第一篇：某供電分公司人事檔案管理辦法

某供電分公司人事檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條

為加強某供電分公司（以下簡稱市公司）各級領導人員及員工人事檔案規范化管理，認真做好人事檔案材料的收集、歸檔、整理工作，嚴格執行人事檔案查（借）閱等項工作制度，更好地為集團公司人事及管理工作服務，根據《企業職工檔案管理工作規定》和《陜西省地方電力（集團）有限公司人事檔案管理辦法》的要求，結合市公司實際，制定本辦法。

第二條

本規定適用于市公司及下屬縣供電分公司（以下簡稱縣分公司）的人事檔案管理工作。

第三條

人事檔案是市公司人力資源管理的基礎工作，是人事等有關部門在各項工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、學習成績以及工作實績等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔用人的重要依據。

第四條

人事檔案材料的形成部門或單位，必須貫徹執行有關法律、法規和組織人事等工作的政策、規定。收集歸檔工作受國家有關法律、法規的保護和監督。

第五條

人事檔案管理部門，必須認真貫徹執行黨和國家有關檔案工作的一系列法規和制度，嚴格程序，嚴密保管，確保人事檔案的完整與安全。

第二章 組織機構與職責

第六條

市公司人事檔案管理工作按照領導人員任免權限，實行集中統一、分級負責的管理體制。

第七條

市公司人力資源部是本公司及下屬單位人事檔案管理的工作部門，并設立人事檔案室，按要求配備專（兼）職檔案工作人員。

第八條

管理范圍：除集團公司總部管理以外的分公司本部及所屬單位在冊正式員工的檔案。

第九條

在業務工作上，市公司人事檔案管理部門接受集團公司總部人事檔案管理部門的指導、監督和檢查。

第十條

人事檔案室工作人員職責

（一）保管好人事檔案，為集團公司積累檔案史料。

（二）收集、鑒別和整理人事檔案材料。

（三）辦理人事檔案查閱、借閱、轉遞、統計等工作。

（四）登記領導人員職務及員工工資的變動情況。

（五）為有關部門提供人事檔案信息。

（六）做好人事檔案的安全、保密、保護工作。

（七）調查研究人事檔案工作情況，制定規章制度，搞好人事檔案的基礎建設和業務指導。

（八）推廣、應用人事檔案現代化管理技術。

（九）按要求上報人事檔案工作和人員增減變化情況，妥善保管好死亡人員檔案。

（十）辦理其他有關事項。第十一條

人事檔案工作人員守則

（一）堅持四項基本原則，認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想，深入學習實踐科學發展觀，堅決貫徹、執行黨的各項方針、政策和檔案管理的有關規定，努力提高思想政治水平。

（二）熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業務，提高業務水平和工作能力，積極為人事工作服務，為集團公司發展壯大服務。

（三）嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和保密規定，保護檔案的安全，不得泄露檔案內容。

（四）堅持原則，嚴格按照檔案管理工作的各項規章制度辦事。

（五）工作調動時，必須做好檔案和檔案材料及業務文件的交接工作。

第三章 歸檔范圍

第十二條

人事檔案材料收集歸檔工作，應當遵循真實、全面、及時、規范的原則，重點收集反映各級領導人員及員工自然情況和德、能、勤、績、廉等方面的材料，并根據本公司發展和人事工作需要，不斷充實完善人事檔案的內容。

第十三條

人事檔案材料收集歸檔范圍

（一）履歷材料：履歷表和屬于履歷性質的登記表等材料。

（二）自傳材料：自傳和屬于自傳性質的材料。

（三）報告個人有關事項的材料：各級領導人員及員工個人有關事項發生變化的報告表等材料。

（四）考察、考核、鑒定材料：考察材料；在重大政治事件、突發事件和重大任務中的表現材料；定期考核材料，年度考核登記表，掛職鍛煉等考核材料；工作調動、轉業等鑒定材料；后備領導人員登記表（提拔使用后歸檔）等材料。

（五）審計材料：經濟責任審計結果報告。

（六）學歷學位材料：高中畢業生登記表；中專生登記表；普通高等教育、成人高等教育、自學考試、黨校、軍隊院校報考登記表，入學考試各科成績表，研究生推免生登記表，專家推薦表；學生（學員、學籍）登記表，學習成績表、畢業生登記表、授予學位的材料，畢業證書、學位證書復印件，黨校學歷證明材料等。

（七）培訓材料：為期兩個月以上的學員培訓（學習、進修）登記表、考核登記表、結業登記（鑒定）表等材料。

（八）職業（任職）資格材料：職業資格考試合格人員登記表或職業（任職）資格證書復印件；教師資格認定申請表等材料。

（九）評（聘）專業技術職稱（職務）材料：專業技術職務任職資格評審表、申（呈）報表，聘任專業技術職務審批表等材料。

（十）反映科研學術水平的材料：遴選博士生導師簡況表；博士后工作期滿登記表；被縣處級以上黨政機關、人民團體等評選為專業拔尖人才的材料；科研工作及個人表現評定材料，業務考核材料；創造發明、科研成果鑒定材料，著作、譯著和重大影響的論文目錄。

（十一）政審材料：上級批復、審查（復查、甄別）結論、調查報告及主要依據與證明材料；本人對結論的意見、檢查交待或情況說明材料；撤銷原審查結論的材料；各類政審表。

（十二）更改（認定）姓名、民族、籍貫、國籍、入黨、入團時間、參加革命工作時間等材料：個人申請、組織審查報告及主要依據與證明材料、上級批復；計算連續工齡審批材料等。

（十三）黨、團組織建設工作中形成的材料：一是中國共產黨方面：入黨志愿書、入黨申請書、轉正申請書；整黨工作、黨員重新登記工作中民主評議黨員的組織意見，黨員登記表，黨支部不予登記或緩期登記的決定、上級組織意見；不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要依據材料；取消預備黨員資格的材料；退黨、自行脫黨材料；恢復組織生活（黨籍）的有關審批材料；二是中國共產主義青年團入團志愿書；三是加入或退出民主黨派的有關材料。

（十四）表彰獎勵材料：縣處級以上黨政機關、人民團體等予以表彰、嘉獎、記功和授予榮譽稱號的審批（呈報）表、先進人物登記（推薦、審批）表、先進事跡材料；撤銷獎勵的有關材料等。

（十五）涉紀涉法材料：處分決定，免予處分的意見，上級批復，核實（調查、復查）報告及主要依據與證明材料，本人對處分決定的意見、檢查、交待及情況說明材料；解除（變更、撤銷）處分的材料；檢察院不起訴決定書；法院刑事判決書、裁定書；公安機關作出行政拘留、限制人身自由、沒收違法所得、收繳非法財物、追繳違法所得等的行政處理決定等。

（十六）招錄、聘用材料：錄（聘）用審批（備案）表和勞動合同書；選調生登記表及審批材料，應征入伍登記表，招工審批表；取消錄用、解聘材料。

（十七）任免、調動、授銜、軍人轉業（復員）安置、退（離）休材料：領導人員任免審批表及相應考察材料；領導人員及員工試用期滿審批表；工作調動審批材料；掛職鍛煉登記（推薦）表；軍人轉業（復員）審批表；退（離）休審批表等材料。（十八）辭職、解除勞動合同材料：自愿辭職、引咎辭職的個人申請、同意辭職決定等材料，責令辭職的決定，對責令辭職決定不服的申訴材料、復議決定；解除勞動合同申請、決定等材料。

（十九）工資、待遇材料：新增人員工資審批表、轉正定級審批表，各種工資變動（套改）審批表、提職晉級和獎勵工資審批表或工資變動登記表，工資停發（恢復）通知單；享受政府特殊津貼的材料；解決待遇問題的審批材料。

（二十）出國（境）材料：因公出國（出境）審批表，備案表，在國（境）外表現情況或鑒定等材料。

（二十一）黨代會、人代會、政協會議、人民團體和群眾團體代表會議，民主黨派代表會議形成的有關材料：委員當選通知或證明材料；委員簡歷；代表登記表等。

（二十二）健康檢查和處理工傷事故材料：錄用體檢表，反映嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表；工傷致殘的體檢表；工傷致殘診斷書，確定致殘等級的材料。

（二十三）治喪材料：生平，非正常死亡調查報告等材料。

（二十四）人事檔案報送、審核工作材料：人事檔案報送單；人事檔案有關情況說明等材料。

（二十五）其他材料：畢業生就業報到證（派遣證），人事爭議仲裁裁決書（調解書），再生育子女申請審批表等有參考價值的材料。

第四章 工作制度

第十四條

人事檔案材料收集

（一）人事檔案室工作人員要嚴格按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，及時收集和登記人事檔案材料。

（二）人事檔案室工作人員要定期檢查人事檔案，發現缺少材料和材料不符合要求的，要及時登記并向有關部門、單位索取；人事檔案材料形成部門，必須按照有關規定制作人事檔案材料，建立人事檔案材料收集歸檔機制，在材料形成之日起一個月內按要求送交人事檔案室歸檔并履行移交手續。

（三）人事檔案室要指定專人負責并建立聯系制度，及時掌握形成人事檔案材料的信息，主動、經常、有計劃地收集、補充人事檔案材料，并將收集到的材料歸入檔案袋內，予以整理裝訂。

（四）收集的檔案材料，必須是辦理完畢的正式文件材料。材料必須對象明確、齊全完整、文字清楚、內容真實、填寫規范、手續完備。所形成的材料，必須寫明承辦單位或個人署名和日期。成套材料必須頭尾完整，缺少的檔案材料應當進行登記并及時收集補充。

（五）人事檔案材料的載體使用16開型或國際標準A4型的公文用紙，材料左邊應當留有20-25毫米裝訂邊，字跡材料應當符合檔案保護的要求，文字須是鉛印、膠印或用藍黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

第十五條

人事檔案材料鑒別歸檔制度

（一）人事檔案室工作人員要根據人事檔案工作有關文件的要求，認真仔細地鑒別審查收集或送交的歸檔材料是否齊全完整、是否手續完備；對于歸檔材料填寫不規范，手續不完備，或材料上的姓名、出生時間、參加工作時間和入黨時間等與檔案記載不一致的，材料形成部門應當重新制作，補辦手續，或者由具有領導人員管理權限的人事部門審改（或出具組織說明）并加蓋公章后方可歸檔。

（二）歸檔材料一般應當為原件。證書、證件等特殊情況需用復印件存檔的，必須注明復制時間，并加蓋材料制作單位公章。

（三）涉及領導人員及員工政治歷史問題或其他重要問題需要查清而未查清的材料以及未辦理完畢的材料，不能歸檔，應當及時移交有關組織或部門處理。

（四）要嚴格清除虛假不實的檔案材料，嚴肅查處偽造制假行為，堅決維護人事檔案的真實性。

（五）對不屬于所管領導人員和員工的材料以及不應歸檔的材料，應當區分情況及時轉給有關部門或本人；無保存價值又不宜退回本人的，應當登記并報人事檔案分管領導批準后，予以銷毀。

（六）對經鑒別應當予以歸檔的材料，應當按照《干部檔案整理工作細則》整理歸檔。

（七）人事檔案整理裝訂成卷后，應當進行認真細致的檢查，經驗收合格后方可入庫。第十六條

人事檔案查（借）閱

（一）凡需要查（借）閱人事檔案的單位或個人，必須由所在單位負責人力資源工作的有關人員，按照查（借）閱人事檔案的規定和要求，認真填寫《人事檔案查、借閱審批表》、《辦理員工退休手續借閱人事檔案審批表》（附后），經人事檔案分管領導審批后方可查（借）閱。

（二）任何個人不得查閱、借用本人及其親屬的檔案。不得越級查（借）閱人事檔案。

（三）人事檔案室工作人員要根據工作需要，確定是否提供和提供什么材料，查（借）閱單位或個人只允許查（借）閱批準查閱的內容。

（四）查（借）閱人事檔案的單位或個人，必須嚴格遵守保密制度和有關規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換、污損檔案材料，不得泄露或擅自向外公布檔案內容。

（五）查（借）閱人事檔案的單位或個人，不得擅自復制或拍攝檔案內容，確因工作需要，必須經人事檔案分管領導審查批準后，方能復制或拍攝。

（六）除員工死亡撰寫生平材料需要外，人事檔案一般不外借。如必須借出使用時，要經人事檔案分管領導批準，并嚴格履行登記手續，確定歸還時限，借用期間專人妥善保管不得擅自轉借他人。

（七）嚴禁在閱檔時喝水、吸煙，謹防損壞檔案；檔案出庫時，要先清點后付出；收回檔案時要先清點后歸位。

第十七條

人事檔案轉遞

（一）領導人員和員工工作調動、職務變動后，應當及時將人事檔案轉至新的主管單位；轉遞人事檔案必須依據員工調動通知單或領導人員任免審批表等方能辦理。

（二）轉遞人事檔案材料必須通過機要交通或派專人送取，不得郵寄或交本人和親屬自帶。

（三）轉出的檔案必須完整齊全，并按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。

（四）轉遞檔案必須詳細填寫《檔案轉遞通知單》，并與檔案一道密封，同時加蓋密封章。

（五）檔案轉出后，必須在檔案名冊上注明何年、何月、何日轉往何處，以備查考。

（六）收到檔案后的單位應當認真核對檔案，在回執上簽名蓋章后立即退回；對屬誤轉的檔案應當寫明情況盡快退回轉出單位；凡轉出檔案1個月后未收到回執的，應當向接收單位催問，以防丟失。

（七）對接收到的人事檔案，檔案室工作人員必須認真審核、登記、編號，及時入庫。

（八）人事工作人員要加強與檔案室人員的溝通和聯系，及時通報有關領導人員及員工的調動、任免情況，以做到“檔案完整、檔隨人走”。

第十八條

人事檔案檢查核對

（一）在人事檔案的接收、轉遞、查（借）閱等日常管理工作中，檔案室工作人員應當認真登記，做好檢查核對，做到名冊與檔案相符、人員與檔案相符、目錄與材料相符。

（二）對接收的檔案，應當檢查是否屬于管理范圍、姓名、單位、職務等是否相符、材料數量是否與轉遞通知開具的項目一致；發現差錯應當及時登記處理。

（三）每月檢查一次借出檔案情況，對逾期未歸還的，要抓緊并及時催回。

（四）每半年應當將人事檔案名冊與所管領導人員和員工以及庫房檔案進行一次全面核對，將不該管理的檔案轉至相關單位，對缺少的檔案要查清線索，及時索要。

第十九條

人事檔案保管與保密

（一）人事檔案室要設置專門的檔案庫房、查閱室和辦公室，不得在庫房內閱檔或辦公。

（二）人事檔案庫房應當配備空調、加濕器或除濕機、滅火器、溫濕度計、防腐劑等設施，達到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等“六防”要求和面積（每千卷需20至25平方米）的要求；檔案必須存放于鐵質專用柜并按科學便利的順序排列。

（三）在職、非在職以及死亡員工的檔案應當分開保管。

（四）庫房內嚴禁吸煙，無關人員不得進入檔案庫房。

（五）保持檔案庫房整潔，不得在檔案庫房和檔案柜內存放無關物品。

（六）每天應當檢查并登記檔案庫房“六防”情況，發現問題及時解決，發現不安全隱患應當及時報告并迅速整改消除。

（七）不準攜帶檔案材料進入公共場所，不準私自保存他人和自己的檔案材料，不準向無關人員談論檔案內容，不準用電話、函件索要或提供重要檔案材料。

（八）不斷研究和改進檔案的保管方法和保護技術，加快電子計算機人事檔案信息數據庫的開發和利用工作，逐步實現檔案管理工作的科學化和現代化。

（九）人事檔案工作人員必須按照規定和要求，簽訂《在崗人員保密承諾書》，使保密工作真正落到實處。

第五章 紀律、監督與管理

第二十條

市公司人力資源部要加強對人事檔案管理工作的領導、監督和檢查，嚴肅紀律、嚴格管理，確保人事檔案管理工作按章辦事、有序進行。

第二十一條

在人事檔案管理工作中，人事檔案材料形成部門、人事檔案工作人員和員工本人必須嚴格執行有關規定，并遵守以下紀律：

（一）不準以任何借口涂改、偽造檔案材料。

（二）不準將應當歸檔的材料據為己有或拒絕、拖延歸檔。

（三）不準將歸檔范圍規定之外的材料擅自歸檔。

（四）不準將虛假材料和不符合歸檔要求的材料歸入檔案。

（五）不準私自、指使或者允許他人抽取、撤換或銷毀檔案材料。

第二十二條

對違反人事檔案管理工作紀律的，視其性質、情節輕重和造成的后果，對負有主要責任的領導人員和直接責任人員進行批評教育，或給予黨紀、政紀處分。其中，檔案工作人員參與涂改、偽造檔案材料的，要從嚴從重處理，并不得繼續從事人事檔案工作。

第二十三條

為強化市公司人事檔案標準化管理，按照干部人事檔案工作目標管理考評標準和管理檢查驗收細則的要求，積極地、有計劃地開展人事檔案工作目標管理考評及檢查驗收活動，及時研究解決工作中遇到的困難和問題，不斷提高人事檔案管理工作的整體水平。

第六章 附 則

第二十四條

市公司下屬單位遵照本辦法執行。第二十五條

本辦法由市公司人力資源部負責解釋。第二十六條

本辦法自發布之日起施行。

第二篇：人事檔案管理辦法

清徐縣清水湖畔物業管理有限公司

人事檔案管理辦法

第一章 基本原則

第一條 為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務，根據中共中央組織部、國家檔案局發布的《干部檔案工作條例》（組通字［1991］13號），特制定本辦法。

第二條 人事檔案工作是企業組織人事工作的重要組成部分，也是企業檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。

第三條 人事檔案是企業人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開發的重要依據，是反映個人成長歷史的憑證和依據，應由公司人力資源處人事檔案室集中統一管理。

第四條 在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執行黨和國家的有關檔案保密的法規和制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。

第二章 體制、任務和人事檔案干部

第五條 人事檔案是企業檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統一管理，業務工作接受公司黨委領導和上級有關業務部門的檢查指導。

第六條 人事檔案室的任務是貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策、制定企業人事檔案工作規章制度，負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。

第七條 人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，作風正派，責任心強，刻苦鉆研業務，不斷提高政治、業務素質，努力做好本職工作。

第三章 人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求

第八條 為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經常通過有關部門收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。具體收集歸檔范圍見附件。

第九條 公司各級黨委（總支）、各廠、各處室（科室）要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委（總支）的人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經有關部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

第十條 收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續完備、具有保存價值。需經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。

第十一條 不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細登記，并報請人力資源處負責人審查批準，由專人負責監銷。

第十二條 人事檔案材料，須統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。 第四章 人事檔案的管理和利用

第十三條 人事檔案室對收集的人事檔案材料按規定進行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管，并按有關部門的規定收取管理費。

第十四條 對人事檔案應建立登記和統計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發現問題及時解決。嚴格執行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。

第十五條 根據安全保密，便于查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的，具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質檔案柜。庫房內應保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。

第十六條 檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規格按標準制作，干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發的《干部檔案整理工作細則》和有關規定執行。

第十七條 嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內容。

第十八條 做好檔案管理的各項基礎工作，編制檢索工具，逐步實現人事檔案的現代化管理，便于提供利用。

第十九條 凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關材料應認真核實簽署意見并加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章，方能有效。

第二十條 對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續，有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。

第五章 檔案的轉遞

第二十一條 人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。

第二十二條 如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案，必須經人力資源處負責人同意簽署意見方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統一轉遞。檔案轉出后，逾期一個月未見對方退回回執應寫信催回，以防丟失。

第二十三條 為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動，干部職務變動而及時調整，公司人力資源處應將人事變動情況、干部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后，人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關部門應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。

第二十四條 公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規定收取檔案保管費。

第二十五條 公司各單位、部門應積極配合檔案室做好員工檔案的轉遞工作，學生分配單位有變化時應及時通知檔案室，以使檔案能正確投遞。

清徐縣清水湖畔物業管理有限公司

2012年3月

第三篇：人事檔案管理辦法

人事檔案管理辦法

1.目的

為了規范公司人事檔案的管理，形成人事檔案管理制度，有效的保護和使用檔案，為公司各級部門提供開展工作的基礎依據，根據相關法律和法規，制定本辦法。2.范圍

3.總則

人事檔案工作是人力資源部工作的重要組成部分，也是公司檔案工作的重要組成部分，它是為了貫徹執行公司的人才戰略、方針政策、為了選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用人才服務的，是公司人力資源部按照公司的政策，組織本部門及相關部門人員對公司員工在工作中和學習中形成的個人經歷、學業情況、培訓情況、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績、工資待遇、崗位變動等一系列內容及時進行記載，它是反映個人成長歷史的重要憑證和依據，由人力資源部實行集中統一管理。4.職責

4.1人力資源部應為每位員工個人建立人事檔案，并集中對檔案進行收集整理、保管統計、借閱傳遞等管理工作。

4.2員工個人應按照公司要求及時提供真實準確、詳細完善的資料。

4.3檔案管理人員應嚴格遵守閱檔保密制度，不得在公共場所及無關人員面前議論人事檔案內容，不得轉借給無關人員翻閱；未經審批不得向外公布人事檔案內容。4.4人事檔案的交接和傳遞必須由檔案管理雙方親自交接，并建立檔案交、接臺帳（附件1人事檔案資料交接清單）。

4.5人事檔案必須由人力資源部檔案負責人保管。5.管理制度 5.1案卷內容

5.1.1卷內目錄

見附件2人事檔案目錄 5.1.2入職資料

人員應聘登記表

8張一寸紅底免冠照片 身份證正反面復印件 戶口本戶主頁及本人頁復印件 畢業證、學位證（或學歷證明）復印件

解除（終止）勞動合同證明原件（或離職證明、失業證復印件）無劣跡證明原件

特殊工種作業操作證原件/復印件（焊工、電工、天車工、起重工、司爐工、叉車司機、電瓶車司機）各種資格證和職稱的復印件 參加過各種培訓的證書復印件

應屆大學畢業生還應包括：報到證、戶籍遷移證明原件

5.1.3在職資料

員工本人簽字確認后的勞動合同/勞動協議文本； 員工轉正、轉崗相關材料。

5.1.4調薪資料

工資變動審批表及通知書，提職晉級審批及考核、獎勵工資審批表、各種待遇審批手續、個人申請類檔案存于《薪資檔案》，此類檔案分門別類，建立檢索目錄。

5.1.5職務任免文件

審批及通知文件。

5.1.6異動文件、獎懲材料

各類申請書、職稱職務評聘、考察、考核、獎懲材料、在職期間病假相關手續（診斷、病志等）等工作學習中形成的可以反映其德、能、勤、績等文件材料，進入檔案。

5.1.7考核、評定工作中形成的有關材料

與個人工資收入考核有關的資料存入《薪資檔案》

5.1.8離職資料

①離職申請、離職交接、考勤表、解除勞動關系證明等材料。員工離職后檔案仍舊保存。

②未領取完畢的解除勞動關系證明可單獨存檔保管，建立明細及領取簽收記錄。

5.1.9其他應歸檔的資料 5.2員工檔案歸檔時間

5.2.1 例行常規資料歸檔時間定于每月30日交接完成上月產生的人事資料，對于特殊重要資料應在次日內歸檔。

5.2.2對于新入職員工的入職資料，人力資源部門應在員工入職當日，將與員工個人有關的材料，進行整理、編號、裝訂，進行歸檔。

5.2.3其它歸檔的資料，由人力資源部門相關人員在該事項完成后的五個工作日內，將相關材料裝訂，存入該員工的人事檔案。（應有紙板、電子版人事檔案交接表格見附件1）

5.3歸檔材料的要求

5.3.1歸檔材料應做到完整、齊全、真實、文字清楚、對象明確，以項目為單位的歸檔材料要齊全。

人事檔案管理人員應詳細審核歸檔資料是否完整齊全，手續是否完備。檔案資料不是孤立的文件，符合入檔要求的檔案資料應能夠反映事件的來龍去脈，應涵蓋申請、報批、審批及回復等整個流程，以備查考。檔案管理員應做好對人事檔案的歸檔與整理、保管與保護、利用與轉遞工作，保證歸檔文件材料完整準確。

5.3.2對符合歸檔要求的材料，應及時詳細登記歸檔；對不符合歸檔要求的材料，應及時通知形成材料的部門修訂或補辦，限期報送；定期核查所管理的檔案，發現所缺材料，及時登記、補充。5.3.3人事檔案材料的載體和字跡要求。

5.3.3.1紙張要求：應使用A4復印紙。寬幅大于A4紙時，可將紙張折成A4紙大小，小于A4紙時，應將其與A4紙裝訂一起，檔案裝訂工整，制作規范，分類有序，方便查找；原件如為熱敏紙質傳真件，請勿在熱敏傳真紙上簽批意見，應復印后再在復印后的文件上批示及存檔。

5.5.3.2字跡要求：文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、黑色墨水書寫。書寫清楚統一編號，而且確保和電子版檔案號一致。

5.5.4人事檔案卷首頁以《人事檔案明細》為目錄，應如實填寫。

5.5.5人事檔案卷編號規則，按照檔案建立的順序排列。電子檔案中員工代碼依據

入職年限、入職順序編號同OA中編號一致。例如2011年10月15日入職，員工代碼為：1110015。

5.5.6員工本人基本信息發生變化的（如住址變遷，婚姻變更，子女出生，學歷、職稱等情況的變化），應由所在部門統一時間集中上報到人力資源部，以便人力資源部調整花名冊和檔案記錄。

5.4人事檔案的借閱

5.4.1借閱制度

人力資源部門須建立人事檔案借閱制度，借閱人必須填寫人力資源借閱表格，經審批后方可借閱/領取檔案資料。通常情況下，每周周一至周四可以提申請，周五統一領取/借閱檔案。

5.4.2 借閱手續

5.4.2.1公司員工，確因工作或個人需要，可提出檔案借閱申請，但須填寫《借閱人力資源部相關資料申請表》，注明借閱事由、借閱內容、借閱時間等詳細內容，經借閱人部門經理審核，人力資源部經理批準后，在人力資源部門登記，檔案管理人員方可辦理借閱手續。

5.4.2.2人力資源部門依據借閱內容，提供相關資料，在借閱臺帳登記后，必須由借閱人本人簽字接收。

5.4.2.3借閱人必須在規定時間內親自歸還所借閱的資料，經檔案管理人員檢查無誤后，方可在借閱臺帳上登記注銷。（附件3：借閱/領取:人力資源資料申請單）

5.4.3借閱注意事項

5.4.3.1借閱人必須妥善保管所借閱資料，不得擅自涂改、拆散、抽出、增添、圈畫、污損借閱資料，要保持檔案的整潔。

5.4.3.2借閱人不得將借閱資料私自轉借他人，也不得將資料內容透露給他人。5.4.3.3未經批準，借閱人不得私自摘抄、復制人事檔案材料。如確需要，必須經人力資源部經理批準后，方可進行。

6.電子檔案編制原則

6.1電子版檔案包括的內容按現有表格如實填寫。

6.2員工編號：員工編號能直觀體現員工入司時間與ERP項目接軌。它的編制原則和方

法是按照入職年份的末兩位，入職月份和入職的先后順序號，總共七位數字。員工檔案編號入職即編號，不分在職和離職，每個人都對應一個唯一號碼，不重復。6.3 檔案號：指與紙板檔案對應的四位編碼，便于檢索紙版檔案。

6.4 電子檔案保存與更新：以月為單位保存電子檔案，每月底復制一份留存，命名為*年*月電子檔案。7.注意事項

在歸檔的材料中，凡規定要同本人見面的材料（如考評結論、異動、工資定級、處分決定或意見等）應有本人的簽字；出具意見方同樣應有蓋章或相關領導及授權領導簽字。8.檔案內審工作

8.1目的：以自我管理與提高為目的，規范完善現有工作，符合外部審計工作標準。

8.2安排：每年兩次，安排在每年1月、7月，根據近半年人事的重點工作以及人事重要法律要件進行抽查，抽查范圍制定方案，抽查過程進行記錄，最終以結論報告形式向人資部內部告知。9.附件

附件1：人事檔案資料交接清單 附件2：人事檔案目錄

附件3：借閱、領取人力資源相關資料申請表 附件4：檔案明細表

第四篇：人事檔案管理辦法

人事檔案管理規定

一、目的

為了更有效的將員工檔案進行妥善管理，維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、檔案類別

1、員工入職、合同檔案：個人簡歷、入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、身份證復印件、照片、畢業證復印件、職稱證、執業資格證、勞動合同及協議、離職與公司解除（終止）勞動關系等。

三、檔案的管理

1、基本管理

（1）分類存放、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規范。（2）員工入職前,管理部對人事檔案的真實性、有效性進行核查。

（3）對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時錄入在職人員《人事檔案》、離職人員《人事檔案》，并在檔案袋填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號。

（4）當在職員工的基本資料有變動時（如學歷變動、個人技術職稱變動等），應及時將相關資料交管理部復印歸檔。

（5）對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。（7）員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存三年后方可銷毀。（8）要保持檔案管理環境的清潔、整潔。

（9）檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

（1）因工作需要查、借閱檔案的經部門經理批準簽字后方可，并遵循一事一借、用畢歸還、再用再借、誰用誰借的原則，須填寫《檔案借閱申請表》。（2）所有經過批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還管理部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規定處理。

（3）管理部做好查、借閱登記，并在《檔案借閱登記表》簽字登記。

3、查、借閱檔案注意事項

（1）不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

（2）不得擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經總經理同意。

（3）查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。

4、檔案的銷毀

（1）任何個人和部門非經同意不得銷毀員工檔案資料。

（2）某些檔案到了銷毀期時，由管理部填寫《員工人事檔案銷毀審批登記》，經總經理批準后銷毀。

（3）經批準銷毀的人事檔案，管理部須認真核對，將批準的《員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

本管理辦法經總經理批準后，由管理部實施。

管理部 2016.10.26

第五篇：人事檔案管理辦法

第一章 基本原則

第一條　為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務，根據中共中央組織部、國家檔案局發布的《干部檔案工作條例》（組通字［1991］13號），特制定本辦法。

第二條　人事檔案工作是企業組織人事工作的重要組成部分，也是企業檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。

第三條　人事檔案是企業人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開發的重要依據，是反映個人成長歷史的憑證和依據，應由公司人力資源處人事檔案室集中統一管理。

第四條　在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執行黨和國家的有關檔案保密的法規和制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。

第二章 體制、任務和人事檔案干部

第五條　人事檔案是企業檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統一管理，業務工作接受公司黨委領導和上級有關業務部門的檢查指導。

第六條　人事檔案室的任務是貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策、制定企業人事檔案工作規章制度，負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。

第七條　人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，作風正派，責任心強，刻苦鉆研業務，不斷提高政治、業務素質，努力做好本職工作。

第三章 人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求

第八條　為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經常通過有關部門收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。具體收集歸檔范圍見附件。

第九條　公司各級黨委（總支）、各廠、各處室（科室）要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委（總支）的人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經有關部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

第十條　收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續完備、具有保存價值。需經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。

第十一條　不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細登記，并報請人力資源處負責人審查批準，由專人負責監銷。

第十二條　人事檔案材料，須統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

第四章 人事檔案的管理和利用

第十三條　人事檔案室對收集的人事檔案材料按規定進行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管，并按有關部門的規定收取管理費。

第十四條　對人事檔案應建立登記和統計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發現問題及時解決。嚴格執行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。

第十五條　根據安全保密，便于查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的，具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質檔案柜。庫房內應保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。

第十六條　檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規格按標準制作，干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發的《干部檔案整理工作細則》和有關規定執行。

第十七條　嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內容。

第十八條　做好檔案管理的各項基礎工作，編制檢索工具，逐步實現人事檔案的現代化管理，便于提供利用。

第十九條　凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關材料應認真核實簽署意見并加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章，方能有效。

第二十條　對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續，有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。

第五章 檔案的轉遞

第二十一條　人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。

第二十二條　如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案，必須經人力資源處負責人同意簽署意見方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統一轉遞。檔案轉出后，逾期一個月未見對方退回回執應寫信催回，以防丟失。

第二十三條　為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動，干部職務變動而及時調整，公司人力資源處應將人事變動情況、干部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后，人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關部門應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。

第二十四條　公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規定收取檔案保管費。