第一篇：秘書復習

1.辦公室具體職責：“三辦”，辦文、辦會、辦事

2.秘書工作的性質：輔助性、綜合性、政策性、機要性、事務性

3.秘書工作的作用：助手作用、參謀作用、協調作用、督查作用、信息作用、窗口作用、保障作用、橋梁作用

4.秘書工作的宗旨：為領導服務、為各部門和所轄地區或下級單位服務、為人民群眾服務

5.秘書工作的原則：守法遵紀、求真務實、超前服務、服從大局、團結協作、聯系群眾

6.秘書工作的基本要求：主動、高效、準確、保密

領導決策服務

第一章調查研究

1.調查：指通過各種途徑，運用各種方式方法，有計劃、有目的地了解事物真實情況。

研究：指對調查材料進行去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里的思維加工，以獲得對客觀事物本質和規律的認識。

調查是研究的前提和基礎，研究是調查的發展和深化。

調查研究：指通過一定的途徑和方法，對特定客觀事物進行有意識的探索與把握，從而獲得規律性認識的活動過程。

2.分類：

調查目的：基礎性調查研究、政策性、經驗性、專案性、經營性、素材性、科研性 涉及對象范圍：普查、抽樣調查、典型調查、個案調查

內容項目：專項調查、綜合、多項

3.原則：實事求是，必須做到不唯上，不唯書，不唯眾，不唯己，要唯實。

4.意義：是領導機關進行科學決策的前提，是貫徹執行國家方針政策的必要步驟，是解決

具體問題的重要方法。

在秘書工作中的重要地位：是秘書部門發揮參謀助手作用的重要途徑，是秘書部門獲取可靠信息的主要渠道，是秘書部門做好其他工作的前提條件。

5.程序：

準備階段：確定調查研究的課題和具體目的，確定調查對象和范圍，組織、思想和技術上的準備，擬定調查提綱，設計、印制調查表格、問卷等。

調查階段：調查點聯絡，進行正式調查做好調查材料的收集、整理工作。

研究階段：在調查活動基本結束后對調查材料進行綜合研究，運用歸納和演繹、分類和比較、分析與綜合等各種方法，從質和量兩個方面對調查材料進行思維加工。

總結階段：撰寫調查研究報告，輸出調研信息，調研活動總結，調研成果的轉化。

6.調查方法：現場觀察、個別訪談、開調查會、問卷調查、統計調查、專家認證

7.研究方法：歸納和演繹、比較和分類、分析和綜合、定量研究和定性研究、系統研究

方法

第二章 信息工作

1.秘書部門的信息工作即對領導和機關工作來說有用的新的信息。

2.特征：可增長性、可傳遞性、可分享性、可貯存性、時效性

3.種類：直接信息和間接信息，動態信息和靜態信息，無記錄信息和有記錄信息，政治信

息、經濟信息、文化信息、科技信息

4.作用：為領導決策提供可靠的信息根據，為科學管理提供良好的條件，是秘書部門做好

其他工作的重要保證。

5.要求：準確完整、及時高效、適用適量

6.程序：收集、篩選、分類、加工、輸出和反饋、貯存

第三章 參謀咨詢

1.主動出主意叫“參謀”，在領導詢問時提供意見就叫做“咨詢”。

2.領導決策中的參謀咨詢：發現存在問題中的參謀咨詢，確定決策目標中的參謀咨詢，擬

定備選方案中的參謀咨詢，選擇確定方案中的參謀咨詢，實施完善方案中的參謀咨詢。

3.日常工作中的參謀咨詢：其他“領導決策服務”工作中的參謀咨詢（調查研究，信息工

作，協調和督查工作，議案、建議和提案工作、文字工作），秘書常規業務中的參謀咨詢（文書工作、會務工作、信訪工作），機關日常事務中的參謀咨詢（領導日程安排，其他事務性工作），對職能部門工作的參謀咨詢。

第四章 協調工作

1.秘書部門協調工作包括兩層含義：為領導的協調工作當好參謀和助手，提供全方位的服

務；在自己的職能范圍內，或在領導授權下獨立進行協調工作。

2.分類：縱向協調和橫向協調，內部協調和外部協調，程序性協調和非程序性協調，宏觀

協調和微觀協調

3.意義：統一思想行動，保證政令暢通；形成系統合力，提高工作效率；理順各方關系，化解內部矛盾

4.原則：調查研究、服從全局、平等協商、分級負責、目標適度、統一協調

5.內容：政策協調、利益協調、關系協調、行動協調、事務協調

6.程序：調研分析、擬定方案、具體實施、評估總結

7.方法：文件會簽法、會議座談法、信息交流法、組織協調法、個別溝通法

8.講究藝術：原則性和靈活性結合，冷處理和熱處理并用，硬措施和軟措施配合，心理學

和修辭學兼用

第五章 督查工作

1.秘書督查工作是特定的職能部門為了執行落實上級的工作安排而使用的工作手段。

2.種類：直接督查和間接督查，普遍督查和重點督查，分級督查和歸口督查，分階督查和

連續督查

3.意義：是實現決策目標的重要手段，是克服官僚主義的重要措施，是獲取信息反饋的重

要渠道

4.原則：領導負責、秘書督辦，實事求是、尊重客觀，歸口管理、分級負責，注重實效、講究時效

5.內容：決策督查（對領導機關的重要決策或工作部署貫徹執行情況進行督促檢查）、專

項督查（對領導批示、交辦事項的辦理情況進行督促檢查）

6.程序：立項、交辦、承辦、催辦、反饋

7.方法：領導督查與專業隊伍督查結合法，自辦轉辦與組織協辦結合法，催辦與幫辦結合法，督查與調研結合法

第六章 議案、建議和提案工作

1.意義：是國家機關尊重人民群眾民主權利的重要體現，是密切行政、司法機關與人民群

眾關系的重要渠道，是接受人民群眾監督、推動行政、司法工作的有力手段，是國家機關工作人員為人民服務、對人民負責的具體體現。

2.原則：堅持調查研究，堅持實事求是，堅持群眾路線

3.具體要求：正確對待建議、提案本身存在的問題；各承辦單位要主動承擔責任，互相配

合，不能互相推諉；承辦單位要加強同建議人、提案人的聯系；對每項建議和提案都要認真寫好答復意見

4.秘書的工作：起草視察通知；制發必要的表格；搞好視察組織安排工作，寫出視察情況

報告；根據議案、提案原案的情況，與有關單位通氣，以便預先做好答復議案的準備

5.辦理：交辦、承辦、催辦、答復、審查、查復、總結和報告、立卷和歸檔

第七章 文字工作

1.秘書文字工作包括文稿撰擬和文字記錄。

2.意義：秘書部門發揮參謀作用的重要途徑，秘書部門做好其他工作的前提條件，秘書人

員增長才干、展示才華的最好機會

3.特點：寫作活動的受動性，思維形式的抽象性，表達方式的綜合性，成文過程的程序性

4.文稿撰擬分類：各種法定公文、其他通用文書、商務文書和公關禮儀類文書、領導講話

稿、新聞報道和媒體署名文章

5.質量要求：準確反映領導意圖，內容符合法律政策，觀點明確、邏輯嚴密，內容實在、篇幅簡短，語言規范、行文得體

6.撰擬方式：秘書個人撰擬，小組集體撰擬，職能部門代擬

7.過程：文稿起草前的準備，初稿的撰擬，文本的檢查和修改，文稿的審核、簽發和定稿

8.文字記錄要求：備好筆、紙等記錄工具，以備隨時記錄；培養傾聽和判斷能力，快速作

出記錄；及時補充和修改，認真整理記錄

9.方法：要點記錄法、詳細記錄法、文字記錄與錄音、錄像技術并用法

秘書常規業務

第八章 文書工作

1.公文：國家機關或合法組織在公務活動中形成、按照規定程序制發和辦理的具有法定效

力和規范體式的文書。

2.任務：科學地、高效地處理公務文書，以保證機關工作精確、高速運轉。

3.核心內容：公文處理，包括公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關聯、銜接有

序的工作。

4.基本要求：及時、準確、安全

5.公文處理程序：發文處理（草擬、審核、簽發、復合、繕印用印、登記分發），收文處

理（簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦）

第九章 檔案工作

1.檔案三要素：社會活動的原始記錄，具有一定的物質形態，具有考察使用價值

2.作用：憑證、參考

3.原則：統一領導、分級管理，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面利用

4.基本任務：對本機關文書部門或業務部門的文書歸檔工作進行指導和監督；負責管理本

機關的全部檔案，積極提供利用，為機關各項工作服務，并為黨和國家積累史料；根據本地區、本系統、本單位的管理體制，制定相應的檔案工作制度、條列，并負責對所屬地區或下級單位的檔案工作進行指導、監督和檢查；貫徹執行保衛、保密制度，確保檔案盒檔案機密的安全。

5.機關檔案工作管理程序：檔案的收集，檔案的整理，檔案的鑒定，檔案的保管，檔案的統計，檔案的利用，檔案的移交

第十章 資料工作

1.資料工作是指充分掌握和有效利用資料，為需要者提供資料服務工作。

2.作用：為領導決策提供依據和參考，為秘書擬文撰稿和其他工作提供材料和參考，為機

關其他工作提供資料服務或咨詢服務

3.特點：廣泛性和選擇性相結合，經常性和突擊性相結合，強調資料服務的主動性

4.資料收集：原則（完整、準確、定向、及時），方法（留存、購買訂閱、交換、網絡搜

尋、復印剪貼、摘記）

5.秘書個人資料積累必要性：個人資料具有針對性強、使用方便、查找迅速的優點；秘書

根據自己的工作分工和個人特點，有計劃地積累資料，有利于提高工作的效率和質量，有利于提高自身的知識水平和業務能力。

6.秘書個人資料積累方法：建立個人的小書庫，利用電腦貯存資料，筆記本分類摘抄，資

料袋累積資料，利用卡片積累資料

第十一章 會務工作

1.會務工作：指直接為舉行集會和召開會議服務的工作。

2.會議構成要素：會議名稱、會議時間、會議地點、會議人員、會議的議題和議程、會議的方式、會議的結果

3.會議種類：大型、中型、小型會議，決策性、非決策性會議，綜合性、專業性、專題性、一事一議會議

4.會風：人們在會議中表現出來的風氣和習慣，它是思想作風和工作作風在會議上的表現，包括人們對待會議的態度和在會議中的表現。會風直接關系到會議的效用和效率。

5.會風不正的表現：會議過多過濫，會議時間過長，會議規模過大，過分講究物質條件

6.端正會風措施：嚴格控制會議數量，嚴格控制會議時間，嚴格控制會議規模，嚴格控制

會議預算，充分做好會前準備、提高會議管理水平。

7.會前準備：制定會議預案、編定會務工作程序表、準備會議文件材料、發出會議通知、落實后勤服務、布置會場、印制有關票證、接待報到

8.會間服務：簽到、統計到會人數，安排會議發言，會議記錄，編印會議簡報，起草、修

改會議文件準備總結發言，會間后勤服務

9.會后處理：會后文字工作，會議文書材料的收集和歸檔，會議后勤服務的善后工作，會

務工作總結

第十二章 信訪工作

1.特點：客觀性、廣泛性、復雜性、現實性、負反饋性

2.信訪工作：指處理人民群眾來信、來電和接待人民群眾來訪的工作

3.意義：保證公民行使民主監督權力的必要形式，了解社會情況獲取反饋信息的重要途徑，領導機關或社會組織密切聯系群眾的橋梁，協調各方關系、維護社會安定的必要手段。

4.職責：受理、交辦、轉送信訪人提出的信訪事項；承辦上級和本級人民政府交由處理的信訪事項；協調處理重要信訪事項；督促檢查信訪事項的處理；研究、分析信訪情況，開展調查研究，及時向本級人民政府提出完善政策和改進工作的建議。

5.原則：按法規和政策辦事的原則，實事求是、加強調查研究的原則，堅持思想教育、維

護法制的原則，分級管理、歸口辦理的原則，件件有著落、事事有結果的原則

6.程序：來信處理（拆封、閱讀、登記、轉辦、立案交辦、回復），來訪接待（熱情接待、仔細登記、認真接談并詳細記錄、酌情處理、立案交辦和回復），群眾來電，信訪案件（立案、轉辦、承辦查處、催辦、結案）

第十三章 保密工作

1.保密工作：就是為達到“保密”目的所采取的一切手段和措施。

2.特點：政治性、相對性、群眾性、隱蔽性

3.意義：關系到國家的安全和利益，關系到企業的生存和發展，關系到機關工作能否正常

運轉

4.重點環節：文件保密、會議保密、通訊和計算機網絡信息保密、經濟和科技情報保密、新聞出版保密、領導個人信息保密

5.保密工作實務：健全保密制度，開展保密教育，進行保密檢查，處理失密事件 第十四章 網站管理

1.網站管理制度：分級管理制度，專人管理制度和崗位責任制度，保密制度，信息審查制

度

第十五章 談判事務

1． 談判：雙方或多方為了消除分歧、改善關系或滿足各自利益需要，就某些共同關心的事

項進行相互磋商的一種社會活動。

2． 構成要素：談判主體、談判內容、談判目的、談判結果

3． 原則：客觀性原則、求同存異原則、公平競爭原則、互利原則

4． 程序：準備（收集談判信息，確定談判目標，安排和審議談判議程，設計談判對策，組

織談判班子，選擇和安排談判地點），談判（開局、磋商、拍板），完成（擬定談判協議，協議的正式簽字，談判工作總結）

5． 合同：基本內容（標的、數量和質量、價款酬金及結算方式、履行的期限地點和方式、違約責任），格式（標題、雙方當事人名稱、正文、結尾）

第十六章 公關工作

1． 公共關系：一個社會組織用傳播手段使自身與公眾相互了解、相互適應、達到和諧的一

種管理職能。

主體：社會組織，客體：公眾，手段：傳播，目標：和諧，性質：管理

2． 原則：以事實為基礎，以公眾研究為依據，以公眾利益為出發點，以全員公關為保證

3． 公共關系工作程序：形象調查、活動策劃、策動傳播、評估結果

4． 公關意識：指將公共關系的基本原則化為自覺習慣和行為規范所形成的思想意識。包括

形象意識、公眾意識、互惠意識、真誠意識、溝通意識、長遠意識

5． 秘書職業形象：指秘書在工作中的職業精神、執業水平、文化素養、服務態度、舉止禮

儀等方面的綜合表現在公眾心目中留下的印象，是社會對秘書個人或群體的整體判斷和綜合評價。

內在形象：職業精神、文化素養、職業能力

外在形象：衣著裝扮優雅得體，待人接物誠懇熱情，言語行為文明端莊，社交活動禮貌守信

機關日常事務

第十七章 日程安排和時間管理

1.日程安排：指秘書部門協同領導對下一階段領導所要進行的工作按時間順序作出合理的計劃，并通過一系列服務使計劃得以順利實施的工作。

2.領導日程安排的意義：有利于領導科學地利用時間，提高領導工作水平；有利于秘書做

好輔助性工作，更好地為領導工作服務；有利于各領導、各部門協調行動，提高機關工作效率。

3.注意事項：注重實效，不搞形式主義；注意張弛相間，勞逸結合；要留有充分的機動時

間；要充分尊重領導本人的意見；要注意保守秘密。

第十八章 隨從工作

1.隨從工作：就是為領導人到單位所在地之外從事公務活動提供各方面服務。

2.意義：可以提高領導公務活動的效率，有利于樹立組織的公關形象，有利于鍛煉秘書的才干

3.特點：單兵作戰素質要求高，時限性強勞動強度大，環境陌生未知因素多

4.要求：考慮周到，反應靈活；服務主動，辦事細心；說話謹慎，行為檢點

5.準備：明確公務旅行的任務和行程，旅行日程表安排，具體準備（落實交通和賓館，旅

費，公務活動的材料，旅行用品）

6.期間和返回后的服務：時間管理和交通安排，熱情接待來訪客人，保持良好的通信聯系，注意領導的安全和健康，處理外出公務活動的資料，結算旅差費用

第十九章 通信聯絡

1.向外打電話：準備（準備通話提綱，了解使用方法，查核對方號碼），程序（正確撥號，主動自報家門，準確陳述內容，耐心解答疑問，禮貌告別對方）

2.找對方領導通話：與對方接話人友好協商，以恭敬的語氣與對方領導通話

3.接電話：準備記錄電話，迅速摘機呼答，主動自報家門，明辨對方身份，聽記對方陳述，及時提出疑問，復述來話內容，禮貌告別對方

4.電話內容處理：整理電話記錄，重要電話專門處理

5.處理打給領導的電話：辨別來電的重要程度，掌握領導的工作習性與工作安排，回話時

靈活機動

6.注意事項：要做好準備，要認真記錄，態度要和氣、要多用禮貌用語，口齒要清楚、速

度要適中，要注意安全保密，打電話時姿態要端正

第二十章 接待和禮儀

1.接待：是指社會組織對公務活動中的來訪者進行迎送、接洽和招待活動，是社會組織人

員相互交往的方式。

2.特征：廣泛性、禮儀性、務實性

3.基本要素：來訪者、來訪意圖、接待者、接待任務、接待方式

4.原則：熱情周到、平等尊重、節儉適度、安全保密

5.程序：接受任務、安排接站及食宿、看望并商議活動日程、組織有關領導會見、活動日

程實施、送別

第二十一章 值班和突發事件處理

1.值班任務：承辦領導交辦的各種事務，負責工作接待和群眾來訪，負責收轉電話和收存

郵件，處理急文急事，負責治安防范工作

2.值班制度：值班室崗位負責責任制，交接班制，請示報告制

3.值班要求：忠于職守、細心謹慎、熱情接待、注意保密、做好值班記錄

第二十二章 其他日常事務

1.印章種類：單位公章、領導人名章、各種專用章

2.信證管理

3.機關后勤保障：環境管理（機關庭院的衛生和綠化，辦公室布置，辦公樓管理，機關大

門、禮堂、會議室管理），辦公資源管理（采購和發放，調配和管理）

4.車輛管理：車輛配置、車輛調度、司機的管理和教育

第二篇：【秘書總復習】范文

一、會議方案的擬訂

（一）會議籌備方案的概述:1.會議籌備方案的內容:會議籌備方案包括如下幾個組成部分:（1）確定會議的主題與議題。（2）確定會議的名稱。（3）確定會議和議程。（4）確定會議的時間性和地點。（5）確定會議所需設備和工具，要滿足會議的需要（6）確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復制工作。（7）確定會議與會代表的組成。（8）確定會議經費預算。（9）確定會議住宿和餐飲安排。（10）確定會議的籌備機構，大型會議需要確定籌備機構與人員分工。

2.會議籌備方案的作用:(1）確保會議的周密組織（2）確保會議服務質量和溝通協調到位;（3）確保會議領導的意圖得以貫徹執行 3.電話會議及視頻會議（1）電話會議交流信息的特點

1）電話會議:①方便靈活，準備時間短，回復迅速。②缺少身體語言，難以進行互動交流；缺少文本，難以傳遞大量細節信息。

③為了提高電話會議的效率，增進信息與交流，可搭配使用其他通信方式（如傳真、電子郵件）。

2）電話會議信息工作要的要求:電話會議要按照一定的工作程序和工作要點進行，具體要求如下：1準確發出開會信息；2認真分發會議書面信息材料；3合理安排會場信息傳輸設備；4按時接通電話；5互相能報出席情況；6做好會議記錄。（2）視頻會議

1）視頻會議的特點:①聲音和圖像同時傳送。②不受空間的限制。③節省時間、費用。④交流效果較好。⑤視頻會議的交流不夠深入廣泛。2）視頻會議信息工作的要求

由于視頻會議效率高，投入也大，因此必須高標準、嚴要求，踏踏實實做好會務工作。具體要求有：1 發出開會信息；2分發文件信息資料；3布置會場；4置與檢查會場信息傳輸設備；5做好會議準備；6采用行集中后分散的形式；7匯總情況信息。

4.遠程會議籌備方案的優點:遠程會議具有節省時間和金錢、與電話服務機構商定使用錄音帶的形式做永久記錄、交流更加直接與簡短的優點。5.會務機構分工的要求

會務機構分工主要指定會議組織部門和人員落實。會務機構的各部門需明確各息的任務和要求。具體要求如下：（1）要根據會議的規模和類型組織人員隊伍。（2）會務機構要分工明確、責任到人。（3）加強協調，定期溝通。

（二）會議籌備方案和制定程序會議籌備方案的制定程序為：組建會議籌備委員會

分成籌備小組

形成籌備方案

領導審核方案。

二、會務籌備概述

（一）會務籌備概述

1.會務籌備情況檢查的主要內容:（1）會議準備是否充分;（2）會議期間能否排除各種干擾;（3）環境條件與用品準備（4）文件材料的準備情況;（5）會場布置情況的檢查;（6）會議保衛工作的檢查;（7）檢查的其他內容

2.會務籌備情況檢查結果的形式:務籌備情部的檢查結果可以通過三種形式向領導或會議工作人員匯報。第一，書面形式；第二，口頭形式；第三，協調會形式。

3.會務籌備情況的檢查的方法:務籌備情況檢查的方法大致分為以下兩種：（1）聽取會議籌備人員的匯報;（2）會前現場的檢查

（二）會務籌備的程序

1.開會檢查的程序:如對會議的準備情況以匯報會的形式進行檢查，檢查的程序應包括：(1)會議籌備機構對會議的準備情況進行自我檢查，由各個籌備小組將檢查結果以書面報告的形式上報領導小（2）會議領導小組經過協調，確定匯報會的時間和地點，并發出協調會通知。（3）召開籌備檢查協調會，聽取匯報，并會上現場解決各種需要協調和問題。（4）匯報會后要以電話、現場指導等方式對檢查中發現的問題予以催辦和落實。

2.現場檢查的程序:（1）先制定現場檢查的路線和確定現場檢查的重點，并通知有關籌備部門.2）將現場檢查的項目制成檢查單，以便記錄和匯總。（3）按照既定的檢查路線和項目逐一現場核對，對達到和未達到預期要求的準確項目都要有明確的記錄。（4）對未達到檢查要求的項目整理出整改和修訂意見，并以電話、文件或會議廳等形式及時通報給相關籌備部門予以糾正。

三、審核會議文件夾概述:

1.會議文件的類型,2.會議文件審核的內容:(1)審核會議文件的準確性和完整性(2)會議文件的具體內容3.會議文件審核的方法:(1)對校法，適用于定稿上改動較多的文件夾。折校法，適用于整潔、改動不多的文件。讀校法，適用于定稿內容淺顯易懂，生僻字、專用術語名詞較少的定稿。

（二）會議文件審核的工作步驟:（1）由起草文件的秘書就文件內容進行自審，使會議文件在初始期就能嚴格把關。（2）由主管乞討書進行會議文件夾初審。（3）如會議文件夾的內容涉及的部門較多，要進行必要的會審。（4）在會議文件審核修改之后，要由主要領導者或主管領導進行終審。

四、與領導溝通會議的有關事宜

（一）與領導溝通會議概述

1.與領導溝通會議有關事宜的原則有：（1）時間生原則；（2）及時原則；（3）全面原則。2.與領導溝通會議有關事宜的方法:(1)定期向領導提交書面報告;(2)由會議負責人定期向領導口頭匯報會議的情況;(3)領導親自參加有關會議;(4)其他途徑，例如，通過舉辦會議工作進展情況的小型展覽向領導者匯報工作。

3.與領導溝通會議有關事宜的時機:第一，會議籌備階段；第二，會中階段；第三，會后階段。

（二）與領導者溝通會議有關事宜的工作程序

與領導者溝通會議有關事宜的程序如下：(1)明確會議的目標;(2)明確溝通會議有關事宜的方法或途徑。(3)檢查溝通過程的時間、地點以及參加人員，指定會議記錄人員。(4)確定溝通過程中所需要人種文件夾、音像等資料。(5)向領導匯報會議的籌備情況及進展，同時應講明會議籌備或舉行過程中遇到的問題和難題。(6)聽取領導指示，或與領導者進行雙向討論，并完成會議記錄。(7)將記錄通過某種方法送給領導。

五、擬訂會議的應急方案概述

1.會議應急方案的內容包括：(1)會議舉行過程中可能出現的問題;(2)出現問題時負責解決的會議工作人員

2.會議應急方案的作用:(1)會議應急方案可使會議的策劃和籌備做到早做準備，未雨綢繆。(2)應急方案可以有效的地緩解危機，提高會議管理的效率。比如關鍵人員不能到會如何處理，住宿的預訂不夠如何解決，網絡系統出現故障如何等。(3)使會議工作人員能夠統一步調，當問題出現時，能夠有回旋余地。

3.會議應急方案特點:1.有的放矢；2.預防為主；3.留有余地。

4.會議應急方案實施的原則:1思想上充分重視；2在人、財、物方面要措施到位；3在實施的過程中要堅持定期檢查。

5.處理會議突發事件的方法:1處理人員問題；2處理場地問題；3處理設備問題；4處理資料問題5處理健康與安全問題；6處理行為問題。

（二）會議應急方案的工作程序預測情況

準備應對備選方案

討論會議緊急情況

確定會議應急方案。

一、會議總結工作的內容和要求

（一）基礎知識

1.會議總結的目的具體來講主要有以下幾點：（1）檢查會議目標的實現情況。（2）檢查各個小組的分工執行情況。（3）將員工自我總結和集體總結相結合，以積累經驗，找出不足，從而明確今后搞好同類型會議組織與服務工作的借鑒之處，不斷改進會議的組織服務工作。（4）獎懲相關人員，并要妥善解決會議的遣留問題。

2.會議總結的內容:總結內容包括會議名稱、時間、地點、規模、與會代表人數、主要議題，參加會議的上級領導人，會議的主持者，領導報告或講話的要點，對會議的基本評價和貫徹要求，會議的決議情況及今后的工作任務布置等。

（二）會議總結的工作程序為：對會議征詢意見，擬就工作總結稿→向領導報告會議結論→總結定稿→印發 →歸檔 →組織全體工作人員進行總結。

二、會議評估工作的內容和要求

（一）基礎知識

1.會議評估工作的內容:（1）構成有效會議的要素

一個有效會議應該具有清晰的目標、適當的時間、合適的地點、恰當的必要性、順暢緊湊的議程、準確的信息傳遞、周密的前期準備、精心挑選的參會人員、參會人員得當的表現、領導人員良好的控制勇和、合理的內容安排等。

（2）影響會議效率的主要原因:影響會議效率的因素很多，主要可以歸結為三個方面：1會議的必要性；2會議前期準備工作的質量；3會議責任分工。

2.會議評估的標準:（1）是否達到目標。（2）會議時間性評估。（3）與會人員參與會議狀態與收獲；對會議的滿意程度與理由；提出改進的意見或建議。（4）會議服務評估。會議服務是否到位，會議中的合作精神如何。（5）會議實際費用支出、會議成本評估。（6）再度召開同樣的會議時，繼續推進與維持的事項。3.會議評估工作的方法和要求

（1）會議評估工作的方法”1.評估方法可以在會議結束時以意見調查的方式進行。2.告知與會人員有義務一同提高會議質量。

（2）會議評估工作要求:會議評估力求科學、高效。最好在確定了會議目的的早期策劃階段就高計一份問卷。要避免與會人員的反感。

（二）會議效果評估的工作程序”會議效果評估的基本程序為：分析影響會議效果的主要因素

設計會議效果評估表

匯總評估結果。

（三）注意事項

會議結束后，應注意避免以下情況：（1）欠缺會議記錄。（2）對決議實不力。（3）不對會議的成敗得失進行總結。（4）不解散已完成任務的委員會或工作小組。（5）與會人員對會議感到不滿。

一、確定涉外禮次序

（一）基礎知識

1.涉外接待的原則和要求

（1）涉外接待的原則:與國內禮儀相比較，涉外接待中更為重要的原則是：1不卑不亢；2依法辦事；3內外有別；4尊重個人；5女士優先；6入鄉隨俗。

2.禮賓次序:在商務交往的具體實踐中，禮賓次序共有如下五種常見的排列方法：（1）依照來賓所在同家或地區名稱的拉丁字母的先后排列次序。適用于大型的國際會議或體育比賽。（2）依照來賓的具體身份與職務的高低來排列先后次序。適用于正式的政務、高務、科技、學術、軍事交住。（3）依照來賓抵達的具體時間早晚來排列其先后次序。適用于：1當各國大使同時參加派駐國的某項活動時；2在非正式的涉外活動中亦可采用此種排列方法。（4）依照來賓告知東道主自己決定到訪的具體時間的先后排列其次序。適用于舉辦較大規模的國際性的招商會、展示會和博覽會。（5）不排列。當上述方法難以應用時，便可采用這種排列方法。

（二）禮賓次序確定步驟1.確定禮賓次序方案;2.提前通知有關各方;3.按禮賓次序排列座次、名次、出場次序

二、安排涉外迎送儀式

（一）基礎知識1.涉外迎送儀式的要求（1）發出邀請:一般由東道國先發出邀請，邀請一般采用書面形式，被邀請者在接到邀請函后，應及時給予答復，并據此辦理有關的手續。(2）準備工作:在外賓抵達前應做好充分的準備工作：1搞清楚來訪外賓或代表團的基本情況；2了解外賓的飲食愛好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活習慣等，必要時還可向對方索要來訪者血型資料；3擬訂來賓訪問日程；4安排食宿。（3）善始善終:在外賓抵達時，由適當的人員前往機場、車站迎接，表示歡迎，并妥善安排各項禮儀程序和活動。

2.著裝要求:參加迎送儀式的所有人員，著裝要鄭重其事，要穿著正裝。

（二）涉外迎送儀仗式的工作步驟:1.確定迎候人員;2.準備迎賓的物品;3.見面講究禮節;4.送行前的拜訪;5.安排送行儀式

三、安排涉外會見會談和拜訪

（一）基礎知識

1.涉外會見會談要求:安排會見、會談的時，對秘書的要求如下：（1）充分了解又方的情況。（2）準備工作要落實到位。3）會談會見時要做好記錄，對客人提出、領導許諾的問題，會后應負責落實，做好后繼工作。

2.拜訪的要求:(1）拜訪由秘書先電話聯系對方的秘書和隨員，雙方商定時間。(2)由東道主帶領員前去對方下榻的賓館,到達后應該在大堂里打電話通知對方,不要直接上樓去敲對方的門.(3)初次見面, 可以不送禮物.(二)會見、會談的工作程序

會見、會談的工作程序如下圖所示。（圖略）

四、涉外宴請的常識

（一）基礎知識

1.涉外宴請的原則:（1）宴請環境十分重要，應該選雅致、安靜的地方.（2）點菜時不僅要考慮外并因宗教信仰而帶來的忌諱，還要注意其他飲食習慣的差別。（3）菜肴要有地方特色，可以使精致、豐盛的，但不必豪華、奢侈。（4）參加宴請的人要講究個人衛生，衣著干凈得體，女性要化妝。不要穿白天的工作裝參加晚宴。

2.西餐禮儀:我方宴請是中餐，來賓回請很有可能是西餐，所以應該了解一些的基本的西餐禮儀。

（二）注意事項:（1）西餐講究的是氛圍的優雅。因此赴宴時一定注意控制自己說話和笑的音量。（2）衣著要整齊。（3）赴宴的第二天，要向主人表示感謝。

五、饋贈禮品的要求

（一）基礎知識

1.各國的禁忌:各國、各民族在都有自己獨特禮節和習俗。在對外交往中送禮如果不考慮對方的習俗，很可能就觸犯了對方的禁忌，引起對方的反感。所以應該對各國的忌諱有基本的了解。

2.饋贈禮品的禮節:①送禮的禮節；②受禮的禮節。

（二）選擇禮品的注意事項:在選擇禮品的時候，需要考慮這樣幾個因素: 1.與受禮者的關系;2.明確送禮的原因;3.了解受禮者的特點;4.經濟方面的限定

一、正確選擇辦公的模式

（一）基礎知識:1.辦公模式的種類:一些企業保留傳統的工作慣例，但有些企業正在迅速發生變化。為此導致工作模式出現下列變化：①在家工作；②遠程工作；③虛擬辦公室；④臨時辦公桌；⑤彈性時間；⑥兼職工作；⑦合同工作；⑧交叉工作；⑨項目團隊。

2.導致辦公模式變化的原因:（1）辦公場地的費用過高，企業都想方設法壓縮辦公室的面積，讓最小的面積創造最高的利益。（2）城市中日益嚴重的交通擁擠問題和上班的高峰時段的困難，使人們在工作模式上重新安排。（3）高科技的發展，尤其是通信技術的改變，使人們的聯絡更加方便，不在辦公場所也能相互溝通。（4）企業自身的發展更加需求靈活地聘用人力資源，如一些短期項目就不需聘用長期的正式員工。5）企業間競爭的加劇，使得企業不斷壓縮工資費、管理費、旅差費等人工成本。（6）一些企業的組織結構進行了改變，需要用人制度相應改變。（7）在寬松的社會環境中，人們希望最大限度地發揮自己的才干，多做工作，也需要不同企業實施多種模式的工作方式。

（二）選擇不同辦公模式的工作程序:（1）深入調查現有辦公模式所面臨的問題（是否人工成本過高？是否有增加臨時用工的需求？是否有可以不在公司場地完成工作任務？是否有相當數量的職工熟悉網絡辦公技術？）（2）根據調查結果確定相應的新型辦公模式.（3）根據新的模式要求制定管理監督的標準和責權利相結合的分配制度。4）先在部分部門實行取得經驗，逐步推廣新模式。（5）不斷根據本企業特點完善新模式，評估啟用新模式的得失。

二、合理進行辦公室布局

（一）基礎知識

1.辦公室的布局種類:有兩種不同方法來間隔辦公空間：（1）開放式辦公室。（2）封閉式辦公室。

2.合理進行辦公室布局的作用（1）形成有效率的工作流程。（2）有利于員工的工作分配。（3）有利于工作順利完成。

3.不同辦公室布局的設計要求

（1）空間的使用:空間是一種必須支付的資源。空間的費用經常按每平方米計算。空間越大，費用越高。

（2）開放式和封閉式辦公室

1）開放式辦公室:開放式辦公室是大的空間，包含單個工作位置的組合。開放式辦公室具有如下特點：①不設個人專用辦公室；②組合工作間的材料豐富多樣；③辦公室工作人員的地方級別主要不用辦公位置來確定，不設傳統的領導座位，而是憑承擔的任務來確定位置。

2)封閉式辦公室:封閉式辦公室是按照辦公職能設置分隔式的若干個相對獨立辦公室的做法。封閉式辦公室的設計原則主要考慮常規辦公室業務活動的各種因素，如下員、業務特點、職能、設備、空間等因素的穩定性，相關業務處理的連續性和系統性。

（二）設計不同形式辦公室的工作程序

1.分析不同部門業務特點對于辦公條件的要求1）面積、空間大小。2）人員流通的頻率。3）聲音對辦公效率的影響。4）需要設備及家具量的多少。2.設計平面圖:指定專人或委托他人設計平面圖,并證詢各使用部門的意見,根據意見修改設計,完善辦公室的功能。3.選擇辦公家具、設施和裝飾:當辦公室空間已經分配和分開時，辦公區必須布置家居、安裝設備和進行裝飾。4.注意采光、溫度和通風

一、改進辦公室日常事務工作

（一）基礎知識:改進辦公室日常事務工作流程的基本思路有：①重新安排；②修改；③替換；④合并；⑤精簡。

（二）工作程序: 無論是復雜流程還是簡單流程，都包括以下幾個基本步驟：定義→評價→分析→改進→實施

（三）工作流程分析改進的基本步驟: 工作流程分析與改進的目的可以簡要地概括為需要回答的3個問題：①我們現在何處（現狀）？②應在何處（改進的目標）？③如何到達該處（改進的方法）？

二、處理突發事件

（一）基礎知識

1.突發事件的種類:可能出現的突發事件常有以下幾種：①火災；②傷害；③疾病；④炸彈威脅或恐慌。2.處理突發事件的原則:（1）快速反應，控制事態發展;（2）以人為本，保護公眾利益;（3）公開透明，真誠面對公眾;（4）重塑形象，置之死地而后生3.事故情況記錄表:《事故情況記錄表》通常記錄下面的信息：①事故日期；②事故地點；③事故涉及的人員；④事故的證人；⑤事故過程的概述；⑥填寫事故記錄薄的人員簽名。4.工作情況報告表記錄在事故報告表上的信息主要有：（1）完成表格人員的姓名、身份。（2）事故涉及人員的姓名、出生日期、住址、職務。（3）發生事故的日期、地點。（4）事故的細節及對事故的看法，（5）進行的急救行動和醫療處理的情況，包括由誰進行。（6）必要時還要記錄事故證人的姓名和職務。（7）填寫表格的人員簽名和日期。

（二）處理突發事件的工作程序

1.突發事件的預防措施:（1）以書面形式確定的緊急情況處理程序，其中詳細地記錄出現火災、人員受傷、突發疾病或發生炸彈威脅等恐怖活動時具體處理程序。（2）用上述緊急情況處理程序培訓所有工作人員，如健康、安全培訓、急救培訓、保安人員的特殊培訓。（3）張貼顯示有關的緊急程序，在可利用的地方顯示相應得布告，讓所有人員了解有情況發生該如何疏散和急救員的姓名。（4）實行緊急情況模擬演練，如定期進行消防演習或疏散演習來測試編寫的程序是否合適，并指導員工的應對行動。（5）明確各級管理人員在緊急情況下所負的任務和職責，一旦有情況，由他們擔當處理。（6）保證配備相關的設備和資源以隨時處理緊急情況，如有報警裝置、滅火器、急救包等。（7）保證定期檢查和更新設備，如滅火器、急救包、報警裝置的定期檢查和維護。

2.突發事件的應對措施是：（1）準備清除的書面緊急情況處理程序。（2）用這些緊急情況處理程序培訓所有人員。（3）在可利用的地方清楚地顯示有關緊急程序。（4）實行緊急情況模擬演練來測試編寫的程序。（5）明確員工在緊急情況下的職責。（6）保證工作場所受過緊急情況處理培訓的人員。（7）保證配備相關的設備和資源以隨時處理情況。（8）保證定期檢查和更新設備。

3.處理突發事件的工作流程:（1）及早發現，馬上報告，并保護好現場;（2）查找問題的原因;（3）成立臨時指揮中心;（4）控制源頭，釜底抽薪;（5）召開新聞發布會

三、完成督促檢查工作

（一）基礎知識

1.督查工作的內容:（1）上級領導和本單位上司批示進行督查的事項。（2）上級直屬單位的重要工作部署與重要會議精神的貫徹落實情況。（3）本單位的中心工作、重要會議及文件決定事項的貫徹落實情況。（4）新聞媒體和重要客戶對本單位的批評、建議的答復與處理情況。（5）人大代表、政協委員以及職代會、股東會的議案、提案和建議的辦理情況。（6）下級單位請示事項的答復與辦理情況，以及基層請求上級機關幫助解決問題的辦理情況。（7）秘書在日常工作中發現和了解到的、提議列入專項督查，并經上司批準的重要事項。

2.秘書督查工作的特點有：復雜性，原則性，時限性和權威性。

3．督查工作的原則有：（1）實事求是的原則；（2）主動性的原則；（3）分層次落實原則；（4）時效性原則；（5）督查與幫辦相結合的原則。

1.督查工作的方法督查工作的方法有：（1）書面督查；（2）電話督查；（3）專項督查；（4）會議督查；（5）調研督查。

（一）工作程序:上司交辦事項督查的程序為：交辦→立項→登記→轉辦→承辦→催辦→檢查→辦結→辦結回告→審核→立卷→歸檔。

（二）注意事項

1.查辦、催辦技巧:查辦催辦工作應當遵循一定的規律和方法，但也有其自身的特點和工作方式。一般來說有如下方法：(1)與信息工作相結合;(2)與調查研究相結合;(3)堅持歸口辦理，分級負責;(4)堅持結報反饋制度

2.督查工作的注意事項有：（1）實事求是；（2）授權督查；（3）時限要求；（4）辦實事；(5)謙虛謹慎。

一、制定工作計劃

（一）基礎知識

1.辦公室工作計劃的種類

（1）按照時間序列，辦公室工作計劃可以分為長期計劃、中期計劃、短期計劃三種類型。(2)按幅度和范圍，可分為政策型計劃、目標型計劃、規劃型計劃、方法型計劃、程序型計劃五種類型。

2.制定工作計劃的方法:

（1）根據組織確定的工作目標和期限要求，一項項列出本團隊要完成的所有任務。可以使用專門制作好的人物表格，將要做的工作內容列出，也可以將工作任務逐項寫下。

（2）區別重要的任務和緊急的任務，通常按ABCD法則（參見四級秘書），先做重而急的任務，再做重而不急的任務，后做急而不重的工作，安排好工作的優先次序。

（3）按照工作的輕重緩急和邏輯順序用數字編號標記 出任務完成時間的前后順序，對需要花時間的工作留出充足的時間量。

（4）列出完成每一項任務所需的資源和相關信息，包括人力、物力、財力等。

（5）明確完成每一項任務的各個階段指標和估算的時間要求。

（6）指明每一項任務的負責部門或承擔人以及負責人。

（7）從最終完成的時間期限向前推算各階段工作應在何時完成，確定后，逐項將其填入計劃表中。

（8）明確工作進展的情況和出現的問題向誰報告，何時報告，確保計劃的順利實施。

（9）明確工作進展的情況的質量如何監督和管理。

3.計劃的內容與要求:行動計劃或計劃表必須指明所管理的項目或團隊工作的其他一些重要方面，具體包括：

(1)每一項任務的具體目標。(2)每一項任務的數量要求和質量要求。(3)每一項任務所需的資源。(4)每一項任務所分配的負責部門或承擔人以及負責人。(5)在計劃的文件中還寫明如何監督工作進展和質量。

（二）制定工作計劃的工作順序

1.制定工作計劃的程序

估量機會→確定目標→確定計劃工作的前提條件→擬定可行方案→評價備選方案→選擇方案→擬定分計劃→編制預算。

2.編制常見的工作計劃:常的工作計劃中都要指明一段時期預先決定做什么，怎么做，何時做，由誰做等具體問題，它是在為一個團隊的現實狀況與目標之間鋪橋搭路。

五、確定承辦期限

（一）基礎知識

1.承辦期限的內容:謂承辦期限是指企業接到客戶或查詢者的問題后處理并回復時間規定，許多企業都對行政管理工作的行為做了有關承辦期限的明文規定，明確處理工作花費的時間必須按照規定執行，并進行監督管理。

2.承辦期限制度:謂承辦期限制度就是針對時效性制定的規則，是在時效性上指導人們行動的標準，它要求人們按章辦事，不準人們的行為偏離規定的要求，以提高企業形象、信譽和效率。

（二）制定承辦期限對頂的工作程序

(1)調查本單位或組織在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時間期限的規定。(2)時間期限適宜標準。(3)確定同一任務的不同承辦周期。(4)確定同一任務緊急情況不同的承辦周期。

六、對辦公室工作進行評估

（一）基礎知識

1.辦公室工作評估的意義:1)提高了管理工作的效率.(2)明確了組織機構的建制.(3)促進了員工承擔責任.(4)有助于進行控制和監督工作。

2.工作質量評估的要求:(1)目標不宜過多。(2)目標之間要相互協調。

（二）評估工作程序

1.對辦公室工作進行目標管理:(1)建立一套完整的目標體系;(2)確定目標(3)組織實施(4)檢查評估

2.對辦公室工作進行量化管理

辦公室工做量化管理是指在組織開展工作過程中，運用科學方法（如預測、概率估算、實測、預定動作世間法等）對各個工作項目做出工作定額來實行定量考核的管理方法。

3.對辦公室工作進行評估:目標必須是明確并可以考核的。包括：（1）數量目標評估；（2）質量目標評估。

一、辦公用品與設備的采購程序

（一）基礎知識

1.獲得設備使用權的方式:獲得設備使用權主要有兩種方式：一種是購買；一種是租用。

2.政府采購:我國政府采購的主要方式有五種,即公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源等采購方式。

（二）采購工作程序:1.提出購買申請;2.審批，落實經費;3.招標，選擇供應商;4.簽訂供貨合同;5.貨物入庫;6.支付貨款

二、采購預算方案的制定

（一）基礎知識

采購預算方案制定的原則有：（1）真實性原則；（2）重點性原則；（3）目標相關性原則；（4）經濟合理性原則。

（二）制定采購預算方案的工作程序

1.確定預算的核算基數;2.進行市場調研;3.確定采購產品的種類及型號價格;4.編寫預算方案;5.征求意見，完善方案

（三）預算方法:在具體的預算編制過程中，有兩種預算方法可供選擇:1.傳統預算法;2.零基預算法

三、調配辦公資源

（一）基礎知識

1.辦公資源范圍:辦公資源包括的范圍比較廣,包括各類辦公設備、辦公家具、車輛、會議室、日常用品、圖書等。

2.辦公資源管理:辦公資源管理就是實行辦公資源統一規范管理，減少資源浪費，合理地調配與利用工作資源，提高辦公資源的使用效率。

（二）調配辦公資源的工作程序:無論是使用人工還是計算機，辦公資源管理的基本程序都是一致的，具體如下：

(1)了解本單位所有辦公資源的基本情況，包括名稱、放置的地點、功能情況等。(2)對單位所有辦公資源進行分類，對不同資源進行分類管理。(3)對辦公資源建檔，記錄應用情況。(4)定期進行數據分析。

一、文書的審核

是對文件草稿從內容到形式做得全面檢查和修正工作。

（二）文書審核的要求:1.審核中發現的問題必須逐一糾正。2.一般性問題可以直接修改。3.需做較大的改動、可附上具體修改日期，退回擬稿人或承辦部門共同協商。

（三）審核文書的工作步驟:1.明確審核范圍;2.確定是否需要行文;3.審核文書的內容;4.檢查文字內容;5.檢查文件體式6.檢查文書在處理程序上是否妥善完備

二、文書的擬辦

（一）文書的擬辦的含義:文書擬辦是針對文件的辦理提出初步意見，以供領導批閱時參考。

（二）文書擬辦的要求:1.熟悉有關政策和規定。2.熟悉本單位各部門的負責范圍及業務情況。3.熟悉辦文程序和有關規定。4.擬辦意見要符合政策規定和實際情況。5.擬辦意見力求準確、及時、簡潔。

（三）文書擬辦的工作步驟:1.明確擬辦范圍2.閱讀文書內容3.提出擬辦意見

三、文書的承辦

（一）文書承辦的含義

文書承辦是按時文件要求或領導批示，結合工作的實際情況，具體算是文件的工作。

（二）文書承辦的要求:1.認真領會擬辦、批辦意見。2.文書的承辦要區分輕重緩急。3.來文內容涉及以前的收文，要杳找或調閱有關文件作為承辦復文的參考。4.對于已經承辦和處理完畢的文書，應及時清理，并將有關情況及時說明。5.要將辦理完畢的文書與待辦的文書分別保存。

（三）文書承辦的工作步驟:1.了解文書內容;2.研究批辦意見;3.進行具體辦理

四、文書的催辦

（一）文書催辦的含義

催辦是對文書辦理情況的督促和檢查，以便使承辦按照文書的時限要求及時處理。

（二）文書催辦的要求:1.催辦中發現問題要及時匯報。2.要填寫催辦記錄。

（三）文書催辦的工作程序:1.確定催辦的范圍;2.確定催辦的方法3.進行催辦

一、檔案利用(一)檔案利用的含義

檔案利用工作是開發和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。

（二）檔案利用的要求:1.依法開展利用工作。2.主動、及時開展利用工作。3.不斷完善檔案服務方式和手段。4.掌握本單位近期的重點工作、重大活動，據此開展檔案利用。

（三）檔案利用的工作程序

1.熟悉庫藏;2.分析利用需求;3.選擇檔案利用方式;4.獲取檔案;5.提供檔案

二、檔案參考材料的編號

（一）檔案參考材料的含義

檔案參考資料是檔案部門或人員按照一定題目，根據所保存檔案綜合而成的提供人們參加的檔案材料加工品。

（二）檔案參考資料

檔案參考資料編寫要做到真實、準確、實用，注意檔案的保密性；問題集中，內容準確，文字凝煉，概括性強。

（三）編寫檔案參考資料的工作程序

1.確定編寫檔案參考資料的種類;2.收集檔案材料;3.進行編寫

三、電子檔案管理

（一）電子檔案的含義:電子檔案是在計算機系統中形成的具有查考利用價值的社會活動的原始記錄。

（二）電子檔案的特點有：①非人工識讀性；②對電子技術和設備的依賴性；③信息的可變性；④信息與載體的可分離性；⑤信息的可共享性；⑥多種信息載體的集成性。

（三）電子檔案的種類

1.按照電子檔案的存在形成劃分，可分為：①文本文件；②數據文件；③圖形文件；④圖像文件；⑤聲音文件；⑥多媒體文件；⑦命令文件。

2按照電子檔案的功能劃分，可分為：①主文件；②支持性文件；③輔助性、工具性文件。3.按照電子檔案產生的環境劃分，可分為一般辦公室工作中產生的文件、計算機輔助設計和制造中產生的文件。

4.按照電子檔案的屬性劃分,可分為普通文件、只讀文件、隱含文件、加密文件和壓縮文件等。

5.按照電子檔案生成方式劃分，可分為由計算機直接產生的文件、對傳統文件用掃描儀和數碼相機等輸入設備處理后生成的文件。

（四）電子檔案管理的要求有：①真實性；②完整性；③可讀性。

（五）電子檔案管理的工作程序:1.電子檔案的收集積累;2.電子檔案的歸檔;3.電子檔案的保管;4.電子檔案的利用。

第三篇：秘書英語復習

1.選擇題：30分，題量15個，要求：選擇適當的搭配； 2.選詞填句子，20分，題目10個，要求，適當改變詞形；

3.閱讀理解題：30分，共3篇文章，題量15個，題型有閱讀文章判斷正誤和選擇；

4.寫作：20分，按照寫作要求和提供的信息，要求信息完整、書寫清晰、格式正確；一個題20分；

Unit 1-2

Secretary job introduction and job application 1.Rank of the secretary秘書等級 1.1 secretary typist

附屬一位或者數位主管，以速記和打字為主要工作； 1.2 Junior secretary

即助理秘書，輔佐主要秘書，成為高級秘書的過渡型； 1.3 private secretary/confidential secretary

是經理、主任級的man-to-man秘書，可委任以部分重要工作，對工作需要有高度的了解和判斷；

1.4 executive secretary

屬于總負責人或主管，有極大的權力，須有高度的知識，能力，判斷力和豐富的經驗，大都是經驗豐富，年齡較大的小姐或者女士居于其位。

1.Secretary of ：數人當中的一個

2.Secretary to: 專屬秘書，權限大，薪水高。2.公司名稱縮寫的含義和用法

1.Co.是company 通稱,可以指 Limited Company,縮寫為：

Co.Ltd.2.corporation:美國公司名稱,相當于limited company, 3.firm:兩人以上的合股企業,不能用語公司名稱當中,可以說this firm, our firm.4.美國/加拿大的公司名稱常用incorporated,縮寫為： Inc.Section 2: important words and phrases 1.normal Speed of the typist：

180 wpm 2.Resume /CV 簡 歷

3.做會議記錄 take minutes 4.CV = Curriculum Vitae 簡歷

5.申請工作時必須有一份簡歷。In applying for a job，a copy of resume is a must.6.隨函附上我的簡歷一份.Enclosed is a copy of my curriculum vitae.7.特寫信了解貴公司是否有秘書職位的空缺.I’m writing to ask if you have a vacancy for secretary.8.讀了貴公司今天刊登在《中國日報》上的招聘廣告，本人特來應聘秘書一職。

In reply to your ad in today’s China Daily，I am writing to apply for the position of secretary.9.根據今天早上的《上海日報》，你們在招聘一名經驗豐富/辦事迅速的秘書，本人相信能勝任此職，特來信應聘。

According to this morning’s Shanghai Daily, you want a experienced, efficient secretary, I feel I can fill that position.10.英語秘書招聘翻譯

10.1 Good English skills required.要求英語良好.10.2 University graduate majored in secretary.要求大學秘書專業畢業.10.3 Spanish is preferred.最好會西班牙語.10.4 Applicant 應試人/面試人/求職者 10.5 Application letters求職信 10.6 on behalf of

Section 3: application letter translation

P95.2 類似題型熟悉

Unit 3 How does a secretary work at the office

1.和同事相處之道：How to get well with your boss and colleagues? Acceptance Cooperation Tact Fairness 2.Meeting the Office Staff Principle of introduction:

a person holding a less prestigious position is introduced to a person holding a more prodigious position, whether male or female.Unit 4 Reception 1.辦公室接待典型用語: 1.1 May I have your name? Can I have your name ,please? 請問您貴姓？/請問您尊姓大名？

1.2 What company are you from?

請問您代表哪家公司？

1.3 He has been looking forward to your arrival/ has been expecting you, please follow me.他在恭候您的光臨，請隨我來。1.4 make the appointment: I am calling to confirm that Mr,Li can not ____the appointment tomorrow.A.make B.makes C.made D.Making 1.5 I am alwayls looking forward to ___you.A.see B.seeing C.saw D.sees 2.Handling complaint: 2.1 I have a complaint to make.我有事要投訴。

2.2 make a complaint.3.Pick someone up at the airport 3.1 How many articles of luggage do you have?你帶了多少件行李? 3.2 他正在出差,不能親自來接你了.He is on a business trip, and can not come to pick you up in person.3.3 The General Manager asked me to come here in his place to pick you up.總經理讓我代表他來接您.4.商務用餐常用詞句

4.1 I now propose a toast to the friendship between our two people.現在,我提議為我們兩國人民的友誼干杯!4.2 我非常高興能為我們的貴賓舉辦這次宴會。

I’m very happy to host the dinner in honor of our distinguished guests.4.3我們今天能與英國客人歡聚一堂,感到非常高興.我們加深了互相了解,為今后合作打下了堅實基礎.希望你們在中國停留愉快!干杯!

We are very happy that we can get together with English guests.We deepened our mutual understanding and laid a solid foundation for our future corporation.Wish you a happy stay in China!Cheers!4.4 現在我提議：為我們的東道主以及中國人民的健康，為我們的個人關系和商務關系的增強，為我們下次的來訪和你們訪問我國，干杯!Now I should like to propose a toast to the health of our host and the health of the Chinese people, to our growing personal as well as commercial ties, to our next visit to your beautiful country, and you to ours!4.5祝酒答謝辭

翻譯練習

The three months I’ve spent here have been one of the most unforgettable experience I have ever had in my life.我在這里的三個月時間是我此生最難忘的經歷之一。

Everyone I’ve met in China has been so kind that I’ve really felt quite at home all the time.我在中國遇見的每個人都對我如此有好，我真的感覺非常自在。5.Invitation letters and card 5.1 words and expressions 5.1 回執/敬賜回音

R.S.V.P.5.2 On behalf of Mr.Henry, it is my great pleasure to invite you to our ten year ceremony.我代表亨利先生誠懇地邀請您參加我們公司的十周年慶典。5.3 邀請信和請柬請參照單元文本資料,注 意格式和慣用句.January 27th,2010 Dear Mr.Roberts，To celebrate the 20th anniversary of Shanghai Electronic Corporation, we are holding a dinner party at the Shanghai Hotel from 7:00 to 10:00 p.m.on Saturday February 16.You are cordially invited to the party so that we can express our sincere appreciation to you for the generous support you have extended to us for many years.Many top executives of Chinese and American hardware and software producers will attend the party.I believe that this party will offer you an excellent opportunity to get acquainted with each other.I do hope that you will be able to join us on this occasion.Could you send us your confirmation by February 10?

Yours sincerely

Shanghai Corporation 請柬慣用格式

INVITATION

Mr.and Mrs.John Smith-----------主人姓名

request the pleasure of

Mr.and Mrs.Robert Hamilton’s-------客人姓名

company at dinner--------------活動內容

on Tuesday, April the third-----------日期

at seven o’clock p.m.------------

-----時間

International Hotel----------

----地點

R.S.V.P.兵

Tel:028-3337979 6.Exercise P105.2 熟悉類似題型 Unit 5 office automation 1.words and expressions: 1.1 office suppliers辦公用品

1.2 clips回形針

1.3 fax machine傳真機

1.4 手提電腦Laptop

1.5 網上沖浪Surf the net

1.6 a green hand新手 1.7 安裝程序Set up procedures

1.8 surface mail/ first class mail平郵 1.9 Registered letter 掛號信 1.10 對話練習P35.3 2.Note and announcement 便條/通知

3.2.1 我公司已將總部遷到上海浦東大道15號,特此告知.4.Notice is hereby given that our headquarters is moved to 15 Pudong Avenue, Shanghai.2.2 我方已在上述地址開設了總代理行,特此奉告.We have the honor to inform you that we have opened a house of General Agency at the above address.2.3 我公司搬到遠洋商務大廈以后,電話和傳真號不變.After moving into the Ocean Plaza（太平洋大廈）, we will continue to use the present telephone number and fax number.2.4 我公司的籃球隊與ABC公司籃球隊的友誼賽定于本周六下午5點在體育館舉行.歡迎觀看助威.There will be a friendly competition between ABC company’s basketball team and ours on Saturday at 5:00 p.m.in the company’s stadium.Welcome everybody to watch the game and cheer for our team.Unit 6 telephone handling 1.words and expressions: 1.1 Schedule/diary日程表

1.2 Keep one’s appointment赴約

1.3 打電話給他的秘書，約個時間.Phone his secretary and make an appointment.1.4 他今天沒時間,定在明天行嗎? He’s full booked/tied up/busy/not free/occupied today.Shall we make it tomorrow? 1.5 get through/put somebody through

用電話聯系上/接通（電話）1.6 請給我接會計部

Connect me with the Accounting Department, please.1.7 There is no one here by that name

這兒沒有這個人。

2.room/ticket/table reserve 3.reserve a room預定房間

deluxe room豪華間

non-stop直達 first class頭等艙

economy class經濟艙

2.6 The restaurant is booked up over the Christmas period.這家餐館圣誕節期間的餐桌全部訂滿.2.7 garden view room 園景房

2.8 room with an ocean view 海景房 2.9 seat/aisle seat/window seat 硬席/靠通道的座位/靠窗座位

2.10 cushion berth 軟臥

2.11 One-way/a round way ticket

單程/雙程票

2.12 What’s the fare to New York, economy class? 去紐約的經濟艙機票是多少錢? P116.2熟悉類似題型 P126.2同上 Unit 7 meeting 1.words and expressions The meeting was called to order at 11 a.m.by Mr.Michael.上午11點邁克爾先生宣布會議開始.1.2 Agenda 會議議程

1.3 minutes會議記錄

2.會議通知寫作:范本,另參見文本資料舉例

3.A board meeting to discuss the questions of budgetary control and some other items is to be held on Tuesday,Oct.10,2010,at 2:30 p.m.4.All the directors and those concerned are requested to meet at the board room of the Head Office on time.寫作要求: 1.信息完整，2.書寫工整,3.格式正確,4.語法正確 3.會議提示型備忘錄: Memo 1.Heading（抬頭）：name of the company； 2.Date；

3.To（收件人）：name of the letter receiver（including the title or section）； 4.From（發件人）

Memo To: all the staff From: Mr.Smith, the General Manager Date: April 1st,2012 Subject: quarter production report meeting A meeting will be held on April 1st in the conference room A ,and all the staff are requested to attend the meeting.If you plan to come, please inform us before April 8th.I.Vocabulary and structure 模擬習題

1.The GM asked me to meet you __.3.I’m always look forward to ____ you soon.A.in person

A.meeting B.in his person B.met C.in persons C.meets D.in personnel D.be met 2.We need some office ___.4.Do you like first class or ___class.A.supplies A.economic B.supply B.economics C.supplying C.economy D.supplyed D.econometric 5.Please order a dinner ____the name of Mr.hosting the dinner in our honor.Henry.A.at A.on B.in B.in C.of C.of D.From D.With 11.Taking ____is the major task of a secretary.6.University graduate is a ____.A.minute A.must B.minutes B.need C.point C.should D.Points D.Needs 12.It’s __to you that you are the meeting 7.He can not ___the appointment.chairperson.A.keep A.of B.get B.up C.go to C.for D.Made D.With

13.In applying ___a job, a good command of 9.I’d like to keep a standard room for him for December 14th to 17th.English is a must.A.reserve A.for B.reserved B.with C.reserving C.of D.Preserved D.From 8.A check is ______ herewith.15.Always try to pick up the phone within A.enclosed ___Rings.B.enclose A.three C.encloses B.one D.Enclosing C.two 10.First of all ,___the name of my colleagues D.Four present here, I wish to thank Mr.Hoffman for V.writing 1.要求:信息完整,格式正確, 2.主要范圍memo, invitation card, meeting notice 等.

第四篇：秘書三級復習材料

禮賓次序常用的5種方法

待，互相尊重

1.依照來賓的具體身份和職務高②依法辦事：國際間交往合作.都要低來排列順序。依法而行.既遵守我國法律.也遵守2按字母順序排列。

對方國家的法律

3依照來賓到達現場的具體時間③內外有別：指要有保密觀念，既早晚來排列 要保守國家機密，也要保守本單位4依照來賓告知東道主自己到訪的機密。的時間的先后排列

④了解國際交往的基本禮儀：即見5不排列即不分先后

面禮儀、談話、身體語言、餐飲等涉外禮賓的準備工作。

等

1.搞清楚來訪外賓或代表團的基新聞發布會的注意事項。

本情況。

1.確定新聞主題，選擇發布良機。2.注意先弄清楚外賓的飲食愛2.挑選媒介單位、落實宴請范圍。好、宗教信仰和其他生活習慣。

2.確定會議主持人，精選發人4.3.擬定來賓訪問日程。處理好應回避的問題制定各種應4.安排食宿

變措施。

涉外會見、會談的程序。

慶典活動組織工作重點。

1.提前約定。1.前期調查研究 2.精心策劃準備。2.通知對方有關事項。3.選擇最佳時機。4.邀請嘉賓光臨。3.準備工作.5.編排活動程序。6 安排其他活4.迎接客人

動。7.善后工作處理。

4.會見、會談

開放式和封閉式辦公室優缺點。6.送別客人

1開放式：有利于溝通 節省辦公接待計劃與安排

空間 辦公設備共享。難保機密 干

1、說明接待計劃的三項內容：

擾大 無私人空間

（1）接待規格；（2）日程安排；2.封閉式：有利于安全保密 集中（3）經費列支。

注意力 保護隱私。難交流 費用高

2、人員安排中計劃中應寫明； 選擇不同辦公模式的方法

（1）主要陪同人員；（2）主要工1.認真分析現有工作模式存在的作人員；

問題。2.綜合分析不同模式各自優（3）住宿地點、標準、房間數量；缺點。

（4）宴請時間、地點、標準、人3.確定新的辦公模式。4.根據新的數

辦公模式制定相應規章制度。

（5）會見、會談地點、人數、參5.確定新的分配制度。

與人員。

辦公模式發生變化的原因

3、日程安排計劃：

1.信技快速發展，尤是通技的改變（1）日期、時間、地點；（2）活人們的聯系不受地理位置限制，不動內容；（3）陪同人員。

再辦公場所也能進行工作。

4、接待經費計劃（列支）；

2.企業經營需要既支出少量費用，（1）工作經費；（2）餐飲費；（3）又能有更優秀的人才完成任務

住宿費；（4）交通費；

3.辦公場地費用過高，需要壓縮辦（5）參觀費；（6）其他不可預見公室面積，以最小投入得最好效益 費用。

4.大中城市交通狀況使人們尋找進行崗前培訓的基本原則和要求

新的工作模式。①.不卑不亢：不論來自哪個國家.5.人們思想觀念的變化，不再拘于所代表公司、企業的大小應以禮相一種固定工作模式

6.社會豐富多彩人們需要在時間1加強領導 統一指揮

上又更大的自主性和靈活性。2.快速反應 控制事態發展 7.人們希望最大限度的發揮自己3以人為本 保護公眾利益 的才干，多干事情多得報酬。4公開透明 面對公眾。

8.人事制度的改革，必須打破“鐵突發事件的報告和記錄的必要性飯碗”，用多種方式激勵員工的工及其兩表內容

作積極性。

必要性：1.作為事故處理的一依據

制定計劃的作用。

2.作為安全教育的案例資料

1指明辦公室工作所起的作用及3.便于應對各種賠償案件

所處的地位

內容：1.《事故情況記錄表》：事2.指明組織為實現自己的目標而

故發生日期、時間、地點、涉及人確定

員，事故過程。證人的主攻位置，所擁有的人、物、財

2.《工傷情況報告表》：事故發生力部署的根據

日期、時間、地點，涉及人員基本3.指明組織的活動方針和范圍保情況，事故過程細節，救治過程，證行動目標一致 醫療處理情況，證明人

4指明事務順序先后安排

辦公設備購買和租用的優缺點及5是一種主要控制手段和數量化其采購程序

財政計劃

1購買：優點：為組織增加固定資計劃工作主要內容

產。使用方便。缺點:一次付費過1每一項工作的起始時間、階段時

高。設備難更新。

間和最終期限

2租用：優：最初投入費用低，并2.每一項任務的數量和質量要求。

能被獲得的利潤補償。租用協議包1.每一項任務所需費用和其他資括維護修理。

源

便于更新換代。缺點：常年租用費4.每一項任務所承擔的人員及負用過高。提前終止合同會有很高賠責人。

償。

5.每一項任務完成情況的檢查和采購程序：提出購買申請 審批落監督。

實費用 選擇供應商 簽訂供貨合安全檢查的主要內容及原則

同 貨物驗收入庫 支

付貨款。

1.對可預見的自然災害作好科學正確選擇辦公設備和易耗品供應預測分析及時及早預報

商須考慮的因素

2.對可能發生的人為事故要多渠1.價格和費用

道深入了解有關信息，掌握動向

⑴比較不同供應商的要價：初次洽

3.對以前發生的事件進行總結，制談的價格

定防范措施。

⑵降低價格方法，如批量購買，節4.對預測的突發事件制定應急方日削價或將其指定為唯一的辦公案

用品供貨商

5.將應急方案或應急程序公示于⑶購買后還要考慮費用的支出，醒目位置

如：占用空間費用，存儲物品報廢，6.進行對突發事件的培訓和演練，存儲過多占用資金

掌握必要的知識與技能

2.質量和交貨

7.配備相關設備和資源 ⑴保證購買后能滿足需求 ⑵選擇8.定期檢查維護更新設備和資源，不合格物品的供應商

使之處于良好備用狀態。

⑶比較供應商交貨的時間⑷供應

原則：

制作BY：?常逍遙?

好累~！

商能說到，做到，有誠信，很可靠

完善方案

3.服務和位置

如所提供的訂購方式

⑵供應商所在地點方便聯絡和交貨

4.安全和可靠性

⑴送貨整個過程中，保證貨品安全，包裝，存放，運輸和交貨

⑵比較供貨商賣貨手續及相關發票是否齊全，如查訂貨單，交貨單2內容：預算的項目名稱 目標 需算的依據 支付預算標準

政府采購主要方式

發出會議通知 分發會議資料 安排會場 接通電話 相互通報出席情況 記錄

組織視頻會議的方法

視頻會議的會場 做好會場布置為減少租用通信線路的時間 節約費用

遠程會議籌備方案特點

（1）遠程會議具有節省時間和金1）檢查會議所需的各種資料，要考慮一些特殊人群的需求，如提供大號字印刷材料。遠程會議要提前下發材料。

2）注意氣味。一些人對香水、花度敏感。因此，要對所有工作人員提出要求。

3）設立入場登記臺。為使人們能輕松、快捷地登記入場，可考慮設置咨詢臺或登記臺。張貼會場平面⑴比較為客戶提供服務是否方便，要的辦公資源 采用預算方法 測公開招標 邀請招標 競爭性談判 工作 配備和檢查設備 設備維護 露水和濃重的化學氣味過敏或高單一來源 詢價 國務院政府采購監督機構認定的其他方式

合理調配和利用辦公資源

1.a制定合理的調配計劃：根據有關開支規定、現有庫存、輕重緩急、錢、能夠與電話服務機構商定使用等

逐項作出調配計劃，計劃要又預見⑶了解商家規模的大小，經商史上性和合理性，并注意在工作中不斷的信譽度，如為客戶保密的可靠性 調整滿足辦公需要。B保證重點物申請費用以及報銷結算的步驟是: 品的使用對工作性質重要的部門

1、申請人提交費用申請報告或填實行傾斜政策。

寫費用申請表，詳細說明需要經費2.建立辦公資源運行檔案（購買信的人員、時間、用途、金額等情況，息 維修合同 操作指南 所有資源并親自簽字。情況列表 基本信息 日志記錄和

2、該報告或該表必須經過組織確故障登記）

定的授權人審核同意，并簽字批3.管理辦公資源的注意事項（及時準。

更新記錄 按規定清退辦公用品、3、一種情況是將獲得批準的費用設備 掌握人員流動情況）申請報告或費用申請表提交財務會議籌備

部門，領取支票或現金借款；一種1作用：了解會務工作的全局 加情況是先由申請人墊付，完成商務強協調溝通 確保會議目標實現

工作。

2特點：全面性和具體性 計劃性

4、在進行商務工作中，無論是使明確性

用支票，還是使用現金，都要向對3原則：嚴格時間 事項明確 會議方索取相應的發票，其內容中填寫必要 的時間、項目、費用等應與使用者4內容：會議主題于議題 會議名實際用途相符。

稱 會議議程 時間和日期 地點

5、商務工作結束，申請人應將發需要設備和工具 會議文件會議人票附在“出差報銷單”后面，并親自員組成及人數 與會人員的組成簽字提交出納部門，由出納部門把會議食宿安排 確定會議經費安排先前領取的現金數額和支出情況會議籌備機構和完成任務的期限

進行結算。如果是先由申請人墊付會議應急方案的內容 的，在提交票據和“報銷憑單”后，1.會議中可能出現的意外事件：人方可返還現金。

員問題 場地問題 設備問題 資料

6、如果事實商務工作時，計劃的問題 健康與安全問題

費用不夠，需要超出時，應提前向與會者情緒問題 與會者返程問題有關領導報告，在得到許可和批準行為問題 2.明確意外事件出現時后，超出的部分才可得到報銷。

工作人員的責任

制定采購預算方案的程序和內容

3.處理會議中意外事件的方法：同1程序：確定預算基數 調研 確定上

采購的產品 編寫預算方案 修改組織電話會議的方法

錄音帶做永久記錄、而且交流更加示意圖。

直接、簡短的優點。

4）佩帶徽章、名牌。為方便工作，（2）遠程會議籌備方案擬定時，所有工作人員都應佩帶徽章或名應預先了解提供電信會議服務公牌。

司的服務業務，并提前一周與電信5）準備接待休息室。應在接待休會議服務公司預約，明確提出自己息室內放置公司標志或旗幟，可放的要求，并提前將下列內容告訴電置電話機、傳真機、電腦、留言條信服務公司：會議日期、會議起止和筆等。此外，還應備有急救箱。時間、會議參加人數、與會者的電6）安排接待、服務人員。配備精話號碼、主持人姓名等。

通產品和服務的人員，事先組織培（3）會議程序、議程及其他材料訓，回答與會者的提問。

必須提前寄給與會者，以便他們有7）遠程會議要加強對設備的檢查 時間準備會議討論。

會議協調的內容

（4）遠程會議籌備方案中要有專1協調會議召開的時間地點出席人負責檢查遠程會議設備是否齊

人員列席人員

全和正常，擺放是否符合要求。

2協調會議相關事項 會議籌備情況檢查主要內容

3協調會議議題 1會議準備工作是否充分2文件材4協調會議紀要

料的準備3會議布置情況4禮儀接5協調會議決定事項的落實

待人員的準備5環境條件與用品推進會議進程的方法的準備6保衛工作的檢查7檢查其1了解會議主題和議題 他內容

2嚴格遵守會議時間

做好會務籌備情況檢查的方法有3主題明確4鼓勵和引導與會者 兩種：

5消除交流故障抵制不和諧因素（1）聽取會議籌備人員的匯報

6合理安排議題 1）聽取匯報的領導要加強前期的7掌握會議休息的時機 調查，深入一線，發現問題，解決8適時結束會議

問題。

會議經費使用的方法

2）會議籌備人員對匯報材料的準1以節約為原則，需要開支的項目備要側重困難和問題，注重實效。

要盡量列的詳細具體 3）選擇合適的匯報時間。

2向會議籌備委員會的領導人提4）對會議籌備情況匯報的重點是出申請并按照審批權層層審批 籌備中的問題。因此，匯報之后要3領導審批后由財務部門提取現抓緊催辦和落實。

金或填寫支票

（2）會前現場檢查

制作BY：?常逍遙?

好累~！

4支出會議經費

開支標準和報銷的這種財務制度和規定辦理結賬手續。

會議總結的目的

1檢查會議目標的實現情況 2檢查各小組分工執行情況 3檢查個人工作情況 4表彰先進個人

5妥善解決會議遺留的問題

高效率會議的決定因素

（3）編碼的兩種方法：

順序或統一標準編碼；

②分組編碼法，利用十進位阿拉伯數字，按后續數字來分別信息的大、小類

提供檔案利用的要求及方式

1要求：依法開展利用工具 主動及時開展利用工作 不斷完善檔案服務方式和手段 掌握本單位近期工作重點、重大活動據此開展檔案作用有：確保會議的周密組織、服務質量和溝通協調到位、確保領導的意圖得以貫徹執行。

（1）組建會議籌備委員會

（2）分成籌備小組

（3）形成籌備方案

（4）領導審核方案

2、會務檢查工作程序

內容包括：會議準備是否充分、會議期間能否排除各種干擾、環境條件與用品準備、文件材料的準備情（4）審核修改后，主要領導或主管領導進行終審

4、擬訂會議的應急方案

內容包括：會議舉行過程中可能出現的問題（人員、場地、設備、資料、健康與安全、行為等問題），出現問題時負責解決的會議工作人員。

（1）預測不可預知的情況

（2）提前準備應對的備選方案

（3）討論會議緊急情況

5領導審批后按本單位零用現金、①順序編碼法，按信息發生的先后1會議召開的必要性 利用工作

2經過精心準備 2方法：開設閱覽室提供利用 檔3地點選擇適中 案外借 制發檔案復制本 提供咨4形式多樣化 詢服務 印發檔案目錄 舉辦檔案5嚴格執行了會議的各項議程 展覽

6與會者經過認真確認和專心挑編寫大事記的工作步驟和注意事選 項

7嚴格開會、散會時間 1.接受任務后，首先收集有關文件8會議作出的決定事項

和材料，掌握公司成立至今以來發9會議經費支出合理 生的一些大事和要事，接下來了10會議服務熱情周到

解編寫大事記的注意事項，如材料信息利用的要求 真實編寫時突出大事不要漏要點1信息利用要給組織帶來效益 拋掉小事。編寫大事記注意系統性2信息利用要對社會環境和公眾和條理性，簡明扼要。寫完之后要負責。不能損害社會環境和公眾利讓經理過目，經理認為沒有問題后益 將其制作成展板，供客閱覽了解使3信息利用要嚴格遵守信息法規，用。同時要將該大事記放在公司的遵守知識產權保護的相關法律法參考資料里，以后逐年編寫。

規

2.大事記主要由大事記記述和時登記 間組成。大事記述是大事記的核心（1）登記的含義：登記即建立信部分，通過許多重大事件的記述，息的完整記錄。

反映歷史發展的概貌和規律。大事（2）登記分為兩種類型；

的合理選擇是撰寫著部分之一。大①總括登記，對存儲信息按批分類事時間要求有記載準確的日期，不登記；

用模糊的字詞。而且對每件大事均②個別登記，按信息存儲順序逐件寫明某年某月某日，爾后再按大事登記。

發生的時間順序進行排列。（3）登記形式有兩種：卡片式登會議管理

記、薄冊式登記。

1、會議籌備方案的擬訂

編碼：

內容包括：確定會議的主題和議（1）編碼要求；編碼結構應表示題、名稱、議程、時間和地點、所出信息的組成方式及關系。

需的設備和工具、會議文件的范圍（2）編碼步驟；分析所有預編的以及文印或復制工作、與會代表的信息；選擇最佳的編碼方法；確定組成、經費預算、住宿和餐飲安排、數碼的位數

會議的籌備機構與人員分工。

況、會場布置情況的檢查、會議保衛工作的檢查以及其他。

（1）開會檢查的程序

1）會議籌備機構對會議的準備情況進行自我檢查

2）會議領導小組確定匯報會的時間和地點并發出協調會通知

3）召開協調會并在會上現場解決問題

4）匯報會后對檢查中發現的問題予以催辦和落實

（2）現場檢查的程序

1）指定現場檢查的路線和確定現場檢查的重點

2）制作檢查單，以便記錄和匯總 3）按照既定的檢查重點逐一現場核對并明確記錄

4）對未達到要求的整理出整改和修訂意見并予以糾正

3、會議文件審核工作程序

內容包括：審核會議文件的準確性和完整性，審核會議文件與會議主題的關系，審核會議文件是否存在與國家和組織的方針、政策、法規相沖突的內容，審核會議內容是否

經過調查研究、是否與實際相符，提交會議討論的文件是否進行了會商，審核會議文件是否做到了中心突出、觀點明確、條理分明、事實準確。

（1）起草該文件的秘書就內容進行自審

（2）主觀秘書進行初審

（3）如內容涉及部門較多，要進

行會審

（4）確定會議應急方案

5、提示會議按計劃進行

是根據會議目標的需要，在會議進行過程中創造與會議目標相適應的環境氣氛，掌握會議議程，維護會間秩序，排除外界對會議的干擾，從而引導決定、決議、結論的形成。

（1）了解議題和議程

（2）準時宣布開會

（3）有效引導議題

6、處理會議突發事件的程序

（1）向領導報告

（2）啟動會議應急方案

（3）實施應急方案

（4）必要時向公共應急機構請求支援

（5）善后工作（向受害者及其家屬進行安撫、與媒體溝通）

7、會議總結工作程序

內容包括：會議名稱、時間、地點、規模、與會代表人數、主要議題，參加會議的上級領導人，會議的主持者，領導報告或講話的要點，對會議的基本評價和貫徹要求，會議的決議情況及今后的工作任務布置等。

（1）對會議征詢意見，擬就工作總結稿

（2）向領導報告會議結論

（3）總結定稿

（4）印發

（5）歸檔

（6）組織全體工作人員進行總結

制作BY：?常逍遙?

好累~！

事務管理

1、禮賓次序確定步驟

亦稱禮賓序列，是在商務交往中對參觀訪問、出席活動、參加儀式的來自不同國家、不同地區、不同團體、不同單位、不同部門、不同身份的組織或個人的尊卑、先后的順序和位次，所進行的合乎禮儀慣例的具體排列。

（1）確定禮賓次序方案

（2）提前通知有關各方

（3）入席、退席禮節

1）客人要在主人的帶領下順序入席

2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，雙手放在膝蓋

3）暫時離開應該把餐巾放在自己的椅子上

4）主人把餐巾放在盤子旁邊，意味著結束進餐，其他人應該也把餐巾放在桌子上，隨女主人退席

督、管理和控制工作人員工作的難度，同事之間交流減少，減少了與專業人員及社會的聯系。

辦公條件的要求

（2）設計平面圖

（3）選擇辦公家具、設施和裝飾

（2）彈性時間。優點：時間靈活，（4）采光、溫度和通風

更好的安排工作時間，提高效率。

9、改進辦公事務工作程序

缺點：難以監督員工

（3）遠程工作。優點：減少總部辦公空間的開銷，工作時間更靈活。缺點：加大了對員工監督和控制的難度。

（1）定義一個需要加以分析和改進的流程

（2）確定衡量流程的關鍵指標并對該流程進行評價

（3）尋找所存在問題和差距的原因

（4）餐具的使用方法與席間禮節

（4）虛擬辦公。優點：減少工作（3）按禮賓次序排列座次、名次、出場次序

2、安排涉外迎送工作程序

（1）確定迎候人員

（2）準備迎賓的物品

（3）見面講究禮節

（4）送行前的拜訪

（5）安排送行儀式

3、會見會談工作程序

會見也叫禮節性會晤，通常是半小時左右，屬于禮貌性的應酬。會談也叫談判，是雙方或多方為各自利益，就某些實質性問題交流情況、交換意見、達成協議等，專題性較強。

（1）約定

（2）通知對方有關事項

（3）準備工作：背景資料、會見場所布置、人員安排

（4）迎接客人

（5）會見、會談

（6）送別客人

4、西餐禮儀

（1）赴宴前的準備

1）接到邀請后,要看清請柬的各項內容

2）如果決定接受邀請并已答復主人，就不要輕易改變

3）到別人家赴宴需要帶禮物

4）要根據請柬上的要求選擇赴宴的服裝

5）要準時赴宴

（2）西餐的座次安排

主客間隔而坐，男女間隔而坐，夫妻分開而坐

1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌

2）吃雞、蝦、魚的方法

3）吃面包時要掰下一小塊，涂上黃油，放入口中

4）吃意大利面條的方法

5）吃水果的方法

6）喝咖啡或茶的方法

7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盤內

8）進餐速度應該與大家一致

9）談話聲音一定要輕

（5）西餐的飲酒禮儀

1）上菜次序：湯或冷食、魚、主菜、色拉、甜食、咖啡

2）上酒次序：宴會開始前的雞尾酒、白葡糖酒配魚、紅葡萄酒配主菜、香擯酒與葡萄酒一起上

5、招待會的禮儀

（1）招待會的請柬：表明時段、不需要客人回復

（2）冷餐會的禮節：按順序取菜、按量取菜、顧及他人的利益

（3）酒會的禮節：要以恰放的方式把自己介紹給陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的談話圈中，聊天時要照顧到所有在場者，不要大聲喧嘩

6、不同辦公模式的特點

（1）在家辦公。優點：節省辦公室空間和資金，節省花費的時間，更靈活的管理自己的時間，減少交通的擁擠、污染和費用。缺點：需計算機和電話以保持聯系，有的缺乏適宜的辦公環境，增加了組織監

空間和辦公用品的耗費，信息能夠（4）根據以上分析提出可行的改存儲、歸檔和通過計算機網絡發進方案

送。缺點：難以控制任務和信息的（5）實施改進方案

質量，難于管制網絡以及信息的安

10、改進辦公事務的流程

全保密。

（1）確定問題

（5）兼職工作。優點：兼職人員（2）分析有關資料

可控制自己的工作時間和多份工（3）確定造成問題的可能的原因

作，充分發揮自己的專長。缺點：（4）提出可能的解決方案

控制和監督員工較難，難以控制工

11、突發事件的預防措施

作量及報酬。

發生的事情是不可預見的或突然（6）定期合同制。優點：能靈活發生的，并帶來危險，需要立即采聘到優秀人員，這些人工作有動取應對措施，盡力控制。主要有火力，效率高。缺點：難以控制員工

災、傷害、疾病、炸彈威脅或恐慌。

對企業的忠誠，缺乏工作保障。

（1）以書面形式確定緊急情況處（7）交替工作。優點：能激勵工理程序

作人員。缺點：交接不當，會出現（2）根據書面程序，對所有工作工作混亂。

人員進行培訓

（8）臨時辦公桌。優點：節省資（3）讓所有人員了解有情況發生金也節省了員工的時間。缺點：員該如何疏散和急救員的姓名

工缺乏歸屬感，不能得到充足的信

（4）實行緊急情況模擬演練

息，降低工作效率，也難于被管理。

（5）明確各級管理人員在緊急情

7、選擇辦公模式的工作程序

況下所負的任務和職責

（1）深入調查現有辦公模式所面（6）保證配備相關的設備和資源臨的問題

以隨時處理緊急情況

（2）根據調查結果確定相應的新（7）保證定期檢查和更新設備

型辦公模式

12、突發事件的應對措施

（3）根據新的模式要求制定管理（1）準備清楚的書面緊急情況處監督的標準和責權利相結合的分理程序

配制度

（2）用這些程序培訓所有人員

（4）先在部分部門實行取得經驗，（3）在可利用的地方清楚地顯示

逐步推廣新模式

有關緊急程序

（5）不斷根據本企業特點完善新（4）實行緊急情況模擬演練來測模式，評估啟用新模式的得失

試編寫的程序

8、設計辦公室的工作程序

（5）明確員工在緊急情況下的職

（1）分析不同部門業務特點對于

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責

（6）保證工作場所有受過緊急情況處理培訓的人員

（7）保證配備相關的設備和資源以隨時處理緊急情況

（8）保證定期檢查和更新設備

13、處理突發事件的流程

（9）明確工作進展的情況和質量如何監督和管理

16、制定工作計劃的程序

（1）估量機會

（2）確定計劃工作的目標

（3）確定計劃工作的前提條件

（4）擬訂可供選擇的行動方案

21、辦公資源管理程序

包括各類辦公設備、辦公家具、車

依據。

（1）明確目標

輛、會議室、日常用品、圖書等。（2）選擇信息反饋的方法

辦公資源管理就是實行辦公資源統一規范管理，減少資源浪費，合理的調配與利用辦公資源，提高辦公資源的使用效率。

（3）獲取反饋信息

（4）加工分析反饋信息

（5）傳遞反饋信息

（6）利用反饋信息

（1）及早發現，馬上報告，并保（5）評價各種備選方案

護好現場

（6）選擇方案

（2）查找問題的原因

（7）擬訂分計劃

（3）成立臨時指揮中心

（8）編制預算

（4）控制源頭，釜底抽薪

17、制定承辦期限規定的程序

（5）召開新聞發布會

企業接到客戶或詢問者的問題后

14、上司交辦事項督查的程序

處理并回復的時間規定

直接為上司服務、為實施上司的決（1）調查本單位或組織在行政管策和實現上司決策的目標而進行理工作方面有哪些行為需要做出的一項工作

時間期限的規定

（1）上司向有關督查人員授權轉（2）時間期限適宜標準

承催辦

（3）確定同一任務的不同承辦周（2）很大一部分轉交各有關人員期

具體承辦

（4）確定同一任務緊急情況不同（3）有些又上司指導督查人員親的承辦周期

自承辦

18、辦公室工作評估的程序

（4）轉交辦的事項要及時催辦

實質上就是對辦公室工作進行目（5）督辦人員要對轉交辦事項深標管理。它提高了管理工作效率，入的檢查

明確了組織機構的建制，促進了員（6）上司交辦事項辦理完畢

工承擔責任，有助于進行控制和監（7）辦結回告

督工作。

（8）對辦結回告進行審查評估

（1）建立一套完整的目標體系

（9）立卷和歸檔

（2）制定目標

15、制定工作計劃的方法

（3）組織實施

（1）根據要求列出本團隊要完成（4）檢查和評估的所有任務

19、辦公用品與設備的采購程序（2）區別重要的任務和緊急的任（1）提出購買申請

務

（2）審批，落實經費

（3）按照輕重緩急和邏輯順序標（3）招標，選擇供應商

記出任務完成的先后順序

（4）簽訂供貨合同

（4）列出完成每項任務所需的資（5）貨物入庫

源和相關信息

（6）支付貨款

（5）明確完成各項任務的每個階20、制定采購預算方案程序

段指標和估算的時間要求

（1）確定預算的核算基數

（6）指明每項任務的負責部門或（2）進行市場調研

承擔人以及負責人

（3）確定采購產品的種類及型號（7）推算各階段工作完成時間并價格

填入計劃表

（4）編寫預算方案

（8）確保計劃順利實施

（5）征求意見，完善方案

（1）了解本單位所有辦公資源的文書處理與擬寫

基本情況

1、文書審核的工作程序

（2）對本單位所有辦公資源進行對文件草稿從內容到形式所做的分類管理

全面檢查和修正工作。

（3）對辦公資源建檔，記錄應用（1）明確審核范圍

情況

（2）確定是否需要行文

（4）定期進行數據分析

（3）審核文書內容

22、信息開發的主要形式

（4）檢查文字表達

對信息進行全面挖掘、綜合分析、（5）檢查文件體式

概括提煉，以獲得高層次信息的過（6）檢查文書在處理程序上是否程。

妥善完備

（1）剪報

2、檔案利用的工作程序

（2）索引

是開發和直接提供檔案，滿足利用（3）目錄編制

者的檔案需求的工作。

（4）文摘

（1）熟悉庫藏

（5）信息資料冊

（2）分析利用需求

（6）簡訊

（3）選擇檔案利用方式

（7）調查報告

（4）獲取檔案

23、信息開發的程序

（5）提供檔案

（1）確定主題

3、電子檔案管理的工作程序

（2）分析信息材料

在計算機系統中形成的具有查考（3）選擇信息開發方法

利用價值的社會活動的原始記錄。（4）選擇開發信息的形式

（1）電子檔案的收集積累

（5）形成信息產品

（2）電子檔案的歸檔

24、信息利用的工作程序

（3）電子檔案的保管

通過有效的方式將信息提供給利（4）電子檔案的利用

用者，實現信息的價值，具有周期

4、文書擬寫

性、經常性、廣泛性和實效性特點。

通告、通報、決定、請示批復函、（1）熟悉信息的內容

招標書、投標書、計劃、總結、述（2）確定利用需求

職報告、講話稿、市場調查報告

（3）確定信息利用服務的途徑

以上文種重在記住結構、常用語，（4）獲取信息

到時會寫。（5）提供信息

25、信息反饋的工作程序

會議籌備方案的擬訂 將信息使用過程中產生的效應及內容：1確定會議的主題和議題2活動中不斷產生的信息進行再收名稱3議程4時間和地點5所需的集、再處理、再傳遞的過程。目的設備和工具6會議文件的范圍以是檢查輸出信息的真實性；對信息及文印或復制工作7與會代表的傳遞進行檢驗與調整；為決策提供

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組成8經費預算9住宿和餐飲安排務公司：（會議日期、會議起止時理出整改和修訂意見并予以糾正 人員；檢查溝通所用各類文件資※新聞發布會的注意事項1確定

料；向領導匯報會議籌備情況和進展；聽取領導指示；將記錄送給領10會議的籌備機構與人員分工。間、會議參加人數、與會者的電話作用：確保會議的周密組織、服務號碼、主持人姓名等。3會議程序、新聞主題，選擇發布良機2挑選媒質量和溝通協調到位、確保領導的議程及其他材料必須提前寄給與意圖得以貫徹執行。會者，以便他們有時間準備會議討電話會議（適用于規模不大辦公論）4遠程會議籌備方案中要有專地點相對集中的企業）交流信息人負責檢查遠程會議設備是否齊的特點 1方便靈活準備時間短回全和正常擺放是否符合要求 復迅速是電子通信會議中花費最會務機構分工的要求：會務機構分少的，更能激發創造性思維容易修工主要指定會議組織部門和人員正自己的特點2缺少身體語言，難落實.會務機構的各部門需明確各以進行互動交流缺少文本難以傳息的任務和要求.具體要求:1要根遞大量細節信息3為了提高電話據會議的規模和類型組織人員隊會議的效率可搭配使用其他通信伍2會務機構要分工明確、責任到方式4適用于分公司不遠規模不人3加強協調，定期溝通

大的企業 會議籌備方案的制定程序1組建電話會議信息工作要求 1準確發會議籌備委員會 2分成籌備小組出開會信息，說明是否設分會場 3形成籌備方案 4領導審核方案 強調準時到會2認真發放會議書檢查會務籌備情況檢查內容：會議面信息材料3合理安排會場信息準備是否充分、會議期間能否排除傳輸設備4按時接通電話5互相通各種干擾、環境條件與用品準備、報出席情況6做好會議記錄 文件材料的準備情況、會場布置情視頻會議 特點1實現了聲音圖像況的檢查、會議保衛工作檢查以及同時傳送 打破了空間的限制2節其他。

省時間費用3交流效果好4局限初方法 1聽取會議籌備人員的匯報始準備時間較長投入成本高沒用（聽取匯報的領導加強前期調查；面對面的互動效果交流不夠深入對匯報材料的準備要側重困難和廣泛 要求1發出開會信息2分發問題；匯報時間正當；對薄弱環節文件信息資料3布置會場4設置于及時調整加強）2會前現場檢查:檢查會場信息傳輸設備5做好會確保所有事項條理清晰；注意氣議信息準備6采用先集中后分散味；樹立入場登記臺；佩戴徽章名的形式7匯總情況信息 牌；準備接待休息室.檢查結果※組織視頻會議的方法1視頻會的形式:書面.口頭.協調會 議的會場2 做好會場布置工作 配檢查會議籌備情況的工作程序:備和檢查設備3設備維護4為減少開會檢查的程序1會議籌備機構租用通信線路的時間5 節約費用

對會議準備情況進行自我檢查 2遠程會議籌備方案特點 1遠程會會議領導小組確定匯報會的時間議具有節省時間和金錢,能與電話和地點并發出協調會通知 3召開服務機構商定使用錄音帶做永久協調會并在會上現場解決問題 4記錄,且交流更加直接,簡短的優匯報會后對檢查中發現的問題予點。以催辦和落實.現場檢查的程序12遠程會議籌備方案擬定時,應預指定現場檢查的路線和確定現場先了解提供電信會議服務公司的檢查的重點并通知有關籌備部門服務業務,并提前一周與電信會議2制作檢查單，以便記錄和匯總3服務公司預約,明確提出自己的要按照既定的檢查重點逐一現場核求,并提前將下列內容告訴電信服對并明確記錄4對未達要求的整

介單位、落實宴請范圍3確定會議導。

注意事項 1對領導的指主持人，精選發人4處理好應回避示和雙方討論的結果盡快落實部的問題制定各種應變措施 署2堅持與會議主管領導保持定※慶典活動組織工作重點1.前期期溝通并將落實情況及時向領導調查研究 2.精心策劃準備3.選擇反饋3在會前會中會后不同時期最佳時機4.邀請嘉賓光臨5編排溝通中要突出各自的重點 活動程序6 安排其他活動7善后會議應急方案的內容

工作處理

1.會議中可能出現的問題：人員問對檢查所發現問題的糾正 1首先題 場地 設備 資料 健康與安全 分析問題的性質和范圍確定其對與會者情緒 與會者返程 行為 2.會議的質量的影響程度 2找出產明確問題出現時負責解決的會議生問題的原因尋找解決問題的方工作人員 3.處理會議突發事件的法3在人財物方面為糾正偏差做方法：同上

好相應準備4責任到人抓緊落實會議應急方案的工作程序：1預測將糾正結果通報

情況 2準備應對備選方案3討論會議文件審核內容與工作程序:會議緊急情況 4確定會議應急方內容：1審核會議文件的準確性和

案

注意事項：住宿安排要妥善、完整性2具體內容（審核會議文件餐飲服務要周到、醫療衛生工作要與會議主題的關系，審核會議文件有備無患、交通保障應落實到位、是否存在與國家和組織的方針、政會議通訊服務力求標準穩定可靠策、法規相沖突的內容，審核會議迅速、娛樂生活要豐富多彩、會議內容是否經過調查研究、是否與實

值班要制度健全，人員要堅守崗位 際相符，提交會議討論的文件是否提示會議按計劃進行：原則：認進行了會商，審核會議文件是否做真傾聽，最少限度打斷談話；樹立到了中心突出、觀點明確、條理分自信心，確信自己能對任何沖突產明、事實準確）

生積極影響；消除交流障礙；強調工作程序1起草該文件的秘書就問題；使用精湛的人際交流技巧。內容進行自審 2主觀秘書進行工作程序1了解議題和議程2準時初審 3如內容涉及部門較多，要宣布開會3有效引導議題（會議進行會審 4審核修改后主要領導開始前明確開始和結束的時間保或主管領導進行終審

證及時開會散會；議題開始前，規與領導溝通有關會議事宜1原則：定討論范圍并保證平等發言；

議題時間性原則、及時性原則、全面性結束后簡單總結并宣布結束。）原則。2方法:定期向領導提交書會議經費的監督方法：報告和會面報告；有會議負責人定期向領導議、授權與自我控制、質量、損益口頭匯報；領導親自參加會議，其平衡表、比率分析、審核時要逐項他途徑3程序：明確會議目標：明細審。會議經費使用的程序:1申確會議領導與各小組的任務；明確請經費2主管領導審批3財務部審會議涉及范圍；會議工作所要求的批4財務人員提取現金或填寫支質量標準；會議要達到的階段性目票5經費支出6審核會議經費支出 標；制定目標時留出意外情況時處理會中突發事件1類型：人員問間；明確溝通會議有關事宜的方法題，健康與安全，處理行為2程序：

和途徑：確定溝通的時間地點與會

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對會議中出現的突發事件及時向領導報告；啟動會議應急方案的各項措施；調動會議有關人員及時進行補救和處理；必要時向公共應急機構請求支援；處理好突發事件的善后工作 3注意事項：1責任分工：綜合管理，統籌安排；增強責任意識；加強崗位責任制。2突發事件與規章制度：應急方案的定期檢查制度；突發事件的第一時間報告制度；各種應急設施的檢查維護議的要素（目標清晰，適當時間地點形式，緊湊的議程，準確的信息傳遞，周密的前期準備合理內容安排）2影響會議效率的主要因素（會議必要性；會議前期準備工作

行儀式

安排涉外會談的要求:充分了解雙方情況；準備工作要落實到位；會談會見要做好記錄，問題要落實.拜訪要求：拜訪前線電話聯系；到

增加了組織監督.管理和控制工作人員工作的難度,同事之間交流減少,減少了與專業人員及社會的聯系2彈性時間:優:時間靈活,更好的安排工作時間,提高效率.缺：難監督員工3遠程工作.優：減少總部辦公空間的開銷,工作時間更靈活.缺：加大了對員工監督和控制的難度4虛擬辦公.優：減少工作空間和辦公用品的耗費,信息能夠存儲、歸檔和通過計算機網絡發送.的質量；會議責任分工；會議的多，達賓館大廳通知對方；初次見面可長，大，高，支出超標、浪費驚人，不送禮物。

準備不充分質量不高，組織不當。會見會談工作程序：1約定2通知3會議評估標準：目標（是否達成，對方有關事項3準備工作：背景資主持人的準備，發言者發言是否引

料，會見場所布置，人員安排4起共鳴，會議形式地點是否合適，迎接客人5會見會談6送別客人 制度；值班工作責任到人制度 資料是否及時），會議時間評估，會議總結工作 1目的 目標實現與會人員參與會議的狀態和收獲，情況 小組執行情況 總結經驗教會議服務評估，會議實際費用、成訓 獎懲人員解決遺留問題 2內本支出、再度召開時繼續推進與維容：會議名稱、時間、地點、規模、持的事項。與會代表人數、主要議題,參加會會議評估工作程序：分析影響會議議的上級領導人,會議的主持者,效果的因素、設計會議效果評估領導報告或講話的要點,對會議的表、匯總評估結果。注意事項：基本評價和貫徹要求,會議的決議避免欠缺會議記錄，落實不力，得情況及今后的工作任務布置等。3失進行總結，不解散已完成任務的程序：對會議征詢意見，擬就工作工作組；與會人員對會議不滿。總結稿 ；向領導報告會議結論；高效率會議的決定因素：會議要開總結定稿；印發；歸檔；組織全體的短；安排較多的活動使會議獲最工作人員進行總結4方法：座談會 大價值；特別注意選擇地點；對與表彰會 書面總結 會人員名單要精益求精；請公關公※中型以上的會議結束后，大會秘司籌辦時應多看多問；對某會議承書處要組織全體工作人員進行總辦公司的工作感到滿意時可考慮結，如有的領導有具體要求，就需長期合作；討價還價。

要在開號總結會的基礎上寫出書涉外接待原則：不卑不亢、依法辦面的會務工作總結，并交有關領導事、內外有別、尊重個人、女士優審閱后作為大會的文件材料連同先、入鄉隨俗。禮賓次序:1國家地會議記錄會議簡報會議文件等一區名稱的拉丁字母2具體身份職并作為完整的卷宗歸入檔案，對于務高低3抵達時間4告知東道主自重要的會議秘書可以在會議結束己決定到訪的具體時間5不排列 前印發一份問卷或會議組織評估禮賓次序確定步驟1確定禮賓次表，以對會議的成效進行打分，所序方案2提前通知有關各方3按禮涉及的方面包括明確的會議目的賓次序排列座次、名次、出場次序 完成任務會場以及時間的安排等涉外迎送儀式要求：1發出邀請2內容要求會議工作總結要依據崗準備工作：清楚來訪者的基本情位責任制和工作任務的內容逐條況；外賓飲食愛好宗教禁忌等；擬檢查；切實回顧和檢查會議工作中定訪問日程；安排食宿3善始善終 好的方面和存在的問題；有理有著裝要求：穿正裝

據，實事求是；會議的總結贏一分安排涉外迎送工作程序

1確定為二，激勵為主。迎候人員2準備迎賓的物品3見面會議評估工作內容：1構成有效會講究禮節4送行前的拜訪5安排送

涉外宴請的原則：宴請環境要雅致缺：難以控制任務和信息的質量,安靜，點菜注意個人飲食習慣或因難于管制網絡以及信息的安全保宗教信仰而來的忌諱，菜肴要有地密5兼職工作:優:兼職人員可控制方特色，參加宴請的人要講究個人

自己的工作時間和多份工作,充分

衛生、衣裝干凈得體、女士要化妝、發揮自己的專長.缺:控制和監督員不穿白天的工作裝

工較難,難以控制工作量及報酬6選擇禮品的注意事項: 1與受禮者定期合同制.優:能靈活聘到優秀人的關系2明確送禮的原因3了解受員,這些人工作有動力,效率高.缺:禮者的特點4經濟方面的限定 難以控制員工對企業的忠誠,缺乏辦公模式發生變化的原因:1辦公工作保障7交替工作:優:能激勵工場地的費用過高，企業都想方設法作人員.缺:交接不當，會出現工作壓縮辦公室的面積，讓最小的面積混亂8臨時辦公桌.優:節省資金也創造最高的利益2城市中日益嚴節省員工的時間.缺:員工缺乏歸屬重的交通擁擠問題和上班的高峰感,不能得到充足的信息,降低工作時段的困難，使人們在工作模式上效率,也難于被管理。

重新安排3高科技的發展，尤其是選擇辦公模式的工作程序1深入通信技術的改變，使人們的聯絡更調查現有辦公模式所面臨的問題加方便，不在辦公場所也能相互溝2根據調查結果確定相應的新型通4企業自身的發展更加需求靈辦公模式3根據新的模式要求制活地聘用人力資源，如一些短期項定管理監督的標準和責權利相結目就不需聘用長期的正式員工5合的分配制度4先在部分部門實企業間競爭的加劇，使得企業不斷行取得經驗,逐步推廣新模式 5不壓縮工資費、管理費、旅差費等人斷根據本企業特點完善新模式,評工成本6一些企業的組織結構進估啟用新模式的得失

行了改變，需要用人制度相應改變辦公室布局：開放,封閉式 作用:7在寬松的社會環境中，人們希望形成有效率的工作流程；有利于員最大限度地發揮自己的才干，多做工工作分配；有利于工作順利完成 工作，也需要不同企業實施多種模設計辦公室的工作程序1分析不式的工作方式

同部門業務特點對于辦公條件的不同辦公模式的特點

要求:面積、空間大小,人員流通的1在家辦公:優:節省辦公室空間和頻率,聲音對辦公效率的影響,需要資金,節省花費的時間,更靈活的管設備及家具量的多少2設計平面理自己的時間,減少交通的擁擠,污圖:指定專人或委托他人設計平面染和費用.缺:需計算機和電話以保圖,并證詢各使用部門的意見,根據

持聯系,有的缺乏適宜的辦公環境,制作BY：?常逍遙?

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意見修改設計,完善辦公室的功能面形式確定的緊急情況處理程序,3選擇辦公家具、設施和裝飾:當辦其中詳細地記錄出現火災、人員受公室空間已經分配和分開時,辦公傷、突發疾病或發生炸彈威脅等恐區必須布置家居、安裝設備和進行怖活動時具體處理程序2用上述裝飾4注意采光、溫度和通風 緊急情況處理程序培訓所有工作改進辦公室日常事務工作程序: 人員,如健康、安全培訓、急救培定義→評價→分析→改進→實施: 訓、保安人員的特殊培訓3張貼顯1定義一個需要加以分析和改進示有關的緊急程序,在可利用的地的流程2評價確定衡量流程的關方顯示相應得布告,讓所有人員了鍵指標并對該流程進行評價3分解有情況發生該如何疏散和急救析尋找所存在問題和差距的原因員的姓名4實行緊急情況模擬演4改進根據以上分析提出可行的練,如定期進行消防演習或疏散演改進方案5實施改進方案 6建議習來測試編寫的程序是否合適,并使用改進日常辦公事務工作流程

指導員工的應對行動5明確各級注意項：1工作流程應不受組織性管理人員在緊急情況下所負的任質或功能性結構的束縛，工作在其務和職責,一旦有情況,由他們擔當進行之處就地完成不擴展至整個處理6保證配備相關的設備和資組織2流程應由職權明確的專人源以隨時處理緊急情況,如有報警來負責3流程要與其他流程以及裝置、滅火器、急救包等7保證定客戶需求適當結合4各項流程既期檢查和更新設備，如滅火器、急相互獨立又在整體上嚴密不漏避救包、報警裝置的定期檢查和維護 免了重復工作及不必要的協調工突發事件的應對措施：1準備清楚作5流程本身要有不斷改善的空的書面緊急情況處理程序2用這間和彈性6復檢次數越少越理想 些緊急情況處理程序培訓所有人處理突發事件的原則.1快速反應，員3在可利用的地方清楚地顯示控制事態發展2以人為本，保護公有關緊急程序4實行緊急情況模眾利益3公開透明，真誠面對公眾擬演練來測試編寫的程序5明確4重塑形象，置之死地而后生 員工在緊急情況下的職責6保證突發事件的報告和記錄的必要性工作場所受過緊急情況處理培訓及其兩表內容

必要性：1作為事的人員7保證配備相關的設備和故處理的一依據2作為安全教育資源以隨時處理情況8保證定期的案例資料3便于應對各種賠償檢查和更新設備

處理突發案件 內容《事故情況記錄表》:事件的工作流程：及早發現馬上報事故日期;事故地點;事故涉及的告并保護好現場；查找問題的原人員;事故的證人;事故過程的概因；成立臨時指揮中心；控制源頭述;填寫事故記錄薄的人員簽名.釜底抽薪；召開新聞發布會。《工作情況報告表》:完成表格人※安全檢查 內容1.對可預見的自員的姓名、身份;事故涉及人員的然災害作好科學預測分析及時及姓名、出生日期、住址、職務;發早預報 2.對可能發生的人為事故生事故的日期、地點;事故的細節要多渠道深入了解有關信息，掌握及對事故的看法;進行的急救行動動向 3.對以前發生的事件進行總和醫療處理的情況,包括由誰進行;結，制定防范措施。4.對預測的突必要時還要記錄事故證人的姓名發事件制定應急方案 5.將應急方和職務;填寫表格的人員簽名和日案或應急程序公示于醒目位置 6.期 進行對突發事件的培訓和演練，掌突發事件的預防應對措施1以書握必要的知識與技能7.配備相關

設備和資源8.定期檢查維護更新法則,先做重而急的任務,再做重而設備和資源，使之處于良好備用狀不急的任務,后做急而不重的工作,態。

安排好工作的優先次序3按照工督查工作的內容:1上級領導和本作的輕重緩急和邏輯順序用數字單位上司批示進行督查的事項2編號標記出任務完成時間的前后上級直屬單位的重要工作部署與順序,對需要花時間的工作留出充重要會議精神的貫徹落實情況3足的時間量4列出完成每一項任本單位的中心工作、重要會議及文務所需的資源和相關信息,包括人件決定事項的貫徹落實情況4新力、物力、財力等5明確完成每一聞媒體和重要客戶對本單位的批項任務的各個階段指標和估算的評、建議的答復與處理情況5人大時間要求6指明每一項任務的負代表、政協委員以及職代會、股東責部門或承擔人以及負責人7從會的議案、提案和建議的辦理情況最終完成的時間期限向前推算各6下級單位請示事項的答復與辦階段工作應在何時完成,確定后,逐理情況，以及基層請求上級機關幫項將其填入計劃表中8明確工作助解決問題的辦理情況7秘書在進展的情況和出現的問題向誰報日常工作中發現和了解到的、提議告,何時報告,確保計劃的順利實施列入專項督查，并經上司批準的重9明確工作進展的情況的質量如要事項.特點:復雜性，原則性，時何監督和管理

限性和權威性

計劃內容與要求1每一項任務的原則:實事求是，主動性，分層次具體目標2每一項任務的數量要

落實，時效性，督查與幫辦結合。求和質量要求3每一項任務所需方法:書面,電話,專項,會議,調研.程的資源4每一項任務所分配的負序:交辦,立項,登記,辦結回告,審核,責部門或承擔人以及負責人5在立卷,歸檔.注意事項:查辦、催辦技計劃的文件中還寫明如何監督工巧:1與信息工作相結合2與調查作進展和質量

研究相結合3堅持歸口辦理,分級制定計劃與實施計劃注意問題：負責4堅持結報反饋制度.督查工實事求是,善于授權明確分工定期作注意事項:實事求是、授權督查、檢查所需資源是否滿足,及時與同

辦實事、謙虛謹慎

事溝通進展問題,在實施計劃中應※辦公室工作計劃: 作用 1指明監控發現問題及時應變

辦公室工作所起的作用及所處的制定工作計劃的程序:估量機會,地位2.指明組織為實現自己的目確定目標,確定計劃工作的前提條標而確定的主攻位置，所擁有的件,擬定可行方案評價備選方案,選人、物、財力部署的根據3.指明組擇方案,擬定分計劃,編制預算 織的活動方針和范圍保證行動目注意事項:所有的子計劃、部門計標一致4指明事務順序先后安排5劃、派生計劃必須與組織的總目標是一種主要控制手段和數量化財一致,有助于組織總目標實現;短期政計劃

計劃要與長期計劃相結合,短期要制定工作計劃的方法1根據組織有助于長期

確定的工作目標和期限要求,一項確定承辦期限的工作程序: 1調查項列出本團隊要完成的所有任務.本單位或組織在行政管理工作方可以使用專門制作好的人物表格,面有哪些行為需要做出時限規定將要做的工作內容列出,也可以將2時間期限適宜標準3確定統一任工作任務逐項寫下2區別重要的務不同的承辦周期4確定統一緊

任務和緊急的任務,通常按ABCD

制作BY：?常逍遙?

好累~！

急情況下不同承辦周期

辦公室工作評估：意義：提高了管理工作的效率;明確了組織機構的建制;促進了員工承擔責任;有助于進行控制和監督工作 要求：組織或團隊的目標具有多樣性但不可過多；各部門之間相互支持.辦公室工作評估工作程序: 1對辦公室工作進行目標管理:建立一套完慮與原有設備的匹配關系；事先安簽字提交出納部門，由出納部門把事項+尾語）+落款+成文日期 通報:標題+主送機關+正文[發文緣由+通報事項+分析+（決定）+期

類型:表彰 批評 傳達通報 決定:標題+主送機關+正文（發文緣由+決定事項+要求）+（+附件）落款+成文日期

請批批答函:標題+主送機關+正文排好要購置的設備所放置的位置，先前領取的現金數額和支出情況要安全可靠且有利于工作流程的進行；慎重選擇供應商，對不同的供應商要在各個方面進行認真的比較；預算方案的編制要注意征求

進行結算。如果是先由申請人墊付方可返還現金。

信息開發:主要形式：一次信息開的，在提交票據和“報銷憑單”后，號召要求]（+附件）+落款+成文日各方面的意見，方案應切實可行。】 發:剪報,信息資料冊,二次:索引,目調配辦公資源的工作程序: 1了解錄,編制文摘,三次:簡訊,調查報告,本單位所有辦公資源的基本情況，檔案參考材料 工作程序:1確定主整的目標體系;確定目標;組織實包括名稱、放置的地點、功能情況施;檢查評估2對辦公室工作進行等2對單位所有辦公資源進行分量化管理3對辦公室工作進行評類，對不同資源進行分類管理3估:數量目標和質量目標評估 對辦公資源建檔，記錄應用情況獲得辦公用品及設備使用權的方(設備的購買信息,保修信息,維護式及其優缺點: 合同,操作指南,基本信息, 所有設1購買:優點:設備歸購買者所有.使備情況列表,日志記錄和故障登用方便.缺點:一次付款費用較高.記)4定期進行數據分析

過了保修期后需額外支出維修及注意事項：必須對單位所有的辦公護理費用.設備還可能很快過時 資源進行建檔,能迅速找到需要的2租用:優:最初投入費用低,并可以資源;要注意及時更新記錄能真實由不斷獲得的利潤進行補償.一般的反映目前的實際使用狀況;注意租用協議都包括維護和修理的費按規定清退辦公用品;辦公用品的用.便于更新換代.缺:租期較長時領用更換要依照相關規定執行,特支出費用較多甚至超過購買的費殊情況要有書面報告；公司員工的用.提前終止合同違約金將會很高 流動影響著辦公資源的調配與利政府采購的主要方式： 用,應隨時掌握員工的變化信息

公開招標、邀請招標、競爭性談判、正確選擇辦公設備和易耗品供應詢價、單一來源等 商考慮的因素:價格和費用 質量和辦公室用品與設備采購的工作程交貨 服務和位置 安全和可靠性 序：1提出購買申請2審批、落實※申請費用以及報銷結算的步驟經費3招標、選擇供應商4簽訂供是:1申請人提交費用申請報告或貨合同5貨物入庫6支付貨款 填寫費用申請表，詳細說明需要經采購預算方案制定的原則：真實性費的人員、時間、用途、金額等情原則、重點性原則、目標相關原則、況，并親自簽字。2該報告或該表經濟合理性原則。必須經過組織確定的授權人審核編制采購預算的工作程序：1確定同意，并簽字批準。3一種情況是預算的核算基數2進行市場調研3將獲得批準的費用申請報告或費確定采購產品的種類及型號價格用申請表提交財務部門，領取支票4編寫預算方案（：進行科學的可或現金借款；一種情況是先由申請行性論證 提出效益目標、技術標人墊付，完成商務工作。4在進行準、動用的公共資源、支出標準和商務工作中,無論是使用支票,還是測算依據）5征求意見、完善方案。使用現金,都要向對方索取相應的【注意事項：編制預算方案要實事發票,其內容中填寫的時間、項目、求是；根據單位實際工作需要選配費用等應與使用者實際用途相符。合適的產品；要購置的用品或設備5商務工作結束，申請人應將發票必須是當前或與其所必需的并考附在“出差報銷單”后面，并親自

題2分析信息材料3選擇信息開發（發文緣由+函事項+尾語）+落款方法4選擇開發信息的形式5形成+成文日期

信息產品

計劃:標題+正文（前言+主體+結信息開發的要求:注重調查研究,尾）+尾部

通過各種渠道全面及時獲取信息,總結:標題+正文（前言+主體+結充分利用信息網絡開發系統,運用尾）+尾部

信息開發技巧,加強對信息的加注意事項:1樹立正確的指導思想2工、綜合分析、提煉和概括,開發堅持實事求是3總結出規律性的出有特色、利用價值大、可信度高東西4分清主次、突出重點5語言的信息.簡明、準確

信息編寫的類型:動態 建議 經驗 述職報告:標題+稱謂+正文（開頭+

問題 預測型

主體+結尾）+落款+成文日期

注

信息利用:特點:周期性 經常性 意：事實求是;突出特點;語言簡潔 廣泛性 實效性

講話稿:開頭+主體+結尾

要求:1遵守信息法規2維護信息特點:1.內容針對性強2.語言評議安全3最大限度地滿足信息需求通俗3.交流具有互動性

4注意對日常信息的積累 市場調查報告:標題+前言+正文工作程序:1熟悉信息的內容2確(情況部分+預測部分+建議部分)+定利用需求確定服務途徑(信息檢尾部

特點：1.針對性2.真實性索服務,信息加工服務,定題查詢服3.典型性4.時效性

務 信息咨詢服務,網絡信息服招標書:標題+正文（前言+主體+務)3獲取信息4提供信息 結尾）+尾部

特點:明確性、信息利用的意義：有利與實現信息競爭性、具體性、規范性 的價值，促進管理水平提高；有利投標書:標題+正文（送達單位+引于信息的增值和信息資源共享；有言+主體+ 結尾）+尾部

注意事利于提高決策的成功率。

項:1.明確招標要求2.實事求是,不

信息反饋:形式:正反 縱向橫向 可弄虛作假3.語言簡潔,語氣謙和.前后.要求:要準確真實,盡量縮短文書審核: 要求:1審核中發現的信息反饋時間,要廣泛全面,多信問題必須逐一糾正2一般性問題源、多通道反映

可以直接修改3需做較大的改動、工作程序：1明確目標2選擇信息可附上具體修改日期，退回擬稿人反饋的方法（系列型反饋,廣角型或承辦部門共同協商

工作-,連續型-）3獲取反饋信息4加工

程序:1明確審核范圍2確定是否分析-5傳遞-6利用-需要行文3審核文書的內容4檢查 文字內容5檢查文件體式6檢查文文書擬寫

書在處理程序上是否妥善完備

通告:標題+正文（發文緣由+通告

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好累~！

文書擬辦:要求:1熟悉有關政策和求:真實性 完整性 可讀性。

出行，可能還有其他人員）注意：規定2熟悉本單位各部門的負責電子檔案管理的工作程序:1.電子做好出行前的準備，擬定出訪方案:范圍及業務情況3熟悉辦文程序檔案的收集積累2-歸檔3-保管4-包括意圖和目的，出訪時間、地點和有關規定4擬辦意見要符合政利用：（電子閱覽室閱覽,復制,出借,和路線，費用情況和簡單要求等。策規定和實際情況5擬辦意見力在線利用）

準備好后要想上司匯報。召開全體求準確、及時、簡潔.注意事項:1可采用雙套制歸檔2出訪人員預備會，給上司提醒。工作程序:1.明確擬辦范圍2.閱讀歸檔時要進行技術鑒定3維護電有關溝通：可能員工家屬來鬧事 文書內容3.提出擬辦意見 子檔案信息的安全 注意：秘書有無做到換位思考；耐文書承辦:要求:1認真領會擬辦、關于錄像答題技巧：

心傾聽；秘書有無做到日常接待，批辦意見2文書的承辦要區分輕一般：（1）看秘書的著裝，看是否如倒水等；如果對方著急，秘書不重緩急3來文內容涉及以前的收著職業裝（2）辦公桌是否整潔、可以急，應該有耐心；秘書在接待文,要杳找或調閱有關文件作為承信函要分類放置（3）在打電話時，過程中要注意保密工作；與對方說辦復文的參考4對于已經承辦和注意：①電話要在鈴響三聲內接電話時，不能出現有“讓我告訴處理完畢的文書，應及時清理,并話②要用禮貌用語，如您好等③上你??的電話和地址”，即在未經將有關情況及時說明5要將辦理班時間不得占用電話聊天（4）保領導的授權下，不能說出領導的電完畢的文書與待辦的文書分別保密：①不能對好朋友泄密②不能為話和地址。對方提出一些要求，秘存.工作程序:1.了解文書內容了炫耀，泄密③不能因為老板吵書要向上級請示；若上級正在開會2.研究批辦意見3.進行具體辦理

你，賭氣泄密

或接待他人，秘書不能直接進去向文書催辦：要求：1催辦中發現問關于商務活動中的簽字儀式：迎客:領導說，而應寫成便條形式，把領題要及時匯報2填寫催辦記錄單 秘書在大門口迎接，領導在會議室導叫出來匯報。領導在未吱聲的情工作程序:1確定催辦的范圍2確等待迎接；客人應坐在右邊；簽字

況下，秘書不應該說出該如何如何定催辦方法(電話,發函,登門,約請廳應整潔干凈；簽字桌應為長桌，決定。承辦部門來人匯報)3進行催辦 注桌布應為綠色；實現應準備好簽字

意:對領導特別關注的、緊急文書用具：如合同文本、簽字筆、吸墨（帶※的為補充內容，課本進行重點催辦 器等；桌上要擺放雙方國旗；入座中沒有）

檔案利用:要求:1依法開展利用工座位，助簽人應在主簽人的后面；作2主動、及時開展利用工作3其他隨從人員的位置要注意；合同不斷完善檔案服務方式和手段4第一次交換由助簽人完成，第二次掌握本單位近期的重點工作、重大交換由簽字人完成；到最后要照相活動，據此開展檔案利用

留念，注意站的位置；共飲香檳酒工作程序:1熟悉庫藏2分析利用互相慶祝；最后談話要注意：不談需求3選擇利用方式：（閱覽室提政治、宗教；不問婚否；身子預言：供利用 檔案外借 制發檔案復制注意OK在不同國家的意思不同。本 制發檔案證明 提供咨詢服務 關于宴請:注意：場地的選擇；點印發目錄 檔案展覽）4獲取檔案5菜時要注意對方有無忌口；迎客的提供檔案 方式；入座的順序;關于在宴請的檔案參考材料:編寫程序:1確定檔過程中出現的一些聊天注意事項；案參考資料的種類（大事記 組織可能涉及到招標書的準備工作和沿革 統計數字匯集 會議簡介 科投標，注意其日期；秘書要為上司技成果簡介 企業年鑒 企業史志）準備好信息資料；電話保密工作；2收集檔案材料3進行編寫 會議通知包括哪些內容；管理上司電子檔案:特點:1非人工可識讀性日志時，若上司日志發生變化，則2對電子技術和設備的依賴性3信應當先調整上司日志，再調整自己息的可變性4信息與載體的可分的日志，然后提醒上司日志已變離性5信息的可供性6多種信息載化，最后通知對方，并致歉.體的集成性

電子檔案管理的要有關商務旅行：（秘書與領導一起

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第五篇：涉外秘書復習重點

秘書學復習重點

題型大致為：名詞釋義、簡答、案例分析。

一、涉外秘書的修養:

1.心境：心境是一種微弱而持久的情緒狀態，它是情感內擴散的結果，是某段時間內人的心情。心境雖然較為微弱平靜，但具有很強的感染作用，直接影響著秘書的行為。涉外秘書在積極的心境下，會精神振作，富有生氣，積極主動地展開工作；在消極的心境下，則會憂郁悲觀，嚴重抑制能力的發揮。

2.激情：激情是一種突然爆發的短暫而強烈的情緒狀態，如狂喜、暴怒、痛苦、絕望、恐怖等。激情具有十分明顯的外部行為特征，往往是由于客觀實際與人的需要之間發生突然而劇烈的矛盾所產生的。

3.應激：應激是在出乎意料的緊張情況下所產生的情緒狀態。處在應激狀態可以改變有機體的激活水平，使心率、血壓、腺體分泌、呼吸系統等發生顯著改變，引起高度的應激化。

二、情商（可能案例分析用的上）

情商通常可具體劃分為四個方面的能力，即：

1.情緒的支持、評估和表達能力

2.思維過程中的情緒促進和引導能力

3.理解和分析情緒，并從中獲得情緒知識的能力

4.對情緒進行成熟調節的能力

情商是衡量一個人控制自己情緒能力的一個商數，是一個人對情緒的自我認識、自我控制、自我鞭策以及對他人情緒的認識和反應能力。

對于秘書工作這而言，較高的情商修養十分必要。因為在秘書的職業活動和人生實踐中，遇到的困難、壓力、曲折和挫折會更多，這不僅需要較高的智商水平，更需要良好的情商的推動力和溶解力，以控制有害情緒的侵擾，調諧人際關系，提高對社會生活和職業環境的適應能力，促進身心的健康發展，更好地實現自己的職能。

三、涉外秘書進行氣質修養的途徑

1.自我控制。人都有其主觀能動性，都有不同程度的自我意識和自控能力。涉外秘書要清楚意識到自己氣質的優勢和缺陷，按照社會性要求對自己的生物性有目的的調節和改造，努力使自己的氣質符合涉外秘書活動的需要。

2.職業影響。涉外秘書的氣質主要是由后天的社會生活養成的，什么樣的環境，往往會養成什么樣的氣質。因此，涉外秘書要積極投身到豐富生動的職業生活中去，在不斷的實踐中錘煉和塑造自己的氣質。

3.行為相反。針對自己氣質中的弱項，有意識地尋找與之相反的工作，有目的的改造自己的氣質。如膽汁質的涉外秘書，其弱點就是暴躁魯莽，那就可以多找一些謄寫文稿、立卷編目、練習書法等平凡細致的工作去做。黏液質的涉外秘書需要克服其反應遲緩的弱點，應該多做

些實地調查、對外聯絡、出差旅行等需要動作敏捷的工作。這種行為相反的方法，如果能持之以恒地加以運用，會收到十分明顯的效果。

四、秘書的職業性格

涉外秘書的社會地位、工作性質和職業特點，決定了他們有與其他職業不同的性格特點。這些特征主要包括以下幾個方面：

1.意志堅強

2.誠實謙虛

3.靈活應變

4.幽默

5.寬容、合作

五、在影響涉外秘書心理健康的諸多因素中，以下幾種應予以特別指出：（涉外秘書在心理上需要面對的現實或情商修養的重要性）

1.負擔過重

2.輿論壓力

3.關系復雜六、一個心理健康的涉外秘書應該具有以下主要標志——這也是對秘書心理健康提出的基本要求：

1.要有正確的自我意識

2.要有良好的智力和適應力

3.要有開朗的心境

4.要有統一的人格

5.要有和諧的人際關系

七、心理障礙

心理障礙是影響個體正常行為和活動效能的心理因素和心理狀態。在涉外秘書活動中，有以下常見的心理障礙，應該及時察覺和調節：

1.嫉妒

2.焦慮：焦慮是個體對環境即將出現的變故或需要作出的努力，在主觀上引起緊張和一種不愉快的期待情緒，包括自尊心的的損傷，自信心的喪失，失敗感，愧疚感，以及相互交織的不安、憂慮、甚至恐慌的情緒狀態。

3.急躁：急躁是神經系統的一種興奮和沖動狀態，也是涉外秘書常見的心理障礙之一，尤其容易發生在青年秘書身上。如有的青年秘書辦事，一陣興頭上來就馬上動手，既無準備，也無計劃。這種急躁情緒既有害于秘書職業性格的塑造，也不利于做好秘書工作。涉外秘書客服急躁情緒的主要方法是遇事冷靜。

4.厭煩：厭煩是心理疲勞的一種情緒表現。心理健康學認為，厭煩是腐蝕心靈的蛀蟲，一個

人如果長期地懨懨地無生氣，沒完沒了地感到精神疲倦，興味索然，精疲力竭，最終會導致生命活力的喪失，嚴重者甚至會產生輕生等極端行為。涉外秘書若為厭煩所困，就會缺乏工作熱情，注意力分散，工作效率降低。

5.自傲和自卑：二者在形式上是完全相反的心理狀態，但在實質上，則都是由于不能正確認識和對待自己而造成的心理失調。前者是因把自己看的過高，形成了自傲心理；后者則是銀把自己看的過低，形成了自卑心理。

八、秘書的職業特點

1.他是領導的助手和參謀，處于領導近身，頻繁接觸領導者，能給予領導者以不同程度的影響；2.經授權能代表領導者形式一定權力，能在某種程度上成為領導者權力和一直的延伸和體現；3.工作涉及面廣，接觸秘密事宜的數量大、層次高；4.秘書還是培養和造就領導者的一個重要來源，很多領導人有從事秘書工作的經歷；5.秘書工作綜合性強、事務性強、淺隱性強，不僅需要較高的工作能力，而且需要不計名利、忘我獻身和甘當綠葉的精神境界。

九、“幕德”

清代和近代的師爺是較為典型的秘書職業，他們也極為重視“幕德”。當時的幕德主要包括：1.盡心、盡言。2.正心、潔守。3.儉用。4.虛心。5.勤事。

十、涉外秘書的職業道德范疇（職業道德的規范）

1.忠誠

2.守信

3.勤奮

4.嚴謹

5.保密

6.廉潔

十一、涉外秘書的角色意識

1.角色意識：是指一個人在社會群體中對自己所處地位和由地位所規定的的社會責任的感知與認識，以及自己對周圍人的種種角色關系的理解與協調。角色意識具有主觀性，有著統御角色心理活動的特殊功能。具體包括：一是高度的責任意識，二是正確的服務意識，三是積極的參與意識，四是清醒的原則意識，五是強烈的公關意識。、2.角色：角色原是戲劇、電影創作中的一個專門用語，指演員在表演中依據劇本所扮演的某一特定的人物。角色是和一定的社會位置相聯系的行為模式，是在一定的社會關系中占有某一社會地位的人應有的行為表現。角色與社會地位不可分割，角色是地位的表現形式。角色是一種權利與義務的結合，角色的權利是從角色的義務中體現出來的。

3.角色行為:角色行為是指擔任某一社會角色的人根據社會或團體成員的期待，按照角色的特定要求所表現出來的實際行為。凡擔當某一角色而又沒有相應的角色行為或偏離了角色行為的，可以稱之為“角色失真”。

4.角色規范：角色規范是社會組織對其成員行為的規定，是成員在工作中應該達到的組織期望的行為模式。這是評價角色行為的標準，是一種特殊的團體規范，一個在一定社會關系中占有某一地位的人，其行為表現如何，一個重要的評價尺度就是角色規范。

十二、涉外秘書交往中應克服的心理障礙

1.不了解交往對象

2.害羞

3.孤僻

4.角色固著：

5.過慮：輕易的就將別人看成可疑的而加以提防，就會阻礙正常交往的發展。交往中的感情是雙方面的，一方對別人懷疑、隱藏，另一方也就很難敞開心扉、開誠布公。過慮的另一種表現就是唯求知交，而不愿廣泛結友。

6.封閉

十三、涉外秘書處理人際關系的方法

1.感情投資法，即指對交往對象要舍得投入真摯的感情，以贏得對方的感情，從而建立起良好的人際關系。

2.求同存異法，即對雙方存在的差異要客觀地分析，正確地加以對待。本著“求大同、存小異”的原則，不必過分強求對方與自己一致。

3.角色互換法。一方面設身處地地為交往對象著想，另一方面要以要求別人對待自己的方式去對待別人。

4.心理吸引法，即通過提高交往者的素質修養，使自己創造出一種心理“磁場”，使人們在接近到這種心理“磁場”時被其所吸引。

十四、秘書工作與公共關系

秘書與公關，在國外是兩個分別獨立的職業，各有其特定職責和作用。但在目前的我國，兩者卻又許多想通之處，能夠巧妙而自然地融合在一起：

1.從職能上看，溝通協調組織與各方面的關系，是公關部門的基本職責，也是秘書中介作用和協調功能的具體表現。從管理角度上看，兩者都是管理控制體系中的重要內容，只是秘書側重于協助領導進行內部行政管理，而公共關系則著眼于樹立組織的良好形象，搞好與外部公眾的關系。

2.從機構上看，目前我國大多數社會組織并未設公關部門，而是將公關活動交由秘書部門承擔。秘書部門為位于組織機構中上上下下、里里外外溝通的樞紐和橋梁，了解領導意圖，掌握大量的內外部信息，更便于做好這項工作。

3.從性質作用上看，秘書與公關部門都是領導在管理和經營活動中的助手與參謀，都是領導與內部公眾、外部公眾的夠榮聯系的橋梁中介，都有別于職能部門、業務部門而具有綜合輔助的特征。

4.從工作方式上，兩者都以信息為基礎，注重調查研究，提供決策依據，協助決策的貫徹實施。只是秘書側重于辦文、辦會、辦事的內部行政管理渠道，公共關系側重于大眾傳播和人際傳播罷了。

5.從人員素質要求上看，兩類從業人員亦有諸多相通相近之處。如：注重品德修養，尊重組織和公共利益；講究禮儀；都要有管理學、心理學、經濟學等知識基礎；都要具有較強的寫作能力和口語表達能力，具有調查研究、綜合分析、對外聯絡、組織會議和干練的辦事能力。