第一篇：公司公文管理制度

XXXX有限公司

公文管理制度

第一條為規范公司的公文管理，提高公文處理工作的效率，特制定本制度。

第二條公文分類及發文字號規定

1、XXXX有限公司文件

發文字號用：XXX[2×××]××號，“[2×××]××號”表示2×××年第××號文（下同）。

適用內容：下達重要事項的通知；轉批各部門有關全局性的工作報告、請示；轉發上級文件；向上級主管部門請示、報告工作等。

2、XXXX有限公司函件

發文字號用：XXX函[2×××]××號

適用內容：與不同隸屬關系的單位、部門聯系工作(一般具有長期存檔價值的事項)，或向有關業務主管部門請求批準事項等。

3、行政管理制度

發文字號參照ISO質量管理體系文件《文件編號規則和發文號編號方法》執行。

4、職能部門工作文件

發文字號用：XXX××[2×××]××號，“XXX××”即在“XXX”后加部門簡稱，其余部門的簡稱為部門名稱的前兩個字。例如：“XXX綜合[2010]1號”表示綜合部2010年第1號文。

15、會議紀要

公司組織的會議分為總經理辦公會議、經理辦公月度會議、產供銷協調會議和專題工作會議，發文字號分別用“XXX總經紀字

[2×××]××號”、“XXX經理紀字[2×××]××號”、“XXX原紙紀字[2×××]××號”、“XXX專題紀字[2×××]××號”。

部門組織的會議采用部門的發文字號用：XXX××紀字[2×××]××號，如“XXX紀字[2010]3號”表示XXXX2010年第3份會議紀要。

第三條公文格式

l、公文一般由發文單位、秘密等級、發文字號、文件標題、主送部門、正文、附件、印章、成文時間、抄送部門等部分組成。

2、秘密公文應當分別標注“絕密”、“機密”、“秘密”字號和標注保密年限，其中“絕密”、“機密”公文還應標明份數。

3、發文字號，包括單位（部門）代字、年份、序號。

4、公文標題，應當準確簡要地概括公文的主要內容，并準確標明公文種類，標題中除規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

5、公文如有附件，應當在正文之后，成文時間之前注明附件順序和名稱。

6、公文除會議紀要外，應當加蓋印章（印章蓋在正文之后，成文時間處，無須落款。）

7、成文時間，以領導人簽發的日期為準。

8、公文定稿送審時，擬稿部門應填寫公司統一印制的發文稿

紙（見附件）。

9、公文審定簽發后，公司文件及函件首頁應采用公司統一印制的紅頭文件紙打印，自第二頁起采用空白A4紙；職能部門文件采用公司的便箋打印。

第四條公文標題及開頭語的一般寫法

（一）標題的一般寫法

①關于×××××的通知；②關于××××××的請示；③印發《××××制度(規定)》的通知；④轉發××××××的通知；⑤關于××××××的函；⑥關于要求(或請求批準)××××××的函。

（二）開頭語的一般寫法

1、以公司名義頒布規章的文件：“各部門、分、子公司、辦事處：現將《××××××制度（規定）》予以頒布實施，特此通知”。

2、轉發上級文件：現將《××市關于……》（×府[2×××]××號）轉發給你們，并結合我司情況提出如下意見，請一并貫徹執行。

3、批轉本司各有關部門報告、請示的文件：公司同意××部《關于……的請示（報告）》，現批轉給你們，請貫徹執行。

第五條公文行文程序

1、XXXX有限公司文件（函件）、行政管理制度行文程序：

完成初稿

定稿送審會簽

公司發布的非重要事項的臨時性通知、公告，不使用發文字號，經相關部門負責人審核，由分管領導簽發。

2、會議紀要行文程序：

3、部門文件（函件、會議紀要）行文程序：

第六條公文辦理

（一）收文辦理。收文辦理一般包括簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等。

1、綜合部指定專人拆封信件，按收文類別進行整理登記。

2、綜合部根據來文內容及緩急程度，提出擬辦意見及標注緩急標識，送相關領導批辦及轉有關部門承辦。緩急標識分為紅、黃、綠三色，紅色表示特急件，辦理時限要求：即收即辦；黃色表示急件，辦理時限：收到文件后1日內辦完；綠色表示一般件，可按文件規定的時間或領導要求的時間辦完。

3、承辦部門接到需辦理的公文后，應當抓緊時間辦理，不得延誤、推諉。

4、送公司主管領導批示或交有關部門辦理的公文，綜合部要負責催辦。做到特急件跟蹤催辦，急件重點催辦，一般件定期催辦。

（二）發文辦理：發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、打印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等。

第七條公文的立卷、歸檔、借閱和銷毀

1、立卷

綜合部檔案管理員根據《中華人民共和國檔案法》、公司《檔案管理制度》的有關規定，及時將公文按其相互聯系、特征和保

存價值進行分類整理立卷，以保證檔案的齊全、完整，便于保管和利用。

2、歸檔

①歸檔范圍：以公司或部門名義發出的文件、函件；上級部門主送公司的文件（包括批復、復函等）。

②歸檔要求：按《檔案管理制度》執行。

3、借閱

借閱歸檔公文應辦理批準手續。借閱或復印一般文件，借閱人要填寫《文件借閱印申請表》，經本部門經理批準;借閱屬于公司秘密的文件、資料按《保密工作制度》執行。外借文件限一周內歸還，如不能按時歸還，須辦理續借手續。

4、銷毀

公文的銷毀按《檔案管理制度》執行，嚴禁私自銷毀。

第八條 本制度自公布之日起實施。

附件：發文稿紙

二○××年××月××日

第二篇：公司公文管理制度

XXX股份有限公司文件

穗XX發【2009】第12號

關于印發《公文管理規定》的通知

公司各部門：

為加強對本公司公文管理，做到規范、準確、及時有效地運用公文，結合公司的實際情況，特制定本規定。

一、公文的常見種類

（一）規定：為處理某種事項、開展某種工作而提出的要求、規范。

（二）決定：適用于對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或撤

銷下級部門不適當的決定事項。

（三）決議：適用于經過會議討論通過并要求貫徹執行的重要事項。

（四）通告：適用于在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。

（五）通知：適用于批轉各部門的公文，轉發政府機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求

各部門辦理、周知或執行的事項，任免和聘用干部。

（六）通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

（七）報告：適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

（八）請示：適用于向上級機關請示或批準的事項。

（九）批復：適用于答復下級單位請示的事項。

（十）意見：適用于對重要問題提出建議和處理辦法。

（十一）函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請

求批準和答復審批事項。

（十二）會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

二、公文的收發和承轉

（一）公司公文分兩類，一類是外來公文（即來自公司之外的各種文件、傳真、信、函），另一類是公司各部門擬寫的內部公文。

（二）外來公文由前臺統一收取，填寫“收文登記表”，并在右上角表上流水號。寫明收件人姓名的，由前臺直接交收件人簽收，其余公文交辦公室處理。

（三）各部門擬寫的需經總經理簽發、批辦的公文，先交辦公室，辦公室根據公文內容填寫“文件呈批處理表”并標上流水號登記號，交總經理批辦。如有緊急公文送到，應立即交送有關部門，不得有任何擱置。

三、公文的擬辦和傳閱

公司內外公文，由其收文的各部門擬辦，并根據公文內容送：

（1）辦公室呈總經理批辦；

（2）有關部門承辦；

（3）有關部門傳閱。

四、公文的批辦和承辦

總經理批辦的文件，由辦公室根據批辦的內容：

（1）歸總經理個人檔；

（2）送有關部門承辦；

（3）送有關部門傳閱。

五、公文的催辦和反饋

（一）公文的催辦由送傳單位向受文單位催辦，一般不越級。由辦公室送轉總經理的批辦件，由辦公室催辦；送轉公司辦公室的批文件，由辦公室催辦。

（二）意見的反饋按逐級回轉的原則辦理。承辦單位逐級把意見反饋到批（送）辦單位（公司辦公室或有關部門）。特殊情況下，可直接反饋到總經理本人。

六、公文的辦復、清繳和歸檔

（一）公文的辦復是指辦公室處理完批辦、轉辦或傳閱的公文后，將承辦結果及時報告有關領導。

（二）總經理處理的公文，由辦公室辦復后清繳登記，并送檔歸檔。如總經理需自行留檔，由辦公室填留檔表備案。

（三）其他由辦公室或職能部門承辦的公文，處理完后應及時交回辦公室統一整理、歸檔。有原稿的應將原稿連同文件歸檔。

七、文稿的起草、審核和簽發

（一）下發文件必須經過起草、審核和簽發的程序。

（二）凡以公司“穗XX發”下發的各類文件，綜合性的由辦公室擬稿，專題性的由各職能部門負責起草。

（三）以公司名義下發的公文，必須填寫“XXX股份有限公司發文稿紙”，由公司領導簽發后交辦公室統一下發。

（四）各部門下發有關工作意見、規定、決定、通報等文件和信函證明、說明等外部往來公函，均采用公司文件紙，一般的通知則不采用。

（五）各部門下發的文件須遵循本規定第八點規定，均需填寫發文稿紙，由各部門主要負責人審核，經公司主管領導簽發后由辦公室按規定格式打印，發文稿紙連同底稿和正式文件應交辦公室存檔。

八、發文文號規定

（一）公司對外行文的文號為：

董事會行文：“穗XX董發”【200x】第xxx號

“穗XX董函”【200x】第xxx號

公司名行文：“穗XX發”【200x】第xxx號

“穗XX函”【200x】第xxx號

（二）內外公函：

“辦公室”的文號為：“穗XX辦函”；

“財務部”的文號為：“穗XX財函”；

“商務部”的文號為：“穗XX商函”；

“質量保證部”的文號為：“穗XX保函”；

“生產部”的文號為：“穗XX生產函”；

（三）各部門文號順序

由本部門自行記錄編發，校樣稿連同電子文檔均須交辦公室，由辦公室作文、格式校訂，經公司主管領導簽發后，辦公室統一打印，以做到發文的規范、統一。

九、公文的保密

（一）公文拆啟和傳送由專人負責，辦公室和各部門指定一人負責此項工作，其他人不得私自拆啟或橫向傳遞。

（二）公文的閱讀要限定范圍，除各部門主要負責人外一般只限于責任人。需傳閱的文件，應按主管領導的批示傳閱，其他人不得擅自閱讀。

（三）注意公文的安全性。公文處理完之后，應即時送轉或清繳；未處理完的要放在安全的地方，不得隨處擱置；注明屬“機密”級以上的文件要妥善保管。

（四）各類文件的草稿和需清理的文件，應及時銷毀。

（五）傳送密件，送件人必須用檔案袋將文件密封后，送達收件人簽收。

（六）收發者不得閱讀與自己工作無關的公司公文。

十、本規定之頒布之日起執行。

第三篇：XX公司公文管理制度

公文管理制度

第一章總則

第一條為進一步加強公司的公文管理，嚴格公文處理程序，提高公文運轉時效，明確公文承辦要求，實施公文管理工作的規范化、制度化，特制定本制度。

第二章公文處理原則

第二條公司公文是實施管理、處理公務的具有特定效力和規范格式的公務文書，是傳達、發布指示、請示和答復問題，指導和商洽工作、報告情況、交流經驗的重要工具。

第三條公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。

第四條公文處理應按照行文要求和公文處理規范進行，做到準確、及時、安全、保密。

第五條行政部是公司公文處理的管理部門，負責公文收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作。

第三章公文種類

第六條常用的公文種類有：決定、決議、意見、通知、通報、報告、請示、規定、函、會議紀要等。

（一）決定、決議：對重要事項重大行為做出安排，用“決定”；經會議討論通過并要求貫徹執行的事項，用“決議”。

（二）意見：用于對組織工作重要問題提出見解和處理辦法。

（三）通知：用于傳達上級部門指示，要求下級部門辦理和需要周知和共同執行的事項。

（四）通報：用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。

（五）報告、請示：向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議用“報告”；向上級部門請示指示、批準用“請示”。

（六）規定：用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范。

（七）函：是相互商洽工作、詢問和答復問題，向無隸屬關系的有關主管部門提出請求的公文。

（八）會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求全公司共同遵守執行。

第四章公文格式和行文規則

（一）公文用紙幅面及版面尺寸

1.公文用紙幅面尺寸公文用紙采用GB/T 148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。

2.公文頁邊與版心尺寸

公文用紙天頭（上白邊）為：37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm，版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）。

（二）公文中圖文的顏色

未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。

（三）排版規格與印制裝訂要求

1.排版規格

正文用3號仿宋字，一般每面排22行，每行排28個字。

2.制版要求

版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。

3.印刷要求

雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100%，紅色油墨應達到色譜所標Y80%，M80%。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

4.裝訂要求

公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm-5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90°，無毛茬或缺損。

（四）公文中各要素標識規則

組成公文的各要素可劃分為眉首、主體、版記三部分。臵于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統稱眉首；臵于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；臵于主題詞以下的各要素統稱版記。

1.眉首

（1）公文份數序號

公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。

（2）秘密等級和保密期限

如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

（3）緊急程度

如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

（4）發文機關標識

由公司全稱或規范化簡稱后面加“文件”組成，即“廣東金晶能源股份有限公司文件”或“廣東金晶公司文件”；對一些特定的公文可只標識公司全稱或規范化簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。

發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

（5）發文字號

發文字號由公司代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“??”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

公司對第三章提及的常用公文發文字號統一規定如下： 決定、決議、意見、通知、通報、報告、規定等下行文以及對外發送的文件一律用粵金晶??XX號，請示、函等上行文以及平行文一律用粵金晶函??號，會議紀要一律用粵金晶紀??號。

發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

（6）簽發人

公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。

如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名臵于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。

2.主體

（1）公文標題

紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

（2）主送部門

標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送部門名稱后標全角冒號。如主送部門名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送部門名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。（3）公文正文

主送部門名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。

（4）附件

公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如“附件：1.×××××”）；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文序號并在其后標識附件（或帶序號）。

（5）成文時間用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“〇”；成文時間的標識位臵見下文。

（6）公文生效標識

a.單一發文印章

單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm-4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。

當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。b.聯合行文印章

當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章之間不相交或相切，相距不超過3mm。

當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。

c.特殊情況說明

當公文排版后所剩空白處不能容下印章位臵時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

（7）附注

公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2號字加圓括號標識在成文時間下一行。

3.版記

（1）主題詞

主題詞用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。

（2）抄送

公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；回行時與冒號后的抄送部門對齊；在最后一個抄送部門后標句號。如主送部門移至主題詞之下，標識方法同抄送部門。

（3）印發機關和印發時間

位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位臵；用3號仿宋體字。印發機關左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文復印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。

（4）版記中的反線

版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

（5）版記的位臵

版記應臵于公文最后一頁，版記的最后一個要素臵于最后一行。

4.頁碼

用4號阿拉伯數字在頁面底部居中標注頁碼，空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。

第五章行文規則

第八條行文應當確有必要，注重效用。

第九條行文應根據隸屬關系、職權范圍和工作需要確定。

第十條各部門除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向控（參）股企業正式行文。除行政部外，其他部門不得對外正式行文。

第十一條“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級單位。

第十二條“報告”或其他文種不得夾帶請示事項。

第六章發文辦理

第十三條發文辦理指以公司名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。

第十四條草擬公文應當做到：

（一）符合法律、法規及市集團有關規定。如提出新的規定、辦法、制度等，要切實可行并加以說明。

（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。

（三）公文的文種應當根據行文目的、公司的職權和與主送單位的行文關系確定。

（四）擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。

（五）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當稱引標題，后引發文字號。引用外文應當注明文中含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

（六）結構層次序數，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“

1、”，第四層為“（1）”。

（七）應當使用國家法定計量單位。

（八）文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。

（九）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用詞、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

第十五條公文送公司總經理簽發前，應當由行政部進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規定等。

第十六條以公司名義制發的公文，由總經理審批后簽發。

第十七條公文正式印發前，行政部應當進行復核，重點是：審批、簽發手續是否完備，附加材料是否齊全，格式是否統一、規范等。

經復核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序復審。

第七章收文辦理

第十八條收文辦理指對公司收到的公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第十九條收到需要辦理的公文，行政部應進行審核。審核的重點是：屬何部門辦理；是否符合行文規則；內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定；涉及其他部門或企業職權的事項是否已協商、會簽；文種使用、公文格式是否規范。

第二十條經審核，對符合本辦法規定的公文，行政部應及時提出擬辦意見送總經理批示后，交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。

第二十一條承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回行政部并說明理由。

第二十二條收到集團下發或交辦的公文，由行政部提出擬辦意見，送總經理批示后辦理。

第二十三條公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商；如有分歧，主辦部門負責人要出面協調，如仍不能取得一致，可以報請公司領導決定。

第二十四條審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

第二十五條交有關部門辦理的公文，由行政部負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重要催辦，一般公文定期催辦。

第八章公文歸檔

第二十六條公文辦理完畢后，應當根據檔案管理規定，及時整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。

第二十七條歸檔范圍內的公文，應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映公司的主要工作情況，便于保管和利用。

第二十八條歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規定定期向行政部

移交。

第二十九條擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料應符合存檔要求。

第九章公文管理

第三十條公文由行政部專職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。第三十一條行政部應當建立健全公司的公文處理的有關制度。

第三十二條集團或上級單位的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，經公司領導批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的機關、日期、份數和印發范圍。

第三十三條公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關證明章。第三十四條公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

第三十五條不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經集團公司領導批準，可以銷毀。

第三十六條銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文應當進行登記。

第三十七條部門合并時，全部公文應當隨之合并管理。部門撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關規定移交行政部。

工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

第十章附則

第三十八條本制度由行政部制定，本制度的解釋、修改、廢止權歸行政部。第三十九條本制度自簽發之日起生效。

第四十條本制度未規定事項，按公司相關管理制度規定執行。

第四篇：煙草專賣(公司)公文管理制度

煙草專賣局（公司）公文管理制度

本質要求：程序、嚴肅、時效、安全。

第一條 辦公室是公文處理的管理機構，各部門、單位負責人要加強對本部門、單位公文處理的領導和檢查，并明確專人負責公文處理。

第二條 公文內容必須符合國家法律法規和煙草行業政策規范要求；公文寫作必須嚴格按照《國務院行政機關公文處理辦法》和煙草行業公文處理規定執行。

第三條 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告，機關各部門不得對外行文。市局（公司）可以與具有行政職能的同級單位聯合行文。在報刊上發布及張貼的行政規章和公告的事項，應當視為正式文件，可不再發文。

第四條 公文起草：公文主要內容涉及哪個職能部門，由哪個部門負責起草并流轉到相關部門征求修改意見；

公文復核：辦公室結合以前印發的同類公文精神，提出承辦意見，提交領導審批；

公文審批：分管領導審核后，報局長、經理簽發。

第五條 辦公室簽收公文，提出擬辦意見。國家局（總公司）及其司局單位、省局（公司）、省委省政府、市委市政府的公文，直接呈報主要領導閱示。其它單位部門的公文，報分管領導閱示。一般公函，根據公函內容和具體情況，流轉到相關部門傳閱處理。需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。對不規范的公文，經辦公室負責人批準后，退回擬稿部門并說明理由。

第六條 對發文的復核意見、會簽意見、審批意見，要表述明確，并簽署姓名全稱和具體時間；對公文的傳閱具體事項主批人應當明確處理意見，并簽署姓名全稱和具體時間；其他傳閱人圈閱視為同意或已閱知。

第七條 辦公室負責對公文處理的催辦和督導工作，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文及期催辦，保證公文流程的高效運轉和公文精神的及時貫徹。第八條 公文必須根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定，及時整理（立卷）、歸檔。公文由辦公室專職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經辦公室負責人批準，可以銷毀。

第九條 上級機關的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，如需翻印（復印）轉發，須經領導或辦公室主任批準。密碼電報不得翻印、復制，不得密電明復、明電密電混用。公開發布行政機關公文，必須經發文機關批準。公文復印作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關證明章。

第十條 公文在流轉過程中，每一個接點都應該留下記錄痕跡，公文在流轉過程中的延誤、丟失，都將追究責任人的責任；工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

第十一條 電子文件辦理按照省局（公司）、市委市政府辦公室OA辦公自動化系統的規定和執行。

行政辦公會議制度

本質要求：體現民主集中制的原則，對企業重大事項作出科學決策。第一條 行政辦公會議根據需要召開，由局長（經理）或其委托的副局長（副經理）召集主持。

第二條 會議內容主要是貫徹落實上級領導機關的決定、重要指示和會議精神，以及需要行政辦公會議研究決定和通報的事項。

第三條 會議程序

（一）認真準備。主持人確定會議議題、參加人員、列席人員、時間、地點，并提前通知與會人員。列入會議的議題，與會人員按照分工進行準備，必要時要進行調查論證，提出意見、建議。

（二）充分討論。會議根據議程對議題逐項討論，與會人員要緊密結合實際，嚴肅認真地參與討論，并闡明自己的觀點。

（三）做出決定。會議主持人根據大家的發言綜合出結論性意見或決議；對于意見不能完全統一的，由局長（經理）做出決定；副局長、副經理主持會議，對于意見分歧較大的應報局長（經理）決策。

第四條 會議由專人負責記錄，形成會議紀要，經辦公室審核后，由局長（經理）或會議主持人簽發。對于會議記錄、會議紀要等材料按規定進行存檔備案。第五條 會議遵循民主集中、顧全大局、嚴格保密的原則。

第五篇：后勤公司公文管理制度樣本

后勤公司 公文管理制度樣本

為規范公司各類辦公文件的管理，嚴格公文處理程序，提高工作效率，根據《國家行政機關公文管理辦法》有關規定，結合公司實際情況，特制定本管理制度。

一、公文的定義及分類 1、公文定義 ：是指公司在經營管理過程中，按嚴格的、特定效力的、規范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體文件。

2、公司公文分類：

（1）公司規章制度及流程文件和表單類。

（2）通知：適用于轉發上級機關公文、送達有關部門周知和共同執行的事項、發布規章制度以及任免或聘用干部等。

（3）報告：適用于向上級匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級機關的詢問等。

（4）請示：適用于向上級機關請求指示工作、批準某種要求等。請求要一事一報。

（5）函：適用于不相隸屬機關之間相互商洽合作、詢問和答復問題、向主管或相關部門報請確認事項等。

（6）通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況（7）會議紀要：適用于記載會議的基本情況、討論和研究的問題、發言的內容、形成的決議等。

二、公文處理原則 1、公司公文是實施管理、處理公務的具有特定效力和規范格式的公務文書，是傳達、發布指示、請示和答復問題，指導和商洽工作、報告情況、交流經驗的重要工具。

2、公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。

3、公文處理應按照行文要求和公文處理規范進行，做到準確、及時、安全、保密。

4、綜合管理部是公司公文處理的管理部門，負責公文收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作。

5、各部門負責人：負責審核本部門起草的公文。

三、管理規定 1、起草公文要求。

（1）起草必須使用辦公室統一的文件格式。(見附件)（2）公文簽發涉及公司全局性重要文件由總經理簽批，辦公室下發。如涉及其他部門，以公司級文件下發。

（3）發出的公文，必須報辦公室審核。審核的重點：是否需要行文，公文內容、文字表達、文種使用、格式等是否符合本條例的有關規定。

（4）傳遞秘密公文時，必須采取相應的保密措施，確保文件安全。

2、收文管理 （1）公文的收發、傳閱登記制度由辦公室統一制定，并隨時抽查各部門執行情況（收文登記、文件編號、傳閱追蹤記錄等）

（2）公司收文的處理程序為：收文、分文、記錄、傳送、歸檔。

（3）公司收文由綜合管理部統一負責：收到發來文件后，應先做好歸類、登記，根據文件的內容，分送有關領導閱示和主辦部門處理后，收回歸檔。

3、發文管理 （1）、公司發文由綜合管理部統一編號、存檔。有領導批示的，還應附批示件。

（2）、公司制度、規定、決定、決議、紀要、任命以及向政府有關部門的請示、報告等以紅頭文件印發，其他文件通常用普通紙印發。

（3）、以公司名義制發的公文，由總經理審批后簽發。

（4）、公文正式下發前，綜合管理部應當進行復核，重點是：審批、簽發手續是否完備，附加材料是否齊全，格式是否統一、規范等。

（5）、擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。

（6）、公司內部文件，各部門應妥善保管。

4、公文的存檔與保管 （1）、綜合部檔案管理員每年 3 月底以前將上的公文整理歸卷。對未及時歸檔的文件、資料，綜合部檔案人員負責向有關部門清理搜集，各部門應予以支持配合，避免重要公文及資料的散失。對特殊時期形成的檔案資料全部收回歸檔。

（2）、公文的銷毀，由綜合部檔案管理人員編制需銷毀的公文資料清單，報綜合部負責人批準后按規定實施銷毀。

各部門、各單位要按上訴規定書寫公文；凡上報公司的各類報告、請示等，均需按上訴要求辦理；凡各部門、各單位在公司內部發布各類信息的文字材料均按上訴規定辦理。