公文知識(shí)系列之三十四：公文語言規(guī)范十戒

公文作為嚴(yán)格按照法定程序和規(guī)范體式制定的文書，具有法規(guī)、憑證和記載作用，語言呈現(xiàn)準(zhǔn)確、簡潔、莊重、得體等特點(diǎn)，用詞遣句有很強(qiáng)的規(guī)范性。本人根據(jù)實(shí)踐認(rèn)為，公文語言規(guī)范應(yīng)嚴(yán)格以下十戒。

戒不準(zhǔn)。準(zhǔn)確是公文語言的第一要義，公文失去了準(zhǔn)確，便失去了它應(yīng)有的作用。公文語言戒不準(zhǔn)，至少須注意避免四種現(xiàn)象：一是避免以偏概全、把個(gè)別當(dāng)普遍。行文時(shí)注意少用或不用絕對(duì)性、夸張性的詞語，個(gè)別現(xiàn)象、部分現(xiàn)象不要說成大部分或全部，不是規(guī)律性的東西不要說成規(guī)律性的東西。二是避免過于籠統(tǒng)或模棱兩可。要禁用大概、可能、差不多、也許之類的詞語，能用數(shù)字說明的要用數(shù)字說明，需要形象說明的要形象說明。三是要避免文中涉及情況與事實(shí)不符。不能因想引起重視或解決問題就夸大事實(shí)，把問題說得嚴(yán)重些，也不能因想避免引起注意就輕描淡寫，更不得歪曲甚至編造事實(shí)。四是避免用詞不貼切。要把握詞語的內(nèi)涵與外延，準(zhǔn)確使用。

戒歧義。就是要戒指代不明，避免讓人有多種理解。具體要做到：一是在非特定語境下詞語本身不能有多種釋義。如，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部“四化”建設(shè)，是哪“四化”。二是語言表述上要嚴(yán)謹(jǐn)，不能產(chǎn)生歧義。如，會(huì)場一邊站著一名服務(wù)人員，是指會(huì)場的某一邊站著一名服務(wù)人員呢還是會(huì)場每一邊都站著一名服務(wù)人員呢？三是語法要正確，不能因語病造成誤解。如，關(guān)于在會(huì)議室吸煙的通知，從通知的意思看是要求不能在會(huì)議室吸煙，標(biāo)題顯然應(yīng)該改成關(guān)于嚴(yán)禁在會(huì)議室吸煙的通知。四是縮略詞語要得當(dāng)。如，不應(yīng)把“宣傳貫徹”縮略為“宣貫”，不能把“公共福利”縮略成“公?！钡?。五是標(biāo)點(diǎn)要正確，不能出現(xiàn)因標(biāo)點(diǎn)失當(dāng)導(dǎo)致不當(dāng)理解。特別是分號(hào)、句號(hào)錯(cuò)用，很容易讓人產(chǎn)生不同理解。六是斷句斷行要合理。不能因不合理斷句讓人產(chǎn)生誤解、歧義，尤其是標(biāo)題要注意這方面問題。

戒不莊。不莊就是指不莊重，語言要莊重、持重，格調(diào)鄭重嚴(yán)肅，以體現(xiàn)公文在公務(wù)活動(dòng)中的法定效力和權(quán)威性。一是語言表述嚴(yán)肅。二是使用專業(yè)術(shù)語要適度。公文畢竟不是科技文獻(xiàn)，能少用專業(yè)術(shù)語就少用，能不用最好不用。三是語言要簡潔，不拖泥帶水。如，“經(jīng)研究決定，該方案暫時(shí)不予執(zhí)行”，句中的“暫時(shí)不予執(zhí)行”不如改成“暫不執(zhí)行”。四是去除不必要的感情色彩。如，“要大力弘揚(yáng)艱苦樸素的作風(fēng)，每一分錢都要掰成兩半用”，句中“每一分錢都要掰成兩半用”若作為講話稿尚可使用，若用于公文則不妥。

戒浮華。選用樸素、平實(shí)的詞語，要實(shí)在而通俗易懂，語氣不浮夸。一是語句結(jié)構(gòu)盡可能簡單。少用過多的限制詞、修飾語或句子套句子。二是避免堆砌詞語。如，“要堅(jiān)定信心、勇于進(jìn)取、不懈奮斗、持之以恒地去開展工作······”詞語堆砌明顯，沒有必要。三是盡可能少用排比、夸張、比喻、借代等修辭。公文不是文學(xué)作品，用了排比句不但起不到強(qiáng)調(diào)的效果，反而顯得不樸實(shí)。特別是請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)等文件中，最好不用排比句。四是盡可能不用倒裝句、插入語等。五是注意不同文種的語句使用習(xí)慣和要求。通常而言，請(qǐng)示、報(bào)告等多用陳述句式，旨在陳述清楚請(qǐng)示、報(bào)告的問題；而通知、批復(fù)等多用祈使句式，主要講清楚有何要求、如何做。

戒繁瑣。就是要簡要、精煉、不羅嗦。一是要有惜墨如金的意識(shí)。能用一個(gè)字表述的不用兩個(gè)字，能用一句話表述清楚的不用兩句話。二是開門見山、直奔主題。特別是批復(fù)類文件中，不要過多強(qiáng)調(diào)原因、意義、目的等，直接把批復(fù)內(nèi)容及要求說出即可。三是多概括、抓核心、談要點(diǎn)。要抓住主要事實(shí)、主要矛盾、主要特點(diǎn)、主要意義來寫，不能事無巨細(xì)都說，反而把主要問題掩蓋住了。四是合理使用文言詞語。文言詞語由于其自身容量大，內(nèi)涵豐富，在公文中適當(dāng)運(yùn)用，能使公文語言更加簡潔有力。

戒跟風(fēng)。要保持公文語言嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、穩(wěn)重大方、準(zhǔn)確權(quán)威等風(fēng)格。一是不要隨便使用網(wǎng)絡(luò)語言、小品風(fēng)格的語言。防止自認(rèn)為使用網(wǎng)絡(luò)語言是與時(shí)俱進(jìn)、有新意的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，也不要模仿網(wǎng)絡(luò)語言體。如，公文中刻意使用“相當(dāng)”“給力”等現(xiàn)象都應(yīng)避免。二是不要對(duì)政策“聽風(fēng)是雨”，防止把單位主要領(lǐng)導(dǎo)講話中的意見作為組織意見。對(duì)一些方針政策、意見措施在組織上沒有正式確定之前，公文中不應(yīng)出現(xiàn)，如確需體現(xiàn)，應(yīng)注意措詞，以免誤導(dǎo)或給組織造成被動(dòng)。三是對(duì)一些事情的用詞要推敲核實(shí)。不能人云亦云，犯想當(dāng)然或經(jīng)驗(yàn)主義錯(cuò)誤。

戒俗語。要用規(guī)范的現(xiàn)代書面語言，不用口語詞、方言詞、土俗俚語及生造詞語等。一是不應(yīng)口語化。如，“本項(xiàng)任務(wù)在合乎預(yù)定的日期內(nèi)完成”中“合乎預(yù)定的日期內(nèi)”可改為“如期”。二是不要用方言土語。盡管方言土語有時(shí)候會(huì)比書面語更形象生動(dòng)，但要保持公文的嚴(yán)肅性，非要出現(xiàn)方言土語意思的詞時(shí)，務(wù)必想辦法用書面語“對(duì)譯”出來。

戒客套。就是避免在上行文中過分謙恭、濫用敬語。一是認(rèn)清公文是代單位立言，使用敬語要把握分寸。適當(dāng)?shù)厥褂镁凑Z是必要的，也是對(duì)對(duì)方的尊重，如“貴單位”“貴公司”等，但不能把公文視同私人信函，過于謙恭和使用過多的敬語。二是避免客套。公文要簡潔明快，把事情說清楚，尊重對(duì)方可以適度委婉，但不能過分客套。

戒修飾。要慎用程度副詞，不能動(dòng)輒使用“高、大、全、滿”的詞語。特別是對(duì)于表示程度的詞語，要根據(jù)實(shí)際情況，合理準(zhǔn)確地加以運(yùn)用。如，在說某人工作刻苦時(shí)，不能動(dòng)不動(dòng)就說他廢寢忘食，幾十年工作如一日；在說某項(xiàng)工作重要時(shí)，不能動(dòng)不動(dòng)就說事關(guān)全局。

戒典故。要用群眾一讀就懂的書面語，不能過度引經(jīng)據(jù)典。公文具有一定的廣泛性和群眾性，語言是約定俗成的，過度引經(jīng)據(jù)典，不但有賣弄學(xué)問、故弄玄虛的嫌疑，文風(fēng)上也華而不實(shí)，更主要的是無助于工作部署和事情的解決。在公文中最好不要使用典故，特別是請(qǐng)示、命令、通告、批復(fù)中，絕對(duì)不能引經(jīng)據(jù)典。

（摘自：《辦公室業(yè)務(wù)》2011.9，《公文語言規(guī)范十戒》作者夏獻(xiàn)民，略有刪節(jié)）