第一篇：計算機在實驗室管理中的應用

計算機在實驗室管理中的應用

摘要：大量的檢測數據和日常的業務管理用計算機進行管理，不僅能快速方便運用數理統計方法分析各種質量控制數據，是實驗室檢測結果得到充分的利用，并能隨時掌握各種質量動態，了解檢測進度，便于調度管理。

關鍵詞：計算機 實驗室管理

隨著計算機幾軟件技術的發展，根據其功能，LIMS一般可以分為兩大類：

第一類：純粹數據管理型

這類的LIMS軟件主要功能一般包括：數據采集、傳輸、存貯、處理、數理統計分析、數據合格與否的自動判定、輸出與發布、報表管理、網絡管理等模塊。這些功能滿足了實驗室檢驗工作的基本需要，功能比較單一，因而計算機網絡結構一般比較簡單，但比較容易實現，投資比較少，設計好后，一般可以在較長的時間里不需要對網絡軟硬件進行改變。實驗室可以不配備或是配備比較少的計算機網絡與數據庫維護人員。在計算機應用廣泛普及的今天，許多單位自己就可以設計這種軟件。

第二類：實驗室全面管理型

除了第一類的功能外，這類LIMS軟件與網絡一般還可以增加：樣品管理、資源（材料、設備、備品備件、固定資產管理等）管理、事務（如工作量統計與工資獎金管理、文件資料和檔案管理）管理等模塊，組成一套完整的實驗室綜合管理體系和檢驗工作質量監控體系，除了能夠實現對檢驗數據嚴格管理和控制外，還能夠滿足實驗室的日常管理要求，功能比較全面，網絡結構相應要復雜一些，實現起來要困難一些，投資比較大，而且，往往需要專業單位與實驗室合作開發設計。另外，由于實驗室的機構設置、職責、管理思路和其他特點可能會隨著時間的改變而發生變化，可能需要經常對網絡軟硬件進行改變。因此，實驗室一般需要配備專業的維護與再開發技術力量。如果所用軟件與網絡結構是其他單位幫助設計，則可能需要支出較多的資金。目前，國際上和國內都有此類商業軟件銷售。相對而言，國內軟件開發商在軟件的設計上與國外技術相比還有些差距。在一些國內專業刊物上有相關軟件介紹。

第二篇：淺談計算機在工程項目管理中的應用

淺談計算機在工程項目管理中的應用

[提要]：本文從作者的視角，綜述了當前計算機在建筑工程項目管理中的應用。

[關鍵詞]：計算機應用工程造價管理施工現場管理用軟件的應用施工進度計劃管理工程質量管理施工管理信息技術應用。

20世紀有許多項重大技術發明，唯有電子計算機技術得到日新月異的發展，它廣泛地涉及社會生活，受到人們極大的重視。我們建筑業在90年代后開始較普遍地使用計算機，在建筑設計和施工經營管理上，計算機技術都是核心工具。本文就計算機技術在施工項目管理中的應用作一些淺析。

1、工程造價管理

工程造價管理是施工企業、建設單位、設計部門和各種管理機構歷來重視的一項工作。隨著市場經濟的發展，工程監理制度以及以工程承包為核心的各種形式經濟責任制的健全，基本建設投資由財政撥款改為銀行貸款，重點工程實行投資包干，一般工程推行招標投標。促使有關部門必須提高管理水平，其中改革工程預算管理辦法，創造切實可行的、科學的、準確的快速報價方法以及開發相應的應用軟件包已是迫在眉睫的任務，作為招投標報價依據、經濟核算基礎的三算：設計概算、施工圖預算和竣工決算，不同地區、不同單位在計算方法、編制原則等方面有很大差異，三算文件欄目、格式也常常是不相同的，相應的計算機應用軟件五花八門，據不完全統計不下數百個，但絕大多數不適應市場經濟發展，預計以下幾種方法有一定的效果，如住宅工程實行平方米造價包干；工業與公共工程實行施工圖預算加系數；利用預算定額估算工程造價；編制施工企業內部擴大定額，用擴大定額加調整系數來簡化工程量計算；以部分推算整體，用已建工程推算待建工程預測法(又稱近似代替法、類比估價法)；以及應用模糊數學快速測算工程造價等方法會更加成熟，進一步得到科學的理 第1頁

論解析和實際應用，相應地會開發研制出一些輔助決策計算機應用系統，單項商品軟件會更豐富，特別隨著工程設計CAD 系統的發展，各類CAD軟件的進一步配套，計算工程造價的人工工作量大大減少后，工程造價計算機輔助管理和輔助決策可以提高到一個新的水平，工程造價將更加準確，更加及時，基本能適應復雜多變工程施工的需要。

2、施工現場管理用軟件的應用最近

幾年，隨著經營體制的變化，在工地現場有不少微型機在使用，在財務和材料管理上，使用建筑工程管理信息系統，已做到帳目同步運行，這是很大的進步，在技術水平較高的施工單位，應用這一技術已是成熟手段，可是對于技術水平較差的施工單位，此應用還有段距離。在工地現場應用的重點項目中，還有用CAD技術做工程竣工圖等，這些都是很好的應用。

3、施工進度計劃管理

施工進度計劃管理的方法有的已經比較科學，如橫道圖(GANTT)，俗稱面條圖方法；關鍵路線法，也稱CPM；計劃評審技術，簡稱PERT；MPM網絡(Metra-PotentialMethod)；GERT網絡(GraphicalEvaluationandReview)；搭接網絡技術；流水網絡計劃方法等將會重新引起更多施工企業的重視，并再次在一些工程建設中應用。適應中國國情與對外工程承包的需要會產生一些新的方法，并在實踐中逐步完善，相應地會研制一批計算機應用系統，并逐步被越來越多的部門采用，實現在一定條件下，控制工程施工進度，維持合理的工期。

4、工程質量管理

工程質量管理領域以往主要依靠經驗，只能在局部實現科學測試，總體的質量控制難度大。工程監理迫切要求提出一系列手段和相應儀器設備，并要求能及時收集工程不同階段的相關數據，這些隨著微處理器的廣泛采用，以及計

算機應用技術的發展，越來越多的測試工具使我們有可能從定性分析進入定量分析，工程質量更有保證。我國施工企業的管理水平不斷提高，計算機輔助管理與輔助決策將會提高施工企業在國內與國外競爭中的地位，對企業管理規范化、標準化和科學化起推動作用，反過來又促進計算機應用的發展，人們會自覺地通過計算機在工程施工中的應用，向計算機與先進管理要質量、要速度、要效益。

5、施工管理信息技術應用

（1）企業應根據施工管理信息化的特點，制定戰略計劃，予以有效實施。建設部將建設領域信息化工作列為目前的重要任務。部長俞正聲強調，用信息化手段推進建設領域的工作，不是趕時髦，更不是點綴，而是一個迫在眉睫的緊要問題，特別應加強在工程質量管理等方面信息化建設。由此可見，利用信息技術改造建筑業成為大勢所趨。而建筑企業的信息化程度，其核心主要體現在施工管理過程的信息技術應用水平。信息化施工的特征是：信息收集自動化（傳感技術、IC卡技術）、信息存儲自動化（光盤存儲、DBMS）、信息交換網絡化（局域網、萬維網）、信息檢索工具化（DBMS、搜索引擎）、信息技術集成化（多媒體技術、專家系統）、信息利用科學化（基于數據的各種分析）、信息管理系統化（管理信息系統MIS、主管支持系統ESS等）。企業根據以上信息化的特征，結合施工管理的實際情況，制定戰略計劃，充分利用現代信息技術，逐步建立了各類施工管理信息系統。

（2）在施工管理全過程廣泛應用基于局域網、因特網的信息共享平臺以及網上辦公系統。現代建設項目規模大，參與單位人員多，而且往往涉及國內國外，建設工程文件多（如信函、通知、圖紙、合同、進度報告、采購定單、檢查申請和批準、設計變更記錄等），信息量大。傳統的項目信息管理是以紙為載體，其傳輸方式是與傳統的金字塔式管理體制相適應的經向溝通方式，這種方式層次多，效率低，費用高，極易因信息交流溝通失誤造成損失。正如美國BRICSNET公司的調查顯示，項目成本中的3％～5％是由于信息失誤導致的，其中使用錯誤或過期圖皆斐傻惱。在美國，每年為了傳遞項目管理的文件和圖紙而花在特快專遞上的費用約5億美元，項目成本中的1％～2％都用于日常的印刷、復印和傳真等。調查還顯示，建設項目參與任何一方在竣工時所掌握的有用記錄文件都不到總量的65％。在信息高速膨脹的今天，建筑企業管理必須充分利用信息技術。

（3）開發基于因特網（Internet）的各種應用系統，如電子商務，網上項目管理等。以互聯網技術提升項目管理水平。建筑企業運用信息技術的重點是開發應用以INTERNET為平臺的項目信息管理系統，建立數據庫和網絡聯結，實現網上投標、網上查詢、網上會議、網上材料采購等。通過建立網上虛擬組織這一概念，變縱向信息交流方式為平行交流方式，提高效率和準確性，實現信息資源的共享，改進溝通與合作，提高決策的科學性和時效性。在施工階段，利用以 INTERNET為平臺的項目管理信息系統和專項技術軟件實現施工過程信息化管理，例如：項目經理可以在一天中的任何時候，任何地點召開虛擬的工作會議，項目組成員何以在任何時候、任何地點與相關的工程師交換資料信息，審閱施工質量，會簽圖紙和文件；施工現場管理人員可以通過掌上電腦將施工質量檢測信息直接上網到公司本部進行評定；在竣工驗收階段，各類竣工資料根據質量記錄自動生成的信息管理；

總之，計算機在建筑工程項目管理上的應用范圍在不斷擴大，應用層次在不斷深入。為此我們應認識到：應用計算機不僅硬件花錢，在軟件上的投資將是比硬件大、時間更長的過程。應用計算機實際上是在應用軟件。

2006年1月5日

第三篇：淺談計算機在部隊后勤管理中的應用

淺談計算機在部隊后勤管理中的應用

管理學家普遍認為，現代管理已經出現三大新動態，一是管理組織扁平化、二是管理風格柔性化、三是管理手段網絡化。這三大新動向具有強烈的時代特征，因為人類社會已經進入到信息經濟時代，上帝把電腦和網絡作為最珍貴的禮物送給我們這個時代，網絡化已經成為時代的突出特征。我們有幸生存在當今，應該對這個時代有一顆感恩之心。然而，如果我們對計算機毫無興趣，還停留在筆、墨、紙、人工、手工階段，那無異于在現代社會生產條件下堅持刀耕火種，同時說明我們的心態遠離現代社會；如果我們的計算機還在單機使用，僅僅只是打字、游戲，說明我們雖然是一個現代人，實際上把自己隔離到了渺無人煙的荒漠地帶。作為一個管理者或者一個領導，我們不能無視電腦和網絡對管理工作帶來的新天地。

一、有效地偏平化管理

隨著軍隊現代化建設的發展，對后勤服務提出了越來越高的要求。后勤管理者需要不斷地、及時地修正服務工作中的各種偏差；實現信息流暢、數據共享，提供真實、準確的信息供決策。然而，傳統的“金子塔”式的組織構建，其“多層管理”的特點，導致管理信息渠道不暢，信息準確性差。而扁平化管理要求決策者直接面對第一線服務和基層生產單位，進行“面對面”的直接領導，解決等級式管理中的“層次重疊”形成的多級領導，減少管理層領導的職數，提高管理效率。但這種“一對多“的偏平化組織構架，只是物理意義上的扁平化管理，理論與實際相距甚遠，可視為無效的扁平化管理。由于實施“面對面”的管理，大量的數據和管理信息的交流只能在決策者和所面對的管理部門之間進行，而部門與部門之間的信息交流及相互調用亦只能通過決策者來進行。此時的決策者在扁平化管理平臺上的主要“功能”只起到一個“數據庫”（存儲和交換信息資源）的作用，無法集中有限的精力去研究部隊后勤的對策和部隊后勤發展的戰略問題。面對部隊后勤內部各種管理信息流的迅速匯集，決策者如何把握時效，有序整合相關的數據，合理配置部隊后勤資源，提高決策效率，這是實施扁平化難點所在。如果在計算機系統平臺上實施扁平化管理，就能成功地解決了扁平化管理的實施難點。由于通過計算機網絡，實現數據共享，各級主管可以根據各自權限方便地查閱和打印各類數據、文字資料和統計圖表，或對其分析研究，采取管理對策。有序、有效的整合物流、資金流、計劃流的節奏，從而可最大限度地發掘扁平化管理的“潛能”，提高部隊后勤管理的整體效益和競爭能力，使部隊后勤適應多變的需求，實施有效地扁平化管理。

二、增強制度的剛性和執行力度

制度化是科學管理的基本特征。提到制度化，人們往往想到完善各類經營服務規則和制度，制定出書面的、裝訂成冊的、懸掛上墻的規章制度。多少年來，如此制度化反反復復，效用不長。管理無制度可依是落后的人治，管理中有制度不依更是落后的人治，人治的頑疾如何克服，沒有人能解決得了。

如何增加制度的剛性？首先，要明確每一項業務的操作規范和各個崗位上員工的行為規則，要像我們經常見到的電器產品說明書一樣明確制度的操作規范、服務流程、約束機制等。不要把制度搞成干巴

巴地如同掛在墻上的標語口號式裝潢門面的制度。其次，實現制度的軟件化。規章制度軟件化就是把制度轉化為管理軟件，成為一種強制的、不能不執行的、程序化的規則，使將紙上的制度流程化、軟件化。

三、減輕人工勞動強度，提高工作效率

我們己經進入快節奏時代，生活節奏和經營節奏都在不斷加快，這就對我們提出了新課題：任何問題都必須快速解決。依靠人工處理速度慢（手寫字符平均速度40字/分鐘）、出錯率高，而計算機則迅速、準確、可靠、存貯量大，計算機的運行速度從幾十萬次/秒到幾十億次/秒，存取時間從幾十毫秒到毫微秒，計算機邏輯分析的能力、速度、準確性都是人工無法比擬的。計算機及其網絡化管理，大大減輕人工勞動量，尤其對流程化的重復性工作計算機完全可以模擬人工、代替人工工作。同時，計算機網絡化管理，把相距遙遠的距離拉近了，把人們面前的視野放大了。有效地克服了不同時空環境條件下的管理難度，把人從傳統的簡單的重復的管理中解放出來，使管理的快節奏成為可能。某部隊后勤財務部門就同一工作內容手工勞工所花費的時間與電算化花費的時間做了比較，得出結論：電算化花費的時間大約是人工勞動時間的1/60。財務管理的電腦網絡化，大大節省了財務人員登記賬簿、計算余額和匯總記賬憑證、賬賬核對等工作時間，直接減輕財務人員工作量近80%。

四、堵漏增收，提高經濟效益

使用計算機管理，能夠極大地提高后勤管理的規范性，提高管理效率。因為計算機及其網絡化管理把原先分散在各核算部門的進貨、人事、核算等權力實行透明化的統一管理，集團決策管理層通過電腦網

絡系統在第一時間實時查看基層管理數據，使基層的運營透明化，實現直接監控收入和費用支出，這種魚缸式的透明管理，堵塞了漏洞，一切費用受監控，最大可能提高后勤服務效率，提高了經濟效益。

五、智能化決策支持

計算機無所不能，只要人們能夠想到的計算機都可以讓您“心想事成”，雖然計算機來自于人類發明，但是他的記憶能力、存儲能力、邏輯思辨能力、對過去事務的回放和再現能力、根據大量數據分析判斷能力都大大超過人腦。只有人腦想不到的，沒有計算機做不到的。早期的計算機管理只是一些簡單的數據計算、統計系統；之后軟件化的計算機管理也還只是一個MIS（管理信息系統），輔助管理、為管理者提供信息的管理系統。現代計算機管理系統實際上是一個決策支持系統，不僅包容數據統計、信息匯集，而且涉及到資源的最佳組合和合理配置、管理問題診斷、問題解決方案、以及未來狀態預測。

六、提升管理的水準降低庫存管理

部隊后勤的餐飲原料庫房管理比較艱難。由于餐飲原料種類繁多、出入庫次數頻繁、進出數量大、幾乎沒有統一的臺賬，庫存管理人員往往不能提供準確、及時、完整的庫存信息，常出現一些原料庫存過多，發霉、生蟲、變質，有的庫房甚至到處是飛蛾；而另一些原料過少甚至出現斷檔的狀況，給后勤服務帶來了諸多不便。電腦網絡化管理軟件的使用，建立了完備的原料庫臺賬，統一編碼，確定安全庫存，保證了庫存管理信息的準確、完整，也為實施庫存規范管理打下了基礎。庫人員告別舊的工作和管理方式，運用先進的管理思想和工具，開展規范管理。庫存信息一“點”了然，改變了庫存管理混亂的局面。

七、規范采購管理：采購管理是后勤集團管理的一項重要內容。在向市場經濟轉型的條件下，如何規范采購管理、控制采購成本是部隊后勤管理的一項重要內容，電腦網絡化為規范采購管理提供了有效的工具。后勤服務涉及的原材料種類繁多，涉及到的供應商極多。這些合作伙伴的行為優劣，不僅影響產品質量、服務水平，甚至威脅到全體官兵的健康和生命安全。由于供應商的資質、信譽、經營理念相差很大，庫管事務繁雜，中高層管理者不可能做到對每項事務件件把關，加之有些原料的質量指標很難檢測或無法量化檢測。電腦網絡化管理系統詳細記錄原料供應商的資質、能力、信譽等各方面表現。系統規定只有來自合格分承包方的材料、備件或服務，程序中才可允許入庫或付款。材料、備件價格等采購信息及時輸入管理系統，并要求采購前比質比價，使用部門監督，增加了該項工作的透明度，方便了成本管理和費用控制。

八、增強成本控制能力

實行電腦網絡化管理，可以實現細分成本核算單位、精確成本核算水平，及時提供成本信息。各層管理人員對服務經營情況有了全面了解，可在自己的管理崗位上有的放矢地開展工作，采取措施，降低消耗、控制費用。

實行計算機網絡化管理在軍隊現代化建設中越來越發揮著重要作用，讓我們拭目以待。

第四篇：計算機在企業安全管理中的應用

計算機在企業安全管理中的應用

一、安全管理工作的主要內容歸類

企業的安全管理大致可分為:安全教育、工傷管理、特種設備管理、隱患管理、職業衛生管理、特種作業管理、勞動防護用品管理等幾個主要部分。

1． 安全教育

在安全教育工作中,一般包括了新職工入廠的3級教育，安全專業人員的專業教育和培訓，管理人員(含廠礦長的安全資格教育培訓)的安全教育，特種作業人員的培訓、復審和考試，外來實習人員的安全教育等內容。

2.工傷管理

企業中的傷亡事故分為工亡、重傷、輕傷及職業病,有些地區和企業中仍然保留著比照工傷的類別。這些內容是企業安全管理中的重要數據。

3.特種設備管理

一般說來,在企業中都有各類起重機械、鍋爐、壓力容器、壓力管道、廠內機動車輛等重要的特種設備,因設備上都有對安全極為重要的附件,而被國家或行業的法律法規列為安全部門管理的內容。

4.隱患管理

隱患管理是企業安全管理中的重要內容。我們在日常的管理中通常把它分為重大危險源管理、重大隱患管理、一般隱患管理。而這些隱患的數據來自基層的安全檢查、廠礦的安全檢查、專項檢查和專業檢查。檢查結束后都要填寫《隱患和不安全因素整改通知書》,限令有關單位在規定的期限內進行整改。重大危險源的管理也是在分類、識別和采取措施后進行登記和管理的。

5.職業衛生管理

職業衛生管理可分為有毒有害物質管理和職業病管理。有毒有害物質的管理中主要是對有

毒氣體、粉塵的監測、控制;職業病管理是登記、管理砂肺病人和錳、鉛、苯等物質造成的中毒病人。

6．特種作業管理

特種作業管理主要是對特種作業人員進行教育、考試、考核、體檢、發證等工作,數據量大,較為繁雜。

7.勞動防護用品管理

這項工作是企業安全管理中最為瑣碎的工作。首先要建立各工種的防護標準（參照國家及省級標準）,還要建立職工個人領用臺賬,并要經常進行質量檢查等。除此以外,還有特殊防護用品的管理也是安全部門的職責范圍。通常,在企業中還有一些工傷病人,需要一些特殊的防護用品,也是管理的內容之一。

8.職工安全檔案管理

企業職工安全檔案是安全部門掌握企業安全動態、及時調整安全生產戰略的重要依據,因此,建立完整的安全檔案是安全管理的基礎工作。

二、安全管理信息分析

我們把企業的安全管理基本內容歸納為上述幾部分,并不是說可以簡單的把系統的模塊定位在這幾個方面,而是要對這些安全信息進行分析。通過分析比較,我們可以看出安全管理內容中,主要是大量的數據,其次才是文字信息,然后才是一些圖片資料。

首先,我們看安全教育部分。專業人員、管理人員、外來人員、新職工的教育,都屬于教育類。填寫的內容,主要是姓名、性別、年齡、文化程度、職稱、職務、工種、考試成績等,這些內容存放在同一個數據庫內,同職工安全檔案共享數據。特種作業人員本來應單獨建庫,但考慮到特種作業人員的屬性仍然是“職工”,沒有必要另建庫,以免增加系統的分量。其次,工傷職業病信息是另一個重要數據。一般老企業中曾經發生過的工傷事故和職業病人數都較多,而且

對這些事故需要保存的內容也較多,通常還附有大量的照片,因此,必須獨立建立數據庫。再次,是特種設備的管理。這是以數字為主的內容,也是應單獨建庫的板塊。其他,如勞動防護用品管理、隱患和不安全因素管理、有毒有害物質管理都應該獨立建庫。為了方便安全工作者,還需要建立一個安全生產方針、政策和安全技術標準的數據庫。

這樣,我們可以清楚地看到,安全管理的信息中包含著數值型、文字型和圖像型3種類型的數據,現在就可以根據這些信息的不同內容進行系統板塊的設置了。

三、進行系統板塊的設置

把企業日常安全管理的內容用計算機輔助系統總括起來,是一件比較繁雜的工作。筆者根據多年的管理經驗,建議設置下列板塊:

1.安全生產方針政策

2.安全法律法規

3.工傷職業病

4.安全教育

5.隱患和檢查

6.勞防用品

7.有毒有害物質數據庫

8.安全技術標準

“安全生產方針政策”板塊應該設置為方便用戶輸入的接口,使用戶可以適時輸入相關內容。“安全法律法規”板塊應將國家現行的有關法律法規先行輸入到系統中,也要留有接口,以便用戶可以繼續輸入新的法律法規。

“工傷職業病”板塊可以用下拉菜單的形式,列出“死亡”、“重傷”、“輕傷”、“比照工傷”、“職業病”5個欄目,其中“職業病”還應設置下拉菜單,分別為“矽肺病”、“吸血蟲病”、“鉛中毒”、“錳中毒”、“苯中毒”等欄目。

“安全教育”板塊中,可以設置“安全專業人員教育”、“管理人員教育”、“新工人教

育”、“特種作業人員教育”、“外來實習人員教育”等內容。

“隱患和檢查”板塊中,安排有“重大危險源登記”、“安全檢查記錄”、“隱患登記”、“重大隱患登記”、“隱患整改通知書”。

“勞防用品”的內容應包括“職工勞防用品發放標準”、“勞防用品發放記錄”、“特殊勞動防護用品發放記錄”、“傷殘人員特殊護品發放記錄”、“勞防用品質量檢查記錄”等內容。

“有毒有害物質數據庫”中主要是存放在生產過程中對本單位職工安全健康有害的物質的基本數據。

“安全技術標準”板塊中應該將現行使用的國家安全技術標準、行業標準、企業標準輸入進去,或者只將國家標準輸入進去。

從板塊的內容上看,已經基本包括了安全管理的基本內容,可以足夠供企業的安全工作者使用了。

四、對系統使用問題的一點設想

企業的安全工作者的素質參差不齊,對計算機的熟悉程度也各不相同。筆者在同許多安全工作者的接觸中體會到,一套好的管理軟件除了有豐富的內涵外,還應該是任何人都能拿到就會用的軟件。所以,筆者建議:

1.軟件系統要有非常良好的用戶界面,給用戶一種親切感,能認同它;

2.做成傻瓜型,用文字引導用戶進行操作,如輸入日期時可以點擊,不必敲鍵盤;

3.要有強大的圖片處理功能,可以將事故圖片調入到資料中,還可以將圖像放大、打印,使用戶能得到圖文并茂的事故報告;

4.鑒于“特種設備”、“特種作業人員”中,都有“年檢”、“復審”等國家限定強檢強審的內容,系統中應該設置自動監測報警系統,對特種設備已到檢驗期、作業人員操作證已到復審期的,都要提前半個月發出警告,這樣,只要開機進入大系統,監測報警系統就可以工作,提醒安全工作者;

5.要有強大的查詢功能;

6.方便用戶安裝。

有了這套安全管理信息系統,大量的文字工作可以交給計算機去做,大批的文書檔案資料可以存放在計算機內,既方便了查詢,又可以隨時復制打印,提高管理效率,為企業的安全生產保駕護航。

第五篇：計算機在企業中的管理和應用

計算機在企業中的管理和應用

企業現行文件和檔案管理應用計算機技術的歷程，不僅記錄著企業現行文件和檔案規范化、系統化管理的軌跡，而且反映著企業經營管理和產品開發信息化的進程。根據計算機技術在企業現行文件和檔案管理中應用的環節、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段

現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（ＭＩＳ的建立，什么是ＭＩＳ，解釋不

一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。

現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。

總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段

由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口。現在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。

不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現是近１０年的事。１９９６年１２月，國家科委在北京召開了全國ＣＡＤ應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。１９９６年９月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②１９９８年１月９日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在１９９７年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在３５個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③１９９８年８月１１日－１３日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《ＣＡＤ電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④１９９８年８月１８日－２０日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院

召開了ＣＡＤ電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤１９９８年８月２３日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。

關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《ＣＡＤ電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》ＧＢ／Ｔ１７６７８－１９９９把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀４０－５０年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至９０年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：

其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用ＣＩＭＳ的必然結果。

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發揮將取決于文獻信息管理者、企業管理及技術開發人員的有機結合和共同努力。

綜上可見，從機讀文件到電子文件概念的發展演變，體現著管理信息和科技信息、現行信息和歷史信息、動態信息和固態信息的高度集合。

需要指出的是：上三個階段的劃分，并不是依次替代關系。由于在任何一個企業，尤其是大型企業或企業集團，在現代信息技術的應用上很難一步到位，所以在企業中，三個階段，或者其中的兩個階段往往是長期并存的。但可以肯定地說：隨著以計算機技術為基礎的現代科技的普及和發展，以及企業運用計算機技術解決生產、管理問題的迫切需要，將使得企業利用計算機技術輔助各類作業過程成為必然與可能。據有關調查，在１９９８年，５００家國有工業企業中已有８８％的企業采用了計算機進行信息處理，５０２％企業的建成了與國家或省級信息中心聯網的信息系統。⑩顯然，電子文件階段將是２１世紀現代企業文獻信息管理的發展方向與必然趨勢。筆者將另作文闡述企業電子文件管理系統運作的有關問題。