第一篇：員工人事檔案管理辦法

員工人事檔案管理辦法

目的

為規范公司的人事檔案管理，根據《北京市流動人員人事檔案管理暫行辦法》并結合公司實際，制定本辦法。

適用范圍

本辦法適用于已與公司簽訂《勞動合同》的市場系列、技術系列的客戶經理級以上員工，職能系列重要崗位的員工，有特殊規定的除外。

檔案調入程序

員工本人持公司開據的檔案關系《介紹信》到公司委托的人才服務中心開據檔案調轉《商調函》，持《商調函》到本人檔案所在地辦理檔案轉移手續，辦理完手續之后，將檔案材料及時交人力資源部，由人力資源部統一辦理檔案存入手續。

檔案調出程序

員工與公司解除、終止勞動關系之后的10個工作日內，人力資源部開具《勞動關系解除通知書》及加蓋公章的鑒定材料，交付給員工本人。員工本人在30日內持《勞動關系解除通知書》及鑒定材料到委托的人才服務中心辦理檔案轉出手續。

人力資源部負責將該員工的勞動關系變更情況，以書面通知委托的人才服務中心。

員工辦理有關人事證明的程序

員工需辦理有關人事證明時，可向人力資源部申請，經審核后，人力資源部開據《介紹信》，員工本人持《介紹信》到公司委托的人才服務中心辦理相關手續。

員工在職期間的存檔費由公司支付。

本制度由公司人力資源部負責解釋。

本制度經董事會審批后實施。

第二篇：【人事檔案】郵政員工人事檔案管理辦法（模版）

銀行員工人事檔案管理暫行辦法

第一章 總 則

第一條

為進一步加強

銀行（以下簡稱“

銀行”）員工人事檔案管理，促進員工人事檔案管理的規范化和信息化，有效地保護和利用檔案，更好地為企業改革發展及管理工作服務，依據中共中央組織部《干部檔案工作條例》、《干部人事檔案材料收集歸檔規定》、《干部檔案整理工作細則》、《干部人事檔案目標管理暫行辦法》等文件規定，結合郵儲銀行實際，特制定本辦法。

第二條

本辦法適用于郵儲銀行及各分支機構合同制員工人事檔案管理，勞務派遣、離退休返聘等人事檔案管理均不執行本辦法。

第三條

郵儲銀行員工人事檔案管理不再沿用原先按照身份管理檔案的做法，人事檔案不再區分干部檔案和工人檔案，統稱員工人事檔案，均由人力資源部門統一管理。員工的原有身份僅做為一種歷史的記載，在調出系統或調入政府機關、事業單位時，以原有身份介紹。

第二章 檔案管理體制和機構

第四條

郵儲銀行員工人事檔案管理實行集中統一和分級負責相結合的管理體制，原則上按人事管理權限，由各級人力資源部門集中統一管理，同時接受上級人事檔案管理部門的業務監督、檢查和指導。第五條 人事檔案管理是總行全轄人力資源管理信息系統建設的重要基礎，是人力資源信息系統建設的信息支撐和保障。信息采集錄入人力資源系統前必須要與人事檔案進行核對。

第六條

各級分行應健全檔案管理制度，按要求配齊配好專職檔案管理人員，負責人事檔案的日常管理和人力資源管理系統綜合信息的采集錄入、核對與維護。總行人力資源部負責對一級分行，一級分行人力資源部負責對二級分行的人事檔案管理工作進行業務指導、監督和檢查。

第三章 人事檔案內容和分類

第七條

各級分行人力資源部對所管理的員工都要建立人事檔案。總行及各級分行領導班子成員、總審計師、行長助理建立正、副本兩套檔案，其他員工只建立原始檔案。

第八條

人事檔案正本的材料應歷史地、全面地、客觀真實地反映員工情況。其內容及分類如下：

第一類

履歷材料。包括：干部履歷表、職工履歷表、登記表、簡歷表，職工、學生、職員、教師、醫務人員、軍人登記表，軍隊干部履歷登記表，更改姓名的材料及批件，履歷變化情況等，以履歷為主的綜合性材料不要拆開，歸到本類。

第二類

自傳材料。包括：自傳，屬于自傳性質的材料，入黨、入團形成的自傳材料等，入黨、入團申請書和自傳連

在一起的可歸入第六類。

第三類

鑒定、考核、考察材料。包括：民主評議員工的綜合材料，組織審定的綜合材料，員工鑒定，自我鑒定（有組織意見的），學生鑒定和畢業生鑒定表，學員鑒定表，職工鑒定表，黨、團員鑒定表，出國人員鑒定表，掛職交流鑒定表，實習和見習生鑒定表（有轉正定級內容的可放在第九類），轉業干部鑒定，以鑒定為主的各類人員登記表和其它鑒定性材料，員工考核、考察登記表，作為員工任免調動依據的正式考察材料，離任審計考核材料（審計考核發現問題而受處分的，連同處分材料一起歸入第八類）。

第四類

學歷、學位、學績、培訓和專業技術情況材料。包括：初中、高中、中專、高等院校畢業生登記表，招生報考登記表，推薦、選拔學生登記表，員工進修登記表，學習成績表，論文成績及評語，學歷、學位證明材料，畢業研究生登記表，選拔留學生審查登記表，崗位職務培訓登記表，專業技術任職資格申報表、聘任專業技術職務的審批表、套改和晉升專業技術職務審批表，專業技術考試成績合格登記表，享受專家待遇津貼登記表，考試錄用和聘用管理報考登記表及考試成績，職業技能鑒定證明材料。

第五類

政審材料。包括：入黨、入團、參軍、出國、招工、招生的政審材料；審查員工政治歷史情況（包括黨籍問題）的調查報告，審查、甄別、復查結論，上級批復及有

關依據、本人對結論的意見、檢查交待或說明情況材料，主要證明材料；家庭出身、個人成份，家庭成員和主要社會關系調查證明材料；“文革”中冤假錯案的平反材料（包括直系親屬主要社會關系的平反材料），“文革”中的表現證明材料，愛人情況登記表及調查證明材料；更改民族、年齡、國籍、出生年月、參加工作時間的個人申請、組織審批意見及作為依據的證明材料；軍人入伍時間的審批材料，知識青年上山下鄉時間計算及工齡審批表，上級批復以及所依據的證明材料。

第六類

參加中國共產黨、共青團、民主黨派的材料。包括：入團申請書、志愿書，團員登記表及離、退團材料；入黨申請書（1-2份全面系統的）、入黨志愿書，轉正申請書，黨員登記表，民主評議黨員組織意見表或登記表，緩期登記、不予登記決定，組織審批意見及所依據的材料；對不合格黨員勸退或除名的主要事實依據材料和組織審批材料，退黨材料，取消預備黨員資格的組織意見材料；延長預備期的有關材料，加入民主黨派的有關材料。

第七類

獎勵材料（縣、處級及以上的）。包括：各種先進人物登記表、先進模范事跡、嘉獎、通報表揚等材料。

第八類

處分材料。包括：處分決定、免予處分的處理意見、通報批評材料、違犯黨紀、政紀、財經紀律和工作過失材料，甄別復查報告、結論，查證核實報告、上級批復、4 本人對處分的意見和檢查交待材料；歷次運動中所犯錯誤受處分材料；刑事犯罪、法院判決書、勞動教養審批材料。

第九類

工資、任免材料。包括：工資變動登記表，員工崗位變動審批表、員工任免通知、任免審批表，軍警銜評定、晉升審批表，調資通知和審批表，定職定級審批表，解決待遇審批表，專業技術職務評定、套改、續聘、解聘通知、命令，享受專家特殊津貼的通知，錄用和聘用員工審批表及通知，解聘、辭退材料，勞動合同及其變更、解除、終止材料，延長試用期及暫不解聘材料，招工、調動工作材料，保險福利待遇、知識青年上山下鄉登記表、以工代干登記表、應征入伍、退伍軍人登記表、預備役登記表、國家公務員登記表、軍隊轉業干部審批表，離休、退休、退職通知、命令，離、退休后提高工資待遇審批材料，因公出國（境）人員審批表、備案表、在國外表現情況材料或鑒定材料，停薪留職審批材料，黨代會、人代會、政協會議、青工婦等群眾團體代表會登記表，民主黨派代表登記表、委員簡歷、政績材料等。

第十類

其他可供組織參考有保存價值的材料。包括：新錄用員工和畢業分配工作體檢表，報到通知書，隨軍家屬審批表，處理工傷事故中形成的有關材料，有嚴重慢性病的體檢表，工傷致殘診斷及確定致殘等級材料，醫療期審核材料，干部逝世后訃告、悼詞（生平）及有關材料，非正常死

亡的調查報告及有關材料，有保存價值無法歸入前九類的材料等。

第九條

員工業績考核和崗位變動等相關材料對于充實人事檔案內容，提高人事檔案的使用價值，準確反映員工工作情況十分重要。除第七條中相關內容外，在第三類中要將考核表，在第九類中要將《員工崗位變動審批表》（附件1）作為重要內容重點收集。人事檔案管理人員在做好員工職務、工資變動登記的同時，要做好崗位變動的記錄，為人力資源管理系統的維護提供可靠依據。

第十條

人事檔案副本。副本的內容由人事檔案正本主要材料的復制件（或重復材料）構成。內容及其分類：

第一類的近期履歷材料；

第三類的主要鑒定、員工考核材料；

第四類的學歷、學位和評聘專業技術職務材料； 第五類的政治歷史情況的審查結論材料； 第七類的獎勵材料； 第八類的處分決定材料；

第九類的工資、任免、待遇、通知、出國審批材料。其他類別有重復的材料也可歸入副本。

第四章 管理范圍

第十一條

人力資源部管理人事檔案的范圍，原則上與其人事管理權限相一致，其分工如下：

（一）總行人力資源部保管：

1、一級分行領導班子成員、總審計師、行長助理人事檔案正本；

2、總行領導班子成員、總審計師、行長助理人事檔案副本（正本由集團公司人力資源部負責保管）；

3、總行本部全體員工人事檔案正本。

（二）一級分行人力資源部保管：

1、二級分行領導班子成員、總審計師、行長助理人事檔案正本；

2、一級分行領導班子成員、總審計師、行長助理人事檔案副本；

3、一級分行本部員工人事檔案正本，其中：直轄市、計劃單列市分行管理所轄 一、二級支行全部員工檔案正本。

（三）二級分行人力資源部門保管：

1、二級分行領導班子成員、總審計師、行長助理人事檔案副本；

2、二級分行本部員工檔案正本；

3、所轄一、二級支行全部員工檔案正本。

第十二條一、二級支行不保留員工人事檔案。根據自身管理需要省(區)分行可以保管所轄各分支機構全部員工人事檔案正本。

第五章 各類人事檔案管理規定

第十三條

檔案管理人員及其管轄范圍內直系親屬的人事檔案，由所在單位指定專人負責保管。

第十四條

員工退職、退（離）休后，其檔案仍由原保管單位人力資源部保管。

第十五條

員工死亡以后，其檔案由原保管單位人力資源部保存五年后，移交本單位的綜合檔案部門保存。

第十六條

員工辭職、自動離職、被辭退（解聘）等終止或解除勞動合同后，未就業的，其檔案轉交本地人才交流中心或者當地勞動部門保管。

第十七條 在辦理檔案轉移手續過程中，應由接收單位以公函的形式發到其檔案所在的原單位，原單位接到對方的公函后，依照調動的程序辦理調轉或檔案轉移手續；除此以外，原單位不得辦理檔案轉移手續。三年以上不辦理人事檔案轉移手續的，原單位不能為其出具任何證明材料或為有關部門提供檔案查閱（國家安全、公安、監察等部門因工作需要可按規定辦理查閱手續進行查閱）。

第十八條

員工在受刑事處分和勞動教養期間，員工出國（境）不歸或失蹤、逃亡以后，其檔案仍由原管理單位保管。

第十九條

對“無頭檔案”要進行清理，編寫出名冊，并查找下落，查到線索的，經核對無誤后，將檔案材料轉出。經多方查找仍無下落的，須在2個月之內，與查找的綜合情

況書面材料一并移交本單位綜合檔案部門保存。

第六章 人事檔案材料的收集、鑒別與歸檔 第二十條

檔案材料的收集歸檔，必須嚴格按照中組部《關于干部人事檔案材料收集歸檔規定》認真執行。

第二十一條

人力資源部門要與形成人事檔案材料有關部門建立聯系制度，做到定時、定向、定內容收集檔案材料。人力資源部可根據工作需要和檔案中缺少材料的情況，有計劃地布置填寫員工履歷表和自傳等材料充實檔案內容。形成人事檔案材料的部門，要建立主動送交人事檔案材料歸檔工作制度，應在形成正式檔案材料的一個月內，及時地將形成的檔案材料送交人事檔案管理部門歸檔。

第二十二條

收集的材料，必須經過認真鑒別。屬于歸檔的正式材料，必須完整齊全、真實有效，文字清楚，對象明確，手續完備。屬于組織形成的材料要有組織蓋章，屬于個人形成的材料要有本人簽字。凡組織鑒定、審查結論、處分決定、組織考核等形成的綜合材料，須經本人見面簽字（本人見面后未簽字的由組織注明）；任免通知、呈報表、考察材料、錄用、聘用審批表必須注明批準機關名稱、時間和文號，出國（境）審批表，要注明出去和返回時間及出去的目的，然后方能歸入檔案。要認真做好歸檔材料登記，由歸檔人與接收人雙方簽字，明確界定歸檔責任。

第二十三條

歸檔范圍之外的材料不得擅自歸檔。經過

鑒別不應歸檔的材料，應按中組部《干部檔案整理工作細則》的規定進行處理，詳細登記并報請主管負責人審查批準。任何人不得自行銷毀檔案材料，不符合歸檔要求的材料不得歸入檔案。對偽造檔案材料，涂改檔案內容的，一經發現，要予以清除，并根據情節輕重，對當事人給予黨紀政紀處分，構成犯罪的要依法追究刑事責任。

第二十四條

檔案材料一律使用16開辦公紙，使用碳素、藍黑墨水，不得使用圓珠筆、鉛筆、純藍、紅色墨水和復寫紙書寫。

第七章 人事檔案材料的整理

第二十五條

人事檔案整理工作，應嚴格按照中組部《干部檔案整理工作細則》的規定進行，特別是對新分配來的大專院校畢業生和新錄用、聘用人員的檔案，要做到隨時立卷、整理、裝訂成冊。收集歸檔的檔案材料要在一個月內裝入散裝材料袋（夾），散裝材料每兩年裝訂入卷歸檔一次。

第二十六條

各類人事檔案材料都要根據材料內容的內在聯系和材料之間的銜接或材料的形成時間排列順序，并在每份材料的右上角編上類號和順序號，在其右下角編上頁碼。

第二十七條

檔案材料排序的基本方式：

（一）按檔案材料形成時間排序的：第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第十類材料。

（二）按檔案材料內容的主次關系進行排序的：第五類、10 第六類、第八類。其中第五類、第八類材料的排列順序為：上級批復、結論或處分決定，本人對結論或處分決定的意見，調查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等，其證明材料應根據每份材料所證明的主要問題相應集中排列。第六類材料，入團志愿書應排在入團的其他材料之前，入黨志愿書應排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后依次排序。

（三）第九類材料可根據不同層次員工的檔案材料情況，采用按時間順序或按材料性質相對集中排序。按材料性質相對集中排序的方法是：

1、工資情況材料；

2、任免材料；

3、出國（境）材料；

4、招錄、聘用、調動、解聘、辭退、退（離）休，勞動合同、崗位協議，入伍、退伍、轉業等其他材料。每種材料再根據形成材料的時間順序排序。

（四）凡外系統新調入（包括錄用、聘用）人員均應填寫《職工履歷表》（附件2，《職工履歷表》填表說明2-1）。

（五）不應歸入第十類的材料有：入黨積極分子登記表、預備黨員考察表，黨員發展計劃登記表，談話記錄，黨小組意見、黨員重新登記申請、學習心得體會，思想、工作匯報等材料，在詳細登記后退回員工所在黨支部保存，工會會員登記表，入會申請書，獨生子女證，結婚、離婚證書，學習總結、實習總結、思想匯報等材料，以前已存入的，應清理出來，進行登記銷毀或移交有關部門和個人。

第二十八條

每卷人事檔案，必須有詳細的檔案材料目錄。編寫具體要求是：

（一）按照類別排列順序及檔案材料目錄格式，逐份逐項地進行填寫。

（二）根據材料題目填寫“材料名稱”。無題目的材料，應擬定題目。材料的題目過長，可適當簡化。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內容或性質特點。凡原材料題目不符合實際內容的，須另行擬定題目或在目錄上加以注明。

（三）“材料形成時間”，一般采用材料落款標明的最后時間。復制的檔案材料，采用原材料形成時間。

（四）填寫“材料份數”，以每份完整的材料為一份（包括附件）；材料頁數的計算，采用圖書編頁法，每面為一頁，印有頁碼的材料、表格，應如數填寫。

（五）書寫目錄要工整、正確、清楚、美觀，不得使用圓珠筆、鉛筆，紅色及純藍墨水書寫。填寫目錄后，要檢查核對，做到準確無誤。可以使用打印目錄。

（六）書寫或打印目錄時，每類目錄之后，須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。

（七）聘請外單位協助整理人事檔案時必須聘請當地組織部許可的檔案整理單位。

第八章 人事檔案安全、保護、保密工作 第二十九條

為保證人事檔案的安全，檔案管理部門必

須做到：

（一）檔案庫房、閱檔室、檔案人員辦公室應三室分開。凡保存500卷以上人事檔案的單位，要設立獨立庫房，面積為每千卷檔案20平方米左右。

（二）檔案庫房必須達到六防要求：防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫。要配置鐵質檔案柜、防盜門窗及空調、去濕（或加濕）機、滅火器、溫濕度計等設備，并經常檢查，保持庫房內的清潔衛生和適宜溫、濕度（要求：溫度為14℃-24℃，相對濕度為45%-65%）。

第三十條

保管人事檔案，應建立登記和統計制度。每年全面檢查核對一次檔案，發現問題及時解決，保證人檔相符，目錄與檔案一致。

第三十一條

檔案管理人員要認真貫徹和執行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》和檔案工作有關規定，嚴格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密，不得私自保存他人檔案，不得利用檔案材料營私舞弊，在任何情況下都不能向無關人員談論檔案內容，嚴禁攜帶檔案材料進入公共娛樂場所。對違反檔案工作法律和紀律，丟失檔案、泄漏秘密者，要視情節輕重，給予嚴肅處理。

第九章 人事檔案的查閱、借閱

第三十二條

人事檔案的查閱、借閱事由：

（一）在辦理人事任免、考察、調動、工資、福利、社

會保險待遇，政治歷史、學歷、參加工作時間、年齡的審查，入黨、入團、出國、組織處理、退（離）休、治喪等事項時，可以查閱、借閱檔案。

（二）國家安全、公安、監察等部門因工作需要了解情況，可提供檔案查閱，并只能查閱有關部分。

（三）編寫黨史、撰寫人物傳記、地方志，需要了解員工的有關情況時，一般不得查閱人事檔案。

第三十三條

因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規定：

（一）郵儲銀行內部因工作需要，查閱人事檔案，要提前預約，并在約定的時間內，由具有中共黨員身份的2名工作人員持《查閱人事檔案審批表》（附件3）到人事檔案管理部門辦理查閱事宜。“審批表”由查閱部門領導簽字、加蓋公章，并經人力資源部批準后方可辦理。

（二）本單位各部門查閱其本部門員工檔案，由是中共黨員的管理人員持《查閱人事檔案審批表》辦理。審批表應經本部門領導簽字，并加蓋本部門印章，由人力資源部負責人審批后方可查閱。人力資源部內部亦按查閱檔案的規定辦理查閱事宜，原則上只能查閱所管范圍內的人事檔案。

（三）外單位因工作需要，查閱人事檔案，必須持所在單位組織人事部門（縣、團以上）出具的查閱檔案介紹信，經人力資源部負責人同意，并辦理審批手續后，方可查閱。

（四）檔案一般不外借。如有特殊情況，必須借出使用時，要說明理由，經人力資源部門負責人批準，并嚴格履行登記手續，限其一周內歸還，不得擅自轉借他人。歸還時，由檔案管理人員檢查無誤后，借檔人方可離開。

（五）任何人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。未經批準，不得查閱同級和上級干部的檔案。不能因私事要求查閱或讓他人代查檔案。

（六）查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，要愛護檔案，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換、拆散、損壞檔案材料。查閱者不得泄漏或擅自向外公布檔案內容。

（七）借用、查閱檔案的單位和個人，不得擅自拍攝復制檔案內容。因工作需要從檔案中取證的，必須經人事檔案主管部門批準后才能復制（拍攝）。

（八）不得憑借外調證明材料介紹信查閱檔案，外調人員不能查閱檔案，所需了解的情況由員工所在單位黨組織負責提供。

（九）查閱檔案人員應在檔案管理人員指定地點查閱檔案。不得將檔案帶出查閱辦公地點，一旦出現問題，由查閱者承擔一切后果。

（十）查閱離退休人員檔案有關規定，如：辦理離退休人員其子女的政審；其供養直系親屬死亡后出具的離退休人員與死者的供養關系證明；辦理退休時需將其檔案借送到省

15（市、區）社保中心審核等事宜，均由單位社保管理人員與人事檔案管理人員聯系辦理，一律不對個人。

第十章 人事檔案的轉遞

第三十四條

轉遞檔案應遵守下列規定：

（一）人力資源部相關崗位人員應及時將員工調動通知、職務任免通知抄送人事檔案管理人員。

（二）人事檔案管理人員接到調動通知、職務任免通知后，經主管領導同意，應在30天內辦理轉遞手續，將調出員工的檔案轉給新的主管單位。

（三）人事檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄和本人自帶。對個人自帶檔案的，檔案管理部門應拒絕接收。對違反轉遞規定，造成檔案丟失或發生抽取、更換材料等問題的，要追究檔案管理人員責任。

（四）轉出的人事檔案必須完整齊全，并按規定經過認真地檢查核對、整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。

（五）轉遞檔案必須詳細填寫《檔案轉遞通知單》（附件4），與檔案一道密封，加貼密封條并蓋密封章。

（六）收到檔案的單位，要認真審核檔案材料和裝訂質量，經核對無誤后，應在回執上簽字蓋章，立即退回。逾期一個月未退回者，轉出單位應催問，以防丟失。

（七）接受檔案的單位，經檢查沒有按總行規定整理的或缺材料較多的檔案，有權將其退回原寄出單位，要求其116 天內收集齊全、整理裝訂合格后再接收。

（八）建立人事檔案臺賬，對轉出、轉入時間、單位等做詳細登記，以便備查。

第三十五條

嚴格執行轉遞制度，避免產生“無頭檔案”。

第十一章 附 則

第三十六條

人事檔案管理是人力資源工作的重要組成部分，是一項政策性、專業性、連續性和保密性很強的工作。各單位要充分重視，加強領導，定期聽取情況匯報，進行檢查監督，保證必要的物質條件和經費。要加強人事檔案管理人員隊伍的建設，選調政治素質好，講原則、責任心強，具有大學專科以上學歷的共產黨員從事檔案管理工作，并按規定要求進行政治、業務培訓，做到持證上崗。在政治上關懷、工作上支持、生活上關心，充分發揮他們的積極性、創造性。要注意保持檔案管理人員隊伍相對穩定和檔案工作的連續性。

第三十七條

人事檔案管理人員在人事檔案建設和管理中承擔著十分重要的責任，應具有較高的政治素質和業務素質，必須做到以下點：

（一）堅持四項基本原則，認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個代表”重要思想和科學發展觀理論，不斷提高政治思想水平。

（二）遵守黨的紀律，嚴守黨的秘密，保證人事檔案安

全。堅持原則，嚴格按照檔案工作的法規和制度辦事。

（三）熱愛本職工作，樹立愛崗敬業的精神。努力學習業務及相關知識，不斷提高業務水平和工作能力，熱心為部門和基層服務。

（四）建立健全規章制度，在日常工作中認真貫徹執行中組部及有關部門的規定。堅持每年定期檢查統計核對人事檔案，發現問題及時解決；定期對下屬單位的檔案工作進行檢查指導，推廣應用檔案現代化管理技術。

（五）工作調動時，必須做好檔案和檔案材料及業務文件等的交接工作。

第三十八條 本辦法自發布之日起施行。

第三十九條 本辦法由總行人力資源部負責解釋。

第三篇：信用社(銀行)員工人事檔案管理辦法

信用社（銀行）員工人事檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條 為進一步加強全省信用社（銀行）員工人事檔案工作，全面推行人事檔案規 范化、科學化、制度化管理，更好地為員工管理、人事決策工作服務，根據《中華 人民共和國檔案法》、中共中央組織部、國家檔案局《干部人事檔案工作條例》等 有關規定，特制定本辦法。

第二條 員工人事檔案是信用社（銀行）人事部門按照黨的干部政策，在人員培訓、選拔、任用等工作中形成的記載員工經歷、政治、思想、品德、作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件資料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使 用員工的重要依據。

第三條 員工人事檔案管理是信用社（銀行）人事管理工作的重要組成部分，必須貫 徹、執行黨的干部路線、方針和政策，選賢舉能，知人善任，為我省農村合作金融 事業服務。

第四條 員工人事檔案工作由省聯社人事部門領導與指導，實行分級管理，同時 接受同級檔案行政管理部門的監督、指導。

第五條 員工人事檔案管理，必須貫徹執行黨和國家有關檔案保密的法規和制 度，嚴密保管，確保人事檔案的完整與安全。

第二章 體制、機構、人員和職責

第六條 員工人事檔案管理實行集中統一和分級負責的管理體制。各級聯社（含 農村合作銀行，下同）按照本單位的人事管理權限，對所轄的員工人事檔案實行集 中統一管理。縣級聯社（不含）以下單位不準存放、保管所轄人員的員工人事檔 案。

第七條 按照專兼結合的原則設置人事檔案管理部門和人員。省聯社配備專職或

兼職檔案管理人員，縣聯社配備以人事檔案工作為主的兼職檔案工作人員。

第八條 人事檔案管理部門職責如下：

（一）保管員工人事檔案，為國家積累檔案史料；

（二）收集、鑒別和整理員工人事檔案材料；

（三）辦理員工人事檔案的查閱、借閱和轉遞；

（四）登記員工職務、工資和變動情況；

（五）為有關部門提供員工情況；

（六）做好員工人事檔案的安全、保密、保護工作；

（七）調查研究人事檔案管理工作情況，制定規章制度，搞好人事檔案的業務 建設和指導；

（八）推廣、應用人事檔案現代化管理技術；

（九）定期向檔案館（室）移交死亡員工人事檔案；

（十）及時向地方人才（勞務）交流中心轉交流動人員檔案；

（十一）辦理其它有關事項。

第九條 專（兼）職人事檔案管理人員應具備以下條件：

（一）政治上可靠，作風正派，責任心強；

（二）具有中專（高中）以上學歷；

（三）中國共產黨正式黨員；

（四）熟悉國家有關人事檔案工作的規定、條例以及本單位的各項規章制度。

第十條 人事檔案管理人員職責如下：

（一）負責本聯社所轄人員的人事檔案管理工作，制定員工人事檔案管理工作 計劃、措施、制度；

（二）負責編制員工人事檔案名冊，建立檔案保管底冊，做到記錄完整，準確 無誤；

（三）收集、補充、整理檔案材料，嚴格按照檔案整理程序進行整理，做到分 類準確、目錄清晰、材料完整、裝訂整齊；

（四）辦理調出人員的檔案轉遞和調入人員的檔案入戶手續；

（五）負責接待外調人員和借閱檔案人員；

（六）負責計算機檔案管理系統使用和管理，及時輸入、更新材料，保證管理 系統正常運行；

（七）嚴守秘密，不泄露員工人事檔案內容，不傳播虛假消息；

（八）嚴格執行檔案室、閱檔室各項規定，確保檔案安全，以防事故發生。

第三章 檔案的內容和分類

第十一條 各級聯社人事部門要對所管理的員工建立人事檔案。第十二條 檔案正本內容及分類如下：

第一類 履歷材料：各類人員登記表、個人簡歷材料、更改姓名材料。第二類 自傳及屬于自傳材料。第三類 鑒定、考核、考察材料：以鑒定為主要內容的各類人員登記表、鑒定性 材料、作為員工任免調動依據的正式考察綜合材料、考核登記表、民主評議綜合材 料。

第四類 學歷、學位、學績、培訓、專業技術職務評聘材料：報考高等院校學生 登記表、審查表，學生成績表，畢業生登記表，學位學歷證明材料，培訓結業成績 表，選拔留學生審查登記表，專業技術職務任職資格申請表，專業技術職務考績材 料，聘任專業技術職務審批材料，套改和晉升專業技術職務（職稱）審批表，員工 的創造發明、科研成果、著作及有重大影響的論文等目錄。

第五類 政治歷史情況的審查材料：審查員工政治歷史情況的調查報告、審查 結論、上級批復、本人對結論的意見、檢查交代或說明情況材料，主要證明材料； 甄別復查結論、調查報告、批復及有關依據材料；入黨、入團、參軍、出國政審材 料；更改干部的民族、年齡、國籍、入黨（團）和參加工作時間及入伍時間的組織 審查意見，上級批復及所依據的證明材料。

第六類 參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料；入黨、入團志愿書，入 黨、入團申請書，轉正申請書、黨員登記表、不予以登記的決定、組織審批意見及 所依據的材料；民主評議黨員形成的意見及登記表，認定為不合格黨員被勸退或除 名的主要事實依據材料和組織意見；團員登記表，退團材料；加入民主黨派等有關 材料。

第七類 獎勵材料：各種先進人物登記表、科學技術獎勵和業務獎勵材料、先進 模范事跡材料，嘉獎、通報表揚等材料。第八類 處分材料：員工犯法、違紀的查證核實報告，處分決定、免于處分的意 見、上級批復意見、本人對處分的意見和檢查交代材料；通報批評材料；甄別復查 報告、決定，上級批復及本人意見；法院審判工作形成的判決書等。

第九類 員工工資級別登記表、職務工資變動登記表、調資審批表、定級和解決 待遇的審批材料，任免呈報表，錄用和聘用審批表，聘用合同書，續聘辭退材料；

退（離）休審批表，入伍登記表、軍銜審批表、軍隊轉業干部審批表；出國出境人

員審批表；黨代會、人代會、政協會、工青婦等群眾團體代表會、民主黨派代表登 記表。

第十類 其他可供組織參考并有保留價值的材料：證明殘疾的體檢表、殘廢等級 材料，員工逝世后報紙報道的消息或訃告，悼詞（生平），非正常死亡的調查報告 及有關情況的遺書等材料。

第十三條 員工人事檔案副本是員工人事檔案正本主要材料的復制件。內容及其 分類如下：

第一類的近期履歷材料； 第三類的主要鑒定、員工考核材料； 第四類的學歷、學位和評聘專業技術職務的材料； 第五類的政治歷史情況的審查結論（包括甄別、復查結論）材料； 第七類的獎勵材料； 第八類的處分決定（包括甄別、復查結論）材料； 第九類的任免呈報表和工資、待遇、出國審批材料； 其他類別如有重復的材料，也可歸入副本。第四章 檔案管理范圍

第十四條 各級聯社員工人事檔案的管理范圍，原則上應與人事管理權限相一 致。省聯社理事長、副理事長、主任、副主任等高級管理人員的檔案由省委組織部 管理，省聯社其他人員的檔案由省聯社人事部門管理；省聯社派出機構負責人的檔 案由省聯社人事部門管理，派出機構一般工作人員的檔案由省聯社委托派出機構 所在地聯社代為管理；縣（市、區）聯社、農村合作銀行的理（董）事長、副理

（董）事長、監事長、主任（行長）、副主任（副行長）的檔案由省聯社人事部門 管理，其他員工的檔案由縣（市、區）聯社、農村合作銀行人事部門管理；基層信 用社員工檔案由縣（市、區）聯社人事部門管理。

第十五條 員工退（離）休后，檔案仍由該員工管理單位保管。第十六條 員工死亡后，其檔案按以下辦法分工保管：

（一）有特殊貢獻的英雄模范人物、知名人士，其檔案由原管理單位移交省 聯社人事管理部門保管，并按《干部人事檔案管理條例》規定的期限移交同級檔案 館。

（二）其他員工人事檔案，按照人事管理權限由原管理部門保存五年后，按同

級國家檔案館接受范圍的規定進館。

第十七條 員工辭職、退職、自動離職、被辭退（解聘）后，其檔案轉至人才流 動服務中心保管。第十八條 員工被開除公職以后，其檔案轉至所在地人才流動服務中心保管。

第十九條 員工在受刑事處分和勞動教養期間，其檔案由所在聯社人事部門保 管。刑滿釋放和解除勞動教養后，重新安排工作的，其檔案由有關的人事部門或政 府人事部門所屬的人才流動中心保管。

第二十條 員工出國不歸、失蹤、逃亡、死亡以后，其檔案由原管理部門保管。

第二十一條 人事檔案管理人員及其在本單位的直系親屬的檔案，由所在單位指 定有關部門專人保管。

第二十二條 凡因第十七至二十條之原因而離開信用社（銀行）的，其本人檔案可代 為保管三個月，超過時限者不再提供檔案資料。

第二十三條 各級聯社人事部門不準擅自接收和寄存非本系統人員和非所屬人員 的人事檔案。

第五章 檔案材料的收集、鑒別與歸檔

第二十四條 各級聯社人事部門要經常通過有關部門收集員工任免、調動、考察 考核、培訓、獎懲等工作中形成的反映員工德、能、勤、績的材料，及時充實檔案 內容。

第二十五條 各級聯社人事部門每五年應組織所屬人員填寫履歷表。

第二十六條 員工人事檔案都要設有《員工變動登記表》、《員工工資變動登 記表》，當員工職務、工資發生變化時，人事檔案管理人員應及時填寫，登記入檔 案。

第二十七條 凡員工人事檔案不齊的，應進行登記，及時向有關部門索取后補充 歸檔。

第二十八條 各級聯社的黨、團組織、工會、監察、紀檢等有關部門，在員工人 事檔案材料形成后一個月內，及時將新形成的檔案材料送交干部人事檔案管理部門 歸檔。對不符合要求的入檔材料，應及時退回，由有關部門按規定重新辦理。人事 檔案管理人員要經常主動到有關部門收集應歸檔的材料。

第二十九條 收集的材料，必須經過認真的鑒別。屬于歸檔的材料應真實、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續完備。需經組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽

字后方能歸檔。

第三十條 不屬于歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑒別，可分別情況予以 處理。凡銷毀的材料，必須詳細登記，并報分管領導審查批準。

第三十一條 凡屬于應歸入員工人事檔案的材料，均應按照中共中央組織部《干 部人事檔案整理工作細則》進行整理立卷。

第三十二條 員工人事檔案材料，須統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用 圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

第六章 檔案的整理

第三十三條 每類員工人事檔案材料，都要根據材料內容的內在聯系和材料之間 銜接或材料的形成時間排列順序，并在每份材料右上角編上類號或順序號，在其右 下角編上頁數。檔案材料排序的基本方式如下：

（一）按檔案材料形成時間先后排序有：第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第十類材料。

（二）按材料內容主次及材料之間聯系排序有：第五類、第六類、第八類，其 中第五類、第八類排序為：上級批復、結論或處分決定意見，調查報告證明材料，本人檢討或交待材料等。其證明材料應根據每份材料所證明的主要問題相應集中排 列。第六類入團志愿書應排在入團其它材料之前，黨員登記表等可按時間先后依次 排序。

（三）檔案中有多次審查材料的，分同一問題或非同一問題的審查材料，及新 問題和原審查過的問題混合的審查材料。對這種情況，如果檔案已整理過，可按每 次審查的成套材料按成文時間順序排列，如需重新整理檔案時，可把新審查材料放 在前面。

（四）第九類材料可根據不同層次員工的檔案材料情況采用按時間順序或按 材料性質相對集中排序。按材料性質相對集中排序方法是：

1、工資情況；

2、任免 材料；

3、出國、出境材料；

4、其它材料。每種材料再根據形成時間順序排列。這 種排序法編目時每種小類目錄后面，要留出適當空格，供增加同種內容的材料編目 用。例：九—1—

1、1—2——、九—2—

1、2—2——。

第三十四條 每卷員工人事檔案必須有詳細的檔案材料目錄，編寫材料名稱要確 切、簡要、準確無誤，字跡清楚，應符合以下要求：

（一）按照類別排列順序和目錄格式，根據材料題目逐項進行填寫。

（二）無題目材料，應擬定題目，材料題目過長，可適當簡化。擬定或簡化題 目，必須確切反映材料內容或性質特點，凡原材料題目不符合實際內容，須另行擬 定題目或在目錄上加以注明。

（三）填寫材料形成時間，一般采用材料最后落款標明的時間。復制的檔案材 料，采用原材料形成時間。

（四）填寫“材料份數”以每個完整的材料為一份（包括附件），材料頁數的 計算，采用圖書編頁法，每面為一頁，印有頁碼的材料、表格，應如數填寫。

（五）書寫目錄時，每類目錄之后，須留出適當的空格，供補充檔案材料時使用。

第三十五條 對建立副本需要的材料，圓珠筆、復寫紙、鉛筆書寫的材料和字跡

不清的材料要進行復制。復制手段分靜電復印、打印復制、抄寫復制和攝制四種。

第三十六條 對一些紙張不規則、破損、折皺材料要進行技術加工。其方法如

下：

（一）對超出16開規格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件

下，要酌情進行剪裁；不能剪裁的材料，需進行折疊、橫豎交叉或梯形折疊方法。折疊后的檔案材料，要保持整個案卷平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。

（二）對于破損、卷角、折皺和小于16開規格的檔案材料，要進行裱糊。有單 面裱糊，夾面裱糊，開窗裱糊，鱗或梯形托裱，不腐蝕紙張。裱糊后檔案材料要晾 干，不得在陽光下曝曬或使用高溫燙烤。

（三）對過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料，須進行加邊，打眼裝訂，不得 壓字或損傷材料內容。

（四）拆除檔案材料上的大頭針、回形針、訂書釘等金屬品，以防止氧化銹毀 材料。

第三十七條 員工的檔案材料必須裝訂成卷。裝訂后的檔案目錄卷首，材料排列 順序與目錄相符，卷面整潔，全卷整齊、平坦、裝訂結實。其具體做法如下：

（一）核對目錄與材料；

（二）整齊全卷材料，材料條件好的，應做到四面整齊；條件較差的，以裝訂 線一邊和下邊兩面為齊；

（三）在材料左側樹直打上統一的裝訂孔；

（四）一律使用按規定標準的人事檔案卷皮，卷皮上的人名，不得用同音字和 不規范簡化字；

（五）員工人事檔案經驗收合格后，方能入庫。第三十八條 員工人事檔案整理工作應注意以下事項：

（一）人事檔案整理工作人員必須認真貫徹執行有關規定，嚴格遵守安全保密 制度；

（二）整理檔案時嚴禁吸煙，以確保檔案的安全；

（三）不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料；

（四）不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規定剔出的檔案材料，須進行 登記，經主管領導審查批準后分別情況予以處理；

（五）在整理檔案過程中，要加強對檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄 露員工人事檔案內容。

第七章 檔案的保管和保護

第三十九條 按照安全保密、便于查找的原則要求，對員工人事檔案應嚴密、科 學地保管。

（一）各級聯社要建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案 柜。庫房內應設置去濕、滅火等設備。

（二）庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施應經 常檢查；要保持庫房的清潔和庫內適宜的溫濕度。

（三）保管員工人事檔案，應建立登記和統計制度。每年應全面校對一次檔 案，發現問題及時解決。

（四）各級聯社檔案管理部門，要設置檔案查閱室。有條件的聯社，檔案庫房 和閱檔室應分開。

第四十條 檔案卷皮、目錄和檔案袋式樣、規格實行統一制做標準（見附1）。

第四十一條 嚴禁任何個人私自保存他人檔案。對利用檔案材料營私舞弊的，應 視情節輕重，予以嚴肅處理。對違犯《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處 理。

第八章 檔案的提供和利用

第四十二條 因工作需要查閱和借用員工人事檔案，應遵守以下規定：

（一）查閱員工人事檔案應填寫《查閱員工人事檔案審批表》，經人事部門主 管領導簽字同意后，在專人監督下方可查閱。

（二）凡查閱員工人事檔案，查閱單位應派二名中共黨員員工到查閱室查閱。

（三）任何個人不得查閱或使用本人及其親屬檔案。

（四）檔案一般不得外借。如必須借出使用時，要說明理由，經分管領導批 準。并嚴格履行登記手續，限期歸還，不得擅自轉借他人。

（五）查閱檔案人嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤 換檔案材料。不得向無關人員泄露或擅自向外公布檔案內容。

（六）借閱、查閱檔案的單位或個人不得擅自拍攝復制檔案內容。因工作需要 從檔案中取證的，必須經人事檔案管理部門同意后才能復制（拍攝）。摘錄有關材 料要核對無誤后方可蓋章。

（七）閱檔時要愛護檔案，不得吸煙、喝水，防止損毀檔案。第九章 檔案的轉遞

第四十三條 員工工作調動或職務變動后應及時將檔案轉給新的主管單位。

（一）調入人員的檔案交接，應遵守以下規定：

1.主管人員接到調出單位轉來的《人事檔案材料轉遞通知單》后，征求干部部 門意見，辦理接收手續。

2.按照通知單所列內容逐項驗收。

3.主管人員在《人事檔案材料轉遞通知單》回執上簽字蓋章，及時退還或寄回 檔案轉出單位。

4.主管人員將轉來的檔案入庫，在《員工人事檔案底冊》上注明轉入時間、數

量。

（二）調出人員的檔案交接，應遵守以下規定：

1.主管人員根據人事管理部門的通知，填寫《人事檔案（材料）轉遞通知

單》，對擬轉出檔案進行檢查密封、編號后送交機要室用機要寄出。

2.主管人員在《人事檔案手冊》上注明轉出時間和數量。收到對方回執后，做 好登記。若一個月內未收到回執，要及時查問，避免丟失。

第四十四條 檔案的轉遞，應遵守下列規定：

（一）員工人事檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取，不得郵寄或交員工本 人自帶；

（二）轉出的檔案必須完整、齊全，并按規定整理裝訂，不得扣留材料或分批 轉達出；

（三）轉送檔案必須按統一規定的“人事檔案轉遞通知單”的項目登記，嚴密

包封（詳見附2）。

（四）對收到的檔案嚴格進行材料核對，材料不齊的，應退給調出單位補齊后 方可簽收；經核對無誤的，應在回執上簽名蓋章立即退回。

第四十五條 向上級單位報送員工人事檔案應遵守以下規定：

（一）接到員工人事任免通知一個月內，本單位復制好檔案副本留用，將員工 人事檔案正本及時報送省聯社人事主管部門。

（二）報送檔案時，應將材料與目錄檢查核對一遍，防止張冠李戴或缺少材 料。對原件上出現缺頁、少份、被燒、破損等情況要加以說明。

（三）不得扣留材料或分批報送。

第四十六條 嚴禁執行轉遞制度，避免產生“無頭檔案”。對已出現的“無頭檔 案”，應認真查轉。對確屬查不到員工下落的，凡有保存價值的檔案材料要移交員 工原籍檔案館保存。

第十章 組織領導和隊伍建設

第四十七條 各級聯社應加強對員工人事檔案工作的領導，要將人事檔案管理工 作列入本單位的工作計劃，及時研究解決檔案工作中出現的新情況、新問題，采取 有效措施，不斷加以改進，提高科學管理水平。

第四十八條 各級聯社人事部門，對同級和下級的人事檔案工作，在業務上負有 監督、檢查和指導責任。其具體任務是：

（一）了解人事檔案工作情況；

（二）研究解決人事檔案工作的問題，根據黨和政府有關方針、政策制定有關 規定和辦法；

（三）推廣人事檔案工作先進經驗；

（四）召開人事檔案管理工作會議；

（五）對人事檔案管理工作人員進行業務培訓。

第四十九條 各級聯社的領導和人事部門要重視人事檔案工作隊伍的建設。要按 照《干部檔案工作條例》的要求，選調檔案管理工作人員，切實加強對人事檔案管 理人員的教育和培訓，對那些為檔案工作做出貢獻的同志應給予表揚和獎勵，對失 職者應視情節輕重給予批評教育直到紀律處分。

第十一章 附 則

第五十條 本辦法由信用社（銀行）負責解釋。第五十一條 本辦法自印發之日起執行。附：

1.員工人事檔案卷皮、檔案袋樣式和規格

2.人事檔案（材料）轉遞通知單存根及通知單（略）3.查（借）閱員工檔案審批表（略）附1：

員工人事檔案卷皮、檔案袋樣式和規格

一、檔案卷皮（卷面、卷皮各一頁）1.卷皮規格：長27.4厘米，寬20.5厘米；左邊高三個裝訂線眼，眼距（從眼中心 算起）8.3厘米;線眼中心距左側邊沿1.5厘米,上、下線眼中心距上、下邊沿各為5.4厘 米。

2.卷面標簽：由裝訂線處向左設“標簽”兩個，供填寫編號、姓名、籍貫用。規格為：上下高6.5厘米，左右長9厘米。兩個“標簽”距卷面上、下邊沿各為6厘 米，并與卷面裝訂線相聯接。

3.卷皮材料：一般可采用三百克左右的單面白板紙加包布面，或只用布包角，也可以用紙裱糊，但不宜過厚，以減輕檔案重量。

4.卷皮顏色：應采用汪、淺黃、乳黃色等，不要用大紅、大綠，或黑、蘭、紫等深色。卷面上的字，一律用正紅色。

5.卷面項目：“員工人事檔案”、“正本”（或“副本”）、姓名。6.字體與字間距離：“員工人事檔案”用楷體（72磅），字與卷面上邊沿距離 為7厘米；“正本”（可“副本”）用小初號宋體，在“員工人事檔案”下方，相 距2.5厘米；“姓名”用大一號宋體，與卷面下邊沿相距5.5厘米。

7.卷面里頁印“注意事項”：

（1)注意保密，不得遺失，不得讓無關人員翻閱。（2)愛護檔案，不得涂沫、勾畫及亂加批注。（3)卷內材料不得拆散，不得隨意增加或抽出材料。

二、檔案袋

1.規格：長30厘米，寬23厘米，厚（折疊部分）2.5厘米。2.材料質量：可根據條件選用較好的牛皮紙。3.袋面項目：“員工人事檔案袋”、“姓名”、“制作單位”。4.字體和字的顏色與檔案卷面同。“單位”在“姓名”下邊，各項目字間距離 參照檔案卷面安排。

第四篇：保險企業員工人事檔案管理辦法

員工人事檔案管理辦法

【新保人制度-07號】

第一條、目的為規范公司的人事檔案管理，根據《北京市流動人員人事檔案管理暫行辦法》并結合公司實際，制定本辦法。

第二條、適用范圍

本辦法適用于已與公司簽訂《勞動合同》的市場系列、技術系列的客戶經理級以上員工，職能系列重要崗位的員工，有特殊規定的除外。

資料由三茅人力資源網 整理，更多免費人力資料請上網站。

第三條、檔案調入程序

員工本人持公司開據的檔案關系《介紹信》到公司委托的人才服務中心開據檔案調轉《商調函》，持《商調函》到本人檔案所在地辦理檔案轉移手續，辦理完手續之后，將檔案材料及時交人力資源部，由人力資源部統一辦理檔案存入手續。

第四條、檔案調出程序

員工與公司解除、終止勞動關系之后的10個工作日內，人力資源部開具《勞動關系解除通知書》及加蓋公章的鑒定材料，交付給員工本人。員工本人在30日內持《勞

動關系解除通知書》及鑒定材料到委托的人才服務中心辦理檔案轉出手續。

人力資源部負責將該員工的勞動關系變更情況，以書面通知委托的人才服務中心。

第五條、員工辦理有關人事證明的程序

員工需辦理有關人事證明時，可向人力資源部申請，經審核后，人力資源部開據《介紹信》，員工本人持《介紹信》到公司委托的人才服務中心辦理相關手續。

第六條、員工在職期間的存檔費由公司支付。

第七條、本制度由公司人力資源部負責解釋。

第八條、本制度經董事會審批后實施。

第五篇：人事檔案管理辦法

清徐縣清水湖畔物業管理有限公司

人事檔案管理辦法

第一章 基本原則

第一條 為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務，根據中共中央組織部、國家檔案局發布的《干部檔案工作條例》（組通字［1991］13號），特制定本辦法。

第二條 人事檔案工作是企業組織人事工作的重要組成部分，也是企業檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。

第三條 人事檔案是企業人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開發的重要依據，是反映個人成長歷史的憑證和依據，應由公司人力資源處人事檔案室集中統一管理。

第四條 在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執行黨和國家的有關檔案保密的法規和制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。

第二章 體制、任務和人事檔案干部

第五條 人事檔案是企業檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統一管理，業務工作接受公司黨委領導和上級有關業務部門的檢查指導。

第六條 人事檔案室的任務是貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策、制定企業人事檔案工作規章制度，負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。

第七條 人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，作風正派，責任心強，刻苦鉆研業務，不斷提高政治、業務素質，努力做好本職工作。

第三章 人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求

第八條 為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經常通過有關部門收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。具體收集歸檔范圍見附件。

第九條 公司各級黨委（總支）、各廠、各處室（科室）要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委（總支）的人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經有關部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

第十條 收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續完備、具有保存價值。需經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。

第十一條 不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細登記，并報請人力資源處負責人審查批準，由專人負責監銷。

第十二條 人事檔案材料，須統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。 第四章 人事檔案的管理和利用

第十三條 人事檔案室對收集的人事檔案材料按規定進行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管，并按有關部門的規定收取管理費。

第十四條 對人事檔案應建立登記和統計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發現問題及時解決。嚴格執行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。

第十五條 根據安全保密，便于查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的，具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質檔案柜。庫房內應保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。

第十六條 檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規格按標準制作，干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發的《干部檔案整理工作細則》和有關規定執行。

第十七條 嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內容。

第十八條 做好檔案管理的各項基礎工作，編制檢索工具，逐步實現人事檔案的現代化管理，便于提供利用。

第十九條 凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關材料應認真核實簽署意見并加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章，方能有效。

第二十條 對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續，有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。

第五章 檔案的轉遞

第二十一條 人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。

第二十二條 如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案，必須經人力資源處負責人同意簽署意見方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統一轉遞。檔案轉出后，逾期一個月未見對方退回回執應寫信催回，以防丟失。

第二十三條 為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動，干部職務變動而及時調整，公司人力資源處應將人事變動情況、干部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后，人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關部門應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。

第二十四條 公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規定收取檔案保管費。

第二十五條 公司各單位、部門應積極配合檔案室做好員工檔案的轉遞工作，學生分配單位有變化時應及時通知檔案室，以使檔案能正確投遞。

清徐縣清水湖畔物業管理有限公司

2012年3月