第一篇：公文管理制度

公文管理制度

第一條：公文是請示報(bào)告、傳達(dá)指示、決定決議、批復(fù)處理、管理指導(dǎo)工作的重要形式。公文的密級為：絕密、機(jī)密、秘密、公開，分別上報(bào)或下發(fā)到不同的部門和級別。

第二條：行文的格式要統(tǒng)一規(guī)范，標(biāo)題段落清晰，層次分明，文字精煉、表述準(zhǔn)確。要標(biāo)明簽發(fā)人、秘級編號、發(fā)送單位、印制份數(shù)、頁數(shù)等。

第三條：公文收發(fā)后要按要求傳達(dá)到位，及時(shí)組織有關(guān)人員學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)上級精神，不得扣發(fā)、截留、拖延，嚴(yán)守文件秘密或商業(yè)情報(bào)信息。

第四條：文件種類主要包括：紅頭文件、一般文件和外來文件三種。公司的規(guī)章制度、規(guī)定、辦法、決議、通知、紀(jì)要、命令、指示、通報(bào)，以及向政府部門的請示、報(bào)告等，一律以公司紅頭文件印發(fā)，其他文件可用普通紙印發(fā)。第五條：紅頭文件用于公司重大人事任免、規(guī)定、決定、通報(bào)、總裁令、上行文、總裁辦公會(huì)議紀(jì)要、董事長會(huì)議紀(jì)要、批復(fù)等。決定用于對重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)部門或人員，變更或者撤銷不適當(dāng)下級部門的決定事項(xiàng)。規(guī)定用于對某一方面的工作做部分的規(guī)定。通報(bào)用于表彰先進(jìn)，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。

第六條：一般性文件用于普通性的通知、通告、商務(wù)信函、商務(wù)公關(guān)與傳播文書、職員職業(yè)生涯書等。外來文件指外單位或國家、省、市、縣行政管理部門來文。第七條：紅頭文件的內(nèi)容包括：發(fā)文單位、簽發(fā)人、秘密等級、緊急程度（急、加急）、發(fā)文字號、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、印章、時(shí)間、附件、主題詞、承辦部門、承辦人、抄送部門、落款、頁數(shù)、印發(fā)份數(shù)等。

第八條：發(fā)文單位/部門（紅頭）應(yīng)當(dāng)寫規(guī)范化全稱。與有關(guān)單位/部門聯(lián)合行文，一般情況下主發(fā)文單位/部門排列在前。

第九條：標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括文件的主要內(nèi)容，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文部門，并準(zhǔn)確標(biāo)明文件種類（如通知、命令、決定等）。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱和轉(zhuǎn)發(fā)文件加書名號外，不加標(biāo)點(diǎn)符號。如有附件，在正文之后、發(fā)文單位落款注明附件順序和標(biāo)題。

第十條：成文日期：會(huì)議性文件以會(huì)議通過的日期為準(zhǔn)，其他文件以公司領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)條。落款要寫發(fā)文單位全稱，文件一律加蓋公章，插入成文日期要求大寫，不應(yīng)小寫。落款當(dāng)頁若無正文，則應(yīng)標(biāo)注（此頁無正文），蓋章采用下套端正，不壓成文日期。單雙面印刷均可，左側(cè)裝訂。

第十一條：頁面設(shè)置：采用標(biāo)準(zhǔn)A4紙，上下邊距2.5cm，左右邊距2.2cm，段前0行，段后0行；行間距點(diǎn)固定值25—28。如表格等須橫向打印的材料上下邊距2.2厘米，左右為2.2厘米，頁眉1.5厘米，頁腳1.5厘米。

第十二條：文件名稱用宋體二號以上加粗、居中。主送單位用黑體，正文一般用四號宋體。一級標(biāo)題用“

一、……”表示；二級標(biāo)題用“

（一）……”表示；三級標(biāo)題用“

1、……”表示；四級標(biāo)題用“（1）……”表示。

第十三條：文件副標(biāo)題：宋體，小三號字加粗；發(fā)文字號、簽發(fā)人、正文、落款、成文日期、主題詞內(nèi)容等四號宋體。

第十四條：文件的起草：按公司領(lǐng)導(dǎo)要求由行政人事部負(fù)責(zé)起草的公文，或各部門起草承辦，并以公司名義下發(fā)的文件。

第十五條：文件的審批流程實(shí)行層級審核責(zé)任制：起草人根據(jù)指示要求擬稿→部門領(lǐng)導(dǎo)修改→分管領(lǐng)導(dǎo)審核→行政人事部審核→總裁、董事長批準(zhǔn)。

第十六條：發(fā)文審核的要求：擬稿承辦人要充分領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)指示精神，部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對文稿進(jìn)行認(rèn)真修改把關(guān)，并簽署意見，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對文稿的條理、內(nèi)容以及合理性、真實(shí)性等尺度嚴(yán)格審核，辦公室應(yīng)對文稿的格式合理性、文句通暢性、語法規(guī)范性進(jìn)行審核。

第十七條：文件從起草到簽發(fā)周期一般為三天。所有文件必須由董事長、總裁（各單位為總經(jīng)理）審批同意簽字后方可下發(fā)或呈報(bào)。

第十八條：文件在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，一般以書面版的形式下發(fā)至各單位，并由收件人簽字。提倡無紙化辦公，可發(fā)電子版，以郵箱、QQ、MSN等形式發(fā)送至相關(guān)部門，接收文件后需電話或回執(zhí)等方式告知。下級單位或部門呈報(bào)的所有請示報(bào)告、公文、傳閱件等，由行政專員統(tǒng)一協(xié)調(diào)辦理。

第十九條：文件下發(fā)三日內(nèi)，行政人事部要監(jiān)督檢查文件學(xué)習(xí)執(zhí)行情況，重要文件各單位要及時(shí)呈報(bào)學(xué)習(xí)落實(shí)情況。

第二十條：外來文件的接收一律使用《文件簽收單》，由專人收文登記，根據(jù)文件屬性及時(shí)分送相關(guān)部門，并負(fù)責(zé)催辦，防止漏辦和延誤。文件傳遞必須保證安全，完善簽收手續(xù)，指定專人保管、立卷歸檔，防止文件遺失。

第二十一條：以公司名義形成的文件，統(tǒng)一由行政人事部負(fù)責(zé)歸檔；各部門日常工作中形成的文件、活動(dòng)資料，由各部門指定專人立卷歸檔。行政人事部定期檢查各單位文件管理情況，并將結(jié)果進(jìn)行講評和通報(bào)。第二十二條：文件按不同的屬性、時(shí)間順序進(jìn)行排列，建立目錄，并進(jìn)行編號，所有文件應(yīng)由本部門和行政人事部保留一份存檔。要保證文件檔案的齊全、完整。第二十三條：年終由行政人事部集中收繳所有文件按編年體歸檔，一般應(yīng)永久保存，并建立電子文件檔案。沒有存檔和查閱價(jià)值的文件，特別是機(jī)密文件，要經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由行政人事部負(fù)責(zé)銷毀，各部門不得自行銷毀文件，嚴(yán)禁作為廢品出售、丟棄文件。

6、檔案管理制度

第一條：檔案是公司在建設(shè)管理、生產(chǎn)經(jīng)營、策劃銷售等活動(dòng)中直接形成的，對公司生存和發(fā)展有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子資料等原始?xì)v史記錄。由行政辦公室集中統(tǒng)一歸口管理。

第二條：檔案管理的范圍：

1、說明公司歷史沿革的各類重要文件，如公司章程、股東名簿、董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)要等。

2、法務(wù)類：對外簽訂的各類法律合同、協(xié)議、司法文書、知識產(chǎn)權(quán)、合同談判等材料。等。

3、本公司對內(nèi)、對外、對上、對下的正式公文及會(huì)議紀(jì)要，各種綜合型或?qū)ｎ}型調(diào)查、考察報(bào)告、商務(wù)函件等。

4、公司管理制度、季度、年度工作方案、計(jì)劃、總結(jié)等。

5、各類證照，如營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、所有權(quán)證書、土地證、知識產(chǎn)權(quán)證書、協(xié)會(huì)證書、榮譽(yù)證書、質(zhì)量管理體系認(rèn)證等。

6、年鑒、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、基本情況綜合等。

7、政府發(fā)文、產(chǎn)業(yè)政策、活動(dòng)資料等。

8、會(huì)計(jì)憑證類：如原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證等。

9、會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)、輔助賬簿、其它會(huì)計(jì)賬薄等。

10、財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，年度預(yù)決算報(bào)表、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。

11、清冊類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等。

12、合同制度類：各類經(jīng)濟(jì)合同原件、各種財(cái)務(wù)制度、計(jì)劃、總結(jié)等。

13、基建綜合類：征地批文、總體規(guī)劃、設(shè)計(jì)報(bào)告、組織架構(gòu)、工程建設(shè)管理辦法、投資計(jì)劃；建設(shè)合同，質(zhì)量監(jiān)督書；工程決算、審計(jì)資料；招投標(biāo)方案；項(xiàng)目材料等。

14、基建設(shè)計(jì)類：技術(shù)設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)計(jì)算書、工程概算、總體規(guī)劃圖等。

15、基建施工類：施工計(jì)劃、基礎(chǔ)工程檢測報(bào)告、出廠合格證、工具單、備品備件單、設(shè)備圖紙等。

16、基建監(jiān)理類：監(jiān)理大綱、細(xì)則、驗(yàn)收簽證等。

17、人力資源類：人員基本情況、職務(wù)、薪酬調(diào)整記錄等。

18、人事制度類：培訓(xùn)開發(fā)、績效考核、招聘錄用、薪酬福利、崗位描述、勞資關(guān)系、勞動(dòng)合同等。

19、中長期發(fā)展規(guī)劃、年度綜合計(jì)劃，部門月度計(jì)劃等。20、年度經(jīng)營報(bào)告、競爭情報(bào)分析、投資風(fēng)險(xiǎn)評估等。

21、政策類：各類產(chǎn)業(yè)政策匯編。

22、公關(guān)類：活動(dòng)策劃材料、總結(jié)、各類上報(bào)資料等。

23、產(chǎn)品物流類：采購、運(yùn)輸、倉儲(chǔ)、發(fā)貨、庫存等數(shù)據(jù)資料。

24、科技研究類：設(shè)計(jì)圖紙、創(chuàng)新計(jì)劃、設(shè)備儀器等。

25、市場銷售計(jì)劃、客戶資料、合同管理等。第三條：檔案分類：集團(tuán)公司檔案卷宗共分十大類：外來文件類、行政管理類、企劃經(jīng)營類、人力資源類、生產(chǎn)制造類、財(cái)務(wù)管理類、項(xiàng)目建設(shè)類、融投資類、實(shí)物類、設(shè)備儀器類。外來文件類（WLWJ）：政府文件：政府批復(fù)（項(xiàng)目備案書、相關(guān)政策性文件、相關(guān)項(xiàng)目可研報(bào)告、規(guī)劃設(shè)計(jì)等）；行政管理類（XZGL）：各類證照（如營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼、信用代碼、土地證、稅務(wù)登記證等）；各類公文（任職命令、通知、決定、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度等）；外事工作類（外事業(yè)務(wù)管理、涉外活動(dòng)、出訪考察等）。企劃經(jīng)營類（ZLJY）：企業(yè)管理、經(jīng)營決策、風(fēng)險(xiǎn)評估、市場分析報(bào)告、內(nèi)外環(huán)境評估、戰(zhàn)略規(guī)劃等，工作計(jì)劃如年度計(jì)劃、工作目標(biāo)等。產(chǎn)品銷售如市場分析、用戶調(diào)查、銷售統(tǒng)計(jì)、廣告宣傳、促銷活動(dòng)、售后服務(wù)等。人力資源類（RLZY）：薪酬管理如勞動(dòng)工資、社會(huì)保險(xiǎn)等；招聘管理如勞動(dòng)合同、考核資料、儲(chǔ)備干部資料、面試題庫等；培訓(xùn)管理材料、績效考核材料等。生產(chǎn)制造類（SCZZ）包括質(zhì)量管理如質(zhì)量控制、檢驗(yàn)化驗(yàn)、生產(chǎn)報(bào)表等，安全管理包括安全生產(chǎn)、工傷事故處理、職工安全等，供應(yīng)采購管理如招投標(biāo)、商務(wù)談判、采購驗(yàn)收、運(yùn)輸倉儲(chǔ)等。財(cái)務(wù)管理類（CWGL）：會(huì)計(jì)報(bào)表（財(cái)務(wù)報(bào)告、預(yù)決算）、會(huì)計(jì)賬簿（總賬、明細(xì)賬、日記賬等），會(huì)計(jì)憑證、固定資產(chǎn)、財(cái)務(wù)制度、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)印鑒等。設(shè)備儀器類（SBYQ）：按設(shè)備儀器種類型號分類（設(shè)備儀器采購合同、驗(yàn)收報(bào)告、檢查保養(yǎng)記錄、報(bào)廢鑒定等）。基本建設(shè)類（JBJS）：工程圖紙、預(yù)算決算、驗(yàn)收報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)度等。融投資類（TRZL）包括銀行貸款手續(xù)、企業(yè)項(xiàng)目介紹、金融單位文件等。實(shí)物類（SWL）：如榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀獎(jiǎng)杯、錦旗等。印章類包括行政章、法人章、簽名章、合同章、專用章等、各類活動(dòng)照片、產(chǎn)品樣品、宣傳品、科技成果等。

第四條：檔案保管：做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化，切實(shí)做好檔案“十防”：即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密，確保檔案完整安全。檔案室保持清潔干凈，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。檔案管理人員要做到天天打掃衛(wèi)生，每月清理兩次檔案柜衛(wèi)生，發(fā)現(xiàn)有字跡褪變和紙張破損的案卷，及時(shí)進(jìn)行搶救。交接檔案要認(rèn)真清點(diǎn)，履行簽字交接手續(xù)。非工作人員不得隨意進(jìn)入檔案室，以防意外；在檔案室里不準(zhǔn)吸煙。所有應(yīng)歸檔的文件、材料應(yīng)由檔案管理人員收集齊全。公文類正文與簽發(fā)稿、簽收稿主件或附件、請示與批復(fù)、來文與復(fù)文一起歸檔。注意檢查是否蓋公章，標(biāo)題，內(nèi)容、摘要、日期等信息是否齊全。歸檔文件材料應(yīng)是原稿原件，一般不得用復(fù)印件。歸檔的照片、錄音帶、錄像帶、光盤要一一寫上文字說明。凡是歸檔的文件材料必須經(jīng)過整理，按文件形成的先后順序集中排列。不許將機(jī)密文件帶回家中和到領(lǐng)導(dǎo)辦公室隨意翻閱文件。嚴(yán)禁攜帶機(jī)密文件、檔案資料游覽、參觀、探親、訪友，出入公共場所。其他任何單位和個(gè)人一律無權(quán)處理或自行銷毀。不許傳抄、自行翻印機(jī)密文件和帶密級的檔案材料。嚴(yán)防失密、泄密發(fā)生，發(fā)現(xiàn)有關(guān)泄密事件，應(yīng)立即報(bào)告，及時(shí)追查。因工作需要，復(fù)制一般文件材料時(shí)要經(jīng)行政辦公室審批；復(fù)制本職工作范圍以外的檔案，需經(jīng)有關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意；復(fù)制機(jī)密檔案材料（公司會(huì)議記錄等），須經(jīng)檔案員和行政辦公室審批，報(bào)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可復(fù)制。外單位一般不允許復(fù)制，確因工作需要應(yīng)經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。復(fù)制要及時(shí)進(jìn)行登記。

第五條：檔案借閱：本單位各部門借閱檔案，必須填寫《文件借閱單》，機(jī)密文件由公司負(fù)責(zé)人簽字方可借出，一般文件由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，行政辦公室審批。借出時(shí)間不得超過一周，不得轉(zhuǎn)借他人。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與安全。外單位來人查閱檔案，需持單位介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，方可查閱，不得抄錄或借出。機(jī)密、秘密、絕密檔案借閱一律由公司負(fù)責(zé)人審批方可借出。查閱各門類檔案應(yīng)在檔案室進(jìn)行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。珍貴的實(shí)物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為，嚴(yán)格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現(xiàn)行責(zé)任。檔案是公司的寶貴財(cái)富，各類檔案本身具有機(jī)要性質(zhì)，因此，檔案管理人員必須遵守保密制度，履行保密手續(xù)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案的安全。凡使用檔案，必須經(jīng)檔案人員提供，任何人不得直接動(dòng)用。借閱檔案必須嚴(yán)格辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，檔案管理人員要對返還的檔案認(rèn)真檢查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)追查。使用絕密、機(jī)密檔案以及引進(jìn)技術(shù)資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、專利、新產(chǎn)品、新工藝等技術(shù)文件材料，須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)的，嚴(yán)禁提供使用。

第六條：檔案期限：永久保存：公司章程；股東名簿；各類規(guī)章制度、組織規(guī)程及辦事細(xì)則；董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；財(cái)務(wù)報(bào)表；政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)證及其他債權(quán)憑證；工程設(shè)計(jì)圖；其他經(jīng)核定須永久保存的文書等。十年保存：預(yù)算、決算書類；會(huì)計(jì)憑證；事業(yè)計(jì)劃資料；其他經(jīng)核定須保存十年的文書。五年保存：期滿或解除之合約；其他經(jīng)核定須保存5年的文書。一年保存：結(jié)案后無長期保存必要的文件。檔案要慎重銷毀，對沒有保存價(jià)值、保管期限已滿，無須繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行銷毀處理。必須嚴(yán)格按照規(guī)定對即將銷毀的檔案進(jìn)行嚴(yán)格鑒定，列出檔案銷毀清冊。批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)及時(shí)處理，且要有兩人以上鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明已經(jīng)銷毀并簽名蓋章，并在相應(yīng)的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》上注明“已銷毀”。停產(chǎn)或已生產(chǎn)完畢的產(chǎn)品圖紙和技術(shù)文件材料，以及其他經(jīng)鑒定審批擬銷毀的檔案資料，統(tǒng)一由公司下文，由行政辦公室組織回收統(tǒng)一銷毀。

7、合同管理制度

第一條 為加公司及各部門的合同管理工作，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)《中華人民共和國合同法》、國家相關(guān)法律法規(guī)，制定本制度。

第二條 本制度適用于公司及各部門；本制度中的合同是指以公司為主體簽訂的，包括合同、具有合同性質(zhì)的意向書、協(xié)議書、招投標(biāo)文件，或其他涉及各方當(dāng)事人實(shí)質(zhì)性權(quán)利義務(wù)關(guān)系的具有合同性質(zhì)的文件等。

第三條 以公司名義從事的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，均應(yīng)以書面形式訂立合同。第四條 公司相關(guān)部門是合同的承辦業(yè)務(wù)單位，負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)分工范圍內(nèi)的合同承辦及管理工作。實(shí)行合同承辦制度、合同審核會(huì)簽制度、合同保密制度、合同統(tǒng)一編號制度、授權(quán)委托制度、合同檔案管理制度、重大合同備案制度等，以加強(qiáng)合同監(jiān)督及管理。

第五條 法務(wù)部門職責(zé)：

一、負(fù)責(zé)制訂、修改同管理制度，使合同管理規(guī)范化、法制化。

二、負(fù)責(zé)審查、修訂、制作、印發(fā)各類標(biāo)準(zhǔn)化合同文本。

三、負(fù)責(zé)對各部門的合同進(jìn)行法律審查。

四、參與重大合同的談判，制定合同編號原則。

五、負(fù)責(zé)按規(guī)定辦理授權(quán)委托書的草擬、制作及送簽。

六、負(fù)責(zé)外聘律師工作，負(fù)責(zé)監(jiān)督依法簽訂和履行合同。

七、參與合同糾紛的調(diào)解和處理。

八、其他合同管理工作。第六條 合同承辦部門職責(zé)：

一、負(fù)責(zé)對本部門承辦的合同對方的主體資格和資質(zhì)進(jìn)行審查。

二、負(fù)責(zé)組織本部門承辦合同的談判，合同文本的起草。

三、負(fù)責(zé)合同文本及審查會(huì)簽的流轉(zhuǎn)。

四、對所承辦合同的履行情況進(jìn)行跟蹤。

五、負(fù)責(zé)及時(shí)向法務(wù)部通報(bào)合同履行過程中發(fā)生的問題，并提出解決意見和建議。

六、按集團(tuán)保密制度制定、履行合同的保密措施。

七、負(fù)責(zé)指定專人負(fù)責(zé)保存合同文本，以及及合同的履行、變更、終止合同有關(guān)的文件，及時(shí)交行政辦公室歸檔。

八、指定專人建立健全本部門合同管理臺(tái)帳和檔案。第七條 合同協(xié)辦部門職責(zé)：

合同項(xiàng)目明確協(xié)辦部門的，協(xié)辦部門（如技術(shù)協(xié)議編制部門、造價(jià)部門等）應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示和部門職責(zé)，積極協(xié)助承辦部門辦理合同的有關(guān)事宜。第八條 財(cái)務(wù)管理中心職責(zé)：

一、審查合同中的財(cái)務(wù)收支事項(xiàng)是否符合國家財(cái)經(jīng)法律、行政法規(guī)和公司財(cái)務(wù)管理制度。

二、對合同中影響財(cái)務(wù)的重要事項(xiàng)提出意見。

三、依據(jù)國家財(cái)經(jīng)法律、行政法規(guī)和公司財(cái)務(wù)管理制度對合同資金進(jìn)行控制。

四、財(cái)務(wù)部門認(rèn)為需審核的有關(guān)內(nèi)容。第九條 項(xiàng)目管理中心職責(zé)

一、負(fù)責(zé)審查工程項(xiàng)目的承包形式、工程價(jià)格、材料提供、工期約定、中間交工工程的開竣工時(shí)間及驗(yàn)收、發(fā)包方的各項(xiàng)義務(wù)、承包方的各項(xiàng)義務(wù)、隱蔽工程、設(shè)計(jì)變更程序的約定、竣工驗(yàn)收、保修內(nèi)容、保修期限等內(nèi)容

二、項(xiàng)目運(yùn)營中心認(rèn)為需審核的其他內(nèi)容。第十條 預(yù)算審核部職責(zé)

一、負(fù)責(zé)審查基建工程預(yù)算、造價(jià)等是否合理、準(zhǔn)確等。

二、項(xiàng)目管理中心認(rèn)為需審核的其他內(nèi)容。

第十一條 合同承辦制度是指由法定代表人或委托代理人或合同承辦部門確定合同承辦人，合同承辦部門及承辦人對合同談判、簽訂、履行等的全過程負(fù)責(zé)。合同承辦部門負(fù)責(zé)人是業(yè)務(wù)分工范圍內(nèi)合同管理的第一責(zé)任人，對合同管理負(fù)主要責(zé)任。每件合同須由法定代表人或委托代理人或合同承辦部門確定一名承辦人簽字承辦。臨時(shí)性的借調(diào)、聘用人員可以協(xié)助但不得成為合同承辦人。第十二條 合同承辦人應(yīng)自被確定為承辦人起，至合同履行完畢止，對合同全過程負(fù)責(zé)。期間出現(xiàn)與合同有關(guān)的問題由承辦人協(xié)調(diào)解決，承辦人協(xié)調(diào)不成的，須及時(shí)與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行協(xié)商，并以承辦人為主進(jìn)行解決。

第十三條 合同承辦人在承辦合同之前，對于應(yīng)進(jìn)行招投標(biāo)的合同，應(yīng)確認(rèn)該合同是否按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行了招投標(biāo)。違反強(qiáng)制招投標(biāo)規(guī)定要求的合同，承辦人有權(quán)拒絕承辦。

第十四條 合同承辦部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要，協(xié)調(diào)監(jiān)察審計(jì)部門及其他相關(guān)部門的人員參與談判。

第十五條 合同承辦人應(yīng)在合同談判前，完成對簽約對方的主體資格和資信情況的了解和審查工作。審查內(nèi)容包括：

一、主體資格合法，具有經(jīng)工商局年檢的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照，其核載內(nèi)容與實(shí)際相符。

二、合同方的經(jīng)營范圍符合合同約定內(nèi)容；涉及專營和等級許可的,應(yīng)具備相應(yīng)的許可證和資質(zhì)證書。

三、具有相應(yīng)的履約能力,即具有支付能力、生產(chǎn)能力、運(yùn)輸能力、技術(shù)能力等。必要時(shí)應(yīng)要求其出具資產(chǎn)負(fù)債表、資金證明、注冊會(huì)計(jì)師簽署的驗(yàn)資報(bào)告等相關(guān)文件。

四、具有履約信用：過去三年重合同、守信用、無違約事實(shí),現(xiàn)實(shí)未涉及重大經(jīng)濟(jì)糾紛或重大經(jīng)濟(jì)犯罪案件。

五、合同方由委托代理人代簽合同的，應(yīng)出具真實(shí)有效的法定代表人身份證明、授權(quán)委托書、代理人身份證明。

上述資料為合同報(bào)審不可或缺的附件，其文本為復(fù)印件時(shí),須加注“與原件核對無誤”字樣。合同方履約能力或資信狀況有瑕疵的，不應(yīng)與其談判及簽訂合同；必須簽訂合同時(shí)，應(yīng)要求其提供合法、真實(shí)、有效的擔(dān)保。其中以保證形式作出的擔(dān)保，其擔(dān)保人必須是具有代償能力的獨(dú)立經(jīng)濟(jì)實(shí)體，并應(yīng)對擔(dān)保人適用前款規(guī)定進(jìn)行審查。

第十六條 承辦部門在洽談合同之前，應(yīng)向參加合同洽談的相關(guān)部門報(bào)送有關(guān)的資料，其中包括：擬定簽約對象及其資信資料、合同說明、費(fèi)用預(yù)算及依據(jù)、招投標(biāo)資料等，同時(shí)提供以上資料的電子版本，以便于相關(guān)人員熟悉資料，為合同洽談做準(zhǔn)備。第十七條 合同洽談須有三人以上參加，原則上應(yīng)包括合同承辦人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員、監(jiān)察審計(jì)人員等，與另一方主要負(fù)責(zé)人員進(jìn)行合同談判。

第十八條 合同談判結(jié)束后，應(yīng)填寫《合同洽談?dòng)涗洷怼罚⒄勁薪Y(jié)果落實(shí)在合同文本的相關(guān)條款中，形成合同草擬文本。

第十九條 合同語言應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)、簡練、準(zhǔn)確。合同中的術(shù)語、特有詞匯、重要概念應(yīng)設(shè)專款解釋。合同中涉及數(shù)字、日期時(shí)須注明并大寫。

第二十條 合同一律采用書面形式。凡國家或行業(yè)有標(biāo)準(zhǔn)或示范文本的，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先使用。合同各方協(xié)商一致的修改、補(bǔ)充合同的文書、電報(bào)、電傳、圖表等是合同的組成部分。計(jì)劃單、調(diào)撥單、任務(wù)單（書）、預(yù)算單（書）等類文件，可以作為合同的組成部分，但不得以其替代合同。第二十一條 合同條款應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容:

一、合同各方的法定名稱、地址、郵政編碼、電話、法定代表人姓名和職務(wù)、委托代理人姓名和職務(wù)、聯(lián)系方式。

二、簽約目的和依據(jù)。

三、標(biāo)的。

四、數(shù)量和質(zhì)量，檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和方式。

五、價(jià)款或酬金及結(jié)算、支付方式。

六、履約的地點(diǎn)、期限和方式。

七、爭議解決的方式及司法管轄。

八、違約責(zé)任。

九、變更或解除的條件。

十、根據(jù)法律或合同性質(zhì)必須具備的條款或雙方當(dāng)事人共同認(rèn)為必須明確的條款。

十一、合同正副本份數(shù)。

十二、附件名稱。

十三、合同生效的時(shí)間和條件。

十四、簽約的地點(diǎn)、日期。

十五、簽約各方開戶銀行及賬號。

十六、簽約各方公章或合同專用章。

十七、法定代表人或委托代理人簽章。

第二十二條 合同審查實(shí)行審核會(huì)簽制度。合同承辦人完成草擬文本后，應(yīng)填寫《合同會(huì)簽審核單》的各項(xiàng)內(nèi)容，并將合同草擬文本、技術(shù)協(xié)議、招投標(biāo)書、招標(biāo)修改、補(bǔ)遺及答疑文件、投標(biāo)澄清及修正文件、商務(wù)報(bào)價(jià)及其它相關(guān)資料，逐級呈報(bào)各級審查會(huì)簽最終經(jīng)董事長審批后，由各子公司法定代表人或委托代理人簽訂合同。涉及安全生產(chǎn)、工程施工的合同應(yīng)同時(shí)簽訂安全協(xié)議，作為合同的附件。

第二十三條 合同審查的一般程序是：

一、各部門內(nèi)部審查。

二、送相關(guān)部門（法務(wù)部、工程技術(shù)部、造價(jià)部、預(yù)算審核部、審計(jì)監(jiān)察部等部門審查）。

三、依據(jù)本制度由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，最終由董事長審批。

四、合同承辦部門可以根據(jù)需要，提請?jiān)黾佑嘘P(guān)業(yè)務(wù)部門對合同進(jìn)行審查，各有關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)其部門職責(zé)范圍對該合同進(jìn)行審查。

第二十四條 有關(guān)部門根據(jù)本制度的職責(zé)分工參與合同審查，在審查合同草案時(shí)，可根據(jù)需要，要求承辦部門提供與合同有關(guān)的補(bǔ)充證明材料。

第二十五條 審查意見應(yīng)明確、具體，禁止使用“原則同意”、“基本可行”等模糊性語言。

第二十六條 承辦人向有關(guān)部門提交合同草案時(shí)，應(yīng)預(yù)留3-4個(gè)完整工作日供其審核。各審核部門遇特殊情況需延長審核時(shí)間時(shí)，應(yīng)向承辦人申明理由并征得同意。涉外合同的審核時(shí)限，累計(jì)最長不應(yīng)超過7個(gè)工作日。

第二十七條 各會(huì)簽部門在審核合同草案時(shí)，發(fā)現(xiàn)重大錯(cuò)誤、遺漏、不妥時(shí)，應(yīng)在合同會(huì)簽審核單上提出書面審核意見，需要退改時(shí)應(yīng)連同全部文件退還承辦人。承辦人修改之后應(yīng)重新審核，審核期限重新計(jì)算。

第二十八條 合同在會(huì)簽審核流轉(zhuǎn)結(jié)束后，合同文本即為最終雙方需要簽訂的文本，任何人不得再做修改。

第二十九條 合同在會(huì)簽審核流轉(zhuǎn)結(jié)束后，合同承辦人法務(wù)部門進(jìn)行合同的統(tǒng)一編號。在獲取合同編號后，承辦人即可對合同文本進(jìn)行打印或印刷。

第三十條 合同統(tǒng)一編號是法務(wù)部門在確認(rèn)合同完成審查會(huì)簽程序后，對合同實(shí)行統(tǒng)一編號。合同必須經(jīng)統(tǒng)一分類、編號，方可由合同承辦部門報(bào)送各部門、法定代表人或委托代理人簽署及用印。各部門在簽署合同時(shí)，應(yīng)根據(jù)本制度，由法務(wù)部門在合同正式文本上注明合同編號。如合同為對方擬訂，且已對合同編號，也應(yīng)在合同正式文本封面上標(biāo)注我方合同編號。第三十一條 合同按照內(nèi)容不同分為建筑工程合同、建筑安裝工程合同、設(shè)備購置合同、材料購置合同、零星購置合同和其他類型合同。

第三十二條 法務(wù)部根據(jù)編號規(guī)則及簽訂合同的時(shí)間順序?qū)贤M(jìn)行統(tǒng)一編號。

一、合同編號由以下部分組成：AAAA-HTLB-NF-XLH；

二、AAAA為單位編碼，系各單位聲母簡稱；示例：盤錦勝友文化科技有限公司，編碼為SYWHKJ。

三、HTLB為合同類別，依本章所分合同類別，取前四個(gè)漢字聲母作代碼；JZGC-建筑工程合同;JZAZ-建筑安裝工程合同；SBGZ-設(shè)備購置合同；CLGZ材料購置合同；LXGZ零星購置合同；QTHT-其他類型合同等；

四、NF為合同簽訂年份，取四位數(shù)；

五、XLH為序列號，合同簽訂時(shí)同類合同的序號，三位數(shù)。如果一個(gè)合同存在若干附件,則該合同附件也應(yīng)當(dāng)編號。合同附件以FJ編號，應(yīng)為合同編號加上附件序號。示例：SYWHKJ-SBGZ-2012-001FJ01。合同變更時(shí)必須嚴(yán)格履行審批程序，簽訂補(bǔ)充合同，補(bǔ)充合同應(yīng)以BC編號，在合同編號后加上補(bǔ)充序號，示例：SY-SYWHKJ-SBGZ-2012-001BC01。

第三十三條 所有合同的簽訂均由公司法定代表人或其授權(quán)委托代理人簽字。各業(yè)務(wù)部門不得以公司的名義對外簽訂任何合同以及具有合同性質(zhì)的意向書、協(xié)議書等。

第三十四條 承辦人負(fù)責(zé)對已完成審核會(huì)簽、根據(jù)審查意見修改的合同進(jìn)行校核、印刷、裝訂。

第三十五條 承辦人負(fù)責(zé)將最終定稿的合同待簽署版本送法定代表人或其授權(quán)委托人簽署，然后加蓋公司合同專用章或公章。

第三十六條 合同項(xiàng)目要求對方當(dāng)事人提供履約擔(dān)保的，與其簽訂合同時(shí)，合同承辦人應(yīng)確保對方已提供合法、真實(shí)、有效、充分的擔(dān)保。

第三十七條 合同由承辦部門負(fù)責(zé)組織履行，在合同正式簽訂生效前,不得實(shí)際履行合同。

第三十八條 合同生效后，必須全面履行合同。除法律另有明文規(guī)定或合同約定之外，不得替代履行或轉(zhuǎn)賣、轉(zhuǎn)讓合同。

第三十九條 合同承辦人應(yīng)隨時(shí)掌握合同的履行情況,并將履行情況隨時(shí)向承辦部門負(fù)責(zé)人報(bào)告。

第四十條 有關(guān)部門或人員發(fā)現(xiàn)合同對方不履行、不全面或不適當(dāng)履行合同時(shí)，應(yīng)立即通知承辦人。承辦人應(yīng)在法定或約定的期限內(nèi),以法定或約定的方式向合同對方提出異議。收到對方履行異議時(shí)，承辦人應(yīng)會(huì)同法務(wù)部人員一同，經(jīng)過充分調(diào)研商議后在約定時(shí)間內(nèi)給予答復(fù)。異議文件或異議答復(fù)應(yīng)符合法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定和合同的約定,并報(bào)行政辦公室、法務(wù)部門、審計(jì)監(jiān)察部備案及存檔。第四十一條 經(jīng)財(cái)務(wù)部門支付的合同款項(xiàng)，須由合同承辦部門審核確認(rèn)、董事長批準(zhǔn)后方可支付，涉及各種保證金時(shí)還應(yīng)有相關(guān)部門的審核確認(rèn)。沒有經(jīng)過合同承辦部門、相關(guān)部門審核和董事長批準(zhǔn)的合同款項(xiàng)財(cái)務(wù)部門不得支付。第四十二條 承辦人應(yīng)當(dāng)及時(shí)匯報(bào)、請示、協(xié)調(diào)、解決合同履行中出現(xiàn)的問題、爭議。

第四十三條 合同經(jīng)各方協(xié)商一致或出現(xiàn)法定事由時(shí)，可以變更或解除。變更或解除合同的通知或答復(fù)必須在法定或約定的期限內(nèi)做出。

第四十四條 變更或解除合同，必須符合法定或約定的形式及程序。法律法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)的，合同承辦人應(yīng)按規(guī)定辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)。

第四十五條 變更或解除合同未達(dá)成書面協(xié)議前原合同有效。

第四十六條 辦理合同變更時(shí)，承辦部門須按照合同會(huì)簽審核流程簽訂補(bǔ)充協(xié)議或解除協(xié)議等。

第四十七條 變更或解除合同過程中的文字性材料、電函和圖表等由承辦部門妥善保存，最終交行政辦公室歸檔。

第四十八條 發(fā)生合同糾紛時(shí),合同承辦人應(yīng)及時(shí)通知承辦部門負(fù)責(zé)人和法務(wù)部門，并配合法律顧問及時(shí)調(diào)查收集下列證據(jù)：

一、合同文本，包括合同附件、合同變更或解除協(xié)議、有關(guān)電報(bào)、信函、圖表、視聽材料等。

二、有關(guān)的票據(jù)、票證。

三、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的法定或約定文本、封樣、樣品、鑒定報(bào)告、檢測結(jié)果等。

四、證人證言。

五、其他有關(guān)材料。

第四十九條 合同承辦部門應(yīng)會(huì)同法務(wù)部及其他有關(guān)部門，根據(jù)有關(guān)證據(jù)對合同糾紛共同研究,及時(shí)提出糾紛處理方案,并向總裁、董事長報(bào)告。

第五十條 在糾紛處理過程中，未經(jīng)法務(wù)部及總裁、董事長審核同意,不得向合同另一方做出實(shí)質(zhì)答復(fù)以及提供文件資料。第五十一條 合同糾紛的解決，可以先采用協(xié)商、調(diào)解方式解決。協(xié)商或調(diào)解達(dá)成一致意見的，應(yīng)簽訂書面協(xié)議。有關(guān)文件的審核按簽訂合同時(shí)的程序辦理。第五十二條 合同糾紛經(jīng)協(xié)商或調(diào)解不能達(dá)成協(xié)議時(shí),可依合同約定選擇仲裁或訴訟的方式解決，如選擇訴訟方式進(jìn)行解決，應(yīng)在合同中約定其管轄法院為我集團(tuán)公司所在地法院管轄。

第五十三條 以仲裁或訴訟方式解決合同糾紛時(shí),承辦部門應(yīng)會(huì)同法務(wù)部提出代理人、仲裁或訴訟方案等。仲裁或訴訟方案須經(jīng)公司法定代表人同意，委托代理人參加仲裁或訴訟的須經(jīng)公司法定代表人授權(quán)委托。

第五十四條 合同依法及遵照本制度正式簽署后，合同承辦人應(yīng)將合同正本（包括合同附件）一份、合同電子文本、合同會(huì)簽審核單、授權(quán)委托書及其他有關(guān)文件及時(shí)送交行政辦公室歸檔。

合同檔案應(yīng)包括但不限于下列內(nèi)容:合同正式文本、技術(shù)協(xié)議、合同其他附件、合同審核會(huì)簽單、招投標(biāo)文件、評標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書、合同簽訂對方的授權(quán)委托書、合同履行、變更或解除的情況記載、合同糾紛處理的有關(guān)材料、其他資料。第五十五條 歸檔合同須原件，不得以復(fù)印件作為歸檔資料。

公司持有的合同檔案材料僅有一份原件時(shí)，原件應(yīng)當(dāng)歸檔。因特殊情況只有復(fù)印件，或上述有關(guān)資料本身為復(fù)印件時(shí)，須加注“與原件核對無誤”字樣，并由合同承辦人簽字。

第五十六條 各承辦部門應(yīng)對合同的簽訂、履行情況進(jìn)行分析總結(jié)，法務(wù)部門不定期組織召開合同管理協(xié)調(diào)會(huì)。通過合同管理協(xié)調(diào)會(huì)發(fā)現(xiàn)合同管理過程中的問題并提出解決措施，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，以便更好的進(jìn)行合同全過程管理。

第五十七條 法務(wù)部門對公司的合同管理工作實(shí)施全過程管理與指導(dǎo)。各部門應(yīng)自覺檢查合同的訂立、履行、管理工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。

第五十八條 對在合同管理工作中做出成績者及避免或挽回經(jīng)濟(jì)損失者予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

第五十九條 有下列情形之一，情節(jié)嚴(yán)重造成重大經(jīng)濟(jì)損失或擴(kuò)大經(jīng)濟(jì)損失的，對責(zé)任人予以行政處分或經(jīng)濟(jì)處罰：

一、不按本制度規(guī)定簽訂合同的。

二、簽訂有重大缺陷或無效合同的。

三、審核人員無正當(dāng)理由延誤審核的。

四、因?qū)徍巳藛T疏忽未審出合同缺陷的。

五、未依法律和本制度規(guī)定變更或解除合同的。

六、丟失合同文本及相關(guān)文件的。

七、提供虛假資料的。

八、超越授權(quán)或?yàn)E用授權(quán)簽約的。

九、發(fā)生糾紛后，隱瞞或不及時(shí)向有關(guān)部門匯報(bào)或不及時(shí)采取措施的。

十、有關(guān)法律性文件未經(jīng)審核的。

十一、應(yīng)當(dāng)或可以追究對方違約責(zé)任而擅自放棄的。

十二、在合同簽訂或履行當(dāng)中，與對方或第三人惡意串通或收受賄賂的或使用其他非法手段的。

十三、泄漏合同意向、商業(yè)秘密或有關(guān)機(jī)密的。

十四、使用非法手段簽訂合同的。

第六十條 利用合同進(jìn)行犯罪活動(dòng)，或出現(xiàn)刑法規(guī)定情節(jié)構(gòu)成犯罪的，由司法部門追究刑事責(zé)任。

第二篇：公文管理制度

公文管理制度

第一章 總 則

第一條 為了適應(yīng)公司工作需要，推進(jìn)公司公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，依據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》（2012）有關(guān)規(guī)定，制定本制度。

第二條 本制度適用于公司及公司各部門各類公文處理工作。

第三條 公司公文是公司實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理事務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策，公布規(guī)章和制度，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工具。

第四條 公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

第五條 公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

第六條 公司各部門應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，設(shè)立專兼職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。

第七條 公司綜合辦公室主管公司的公文處理工作，并對各部門的公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，主管并負(fù)責(zé)指導(dǎo)公司公文審核流轉(zhuǎn)處理工作。

第二章 公文種類

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第八條 公文種類主要有：

（一）決議。適用于會(huì)議討論通過的重大決策事項(xiàng)。

（二）決定。適用于對重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更等事項(xiàng)。

（三）公報(bào)。適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。

（四）公告。適用于向公司內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)。

（五）通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

（六）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（七）通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級部門執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

（八）通報(bào)。適用于表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。

（九）報(bào)告。適用于向上級匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級的詢問。

（十）請示。適用于向上級請求指示、批準(zhǔn)。

（十一）批復(fù)。適用于答復(fù)下級請示事項(xiàng)。

（十二）函。適用于不相隸屬的單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

（十三）紀(jì)要。適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。

第三章 公文格式

第九條 公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、2 2 / 附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。

（一）份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。

（二）密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。

（三）緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。

（五）發(fā)文字號。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。

（六）簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。

（七）標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。

（八）主送機(jī)關(guān)。公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。

（九）正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。

（十）附件說明。公文附件的順序號和名稱。

3 /

（十一）發(fā)文機(jī)關(guān)署名。署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。

（十二）成文日期。署會(huì)議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。

（十三）印章。公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。

（十四）附注。公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。

（十五）附件。公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。

（十六）抄送機(jī)關(guān)。除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。

（十七）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。

（十八）頁碼。公文頁數(shù)順序號。

第十條 公文的版式按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行（詳見附件

7、附件8）。

第十一條 公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號等，按照有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。

第十二條 公文用紙幅面采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實(shí)際需要確定。

第四章 公文擬制

4 / 第十三條 公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。

第十四條 公文起草應(yīng)當(dāng)做到：

（一）符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī)，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。

（二）一切從實(shí)際出發(fā)，分析問題實(shí)事求是，所提政策措施和辦法切實(shí)可行。

（三）內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精練。

（四）文種正確，格式規(guī)范。

（五）公文涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，起草部門必須征求相關(guān)部門意見，力求達(dá)成一致，并填附會(huì)簽表。

（六）部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文起草工作。

第十五條 公司發(fā)文,應(yīng)由公文發(fā)起部門按照上級指示或工作實(shí)際負(fù)責(zé)草擬初稿;涉及公司重大事項(xiàng)或問題比較復(fù)雜的，發(fā)起部門負(fù)責(zé)人應(yīng)親自草擬，或經(jīng)公司研究提出方案后，指定專人草擬。

第十六條 公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由綜合辦公室進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：

（一）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。

（二）內(nèi)容是否符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī)；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。

5 /

（三）涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見。

（四）文種是否正確，格式是否規(guī)范，相關(guān)要素是否齊全（正文、附件PDF版1份、附件紙質(zhì)版2份等）。

（五）其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。

第十七條 經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，綜合辦公室應(yīng)退回起草部門并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由起草部門修改后重新報(bào)送。在不改變原意的情況下，審核人員有權(quán)對文件進(jìn)行刪節(jié)和文字加工。內(nèi)容紊亂、文字冗長、需做較大修改的文稿，可提出修改意見，由擬稿人進(jìn)行修改。

第十八條 發(fā)起部門應(yīng)填附發(fā)文稿紙?jiān)敿?xì)寫明文件標(biāo)題、附件、擬稿部門與擬稿人,綜合辦公室配合明確發(fā)送范圍與印制分?jǐn)?shù)，經(jīng)發(fā)起部門簽字確認(rèn)后，逐級上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。

第十九條 公文文稿須經(jīng)公司董事長審批簽發(fā)（黨群團(tuán)組織的發(fā)文，由各組織負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)）。公司綜合辦公室應(yīng)根據(jù)公文所涉及事項(xiàng)報(bào)有關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。簽發(fā)人以及分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)公文時(shí)，應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。為保證文件辦理時(shí)效，原則上一般性文件，審批和簽發(fā)人員應(yīng)在文件流轉(zhuǎn)人員報(bào)審后半小時(shí)內(nèi)審簽完畢，重要文件應(yīng)當(dāng)天內(nèi)審簽完畢。

6 / 第二十條 領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)過程中提出的修改意見，若修改內(nèi)容較少，僅是相關(guān)字符、章節(jié)的修改，由綜合辦公室負(fù)責(zé)修訂后重新審簽，若修改幅度較大，由擬稿部門修改后重新審簽。

第二十一條 公司主導(dǎo)的對外聯(lián)合發(fā)文，由綜合辦公室負(fù)責(zé)將初稿報(bào)聯(lián)合發(fā)文單位提出修改意見，達(dá)成一致意見后，填附聯(lián)合發(fā)文稿報(bào)所有聯(lián)署單位負(fù)責(zé)人會(huì)簽。公司內(nèi)部涉及多個(gè)部門的行文，由文稿發(fā)起部門負(fù)責(zé)協(xié)商其他部門，達(dá)成一致意見后，填附會(huì)簽單報(bào)綜合辦公室進(jìn)行初審。

第五章 公文辦理

第二十二條 公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。

第二十三條 收文辦理主要程序是：

（一）簽收。對收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，認(rèn)真檢查核對，檢查有無錯(cuò)收、缺頁等現(xiàn)象。外來文件的簽收由綜合辦公室行政專員負(fù)責(zé)，各部門發(fā)文擬稿的簽收由綜合辦公室文書專員負(fù)責(zé)。

（二）登記。對公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載，簽收人員應(yīng)在文件登記簿中清楚填寫交接事項(xiàng)，并填附文件閱辦單報(bào)審。公司人員外出開會(huì)、出差、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等帶回的重要文件及資料應(yīng)及時(shí)報(bào)送綜合辦公室進(jìn)行登記保管，不得個(gè)人保存。

（三）初審。對收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。文件初審由

7 / 綜合辦公室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，初審的重點(diǎn)是：來文內(nèi)容是否屬實(shí)，是否應(yīng)由公司辦理，涉及其他單位職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來文單位并說明理由。

（四）閱批。外來收文，綜合辦公室應(yīng)結(jié)合來文所述內(nèi)容提出擬辦意見和審批權(quán)限；為避免文件積壓誤事，文件流轉(zhuǎn)人員應(yīng)在當(dāng)天閱簽完畢，緊急文件要即閱即辦。文件流轉(zhuǎn)過程中，除文件流轉(zhuǎn)人員外，其他人員不得隨意經(jīng)手流轉(zhuǎn)文件（特殊情況除外，例如：文件流轉(zhuǎn)人員請休假，此項(xiàng)工作可由工作代理人完成;領(lǐng)導(dǎo)將文件交特定某人流轉(zhuǎn)，此人應(yīng)該及時(shí)向文件流轉(zhuǎn)人員報(bào)備文件狀態(tài)）。

（五）承辦。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門對交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。需兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門，辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能達(dá)成一致，可報(bào)請公司協(xié)調(diào)或裁定。

（六）傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對象閱知或者批示。公文傳閱辦理人員應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

（七）催辦。及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。

8 /

（八）答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來文單位（部門），并根據(jù)需要告知相關(guān)單位（部門）。

第二十四條 發(fā)文辦理主要程序是：

（一）復(fù)核。已經(jīng)公司負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需作實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報(bào)原簽批人復(fù)審。

（二）登記。對復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。

（三）印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時(shí)效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場所印制。

（四）用章。公文蓋章只限于發(fā)出和存檔的公文，留作他用的公文不蓋章，印章要蓋得端正、清晰，嚴(yán)防錯(cuò)蓋、漏蓋。

（五）核發(fā)。公文印制、蓋章完畢后，應(yīng)當(dāng)再次對公文的文字和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)，公司內(nèi)部分發(fā)或?qū)ν獍l(fā)文，文件流轉(zhuǎn)人員應(yīng)詳細(xì)做好文件簽收記錄，以便備查。

第二十六條 公司對上級公司公文報(bào)送，由綜合辦公室行政主管負(fù)責(zé)（含上級公司OA系統(tǒng)報(bào)送）；與公司業(yè)務(wù)往來單位的報(bào)送分發(fā)，由業(yè)務(wù)承辦部門指定專人負(fù)責(zé)。公文報(bào)送及分發(fā)人員應(yīng)做到及時(shí)報(bào)送分發(fā)，不得積壓、延誤。

第二十七條 需要?dú)w檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及公司《檔案管理制度》，及時(shí)收集齊全、9 9 / 整理歸檔。由公司主導(dǎo)與外單位聯(lián)合辦理的公文，應(yīng)將原件進(jìn)行歸檔保存。

第六章 公文管理

第二十八條 公司各部門要嚴(yán)格按照本制度加強(qiáng)公文管理，確保管理嚴(yán)格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。

第二十九條 公文的印發(fā)傳達(dá)范圍應(yīng)當(dāng)按照公司的要求執(zhí)行；需要變更的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)簽發(fā)人批準(zhǔn)。

第三十條 復(fù)制、匯編公文，應(yīng)當(dāng)經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，復(fù)制、匯編的公文視同原件管理。

第三十一條 公文的撤銷和廢止，由公司根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。

第三十二條 不具備歸檔和保存價(jià)值的公文，經(jīng)公司審核批準(zhǔn)后可以銷毀。個(gè)人不得私自銷毀、留存涉密公文。

第三十三條 部門合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理；部門撤銷時(shí)，需要?dú)w檔的公文經(jīng)整理后按照有關(guān)規(guī)定移交公司檔案室。

第三十四條 工作人員離崗離職時(shí)，所在部門應(yīng)當(dāng)督促其將暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

第七章 附 則

第三十五條 公司公文含電子公文，包括上級公司OA系統(tǒng)文件等。

10 / 第三十六條 法規(guī)、規(guī)章方面的公文，依照有關(guān)規(guī)定處理。

第三十七條 本制度由公司負(fù)責(zé)解釋。

11 /

第三篇：公文管理制度

公文管理制度

一、公文是指行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，根據(jù)需要，可使用決定，公告，通告，通知，報(bào)告，請示，批復(fù)，意見，函，會(huì)議紀(jì)要和明傳電報(bào) 體式的公文種類。環(huán)保局根據(jù)需要可使用公告，通告，通知，報(bào)告，請示，意見,函等體式的公文。

二、環(huán)保保局辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu)。環(huán)保局辦公室有權(quán)對環(huán)保局內(nèi)部的公文管理，印信管理，檔案管理等項(xiàng)工作進(jìn)行監(jiān)督，檢查和指導(dǎo)。

三、公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求量是，精簡，高效的原則，做到及時(shí)，準(zhǔn)確，安全。

四、公文處理嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律，法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全，同時(shí)也要遵守全單位，本系統(tǒng)的保密制度和保密事項(xiàng)。

五、發(fā)文辦理

(一)發(fā)文辦理是指以本單位名義制發(fā)公文的過程，包括草擬，審核，簽發(fā)，復(fù)核，繕印，用印登記,分發(fā)等程序。

(二)草擬公文應(yīng)做到：1.符合國家的法律，法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定。2.情況確定，觀點(diǎn)明確，表述清晰準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，符合實(shí)際，便于操作，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡短。3.根據(jù)行文目的確定文種。4.人

名，地名，數(shù)字，引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號。

(三)草擬公文的程序：1.各股、室、隊(duì)草擬的公文在送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行審核，審核的重點(diǎn)是：是否確需引文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的要求，公文格式是否符合規(guī)定，相關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容是否有相關(guān)股、室、隊(duì)會(huì)簽，是否有錯(cuò)別字，標(biāo)點(diǎn)符號，語法是否有錯(cuò)誤,層次是否清晰等。2.辦公室審核后由審核人簽署意見，交草擬部門填寫《發(fā)文審批表》送主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或由主管領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),未經(jīng)簽發(fā)的一律不予復(fù)核和負(fù)責(zé)制。3.公文正式印制前，辦公室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：擬稿部門負(fù)責(zé)人，擬稿人是否簽字，審批，簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一，規(guī)范等。4.經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的,應(yīng)按程序復(fù)審，對復(fù)核無誤的由辦公室對其編號，印制和分發(fā)。5.辦公室應(yīng)對草擬的文稿，,附件和印制好的正式公文一并整理立卷,定期歸檔。6.需要暫時(shí)保密的公文在擬稿，印制過程中和正式分發(fā)前相關(guān)人員應(yīng)做好保密工作。

六、收文辦理

(一)收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括簽收，登記，審核，擬辦，批辦，承辦，催辦等程序。

(二)辦公室應(yīng)對簽收的來文進(jìn)行登記，《收文登記薄》

應(yīng)登記收文日期，發(fā)文機(jī)關(guān)，公文名稱,文號，發(fā)文時(shí)間，簽收時(shí)處理意見和簽收人姓名。所在來文均應(yīng)附《收文處理單》送主管領(lǐng)導(dǎo)批閱。主管領(lǐng)導(dǎo)不在送分管領(lǐng)導(dǎo)批閱,涉及重要事項(xiàng)，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)征求主管領(lǐng)導(dǎo)意見后再行批閱。然后按領(lǐng)導(dǎo)批示意見送交有關(guān)股、室、隊(duì)傳閱承辦，公文禁止橫向傳閱。對有具體請示事項(xiàng)的，主批人(主管領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的分管領(lǐng)導(dǎo))應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項(xiàng)的，圈閱視為已閱知。

(三)承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)及時(shí)處理辦理，不得延誤，推諉，緊急公文由辦公至負(fù)責(zé)催辦和督辦。

(四)股、室、隊(duì)對政策性和操作指導(dǎo)性較強(qiáng)且須復(fù)印的來文，由辦公室復(fù)印后送局領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)業(yè)務(wù)股室，確需借閱原件的，應(yīng)履行借閱手續(xù)，由借閱人在《文件借閱登記薄》上簽字，借閱人應(yīng)簽名。

七、公文管理

(一)公文由辦公室所設(shè)的專(兼)職人員統(tǒng)一收發(fā)，審核，用印,歸檔和銷毀。

(二)公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理(立卷)歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

(三)歸檔的公文,應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系，特征和保存價(jià)值等整理(立卷)，保證歸檔公文的齊全，整，能反映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。

(四)擬制，修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求，有公文用紙張全部采用A4型。

(五)環(huán)保局應(yīng)每兩年清理一次不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人和主管行政的局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可以銷毀。

(六)本單位已不符合國家，省和環(huán)保部政策的發(fā)文應(yīng)予撤銷；發(fā)布新規(guī)定新辦法后，原已不再使用的公文應(yīng)同時(shí)廢止。

八、為加強(qiáng)行政管理,提高公文處理水平,環(huán)保局應(yīng)認(rèn)真組織學(xué)習(xí)國務(wù)院《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》等文件精神，對本管理辦法中的未盡事宜，均按上述文件規(guī)定執(zhí)行。

第四篇：公文管理制度

公文管理制度

為提高公文工作質(zhì)量，強(qiáng)化公文收發(fā)的程序化管理，促進(jìn)公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本管理制度。

公文管理由辦公室負(fù)責(zé)，分為收文管理和發(fā)文管理兩部分：

一、收文管理

（一）發(fā)送來的文件資料，由辦公室統(tǒng)一接收，登記和保管，發(fā)送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的文件、資料、信函，辦公室要及時(shí)送達(dá)。

（二）處理各類來文，嚴(yán)格按程序辦理，隨到隨辦，急件急辦，防止文件積壓和逾期不辦。

（三）領(lǐng)導(dǎo)閱文后，要在處理單上批簽意見或明確辦理責(zé)任人，并簽名。

（四）辦公室負(fù)責(zé)督促領(lǐng)導(dǎo)批辦事項(xiàng)的落實(shí)，及時(shí)將辦理結(jié)果向領(lǐng)導(dǎo)反饋。

（五）文件處理完畢后，要及時(shí)歸檔。

二、發(fā)文管理

（一）公文制發(fā)的基本要求

1．所有公文以運(yùn)管所人秘股的名義制發(fā)，要求嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范，符合國家法律法規(guī)、方針政策和上級機(jī)關(guān)的文件精神。

2．發(fā)文目的要明確，依據(jù)充分，概念準(zhǔn)確，文字簡潔，與本單位的管轄范圍和權(quán)限相適應(yīng)，不得超越權(quán)力界限和范圍行文。

3．公文必須使用國家法定的規(guī)范漢字和計(jì)量單位，不得使用異體字和不規(guī)范的繁體字、簡體字。撰寫、修改和簽批公文，用筆用墨必須符合存檔要求。

4．公文制發(fā)的具體方法、程序、行文規(guī)則及文種格式等，要嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定。

（二）公文制發(fā)程序

相關(guān)股室（擬稿）→辦公室（核稿）→主管領(lǐng)導(dǎo)（會(huì)簽或簽發(fā)）→主任（簽發(fā)）→辦公室（編號等）→相關(guān)股室（打印樣稿）→辦公室（復(fù)核樣搞）→相關(guān)股室（印制）→相關(guān)股室（發(fā)送）→辦公室（存檔）

（三）公文的草擬和審核

1．草擬公文。股室業(yè)務(wù)性公文由有關(guān)業(yè)務(wù)股室擬稿，并按照程序?qū)⒉輸M稿送辦公室核稿，草擬文稿，要求字跡端正、清晰。

2．辦公室核稿時(shí)，審核確定是否需要行文，文稿的內(nèi)容是否正確，公文文種及發(fā)文級別是否適當(dāng)，文件格式及語句是否準(zhǔn)確，發(fā)送范圍和機(jī)密等級，緊急程序是否適當(dāng)，做好發(fā)文的基礎(chǔ)工作。未經(jīng)辦公室核稿的文稿，原則上領(lǐng)導(dǎo)不予簽批。

（四）公文的送審和簽發(fā)

1．辦公室核稿由辦公室負(fù)責(zé)文字工作的同志或辦公室主任負(fù)責(zé)，核稿后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)審簽。

2．發(fā)文文稿按以下辦法送領(lǐng)導(dǎo)審簽：

①文件內(nèi)容屬于方針、政策、原則范圍內(nèi)的或其他事關(guān)全局的，送主任簽發(fā).②領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署明確意見、姓名和具體時(shí)間。③公文要按規(guī)定時(shí)間審簽、傳遞，一般文件在一位領(lǐng)導(dǎo)手中不超過2天，緊急公文不在領(lǐng)導(dǎo)手中過夜，特急公文、秘密公文由辦公室派出專人傳遞送簽。

（五）公文的印制與發(fā)送

1．經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽批同意發(fā)文的公文稿，由辦公室負(fù)責(zé)進(jìn)行復(fù)核，在復(fù)核中發(fā)現(xiàn)不妥或有疑問的，應(yīng)及時(shí)報(bào)告簽發(fā)文件的領(lǐng)導(dǎo)，建議更改，但核稿人不能擅自作主修改。

2．文件復(fù)核定稿后，由辦公室按程序進(jìn)行登記編號，確定印刷份數(shù)，安排打字、校對、印刷、蓋章和分發(fā)。在校對中如發(fā)現(xiàn)原稿在內(nèi)容、格式、文字、發(fā)送范圍等方面有疑問或錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)通知核稿者，建議其糾正，并按程序批準(zhǔn)。

3．單個(gè)股室的業(yè)務(wù)性公文由業(yè)務(wù)股室分發(fā)，事關(guān)全局或涉及多個(gè)股室的公文由辦公室分發(fā)。文件分發(fā)要及時(shí)、準(zhǔn)確、安全；分發(fā)密級文件時(shí)，要按機(jī)關(guān)保密工作規(guī)定，將分發(fā)對象、份數(shù)登記清楚，防止失密泄密。

第五篇：公文管理制度

公文管理制度

一、公文是指行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，總局、分局兩級社保機(jī)構(gòu)根據(jù)需要，可使用決定、公告、通告、通知、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要和明傳電報(bào)等體式的公文種類。農(nóng)場社保局根據(jù)需要可使用公告、通告、通知、報(bào)告、請示、意見、函等體式的公文。

二、總局、分局社保局辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu)。

（一）總局、分局社保局應(yīng)設(shè)或指定專人負(fù)責(zé)公文處理工作。

（二）農(nóng)場社保局亦應(yīng)設(shè)兼職人員處理公文、管理印信和檔案工作。

（三）總局社保局辦公室有權(quán)對墾區(qū)社保系統(tǒng)的公文管理、印信管理、檔案管理等項(xiàng)工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

三、公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求量是、精簡、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。

四、公文處理嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全，同時(shí)也要遵守全單位、本系統(tǒng)的保密制度和保密事項(xiàng)。

五、發(fā)文辦理

（一）發(fā)文辦理是指以本單位名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印登記、分發(fā)等程序。

（二）草擬公文應(yīng)做到：

1、符合國家的法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定。

2、情況確定，觀點(diǎn)明確，表述清晰準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，符合實(shí)際，便于操作，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡短。

3、根據(jù)行文目的確定文種。

4、人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。

（三）草擬公文的程序：

1、各科室草擬的公文在送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需引文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的要求，公文格式是否符合規(guī)定，相關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容是否有相關(guān)科室會(huì)簽，是否有錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)符號，語法是否有錯(cuò)誤、層次是否清晰等。

2、辦公室審核后由審核人簽署意見，交草擬部門填寫《發(fā)文審批表》送主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或由主管領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，未經(jīng)簽發(fā)的一律不予復(fù)核和負(fù)責(zé)制。

3、公文正式印制前，辦公室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：擬稿部門負(fù)責(zé)人、擬稿人是否簽字，審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

4、經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審，對復(fù)核無誤的由辦公室對其編號、印制和分發(fā)。

5、辦公室應(yīng)對草擬的文稿、附件和印制好的正式公文一并整理立卷，定期歸檔。

6、需要暫時(shí)保密的公文在擬稿、印制過程中和正式分發(fā)前相關(guān)人員應(yīng)做好保密工作。

7、分局社保局行文涉及到另行制定有關(guān)政策和辦法的應(yīng)請示總局社保局方可行文。分局社保局行文一律送總局社保局備案。

六、收文辦理

（一）收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

（二）辦公室應(yīng)對簽收的來文進(jìn)行登記，《收文登記薄》應(yīng)登記收文日期、發(fā)文機(jī)關(guān)、公文名稱、文號、發(fā)文時(shí)間、簽收時(shí)處理意見和簽收人姓名。所在來文均應(yīng)附《來文處理單》送主管領(lǐng)導(dǎo)批閱。主管領(lǐng)導(dǎo)不在送分管領(lǐng)導(dǎo)批閱，涉及重要事項(xiàng)，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)征求主管領(lǐng)導(dǎo)意見后再行批閱。然后按領(lǐng)導(dǎo)批示意見送交有關(guān)科室傳閱承辦，公文禁止橫向傳閱。對有具體請示事項(xiàng)的，主批人（主管領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的分管領(lǐng)導(dǎo)）應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項(xiàng)的，圈閱視為已閱知。

（三）承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)及時(shí)處理辦理，不得延誤、推諉、緊急公文由辦公至負(fù)責(zé)催辦和督辦。

（四）科室對政策性和操作指導(dǎo)性較強(qiáng)且須復(fù)印的來文，由辦公室復(fù)印后送局領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)業(yè)務(wù)科室，如確需借閱原件的，應(yīng)履行借閱手續(xù)，由借閱人在《文件借閱登記薄》上簽字，借閱人應(yīng)簽名。

七、公文管理

（一）公文由辦公室所設(shè)的專（兼）職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。

（二）公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

（三）歸檔的公文，應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能反映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。

（四）擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求，所有公文用紙張全部采用A4型。

（五）總局、分局兩級社保機(jī)構(gòu)應(yīng)每兩年清理一次不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人和主管行政的局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可以銷毀。

（六）本單位已不符合國家、省和總局政策的發(fā)文應(yīng)予撤銷；臺(tái)和發(fā)布新規(guī)定新辦法后，原已不再使用的公文應(yīng)同時(shí)廢止。

八、為加強(qiáng)行政管理，提高公文處理水平，各級社保機(jī)構(gòu)應(yīng)認(rèn)真組織學(xué)習(xí)國務(wù)院《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和《黑龍江省＜國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法＞實(shí)旆細(xì)則及黑墾局發(fā)［2002］2號、黑墾局辦文［2002］1號文件精神，對本管理辦法中的未盡事宜，均按上述文件規(guī)定執(zhí)行。