第一篇：23辦公自動化管理規定

辦公自動化系統管理規定14HJGB-523-201

1辦公自動化系統管理規定

1范圍

本標準規定了公司辦公自動化OA系統的運行、維護、使用和管理要求，確保OA系統安全、可靠、穩定地運行，促進公司網絡的健康發展。

本標準適用于公司機關各部室、各二級單位（項目部）OA系統的使用。

2引用文件

計算機軟件工程國家標準

3相關術語

3.1辦公室自動化（Office Automation）縮寫OA。為利用技術的手段提高辦公的效率，進而實現辦公的自動化處理。采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作；改變復雜、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業的管理和決策提供科學的依據。

3.2電子簽章:泛指所有以電子形式存在，依附在電子文件并與其邏輯關聯，用以辨識電子文件簽署者身份，保證文件的完整性，并表示簽署者同意電子文件所陳述事實的內容。4管理內容與要求

4.1信息中心職責

4.1.1 信息中心為OA系統建設和管理的實施機構。負責公司OA系統的日常運行、管理維護工作。

4.1.2 發生軟件報錯等情況，信息中心應及時解決。在不能自行解決的情況下，應及時聯系軟件公司技術人員；若軟件需要更改應及時為系統做補丁程序，以保證OA系統的正常運行。

4.1.3 用戶發生死鎖情況應向信息中心反映，信息中心應及時為用戶解鎖，以保證用戶工作的正常開展。

4.1.4 各部門根據實際工作情況制定或修改相應工作流程，通過“新增或變更流程申請”流程提交申請，經公司相關領導審批確認后提交信息中心制定或修改OA流程。信息中心應在領導審批通過后2個工作日內，完成OA系統中的流程制定或修改工作。流程訂制完成后，信息中心需將新流程在公司公告上予以公示。

4.2文件發送與接收

4.2.1各單位下發、上報的各類公文（包括文件、會議通知、公告、簡報、信息等）原

則上統一采用辦公自動化系統（OA）發送。各單位文件制作、發送、督辦、存檔和上報時，發出的電子文檔必須具有符合規范的文字及格式(參見經理辦公室《關于規范公文擬搞格式的通知》)。內部形成文件正文內容必須添加在“發文簽發卡”前。

4.2.2公司的正式文件及其它需要簽發的公文，按流程起草、審核、簽發，統一由經理辦公室編號、打印、使用OA軟件發送至收文單位和個人，并根據實際需要打印若干份存檔和上報。需要在公司公告內發布的公文，在公文簽發卡中注明該公文需刊登在公司公告內，由經理辦公室負責在公司公告內發布。

4.2.3所有需領導審批的流程必須添加在公文中，只需領導閱覽的文字在附件中添加。

4.2.4所有OA用戶每天必須及時登錄OA系統查看文件，確保信息和聯絡暢通。如因出差或出差時間較長，須指定授權的公文代辦人代辦。

4.2.5電子文件發送后，工作人員應根據公文的緩急程度對所發公文的接收情況進行檢查，催辦、督辦，發現問題及時與有關人員聯系。

4.2.6流程最后節點的辦理人員，在流程辦理完畢時應發文傳閱給相關部室及人員。

4.2.7各單位、各部室應有專人負責電子印章的管理。信息中心負責將印章制作成電子文檔，并培訓各部室電子印章負責人如何使用。各電子印章負責人應注意保管好印章口令，正確使用印章。

4.2.8各單位須指定專人負責OA系統及文件的管理。

a)黨群工作部負責公司新聞的發布，公司新聞、新動態應在OA系統“公司新聞”中及時發布。

b)公司各項通知、公告、發文等由經理辦公室在“公司公告”中及時發布。

c)部門公告發布本部門的事項、動態等，由各部門文件管理員負責發布。

d)“公司新聞”、“公司公告”發布責任人及各部門文件管理員另行下文授權。

4.3OA內部郵件的管理

每個用戶應自行做好OA郵箱的管理工作,及時對郵箱中的郵件歸檔及清理。

4.4用戶注冊和注銷

OA系統用戶增加，由人力資源部在三個工作日內將人員的姓名、單位、崗位等基本資料送交信息中心，信息中心應及時完成該用戶的OA用戶注冊。OA用戶離職，人力資源部及時告知信息中心，以注銷相關人員賬戶。

4.5安全管理

所有OA系統使用者應保管好用戶密碼口令，不得隨意泄漏。用戶不用OA系統時或離

開計算機時應及時將OA系統注銷后關閉，以避免用戶個人信息或公司機密泄露。

4.6文件共享與存檔

4.6.1 各部室文件管理員應做好文件的分發、存檔和打印工作。

4.6.2 信息中心對OA系統信息每季度備份一次，刻錄成光盤，存入公司檔案科。5 檢查、考核與獎懲

5.1由信息中心負責OA系統使用的日常檢查。

5.2具體獎懲辦法參照員工管理規定和計算機管理規定等相關規定執行。6附則

本規定自2011年1月1日起實施，由工程技術部負責解釋。

編制：工程技術部審核：胡秋英批準：張傳玉

第二篇：辦公自動化網絡管理規定

辦 公自動化網絡管理規定 信息來源：平陰縣物價局|信息編發：信息網絡中心|發布日期：2009-03-10

各科室：

為了保障本部門計算機網絡系統的運行安全和信息安全，加強網絡的管理，合理使用設備，合法利用網絡，推動辦公自動化進程，促進信息交流，全面提高辦事效 率，根據國家有關計算機網絡管理辦法和部門實際，特規定如下：

一、各科室切實加強對計算機的使用管理，科室負責同志統攬負責，加強監管，對配備的每臺計算機都要責任到人，確定專人管理，禁止局外人員使用。

二、允許通過網絡下載必要的工作資料和信息。

三、各科室辦理的文檔一律復制到共享文件夾中進行共享和交流。

四、通過網絡對外發布信息或宣傳資料需經過局長審閱。

五、不得搜索、瀏覽、復制、發布、傳播含有危害國家安全、泄密國家秘密、損害國家利益、不利于民族團結，不利于社會安定、淫穢、色情、教唆犯罪及法律、法 規禁止的有關信息；不得發布影響物價局形象以及侮辱誹謗他人、侵害他人合法權益的信息；不得利用網絡擅自張貼網頁或侵害他人計算機系統；不得非法截獲、篡 改、刪除他人電子郵件或者其他數據資料；不得進入娛樂站點或進入收費網站進行娛樂活動；不得利用計算機及網絡進行玩游戲、聽音樂、看電影、上網聊天、炒股 票等活動。

六、本局工作人員違反本規定，產生費用的均由個人承擔，造成不良影響的，由當事人承擔一切責任，并視情節輕重予以處罰，構成犯罪的，交有關部門依法追究刑 事責任。并立即取消該科室的網絡使用權。

七、對違反計算機操作規程、擅自下載、使用自備軟盤、游戲盤造成計算機病毒感染，應立即殺毒，因病毒造成硬件損毀的，由當事人賠償10%-50%的損失。

八、為節約辦公成本，除接收價格舉報系統必須運行和必要時間加班外，其他科室下班時間一律關閉微機，停止電腦作業。

九、本規定自下發之日起執行。

平陰縣物價局 二○○五年六月十五日

第三篇：公司辦公自動化管理規定[推薦]

目的 為強化公司辦公自動化系統的管理，確保系統各功能有效運行，信息及時處理和反饋。對電子公文準確、規范、安全、及時地進行處理，提高工作效率。適用范圍

本規定適用公司內部各單位、解放經銷商、服務站辦公自動化系統的管理。術語和定義

電子公文：電子公文是指在企業管理過程中所形成的具有行政效力和規范體式，能被計算機處理、拷貝、存儲和現代數據通信技術傳遞的公務文書如：（決定、決議、指示、請示、批復、通知、通告、通報、報告、會議紀要、專題會議紀要、公函等）。文秘部落職責

4.1公司辦公室是公司辦公自動化系統的管理部門，對公司辦公自動化系統的管理負責，定期檢查、指導、評價、考核公司辦公自動化系統的使用、運轉、保密情況。

4.2公司電算室是保證公司辦公自動化系統正常運行的系統維護部門，對公司辦公自動化系統能否正常運行負責，并負責對永久保留的信息備份工作。

4.3人力資源開發室負責人員流動、用戶變更信息的及時提供。

4.4網絡室是解放經銷商辦公自動化系統的管理部門，對解放經銷商辦公自動化系統的管理負責，定期檢查、指導、評價、考核解放經銷商辦公自動化系統的使用、運轉、保密情況。

4.5服務管理部是解放服務站辦公自動化系統的管理部門，對解放服務站辦公自動化系統的管理負責，定期檢查、指導、評價、考核解放服務站辦公自動化系統的使用、運轉、保密情況。管理要求

5.1 電子公文管理規定。

5.1.1 電子公文與紙質公文關系。

5.1.1.1各部門須指定專人負責辦公系統管理，按紙質公文辦理程序處理電子公文。

5.1.1.2電子公文行文關系，與紙質公文的行文關系相同。

5.1.1.3除特殊注明外，電子公文與紙質公文具有同等的行政效力。電子公文不加印鑒。

5.1.1.4電子公文的公文要素與紙質公文基本一致，包括：公文版頭、秘密等級、發文字號、簽發人、公文標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、主題詞、抄報抄送機關、附件等。

5.1.1.4電子公文的辦理分為收文和發文辦理，其工作流程與紙質公文工作流程基本相同。

5.1.2上機操作人員必須熟記本人的用戶代碼和口令，并保守秘密，在系統中不得從事與工作無關的活動，系統用畢應及時退出該系統。上機人員調離工作崗位應及時通知辦公室和電算調整業務流程、更改用戶設置。非辦公系統中注冊的人員不得上機操作或瀏覽。

5.1.3 對機密級以上（含機密級）的文件和篇幅較長的轉發附件，仍以紙質方式發送，但要形成簡要說明，進入業務流程，批復工作仍在辦公系統中進行。

5.1.4 使用人員要在每個工作日8:00-8:30和16:00-16:30期間察看“待辦事宜”，并簽署意見。

5.1.5國家秘密級以上（含秘密級）和集團公司機密級秘密公文不得以電子公文形式在網上傳遞。

5.1.6各部門在收到電子公文后，有必要復制成一份（經發文機關批準可復制成多份）紙質公文，應需在所復制成的紙質公文右上角加蓋復制專用章（電子公文復制專用章圖樣附后）注明復制單位、日期、份數，然后繼續辦理的其他程序。所收到的相同紙質公文應作為備份存檔。

5.1.7 電子公文處理和存儲，必須采用專用的計算機和存儲設備，由收到電子公文的人員負責管理，確保有關設備的安全。

5.1.8 電子公文介質[硬（軟）磁盤、磁帶、光盤等]應按下列要求管理：

5.1.8.1 電子公文介質的使用和保存，等同紙質公文的使用和保存。

5.1.8.2 電子公文介質的維護和維修，由公司電算室負責。

5.1.8.3 電子公文介質的銷毀，等同紙質公文的銷毀，須進行登記并由兩人監銷，確保不漏銷、不丟失。

5.1.9用戶認證管理。

5.1.9.1用戶密碼方式：用戶首次登陸時系統強制更改密碼，日常要求每隔1個月修改用戶密碼。

5.1.9.2建議系統采用電子身份認證卡確保系統的安全。

5.1.10用戶管理。

5.1.10.1用戶重新審核：將現有的oa用戶按部門列表由用戶所在部門領導簽字確認。

5.1.10.2新用戶申請程序：新增用戶由本人填寫新增(變更)用戶表（附后），本部門領導簽字后，到人力資源開發室蓋章確認，由電算室創建用戶。

5.1.10.3用戶權限變更：當對用戶權限有特殊需要時，請填寫用戶權限變更表（附后）。

5.1.10.4用戶變更：人員流動時，由人力資源開發室填寫用戶新增（變更）表（附后）提供給電算室，由電算室對這些用戶變更所屬部門。

5.1.10.5用戶注銷：人員調離，退休、退養、離職時，由人力資源開發室填寫用戶注銷表（附后）提供給電算室，由電算室注銷用戶。

5.1.11用戶組管理。

5.1.11.1用戶群組重新審核：將群組名稱及群組成員列出后，由各主管部門重新審核。

5.1.11.2新用戶組申請程序：由使用部門填寫用戶新增（變更）表（附后），與電算室協商創建。

5.1.11.3用戶組的日常管理：用戶組由電算室進行日常維護。

5.1.11.4用戶組信息的發布：為方便查詢各用戶組包含的成員，電算室將每隔一個月在通知公告中發布用戶組信息。

5.1.12功能模塊的管理。各模塊的主管單位指定專人對模塊中的文檔進行維護。

5.1.13系統操作要求。

5.1.13.1要求每天早8：00打開oa辦公系統，下班時觸發按鈕，形成的信息由各部門專人管理并與考勤掛勾。

5.1.13.2上班期間每隔一個小時查看一次最新信息。

5.1.13.3各模塊的主管理單位負責及時更新信息。

5.1.14信息管理要求。

5.1.14.1電子郵件系統：要求經常清理，保證郵件占用空間小于100m。

5.1.14.2通知公告、留言板：文檔保留一個月時間，超期后由電算室對文檔進行刪除。

5.1.14.3公文管理、黨委工作、食堂管理：由辦公室對文檔進行維護。

5.1.14.4政策法規、經濟責任制：由企管辦對文檔進行定期維護。

5.1.14.5信息發布、信息收集：由指定部門的專人負責維護。

5.1.14.6對于永久保留的信息由電算室負責備份。

5.1.14.7重要信息主管理部門要自已備份

5.

2經銷商電子公文管理規定。

5.2.1每家經銷商一個用戶名，由專人管理與使用，用戶名和密碼要有兩人知曉，避免人員調動，其他人不能登錄。

5.2.2上機人員調離工作崗位，新的操作人員應及時更改用戶設置。

5.2.3上機操作人員必須熟記用戶名和密碼，并保守秘密。

5.2.4上機操作人員在系統中不得從事與工作無關的活動，系統用畢應及時退出該系統。

5.2.5不許將ie瀏覽器設置成“表單自動提示密碼”。

5.2.6上機人員不得在郵件系統中向所有用戶群發郵件，一經發現，作為劣跡記入經銷商綜合考評。

5.2.7使用人員要每日登錄系統，至少保證早、晚各一次，并及時將一汽貿易總公司的有關信息通知到相關人員。

5.3服務商電子公文管理規定。

5.3.1外來公文進行登記、處理，在收文流程中處理，例如：一汽網上公文、服務通報、月報審核通知及其它形式的文件等。由服務站資料員負責管理流程。

5.3.2服務站內部制定的公文，需按流程辦理且歸檔，在發文流程中辦理。由服務站資料員負責管理流程。

5.3.3信息采編用來從各種媒體采集各種相關信息，經篩選整理編輯后形成各種主題刊物，進行發布。例如：質量信息反饋、重大質量問題匯報、用戶信息、索賠申請、市場信息等。主要由持有一汽貿易公司頒發的培訓上崗證的服務經理、鑒定員、資料員負責。

5.3.4公共服務為各服務站提供資料和服務，資料內容由服務管理部整理更新后供查詢、使用。

5.3.4.1服務系統通訊錄，供服務站使用，主要由貿易公司電算室負責。

5.3.4.2服務信息通報、月報審核信息每月由服務管理部進行編寫，以供服務站查看。

5.3.4.3資料管理是涉及日常工作需共享的各方面資料，例如：新車型信息、產品改進信息、零部件信息、故障編碼、保用標準等。主要由服務管理部負責。

5.3.4.4電子公告板用于發布各類公共信息和通知等，各服務站均可發布。

5.3.5直接發送電子郵件主要是用于小范圍內的信息溝通。

5.3.6關于磁盤上機使用的規定。

5.3.6.1凡從外單位帶回、拷回或購回的磁盤，必須由有關服務站站長同意并經服務站計算機管理人員作病毒檢查后，方可上機使用。

5.3.6.2外單位人員來服務站上機時，所帶磁盤必須由服務站站長同意，經作病毒檢查確認無病毒后，方可上機使用。

5.3.6.3發現病毒時，操作者不得擅自處理，須經服務站計算機管理負責人查明原因后，責成專人處理。

6相關文件

（無）

7相關記錄及保存期

7.1新增(變更)用戶表 保存期限 五年

7.2用戶權限變更表 保存期限 五年

7.3用戶注銷表 保存期限 五年

第四篇：公司辦公自動化管理規定

公司辦公自動化管理規定

1目的為強化公司辦公自動化系統的管理，確保系統各功能有效運行，信息及時處理和反饋，公司辦公自動化管理規定。對電子公文準確、規范、安全、及時地進行處理，提高工作效率。

2適用范圍

本規定適用公司內部各單位、解放經銷商、服務站辦公自動化系統的管理。

3術語和定義

電子公文：電子公文是指在企業管理過程中所形成的具有行政效力和規范體式，能被計算機處理、拷貝、存儲和現代數據通信技術傳遞的公務文書如：（決定、決議、指示、請示、批復、通知、通告、通報、報告、會議紀要、專題會議紀要、公函等）。文秘資源網

4職責

4.1公司辦公室是公司辦公自動化系統的管理部門，對公司辦公自動化系統的管理負責，定期檢查、指導、評價、考核公司辦公自動化系統的使用、運轉、保密情況，管理制度《公司辦公自動化管理規定》。

4.2公司電算室是保證公司辦公自動化系統正常運行的系統維護部門，對公司辦公自動化系統能否正常運行負責，并負責對永久保留的信息備份工作。

4.3人力資源開發室負責人員流動、用戶變更信息的及時提供。

4.4網絡室是解放經銷商辦公自動化系統的管理部門，對解放經銷商辦公自動化系統的管理負責，定期檢查、指導、評價、考核解放經銷商辦公自動化系統的使用、運轉、保密情況。

4.5服務管理部是解放服務站辦公自動化系統的管理部門，對解放服務站辦公自動化系統的管理負責，定期檢查、指導、評價、考核解放服務站辦公自動化系統的使用、運轉、保密情況。

5管理要求

5.1電子公文管理規定。

5.1.1電子公文與紙質公文關系。

5.1.1.1各部門須指定專人負責辦公系統管理，按紙質公文辦理程序處理電子公文。

5.1.1.2電子公文行文關系，與紙質公文的行文關系相同。

5.1.1.3除特殊注明外，電子公文與紙質公文具有同等的行政效力。電子公文不加印鑒。

5.1.1.4電子公文的公文要素與紙質公文基本一致，包括：公文版頭、秘密等級、發文字號、簽發人、公文標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、主題詞、抄報抄送機關、附件等。

5.1.1.4電子公文的辦理分為收文和發文辦理，其工作流程與紙質公文工作流程基本相同。

5.1.2上機操作人員必須熟記本人的用戶代碼和口令，并保守秘密，在系統中不得從事與工作無關的活動，系統用畢應及時退出該系統。上機人員調離工作崗位應及時通知辦公室和電算調整業務流程、更改用戶設置。非辦公系統中注冊的人員不得上機操作或瀏覽。

5.1.3對機密級以上（含機密級）的文件和篇幅較長的轉發附件，仍以紙質方式發送，但要形成簡要說明，進入業務流程，批復工作仍在辦公系統中進行。

5.1.4使用人員要在每個工作日8:00-8:30和16:00-16:30期間察看“待辦事宜”，并簽署意見。

5.1.5國家秘密級以上（含秘密級）和集團公司機密級秘密公文不得以電子公文形式在網上傳遞。

5.1.6各部門在收到電子公文后，有必要復制成一份（經發文機關批準可復制成多份）紙質公文，應需在所復制成的紙質公文右上角加蓋復制專用章（電子公文復制專用章圖樣附后）注明復制單位、日期、份數，然后繼續辦理的其他程序。所收到的相同紙質公文應作為備份存檔。

第五篇：公司辦公自動化管理規定

目的 為強化公司辦公自動化系統的管理，確保系統各功能有效運行，信息及時處理和反饋。對電子公文準確、規范、安全、及時地進行處理，提高工作效率。適用范圍

本規定適用公司內部各單位、解放經銷商、服務站辦公自動化系統的管理。術語和定義

電子公文：電子公文是指在企業管理過程中所形成的具有行政效力和規范體式，能被計算機處理、拷貝、存儲和現代數據通信技術傳遞的公務文書如：（決定、決議、指示、請示、批復、通知、通告、通報、報告、會議紀要、專題會議紀要、公函等）。文秘資源網職責

4.1公司辦公室是公司辦公自動化系統的管理部門，對公司辦公自動化系統的管理負責，定期檢查、指導、評價、考核公司辦公自動化系統的使用、運轉、保密情況。

4.2公司電算室是保證公司辦公自動化系統正常運行的系統維護部門，對公司辦公自動化系統能否正常運行負責，并負責對永久保留的信息備份工作。

4.3人力資源開發室負責人員流動、用戶變更信息的及時提供。

4.4網絡室是解放經銷商辦公自動化系統的管理部門，對解放經銷商辦公自動化系統的管理負責，定期檢查、指導、評價、考核解放經銷商辦公自動化系統的使用、運轉、保密情況。

4.5服務管理部是解放服務站辦公自動化系統的管理部門，對解放服務站辦公自動化系統的管理負責，定期檢查、指導、評價、考核解放服務站辦公自動化系統的使用、運轉、保密情況。管理要求

5.1 電子公文管理規定。

5.1.1 電子公文與紙質公文關系。

5.1.1.1各部門須指定專人負責辦公系統管理，按紙質公文辦理程序處理電子公文。

5.1.1.2電子公文行文關系，與紙質公文的行文關系相同。

5.1.1.3除特殊注明外，電子公文與紙質公文具有同等的行政效力。電子公文不加印鑒。

5.1.1.4電子公文的公文要素與紙質公文基本一致，包括：公文版頭、秘密等級、發文字號、簽發人、公文標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、主題詞、抄報抄送機關、附件等。

5.1.1.4電子公文的辦理分為收文和發文辦理，其工作流程與紙質公文工作流程基本相同。

5.1.2上機操作人員必須熟記本人的用戶代碼和口令，并保守秘密，在系統中不得從事與工作無關的活動，系統用畢應及時退出該系統。上機人員調離工作崗位應及時通知辦公室和電算調整業務流程、更改用戶設置。非辦公系統中注冊的人員不得上機操作或瀏覽。

5.1.3 對機密級以上（含機密級）的文件和篇幅較長的轉發附件，仍以紙質方式發送，但要形成簡要說明，進入業務流程，批復工作仍在辦公系統中進行。

5.1.4 使用人員要在每個工作日8:00-8:30和16:00-16:30期間察看“待辦事宜”，并簽署意見。

5.1.5國家秘密級以上（含秘密級）和集團公司機密級秘密公文不得以電子公文形式在網上傳遞。

5.1.6各部門在收到電子公文后，有必要復制成一份（經發文機關批準可復制成多份）紙質公文，應需在所復制成的紙質公文右上角加蓋復制專用章（電子公文復制專用章圖樣附后）注明復制單位、日期、份數，然后繼續辦理的其他程序。所收到的相同紙質公文應作為備份存檔。

5.1.7 電子公文處理和存儲，必須采用專用的計算機和存儲設備，由收到電子公文的人員負責管理，確保有關設備的安全。

5.1.8 電子公文介質[硬（軟）磁盤、磁帶、光盤等]應按下列要求管理：

5.1.8.1 電子公文介質的使用和保存，等同紙質公文的使用和保存。

5.1.8.2 電子公文介質的維護和維修，由公司電算室負責。

5.1.8.3 電子公文介質的銷毀，等同紙質公文的銷毀，須進行登記并由兩人監銷，確保不漏銷、不丟失。

5.1.9用戶認證管理。

5.1.9.1用戶密碼方式：用戶首次登陸時系統強制更改密碼，日常要求每隔1個月修改用戶密碼。

5.1.9.2建議系統采用電子身份認證卡確保系統的安全。

5.1.10用戶管理。

5.1.10.1用戶重新審核：將現有的oa用戶按部門列表由用戶所在部門領導簽字確認。

5.1.10.2新用戶申請程序：新增用戶由本人填寫新增(變更)用戶表（附后），本部門領導簽字后，到人力資源開發室蓋章確認，由電算室創建用戶。

5.1.10.3用戶權限變更：當對用戶權限有特殊需要時，請填寫用戶權限變更表（附后）。

5.1.10.4用戶變更：人員流動時，由人力資源開發室填寫用戶新增（變更）表（附后）提供給電算室，由電算室對這些用戶變更所屬部門。

5.1.10.5用戶注銷：人員調離，退休、退養、離職時，由人力資源開發室填寫用戶注銷表（附后）提供給電算室，由電算室注銷用戶。

5.1.11用戶組管理。

5.1.11.1用戶群組重新審核：將群組名稱及群組成員列出后，由各主管部門重新審核。

5.1.11.2新用戶組申請程序：由使用部門填寫用戶新增（變更）表（附后），與電算室協商創建。

5.1.11.3用戶組的日常管理：用戶組由電算室進行日常維護。

5.1.11.4用戶組信息的發布：為方便查詢各用戶組包含的成員，電算室將每隔一個月在通知公告中發布用戶組信息。

5.1.12功能模塊的管理。各模塊的主管單位指定專人對模塊中的文檔進行維護。

5.1.13系統操作要求。

5.1.13.1要求每天早8：00打開oa辦公系統，下班時觸發按鈕，形成的信息由各部門專人管理并與考勤掛勾。

5.1.13.2上班期間每隔一個小時查看一次最新信息。

5.1.13.3各模塊的主管理單位負責及時更新信息。

5.1.14信息管理要求。

5.1.14.1電子郵件系統：要求經常清理，保證郵件占用空間小于100m。

5.1.14.2通知公告、留言板：文檔保留一個月時間，超期后由電算室對文檔進行刪除。

5.1.14.3公文管理、黨委工作、食堂管理：由辦公室對文檔進行維護。

5.1.14.4政策法規、經濟責任制：由企管辦對文檔進行定期維護。

5.1.14.5信息發布、信息收集：由指定部門的專人負責維護。

5.1.14.6對于永久保留的信息由電算室負責備份。

5.1.14.7重要信息主管理部門要自已備份

5.2經銷商電

子公文管理規定。

5.2.1每家經銷商一個用戶名，由專人管理與使用，用戶名和密碼要有兩人知曉，避免人員調動，其他人不能登錄。

5.2.2上機人員調離工作崗位，新的操作人員應及時更改用戶設置。

5.2.3上機操作人員必須熟記用戶名和密碼，并保守秘密。

5.2.4上機操作人員在系統中不得從事與工作無關的活動，系統用畢應及時退出該系統。

5.2.5不許將ie瀏覽器設置成“表單自動提示密碼”。

5.2.6上機人員不得在郵件系統中向所有用戶群發郵件，一經發現，作為劣跡記入經銷商綜合考評。

5.2.7使用人員要每日登錄系統，至少保證早、晚各一次，并及時將一汽貿易總公司的有關信息通知到相關人員。

5.3服務商電子公文管理規定。

5.3.1外來公文進行登記、處理，在收文流程中處理，例如：一汽網上公文、服務通報、月報審核通知及其它形式的文件等。由服務站資料員負責管理流程。

5.3.2服務站內部制定的公文，需按流程辦理且歸檔，在發文流程中辦理。由服務站資料員負責管理流程。

5.3.3信息采編用來從各種媒體采集各種相關信息，經篩選整理編輯后形成各種主題刊物，進行發布。例如：質量信息反饋、重大質量問題匯報、用戶信息、索賠申請、市場信息等。主要由持有一汽貿易公司頒發的培訓上崗證的服務經理、鑒定員、資料員負責。

5.3.4公共服務為各服務站提供資料和服務，資料內容由服務管理部整理更新后供查詢、使用。

5.3.4.1服務系統通訊錄，供服務站使用，主要由貿易公司電算室負責。

5.3.4.2服務信息通報、月報審核信息每月由服務管理部進行編寫，以供服務站查看。

5.3.4.3資料管理是涉及日常工作需共享的各方面資料，例如：新車型信息、產品改進信息、零部件信息、故障編碼、保用標準等。主要由服務管理部負責。

5.3.4.4電子公告板用于發布各類公共信息和通知等，各服務站均可發布。

5.3.5直接發送電子郵件主要是用于小范圍內的信息溝通。

5.3.6關于磁盤上機使用的規定。

5.3.6.1凡從外單位帶回、拷回或購回的磁盤，必須由有關服務站站長同意并經服務站計算機管理人員作病毒檢查后，方可上機使用。

5.3.6.2外單位人員來服務站上機時，所帶磁盤必須由服務站站長同意，經作病毒檢查確認無病毒后，方可上機使用。

5.3.6.3發現病毒時，操作者不得擅自處理，須經服務站計算機管理負責人查明原因后，責成專人處理。

6相關文件

（無）

7相關記錄及保存期

7.1新增(變更)用戶表 保存期限 五年

7.2用戶權限變更表 保存期限 五年

7.3用戶注銷表 保存期限 五年