第一篇：【領導力】讓開會更有效率

【領導力】讓開會更有效率

在企業里，開會多，開會無效是很多人經常抱怨的話題。那么如何有效地提高開會質量呢？讓我們來看看下面兩個公司的做法：

太陽公司：會議成本制度

日本太陽公司為提高開會效率，實行開會分析成本制度。每次開會時，總是把一個醒目的會議成本分配表貼在黑板上。

成本的算法是：會議成本=每小時平均工資的3倍×2×開會人數×會議時間(小時)。公式中平均工資所以乘3，是因為勞動產值高于平均工資；乘2是因為參加會議要中斷經常性工作，損失要以2倍來計算。因此，參加會議的人越多，成本越高。有了成本分析，大家開會態度就會慎重，會議效果也十分明顯。英特爾：從寫會議通知開始

“你絕對無法避免開會，但你可以讓會議更有效率！”這是英特爾董事長葛洛夫對內部談管理時常說的一句話。根據英特爾過去的估計，員工平均有四分之一的時間在開會，但有四分之一的會議是無效會議。也就是說，員工有十六分之一的時間浪費在開會上。

“要開好會，最重要的是有明確的流程規范！”而規范，從如何寫會議通知和會議記錄開始。

（1）會議前的網絡通知

會議的性質主要分為流程與任務會議兩大類。任務會議是針對特定任務或是解決問題所舉辦，參與者很可能來自四面八方的不同部門；流程會議多以單一部門、定期舉辦以更新內部信息為主。會議召集人一般須在一周前發出會議通知，如果有人到了會議室才問今天要討論什么，這會議就算失敗。

會議通知共有九個項目：會議目的、時間地點、參與者、會議類型、與會者分工模式、預計進行流程、最后的決策方式，還有預計的產出結果，以及上次開會決議事項的完成情況。會議召集人在會前一周，要將會議主題的相關資料上網，以供與會者下載。

（2）準時開會非常重要

沒有要等誰來才能開會這回事。如果連續要參加兩場會議，那么兩場會議之間，須保留十分鐘空當，以確保開完第一場會后，能準時參加第二場會議

（3）會議中有人把關主題、有人計時

會議主持人要將每次發言內容，摘要出與議題有關的部分，如對目標的主張、對事實資料的說明、對因果關系的論證等，并將這些要點與討論的主題加以結合。這有三個目的，一是對發言者之尊重與肯定，二是確認其發言的本意，第三則是協助與會者聚焦于原定主軸。在進行討論時，有人擔任把關員，以確保討論主題不會離題。多數企業會議由主席同時擔任把關員，但鑒于主席有時對主題太過投入，很難維持中立，所以也可另設把關員。當有好的議題出現，會議把關員可要求會議記錄員先記錄下來，但仍要回到原先主題討論。還有計時員，依照會議通知規定的每人報告時間，提出警告，以免會議延宕。

（4）會議結束前五分鐘，主席要重復最后的開會結論與確認任務。

（5）會議后20小時內須發出紀錄

會議記錄應把決策方向、決議后的待辦事項、相關負責人與完成時間等信息都整理清楚，逐點列出后在開完會后20小時內，傳給與會者與相關負責人。另有因此次會議衍發的新議題、召開新議題會議的負責人是誰等。接到會議記錄后無異議，與會者就該依照會議結論執行。

最好還能把當初的決策邏輯記錄下來，這可協助未來大家在檢討舊決策或是做新決策時，有更多資料可參考追溯，效益會更大。

會議的目標就是決策與執行。會議后有落實執行，才是有效會議。

（摘自《易友》2007年五月刊）

第二篇：如何讓工作更有效率

如何讓工作更有效率

--計劃統籌，推動效率提升

要想提高工作效率，有效的統籌，良好的管理時間，是必不可少的。首先，用好的圖表，做好時間管理

一份完整的工作計劃必不可少。要以圖標管理的方式，按計劃列出一個月完成的工作事項，以及關鍵的時間點，分解到每周、每天，讓每天的工作都有的放矢，養成準時完成約定工作任務的習慣，在規定的時間內完成各項重點工作。

其次，做好工作統籌

在工作工程中，分清輕重緩急，按照工作的重要程度展開。同時，關鍵問題集中精力突破，要把最重要的事情放在一天中最好的時間完成。因為特別重要的工作必須議案敬重精力才能完成后，比較勞神。在最好的時間把最重要的工作做完后，心里會變得很輕松，在輕松的狀態下作其他工作，效率自然會高。

再次，不斷提升自身技能

很多人說，大家會的東西我都懂，但為什么我的速度卻比別人慢呢？其實，專業功夫不到家是重要原因之一。如果不加緊學習新知識、新技能的腳步，就會變成老牛拖重車，充滿無力感，更會被時代無情的淘汰，一定想法設法提升能力。如果在輔之以熟練的工作技能，效率就會大大提升。

要想最快、最好地完成工作，一些看似小的事情，卻影響著我們的辦事速度。注重細節，是“抓搶速度”，提升工作效率的有效方法。

第三篇：如何讓開會效率提升100倍

如何結合開會咯，讓開會效率提升100倍

1.會議必有準備 會議最大的成本是大家的時間，會議沒有結果就是對公司的犯罪。所以，每次會議要有提前檢查制度，沒有準備好的會議必須取消。會議召集人必須把會議材料提前發給與會人員，與會人員要提前看材料并做好準備，不能進了會議室才開始思考。這一點，使用開會咯移動會議管理軟件就可以輕易做到。開會咯是一款便捷的隨身會議管家，企業管理者可以通過它實現會前的會議室預訂和人員預約等準備工作，在會議預約成功后，進行相關的資料準備和派發將會更加事半功倍。

2.會議必有主題

開會必須要有明確的會議目的，尤其是在為會議準備的PPT上，必須把會議主題寫的清楚明了。沒有主題和流程的會議，就好比請大家來喝茶聊天，浪費大家的時間。會議的主題，也要提前通知與會人員。而公司管理者在使用開會咯會議管理軟件進行會議預約時，即可將會議主題和相關注意事項注明，當然相關與會人員也可根據會議的要求進行會議準備，方便省事。

3.會議必有紀律 你每天參加的會當中，多少個不是準時開始的？會議召集人要在會前與大家溝通會議紀律：遲到要處罰，不遵守會議流程要提醒，發言帶情緒要提醒，開小會私下討論的行為要提醒和處罰，在會上發脾氣和攻擊他人要處罰。這也是一個公司企業文化的體現，只有制訂了嚴格合理并且能令眾人信服的規章制度，會議才能順利召開。

4.會議必有議程 會前要明確會議議程，會議召集人要使與會者了解會議的目的、時間、內容，并有充分的時間準備相關的資料和安排好相關工作。每一項討論必須控制時間，不能泛泛而談，海闊天空。而利用開會咯手機軟件，會議召集人就可以不必繁瑣的印制書面要求，或者發送郵件了。畢竟郵件的形式太過普遍，每個人每天收到的郵件數也有幾十

封，甚至幾百封，遺漏查看或者查看以后但是轉眼即忘的事情也不可避免，而書面印發的形式又太過于浪費成本。會議召集人只需將會議的目的、時間、內容等議程在開會咯會議管理軟件中標明，手機軟件使用起來更加便捷，而且具有到點提醒的功能，也不怕與會者漏看或忘記準備會議。

5.會議必有結果 開會的目的是解決問題，所以每個人都要積極的參與會議，會議召集人有權打斷那些偏離會議主題的冗長的發言，會議時間最好控制在2小時之內，太長的時間會讓大家疲累，精神分散。會議召集人還要時刻提醒與會者剩余的時間。會議的決議必須記錄下來，并當場宣讀確認。沒有確認的結論，可以另外再討論；達成決議并確認的結論，馬上進入執行程序。公司管理者在使用開會咯會議管理軟件預約會議時，會議時間即可提前預估好并對與會者標明，這樣與會者就可以更合理的安排自己的工作，更好的支配自己的時間，其余想預訂這間會議室的人員也可以更清楚的看到會議室的使用時間和空閑時間。而且在會議召開時，若會議可以提早結束，大家能夠達成一致的會議結論，那么會議管理者還可以使用開會咯提前結束會議室的使用。其他想預定會議室的人員通過查看開會咯，也可以更清楚的看到這間會議室的會議已經提前結束，會議室又可以預訂，更加省時省事，會議室資源也可以得到更加充分的利用。

6.開會必有訓練 開會難免有意見不一或者爭論，如果處理不好，就會影響開會的效果。只要掌握一些開會的藝術和技巧，就能化險為夷，例如要盡量做到在會上公開稱贊、私下批評，在會中要做到以事論事，對事不對人，爭論時也要尊重別人，不可惡意批評別人。贊同他人的意見要公開稱贊，反對意見要注意措詞，不能傷害別人的自尊。

特別有領導參加會議時要注意，千萬不能為了體現自己而貶低他人。有時候要采取民主模式，開放心胸，傾聽別人的意見，不要被自己先有的立場所左右，不要將你的結論強加于人。如果你要公布既定的政策、決定，要在事前說明不容討論，需要與會人員討論的一定不能是既定的決議。

還有一種更方便和諧的參與方法，即會議的與會人員也可以在開會咯應用中對會議或者其他人員的觀點進行評論，這樣的爭論氛圍更顯輕松隨意。與會人員發表的觀點因為不是即時的，即時觀點或許總歸會有些欠缺考慮，但是通過開會咯發表的觀點評論可以經過自己的深思熟慮再進行發布，一般不會形成爭鋒相對、令人尷尬的局勢。7.開會必須守時

準時開始、準時結束，實際上就是尊重別人的時間。而且每個議題需要有大致的時間限制，不能討論過久；如不能得出結論，可暫時放下避免影響其他議題。如果必須在一個議題上達成結論，請提前通知與會人員，使他們有思想準備。這一點通過開會咯移動會議管理軟件的使用也可輕易實現。會議召集人在使用開會咯進行會議預約時，他可以預訂指定的會議室，也可不指定具體會議室，這一點上是比較隨意和自由的。但是在時間上，開會咯對會議召集人的要求還是比較嚴格的，不管你是否預訂會議室，但凡你召集了一個會議，那么你就必須對這個會議的時間做出最起碼的預估。因為一個具有時間觀念的人才可以開好一個有效率的會議，否則就是在浪費時間。8.開會必有記錄 一定要有一個準確完整的會議記錄，每次會議要形成決議，會議的各項決議一定要有具體執行人員及完成期限，如果完成決議需要多方資源，一定要在決議記錄中明確說明，避免會后互相推諉，影響決議的完成。

開會咯會議管理軟件具有比一般的實名簽到更方便的簽到形式，會議召集人屆時可以根據與會人員的簽到情況，指定合適的人選來進行會議的記錄。

9.散會必有事后追蹤

記住“散會不追蹤，開會一場空”。加強稽核檢查：會議每項決議都要有跟蹤、如有發現有問題便適時調整，確保各項會議決議都能完成。

許多會議的前期準備和會議召開等步驟都進行的非常順利，但往往因為怠慢了最后會議統計的步驟，而使這個會議沒能達到預期的效果。開會咯的研發團隊正是看到了這個長期困擾眾多企業的問題，經過反復的研究開發和實驗，為會議管理者們解決了一個大難題。開會咯會議管理軟件的一個顯著功能，就

是可以在會議結束后自動統計并分析形成報表，替會議管理者排憂解難。

10.記住三個簡單公式：

開會+不落實=0

安排工作+不追蹤=0

追蹤不落實的事+追究不落實的人=落實

讓我們一起學習這十點，并結合開會咯的使用，一起告別低效率的會議，成就一個更高效的團隊！

第四篇：更有效率地工作

更有效率地工作、更有時間玩

整理?撰文?編輯 / 劉揚銘

臺灣上班族的工時，在世界首屈一指，不過，應該沒有人會驕傲於這樣的「頂尖表現」，反而是為此感到困擾吧。

明明已到下班時間，公司卻還是燈火通明。事情總是做不完，被工作壓得喘不過氣，主管還嫌你：「笨懶慢、推拖拉，做事沒效率」，只好和同事一起團購維他命B群；有時連周末也要工作，忙到沒有自己的時間；即使深夜下班回到房間裡，一邊想著「這麼辛苦工作，到底為了什麼」時，一邊還是得擔心工作做不完怎麼辦？然後沈沈睡去……

總是加班、事情做不完，不只是你我的困擾，其實，幾乎每位頂尖的工作者，也都經歷過這樣的痛苦。

工作多到病倒、想死，思索效率的必要性

著名的趨勢大師大前研一，除了顧問工作、到處演講，每年還固定出書，工作量遠比一般人大，但說起休閒娛樂，他玩得絕對比一般人「更兇」。年過60的他，每個月固定與同好到山裡騎越野摩托車、冬季固定滑雪旅行，還擁有私人遊艇、自己駕船出海釣魚。

在《OFF學》書裡，大前提到：剛開始工作時，他是個工作狂。32歲推出第一本著作《企業參謀》就受到廣大迴響，顧問案件蜂湧而至。在全世界到處奔波、沒有休息的過度工作後，他在當年冬天併發氣喘而病倒。為了恢復健康，他萌生辭意。社長建議他先休個長假，但當時的大前，「根本無法想像為期3周的長假是什麼樣子。」

後來，大前帶著太太和兒子到帛琉度假。在帛琉的第五天，躺在海灘上，大前的「身體裡發出了『咚』的一聲」，促使他決心收回辭呈，改變過去的工作模式，讓自己更有效率。

所謂新的工作模式，就是把「『標準化』運用到極致，對不太需要思考的事，絕不多花力氣，把時間花在需要徹底思考的事情。」大前家裡的書房、和辦公室的裝潢一模一樣。相同的辦公桌、椅子、相同的文件夾、櫃子和文具組，甚至連檯燈的角度都一樣，為的是只要坐在桌前，就能馬上進入「工作模式」。

幾十年來，大前每天吃一樣的鮭魚茶泡飯當早餐（不用再想該吃什麼）、有63件款式相同的立領襯衫（省下挑衣服、打領帶的時間）、同一款公事包用了20年（所有文件、文具放置在固定位置，不怕找不到）。他和朋友見面的時間固定在周日下午4點，甚至每周固定時間剪指甲。

所有節省下來的時間，大前都投資在訓練自己邏輯思考的能力、投注在工作之外的休閒，造就了他獨步全球的專業素養。

19歲就取得會計師資格，創下日本史上最年輕考取會計證照的紀錄；近年來在日本書市掀起旋風的暢銷書作家勝間和代，32歲時就被麥肯錫顧問公司（McKinsey & Company）的同事稱為「第一把交椅」。但每天只睡幾小時、從沒有周末假日的她，其實工作壓力大到想自殺，有時周五晚上才臨時接到委託，胃會痛到想叫救護車，卻還是熬夜把工作趕完。

在《25歲前一定要學會的拒絕力》裡，勝間提到，當時從車站到麥肯錫大樓的路上有段斜坡，她在每天上班的路上，曾不只一次想過：「要是就在這裡倒下去，或手臂被車子輾過該有多好？」

最後把勝間從谷底狀態拯救出來的，是「勇敢拒絕不該做的事，選出所要傾注精力的領域，只把精神花在刀口上」的想法。

準時下班，工作成果絲毫不減

以「零加班文化」帶領日本黛安芬創下連續19年成長紀錄的吉越浩一郎，也是在30歲時，因苦於工作壓力，才發展出「將工作細分為小目標、訂出最後期限」「兩分鐘會議」「文件管理箱」等零加班的技術。

《打敗笨懶慢》中提到，1974年，吉越浩一郎在咖啡過濾器製造商美樂家（Melitta）工作。當時正值經濟成長的年代，吉越每天晚上加班到10點，還要再陪上司去喝酒，凌晨才回家。他的妻子是法國人，完全無法理解日本的加班文化，兩人為此爭執不休。就這樣痛苦地過了兩年，吉越終於爭取到外派香港的機會，當地德國同事每天準時下班，工作量卻不見得比日本人加班做的還少，讓吉越眼界大開，決心設法讓自己準時下班過生活。

吉越浩一郎說：「體會過清楚區分上下班時段的人，一定會愛上這種兼具緊湊與放鬆感的生活。只要實際體驗過一次，絕不會想回到過去那種拖拖拉拉、工作到半夜的日子。」

《提早6小時下班的工作術》作者泉正人，在書中倡導「架構化」工作法，於日本暢銷數十萬本。身為著名創業專家的他，在2001年、27歲那年，也曾因為同時經營3家公司，每天從早上6點拚到晚上12點，最後身體終於受不了而病倒。

於是他開始思考：「怎麼做，工作才會有效率？」「怎麼才能把工作交給屬下，也能有相同的成果？」「如何讓自己有空閒時間可以進修，讓自己成長？」因而提出了獨門的工作法則。

泉正人在書中寫道：「工作的過程總有瓶頸，但是，瓶頸也是人生的轉機。有了遇到瓶頸時的恐懼和煩惱，才會引發建立工作架構的決心。」

專屬於你的「工作架構」是什麼呢？在現代社會中，為了生存，我們無法擺脫工作；然而，我們可以建立一套屬於自己的效率工作法則，以更少的投入，得到更多的產出，用節省下來的時間、隨之而來的讚賞與報酬，把生活過得更精彩。

本期《經理人月刊》編輯群，歸納了超過30本與工作效率相關的書籍，整理出了7大法則與100個工作技巧。希望讓每一位苦於加班的工作者，都能從中找出所需，成為頂尖的商業人。

想要成為「有效率的工作達人」，可從下列這7個方向開始進行鍛鍊：

法則1：有效管理時間／設定工作截止期限，並完成。

法則2：例行事務標準化／多思考，讓繁瑣事務單純化。

法則3：有計劃展開工作／掌握全局，從目標倒推計畫。

法則4：聰明因應突發狀況／不讓突發狀況打亂工作節奏。

法則5：打造高效能辦公空間／讓辦公環境與資訊井井有條。

法則6：明快溝通與決策／清楚表達、仔細聆聽，為自己和他人省時間。法則7：自我提升與成長／工作效率，是為了讓下班後的生活更充實的。

第五篇：職場英語：“九十分鐘計劃”讓你工作更有效率

也許你在開始正式工作之前，總會花很多的時間列清單、回郵件、接電話、整理書桌、反復整理本已很有條理的文件夾，最后發現那些被推遲的、有挑戰的工作都沒有做。這時候，你需要一個九十分鐘計劃。

90-Minute Plan is that you can begin your workdays by focusing for 90 minutes,uninterrupted, on the task.To make this possible, you turn off your email while you're working, close all windows on your computer, and let the phone go to voicemail if it rings.You'll typically get more work done during those 90 minutes, and feel more satisfied with your output.After 90 minutes, you can take a break.90分鐘計劃，是指把每天的工作時間設定為90分鐘一周期，在此期間關掉電郵，關掉電腦上所有的窗口，將電話轉接到語音信箱。通常情況下，這樣做能使工作效率大大提高，能完成更多的工作，工作成果也更令人滿意。90分鐘后，可以稍作休息。

We work for 90 minutes because that's what the research suggests is the optimal human limit for focusing intensely on any given task.把工作時間設定為90分鐘，是因為有調查表明，不管做什么事情，身體所能承受集中注意力的最佳時限就是90分鐘。

At the heart of making this work is to build highly precise, deliberate practices, done at specific times, so they eventually become automatic and don't require much expenditure of energy or self-discipline, akin to brushing your teeth at night.讓 “90分鐘計劃”有效實施的關鍵是在此期間精確地、從容地做事，最終使其變成一種自然而然的習慣，不需要花費太多精力和自制力，就像你每天晚上要刷牙一樣。