第一篇：淺談秘書(shū)的輔助決策能力

淺談秘書(shū)的輔助決策能力

伴 隨 著 社 會(huì) 主 義 市 場(chǎng) 經(jīng) 濟(jì) 體 制 的 建 立 和 完 善，領(lǐng) 導(dǎo) 的 職 能 發(fā) 生了 重 大 轉(zhuǎn) 變，科 學(xué) 化、民 主 化 是 領(lǐng) 導(dǎo) 決 策 的 重 要 前 提，為 確 保 領(lǐng) 導(dǎo) 決 策 的 正 確 性，作 為 輔 助領(lǐng) 導(dǎo) 決 策 的 秘 書(shū)，也 要 在 體 制 轉(zhuǎn) 軌 過(guò) 程 中，以 積 極 態(tài) 勢(shì) 快 速 跟 進(jìn)，更 新 觀 念，大 膽 創(chuàng) 新，從而 為 秘 書(shū) 工 作 開(kāi) 辟

一 個(gè) 新 天 地。

一、迅 速 發(fā) 展 的 形 勢(shì) 給 現(xiàn) 代 秘 書(shū) 工 作 提 出 了 新 的 研 究 課 題

WTO的 加 入 和 互 聯(lián) 網(wǎng) 的 飛 速 發(fā) 展，使 中 國(guó) 與 世 界 的 距 離縮 短 了，同 時(shí) 也 明 顯 暴 露 出 我 們 方 方 面 面 的 差 距。變 化 了 的 新 形 勢(shì) 從 工 作 環(huán) 境、工 作 方 式、工 作 內(nèi) 容 等 方 面 提 出 了 新 的 研 究 課 題。只 有 知 難 而 上 解 決 這 些 問(wèn) 題，才 能 更 好 地 發(fā) 揮 秘 書(shū) 的作 用。

1、市 場(chǎng) 經(jīng) 濟(jì) 的 開(kāi) 放 性 擴(kuò) 大 了 秘 書(shū) 工 作 的 范 圍。市 場(chǎng) 經(jīng)濟(jì) 是 開(kāi) 放 的 經(jīng) 濟(jì)，加 入 WTO加 快 了 中 國(guó) 與 世 界 一 體 化 的 進(jìn) 程，這 種狀 況 使 秘 書(shū) 工 作 置 于 國(guó) 內(nèi) 外 兩 大 環(huán) 境 之 中，客 觀 上 擴(kuò) 大 了 工 作 范 圍。黨 政 機(jī) 關(guān)、企 事 業(yè) 單 位將 出 現(xiàn) 跨 行 業(yè)、跨 地 區(qū)、跨 國(guó) 界 的 政 治、經(jīng) 濟(jì)、文 化、軍 事 等 活 動(dòng)，這 就 從 地 域 上 突 破 了 “ 劃 地 為 牢 ” 的 小 圈 子。地 域 的 擴(kuò) 大，既 開(kāi)闊 了 秘 書(shū) 工 作 的 視 野，也 使 秘 書(shū) 與 社 會(huì) 接 觸 的 范 圍 日 益 擴(kuò) 大，交 流 的 渠 道 增 多，各 種 影 響 的程 度 加 劇。秘 書(shū) 不 僅 要 了 解 各 行 業(yè)、各 地 區(qū)，也 要 密 切 注 視 世 界 的 動(dòng) 向，這 樣 一 來(lái) 不 僅 僅 是范 圍 擴(kuò) 大 了，而 且 工 作 的 難 度 也 增 加 了。

眾 所 周 知，當(dāng) 今 社 會(huì) 迫 切 需 要 的 秘 書(shū) 人 才，應(yīng) 該 是 創(chuàng) 造 型、復(fù) 合 型 與 協(xié) 作 型 的。

所 謂 創(chuàng) 造 型 秘 書(shū) 人 才，主 要 是 具 有 創(chuàng) 造 力 的 人 才。他 們 有 強(qiáng) 烈 的 立 體 型 思 維 和 創(chuàng) 新精 神，在 工 作 崗 位 上 必 須 有 新 發(fā) 明、新 發(fā) 現(xiàn)、新 開(kāi) 拓，能 夠 對(duì) 不 同 層 次、不 同 行 業(yè)、不 同 領(lǐng)域 的 服 務(wù) 對(duì) 象，不 斷 提 供 新 創(chuàng) 意、新 設(shè) 想 ； 能 夠 在 企 業(yè) 的 管 理、制 度、技 術(shù)、知 識(shí) 創(chuàng) 新 等 系統(tǒng) 有 所 作 為。知 識(shí) 經(jīng) 濟(jì) 社 會(huì)，人 才 競(jìng) 爭(zhēng) 激 烈，創(chuàng) 造 型 人 才 不 僅 能 夠 參 與 競(jìng) 爭(zhēng)，而 且 能 夠 積 極協(xié) 助 所 服 務(wù) 的 對(duì) 象 超 越 競(jìng) 爭(zhēng)。所 謂 超 越 競(jìng) 爭(zhēng)，是 指 能 夠 發(fā) 現(xiàn) 更 具 有 戰(zhàn) 略 價(jià) 值 的 新 領(lǐng) 域、新 技術(shù)、新 產(chǎn) 品，不 斷 形 成 最 具 創(chuàng) 意 與 活 力 的 “ 人 無(wú) 我 有 ” 的 優(yōu) 勢(shì)。這 種 人 是 企 業(yè) 的 靈 魂。其 內(nèi) 涵 的 價(jià) 值 是 無(wú) 法 估 量 的，因 此 也是 最 受 企 業(yè) 和 服 務(wù) 對(duì) 象 的 歡 迎。

所 謂 復(fù) 合 型 秘 書(shū) 人 才，主 要 是 指 “ 多 功 能 人 才 ”。他 們 的 特 點(diǎn) 是 多 才 多 藝，集 科 技、文 學(xué)、經(jīng) 貿(mào)、外 語(yǔ) 于 一 身 的 全 才，能 在 企 業(yè) 或 社 會(huì) 的 很 多 領(lǐng) 域 大 顯 身 手。據(jù) 統(tǒng) 計(jì)，在 當(dāng) 今 人 才 市 場(chǎng) 上，復(fù) 合 型 人 才 最 吃 香。其 素 質(zhì) 要 求 是 ： 大 學(xué) 本 科 以 上 文 化，3－ 5年工 作 經(jīng) 驗(yàn)，既 懂 專 業(yè) 有 懂 外 語(yǔ)。

所 謂 協(xié) 作 型 秘 書(shū) 人 才，主 要 是 具 有 協(xié) 作 精 神，人 際 關(guān) 系 好 的 人 才。在 知 識(shí) 經(jīng) 濟(jì) 社會(huì)的 條 件 下，人 與 人 之 間 的 協(xié) 作 由 于 個(gè) 人 獨(dú) 立 性 的 加 強(qiáng) 而 顯 得 更 為 重 要。有 的 人 能 力 很 強(qiáng)，但脾 氣 古 怪，難 以 與 人 共 事 ； 有 的 人 才 華 橫 溢，卻 私 心 過(guò) 重，只 顧 自 己，不 管 他 人。當(dāng) 今 社 會(huì)最 顯 著 的 時(shí) 代 特 征 是 合 作 取 勝、協(xié) 作 競(jìng) 爭(zhēng)，即 是 “ 雙 贏 ” 時(shí) 代，是 共 同 發(fā) 展 的 時(shí) 代。如 若 不 明 白 這 個(gè) 道 理，只 顧 一 己 私 利，那將 是 難 以 融 入 集 體 的 孤 雁，只 能 成 小 才 而 成 不 了 大 器。所 以 說(shuō) 當(dāng) 代 的 秘 書(shū) 必 須 具 有 團(tuán) 結(jié) 公 關(guān)和 協(xié) 作 辦 事 的 能 力。

二、提 高 秘 書(shū) 素 質(zhì) 是 現(xiàn) 代 秘 書(shū) 工 作 的 關(guān) 鍵 環(huán) 節(jié)

隨 著 現(xiàn) 代 制 度 的 逐 步 建 立，對(duì) 秘 書(shū) 素 質(zhì) 的 要 求 越 來(lái) 越 高。加 強(qiáng) 和 提 高 秘 書(shū) 隊(duì) 伍 的 綜合 素 質(zhì)，是 作 好 秘 書(shū) 工 作 的 關(guān) 鍵 環(huán) 節(jié)。新 的 產(chǎn) 業(yè) 結(jié) 構(gòu) 以 及 職 業(yè) 結(jié) 構(gòu) 的 變 化，必 將 沖 擊 服 務(wù)、輔 政 層 次 的 秘 書(shū) 崗 位，要 求 這 一 崗 位 必 須 具 有 更 高 素 質(zhì) 的 人 員 來(lái) 充 實(shí) 和 加 強(qiáng)。

1、更 新 觀 念、深 化 認(rèn) 識(shí)。秘 書(shū) 除 增 強(qiáng) 工 作 的 自 豪 感 和責(zé) 任 感 以 外，更 多 的 是 接 受 新 事 物，突 破 傳 統(tǒng) 的 思 維 模 式，從 觀 念 上 大 膽 創(chuàng) 新。一 是 增 強(qiáng) 科技 意 識(shí)。既 要 多 掌 握 一 些 現(xiàn) 代 科 技 知 識(shí)，不 斷 拓 寬 自 己 的 知 識(shí) 領(lǐng) 域，把 握 時(shí) 代 脈 搏 ； 又 要 用新 思 維 改 造 傳 統(tǒng) 觀 念，增 強(qiáng) 分 析 問(wèn) 題 和 解 決 問(wèn) 題 的 能 力。二 是 倡 導(dǎo) 創(chuàng) 新 精 神。在 科 學(xué) 的 基 礎(chǔ)上，大 膽 突 破 想 前 人 之 未 想，真 正 樹(shù) 立 “ 無(wú) 新 不 成 文，無(wú) 新 不 出方 案 ” 的 意 識(shí)，做 到 人 無(wú) 我 有，人 有 我 新，人 新 我 特。在 領(lǐng) 導(dǎo) 劃定 的 圈 子 里 想 問(wèn) 題 辦 事 情 固 然 不 用 承 擔(dān) 任 何 風(fēng) 險(xiǎn)，但 長(zhǎng) 此 以 往 將 扼 殺 自 己 的 創(chuàng) 造 性，最 終 不會(huì) 進(jìn) 步。三 是 保 持 團(tuán) 隊(duì) 意 識(shí)。秘 書(shū) 既 要 強(qiáng) 調(diào) 個(gè) 人 素 質(zhì)，更 要 具 有 團(tuán) 隊(duì) 意 識(shí)。過(guò) 去 那 種 靠 一、二 個(gè) 人 打 天 下 的 時(shí) 代 已 經(jīng) 不 復(fù) 返 了，必 須 靠 一 支 有 敬 業(yè) 和 協(xié) 調(diào) 能 力 強(qiáng) 的 隊(duì) 伍 才 能 成 功。

2、加 強(qiáng) 管 理，從 工 作 機(jī) 制 上 適 應(yīng)。一 是 優(yōu) 化 結(jié) 構(gòu)。將懂 經(jīng) 營(yíng)、會(huì) 管 理 有 豐 富 經(jīng) 驗(yàn) 的 優(yōu) 秀 人 才 充 實(shí) 到 秘 書(shū) 隊(duì) 伍 中 來(lái)，從 根 本 上 改 善 秘 書(shū) 的 知 識(shí) 結(jié) 構(gòu)。二 是 運(yùn) 用 現(xiàn) 代 手 段 培 訓(xùn) 現(xiàn) 有 的 秘 書(shū) 隊(duì) 伍。目 前 在 崗 秘 書(shū) 一 般 都 不 可 能 離 開(kāi) 崗 位 培 訓(xùn)，便 捷的 培 訓(xùn) 渠 道 就 是 通 過(guò) 互 聯(lián) 網(wǎng) 實(shí) 現(xiàn) 遠(yuǎn) 程 教 育。這 樣 既 可 提 高 水平，又 能 熟 悉 互 聯(lián) 網(wǎng) 技 術(shù)，可 謂簡(jiǎn) 便、省 時(shí)、實(shí) 用。三 是 建 立 秘 書(shū) 動(dòng) 態(tài) 管 理 機(jī) 制。對(duì) 有 能 力 有 水平的 秘 書(shū) 盡 快 提 拔 到 領(lǐng) 導(dǎo) 崗位 發(fā) 揮 更 大 作 用 ； 不 能 勝 任 的 秘 書(shū) 應(yīng) 盡 快 調(diào) 離。四 是 改 善 秘 書(shū) 待 遇。撥 出 專 款 用 以 提 高 秘 書(shū)生 活 福 利 待 遇，同 時(shí) 配 置 必 要 的 通 訊、交 通 工 具，為 秘 書(shū) 創(chuàng) 造 一 個(gè) 寬 松、愉 悅 的 工 作 環(huán) 境。

3、積 極 探 索，從 工 作 方 法 上 適 應(yīng)。一 是 建 立 秘 書(shū) 信 息交 流平臺(tái)。依 托 秘 書(shū) 網(wǎng) 站，實(shí)現(xiàn) 秘 書(shū) 信 息 交 流。開(kāi) 發(fā) 秘 書(shū) 軟 件，提 高 工 作 效 率，使 秘 書(shū) 騰 出更 多 的 時(shí) 間 去 思 考 一 些 大 事。為 單 位 建 設(shè) 獻(xiàn) 技 獻(xiàn)

策。二 是 建 成 網(wǎng) 上 秘 書(shū)。實(shí) 現(xiàn) 遠(yuǎn) 程 咨 詢 和 調(diào)研，召 開(kāi) 網(wǎng) 絡(luò) 會(huì) 議 集 中

一 大 批 優(yōu) 秀 秘 書(shū) 共 同 完 成 高 難 度 課 題。率 先 提 高 辦 事 效 率，減 少 不 必要 的 應(yīng) 酬 和 開(kāi) 支。實(shí) 現(xiàn) 無(wú) 紙 化 辦 公，降 低 成 本。三 是 秘 書(shū) 工 作 職 業(yè) 化。探 索 秘 書(shū) 無(wú) 固 定 服 務(wù)部 門(mén)、無(wú) 固 定 的 領(lǐng) 導(dǎo)、無(wú) 固 定 的 收 入，實(shí) 現(xiàn) 秘 書(shū) 服 務(wù) 有 償 化，最 終 達(dá) 到 規(guī) 范 服 務(wù) 的 目 的。

三、秘 書(shū) 在 輔 助 領(lǐng) 導(dǎo) 決 策 過(guò) 程 中 的 作 用

秘 書(shū) 的 首 要 職 責(zé) 就 是 為 領(lǐng) 導(dǎo) 制 定 正 確 的 決 策 提 供 多 方 位 的 服 務(wù)。領(lǐng) 導(dǎo) 的 基 本 責(zé) 任 就是 決 策，而 領(lǐng) 導(dǎo) 決 策 前 的 大 量 工 作 都 是 由 秘 書(shū) 來(lái) 做 的，所 以 說(shuō)，秘 書(shū) 在 輔 助 領(lǐng) 導(dǎo) 決 策 過(guò) 程 中起 著 十 分 重 要 的 作 用。

1、在 改 革 開(kāi) 放 和 社 會(huì) 主 義 現(xiàn) 代 化 建 設(shè) 的 大 潮 中，各 級(jí)政 府 決 策 的 責(zé) 任 必 然 越 來(lái) 越 重。

作 為 輔 助 領(lǐng) 導(dǎo) 決 策 的 秘 書(shū)，要 緊 緊 圍 繞 經(jīng) 濟(jì) 建 設(shè) 這 個(gè) 中 心，在 政 治 大 方 向 上 當(dāng) 好 領(lǐng)導(dǎo) 的 參 謀。衡 量 和 考 核 一 個(gè) 秘 書(shū) 部 門(mén) 的 參 謀 工 作，首 先 就 看 為 這 個(gè) 中 心 服 務(wù) 得 怎 么 樣，就 看你 的 工 作 是 否 有 助 于 領(lǐng) 導(dǎo) 的 決 策，是 否 有 利 于 社 會(huì) 發(fā) 展 的 潮 流。

2、秘 書(shū) 人 員 要 參 “ 謀 ”，而 不 要 參 “ 斷 ”，參 謀 的 目 的 在 于 為 領(lǐng) 導(dǎo) 決 策 服 務(wù)。秘 書(shū) 的 參 謀 工 作，同 其 它 部 門(mén) 一 樣，都 對(duì) 領(lǐng) 導(dǎo) 具 有 從 屬 性，都 是 為 領(lǐng) 導(dǎo) 服 務(wù)，只 不 過(guò) 它 更 直 接 從 屬 于 領(lǐng) 導(dǎo) 的 決 策 行 為，是 在 決 策 行 為 全 過(guò) 程 中 提 供 參謀 性 質(zhì) 的 服 務(wù)。

3、為 領(lǐng) 導(dǎo) 決 策 服 務(wù) 的 參 謀 工 作 要 努 力 適 應(yīng) 建 立 健 全 決策 的 程 序，就 一 般 而 言 有 以 下 步 驟 ： 一 是 確 定 決 策 目 標(biāo) ； 二 是 擬 定 備 選 決 策 方 案，進(jìn) 行 論 證評(píng) 估 ； 三 是 確 定 決 策 ； 四 是 決 策 實(shí) 施 過(guò) 程 中 的 控 制 與 反 饋。具 體 地 說(shuō)，秘 書(shū) 部 門(mén) 參 謀 工 作 的程 序 大 體 如 下 ：

（1）當(dāng) 領(lǐng) 導(dǎo) 選 擇 決 策 目 標(biāo) 時(shí)，秘 書(shū) 部 門(mén) 要 依 據(jù) 領(lǐng) 導(dǎo) 打算 解 決 什 么 問(wèn) 題 的 意 向，通 過(guò) 信 息 和 調(diào) 研，廣 泛 深 入 地 了 解 有 關(guān) 的 真 實(shí) 情 況，分 析 和 發(fā) 現(xiàn) 工作 中 的 問(wèn) 題，為 領(lǐng) 導(dǎo) 確 定 決 策 目 標(biāo) 時(shí) 提 供 參 考。（2）當(dāng) 領(lǐng) 導(dǎo) 醞 釀決 策 方 案 時(shí)，秘 書(shū) 部 門(mén) 要 圍 繞 領(lǐng) 導(dǎo) 已 定 的 決 策 目 標(biāo)，收 集 和 處 理 有 關(guān) 的 信 息，充 分 調(diào) 查 研 究，廣 泛 聽(tīng) 取 各 方 面 的 意 見(jiàn)，準(zhǔn) 確 及 時(shí) 地 向 領(lǐng) 導(dǎo) 反 映 對(duì) 各 種 備 選 決 策 方 案 反 復(fù) 進(jìn) 行 比 較、鑒 別，并 提 出 自 己 的 建 設(shè) 性 意 見(jiàn)，報(bào) 告 領(lǐng) 導(dǎo) 供 決 策 時(shí) 參 考。（3）當(dāng) 領(lǐng)導(dǎo) 審 定 決 策 方 案 時(shí)，秘 書(shū) 部 門(mén) 要 為 領(lǐng) 導(dǎo) 集 體 的 決 策 會(huì) 議 做 好 會(huì) 前 準(zhǔn) 備 和 會(huì) 中 服 務(wù) 工 作，以 便領(lǐng) 導(dǎo) 在 民 主 討 論 的 基 礎(chǔ) 上 實(shí) 行 正 確 的 集 中。同 時(shí)，還 要 做 好 有 關(guān) 文 件 的 起 草、校 核 等 工 作，準(zhǔn) 確 地 將 領(lǐng) 導(dǎo) 作 出 的 決 策 表 述 出 來(lái) 并 及 時(shí) 下 達(dá)。（4）領(lǐng) 導(dǎo) 的 決 策下 達(dá) 后，秘 書(shū) 部 門(mén) 要 通 過(guò) 信 息、調(diào) 研、督 促 檢 查 等 手 段，及 時(shí) 了 解 和 反 饋 決 策 的 貫 徹 落 實(shí) 情況，總 結(jié) 經(jīng) 驗(yàn)，找 出 典 型，促 進(jìn) 決 策 的 最 后 落 實(shí)。

4、強(qiáng) 化 秘 書(shū) 部 門(mén) 的 整 體 功 能。領(lǐng) 導(dǎo) 決 策 是 一 個(gè) 復(fù) 雜 的系 統(tǒng) 工 程，不 僅 僅 是 秘 書(shū) 部 門(mén) 的 事 ,需 要 各 部 門(mén) 的 通 力 合 作，不 但要 加 強(qiáng) 秘 書(shū) 部 門(mén) 內(nèi) 的 分 工 協(xié) 作，還 要 協(xié) 調(diào) 好 各 個(gè) 部 門(mén) 的 關(guān) 系，營(yíng) 造 出 一 個(gè) 良 好 的 工 作 氛 圍，最 大 限 度 的 發(fā) 揮 秘 書(shū) 部 門(mén) 的 整 體 功 能

第二篇：管理秘書(shū)怎樣做好輔助決策工作

從工作特點(diǎn)看管理秘書(shū)怎樣做好輔助決策工作

管理秘書(shū)是一個(gè)富有挑戰(zhàn)性的的職位，是關(guān)于管理文秘工作規(guī)律及其應(yīng)用的科學(xué)，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體或個(gè)人提供輔助管理，綜合服務(wù)的人員。上傳下達(dá)，不僅僅要將情況向上級(jí)傳遞，也要輔助上級(jí)做好決策，決策事關(guān)重大，這就非常講究技巧和尺度了。

一、了解管理秘書(shū)

想要知道如何更合適的開(kāi)展工作，把握尺度，找準(zhǔn)定位，首先需要對(duì)秘書(shū)部門(mén)有所了解，否則一切都是空談

1、秘書(shū)部門(mén)工作特點(diǎn)：政治性，輔助性，機(jī)要性，事務(wù)性，綜合性，被動(dòng)性

2、秘書(shū)部門(mén)的職能作用

參謀作用、助手作用、樞紐作用、耳目作用、門(mén)面作用

3、管理秘書(shū)工作的基本原則 保密、準(zhǔn)確、迅速、務(wù)實(shí)、創(chuàng)新

二、1、前期

①找準(zhǔn)定位——輔助性

這是一切的前提，必須明白秘書(shū)的定位，是一個(gè)輔助性的部門(mén)，而不是決策的決定者，秘書(shū)所需要做的，就是輔助，具體展開(kāi)而言，就是為上級(jí)呈現(xiàn)定制決策所需要的相關(guān)資料，幫助分析上級(jí)面臨的一些情況，決策執(zhí)行的可能后果，協(xié)助上級(jí)周全的考慮事情可能的路線，羅列各種因素，考慮事情的突發(fā)情況的應(yīng)急預(yù)案，積極的提出自己意見(jiàn)和建議。這些，都是輔助性的，上級(jí)與自己的看事情的角度以及掌握的信息量不盡相同，秘書(shū)要做的是輔助，而不是定制

② 注重平時(shí)積累

我們看到，秘書(shū)工作充滿著被動(dòng)性，沒(méi)有自己主辦發(fā)動(dòng)的活動(dòng)，大都是接受上級(jí)的指示、執(zhí)行上級(jí)下達(dá)任務(wù)、處理突發(fā)情況，不可預(yù)見(jiàn)，充滿者被動(dòng)，所以必須注重平時(shí)的積累，能準(zhǔn)確了解上級(jí)所要處理的相關(guān)領(lǐng)域的基本概況，資料安放，最新動(dòng)態(tài)動(dòng)態(tài)，所謂出謀劃策，怎樣做好輔助決策工作

必須先要心中有所了解，處理煩亂與瑣細(xì)的資料本來(lái)就是秘書(shū)存在的重要意義之一，所以必須自己先要了解，否則需要用時(shí)再冒冒失失翻上翻下，必然會(huì)給上級(jí)工作帶來(lái)極大的阻礙以及不便。“書(shū)到用時(shí)方恨少”，是秘書(shū)大忌。

2、中期 ①高執(zhí)行力

秘書(shū)工作原則中明確強(qiáng)調(diào)，要求工作迅速，衍生出來(lái)，就是要求高執(zhí)行力，既然無(wú)法未雨綢繆，就反應(yīng)迅速，接到任務(wù)命令，馬上著手調(diào)查，翻閱資料，收集信息，盡最快速度完成前期準(zhǔn)備，馬上向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)，讓領(lǐng)導(dǎo)掌握最新動(dòng)態(tài)。對(duì)于可能出現(xiàn)以及可以預(yù)見(jiàn)的問(wèn)題，要及早以及跟領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通和反饋，切不可任務(wù)截止完成之時(shí)再說(shuō)，否則會(huì)耽誤事情甚至產(chǎn)生巨大的不良后果。

②資料分門(mén)類別梳理，協(xié)調(diào)，客觀上報(bào)

收集信息過(guò)程中，無(wú)疑會(huì)收到來(lái)自各個(gè)社會(huì)階級(jí)、利益團(tuán)體的意見(jiàn)，他們代表的是不同的權(quán)利需求，其中甚至某些意見(jiàn)和信息截然相反，這就要求秘書(shū)務(wù)必要客觀公正，不帶私人利益和感情色彩，客觀，公證的處理信息，向上匯報(bào)，以及積極提醒上級(jí)綜合考慮各方面利益需求。

不僅如此，秘書(shū)還會(huì)收集到來(lái)自不同學(xué)科領(lǐng)域?qū)＜业囊庖?jiàn)和建議，基于學(xué)科背景以及專業(yè)出身不同，這些信息對(duì)于同一件事考慮的角度，方法，倫理觀，結(jié)論是不盡相同甚至有所沖突的，這也要求秘書(shū)在進(jìn)行資料收集時(shí)，多多注意綜合各方面的信息，給領(lǐng)導(dǎo)遞呈完整客觀的信息。

③準(zhǔn)確有效的提供信息，做好記錄

經(jīng)過(guò)詳細(xì)以及深入現(xiàn)實(shí)中調(diào)查，秘書(shū)掌握了一定的信息以及資料，領(lǐng)導(dǎo)是要在短期內(nèi)接收自己較長(zhǎng)期準(zhǔn)備和理解的資料，所以秘書(shū)必須要以簡(jiǎn)單，準(zhǔn)確，到位，客觀，有條理的形式為領(lǐng)導(dǎo)呈現(xiàn)以及羅列各種復(fù)雜的情況，讓領(lǐng)導(dǎo)有清晰地認(rèn)識(shí)以及清醒的思考，與此同時(shí)，秘書(shū)還要事先為領(lǐng)導(dǎo)想到一些可能出現(xiàn)的突發(fā)情況和應(yīng)急預(yù)案，使領(lǐng)導(dǎo)的決策更加完善，詳盡和周全。

凡事無(wú)絕對(duì)，不可能每一件事情都盡善盡美，所以要求秘書(shū)要認(rèn)真做好筆記，記錄各方面的意見(jiàn)以及方法，面對(duì)定制決策過(guò)程中的討論內(nèi)容，甚至是爭(zhēng)執(zhí)內(nèi)容，要充分詳盡的記錄，除了最終領(lǐng)導(dǎo)采納的意見(jiàn)，對(duì)于那些領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有采納的意見(jiàn)和方法、對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這些意見(jiàn)方法的判斷，態(tài)度，意見(jiàn)，也要詳盡記錄，一邊做好信息的向下傳達(dá)，還有作為日后方法的備案。

3、后期

③ 做好決策實(shí)行的溝通

從一開(kāi)始簡(jiǎn)介管理秘書(shū)我們了解到，秘書(shū)除了起到耳目作用，還起著重要的門(mén)面作用，之前收集了各方面的甚至是有利益沖突的信息，決策制定，畢竟難完完全全顧及，決策下達(dá)，下級(jí)難免產(chǎn)生不理解，所以作為秘書(shū)，必須為領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)好各個(gè)人員出現(xiàn)的狀況，耐心為各方面人員解釋清楚，做好人員溝通與協(xié)調(diào)工作，傳達(dá)好領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)，避免人員沖突以及對(duì)政策的不理解，不支持。同時(shí)，對(duì)于下級(jí)的情緒以及對(duì)待決策的意見(jiàn)和建議，秘書(shū)也要及時(shí)的做好反饋工作，做到上情下達(dá)，下情上達(dá)。

②做好監(jiān)督，留意決策實(shí)行最新動(dòng)向

決策只有實(shí)行，并且長(zhǎng)時(shí)間到位的實(shí)行才有效果，作為秘書(shū)，應(yīng)替領(lǐng)導(dǎo)做好監(jiān)督工作，對(duì)于突發(fā)情況以及執(zhí)行不到位，或者決策執(zhí)行遇到的新問(wèn)題新情況，都要做好及時(shí)的匯報(bào)，讓領(lǐng)導(dǎo)掌握最新動(dòng)向，一邊采取有效而及時(shí)的措施進(jìn)行補(bǔ)救以及改進(jìn)。

三、總結(jié)

秘書(shū)的工作時(shí)瑣細(xì)有繁重的，需要找準(zhǔn)自己的定位，需要提前做好準(zhǔn)備，需要考慮多方面的因素，需要掌握一定的人事技巧，需要高執(zhí)行力以及縝密的思維，需要一顆負(fù)責(zé)到底的心。只有做到這些，才能更好的為領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)，協(xié)助好領(lǐng)導(dǎo)做決策工作。

四、參考文獻(xiàn)

1、“了解秘書(shū)”參考自 書(shū)名：管理文秘

作者：徐世雨，林靜 主編

出版社：山東人民出版社

出版時(shí)間：2011年8月1日

2、“資料分門(mén)類別梳理，協(xié)調(diào)，客觀上報(bào)”參考自 《做好輔助決策中的協(xié)調(diào)工作》作者：中共山西省汾陽(yáng)市委黨校

來(lái)源期刊：《辦公室業(yè)務(wù)》2003年 第2期

第三篇：略論現(xiàn)代秘書(shū)的輔助決策職能1

略論現(xiàn)代秘書(shū)的輔助決策職能

改革開(kāi)放30年來(lái)的實(shí)踐證明，隨著我國(guó)改革開(kāi)放的不斷深入和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，整個(gè)社會(huì)的管理體制正在發(fā)生著一系列深刻的變化。決策作為組織管理的中心，正逐步向科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。由于現(xiàn)代管理日趨復(fù)雜，各級(jí)組織的決策者或領(lǐng)導(dǎo)人無(wú)論從才干上還是精力上，都無(wú)法在決策過(guò)程中僅憑個(gè)人的智慧和努力能勝任其責(zé)，必須充分發(fā)揮各種輔助力量的作用，比如智囊團(tuán)、顧問(wèn)團(tuán)以及各種咨詢機(jī)構(gòu)等。其中,秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，由于具有顯著的職位優(yōu)勢(shì)、獨(dú)特的視角優(yōu)勢(shì)、明顯的層次優(yōu)勢(shì)和突出的溝通優(yōu)勢(shì)等，在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的過(guò)程起著重要的作用。因此，輔助決策已成為現(xiàn)代秘書(shū)的主要職能之一。一、迅速發(fā)展的形勢(shì)給現(xiàn)代秘書(shū)工作提出了新研究課題

WTO的加入和互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，使中國(guó)與世界的距離縮短了，同時(shí)也明顯暴出 我們方方面面的差距。變化了的新形勢(shì)從工作環(huán)境、工作方式、工作內(nèi)容等方面 提出了新的研究課題。只有知難而上解決這些問(wèn)題，才能更好地發(fā)揮秘書(shū)的作用。

1、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的開(kāi)放性擴(kuò)大了秘書(shū)工作的范圍。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是開(kāi)放的經(jīng)濟(jì)，加入WTO加快了中國(guó)與世界一體化的進(jìn)程，這種狀況使秘書(shū)工作置于國(guó)內(nèi)外兩大環(huán)境之 中，客觀上擴(kuò)大了工作范圍。黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位將出現(xiàn)跨行業(yè)、跨地區(qū)、跨 國(guó)界的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事等活動(dòng)，這就從地域上突破了“劃地為牢”的小 圈子。地域的擴(kuò)大，既開(kāi)闊了秘書(shū)工作的視野，也使秘書(shū)與社會(huì)接觸的范圍日益 擴(kuò)大，交流的渠道增多，各種影響的程度加劇。秘書(shū)不僅要了解各行業(yè)、各地區(qū)，也要密切注視世界的動(dòng)向，這樣一來(lái)不僅僅是范圍擴(kuò)大了，而且工作的難度也增 加了。眾所周知，當(dāng)今社會(huì)迫切需要的秘書(shū)人才，應(yīng)該是創(chuàng)造型、復(fù)合型與協(xié)作型的。

所謂創(chuàng)造型秘書(shū)人才，主要是具有創(chuàng)造力的人才。他們有強(qiáng)烈的立體型思維和創(chuàng) 新精神，在工作崗位上必須有新發(fā)明、新發(fā)現(xiàn)、新開(kāi)拓，能夠?qū)Σ煌瑢哟巍⒉煌?行業(yè)、不同領(lǐng)域的服務(wù)對(duì)象，不斷提供新創(chuàng)意、新設(shè)想；能夠在企業(yè)的管理、制 度、技 術(shù)、知識(shí)創(chuàng)新等系統(tǒng)有所作為。知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)，人才競(jìng)爭(zhēng)激烈，創(chuàng)造型人才不僅能夠參與競(jìng)爭(zhēng)，而且能夠積極協(xié)助所服務(wù)的對(duì)象超越競(jìng)爭(zhēng)。所謂超越競(jìng) 爭(zhēng)，是指能夠發(fā)現(xiàn)更具有戰(zhàn)略價(jià)值的新領(lǐng)域、新技術(shù)、新產(chǎn)品，不斷形成最具創(chuàng) 意與活力的“人無(wú)我有”的優(yōu)勢(shì)。這種人是企業(yè)的靈魂。其內(nèi)涵的價(jià)值是無(wú)法估 量的，因此也是最受企業(yè)和服務(wù)對(duì)象的歡迎。

所謂復(fù)合型秘書(shū)人才，主要是指“多功能人才”。他們的特點(diǎn)是多才多藝，集科技、文 學(xué)、經(jīng)貿(mào)、外語(yǔ)于一身的全才，能在企業(yè)或社會(huì)的很多領(lǐng)域大顯身手。據(jù)統(tǒng)計(jì)，在當(dāng)今人才市場(chǎng)上，復(fù)合型人才最吃香。其素質(zhì)要求是：大學(xué)本科以文 化，3－5年工作經(jīng)驗(yàn)，既懂專業(yè)有懂外語(yǔ)。

所謂協(xié)作型秘書(shū)人才，主要是具有協(xié)作精神，人際關(guān)系好的人才。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的條件下，人與人之間的協(xié)作由于個(gè)人獨(dú)立性的加強(qiáng)而顯得更為重要。有的人能力很強(qiáng)，但脾氣古怪，難以與人共事；有的人才華橫溢，卻私心過(guò)重，只顧自 己，不管他人。當(dāng)今社會(huì)最顯著的時(shí)代特征是合作取勝、協(xié)作競(jìng)爭(zhēng)，即是“雙贏” 時(shí)代，是共同發(fā)展的時(shí)代。如若不明白這個(gè)道理，只顧一己私利，那將是難以融 入集體的孤雁，只能成小才而成不了大器。所以說(shuō)當(dāng)代的秘書(shū)必須具有團(tuán)結(jié)公關(guān) 和協(xié)作辦事的能力。

二、現(xiàn)代秘書(shū)輔助職能的基本特點(diǎn)

所謂輔助決策就是在決策的過(guò)程中，在知識(shí)(包括理論)、能力(包括技術(shù))、經(jīng)驗(yàn)和精力等方面給予決策主體的補(bǔ)償，以提高決策的科學(xué)性和時(shí)效性。失去了輔助決策的支持，任何決策都將成為個(gè)人主觀、盲目甚至武斷的行為，因?yàn)槿魏我粋€(gè)科學(xué)的決策都包括提出問(wèn)題、搜集信息、確定目標(biāo)、擬定方案、分析評(píng)估、方案選擇、試驗(yàn)證實(shí)、普遍實(shí)施、監(jiān)督檢查和反饋修正等環(huán)節(jié)，如果沒(méi)有決策前的準(zhǔn)備工作，決策所需要的各種信息將無(wú)法得到或者缺乏準(zhǔn)確性；如果沒(méi)有決策后的實(shí)施反饋信息，將無(wú)法判定決策的正確性，決策的目標(biāo)也將無(wú)法達(dá)到；作為輔助決策的秘書(shū)人員在領(lǐng)導(dǎo)決策過(guò)程中就起著這種“鞍前馬后”的作用。具體說(shuō)來(lái)，秘書(shū)輔助活動(dòng)具有以下特點(diǎn)：

1.內(nèi)容的綜合性。秘書(shū)的輔助活動(dòng)所向，不限于單—或局部的職能范圍，應(yīng)該跨越系統(tǒng)、各個(gè)職能方面，其內(nèi)容所及或單一，或局部，少有限制，無(wú)需定向，表現(xiàn)出明顯的綜合特性。這與秘書(shū)工作的綜合規(guī)律相一致，是秘書(shū)總體活動(dòng)規(guī)律在其輔助活動(dòng)中的體現(xiàn)。因?yàn)槊貢?shū)是領(lǐng)導(dǎo)同系統(tǒng)各職能方面的中介橋梁，領(lǐng)導(dǎo)綜觀全局。秘書(shū)自然要與領(lǐng)導(dǎo)相應(yīng)，領(lǐng)導(dǎo)視野所及，秘書(shū)的視野及輔助指向，也應(yīng)隨之所從，以保證及時(shí)有效地為領(lǐng)導(dǎo)提供綜合服務(wù)。2.活動(dòng)的受限制性。秘書(shū)的職能作用主要是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，直接從屬領(lǐng)導(dǎo)的職能責(zé)任，決定了他們的全部活動(dòng)，包括參謀輔助作用，必須緊緊圍繞和依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的決策管理意向進(jìn)行，原則上不得脫離或違背，更不能各行其是。必須隨時(shí)適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)即時(shí)之需，做出靈敏反應(yīng)，盡可能及時(shí)子以滿足。具所提供的信息與建議，只起輔助作用，只供領(lǐng)導(dǎo)選擇、參考。

3.作用的隨機(jī)性。秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)的助手，經(jīng)常伴隨領(lǐng)導(dǎo)左右，因而有更多時(shí)間和機(jī)會(huì)了解接觸領(lǐng)導(dǎo)，同領(lǐng)導(dǎo)存在較為密切、貼近的關(guān)系，領(lǐng)導(dǎo)正是依靠同秘書(shū)的這種近身密切的職能關(guān)系，隨時(shí)方便地得到秘書(shū)人員的各種輔助，秘書(shū)也正是憑借同領(lǐng)導(dǎo)的這種近身相處的職能條件，隨機(jī)地為領(lǐng)導(dǎo)提供綜合服務(wù)，包括參謀性服務(wù)。他們可以利用貼近、了解領(lǐng)導(dǎo)的職能條件，根據(jù)具體情況，選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)間、場(chǎng)合進(jìn)行有效的參謀活動(dòng)，還能就某種決策管理問(wèn)題，隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行補(bǔ)充或復(fù)述，以至進(jìn)行諫諍。領(lǐng)導(dǎo)同秘書(shū)直接貼近，密切相處的職能關(guān)系，以及由此而來(lái)可能隨機(jī)發(fā)揮參謀輔助作用的顯著特點(diǎn)，構(gòu)成秘書(shū)角色的重要內(nèi)涵。

三、現(xiàn)代秘書(shū)輔助決策的原則

1.定位原則。決策的主體是領(lǐng)導(dǎo)者，秘書(shū)在參謀過(guò)程中要掌握好—個(gè)度，即牢記自己是“輔助”而不是領(lǐng)導(dǎo)，是幫助“謀劃”而不是決斷。秘書(shū)只是在本職分內(nèi)，精心輔助領(lǐng)導(dǎo)迅速、切實(shí)形成決策，順利、有效施行決策，在此進(jìn)程中，發(fā)揮接近了解領(lǐng)導(dǎo)、職能綜合、能更多獲取全局情況的職能優(yōu)勢(shì)，向領(lǐng)導(dǎo)提供情況、提出見(jiàn)解、參謀建議，供領(lǐng)導(dǎo)參考，是拾遺補(bǔ)缺，而不是統(tǒng)攬全局。

2.超前原則。即在科學(xué)預(yù)測(cè)的基礎(chǔ)上搞好超前決策，以防止問(wèn)題的發(fā)生，或者盡可能在問(wèn)題初露端倪時(shí)便及時(shí)予以解決。秘書(shū)系統(tǒng)要做好以下三方面的工作：認(rèn)真做好信息的預(yù)測(cè)工作，積極向領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)提供超前性、防范性決策的課題及方案；做好領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)決策活動(dòng)的各項(xiàng)事務(wù)性準(zhǔn)備工作，以保證決策活動(dòng)的順利進(jìn)行。

3.信息原則。信息是決策的基礎(chǔ)和依據(jù)，科學(xué)決策的過(guò)程就是信息環(huán)流的過(guò)程？秘書(shū)系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)輔助決策的職能，就應(yīng)當(dāng)做好信息工作，為領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)提供及時(shí)、準(zhǔn)確和適用的信息，起到領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)的“耳目”和“喉舌”作用。往復(fù)才能實(shí)現(xiàn)。秘書(shū)輔助決策系統(tǒng)要善于發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)決策中的偏差或失誤，發(fā)揮接近領(lǐng)導(dǎo)、了解領(lǐng)導(dǎo)、職能綜合、能更多獲取全局情況的職能優(yōu)勢(shì)，實(shí)事求是地向領(lǐng)導(dǎo)提供情況、提出調(diào)節(jié)或修正原來(lái)決策的意見(jiàn)、建議供領(lǐng)導(dǎo)參考。

四、現(xiàn)代秘書(shū)輔助決策的方式

秘書(shū)因其特定的職業(yè)性質(zhì)又與領(lǐng)導(dǎo)者的特殊關(guān)系，要真正實(shí)現(xiàn)參謀輔助的功能，充分發(fā)揮參謀輔助的作用，就必須掌握恰當(dāng)?shù)膮⒅\輔助方法。

1.預(yù)測(cè)式參謀輔助。科學(xué)準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)性參謀輔助，能使組織管理適應(yīng)環(huán)境條件的變化，從而采取科學(xué)的應(yīng)對(duì)之策，求得事業(yè)的不斷發(fā)展。秘書(shū)的預(yù)測(cè)性參謀輔助是根據(jù)各方面的信息資料，把握事物發(fā)展的客觀規(guī)律，對(duì)組織未來(lái)的發(fā)要狀況進(jìn)行描述，并提出相應(yīng)的策略供決策者參考采納。預(yù)測(cè)的前提是信息，由于秘書(shū)處于組織信息的集散中心，便于收集來(lái)自各方面的信息資料和數(shù)據(jù)，因而能夠?qū)ξ磥?lái)可能出現(xiàn)的變化做出比較準(zhǔn)確可靠的分析，并能有針對(duì)性地提出相應(yīng)的對(duì)策。秘書(shū)預(yù)測(cè)性的參謀輔助越是有效，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的意義就越大。

2.進(jìn)諫式參謀輔助。這是秘書(shū)就某一課題、某一問(wèn)題對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者提出的規(guī)勸或建議。進(jìn)諫式參謀輔助是秘書(shū)一種主動(dòng)的服務(wù)方式，領(lǐng)導(dǎo)者通常會(huì)根據(jù)對(duì)進(jìn)諫者和建議的認(rèn)知程度及管理需要，決定對(duì)該建議的采納與否以及采納的程室和范圍。進(jìn)諫式參謀輔助的具體方式很多，有類比式、論辯探討式、漫談交流式、補(bǔ)充完善式等，秘書(shū)可根據(jù)情況選擇使用。

3.追蹤式參謀輔助。任何計(jì)劃在實(shí)施過(guò)程中，由于主客觀條件的變化，都會(huì)出現(xiàn)一些偏差和問(wèn)題。秘書(shū)的追蹤式參謀輔助就是隨計(jì)劃或決策的實(shí)施過(guò)程，在每個(gè)執(zhí)行環(huán)節(jié)中追蹤發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，分析問(wèn)題，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行參謀輔助。秘書(shū)進(jìn)行追蹤式參謀輔助是因?yàn)槠涫煜び?jì)劃或決策的全部?jī)?nèi)容和實(shí)施的系統(tǒng)過(guò)程，了解計(jì)劃或決策實(shí)施的各個(gè)環(huán)節(jié)和步驟。當(dāng)然，秘書(shū)要真正發(fā)揮追蹤式參謀輔助的功能，同時(shí)還必須把握住總體目標(biāo)和各部分、各環(huán)節(jié)的局部目標(biāo)及其相互影響，把握實(shí)施的狀況和出現(xiàn)的偏差，這樣才能保持參謀建議的方向與管理目標(biāo)的一致性，才能在實(shí)施的過(guò)程中不斷優(yōu)化原來(lái)的計(jì)劃或決策方案。

4.信息資料式參謀輔助。當(dāng)決策者由于信息資料不足，出現(xiàn)處理問(wèn)題失誤，或因沒(méi)有充足的依據(jù)對(duì)計(jì)劃或決策進(jìn)行決斷時(shí)，秘書(shū)的信息資料式參謀輔助便能彌補(bǔ)其不足與缺陷，進(jìn)行信息資料式參謀輔助，秘書(shū)人員應(yīng)充分注意信息資料的及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、動(dòng)態(tài)和有效。綜上所述，在現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中，秘書(shū)的參謀輔助功能具有不可替代的價(jià)值，它既迎合了現(xiàn)代組織管理體系的需要，也是秘書(shū)自身素質(zhì)發(fā)展的必然，更是領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)效率和效益的可靠保證。

五、現(xiàn)代秘書(shū)人員在輔助決策過(guò)程中應(yīng)注意的幾點(diǎn)事項(xiàng)

秘書(shū)在科學(xué)化決策的過(guò)程中，作為決策輔助人員，應(yīng)注意以下幾項(xiàng)事宜，確保輔助作用的正常發(fā)揮，決策程序的合理運(yùn)行。

1.擺正“輔助”的位置。決策是領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)的主要職能之一，因此決策方案的選擇、判斷等關(guān)鍵性步驟，必須由決策者來(lái)完成，最后的決策也還是需要領(lǐng)導(dǎo)者做出。秘書(shū)只是領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀、助手，必須擺正自己的“輔助”位置，才能保證秘書(shū)輔助作用的正常發(fā)揮。

2.必須遵循科學(xué)決策的程序。科學(xué)的決策要求領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人的主觀隨意性隨時(shí)受到規(guī)范化決策程序的約束和限制，秘書(shū)人員在輔助決策的過(guò)程中，不僅自身要遵循科學(xué)決策的程序要求，還要隨時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)者注意科學(xué)決策的程序，做好“諫諍”工作。

3.不濫用“決策”的概念。各地區(qū)、各部門(mén)存在的許多問(wèn)題并不是都可以使用“決策”的概念，秘書(shū)人員在實(shí)際工作中要學(xué)會(huì)劃分決策與非決策問(wèn)題的界線，許多具體工作按照分工的范圍，由職能部門(mén)就可以解決，不要把所有的問(wèn)題都劃入決策程序系統(tǒng)。

4.在輔助決策的過(guò)程中注意做好機(jī)要保密工作。秘書(shū)人員在參與決策的過(guò)程中，往往會(huì)接觸到許多機(jī)密事項(xiàng)，因此必須樹(shù)立高度的責(zé)任性和使命感，注意機(jī)要保密，不隨意談?wù)摗⑿孤稕Q策中的機(jī)密內(nèi)容，維護(hù)國(guó)家和集體的利益安全，并同一切不遵守保密紀(jì)律的人和行為作斗爭(zhēng)。六、秘書(shū)在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策過(guò)程中的作用

秘書(shū)的首要職責(zé)就是為領(lǐng)導(dǎo)制定正確的決策提供多方位的服務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)的基本責(zé) 任就是決策，而領(lǐng)導(dǎo)決策前的大量工作都是由秘書(shū)來(lái)做的，所以說(shuō)，秘書(shū)在輔助 領(lǐng)導(dǎo)決策過(guò)程中起著十分重要的作用。

1、在改革開(kāi)放和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的大潮中，各級(jí)政府決策的責(zé)任必然越來(lái) 越重。作為輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的秘書(shū)，要緊緊圍繞經(jīng)濟(jì)建設(shè)這個(gè)中心，在政治大方向 上當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。衡量和考核一個(gè)秘書(shū)部門(mén)的參謀工作，首先就看為這個(gè)中心服務(wù)得怎么樣，就看你的工作是否有助于領(lǐng)導(dǎo)的決策，是否有利于社會(huì)發(fā)展的潮 流。

2、秘書(shū)人員要參“謀”，而不要 參“斷”，參謀的目的在于為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。秘 書(shū)的參謀工作，同其它部門(mén)一樣，都對(duì)領(lǐng)導(dǎo)具有從屬性，都是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，只不 過(guò)它更直接從屬于領(lǐng)導(dǎo)的決策行為，是在決策行為全過(guò)程中提供參謀性質(zhì)的服 務(wù)。

3、為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的參謀工作要努力適應(yīng)建立健全決策的程序，就一般而言有 以下步驟：一是確定決策目標(biāo)；二是擬定備選決策方案，進(jìn)行論證評(píng)估；三是確 定決策；四是決策實(shí)施過(guò)程中的控制與反饋。具體地說(shuō)，秘書(shū)部門(mén)參謀工作的程 序大體如下：

（1）當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)選擇決策目標(biāo)時(shí)，秘書(shū)部門(mén)要依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)打算解決什么問(wèn)題的意向，通過(guò)信息和調(diào)研，廣泛深入地了解有關(guān)的真實(shí)情況，分析和發(fā)現(xiàn)工作中的問(wèn) 題，為領(lǐng)導(dǎo)確定決策目標(biāo)時(shí)提供參考。（2）當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)醞釀決策方案時(shí)，秘書(shū)部門(mén)要圍繞領(lǐng)導(dǎo)已定的決策目標(biāo)，收集和處理有關(guān)的信息，充分調(diào)查研究，廣泛聽(tīng)取各方 面的意見(jiàn)，準(zhǔn)確及時(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)反映對(duì)各種備選決策方案反復(fù)進(jìn)行比較、鑒別，并 提出自己的建設(shè)性意見(jiàn)，報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)供決策時(shí)參考。（3）當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)審定決策方案時(shí)，秘書(shū)部門(mén)要為領(lǐng)導(dǎo)集體的決策會(huì)議做好會(huì)前準(zhǔn)備和會(huì)中服務(wù)工作，以便領(lǐng)導(dǎo)在 民主討論的基礎(chǔ)上實(shí)行正確的集中。同時(shí)，還要做好有關(guān)文件的起草、校核等工 作，準(zhǔn)確地將領(lǐng)導(dǎo)作出的決策表述出來(lái)并及時(shí)下達(dá)。（4）領(lǐng)導(dǎo)的決策下達(dá)后，秘書(shū)部 門(mén)要通過(guò)信息、調(diào)研、督促檢查等手段，及時(shí)了解和反饋決策的貫徹落實(shí)情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出典型，促進(jìn)決策的最后落實(shí)。

4、強(qiáng)化秘書(shū)部門(mén)的整體功能。領(lǐng)導(dǎo)決策是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，不僅僅是秘書(shū)部門(mén)的事,需要各部門(mén)的通力合作，不但要加強(qiáng)秘書(shū)部門(mén)內(nèi)的分工協(xié)作，還要協(xié) 調(diào)好各個(gè)部門(mén)的關(guān)系，營(yíng)造出一個(gè)良好的工作氛圍，最大限度的發(fā)揮秘書(shū)部門(mén)的 整體功能。

綜上所述，現(xiàn)代秘書(shū)在科學(xué)決策過(guò)程中的輔助作用是十分重要而且廣泛的。在秘書(shū)職業(yè)逐步社會(huì)化的今天，要做一名稱職的秘書(shū)人員，我們就應(yīng)當(dāng)從以上所分析的幾個(gè)方面，不斷地加強(qiáng)自身的綜合素質(zhì)修養(yǎng)，提高秘書(shū)工作服務(wù)水平，改變社會(huì)上人們對(duì)秘書(shū)工作的誤解，改變秘書(shū)職能的傳統(tǒng)觀念，使自己不僅能在科學(xué)化決策的過(guò)程中發(fā)揮更大的作用，也使秘書(shū)工作能進(jìn)入一個(gè)嶄新的發(fā)展階段。

第四篇：論秘書(shū)和輔助職能

摘要：秘書(shū)，在我國(guó)主要是指黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、軍隊(duì)、院校內(nèi)的一種行政職位。秘書(shū)工作概括起來(lái)，就是輔助管理，綜合服務(wù)。在組織結(jié)構(gòu)體系中，秘書(shū)是組織活動(dòng)的中介，秘書(shū)的有效職能活動(dòng)，能夠使人們的工作效力、生產(chǎn)和管理成果得到有效的提高。秘書(shū)的職能活動(dòng)不能脫離社會(huì)，具有鮮明的對(duì)立統(tǒng)一性。總的來(lái)說(shuō)，秘書(shū)就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。

在秘書(shū)的工作實(shí)踐中，充分發(fā)揮著參謀咨詢、輔佐決策、檢查督辦、溝通協(xié)調(diào)、工作效益和執(zhí)行效益等重要作用，真正達(dá)到管理機(jī)關(guān)對(duì)秘書(shū)工作的要求。

關(guān)鍵詞：秘書(shū)的職能活動(dòng)、輔助職能

一、秘書(shū)工作有輔助性被動(dòng)性，決定秘書(shū)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的從屬地位

1.綜合輔助是秘書(shū)活動(dòng)的顯著特點(diǎn)

秘書(shū)活動(dòng)的綜合輔助特點(diǎn)，要求秘書(shū)在職能活動(dòng)中充分發(fā)揮參謀咨詢、輔佐決策和檢查督辦的重要作用。

秘書(shū)部門(mén)被稱為綜合辦公部門(mén)，秘書(shū)工作的要旨，是為領(lǐng)導(dǎo)工作提供服務(wù)。秘書(shū)的實(shí)踐活動(dòng)，大多帶有綜合輔助性。綜合輔助既是秘書(shū)活動(dòng)的顯著特點(diǎn)，又是指導(dǎo)秘書(shū)工作的重要原理。在組織運(yùn)轉(zhuǎn)中，下級(jí)各方面的情況，需要通過(guò)秘書(shū)調(diào)查研究、接待來(lái)訪和處理來(lái)信，將下級(jí)各方面的請(qǐng)示、匯報(bào)、報(bào)表，收集起來(lái)并進(jìn)行綜合，提供給領(lǐng)導(dǎo)，以輔助其了解下情。同時(shí)，秘書(shū)通過(guò)撰擬情況簡(jiǎn)報(bào)、通報(bào)，組織各類會(huì)議，授權(quán)傳達(dá)上級(jí)指示等活動(dòng)，綜合上級(jí)各項(xiàng)指示和要求，使下級(jí)能夠正確地理解上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)活動(dòng)意圖，理解長(zhǎng)遠(yuǎn)的計(jì)劃和近期的安排，在行動(dòng)上徹底貫徹執(zhí)行。

2.輔佐決策在秘書(shū)職能活動(dòng)中具有重要作用。

秘書(shū)的輔佐決策作用，體現(xiàn)在日常的調(diào)查研究，處理來(lái)信來(lái)訪，收集處理信息，參與討論起草工作計(jì)劃等實(shí)務(wù)中。秘書(shū)的參謀咨詢活動(dòng)，很大程度上也是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策的有效輔佐。秘書(shū)在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作，上傳下達(dá)，溝通四方，便于領(lǐng)會(huì)決策意圖，檢驗(yàn)決策執(zhí)行效果，收集反饋意見(jiàn)，對(duì)決策的形成、實(shí)施、修正、補(bǔ)充和優(yōu)化，能夠起到重要的作用。因?yàn)槊貢?shū)職能工作大多與領(lǐng)導(dǎo)決策有著密切聯(lián)系，因此便于在各方面為決策提供有效的依據(jù)。秘書(shū)在決策執(zhí)行中的各項(xiàng)職能活動(dòng)，能夠有效地加速?zèng)Q策的進(jìn)程，保證決策的實(shí)施。在優(yōu)化決策和實(shí)施決策的過(guò)程中，秘書(shū)能夠起到不可低估的作用。

秘書(shū)要發(fā)揮綜合辦公的職能優(yōu)勢(shì)，全面系統(tǒng)地輔佐決策，不僅從可行性，還可以從組織內(nèi)外環(huán)境條件的發(fā)展的角度，考慮決策執(zhí)行的適度性和決策宗旨的維持性。全面地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行科學(xué)決策，系統(tǒng)地跟蹤決策目標(biāo)實(shí)現(xiàn)全過(guò)程，是秘書(shū)輔助決策的一大特點(diǎn)。秘書(shū)全面系統(tǒng)地輔佐決策，又具體體現(xiàn)在其日常工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人分析問(wèn)題和解決問(wèn)題的隨機(jī)事件中。在這個(gè)全過(guò)程的具體工作中，無(wú)論發(fā)現(xiàn)哪一方面、某個(gè)因素出現(xiàn)問(wèn)題，便能立即協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人分析和解決問(wèn)題，這就形成了秘書(shū)全面系統(tǒng)地輔佐決策與隨機(jī)性地輔佐決策的有機(jī)結(jié)合。

秘書(shū)既要為決策形成提供各方面的服務(wù)，又要具體參與決策實(shí)施工作，在實(shí)施中為領(lǐng)導(dǎo)指揮、協(xié)調(diào)和控制決策實(shí)施過(guò)程，確保決策目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。這種對(duì)決策的形成輔佐與實(shí)施輔佐的結(jié)合，有利于秘書(shū)在形成決策的輔佐中，更具體的從實(shí)施決策的各步驟、各環(huán)節(jié)和各項(xiàng)具體措施，深入細(xì)致地考慮決策方案的科學(xué)性、可行性和可受性；在決策實(shí)施的輔助中，完整全面地考慮實(shí)施方向與決策目標(biāo)的一致性，決策要求與實(shí)施效果的統(tǒng)一性。

3.溝通協(xié)調(diào)是秘書(shū)部門(mén)和秘書(shū)人員的重要職責(zé)。

溝通協(xié)調(diào)是保持組織機(jī)能的整體性的重要手段，是秘書(shū)部門(mén)和秘書(shū)人員的重要職責(zé)。現(xiàn)代組織系統(tǒng)結(jié)構(gòu)復(fù)雜，分工密細(xì)，必須以有效的溝通協(xié)調(diào)維系其整體性。

秘書(shū)部門(mén)是組織內(nèi)外信息集散的重要樞紐，秘書(shū)在處理信息的過(guò)程中，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)組織管理中的局部失調(diào)現(xiàn)象和潛在的失調(diào)危險(xiǎn)，然后有的放矢地加強(qiáng)信息溝通，使各相關(guān)方面了解事情的真相，促進(jìn)相互的理解和信任，就可以消除誤解，化解矛盾，解決不少失調(diào)問(wèn)題，從而促進(jìn)各相關(guān)方面的相互配合與合作，維系組織和諧運(yùn)轉(zhuǎn)。

秘書(shū)既能全面地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)決策層對(duì)工作的總體計(jì)劃和各個(gè)階段的工作重點(diǎn)；又能比較充分執(zhí)行基層的具體情況以及實(shí)際存在的困難和要求。因此，當(dāng)上下出現(xiàn)矛盾和失調(diào)時(shí)，秘書(shū)有著從中溝通協(xié)調(diào)的便利條件，促進(jìn)上情下達(dá)，下情上達(dá)。在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的各職能部門(mén)中，秘書(shū)既能了解每個(gè)部門(mén)的業(yè)務(wù)要求和運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，又能了解各部門(mén)間的相互配合關(guān)系。當(dāng)職能部門(mén)間出現(xiàn)事權(quán)交叉、事權(quán)沖突的失調(diào)狀況時(shí)，秘書(shū)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)人報(bào)告有關(guān)情況，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行協(xié)調(diào)和仲裁。

秘書(shū)部門(mén)代表領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)辦理組織管理中的各項(xiàng)工作事務(wù)，在辦理過(guò)程中不僅與各子系統(tǒng)、各相關(guān)方面，能保持密切的聯(lián)系，而且能取得各相關(guān)方面的信任和支持，這是秘書(shū)為各相關(guān)方面提供辦公辦事的服務(wù)所取得的效果。當(dāng)有關(guān)方面出現(xiàn)某些矛盾分歧等失調(diào)現(xiàn)象

第五篇：秘書(shū)能力

秘書(shū)所具備的能力

對(duì)于一個(gè)秘書(shū)來(lái)說(shuō)，如果她僅僅具備全面的業(yè)務(wù)知識(shí)，那她還不能算是個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)；一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)，要能根據(jù)工作中出現(xiàn)的具體情況，靈活地運(yùn)用自己所掌握的知識(shí)和技能，做出及時(shí)有效的判斷，并與各方面進(jìn)行溝通，圓滿完成上司交代的工作，一個(gè)成功的秘書(shū)除了具備較強(qiáng)的輔佐能力、辦事能力、觀察能力、創(chuàng)新能力、協(xié)調(diào)能力、心理承受能力、表達(dá)能力和寫(xiě)作能力，她還必須具備高度的理解能力、敏銳的洞察能力、廣泛的信息收集能力、優(yōu)秀的寫(xiě)作能力和出色的交流溝通能力。

一、判斷能力與執(zhí)行能力

秘書(shū)于雪已與稅務(wù)局王局長(zhǎng)約好，今天下午2點(diǎn)陪自已的上司錢(qián)總登門(mén)拜訪他，商談明年本公司環(huán)保節(jié)能產(chǎn)品免稅的事。正準(zhǔn)備動(dòng)身，前臺(tái)來(lái)電話，說(shuō)東北地區(qū)的總代理鄭總來(lái)訪，現(xiàn)在正在會(huì)客室。現(xiàn)在已經(jīng)1點(diǎn)半了。如果按原計(jì)劃去拜訪王局長(zhǎng)，那就不能接待鄭總；如果在家接待鄭總，那就得推遲或取消對(duì)王局長(zhǎng)的拜訪；不僅不好選擇是見(jiàn)王局長(zhǎng)或是鄭總，而且也不好向任何一方解釋。現(xiàn)在辦公室主任一時(shí)也聯(lián)系不上，沒(méi)法向他請(qǐng)示。于雪應(yīng)該怎么辦？

1、能分析問(wèn)題

盡管事情很急，但于雪仍然需要冷靜。首先應(yīng)該分析可以采取哪些補(bǔ)救措施：給王局長(zhǎng)或鄭總?cè)ル娫挘七t或者取消拜訪；盡快與辦公室主任聯(lián)系上，聽(tīng)取他的指示；如果不能按原計(jì)劃拜訪王局長(zhǎng)，那么，在告訴王局長(zhǎng)不能踐約時(shí)，一定要誠(chéng)實(shí)，說(shuō)明真正原因，盡量注意說(shuō)話時(shí)的語(yǔ)氣；在處理好這些問(wèn)題之后，就要充分估計(jì)取消或推遲拜訪造成的各種后果；如果有消極后果，就要采取新的措施以把這

種后果減輕到最小程度；另外，由于上司活動(dòng)日程的變更，要及時(shí)與有關(guān)方面（比如司機(jī)）聯(lián)系，以保持各部門(mén)工作的協(xié)調(diào)。

當(dāng)然，秘書(shū)應(yīng)當(dāng)采取的補(bǔ)救措施不止這些，但是，這些措施要求秘書(shū)一氣呵成，在兩三分鐘內(nèi)完成，因?yàn)榭偣彩Ｏ碌臅r(shí)間不到半小時(shí)了。比如說(shuō)這次不能踐約去拜訪王局長(zhǎng)，并不意味今后也不去了；把原因說(shuō)明，王局長(zhǎng)不一定就會(huì)計(jì)較；而對(duì)鄭總來(lái)說(shuō)，由于與錢(qián)總有很深的私交，這次沒(méi)有接待好，在知道了事情原委之后，也許會(huì)一笑了之。于雪在分析這些問(wèn)題時(shí)，實(shí)際上就已經(jīng)把公司的利益擺在了首位。

當(dāng)問(wèn)題出現(xiàn)在你面前之后，你要能分析出問(wèn)題的本質(zhì)，它到底是一個(gè)什么性質(zhì)的問(wèn)題。要能做到這一點(diǎn)，就要求秘書(shū)經(jīng)常保持一種“問(wèn)題意識(shí)”；只有這樣，你就不管遇到什么問(wèn)題都會(huì)不慌不忙，從容面對(duì)。

2、具備解決問(wèn)題的常識(shí)和經(jīng)驗(yàn)

把問(wèn)題分析清楚了，還要有具備解決問(wèn)題的常識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。在這種情況下，于雪還應(yīng)想好孰先孰后，是先給王局長(zhǎng)打電話還是先去見(jiàn)鄭總？是先聽(tīng)取辦公室主任的指示還是先接原計(jì)劃辦，再向辦公室主任匯報(bào)……哪些措施應(yīng)該優(yōu)先，判斷的唯一標(biāo)準(zhǔn)是怎么對(duì)上司有利就怎么做。反過(guò)來(lái)說(shuō)，就是那些沒(méi)有什么實(shí)際意義的東西暫時(shí)就不要想那么多。

遇到問(wèn)題了，就要想出解決問(wèn)題的辦法，因此，秘書(shū)必須具備豐富的常識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。只有這樣，不管遇到什么問(wèn)題，你都能找到靈活的解決辦法。

3、能迅速采取行動(dòng)

想好了辦法就立即付諸實(shí)施。在這種時(shí)候，秘書(shū)一定要鎮(zhèn)靜，如果你心里一著急，話就不一定說(shuō)得明白；對(duì)方在電話里半天還沒(méi)聽(tīng)清你說(shuō)的是怎么回事，那么，他可能也會(huì)跟著你著急。這樣，不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且會(huì)把關(guān)系弄僵，亂上加錯(cuò)。

無(wú)論你把問(wèn)題看得怎樣透徹，也無(wú)論你想出了什么高明的解決辦法，如果你不迅速采取行動(dòng)把問(wèn)題解決，那問(wèn)題仍然還是問(wèn)題。對(duì)于上司來(lái)說(shuō)他看重的是結(jié)果，所以，秘書(shū)的實(shí)際行動(dòng)是最重要的。

二、理解能力與洞察能力

小鋼是一家生產(chǎn)速凍蔬菜的民營(yíng)企業(yè)的總裁秘書(shū)。快到年底了，老板一反常態(tài)，既不是與財(cái)務(wù)經(jīng)理討論今年的決算，也沒(méi)與銷售部經(jīng)理多討論明年的市場(chǎng)銷毀問(wèn)題，與他們通電話也就三五分鐘的事；相反，他經(jīng)常帶著研發(fā)部的經(jīng)理與當(dāng)?shù)芈糜尉值娜撕染屏奶欤坪跻惶斓酵聿粍?wù)正業(yè)。這到底是為什么？小鋼通過(guò)琢磨，終于理解老總已經(jīng)看到了生產(chǎn)速凍蔬菜難以形成新的利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn)，因?yàn)槌隹跉W盟和日本的速凍蔬菜的技術(shù)壁壘越來(lái)越高，所以，決定利用本公司的傳統(tǒng)優(yōu)勢(shì)，開(kāi)發(fā)以觀光和休閑為特色的生態(tài)農(nóng)業(yè)……在了解了老板的意圖之后，于是他抓緊時(shí)間，搜集進(jìn)入生態(tài)觀光農(nóng)業(yè)的各種信息，特別是目前一些企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)及存在的問(wèn)題，趕在年初董事會(huì)召開(kāi)之前，把材料交給了老總。老總一看，大加贊賞，當(dāng)即指示負(fù)責(zé)這個(gè)項(xiàng)目的籌備工作。

作為秘書(shū)需要有這樣準(zhǔn)確的判斷能力，對(duì)自己上司的工作及整個(gè)公司的情況有全面而又深刻的了解。如果你能站在上司的角度看問(wèn)題，那么，你不僅能理解上司對(duì)你各項(xiàng)工作的要求，而且能主動(dòng)提前做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。當(dāng)然，作為秘書(shū)不能擅作主張甚至超越自己的權(quán)限。但是，作為秘書(shū)，應(yīng)該對(duì)自己下一步的工作有個(gè)基本的把握，對(duì)自己應(yīng)該做的和能夠做的工作有個(gè)準(zhǔn)確的判斷。為了節(jié)省上司的時(shí)間，作為秘書(shū)應(yīng)預(yù)先知道上司會(huì)把什么工作交辦給自己，從而提前做好準(zhǔn)備。

三、信息收集能力和寫(xiě)作能力

在上面這個(gè)例子中，作為秘書(shū)應(yīng)該有高度的理解能力與敏銳的洞察能力，但是，光有這個(gè)還不行，你還要有廣泛的信息收集能力和優(yōu)秀的寫(xiě)作能力。

對(duì)于上司來(lái)說(shuō)，秘書(shū)的一項(xiàng)主要工作就是為自己調(diào)查和收集有用而又全面的決策信息，并且及時(shí)地向自己報(bào)告。因此，對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，你首先要知道“什么是信息”，只有這樣你才能知道哪些是上司現(xiàn)在需要的信息。由于情況在不斷變化，你收集到的信息也處在變化之中，所以，為了能給上司提供準(zhǔn)確無(wú)誤的信息，秘書(shū)應(yīng)對(duì)自己所收集的信息有相當(dāng)?shù)牧私狻?/p>

你知道了上司準(zhǔn)備進(jìn)入生態(tài)觀光農(nóng)業(yè)，他需要大量這方面的信息，你在為他收集信息時(shí)，當(dāng)然能從網(wǎng)上和報(bào)紙雜志上找到許多，但有些信息如開(kāi)發(fā)成本，投資回報(bào)率這些信息在網(wǎng)上找不著，只有通過(guò)朋友或熟人幫忙才能找到，所以，作為秘書(shū)必須有廣泛信息收集的能力

秘書(shū)收集到信息后要把它們寫(xiě)成專題報(bào)告，另外還經(jīng)常要起草一些公司內(nèi)外的商業(yè)文書(shū)，比要代替上司起草講話稿等，所以，寫(xiě)作能力對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)是不可欠缺的。比如上面那個(gè)例子，公司準(zhǔn)備進(jìn)入生態(tài)觀光農(nóng)業(yè)，投資要幾千萬(wàn)甚至上億，對(duì)于這么一個(gè)重大的項(xiàng)目，秘書(shū)小鋼不可能只向上司作口頭匯報(bào)。他必須用規(guī)范的商業(yè)文書(shū)格式把它寫(xiě)出來(lái)呈交給上司，因?yàn)樗粌H只讓上司看，還有可能讓公司所有

董事看，甚至還要讓當(dāng)?shù)卣嘘P(guān)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)看，所以，這份報(bào)告必須規(guī)范。

四、交流溝通能力

當(dāng)今社會(huì)己進(jìn)入信息時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)己滲入到秘書(shū)工作的各個(gè)層面；不僅企業(yè)生產(chǎn)的自動(dòng)化程度越來(lái)越高，而且企業(yè)管理的自動(dòng)化程度也越來(lái)越高。企業(yè)管理的自動(dòng)化不僅沒(méi)有削弱人際關(guān)系在企業(yè)管理中的作用，相反，它要求人們更加重視人際關(guān)系，因此，處于企業(yè)管理神經(jīng)樞紐中的秘書(shū)，在協(xié)助上司與各方面進(jìn)行交流溝通的作用更加重要。一般來(lái)說(shuō)，上司在公司內(nèi)外都有廣泛的人際關(guān)系，作為秘書(shū)必須了解上司的這些人脈關(guān)系，并在這個(gè)基礎(chǔ)上協(xié)助上司與方方面面進(jìn)行交流溝通。

09文秘張清雅 30951550126