按身份高低向來賓一一介紹 P342中 注意：在溝通部分可能出現大題，多為小題

17.小題：廣義的網絡溝通指那些網絡溝通與傳統溝通并行、或者網絡溝通占主導地位的企業管理溝通體系。P344中

（5）在涉外活動安排中，注意安排好禮賓次序，它表示各國主權平等的地位。方法有：（1）按身份與職務的高低排列。（2）按來賓所在國名稱的英文字母順序排列（3）按時間先后順序排列。P339下

11.單選：對以前來訪過的來賓，接待規格應按慣例規格。P340上 12.會談時就某些實質性的問題進行交流。（選擇）P340中

13.會談完畢后的合影留念時，順序按第341頁的第一種。他遵循的原則：（1）以右為尊（2）前高后低

14.對外宴請時要注意：（1）環境要雅致、安靜（2）點菜時要考慮對方的信仰方面的忌諱，有許多對方不能普遍接受的，如燕窩、魚翅、海參等（看一下書P341下）

15.集體來訪，組織其參觀、娛樂時要一要去有代表性的地方；二是不能泄密。應預先通知接待方作好準備。P342 16.錄像中可能出現：迎賓時秘書要到大門口去迎接；介紹時通常是先由我方人員或翻譯按、迎賓者按身份高低向來賓一一介紹 P342中 注意：在溝通部分可能出現大題，多為小題

17.小題：廣義的網絡溝通指那些網絡溝通與傳統溝通并行、或者網絡溝通占主導地位的企業管理溝通體系。P344中

18.網絡溝通的主體有：管理者的角色轉換、員工—知識擁有者、網絡溝通的環境P344 19.網絡溝通的環境有三個網：企業內部的Intranet、企業的供應商間的Extranet、企業外部的Internet P344下

20.基于Internet的網絡技術的公司內部網，不僅提高了企業信息服務的自動化程度，而且降低了企業管理費用。P345 21.Intranet模式以瀏覽器/Web服務器和數據庫服務器為核心。P345 22.Intranet的應用有兩種形式：發布內部文件、內部通信 P345中

23.Extranet是面向公司合作伙伴、相關企業和主要客戶。Extranet通常位于防火墻之后，通常也不向大眾提供公共服務信息 P345下

24.選擇題：Extranet的作用是：三點（書上第346上）25.多選題：網絡溝通的主要形式：四個 書上第346頁

26.網絡溝通的原則：主要考試前三點：交流面對面，管理最有效；信息傳遞前，深思又熟慮；注重影響面，圈內與圈外。P347 27.網絡溝通存在的問題：常考第一和三點：溝通信息呈超負荷態；縱向溝通弱化，橫向溝通擴張。P348和P349 28.人們愈來愈青睞電子郵件和電子公告板 P349上第四行

秘書資格考試復習筆記(三級)第三章

第三章 常用事務文書的擬寫

1.選擇題：市場調查報告的特點：其一是針對性；其二是真實性；其三是時效性。P367中 2.市場調查報告有情況調查報告、事件調查報告、經驗調查報告和問題調查報告。P367 3.市場調查報告的主體由三部分：書上第368頁下 4.市場調查報告最重要的是實事求是。P369中

5.計劃的概念。是實現目標、內容、步驟、措施和完成期限的一種事務性文書 p369 6.計劃的特點：其一是針對性；其二是預見性。P369 7.從書上第371頁下計劃的結構與寫法開始看到第372頁的注意事項。看后，第四題題目就是根據背景寫一篇計劃書。

北京的粗略意思是：單位要開展一項學習太極神功的活動，學習完后舉行比賽，以次寫一個計劃。（注明：背景是老師舉的例子，未必是考題）仔細看一下書上第370頁，例文分析2 8.總結的類型;按內容分，由學習總結、工作總結等；按性質和作用分，由綜合性總結、專題性總結等。（選擇題）P372 9.總結的結構中主體包括的內容：成績和經驗、存在的問題和教訓以及今后努力的方向等 10.選擇題：主體由過程式、經驗式等多種形式。P374 11.在總結中的注意事項：第一、二、三、四點 P374 12.述職報告的特點是：一是個人性；二是真實性；三是通俗性。P375 13.重點：招標書。招標書由多種類型：企業經營者招標書、企業承包招標書、勞務招標書、技術引進或轉讓招標書。P376下

14.第五題：可能是公文寫作題：招標書 因此一定要好好看一下招標書的結構和寫法 看一下第377頁的招標書例文

15.第六題：可能是請柬寫作題 參見第191頁請柬的格式與寫法

16.投標書也稱為“標函”，它的特點是：針對性、求實性和合約性。P378 關于投標書的結構和寫法同學看一下即可。

秘書資格考試復習筆記（三級）第四章

第四章 會議與商務活動

1.會議前我們應該做好哪些方面？（1）確定會議的議題（2）確定會議的議程（3）確定會議時間、會期（4）確定經費預算和餐飲安排 P382 2.確定會議主題的主要方法：一是要有切實的依據；二是必須要結合本單位的事跡；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化 P382 3.會務組是負責會務組織、會場布置、會議接待簽到等會議的組織、協調工作。P382下 4.開遠程會議，預算我們應重點考慮：郵電通信費用，電話和電視費用

5.選擇題：三方或三方以上參加會議的桌子藥用：A.長方形桌子B.圓桌性C..馬蹄形桌子D.正方形桌子 答案：BD 6.選擇題：在什么樣的會議中，報告人和主辦單位負責人座位相間排列？答案：報告會、表彰會、聯席會 P385中

7.遠程會議的優點：節省時間、節省金錢、可以使用錄音帶的形式作永久紀錄 P385 8.第七題：秘書如何做好會議協調？

答：在總協調中，先要準備工作協調，即答書上第387頁上面的表格，然后再添加兩列，一列的標題是：不完成，存在問題；另一列的標題是：落實日期

在組織工作協調中，秘書要引導會議進程，秘書發言（1）著裝要得體，注意表情（2）在時機成熟時，適時引導（3）發言時要與領導導向相同。秘書還應做到在會上認真傾聽，最大限度地給予鼓勵，在會上要尊重他人意見，確信自己能對任何沖突產生積極的影響。9.決定會議效果的因素：書上第388頁下第二點、第三點、第四點和第五點。10.導致會議承銷不高的主要方面：P389中，看一下即可，了解 11.第八題：某公司開業。請你做好開業典禮的前期準備

答：書上第392頁到393頁，一共9個點。其中在第四點，闡述來賓邀請的人士包括上級領導，社會名流，新聞界人士和同行業代表。第六點中，開業現場，可以是正門之外的廣場，也可以是正門之內的大廳。第九點中，向來賓贈送的禮品時，應選擇有宣傳性、榮譽性和獨特性的禮品。

典禮的程序包括：1——7點（書上第394頁），其中第五點，詳細闡述揭幕人要由本單位負責人和一位上級領導或嘉賓代表組成，揭去蓋在牌匾上的紅布，宣告企業的正式成立 以上用自己的語言組織一下。即為答案

12.信息發布會的主題大致有兩類：（1）說明性主題（2）解釋性主題 P395 13.選擇：信息發布會的時間選擇要注意：（1）避開節日與假日（2）避免與重大社會活動相沖突（3）防止與新聞界的宣傳報道重點撞車 P395下

14.選擇：確定信息發布會的地點要考慮：（1）本單位所在地（2）事件發生地（3）當地著名的賓館、會議廳等 P395下

15.信息發布會的主賓是新聞記者 廣告公司、客戶、同行業是受邀請的對象 P396上 1.信息發布會的主持人大都由主辦單位的辦公室主任或秘書長、公關部部長擔任。P396 2.選擇：圖片、實物、模型、錄像、光碟等也是新聞發布會準備的材料。P396中

3.信息發布會上要注意：（1）講話重點突出（2）各發言人口徑統一（3）對各方記者要一視同仁，不能厚此薄彼 p397 秘書資格考試復習筆記（三級）第五章

第五章 信息與檔案

多為選擇題，這部分也可能出現大題（可能在檔案與溝通中選擇一個）1.多選：信息開發的主要形式：P401下

2.剪報的優點：成本低，獲得的信息量多 不足的是：缺乏時效性、可靠性 P402上 3.信息資料索引可分為篇目索引和內容索引。P402中

4.文摘的類型：指示性文摘（適用于信息篇幅長河內容復雜的情況）和報道性文摘 P402 5.多選題：信息編寫的類型：5點 書上第403頁下面

6.信息開發的方法：主要注意第三點（縱深發）和第四點（連橫法）P404中

7.仔細看書上第405頁信息開發的類型，一次信息的形式有剪報、外文文獻的編譯等；二次信息的形式有目錄、索引、文摘和簡介等；三次信息提供的是評述性的、動態性的、預測性的信息，其形式有：簡訊、綜述、述評、調查報告等 P405中 其考察方式是：從中抽出4個，讓你選擇哪些是一次信息？二次信息？三次信息？

8.信息開發技巧：抓住熱點、針對難點、找準亮點、超前預測、突出特色 P405中 9.信息利用中要使用跟蹤卡，跟蹤卡的定義。P406中

10.信息咨詢服務的表現形式：報刊索引服務、信息線索咨詢服務、統計資料的咨詢服務。P407 考題形式：在給出別的一個，構成四個選項

11.信息反饋的形式：正反饋和負反饋，前反饋和后反饋 四選題 P408 了解前反饋的定義：在信息發出之前，向信息發出者表示的要求和愿望 如來自基層和群眾中的建議和呼聲等 后反饋的定義：信息在發出后，信息接受者對信息做出的反應 P408 12.信息反饋的特點：針對性、及時性和連續性 P409中

13.選擇題：開展檔案利用的方式和途徑有：（1）開設閱覽室（2）檔案外借（3）制發檔案復制本（4）出具檔案證明 P411 14.開架閱覽的做法是：（1）科技檔案副本（2）非密的或密級較低的（3）編制“科技檔案檢索圖表” 選擇題P411 15.檔案外借的制度：（1）辦審批手續（2）外借期限不易過長（3）數量要有所限制（4）保證按期歸還 P411 16.檔案復制本分為副本和摘錄兩種 P411 17.檔案人員只有在利用者正式申請下才能出具檔案證明。

在證明中只能對有關材料進行客觀地、如實地敘述或摘錄，尤其對所要證明的問題起關鍵性作用的內容應做到與原件的字、句，甚至標點完全吻合。P412中 18.印發目錄包括內部印發（向內部各機構和下屬單位印發）和外部交流兩種 P412 1.“提供檔案利用”是針對檔案管理者而言；“利用檔案”是針對利用者而言 P412下 2.檔案參考資料具有問題集中、內容準確、文字精煉、概括性強的特點 P413中

1.把書上第413頁下的幾種常見的檔案參考資料的編寫看一下 他的考題類型可能是根據一定的背景，讓你選擇。如對于一個搞科技的企業來說，編寫檔案參考資料的一句詩（）則選書上第415頁的第八點、第九點和第十點。因此要知道，對于不同類型的企業，其依據不同。2.大事記的概念 P413中

秘書編寫的大事記主要是持續反映本單位情況的單位大事記。在編寫的時候，具體要求是：（三點）第一，觀點正確，用材真實；第二，大事突出，要是不漏，小事不記；第三，系統條理，簡明扼要 P413 大事記的內容有大事時間和大事記述兩部分組成。

23.組織機構沿革和企業年鑒 可能要反過來考。如：選擇題：系統記錄一個單位或專業系統的體制、組織機構和人員編制變革的情況的一種文字材料是（）選擇：組織機構沿革 同時，企業年鑒也是如此的考法 P414 24.統計數字匯集按其內容可分為綜合性和專題性兩種 P414中

25.針對性地提供檔案服務的人員：計劃決策人員、基層管理者、科研人員、工程技術人員P416中的四個大標題

秘書資格考試復習筆記（三級）關于錄像

關于錄像答題技巧：

一般：（1）看秘書的著裝，看是否著職業裝（2）辦公桌是否整潔、信函要分類放置（3）在打電話時，注意：①電話要在鈴響三聲內接電話②要用禮貌用語，如您好等？③上班時間不得占用電話聊天（4）保密：①不能對好朋友泄密②不能為了炫耀，泄密③不能因為老板吵你，賭氣泄密

（一）關于商務活動中的簽字儀式：書上第389頁

注意：迎客:秘書在大門口迎接，領導在會議室等待迎接；客人應坐在右邊；簽字廳應整潔干凈；簽字桌應為長桌，桌布應為綠色；實現應準備好簽字用具：如合同文本、簽字筆、吸墨器等；桌上要擺放雙方國旗；入座座位，助簽人應在主簽人的后面；其他隨從人員的位置要注意；合同第一次交換由助簽人完成，第二次交換由簽字人完成；到最后要照相留念，主義站的位置；共飲香檳酒互相慶祝；最后談話要注意：不談政治、宗教；不問婚否；身子預言：注意OK在不同國家的意思不同。

（一）宴請 注意：場地的選擇；點菜時要注意對方有無忌口；迎客的方式；入座的順序;關于在宴請的過程中出現的一些聊天注意事項；可能涉及到招標書的準備工作和投標，注意其日期；秘書要為上司準備好信息資料；電話保密工作；會議通知包括哪些內容；管理上司日志時，若上司日志發生變化，則應當先調整上司日志，再調整自己的日志，然后提醒上司日志已變化，最后通知對方，并致歉

(三)有關商務旅行：詳見書上第397頁（秘書與領導一起出行，可能還有其他人員）注意：做好出行前的準備，擬定出訪方案；包括意圖和目的，出訪時間、地點和路線，費用情況和簡單要求等。仔細看書上399頁的表格，準備好后要想上司匯報。召開全體出訪人員預備會，給上司提醒。

（四）有關溝通：可能員工家屬來鬧事

注意：好好看看書上的第239頁的溝通策略，這是一個對外的橫向溝通問題。

秘書有無做到換位思考；耐心傾聽；秘書有無做到日常接待，如倒水等；如果對方著急，秘書不可以急，應該有耐心；秘書在接待過程中要注意保密工作；與對方說話時，不能出現有“讓我告訴你??的電話和地址”，即在未經領導的授權下，不能說出領導的電話和地址。對方提出一些要求，秘書要向上級請示；若上級正在開會或接待他人，秘書不能直接進區鄉領導書說，而應寫成便條形式，把領導叫出來匯報。領導在為吱聲的情況下，秘書不應該說出該如何如何決定。

秘書資格考試復習筆記（三級）文書基礎

第一章 文書基礎

1.行政機關的公文是行政機關在行政管理過程中形成的具有法律效力和規范體式的文書（P3上）2.公文必須執行統一規范的格式，并遵循一定的處理程序。（P3右）

3.公文的制發程序（詳見P254，在這個表中，交擬、議擬和撰擬相當于第三頁的擬稿操作）。在我們的公文處理中，有了法律效力的環節是：簽發（P4）

4.秘書發揮助手作用，對來文寫成初步文件，以供上級閱讀的環節是：擬辦

5.為帶發文件注冊，要注意三方面：①編注發文字號②確定印制數量③確定發送范圍。（P4）5.公文的三要素：眉首、主體和版記（P5）

6.公文的格式中，秘密等級、保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人都位于眉首部分。標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章附注、附件都位于主體部分。主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等都位于文尾部分。（P5中）題型：從中抽出幾個，判斷是在主體部分？在文尾部分？

7.公文的排版正文要用3號仿宋字，一般每面排22行，每行排28個字。（P5下）8.公文眉首中的發送機關標志“由發文機關全稱或規范化簡稱后面加‘文件’組成”（區分主體中的主送機關）P6上

9.公文份數序號：是指依據同一文稿印制若干份時每份在總印數中的順序編號。它位于左上角第一行用阿拉伯數字表示（P6中 區分發文字號）

10.發文字號應當包括機關代字、年份、序號。如：國發[2000]23號

11.什么文必須有簽發人、會簽人姓名？上行文(P7)平行文、下行文均可以無簽發人

12.正確的保密標志：密級★保密期限（題型：選擇正確的一種）。其中保密期限可以省略不寫 13.公文的密級程度分為：特急、急件、限時送達

電報的密級程度分為：特提、特急、加急、平急（區分兩者 選擇哪是公文的？哪是電報的？）14.公文主體中的公文標題包括發文機關名稱、公文事由和文種三個部分（題型：給出一段公文，判斷公文標題的正誤）

15.主送機關指公文的受理機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。上行文的主送機關只能有一個，而且不能是單位的領導人。P8中

16.下行文的主送機關如果是一個受雙重領導的單位時，應當在文尾抄送另一個領導機關。P8 17.附件的位置：應當位于大印之上，屬于主體部分。18.簽署的權限只限機關首長一人。P10下

19.簽署與簽發的區別：簽署是對組織外部而言。簽發是對組織內部而言。P11上

20.成文日期的原則：①以領導人簽發日期為準②以通過的日期為準③以實際印發的日期為準（P11中看一下即可）行政機關公文成文日期的正確書寫：二OO一年一月一日 黨委機關的公文用阿拉伯數字書寫

21.確定主題詞的步驟：審讀文稿、分析主題、查閱主題詞表、著錄標引（順序不能錯）主題詞的排列順序，應根據主題詞的涵義，由小到大，從內容到形式（選擇題）P12上 13.抄送機關間用逗號隔開。

14.印發日期以公文印付的日期為準，用阿拉伯數碼標識（P13上）15.版記應位于公文的最后一面，版記的最后一個要素置于最后一行。P13 16.有特殊格式的公文有三種：信函式、命令式、會議紀要式。在信函式的格式中，發文字號位于武文線下一行右邊緣頂格。密級和緊急程度位于左側公文份數序號之下。“簡報式”會議紀要不用加蓋印章。（看書中這三種的格式P14、P15）17.法定的行政機關公文的主要種類13種（P18上）題型：給出四個，選擇出哪些是法定的行政機關公文的類型？

18.決定和決議的不同：決議是黨委機關的法定文種，行政機關不用。P18下 19.決定分為兩大類：一是指令性決定；二是宣告性決定p19中

20.通告分為周知性通告和法規性通告。題型：下列哪些具有性周知性：A.公告B.通告C.通報D.請示 選擇：BC 21.通告的特點：專業性較強。P22上

22.注意“批轉”型通知和“轉發”型通知。上級和平級來的文稱為：轉發；下級來的文稱為批轉P23 23.通報的擬寫：四個要素：傾向性導語、通報的事實（事件）、對事實（事件）的認定和分析、處理意見 P25下和p26上

24．議案是適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項時使用的專用文種。P26 25.重點：請示的寫作 題型：給出一段請示公文，然后做后面的小題。要求同學：（1）是否與報告連用：即要求同學們區分請示與報告（2）是否做到一文一事（3）事由是否明確，理由是否充分（4）標題說清楚、明白否？（5）行文格式是否正確？（6）打破口語化，應用書面語。如資金不夠，應表達為資金尚有缺口。（7）結束語規范，如以上請示，如無不妥，請批準。26.報告的分類：（1）工作報告（2）情況報告（3）調查報告 報告正文由報告導語、報告內容、報告結束語三部分構成。P27中下

27.請示寫作的注意事項：（1）堅持一文一事（2）請示的目的要明確（3）理由要充分（4）不要多頭主送P29

28.批復的正文一般由批復引語、批復內容、結尾用語三部分構成。P3029.意見可以用于上行文、下行文和平行文 P31中30.會議紀要與會議決議的區別：紀要用于行政會議；決議用于黨務會議會議紀要的特點：（1）全面反映會議內容，綜合反映會議的基本情況、主要精神和中心內容。（2）表現形式可靈活多變（3）行文方向不固定31.公文的文體結構開頭有（1）概述式（2）目的式（3）開門見山式（4）引述來文式P3832.公文的結尾的方式主要有：強調式、期求式、希望式、說明式、禿尾式 P3933.公文的用語要注意：承啟用語、引述用語、經辦用語（題型：給出幾個用語，哪些屬于承啟用語？引述用語？經辦用語？考經辦用語多）P3934.公文的三大表達方式：敘述、議論、說明。其中說明最常用，其次是敘述，最后是議論。P39下

秘書資格考試復習筆記（三級）辦公自動化

第二章 辦公自動化 此部分要注意，而且要注意涉及到的計算機用語用英文表示 1.計算機運行速度是由CPU決定的。P41下

2.硬盤：微機系統的故障幾乎30%是由于硬盤損壞所引起的。硬盤格式化會丟失全部數據并減少硬盤的使用壽命。P42中

3.目前常用的殺毒軟件是：（1）諾盾（2）金山毒霸（3）瑞星殺毒軟件（4）KV3000（常識了解）

4中英文切換：ctrl+shift 回車鍵：Enter 重啟計算機：ctrl+alt+del 5.P47上表中：（1）剪切、復制和粘貼（順序不變）。（2）單擊“查看”，則在“大圖標”、“小圖標”、“列表”、“詳細資料”四種顯示方式之間切換。

6.在窗口最大化后，可以進行的操作有：A.移動B.最小化C.關閉D.復原 答案：BCD 7.重點：針式打印機的優點是：耐用、耗材便宜、可以打印寬幅；針式打印機的缺點是：打印速度慢、噪音大；其中要經常更換的耗材是：色帶。噴墨打印機要經常更換的耗材是：墨盒

激光打印機的優點是：效果好、打印速度快、噪音小；缺點是：價格高。其中要經常更換的耗材是：硒鼓 P47中

8.數碼相機的核心部件是：CCD P48上 9.清洗相機要用一塊柔軟的干布 P49上 10.傳真機在使用時要注意：記錄紙要面朝下 在按啟動鍵后，液晶顯示：“TRANSMIT”字樣。

11.傳真機一旦發生“卡紙”，只可扳動傳真機說明書上允許動的部件，不要盲目拉扯上蓋；盡可能把整紙取出，不要把破碎的紙片留在機器內。P52上

12.復印機在使用時，主要，若要縮小25%，則在設定倍率時，應為75% 13.對復印機進行維護時，應首先切斷電源，打開各機門，卸下稿臺玻璃，然后分別將清潔器、顯影器等相繼拉出，最后取感光鼓。（注意順序不能變）P54中 14.計算機網絡由兩部分組成，一是通信子網；一是資源子網 P54下 15.資源子網中的各種數據處理設備有計算機、智能終端、磁盤存儲器、監控設備等P55上 16.網絡的主要功能：數據通信、資源共享、負荷均衡、提高可靠性 P55 17.計算機網絡中的三類資源：數據資源、軟件資源、硬件資源 P55 18.根據網絡覆蓋的范圍分類：局域網和廣域網

19.在局域網范圍內，這類設備主要包括網絡接口卡、集線器和打印共享器；在廣域網的范圍內，主要包括調制解調器、中繼器、網橋、路由器 P56中 20.網上瀏覽：雙擊桌面上的“Explore”圖案 P57下 21.為了節省網費，可以對Web站點做脫機瀏覽。P58上 22.發送電子郵件的步驟：見書上59—60頁 接收電子郵件的步驟：見書上61頁上。

秘書資格考試復習筆記（三級）法律與法規

第三章 法律與法規

1.有限責任公司中，股東以其出資額為限對公司承擔責任。股東的人數為2—50人。

2.有限責任公司的組織機構包括股東會、董事會及經理、監事會。

3.國有獨資公司的董事會成員為3—9人，其中成員中必須有公司職工民主選舉的職工代表。董事會設董事長1人。P81上

4.股份有限公司特點：（1）應當有5人以上為發起人；（2）采取募集方式；（3）注冊資本的最低限額1000萬元人民幣。（4）有固定的生產經營場所和必要的生產經營條件。（5）資和P81中

5.股份有限公司的組織結構由三部分構成：股東大會、董事會、監事會（區分有限 責任公司的組織結構）P81中

6.上市公司的4個構成點：（1）公司股本總額不少于5000萬元人民幣。（2）最近3年連續盈利；（3）持有人民幣1000元以上的股東人數不少于1000人；（4）最近3年內無重大違法行為P82中

7.對上市公司的監管：（1）信息公開制度（2）暫停上市制度（3）終止上市制度。題型：上市公司對政府、股民負責，遵循的原則是：信息公開制度 8.題型：如有一企業，注冊資本為2500萬，因為經營不善，負債累累，應采取的方法：宣告破產。（注意，不得自行解散，不得轉讓）

9.清算組的職權：（1）負責清理公司財產，分別編制資產負債表和財產清單（2）清算有關的公司未了結的業務（3）清繳所欠稅款（4）清理債權、債務

10.清算組的義務：依法履行清算義務；但不負有替公司經營的責任。P83中 11.清算程序：（1）申報債權（2）制定清算方案（3）剩余財產的分配P83中

12.中外合資經營企業的設立有利于技術改造，能做到投資少、見效快、收益大、科技含量高、可持續發展、不得污染環境 P84上

13.多選題：中外合資經營企業的出資方式有：貨幣、實物、工業產權、專有技術等；中方還可以土地使用權作價出資；P84 14.外國合資者的投資比例一般不低于25%.P84 15.選擇題：中外合資經營企業的權力機構合營企業的權力機構是董事會 P84下

16.中外合資經營企業的勞動管理：職工的錄用、辭退、報酬、福利、勞動保護、勞動保險等事項，應當依據中國相關法律。P85 17.國家鼓勵興辦產品出口的或者技術先進的生產型合作企業。即依據：中外合作經營企業法 18.中外合作經營企業的合作方面有：物資購買、收益分配和投資回收P86 19.外商獨資企業的設立條件：（1）能夠取得顯著的經濟效益（2）采用先進技術和設備（3）節約能源和原材料（4）鼓勵舉辦產品出口的外資企業。P86下 20.外商獨資企業的組織形式為有限責任公司 P87中

21.合同法的四個原則：（1）平等自愿的原則（2）公平原則（3）誠實信用原則（4）合法的原則P88中下

22.合同訂立采取要約、承諾方式。要約是相對方發出招標書；承諾是對方回投標書。要想要約取消，必須在要約未到達被要約人之前毀約。P89 23.區分無效合同和可撤消合同（題型：舉個例子，判斷是屬于哪類合同？）重點看一下P90屬于無效合同或者可撤消合同的情形。

損害國家利益、惡意串通，損害國家、集體或者第三人利益等屬于無效合同

一方以欺詐、脅迫的手段或者乘人之危，使對方在違背真實意思的情況下訂立的合同屬于可撤消合同。P90 24.當事人惡意串通，損害國家、集體或者第三人利益的，因此取得的財產應當收歸國家所有或者返還集體、第三人 P91上 25.合同履行的原則：（1）全面履行原則（2）誠實信用原則 26.若合同上未注明合同付款的地點，則在收款人的所在地履行付款

逾期交付表的物的，遇價格上漲時，按照原價格執行；價格下降時，按照新價格執行。P91中 27.合同的保全措施主要有兩種：即債權人享有的代位權和撤消權。合同履行的擔保方式有：定金、保證、抵押、質押、留置 P92上

28.合同的轉讓是指合同當事人依法將其合同的權利、義務的全部或者部分轉讓給 第三人，或者將合同的權利和義務一并轉讓給第三人的行為。P92中

29.合同的權利和義務終止后，當事人應當遵循誠實信用原則，根據交易習慣履行通知、協助、保密等義務。P93中下

30.選擇題：承擔違約責任的方式有：（1）支付違約金（2）支付賠償金（3）繼續履行（4）修理、更換、重作、退貨和減少價金（5）定金制裁

因不可抗力不能履行合同的，根據不可抗力的影響，部分或者全部免除責任P94 31.勞動法調整的勞動關系是指勞動者與用人單位之間在實現勞動過程中發生的社會關系。勞動法調整的對象主要是勞動關系。P94下

32.選擇題：勞動法的適用范圍和不適用范圍（重點看：P94下）

33.促進就業是國家的基本職責，促進就業的目標是實現充分就業。P95中 34.童工是指16歲以下；未成年工是指16—18歲

禁止用人單位招用未滿16周歲的未成年人，若招用未滿16周歲的文藝工作者、運動員和藝徒時，要保障其接受義務教育的權利。35.勞動合同的客體具有單一性，即勞動力。勞動合同是要式、有償合同。P95下

36.訂立勞動合同應當遵循平等自愿、協商一致的原則。P96上 勞動合同的試用期最長不得超過6個月.P96中

勞動者解除勞動合同,應當提前30日以書面形式通知用人單位.P96下 37.選擇題：（要看書）用人單位可以單方解除勞動合同的情形：P97上 用人單位不得解除勞動合同的情形：P97中 勞動合同的終止的情形：P97下 38.集體合同當事人一方是企業或事業組織工會或職工代表，另一方是企業或事業組織。P97下 39.集體合同是要式合同。應報送勞動行政部門登記、審查、備案，方為有效。40.允許集體合同的變更和解除：（1）經勞動合同當事人協商一致，可以解除；

（2）訂立集體合同依據的法律、法規已經修改或者廢止的（3）企業轉產、停產、破產、被兼并的，致使集體合同無法履行的 P98中

42.因履行集體合同發生爭議時，先通過協商，協商不成可通過調解，再不成，就可向勞動爭議仲裁委員會申請仲裁，對仲裁不服最后進行訴訟。（順序不能錯）P98 43.無定時工作日適用于工作時間和職責不受固定工作時間限制的職工，主要包括高級管理人員、外勤人員、推銷人員等。P99上

44.對休息休假時間工資：休息日的工資為平時的200%；晚上加班的工資為平時的150%；法定節假日的工資為300% 45.加班時間：一般每日不得超過1小時；在保障勞動者身體健康的條件下可延長工作時間每日不得超過3小時，每月不得超過36小時。

46.工資分配原則：（1）宏觀調控原則（2）自主分配原則（3）按勞分配原則（4）效率優先、兼顧公平的原則 P100上

47.勞動安全衛生包括勞動安全和勞動衛生兩方面的內容。勞動安全衛生工作的方針是安全第一，預防為主。P100中

48.對未成年工勞動保護的措施有：（1）上崗前的培訓（2）禁止安排有害健康的工作（3）提供適合未成年工身體發育的生產工具。（4）定期進行健康檢查 P101中

49.我國的社會保險有以下幾個特點：強制性、補償性、互濟性；P102上 50.社會保險基金的經辦機構負有使社會保險基金保值增值的責任。P102中 51.勞動爭議處理機構：勞動爭議調解委員會、勞動爭議仲裁委員會、人民法院 勞動爭議的調節途徑：協商、調解、仲裁、訴訟 P102 52.知識產權包括著作權、專利權、商標權、發現權以及其他科技成果權等 P102 53.著作權的內容：（1）人身權（2）財產權

54.著作權的客體：（1）作品必須具有獨創性（2）作品必須能以某種物質形式復制 看一下不屬于著作權的客體的作品（題型：下列哪些是著作權的客體？）P103下 55.著作權規定：對公民、法人或者非用人單位的作品，不論是否發表，實行自動保護原則。既保護作者人身權，也保護作者著作財產權。（題型：我是一個學者，寫了文章但未發表，受不受知識產權法保護？答：受）P104上

56.專利權的客體：符合專利條件的發明、實用新型和外觀設計。

不授予專利權的對象：科學發現、智力活動的規則和方法、疾病的診斷和治療方法、動物和植物品種、用原子核變換方法得到的物質等。P104下 57.專利權的期限：自申請日起計算。

58.看一下書上第105頁下侵犯專利權的行為有哪些？不屬于侵犯專利權的行為有哪些？ 59.注冊商標包括：商品商標、服務商標和集體商標、證明商標

60.商標權的客體：包括文字、圖形、字母、數字、三維標志和顏色組合。不可用事物自身的特點或用原材料作商標。例如：牛皮牌皮包、綿羊牌毛線等 61.商標權的取得應遵循的原則：（1）注冊原則（2）先申請原則

62.注冊商標的有效期為10年。注冊商標的續展，應在期滿前6個月內申請，每次續展的有效期為10年。在此期間內未能提出申請的，可給予6個月的寬展期。P106下 63.商標權人的主要權利包括對商標的使用、轉讓、許可等P107上 64.世界貿易組織在日內瓦正式成立。

65.世界貿易組織的基本宗旨是指通過一個開放、完整、健全和持久的多邊貿易體制，促進世界貨物和服務貿易的發展。P108上

66.世界貿易組織體制中有關協調多邊貿易關系，解決貿易爭端以及規范國際貿易競爭規則的實質性規定均體現在四個附件中。P108上

67.專門理事會下設：貨物貿易理事會、服務貿易理事會和與貿易有關的知識產權理事會三個分理事會。P108中

68.總干事由部長會議任命。

69.選擇題：世界貿易組織法的基本原則：（1）國民待遇原則（2）互惠原則（3）透明度原則（4）逐步削減關稅原則 P108下

70.有關與貨物貿易有關的法律規則選擇題中，答案是：反傾銷措施。

復習資料合輯

秘書資格考試秘書三級實務綜合資料(1)制定計劃的作用。

1指明辦公室工作所起的作用及所處的地位

2.指明組織為實現自己的目標而確定的主攻位置，所擁有的人、物、財力部署的根據 3.指明組織的活動方針和范圍保證行動目標一致 4指明事務順序先后安排

5是一種主要控制手段和數量化財政計劃

計劃工作主要內容

1每一項工作的起始時間、階段時間和最終期限 2每一項任務的數量和質量要求。

3每一項任務所需費用和其他資源

4每一項任務所承擔的人員及負責人。5每一項任務完成情況的檢查和監督。

安全檢查的主要內容及原則

1.對可預見的自然災害作好科學預測分析及時及早預報

2.對可能發生的人為事故要多渠道深入了解有關信息，掌握動向 3.對以前發生的事件進行總結，制定防范措施。

4.對預測的突發事件制定應急方案

5.將應急方案或應急程序公示于醒目位置

6.進行度突發事件的培訓和演練，掌握必要的知識與技能 7.配備相關設備和資源

8.定期檢查維護更新設備和資源，使之處于良好備用狀態。

原則：1加強領導 統一指揮2.快速反應 控制事態發展3以人為本 保護公眾利益4公開透明 面對公眾。

突發事件的報告和記錄的必要性及其兩表內容

必要性：1.作為事故處理的一依據2.作為安全教育的案例資料3.便于應對各種賠償案件

內容：

1.《事故情況記錄表》：事故發生日期、時間、地點、涉及人員，事故過程。證人

2.《工傷情況報告表》：事故發生日期、時間、地點，涉及人員基本情況，事故過程細節，救治過程，醫療處理情況，證明人辦公設備購買和租用的優缺點及其采購程序

1購買：優點：為組織增加固定資產。使用方便。缺點:一次付費過高。設備難更新。

2租用：優：最初投入費用低，并能被獲得的利潤補償。租用協議包括維護修理。

便于更新換代。缺點：常年租用費用過高。提前終止合同會有很高賠償。

采購程序：提出購買申請 審批落實費用 選擇供應商 簽訂供貨合同 貨物驗收入庫支付貨款。

正確選擇辦公設備和易耗品供應商須考慮的因素

1.價格和費用

⑴比較不同供應商的要價：初次洽談的價格 ⑵降低價格方法，如批量購買，節日削價或將其指定為唯一的辦公用品供貨商

⑶購買后還要考慮費用的支出，如：占用空間費用，存儲物品報廢，存儲過多占用資金

2.質量和交貨

⑴保證購買后能滿足需求 ⑵選擇不合格物品的供應商

⑶比較供應商交貨的時間⑷供應商能說到，做到，有誠信，很可靠

3.服務和位置

⑴比較為客戶提供服務是否方便，如所提供的訂購方式

⑵供應商所在地點方便聯絡和交貨 4.安全和可靠性

⑴送貨整個過程中，保證貨品安全，包裝，存放，運輸和交貨

⑵比較供貨商賣貨手續及相關發票是否齊全，如查訂貨單，交貨單等

⑶了解商家規模的大小，經商史上的信譽度，如為客戶保密的可靠性

申請費用以及報銷結算的步驟是

1、申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，詳細說明需要經費的人員、時間、用途、金額等情況，并親自簽字。

2、該報告或該表必須經過組織確定的授權人審核同意，并簽字批準。

3、一種情況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表提交財務部門，領取支票或現金借款；一種情況是先由申請人墊付，完成商務工作。

4、在進行商務工作中，無論是使用支票，還是使用現金，都要向對方索取相應的發票，其內容中填寫的時間、項目、費用等應與使用者實際用途相符。

5、商務工作結束，申請人應將發票附在“出差報銷單”后面，并親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領取的現金數額和支出情況進行結算。如果是先由申請人墊付的，在提交票據和“報銷憑單”后，方可返還現金。

6、如果事實商務工作時，計劃的費用不夠，需要超出時，應提前向有關領導報告，在得到許可和批準后，超出的部分才可得到報銷。

秘書資格考試秘書三級實務綜合資料(2)制定采購預算方案的程序和內容

1程序：確定預算基數 調研 確定采購的產品 編寫預算方案 修改完善方案

2內容：預算的項目名稱 目標 需要的辦公資源 采用預算方法 測算的依據 支付預算標準

政府采購主要方式

公開招標 邀請招標 競爭性談判 單一來源 詢價 國務院政府采購監督機構認定的其他方式合理調配和利用辦公資源

1.a制定合理的調配計劃：根據有關開支規定、現有庫存、輕重緩急、逐項作出調配計劃，計劃要又預見性和合理性，并注意在工作中不斷調整滿足辦公需要。B保證重點物品的使用對工作性質重要的部門實行傾斜政策。

2.建立辦公資源運行檔案（購買信息 維修合同 操作指南 所有資源情況列表 基本信息 日志記錄和故障登記）

3.管理辦公資源的注意事項（及時更新記錄 按規定清退辦公用品、設備 掌握人員流動情況）

會議籌備

1作用：了解會務工作的全局 加強協調溝通 確保會議目標實現

2特點：全面性和具體性 計劃性 明確性 3原則：嚴格時間 事項明確 會議必要

4內容：會議主題于議題 會議名稱 會議議程 時間和日期 地點 需要設備和工具 會議文件會議人員組成及人數 與會人員的組成 會議食宿安排 確定會議經費安排 會議籌備機構和完成任務的期限

會議應急方案的內容

1.會議中可能出現的意外事件：人員問題 場地問題 設備問題 資料問題 健康與安全問題與會者情緒問題 與會者返程問題 行為問題

2.明確意外事件出現時工作人員的責任

3.處理會議中意外事件的方法：同上組織電話會議的方法

發出會議通知 分發會議資料 安排會場 接通電話 相互通報出席情況 記錄

組織視頻會議的方法

視頻會議的會場 做好會場布置工作 配備和檢查設備 設備維護 為減少租用通信線路的時間 節約費用

遠程會議籌備方案特點

（1）遠程會議具有節省時間和金錢、能夠與電話服務機構商定使用錄音帶做永久記錄、而且交流更加直接、簡短的優點。

（2）遠程會議籌備方案擬定時，應預先了解提供電信會議服務公司的服務業務，并提前一周與電信會議服務公司預約，明確提出自己的要求，并提前將下列內容告訴電信服務公司：會議日期、會議起止時間、會議參加人數、與會者的電話號碼、主持人姓名等。

（3）會議程序、議程及其他材料必須提前寄給與會者，以便他們有時間準備會議討論。

（4）遠程會議籌備方案中要有專人負責檢查遠程會議設備是否齊全和正常，擺放是否符合要求。

會議籌備情況檢查主要內容

1會議準備工作是否充分 2文件材料的準備 3會議布置情況

4禮儀接待人員的準備 5環境條件與用品的準備

6保衛工作的檢查7檢查其他內容

做好會務籌備情況檢查的方法有兩種：

（1）聽取會議籌備人員的匯報

1）聽取匯報的領導要加強前期的調查，深入一線，發現問題，解決問題。

2）會議籌備人員對匯報材料的準備要側重困難和問題，注重實效。

3）選擇合適的匯報時間。

4）對會議籌備情況匯報的重點是籌備中的問題。因此，匯報之后要抓緊催辦和落實。

（2）會前現場檢查

1）檢查會議所需的各種資料，要考慮一些特殊人群的需求，如提供大號字印刷材料。遠程會議要提前下發材料。

2）注意氣味。一些人對香水、花露水和濃重的化學氣味過敏或高度敏感。因此，要對所有工作人員提出要求。

3）設立入場登記臺。為使人們能輕松、快捷地登記入場，可考慮設置咨詢臺或登記臺。張貼會場平面示意圖。4）佩帶徽章、名牌。為方便工作，所有工作人員都應佩帶徽章或名牌。

5）準備接待休息室。應在接待休息室內放置公司標志或旗幟，可放置電話機、傳真機、電腦、留言條和筆等。此外，還應備有急救箱。

6）安排接待、服務人員。配備精通產品和服務的人員，事先組織培訓，回答與會者的提問。

7）遠程會議要加強對設備的檢查

秘書資格考試秘書三級實務綜合資料(3)會議協調的內容

1協調會議召開的時間地點出席人員列席人員 2協調會議相關事項 3協調會議議題 4協調會議紀要

5協調會議決定事項的落實

推進會議進程的方法

1了解會議主題和議題 2嚴格遵守會議時間 3主題明確

4鼓勵和引導與會者

5消除交流故障抵制不和諧因素 6合理安排議題

7掌握會議休息的時機 8適時結束會議

會議經費使用的方法

1以節約為原則，需要開支的項目要盡量列的詳細具體

2向會議籌備委員會的領導人提出申請并按照審批權層層審批 3領導審批后由財務部門提取現金或填寫支票 4支出會議經費

5領導審批后按本單位零用現金、開支標準和報銷的這種財務制度和規定辦理結賬手續。

會議總結的目的

1檢查會議目標的實現情況 2檢查各小組分工執行情況 3檢查個人工作情況 4表彰先進個人

5妥善解決會議遺留的問題

高效率會議的決定因素

1會議召開的必要性 2經過精心準備 3地點選擇適中 4形式多樣化

5嚴格執行了會議的各項議程 6與會者經過認真確認和專心挑選 7嚴格開會、散會時間 8會議作出的決定事項

9會議經費支出合理 10會議服務熱情周到

信息利用的要求

1信息利用要給組織帶來效益

2信息利用要對社會環境和公眾負責。不能損害社會環境和公眾利益 3信息利用要嚴格遵守信息法規，遵守知識產權保護的相關法律法規

登記

（1）登記的含義：登記即建立信息的完整記錄。

（2）登記分為兩種類型；

①總括登記，對存儲信息按批分類登記；

②個別登記，按信息存儲順序逐件登記。

（3）登記形式有兩種：卡片式登記、薄冊式登記。

2、編碼：

（1）編碼要求；編碼結構應表示出信息的組成方式及關系。

（2）編碼步驟；分析所有預編的信息；選擇最佳的編碼方法；確定數碼的位數

（3）編碼的兩種方法：

①順序編碼法，按信息發生的先后順序或統一標準編碼；

②分組編碼法，利用十進位阿拉伯數字，按后續數字來分別信息的大、小類

提供檔案利用的要求及方式

1要求：依法開展利用工具 主動及時開展利用工作 不斷完善檔案服務方式和手段 掌握本單位近期工作重點、重大活動據此開展檔案利用工作

2方法：開設閱覽室提供利用 檔案外借 制發檔案復制本 提供咨詢服務 印發檔案目錄 舉辦檔案展覽

編寫大事記的工作步驟和注意事項

1.接受任務后，首先收集有關文件和材料，掌握公司成立至今以來發生的一些大事和要事，接下來了解編寫大事記的注意事項，如材料真實編寫時突出大事不要漏要點拋掉小事。編寫大事記注意系統性和條理性，簡明扼要。寫完之后要讓經理過目，經理認為沒有問題后將其制作成展板，供客閱覽了解使用。同時要將該大事記放在公司的參考資料里，以后逐年編寫。

2.大事記主要由大事記記述和時間組成。大事記述是大事記的核心部分，通過許多重大事件的記述，反映歷史發展的概貌和規律。大事的合理選擇是撰寫著部分之一。大事時間要求有記載準確的日期，不用模糊的字詞。而且對每件大事均寫明某年某月某日，爾后再按大事發生的時間順序進行排列

第五篇：期末中國秘書史資料

中國秘書史

一、名詞解釋

1.誹謗之木:部落聯盟時期,堯根據舜的建議,命舜在土階前樹立一根木柱,讓百姓在上面書寫意見,指出自己的過失,以修明政治,稱為~,由于此木是舜受命而立的,舜又名重華,所以又稱華表。

2.祭祀史官:是商朝史官的類型之一,專管各種祭祀,安排一切祭祀儀式.他們類似于現代負責大會或典禮的籌備,組織,服務的人員。

3.甲骨文:是刻寫在龜甲或獸骨上的文字,是我國發現的最早的,成熟的古文字。4.卜辭:是商朝占卜時成句的貞卜文字,其內容以商王的活動為中心,其主要的殷商自武丁到紂王105年間的事情,涉及政治,經濟,軍事,文化,社會組織,風俗習慣,科學技術,等方面,是殷商王室活動的真實記錄,較全面地反映了當時的社會狀況。5.太史寮:是商朝末年出現中央秘書機構.隨著商朝統治區域的擴展,人口的激增,國事日趨繁忙,作為輔助管理者的秘書人員增加了,這樣導致了秘書機構的出現,以便將秘書人員組織起來,有效處理各方面的事務.太史寮的主官稱太史,下隸有層次不同,職掌各異的史官,他的主要職責是負責商王的冊命及祭祀等事宜。6.卿事寮:是西周時期三公之下設置的執掌政務的官署,它以太史寮為輔助部門,作為與下屬聯系的秘書機構,史籍上將二者合稱為“卿事寮”。

7.金文文書:商朝時期,人們開始在青銅器上鐫刻文字,起初很簡短,有的僅一個字,有的刻上姓名以示歸屬,漸漸地,文字多起來,最長的有45個字,被稱為“銅器銘文”,又稱“金文”或“鐘鼎文'.他們的字體類似甲骨文,已初步具有史書的性質,所以,稱之為~。

8.簡牘文書:是刻在竹片或木片上的文書,主要用于記事.刻寫在竹片上稱竹簡,也稱,簡策,汗簡,簡冊,殺青;刻寫在木片上的稱木牘,版牘。

9.盟書:是西周時期,周天子與諸侯之間,各諸侯國之間,諸侯和卿大夫之間殺牲血,對神盟誓而訂立的協議,它沒有命令的性質,而是各方均共同遵守的規則。

10.天府:是我國歷史上最早的中央檔案機構.西周時期,由于檔案種類,數量增多,檔案業務更加復雜,因而設立了天府來收藏保管檔案。

11.尚書臺:西漢成帝時,為削弱相權,將尚書組成獨立的官衙,稱尚書臺,其辦公處設于皇宮內.尚書臺的設立,標志著新的秘書機構正式形成,開始將丞相府的秘書職能轉移至皇宮來,使它成為皇帝的機要秘書處。

12.試吏法:是秦朝地方政府的秘書官吏的選用方法.所謂試吏法,就是根據各地民意反映,對地方閑散人才進行調查,了解,然后召集有關人士,由縣以上官員對他們目測外貌,口試問題,選其中較優秀者,派至縣,鄉當秘書吏員。

13.鐵券:是皇帝將封賞勛臣宿將的記錄券刻于鐵片上形成的文書,它既表示珍重,珍貴,又便于長久保存。

14.避諱制度:皇帝為維護自己的威嚴,命令無論是自己頒布的制,詔,臣下上呈的奏,議,還是吏官的記載,或各級官府的文書中,凡遇到皇帝名字的字,一律以其他字,詞代替,連與皇帝名字音近似的字也不準用.這種制度稱作避諱,形成于秦朝。

15.門下省:晉朝皇帝將皇宮中的侍中,常侍,給事中,黃門侍郎,諫議大夫,起居郎等秘書官員組織成一個新的秘書機構,稱門下省,在皇帝左右議論大政,出納詔命,辦理交付事項。

16.騎縫,押縫制度:騎縫即在兩張粘連的公文紙的連接處加蓋印章;押縫即在兩張 公文紙的粘連處或公文末尾署名,又稱押字或押尾,這一制度根據紙制公文的特點,起到了防止公文偽造,保證其真實性的作用。

17.連暑制度:也稱聯暑制度,即幾位官員在同一公文上聯合簽署姓名,以表示對該公文內容共同負責。

18.通事舍人:是隋朝設置的中書省內重要的秘書官員.職掌相當于前代的竭者,皇帝臨朝或朝廷大典時,負責引見,通奏,安排百官的進退,位次排列,并收受四方通表,有時也代表皇帝慰勞出師的軍隊,按月慰問將軍家屬,造訪地方名士,長者,迎接回朝的軍隊。

19.經筵官:宋代除了起草制詔,參謀顧問的翰林學士以外,設有一些冠翰林學士之名而不屬于學士院的官,有”翰林侍讀學士“"翰林侍講學士”,稱為“經筵官”在皇帝左右進講書史,相當于皇帝的學習秘書。

20.匭使院:是武則天執政時設立的信訪機構,武則天稱帝后,為了打擊政敵,鞏固皇位,采納臣下魚保家的建議,鑄設銅匭,獎勵告密.特地命令中書省設立匭使院,以諫議大夫及闕,拾遺各一人.為知匭使,主持院務,組成了中央信訪機構。

21.南北樞密院:是遼代北面官系統中的國家機構之一,它分掌文輇,部族,丁賦和兵機,武銓,群牧之事,是全國軍,政中樞，分別置有林牙,知院貼黃,知圣旨頭子事,掌院頭子等官,負責秘書工作。

22.幕職官:金朝皇統年間,為了行文方便,規定判官,掌書記,主薄等統稱“幕職官”。23.六科:明朝時期,由于皇帝直接領導六部處理國務,需要在他與六部之間建立一個聯系機構,由此產生了六科,即吏,戶,禮,兵,刑,工六科,作為協助皇帝處理六部事務的秘書機構。

24.秉筆太監:是明代司禮監內從事秘書工作的太監,主要負責章奏初閱,代皇帝批答,記述,傳達皇帝的命令。

25.票擬:也稱條旨.即內閣大學士閱讀奏章后,用一紙先擬寫對所奏問題的初步處理意見,貼于原奏章上,以供皇帝批閱是參考.它有些問題類似于現代公文處理中“擬辦”。

26.紅本:是指皇帝用朱筆批閱過諭旨的題本。

27.軍機大臣:由親王,大學士,尚書,侍郎等兼任.所有軍機大臣均由皇帝親自從內閣和各部院司院及督撫中選調,無任職期限,受命后仍保留原職,皇帝可隨時免除,令其回原衙門供職。

28.奏事處:是雍正時,為收受密奏而設的機構.后來,內閣,軍機處承辦的公文也由它呈進.奏事處由御前大臣兼管,因清制規定外官不得進入內廷,而太監又不得接近外官,故分為內奏事處與外奏事處。

29.幕僚:是由主官自行聘請來備顧問,當參謀和協助辦理文書事務的私人秘書。30.發抄:清朝時,凡皇帝批示交各衙門擬辦或知道的題本,由軍機處發交內閣,內閣傳知各衙門派人來抄回辦理。

31.密奏制度:是清朝形成的一種文書工作制度,密奏,亦稱密折,它是只有指定的官員才有權上呈,并由皇帝親自啟封,閱看,批復的絕密奏折.它不拘格式,書寫自由,也不必貼黃和備副本,并不用送通政司轉內閣,直接交奏事官進呈,由皇帝親自處理,避免了題本的不便。

32.九部三局:南京臨時政府重要的中央行政機關總稱“九部三局”九部指陸軍部,海軍部,外交部,司法部,財政部,內務部,教育部,實業部,交通部.三局指法制局,印鑄局,公報局。

33.承政廳:是南京臨時政各種的辦事機構,相當于后來的總務廳和現在的辦公廳, 以負責秘書工作為主,同時負責會計,庶務等類似于現在的行政處的職責和不屬各司,局的事項。

34.文書檔案連鎖法:是國民黨正度改革秘書工作的內容之一.它規定各機關由總收發室將全部公文,發文分類,編號,登記,然后將公文送往主辦單位,用統一編號的方法,將文書工作和檔案工作連鎖起來,以改變公文運轉遲緩,檔案分散和壟斷的狀況。

35.技術書記:是中國共產黨成立初期黨和群眾團體中設置的文書工作人員。36.中央秘書處:是中國共產黨建立初期黨中央專門的秘書機構,隨著黨中央秘書工作量的增加,技術性增強,要求的提高,僅設置秘書和技術書記無法承擔如此大量的工作,于是1926年6月,中共中央第四屆第三次執行委員會擴大會議提出設置中央秘書機構,被大會接受.自此,中共中央秘書處成立。

37.一文多套收藏制度:是中國共產黨建立初期的一種檔案工作制度,即黨的文件不能只在某處獨存一份,而應在數處各存一份,以免該處遭到破壞后文件全失損失。38.四格八法:是清朝對秘書官吏考核的措施.四格指;才,守,政,年;八法指貪,酷,浮躁,不及,老,病,罷軟,不謹。

39.四善:唐朝對德的基本標準稱“四善”,即德義有聞,清慎明著,公平可稱,恪勤非懈,簡稱德,慎,公,勤。

40.錄事參軍:東漢末年,曹操以丞相名義帶兵,幕僚多稱“參丞相軍事”,后省稱為“參軍事”或“參軍”.南北朝時,由于州刺史多帶軍職,其幕僚也以“參軍事”作為官稱.錄事參軍屬于秘書官員,“錄”,即總領之意.“錄事'指總領府內日常事務,為幕僚之長,相當于秘書長,事刺史的主要屬官。

41.大林牙院:遼的中央政府分為”遼官“和”漢官“兩大系統,遼官系統稱為”北面官“統治中樞設在北面官,北面官的各級機構又分為北院,南院,是全國軍,政中樞,也是秘書工作的中樞.北面官中設有大林牙院,掌管文翰,是皇帝的秘書機構,置有都林牙,林牙承旨,林牙,左右林牙等官員,負責擬制,頒布詔書等事務。

42.滿票簽處:清朝內閣內部設置十二個機構,其中有十一個房承擔秘書業務工作,滿票簽處是其中之一,它是負責擬寫,蟮抄滿文票簽,凡滿文本掌由該處校閱,驗看票簽式樣,擬寫滿文草簽,送大學士審定后,在蟮成正簽;對各部院本章中有滿文文法錯誤或不當的,該處有權退回部院令其糾正.另外還負責其他一些與滿文相關的事務。

43.中央文庫:中共中央秘書處的文件保管處原先只有一兩個工作人員,和秘書處在一起.根據中央的指示和中央秘書工作委員會的規定,存放文件檔案的庫房必須和機關分離,用單獨一棟房子,工作人員組成”家庭'以作掩護,這樣,文件保管處就成為中央各機關文件的存放庫,即檔案庫,習慣上被稱為中央文庫。

44.軍機處:雍正時,因用兵西北,往返軍報頻繁,軍事文書驟增,清政府鑒于內閣人多事雜,易泄露機密,且內閣位于太極門外,距內廷較遠,不便于皇帝隨時面授機宜,因此,于雍正七年在內廷設立軍機房,處理緊急軍務,以期“辦事密速”。

45.元代的照刷,磨勘制度:照刷是檢查公文是否有稽遲,失誤,遺漏,規避,埋沒,違枉等情況發生;磨勘是指照刷之后,再做一次檢查,看其中的錯處是否已經改。

46.案牘吏員:是元朝的秘書官職.案牘是官衙中公文,檔案的泛指.案牘吏員就是官衙中處理公文事務的秘書人員,是官衙中居首席地位的吏職。

二、簡答題

1、秘書工作起源的條件： ①、領導部門的出現。秘書工作是領導部門的輔助性工作,只有出現了領導部門,才會隨之而產生秘書和秘書工作,這是秘書工作發源必不可少的社會條件之一.領導部門是人類結成了社會組織,有了管理,指揮它的人員后形成的.社會組織的領導部門需要有人輔助,為她們處理日常事務,上傳下達,參謀咨詢,這導致了秘書人員的誕生。

②、文字,公務文書的出現。文字是人類文明的標志,是表意的工具,也是書寫文書的先決條件.文書是人類在社會實踐中形成的材料,它只有在文字出現后才可能產生,各文明古國的進化史都證實了這一點,社會組織的領導部門為了頒布命令,制定規章制度,記錄事件,以便實施管理,需要制作文書,由此產生了公務文書.公務文書需要有人擬制,處理,傳頒,保管,由此產生了以文書工作為主的主要業務之一的秘書人員和秘書工作.因此,文字和公務文書的出現,是秘書工作起源的又一個社會問題。

2、為什么說部落聯盟的昌盛時期是我國秘書工作的孕育時期？

我國部落聯盟的昌盛時期,已經形成了社會組織的領導部門,有了原始文字,原始的公務活動記錄,有了專事記錄的人員,出現了秘書工作,因此說這個時期是我國秘書工作的孕育時期。

3、簡述太史寮產生的社會背景: 商朝末年,大舉用兵,平定了東夷,勢力擴展至江淮流域.俘獲了大量奴隸,史稱商紂王“有臣億萬”“有億兆夷人”.統治區的擴展,人口的激增,國事日趨繁忙.作為輔助管理者的秘書人員也相應增加了,他們需要被組織起來,各司其職,又相互配合,才能有效地處理各方面事務,這樣就導致專門秘書機構的產生。

4、西周時期的下行文體: 誓,帝王動員部下討伐地方命令性文書.誥,帝王或執政大臣代表勉勵屬下的文書.命,帝王或執政大臣代表國家發布的命令性文書.策,帝王封賞王族宗子,貴族,功臣及發布命令的文書.典,中央政府頒布制度,法規的文書.檄文,周天子,各國諸侯或卿大夫用來征召,曉諭或聲討敵方的文書.令,周天子發布的命令性文書。

5、西周時期的上行文體: 上書,臣下向天子或國君陳述政見的文書.事書,諸侯及地方政府官員向天子或中央機構匯報事情,請示問題的文書.丁籍,諸侯國及地方政府將多轄境內的人戶,土地,車馬,財物及收支數目等定期上報的文字.計書,郡縣主官每年年終將下一的民戶,賦稅的項目,數量作出預算,寫在木券上,呈送給國君的文書。

6、西周檔案被用于: ①、作為統治和施政的工具.在各種檔案中被重視的是版圖,各國對此無不嚴加收藏.各國變法中繁多的法令文書,版行后也都被妥善收存起來,以供統治者隨時查用,作為施政工具.②、作為傳授學問的工具,流散于社會上的檔案,主要被士利用.士為了提高自身的文化修養,學習理政經驗,十分注意收集檔案,進行研究,其中造詣深者還利用檔案開辦私學,傳授學問 ③、檔案被匯編成集,孔子等人在收集了大量檔案,典籍并予以整理,研究后,懷著一定的政治傾向,將其匯編成籍。

7、春秋戰國時期史官地位衰落的原因：

①、社會動蕩，王室衰微（人治觀念繼續增長）②、私學興起，文化普及（史官與國君的觀念沖突）③、注重人治，選官變化

8、春秋戰國時期新秘書官職的產生： ①左徒②令正③掌書④尚書⑤文書

9、秦朝的皇宮秘書官職：

1、為皇帝處理具體事務的秘書： 尚書——戰國時期秦國的主要秘書.太史令——即史官，負責記錄大事.符璽令——負責保管皇上印璽.2、參謀性質的秘書

博士——皇帝的專職謀士.給事中——立于殿中,備顧問應對,討論政事。侍中--侍從于皇帝左右,出入宮廷的近臣。

3、宦官秘書

10、漢朝秘書官吏的來源：

①、察舉、征召、辟除.②、學校培養.11、古代“秘書”一詞的含義： 指宮禁中的秘藏之書；指讖緯圖錄等類書；指官員。東漢桓帝時創設秘書監一職，掌管宮中圖書經籍。此稱呼開始轉向人。曹操設置的秘書令、丞，性質和前三種完全不同，不僅名稱上由物及人，工作上也與現在的秘書工作有共同出。我們甚至可以認為，曹操設置秘書令，是我國現代秘書工作的起源。（或問：為什么說曹操所設秘書令是我國現代秘書工作的起源）.12、為什么說魏晉南北朝時期是我國秘書工作大發展時期: 魏晉南北朝時期,統治者為了防止秘書機構的權利膨脹,吸取前代的經驗教訓,不斷探索,使中央秘書機構初步發展為中書,門下,尚書三個相互監督,相互制約的部門.這一時期,統治者高度重視秘書工作,使秘書機構的作用顯得很突出.有作為的政治家開始重視協調和秘書的關系,以充實發揮他們的作用,導致優秀秘書人才輩出.公文寫作開始和其他文體分流,成為一種獨立的應用文體,一項專業性很強的技能,因而涌現出許多專事公文寫作的“手筆”開始了對公文進行理論總結和研究.紙張成為公文擬寫的唯一材料,形成了許多新的公文制作制度.因此,魏晉南北朝時期是秘書工作重大發展的時期。（詳細見P46頁）

13、簡述文筆的區別和意義: 曹操之后不久,公文成為一種正式的獨立文種.當時,文章有了文筆之分,文即文章,詩賦,必須有情辭聲韻.筆即公文,不需要有韻,也不必具有文采,只要直敘,著眼于述事達意,施于實用,凡表,奏,書,檄都稱筆,它有一定的格式,類似于近代的文牘.文筆之分:說明公文寫作已經成為一種專門的技能,有它獨特的要求，規格.這無疑大大有助于提高公文的質量,它是文書工作史上的一大飛躍.14、魏晉南北朝時期文書工作發展的表現：

魏晉南北朝時期公文寫作開始從其他文體中獨立出來，有了文、筆之分，出現了專門的公文寫作高手，而且開始專門公文進行理論總結和研究。紙張成為公文擬寫的唯一載體。

15、魏晉南北朝文書制作制度：

①、騎縫、押縫制度——騎縫即在兩張粘連的公文紙的連接處加蓋印章；押縫即在兩張公文紙的粘連處或公文末尾署名，又稱押字或押尾。這一制度根據紙質公文的特點，起到了防止公文偽造、保證其真實性的作用。

②、連署制度——也稱聯署制度，即幾位官員在同一公文上聯合簽署姓名，以表 示對該公文內容共同負責。

③、勾檢制度——魏晉起尚書臺省中設置了比部，置比部郎中主官，專門稽核皇帝和中央政府頒發的下行文，說明對公文的復核已有專門部門負責。

④、帖敕——即由主持朝政的大臣在奏章后簽署意見，作為敕命，批發判行。⑤、一文一事制度 ——即一件公文只直敘一件事，不同的事由不混于一文。此制有效地防止了行文關系錯亂，提高了公文的準確性。時效性，加速了公文的運轉。它作為公文的主要制作原則之一。

16、唐朝中書舍人的職責: 1.初讀中央政府各司和各地官員的奏章表議并提出處理意見,然后呈進皇帝.同時,凡上報的大事件,也由中書舍人轉呈.2.負責起草詔,制,敕,璽書,冊命等皇帝頒發的文書,進呈皇帝批準后,按規定發有關部門執行.3.下達的制,詔,敕等文書在執行過程中，如發現有誤差,有責任向皇帝奏明,并加以政正,起到信息反饋的作用.4.逢有百官聚會,朝廷大典時,中書舍人須侍從皇帝左右,代表皇帝接受百官的奏狀.5.皇帝在朝廷上冊封,賞賜大臣時,由中書舍人宣讀冊封,賞賜的詔命;作為特使慰問有功的將帥和國家的貴賓.中書舍人名義上隸屬中書省,實際上是皇帝的高級秘書,其地位和作用都很大。

17、比較唐,宋的信訪機構: 宋代的鼓,檢兩院與唐代的匭使院相比較,有如下不同:

1、宋代的中央信訪機構分為兩個各自獨立,層次不同的部門,鼓院為初級部門,檢院為高級部門.吏民須先投書初級部門,遭拒絕或不滿其處理結果,可再投書高級部門，這就給上訴者多了一個申訴的機會,不致被一個部門所壓制.2、武則天鼓勵吏民投書的主要目的是為了打擊政敵;宋代設兩院的主要目的是為了讓皇帝直接了解下情,這就擴大了信訪工作的范圍,增加了它的作用.3、唐代匭使院隸屬中書省,宋代兩院隸屬門下省,門下省是皇帝的近侍組織,故就隸屬關系而言,宋代兩院更親近于皇帝.4、宋代兩院的工作已有了規章,這些規章的制定,使處理上書的手續有了條理,有利于提高效率.總之,宋代的信訪機構處理比唐代有明顯發展。

18、遼、金、元的秘書工作特點。

遼、金、元是中國歷史上少數民族入主中原后建立的地方或全國性政權。這些少數民族在進入中原前，其社會發展程度低于漢族；進人中原后，他們努力吸取漢族政權的統治經驗和先進的生產方式及文化，加速了向封建化過渡的進程。因此，他們的秘書工作既帶有其原有的舊制痕跡，又糅合了唐、宋的一些經驗，表現出兩者混合的特點。

遼、金、元時期秘書工作的水平從總體而言沒有超越唐、宋，但在某些方面有所創造，如遼、金、元的各級秘書機構中都配備有懂多種民族語言的秘書官吏；遼代的秘書機構分為南北兩套班子，以適應不同民族、不同地區的行政管理；金代創設了傳遞緊急文書的急遞鋪制度；元代則在秘書官吏的選拔、文書檔案工作制度和公文傳遞制度方面頗有建樹，為后人提供了寶貴的經驗。這一些證明，我國歷史上秘書工作的經驗是各民族共同積累起來的，遼、金、元時期是我國秘書工作的融合時期。

19、明朝的秘書機構

內閣、通政使司、六科、司禮監、文書房（詳見P112頁）20、簡述清代內閣職能及其變化: 主要職能：參與議政，辦理本章，擬撰、承宣諭旨，籌備組織大典，收存重要檔案。

初期權力很大，南書房成立后被分權，軍機處設立后，只辦理例行政務；1901年廢止題本，它成為儲存檔案的“閑曹”，宣統三年，成立責任內閣，就內閣壽終正寢。清沿明制，仍以內閣作為政府中樞機構，但實際上內閣權力遠不及明代，且權力越來越低。清初，在內閣之外設議政王大臣會議，皆由滿洲親貴構成，稱“國議”，凡軍國機要重務，均不經內閣票擬，而由議政王大臣會議策劃，皇帝裁決。康熙時設南書房，一切特頒詔旨，由南書房翰林撰擬，內閣之權更分。雍正年間，普遍推行奏折制度，機要之務，皆由奏折直達皇帝，內閣權力大為削弱。清代內閣的演變過程，再次表明，直到封建社會的最后一個王朝，中央主要秘書部門的嬗變仍在延續，中央秘書機構仍不穩定。

21、軍機處的特點：

第一，被皇帝嚴格控制。軍機處是皇帝的附庸機構，皇帝絕不允許它發展成為影響皇權的又一新的權力中心，為此，清統治者采取了多種措施。

第二，職掌寬泛。在皇帝的嚴格控制下，軍機處的職掌越來越廣泛，既掌管軍事機要，也掌管行政機要；既參與議政，又辦理具體事務；既為皇帝撰擬諭旨、處理文書，又參與審理要案、薦補官員等等，它是皇帝的綜合性辦事機構。

第三，人員精明強干。軍機處職掌廣泛，事務繁雜，而人員卻僅有軍機大臣和軍機章京，最多時也不過四十幾人，還必須分班人值、隨侍和值宿，處理涉及各個方面的大量業務，非精明強干之人難以勝任。因此，對其選拔異常嚴格，從各衙門中挑選文化水平高、知識面廣、業務能力強、辦事謹慎的干練官員到軍機處任職。

第四，辦事效率很高。軍機處以區區幾十人的班子，協助皇帝處理朝廷浩繁的軍政事務，其效率之高，是歷代皇帝機要秘書機構中罕見的。

第五，保密措施極嚴。軍機處承辦之事，多屬朝廷的核心機密，故對保密問題十分重視。

22、清代內閣的職掌：

參與議政,內閣職官中能參與議政的主要是大學士.辦理本章,這是內閣最主要的,大量的日常事務.擬撰,承宣諭旨.籌備,組織大典.收存重要檔案.組織修書。

23、論述南京臨時政府的文書工作制度。南京臨時政府堅決奉行務實、高效的辦文宗旨，力求摒棄封建王朝文書處理中相互推倭、拖延的官僚作風。為此，臨時政府各部、局紛紛建立起辦文制度，如財政部制定的文書處理程序有：掛號、是閱、辦稿、繕校、發送、歸檔。臨時政府還對公文處理的時限也作了嚴格規定。為了防止作弊，臨時政府對收文尤其作了 嚴格規定，凡到總統府投遞文件者，由外傳事處將文件呈交收發處驗閱，決定收受與否，由收發處加蓋印戳，注明日期，發給收據。凡屬總統府權限所管者，不予收受，但需注明該公文主管公署及地址，交由該投遞人自行向主管公署投遞。凡上呈文件均一律存查，分別批簽。為了防止秘書人員刁難或勒索，還規定，凡投送總統府的文件，不論收受與否，均由外傳事處將文件呈交收發處驗閱。

24、論述北洋政府秘書機構的特點。

1.從中央到地方的各級各類機關，均普遍設置有秘書機構或秘書人員。盡管當時 軍閥們爭權奪利，統治者還是著力加強秘書機構的建設。

2.秘書機構的名稱及其職責趨向一致。各級各類秘書機構的名稱主要有三種，即秘書廳（處）、總務廳（處、科）、書記廳（處、室），這些秘書機構的內部組織大同小異。

3.各機關大多只設一個機構負責全部秘書事務，只有少數機關才分置幾個秘書機構，主要是將起輔助決策作用的高級參謀、顧問人員和負責機密或重要文書的高級文書工作人員分開。秘書機構的職權范圍明確。各級秘書機構尤其是中央秘書機構的職權范圍，這時已有比較明確的規定，各為其長官的辦事機構，除秘書事務外，兼管的只是本府、院、署內的行政后勤事務，及不屬各執行機構所管的事務，且秘書長等秘書部門的首腦只是位列各執行機構主管之前，不能指揮他們。5.秘書機構的級別名稱比較混亂。同為中央機關的秘書機構，有的叫書記廳，有的又叫書記處，至于中央直轄機關的秘書機構，其名稱更為混亂。

25、在民主革命時期，中共中央的秘書機構是如何建立的？ 中國共產黨建黨開始就設置秘書，但是它是一種領導職務，后來又設置專職的秘書，即技術書記，這時的秘書已不是一種領導職務。隨著形勢的發展，黨中央秘書工作量越來越大，僅靠秘書和技術書記已無法承擔如此大量的工作，1926年中共中央第四屆第三次執行委員會提出設置中央秘書機構，經大會同意決定設中央秘書處，總攬各項技術工作。從此，中央秘書處正式成立，王若飛為首任秘書長。最初設立的秘書處為中央部委一級，設秘書長一人，副秘書長協助秘書長工作。

秘書處下設文書、交通、會計三個科，具體負責各項事務。秘書處實行集體領導。秘書處的基本任務是總攬黨中央的各項秘書工作。會務、文書處理、文件材料的管理、以及保密、交通、會計、主編秘書處通訊，辦理領導交辦的其他秘書工作等大量工作全由三個科室分別承擔。總之，中央秘書處作為黨中央的第一個秘書機構、承擔了中央全部秘書工作，起到了助手作用。

26、談談中央辦公廳的設立、結構及發展。①隨著解放區的擴大，中央秘書處的日常工作越來越多，它已很難適應工作的需求。1941年中央決定在秘書處的基礎上設立中央辦公廳。

②中央辦公廳由秘書處、中央直屬機關管理局、中央直屬機關黨委、特別會計科構成。

③中央辦公廳主任、中共中央秘書長、秘書處處長、副處長，分管辦公廳的各方面工作。由于敵人進犯延安，為了安全，中央決定把辦公廳一分為三。到1948年，中央辦公廳恢復了原建制，并增設了行政處和警衛處，與中央直屬機關管理局共同承擔行政事務。經過充實調整，中央辦公廳得到了發展。

27、試比較中央辦公廳和中央秘書處的不同。

①中央辦公廳與中央秘書處相比，規模擴大了，職能更寬泛了。

②從結構上看，與中央秘書處相比，中央辦公斤增加了中央直屬機關管理局、中央直屬機關黨委、特別會計科、中央保衛委員會幾個部門，共同承擔中央各部委的總務、黨務、財務、安全保衛工作。③中央辦公廳的領導干部的人員也增加了，他們的職能范圍也更加寬泛了。總之，中央辦公廳比中央秘書處更能充分發揮為中央領導機關服務的作用。

28、試述歷代選拔秘書人員的途徑和標準。我國古代社會至秦王朝時期，史官為世襲制，而地方官街的秘書官吏則采用支試法選拔，即由縣以上官員通過面試選用人才。漢代選用秘 書人員則著重于業務 能力，如規定年齡須在十七歲以上，能背誦籀書九千字以上，并能書寫大篆、小篆、隸書等八種字體，還曾經過郡守和京城太史面試，合格者才能在尚書臺和御 史府任尚書令史。魏晉南北朝時，秘書寫作已發展為一門專業性很強的技藝。統治者在選用秘書時要求精于業務、擅長書法，以提高。文書工作的質量和使文書卷面字跡美觀。唐 代，選用秘書的要求已趨于全面，不但要求他們文化水平高，工于書法，擅長寫作，還要求嫻于辭令和處理公文的能力，以及外貌方面的要求。宋代以直接考試擬寫應用公文的能力 選用秘書，將秘書選拔制度大大推進一步。宋哲宗時設宏詞科，專門選拔朝廷的文字秘書，規定只有取得進士資格者才能報考。元代，秘書選拔制度已趨于 成熟，要求入選者有良好的品行、業務能力、實際工作經驗，還創立了逐級升補的辦法。明代，科舉制度臻于完善。統治者通過層層考試，將最優秀的人才選拔出來，任用為朝廷各 部門重要的兼職或專職秘書，并由進士、舉人擔任地方政府中的秘書。清代軍機處的軍機章京由軍機處從內閣及各部院中初選，考試合格后再由皇帝親自決定是否任用。其任用的條 件有：人品端方、年富力強、書寫端正，辦事敏捷謹慎。總之，我國古代選拔秘書人員的方式，主要有學校培養、科舉考試及聘用，還有從具有實際經驗的職官中簡選和從下級機關 的秘書中提拔等。其選拔標準，有政治上可靠、文化水平高、博學多才，工于書法、業務能力強、實際工作經驗豐富、年富力強、機敏謹慎等條件。

29、試述歷代檔案管理工作的發展脈絡。我國歷代檔案工作的發展脈絡大致如下：夏朝，設有保管檔案的官職“太史令”；商朝，按照一定的規則收藏、保管甲骨檔案；周朝，建主了 我國最早的保存檔案的機構“天府”，并首創“金藤之鷹”制度；秦朝，建有“藏府”、“書府”等檔案庫，并建立了防火、防盜和定期檢查等保管制度；漢代，建造了石渠閣。蘭臺、東現等頗 具規模的檔案庫；魏晉南北朝時期，各政權都有檔案庫，另外此時期盛行譜牒檔案；唐代，檔案工作與文書工作開始分離，建立了歸檔、鑒定、一案一卷、檢查修繕、查閱等制度； 宋代，檔案工作與文書工作全面分離，各級官衙普遍設立檔案庫，檔案的集中、整理、保管、鑒定、銷毀、查閱、保密等制度發展完備；明代、修建了“皇史震”、“后湖黃冊庫”等規模 巨大、具有很高建筑水平的檔案庫，其保衛、保密制度十分嚴格，檔案的分類、裝訂、保管、查閱等制度進一步發展；清代，產生了檔案上繳、分類存放、定期修繕等制度。在歷代 檔案工作的發展過程中，檔案的利用工作也是一個重要的方面。主要表現在：第一，將檔案作為施政的工具；第二，利用檔案修史和匯編典籍；第三，將檔案作為教育官民的教材。30、試述和評價歷代信訪活動。

歷代信訪活動首先表現在機構的設置上：如登聞鼓最晚從晉代開始一直沿用到清代。唐朝武則天時創設專職的中央信訪機構——匭使院。宋代，中央 信訪機構分為兩個：鼓院為初級機構，撿院為高級機構。明代，由中央總收文機構通政司兼理信訪事務，直接對皇帝負責。清沿明制，并將登聞鼓廳并入通政司。其次表現在信訪制 度上：如逐級上訪制度，歷代只在中央政府設置有信訪機構，各級地方政府中行政、司法不分，故不設信訪機構，其信訪事件由地方行政長官或僚屬處理，民眾遇有冤屈，須先至縣 衙門申訴，然后逐級上訴，不許越級上訪，更嚴禁動輒赴京城告狀。又如交辦制度，凡中央信訪機構收受的信訪案件，一般交原告所在地的上級衙門辦理；有的則交原告所在地的衙 門辦理。又如派員審理制度，有些重大的上訪案件，經皇帝審閱后，委派朝官或地方大員調查處理。又如會審制度，對一些重大的冤假錯案，信訪機構無法解決的，就由皇帝命朝廷各職能部門共同審理。又如御裁制度，古代中央政府的信訪機構權力很小，凡所收受的訴狀，一般都進呈皇帝裁決。從上述歷代信訪制度可以看出，其中的逐級上訪制度、交辦制 度，減輕了中央信訪機構的壓力；派員審理制度和會審制度有助于提高信訪處理的質量；御裁制度則使信訪活動置于天子的恩威之下，起震懾作用，有助于整肅吏治。但是，我們必須清醒地認識到，由于古代社會的大多數時期政治黑暗，賄賂成風，平民百姓有理無錢，有冤屈而無背景，因此，上訪能得到伸張正義者，實屬少數。所以，歷代的信訪活動中，往往是黑暗大于光明，邪惡多于正義。

31、歷代秘書人員的優良傳統主要表現：

1、秉筆直書，即政事都得如實記載。這一規則便秘書官吏的記錄保持了事件的原貌，具有真實性與可靠性，同時對統治者的言行也起到了一定的約束作用。2.忠于職守、嚴守制度。這是秘書人員職業道德的一個重要方面，值得借鑒與發揚。

3.擬寫公文、落筆神速。歷代秘書人員大都來自士人，具有很高的文字修養，因此擬寫公文的速度很快。這對提高秘書人員的工作效率的確是個好傳統。

4.臨危不懼、處變不驚。歷代秘書人員很多 都能做到遇變不亂、臨危不懼，或以高超的專業技能，補救窘局；或以聰明才智，化解危機。

5.具有民族氣節。由于古代秘書官吏 來自于士大夫階層，以治國安民為己任，所以他們中的大部分人民族氣節都很強。6.擅長書法藝術。在長期的撰寫與謄抄文書的實踐中，歷代秘書人員對文字的改進、書法藝術的發展作出了重要貢獻。

32、簡述歷代信訪機構的演進。

早在堯舜時期，就已經產生了進善旅、華表木、敢諫之鼓等方式，由部落聯盟首領直接聽取民眾的意見，開了我國信訪工作的先河。進入階級社會后，最常用的是民眾可擊鼓求見官員，反映情況，申訴冤屈。約自晉代始，此鼓稱為“登聞鼓”，一直沿用到清代。正式設立信訪機構始于唐代，武則天懷著一定的政治目的，創設起專 職的中央信訪機構——匭使院。宋代，中央信訪機構分為兩個，鼓院為初級機構，檢院為高級機構，隸屬門下省，支民必須先投訴鼓院，遭拒絕或認為處理不當，可再至檢院，明代，由中央總收文機構通政司兼理信訪事務，直接對皇帝負責。清初，設立登聞鼓廳，后并入通政司，負責信訪事務。

33、簡述歷代信訪制度的內容。

1、逐級上訪制度。歷代只在中央政府設置有信訪機構，各級地方政府中行政、司法不分，故不設信訪機構，其信訪事 件由地方行政長官或僚屬處理。百姓有冤屈，須先至縣衙門申訴，然后逐級上訴，不許越級上訪，更嚴禁動輒赴京告狀。

2、交辦制度。凡中央信訪機構收受的信訪事件，一般交原告所在地的上級衙門辦理，有的則交原告所在地的衙門辦理。

3、派員審理制度。有些重大的上訪案件，經皇帝審閱后，為弄清事實真相，委派朝官，赴地方調查處理，這些朝官常被冠 以“欽差大臣”的名銜。有時，也指派地方大員審理。

4、會審制度。對一些重大的冤假錯案，信訪機構無法解決的，就由皇帝命朝廷各職能部門共同審理。

5.御裁制度。古代中央政府的信訪機構權力很小，凡所收受的訴狀，一般都進呈皇帝裁決。