第一篇：唐山港陸鋼鐵辦公自動化管理規定

唐山港陸鋼鐵有限公司（通知）

[2009]第69號

唐山港陸鋼鐵有限公司

關于印發《辦公自動化管理規定（試行）》的通知

各分廠、處、室，直屬科、站：

現將唐山港陸鋼鐵有限公司《辦公自動化管理規定（試行）》印發給你們，望認真遵照執行。

附：《辦公自動化管理規定（試行）》

2009年6月1日

主題詞：辦公自動化管理規定通 知唐山港陸鋼鐵有限公司辦公室2009年6月1日印發

（共印40份）

唐山港陸鋼鐵有限公司

辦公自動化管理規定（試行）

根據當前公司公文運行情況，結合OA系統實際，制定本管理規定。我公司OA系統由公司級閉環運行系統和廠處級閉環運行系統兩級組成，本規定僅針對公司級網絡制定，廠處級網絡文件運行管理參照本規定執行。

一、OA系統文件運行管理

在OA系統中運行的文件主要包括職能處室負責管理的文件和公司辦公室統一管理的文件。

（一）各職能處室負責管理的文件

各職能處室負責管理的文件主要包括各類專業表單、以本部門名義或聯合其他部門向公司內部其他部門下發的通知、通報、管理規定等相關文件。各職能部門歸口管理的文件流轉和文件歸檔等工作由本部門管理，其中表單或協同模板主要分為以下幾類：

1、財務類表單

（1）工程付款通知單（焦化、鋼鐵），由工程管理處財務組組長制單，工程處處長、財務總監、總經理審批后由出納辦理；

（2）出差審批單，由出差人制單，本部門領導或公司領導審批后轉財務人員備查；

（3）費用報銷單（車補），適用于執行相關政策的廠處級以上管理人員制單；

（4）差旅費報銷單，由出差人填制，將相關原始單據整理后交記賬會計審核，財審處副處長復核后轉給出差人部門領導、財務總監、行政副總等審批，最后交出納辦理；

（5）港陸鋼鐵（焦化）付款通知單，由財審處結算科長制單，經營副總、總經理、財務總監審批后交出納辦理；

（6）現金支領單，由支領人填寫后交其部門領導審批，如果金額大于等于5000元，需按照總經理、財務總監順序審批，小于5000元的直接由財務總監審批，交出納辦理；

（7）費用報銷單（招待費），適用于含招待費在內的費用類

報銷，由報銷人填制，經記賬會記、財審處副處長審核后轉本部門領導、財務總監、行政副總等領導審批后政務科進行登記，再交出納辦理；費用報銷單不含招待費的參照上條執行，財務總監審批后交出納辦理。

2、人事類

（1）用人申請表（增加定員），各職能處室由勞資員填寫后按相關流程審批，各分廠由辦公室勞資員填制、主任審核、本部門領導審批后，按照企業規劃管理處企管科科長企業規劃管理處處長、人事處處長、人事副總的順序審批（非普工的其他人員須加簽總經理審批），由人事處人事科科長辦理；

（2）補員申請，職能處室由勞資員填寫后按相關流程審批，各分廠由辦公室勞資員填制、主任審核、本部門領導審批后轉人事處審批辦理；

（3）外委培訓請示，職能處室由勞資員填寫后按相關流程審批，各分廠由辦公室勞資員填制、主任審核、本部門領導審批后，轉人事處按照培訓組組長、人事處處長、人事副總、總經理的順序審批后，由人事處培訓組組長辦理；

（4）內部培訓請示，職能處室由勞資員填寫后按相關流程審批，各分廠由辦公室勞資員填制，經主任審核，本部門相關領導審批后，轉人事處辦理；

（5）員工離廠結算單，職能處室由勞資員填寫后按相關流程審批，各分廠由辦公室勞資員填制、主任審核、本部門領導審批后，轉相關部門辦理；

（6）人事任免決定，須填制發文審批卡，按本規定第（二）項第2條執行。

3、行政類

（1）公務用車申請單，用車人填寫，經相關領導審批后由公司辦公室小車隊辦理；

（2）固定資產申請表，適用于各分廠設備類固定資產申請手續，由各單位相關部門填寫，經本部門領導審批后轉設備機動處、總經理、財務部門審批，設備機動處承辦。

4、業務類

（1）設備、零部件外委檢修申請表，由各單位相關部門填寫，經主管領導審批后轉設備機動處、供銷處審批辦理；

（2）外委工程申請表，由各單位相關部門填寫，由部門領導、單位主管領導、設備機動處、工程管理處審批辦理。

5、供銷類

進出口合同（流程模板），結算合同，內部運輸合同，銷售補充合同，外發運輸合同，銷售質量異議，原材料補充合同，設備合同-工業品買賣合同（工程管理處），備件合同，銷售合同，原料采購合同，原料、備件招標申請，銷售招標申請，車輛維修維護申請，日發運計劃，材料成本報表，由業務人員起草相關文本，轉本部門相關領導、法務員、經營副總、財務總監、總經理等審批，合同審批完畢由合同管理員負責打印、蓋章、存檔等。

6、計劃類文件（設備管理類計劃、購銷計劃類）

由各分廠機動科和后勤處室在ERP系統中進行申報，生產經營計劃由公司辦公室發紅頭文件。

7、各職能處室直接發布的管理類文件

由發起人發起，報送本部門主要領導審批后，報主管的公司級領導審批，由本部門發布。

8、各部門自行建立的協同文件

除非需要在系統與須其他部門共享外，不能存放在系統文件夾中。除特殊情況外，各類音頻、視頻、較大的PDF等電子文件不能存放在系統文件夾中。

9、經濟責任制、生產報表自由協同。

（二）由公司辦公室統一管理的文件

除由職能部門管理的文件外，其它文件均應上報公司辦公室，由公司辦公室統一管理，具體操作如下：

1、請示類文件

各部門上報的請示類文件由部門主要領導審批后轉公司辦公室政務科（政務科后應不設節點）。政務科進行文件下載，根據文件內容填制OA系統文件傳閱單，經公司辦公室主任審批簽發擬辦意見后轉政務科，由政務科按辦公室主任擬辦意見進行流轉，經有權限的公司領導批準后，由政務科發布到請示單位和承辦單位。

2、管理性文件

管理性文件制作單位須使用發文審批卡。發文審批卡由發起人發起，經本部門領導審核同意后上報，由政務科審核，由公司

辦公室主任簽署復核意見并視內容進行加簽、減簽（如管理制度要加簽到企業規劃管理處），會簽后交公司副總審核、總經理簽發；總經理簽發后由封發秘書封發、發送、并進行分發、公文交換和歸檔等工作。

3、上級來文

由公司辦公室負責掃描電子文檔入網，由公司辦公室主任簽發擬辦意見，由政務科按擬辦意見流轉，并發布給承辦單位a承辦。

4、分發的文件由各收文件單位進行簽收。

5、各單位自行管理的文件管理流程可參照本管理規定執行。

二、系統維護的行政管理

1、管理單位職責

公司信息中心負責公司辦公自動化系統的規劃、建設、維護和管理。其主要職責:負責規劃、設計、實施和完善公司管理辦公自動化系統，各部門不得自行修改或安裝規定范圍以外的軟件；制定信息管理相關制度，負責辦公自動化系統的培訓、會同有關部門對部門管理員進行考評；負責日常的網絡運行維護，各應用單位需要制作本單位獨有的表單、固定的協同模板時，由各單位提出完整的需求報告，由本部門主管領導審批后由信息中心統一制作。如需要制作的表單、固定的協同模板與其它單位有關聯時，經各單位主管領導共同協商、審批后，由信息中心統一制作。

2、使用單位及人員職責

（1）保密和安全。系統管理員密碼由信息中心負責，不允許轉告他人，系統管理員不得自行修改任何用戶密碼，如變更須結合本人，定期做好數據備份工作。其他用戶密碼由個人在初次登陸系統后進行必要的修改，密碼設置至少6位以上，不能過于簡單，不能向無關人員透露。

（2）用戶在系統中上傳的電子公文、數據報表、各類電子文檔，應嚴格設置安全保密權限，各類人員要按保密級別上傳，不能以公告、調查、請示、報告方式上傳；不能選擇全員，必須以指定特定人員協同方式上傳，不得上傳非法信息，臨時性或不重要的資料不應存放在系統文件夾中。

（3）用戶在系統中上傳的電子公文、數據報表、各類電子文檔，系統管理員每月的最后1個工作日，清理系統服務器，同時對服務器上過時的信息、硬盤碎片、數據庫壓縮、臨時文件等，進行安全運行清理。

（4）新組建的部門應及時申報本部門的相關信息及相關需求，信息中心應同有關領導研究后進行實施及培訓等工作；部門更名或進行內部調整或取消前，各部門應在系統中通知信息中心，以便及時、準確地進行相應的技術處理。

（5）廠處及各直屬單位要確定1-2名部門管理員（同時兼任本部門公文收發員），負責部門的辦公自動化系統應用指導、用戶管理、部門空間管理和文件存檔等工作，部門管理員對本部門的辦公自動化工作負總責。部門管理員崗位調整或辭職前應提前1周通知信息中心，由本單位領導和信息中心負責辦公自動化方面的交接工作，不進行必要交接影響系統正常運行或造成不良影響的將對所在部門進行考核。

（6）各部門相關人員在上班時間內登錄辦公自動化系統，特別是領導和關鍵崗位員工，按操作手冊或系統幫助的提示進行操作，發現問題及時向部門管理員或信息中心反饋。

（7）各單位有關請示、申請、購買、審批、信息發布等工作一率在公司自動化辦公系統上完成，對于能在系統中完成的工作，仍然以書面形式進行的，公司領導不再受理（特殊情況除外）。

三、考核規定

公司辦公室、財審處、企業規劃管理處和信息中心每季度對各單位辦公自動化工作綜合考評一次，對辦公自動化工作成績優秀、節能降耗成績顯著的單位獎勵500-1000元，對優秀部門管理員獎勵100-300元，對于工作開展效果不好的單位考核500-1000元。

對違反規定造成不良后果的，對當事人考核50-200元，給公司造成損失或違法者按相關規定追究當事者責任，并對部門管理員進行相應考核。

四、附則

1、本規定自2009年6月2日起試行。

2、本規定由公司信息中心負責解釋。

3、公司信息中心根據系統運行情況有權作必要調整。

第二篇：東方陸港裝修施工人員管理規定

東方陸港裝修施工人員管理規定

為了加強路勁大廈內部治安安全管理，保證內部工作正常運行及各施工裝修單位工作的順利進行，特制定裝修施工人員管理規定如下：

1、在大廈內的施工單位（包括短期、臨時裝修隊），均應設一名專職或兼職安全員，負責檢查日常施工，并對施工人員進行安全教育，自覺遵守本公司的各項規章制度。

2、施工單位進場時須到物業管理處辦理申請手續，并交納相應的押金，退場時需到物業管理處客服中心退還出入證及出示出門物品清單。

3、施工人員出入大廈或在施工區內，必須隨身佩戴（佩戴于左胸位置）出入證，發現未帶者沒收其出入證（不在退還裝修出入證押金），并立即清除出場。

4、嚴禁施工人員在工作期間飲酒，嚴禁赤背、著短褲、穿拖鞋在大廈公共區域內行走嚴禁隨地吐痰、喧嘩、打鬧、賭博飲酒等一經發現沒收其出入證（不在退還裝修出入證押金），并立即清除出場，并處以200元罰款；

5、嚴禁施工人員及裝修企業一證多用（即辦理一個裝修手續，給多家裝修），違者禁止其在大廈內進行裝修活動，并扣除裝修施工企業的裝修押金。

6、施工人員施工不準帶違禁品（易燃易爆物）進入樓層，特殊情況經安全部同意后可少量帶進，做到一日一清，并必須設專人管理。

7、施工人員之間糾紛引起打架斗毆損壞公共財物者，除加倍賠償外，肇事者雙方需繳納罰金200元，對故意損壞公共設施者送交公安部門處理。

8、對于施工的樓層部位，存在不安全隱患和不衛生狀況，經大廈安全管理人員書面通知后，不按期整改，責令其停工整改并處以500-3000元罰款。

9、所有施工人員未經物業管理處批準，任何人不準在施工現場留宿，一經發現將被清出現場，并對裝修施工單位處以300-1000元罰款。

10、各施工現場有火災隱患的應及時排除，如未及時排除而造成事故的，由施工單位（裝修隊）承擔全部責任。

11、大廈內部的消防設備、器材未經安全部同意，任何人、任何部門（包括內部工作人員）不能隨意動用（發生火情時除外），發現者將依照《消防管理條例》處理。

12、嚴禁施工人員在施工現場或其他非衛生間地點隨地大小便，不得在非施工區域滯留和閑逛，一經發現沒收其出入證（不在退還裝修出入證押金）立即清除出場，并處以100元罰款。

13、施工人員出入大廈所攜帶物品，必須到物業管理處辦理物品放行手續，經安全人員檢查后方可帶出大廈。

14、施工過程中如對樓內或樓外設施（如電梯、樓梯等）造成損壞的，視情節輕重支付賠償金。

15、凡違反《治安管理處罰條例》者，本公司有權將其送至公安部門進行處理。

本公司（人）為確認已詳細閱讀河南順馳物業管理有限公司制定的“路勁大廈裝修施工人員管理規定”，同意遵守并承擔違反本管理規定的相關處罰。

承諾人（簽章）：

年月日

第三篇：股權質押協議書(港陸鋼鐵)A++（本站推薦）

股權質押協議書

本協議由簽約各方于2004年11月23日于中國北京市簽署。

鑒于以下所述：



1、唐山港陸鋼鐵有限公司（以下稱“港陸鋼鐵”）與青島健特生物投資股份有限公 司（以下稱“健特生物”）業已于2004年11月23日簽署了《股權轉讓協議書》。

2、《股權轉讓協議書》約定，港陸鋼鐵將其持有之唐山港陸焦化有限公司（以下 稱“港陸焦化”）75％的股權轉讓予健特生物，股權轉讓價款共計人民幣貳億貳仟玖佰 玖拾萬元整（小寫：￥229,900,000元），由健特生物分期向港陸鋼鐵支付上述股權 轉讓價款。



3、港陸鋼鐵擬以其在上述股權轉讓完成之前所持有的港陸焦化75％的股權質押予 健特生物，為港陸鋼鐵與健特生物于2004年11月23日簽署之《股權轉讓協議書》條款 約定之人民幣壹億壹仟伍佰萬元整（小寫：￥115,000,000元）的股權轉讓預付款的 償還提供股權質押擔保。

基于以上鑒于條款所述，簽約各方經過友好協商，依據中華人民共和國相關法律 法規特議定如下條款，以茲共同信守。

第一條簽約各方

甲方：青島健特生物投資股份有限公司

法定代表人： 陳青 董事長

住所：中國山東省青島市太平角六路12號

乙方：唐山港陸鋼鐵有限公司

法定代表人： 杜振增 董事長

住所：中國河北省遵化市建明鎮穆家莊村南

第二條 質押之股權



1、本協議所稱質押之股權是指乙方合法持有的港陸焦化75%的股權。



2、乙方保證對其持有的上述港陸焦化75%的股權享有完整的所有權與處置權。第三條 關于股權質押



1、乙方承諾，乙方將其合法持有的港陸焦化75%的股權全部質押予甲方，以為甲 乙雙方于2004年11月23日簽署之《股權轉讓協議書》（以下稱“主合同”）條款約定之 人民幣壹億壹仟伍佰萬元整（小寫：￥115,000,000元）的股權轉讓預付款的償還提 供股權質押擔保。



2、乙方承諾，乙方應自本協議生效之日起十日內，將其合法持有的港陸焦化75% 的股權質押予甲方，且辦理完畢相關的登記備案手續。



3、本協議各方確認并同意，在股權質押期間，未經甲方書面同意，乙方不得擅自 以任何方式（包括但不限于轉讓、贈與、質押）處置其所持有的港陸焦化75%的股權中 的全部或任何部分。



4、本協議各方確認并同意，在股權質押期間，港陸焦化召開任何董事會，乙方必 須事先通知甲方；相關的董事會決議，必須于會后及時提交甲方。



5、本協議各方確認并同意，在股權質押期間，未經甲方書面同意，乙方基于其股 東權利的行使，保證港陸焦化不得進行任何形式的利潤分配。



6、本協議各方確認并同意，在股權質押期間，甲方隨時有權要求乙方，基于乙方 股東權利的行使，獲得港陸焦化的章程、財務報表及其他相關公司文件。

第四條 質押擔保的范圍



1、質押擔保的范圍為主合同約定之乙方屆時應當履行之人民幣壹億壹仟伍佰萬元

整（小寫：￥115,000,000元）的股權轉讓預付款的償還義務。



2、質押擔保的范圍包括港陸鋼鐵因違反主合同約定之人民幣壹億壹仟伍佰萬元整（小寫：￥115,000,000元）的股權轉讓預付款的償還義務而對甲方造成的損失，及因 上述義務履行而產生的違約金、賠償金、實現債權的費用和其他所有應付費用。第五條 質押權實現

本協議各方確認并同意：



1、若乙方未能按照主合同的約定，履行上述主合同約定之人民幣壹億壹仟伍佰萬 元整（小寫：￥115,000,000元）的股權轉讓預付款的償還義務，則甲方有權按照相關 法律法規之規定處置本協議項下質押股權。



2、處理質押股權所得價款，不足以償還債務和費用的，甲方有權另行追索。第六條 質押權終止

本協議各方確認并同意，滿足如下條件之一，則本協議項下質押權終止：



1、若乙方業已按照主合同的約定，履行了上述主合同約定之人民幣壹億壹仟伍佰 萬元整（小寫：￥115,000,000元）的股權轉讓預付款的償還義務，則本協議項下質押 權終止，甲方應偕同乙方到相關機關辦理質押撤銷登記。



2、若乙方另行向甲方提供了等值的、經甲方書面認可的抵押物、質押物，并辦理 完畢相關登記備案手續，則本協議項下質押權終止，甲方應偕同乙方到相關機關辦理質 押撤銷登記。



3、若主合同約定之主合同生效條款業已全部滿足，則本協議項下質押權終止，甲 方應在辦理主合同約定之港陸焦化75%的股權過戶手續之前1個工作日，偕同乙方到相 關機關辦理質押撤銷登記。

第七條 保證與承諾



1、甲乙雙方各自向對方保證，本協議簽字人均已獲得必要的全部授權，并且本協 議簽字時已經獲得己方必要的全部的批準或者授權（包括但不限于政府批文、股東會、董事會決議批準或授權）。本協議簽字蓋章后，任何一方均不得以本協議未獲得批準 或者授權而主張本協議無效。



2、甲乙雙方各自向對方保證，本協議的簽訂和履行不違反其作為當事人的其他合 同、協議和法律文本；

本協議生效后，任何一方不得以本協議的簽署未獲得必要的權力和違反其作為當 事人的其他合同、協議和法律文本為由，而主張本協議無效或對抗本協議項下義務的 履行。

第八條 違約責任



1、本協議正式生效后，各方應積極履行有關義務，任何違反本協議約定及保證條 款的行為均構成違約，違約方應賠償守約方因之造成的損失，并向守約方支付上述本協 議之交易標的額之10%的違約金；損失的賠償及違約金的支付不影響違約方按照本協議 的約定繼續履行本協議。



2、盡管本協議將于本協議約定之生效日期生效，但本協議雙方確認和同意，在本 協議簽訂后，如果由于任何一方毀約或未能履行其在本協議生效前應當履行的任何義 務，致使本協議無法履行，則該方應賠償其他守約方因本協議無法履行所產生的全部 損失。

第九條 法律適用與爭議的解決



1、本協議的訂立、效力、變更、解釋、履行、終止和由本協議產生或與本協議有 關之爭議的解決，均受中國（不包括中華人民共和國香港、澳門特別行政區及臺灣）法律的管轄。



2、因履行本協議所發生的或與本協議有關的一切爭議，簽約各方應通過友好協商 解決，如果協商不成，協議任何一方均有權向人民法院提起訴訟，并由中國上海市之人 民法院管轄。

在訴訟過程中，對于本協議中不涉及訴訟內容的條款繼續有效，簽約各方必須繼 續履行。

第十條 協議的變更及解除



1、在本協議有效期內，經簽約各方協商一致，本協議可以變更或者解除。



2、本協議的變更與解除，除依據中華人民共和國法律法規之規定及本協議另有約 定外，必須由簽約各方協商一致，訂立書面協議，并經簽約各方履行必要的簽字蓋章程 序。

第十一條 簽署、生效及其他



1、本協議的生效，亦為本協議項下主合同的成立要件之一。



2、本協議已有規定的，以本協議為準。本協議未作規定的，依據甲乙雙方簽署的 其他相關文件（包括但不限于協議、承諾、傳真等）執行。本協議各方在簽署本協議后 另行簽署有關文件（包括但不限于協議、承諾、傳真等）并有約定的，從其約定。

3、本協議未盡事宜由簽約各方協商解決，如經協商達成一致，可簽訂補充協議，補充協議與本協議具有同等法律效力。



4、本協議項下“之日”包含行為日當日，本協議項下約定期間應自行為日當日開始 計算。



5、本協議各方于本協議首頁端首及末頁末端所書地點、日期簽署本協議，以昭信 守。



6、本協議經各方簽章后生效，正本一式八份。

（此頁下無正文）

青島健特生物投資股份有限公司與唐山港陸鋼鐵有限公司的《股權質押協議書》 簽字頁：

（此頁無正文）

甲方（蓋章）：青島健特生物投資股份有限公司

法定代表人（授權代表）：陳青

乙方（蓋章）：唐山港陸鋼鐵有限公司

法定代表人（授權代表）：杜振增

本協議由簽約各方于2004年11月23日于中國北京市簽署。

第四篇：辦公自動化網絡管理規定

辦 公自動化網絡管理規定 信息來源：平陰縣物價局|信息編發：信息網絡中心|發布日期：2009-03-10

各科室：

為了保障本部門計算機網絡系統的運行安全和信息安全，加強網絡的管理，合理使用設備，合法利用網絡，推動辦公自動化進程，促進信息交流，全面提高辦事效 率，根據國家有關計算機網絡管理辦法和部門實際，特規定如下：

一、各科室切實加強對計算機的使用管理，科室負責同志統攬負責，加強監管，對配備的每臺計算機都要責任到人，確定專人管理，禁止局外人員使用。

二、允許通過網絡下載必要的工作資料和信息。

三、各科室辦理的文檔一律復制到共享文件夾中進行共享和交流。

四、通過網絡對外發布信息或宣傳資料需經過局長審閱。

五、不得搜索、瀏覽、復制、發布、傳播含有危害國家安全、泄密國家秘密、損害國家利益、不利于民族團結，不利于社會安定、淫穢、色情、教唆犯罪及法律、法 規禁止的有關信息；不得發布影響物價局形象以及侮辱誹謗他人、侵害他人合法權益的信息；不得利用網絡擅自張貼網頁或侵害他人計算機系統；不得非法截獲、篡 改、刪除他人電子郵件或者其他數據資料；不得進入娛樂站點或進入收費網站進行娛樂活動；不得利用計算機及網絡進行玩游戲、聽音樂、看電影、上網聊天、炒股 票等活動。

六、本局工作人員違反本規定，產生費用的均由個人承擔，造成不良影響的，由當事人承擔一切責任，并視情節輕重予以處罰，構成犯罪的，交有關部門依法追究刑 事責任。并立即取消該科室的網絡使用權。

七、對違反計算機操作規程、擅自下載、使用自備軟盤、游戲盤造成計算機病毒感染，應立即殺毒，因病毒造成硬件損毀的，由當事人賠償10%-50%的損失。

八、為節約辦公成本，除接收價格舉報系統必須運行和必要時間加班外，其他科室下班時間一律關閉微機，停止電腦作業。

九、本規定自下發之日起執行。

平陰縣物價局 二○○五年六月十五日

第五篇：公司辦公自動化管理規定[推薦]

目的 為強化公司辦公自動化系統的管理，確保系統各功能有效運行，信息及時處理和反饋。對電子公文準確、規范、安全、及時地進行處理，提高工作效率。適用范圍

本規定適用公司內部各單位、解放經銷商、服務站辦公自動化系統的管理。術語和定義

電子公文：電子公文是指在企業管理過程中所形成的具有行政效力和規范體式，能被計算機處理、拷貝、存儲和現代數據通信技術傳遞的公務文書如：（決定、決議、指示、請示、批復、通知、通告、通報、報告、會議紀要、專題會議紀要、公函等）。文秘部落職責

4.1公司辦公室是公司辦公自動化系統的管理部門，對公司辦公自動化系統的管理負責，定期檢查、指導、評價、考核公司辦公自動化系統的使用、運轉、保密情況。

4.2公司電算室是保證公司辦公自動化系統正常運行的系統維護部門，對公司辦公自動化系統能否正常運行負責，并負責對永久保留的信息備份工作。

4.3人力資源開發室負責人員流動、用戶變更信息的及時提供。

4.4網絡室是解放經銷商辦公自動化系統的管理部門，對解放經銷商辦公自動化系統的管理負責，定期檢查、指導、評價、考核解放經銷商辦公自動化系統的使用、運轉、保密情況。

4.5服務管理部是解放服務站辦公自動化系統的管理部門，對解放服務站辦公自動化系統的管理負責，定期檢查、指導、評價、考核解放服務站辦公自動化系統的使用、運轉、保密情況。管理要求

5.1 電子公文管理規定。

5.1.1 電子公文與紙質公文關系。

5.1.1.1各部門須指定專人負責辦公系統管理，按紙質公文辦理程序處理電子公文。

5.1.1.2電子公文行文關系，與紙質公文的行文關系相同。

5.1.1.3除特殊注明外，電子公文與紙質公文具有同等的行政效力。電子公文不加印鑒。

5.1.1.4電子公文的公文要素與紙質公文基本一致，包括：公文版頭、秘密等級、發文字號、簽發人、公文標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、主題詞、抄報抄送機關、附件等。

5.1.1.4電子公文的辦理分為收文和發文辦理，其工作流程與紙質公文工作流程基本相同。

5.1.2上機操作人員必須熟記本人的用戶代碼和口令，并保守秘密，在系統中不得從事與工作無關的活動，系統用畢應及時退出該系統。上機人員調離工作崗位應及時通知辦公室和電算調整業務流程、更改用戶設置。非辦公系統中注冊的人員不得上機操作或瀏覽。

5.1.3 對機密級以上（含機密級）的文件和篇幅較長的轉發附件，仍以紙質方式發送，但要形成簡要說明，進入業務流程，批復工作仍在辦公系統中進行。

5.1.4 使用人員要在每個工作日8:00-8:30和16:00-16:30期間察看“待辦事宜”，并簽署意見。

5.1.5國家秘密級以上（含秘密級）和集團公司機密級秘密公文不得以電子公文形式在網上傳遞。

5.1.6各部門在收到電子公文后，有必要復制成一份（經發文機關批準可復制成多份）紙質公文，應需在所復制成的紙質公文右上角加蓋復制專用章（電子公文復制專用章圖樣附后）注明復制單位、日期、份數，然后繼續辦理的其他程序。所收到的相同紙質公文應作為備份存檔。

5.1.7 電子公文處理和存儲，必須采用專用的計算機和存儲設備，由收到電子公文的人員負責管理，確保有關設備的安全。

5.1.8 電子公文介質[硬（軟）磁盤、磁帶、光盤等]應按下列要求管理：

5.1.8.1 電子公文介質的使用和保存，等同紙質公文的使用和保存。

5.1.8.2 電子公文介質的維護和維修，由公司電算室負責。

5.1.8.3 電子公文介質的銷毀，等同紙質公文的銷毀，須進行登記并由兩人監銷，確保不漏銷、不丟失。

5.1.9用戶認證管理。

5.1.9.1用戶密碼方式：用戶首次登陸時系統強制更改密碼，日常要求每隔1個月修改用戶密碼。

5.1.9.2建議系統采用電子身份認證卡確保系統的安全。

5.1.10用戶管理。

5.1.10.1用戶重新審核：將現有的oa用戶按部門列表由用戶所在部門領導簽字確認。

5.1.10.2新用戶申請程序：新增用戶由本人填寫新增(變更)用戶表（附后），本部門領導簽字后，到人力資源開發室蓋章確認，由電算室創建用戶。

5.1.10.3用戶權限變更：當對用戶權限有特殊需要時，請填寫用戶權限變更表（附后）。

5.1.10.4用戶變更：人員流動時，由人力資源開發室填寫用戶新增（變更）表（附后）提供給電算室，由電算室對這些用戶變更所屬部門。

5.1.10.5用戶注銷：人員調離，退休、退養、離職時，由人力資源開發室填寫用戶注銷表（附后）提供給電算室，由電算室注銷用戶。

5.1.11用戶組管理。

5.1.11.1用戶群組重新審核：將群組名稱及群組成員列出后，由各主管部門重新審核。

5.1.11.2新用戶組申請程序：由使用部門填寫用戶新增（變更）表（附后），與電算室協商創建。

5.1.11.3用戶組的日常管理：用戶組由電算室進行日常維護。

5.1.11.4用戶組信息的發布：為方便查詢各用戶組包含的成員，電算室將每隔一個月在通知公告中發布用戶組信息。

5.1.12功能模塊的管理。各模塊的主管單位指定專人對模塊中的文檔進行維護。

5.1.13系統操作要求。

5.1.13.1要求每天早8：00打開oa辦公系統，下班時觸發按鈕，形成的信息由各部門專人管理并與考勤掛勾。

5.1.13.2上班期間每隔一個小時查看一次最新信息。

5.1.13.3各模塊的主管理單位負責及時更新信息。

5.1.14信息管理要求。

5.1.14.1電子郵件系統：要求經常清理，保證郵件占用空間小于100m。

5.1.14.2通知公告、留言板：文檔保留一個月時間，超期后由電算室對文檔進行刪除。

5.1.14.3公文管理、黨委工作、食堂管理：由辦公室對文檔進行維護。

5.1.14.4政策法規、經濟責任制：由企管辦對文檔進行定期維護。

5.1.14.5信息發布、信息收集：由指定部門的專人負責維護。

5.1.14.6對于永久保留的信息由電算室負責備份。

5.1.14.7重要信息主管理部門要自已備份

5.

2經銷商電子公文管理規定。

5.2.1每家經銷商一個用戶名，由專人管理與使用，用戶名和密碼要有兩人知曉，避免人員調動，其他人不能登錄。

5.2.2上機人員調離工作崗位，新的操作人員應及時更改用戶設置。

5.2.3上機操作人員必須熟記用戶名和密碼，并保守秘密。

5.2.4上機操作人員在系統中不得從事與工作無關的活動，系統用畢應及時退出該系統。

5.2.5不許將ie瀏覽器設置成“表單自動提示密碼”。

5.2.6上機人員不得在郵件系統中向所有用戶群發郵件，一經發現，作為劣跡記入經銷商綜合考評。

5.2.7使用人員要每日登錄系統，至少保證早、晚各一次，并及時將一汽貿易總公司的有關信息通知到相關人員。

5.3服務商電子公文管理規定。

5.3.1外來公文進行登記、處理，在收文流程中處理，例如：一汽網上公文、服務通報、月報審核通知及其它形式的文件等。由服務站資料員負責管理流程。

5.3.2服務站內部制定的公文，需按流程辦理且歸檔，在發文流程中辦理。由服務站資料員負責管理流程。

5.3.3信息采編用來從各種媒體采集各種相關信息，經篩選整理編輯后形成各種主題刊物，進行發布。例如：質量信息反饋、重大質量問題匯報、用戶信息、索賠申請、市場信息等。主要由持有一汽貿易公司頒發的培訓上崗證的服務經理、鑒定員、資料員負責。

5.3.4公共服務為各服務站提供資料和服務，資料內容由服務管理部整理更新后供查詢、使用。

5.3.4.1服務系統通訊錄，供服務站使用，主要由貿易公司電算室負責。

5.3.4.2服務信息通報、月報審核信息每月由服務管理部進行編寫，以供服務站查看。

5.3.4.3資料管理是涉及日常工作需共享的各方面資料，例如：新車型信息、產品改進信息、零部件信息、故障編碼、保用標準等。主要由服務管理部負責。

5.3.4.4電子公告板用于發布各類公共信息和通知等，各服務站均可發布。

5.3.5直接發送電子郵件主要是用于小范圍內的信息溝通。

5.3.6關于磁盤上機使用的規定。

5.3.6.1凡從外單位帶回、拷回或購回的磁盤，必須由有關服務站站長同意并經服務站計算機管理人員作病毒檢查后，方可上機使用。

5.3.6.2外單位人員來服務站上機時，所帶磁盤必須由服務站站長同意，經作病毒檢查確認無病毒后，方可上機使用。

5.3.6.3發現病毒時，操作者不得擅自處理，須經服務站計算機管理負責人查明原因后，責成專人處理。

6相關文件

（無）

7相關記錄及保存期

7.1新增(變更)用戶表 保存期限 五年

7.2用戶權限變更表 保存期限 五年

7.3用戶注銷表 保存期限 五年