第一篇：公司人事檔案管理辦法

公司人事檔案管理辦法

一、目的

為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密；同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、檔案管理內(nèi)容

1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。

2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系，死亡等情形。

三、檔案相關(guān)規(guī)定

1、基礎(chǔ)管理

1.1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。

1.4當(dāng)在職員工的基本資料有變動時（如學(xué)歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等），應(yīng)及時將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗。1.5調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。1.6對員工進行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。1.9檔案應(yīng)分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。

2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。

2.3公司級領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

2.4所有經(jīng)過批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。

2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

3、查、借閱檔案注意事項

3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。

4、檔案的銷毀

4.1公司任何個人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。

4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。

4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

四、制定、修訂、廢除與實施

本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

第二篇：公司人事檔案管理辦法[范文]

公司人事檔案管理辦法

來源： 王士忠的日志

《公司人事檔案管理辦法》

一、公司人事檔案管理辦法總則

為進一步加強公司人事檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，實現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，結(jié)合公司實際，制定本辦法。

1、人事檔案，是指企業(yè)在招聘錄用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文字材料。是歷史地、全面地考察職工的重要依據(jù)。

2、在檔案管理中，應(yīng)嚴格執(zhí)行保密制度，保證檔案安全。

二、公司人事檔案管理辦法職責(zé)

（一）綜合辦勞資員

1、負責(zé)正確應(yīng)用好檔案，做到職工檔案工資的準(zhǔn)確無誤。

2、負責(zé)辦理工人檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)。

3、負責(zé)登記工人工作變動情況。

4、負責(zé)為有關(guān)部門提供職工情況

5、負責(zé)定期向本單位檔案室移交檔案。

（二）綜合辦檔案員

1、負責(zé)保管工人檔案，做好對勞資使用檔案情況的監(jiān)督。

2、負責(zé)收集、鑒別和整理工人檔案材料。

3、負責(zé)做好工人檔案的安全、保密、保護工作。

三、公司人事檔案管理辦法管理規(guī)定

（一）工人檔案的內(nèi)容和分類：

1、履歷材料。是指個人經(jīng)歷和基本情況，包括簡歷表、履歷表、招聘職工登記表、職工登記表、更改姓名證明等材料；

2、自傳材料。是指自己撰寫的傳記材料；

3、鑒定、考核、考察材料。包括實習(xí)、畢業(yè)鑒定，學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、工作、技術(shù)、工作調(diào)動等考核鑒定材料；

4、評定崗位技能和學(xué)歷材料。包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料；

5、政審材料。包括政審表，政治歷史問題和本人檢查交代及證明材料，申訴及落實政策的材料；

6、參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料。包括加入黨團組織和民主黨派的申請書、志愿書、轉(zhuǎn)正材料，退出黨團組織和民主黨派的材料等；

7、獎勵材料。包括經(jīng)公司級以上組織授予的各種物質(zhì)、榮譽獎勵決定和先進事跡材料。如先進生產(chǎn)者、勞動模范、三八紅旗手、模范黨團員及立功材料；

8、處分材料。包括違犯黨紀(jì)國法或違反廠規(guī)廠紀(jì)所受的處罰、處分決定及本人檢查、旁證材料；

9、招用、勞動合同，調(diào)動、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料。包括崗位工種變動審批表、工齡改變證明、轉(zhuǎn)正定級表、工資變更審批表、調(diào)資升級表、調(diào)動工作登記表、工資處理表、聘用審批表、解聘登記表、保險福利待遇審批表、出國、內(nèi)退、退職、退休、解除或終止勞動合同證明等材料；

10、其他可供組織參考的材料。是指凡以上九類不能包括的、有較大參考價值的，以及縣或相當(dāng)縣級以上組織蓋章的結(jié)論材料。

11、材料內(nèi)容混在一起無法按上述分類的，按其主要內(nèi)容確定歸類。

（二）檔案的收集、鑒別與歸檔

1、勞動工資部門對職工進行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲、轉(zhuǎn)正定級、入黨、入團、調(diào)資升級等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。

2、對遺失的檔案應(yīng)積極查找，確實查找不到的應(yīng)登記造冊，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后補建。

3、檔案材料不齊全的，應(yīng)由勞資部門負責(zé)收集、補充，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后歸檔。

4、立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料真實、文字清楚，手續(xù)完備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔，做到人檔相符。

5、屬于歸檔的材料，必須齊全、完整。對頭尾不清，來源和時間不明的材料，要查清注明后再歸檔。

6、不屬于歸檔的材料，應(yīng)登記造冊，轉(zhuǎn)交本人保存，或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門保管或處理。

7、各類歸檔材料一般按每項材料形成的時間，由遠至近依次排列。其中第一類，應(yīng)將一份近期職工登記表（履歷表）放在首頁（在目錄上仍按時間順序排列）。

（三）檔案的保管

1、建立健全檔案管理工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。

2、嚴禁任何人私自保管他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。

3、勞動工資部門成員及其直系親屬和主要社會關(guān)系成員的檔案應(yīng)轉(zhuǎn)交組織、人事部門代管。

4、檔案按姓氏或拼音字母編號等方法進行排序，并按規(guī)定的分類裝訂成冊。

5、職工死亡后，其檔案移交本單位檔案管理部門保管。對國家和單位有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案按《齊魯石化公司檔案接受征集管理辦法》（齊辦發(fā)〔1996〕66號）有關(guān)規(guī)定移交公司檔案館保管。

6、退職、退休、失蹤、逃亡、自動離職、出國不歸等人員的檔案，按《齊魯石化公司檔案接受征集管理辦法》有關(guān)規(guī)定移交檔案管理部門保管。

7、調(diào)動、解除（終止）勞動合同或被開除、除名人員的檔案，在辦理解除（終止）勞動合同手續(xù)后，由公司勞動工資部在30日內(nèi)轉(zhuǎn)交新的工作單位或勞動保障行政部門。

（四）檔案的借閱與查閱

1、任何人不得查閱或借閱本人及親屬的檔案。

2、檔案除特殊情況外一般不借出查閱，如必須借閱時，須持注明借閱理由的單位介紹信，經(jīng)勞資部門負責(zé)人批準(zhǔn)，辦理借閱手續(xù)。外單位借閱檔案時，還應(yīng)出示本人工作證或身份證。借閱檔案要如期歸還。逾期不還的，檔案員必須及時追回。

3、借閱檔案時，檔案員和借閱者要當(dāng)面點清材料份數(shù)和頁數(shù)，登記簽名。歸還時當(dāng)面交清，雙方簽字認可。借檔人員要保證檔案安全，有遺失、缺頁、損壞等情況時，應(yīng)立即追查責(zé)任。

4、查閱檔案，必須有查閱單位領(lǐng)導(dǎo)簽字。外單位查閱應(yīng)持單位介紹信及本人工作證或身份證，經(jīng)勞動工資部門負責(zé)人同意后，方可查閱。未經(jīng)同意，不得摘錄、復(fù)制檔案材料。嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。

5、檔案查閱應(yīng)遵守以下規(guī)定：

（1）查閱檔案應(yīng)在閱檔室進行，且應(yīng)2人以上，其中至少要有1名中共黨員；

（2）在查閱檔案時，嚴禁吸煙等可能污損檔案的行為；（3）查閱檔案的人員，對檔案內(nèi)容應(yīng)嚴格保密，不得向無關(guān)人員泄露。

（五）檔案的轉(zhuǎn)遞

1、檔案應(yīng)通過公司機要部門轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。

2、對轉(zhuǎn)出的檔案，必須按“企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項目登記，并密封包裝。對轉(zhuǎn)出的材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。

3、接收單位收到檔案經(jīng)核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回。逾期一個月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時催問，以防丟失。

（六）處罰

有下列行為之一的，視情節(jié)輕重，由主管部門對有關(guān)責(zé)任人員給予行政處分或經(jīng)濟處罰：

1、不按規(guī)定建立檔案工作管理制度或檔案保管條件不當(dāng)危及檔案安全，造成損失的；

2、發(fā)現(xiàn)檔案破損、變質(zhì)、丟失或泄密等情況，未及時采取措施造成損失的；

3、不按有關(guān)規(guī)定將應(yīng)歸檔的文件材料向本單位檔案機構(gòu)或檔案館移交的；

4、涂改、偽造、盜竊檔案或擅自提供、抄錄、公布和損毀檔案的；

5、阻撓、拒絕檔案管理部門依法監(jiān)督檢查的或?qū)z舉揭發(fā)違法行為者打擊報復(fù)的；

6、檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的；

7、違反國家有關(guān)檔案法規(guī)的。

（七）檔案員守則

1、認真執(zhí)行檔案管理規(guī)定，遵守保密制度，忠于職守。

2、保護檔案的安全，不得擅自轉(zhuǎn)移、分散或銷毀檔案材料。

3、除轉(zhuǎn)正定級、黨團、調(diào)資升級、獎懲等政黨性材料可以隨時歸檔外，其它材料應(yīng)隨時進行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可歸檔。

4、需要銷毀或處理的檔案材料，必須經(jīng)登記和批準(zhǔn)后方可處理。

5、不準(zhǔn)無關(guān)人員進入檔案室。不向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。

5、檔案材料書寫時一律用鋼筆或毛筆，字跡要端正、清楚，不準(zhǔn)使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。

6、檔案管理應(yīng)做到：認真鑒別、人檔相符、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、查取迅速、裝訂規(guī)范、存放整齊、查（借）閱有手續(xù)。

第三篇：公司人事檔案管理辦法

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司

人事檔案管理辦法

2013年9月XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司

人事檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條 為了更好的管理員工人事檔案，有效地保護和利用檔案，更好地為公司各項工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和中組部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。

第二條 員工人事檔案是公司、人力資源部等部門在人員招聘、調(diào)配、任免、培訓(xùn)、考核、獎懲等工作中形成的有關(guān)個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作業(yè)績以及工作變動等情況的有關(guān)材料。是客觀的、歷史地、全面地考察和了解員工的重要依據(jù)。

第三條 人事檔案必須按照相關(guān)法律、規(guī)定，做好員工人事檔案的管理工作；必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案保密、保管的制度和法規(guī)，確保人事檔案的安全與完整。

第四條 本辦法適用于XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司人事檔案管理工作。

第二章 機構(gòu)和職責(zé)

第五條 員工人事檔案管理工作在人力資源部指導(dǎo)下，由專職或以人事檔案工作為主的兼職檔案工作人員負責(zé)日常管理，同時接受公司上級組織、人力資源部門的監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。

第六條 公司應(yīng)專設(shè)檔案室進行統(tǒng)一管理。第七條 員工解除勞動合同、辭職、自動離職、除名、辭退等原因，其檔案滯留在本公司的，可由本公司檔案室暫時代為管理。

第八條 檔案管理人員工作要求和職責(zé)

（一）堅持四項基本原則，貫徹黨的路線、方針、政策，認真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論，努力提高政治思想水平。

（二）熱愛本職工作，忠于職守，熟練掌握員工人事檔案管理工作的專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。

（三）嚴格執(zhí)行保密守則，不向無關(guān)人員泄露員工人事檔案內(nèi)容。

（四）貫徹執(zhí)行國家及上級主管部門檔案管理工作的方針、政策及有關(guān)條例，管理好公司員工人事檔案，接受上級的監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)，參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

（五）負責(zé)本單位人事檔案信息的維護與管理，負責(zé)檔案材料的收集、鑒別、整理、轉(zhuǎn)遞、保管和提供查（借）閱等工作。

（六）根據(jù)員工人事檔案工作情況，制定各項規(guī)章制度及工作流程。建立健全查（借）閱、收集、鑒別歸檔、轉(zhuǎn)遞、檢查核對、保管保密、管理人員職責(zé)、送交檔案材料歸檔工作的各項制度及各項工作程序，確保員工人事檔案的安全保管，防止各類事故的發(fā)生，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防高溫、防盜等項工作。

（七）辦理其他相關(guān)事宜。

第三章 人事檔案的管理內(nèi)容

第九條 員工人事檔案的內(nèi)容和分類：

第一類 入職手續(xù)：員工入職審批表、員工履行表、承諾書、勞動合同、個人身份證復(fù)印件、學(xué)歷復(fù)印件、員工入職體檢表、報到證（應(yīng)屆大學(xué)生）等有關(guān)材料；

第二類 學(xué)籍檔案：國家教委認可的學(xué)歷、學(xué)位及學(xué)習(xí)成績、畢業(yè)生登記表、學(xué)習(xí)期間個人鑒定表、報考院校志愿表、參加學(xué)校創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文材料等，包括相關(guān)培訓(xùn)結(jié)業(yè)內(nèi)容以及榮譽證書復(fù)印件等有關(guān)材料；

第三類 黨組織關(guān)系材料：參加共青團、中國共產(chǎn)黨及民主黨派的材料，一般包括入團入黨申請書、思想?yún)R報、發(fā)展為入黨積極分子考察登記表、入黨培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、政審材料、個人自傳、轉(zhuǎn)正申請書、入黨志愿書、黨內(nèi)外群眾座談意見、具備黨員條件的公示材料、評先獎優(yōu)材料以及加入民主黨派的有關(guān)材料；

第四類 員工工作檔案：進入公司前原單位工作檔案，包括原單位入職登記表、轉(zhuǎn)正鑒定表、定崗定級表等有關(guān)材料；進入公司后的轉(zhuǎn)正鑒定表、調(diào)薪表、崗位變動審批表、工資、保險福利待遇、參加公司組織的培訓(xùn)學(xué)習(xí)后形成的培訓(xùn)鑒定表等有關(guān)材料；

第五類 專業(yè)技術(shù)職稱、職業(yè)資格、執(zhí)業(yè)資格評審材料：包括職稱（初級職稱、中級職稱、高級職稱、教授級職稱）證件的復(fù)印件和評審材料；職業(yè)資格（五級/初級技能、四級/中級技能、三級/高級技能、二級/技師、一級/高級技師）證件的復(fù)印件和評審材料；執(zhí)業(yè)資格證件的復(fù)印件及評審材料等有關(guān)材料；

第六類 入伍檔案：包括應(yīng)征入伍材料、復(fù)員退伍材料、轉(zhuǎn)業(yè)等其他有關(guān)材料 第七類 獎勵和處分材料：包括科技、業(yè)務(wù)及政治等方面的獎勵材料；處分決定、查證核實報告、上級批復(fù)及個人提供的有關(guān)材料，法院刑事審判工作中形成的判決書等有關(guān)材料；

第八類 錄用、任免、聘用、升職、降職、退（離）休、辭職、各種代表會代表登記表等有關(guān)材料；

第九類 可供組織參考的材料：評殘材料、法院審判的離婚判決書，員工逝世后的有關(guān)材料，非正常死亡的調(diào)查報告及有關(guān)材料；

第十類 其他與人事檔案相關(guān)的材料。

第四章 檔案的整理

第十條 整理員工人事檔案，必須做到檔案材料認真鑒別，分類準(zhǔn)確，材料齊全，編排有序，目錄清楚，達到每卷檔案完整、真實、條理、實用的要求。

第十一條 每卷檔案材料應(yīng)根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時間排序，并在每份材料的右上角上編寫類別號和順序號，在其右下角編寫頁碼。

第十二條 檔案材料編號和目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引，要認真進行編寫，具體要求如下：

（一）每卷檔案編號采用“年份+入職次序”的形式，按照同一時間進入公司的員工姓氏升序進行排列（排名不分先后，僅用于檔案編號）。

（二）每卷檔案的內(nèi)容按照檔案清單上的各項進行歸類和登記，并建立電子臺賬，以方便查詢。

（三）每卷檔案內(nèi)容的歸類，詳見人事檔案管理辦法第九條，共分十類進行整理。

（一）題目與材料相符，太長的可簡化，但要反映材料的主要內(nèi)容，無題目的可自行擬題目；

（二）材料形成時間一般采用材料形成的最后落款時間；

（三）檔案材料頁碼按圖書編頁法進行編頁，凡有文字頁面均為一頁，已印有頁碼的材料應(yīng)如數(shù)填寫。

第十三條 檔案材料統(tǒng)一使用十六開（184X260毫米）規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、純蘭或紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。

第五章 檔案的收集、保管和銷毀

第十四條 新員工正式入職后，15個工作日內(nèi)，必須將工作檔案（包括解除合同證明）、學(xué)籍檔案等有關(guān)材料一并交公司人力資源部，并接收登記（見附件1），未按期遞交者，由員工所在部門告知因檔案未轉(zhuǎn)，造成的熟練工認定、工齡計算等相關(guān)損失，員工本人承擔(dān)主要責(zé)任。

第十五條 員工進入公司、人力資源部對員工進行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等所形成的材料等要及時收集，整理歸檔，保持檔案的完整。歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、準(zhǔn)確、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)公司審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

第十六條 按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須認真履行登記手續(xù)并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可粉碎銷毀。

第十七條 檔案卷皮、目錄和檔案盒的樣式、規(guī)格應(yīng)統(tǒng)一使用中組部規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。

第十八條 嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者，應(yīng)視情節(jié)輕重，嚴肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。

第六章 檔案的提供和利用

第十九條 因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：

（一）查閱人事檔案應(yīng)填寫審批表，按規(guī)定程序逐級審批，方可查閱。

（二）在查閱時必須保證兩人以上，且至少有一人是中共黨員。

（三）人事檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應(yīng)事先提交報告，說明理由，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)，報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴格履行檔案查看、借閱手續(xù)（見附件2）。

（四）檔案管理人員、員工本人，任何人不準(zhǔn)以任何借口涂改、偽造檔案材料；不準(zhǔn)將應(yīng)歸檔材料據(jù)為已有或者拒絕歸檔；不準(zhǔn)將本辦法所列歸檔范圍之外的材料擅自歸檔；不準(zhǔn)將虛假材料和不符合歸檔要求的材料歸入檔案；不準(zhǔn)私自、指使或者允許他人抽取、撤換或銷毀檔案材料。

（五）查閱檔案必須嚴格遵守保密制度，對違反人事檔案材料收集歸檔工作紀(jì)律的，視其性質(zhì)、情節(jié)輕重和造成的后果，對負有主要責(zé)任人員和直接責(zé)任人員進行批評教育，或給予相應(yīng)處分。其中，檔案管理人員參與涂改、偽造檔案材料的，要從嚴從重處理，并不得繼續(xù)從事人事檔案工作，情節(jié)嚴重的要追究其法律責(zé)任。

（六）因工作需要從檔案中取證的，須經(jīng)檔案所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后才可復(fù)制辦理。

第七章 檔案的轉(zhuǎn)遞

第二十條 員工調(diào)動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，工作交接并辦清所有手續(xù)后，如無特殊情況，檔案室應(yīng)將其人事檔案封存好，待其持調(diào)檔函（見附件3）后轉(zhuǎn)入新單位。

第二十一條 轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：

（一）對轉(zhuǎn)出的檔案，先與人事管理人員核實，確保轉(zhuǎn)遞檔案人員已經(jīng)辦完離職手續(xù)，已和公司解除勞動合同，無拖欠公司相關(guān)費用等，核實一切正常后，填寫員工人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單（見附件4）。

（二）按照公司程序?qū)D(zhuǎn)遞人員人事檔案進行核對，用公司封條（見附件5）進行密封，并在封條上規(guī)定地方進行簽章，密封完轉(zhuǎn)遞前填寫員工人事檔案轉(zhuǎn)遞登記表（見附件6），詳細登記快寄單號，聯(lián)系電話等信息，方便隨時查詢轉(zhuǎn)遞情況。

（三）對按程序需要轉(zhuǎn)出的檔案材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。

（四）接收單位收到檔案后，應(yīng)在員工人事檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)單上簽收蓋章，并將回執(zhí)單盡快寄回公司，以確保員工人事檔案轉(zhuǎn)遞無誤。

第八章 附 則

第二十二條 本辦法由XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司人力資源部負責(zé)解釋。

第二十三條

本辦法自發(fā)文之日起執(zhí)行。

二○一三年九月三日

第四篇：公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度

某公司人事檔案管理辦法：

人事檔案管理辦法

一、目的為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密；同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、檔案管理內(nèi)容

1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。

2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系，死亡等情形。

三、檔案相關(guān)規(guī)定

1、基礎(chǔ)管理

1.1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。

1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。

1.4當(dāng)在職員工的基本資料有變動時（如學(xué)歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等），應(yīng)及時將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗。

1.5調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。

1.6對員工進行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

1.9檔案應(yīng)分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。

2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。

2.3公司級領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

2.4所有經(jīng)過批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。

2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

3、查、借閱檔案注意事項

3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。

4、檔案的銷毀

4.1公司任何個人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。

4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。

4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

四、制定、修訂、廢除與實施

本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

人力資源部

6月31日

第五篇：集泓公司人事檔案管理辦法

四川集泓建設(shè)工程有限公司

人事檔案管理辦法 1、0目的

為了提高員工人事檔案管理水平，將公司人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化，維護人事檔案材料完整，防止檔案丟失、損壞。便于相關(guān)人事檔案材料的借閱和使用，結(jié)合本公司具體情況，特制定本辦法。

2.0適用范圍

本辦法適用于本公司人事檔案管理工作。3.0原則 3.1保密原則；

3.2保護人事檔案材料完整，防止材料損壞；

3.3及時補充入檔材料，保證檔案材料的連續(xù)性、完整性； 3.4合理有效的使用檔案，使其發(fā)揮作用。4.0機構(gòu)和職責(zé) 4.1檔案管理機構(gòu)

4.1.1公司設(shè)專人負責(zé)各類人事檔案的保管工作。

4.1.2職工解除勞動合同、辭職、自動離職、辭退等原因，其檔案滯留在本公司的，統(tǒng)一由本企業(yè)管理部管理。

4.2檔案管理工作職責(zé)

4.2.1人事檔案設(shè)立專人負責(zé)保管，責(zé)任到人，并齊備必要的存檔設(shè)備。4.2.2企業(yè)管理部在使用或補充各種檔案時應(yīng)遵守保密制度，禁止無關(guān)人員對資料的接觸。

4.2.3除公司總經(jīng)理外，任何人無特殊原因，不得隨意查調(diào)個人檔案。4.2.4查閱檔案時由企業(yè)管理部負責(zé)人監(jiān)督，保證檔案不被破壞與丟失。4.2.5不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。5.0事檔案的管理內(nèi)容 5.1人事檔案的分類

員工人事檔案分為四大類：入職檔案、培訓(xùn)檔案、績效管理檔案、離職檔案。5.2人事檔案的內(nèi)容 5.2.1入職檔案

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A).個人簡歷、面試人員登記表、入職員工登記表、員工信息登記表、入職試卷、面試評價表、身份證、學(xué)歷學(xué)位證書、各類資格證書復(fù)印件等入職基本信息。

B).勞動合同、保密協(xié)議、應(yīng)屆畢業(yè)生協(xié)議、實習(xí)協(xié)議等。5.2.2培訓(xùn)檔案

參加培訓(xùn)登記表、外派培訓(xùn)總結(jié)表、培訓(xùn)申請表、培訓(xùn)效果評估表。5.2.3績效管理檔案

a)試用員工評核表、試用員工轉(zhuǎn)正審批表。

b)季度/考核記錄表、考核成績、考核面談記錄。c)工作記錄、調(diào)薪申請單、調(diào)薪/降薪記錄。d)各類獎勵、處罰記錄。5.2.4離職檔案

離職申請、離職工作交接單、離職談話記錄、離職證明存根、補償金協(xié)議等，其他補充協(xié)議。

6.0檔案的整理 6.1檔案的整理

整理員工人事檔案，必須做到檔案材料認真鑒別，分類準(zhǔn)確，材料齊全，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊，達到檔案完整、真實、條理、精練、實用的要求。6.2檔案目錄編寫

檔案材料目錄是查閱檔案內(nèi)容索引，要認真進行編寫，具體要求如下： 6.2.1題目與材料相符，太長的可簡化，但要反映材料的主要內(nèi)容，無題目的可自行擬題目。

6.2.2材料形成時間一般采用材料形成的最后落款時間。

6.2.3檔案材料頁碼按圖書編頁法進行編頁凡有文字頁面均為一頁，已印有頁碼的材料應(yīng)如數(shù)填寫

6.2.4檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙不得使用圓珠筆、鉛筆純蘭或紅色墨水及復(fù)寫紙書寫

7.0檔案的收集、保管和銷毀 7.1人事檔案的收集

對員工進行考察、考核、培訓(xùn)、獎勵等所形成的材料等要及時收集，整理歸檔，保持檔案的完整。

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7.2人事檔案的歸檔

7.2.1對各類人事檔案進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求。7.2.2按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置。7.2.3在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容。7.2.4將新材料放入檔案。7.3人事檔案的核查核對

7.3.1檢查和核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。

7.3.2檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看檔案存放位置是否合理，有無其他存放錯誤等。

7.3.3檢查核對一般要定期進行。若對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失，需進行核對。

7.4人事檔案的保管及銷毀

7.4.1公司設(shè)專人負責(zé)各類人事檔案的保管工作，保管人員不得對各類存檔檔案進行刪除、涂改、變更或銷毀，并且嚴格保密，不得擴散。

7.4.2公司的內(nèi)部各類人事檔案原則上永久保存，對于已辭職、辭退人員的個人檔案，自員工離職之日起3年后方可銷毀。

7.4.3需要銷毀檔案材料時，必須認真履行登記手續(xù)并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可銷毀。

8.0 檔案的提供和利用 8.1查閱

8.1.1相關(guān)權(quán)限人員可以到辦公室進行查看，無關(guān)人員不得要求檔案查閱。辦公室要做好查閱的資 格審查及登記工作。

8.1.2查閱手續(xù)

8.1.3申請查閱者寫出查檔申請，在申請中寫明查閱的對象、目的、理由、查閱人的概況等情況。

8.1.4查閱部門負責(zé)人簽字；報企業(yè)管理部審核。企業(yè)管理部對申請報告進行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)，呈總經(jīng)理審批方可查閱。

8.2借出使用

8.2.1相關(guān)人員為完成某項人事工作任務(wù)，必須將人事檔案借出使用時采用的

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方式。

8.2.2借閱人必須履行嚴格的借閱手續(xù)，基礎(chǔ)時間不能超過一周，需要在“借閱登記表”上進行登記，逾期未歸還者，續(xù)辦延長借閱手續(xù)，并到期歸還。8.2.3外借手續(xù)

8.2.4借檔人員寫出借檔申請。

8.2.5借檔人員部門負責(zé)人簽字；呈總經(jīng)審批方可借閱。

8.2.6辦公室對其進行審核、批準(zhǔn)，然后進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚并由借檔人員簽字。8.2.7歸還時，及時在外借登記上注銷。8.3出具證明材料

8.3.1公司出具證明材料為員工業(yè)績類，崗位履歷類及經(jīng)濟類三種。8.3.2有關(guān)人員(部門)提出申請，說明要求出具證明材料的理由管理部門向證明人核實情況后，報總經(jīng)理審批同意后，方可出具證明材料。

8.3.3出具的證明材料后認真核對審查后，報企業(yè)管理部行政辦審閱后，呈總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后，加蓋公章，然后好登記、發(fā)出。

9.0附則

1、本辦法由企業(yè)管理部制定、負責(zé)解釋。