第一篇：職工人事檔案管理辦法

職工人事檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條 為了加強集團公司職工人事檔案管理工作，科學、有效地保護和利用職工人事檔案，更好地為企業改革和發展服務，根據中共中央組織部《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細則》、《干部人事檔案材料收集歸檔的規定》和原國家勞動部、國家檔案局頒布的《企業職工檔案管理工作規定》、《職工檔案管理工作規定》等，結合集團公司實際，制定本辦法。

第二條

職工人事檔案是用人單位組織人事部門在招聘、培訓、考核、獎懲、晉級、選拔、任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的原始記錄，是歷史地、全面地考察職工的依據，是用人單位檔案工作的重要組成部分。

第三條 職工人事檔案管理工作必須嚴格貫徹執行國家有關檔案管理和保密工作的法規和制度，確保職工人事檔案的完整、真實和安全。

第四條 本辦法適用于集團公司及所屬各單位。

第二章 管理體制

第五條 職工人事檔案管理實行集中統一的管理體制。在條件成熟以前，由集團公司組織部統一管理；在條件成熟以后，根據職工管理權限分別由各級單位組織部進行管理。

第三章 管理機構、人員和職責

第六條

集團公司組織部為本單位職工人事檔案管理機構并設專人負責管理職工人事檔案。第七條 要選調政治上可靠、作風正派、責任心強、業務素質高的共產黨員從事職工人事檔案管理工作。

第八條 職工人事檔案管理部門的職責：

（一）保管職工人事檔案，積累人事檔案資料；

（二）收集、鑒別和整理人事檔案材料；

（三）辦理人事檔案的查閱、借閱和轉遞手續；

（四）按照規定提供職工有關情況；

（五）做好職工人事檔案的安全、保密、保護工作；

（六）定期向企業檔案室（館）移交檔案；

（七）制定規章制度，搞好職工人事檔案的業務建設和業務指導；

（八）辦理其他涉及職工人事檔案有關事項。

第四章 管理范圍

第九條 在職職工人事檔案，按照職工管理權限進行集中統一管理。第十條 職工在離（退）休后，其檔案由離（退）休前所在單位管理;實行社會化管理的，按社會化管理相應要求進行管理。

第十一條 職工死亡后，其檔案由其原所在單位檔案管理部門保存五年后，移交同單位綜合檔案管理部門。

第十二條 職工在辭職、退職、自動離職、被辭退、終止或解除勞動合同關系、被開除公職，在受刑事處分、勞動教養期間和刑滿釋放、解除勞教，出國不歸、失蹤、逃亡以后等情況，按照《干部檔案工作條例》、《企業職工檔案管理工作規定》有關規定對其人事檔案進行管理。

第十三條 職工人事檔案管理人員的檔案及其在本單位的直系親屬的檔案，由所在單位指定有關部門專人保管。

第五章 歸檔范圍

第十四條 履歷材料：履歷表和屬于履歷性質的登記表等材料。第十五條 自傳材料：自傳和屬于自傳性質的材料。

第十六條 報告個人有關事項的材料：領導人員個人有關事項發生變化的報告表等材料。

第十七條 考察、考核、鑒定材料：考察材料；在重大政治事件、突發事件和重大任務中的表現材料；定期考核材料，年度考核登記表，援藏、援疆、掛職鍛煉等考核材料；工作調動、轉業等鑒定材料；后備領導人員登記表(提拔使用后歸檔)等材料。

第十八條 審計材料：經濟責任審計結果報告。

第十九條 學歷學位材料：高中畢業生登記表；中專畢業生登記表；普通高等教育、成人高等教育、自學考試、黨校、軍隊院校報考登記表，入學考試各科成績表，研究生推免生登記表，專家推薦表；學生(學員、學籍)登記表，學習成績表、畢業生登記表，授予學位的材料，畢業證書、學位證書復印件，黨校學歷證明；選拔留學生審查登記表等參加出國(境)學習和中外合作辦學學習的有關材料；國務院學位委員會、教育部授權單位出具的國內外學歷學位認證材料等。

第二十條 培訓材料：為期兩個月以上的學員培訓(學習、進修)登記表、考核登記表、結業登記(鑒定)表等材料。

第二十一條 職業(任職)資格材料：職業資格考試合格人員登記表或職業(任職)資格證書復印件；教師資格認定申請表等材料。

第二十二條 評(聘)專業技術職稱(職務)材料：專業技術職務任職資格評審表、申(呈)報表，聘任專業技術職務審批表等材料。

第二十三條 反映科研學術水平的材料：博士后工作期滿登記表；被縣處級以上黨政機關、人民團體等評選為專業拔尖人才的材料；科研工作及個人表現評定材料，業務考績材料；創造發明、科研成果鑒定材料；著作、譯著和有重大影響的論文目錄。

第二十四條 政審材料：上級批復、審查(復查、甄別)結論、調查報告及主要依據與證明材料；本人對結論的意見、檢查交待或情況說明材料；撤銷原審查結論的材料；各類政審表。

第二十五條 更改(認定)姓名、民族、籍貫、國籍、入黨入團時間、參加工作時間等材料：個人申請、組織審查報告及主要依據與證明材料、上級批復；計算連續工齡審批材料等。

第二十六條 黨、團組織建設工作中形成的材料：

(一)中國共產黨入黨志愿書、入黨申請書、轉正申請書；整黨工作、黨員重新登記工作中民主評議黨員的組織意見，黨員登記表，黨支部不予登記或緩期登記的決定、上級組織意見；不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要依據材料；取消預備黨員資格的材料；退黨、自行脫黨材料；恢復組織生活(黨籍)的有關審批材料；

(二)中國共產主義青年團入團志愿書；(三)加入或退出民主黨派的材料。

第二十七條 表彰獎勵材料：縣處級以上黨政機關、人民團體等予以表彰、嘉獎、記功和授予榮譽稱號的審批(呈報)表、先進人物登記(推薦、審批)表、先進事跡材料；撤銷獎勵的有關材料等。

第二十八條 涉紀涉法材料：處分決定，免予處分的意見，上級批復，核實(調查、復查)報告及主要依據與證明材料，本人對處分決定的意見、檢查、交待及情況說明材料；解除(變更、撤銷)處分的材料；檢察院不起訴決定書；法院刑事判決書、裁定書；公安機關作出行政拘留、限制人身自由、沒收違法所得、收繳非法財物、追繳違法所得等的行政處理決定等。

96184毫米)或國際標準A4型(長297毫米，寬210毫米)的公文用紙，材料左邊應當留有20—25毫米裝訂邊，字跡材料應當符合檔案保護要求。

第四十六條

符合歸檔要求的材料，必須在接收之日起一個月內放入本人檔案，一年內整理歸檔。

第七章 檔案的管理和使用

第四十七條 按照安全保密、利于工作、便于查找的原則，對職工人事檔案嚴密、科學地保管。

第四十八條 庫房要符合《干部檔案工作條例》和《企業職工檔案管理工作規定》中規定的堅固、防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫要求，檔案在鐵質檔案柜內保存。

第四十九條 檔案卷皮、目錄和檔案袋、檔案盒的樣式、規格按有關統一制作標準制作。

第五十條 職工人事檔案管理部門，要設置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室。

第五十一條 嚴禁任何個人私自保存職工人事檔案。對利用職工人事檔案材料營私舞弊的，按有關規定嚴肅處理。

第五十二條

建立健全職工人事檔案查閱、借用、保密制度。第五十三條 查閱職工人事檔案要填寫查閱檔案審批表，查閱單位負責人簽字，經組織部負責人批準后方可查閱。嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。

第五十四條

職工人事檔案一般不得外借，如確需借出使用時，要說明理由，經組織部負責人批準后，方可借出，并嚴格履行登記手續，限期歸還，不得轉借他人。

第五十五條 任何人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。

第八章 檔案的轉遞

第五十六條 職工調動或因職務變動需要轉遞職工人事檔案的，原單位應及時將職工人事檔案轉給新的單位。

第五十七條 職工人事檔案轉遞應遵守下列規定：

（一）職工人事檔案應通過機要交通或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶。

（二）職工人事檔案轉遞要及時，不得人檔分離。

（三）轉出的職工人事檔案要嚴密包封，并加蓋組織、人事、勞動部門公章或調配章。

（四）轉出的職工人事檔案必須完整齊全，并按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。轉遞職工人事檔案必須填寫職工人事檔案轉遞通知單，辦理登記手續。

（五）接收單位收到職工人事檔案，經核對無誤后，要在回執單上簽名蓋章，并立即退回。

第九章 紀律和監督

第五十八條 各級組織（人事）部門應當加強對職工人事檔案材料收集歸檔工作的監督和檢查，嚴肅紀律、嚴格管理，確保職工人事檔案材料收集歸檔工作有序進行。

第五十九條 職工人事檔案材料收集歸檔工作中，職工人事檔案材料形成部門、職工人事檔案工作人員和職工本人必須嚴格執行本規定，并遵守以下紀律：

(一)不準以任何借口涂改、偽造檔案材料。

(二)不準將應歸檔材料據為己有或者拒絕、拖延歸檔。

00-(三)不準將本規定所列歸檔范圍之外的材料擅自歸檔。(四)不準將虛假材料和不符合歸檔要求的材料歸入檔案。(五)不準私自、指使或者允許他人抽取、撤換或銷毀檔案材料。第六十條 對違反職工人事檔案材料收集歸檔工作紀律的，視其性質、情節輕重和造成的后果，對負有主要責任的領導人員和直接責任人員進行批評教育，或給予黨紀、政紀處分。其中，檔案工作人員參與涂改、偽造檔案材料的，要從嚴從重處理，并不得繼續從事職工人事檔案管理工作。

第十章 附 則

第六十一條 其他未盡事項，按照上級有關規定執行。國家及上級有關部門有新規定時，從其規定。

第六十二條 本辦法自印發之日起執行，集團公司原相應有關管理辦法同時廢止。

第二篇：人事檔案管理辦法

清徐縣清水湖畔物業管理有限公司

人事檔案管理辦法

第一章 基本原則

第一條 為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務，根據中共中央組織部、國家檔案局發布的《干部檔案工作條例》（組通字［1991］13號），特制定本辦法。

第二條 人事檔案工作是企業組織人事工作的重要組成部分，也是企業檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。

第三條 人事檔案是企業人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開發的重要依據，是反映個人成長歷史的憑證和依據，應由公司人力資源處人事檔案室集中統一管理。

第四條 在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執行黨和國家的有關檔案保密的法規和制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。

第二章 體制、任務和人事檔案干部

第五條 人事檔案是企業檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統一管理，業務工作接受公司黨委領導和上級有關業務部門的檢查指導。

第六條 人事檔案室的任務是貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策、制定企業人事檔案工作規章制度，負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。

第七條 人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，作風正派，責任心強，刻苦鉆研業務，不斷提高政治、業務素質，努力做好本職工作。

第三章 人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求

第八條 為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經常通過有關部門收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。具體收集歸檔范圍見附件。

第九條 公司各級黨委（總支）、各廠、各處室（科室）要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委（總支）的人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經有關部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

第十條 收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續完備、具有保存價值。需經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。

第十一條 不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細登記，并報請人力資源處負責人審查批準，由專人負責監銷。

第十二條 人事檔案材料，須統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。 第四章 人事檔案的管理和利用

第十三條 人事檔案室對收集的人事檔案材料按規定進行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管，并按有關部門的規定收取管理費。

第十四條 對人事檔案應建立登記和統計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發現問題及時解決。嚴格執行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。

第十五條 根據安全保密，便于查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的，具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質檔案柜。庫房內應保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。

第十六條 檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規格按標準制作，干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發的《干部檔案整理工作細則》和有關規定執行。

第十七條 嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內容。

第十八條 做好檔案管理的各項基礎工作，編制檢索工具，逐步實現人事檔案的現代化管理，便于提供利用。

第十九條 凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關材料應認真核實簽署意見并加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章，方能有效。

第二十條 對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續，有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。

第五章 檔案的轉遞

第二十一條 人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。

第二十二條 如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案，必須經人力資源處負責人同意簽署意見方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統一轉遞。檔案轉出后，逾期一個月未見對方退回回執應寫信催回，以防丟失。

第二十三條 為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動，干部職務變動而及時調整，公司人力資源處應將人事變動情況、干部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后，人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關部門應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。

第二十四條 公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規定收取檔案保管費。

第二十五條 公司各單位、部門應積極配合檔案室做好員工檔案的轉遞工作，學生分配單位有變化時應及時通知檔案室，以使檔案能正確投遞。

清徐縣清水湖畔物業管理有限公司

2012年3月

第三篇：人事檔案管理辦法

人事檔案管理辦法

1.目的

為了規范公司人事檔案的管理，形成人事檔案管理制度，有效的保護和使用檔案，為公司各級部門提供開展工作的基礎依據，根據相關法律和法規，制定本辦法。2.范圍

3.總則

人事檔案工作是人力資源部工作的重要組成部分，也是公司檔案工作的重要組成部分，它是為了貫徹執行公司的人才戰略、方針政策、為了選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用人才服務的，是公司人力資源部按照公司的政策，組織本部門及相關部門人員對公司員工在工作中和學習中形成的個人經歷、學業情況、培訓情況、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績、工資待遇、崗位變動等一系列內容及時進行記載，它是反映個人成長歷史的重要憑證和依據，由人力資源部實行集中統一管理。4.職責

4.1人力資源部應為每位員工個人建立人事檔案，并集中對檔案進行收集整理、保管統計、借閱傳遞等管理工作。

4.2員工個人應按照公司要求及時提供真實準確、詳細完善的資料。

4.3檔案管理人員應嚴格遵守閱檔保密制度，不得在公共場所及無關人員面前議論人事檔案內容，不得轉借給無關人員翻閱；未經審批不得向外公布人事檔案內容。4.4人事檔案的交接和傳遞必須由檔案管理雙方親自交接，并建立檔案交、接臺帳（附件1人事檔案資料交接清單）。

4.5人事檔案必須由人力資源部檔案負責人保管。5.管理制度 5.1案卷內容

5.1.1卷內目錄

見附件2人事檔案目錄 5.1.2入職資料

人員應聘登記表

8張一寸紅底免冠照片 身份證正反面復印件 戶口本戶主頁及本人頁復印件 畢業證、學位證（或學歷證明）復印件

解除（終止）勞動合同證明原件（或離職證明、失業證復印件）無劣跡證明原件

特殊工種作業操作證原件/復印件（焊工、電工、天車工、起重工、司爐工、叉車司機、電瓶車司機）各種資格證和職稱的復印件 參加過各種培訓的證書復印件

應屆大學畢業生還應包括：報到證、戶籍遷移證明原件

5.1.3在職資料

員工本人簽字確認后的勞動合同/勞動協議文本； 員工轉正、轉崗相關材料。

5.1.4調薪資料

工資變動審批表及通知書，提職晉級審批及考核、獎勵工資審批表、各種待遇審批手續、個人申請類檔案存于《薪資檔案》，此類檔案分門別類，建立檢索目錄。

5.1.5職務任免文件

審批及通知文件。

5.1.6異動文件、獎懲材料

各類申請書、職稱職務評聘、考察、考核、獎懲材料、在職期間病假相關手續（診斷、病志等）等工作學習中形成的可以反映其德、能、勤、績等文件材料，進入檔案。

5.1.7考核、評定工作中形成的有關材料

與個人工資收入考核有關的資料存入《薪資檔案》

5.1.8離職資料

①離職申請、離職交接、考勤表、解除勞動關系證明等材料。員工離職后檔案仍舊保存。

②未領取完畢的解除勞動關系證明可單獨存檔保管，建立明細及領取簽收記錄。

5.1.9其他應歸檔的資料 5.2員工檔案歸檔時間

5.2.1 例行常規資料歸檔時間定于每月30日交接完成上月產生的人事資料，對于特殊重要資料應在次日內歸檔。

5.2.2對于新入職員工的入職資料，人力資源部門應在員工入職當日，將與員工個人有關的材料，進行整理、編號、裝訂，進行歸檔。

5.2.3其它歸檔的資料，由人力資源部門相關人員在該事項完成后的五個工作日內，將相關材料裝訂，存入該員工的人事檔案。（應有紙板、電子版人事檔案交接表格見附件1）

5.3歸檔材料的要求

5.3.1歸檔材料應做到完整、齊全、真實、文字清楚、對象明確，以項目為單位的歸檔材料要齊全。

人事檔案管理人員應詳細審核歸檔資料是否完整齊全，手續是否完備。檔案資料不是孤立的文件，符合入檔要求的檔案資料應能夠反映事件的來龍去脈，應涵蓋申請、報批、審批及回復等整個流程，以備查考。檔案管理員應做好對人事檔案的歸檔與整理、保管與保護、利用與轉遞工作，保證歸檔文件材料完整準確。

5.3.2對符合歸檔要求的材料，應及時詳細登記歸檔；對不符合歸檔要求的材料，應及時通知形成材料的部門修訂或補辦，限期報送；定期核查所管理的檔案，發現所缺材料，及時登記、補充。5.3.3人事檔案材料的載體和字跡要求。

5.3.3.1紙張要求：應使用A4復印紙。寬幅大于A4紙時，可將紙張折成A4紙大小，小于A4紙時，應將其與A4紙裝訂一起，檔案裝訂工整，制作規范，分類有序，方便查找；原件如為熱敏紙質傳真件，請勿在熱敏傳真紙上簽批意見，應復印后再在復印后的文件上批示及存檔。

5.5.3.2字跡要求：文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、黑色墨水書寫。書寫清楚統一編號，而且確保和電子版檔案號一致。

5.5.4人事檔案卷首頁以《人事檔案明細》為目錄，應如實填寫。

5.5.5人事檔案卷編號規則，按照檔案建立的順序排列。電子檔案中員工代碼依據

入職年限、入職順序編號同OA中編號一致。例如2011年10月15日入職，員工代碼為：1110015。

5.5.6員工本人基本信息發生變化的（如住址變遷，婚姻變更，子女出生，學歷、職稱等情況的變化），應由所在部門統一時間集中上報到人力資源部，以便人力資源部調整花名冊和檔案記錄。

5.4人事檔案的借閱

5.4.1借閱制度

人力資源部門須建立人事檔案借閱制度，借閱人必須填寫人力資源借閱表格，經審批后方可借閱/領取檔案資料。通常情況下，每周周一至周四可以提申請，周五統一領取/借閱檔案。

5.4.2 借閱手續

5.4.2.1公司員工，確因工作或個人需要，可提出檔案借閱申請，但須填寫《借閱人力資源部相關資料申請表》，注明借閱事由、借閱內容、借閱時間等詳細內容，經借閱人部門經理審核，人力資源部經理批準后，在人力資源部門登記，檔案管理人員方可辦理借閱手續。

5.4.2.2人力資源部門依據借閱內容，提供相關資料，在借閱臺帳登記后，必須由借閱人本人簽字接收。

5.4.2.3借閱人必須在規定時間內親自歸還所借閱的資料，經檔案管理人員檢查無誤后，方可在借閱臺帳上登記注銷。（附件3：借閱/領取:人力資源資料申請單）

5.4.3借閱注意事項

5.4.3.1借閱人必須妥善保管所借閱資料，不得擅自涂改、拆散、抽出、增添、圈畫、污損借閱資料，要保持檔案的整潔。

5.4.3.2借閱人不得將借閱資料私自轉借他人，也不得將資料內容透露給他人。5.4.3.3未經批準，借閱人不得私自摘抄、復制人事檔案材料。如確需要，必須經人力資源部經理批準后，方可進行。

6.電子檔案編制原則

6.1電子版檔案包括的內容按現有表格如實填寫。

6.2員工編號：員工編號能直觀體現員工入司時間與ERP項目接軌。它的編制原則和方

法是按照入職年份的末兩位，入職月份和入職的先后順序號，總共七位數字。員工檔案編號入職即編號，不分在職和離職，每個人都對應一個唯一號碼，不重復。6.3 檔案號：指與紙板檔案對應的四位編碼，便于檢索紙版檔案。

6.4 電子檔案保存與更新：以月為單位保存電子檔案，每月底復制一份留存，命名為*年*月電子檔案。7.注意事項

在歸檔的材料中，凡規定要同本人見面的材料（如考評結論、異動、工資定級、處分決定或意見等）應有本人的簽字；出具意見方同樣應有蓋章或相關領導及授權領導簽字。8.檔案內審工作

8.1目的：以自我管理與提高為目的，規范完善現有工作，符合外部審計工作標準。

8.2安排：每年兩次，安排在每年1月、7月，根據近半年人事的重點工作以及人事重要法律要件進行抽查，抽查范圍制定方案，抽查過程進行記錄，最終以結論報告形式向人資部內部告知。9.附件

附件1：人事檔案資料交接清單 附件2：人事檔案目錄

附件3：借閱、領取人力資源相關資料申請表 附件4：檔案明細表

第四篇：人事檔案管理辦法

人事檔案管理規定

一、目的

為了更有效的將員工檔案進行妥善管理，維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、檔案類別

1、員工入職、合同檔案：個人簡歷、入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、身份證復印件、照片、畢業證復印件、職稱證、執業資格證、勞動合同及協議、離職與公司解除（終止）勞動關系等。

三、檔案的管理

1、基本管理

（1）分類存放、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規范。（2）員工入職前,管理部對人事檔案的真實性、有效性進行核查。

（3）對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時錄入在職人員《人事檔案》、離職人員《人事檔案》，并在檔案袋填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號。

（4）當在職員工的基本資料有變動時（如學歷變動、個人技術職稱變動等），應及時將相關資料交管理部復印歸檔。

（5）對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。（7）員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存三年后方可銷毀。（8）要保持檔案管理環境的清潔、整潔。

（9）檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

（1）因工作需要查、借閱檔案的經部門經理批準簽字后方可，并遵循一事一借、用畢歸還、再用再借、誰用誰借的原則，須填寫《檔案借閱申請表》。（2）所有經過批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還管理部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規定處理。

（3）管理部做好查、借閱登記，并在《檔案借閱登記表》簽字登記。

3、查、借閱檔案注意事項

（1）不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

（2）不得擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經總經理同意。

（3）查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。

4、檔案的銷毀

（1）任何個人和部門非經同意不得銷毀員工檔案資料。

（2）某些檔案到了銷毀期時，由管理部填寫《員工人事檔案銷毀審批登記》，經總經理批準后銷毀。

（3）經批準銷毀的人事檔案，管理部須認真核對，將批準的《員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

本管理辦法經總經理批準后，由管理部實施。

管理部 2016.10.26

第五篇：人事檔案管理辦法

第一章 基本原則

第一條　為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務，根據中共中央組織部、國家檔案局發布的《干部檔案工作條例》（組通字［1991］13號），特制定本辦法。

第二條　人事檔案工作是企業組織人事工作的重要組成部分，也是企業檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。

第三條　人事檔案是企業人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開發的重要依據，是反映個人成長歷史的憑證和依據，應由公司人力資源處人事檔案室集中統一管理。

第四條　在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執行黨和國家的有關檔案保密的法規和制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。

第二章 體制、任務和人事檔案干部

第五條　人事檔案是企業檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統一管理，業務工作接受公司黨委領導和上級有關業務部門的檢查指導。

第六條　人事檔案室的任務是貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策、制定企業人事檔案工作規章制度，負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。

第七條　人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，作風正派，責任心強，刻苦鉆研業務，不斷提高政治、業務素質，努力做好本職工作。

第三章 人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求

第八條　為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經常通過有關部門收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。具體收集歸檔范圍見附件。

第九條　公司各級黨委（總支）、各廠、各處室（科室）要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委（總支）的人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經有關部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

第十條　收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續完備、具有保存價值。需經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。

第十一條　不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細登記，并報請人力資源處負責人審查批準，由專人負責監銷。

第十二條　人事檔案材料，須統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

第四章 人事檔案的管理和利用

第十三條　人事檔案室對收集的人事檔案材料按規定進行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管，并按有關部門的規定收取管理費。

第十四條　對人事檔案應建立登記和統計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發現問題及時解決。嚴格執行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。

第十五條　根據安全保密，便于查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的，具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質檔案柜。庫房內應保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。

第十六條　檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規格按標準制作，干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發的《干部檔案整理工作細則》和有關規定執行。

第十七條　嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內容。

第十八條　做好檔案管理的各項基礎工作，編制檢索工具，逐步實現人事檔案的現代化管理，便于提供利用。

第十九條　凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關材料應認真核實簽署意見并加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章，方能有效。

第二十條　對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續，有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。

第五章 檔案的轉遞

第二十一條　人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。

第二十二條　如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案，必須經人力資源處負責人同意簽署意見方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統一轉遞。檔案轉出后，逾期一個月未見對方退回回執應寫信催回，以防丟失。

第二十三條　為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動，干部職務變動而及時調整，公司人力資源處應將人事變動情況、干部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后，人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關部門應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。

第二十四條　公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規定收取檔案保管費。