第一篇：公司公文管理辦法

XXX有限公司

公文管理辦法

第一章總則

第一條為規(guī)范公司各項(xiàng)公文，發(fā)揮公文對(duì)公司業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)的指導(dǎo)作用，提高公文速度和行文質(zhì)量，特制定本辦法。

第二條本辦法適應(yīng)于公司各部門。

第三條本規(guī)定所稱公文，指公司及各部門與政府部門、集團(tuán)公司及關(guān)聯(lián)公司、關(guān)系企業(yè)之間來往文書，公司下發(fā)各部門的公司各類文書，公司及各部門間來往文書（包含呈文）；公文管理指自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制。

公司公文按使用功能劃分為以下種類：

（一）公司文件：指由公司名義送交政府部門、集團(tuán)公司及關(guān)聯(lián)公司、關(guān)系企業(yè)和下發(fā)各部門的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；

（二）函：指向政府有關(guān)主管部門、股東單位請(qǐng)示、詢問和答復(fù)問題，關(guān)聯(lián)公司、關(guān)系企業(yè)之間互相商洽業(yè)務(wù)、聯(lián)系工作的文書（包括電報(bào)、電子郵件等）；

（三）規(guī)章制度：指由公司名義下發(fā)的各類管理制度、規(guī)定、操作指南（職位說明書、作業(yè)指導(dǎo)書、作業(yè)程序、流程表單）、暫行規(guī)定等；

（四）呈文：指各部門對(duì)總經(jīng)理或董事長(zhǎng)的請(qǐng)示、報(bào)告、詢問問題等的文書；

（五）會(huì)議紀(jì)要：指由公司名義下發(fā)的各類會(huì)議紀(jì)要（總經(jīng)理辦公會(huì)、月科研生產(chǎn)調(diào)度例會(huì)、業(yè)務(wù)專題協(xié)調(diào)會(huì)）及每周動(dòng)態(tài)（含周工作計(jì)劃）等；

（六）部門文件：指由各部門名義送、發(fā)的行使其部門職能的通知、通報(bào)、工作總結(jié)和部門業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等。

第二章職責(zé)

第四條公司有關(guān)人員和部門職責(zé)

（一）總經(jīng)理或董事長(zhǎng)：負(fù)責(zé)公司文件的審批和簽發(fā)，負(fù)責(zé)規(guī)章制度的審批和呈文的批復(fù)；

（二）各部門部長(zhǎng)：負(fù)責(zé)提請(qǐng)公司名義發(fā)放的各類公文及呈文的審核，負(fù)責(zé)部門文件的審批和簽發(fā)，負(fù)責(zé)相關(guān)公司文件、規(guī)章制度的會(huì)簽；

（三）綜合管理部部長(zhǎng)：負(fù)責(zé)公司公文管理的制定和檢查，負(fù)責(zé)公司公文的校對(duì)，負(fù)

責(zé)外來公文的處置，負(fù)責(zé)檢查各部門文件的公文管理工作；

（四）綜合管理部公文主管：負(fù)責(zé)公司文件、函的編號(hào)，負(fù)責(zé)公司文件、函、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要和外來公文的收、發(fā)工作,負(fù)責(zé)公司公文的歸檔、保管和日常查閱、影印管理工作；

（五）各部門公文主管：負(fù)責(zé)本部門公司公文的收、發(fā)工作，負(fù)責(zé)本部門的部門文件歸檔、保管和日常查閱、影印管理工作。

第三章公文格式

第五條公司公文紙統(tǒng)一采用A4紙，左側(cè)裝訂，頁面設(shè)置為上、下、右頁邊距為2厘米，左頁邊距為2.5厘米；

第六條公司文件、函的大標(biāo)題字體為加粗方正姚體，小一號(hào)字；公文字號(hào)字體為仿宋體，小四號(hào)字；行文標(biāo)題字體為黑體，小二號(hào)字；主送單位為加粗仿宋體，小四號(hào)字；正文字體為仿宋體，小四號(hào)字；其余公文的大標(biāo)題為黑體，二號(hào)字，行文標(biāo)題為黑體，小二號(hào)字，副標(biāo)題為黑體，小三號(hào)字，正文為仿宋體，小四號(hào)字；主題詞為加粗仿宋體，小四號(hào)字；頁眉標(biāo)號(hào)、頁腳標(biāo)碼字體為宋體，五號(hào)字；

第七條公司公文的行間距為1.5倍行距，段落間距為0.5行；

第八條公司公文行文格式一般包括：大標(biāo)題、公文字號(hào)、行文標(biāo)題、主送單位、正文、附件、發(fā)文單位、發(fā)文單位印章、發(fā)文時(shí)間、主題詞、抄送(抄報(bào))單位、印刷份數(shù)、頁眉標(biāo)號(hào)、頁腳注碼等：

（一）公文的行文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，除批轉(zhuǎn)性文件外，行文標(biāo)題一般不加書名號(hào)和其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；

（二）公文中用公文字號(hào)和頁眉標(biāo)號(hào)標(biāo)明公文種類；

（三）公司公文外發(fā)時(shí)一般只標(biāo)明一個(gè)主送單位；如果需要送、報(bào)另一個(gè)或幾個(gè)單位時(shí)，可以用抄送、抄報(bào)的形式標(biāo)明；

（四）發(fā)文時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文以最后單位簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；

（五）公文字號(hào)一般包括單位代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)；

（六）公文如有附件應(yīng)當(dāng)在正文之后、發(fā)文單位名稱之前，注明附件的名稱和件數(shù)。

（七）收、發(fā)文單位應(yīng)寫單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；聯(lián)合發(fā)文應(yīng)將主發(fā)單位排列在前；

（八）文字一律從左至右橫寫橫排；

（九）公文按照行政管理原則，只發(fā)到各部門，不直接發(fā)到部門下屬單位；

（十）發(fā)文應(yīng)根據(jù)需要確定主、抄送單位，不得濫發(fā)。

第九條公司公文行文時(shí)文字應(yīng)注意以下方面

（一）情況要確實(shí)，觀點(diǎn)要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要正確，篇幅要力求簡(jiǎn)短;引用的公文要寫明發(fā)文機(jī)關(guān)、公文編號(hào)、標(biāo)題和發(fā)文時(shí)間；

（二）草擬公文文件字跡要清楚，文面應(yīng)保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新擬稿；

（三）數(shù)字的寫法：正式文件中，除文件編號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫外，其他用漢字書寫；

（四）章節(jié)序數(shù)的寫法：公司公文（規(guī)章制度采用ISO標(biāo)準(zhǔn)除外）一般應(yīng)按下列順序排列：第一層為：“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四為“(1)”；

（五）不要濫用簡(jiǎn)稱：年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡(jiǎn)稱。

第四章公文編號(hào)

第十條公文編號(hào)以公文字號(hào)和頁眉標(biāo)號(hào)進(jìn)行公文分類，標(biāo)注方法如下：

（一）公文字號(hào)只用于公司文件、函的標(biāo)注，分別標(biāo)記如下：

公司文件字〔〕000號(hào)〔〕內(nèi)為年度周期，000號(hào)為該公文年度流水號(hào) 函函〔〕000號(hào)

（二）公司及各部門發(fā)文字簡(jiǎn)稱如下：

公司簡(jiǎn)稱：司；綜合管理部簡(jiǎn)稱：司綜管；計(jì)劃財(cái)務(wù)部簡(jiǎn)稱：司計(jì)財(cái)；生產(chǎn)部簡(jiǎn)稱：司生管；市場(chǎng)部簡(jiǎn)稱：司市場(chǎng)；審計(jì)監(jiān)察室簡(jiǎn)稱：司審監(jiān)

（三）頁眉標(biāo)號(hào)用于規(guī)章制度、呈文、會(huì)議紀(jì)要、部門文件，左側(cè)為公司全稱，右側(cè)為公文種類標(biāo)號(hào)，采用漢字拼音簡(jiǎn)稱，分別標(biāo)記如下：

公文種類頁眉標(biāo)號(hào)說明

規(guī)章制度SYZD—ZG—001—2009(示例)

示例：SYZD（1）—ZG（2）—001（3）—2009（4）

（1）為公文分類：SY：公司簡(jiǎn)稱；ZD：規(guī)章制度簡(jiǎn)稱；CW：呈文簡(jiǎn)稱；JY：會(huì)議紀(jì)要簡(jiǎn)稱；BW：部門文件簡(jiǎn)稱；

（2）為該文主發(fā)部門代碼：ZG：綜合管理部；JC：計(jì)劃財(cái)務(wù)部；ZZ：生產(chǎn)部； SC：市場(chǎng)部；JZ：技術(shù)質(zhì)量部；SJ：審計(jì)監(jiān)察室；

（3）為該文發(fā)放流水號(hào)；

（4）為年度。

呈文CW—ZG—002—2009(示例)

會(huì)議紀(jì)要JY—ZG—005—2009(示例)

部門文件BW—ZG—001—2009(示例)

第五章發(fā)文程序

第十一條公司各部門擬好公文初稿后，擬發(fā)的公司文件、函、規(guī)章制度需要填寫《文件簽發(fā)單》，呈報(bào)總經(jīng)理審批，經(jīng)總經(jīng)理簽署簽發(fā)意見（需要相關(guān)部門會(huì)簽的由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽）后，擬發(fā)稿部門將發(fā)文原稿、發(fā)文原稿電子文檔、《文件簽發(fā)單》交綜合管理部進(jìn)行發(fā)文；

第十二條綜合管理部按公文編號(hào)原則進(jìn)行公文編號(hào)和登記《公文編號(hào)登記表》，對(duì)文件打印、校對(duì)，按《文件簽發(fā)單》意見印刷文件加蓋公章后，將文件內(nèi)容、發(fā)送日期、保密等級(jí)、辦理等級(jí)、收件人等事項(xiàng)在《發(fā)文登記表》里登記清楚，由收件人簽收，外發(fā)文件時(shí)可采用掛號(hào)信函的方式送達(dá)；

第十三條公文保密等級(jí)分為：絕密、機(jī)密、秘密、普通四種；絕密、機(jī)密文件打印一定要用專用磁盤；絕密文件只能印制一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機(jī)密、秘密文件按審閱人數(shù)印制份數(shù)，機(jī)密、秘密文件必須妥善保管；

第十四條公文辦理等級(jí)分為：特急、急、普通三種；收件人根據(jù)其等級(jí)要求及時(shí)處理文件中的各項(xiàng)事宜；

第十五條綜合管理部應(yīng)在文件發(fā)文日期一日內(nèi)發(fā)送主送單位，二日之內(nèi)發(fā)放完全部文件，并將發(fā)文原稿、文件存檔件、《文件簽發(fā)單》、《發(fā)文登記表》歸檔保管；

第十六條呈文、部門文件由所在部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)，文件處理完畢后由該部門公文主管歸檔保管；

第十七條會(huì)議紀(jì)要、每周動(dòng)態(tài)（含下周計(jì)劃）由綜合管理部發(fā)放的按公司文件進(jìn)行歸檔保管，會(huì)議紀(jì)要由各部門發(fā)放的由各部門進(jìn)行歸檔保管。

第六章收文程序

第十八條外來的文件原則上由綜合管理部負(fù)責(zé)簽收，并將文件內(nèi)容、接收日期、送件人等事項(xiàng)在《收文登記表》里登記清楚，并將原件分類歸檔保管；對(duì)未提供原件的，要求發(fā)文單位提供該文件的原件；

第十九條外來文件由綜合管理部負(fù)責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容提出處理意見填寫《收文處理

單》，呈報(bào)總經(jīng)理或董事長(zhǎng)閱示，或組織公司相關(guān)部門及個(gè)人傳閱，或轉(zhuǎn)相關(guān)部門按文件的要求處理，或轉(zhuǎn)入檔案管理；

第二十條呈報(bào)總經(jīng)理或董事長(zhǎng)閱示的，經(jīng)總經(jīng)理或董事長(zhǎng)批示后，綜合管理部及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)；

第二十一條傳閱文件由綜合管理部負(fù)責(zé)收回，文件傳閱過程中閱讀人應(yīng)注意下列事項(xiàng)：

（一）傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看；對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容；

（二）閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件送回綜合管理部，切忌橫傳；閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)；

（三）閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件。

第二十二條相關(guān)部門接到文件處理要求后，及時(shí)組織相關(guān)人員研究解決方案，并在收到文件三日內(nèi)將處理意見送交綜合管理部，綜合管理部將處理意見與原件合并歸檔保管。

第七章公文公章使用

第二十三條公司文件、函、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要及部門文件發(fā)放時(shí)，必須蓋有公司印章或部門印章，呈文可不使用印章；

第二十四條公司文件、函、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要加蓋公司印章，部門文件加蓋部門印章；

第二十五條公司文件、函、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要加蓋公章時(shí)，以外發(fā)份數(shù)和存檔份數(shù)加蓋紅章，其余發(fā)文用復(fù)印件形式發(fā)放。

第二十六條公司公文存檔后按檔案管理規(guī)定進(jìn)行管理，公司所有員工可按檔案管理規(guī)定查閱文件原稿，不得外借使用，如有需要可向綜合管理部公文主管申請(qǐng)復(fù)印件。

第八章附則

第二十七條本辦法由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋。

第二十八條本辦法自下發(fā)之日起施行。

第二篇：公司公文管理辦法

公文管理辦法

第一節(jié) 總 則

第一條 為提高公司的公文質(zhì)量和辦結(jié)效率，實(shí)現(xiàn)公文管理工作的規(guī)范化、制度化及標(biāo)準(zhǔn)化，綜合管理辦公室結(jié)合公司實(shí)際，特制定《公文管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）。

第二條 本《辦法》適用于000有限公司（以下簡(jiǎn)稱公司）及下屬各分子公司（以下簡(jiǎn)稱各公司）。

第三條 公文是指公司在經(jīng)營(yíng)管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)貫徹公司精神與政策，發(fā)布規(guī)章制度，實(shí)行管理措施，請(qǐng)示、答復(fù)問題，指導(dǎo)、布臵和商洽工作，報(bào)告情況及交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。使用OA 等辦公軟件行文的，審批流程及辦文要求等均遵循本《辦法》規(guī)定。

第四條 公文管理包括公文的擬發(fā)、收文、辦理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

第五條 公文必須堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。

第六條 各級(jí)辦公室（以下簡(jiǎn)稱辦公室）是公司公文處理的管理機(jī)構(gòu)。公司綜合管理辦公室負(fù)責(zé)指導(dǎo)各部門、各公司的公文管理工作。第七條 公文中公司對(duì)外、內(nèi)的簡(jiǎn)稱均按以下規(guī)范執(zhí)行。

第八條 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家的保密法規(guī)及公司的有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家秘密安全和公司利益不受損害。

第二節(jié) 公文種類

第九條 公司的公文種類主要有：命令（令）；提案；決定；指示；公告、通告；通知；通報(bào)；報(bào)告；請(qǐng)示；批復(fù)；函；會(huì)議紀(jì)要，簡(jiǎn)報(bào)；意見等。

一、命令（令）：適用于頒布重要規(guī)章、制度和管理辦法；采取重大強(qiáng)制性行政措施；任免、獎(jiǎng)懲有關(guān)人員；撤銷各部門及各公司不適當(dāng)?shù)臎Q定。

二、提案：又稱議案，是有提案權(quán)的組織或個(gè)人提交會(huì)議討論的方案、建議。適用于各級(jí)部門按照程序向同級(jí)辦公會(huì)、專項(xiàng)委員會(huì)、專題會(huì)或者各公司向上一級(jí)辦公會(huì)、專題會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)；適用于有提案權(quán)的人員按程序向同級(jí)董事會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。

三、決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排；任免有關(guān)人員；獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員；變更或者撤銷下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

四、指示：適用于對(duì)公司各部門、各公司布臵工作，闡明經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的指導(dǎo)原則和要求的下行文。

五、公告：適用于向公司內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)。

六、通告：適用于在公司所轄范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)，通告主要用于有關(guān)單位開展業(yè)務(wù)工作需要。

七、通知：適用于轉(zhuǎn)發(fā)政府機(jī)關(guān)及公司股東大會(huì)、董事會(huì)的公文，批轉(zhuǎn)各部門、各公司的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求各部門、各公司辦理和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)。

八、通報(bào)：適用于公司內(nèi)部表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或交流重要情況。

九、報(bào)告：適用于向上級(jí)組織機(jī)構(gòu)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級(jí)組織機(jī)構(gòu)的詢問。

十、請(qǐng)示：適用于向上級(jí)組織機(jī)構(gòu)就有關(guān)事項(xiàng)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

十一、批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)單位或人員的請(qǐng)示事項(xiàng)。

十二、函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題。

十三、會(huì)議紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

十四、簡(jiǎn)報(bào)：適用于上下級(jí)、平級(jí)之間互通情況、反映問題、交流經(jīng)驗(yàn)、傳遞信息。

十五、意見：適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。

第十條 發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)工作實(shí)際確定公文文種，不確定的可向辦公室咨詢。

第三節(jié) 組成及格式

第十一條 公文一般由版頭、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位及人員、正文、附注、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名和日期、印章、抄送單位及人員等部分組成（參見附件一“公文模板”）。此處主要以紅頭文件為闡述對(duì)象，其他種類公文參照紅頭文件。

一、版頭:由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，并用套紅大字居中，印在公文首頁上中部，字體為楷體55 號(hào)，行間距為60 磅；聯(lián)合行文，主辦單位應(yīng)當(dāng)排列在前，字體為楷體40 號(hào)，“文件”二字字體為50 號(hào)。可根據(jù)單位名稱字?jǐn)?shù)適當(dāng)調(diào)整字體寬度和字間距。

二、秘密等級(jí)：公文須設(shè)秘密等級(jí)。秘密等級(jí)分為“機(jī)密”、“秘密”、“普通”，秘密等級(jí)標(biāo)注在文件版頭右上方頂格位臵。文件秘密等級(jí)，由發(fā)文單位根據(jù)文件內(nèi)容確定。OA 行文，秘密等級(jí)須在系統(tǒng)送文單中標(biāo)明。

（一）機(jī)密：指所涉內(nèi)容只能由收文者本人知曉的公文。

（二）秘密：指所涉內(nèi)容不能向無關(guān)人員透露的公文。

（三）普通：指所涉內(nèi)容可在公司內(nèi)傳達(dá)的公文，但不可擅自對(duì)公司以外公布。

三、緊急程度：對(duì)公文送達(dá)和辦理的時(shí)間要求。緊急文件應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“加急”。特急公文，是指事關(guān)重大而又十分緊急，要求以最快的速度形成、運(yùn)轉(zhuǎn)和辦理的公文。

加急公文，是指涉及重要工作需要急速形成、運(yùn)轉(zhuǎn)和辦理的公文。常規(guī)公文，是指可以按正常速度形成、運(yùn)轉(zhuǎn)和辦理的公文。但常規(guī)公文也要及時(shí)辦結(jié)。

緊急程度標(biāo)注在版頭右側(cè)秘密等級(jí)垂直下方位臵。收文部門收到特急文件后，須立即轉(zhuǎn)呈收文人，不可延誤。非特急、加急文件，此處標(biāo)示可省略，收文部門按正常要求時(shí)限傳遞。OA 行文，緊急程度須在系統(tǒng)送文單中標(biāo)明。

四、發(fā)文字號(hào)：包括單位代字、部門代字、年份、序號(hào)，標(biāo)注于版頭下方居中或者左下方；聯(lián)合行文只需標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)排序原則上所屬單位簡(jiǎn)稱位于年份前，部門代字、文種依次位于年份后。部門代字原則上以第一個(gè)字作為簡(jiǎn)稱，會(huì)議紀(jì)要以“會(huì)”字作為簡(jiǎn)稱。

五、簽發(fā)人：公司（或部門）下發(fā)帶有版頭的正式公文應(yīng)當(dāng)在發(fā)文字號(hào)右側(cè)標(biāo)注“簽發(fā)人”，“簽發(fā)人”后面標(biāo)注簽發(fā)人姓名。

六、公文標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題和文種組成；應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容；標(biāo)題中除制度、規(guī)章名稱加書名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；一律用“二號(hào)”、“黑體”、“加粗”，間距為“自動(dòng)、固定值36 磅”。

構(gòu)成標(biāo)題的三個(gè)方面，視情形可省去發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。公告或某些內(nèi)容十分簡(jiǎn)單的公文，視情形可省去事由。

七、主送單位：主要受理公文的機(jī)關(guān)。主送單位名稱應(yīng)當(dāng)用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱，位于正文上方，頂格排印；一律用“四號(hào)”、“仿宋_GB2312”、“加粗”，間距為“0 行、固定值25 磅”。

特別注意請(qǐng)示或報(bào)告類文件，須寫明“主送單位及人員”，如關(guān)于繳納稅款的請(qǐng)示，直接寫“財(cái)務(wù)管理部”，嚴(yán)禁出現(xiàn)“公司領(lǐng)導(dǎo)”字樣。

八、正文：即公文的主體。用來表述公文的內(nèi)容，位于標(biāo)題或者主送機(jī)關(guān)下方；應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，敘述明了；一律用“四號(hào)”、“仿宋_GB2312”間距為“0 行、固定值25 磅（可根據(jù)頁面結(jié)構(gòu)、空間適當(dāng)調(diào)整）”。正文中其他規(guī)定為：

（一）時(shí)間形式按照“二〇一〇年五月一日”的形式，“零”寫為“〇”。

（二）引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后注明文件字號(hào)；或引用文件字號(hào)，省略標(biāo)題亦可。

（三）結(jié)構(gòu)層次序數(shù):第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”，依次類推。

（四）使用計(jì)量單位的應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。

（五）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱；使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。

（六）公文中的數(shù)字，除印發(fā)日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

（七）關(guān)于人員的任命、免職文件按以下規(guī)定，“任命”和“免去”為黑體四號(hào)、頂格書寫；任命和免去的內(nèi)容另起一行空兩格書寫，格式與正文一致。

九、附注：公文如有附注（需要說明的其它事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注；標(biāo)注內(nèi)容用“小四號(hào)”、“宋體”。當(dāng)正文中出現(xiàn)引用制度、規(guī)章名稱時(shí)，出現(xiàn)“（試行）”字樣均采用“小四”“宋體”。

十、附件：公文如有附件,應(yīng)當(dāng)在正文之后、落款之前注明附件名稱和順序。

附件是正文的補(bǔ)充說明部分，要與正文一起裝訂或發(fā)送；正文、附件頁碼分開設(shè)臵。電子版文件或涉及公司保密信息不宜隨文件下發(fā)作為附件的，須標(biāo)注說明；制度辦法等作為附件的，以“第×節(jié)”居中來區(qū)分章節(jié)，以“第×條”作為開端章節(jié)里的內(nèi)容；圖表數(shù)字作為附件的，以方便閱覽、節(jié)約紙張作為制作原則；以固有文件圖片作為附件的，視使用用途和需要，或直接作為附件或縮印、擴(kuò)印、掃描作為附件；其他作為附件的，行文格式須與正文格式相同。附件中帶有公司標(biāo)識(shí)的，應(yīng)參照公司VI 識(shí)別系統(tǒng)執(zhí)行。

十一、發(fā)文機(jī)關(guān)署名：應(yīng)該使用全稱位于正文的右下方，單位名稱處加蓋單位印章，如為個(gè)人則須其本人簽字；聯(lián)合行文主發(fā)單位在前、聯(lián)合部門在后，并依次加蓋印章。原則上單位名稱在落款的第一行，部門名稱在第二行，發(fā)文日期在第三行；行間距均為固定值15磅，第二行與第三行之間須另隔一空行。若無第三行，則第一行與第二行間隔一空行。

十二、成文日期：一般為會(huì)議通過或領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期；聯(lián)合行文，為最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期；印發(fā)文件時(shí)署印發(fā)日期。

十三、印章：須蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日。如正文末頁無空檔，可加上一空白頁注上日期蓋章，并在該頁的左上方頂格標(biāo)明“（此頁無正文）”，字體同正文。

十四、“呈、抄送、發(fā)”單位及人員：指除主送機(jī)關(guān)以外其他需要告知公文內(nèi)容的上級(jí)、平級(jí)、下級(jí)及無隸屬關(guān)系的單位，一般形式有：呈、抄送、發(fā)。

（一）呈：公司級(jí)文件須呈報(bào)董事長(zhǎng)；部門級(jí)文件須呈董事長(zhǎng)、總經(jīng)理，其他主管領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)行文內(nèi)容、目的自行選擇呈送。

（二）抄送：指除主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的平級(jí)。公司級(jí)文件抄送總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)等；部門文件可抄送同級(jí)別 的相關(guān)部門。

（三）發(fā)：指公文的發(fā)送對(duì)象。公司級(jí)文件發(fā)各部門、各公司等，部門級(jí)文件發(fā)各公司或各公司的相關(guān)部門等。

（四）呈、抄送領(lǐng)導(dǎo)的書寫順序按“級(jí)別高排列在前，級(jí)別相同先任命排列在前”的原則確定，同時(shí)任命的職務(wù)相等的領(lǐng)導(dǎo)，按年齡長(zhǎng)幼排序；部門順序按照部門成立的先后或慣例排序。部門級(jí)文件應(yīng)抄送綜合管理辦公室存檔備案。

第十二條 公文用紙為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4 型(長(zhǎng)297 毫米、寬210 毫米)；靠左雙釘側(cè)裝；張貼的公文用紙大小,根據(jù)實(shí)際需要確定。

第四節(jié) 行文規(guī)則

第十三條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重實(shí)效，堅(jiān)持少而精。可發(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長(zhǎng)可短的公文要短。

第十四條 公司各部門無權(quán)對(duì)政府機(jī)關(guān)直接行文，該類行文均應(yīng)以公司的名義，按公司規(guī)定流程審批后印發(fā)。

第十五條 公司內(nèi)行文關(guān)系，應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，職權(quán)范圍外內(nèi)容要有上級(jí)批準(zhǔn)性文件或準(zhǔn)予的依據(jù)。

一、公司可以對(duì)各部門、各公司行文。

二、各部門在其職權(quán)范圍內(nèi)，可以互相行文，可以向各公司、有關(guān)業(yè)務(wù)部門行文。各部門向各公司有關(guān)業(yè)務(wù)部門的行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)發(fā)業(yè)務(wù)部門所在公司。

三、各單位及人員一般不得越級(jí)請(qǐng)示；因特殊情況必須越級(jí)請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄送被越過的上級(jí)單位或領(lǐng)導(dǎo)。

四、公司各部門可以聯(lián)合行文。

五、公司各單位之間對(duì)有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文；如擅自行文,公司有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷。

第十六條 “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一事一文，一般只寫一個(gè)主送領(lǐng)導(dǎo)或單位，如需同時(shí)送其他領(lǐng)導(dǎo)或單位，應(yīng)用抄送形式。

第五節(jié) 發(fā)文管理

第十七條 發(fā)文管理權(quán)責(zé)劃分：

公司級(jí)文件：根據(jù)公司有關(guān)批復(fù)或出具的指導(dǎo)性意見，向各部門、各公司傳達(dá)貫徹公司精神與政策，執(zhí)行執(zhí)委會(huì)等專門委員會(huì)及其他公司級(jí)會(huì)議審議通過的制度及決議、實(shí)施管理措施、指導(dǎo)、布臵和商洽工作等，將由相關(guān)業(yè)務(wù)部門擬稿，通過《文件制訂、修訂評(píng)審表》（參見附件二）經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核，進(jìn)行逐級(jí)簽批。副總經(jīng)理或相關(guān)被授權(quán)人員有權(quán)在其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)簽批公文。文件下發(fā)引發(fā)的責(zé)任由最終簽批人 承擔(dān)。

部門級(jí)文件：用于部門間工作溝通、聯(lián)系業(yè)務(wù)及向下級(jí)單位下達(dá)工作指令等，所發(fā)文件內(nèi)容須與公司的有關(guān)要求及方向保持一致，并由最終簽批人承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。

第十八條 發(fā)文管理指制發(fā)公文的過程，包括擬稿、核稿、會(huì)簽、簽發(fā)、繕印（或編號(hào)、套紅、清稿）、用印（用章）、發(fā)送等程序。

一、擬稿：非公司各部門業(yè)務(wù)范圍的綜合性重要文件，由辦公室負(fù)責(zé)擬稿；凡內(nèi)容屬各部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件，由各部門負(fù)責(zé)擬稿；兩個(gè)及以上單位聯(lián)合行文，由主辦單位負(fù)責(zé)擬稿。

（一）文稿必須符合國(guó)家和地方政府的法律、法規(guī)、方針和政策；符合公司的章程及有關(guān)規(guī)定。

（二）文稿必須情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表達(dá)準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確。

（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。

二、核稿：以公司名義發(fā)文，由公文發(fā)起部門的負(fù)責(zé)人及主管領(lǐng)導(dǎo)核稿；以部門名義發(fā)文，由部門負(fù)責(zé)人核稿；相關(guān)單位聯(lián)合行文，由主辦單位負(fù)責(zé)人核稿。核稿的重點(diǎn)是：內(nèi)容是否符合有關(guān)政策、規(guī)定，與其它有關(guān)公文有無重復(fù)或矛盾；涉及其他單位的問題是否協(xié)商一致；文種使用是否妥當(dāng)；文字表達(dá)是否準(zhǔn)確，格式是否規(guī)范；是否符合行文規(guī)則和擬稿的其它要求。

三、會(huì)簽：聯(lián)合行文情況，由聯(lián)合行文的部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽后，再報(bào)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

四、簽發(fā)：以公司名義行文，由董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、副總經(jīng)理或相關(guān)被授權(quán)人員簽發(fā)；以董事長(zhǎng)、總經(jīng)理名義行文，由其本人簽發(fā)；以公司各部門名義行文，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（無主管領(lǐng)導(dǎo)的由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)）；相關(guān)單位聯(lián)合行文，由主辦單位的主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（主辦單位無主管領(lǐng)導(dǎo)的由另一聯(lián)合行文單位主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，均無主管領(lǐng)導(dǎo)的由主辦單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)）。

（一）經(jīng)董事長(zhǎng)書面授權(quán)同意，專業(yè)事項(xiàng)文件可由被授權(quán)人簽發(fā)。

（二）文稿經(jīng)簽發(fā)后即成定稿，原則上內(nèi)容不得再做修改。若確需修改，需征得簽發(fā)人同意。

（三）書面簽批公文，應(yīng)使用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用鉛筆、彩色筆及圓珠筆等。

五、繕印：以公司名義行文，由辦公室負(fù)責(zé)打印；以各部門名義行文，由各部門負(fù)責(zé)打印；相關(guān)單位聯(lián)合行文，由主辦單位負(fù)責(zé)打印。

六、用章：以公司名義行文，由辦公室負(fù)責(zé)蓋章；以董事長(zhǎng)、總經(jīng)理名義行文，由其本人或印章授權(quán)保管部門用章；以公司各部門名義行文，由各部門加蓋本部門印章；聯(lián)合下發(fā)的公文,聯(lián)合發(fā)文單位均須加蓋印章，印章順序應(yīng)與行文主辦單位順序相吻合，主辦單位順序由左向右依次排列。

七、發(fā)送：以公司名義書面行文，由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送；OA 系統(tǒng)行文，由發(fā)起部門負(fù)責(zé)發(fā)送；以各部門名義行文，由各部門負(fù)責(zé)發(fā)送；相關(guān)單位聯(lián)合行文，由主辦單位負(fù)責(zé)發(fā)送。

（一）公文發(fā)送必須使用《發(fā)文登記表》（附件三）記錄領(lǐng)取人姓名、份數(shù)及時(shí)間。

（二）書面文件裝訂時(shí)，按順序雙面打印，在文件左側(cè)、距文件頂和底三分之一處各裝訂訂書釘一枚，并確保不影響閱讀。

第十九條 發(fā)文辦理時(shí)限：一般文件根據(jù)工作需要、時(shí)效性完成擬稿、核稿；時(shí)效性較強(qiáng)的公文（如會(huì)議紀(jì)要）須在8 工作小時(shí)內(nèi)完成擬稿、核稿。文件簽發(fā)后應(yīng)在1 小時(shí)內(nèi)完成繕印、用印，1 小時(shí)內(nèi)發(fā)送。第二十條 為使發(fā)文有備可查、完善存檔工作，所有以部門名義下發(fā)的正式公文須由簽發(fā)部門保存一份紙質(zhì)文件存檔，公司級(jí)文件及OA 辦公系統(tǒng)存檔由辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)。

第二十一條 公司OA 辦公系統(tǒng)發(fā)文，以本《辦法》為執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)；發(fā)文流程按行文級(jí)別選擇使用。

第六節(jié) 收文管理

第二十二條 收文管理指收到公文后的辦理過程，包括審核、簽收、登記、處理、催辦、歸檔等程序。

一、審核：是指對(duì)文件格式、錯(cuò)別字等初審（僅限于內(nèi)部文件），不符合要求的予以回退、記錄處理。一般由公司或各部門公文收發(fā)員負(fù)責(zé)。

二、簽收登記：簽收是指收到文件后在發(fā)文單位的《發(fā)文登記表》上簽字確認(rèn)，登記是指將收到文件的時(shí)間、發(fā)送人等信息在《收文登記表》（附件四）記錄；一般由公司或各部門公文收發(fā)員負(fù)責(zé)。

（一）按類別建立收文登記表，隨時(shí)發(fā)生隨時(shí)登記，每一年完成一次歸檔。

（二）類別可分為內(nèi)部文件、外來文件，并根據(jù)各部門、各公司實(shí)際情況逐級(jí)細(xì)分。

三、處理：是指對(duì)來文的事項(xiàng)進(jìn)行傳閱（轉(zhuǎn)發(fā)）、請(qǐng)示、處理、落實(shí)等。報(bào)送至公司的文件（包括外部文件）由辦公室填寫《文件處理單》（附件五）逐級(jí)審批處理；報(bào)送至各部門的文件由相關(guān)部門填寫《文件處理單》逐級(jí)審批處理。

（一）對(duì)因內(nèi)容表述不明確、資料不齊備或不具備批示條件的文件，收文部門在說明理由和依據(jù)后有權(quán)拒收、退回。

（二）所收公文均須及時(shí)送單位或部門負(fù)責(zé)人閱示。如遇緊急事件，單位或部門負(fù)責(zé)人出差無法閱辦時(shí)，辦公室應(yīng)電話請(qǐng)示，并根據(jù)其批示轉(zhuǎn)交具體責(zé)任人承辦。

（三）遇承辦人出差或其他情況，在沒有授權(quán)的情況下，所屬承辦單位行政部門應(yīng)在以上規(guī)定時(shí)間內(nèi)電話說明情況，根據(jù)承辦人口頭指示予以轉(zhuǎn)達(dá)，但事后須提請(qǐng)承辦人追加簽字確認(rèn)。如有授權(quán)，則由被授權(quán)人履行職責(zé)。

四、催辦：送領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門辦理的公文，辦公室要負(fù)責(zé)催辦，承辦人或閱件人應(yīng)在限定時(shí)間內(nèi)辦理完畢并反饋辦公室，以備案查閱。當(dāng)辦理事項(xiàng)工作進(jìn)度與時(shí)間不匹配或已到期未完成的，應(yīng)轉(zhuǎn)入專項(xiàng)督查催辦程序。

五、歸檔：是指事項(xiàng)辦理完畢或文件傳閱完畢，文件分門別類按立卷入柜、入庫保管或制作媒體（如光盤、磁盤等）檔案入柜保管。

（一）OA系統(tǒng)行文，除執(zhí)行本《辦法》第二十條相關(guān)規(guī)定外，其他歸檔資料可不必保存紙質(zhì)文件，但須在OA系統(tǒng)上建立文檔目錄并有序歸檔，或以半年期為間隔，另行制作光盤或其他介質(zhì)媒體文檔；但公司級(jí)、部門級(jí)紅頭文件須由公司檔案管理員、部門檔案員分別歸檔紙質(zhì)文件。

（二）歸檔文件資料包括目錄（收文登記表）、公文、發(fā)文登記表、文件處理單等文檔。

（三）目錄臵于存檔資料之前，公文按類別、時(shí)間順序排列。

（四）每年1 月底前完成上一公文資料的整理、存檔工作。第二十三條 公司有明確規(guī)定辦結(jié)時(shí)限要求的公文，按照有關(guān)規(guī)定辦理；無具體辦結(jié)時(shí)限及主送機(jī)關(guān)的，由辦公室按以下規(guī)定辦理： 一、一般公文，辦公室應(yīng)在簽收時(shí)刻起4 個(gè)工作小時(shí)內(nèi)轉(zhuǎn)呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，承辦人須在收到轉(zhuǎn)呈公文后2 日內(nèi)做出批復(fù)（對(duì)下級(jí)的書面請(qǐng)示等批注意見、答復(fù)）。

二、加急公文，辦公室應(yīng)在簽收時(shí)刻起2 小時(shí)內(nèi)轉(zhuǎn)呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，承辦人須在收到轉(zhuǎn)呈公文后一日內(nèi)做出批復(fù)或反饋。

三、特急公文，辦公室應(yīng)在簽收后立刻轉(zhuǎn)呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，承辦人須在收到轉(zhuǎn)呈公文后即時(shí)做出批復(fù)或反饋。

四、領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)后，加急公文和特急公文需即刻反饋來文單位，一般公文應(yīng)在批復(fù)后當(dāng)日予以反饋。

五、對(duì)因報(bào)送內(nèi)容不詳或不符合報(bào)審要求的請(qǐng)示類文件，造成公司領(lǐng)導(dǎo)或主辦部門無法決策、批復(fù)的，審批部門有權(quán)不予批復(fù)，但須在收文一日內(nèi)與報(bào)送單位進(jìn)行溝通，要求其對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充、完善，文件處理流程同時(shí)終止；被要求重新上報(bào)或補(bǔ)充完善的文件，視同文件流程重新發(fā)起，由此造成的工作延誤等相關(guān)責(zé)任由文件呈報(bào)單位承擔(dān)。

第二十四條 考慮到公司實(shí)際情況，公司范圍內(nèi)的往來行文包括但不僅限于該公文種類，對(duì)于公司專有文本如各種審批單、簽閱表等涉及簽批的文件，亦受有關(guān)轉(zhuǎn)呈和辦結(jié)時(shí)限的限制。

第七節(jié) 其他規(guī)定

第二十五條 公文被撤消，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。對(duì)被撤消和被廢止的公文，發(fā)文單位應(yīng)負(fù)責(zé)于一周內(nèi)予以回收、銷毀。OA 辦公系統(tǒng)文件的撤消和廢止受系統(tǒng)軟件限制，一經(jīng)撤回即視為文件撤消，并通過“協(xié)同”對(duì)已簽收的單位、部門進(jìn)行說明。

第二十六條 部門合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理；部門撤銷時(shí)，全部公文應(yīng)交于辦公室管理。工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)將本人暫存、借用的公文移交、退還被調(diào)離部門。

第二十七條 因工作需要接觸到“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文的人員，須嚴(yán)格履行保密責(zé)任和義務(wù)。

第二十八條 機(jī)密公文只能打印一份，發(fā)送“機(jī)密”級(jí)的公文，必須由起草人送有閱文資格的人員即時(shí)簽收閱覽、即時(shí)收回。秘密公文按審閱人數(shù)打印，發(fā)送“秘密”級(jí)的公文，原則上由收文者本人簽收，本人不在時(shí)，可由其指定的專人代收，但必須由有閱文資格的人或其指定人員妥善保管。OA 行文，絕密、機(jī)密類文件需在《文件制定、修訂評(píng)審表》中標(biāo)注，并由公文收發(fā)員單線發(fā)送。

第二十九條 任何人都不得復(fù)印、摘抄“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文。第三十條 各部門保存的沒有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)和辦公室批準(zhǔn)，以一年為期定期銷毀。銷毀公文應(yīng)進(jìn)行登記。

第八節(jié) 罰 則

第三十一條 各級(jí)辦公室負(fù)責(zé)本《辦法》的培訓(xùn)及公文的管理工作，未有效履行職責(zé)的，可由所在公司或上級(jí)辦公室給予警告、通報(bào)、處罰。第三十二條 培訓(xùn)后各部門仍未嚴(yán)格執(zhí)行本《辦法》的，視情節(jié)嚴(yán)重由辦公室提請(qǐng)公司給予警告、通報(bào)、處罰。

第三十三條 發(fā)文部門所發(fā)文件未到辦公室備案、也未及時(shí)提交歸檔的，由發(fā)文部門承擔(dān)責(zé)任。

第三十四條 公文執(zhí)行情況作為各部門、各公司的執(zhí)行力檢查、業(yè)績(jī)責(zé)任書考核事項(xiàng)之一，由辦公室評(píng)價(jià)統(tǒng)計(jì)執(zhí)行情況。

第三十五條 辦公室沒有按規(guī)定時(shí)限轉(zhuǎn)呈而延誤批復(fù)時(shí)限的，或者因公文批復(fù)后辦公室沒有按規(guī)定時(shí)限下發(fā)的，公司將對(duì)責(zé)任人和辦公室負(fù)責(zé)人進(jìn)行處理；除有其他辦結(jié)時(shí)限規(guī)定的公文或者不具備批復(fù)條件的公文外，對(duì)因批辦者原因?qū)е聸]有按規(guī)定時(shí)限進(jìn)行批復(fù)，被請(qǐng)示事項(xiàng)將被默認(rèn)為自動(dòng)生效，由此所導(dǎo)致的一切后果由批辦者負(fù)責(zé)。第三十六條 對(duì)因報(bào)送內(nèi)容不詳或不符合報(bào)審要求的請(qǐng)示類文件，審批部門不予批復(fù)造成文件流程終止的，由文件上報(bào)部門承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。但審批部門未能在收文一日內(nèi)要求對(duì)方補(bǔ)充、完善文件內(nèi)容，導(dǎo)致文件修改滯后的，相關(guān)責(zé)任由審批部門承擔(dān)。

第三十七條 針對(duì)公司下達(dá)的指令性文件或限期完成的工作任務(wù)，對(duì)因執(zhí)行單位工作效率低下、前期工作開展滯后、上報(bào)請(qǐng)示不及時(shí)等原因造成工作延誤、錯(cuò)過最佳辦理時(shí)機(jī)的，公司將根據(jù)實(shí)際情況追究相關(guān)人員的責(zé)任。

第三十八條 本《辦法》中“公文模板”以電子版形式發(fā)放。

第九節(jié) 附 則

第三十九條 各公司在不違背本《辦法》的前提下，可根據(jù)本《辦法》和有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況制定相關(guān)實(shí)施細(xì)則，但須向綜合管理辦公室備案。

第四十條 本《辦法》自發(fā)布之日起生效，最終解釋權(quán)歸綜合管理辦公室。__

第三篇：公司公文管理辦法

〃北京銀河來星科技有限公司

公文管理（暫行）辦法

2011-06-13

一、原則要求

公文管理應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密，手續(xù)簡(jiǎn)便清楚。行政部是公司的公文處理和管理機(jī)構(gòu)，應(yīng)做好公文收發(fā)、分辦、流轉(zhuǎn)、傳遞、打印、用印、立卷、歸檔、銷毀等工作，其它部門按職責(zé)要求應(yīng)積極做好公文擬制、流轉(zhuǎn)和預(yù)歸檔等工作事宜。

二、公文種類

公司常用公文的種類主要包括請(qǐng)示、報(bào)告、決定、決議、通知、通報(bào)、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章條例、意見等，適用范圍如下：

(一)請(qǐng)示：向上級(jí)機(jī)關(guān)或主管部門請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。

(二)報(bào)告：向上級(jí)機(jī)關(guān)或主管部門匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)或主管部門的詢問等用“報(bào)告”。

(三)決定：對(duì)重要事項(xiàng)或重大問題作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員，用“決定”。

(四)決議：經(jīng)過會(huì)議討論通過，并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)用“決議”。

(五)通知：發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)或主管部門的公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理的需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，用“通知”。

(六)通報(bào)：表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況，用“通報(bào)”。

(七)批復(fù)：答復(fù)下屬單位的請(qǐng)示事項(xiàng)，用“批復(fù)”。

(八)函：不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向不相隸屬的有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等，用“函”。

(九)會(huì)議紀(jì)要：記載傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)，用“會(huì)議紀(jì)要”。

(十)規(guī)章、條例：是法規(guī)性文件，需要有關(guān)方面貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。下發(fā)時(shí)用“印發(fā)……條例的通知”。

(十一)意見：對(duì)重要問題提出見解和處理辦法，用“意見”。

二、公文格式

文件一般由秘密等級(jí)、保密期限、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文日期、印章、附注、主題詞、抄報(bào)（送）機(jī)關(guān)、打印人員、校對(duì)人員、印發(fā)份數(shù)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期等部分組成。

(一)涉及公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)由承辦單位標(biāo)注秘密等級(jí)和保密期限。秘密等級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”，其中“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。標(biāo)識(shí)密級(jí)等級(jí)時(shí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第一行，兩字中間空一格；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第一行，秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開。

(二)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱；聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)排列在前。

(三)發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)構(gòu)成。字號(hào)位置在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空兩行處，用3號(hào)仿宋體字，居中排列（上行文除外）；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年代應(yīng)用全稱，用六角括號(hào)“[ ]”括入；序號(hào)不編虛位，例如，銀河來星[2011]001號(hào)；聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。

1.總公司和總公司各部門編發(fā)的文件代字分別為：

⑴公司發(fā)文銀河來星

⑵公司工會(huì)發(fā)文銀河來星工

⑶行政部發(fā)文

⑷財(cái)務(wù)部發(fā)文銀河來星行銀河來星財(cái)

其他部門發(fā)文以此類推(下同)。

2.在直轄市、省成立的分公司分別以直轄市、省份的簡(jiǎn)稱作為代字，具體格式為：

⑴上海分公司銀河來星滬

⑵天津分公司銀河來星津

3.設(shè)立在其他城市的分公司以該城市所在省份的簡(jiǎn)稱加該城市名稱的簡(jiǎn)稱作為代字，具體格式為：

⑴深圳分公司銀河來星粵深

⑵廈門分公司銀河來星閩廈

(四)上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人，發(fā)文字號(hào)居左空一字，簽發(fā)人姓名居右空一字；簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。其中，“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人姓名、電話。

(五)公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)完整、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要，用2號(hào)宋體并加黑居中書寫。

(六)公文的主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。書寫位置在標(biāo)題下空一行左側(cè)頂格處，用3號(hào)字仿宋體，主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。

(七)正文內(nèi)容每一段落起始應(yīng)居左空二字，用3號(hào)仿宋字體，段落間距用

1.5倍行距。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)符合下列規(guī)范，第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次敘述和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其余應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

（八）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之下（間隔一行，空兩格）、成文日期之上加附件說明，標(biāo)明附件順序和名稱。附件應(yīng)當(dāng)在用印頁之后另起頁，并與正文裝訂在一起。

（九）成文日期，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。成文日期置于正文或附件說明末隔行處、居右空二字，用3號(hào)仿宋字體。

（十）公文除以“會(huì)議紀(jì)要”和以電子郵件形式下發(fā)的公文以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文，蓋印的位置一般應(yīng)上距正文2mm-4mm，以端正、居中、下壓成文時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。當(dāng)聯(lián)合行文需要加蓋兩個(gè)以上印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開，左右各空7字；主送機(jī)關(guān)印章在前；印章均壓成文時(shí)間；印章之間互不相交或相切，但相距不超過3mm。

（十一）附注（如“此件發(fā)至**處”等）應(yīng)當(dāng)用3號(hào)仿宋體字，居左空兩字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。

（十二）主題詞置于公文末頁抄送欄之上，詞目之間應(yīng)當(dāng)有一字間隔。公文的主題詞一般不超過5個(gè)。標(biāo)引順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)反映公文內(nèi)容的類屬詞，最后標(biāo)反映公文形式的文種詞。（主題詞表見附件一）。主題詞用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)，詞目用3號(hào)宋體字并加黑，詞目之間空一字。

（十三）抄報(bào)、抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。公文如有抄報(bào)（送），在主題詞下一行，左空一字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)。抄送機(jī)關(guān)間空一字間隔，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊。

（十四）打印人員、校對(duì)人員及印發(fā)份數(shù)，位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下），占1行位置，用3號(hào)仿宋字體。

（十五）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期，位于打印、校對(duì)人員及印發(fā)份數(shù)之下，占1行位置，用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)時(shí)間以公文印制的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。（十六）文字從左至右橫寫、橫排。一般每面排22行，每行排28個(gè)字。（十七）公文排版要求整篇內(nèi)容為偶數(shù)頁，即保證最后主題詞等務(wù)必落在偶數(shù)頁面上，若此頁無正文內(nèi)容，則在此頁第一行左空二字加圓括號(hào)標(biāo)明“此頁無正文”。

（十八）印章務(wù)必落在成文日期處。當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得落在標(biāo)識(shí)“此頁無正文”的頁面。

（十九）頁碼，用4號(hào)半角阿拉伯?dāng)?shù)碼居中標(biāo)識(shí)。

三、行文規(guī)則

（一）以總公司及總公司各部門名義編發(fā)的文件，統(tǒng)一由總公司行政部辦理，以各分支機(jī)構(gòu)名義編發(fā)的文件，由各分支機(jī)構(gòu)行政管理部門辦理。

（二）公文材料除綜合性報(bào)告外，執(zhí)行一文一事原則。向上級(jí)請(qǐng)示，主送一個(gè)上級(jí)單位，如涉及兩個(gè)以上的，用主送和抄報(bào)辦法。一般不得越級(jí)請(qǐng)示，一切行文（包括信息簡(jiǎn)報(bào)類）不直接送交領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人及有關(guān)部門，應(yīng)經(jīng)行政部登記后遞送。

（三）公文用紙一般為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm）。

（四）向公司外呈送的文件，應(yīng)向主送單位報(bào)送3份，公司內(nèi)部無論是文件還是簡(jiǎn)報(bào)，均報(bào)送1份。

四、公文辦理

公文辦理分為收文辦理、發(fā)文辦理、簽報(bào)辦理和內(nèi)部工作聯(lián)系單辦理四類。

(一)收文辦理。一般包括簽收、審核、登記、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、傳閱等。

1.公司收文統(tǒng)一由行政部文秘人員收辦，除寫明親啟件外，均由行政部文秘人員拆封。

2.收到下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的公文，文秘人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由該機(jī)關(guān)主辦、是否符合行文規(guī)則、公文格式是否規(guī)范等。文件存在嚴(yán)重失誤

或嚴(yán)重不規(guī)范應(yīng)當(dāng)退回修正后重報(bào)。

3.審核后的文件，應(yīng)當(dāng)于收文當(dāng)日登記、編號(hào)，及時(shí)送行政部負(fù)責(zé)人閱批。事務(wù)性便函、通知、請(qǐng)柬等可直接分送有關(guān)人員辦理。

4.根據(jù)行政部負(fù)責(zé)人的批注意見，由文秘人員分送給公司領(lǐng)導(dǎo)閱示或有關(guān)部門辦理。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門應(yīng)于2個(gè)工作日內(nèi)閱畢（出差等特殊情況除外）。

5.凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示，要求執(zhí)行或落實(shí)的文件，由行政部統(tǒng)一登記、傳遞，由承辦部門簽收并落實(shí)。

6.已送領(lǐng)導(dǎo)閱批或交各部門辦理的公文，行政部負(fù)責(zé)檢查、催辦，及時(shí)掌握公文的流轉(zhuǎn)和處理情況，防止漏辦、積壓或延誤。

7.根據(jù)批辦要求需傳閱和傳達(dá)的文件，按照傳閱和傳達(dá)的范圍由文秘人員組織分批或逐人傳閱，閱后簽字。

8.處理完畢的公文先分類歸檔，年底組卷存檔。

(二)發(fā)文辦理。一般包括擬稿、核稿、簽發(fā)、登記編號(hào)、繕制、校對(duì)、封發(fā)、立卷、歸檔等。

1.草擬公文文稿，一般由經(jīng)辦部門執(zhí)行，兩個(gè)以上部門的聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)由相關(guān)部門協(xié)商指定專人擬稿。

2.任何發(fā)文必須經(jīng)承辦部門負(fù)責(zé)人核稿并簽字后交行政部審核合格后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。總公司發(fā)文，由公司主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)；職能部門發(fā)文，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；各分支機(jī)構(gòu)發(fā)文，由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

3.文稿經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審改簽發(fā)后，不得隨意修改，如必須修改，須經(jīng)原簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)同意并復(fù)審。

4.各級(jí)發(fā)文由各級(jí)行政部門統(tǒng)一登記編發(fā)文號(hào)，統(tǒng)一安排打印。校對(duì)由擬稿部門負(fù)責(zé)，確認(rèn)無誤后，注明校對(duì)人的姓名。

5.文件的遞送渠道分為電子郵件發(fā)送、傳真發(fā)送和原件發(fā)送。

6.凡文種為通知（有關(guān)人事的通知除外）、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要以及轉(zhuǎn)發(fā)文件類的公文，由行政部指定電子郵箱發(fā)送至收文單位或部門的指定電子郵箱，此類文件視同加蓋公章發(fā)送的公文，不再另行下發(fā)紙制公文。各部門須指定專（兼）職文秘人員負(fù)責(zé)指定電子郵箱中的文件收發(fā)、流轉(zhuǎn)和回復(fù)工作，保證信息暢通。

7.除上述文種以外的其他公文，以原件發(fā)送。但請(qǐng)示類公文，可以傳真形式發(fā)送，不需郵寄原件。

8.發(fā)文原稿連同印制好的文件一并由行政部文秘人員留存，文秘人員應(yīng)認(rèn)真檢查文件材料是否完整、齊全，手續(xù)是否完備，檢查無缺后，收存歸卷。

(三)簽報(bào)辦理。各職能部門呈報(bào)總經(jīng)理辦簽批的報(bào)告，一律用公司統(tǒng)一的“北京銀河來星科技有限公司內(nèi)部工作簽報(bào)”。

(四)內(nèi)部工作聯(lián)系單辦理。公司各職能部門之間、各機(jī)構(gòu)之間的日常業(yè)務(wù)聯(lián)系，一律采用“北京銀河來星科技有限公司內(nèi)部工作聯(lián)系單”統(tǒng)一辦理。

不編排收發(fā)文號(hào)的公司內(nèi)部的正式文字材料，此類材料包括領(lǐng)導(dǎo)講話、報(bào)告、工作計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、合同、協(xié)議。外出開會(huì)、活動(dòng)中帶回的文件材料，也應(yīng)按常規(guī)交行政部文秘人員登記、編號(hào)，作收文處理。

五、公文督辦

公司各級(jí)行政文秘人員是代表公司督促各部門對(duì)公司各項(xiàng)決策、重要工作等落實(shí)的督辦人員。其主要職能是，按要求督辦檢查，了解和反饋各類決策的落實(shí)情況、落實(shí)過程中存在的問題和薄弱環(huán)節(jié)，有針對(duì)性的提出解決意見和建議，保證政令暢通。

附件：1．銀河來星公文主題詞匯總

2.北京銀河來星科技有限公司收文登記簿

3.北京銀河來星科技有限公司發(fā)文登記簿

4.北京銀河來星科技有限公司擬文流轉(zhuǎn)單(模版）

5.北京銀河來星科技有限公司收文流轉(zhuǎn)單(模版）

６.北京銀河來星科技有限公司內(nèi)部工作聯(lián)系單

７.銀河來星工作簽報(bào)(模版）

8.北京銀河來星科技有限公司紅頭（上行文模版）

9.北京銀河來星科技有限公司紅頭（下行文模版）

10．北京銀河來星科技有限公司便箋、便函（模版）

第四篇：公司公文處理管理辦法

公文處理辦法

第一章總則

第一條 為使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，特制定本辦法。

第二條 公司的公文是公司實(shí)施有效管理的公務(wù)文書，是上呈下達(dá)，用以傳達(dá)貫徹公司領(lǐng)導(dǎo)的意圖和決策，發(fā)布規(guī)章，請(qǐng)示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。

第三條 公司總經(jīng)辦是公司公文處理工作的管理機(jī)構(gòu)，主管公司公文處理工作。

第四條 各部門需指定專人負(fù)責(zé)部門的公文處理工作。所指定人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，具備有關(guān)專業(yè)知識(shí)。

第五條 在公文處理工作中，必須嚴(yán)格遵守《保密工作管理制度》，確保公司秘密的安全。

第二章公文種類

第六條 公司的公文種類主要包括。

（一）條例：由公司制定或批準(zhǔn)，規(guī)定公司重大事項(xiàng)或某一方面工作等，帶有規(guī)章制度性質(zhì)；

（二）規(guī)定：對(duì)特定范圍內(nèi)的工作、業(yè)務(wù)及其他事務(wù)制定帶有約束性的措施：

（三）制度：在一定時(shí)期，對(duì)一定范圍的工作實(shí)行的慣例性做法；

（四）通知：發(fā)布規(guī)章制度，傳達(dá)公司領(lǐng)導(dǎo)指示及要求各所屬部門周知、辦理或執(zhí)行的事項(xiàng)，人事任免、調(diào)動(dòng)及

其他事務(wù)性內(nèi)容的傳達(dá)；

（五）通報(bào)：表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要事項(xiàng)或情況；

（六）請(qǐng)示：下級(jí)向上級(jí)就某一問題或事項(xiàng)請(qǐng)求指示與批準(zhǔn)；

（七）報(bào)告：下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級(jí)的詢問；

（八）批復(fù)：對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)予以答復(fù)；

（九）會(huì)議紀(jì)要：記載和傳達(dá)會(huì)議情況及主要議定事項(xiàng)；

（十）函：同級(jí)或與業(yè)務(wù)往來單位相互之間商洽工作，資詢答復(fù)問題，向政府有關(guān)部門提出請(qǐng)示等。

第三章公文辦理

第七條 公文一般由發(fā)文部門、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送部門、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送部門等部分組成。

第八條 發(fā)文時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的時(shí)間為準(zhǔn)。

第九條 公文辦理分為收文和發(fā)文。

第十條 收文辦理一般包括簽收登記、分發(fā)傳閱、收回存檔、銷毀等程序。上級(jí)文件收文基本流程從“總經(jīng)辦前臺(tái)登記、附收文”開始發(fā)起，然后到 “總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人審核”環(huán)節(jié)，提出意見，并決定是否要公司領(lǐng)導(dǎo)批示，和相關(guān)部門承辦，如果需要?jiǎng)t指出要哪些公司領(lǐng)導(dǎo)批示，哪些部門承辦，然后遞交給前臺(tái)。前臺(tái)根據(jù)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人的意見遞交到 “公司領(lǐng)導(dǎo)傳閱批示”環(huán)節(jié)，或“相關(guān)部門審核承辦”環(huán)節(jié)；如果到“公司領(lǐng)導(dǎo)傳閱批示”環(huán)節(jié)，則由公司領(lǐng)導(dǎo)處理，然后再遞交給前臺(tái)，如果到“相關(guān)部門審核承辦”環(huán)節(jié)，則由指定的部門處理，然后再遞交給前臺(tái)，全部處理完后最后由前臺(tái)歸檔，至此收文流程結(jié)束。

第十一條 到部門的公司內(nèi)部公文簽收部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)。簽收時(shí)須對(duì)來件嚴(yán)格檢查，明確無誤后方可簽字。第十二條 收文拆封后應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn)，按內(nèi)部或公開文件分類登記，注明收文日期、標(biāo)題（簡(jiǎn)要內(nèi)容）、來文單位、密級(jí)等并編號(hào)。

第十三條 發(fā)文處理包括:擬稿、會(huì)簽、核稿、簽 發(fā)、編號(hào)、打印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)等環(huán)節(jié)。

第十四條 擬稿。就是草擬文件的初稿，經(jīng)辦人按公司規(guī)定格式草擬（具體格式見附件）。這是發(fā)文處理的第一道程序，是關(guān)系到文件質(zhì)量的基礎(chǔ)工作，必須十分認(rèn)真細(xì)致。

第十五條 會(huì)簽。各職能部門需以公司名義發(fā)文時(shí)，部門負(fù)責(zé)人在公文稿紙“審核”欄簽字；凡涉及到其他有關(guān)部門事宜，要事先與有關(guān)部門會(huì)簽，審核或會(huì)簽后送總經(jīng)辦。

第十六條 核稿。部門主管副總即對(duì)文件草稿進(jìn)行審核。由總經(jīng)辦的負(fù)責(zé)人在草稿未送總經(jīng)理審批之前，依據(jù)公文的基本要求，對(duì)草稿的體式、內(nèi)容等進(jìn)行全面的審核。

第十七條 簽發(fā)。簽發(fā)是公司總經(jīng)理對(duì)文稿的最后審批，文件草稿經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后，即成為最后定稿，文件據(jù)此生效。

第十八條 編號(hào)。文稿經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后，要進(jìn)行編號(hào)登記，防止發(fā)文混亂。編號(hào)應(yīng)按公文格式編排，一般包括發(fā)文代字、發(fā)文年號(hào)和該發(fā)文序號(hào)三部分組成，如，中聯(lián)嘉業(yè)（××××）第×號(hào)。

第十九條 打印。即對(duì)經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后的文稿進(jìn)行印制，在印制過程中，必須做到：

1、必須以經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后的定稿為依據(jù)，忠于原稿，不得隨意改動(dòng)，確需改動(dòng)的要報(bào)經(jīng)簽發(fā)人批準(zhǔn)。

2、注意排版藝術(shù)，版面的安排要美觀大方、賞心悅目。

3、注意保密，文印人員不得讓別人隨便翻閱文稿。對(duì)印制的底板、清祥、廢頁也要管理好，防止泄密。

第二十條 校對(duì)。校對(duì)是文件制發(fā)過程中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。要堅(jiān)持三校制度。一校由起草者進(jìn)行。二校由核稿人員進(jìn)行，三校最好由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人進(jìn)行。校對(duì)時(shí)要以文件定稿為基準(zhǔn)，進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)地校對(duì)，連標(biāo)點(diǎn)符號(hào)也不能放過，把住文件制發(fā)的最后一關(guān)。

第二十一條 用印。即在制成的公文上加蓋機(jī)關(guān)印章，這是公文生效取信的憑證。用印要做到端正、清晰、位置恰當(dāng)，即所謂“上不壓正文，下要騎年蓋月”。

第二十二 分發(fā)。發(fā)放文件時(shí)，必須建立發(fā)文登記簿，嚴(yán)格履行收文人簽字手續(xù)，保證文件發(fā)放不出差錯(cuò)第二十三條 因業(yè)務(wù)需要查閱某文件須經(jīng)總經(jīng)辦同意，必要時(shí)須報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。涉及密級(jí)文件，按照《保密工作

管理制度》。

第二十四條 密級(jí)高的文件，應(yīng)鎖在保險(xiǎn)柜內(nèi)，不得鎖在辦公桌抽屜內(nèi)過夜。

第二十五條 公司正式文件須經(jīng)公司總經(jīng)理簽發(fā)。凡涉及資金轉(zhuǎn)移、資金挪用等重要事宜且需急辦的，由財(cái)務(wù)部經(jīng)

理電話請(qǐng)示總經(jīng)理經(jīng)同意后，方可簽發(fā)。

第二十六條 公司正式文件的撰寫、制發(fā)由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)。

第二十七條 各部門以公司名義上報(bào)或下發(fā)的業(yè)務(wù)性文件，需將打印稿送總經(jīng)辦審核后制文，按上條規(guī)定簽發(fā)。第二十八條 各部門在本身職能和工作范圍內(nèi)下發(fā)的業(yè)務(wù)性通知，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，可以自己名義發(fā)出，但應(yīng)送總

經(jīng)辦進(jìn)行文字審核與歸檔。

第二十九條 會(huì)議通知、轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)文件的通知、一般性或臨時(shí)性工作安排等事宜的通知，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意，以總

經(jīng)辦名義發(fā)出。

第三十條 發(fā)文的密級(jí)按《保密工作管理制度》有關(guān)規(guī)定確定。

第四章公文歸檔和銷毀

第三十一條 公文辦理完畢，應(yīng)及時(shí)將公文定稿（包括領(lǐng)導(dǎo)的修改或批示稿）、正本和有關(guān)材料立卷歸檔至總經(jīng)辦。第三十二條 調(diào)取、查閱存檔公文須經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

第三十三條 沒有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒別和總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以定期銷毀。銷毀秘密文件，應(yīng)當(dāng)

進(jìn)行注銷登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。

第五章附則

第三十四條公司其它有關(guān)公文處理的規(guī)定，凡與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。

第五篇：公司外來文件公文管理辦法

公司外來文件公文管理辦法

第一章 總 則

第一條 為使外發(fā)文件和外來公文的管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文管理的效率和質(zhì)量，特制定本辦法。

第二條

本辦法適用于XX公司，各分（子）公司按照此辦法執(zhí)行。

第三條

辦公室為XX公司公文處理部門，其中負(fù)責(zé)外發(fā)文件復(fù)核和外來公文收文辦理工作。

本辦法中所稱的外發(fā)公文，指公司發(fā)送給政府以及其他社會(huì)組織的公告、通告、通知、批復(fù)、意見、函等。發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、核稿、審核、編號(hào)、繕印、用印、登記、存檔、分發(fā)等程序。

本辦法中所稱的外來公文，指政府以及其他社會(huì)組織發(fā)送給公司的公告、通告、通知、通報(bào)、批復(fù)、意見、函等。收文辦理指對(duì)收到的公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第四條 公文管理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。

第二章 外發(fā)公文管理

第五條

外發(fā)文件依據(jù)內(nèi)容重要程度，分別采用公司紅頭文件紙（附件1）或帶有公司標(biāo)志的信紙（附件2）形式印發(fā)。

第六條 外發(fā)文件格式要求：

（一）公文標(biāo)題：字體使用二號(hào)方正小標(biāo)宋簡(jiǎn)體，加粗；分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。

（二）正文：使用三號(hào)仿宋體字；落款位置右縮進(jìn)兩格，日期為全角中文；排序?qū)哟我来螢椤?/p>

一、”“

（一）”“

1、”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注；左側(cè)裝訂。

(三)附件：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：

1、XXXXX”）。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。

（四）成文日期中的數(shù)字：用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。

（五）文內(nèi)若使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。

第七條 公司所發(fā)各類正式公文實(shí)行統(tǒng)一管理，使用統(tǒng)一格式、編號(hào)，行文要求規(guī)范準(zhǔn)確。草擬公文應(yīng)做到：

（一）符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。

（二）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，簡(jiǎn)明扼要。

（三）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。

第八條 發(fā)文由發(fā)文部門按照規(guī)定格式要求草擬好文稿，填寫《XX公司外發(fā)文件處理單》（附件3），送部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人審批。

第九條 公文正式印制前，將《XX公司外發(fā)文件處理單》和外發(fā)文稿送至辦公室行政文秘組進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核重點(diǎn)：審批手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核，如無需修改可直接登記、編號(hào)、蓋章、歸檔；如需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序返回修改。

第四章 外來文件管理

第十條 外來文件辦理主要包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第十一條

擬辦

對(duì)于公司所有來文（包括部門及個(gè)人所收取的各類來文），由辦公室行政事務(wù)組按文件內(nèi)容和緩急程度填好《XX公司外來公文收文處理單》（附件4），辦公室負(fù)責(zé)人提出擬辦意見，上報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批。具體程序如下：

（1）對(duì)于一般性文件，由辦公室負(fù)責(zé)人提出擬辦意見，報(bào)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人閱批。

（2）對(duì)于重要性文件，由辦公室負(fù)責(zé)人提出擬辦意見，經(jīng)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人審閱后，報(bào)總經(jīng)理閱批。

第十二條 批辦時(shí)限

辦公室負(fù)責(zé)專人根據(jù)文件要求的時(shí)限在收文處理單上標(biāo)明緩急程度，并隨時(shí)了解文件去向。

（一）一般文件應(yīng)于文件送達(dá)之日起2個(gè)工作日內(nèi)閱批。

（二）急件應(yīng)于文件送達(dá)當(dāng)日內(nèi)閱批。

（三）特急件應(yīng)隨送隨閱批。第十三條 承辦

辦公室行政事務(wù)組按相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批示，將文件送達(dá)有關(guān)部門辦理。承辦部門應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，及時(shí)辦理不得延誤。承辦人辦結(jié)后，在收文處理單上填寫辦結(jié)反饋情況。

第十四條 催辦

辦公室行政事務(wù)組按規(guī)定的時(shí)間提前向承辦部門詢問辦理結(jié)果，以保證公文及時(shí)辦理完畢。

第十五條 發(fā)給公司但未寫明具體收件人姓名及部門的信件，統(tǒng)一由辦公室商務(wù)中心登記后，交由辦公室行政事務(wù)組負(fù)責(zé)處理。

第四章 附則

第十六條 本制度由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。第十七條 本制度自頒布之日起執(zhí)行。

附件：

1、XX公司外發(fā)文件紅頭模板

2、XX公司外發(fā)文件信紙模板

3、《XX公司外來公文收文處理單》

4、《XX公司外發(fā)文件處理單》

二〇一四年十一月三十一日