第一篇：外貿(mào)公司辦公管理規(guī)范

辦公管理規(guī)范

為明確權(quán)責(zé)，規(guī)范辦公管理，提高工作效益，制定以下規(guī)范：

一、根據(jù)公司發(fā)展，每周不定期進行工作總結(jié)、匯報與交流，職員將工作要點匯總報知經(jīng)理，同時經(jīng)理將每周工作的重點要求知會每位員工，重要會議做書面記錄。

二、公司外勤銷售人員應(yīng)以完成銷售為己任，提升自身職業(yè)素質(zhì)，多學(xué)善用，誠信進取，能夠保質(zhì)保量完成銷售并高效開拓國際市場。公司內(nèi)勤財務(wù)人員應(yīng)該不斷提高自身專業(yè)素質(zhì)，勤懇負責(zé)，做好日常賬目登記、統(tǒng)籌、核算與匯報，做好稅務(wù)、報關(guān)、外聯(lián)和采購等相關(guān)事宜，妥善保存好公司往來單據(jù)與文檔，保管好公司相關(guān)資質(zhì)文件、合同、印章、現(xiàn)金、卡、鑰匙等等，維護好辦公設(shè)施設(shè)備。

三、工作時間應(yīng)嚴格規(guī)范工作行為，端正工作態(tài)度，不得隨意做工作以外的事情。嚴禁工作期間長時間占用公司電腦聽音樂、看視頻、游戲、瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)頁等等。

四、公司電腦與辦公桌配套，專人專用，應(yīng)合理有效使用，不得隨意串用或借用。妥善保管好自己相關(guān)的文檔資料與辦公物品，以防公司重要信息外泄或受到威脅，否則追求相關(guān)責(zé)任人相應(yīng)責(zé)任。

五、請保持辦公環(huán)境清新整潔，愛護公共設(shè)施和用品，注意安全、衛(wèi)生，避免冒失或惡意影響辦公。

********有限公司

2011-9

第二篇：辦公秩序管理規(guī)范

***有限公司

辦公秩序管理規(guī)范

為樹立企業(yè)形象，提高工作效率，優(yōu)化工作環(huán)境，保障公司辦公秩序，現(xiàn)結(jié)合公司實際情況，特制訂本規(guī)范，本規(guī)范適用于公司各部門。

一、辦公室行為、禮儀

1、所有員工必須按照《***商場員工著裝及行為管理規(guī)范》要求著工裝上班（上崗），并嚴格執(zhí)行工牌佩戴要求及儀表儀容管理規(guī)范，保持衣冠整潔、舉止端莊、行為文明，站、走、坐要符合規(guī)范。

2、對待同事、來訪者態(tài)度要自然熱情，面帶微笑，恰當(dāng)?shù)赜煤镁凑Z，工作時間內(nèi)必須講普通話。

3、接聽所有來電應(yīng)在響鈴三聲內(nèi)須有人接聽，接聽時做到語言親切、簡練，并注意使用禮貌用語。

4、禁止各種不文明的舉動及在工作場所隨地吐痰、扔果皮、紙屑、煙頭或其他雜物，不亂涂亂畫。

5、在通道、走廊里與同事相遇應(yīng)點頭行禮以示致意,遇到上司或客戶要禮讓，不能搶行。

6、不得隨意進入專屬辦公室，應(yīng)事先敲門，經(jīng)允許方可進入。

二、辦公室紀律

1、辦公時間、辦公區(qū)域內(nèi)應(yīng)保持肅靜，不得大聲喧嘩，如需工作討論，須在不影響其他同事的前提下進行。辦公時間不得串崗、閑聊，不得討論與工作無關(guān)的內(nèi)容。

2、任何員工在辦公區(qū)或工作崗位上不得吃零食（或就餐）、聊天、玩手機

等，辦公區(qū)域嚴禁吸煙，若吸煙請到指定吸煙區(qū)。

3、員工必須按時上下班打卡，不得遲到早退，工作時間內(nèi)禁止私自外出，因工作需要必須請示主管領(lǐng)導(dǎo)同意，并辦理外出審批手續(xù)，為保證下午正常工作，員工中午不得飲酒，午休不得超過規(guī)定時間。

4、及時清理辦公用品，處理完畢的文件、資料及時銷毀或存檔，不得堆積在辦公現(xiàn)場，辦公區(qū)內(nèi)應(yīng)注意文件資料的保密，暫時離開辦公桌時，需要把正在辦理的文件翻轉(zhuǎn)過來、電腦桌面需鎖屏離開，其他人員不得隨意翻閱不屬于自己的文件、復(fù)印件、報告等。

5、薪酬職級在主管級（含）以上的管理人員，手機必須24小時處于開機狀態(tài)；薪酬職級在主管級（不含）以下的管理人員，手機必須在早上7：30—晚上21：30處于開機狀態(tài)。

6、如無特殊情況（或要求），參加各種會議、培訓(xùn)、業(yè)務(wù)研討等，多人參加的活動、場合不得隨意接聽手機，并自覺把手機調(diào)為振動或關(guān)機。

7、員工對上級所布置的工作任務(wù)必須保質(zhì)保量完成，不得推諉或打折扣，特殊情況報上級領(lǐng)導(dǎo)說明原因的除外。

8、辦公室座機電話為日常辦公使用，禁止撥打私人電話。

三、辦公室物品擺放

1、辦公臺上應(yīng)保持衛(wèi)生整潔和辦公用品的整齊，不得擺放其他與工作無關(guān)的雜物（如衣服、包、食品等），桌面允許擺放的物品有:文件框、水杯、顯示器（鍵盤、鼠標和鼠標墊）、臺歷、電話、筆筒、筆、小盆綠植。

2、文件框按擺放標準端正放置桌面相應(yīng)位置，文件框數(shù)量可按需求增加。

3、辦公時桌面可擺放臨時文件，臨時離開時，桌面文件及資料、筆記本等需要集中整齊擺放。

4、下班后桌面除指定物品外，其他物品應(yīng)放入抽屜內(nèi)。

5、臨時離開座位無人時辦公椅應(yīng)歸位。

6、臺歷擺放端正，不得亂寫亂畫。

7、所有辦公設(shè)備、相關(guān)辦公物資均不許張貼便簽及告示貼。

四、辦公室衛(wèi)生

1、辦公室需保持衛(wèi)生干凈整潔。每個辦公室必須做好衛(wèi)生值日表（除總經(jīng)辦辦公室由指定保潔公司負責(zé)清理外），辦公室所有人員參與辦公室衛(wèi)生值日，每天下班前由當(dāng)日值日人員負責(zé)辦公室公共區(qū)域衛(wèi)生清潔，并在當(dāng)日下班離開前將垃圾帶離辦公區(qū)，放置在指定的垃圾回收點。

2、如當(dāng)日值日人員請假或者調(diào)休，提前跟辦公室其他人員調(diào)換值日日期，非值日人員有義務(wù)維護保持辦公室衛(wèi)生整潔。

3、辦公區(qū)域不得隨意亂堆、亂掛各種物品，與辦公無關(guān)的物品，不得帶入辦公現(xiàn)場，禁止辦公室存放易燃易爆等危險物品。

4、如在公共場所或辦公區(qū)域發(fā)現(xiàn)紙屑，雜物等應(yīng)隨手拾起來，以保持公司優(yōu)美的辦公環(huán)境。

五、辦公室辦公設(shè)備、設(shè)施使用

1、辦公設(shè)備是公司按照統(tǒng)一的配備標準為員工正常業(yè)務(wù)、工作需要而配置的，主要有辦公電腦、打印機、內(nèi)外線電話等，如因特殊工作需求，需要配備其他辦公設(shè)備時，必須由辦公設(shè)備需求部門提出采購申請，并經(jīng)公司總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由行政部負責(zé)采購，按照“誰申請、誰負責(zé)”的使用、保管、管理原則。

2、公司配備的各項公用辦公設(shè)備，實行“誰使用，誰負責(zé)”的個人負責(zé)制管理辦法，設(shè)備使用人就是設(shè)備的管理人和責(zé)任人，責(zé)任人要對設(shè)備的安全使

用和完好負責(zé)。

3、辦公電腦、電話、插座，等需自己妥善保管并設(shè)置密碼，若由于個人原因?qū)е罗k公設(shè)備損壞，由個人承擔(dān)修理。

4、辦公設(shè)備屬于公司固定資產(chǎn)，各部門配備的辦公設(shè)備由使用部門負責(zé)，使用部門應(yīng)愛護使用、認真保管，不得隨意改變線路工技術(shù)設(shè)定，如發(fā)生人為損壞，追究個人使用責(zé)任；使用中，如發(fā)生辦公設(shè)備故障，使用部門應(yīng)當(dāng)及時通知行政部，行政部負責(zé)辦公設(shè)備的日常養(yǎng)護、清潔、維修事宜由，各使用部門禁止私自拆卸、維修。

5、禁止公司以外其他人員使用辦公設(shè)備。公司員工在未經(jīng)許可或不熟悉正確使用程序下不得私自操作復(fù)印機、投影儀、專業(yè)攝影攝像器材等辦公設(shè)備。

6、節(jié)約用紙，養(yǎng)成正反兩面使用紙張的習(xí)慣，充分利用公司辦公軟件，如釘釘系統(tǒng)。

六、計算機的管理

1、使用時按部門編制配置，由行政部建立實物管理臺帳、統(tǒng)一管理，使用部門負責(zé)具體保管、使用，人員調(diào)動，電腦移交原部門經(jīng)理負責(zé)保管或交還行政部。

2、每臺計算機必須指定專門人員操作，并負責(zé)對該機的管理，任何人員不得隨意操作他人計算機；

3、嚴守計算機操作規(guī)程，以避免計算機系統(tǒng)遭受損害，非專職人維修人員不能拆、裝計算機及相關(guān)設(shè)備。

4、嚴守公司機密，不允許查看與本職工作無關(guān)的信息，不允許隨便帶外人上機操作

5、保持計算機設(shè)備的清潔，做好本部門信息的備份，防止信息丟失。

6、嚴禁在計算機上玩電腦游戲、聊天等。

7、資產(chǎn)清查時，財務(wù)部門協(xié)助行政部做好該項資產(chǎn)的清查工作。

七、辦公室安全

1、辦公區(qū)域裝修和消防設(shè)施設(shè)計須符合國家消防設(shè)計規(guī)范要求，并配備滅火器、防毒面具、救生繩、緩降器等器材。物業(yè)部每季度對辦公區(qū)域消防設(shè)施進行至少一次聯(lián)動測試，并保存測試記錄。

2、各部門經(jīng)理為本辦公區(qū)域內(nèi)第一安全責(zé)任人，行政部為辦公區(qū)域內(nèi)安全責(zé)任部門，品質(zhì)管理部協(xié)助行政部做好日常安全檢查工作，每周對消防器材配置、防火門及安全指示標志等情況的巡查不少于1次，每月對辦公區(qū)域進行1次全面安全檢查，國家法定節(jié)假期（日）放假前，對辦公區(qū)域進行節(jié)日前消防安全檢查，檢查記錄存檔。

3、公司所以員工必須無條件參加各類安全知識培訓(xùn)，自覺提高安全意識。

4、辦公室區(qū)域內(nèi)禁止私接、亂拉電源線，電源處不堆放紙張等任何易燃物品。

5、禁止一個插座接用多個插頭（或插板），防止使用電器的數(shù)量過多，超過負荷，引發(fā)火災(zāi)。

6、禁止電線受潮、受熱、受腐蝕或碰傷、踩壓，物業(yè)部每半年至少對所以辦公區(qū)域內(nèi)的電器設(shè)備、插座、電源線覆蓋檢查一次，防止電器設(shè)備的插頭接線松動、電線破損、老化等現(xiàn)象的安全隱患發(fā)生。

7、安全、防火、衛(wèi)生工作責(zé)任人要盡職盡責(zé)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并向有關(guān)部門報告，對于辦公室中存在的問題不能夠立即整個的，必須采取相關(guān)防范措施，確保辦公室安全。

8、各部門針對本部門辦公室區(qū)域內(nèi)存在安全隱患的部位必須每日進行自查

自改，部門經(jīng)理和當(dāng)班值班人員為本部門當(dāng)日防火責(zé)任人。

9、每個辦公室必須安全檢查值班制度，下班離開辦公室時必須進行每日安全檢查，做到關(guān)閉辦公室區(qū)域內(nèi)的所有電源、水源，并拔除所有電器設(shè)備插頭（禁止只關(guān)電源不拔插頭現(xiàn)象），鎖閉好門窗。

10、節(jié)日期間必須加強辦公室區(qū)域內(nèi)安全檢查頻次，各部門辦公室節(jié)日期間如留有人員值班，必須遵守辦公室安全管理規(guī)定。

11、公司全體員工必須遵循商場《禁止燃放煙花爆竹管理規(guī)定》。

12、廣場任意范圍內(nèi)發(fā)生安全事件或隱患必須第一時間向樓層管理人員或消防中控室報備（中控室電話：******、監(jiān)控室電話：******）。

八、考核標準

1、公司全體員工凡是違反上述1-4項管理要求的，給予當(dāng)事人50元/次的經(jīng)濟負激勵，部門連續(xù)一個月內(nèi)2次違反要求的部門經(jīng)理經(jīng)濟負激勵50元，并對當(dāng)事人所在部門負責(zé)人給予公司范圍內(nèi)通報。

2、公司全體員工凡是違反上述5-7項管理要求的，給予當(dāng)事人100元/次的經(jīng)濟負激勵，部門連續(xù)一個月內(nèi)2次違反要求的部門經(jīng)理經(jīng)濟負激勵100元，并對當(dāng)事人所在部門負責(zé)人給予公司范圍內(nèi)通報。

3、各部門自查自改不到位的，在行政部聯(lián)合品質(zhì)管理部檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，給予當(dāng)值人100元/次的經(jīng)濟負激勵，部門連續(xù)一個月內(nèi)2次聯(lián)合檢查不合格的部門經(jīng)理經(jīng)濟負激勵100元，并對當(dāng)事人所在部門負責(zé)人給予公司范圍內(nèi)通報。

4、公司內(nèi)全體員工凡是個人違反上述管理要求超過3次、部門經(jīng)理超過10次被經(jīng)濟負激勵的，納入年終考核，取消評優(yōu)、評先、晉級資格。

5、如存在以下情況之一，經(jīng)查屬實的，對當(dāng)事人按100元/次予以經(jīng)濟負激勵：在辦公區(qū)內(nèi)吸煙的；下班后未按要求關(guān)閉電器、插座電源的；未按值班

要求開展有效值班檢查的；未按制度有效落實值班檢查工作的；人事經(jīng)理/崗負責(zé)落實經(jīng)濟負激勵，經(jīng)濟負激勵作為獎金發(fā)放給問題發(fā)現(xiàn)人員，責(zé)任人應(yīng)在1周內(nèi)履行繳款義務(wù)，如未按期繳納的從工資中雙倍扣除，并全公司通報。

6、人事經(jīng)理/崗須每周統(tǒng)計前一周辦公區(qū)檢查情況，每月匯總，并將手簽經(jīng)濟負激勵確認書、獎金發(fā)放確認書作為附件留存，人事經(jīng)理未落實對相關(guān)責(zé)任人的問責(zé)決定，由品質(zhì)管理部對人事部經(jīng)理進行通報，并給予300元/次的經(jīng)濟負激勵。

7、如相關(guān)責(zé)任人未按制度落實上述管理要求及值班人員檢查不到位，導(dǎo)致發(fā)生安全隱患的，給予相關(guān)責(zé)任人500元/次經(jīng)濟負激勵，并由當(dāng)事人所在部門經(jīng)理、副總經(jīng)理在公司例會上進行述職；同時，納入年終考核，取消評優(yōu)、評先、晉級資格，并在公司范圍內(nèi)通報。

九、應(yīng)急聯(lián)絡(luò)方式

1、消防中控室（突發(fā)緊急情況聯(lián)系電話）：******。

2、監(jiān)控室電話（突發(fā)緊急情況聯(lián)系電話）：******。

3、總服務(wù)臺電話（客訴聯(lián)系電話）：******。

3、安全隱患舉報電話：******。

十、其他

1、本規(guī)范由公司人力資源部、行政部、品質(zhì)管理部聯(lián)合修訂，并經(jīng)總經(jīng)辦會議研究通過后實施。

2、本規(guī)范自簽發(fā)之日起執(zhí)行。

3、本規(guī)范試運行結(jié)束后，于2018年9月1日起，正式執(zhí)行。

******有限公司

二〇一八年四月二十七日

第三篇：辦公5S管理規(guī)范1

5S管理規(guī)范

5S是日文SEIRI(整理)、SERTION（整頓）、SEISO（清掃）、SEIKETSU（清潔）、SHITSUKE（素養(yǎng)）五個項目。5S活動的目標簡單而明確，就是要為員工創(chuàng)造一個干凈、整潔、舒適、合理的工作場所和空間環(huán)境，從而使工作有序、高效和節(jié)約。

具體而言，整理：就是將工作場所中的任何物品區(qū)分為必要的與不必要的，必要的留下來，非必要的徹底清除；

整頓：必要的東西分門別類以規(guī)定的位置放置，并擺放整齊，加以標示（30秒內(nèi)就可找到要找的東西）；

清掃：清除工作場所內(nèi)的臟污，并防止臟污的發(fā)生，保持工作場所干凈亮麗；

清潔：將上面的3S實施的做法制度化、規(guī)范化，并貫徹執(zhí)行及維持；

素養(yǎng)：人人養(yǎng)成好習(xí)慣，依規(guī)定行事，培養(yǎng)積極進取的精神。

檢查標準：

1、辦公室

各辦公室的鑰匙應(yīng)交一把到行政部封存以備急用，封存的鑰匙打開使用時應(yīng)有行政部和使用部門的人員同時開啟，特殊鑰匙（如金庫等）可以不用交行政部，但需到行政部備案。

辦公桌：

1）辦公桌上可以擺放電腦、電話、文件架、辦公用品、照片、小盆栽、裝飾品、學(xué)習(xí)資料及書籍。并保持干凈、整潔有序、美觀，沒有灰塵，椅子及四周需保持干凈亮麗，任何人都會覺得很舒服，暫不使用的筆、擦頭、紙張等統(tǒng)一收歸到抽屜或柜子里。2）辦公桌上不得擺放茶葉、廢舊報刊及其他私人物品，應(yīng)收到桌面以下的視線范圍以外。

3）本人離開辦公桌時，辦公桌上禁止擺放公司機密文件（工作文件、傳真件、數(shù)據(jù)資料、管理規(guī)定等）及筆記本，應(yīng)妥善安全地收藏和保管到抽屜或文件柜里，并且將椅子收到臺面下。（機密文件放置于桌面，視情節(jié)處予50~200元罰款）

4）辦公場所、桌臺凳下面、資料柜不允許擺放廢紙箱、廢報刊等雜物，廢舊物品應(yīng)得到及時處理。

5）不得隨意變動或調(diào)換本人位置和辦公設(shè)備（桌椅、電腦等）。6）各人辦公桌所對應(yīng)的任何櫥柜、臺面、抽屜等均由該辦公桌使用人負責(zé)清理、打掃。

抽屜：

1）放置近兩周內(nèi)需要使用的文件及物品，方便找尋，且整潔。2）抽屜應(yīng)隨時保持關(guān)閉狀態(tài)。

3）抽屜若要上鎖，應(yīng)有備用鑰匙存放于他處應(yīng)急。

文件檔案：

1）定期整理個人及公共檔案文件，方法： a)保留經(jīng)常使用的絕對必要的資料 b)保留機密文件和公司標準文書檔案文件 c)保留必須移交的資料 d)廢棄過時和沒有必要的文件 2）丟棄不用的檔案文件

a)機密文件銷毀必須經(jīng)分管副總審查，再兩人以上共同進行銷毀 b)一般的廢棄文件、表單背面再利用 c)無法利用的集中起來，收歸行政部處理 3）應(yīng)丟棄的文件檔案：

a）過期的表單、報告書、檢驗書 b）無用DM、名片

c）修正完畢的原稿 d）回答結(jié)案的文件

e）招待卡、賀年卡 f）改善過的各式表單 g）h）過期的變更通知書、聯(lián)絡(luò)單 無保留價值的傳真

i）會議通知、資料 4）整頓的具體方法：

a)把文件集中存放在一個地方。

b)制定文件檔案管理制度，文件流轉(zhuǎn)要有記錄、保存必須建檔，檔案目錄可由各部門根據(jù)檔案具體情況自行設(shè)計，如無法設(shè)計可聯(lián)系行政部協(xié)助。

c)文件保存應(yīng)分門別類嚴格按照檔案目錄來進行，明確定位，定點擺放，有目錄、有次序、且整齊，規(guī)范種類，使用目視管理，任何人能隨時使用。d)限制文件的分發(fā)數(shù)目。

e)過時的文件應(yīng)予銷毀或者只保存一套原稿以供日后參考之用。f)如不需報批、簽字的文件，文件原稿不應(yīng)打印出來，只需把文件儲存在計算機內(nèi)，并且還應(yīng)拷貝一份附件。g)需要作修改的圖文以O(shè)A郵件方式流轉(zhuǎn)，不應(yīng)打出來。5）文件清晰整潔，不隨意涂改，文件柜、文件夾整潔，有防潮、防蟲、防火措施。6）歸檔要求：

a)凡屬歸檔的文件材料（含各種特殊載體材料），各有關(guān)部門應(yīng)按企業(yè)檔案歸檔范圍歸檔，由兼職檔案員收集齊全、完整、準確并進行整理、立卷。

b)各部門的業(yè)務(wù)檔案資料由部門指定專人負責(zé)管理。

c)立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主卷、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

電腦：

1）使用中采取防止不干凈措施，并隨時清理、定期保養(yǎng)，使設(shè)備保持最佳狀態(tài)。

2）清除主機、顯示器、保護屏易積灰塵部位及周邊環(huán)境； 3）電腦內(nèi)所存儲的資料有序、安全地存放，重要文件有備份，保證查找方便，每周對文檔進行整理，如公司機密文件、函件等查閱后盡量給予刪除；

4）OA郵箱中的郵件必須在48小時內(nèi)給予下載或刪除，郵箱內(nèi)儲量不得超過60兆。

5）在下班后設(shè)備無人使用應(yīng)關(guān)閉設(shè)備電源；

墻面：

1）保持干凈亮麗、舒爽，不亂貼掛不必要的便簽、表格等雜物； 2）無破損處，若有破損處將給予應(yīng)急處理，若無法處理，可聯(lián)系行政部協(xié)助；

地面：

1）保持走道暢通，物品擺放不得超出通道；

2）保持地面干凈、平整無煙頭、紙屑、油漬、水漬及其他雜物；

植物：

保持自己辦公桌上的植物葉片整潔，如有破損，及時給予修剪處理，并每天給澆水，妥善栽培。

電話：

1）座機鈴聲響三聲內(nèi)必須接聽，接聽時一律使用：“您好！曲靖黃岡教育”，注意使用普通話、聲音輕柔，忌言語生硬；在接聽電話時應(yīng)避免使用“喂”等不禮貌的用語。

2）不得使用公司座機打私人電話。辦公區(qū)域內(nèi)盡量避免使用免提功能，以免影響他人工作。

3）座機使用時間盡量控制在5分鐘內(nèi)，不要超過10分鐘，需長話短說。注意電話使用的禮節(jié)，特別是在與外單位電話聯(lián)系時，應(yīng)由對方先掛機，掛機時動作要輕柔，切勿給人留下粗魯或摔電話的印象。

4）使用中防止不干凈措施，并隨時清理、定期保養(yǎng)，使設(shè)備保持最佳狀態(tài)。

5）撥打長途電話請使用指定座機，撥打時必須使用17909。6）請勿占用傳真機打一般電話。

7）如對方所找的人不在，應(yīng)詢問事由并留言或留下聯(lián)系方式，并負責(zé)轉(zhuǎn)告；如電話打錯，應(yīng)禮貌的告知正確號碼。

儀容儀表

一、著裝

1、工作時間除公司規(guī)定可以不著工裝的人員外，其他人員必須著工裝，無工裝須按公司規(guī)定著裝：著黑色或藏青西裝和正裝褲，（夏天著襯衣和正裝褲），襯衣原則上以淺色為主，男裝領(lǐng)帶宜淺色，女裝可配適當(dāng)裝飾。

2、工裝保持整潔、平整，無異味、無污漬，如有破損，及時修補，給人感覺清爽有精神。

3、工作時間請保持皮鞋干凈、光亮。

二、儀容 責(zé)令當(dāng)場改正：

1、面部清潔，女員工淡妝上崗，男員工每日刮胡須，修剪鼻毛，頭發(fā)不能過長。

2、保持個人衛(wèi)生，身體不帶異味，提倡使用氣味清淡的香水。

3、牙齒清潔，口氣清新（無異味），工作期間不吃產(chǎn)生口腔異味的食物。

4、指甲干凈，不涂顏色鮮艷和怪異的指甲油。

5、禁止在工作裝外皮膚裸露處紋身。

言行舉指：

一、語言

1、公司范圍內(nèi)使用普通話。

2、語言文明，杜絕臟話，禁止語言攻擊他人人格尊嚴，禁止搬弄是非，挑撥同事關(guān)系；不講不利于團結(jié)的話語。

3、嚴禁散播對公司不利的謠言及言論。

4、未經(jīng)公司允許不得擅自接受媒體采訪。

5、員工工作時間在辦公區(qū)域內(nèi)盡量避免大聲討論工作，特別在敞開式的辦公環(huán)境中應(yīng)將聲音控制在對方可以聽到的程度(包括會議場所)。

二、行為（按行政部考勤制度處理）

1、按時上下班，遵守公司的各項規(guī)章制度。

2、上下班應(yīng)親自打卡或簽到，不得代打或代簽。

3、如有請假，按考勤制度相關(guān)條款執(zhí)行。

4、遵守時間，按時用餐、休息后，準時返回工作崗位。

5、外出辦事前應(yīng)得到上級的批準，并在前臺簽字。

6、新同事到崗時，應(yīng)積極協(xié)助其熟悉環(huán)境和流程，幫助其解決遇到的困難；在人事部帶新同事進行介紹時，應(yīng)馬上放下手上的工作，站立、微笑向?qū)Ψ街乱狻?/p>

7、在與領(lǐng)導(dǎo)或外單位客戶交談時，應(yīng)向?qū)Ψ阶屪魧Ψ秸玖ⅲ瑧?yīng)保持站立與對方交談。

8、借用他人物品后，應(yīng)及時歸還或物歸原處。

9、禁止通過不正當(dāng)手段查看他人電腦內(nèi)存及下載、拷貝資料。

10、除指定人員外，任何人不得隨意拆卸辦公設(shè)備。

11、嚴禁在工作時間內(nèi)酗酒、辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、干與工作無關(guān)的事情。

12、休息、用餐到休息區(qū)域，嚴禁在教學(xué)區(qū)域用餐，工作時間禁止

吃零食。

13、辦公區(qū)域內(nèi)，衣物不得隨意擺放，請疊整齊收入柜內(nèi)。

14、節(jié)約使用辦公用品，愛護公物和辦公設(shè)備，不得浪費公司資源。盡可能減少打印，文件的傳輸，除需報批簽字、存檔備案和對外報送的之外，其他均用QQ進行傳輸；如確需打印,對內(nèi)文件必須雙面打印或使用單面廢紙。

15、不得將公司的物品私自帶走或公物私用。

16、職務(wù)更換或離職應(yīng)向下一任接替者移交物品，并做工作交接。

17、盡忠職守，保守公司業(yè)務(wù)或職務(wù)上的機密。

18、除辦理本公司業(yè)務(wù)外，不得對外擅用公司名義。

19、不得以職務(wù)之便謀取個人私利，嚴禁與供應(yīng)商、客戶等產(chǎn)生不正當(dāng)?shù)睦骊P(guān)系。

20、公司所有會議、重要會晤，手機必須調(diào)整到靜音或振動狀態(tài)。

接待： 接待禮儀：

1、接待來訪人員時，須熱情禮貌，使用標準用語，忌面無表情，語言冷淡。在發(fā)現(xiàn)來訪人員到來時，需馬上放下手上的工作，站立、微笑向?qū)Ψ酱蛘泻簟?/p>

2、會客時注意談話禮貌，不得在辦公區(qū)大聲喧嘩。

3、有來訪客人詢問，應(yīng)需馬上放下手上的工作，站立、微笑接受對方的詢問，有禮貌接待，并幫助找到其要找的人或部門，指方向

時應(yīng)用手掌，五指并攏，大拇指略微彎曲，指向目的地，切忌用一個手指指方向。

4、來訪人員，應(yīng)盡量使用洽談室接待。

說明：

一、《辦公5S管理規(guī)范》實行周檢查制，檢查部門為行政部，每周將統(tǒng)計并進行公示。

二、行政部在每周的檢查中發(fā)現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象將嚴格按照管理規(guī)范對違規(guī)部門/人員進行相應(yīng)的處罰，行政部將開具<限時整改單>或<罰款單>；每部門/人員在每月收到第3張<限時整改單>時將被處予50元的罰款，未按時整改的同樣處于50元。

請各位同事將5S的內(nèi)容融入到日常工作中，為顧客、同事、自己創(chuàng)造一個干凈、整潔的辦公環(huán)境，提升公司、個人的整體形象。

曲靖黃岡教育

校長辦

行 政

部

2011年8月18日

第四篇：外貿(mào)公司管理規(guī)定

福建福州天地進出口有限公司

正和國際發(fā)展有限公司

管理制度（試行版）

總則

為加強公司的規(guī)范化管理，完善各項工作制度，促進公司發(fā)展壯大，提高經(jīng)濟效益，根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)及公司章程的規(guī)定，特制訂本公司管理制度。

一、公司全體員工必須遵守公司的各項規(guī)章制度和決定。

二、公司倡導(dǎo)集體思想，禁止任何部門、個人做有損公司利益、形象、聲譽或破壞公司發(fā)展的事情，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴肅處理，以至訴諸法律。

三、公司通過發(fā)揮全體員工的積極性、創(chuàng)造性，創(chuàng)造各種平臺提高全體員工的業(yè)務(wù)水平，不斷完善公司的經(jīng)營、管理體系，不斷壯大公司實力和提高經(jīng)濟效益。

四、公司提倡全體員工刻苦學(xué)習(xí)有關(guān)專業(yè)知識，努力為員工提供學(xué)習(xí)的機會，提高員工的整體素質(zhì)和水平，造就一支思想新、作風(fēng)硬、業(yè)務(wù)強、技術(shù)精的員工隊伍。

五、公司鼓勵員工積極參與公司的決策和管理，鼓勵員工發(fā)揮才智，提出合理化建議。

六、公司實行“按勞分配”的薪酬制度，為員工提供收入和福利保證，隨著經(jīng)濟效益的提高逐步提高員工各方面待遇；公司為員工提供平等的競爭環(huán)境和晉升機會；公司推行崗位責(zé)任制，實行考勤、考核制度，評先樹優(yōu)，對做出貢獻者予以表彰、獎勵。

七、公司提倡求真務(wù)實的工作作風(fēng)，提高工作效率；提倡厲行節(jié)約，反對鋪張浪費；倡導(dǎo)員工團結(jié)互助，同舟共濟，發(fā)揚集體合作和集體創(chuàng)造精神，增強團體的凝聚力和向心力。

八、員工必須維護公司紀律，對任何違反公司章程和各項規(guī)章制度的行為，都要予以追究，乃至追求有關(guān)法律責(zé)任。

公司理念

勤勤懇懇做事、踏踏實實做人；

講究團隊合作、崇尚一專多能；

維護集體利益、發(fā)揮個人能量；

營造和諧氛圍、促進全面發(fā)展。

辦公管理制度

為完善公司的管理機制，建立規(guī)范化的管理，提高管理水平和工作效率，使公司各項工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。1、2、3、4、5、個人使用物品做到歸類整理，注意保管有關(guān)電腦軟硬件； 個人文件資料要求做到清楚、條理、規(guī)范； 辦公用品做到物盡其用，節(jié)約節(jié)儉； 辦公室衛(wèi)生做到日日清潔，每天清理辦公室和個人垃圾； 隨手關(guān)閉辦公室電源、網(wǎng)絡(luò)電源、飲水機電源等。

業(yè)務(wù)管理制度

1、業(yè)務(wù)文件簽收后，應(yīng)妥善保管，并及時發(fā)送。業(yè)務(wù)文件屬于公司秘密文件，不得隨意給外人傳閱。

2、正式訂單（指客人的正式訂單）在收到當(dāng)日，須由業(yè)務(wù)部分整理，并在第二日發(fā)送給財務(wù)部門核對，第三日下指令單到工廠；

3、已審核、已發(fā)送的文件由業(yè)務(wù)員按不同類別編號（如訂單號、UK/CE、MENLADIESKIDS等）歸檔；

4、業(yè)務(wù)部門在指令單下到工廠后，須及時核對有關(guān)包裝資料訂購，并核對有關(guān)包裝資料是否正確，告知有關(guān)箱規(guī)和毛凈重；并及時就大貨有關(guān)材料和包裝資料，提供給客人確認；

5、業(yè)務(wù)部門嚴格控制工廠生產(chǎn)進度，如有問題，及時溝通和反饋；每周四上午十點必須發(fā)送生產(chǎn)進度管制表，經(jīng)審核后，發(fā)送給客人確認；

6、業(yè)務(wù)部門須制訂公司驗貨標準和程序，對每一個訂單都必須在客人驗貨前進行抽箱、抽樣檢查，發(fā)現(xiàn)問題，立刻解決；

7、訂單生產(chǎn)結(jié)束后，應(yīng)及時將文件歸檔（電子版資料須最終整理成書面文字歸檔），并整理有關(guān)船頭樣；

8、所有樣品管理由樣品部門負責(zé)制單，并確認有關(guān)材料和進度；樣品進度由各業(yè)務(wù)部門負責(zé)追蹤，并反饋給樣品部門；樣品完成后，需經(jīng)由樣品部門檢查，再分發(fā)給各業(yè)務(wù)部門寄送；樣品部門做好有關(guān)樣品整理和歸檔。

9、單證和財務(wù)部，要及時了解生產(chǎn)進度，提前做好有關(guān)商檢、報關(guān)、訂艙手續(xù)，并及時跟蹤客人付款，以便及時安排工廠貨款等；訂單單價、包裝費用、運輸費用、碼頭費用等，要及時和業(yè)務(wù)部門核對。

10、各部門要及時溝通，做好有關(guān)交接工作，所有事宜應(yīng)盡量采用郵件形式備忘。

會議制度

為加強部門溝通，特制訂本制度。

1、各部門每周定期召開會議，討論部門有關(guān)事務(wù)；

2、公司每周四（或周六）上午召開聯(lián)席會議，由各部門經(jīng)理參加，討論公司

有關(guān)事務(wù)。

考勤制度

為加強考勤管理，維護工作秩序，提高工作效率，特制定本制度。

1、公司員工必須自覺遵守勞動紀律，按時上下班，不遲到，不早退，工作時間不得擅自離開工作崗位，外出辦理業(yè)務(wù)前，須經(jīng)經(jīng)理同意。

2、周一至周六為工作日，周日為休息日。工作時間為9:00-12:0013:30-17:30兩個時段。

3、嚴格請假制度。員工因私事請假須寫請假條報經(jīng)理批準，并扣除請假期間基本工資。未經(jīng)批準而擅離工作崗位的按曠工處理。事情緊急的需電話聯(lián)系經(jīng)理批準，事畢回公司補寫請假條。（每個月允許每個員工兩個半天請假）

4、上班時間開始超過10分鐘，記遲到；超過30分鐘以上（未請假），按曠工半天論處。提前30分鐘下班者，按早退論處；超過30分鐘者，按曠工半天論處。（每個月允許每個員工遲到兩次）

5、1個月內(nèi)遲到、早退累計達3次者，扣發(fā)3天的基本工資；累計達3次以上5次以下者，扣發(fā)5天的基本工資；累計達5次以上10次以下者，扣發(fā)當(dāng)月15天的基本工資；累計達10次以上者，扣發(fā)當(dāng)月的基本工資。

6、曠工半天者，扣發(fā)當(dāng)天的基本工資；每月累計曠工1天者，扣發(fā)3天的基本工資；每月累計曠工2天者，扣發(fā)5天的基本工資；每月累計曠工3天者，扣發(fā)當(dāng)月基本工資；每月累計曠工3天以上，扣發(fā)當(dāng)月基本工資并予以辭退。

7、工作時間禁止上網(wǎng)聊天、玩游戲等做與工作無關(guān)的事情。如有違反者，當(dāng)天按曠工1天處理；當(dāng)月累計2次的，按曠工2天處理；當(dāng)月累計3次的，按曠工3天處理。

8、員工病假期間憑病假證明均發(fā)給基本工資。

9、經(jīng)經(jīng)理批準，下班后在公司繼續(xù)加班到19:00，補貼10元；加班到22:00，補貼30元；節(jié)假日加班按照國家有關(guān)法律規(guī)定給予補貼。

保密制度

為保守公司秘密，維護公司利益，制訂本制度。

1、全體員工都有保守公司秘密的義務(wù)。在對外交往和合作中，須特別注意不泄露公司秘密，更不準出賣公司秘密。

2、公司秘密是關(guān)系公司發(fā)展和利益，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的員工知悉的事項。公司秘密包括下列秘密事項：

1、公司經(jīng)營發(fā)展決策中的秘密事項；

2、人事決策中的秘密事項；

3、專有技術(shù)；

4、客戶信息、合作渠道和重要的合同、單據(jù)；

5、公司非向公眾公開的財務(wù)情況、銀行帳戶帳號；

6、產(chǎn)品的具體材料成分，特殊制作工藝，產(chǎn)品的生產(chǎn)成本；

7、經(jīng)理確定應(yīng)當(dāng)保守的公司其他秘密事項；

3、公司秘密應(yīng)根據(jù)需要，限于一定范圍的員工接觸。接觸公司秘密的員工，未經(jīng)批準不準向他人泄露。非接觸公司秘密的員工，不準打聽公司秘密。

4、記載有公司秘密事項的工作筆記，持有人必須妥善保管，原則上不準帶出公司。如外出需攜帶須經(jīng)理同意，并妥善保管。

5、對保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表揚、獎勵。違反本規(guī)定故意或過失泄露公司秘密的，視情節(jié)及危害后果予以處罰，直至予以除名，公司保留追究刑事責(zé)任的權(quán)力。

薪酬制度

公司實行按勞分配的薪酬制度，并根據(jù)個人對公司貢獻給予必要獎勵。

1、工資構(gòu)成：基本工資+獎金，獎金根據(jù)個人表現(xiàn)，每個月連同工資一起發(fā)

放；

2、年終福利：每個員工領(lǐng)取第13個月基本工資；由部門經(jīng)理對員工考核后，提出獎金意見，由公司審核并發(fā)放；部門經(jīng)理由公司考核后，發(fā)放獎金；

3、其他福利：公司每年外出旅游1-2次，旅游費用由公司負責(zé)；如有帶家屬，公司酌情予以適當(dāng)補助；

4、其他待遇按照有關(guān)國家勞動法規(guī)定。

差旅費管理制度

結(jié)合本公司實際情況，本著既勤儉節(jié)約、開支，又要保證出差人員工作與生活需要的原則，制訂本制度。

1、本制度適用于本公司因公出差支領(lǐng)旅費的員工。

2、出差旅費分交通費、宿費及特別費三項：交通費系指火車、汽車、飛機等費用；膳宿費系指膳食費及宿費；特別費系指因公支付郵電或招待費等。

3、差旅費標準：宿費上限150元/日，伙食補助30元/天。交通費以經(jīng)理核準的交通方式依票據(jù)實報實銷。出差地交通工具原則上以公交車為主，特殊情況可乘坐出租車，但回公司后需向經(jīng)理講明。

4、公司員工出差期間，確因工作需要宴請時，需經(jīng)經(jīng)理核準，依票據(jù)實報實銷，同時取消當(dāng)日伙食補助。

5、市內(nèi)外出工作無宿費補助（超過半天），伙食補助為午餐補助，標準為15元，交通費依票據(jù)實報（交通工具同第五條）。

6、公司員工出差期間，因游覽或非工作需要的參觀而開支的一切費用，由個人自理。

第五篇：外貿(mào)公司 工廠外貿(mào)部門 外貿(mào)業(yè)務(wù)員管理規(guī)章制度 規(guī)范

外貿(mào)業(yè)務(wù)員管理

1.管理如要做到公正，公開，絕對需要員工的配合！如果員工藏有私心，不向主管匯報客戶情況甚至隱藏客戶信息，導(dǎo)致管理者無法作出判斷及相關(guān)決策。要做到公平公正，員工之間，員工與主管之間需要互相監(jiān)督。要做到完全公開，管理者必須有實權(quán)審核及審批各種單據(jù)，并對各種單據(jù)進行存檔及公共管理，以方便后來的員工查閱參考。

2.如要建立一個好的團隊及競爭機制，管理者必須對業(yè)務(wù)員的薪資有一定影響。管理者每月應(yīng)對部門業(yè)務(wù)員進行各項考核，包括銷售技巧，付費平臺發(fā)布信息數(shù)量，免費平臺廣告發(fā)布的網(wǎng)站數(shù)量，所簽訂的銷售合同數(shù)量，達成訂單金額。公司應(yīng)針對這些考核數(shù)據(jù)給員工發(fā)放獎金，而不是僅僅與底薪掛鉤，因為底薪原本相差也不大，員工積極性并不能得到很大提升。通過考核制度發(fā)放獎金既能調(diào)動業(yè)務(wù)員工作的積極性，也能為公司贏得更多的客戶及銷售額。

3.關(guān)于現(xiàn)在劃分的區(qū)域，雖然做到了區(qū)域平分，但是不可能做到完全平等。總有區(qū)域相對好的和一般的。完全按區(qū)域分問題在于免費平臺，現(xiàn)在原則上是誰接到了另外一個人區(qū)域的詢盤要給對方，但如果此業(yè)務(wù)員有私心不拿出來（當(dāng)然現(xiàn)在我們有公開制度），或者是覺得自己的努力結(jié)果給別人了不甘心，因此沒有那么努力了。這時我們需要考核制度（免費平臺廣告發(fā)布的網(wǎng)站數(shù)量）來約束。深入一步來說，如果他繼續(xù)努力在更多的平臺發(fā)布更多的信息，但是還是別人區(qū)域的詢盤，這時他的積極性會大大下降。這樣的情況是否可以考慮算團隊業(yè)績或者按50%比例平分業(yè)績？

關(guān)于業(yè)務(wù)員的管理工作，如果要做到完善制度，必須嚴格按以下制度執(zhí)行，以確保公司的利益最大化。紅色字體是我標出的特別需要注意的。

（一）日常工作

1.8：40之前打開電腦，查收郵件，查看詢價信息。

2.綜合整理一天要做的事情，列出每天的六點計劃，把要處理的事情分為四類：

（1）緊急；（2）重要；（3）日常（4）臨時

3.和在線的客戶進行及時溝通，聊天記錄要進行文檔保存。重要信息要摘出來存入備忘錄。

4.工作結(jié)束之前確認一天的工作結(jié)果，將六點計劃中完成和未完成的標注出來。注明完成進度，如有未完成的工作，寫清未完成的原因。

5.每周一上午9點部門經(jīng)理給業(yè)務(wù)員開晨會，安排本周工作計劃，每周五下午三點前交本周工作總結(jié)，并于下午5點開總結(jié)會議，做工作反饋和總結(jié)。

總結(jié)內(nèi)容應(yīng)包括：

（1）所有在跟蹤的客戶名稱，國家，感興趣產(chǎn)品，本周進程，下周計劃。（2）總結(jié)一周內(nèi)遇到的技術(shù)性問題。（3）總結(jié)在業(yè)務(wù)上遇到的問題

6.每月對自己的訂單進行總結(jié)，列明合同號，合同金額，合同數(shù)量，價格條款，交貨期，目前進行狀態(tài)，下一步該怎么進行，對本月簽單量，款項回收情況進行總結(jié)。對客戶進行總結(jié)，對于每一個客戶的要求，對產(chǎn)品，單據(jù)，包裝的要求作總結(jié)，進行客戶評價分析。

8.對自己的整體業(yè)務(wù)進行匯總，做自我分析評價，制訂半年的工作目標和計劃。

（二）客戶開發(fā)前期工作 1.收到詢盤及報價時，要及時跟部門經(jīng)理確認是否已有同事聯(lián)系，如沒有，及時跟蹤和處理。

2.在與客戶商談過程中，有涉及到技術(shù)指標的問題，即時與部門經(jīng)理或研發(fā)部門溝通，并記錄該信息。如有客戶要求公司沒有的證書，需要跟公司及辦證機構(gòu)聯(lián)系，進行辦理。

3.業(yè)務(wù)員在郵寄樣品前，必須向客戶收取樣品費用，快遞費或取得客戶到付帳號。不能取得樣品費又不能到付，須經(jīng)部門經(jīng)理及總經(jīng)理批準才可郵寄。并將郵寄信息，快遞單據(jù)整理存檔。確認客戶收到樣品后一個星期，須跟蹤樣品測試結(jié)果。

（三）報價及合同簽定

1.收到客戶詢盤及報價時，原則上按報價單報價，如最終報價低于報價單，應(yīng)與部門經(jīng)理確認相關(guān)信息后在給客戶報價，做報價單或形式發(fā)票給客戶，并要求客戶簽字回傳。

2.收到客戶簽字確認形式發(fā)票后，嚴格按照公司合同范本制作銷售合同。銷售合同必須包含全部客戶所需單據(jù)，需支付的訂金。需支付傭金需與客戶簽定傭金協(xié)議。

3.將填寫完整的合同，傭金協(xié)議等遞交部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。4.合同蓋章后，掃描發(fā)給客戶確認簽字。

5.如客戶對銷售合同有異議，合同修改后重新確認。

6.雙方簽字蓋章后，合同簽訂完畢，須將簽字蓋章原件備案。

（四）安排生產(chǎn)（備貨）

非常重要：應(yīng)安排專門的跟單員安排生產(chǎn)訂單及報關(guān)發(fā)貨！

（部門配備一個專門的跟單員，歸部門經(jīng)理管理。不能業(yè)務(wù)員一條龍操作。）您或許會覺得成本會增加，但這絕對是必要的！

1.業(yè)務(wù)員在收到財務(wù)確認預(yù)付款已收到或信用證原件已收到通知后，通知跟單員在速達5000中及時制作銷售訂單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后，安排生產(chǎn)。2.業(yè)務(wù)員需要和生產(chǎn)部計劃好生產(chǎn)包裝，發(fā)貨和單據(jù)制作的時間表。3.業(yè)務(wù)員應(yīng)每天與跟單員溝通生產(chǎn)狀況和相關(guān)商檢，保險，定船定航班情況。

4.業(yè)務(wù)員需要根據(jù)合同內(nèi)容提前準備發(fā)票箱單給跟單員安排發(fā)貨。5.跟單員負責(zé)統(tǒng)計每天的發(fā)貨記錄，并公布在部門白板統(tǒng)計本上。

（五）發(fā)貨

1.FOB條款下，客戶如指定貨代，及時與客戶確認貨代信息，如果是CIF條款，或FOB條款但由我公司負責(zé)確認貨代公司，須及時聯(lián)系貨代，確認合適的輪班和發(fā)貨時間。

2.貨物報關(guān)出口后，把所有單據(jù)包括商業(yè)發(fā)票，箱單，原產(chǎn)地證，提單等掃描存檔，并發(fā)給客戶，進行確認。

（六）文件資料管理

業(yè)務(wù)人員正在處理的合同訂單，以及已經(jīng)完成的訂單（合同，發(fā)票，箱單等），必須保留紙質(zhì)復(fù)印件，并分類歸檔到桌面不同的文件夾中，文件夾應(yīng)注明標識已完成訂單，待處理訂單。以便當(dāng)事人不在場的情況下，其他人能盡快幫助處理緊急事件。

（七）電腦管理

1.電腦密碼一律在部門經(jīng)理，總經(jīng)理處備案。

2.業(yè)務(wù)人員的電腦E盤統(tǒng)一設(shè)置為業(yè)務(wù)盤，部門經(jīng)理，總經(jīng)理有權(quán)查看。客戶資料半年進行一次光盤刻錄，進行數(shù)據(jù)備份。

（八）E盤文件管理

1.所有與客戶往來及與發(fā)貨有關(guān)文件，必須保留掃描件。掃描文件與往來電子文件，按固定格式統(tǒng)一存放在E盤，保證所有資料在E盤對應(yīng)的文件夾下都能找到。

E盤：高級客戶 ：客戶----Business Report----Customer File----Packing----Shipping document

低級客戶： 客戶-----郵件

潛在客戶： 客戶-----郵件

2.文件存放說明：Business Report 下存放業(yè)務(wù)進展，工作總結(jié)。Customer File下存放來往郵件，傳真，及報價。Packing下放置與包裝有關(guān)的文件，圖片。Shipping document下按合同號設(shè)置文件夾，分別存放各合同與出貨有關(guān)的單據(jù)。保證所有與客戶有關(guān)的往來文件，原件及復(fù)印件能在對應(yīng)的文件夾都能找到。

（九）郵件管理

統(tǒng)一使用Foxmail管理。郵件記錄需在F盤保存。總經(jīng)理，部門經(jīng)理有權(quán)查看工作郵箱。

（十）產(chǎn)品報價程序

業(yè)務(wù)人員對外報價不得低于底價，如有特殊情況低于底價時，需要向總經(jīng)理，主管，提出書面或郵件申請，審批單價后才可對外報價。

（十一）合同號登記本

業(yè)務(wù)員簽訂合同后，必須及時在合同號登記本上進行登記，并將合同交于部門經(jīng)理歸檔于公共文件柜。具體包括：合同簽訂日期，合同號，客戶名稱，產(chǎn)品名稱，數(shù)量，預(yù)計發(fā)運日期，目的地。

合同號登記本統(tǒng)一掛在部門白板上，以確保所有信息公開透明。

（十二）單證保管

貨物發(fā)出十日后，收齊所有單證復(fù)印件，裝訂成冊，存檔保管。

（十三）獎懲制度

業(yè)務(wù)員嚴格按照以上規(guī)定執(zhí)行，對于嚴格執(zhí)行者給予激勵加分，如違反以上規(guī)定第一次給予警告，第二次給予扣分。