第一篇：公司公文一般格式

公司公文一般格式

參閱幾份有關公司公文格式的資料，其所擬的格式各有千秋，莫衷一是。甚感茫然。汲取他們的長處，初擬本公司公文格式，以便本公司今后在制作文件時有一個統一的格式。

一、公文用紙及版面規格

采用A4紙。頁邊距離：上3.7cm, 下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm, 每頁22行，每行28字。

二、秘密等級和保密期限（或緊急程度）

用3號宋黑體字，頂格標識在版心右上角第一行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

三、文頭字體（離版頭宋體三號空兩行）

大號黑體字、黑變體字或標準體、宋體字套色（一般為紅色，文件紙已印刷）

四、發文字號，發文字號由發文機關代字、年份、序號三部分組成。

代字：發文機關名稱極度簡縮；

年份（年度），用阿拉伯數字寫全，外加六角括號“﹝ ﹞” 序號，不加“第”字，也不加“0”。用3號仿宋體，居中，離文件頭宋體字兩行。

五、簽發人

“簽發人”3字后標全角冒號，用3號仿宋體，簽發人姓名用3號楷體居右空1字標識，與發文字號在同一行（這時發文字號應移到左邊）。

六、公文標題

用小二號黑宋體。離發文字號下空2行，居中排布。

七、主送機關

在標題下空1行，用3號仿宋體，左側頂格標識，后標全角冒號。

八、正文

在主送機關之下左空2字，用3號仿宋體標識，回行頂格。

九、附件

用3號仿宋體字，離正文空一行；左空2字標識，“附件”后標全角冒號；若有序號，用3號阿拉伯數字標識，序號與附件名稱之間用圓點隔開；附件名稱后不加標點符號。

十、成文時間和印章

單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間。成文時間離附件空3行，右空4字，為仿宋3號字，成文時間用漢字，“零”應寫為“〇”； 加蓋印章應“上不壓正文，下壓日期”，即上弧距正文2mm～4mm，端正、居中，下壓成文時間，印章用紅色。

當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上； 當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。

若要署發文機關名稱的，則離附件空2行，在成文日期之上。若名稱比成文日期短，則居日期中間；若比日期長，則首字比成文日期左移2字。

十一、附注

公文如有附注，在成文時間下空一行，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識

十二、主題詞

“主題詞”用3號黑宋體字，居左頂格標識，后標全角冒號，詞目用3號宋體字；詞目之間空1字，不加標點符號。（主題詞編寫有規定，另編）

十三、抄送機關

如有抄送機關，一般用3號仿宋體字。在主題詞之下，居左空1字；“抄送”二字后加全角冒號，抄送機關較多，回行時與上一行的抄送機關對齊，抄送機關間要用逗號隔開，最后一個抄送機關后標句號，可以防止私加抄送機關或變造公文。

既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。編排方法同抄送機關。

十四、印發機關和印發時間

印發機關和印發日期標注在抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占1行位置。印發機關左空1字，印發日期右空1字。印發機關如果字數太多，可以自行簡化。印發日期要用阿拉伯數碼標識。

十五、版記

版記應置于公文最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行

版記中各要素之下均加一條分隔線，分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35 mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25 mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

十六、頁碼

用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距離版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。

第二篇：2015最新公司紅頭文件公文

湖北xx建設工程有限公司文

件

xx〔2015〕1號

關于任命公司主要管理人員的通知

各部門：

為了適應公司發展需求，經公司研究決定，作如下人事任免：任命xxx同志為公司總經理，全面負責公司工作；xxx同志為總工程師,負責工程部工作；xxx同志為安全生產領導小組辦公室主任，分管安全工作；xxx同志負責財務部工作；xxx同志為公司辦公室主任。

特此通知。

湖北xx建設工程有限公司

2015年3月2日

第三篇：公司公文管理辦法

公文管理辦法

第一節 總 則

第一條 為提高公司的公文質量和辦結效率，實現公文管理工作的規范化、制度化及標準化，綜合管理辦公室結合公司實際，特制定《公文管理辦法》（以下簡稱《辦法》）。

第二條 本《辦法》適用于000有限公司（以下簡稱公司）及下屬各分子公司（以下簡稱各公司）。

第三條 公文是指公司在經營管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的公務文書，是傳達貫徹公司精神與政策，發布規章制度，實行管理措施，請示、答復問題，指導、布臵和商洽工作，報告情況及交流經驗的重要工具。使用OA 等辦公軟件行文的，審批流程及辦文要求等均遵循本《辦法》規定。

第四條 公文管理包括公文的擬發、收文、辦理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

第五條 公文必須堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

第六條 各級辦公室（以下簡稱辦公室）是公司公文處理的管理機構。公司綜合管理辦公室負責指導各部門、各公司的公文管理工作。第七條 公文中公司對外、內的簡稱均按以下規范執行。

第八條 公文處理必須嚴格執行國家的保密法規及公司的有關規定，確保國家秘密安全和公司利益不受損害。

第二節 公文種類

第九條 公司的公文種類主要有：命令（令）；提案；決定；指示；公告、通告；通知；通報；報告；請示；批復；函；會議紀要，簡報；意見等。

一、命令（令）：適用于頒布重要規章、制度和管理辦法；采取重大強制性行政措施；任免、獎懲有關人員；撤銷各部門及各公司不適當的決定。

二、提案：又稱議案，是有提案權的組織或個人提交會議討論的方案、建議。適用于各級部門按照程序向同級辦公會、專項委員會、專題會或者各公司向上一級辦公會、專題會提請審議事項；適用于有提案權的人員按程序向同級董事會提請審議事項。

三、決定：適用于對重要事項或重大行動做出安排；任免有關人員；獎懲有關單位及人員；變更或者撤銷下級單位不適當的決定事項。

四、指示：適用于對公司各部門、各公司布臵工作，闡明經營管理活動的指導原則和要求的下行文。

五、公告：適用于向公司內外宣布重要事項。

六、通告：適用于在公司所轄范圍內公布應當遵守或者周知的事項，通告主要用于有關單位開展業務工作需要。

七、通知：適用于轉發政府機關及公司股東大會、董事會的公文，批轉各部門、各公司的公文；發布規章；傳達要求各部門、各公司辦理和有關單位需要周知或共同執行的事項。

八、通報：適用于公司內部表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或交流重要情況。

九、報告：適用于向上級組織機構匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級組織機構的詢問。

十、請示：適用于向上級組織機構就有關事項請求指示、批準。

十一、批復：適用于答復下級單位或人員的請示事項。

十二、函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題。

十三、會議紀要：適用于記載和傳達會議情況和議定事項。

十四、簡報：適用于上下級、平級之間互通情況、反映問題、交流經驗、傳遞信息。

十五、意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

第十條 發文機關根據工作實際確定公文文種，不確定的可向辦公室咨詢。

第三節 組成及格式

第十一條 公文一般由版頭、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送單位及人員、正文、附注、附件、發文機關署名和日期、印章、抄送單位及人員等部分組成（參見附件一“公文模板”）。此處主要以紅頭文件為闡述對象，其他種類公文參照紅頭文件。

一、版頭:由發文單位全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成，并用套紅大字居中，印在公文首頁上中部，字體為楷體55 號，行間距為60 磅；聯合行文，主辦單位應當排列在前，字體為楷體40 號，“文件”二字字體為50 號。可根據單位名稱字數適當調整字體寬度和字間距。

二、秘密等級：公文須設秘密等級。秘密等級分為“機密”、“秘密”、“普通”，秘密等級標注在文件版頭右上方頂格位臵。文件秘密等級，由發文單位根據文件內容確定。OA 行文，秘密等級須在系統送文單中標明。

（一）機密：指所涉內容只能由收文者本人知曉的公文。

（二）秘密：指所涉內容不能向無關人員透露的公文。

（三）普通：指所涉內容可在公司內傳達的公文，但不可擅自對公司以外公布。

三、緊急程度：對公文送達和辦理的時間要求。緊急文件應當分別標明“特急”、“加急”。特急公文，是指事關重大而又十分緊急，要求以最快的速度形成、運轉和辦理的公文。

加急公文，是指涉及重要工作需要急速形成、運轉和辦理的公文。常規公文，是指可以按正常速度形成、運轉和辦理的公文。但常規公文也要及時辦結。

緊急程度標注在版頭右側秘密等級垂直下方位臵。收文部門收到特急文件后，須立即轉呈收文人，不可延誤。非特急、加急文件，此處標示可省略，收文部門按正常要求時限傳遞。OA 行文，緊急程度須在系統送文單中標明。

四、發文字號：包括單位代字、部門代字、年份、序號，標注于版頭下方居中或者左下方；聯合行文只需標明主辦單位發文字號。發文字號排序原則上所屬單位簡稱位于年份前，部門代字、文種依次位于年份后。部門代字原則上以第一個字作為簡稱，會議紀要以“會”字作為簡稱。

五、簽發人：公司（或部門）下發帶有版頭的正式公文應當在發文字號右側標注“簽發人”，“簽發人”后面標注簽發人姓名。

六、公文標題：由發文機關名稱、公文主題和文種組成；應當準確簡要地概括公文的主要內容；標題中除制度、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號；一律用“二號”、“黑體”、“加粗”，間距為“自動、固定值36 磅”。

構成標題的三個方面，視情形可省去發文機關名稱。公告或某些內容十分簡單的公文，視情形可省去事由。

七、主送單位：主要受理公文的機關。主送單位名稱應當用全稱或者規范化簡稱，位于正文上方，頂格排印；一律用“四號”、“仿宋_GB2312”、“加粗”，間距為“0 行、固定值25 磅”。

特別注意請示或報告類文件，須寫明“主送單位及人員”，如關于繳納稅款的請示，直接寫“財務管理部”，嚴禁出現“公司領導”字樣。

八、正文：即公文的主體。用來表述公文的內容，位于標題或者主送機關下方；應簡明扼要，敘述明了；一律用“四號”、“仿宋_GB2312”間距為“0 行、固定值25 磅（可根據頁面結構、空間適當調整）”。正文中其他規定為：

（一）時間形式按照“二〇一〇年五月一日”的形式，“零”寫為“〇”。

（二）引用公文應先引標題，后注明文件字號；或引用文件字號，省略標題亦可。

（三）結構層次序數:第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”，依次類推。

（四）使用計量單位的應當使用國家法定計量單位。

（五）文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱；使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

（六）公文中的數字，除印發日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

（七）關于人員的任命、免職文件按以下規定，“任命”和“免去”為黑體四號、頂格書寫；任命和免去的內容另起一行空兩格書寫，格式與正文一致。

九、附注：公文如有附注（需要說明的其它事項），應當加括號標注；標注內容用“小四號”、“宋體”。當正文中出現引用制度、規章名稱時，出現“（試行）”字樣均采用“小四”“宋體”。

十、附件：公文如有附件,應當在正文之后、落款之前注明附件名稱和順序。

附件是正文的補充說明部分，要與正文一起裝訂或發送；正文、附件頁碼分開設臵。電子版文件或涉及公司保密信息不宜隨文件下發作為附件的，須標注說明；制度辦法等作為附件的，以“第×節”居中來區分章節，以“第×條”作為開端章節里的內容；圖表數字作為附件的，以方便閱覽、節約紙張作為制作原則；以固有文件圖片作為附件的，視使用用途和需要，或直接作為附件或縮印、擴印、掃描作為附件；其他作為附件的，行文格式須與正文格式相同。附件中帶有公司標識的，應參照公司VI 識別系統執行。

十一、發文機關署名：應該使用全稱位于正文的右下方，單位名稱處加蓋單位印章，如為個人則須其本人簽字；聯合行文主發單位在前、聯合部門在后，并依次加蓋印章。原則上單位名稱在落款的第一行，部門名稱在第二行，發文日期在第三行；行間距均為固定值15磅，第二行與第三行之間須另隔一空行。若無第三行，則第一行與第二行間隔一空行。

十二、成文日期：一般為會議通過或領導人簽發日期；聯合行文，為最后簽發機關領導人的簽發日期；印發文件時署印發日期。

十三、印章：須蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日。如正文末頁無空檔，可加上一空白頁注上日期蓋章，并在該頁的左上方頂格標明“（此頁無正文）”，字體同正文。

十四、“呈、抄送、發”單位及人員：指除主送機關以外其他需要告知公文內容的上級、平級、下級及無隸屬關系的單位，一般形式有：呈、抄送、發。

（一）呈：公司級文件須呈報董事長；部門級文件須呈董事長、總經理，其他主管領導可根據行文內容、目的自行選擇呈送。

（二）抄送：指除主送機關以外的其他需要告知公文內容的平級。公司級文件抄送總經理、副總經理、總監等；部門文件可抄送同級別 的相關部門。

（三）發：指公文的發送對象。公司級文件發各部門、各公司等，部門級文件發各公司或各公司的相關部門等。

（四）呈、抄送領導的書寫順序按“級別高排列在前，級別相同先任命排列在前”的原則確定，同時任命的職務相等的領導，按年齡長幼排序；部門順序按照部門成立的先后或慣例排序。部門級文件應抄送綜合管理辦公室存檔備案。

第十二條 公文用紙為國際標準A4 型(長297 毫米、寬210 毫米)；靠左雙釘側裝；張貼的公文用紙大小,根據實際需要確定。

第四節 行文規則

第十三條 行文應當確有必要，注重實效，堅持少而精。可發可不發的公文不發，可長可短的公文要短。

第十四條 公司各部門無權對政府機關直接行文，該類行文均應以公司的名義，按公司規定流程審批后印發。

第十五條 公司內行文關系，應根據各自的隸屬關系和職權范圍確定，職權范圍外內容要有上級批準性文件或準予的依據。

一、公司可以對各部門、各公司行文。

二、各部門在其職權范圍內，可以互相行文，可以向各公司、有關業務部門行文。各部門向各公司有關業務部門的行文，應當同時發業務部門所在公司。

三、各單位及人員一般不得越級請示；因特殊情況必須越級請示時，應當抄送被越過的上級單位或領導。

四、公司各部門可以聯合行文。

五、公司各單位之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文；如擅自行文,公司有權責令糾正或撤銷。

第十六條 “請示”應當一事一文，一般只寫一個主送領導或單位，如需同時送其他領導或單位，應用抄送形式。

第五節 發文管理

第十七條 發文管理權責劃分：

公司級文件：根據公司有關批復或出具的指導性意見，向各部門、各公司傳達貫徹公司精神與政策，執行執委會等專門委員會及其他公司級會議審議通過的制度及決議、實施管理措施、指導、布臵和商洽工作等，將由相關業務部門擬稿，通過《文件制訂、修訂評審表》（參見附件二）經主管領導審核，進行逐級簽批。副總經理或相關被授權人員有權在其業務范圍內簽批公文。文件下發引發的責任由最終簽批人 承擔。

部門級文件：用于部門間工作溝通、聯系業務及向下級單位下達工作指令等，所發文件內容須與公司的有關要求及方向保持一致，并由最終簽批人承擔相關責任。

第十八條 發文管理指制發公文的過程，包括擬稿、核稿、會簽、簽發、繕印（或編號、套紅、清稿）、用印（用章）、發送等程序。

一、擬稿：非公司各部門業務范圍的綜合性重要文件，由辦公室負責擬稿；凡內容屬各部門業務范圍內的文件，由各部門負責擬稿；兩個及以上單位聯合行文，由主辦單位負責擬稿。

（一）文稿必須符合國家和地方政府的法律、法規、方針和政策；符合公司的章程及有關規定。

（二）文稿必須情況確實，觀點明確，表達準確，結構嚴謹，條理清楚，字詞規范，標點正確。

（三）公文的文種應當根據行文目的、發文單位的職權和與主送單位的行文關系確定。

二、核稿：以公司名義發文，由公文發起部門的負責人及主管領導核稿；以部門名義發文，由部門負責人核稿；相關單位聯合行文，由主辦單位負責人核稿。核稿的重點是：內容是否符合有關政策、規定，與其它有關公文有無重復或矛盾；涉及其他單位的問題是否協商一致；文種使用是否妥當；文字表達是否準確，格式是否規范；是否符合行文規則和擬稿的其它要求。

三、會簽：聯合行文情況，由聯合行文的部門負責人會簽后，再報送有關領導簽發。

四、簽發：以公司名義行文，由董事長、總經理、副總經理或相關被授權人員簽發；以董事長、總經理名義行文，由其本人簽發；以公司各部門名義行文，由公司主管領導簽發（無主管領導的由部門負責人簽發）；相關單位聯合行文，由主辦單位的主管領導簽發（主辦單位無主管領導的由另一聯合行文單位主管領導簽發，均無主管領導的由主辦單位負責人簽發）。

（一）經董事長書面授權同意，專業事項文件可由被授權人簽發。

（二）文稿經簽發后即成定稿，原則上內容不得再做修改。若確需修改，需征得簽發人同意。

（三）書面簽批公文，應使用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用鉛筆、彩色筆及圓珠筆等。

五、繕印：以公司名義行文，由辦公室負責打印；以各部門名義行文，由各部門負責打印；相關單位聯合行文，由主辦單位負責打印。

六、用章：以公司名義行文，由辦公室負責蓋章；以董事長、總經理名義行文，由其本人或印章授權保管部門用章；以公司各部門名義行文，由各部門加蓋本部門印章；聯合下發的公文,聯合發文單位均須加蓋印章，印章順序應與行文主辦單位順序相吻合，主辦單位順序由左向右依次排列。

七、發送：以公司名義書面行文，由辦公室負責發送；OA 系統行文，由發起部門負責發送；以各部門名義行文，由各部門負責發送；相關單位聯合行文，由主辦單位負責發送。

（一）公文發送必須使用《發文登記表》（附件三）記錄領取人姓名、份數及時間。

（二）書面文件裝訂時，按順序雙面打印，在文件左側、距文件頂和底三分之一處各裝訂訂書釘一枚，并確保不影響閱讀。

第十九條 發文辦理時限：一般文件根據工作需要、時效性完成擬稿、核稿；時效性較強的公文（如會議紀要）須在8 工作小時內完成擬稿、核稿。文件簽發后應在1 小時內完成繕印、用印，1 小時內發送。第二十條 為使發文有備可查、完善存檔工作，所有以部門名義下發的正式公文須由簽發部門保存一份紙質文件存檔，公司級文件及OA 辦公系統存檔由辦公室檔案管理員負責。

第二十一條 公司OA 辦公系統發文，以本《辦法》為執行標準；發文流程按行文級別選擇使用。

第六節 收文管理

第二十二條 收文管理指收到公文后的辦理過程，包括審核、簽收、登記、處理、催辦、歸檔等程序。

一、審核：是指對文件格式、錯別字等初審（僅限于內部文件），不符合要求的予以回退、記錄處理。一般由公司或各部門公文收發員負責。

二、簽收登記：簽收是指收到文件后在發文單位的《發文登記表》上簽字確認，登記是指將收到文件的時間、發送人等信息在《收文登記表》（附件四）記錄；一般由公司或各部門公文收發員負責。

（一）按類別建立收文登記表，隨時發生隨時登記，每一年完成一次歸檔。

（二）類別可分為內部文件、外來文件，并根據各部門、各公司實際情況逐級細分。

三、處理：是指對來文的事項進行傳閱（轉發）、請示、處理、落實等。報送至公司的文件（包括外部文件）由辦公室填寫《文件處理單》（附件五）逐級審批處理；報送至各部門的文件由相關部門填寫《文件處理單》逐級審批處理。

（一）對因內容表述不明確、資料不齊備或不具備批示條件的文件，收文部門在說明理由和依據后有權拒收、退回。

（二）所收公文均須及時送單位或部門負責人閱示。如遇緊急事件，單位或部門負責人出差無法閱辦時，辦公室應電話請示，并根據其批示轉交具體責任人承辦。

（三）遇承辦人出差或其他情況，在沒有授權的情況下，所屬承辦單位行政部門應在以上規定時間內電話說明情況，根據承辦人口頭指示予以轉達，但事后須提請承辦人追加簽字確認。如有授權，則由被授權人履行職責。

四、催辦：送領導批示或交有關部門辦理的公文，辦公室要負責催辦，承辦人或閱件人應在限定時間內辦理完畢并反饋辦公室，以備案查閱。當辦理事項工作進度與時間不匹配或已到期未完成的，應轉入專項督查催辦程序。

五、歸檔：是指事項辦理完畢或文件傳閱完畢，文件分門別類按立卷入柜、入庫保管或制作媒體（如光盤、磁盤等）檔案入柜保管。

（一）OA系統行文，除執行本《辦法》第二十條相關規定外，其他歸檔資料可不必保存紙質文件，但須在OA系統上建立文檔目錄并有序歸檔，或以半年期為間隔，另行制作光盤或其他介質媒體文檔；但公司級、部門級紅頭文件須由公司檔案管理員、部門檔案員分別歸檔紙質文件。

（二）歸檔文件資料包括目錄（收文登記表）、公文、發文登記表、文件處理單等文檔。

（三）目錄臵于存檔資料之前，公文按類別、時間順序排列。

（四）每年1 月底前完成上一公文資料的整理、存檔工作。第二十三條 公司有明確規定辦結時限要求的公文，按照有關規定辦理；無具體辦結時限及主送機關的，由辦公室按以下規定辦理： 一、一般公文，辦公室應在簽收時刻起4 個工作小時內轉呈有關領導，承辦人須在收到轉呈公文后2 日內做出批復（對下級的書面請示等批注意見、答復）。

二、加急公文，辦公室應在簽收時刻起2 小時內轉呈有關領導，承辦人須在收到轉呈公文后一日內做出批復或反饋。

三、特急公文，辦公室應在簽收后立刻轉呈有關領導，承辦人須在收到轉呈公文后即時做出批復或反饋。

四、領導批復后，加急公文和特急公文需即刻反饋來文單位，一般公文應在批復后當日予以反饋。

五、對因報送內容不詳或不符合報審要求的請示類文件，造成公司領導或主辦部門無法決策、批復的，審批部門有權不予批復，但須在收文一日內與報送單位進行溝通，要求其對文件內容進行補充、完善，文件處理流程同時終止；被要求重新上報或補充完善的文件，視同文件流程重新發起，由此造成的工作延誤等相關責任由文件呈報單位承擔。

第二十四條 考慮到公司實際情況，公司范圍內的往來行文包括但不僅限于該公文種類，對于公司專有文本如各種審批單、簽閱表等涉及簽批的文件，亦受有關轉呈和辦結時限的限制。

第七節 其他規定

第二十五條 公文被撤消，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。對被撤消和被廢止的公文，發文單位應負責于一周內予以回收、銷毀。OA 辦公系統文件的撤消和廢止受系統軟件限制，一經撤回即視為文件撤消，并通過“協同”對已簽收的單位、部門進行說明。

第二十六條 部門合并時，全部公文應當隨之合并管理；部門撤銷時，全部公文應交于辦公室管理。工作人員調離工作崗位時，應將本人暫存、借用的公文移交、退還被調離部門。

第二十七條 因工作需要接觸到“絕密”、“機密”級公文的人員，須嚴格履行保密責任和義務。

第二十八條 機密公文只能打印一份，發送“機密”級的公文，必須由起草人送有閱文資格的人員即時簽收閱覽、即時收回。秘密公文按審閱人數打印，發送“秘密”級的公文，原則上由收文者本人簽收，本人不在時，可由其指定的專人代收，但必須由有閱文資格的人或其指定人員妥善保管。OA 行文，絕密、機密類文件需在《文件制定、修訂評審表》中標注，并由公文收發員單線發送。

第二十九條 任何人都不得復印、摘抄“絕密”、“機密”級公文。第三十條 各部門保存的沒有歸檔和存查價值的公文，經過主管領導和辦公室批準，以一年為期定期銷毀。銷毀公文應進行登記。

第八節 罰 則

第三十一條 各級辦公室負責本《辦法》的培訓及公文的管理工作，未有效履行職責的，可由所在公司或上級辦公室給予警告、通報、處罰。第三十二條 培訓后各部門仍未嚴格執行本《辦法》的，視情節嚴重由辦公室提請公司給予警告、通報、處罰。

第三十三條 發文部門所發文件未到辦公室備案、也未及時提交歸檔的，由發文部門承擔責任。

第三十四條 公文執行情況作為各部門、各公司的執行力檢查、業績責任書考核事項之一，由辦公室評價統計執行情況。

第三十五條 辦公室沒有按規定時限轉呈而延誤批復時限的，或者因公文批復后辦公室沒有按規定時限下發的，公司將對責任人和辦公室負責人進行處理；除有其他辦結時限規定的公文或者不具備批復條件的公文外，對因批辦者原因導致沒有按規定時限進行批復，被請示事項將被默認為自動生效，由此所導致的一切后果由批辦者負責。第三十六條 對因報送內容不詳或不符合報審要求的請示類文件，審批部門不予批復造成文件流程終止的，由文件上報部門承擔相關責任。但審批部門未能在收文一日內要求對方補充、完善文件內容，導致文件修改滯后的，相關責任由審批部門承擔。

第三十七條 針對公司下達的指令性文件或限期完成的工作任務，對因執行單位工作效率低下、前期工作開展滯后、上報請示不及時等原因造成工作延誤、錯過最佳辦理時機的，公司將根據實際情況追究相關人員的責任。

第三十八條 本《辦法》中“公文模板”以電子版形式發放。

第九節 附 則

第三十九條 各公司在不違背本《辦法》的前提下，可根據本《辦法》和有關規定，結合實際情況制定相關實施細則，但須向綜合管理辦公室備案。

第四十條 本《辦法》自發布之日起生效，最終解釋權歸綜合管理辦公室。__

第四篇：公司公文管理制度

XXX股份有限公司文件

穗XX發【2009】第12號

關于印發《公文管理規定》的通知

公司各部門：

為加強對本公司公文管理，做到規范、準確、及時有效地運用公文，結合公司的實際情況，特制定本規定。

一、公文的常見種類

（一）規定：為處理某種事項、開展某種工作而提出的要求、規范。

（二）決定：適用于對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或撤

銷下級部門不適當的決定事項。

（三）決議：適用于經過會議討論通過并要求貫徹執行的重要事項。

（四）通告：適用于在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。

（五）通知：適用于批轉各部門的公文，轉發政府機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求

各部門辦理、周知或執行的事項，任免和聘用干部。

（六）通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

（七）報告：適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

（八）請示：適用于向上級機關請示或批準的事項。

（九）批復：適用于答復下級單位請示的事項。

（十）意見：適用于對重要問題提出建議和處理辦法。

（十一）函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請

求批準和答復審批事項。

（十二）會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

二、公文的收發和承轉

（一）公司公文分兩類，一類是外來公文（即來自公司之外的各種文件、傳真、信、函），另一類是公司各部門擬寫的內部公文。

（二）外來公文由前臺統一收取，填寫“收文登記表”，并在右上角表上流水號。寫明收件人姓名的，由前臺直接交收件人簽收，其余公文交辦公室處理。

（三）各部門擬寫的需經總經理簽發、批辦的公文，先交辦公室，辦公室根據公文內容填寫“文件呈批處理表”并標上流水號登記號，交總經理批辦。如有緊急公文送到，應立即交送有關部門，不得有任何擱置。

三、公文的擬辦和傳閱

公司內外公文，由其收文的各部門擬辦，并根據公文內容送：

（1）辦公室呈總經理批辦；

（2）有關部門承辦；

（3）有關部門傳閱。

四、公文的批辦和承辦

總經理批辦的文件，由辦公室根據批辦的內容：

（1）歸總經理個人檔；

（2）送有關部門承辦；

（3）送有關部門傳閱。

五、公文的催辦和反饋

（一）公文的催辦由送傳單位向受文單位催辦，一般不越級。由辦公室送轉總經理的批辦件，由辦公室催辦；送轉公司辦公室的批文件，由辦公室催辦。

（二）意見的反饋按逐級回轉的原則辦理。承辦單位逐級把意見反饋到批（送）辦單位（公司辦公室或有關部門）。特殊情況下，可直接反饋到總經理本人。

六、公文的辦復、清繳和歸檔

（一）公文的辦復是指辦公室處理完批辦、轉辦或傳閱的公文后，將承辦結果及時報告有關領導。

（二）總經理處理的公文，由辦公室辦復后清繳登記，并送檔歸檔。如總經理需自行留檔，由辦公室填留檔表備案。

（三）其他由辦公室或職能部門承辦的公文，處理完后應及時交回辦公室統一整理、歸檔。有原稿的應將原稿連同文件歸檔。

七、文稿的起草、審核和簽發

（一）下發文件必須經過起草、審核和簽發的程序。

（二）凡以公司“穗XX發”下發的各類文件，綜合性的由辦公室擬稿，專題性的由各職能部門負責起草。

（三）以公司名義下發的公文，必須填寫“XXX股份有限公司發文稿紙”，由公司領導簽發后交辦公室統一下發。

（四）各部門下發有關工作意見、規定、決定、通報等文件和信函證明、說明等外部往來公函，均采用公司文件紙，一般的通知則不采用。

（五）各部門下發的文件須遵循本規定第八點規定，均需填寫發文稿紙，由各部門主要負責人審核，經公司主管領導簽發后由辦公室按規定格式打印，發文稿紙連同底稿和正式文件應交辦公室存檔。

八、發文文號規定

（一）公司對外行文的文號為：

董事會行文：“穗XX董發”【200x】第xxx號

“穗XX董函”【200x】第xxx號

公司名行文：“穗XX發”【200x】第xxx號

“穗XX函”【200x】第xxx號

（二）內外公函：

“辦公室”的文號為：“穗XX辦函”；

“財務部”的文號為：“穗XX財函”；

“商務部”的文號為：“穗XX商函”；

“質量保證部”的文號為：“穗XX保函”；

“生產部”的文號為：“穗XX生產函”；

（三）各部門文號順序

由本部門自行記錄編發，校樣稿連同電子文檔均須交辦公室，由辦公室作文、格式校訂，經公司主管領導簽發后，辦公室統一打印，以做到發文的規范、統一。

九、公文的保密

（一）公文拆啟和傳送由專人負責，辦公室和各部門指定一人負責此項工作，其他人不得私自拆啟或橫向傳遞。

（二）公文的閱讀要限定范圍，除各部門主要負責人外一般只限于責任人。需傳閱的文件，應按主管領導的批示傳閱，其他人不得擅自閱讀。

（三）注意公文的安全性。公文處理完之后，應即時送轉或清繳；未處理完的要放在安全的地方，不得隨處擱置；注明屬“機密”級以上的文件要妥善保管。

（四）各類文件的草稿和需清理的文件，應及時銷毀。

（五）傳送密件，送件人必須用檔案袋將文件密封后，送達收件人簽收。

（六）收發者不得閱讀與自己工作無關的公司公文。

十、本規定之頒布之日起執行。

第五篇：公司公文管理辦法

XXX有限公司

公文管理辦法

第一章總則

第一條為規范公司各項公文，發揮公文對公司業務經營的指導作用，提高公文速度和行文質量，特制定本辦法。

第二條本辦法適應于公司各部門。

第三條本規定所稱公文，指公司及各部門與政府部門、集團公司及關聯公司、關系企業之間來往文書，公司下發各部門的公司各類文書，公司及各部門間來往文書（包含呈文）；公文管理指自收(發)文至歸檔全部過程之辦理與控制。

公司公文按使用功能劃分為以下種類：

（一）公司文件：指由公司名義送交政府部門、集團公司及關聯公司、關系企業和下發各部門的報告、指示、決定、決議、通報、重要通知、工作總結、領導發言和業務經營工作的各類計劃統計、季度、報表等；

（二）函：指向政府有關主管部門、股東單位請示、詢問和答復問題，關聯公司、關系企業之間互相商洽業務、聯系工作的文書（包括電報、電子郵件等）；

（三）規章制度：指由公司名義下發的各類管理制度、規定、操作指南（職位說明書、作業指導書、作業程序、流程表單）、暫行規定等；

（四）呈文：指各部門對總經理或董事長的請示、報告、詢問問題等的文書；

（五）會議紀要：指由公司名義下發的各類會議紀要（總經理辦公會、月科研生產調度例會、業務專題協調會）及每周動態（含周工作計劃）等；

（六）部門文件：指由各部門名義送、發的行使其部門職能的通知、通報、工作總結和部門業務經營工作的各類計劃統計、季度、報表等。

第二章職責

第四條公司有關人員和部門職責

（一）總經理或董事長：負責公司文件的審批和簽發，負責規章制度的審批和呈文的批復；

（二）各部門部長：負責提請公司名義發放的各類公文及呈文的審核，負責部門文件的審批和簽發，負責相關公司文件、規章制度的會簽；

（三）綜合管理部部長：負責公司公文管理的制定和檢查，負責公司公文的校對，負

責外來公文的處置，負責檢查各部門文件的公文管理工作；

（四）綜合管理部公文主管：負責公司文件、函的編號，負責公司文件、函、規章制度、會議紀要和外來公文的收、發工作,負責公司公文的歸檔、保管和日常查閱、影印管理工作；

（五）各部門公文主管：負責本部門公司公文的收、發工作，負責本部門的部門文件歸檔、保管和日常查閱、影印管理工作。

第三章公文格式

第五條公司公文紙統一采用A4紙，左側裝訂，頁面設置為上、下、右頁邊距為2厘米，左頁邊距為2.5厘米；

第六條公司文件、函的大標題字體為加粗方正姚體，小一號字；公文字號字體為仿宋體，小四號字；行文標題字體為黑體，小二號字；主送單位為加粗仿宋體，小四號字；正文字體為仿宋體，小四號字；其余公文的大標題為黑體，二號字，行文標題為黑體，小二號字，副標題為黑體，小三號字，正文為仿宋體，小四號字；主題詞為加粗仿宋體，小四號字；頁眉標號、頁腳標碼字體為宋體，五號字；

第七條公司公文的行間距為1.5倍行距，段落間距為0.5行；

第八條公司公文行文格式一般包括：大標題、公文字號、行文標題、主送單位、正文、附件、發文單位、發文單位印章、發文時間、主題詞、抄送(抄報)單位、印刷份數、頁眉標號、頁腳注碼等：

（一）公文的行文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容，除批轉性文件外，行文標題一般不加書名號和其他標點符號；

（二）公文中用公文字號和頁眉標號標明公文種類；

（三）公司公文外發時一般只標明一個主送單位；如果需要送、報另一個或幾個單位時，可以用抄送、抄報的形式標明；

（四）發文時間以領導簽發日期為準；聯合行文以最后單位簽發的日期為準；

（五）公文字號一般包括單位代號、年號、順序號；

（六）公文如有附件應當在正文之后、發文單位名稱之前，注明附件的名稱和件數。

（七）收、發文單位應寫單位全稱或規范化簡稱；聯合發文應將主發單位排列在前；

（八）文字一律從左至右橫寫橫排；

（九）公文按照行政管理原則，只發到各部門，不直接發到部門下屬單位；

（十）發文應根據需要確定主、抄送單位，不得濫發。

第九條公司公文行文時文字應注意以下方面

（一）情況要確實，觀點要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標點符號要正確，篇幅要力求簡短;引用的公文要寫明發文機關、公文編號、標題和發文時間；

（二）草擬公文文件字跡要清楚，文面應保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新擬稿；

（三）數字的寫法：正式文件中，除文件編號、統計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫外，其他用漢字書寫；

（四）章節序數的寫法：公司公文（規章制度采用ISO標準除外）一般應按下列順序排列：第一層為：“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四為“(1)”；

（五）不要濫用簡稱：年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱。

第四章公文編號

第十條公文編號以公文字號和頁眉標號進行公文分類，標注方法如下：

（一）公文字號只用于公司文件、函的標注，分別標記如下：

公司文件字〔〕000號〔〕內為周期，000號為該公文流水號 函函〔〕000號

（二）公司及各部門發文字簡稱如下：

公司簡稱：司；綜合管理部簡稱：司綜管；計劃財務部簡稱：司計財；生產部簡稱：司生管；市場部簡稱：司市場；審計監察室簡稱：司審監

（三）頁眉標號用于規章制度、呈文、會議紀要、部門文件，左側為公司全稱，右側為公文種類標號，采用漢字拼音簡稱，分別標記如下：

公文種類頁眉標號說明

規章制度SYZD—ZG—001—2009(示例)

示例：SYZD（1）—ZG（2）—001（3）—2009（4）

（1）為公文分類：SY：公司簡稱；ZD：規章制度簡稱；CW：呈文簡稱；JY：會議紀要簡稱；BW：部門文件簡稱；

（2）為該文主發部門代碼：ZG：綜合管理部；JC：計劃財務部；ZZ：生產部； SC：市場部；JZ：技術質量部；SJ：審計監察室；

（3）為該文發放流水號；

（4）為。

呈文CW—ZG—002—2009(示例)

會議紀要JY—ZG—005—2009(示例)

部門文件BW—ZG—001—2009(示例)

第五章發文程序

第十一條公司各部門擬好公文初稿后，擬發的公司文件、函、規章制度需要填寫《文件簽發單》，呈報總經理審批，經總經理簽署簽發意見（需要相關部門會簽的由相關部門負責人會簽）后，擬發稿部門將發文原稿、發文原稿電子文檔、《文件簽發單》交綜合管理部進行發文；

第十二條綜合管理部按公文編號原則進行公文編號和登記《公文編號登記表》，對文件打印、校對，按《文件簽發單》意見印刷文件加蓋公章后，將文件內容、發送日期、保密等級、辦理等級、收件人等事項在《發文登記表》里登記清楚，由收件人簽收，外發文件時可采用掛號信函的方式送達；

第十三條公文保密等級分為：絕密、機密、秘密、普通四種；絕密、機密文件打印一定要用專用磁盤；絕密文件只能印制一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機密、秘密文件按審閱人數印制份數，機密、秘密文件必須妥善保管；

第十四條公文辦理等級分為：特急、急、普通三種；收件人根據其等級要求及時處理文件中的各項事宜；

第十五條綜合管理部應在文件發文日期一日內發送主送單位，二日之內發放完全部文件，并將發文原稿、文件存檔件、《文件簽發單》、《發文登記表》歸檔保管；

第十六條呈文、部門文件由所在部門負責人簽發，文件處理完畢后由該部門公文主管歸檔保管；

第十七條會議紀要、每周動態（含下周計劃）由綜合管理部發放的按公司文件進行歸檔保管，會議紀要由各部門發放的由各部門進行歸檔保管。

第六章收文程序

第十八條外來的文件原則上由綜合管理部負責簽收，并將文件內容、接收日期、送件人等事項在《收文登記表》里登記清楚，并將原件分類歸檔保管；對未提供原件的，要求發文單位提供該文件的原件；

第十九條外來文件由綜合管理部負責人根據文件內容提出處理意見填寫《收文處理

單》，呈報總經理或董事長閱示，或組織公司相關部門及個人傳閱，或轉相關部門按文件的要求處理，或轉入檔案管理；

第二十條呈報總經理或董事長閱示的，經總經理或董事長批示后，綜合管理部及時組織傳達和落實；

第二十一條傳閱文件由綜合管理部負責收回，文件傳閱過程中閱讀人應注意下列事項：

（一）傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看；對尚未傳達的文件不得向外泄露內容；

（二）閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件送回綜合管理部，切忌橫傳；閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責；

（三）閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件。

第二十二條相關部門接到文件處理要求后，及時組織相關人員研究解決方案，并在收到文件三日內將處理意見送交綜合管理部，綜合管理部將處理意見與原件合并歸檔保管。

第七章公文公章使用

第二十三條公司文件、函、規章制度、會議紀要及部門文件發放時，必須蓋有公司印章或部門印章，呈文可不使用印章；

第二十四條公司文件、函、規章制度、會議紀要加蓋公司印章，部門文件加蓋部門印章；

第二十五條公司文件、函、規章制度、會議紀要加蓋公章時，以外發份數和存檔份數加蓋紅章，其余發文用復印件形式發放。

第二十六條公司公文存檔后按檔案管理規定進行管理，公司所有員工可按檔案管理規定查閱文件原稿，不得外借使用，如有需要可向綜合管理部公文主管申請復印件。

第八章附則

第二十七條本辦法由綜合管理部負責解釋。

第二十八條本辦法自下發之日起施行。