第一篇：二級秘書復習要點

1.會議策劃方案包括：（1）會議目標和任務的策劃。（2）會議議題的策劃（3）會議性質、參加對象、規模與方式的策劃。（4）會議預算的策劃。（5）會議名稱的策劃（6）會議時間與地點的策劃。（7）發言人與發言方式的策劃。（8）議程、日程、程序的策劃。（9）會議公關和宣傳的策劃。

2.會議策劃方案的制定方法包括：（1）確立會議目標的價值評價法。（2）確定會議名稱的特征覆蓋法。（3）確立中心議題的集思廣益法。（4）確定與會人員的相關性判定法。（5）安排會議時間的注重效率法。（6）選擇會議地點要素平衡法。（7）會議宣傳和公關策劃的多種方法。

3.確定會議名稱的特征覆蓋法的內容有：（1）揭示會議主題特征。（2）揭示會議主辦者特征。

（3）揭示會議功能特征。（4）揭示會議與與會人員特征。（5）揭示會議出席范圍特征。（6）揭示會議時間和屆次特征。（7）揭示會議地點特征。（8）揭示會議方式特征。（9）揭示會議方式特征。

4.會議策劃方案制定的原則：（1）關于會議目標和任務的原則。a.提出的目標和任務要切實。b.處理好目標層次之間的關系。（2）關于會議議題的原則。a.策劃方案要高度重視議題的安排。b.處理好主題和一般性議題的關系。（3）時機原則；需要原則；成本和效率原則；協調原則；合法規范原則；（4）關于會議編組的原則。a.組的數量要適中。b.會議領導盡可能分散到各組，參加各組的討論。c.指派組織能力和協調能力強的人員擔任組長或召集人。

5.會議策劃方案的制定程序：會議策劃立項——立項后的可行性研究——關于策劃方案的論證——制定策劃方案的實施進度表。

6.會議籌備方案的構成要素：（1）確定會議的主題與議題。（2）確定會議的名稱。（3）確定會議的議程。（4）確定會議的時間與日期。（5）確定會議所需的設備和工具。（6）確定會議與會代表的組成。（7）確定會議文件的范圍，做好文件的印制和發放工作。（8）確定會議經費預算。（9）確定會議住宿和餐飲安排。（10）確定會議的籌備機構和人員分工。

7.會議籌備方案的審核方法：（1）全面審核法。（2）重點審核法。（3）會議審核法。

8.會議籌備方案的審核程序：參與草擬的人員和部門進行單獨審核或集體會審——主管秘書審核——主管領導的終審或領導集體的會審。

9.會議工作人員的培訓程序：根據需求調研——確定受訓者類型——建立培訓目標、方式——制定可行性培訓計劃——上報總經理批準后實施培訓方案——評估培訓效果。

10.主持會議的基本要領：（1）營造和諧氣氛（2）按照議程進行（3）正確總結討論內容（4）引導發言者解釋令人困惑的發言（5）尊重少數人的意見（6）減少與議題無關的爭辯與討論

（7）保持中立態度

11.主持會議的方法有：（1）詳細準備主持人行動計劃（2）采取有效手段控制會場氣氛

12.提高會議效率的7種方法：限時表決法；限定前提法；單向討論法；反向討論法；自由交流法；典型引路法；頭腦風暴法

13.會議表決的主要形式：公開表決與秘密表決；一人一票制、加權表決制、普遍多數制、特別多數制、一致同意制

14.企業取得職業安全衛生管理體系認證資格的條件包括：（1）嚴格遵守國家勞動安全衛生規程和標準（2）傷亡事故和職業病發生率低于同行業水平（3）實施職業安全衛生管理體系3個月以上（4）履行不斷改善職業安全衛生狀況的承諾.15.安全生產責任制包括：（1）企業要把安全生產工作納入企業經濟可持續發展的戰略目標，要有計劃地增加安全投資。（2）企業的法定代表人是安全生產的第一責任人（3）企業的各級領導者有向員工進行安全教育的責任。

16.如何提高團隊的士氣：（1）有一個良好的工作環境（2）讓隊員了解團隊的使命（3）努力的目標相同（4）記住每個隊員是獨立的個體（5）創立團隊識別系統（6）分享成果（7）

確保團隊正面氣氛（8）秘書的作用

17.實施團隊管理的方法：(1)制定團隊的工作目標（2）分配工作任務（3）保持上級部門與團隊之間的信息溝通交流（4）積極開展有益的團隊建設活動（5）團隊領導在建設、發展和管理團隊中的關鍵作用

18.團隊領導的責任包括：（1）安排工作和任務時必須考慮到每一個團隊成員（2）提供和保證團隊成員有完成目標所需要的設備和資源（3）關心和重視團隊中所有成員，要與每一個團隊成員建立良好的工作關系（4）能經常安排時間與團隊成員溝通交流他們所關心的問題

（5）平等、公正地對待團隊成員（6）能代表團隊向上一級領導或管理者提出團隊的需要和要求（7）要承擔起自己的責任，按計劃有效地執行團隊的工作任務，并按最終期期限完成（8）向團隊成員做出的任何承諾必須兌現（9）要善于激勵和支持團隊成員的積極性，及時對團隊成員的表現和成績給予表揚和鼓勵（10）當團隊工作出現問題或挫折時，能公平和謹慎地對待團隊成員，并以恰當的方式處理人和事（11）熱愛自己的團隊和團隊領導的崗位，并能調動團隊成員熱愛團隊和團隊的工作（12）要確定完成團隊任務的最終期限，要有明確的完成日期。

19.陪同工作的要求：（1）工作要主動（2）辦事要信息（3）說話要謹慎（4）不要幫倒忙

20.陪同工作的準備包括：思想準備、組織準備、資料準備、物資準備

21.如何實施陪同工作：（1）做好組織安排（2）主動提出建議（3）及時同單位聯系（4）處理好日常事務

22.調查研究的主要類型：（1）普遍調查法（2）典型調查法（3）抽樣調查法（4）個別調查法（5）實地調查法（6）召開調查會

23.調查研究的一般方法：座談會、民意測驗、個別訪問、問卷調查、實地考察、專家論證、網絡調查、查閱文獻資料、電話調查、經常性調查

24.調查研究的一般程序：準備階段——調查階段——研究階段——形成結論

25.安排實施開放參觀活動的操作流程為：準備宣傳小冊子——放映視聽材料——觀看模型——引導觀摩實物——中途休息服務-贈送紀念品——征求意見

26.開放參觀活動中接待服務要求：（1）來賓到達后熱情引導接待（2）放映視聽資料時認真解說（3）參觀過程中為來賓做向導（4）做好招待來賓的餐飲服務（5）耐心解答來賓提出的各種問題（6）做好歡送工作

27.宴請的形式：正式宴會、便宴、酒會、冷餐會、茶會、工作進餐

28.宴請活動的流程：迎賓——入席——致辭——就餐與交流

29.簽字儀式前的準備工作：（1）選好簽字地點（2）確定簽字日期（3）簽字廳的布置（4）在簽字桌上事先放好待簽的合同文本及簽字筆、吸墨器等簽字所用文具（5）與外商簽署涉外商務合同時，需在簽字桌上插放有關各方的國旗（6）準備好酒水和雙方的簽字文本和簽字筆（7）選派兩個助簽人員和若干禮儀小姐（8）通知有關方面人員出席儀式

30.簽字儀式的程序：（1）請雙方人員進入簽字廳（2）簽字人員入座，客右主左（3）其他領導各按順序在己方簽字人座位后面站立排好（4）助簽人員分別在己方主簽人外側協助翻文本，指明簽字處，協助交換文本，簽兩次字后再交換文本各自保存（5）禮儀小姐送上香檳酒或其他紅酒，主客雙方干杯互相祝賀（6）雙方簡短致辭后合影留念

31.開業典禮前的準備：（1）做好輿論宣傳工作（2）做好來賓邀請工作（3）發放請柬（4）做好場地布置工作（5）做好接待服務工作（6）做好禮品饋贈工作

32.開業典禮的程序：迎賓；典禮開始；致賀詞；致答詞；揭幕；參觀；迎接首批顧客

33.信息發布會后的工作：（1）了解新聞界的反應（2）整理保存會議資料（3）酌情采取補救措施

33.股東年會：是股份制企業為處理企業重大事務而定期舉辦的一種公關專題活動

34.股東年會的程序：向記名股東發出召集通知；向無記名股東發出召集公告；時間、地點的變更；確定股東會議主席；對會議決議進行表決

35.展覽會的準備：（1）確定展覽活動的主題、目的（2）確定參展單位、參展項目和展覽的類型（3）選擇展覽場地（4）培訓工作人員（5）布置展覽大廳（6）做好與新聞媒介的聯絡工作（7）做好展覽活動的經費預算（8）運用展覽技巧，把展覽活動辦得生動活潑，新穎別致（9）準備展覽會的輔助設備和相關服務

36.商務談判的原則：合作互利、利益均沾

37.如何制定商務談判計劃：（1）確定談判主題和目標（2）設計談判議程

38.招商活動的基本形式：（1）鏈條式招商（2）組團招商（3）小分隊招商（4）拜訪招商（5）中介招商（6）以商引商（7）網絡招商（8）會展招商

39.信息決策服務程序：（1）了解決策信息的來源（2）熟悉輔助決策的信息工作方法（3）決策前的信息超前服務（4）決策中的信息跟蹤服務（5）決策后的信息反饋服務

40.可行性報告主體內容包括：（1）前言（2）承辦企業和科研單位的現有條件及基本情況（3）需求預測和擬建規模（4）資源、原材料、燃料及公用設施情況（5）建設條件和選址方案（6）設計方案（7）環境條件及環境保護（8）企業組織、勞動定員和人員培訓設想（9）實施進度的建議（10）投資估算和資金籌措（11）社會及經濟效益評價

41.檔案管理制度有哪些：（1）檔案管理辦法（2）文件材料歸檔辦法（3）檔案鑒定工作制度（4）檔案保管制度（5）檔案借閱制度（6）檔案保密制度（7）檔案人員崗位責任制度（8）檔案庫房管理制度

42.檔案管理制度制定的要求：(1)制定檔案管理制度的基本原則是合法性、適用性、系統性、操作性（2）要熟悉檔案工作業務內容（3）要熟悉檔案工作各環節的具體要求

第二篇：打印綠本秘書復習要點

秘書四級復習要點

第一章 第一節

一、擬定會議議程、日程

會議議程：是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排。

會議日程：根據議程逐日作出的具體安排，它以天為單位，是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據。

1、會議議程的內容：開幕式；領導和來賓致辭；領導做報告；分組討論；大會發言；參觀或其他活動；會議總結，宣讀決議； 閉幕式。

2、會議日程的內容：根據議程逐日做出具體安排。

3、會議議程和日程的作用：與會者可以更好地了解會議所要討論的問題，清楚會議順序計劃，即獲得有效信息。議程是一個溝通的平臺，一個高效的市場管理工具。

4、會議議程的制定程序

（1）明確目標和參加者

（2）安排各議程事項的時間

（3）確定每一項議程（4）決定會議討論形式：

① 典型的會議形式：自由討論式

② 頭腦風暴式

③ 團隊列名方法

④ 小型團隊（5）決定會議決策的方式

5、會議日程的編制方法；

（1）制定議程表時，應注意議題所涉及各種事物的習慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規定。

（2）制定議程表之前還須明確會議活動人員、日期和時間、地點、有關的餐飲安排。多采用表格形式。

（3）宣布議程。

（4）盡量將同類性質的問題集中排列在一起。（5）保密性較強的議題，一般放在后面。

6、會議議程和日程的區別：

議程是對會議所要通過的文件、所要解決的問題概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。會前發給與會者。

日程是指會議在一定時間內的具體安排。一般采用簡短文字或表格形式。

7、正確處理會議臨時動議

二、提供會議地點的備選方案

1、會議地點選擇的要求：（06年11月）考慮的因素：

（1）交通便利。

（2）會場的大小應與會議規模相符。

（3）場地要有良好的設備配制。（4）場地應不受外界干擾。

（5）應考慮有無停車場所。（6）場地租借的成本必須合理。

2、會議酒店的類型劃分：

按類型分：商務型、度假型。

按地點分：位于市中心、位于市郊。

3、工作程序

（1）會議目的與形態

（2）實質上的需求、與會者的期望（3）列出選擇會議場地需求的工作清單：

所在地區情況

會場的環境

會議地點的設施

會議管理 會前籌備

（4）確定會議場地

隨意抽查的內容：一個單人房間、一個雙人房間、一個套房的設備。（5）對會議地點進行確認

★ 隨意抽查一個單人房間、一個雙人房間和一個套房的設備。（06年11月）（6）簽訂書面合同 合同應包括的細節：

① 確定全部會議場地，包括每個房間的名稱及可供使用的時間。

② 確定保證的客房間數。

③ 確定有旅館提供的免費商品和服務。

④ 說明特殊設備安裝活改裝,是否需要增加特別人員,服務或設施,并明確開支怎樣負擔。⑤ 確定預定和開票手續,包括組織方為賓客承擔財務責任的限度。⑥ 列明應向參加者個人直接收取的費用。

⑦ 指定可以取消預定而不向參會單位收費的一段時間或作后期限。

4、廣泛收集會議地點的信息

(1)會見能作決策的人,有利于以后解決可能出現的問題。

(2)只要可能,一定要在酒店建議的日期去參觀。

(3)不要出于個人原因再次參觀酒店。(4)不要帶家屬同行參觀。

(5)要考慮是否以一個普通客人的身份不宣而至。(6)要考慮另外一兩家酒店作為備選。

5、實地考察會議地點的注意事項

三、布置會場和安排座次

1、會場整體布局的要求：

（1）莊重、美觀、舒適，體現出會議主題和氣氛，同時還要考慮會議的性質、規格、規模等因素。（06年11月）

（2）會場的整體格局要根據會議的性質和形式創造出和諧的氛圍。

（3）中大型會議要保證一個絕對的中心，因此多采用半圓形，大小方形的形式，以突出主持人和發言人。

（4）小型會場要注意集中和方便。

2、主席臺的座次和場內座次

3、工做程序：

（1）會場整體布局安排：

確定會場形式；

合理拜訪桌椅；

布置附屬性設備。★ 聲像布置的內容。（06年11月）（2）主席臺的座次和場內座次安排：

主席臺：（06年11月）

① 依職務高低和選舉的結果安排座次。

② 為工作便利，會議主持人有時需要在前排的邊座就座，有時可按職務順序就座。

③ 主席臺的座次的編排應編制成表，先報主管上司審核，然后貼于貴賓室，休息室或主席臺入口處的墻上，也可在出席證、簽到證證件上標明。④ 在主席臺的桌上，于每個座位的左側放置姓名臺簽。

其他人員座次：（06年11月）

① 小型會場：

一般離會場的入口處遠、離會議主席位置近的座位為上座；反之，為下座。會議的主持人或會議主席的位置應置于遠離入口處、正對門的位置。② 中大型會場：橫排法、豎排法、左后排列法

四、發布會議信息

1、會議信息的類型

2、工作程序

（1）傳遞會議通知信息

（2）分發傳遞會議文件： 環節：準備、登記、附清退目錄、封裝、發出。（06年11月）

★ 簽到時發出的主要文件。（06年11月）（3）溝通傳遞會議有關情況

3、發布會議信息前要進行報審

4、要對媒體進行選擇

5、發布會議信息的程序：

收集、篩選、加工、報送審核、發布

6、媒體的類型：

地方媒體、全國性媒體、會議組織者自有媒體、發言人或參會者家鄉的地方媒體。

五、安排會議食宿

1、會議餐飲的常識

（1）食宿安排的原則是讓代表吃好、住好而又不浪費。（2）大體上是一個標準，要適當照顧少數民族代表和年老體弱者，照顧南北不同口味。（3）秘書人員應提前到現場布置并檢查組織工作的落實情況，應事先將座位卡及菜單擺上。（4）席位的通知除在請柬上注明外，還可在宴會上陳列宴會簡圖。

2、會議住宿的常識：

（1）要提前編制分配方案；

（2）長者、尊者、領導要適當照顧。

（3）具體安排住宿時，要根據與會人員職務、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統籌安排。

（4）有時還要考慮地區集中，便于討論。

（5）不同標準 的房間要作出合理 分配，一般是根據房間的不同規格并結合代表具體情況列出住宿表。

（6）報經有關領導審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

3、安排會議餐飲：

（1）根據會議的經費和人員情況決定會議餐飲的標準。

（2）就餐方式可根據會議的規模和性質來確定，提倡自助餐制和分餐制。（3）事先與提供餐飲的單位確定餐飲的時間和地點。

（4）事先設計和確定就餐的憑證。

（5）要與飯店一起確定菜單，飲食要干凈、衛生、美味可口、品種多。（6）事先準備好干凈的飲食用具。

（7）給因開會或服務工作誤了用餐的人員預留飯菜。（8）做好飲水、飲料的供應。

4、安排會議住宿

安排會議住宿方式的最簡單方法是由與會者自己安排住宿。

5、會議餐飲的類型和標準：正式宴會、便宴、酒會、茶會、工作餐等。

6、會議房間的分配

六、邀請會議嘉賓

1、會議嘉賓的類型：

組織方的上級領導和政府官員

企業的重要客戶和各種利益方

社會名流和影視明星 對實現會議目標有潛在貢獻的人

2、嘉賓邀請的要求

（1）首先確定嘉賓的名單，并事先確認能否出席；

（2）要發出正式邀請函。（3）要做到有禮貌。

（4）要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關系。（5）對于難以分辨是否應該邀請的人士，最好能采取“寧可邀請，而不排斥”的原則，邀請他們參加，以免遺漏。

（6）嘉賓人數不宜過多。

3、工作程序：

（1）研究邀請嘉賓名單。

（2）擬發請柬。（3）要逐一與嘉賓聯絡，確認其參會情況。

（4）在會議正式開始之前，要再次與嘉賓 聯系，并確認如何接送。

4、會議嘉賓的安全和保衛

職責： 應熟悉地方和國家法律、法規，能夠冷靜協助公安人員制服滋事者；防范火災；熟知會場的緊急疏散示意圖，了解如何在大規模恐慌中維持秩序；向領導匯報事故情況；監督裝卸會議用品，防止與會議有關的財產或展品被盜；會議值班制度要健全，安全保衛人員要堅守崗位。（06年11月）

檢查：確保會場內所有設備線路、運轉及操作規范的安全可靠；確保會場內消防設施齊全有效；確保會場的防竊聽裝置靈敏高效；確保會場的防盜設施處于運行狀態；檢查進出會場的人員的身份，禁止與會議無關的人員進出會場。

5、會議嘉賓的接待：接站工作、迎接工作、具體接待工作。

七、準備會議資料、會議用品

1、會議資料的類型：來賓資料、會務資料、溝通資料

2、會議用品的類型：必備用品、特殊用品

3、工作程序

（1）準備會議資料

來賓資料袋內容：會議手冊、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證

會務資料內容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、會務組成員通訊錄。

溝通資料內容：會議參考文件、會議宣傳文件資料、各種記錄、各種會議和協議合同以及相關資料。

（2）準備會議用品

4、處理會議臨時產生的文件：由臨時動議產生的提案記錄、決議等。

5、選擇會議用品及會議經費使用應該注意的問題

（1）樹立全局觀念，搞好綜合平衡。

（2）經濟適用，合理先進。

（3）嚴格根據會議經費的預算，量入為出。

（4）注意輕重緩急，精打細算。

八、安排會議禮儀服務

1、會議的通用禮儀

（1）會議文書禮儀。會議的請柬、邀請函、通知等文書在格式、稱謂、語言上都應遵守相關禮儀要求。

（2）迎送禮儀。無論是參會的領導、嘉賓還是一般的參會人員都應該熱情接待和周到服務。一般應在會前組成一個會務組，專門處理有關問題。

（3）參會禮儀。要遵守會議紀律和時間，不交頭接耳，不遲到早退，發言不超過規定時間。（4）服務禮儀。在會議的簽到、引領、食宿接待服務中要遵守禮儀的一般要求，注意服務忌語，使用禮貌用語。

2、主持人的禮儀

3、會議發言者禮儀

4、會議參加者禮儀

5、工作程序：

（1）選擇會議禮儀服務人員

（2）分解工作程序

（3）培訓會議禮儀服務人員

（4）準備服裝用具

（5）禮儀執行

九、檢查會議常用視聽設備是否正常

1、工作程序

（1）確定工作人員的職責

（2）預演和檢查會場視聽設備

2、遠程會議視聽設備的檢查

3、會議視聽設備的保管（注意）

（1）電源及連線

（2）散熱

（3）清潔

第二節 會中服務

一、安排會議值班

1、會議值班工作的內容：

（1）值班電話記錄

（2）值班接待記錄

（3）值班日記

（4）作好信息傳遞。

2、工作程序

（1）制定值班工作制度

（2）明確值班工作任務

（3）編制會議值班表

3、編制值班表應有的項目

（1）會議值班時間期限和具體值班時間。

（2）會議值班人員姓名。（3）會議值班的地點，并在會議須知上注明會議值班室的房間號。（4）會議值班負責人姓名或帶班人姓名。（5）有時須用簡明的文字表明值班的工作內容。（6）標明人員 缺勤的備用方案或替班人員姓名。

二、接待采訪會議的新聞媒體

1、接待采訪會議的新聞媒體的基本原則：

（1）會議要求實事求是。

（2）掌握會議信息的保密度，做到內外有別。（3）報道中的重要觀點和提法，要經領導審定，以免造成差錯或失誤。（4）要準備得全面周到、主動積極。

（5）在傳遞的方式和內容選擇上應本著對象、效果、時效、費用的原則綜合考慮。

（6）要隨時收集外界輿論和新聞媒體對會議的反映信息的報道，為領導準確掌握會議的效果提供參考。

（7）會議結束后，秘書要為召開媒體溝通會提供必須的信息資料，使會議領導者能更好地向新聞媒體介紹會議情況，回答記者的提問。

2、接待新聞媒體的工作內容：

（1）由會議秘書撰寫新聞報道稿件，經領導者審閱后，向媒體發送。

（2）在會議召開期間，邀請有關報社、電臺、電視臺派記者駐會隨訪，發布消息。（3）在會議結束時，召開記者報告會，由會議領導者直接介紹會議情況，并親自回答記者提出的問題。

3、工作程序

（1）媒體人員登記。

（2）為媒體人員提供簡單的會議材料。（3）安排拍照和新聞發布會等傳統活動。

（4）安排媒體溝通會。

4、注意事項

（1）妥善處理新聞媒體的負面報道。

（2）匯總新聞媒體的各種報道。

三、做好會議記錄工作和簡報工作

1、為會議記錄做好準備工作。

2、會議記錄的內容：會議描述、與會者姓名、缺席者請假條、宣讀上次會議記錄、有會議記錄中產生的問題、通訊情況、一般事務、其他事務、下次會議日期、主席簽名。

3、會議記錄：標題＋正文＋尾部

4、會議簡報

（1）內容：反映會議情況，交流會議經驗，溝通會議的信息。（2）結構：報頭、報核、報尾

5、會議記錄的要求：

（1）快速。

（2）真實性：準確、清楚、突出重點。

（3）資料性要求。

6、會議簡報的要求

（1）真實準確；

（2）短小精悍；（3）快是簡報的質量體現；

（4）生動活潑。

四、收集會議信息

1、會議信息的分類

2、收集會議信息的要求：齊全、及時、準確、有效。

3、提供會議信息服務

4、收集會議信息的程序

（1）確定會議信息的搜集范圍。（2）選擇會議信息的搜集渠道。

（3）確定搜集會議信息的方法。

5、會議信息的作用：

（1）利用信息保證會議的順利進行。

（2）利用信息進行會議溝通。（3）利用信息進行催辦。

（4）利用信息為決策服務。（5）利用信息為商務活動服務。

（6）利用會議信息進行宣傳。

五、反饋會議信息

1、反饋會議信息的內容

（1）會前信息

（2）會中信息

（3）會后傳達落實的情況

2、反饋會議信息的要求

（1）要注意點面結合，正負反饋結合。

（2）會議信息反饋的目的要明確，要看服務對象。

（3）充分重視會議的反饋信息溝通，正、負反饋都要力求做到適時、適量、適度。

3、工作程序

（1）布置會議信息收集工作。

（2）會議信息的搜集渠道的選擇和建設。（3）建立定期的會議信息反饋制度。

（4）做好會議信息的反饋匯報工作。（5）抓好會議反饋信息的落實工作。

4、會議信息的反饋時機

（1）在會議工作進展順利時反饋。

（2）在會議工作出現問題時反饋。（3）在會議工作處于停滯時反饋。

5、選擇會議信息的反饋形式：正面指導反饋、建設性反饋。

6、會議信息的反饋方式：口頭、書面、會議

第三節 會后落實

一、會議文件資料收集整理的要求

1、收集會議文件資料的要求和內容（06年11月專業能力卷）（1）要求：

① 確定會議文件資料的收集范圍。

② 收集會議文件資料要及時，確保文件資料在與會人員離會之前全部收集齊全。

③ 選擇收集文件資料的渠道，運用收集文件資料的不同方式方法。

④ 收集會議文件也要履行嚴格的登記手續。⑤ 要注意保密。

2、會議文件的立卷歸檔： ★ 歸檔范圍（06年11月）

3、工作程序

將收集的文件資料進行登記—向上級總結、匯報情況—甄別整理、分類歸卷—卷內文件的排列—卷內文件的編號、編目 — 填寫卷內文件的備考表—案卷標題的擬制—填案卷封面—移交給檔案室—清理、銷毀不再利用的紙張

4、整理會議文字記錄

（1）熟悉有關方針政策，提高思想理論水平，增強分析和理解能力。

（2）善于對講話中的不足之處進行補正。

（3）加強寫作訓練，提高協作水平。

5、整理會議錄音：刪除、增加、修改、送審。

6、清理文件

7、案卷移交須辦移交手續

8、正確區分會議文件保管期限

二、會議紀要的內容和要求

1、整理、編寫會議紀要，并經領導簽字后及時打印成交。

2、印制并分發給有關部門有關人員或歸檔保存。

3、會議紀要按印發范圍和查看等級分發。

4、會議紀要工作程序：

完善會議記錄—起草、編寫會議記錄—確定印發范圍—接收者確認—領導簽字— 印成文—印制、分發或歸檔保存

三、會議經費結算的方法

1、會議的收費與付費方法

2、會議付費的要求：

（1）會議經費的名稱要規范。

（2）遵守公司零用現金、消費價格及用品報銷的各種財務制度和規定。

3、結算會議開支費用的程序：通知與會人員結算時間地點—清點費用支出發票—核實發票—填寫報銷單、將發票貼于報銷單背面—請領導簽字—到財務部門報銷—與相關部門及人員結清費用

4、會議成本

直接會議費用=會場租用及布置費+會議設備租用費+會議郵電通訊費+會議培訓費+會議交通參觀費+會議食宿費+會議資料費+會議宣傳交際費+紀念品購置費+水電費+其他符合規定的雜支費等

5、會議財務管理應遵循的原則：

（1）遵守制度，嚴格手續。

（2）量入為出，收支平衡。

（3）精打細算，例行節約。

四、跟蹤反饋落實會議精神

1、會議決定事項的傳達

要求：準確、及時、到位（06年11月）

2、會議決定事項的催辦與登記制度

（1）明確催辦人員。

（2）健全登記制度。

（3）建立匯報制度。

3、會議決定事項的反饋：

反饋的原則：迅速及時、真實準確、要對堵塞言路、阻止反饋的言行認真對待和處理。

打

4、催辦的方式：發文催辦、電話催辦、派員催辦、約請承辦部門來人匯報

5、會議決定事項的催辦程序：

會議決定事項的傳達—會議決定事項的催辦與登記制度—會議決定事項的反饋

6、注意事項，需注意以下兩類問題：

（1）綜合性的，需由多部門共同辦理的工作事項。（2）部門職責分工邊緣的、交錯的工作事項。

7、會議決策傳達落實的作用

8、傳達落實的要求

（1）迅速果斷，保證質量。

（2）忠實決策，不打折扣。（3）解放思想，創造性地落實。

9、傳達落實會議決策的具體實施：

傳達動員、分解任務、互相溝通、操作控制、效益考核。

第二章 事物管理

第一節

接待

一、制定接待工作計劃：

*秘書必須能根據來防者得身份確定接待規格。

1、接待規格：*（1）高規格接待；

（2）對等接待

（3）低規格接待

2、接待規格的確定（06年11月）X（1）對方與我方的關系。

（2）一些突然變化的影響。（3）對以前接待過的客人，接待規格最好參照上一次的標準。

3、接待計劃的主要內容：*（1）確定接待規格。

（2）日程安排。

（3）經費預算。

（4）工作人員。

4、工作程序：

（1）了解掌握背景資料。（了解來訪目的）

（2）草擬接待計劃。（主要陪同人員；主要工作人員；住宿地點、標準、房間數量；宴請地點、標準、人數；會見、會談地點、參與人員；參觀游覽地點、陪同人員。）

（3）與本單位相關部門溝通情況。

（4）與來訪者溝通情況。（5）報請上司審批。

二、安排迎送來訪團體：

*根據來訪團隊的人數和接待規格來確定用車。

1、用車的禮節常識（座次見97頁圖）。（06年11月）

2、團體見面禮節常識。

工作程序：1迎接來訪團體的方法：*（(1)制作牌子；(2)準備花束；）(3)主陪人在賓館等候，派副職或辦公室主任帶人到機場、車站迎接。(4)主陪人親自到機場或車站迎接，這對來訪者是表示了非常重視。

2送別來訪團體的方法:下榻賓館話別；到機場送別或代替送別。

三、安排來訪者食宿、交通、行程

1、中餐禮節常識（1）餐具使用禮節：

筷子：

① 夾菜時，不可用筷子在盤子里挑挑撿撿，只應該在靠近自己子的一邊夾。（06年11月）

② 夾菜時，筷子上不可有飯粒，更不得用嘴吮吸筷子。

③ 不要把菜從盤子里直接夾入口中，應先放入自己的盤或碗里，然后在送入口中。④ 不要把筷子架在公用的菜盤上，可架在筷架或自己的盤子上。

⑤ 不要用自己的筷子為客人夾菜。

⑥ 談話時，不要拿著筷子比比劃劃。

席間禮儀：主不動，客不食；不拿餐具的手要扶著自己的碗或盤子···（101頁）關于敬酒的禮儀。

2、工作程序：

（1）了解情況。

（2）確定餐飲、住宿、用車標準。（接，送餐）（3）預定餐廳、住宿房間。（接待來訪團隊 注意：〈時間和地點事先確定；宴請的人員事先確定；宴請的桌次，座次事先確定；菜單事先確定；發請帖。〉預訂住宿房間〈考慮：交通是否方便；檔次是否合適；環境是否安靜優雅〉）

（4）根據對方要求調整方案。

四、安排來訪者的參觀、娛樂活動

1、明確參觀目的

2、明了參觀內容：滿足基本要求；不會影響正常的工作及生產；不會泄露核心機密

3、不同娛樂活動的特點與適應對象：

游覽活動：人文景觀和自然景觀（選擇合適的景點）了解客人的身體、年齡、興趣等相關情況； 要熟悉將要游覽的地方。娛樂活動：觀看項目和參與項目（06年11月）

4、參觀、娛樂的相關禮節

（1）觀看各類文藝節目時，不要遲到；（06年11月）

（2）無論在參觀、游覽還是觀看節目中，都不要大聲喧嘩、議論；（3）著裝應該根據場合調整。

5、工作程序X（1）初步確定內容

（2）征求對方意見

（3）修改、確定方案

（4）實施方案

第二節 辦公環境管理

一、合理布置辦公室

1、布置辦公室的基本要求：

（1）采用一大間辦公室。

（2）使用同樣大小桌子。（3）使同一區域的檔案柜與其他柜子的高度一致，以增進美觀。

（4）將通常有許多外賓來訪的部門置于入口處。

（5）將自動售貨機、噴水池、公告板置于不致引起職員分散精力及造成擁擠之處。（6）應預留充分的空間，以備最大的工作負荷的需要。

（7）主管坐位應位于員工作為之后方。

（8）自然光應來自桌子的左上方或斜后上方。（9）裝設充足的電源插座，供辦公室設備之用。（10）常用的設備與檔案應置于使用者附近。

2、布置辦公室的三大原則：（06年11月）（1）有利于溝通

（2）便于監督

內部監督的特點：內部監督是一種日常監督；具有雙重和多維監督的特點；是一種內部力量的約束。內部的最大特點和有效性取決于內部的紀律約束，自覺程度，每個人在考評中的參與程度和參與的自覺性。

（3）協調、舒適（辦公室布置的一項基本準則）

人際關系的協調有以下表現和要求：連續性；協同性；和諧。

3、辦公室布置的具體要求

(1)辦公室的排列應按照直線對稱的原則和工作程序的順序，其路線以最接近直線為佳，防止逆流與交叉。不可面對面。

（2）各座位間通道要適宜，應以事就人。

（3）領導者應位于后方，以便監督。（4）光線應來自左方，以保護視力。

（5）常用設備應放在使用者近處。（6）電話最好是５平方米空間范圍一部。

4、工作程序x（1）對各部門的業務工作內容與性質加以考察與分析，明確各部門及員工間的關系，以次為依據確定每位員工的工作位置。

（2）列表將各部門的工作人員及其工作分別記載下來。

（3）根據工作需要，選配相應的家具、桌椅等，并列表分別詳細記載。（4）繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置。（5）對設備的安放提出合理建議。

二、營造健康、安全的辦公環境

辦公環境中常見的有礙健康和安全的隱患（113頁）

健康，安全辦公環境的基本要求（114頁）

1、工作程序：X（1）確定安全檢查周期、定期檢查。

（2）發現隱患，立即報告、排除，在職責范圍內排除危險或減少危險。（3）發現個人職權無法排除的危險，有責任和義務報告、跟進，直到解決。

2、注意事項

上崗前應了解的辦公場所的安全規定 安全隱患表與設備故障表的區別

第三節 辦公室日常事務管理

一、管理印章和介紹信

秘書部門掌管的印章：單位印章；單位領導人“公用”的私章；秘書部門的公章。**單位印章的作用：標志作用；權威；法律；憑證。

1、印章的種類

(1)正式印章

(2)套印章

(3)鋼印

(4)領導人簽名章

(5)專用章 **

2、印章的樣式

(1)印章的質料

(2)形狀

(3)印文

(4)圖案

(5)尺寸規格

3、印章的管理與使用要求

（1）專人負責（06年11月）

（2）確保安全

（3）防止污損

4、介紹信的使用要求：要經過單位內部的審批手續，填寫清楚，與存根一致，加蓋騎縫線，并有存根備查。具有介紹和證明雙重作用。

印章頒布與啟用的要點：實行雙人同行制；立即交辦公室責任人拆封檢練，制定專人保管；要將印模和啟用日期報送上級主管部門。

5、印章的刻制程序：X 上級正式機關的批準—制發單位開具公函— 附章樣到公安部門辦理登記—公安部門指定刻制單位—刻制印章—選定啟用時間

— 發出附印樣的通知—雙人同行取回印章—拆封檢驗—專人保管

6、印章的使用程序：X 申請用印

正確用印

用印登記

7、注意事項X（1）印章的停用與繳銷

銷毀舊公章要登記造冊，要經上司批準，要有兩人監督。（06年11月）

（2）介紹信的管理

① 要有專人負責管理。

② 介紹信的保管應同印章保管一樣，牢固加鎖，隨用隨開。

③ 管理介紹信的人員在使用介紹信時，要在存根上加以記載，涉及重要事項的要請批準人在介紹信存根上簽字。

④ 對于開出后未用的介紹信，管理人員應及時催回，粘貼在存根上。

⑤ 介紹信持有者若將介紹信丟失，應及時 報告單位或部門負責人，并告知介紹信管理人員。

（3）介紹信的使用

8、用印要謹慎

二、安排值班工作

值班日記：外來的信函，電報···

1、值班工作的任務與要求：

(1)辦理上司交辦的事項。

(2)上傳下達，溝通內外。

(3)認真處理來函來電。(4)負責接待工作。

(5)掌握上司的外出活動情況。

(6)協調處理安全保衛工作。

2、值班工作規范X（1）堅守值班崗位。

(2)認真處理事務。

(3)做好值班記錄。(4)熱情接待來訪。

(5)加強安全保衛。

3、工作程序：X 制定值班制度與值班規定—編制值班安排表—通知并給領導班子發放值班表—值班人員做值班記錄—重大事件做值班報告—值班結束交接班

4、注意事項X（1）值班實務處理的方法與技巧

建立健全公務接洽制度： 崗位責任制度、登記記錄制度（06年11月）

（2）值班內容的記錄（06年11月）

值班日志

值班報告

來人登記與接待記錄

電話記錄

處理值班電話

三、管理零用現金并辦理報銷手續X

1、零用現金的管理要求（06年11月）

（1）應嚴格遵守辦公程序和財務制度，不應自己或協助他人建立辦公室的“小金庫”。（2）保管備用金，應把辦公室的開支紀錄下來，以便了解辦公開支的情況，也可以作為資料存查。

2、報銷手續的要求： 提前向有關領導報告，領導批準后，要嚴格按照公司的有關規定履行報銷手續。報銷要及時。

四、安排上司的差旅事務

1、差旅準備的要求

（1）根據公司規定，弄清上司出差應享受的待遇。（2）準備定票是一定要查用最新的時刻表。（3）訂房、訂票時要考慮上司的個人愛好和習慣。

（4）平時注意學習訂房訂票的相關知識，以確保工作的順利進行。

2、制定旅程計劃表X

3、零用現金的管理：X

通常由企業領導和財務負責人批準后由秘書保管和支出的現金。

4、制定商務旅行計劃(139-140頁)

5、制定旅程表（日期，時間，地點，交通工具，具體事項，備注。）

X6、準備上司在不同場合的發言提綱

X7、辦理出國手續（06年11月）辦理簽證：重點（142）

8、秘書在上司出行前應落實的工作內容

（1）審查選定最佳旅程表。

（2）了解外匯信息，辦理兌換外幣。（3）準備隨身用品。（4）準備文件。（5）轉被相關證件。

6）做好旅行安排。（7）注意時差問題。

（8）收集所到國的背景資料。上司回來后秘書的工作（144-145）

9、秘書在上司外出旅行時的工作：

檢查上司遺漏的東西。

抓住機會學習。

電話的處理。

五、完成上司臨時交辦事項

*

1、上司臨時交辦事項的特點：（06年11月）

廣泛性

臨時性

具體性

緊迫性

上司臨時交辦事項的范圍：文書工作事項；會務工作事項；信訪工作事項；信息工作事項；調研工作事項；督查工作事項。*

2、辦理上司臨時交辦事項的原則（1）積極主動，千方百計

（2）既要符合政策，又要靈活變通（3）件件有著落，事事有回音

3、文字記錄工作(方法和技巧)：要點記錄法、詳細記錄法、常用速記法、筆記與錄音并用法（靈活，便捷，能夠優勢互補；費時，費事，分散記錄注意力）。

4、文字記錄的要求X

5、文字記錄的程序：

準備記錄工具—認真聽、快速記—補充—修改—管理—請上司確認記錄(1準備好筆和紙2認真傾聽，快速記錄3及時補充和修改，認真整理記錄)

6、注意事項

（1）上司講話記錄。

（2）上司日常工作部署的記錄。*(3),辦理上司交辦事項應注意的問題（態度要好，原則化，一視同仁）。

(4)整理記錄應注意的事項。

六、管理時間，提高工作效率

1、時間管理的內容

*秘書進行有效地時間管理是協助上司合理有效地利用時間的需要，也是秘書提高自身工作效率的要求。

2、個人時間管理的技巧：

ABCD 法：

A

重而急

B 重而不急

C 急而不重

D 不重不急 為了有效利用工作時間，秘書應該做到以下幾點？（154）

X3、工作時間表的內容與編寫要求

X

4、工作日至的內容與編寫要求

X5、其他時間管理的工具：效率手冊、時間表、待辦文件夾、墻上計劃板、商務通、值班表、“在不在”布告板等。X6、工作程序：

（1）編制工作時間表

（2）編制、管理工作日志

7、秘書辦事的學問：

（1）如何辦好上司交辦事項 *（1接受工作的三要素：內容；時限；要求。2優化辦事成果：利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小。3三形式：單一辦事；交叉辦事；穿

插辦事。4三標準：質量；速度；影響。5三注意：不失真；不吹噓；不邀利）

（2）如何辦好請辦事項（注意：精心準備，提出合理建議；講究方法，選擇適當形式；注重程序，堅持逐級請辦；提高藝術，優化請辦效果；以緩應急，避免緊張出錯）第四節

一、訂購、接收、管理辦公用品

1、庫存控制：（1）作用X（2）定義：最大庫存量：是為防止物品超量存儲而保存該物品的最大數量，最小庫存量：是以防物品全部消耗完而保存的該項物品的最小數量

再訂貨量：也稱重新訂貨線，這是提醒購買者庫存需要重新訂購的標準。

*重新訂購線=日用量x運送時間+最小庫存量

X2、庫存控制卡：項目、單位、庫存參考號、最大庫存量、再訂貨量、最小庫存量、日期、接收、發放、余額。

3、工作程序：

*（1）選擇供應商(價格和費用；質量和交貨；服務和位置；安全和可靠性)*（2）選擇訂購方式（直接去商店；電話訂購；傳真訂購；網上訂購）

保留一張購貨訂單

（3）辦理進貨手續（168）（4）保管（保管應采取的措施：（06年11月）

① 儲藏間或物品柜要上鎖。② 各類物品要清楚地貼上標簽。③ 新物品置于舊物品的下面或后面。④ 體積大、分量重的物品放在最下面。⑤ 小的物品、常用的物品應放在較大物品的前面。⑥ 儲藏間要有良好的通風，房間保持干燥。

⑦ 儲藏辦公用品的房間應有良好的照明，以便容易找到物品。X4、庫存監督

二、數碼相機的使用

*

1、數碼相機的工作原理：CCD 170頁 *

2、數碼相機與傳統相機的區別（1）感光不同。

（2）存儲介質不同。

（3）圖像質量不同。

（4）輸入輸出方式不同。*

3、數碼相機的性能指標（06年11月）

（1）分辨率

（2）光學與數碼變焦

（3）鏡頭

（4）測光系統（5）相當感光度

（6）圖像存儲格式（06年11月）

（7）存儲卡

（8）光學取景器

（9）LCD 顯示屏

（10）閃光燈

（11）電池（12）連接方式（13）白平衡

（14）色彩位數（06年11月）

（15）連續拍攝 *

4、操作步驟

（1）拍攝照片。

（2）連接數碼相機與計算機。（3）將圖片文件導入計算機。

（4）編輯圖片。

*

5、注意事項：

（1）數碼相機不適宜拍攝自然風光。

（2）拍攝時要盡量靠近被攝體。（3）取景要準確。

（4）在逆光拍攝時要使用閃光燈進行補光。*

6、保養：

（1）清洗（06年11月）

（2）防熱防寒

（3）防水、防霉、防沙

（4）旅行保護

（5）相機保藏

辦公用品與設備的使用和管理

三、掃描儀的使用

1、*工作原理：它把輸入的圖像劃分成若干個點，變成一個點陣圖形，通過對點陣圖的掃描，依次獲得這些點的灰度值或色彩編碼值。

2、種類和作用：X 按顏色分：黑白、彩色

按掃描方式 分：手持式、平臺式、滾筒式；

3、選購常識：（06年11月）X 分辨率

色彩位數

接口類型

4、操作步驟* 安裝：硬件連接、安裝掃描儀驅動程度、安裝掃描軟件 掃描圖像 掃描文字

5、注意事項：（06年11月）*（1）不要忘記鎖定掃描儀。

（2）注意掃描儀的清潔。

（3）不要帶電接插掃描儀。

（4）注意更新掃描儀驅動程序。

（5）不要使用太高的分辨率。

（6）不要讓掃描儀工作在震動的環境中。（7）不要頻繁開關掃描儀。

5、掃描儀常見故障及其解決方案（06年11月）X

四、光盤刻錄機的使用*

1、原理

2、分類：CD-R和CD-RW（06年11月）

3、主要性能指標：數據傳輸速度、緩存容量、兼容性（06年11月）*

4、操作步驟：

（1）連接光盤刻錄機與計算機。

（2）光盤刻錄機驅動程序與刻錄軟件的安裝。制作數據光盤。★ 刻錄機在讀盤性能方面并不是很好。（06年11月）85、注意事項：

（1）安裝時注意散熱（06年11月）

（2）保持清潔

（3）避免刻錄機長時間工作（4）刻盤過程中的注意事項

（5）及時取出盤片

*

6、盤片的選擇

188頁 *

五、投影儀的使用

1、相關知識：

（1）分辨率

（2）亮度

（3）對比度

（4）帶寬（06年11月）（5）均勻度

（6）燈泡的類型和壽命

（7）接口配置 *

2、操作步驟：

（1）安放投影儀

（2）連接投影儀與電腦

（3）接通電源，設置好輸出方式（4）對焦

（5）設置分辨率

（6）關閉投影儀

X3、注意事項

（1）保持投影儀鏡頭的清潔。

（2）投影過程中不能用鏡頭蓋遮擋畫面。

（3）不要關機后立即斷電。

（4）不要帶電插拔電纜。

（5）不要頻繁開關機。*

4、投影儀常見簡單故障

（1）投影儀RGB端口無輸入信號

（2）投影儀有信息輸入，但無圖像（3）投影儀圖像偏色

*

六、攝像機的使用

1、攝像機概述

★ 數字化的優點。（06年11月）

2、數碼記錄原理 *

3、操作步驟：

開機—裝錄像帶—拍攝—回放檢查—關機 *

4、注意事項

（1）日常維護

（2）鏡頭的維護

（3）磁頭的保護

（4）磁帶

（5）電池 *

5、基本的攝像技巧

198頁 *

6、DV數碼采集方法

199頁

第五節 信息管理

一、信息的收集

1、信息的含義：信息是事物存在的方式或運動狀態的直接或間接的反映。

2、*信息的特征：客觀性（基本特征）、時效性、可塑性、共享性（區別于一般物質的顯著特征）、依附性、傳遞性、無限性

3、信息的種類

4、信息工作的程序：收集、整理、傳遞、存儲、反饋、利用

5、信息收集的渠道：大眾媒介、圖書館、聯機信息檢索渠道、供應商和客戶、貿易交流渠道、信息機構渠道、關系渠道、調查渠道

6、信息收集的范圍：收集企業信息，國際市場信息，客服信息，貿易信息，國際金融信息，法律政策信息，交際活動信息

7、*信息收集的要求：價值性、時效性、層次性、針對性、全面性

8、工作程序X（1）明確信息收集范圍

（2）熟悉信息來源

（3）選擇信息的收集方法：觀察法、閱讀法、詢問法、問卷法、網絡法、交換法、購置法 觀察法：人們直接用感官或借助其他工具認識客觀事物，獲取信息。（06年11月）（4）查找信息

9、注意事項X（1）收集各種形態的信息

（2）建立通訊聯系索引卡

（3）信息收集要有超前性(超前性，預見性，指導性，預測性)10，信息的作用：信息是決策的基礎，管理的核心，是實現計劃控制的前提，辦事事務的依據，可以提高競爭力。

二、信息的篩選X

1、信息篩選的含義

2、辦公室常備的信息資料

了解

3、閱讀篩選信息資料的方法（留意標題；復印，裁剪；摘記；標記說明）

4、信息篩選的要求 X5、工作程序：

（1）看來源

（2）看標題

（3）看正文

（4）決定取舍

6、注意事項

三、信息的分類

1、信息分類的含義

*

2、信息分類的方法：字母分類法、地區分類法、主題分類法、數字分類法、時間分類法（06年11月）

3、信息分類的要求

4、工作程序

（1）熟悉信息內容

（2）選擇分類方法

（3）辨類

（4）歸類 X5、注意事項：

（1）利用顏色、標簽區分類別

（2）建立交叉參照卡

四、信息的校核

1、信息校核的含義

2、信息校核的范圍

*

3、信息校核的要求

（1）校核要以原始數據為基礎。

（2）要排除主觀因素的干擾。X4、工作程序

（1）確定校核的內容

（2）選擇校核的方法：溯源法、比較法、核對法、邏輯法、調查法、數理統計法。（06年11月）

（3）核實、分析信息

（4）作出判斷

五、信息的傳遞

*

1、信息傳遞的方向：內向、外向

*

2、信息傳遞的要素：信源、信道、信宿（06年11月）

3、工作程序

（1）確定傳遞信息的內容（2）*選擇并確定傳遞信息的形式。(信件；備忘錄；報告；通知；指示；新聞稿；企業內部刊物；傳閱單；新聞發布會；聲明；直接郵件)（3）確定傳遞信息的方法。（語言傳遞；文字傳遞；電訊傳遞；可視化輔助傳遞）★ 折線圖的定義。（06年11月）（4）進行信息傳遞。（5）確認信息傳遞質量。

六、信息的存儲

1、信息存儲的載體：（06年11月）紙質載體

磁性載體：軟盤、硬盤、磁帶、光盤、縮微品

2、信息存儲的裝具與設備：文件夾、文件盒、文件袋、文件柜、文件架

3、信息存儲管理系統（信息集中管理系統；信息分散管理系統；信息計算機輔助管理系統）

4、信息存儲的要求

5、工作程序：

登記（總括登記，個別登記）、編碼（順序編碼，分組編碼）、排列（時序，來源內容）、保存、保管

★ 個別登記的定義。（06年11月）

6、信息存儲的意義

第三章 文書擬寫與處理 第一節 文書的擬寫

一、批轉轉發性通知

1、批轉轉發性通知的概念：批轉，轉發，印發公文的通知，統稱為批轉性通知。批轉轉發性通知是復合體公文，所謂復合，一是指通知本身，另一指被批轉，轉發，印文的公文。

被轉發的通知不叫復合。被轉發的公文屬于廣義的公文。

被批轉，轉發，印發的文件大多是公文。

2、批轉轉發性通知的類型

批轉通知（批轉下級）

轉發通知（轉發上級機關，其重點在于轉）

印發通知（本機關或本機關與其他機關聯合制定的）

3、擬寫要點

批轉轉發性通知的結構：標題+主送機關+正文+落款+成文日期+轉（印）發文件原文 標題：批轉，轉發機關+原發文機關+事由+文種

印發通知標題：發文機關+事由+文種 正文：批語（轉發語，按語）+轉發（印發）（+意義+執行要求）

4、注意事項：*附帶文件，盡管位于正件后的附件位置，但它們不屬于“正件”，而不是“附件”，因此在正文下行不必標注“附件”及“附件名稱”。

二、報告批轉，1、*報告的概念：是匯報工作，反映情況，答復上級機關詢問的公文。

2、報告的特點：匯報性、陳述性、3、報告與請示的區別

（1）性質要求不同（報告為匯報工作，反映情況，答復詢問所用。請示則是為了某一問題請求上級機關批示或批準的公文，請示機關必定等待上級機關的明確答復。）

（2）行文時限不同。

4、報告的類型：匯報工作、反映情況、答復詢問

5、*注意事項：

（1）報告事項真實

（2）報告時間及時

（3）報告不得夾帶請示事項（難免耽誤工作）

三、請示

1、*概念：是向上級機關請求指示、批準的公文。凡屬本機關職權范圍內可以解決的問題，或上級機關以往中明確的問題，應不在請示之列。

2、特點

（1）一文一事

（2）請批對應（一請示，一批復）

（3）事前行文（不可先斬后奏）

3、請示的類型

（1）求示性請示（政策，請示）

（2）求批性請示

4、擬寫要點：

請示的結構：標題+主送機關+正文+落款+成文日期+附注

標題：發文機關+事由（不可少）+文種

正文：發文緣由+請示事項（是請示正文的核心，可行性，可操作性）+結尾（當否，請批示。以上要求，請予審批。妥否，請批復）*在成文日期下一行居左2字，加圓括號注明發文機關聯系人的姓名和電話號碼。

5、注意事項

（1）主送一個機關

*（2）逐級請示

245頁

*（3）語氣宜溫和謙恭

四、問答函

1、概念：是不相隸屬機關就工作問題進行詢問或答復的函

2、問答涵的類型

（1）詢問函（2）答復函

2、看例文：246-247頁

3、詢問函與答復函的結構：247頁 標題+主送機關+正文+落款+成文日期

4、注意事項：

（1）單位間交往的問答函應采用“信函式格式”行文。（2）單位內部交往的信函可采用便函形式。

五、簡報

1、概念：簡報是國家機關、企事業單位、社會團體為匯報工作、交流經驗、反映情況、溝通信息、報道動態而編發的內部常用事務文書，也叫“動態”、“簡訊”、“摘報”、“工作通訊”、“情況反映”、“情況交流”、“內部參考”等。

2、特點：簡、快、新、實

3、簡報的類型：（06年11月）

工作簡報

會議簡報

動態簡報

4、擬寫要點

結構：報頭+報核+報尾

報核：（按語）+標題+導語+主題+結尾

*注意事項：簡報一般應限制在1000字以內，最長不要超過2000字；內容真實，準確，典型；針對性，指導性強；一事一報，切忌面面俱到。

六、意向書

1、概念：意向書是當事人雙方或多方之間，在對某項事務正式簽訂條約，達成協議之前，表達初步設想的經濟意圖和目的的意向性文書。

2、特點：

（1）協商性

（2）靈活性

（3）簡略性

3、意向書的類型：X 加工承攬意向書、建設工程承包意向書、貨物運輸意向書、財產保險意向書、科技協作意向書。

X4、意向書的結構：標題+正文+尾部

5、注意事項：

（1）語言準確，表達清楚

（2）忠實于洽談內容

七、訂貨單

1、訂貨單的概念：訂購產品和貨物的單據

30%定金

2、訂貨單的特點：

協約性

嚴肅性

3、擬寫要點：

一般結構：標題+正文+尾部

正文：買賣雙方信息；訂貨信息；配送方式及配送地點信息；支付方式及銀行賬戶；買方的意見和要求。

成文日期阿拉伯數字

4、注意事項：

（1）制作訂貨單應注明有效期限

（2）注意訂貨單與訂貨合同的區別。金額巨大的大宗貨物交易，不宜用訂貨單，要考慮簽訂訂貨合同。

八、商品說明書

1、商品說明書的概念

2、商品說明書的內容和特點

（1）真實性

（2）科學性

（3）條理性

（4）通俗性

3、擬寫要點（1）簡單商品說明書 *標題+正文+落款

（2）復雜商品說明書

*封面+目錄+概述+正文+封底

4、注意事項：*（1）如實介紹、真實可信]

（2）抓住特征，突出個性（3）語言簡潔，通俗明了

（4）設計新穎，美觀大方

第二節 收發文處理

一、繕印文書

1、文書繕印的含義：對文章進行謄抄繕寫和打字、油印、電腦打印以及復印機復印等工作（06年11月）

2、要求*（1）文字準確，字跡工整清晰

（2）符合規定體式，頁面美觀大方（3）不隨意改動原稿

（4）裝訂齊整牢固

（5）注意保密

繕印以定稿為依據，以簽發批準的分數為準。違反了規定，也浪費了紙張。

3、工作程序：

（1）確定印刷的文書

（2）確定印制格式

（3）完成印制

（4）交付印制的文書

4、注意事項：

繕印應建立登記制度，登記文書名稱、送文單位、印文數量、印制時間、印制人姓名等項目

二、校對文書

1、含義：校對是根據定稿對文件校樣進行核對校正X

2、文書校對的內容：

（1）校訂清樣上的錯字、漏字、多字。

（2）規范字體、字號。

（3）檢查版式、標題是否端正，頁碼是否連貫，行、字距離是否勻稱，版面是否美觀。（4）檢查引文、人名、地名、數據、計量單位、專業術語是否有誤。（5）檢查版式是否與文種格式統一，有無需調整和改版之處。

3、要求：X（1）把握原則，仔細校對。

（2）認真仔細、一絲不茍。

（3）校對文稿時正確使用校對符號。（4）校對一般要進行一校、二校、三校3個校次。

4、工作程序

（1）準備好原稿和校樣。

*（2）選定校對方法。(看校；對校；讀校；折校)

（3）核對校正。（看校；對校；讀校；折校）

5、注意事項

（1）注意對同音異體、字形相近的字的核查。

（2）注意對數字、人名、地名的核查。（3）校出的錯漏，要以規定的符號標明。

三、用印

四、傳閱文書

1、文書傳閱的含義：在工作職責范圍內傳遞閱讀文件。X

2、要求：

（1）迅速、準確地將文書送達閱文人。

（2）文書的傳閱要區分內容的輕重緩急和職責分工。（3）傳閱的順序是由管理層到一般人員。

由保安部，辦公室，宣傳部協助開展安全保衛工作

3、工作程序X（1）確定傳閱對象

（2）選擇傳閱方式（06年11月）

（3）傳遞文書

（4）履行傳閱手續

（5）檢查清理文件

4、注意事項*（1）嚴格傳閱范圍

（2）嚴禁文件橫傳

（3）控文件運行

第三節 文檔管理

一、檔案的分類

1、檔案的分類的含義：按照來源、時間、內容和形式等方面的異同，將歸檔文件劃分為若干層次和類別，構成有機體系的工作。（06年11月）X

2、常用的檔案分類方法**（1）分類法（06年11月）

（2）組織機構分類法

（3）問題分類法

*

3、檔案分類方法的結合運用（—組織機構分類法；—問題分類法;組織機構—分類法；問題—分類法）

4、檔案分類的要求X（1）正確判定檔案文件所隸屬。（06年11月）

（2）正確判斷檔案文件所屬機構。*示例分析：269頁

5、工作程序*（1）了解文件形成情況

（2）分析檔案形成單位情況

（3）選擇檔案分類方法（4）文件歸類

6、注意事項

二、檔案檢索工具的編制

1、檔案檢索工具的內容

（1）檔案信息存儲

（2）信息檢查

2、檔案檢索工具的含義：揭示檔案內容和成分，報道和查找檔案的工具。

3、檔案檢索工具的類型：歸檔文件目錄、分類目錄、主題目錄、任命索引、全宗指南（06年11月）

271頁示例

4、工作程序

（1）選擇檢索工具

（2）分析檔案的內容

（3）形成檔案條目（4）構成檢索工具

5、注意事項：X（1）檢索工具有書本式檢索工具、卡片式檢索工具。

（2）為了滿足多方面的利用需求，應編制不同功能的檢索工具。

三、檔案的鑒定

1、檔案鑒定工作的內容：按照一定的原則、方法和標準，判定檔案的價值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價值的檔案予以銷毀的檔案業務工作。（06年11月）

2、檔案保管期限：X 永久

長期：16—50年

短期：15年以下

273頁示例分析

3、檔案鑒定工作的要求X（1）逐件、逐頁閱讀檔案內容。

（2）綜合分析文件的各方面特征。（3）結合檔案的需求判定檔案價值。

4、工作程序：X（1）判斷文件是否需要保存。

（2）分析檔案價值。

（3）確定文件的保管期限。

（4）對保管的檔案進行復審。

5、注意事項X（1）經鑒定要銷毀的檔案，應辦理批準手續。

（2）對要銷毀的檔案要編制銷毀清冊。

6、檔案鑒定的意義X

7、檔案鑒定的原則：X 從整體利益出發，用全面的、歷史的、發展的觀點判定檔案的價值。

四、檔案庫房及存儲檔案的管理

*275頁示例

1、檔案保管工作的含義與內容

2、檔案保管工作的要求X（1）做到防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵。

（2）保持庫房的清潔衛生。

3、工作程序X（1）了解檔案庫房的編號。

（2）熟悉檔案柜價的擺放與編號。

（3）調節保管場所的溫濕度。

（4）進行衛生、安全檢查。（5）進行檔案流動中的保護。

4、注意事項：X（1）庫房布局的安排

（2）建立檔案保管制度

第三篇：國家企業文化師(二級)復習要點

《企業文化師》復習重點、難點

第一章 企業文化調研

第一節 調研計劃制定

1.企業文化調研是企業文化建設基礎性和先導性工作，也是企業文化師的本質性和基礎性業務工作。P

12.確定調研的基本內容：掌握企業基本現狀，了解員工思想動態。

3.企業文化建設、企業文化的提升和跨越是一項系統工程，它的策劃與構架都應放在企業發展戰略的層面上。從以下幾個方面去掌握企業基本現狀：企業發展戰略，企業組織構建

4.企業發展戰略包括；企業使命、愿景和戰略目標，企業總體戰略，企業經營戰略，企業核心能力。

（1）企業使命、愿景和戰略目標：企業使命，就是企業對其存在的根本理由和目的的描述，包括當前的產品的業務選擇、目標顧客定位以及滿足客戶需求的方法3個方面。

（2）企業總體戰略：按照態勢可以劃分為維持、增長與收縮戰略。在不同的戰略態勢下，應當有不同的主導文化價值觀，來支持企業戰略的執行。

（3）企業經營戰略：又稱業務戰略，總成本領先戰略、差異化戰略、專一化戰略是3種通用的戰略制

定思路。

（4）企業核心能力，概況為：產品技術能力、對用戶需求理解能力、分銷渠道能力和制造能力。我國

“文化力研究第一人”賈春峰教授：未來企業戰略將更加緊密與企業文化融為一體。P

25.企業組織構建：組織（行政）結構圖，部門職責說明，業務流程圖.P

3（1）組織結構圖3個維度：復雜性、正規化、集權化。P

36.了解員工思想動態：員工隊伍構成，管理層思想動態，員工思想動態P3

（1）員工隊伍構成了企業最根本的生產力P3

7．企業文化可分為物質文化、行為文化、制度文化和精神文化4個層面，其中精神文化是形成其他層面的思想基礎和導向動力，是企業文化的精髓和靈魂。P

48.調研內容包括：企業經營領域和發展戰略，企業高層領導的個人修養和風范，企業員工的素質及需求特點，企業優良傳統及成功經驗，企業現有文化理念及適應性，面臨的主要矛盾，所處地理環境。P

5（1）企業文化建設基本程序：調研總結，定格設計，宣傳推廣和完善提升4個階段。P6

9.企業文化調研基本方法：訪談法、座談法、問卷法和觀察法。P7

（1）文獻調研法特點：歷史性，無反應性，間接性。P7

（2）摘取信息的一般程序和方法：迅速瀏覽，認真篩選，仔細閱讀，及時記錄。P7

（3）文獻調研優點：可以超越時空條件的限制；比口頭信息更加真實、準確、可靠；方便、自由，受外界因素干擾小；效率高，花費少。P8

（4）訪問調研法：也稱訪談法，分直接訪問，間接訪問，一般訪問和特殊訪問。P8

（5）問卷調研法：問卷一般包括前言、主體和結語。P9

10.企業現狀與常態調研：性企業文化調研，階段性企業文化調研，隨機性企業文化調研。P10

（1）性企業文化調研：主要任務是調研了解員工思想狀態和本企業文化計劃執行情況，研究分析工作成果及存在問題，為規劃制定第二年企業文化計劃做好準備。P10

11.轉型期文化調研要注意問題：調研目標要尖銳而集中，適時而果斷提出調研建議，注意文化變革特性的調研。P1

112.有力的組織領導是企業文化調研得以順利有序開展的必要保障。P1

3第二節 調研計劃實施

1.調研計劃進入決策，決策方法有：頭腦風暴法，德爾菲法，異地思考法。P17

2．調研活動經費管理包括幾方面：經費的獲取，資金占用的情況，活動營運成本分析。P18

3.經費管理原則：適度原則，真是原則，效益原則。P18

4.調研隊伍組成整體結構：組織結構，知識結構，能力結構，年齡結構。P19

5.調研方案一般包括：調研目的，調研內容，范圍，時間，對象，方法，組織，經費，安排。P19

6.調研提綱遵循原則：強調實用性，注意時效性，重視經濟性，掌握一定彈性。P20

7.調研工具：文案類，音像類，電子媒介類，網絡類。P2

28．執行調研計劃主要包括：搜集，處理和分析數據資料。P26

9.會議通知和材料準備：必須明確通知以會者會議日期、時間、地點和會議目的；與會者應當明白他們將對會議作出哪些貢獻；會前向全體與會者提供書面背景材料；會議場所必須有適當設備，會議大小適宜。P28

（1）組織會議最困難部分之一是確定一個時間，以適合全體以會者。P28

第三節 調研資料分析

1.分析調研資料的方法有2種：框架類分析，個案類分析。

（1）框架類分析：分別對企業文化現狀分析，對員工價值觀分析，以及對員工行為取向的分析。P

322.企業在不斷發展過程中會呈現不同的導向：創業導向——目標導向——規則導向——支持導向——高層次的創新導向。P32

3.個案分析主要從部門狀況和職工心態著手。P3

44.企業文化調研報告是企業文化建設過程的核心內容，主要通過發現問題和分析問題，提出解決問題的建議方案。P3

55.調研報告包括：開篇部分，主體部分，附錄部分。P35

（1）開篇部分包括：封面，題目，目錄和摘要。P35

|（2）摘要是調研報告中最重要的內容，是整個報告的精華。摘要一般包括3方面：調研目的，問題的描述，處理問題的途徑、所采用的方案設計。P36

6.報告正文是調研報告的主體部分，一般包括引言、調研方案設計、調研實施、數據分析、調研結果、局限性及必要說明、結論和建議等幾部分。P36

（1）引言：問題的背景，問題的表述，處理問題的基本途徑。P36

7.調研報告特點：是調查研究的直接產物，有較強的針對性和目的性，內容要絕對真實。P38

8.調研報告遵循原則：調理清晰，論據充分，結論簡潔。P39

9.對經驗材料精選思維加工，需要運用比較法，分析法與綜合法。P40

10.探索現象間因果聯系的方法，包括求同法，求異法和求同求異法并用，共變法，剩余法。P

4111.調研報告類型可分為：描述性調研報告，解釋性調研報告，預測性調研報告。P4

212.撰寫調研報告注意問題：要敘述結合，點面結合，實事求是。P4

3第二章 企業文化建設規劃

第一節 企業文化建設規劃制定

1、企業文化建設導入的重要時機：企業領導者明確提出進行企業文化建設；企業高層發生重大人事變更；企業開展重大慶典活動；企業產權結構發生重大轉變；企業戰略進行重大調整；企業競爭環境發生重大變革；企業發展受到嚴重阻礙；企業遇到突如其來的危機風險。（P46）

2、企業文化建設的一般原則有：適時性、實用性、前瞻性。（P47）

3、企業文化建議主要內容：目標（通過企業文化建設使企業的經營管理得到提高）；內容（理念設計、宣傳落實、評價診斷、完善提高）；方法（調查訪談、領導示范、培訓教育、輿論導向、規范行為、尋找“英雄”、激勵創新、“制造”事件、架“連心橋”、公關傳播、禮儀規范等）。傳播形式（辯論比賽、討論會、文化娛樂、體育競賽、慶典紀念、參觀旅游、員工生日活動、員工工藝活動和社區聯誼活動等）；時間及建設步驟。（P48）

（1）文化傳播的載體有：企業文化手冊、企業報刊、企業網絡、企業內部電視臺、廣播電臺、企業宣傳欄、墻報、企業標語、掛圖、企業手冊、企業專題片、企業之歌等。P49

（2）生產型企業員工人多素質低，適合企業宣傳欄、墻報、企業標語、掛圖、企業之歌等淺顯易懂方式；研發型企業適合 企業文化手冊、企業報刊、企業網絡等方式。P504、企業文化建設規劃的內容主要包括5方面：企業文化現狀與環境因素分析；企業文化發展戰略與指導思想；企業文化發展目標；企業文化三至五年內的發展重點與實施計劃；企業文化規劃實施的組織、政策保障以及需要說明的其他內容等。（P50）

5、企業文化建設資源：人力資源、財務資源、信息資源。豐富的信息資源是開展文化建設得重要基礎，企業文化建設中信息資源在很大程度上決定了企業員工對企業價值觀的認同與內化。P526、

第四篇：2018年二級建造師市政工程復習要點(一)

2018年二級建造師市政工程復習要點

（一）1、城鎮道路分為快速路、主干路、次干路和支路四個等級。

2、快速路車速60-100km/h必須設分隔帶。

3、高級路面：水泥混凝土的設計年限為30年，瀝青混凝土、瀝青碎石的設計限為15年。

4、柔性路面：彎沉變形大，抗彎強度小，破壞取決于極限垂直變形和彎拉應變;剛性路面：彎拉強度大，彎沉變形小，破壞取決于極限彎拉強度。

5、高等級路面可包括磨耗層，面層上層，面層下層，或稱上面層，中面層，下面層。

6、墊層要求其水穩定性必須要好。

7、粗粒式瀝青混凝土在二層或在層面層的下面層;砂粒式瀝青混凝土在自行車道與人行車道的面層。

8、瀝青混合料由瀝青、粗骨料、細骨料、填充料組成。

9、瀝青結構組成分為三類：密實懸浮結構，骨架空隙結構，骨架密實結構。10.城鎮道路不宜使用煤瀝青。

11、普通瀝青混合料即AC型瀝青混合料，適用于城鎮次干道、輔路或人行道等場所。

12、改性瀝青混合料面層適用城鎮快速路，主干路。

13、水泥混凝土路面基層的寬度施工時每側至少寬出300mm(小型機具)、500mm(軌模式攤鋪機施工)、650mm(滑模式攤鋪機施工)

14、水泥混凝土路面面層板分為普通(素)混凝土板，碾壓混凝土板，連續配筋混凝土板，預應力混凝土和鋼筋混凝土板，常采用較多的是普通混凝土板。

15、水泥混凝土路面混凝土彎拉強度以28d齡期的水泥混凝土彎拉強度控制面層混凝土的強度。

16、水泥混凝土路面縱向接縫應設置拉桿，橫向縫應加設傳力桿，在鄰近橋梁或其他固定構筑物處，板厚改變處，小半徑平曲線等處，應設置脹縫。

17、重力式擋土墻，依靠墻體自重抵擋土壓力作用，衡重式擋墻上墻利用衡重臺上填土的下壓作用和全墻重心的后移增加墻體穩定。

18、三種土壓力中，主動土壓力最小，靜止土壓力其次，被動土壓力最大，位移也最大。

19、新建的地下管線施工必須遵循：先地下，后地上，先深后淺。

20、路基填土不行使用腐殖土，生活垃圾土，淤泥，凍土塊或鹽漬土。

21、填方段當地面坡度陡于1：5時，需修成臺階形式，每層臺階高度不宜大于300mm，寬度不應小于1.0m.22、根據測量中心線樁和下坡腳樁，分層填土，壓實。

23、碾壓應先輕后重，最后采用不小于12t級的壓路機。

24、填方高度內的管涵頂面填土500mm以上才能用壓路機碾壓。

25、挖方根據測量中線和邊樁開挖。

26、質量檢查與驗收：主控項目為壓實度和彎沉值，一般項目有路基允許偏差和路床、路堤邊坡等要求。

27、路基填料強度CBR中路床最小強度為8%。

28、填土應分層進行，路基填土寬度應比設計寬度寬500mm。

29、路基試驗的的有：確定路基預演量值，合理選用壓實機具，按壓實度要求，確定壓實遍數，確定路基寬度內每層虛鋪厚度。

30、土質路基壓實原則：先輕后重，先靜后振，先低后高，先慢后快，輪跡重疊，壓路機最快速度不宜超過4km/h。

31、土質路基壓實質量檢查主要檢查各層壓實度和彎沉值。

32、不良土質路基按作用機理可分：土質改良，土的置換，土的補強。

33、常用的基層材料：石灰穩定土類基層，禁止用于高等級路面的基層，只能用作高級路面的底基層;水泥穩定土基層，具有良好的板體性，只用作高級路面的底基層;石灰工具廢渣穩定土基層，只能做底基層(區別基層);二灰穩定粒料可用于高等級路面的基層與底基層。

34、城鎮道路基層混合料每層最大壓實厚度為200mm，且不宜小于100mm;壓實時，應采用先輕型，后重型壓路機碾壓;禁止用薄層貼補的方法進行找平;混合料養護期為7~14d。

35、土工合成材料具有加筋，防護，過濾，排水，隔離等功能。

36、瀝青混合料面層不得在雨、雪天氣及環境最高溫度低于5度時施工。

37、攤鋪機必須緩慢，均勻，連續不間斷的攤鋪;嚴格控制初壓、復壓、終壓。

38、碾壓時應將壓路機的驅動輪面向攤鋪機從外側向中心碾壓，在超高路段和坡道上則由低處向高處進行碾壓;密級配瀝青混合料復壓宜優先采用重型輪胎壓路機進行碾壓。

39、為防止瀝青混合料粘輪，嚴禁刷柴油，亦可向碾輪嘖淋添加少量表面活性劑的霧狀水。

40、熱拌瀝青混合料路面待溫度低于50度后，方可開放交通。

41、改性瀝青混合料生產溫度應根據改性瀝青品種、黏度、氣候條件，鋪裝層的厚度確定，當采用列表以外的聚合物或天然瀝青改性瀝青時，生產溫度由試驗確定。

42、改性瀝青混合料最高溫度(廢棄溫度)為195度;宜用履帶式攤鋪機，攤鋪溫度不低于160度，攤鋪系數應通過實驗取得，一般情況下改性瀝青混合料的壓實系數在1.05左右。

43、攤鋪機應采用自動找平方式，壓實與成型應做到，初壓開始溫度不低于150度，終了溫度不低于90度，攤鋪后應緊跟碾壓，保持較短的初壓區段，從路外側向中心碾壓，在超高路段則由低向高碾壓，在坡道上應將驅動輪從低處向高處碾壓。

44、水泥混凝土路面的混凝土配合比應同時滿足彎拉強度，工作性，耐久性三項指標要求。

45、水泥混凝土路面攤鋪時，上層混凝土的攤鋪應在下層混凝土初凝前完成，且下層厚度宜為總厚的3/5;脹縫應與路面中心線垂直，縫壁必須垂直，縫寬必須一致，縫中不得連漿，縫上部灌填縫料，下部安裝脹縫板和傳力桿。

46、水泥混凝土路面橫向縮縫采用切縫機施工，宜在水泥混凝土強度達到設計強度25%-30%時進行，寬度控制在4-6mm，切縫深度：設傳力桿時，不應小于面層厚度的1/3，且不得小于70mm，不設傳力桿時，不應小于面層厚度的1/4，且不應小于60mm;常溫施工時縫料宜與板面平，冬期施工時縫料應填為凹液面，中心宜低于板面1-2mm。

47、混凝土路面養護時間應根據混凝土彎拉強度來定，不宜小于設計彎拉強度的80*，一般宜為14-21d;當混凝土達到設計彎拉強度40%以后，可允許行人通過，混凝土完全達到設計彎拉強度后，方可開放交通。

城市橋梁工程

48、橋梁五大部分：橋跨結構(上部結構)，支座系統，下部結構 ：橋墩、橋臺、墩臺基礎。

49、梁式橋是一種在豎向荷載作用下無水平反力的結構，梁內產生的彎矩最大;拱式橋的承重結構以受壓為主;剛架橋在豎向荷載作用下，梁部主要受彎，其受力狀態介于梁橋和拱橋之間。

50、橋分為上承式、下承式、中承式橋。

51、鋼筋要進行力學性能試驗，當要代換時，由原設計單位作變更設計。

52、鋼筋彎制前應先調直，鋼筋宜優先選用機械方法調直，采用冷拉法調直時，HPB300鋼筋冷拉率不得大于2%，HRB335鋼筋冷拉率不得大于1%。

53、鋼筋連接應優先選擇閃光對焊;當普通混凝土中鋼筋直徑等于或小于22mm時，在無焊條件時，可采用綁扎連接，但受拉構件的主鋼筋不得采用綁扎連接;鋼筋骨架和鋼筋網片的交叉點焊宜采用電陰點焊;鋼筋與鋼板的T形連接時應采用埋弧壓力焊或電弧焊。

54、鋼筋接頭末端至鋼筋彎起點的距離不得小于鋼筋直徑的10倍;施工中鋼筋受力分不清受接，受壓的，按受拉辦理。

55、鋼筋的混凝土保護層厚度，普通鋼筋和預應力筋最小混凝土保護層厚度不得小于鋼筋公稱直徑，后張法構件預應力直線形鋼筋不得小于其管道直徑的1/2。

56、混凝土施工時對骨料的含水率的檢測，每一工作班不應小于一次。

57、混凝土攪拌時間是混凝土拌合時的重要控制參數。

58、混凝土拌合物的坍落度應在攪拌地點和澆筑地點分別隨機進行取樣檢測，每一個工作班或每一單元結構物不應少于兩次，評定時應以澆筑點的測值為準，在檢測坍落度時，還應觀察混凝土拌合物的黏聚性和保水性。

59、嚴禁在運輸混凝土過程中向混凝土拌合物中加水。

60、混凝土澆筑在原混凝土面上澆筑新混凝土時，相接面應鑿毛，并清洗干凈。

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第五篇：【秘書總復習】范文

一、會議方案的擬訂

（一）會議籌備方案的概述:1.會議籌備方案的內容:會議籌備方案包括如下幾個組成部分:（1）確定會議的主題與議題。（2）確定會議的名稱。（3）確定會議和議程。（4）確定會議的時間性和地點。（5）確定會議所需設備和工具，要滿足會議的需要（6）確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復制工作。（7）確定會議與會代表的組成。（8）確定會議經費預算。（9）確定會議住宿和餐飲安排。（10）確定會議的籌備機構，大型會議需要確定籌備機構與人員分工。

2.會議籌備方案的作用:(1）確保會議的周密組織（2）確保會議服務質量和溝通協調到位;（3）確保會議領導的意圖得以貫徹執行 3.電話會議及視頻會議（1）電話會議交流信息的特點

1）電話會議:①方便靈活，準備時間短，回復迅速。②缺少身體語言，難以進行互動交流；缺少文本，難以傳遞大量細節信息。

③為了提高電話會議的效率，增進信息與交流，可搭配使用其他通信方式（如傳真、電子郵件）。

2）電話會議信息工作要的要求:電話會議要按照一定的工作程序和工作要點進行，具體要求如下：1準確發出開會信息；2認真分發會議書面信息材料；3合理安排會場信息傳輸設備；4按時接通電話；5互相能報出席情況；6做好會議記錄。（2）視頻會議

1）視頻會議的特點:①聲音和圖像同時傳送。②不受空間的限制。③節省時間、費用。④交流效果較好。⑤視頻會議的交流不夠深入廣泛。2）視頻會議信息工作的要求

由于視頻會議效率高，投入也大，因此必須高標準、嚴要求，踏踏實實做好會務工作。具體要求有：1 發出開會信息；2分發文件信息資料；3布置會場；4置與檢查會場信息傳輸設備；5做好會議準備；6采用行集中后分散的形式；7匯總情況信息。

4.遠程會議籌備方案的優點:遠程會議具有節省時間和金錢、與電話服務機構商定使用錄音帶的形式做永久記錄、交流更加直接與簡短的優點。5.會務機構分工的要求

會務機構分工主要指定會議組織部門和人員落實。會務機構的各部門需明確各息的任務和要求。具體要求如下：（1）要根據會議的規模和類型組織人員隊伍。（2）會務機構要分工明確、責任到人。（3）加強協調，定期溝通。

（二）會議籌備方案和制定程序會議籌備方案的制定程序為：組建會議籌備委員會

分成籌備小組

形成籌備方案

領導審核方案。

二、會務籌備概述

（一）會務籌備概述

1.會務籌備情況檢查的主要內容:（1）會議準備是否充分;（2）會議期間能否排除各種干擾;（3）環境條件與用品準備（4）文件材料的準備情況;（5）會場布置情況的檢查;（6）會議保衛工作的檢查;（7）檢查的其他內容

2.會務籌備情況檢查結果的形式:務籌備情部的檢查結果可以通過三種形式向領導或會議工作人員匯報。第一，書面形式；第二，口頭形式；第三，協調會形式。

3.會務籌備情況的檢查的方法:務籌備情況檢查的方法大致分為以下兩種：（1）聽取會議籌備人員的匯報;（2）會前現場的檢查

（二）會務籌備的程序

1.開會檢查的程序:如對會議的準備情況以匯報會的形式進行檢查，檢查的程序應包括：(1)會議籌備機構對會議的準備情況進行自我檢查，由各個籌備小組將檢查結果以書面報告的形式上報領導小（2）會議領導小組經過協調，確定匯報會的時間和地點，并發出協調會通知。（3）召開籌備檢查協調會，聽取匯報，并會上現場解決各種需要協調和問題。（4）匯報會后要以電話、現場指導等方式對檢查中發現的問題予以催辦和落實。

2.現場檢查的程序:（1）先制定現場檢查的路線和確定現場檢查的重點，并通知有關籌備部門.2）將現場檢查的項目制成檢查單，以便記錄和匯總。（3）按照既定的檢查路線和項目逐一現場核對，對達到和未達到預期要求的準確項目都要有明確的記錄。（4）對未達到檢查要求的項目整理出整改和修訂意見，并以電話、文件或會議廳等形式及時通報給相關籌備部門予以糾正。

三、審核會議文件夾概述:

1.會議文件的類型,2.會議文件審核的內容:(1)審核會議文件的準確性和完整性(2)會議文件的具體內容3.會議文件審核的方法:(1)對校法，適用于定稿上改動較多的文件夾。折校法，適用于整潔、改動不多的文件。讀校法，適用于定稿內容淺顯易懂，生僻字、專用術語名詞較少的定稿。

（二）會議文件審核的工作步驟:（1）由起草文件的秘書就文件內容進行自審，使會議文件在初始期就能嚴格把關。（2）由主管乞討書進行會議文件夾初審。（3）如會議文件夾的內容涉及的部門較多，要進行必要的會審。（4）在會議文件審核修改之后，要由主要領導者或主管領導進行終審。

四、與領導溝通會議的有關事宜

（一）與領導溝通會議概述

1.與領導溝通會議有關事宜的原則有：（1）時間生原則；（2）及時原則；（3）全面原則。2.與領導溝通會議有關事宜的方法:(1)定期向領導提交書面報告;(2)由會議負責人定期向領導口頭匯報會議的情況;(3)領導親自參加有關會議;(4)其他途徑，例如，通過舉辦會議工作進展情況的小型展覽向領導者匯報工作。

3.與領導溝通會議有關事宜的時機:第一，會議籌備階段；第二，會中階段；第三，會后階段。

（二）與領導者溝通會議有關事宜的工作程序

與領導者溝通會議有關事宜的程序如下：(1)明確會議的目標;(2)明確溝通會議有關事宜的方法或途徑。(3)檢查溝通過程的時間、地點以及參加人員，指定會議記錄人員。(4)確定溝通過程中所需要人種文件夾、音像等資料。(5)向領導匯報會議的籌備情況及進展，同時應講明會議籌備或舉行過程中遇到的問題和難題。(6)聽取領導指示，或與領導者進行雙向討論，并完成會議記錄。(7)將記錄通過某種方法送給領導。

五、擬訂會議的應急方案概述

1.會議應急方案的內容包括：(1)會議舉行過程中可能出現的問題;(2)出現問題時負責解決的會議工作人員

2.會議應急方案的作用:(1)會議應急方案可使會議的策劃和籌備做到早做準備，未雨綢繆。(2)應急方案可以有效的地緩解危機，提高會議管理的效率。比如關鍵人員不能到會如何處理，住宿的預訂不夠如何解決，網絡系統出現故障如何等。(3)使會議工作人員能夠統一步調，當問題出現時，能夠有回旋余地。

3.會議應急方案特點:1.有的放矢；2.預防為主；3.留有余地。

4.會議應急方案實施的原則:1思想上充分重視；2在人、財、物方面要措施到位；3在實施的過程中要堅持定期檢查。

5.處理會議突發事件的方法:1處理人員問題；2處理場地問題；3處理設備問題；4處理資料問題5處理健康與安全問題；6處理行為問題。

（二）會議應急方案的工作程序預測情況

準備應對備選方案

討論會議緊急情況

確定會議應急方案。

一、會議總結工作的內容和要求

（一）基礎知識

1.會議總結的目的具體來講主要有以下幾點：（1）檢查會議目標的實現情況。（2）檢查各個小組的分工執行情況。（3）將員工自我總結和集體總結相結合，以積累經驗，找出不足，從而明確今后搞好同類型會議組織與服務工作的借鑒之處，不斷改進會議的組織服務工作。（4）獎懲相關人員，并要妥善解決會議的遣留問題。

2.會議總結的內容:總結內容包括會議名稱、時間、地點、規模、與會代表人數、主要議題，參加會議的上級領導人，會議的主持者，領導報告或講話的要點，對會議的基本評價和貫徹要求，會議的決議情況及今后的工作任務布置等。

（二）會議總結的工作程序為：對會議征詢意見，擬就工作總結稿→向領導報告會議結論→總結定稿→印發 →歸檔 →組織全體工作人員進行總結。

二、會議評估工作的內容和要求

（一）基礎知識

1.會議評估工作的內容:（1）構成有效會議的要素

一個有效會議應該具有清晰的目標、適當的時間、合適的地點、恰當的必要性、順暢緊湊的議程、準確的信息傳遞、周密的前期準備、精心挑選的參會人員、參會人員得當的表現、領導人員良好的控制勇和、合理的內容安排等。

（2）影響會議效率的主要原因:影響會議效率的因素很多，主要可以歸結為三個方面：1會議的必要性；2會議前期準備工作的質量；3會議責任分工。

2.會議評估的標準:（1）是否達到目標。（2）會議時間性評估。（3）與會人員參與會議狀態與收獲；對會議的滿意程度與理由；提出改進的意見或建議。（4）會議服務評估。會議服務是否到位，會議中的合作精神如何。（5）會議實際費用支出、會議成本評估。（6）再度召開同樣的會議時，繼續推進與維持的事項。3.會議評估工作的方法和要求

（1）會議評估工作的方法”1.評估方法可以在會議結束時以意見調查的方式進行。2.告知與會人員有義務一同提高會議質量。

（2）會議評估工作要求:會議評估力求科學、高效。最好在確定了會議目的的早期策劃階段就高計一份問卷。要避免與會人員的反感。

（二）會議效果評估的工作程序”會議效果評估的基本程序為：分析影響會議效果的主要因素

設計會議效果評估表

匯總評估結果。

（三）注意事項

會議結束后，應注意避免以下情況：（1）欠缺會議記錄。（2）對決議實不力。（3）不對會議的成敗得失進行總結。（4）不解散已完成任務的委員會或工作小組。（5）與會人員對會議感到不滿。

一、確定涉外禮次序

（一）基礎知識

1.涉外接待的原則和要求

（1）涉外接待的原則:與國內禮儀相比較，涉外接待中更為重要的原則是：1不卑不亢；2依法辦事；3內外有別；4尊重個人；5女士優先；6入鄉隨俗。

2.禮賓次序:在商務交往的具體實踐中，禮賓次序共有如下五種常見的排列方法：（1）依照來賓所在同家或地區名稱的拉丁字母的先后排列次序。適用于大型的國際會議或體育比賽。（2）依照來賓的具體身份與職務的高低來排列先后次序。適用于正式的政務、高務、科技、學術、軍事交住。（3）依照來賓抵達的具體時間早晚來排列其先后次序。適用于：1當各國大使同時參加派駐國的某項活動時；2在非正式的涉外活動中亦可采用此種排列方法。（4）依照來賓告知東道主自己決定到訪的具體時間的先后排列其次序。適用于舉辦較大規模的國際性的招商會、展示會和博覽會。（5）不排列。當上述方法難以應用時，便可采用這種排列方法。

（二）禮賓次序確定步驟1.確定禮賓次序方案;2.提前通知有關各方;3.按禮賓次序排列座次、名次、出場次序

二、安排涉外迎送儀式

（一）基礎知識1.涉外迎送儀式的要求（1）發出邀請:一般由東道國先發出邀請，邀請一般采用書面形式，被邀請者在接到邀請函后，應及時給予答復，并據此辦理有關的手續。(2）準備工作:在外賓抵達前應做好充分的準備工作：1搞清楚來訪外賓或代表團的基本情況；2了解外賓的飲食愛好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活習慣等，必要時還可向對方索要來訪者血型資料；3擬訂來賓訪問日程；4安排食宿。（3）善始善終:在外賓抵達時，由適當的人員前往機場、車站迎接，表示歡迎，并妥善安排各項禮儀程序和活動。

2.著裝要求:參加迎送儀式的所有人員，著裝要鄭重其事，要穿著正裝。

（二）涉外迎送儀仗式的工作步驟:1.確定迎候人員;2.準備迎賓的物品;3.見面講究禮節;4.送行前的拜訪;5.安排送行儀式

三、安排涉外會見會談和拜訪

（一）基礎知識

1.涉外會見會談要求:安排會見、會談的時，對秘書的要求如下：（1）充分了解又方的情況。（2）準備工作要落實到位。3）會談會見時要做好記錄，對客人提出、領導許諾的問題，會后應負責落實，做好后繼工作。

2.拜訪的要求:(1）拜訪由秘書先電話聯系對方的秘書和隨員，雙方商定時間。(2)由東道主帶領員前去對方下榻的賓館,到達后應該在大堂里打電話通知對方,不要直接上樓去敲對方的門.(3)初次見面, 可以不送禮物.(二)會見、會談的工作程序

會見、會談的工作程序如下圖所示。（圖略）

四、涉外宴請的常識

（一）基礎知識

1.涉外宴請的原則:（1）宴請環境十分重要，應該選雅致、安靜的地方.（2）點菜時不僅要考慮外并因宗教信仰而帶來的忌諱，還要注意其他飲食習慣的差別。（3）菜肴要有地方特色，可以使精致、豐盛的，但不必豪華、奢侈。（4）參加宴請的人要講究個人衛生，衣著干凈得體，女性要化妝。不要穿白天的工作裝參加晚宴。

2.西餐禮儀:我方宴請是中餐，來賓回請很有可能是西餐，所以應該了解一些的基本的西餐禮儀。

（二）注意事項:（1）西餐講究的是氛圍的優雅。因此赴宴時一定注意控制自己說話和笑的音量。（2）衣著要整齊。（3）赴宴的第二天，要向主人表示感謝。

五、饋贈禮品的要求

（一）基礎知識

1.各國的禁忌:各國、各民族在都有自己獨特禮節和習俗。在對外交往中送禮如果不考慮對方的習俗，很可能就觸犯了對方的禁忌，引起對方的反感。所以應該對各國的忌諱有基本的了解。

2.饋贈禮品的禮節:①送禮的禮節；②受禮的禮節。

（二）選擇禮品的注意事項:在選擇禮品的時候，需要考慮這樣幾個因素: 1.與受禮者的關系;2.明確送禮的原因;3.了解受禮者的特點;4.經濟方面的限定

一、正確選擇辦公的模式

（一）基礎知識:1.辦公模式的種類:一些企業保留傳統的工作慣例，但有些企業正在迅速發生變化。為此導致工作模式出現下列變化：①在家工作；②遠程工作；③虛擬辦公室；④臨時辦公桌；⑤彈性時間；⑥兼職工作；⑦合同工作；⑧交叉工作；⑨項目團隊。

2.導致辦公模式變化的原因:（1）辦公場地的費用過高，企業都想方設法壓縮辦公室的面積，讓最小的面積創造最高的利益。（2）城市中日益嚴重的交通擁擠問題和上班的高峰時段的困難，使人們在工作模式上重新安排。（3）高科技的發展，尤其是通信技術的改變，使人們的聯絡更加方便，不在辦公場所也能相互溝通。（4）企業自身的發展更加需求靈活地聘用人力資源，如一些短期項目就不需聘用長期的正式員工。5）企業間競爭的加劇，使得企業不斷壓縮工資費、管理費、旅差費等人工成本。（6）一些企業的組織結構進行了改變，需要用人制度相應改變。（7）在寬松的社會環境中，人們希望最大限度地發揮自己的才干，多做工作，也需要不同企業實施多種模式的工作方式。

（二）選擇不同辦公模式的工作程序:（1）深入調查現有辦公模式所面臨的問題（是否人工成本過高？是否有增加臨時用工的需求？是否有可以不在公司場地完成工作任務？是否有相當數量的職工熟悉網絡辦公技術？）（2）根據調查結果確定相應的新型辦公模式.（3）根據新的模式要求制定管理監督的標準和責權利相結合的分配制度。4）先在部分部門實行取得經驗，逐步推廣新模式。（5）不斷根據本企業特點完善新模式，評估啟用新模式的得失。

二、合理進行辦公室布局

（一）基礎知識

1.辦公室的布局種類:有兩種不同方法來間隔辦公空間：（1）開放式辦公室。（2）封閉式辦公室。

2.合理進行辦公室布局的作用（1）形成有效率的工作流程。（2）有利于員工的工作分配。（3）有利于工作順利完成。

3.不同辦公室布局的設計要求

（1）空間的使用:空間是一種必須支付的資源。空間的費用經常按每平方米計算。空間越大，費用越高。

（2）開放式和封閉式辦公室

1）開放式辦公室:開放式辦公室是大的空間，包含單個工作位置的組合。開放式辦公室具有如下特點：①不設個人專用辦公室；②組合工作間的材料豐富多樣；③辦公室工作人員的地方級別主要不用辦公位置來確定，不設傳統的領導座位，而是憑承擔的任務來確定位置。

2)封閉式辦公室:封閉式辦公室是按照辦公職能設置分隔式的若干個相對獨立辦公室的做法。封閉式辦公室的設計原則主要考慮常規辦公室業務活動的各種因素，如下員、業務特點、職能、設備、空間等因素的穩定性，相關業務處理的連續性和系統性。

（二）設計不同形式辦公室的工作程序

1.分析不同部門業務特點對于辦公條件的要求1）面積、空間大小。2）人員流通的頻率。3）聲音對辦公效率的影響。4）需要設備及家具量的多少。2.設計平面圖:指定專人或委托他人設計平面圖,并證詢各使用部門的意見,根據意見修改設計,完善辦公室的功能。3.選擇辦公家具、設施和裝飾:當辦公室空間已經分配和分開時，辦公區必須布置家居、安裝設備和進行裝飾。4.注意采光、溫度和通風

一、改進辦公室日常事務工作

（一）基礎知識:改進辦公室日常事務工作流程的基本思路有：①重新安排；②修改；③替換；④合并；⑤精簡。

（二）工作程序: 無論是復雜流程還是簡單流程，都包括以下幾個基本步驟：定義→評價→分析→改進→實施

（三）工作流程分析改進的基本步驟: 工作流程分析與改進的目的可以簡要地概括為需要回答的3個問題：①我們現在何處（現狀）？②應在何處（改進的目標）？③如何到達該處（改進的方法）？

二、處理突發事件

（一）基礎知識

1.突發事件的種類:可能出現的突發事件常有以下幾種：①火災；②傷害；③疾病；④炸彈威脅或恐慌。2.處理突發事件的原則:（1）快速反應，控制事態發展;（2）以人為本，保護公眾利益;（3）公開透明，真誠面對公眾;（4）重塑形象，置之死地而后生3.事故情況記錄表:《事故情況記錄表》通常記錄下面的信息：①事故日期；②事故地點；③事故涉及的人員；④事故的證人；⑤事故過程的概述；⑥填寫事故記錄薄的人員簽名。4.工作情況報告表記錄在事故報告表上的信息主要有：（1）完成表格人員的姓名、身份。（2）事故涉及人員的姓名、出生日期、住址、職務。（3）發生事故的日期、地點。（4）事故的細節及對事故的看法，（5）進行的急救行動和醫療處理的情況，包括由誰進行。（6）必要時還要記錄事故證人的姓名和職務。（7）填寫表格的人員簽名和日期。

（二）處理突發事件的工作程序

1.突發事件的預防措施:（1）以書面形式確定的緊急情況處理程序，其中詳細地記錄出現火災、人員受傷、突發疾病或發生炸彈威脅等恐怖活動時具體處理程序。（2）用上述緊急情況處理程序培訓所有工作人員，如健康、安全培訓、急救培訓、保安人員的特殊培訓。（3）張貼顯示有關的緊急程序，在可利用的地方顯示相應得布告，讓所有人員了解有情況發生該如何疏散和急救員的姓名。（4）實行緊急情況模擬演練，如定期進行消防演習或疏散演習來測試編寫的程序是否合適，并指導員工的應對行動。（5）明確各級管理人員在緊急情況下所負的任務和職責，一旦有情況，由他們擔當處理。（6）保證配備相關的設備和資源以隨時處理緊急情況，如有報警裝置、滅火器、急救包等。（7）保證定期檢查和更新設備，如滅火器、急救包、報警裝置的定期檢查和維護。

2.突發事件的應對措施是：（1）準備清除的書面緊急情況處理程序。（2）用這些緊急情況處理程序培訓所有人員。（3）在可利用的地方清楚地顯示有關緊急程序。（4）實行緊急情況模擬演練來測試編寫的程序。（5）明確員工在緊急情況下的職責。（6）保證工作場所受過緊急情況處理培訓的人員。（7）保證配備相關的設備和資源以隨時處理情況。（8）保證定期檢查和更新設備。

3.處理突發事件的工作流程:（1）及早發現，馬上報告，并保護好現場;（2）查找問題的原因;（3）成立臨時指揮中心;（4）控制源頭，釜底抽薪;（5）召開新聞發布會

三、完成督促檢查工作

（一）基礎知識

1.督查工作的內容:（1）上級領導和本單位上司批示進行督查的事項。（2）上級直屬單位的重要工作部署與重要會議精神的貫徹落實情況。（3）本單位的中心工作、重要會議及文件決定事項的貫徹落實情況。（4）新聞媒體和重要客戶對本單位的批評、建議的答復與處理情況。（5）人大代表、政協委員以及職代會、股東會的議案、提案和建議的辦理情況。（6）下級單位請示事項的答復與辦理情況，以及基層請求上級機關幫助解決問題的辦理情況。（7）秘書在日常工作中發現和了解到的、提議列入專項督查，并經上司批準的重要事項。

2.秘書督查工作的特點有：復雜性，原則性，時限性和權威性。

3．督查工作的原則有：（1）實事求是的原則；（2）主動性的原則；（3）分層次落實原則；（4）時效性原則；（5）督查與幫辦相結合的原則。

1.督查工作的方法督查工作的方法有：（1）書面督查；（2）電話督查；（3）專項督查；（4）會議督查；（5）調研督查。

（一）工作程序:上司交辦事項督查的程序為：交辦→立項→登記→轉辦→承辦→催辦→檢查→辦結→辦結回告→審核→立卷→歸檔。

（二）注意事項

1.查辦、催辦技巧:查辦催辦工作應當遵循一定的規律和方法，但也有其自身的特點和工作方式。一般來說有如下方法：(1)與信息工作相結合;(2)與調查研究相結合;(3)堅持歸口辦理，分級負責;(4)堅持結報反饋制度

2.督查工作的注意事項有：（1）實事求是；（2）授權督查；（3）時限要求；（4）辦實事；(5)謙虛謹慎。

一、制定工作計劃

（一）基礎知識

1.辦公室工作計劃的種類

（1）按照時間序列，辦公室工作計劃可以分為長期計劃、中期計劃、短期計劃三種類型。(2)按幅度和范圍，可分為政策型計劃、目標型計劃、規劃型計劃、方法型計劃、程序型計劃五種類型。

2.制定工作計劃的方法:

（1）根據組織確定的工作目標和期限要求，一項項列出本團隊要完成的所有任務。可以使用專門制作好的人物表格，將要做的工作內容列出，也可以將工作任務逐項寫下。

（2）區別重要的任務和緊急的任務，通常按ABCD法則（參見四級秘書），先做重而急的任務，再做重而不急的任務，后做急而不重的工作，安排好工作的優先次序。

（3）按照工作的輕重緩急和邏輯順序用數字編號標記 出任務完成時間的前后順序，對需要花時間的工作留出充足的時間量。

（4）列出完成每一項任務所需的資源和相關信息，包括人力、物力、財力等。

（5）明確完成每一項任務的各個階段指標和估算的時間要求。

（6）指明每一項任務的負責部門或承擔人以及負責人。

（7）從最終完成的時間期限向前推算各階段工作應在何時完成，確定后，逐項將其填入計劃表中。

（8）明確工作進展的情況和出現的問題向誰報告，何時報告，確保計劃的順利實施。

（9）明確工作進展的情況的質量如何監督和管理。

3.計劃的內容與要求:行動計劃或計劃表必須指明所管理的項目或團隊工作的其他一些重要方面，具體包括：

(1)每一項任務的具體目標。(2)每一項任務的數量要求和質量要求。(3)每一項任務所需的資源。(4)每一項任務所分配的負責部門或承擔人以及負責人。(5)在計劃的文件中還寫明如何監督工作進展和質量。

（二）制定工作計劃的工作順序

1.制定工作計劃的程序

估量機會→確定目標→確定計劃工作的前提條件→擬定可行方案→評價備選方案→選擇方案→擬定分計劃→編制預算。

2.編制常見的工作計劃:常的工作計劃中都要指明一段時期預先決定做什么，怎么做，何時做，由誰做等具體問題，它是在為一個團隊的現實狀況與目標之間鋪橋搭路。

五、確定承辦期限

（一）基礎知識

1.承辦期限的內容:謂承辦期限是指企業接到客戶或查詢者的問題后處理并回復時間規定，許多企業都對行政管理工作的行為做了有關承辦期限的明文規定，明確處理工作花費的時間必須按照規定執行，并進行監督管理。

2.承辦期限制度:謂承辦期限制度就是針對時效性制定的規則，是在時效性上指導人們行動的標準，它要求人們按章辦事，不準人們的行為偏離規定的要求，以提高企業形象、信譽和效率。

（二）制定承辦期限對頂的工作程序

(1)調查本單位或組織在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時間期限的規定。(2)時間期限適宜標準。(3)確定同一任務的不同承辦周期。(4)確定同一任務緊急情況不同的承辦周期。

六、對辦公室工作進行評估

（一）基礎知識

1.辦公室工作評估的意義:1)提高了管理工作的效率.(2)明確了組織機構的建制.(3)促進了員工承擔責任.(4)有助于進行控制和監督工作。

2.工作質量評估的要求:(1)目標不宜過多。(2)目標之間要相互協調。

（二）評估工作程序

1.對辦公室工作進行目標管理:(1)建立一套完整的目標體系;(2)確定目標(3)組織實施(4)檢查評估

2.對辦公室工作進行量化管理

辦公室工做量化管理是指在組織開展工作過程中，運用科學方法（如預測、概率估算、實測、預定動作世間法等）對各個工作項目做出工作定額來實行定量考核的管理方法。

3.對辦公室工作進行評估:目標必須是明確并可以考核的。包括：（1）數量目標評估；（2）質量目標評估。

一、辦公用品與設備的采購程序

（一）基礎知識

1.獲得設備使用權的方式:獲得設備使用權主要有兩種方式：一種是購買；一種是租用。

2.政府采購:我國政府采購的主要方式有五種,即公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源等采購方式。

（二）采購工作程序:1.提出購買申請;2.審批，落實經費;3.招標，選擇供應商;4.簽訂供貨合同;5.貨物入庫;6.支付貨款

二、采購預算方案的制定

（一）基礎知識

采購預算方案制定的原則有：（1）真實性原則；（2）重點性原則；（3）目標相關性原則；（4）經濟合理性原則。

（二）制定采購預算方案的工作程序

1.確定預算的核算基數;2.進行市場調研;3.確定采購產品的種類及型號價格;4.編寫預算方案;5.征求意見，完善方案

（三）預算方法:在具體的預算編制過程中，有兩種預算方法可供選擇:1.傳統預算法;2.零基預算法

三、調配辦公資源

（一）基礎知識

1.辦公資源范圍:辦公資源包括的范圍比較廣,包括各類辦公設備、辦公家具、車輛、會議室、日常用品、圖書等。

2.辦公資源管理:辦公資源管理就是實行辦公資源統一規范管理，減少資源浪費，合理地調配與利用工作資源，提高辦公資源的使用效率。

（二）調配辦公資源的工作程序:無論是使用人工還是計算機，辦公資源管理的基本程序都是一致的，具體如下：

(1)了解本單位所有辦公資源的基本情況，包括名稱、放置的地點、功能情況等。(2)對單位所有辦公資源進行分類，對不同資源進行分類管理。(3)對辦公資源建檔，記錄應用情況。(4)定期進行數據分析。

一、文書的審核

是對文件草稿從內容到形式做得全面檢查和修正工作。

（二）文書審核的要求:1.審核中發現的問題必須逐一糾正。2.一般性問題可以直接修改。3.需做較大的改動、可附上具體修改日期，退回擬稿人或承辦部門共同協商。

（三）審核文書的工作步驟:1.明確審核范圍;2.確定是否需要行文;3.審核文書的內容;4.檢查文字內容;5.檢查文件體式6.檢查文書在處理程序上是否妥善完備

二、文書的擬辦

（一）文書的擬辦的含義:文書擬辦是針對文件的辦理提出初步意見，以供領導批閱時參考。

（二）文書擬辦的要求:1.熟悉有關政策和規定。2.熟悉本單位各部門的負責范圍及業務情況。3.熟悉辦文程序和有關規定。4.擬辦意見要符合政策規定和實際情況。5.擬辦意見力求準確、及時、簡潔。

（三）文書擬辦的工作步驟:1.明確擬辦范圍2.閱讀文書內容3.提出擬辦意見

三、文書的承辦

（一）文書承辦的含義

文書承辦是按時文件要求或領導批示，結合工作的實際情況，具體算是文件的工作。

（二）文書承辦的要求:1.認真領會擬辦、批辦意見。2.文書的承辦要區分輕重緩急。3.來文內容涉及以前的收文，要杳找或調閱有關文件作為承辦復文的參考。4.對于已經承辦和處理完畢的文書，應及時清理，并將有關情況及時說明。5.要將辦理完畢的文書與待辦的文書分別保存。

（三）文書承辦的工作步驟:1.了解文書內容;2.研究批辦意見;3.進行具體辦理

四、文書的催辦

（一）文書催辦的含義

催辦是對文書辦理情況的督促和檢查，以便使承辦按照文書的時限要求及時處理。

（二）文書催辦的要求:1.催辦中發現問題要及時匯報。2.要填寫催辦記錄。

（三）文書催辦的工作程序:1.確定催辦的范圍;2.確定催辦的方法3.進行催辦

一、檔案利用(一)檔案利用的含義

檔案利用工作是開發和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。

（二）檔案利用的要求:1.依法開展利用工作。2.主動、及時開展利用工作。3.不斷完善檔案服務方式和手段。4.掌握本單位近期的重點工作、重大活動，據此開展檔案利用。

（三）檔案利用的工作程序

1.熟悉庫藏;2.分析利用需求;3.選擇檔案利用方式;4.獲取檔案;5.提供檔案

二、檔案參考材料的編號

（一）檔案參考材料的含義

檔案參考資料是檔案部門或人員按照一定題目，根據所保存檔案綜合而成的提供人們參加的檔案材料加工品。

（二）檔案參考資料

檔案參考資料編寫要做到真實、準確、實用，注意檔案的保密性；問題集中，內容準確，文字凝煉，概括性強。

（三）編寫檔案參考資料的工作程序

1.確定編寫檔案參考資料的種類;2.收集檔案材料;3.進行編寫

三、電子檔案管理

（一）電子檔案的含義:電子檔案是在計算機系統中形成的具有查考利用價值的社會活動的原始記錄。

（二）電子檔案的特點有：①非人工識讀性；②對電子技術和設備的依賴性；③信息的可變性；④信息與載體的可分離性；⑤信息的可共享性；⑥多種信息載體的集成性。

（三）電子檔案的種類

1.按照電子檔案的存在形成劃分，可分為：①文本文件；②數據文件；③圖形文件；④圖像文件；⑤聲音文件；⑥多媒體文件；⑦命令文件。

2按照電子檔案的功能劃分，可分為：①主文件；②支持性文件；③輔助性、工具性文件。3.按照電子檔案產生的環境劃分，可分為一般辦公室工作中產生的文件、計算機輔助設計和制造中產生的文件。

4.按照電子檔案的屬性劃分,可分為普通文件、只讀文件、隱含文件、加密文件和壓縮文件等。

5.按照電子檔案生成方式劃分，可分為由計算機直接產生的文件、對傳統文件用掃描儀和數碼相機等輸入設備處理后生成的文件。

（四）電子檔案管理的要求有：①真實性；②完整性；③可讀性。

（五）電子檔案管理的工作程序:1.電子檔案的收集積累;2.電子檔案的歸檔;3.電子檔案的保管;4.電子檔案的利用。