第一篇：單證管理制度

保險代理公司重要單證管理指引

為規范保險代理公司及其分支機構的單證管理，促進其健康發展，根據《保險代理機構管理規定》和保監會其他相關規定，特制定本指引。

一、重要單證指保險代理公司從保險公司領取的各類 保險單、批單、保費收據等單證，同時包括保險代理公司從其他部門領取的重要憑證，包括保險中介服務發票等；

二、保險代理公司應指定專人管理重要單證。

三、保險代理公司應以委托人為單位設立重要單證使 用情況登記表，記錄重要單證的領、用、存、銷及返還等情況，同時建立其他單證使用情況登記表。

四、單證管理工作實行過錯責任追究制，單證領用人對 單證使用情況負責，單證管理人負有監督的責任，并承擔連帶責任。

五、單證管理應做到日清月結，定期進行清理，并與委托人進行核對。

六、保險代理公司與委托人解除委托代理合同后，保險 代理公司應按照委托代理合同的規定，及時將重要單證交回，并與委托人辦理相關手續。

第二篇：進出口單證管理制度

進出口單證管理制度

一、總則

建立進出口單證管理制度，明確對各崗位人員審單、錄入和操作執行的控制要求，規范進出口業務操作，促使進出口業務的順利開展和有序進行，使報關業務更加有效，準確與符合法規要求

二、范圍

適用于本公司進出口業務操作所涉及的程序

三、報關業務管理

（一）出口業務

1、操作人員必須在貨物出運至少7天前編制出口報關單證

2、報關資料須經公司復核員校對，尤其在產品規格、數量、金額、港口等方面進行嚴格檢查，做到單單相符，單證相符，如有發現不符合條件的資料要求及時通知編制人員，并追蹤得到更新的報關文件

3、出口操作員在報關前至少2-3個工作日將全套報關資料交給代理報關行

4、代理報關行必須在指定的報關日向海關申報并遞交所需的報關材料

（二）進口業務

1、操作人員先取得進口貨物的正本單據

2、貨物到港后，操作人員必須將進口發票、裝箱單、提單、報關委托書及其他特殊單證寄往指定報關行，委托代理公司辦理進口清關手續。

3、貨到公司后，業務操作人員通知指定倉庫保管人員接貨，記錄，卸貨。如需報檢的應提前通知檢驗檢疫部門，檢驗合格后方可使用

四、單證存檔管理

（一）出口業務：

1、出口存檔單據：發票、箱單、合同、報關單、產地證、提單、水單等。

2、單據的保存包括電子版和紙質版，保管人員將電子版單據保存

到計算機中，定期做好數據備份。紙質版單據歸檔后放入統一 卷柜中保管，由專人按月和按年歸檔。

（二）進口業務

1、進口存檔單據:發票、箱單、合同、報關單、保險單、提單、產地證等進口相關單據。

2、進口單據以紙質形式存檔保管，按進口時間歸類存檔。

第三篇：進出口單證管理制度

進出口單證管理制度

1、目的

為進出口業務的正常發展，減少工作出錯率，根據《中華人民共和國海關法》、《中華人民共和國海關稽查條例》及有關規定，特制定《進出口單證管理制度》（以下簡稱制度），作為公司進出口單證復核的依據。

2、適用范圍

適用于本公司所有進出口單證

3、職責

1）公司審核處同事負責入區單證的初步審核； 2）公司客服部同事負責出區單證的初步審核； 3）公司關務部同事負責需要歸類單證的審核和制作； 4）公司預錄入人員負責報關單的預錄入及申報；

5）公司單證核對人員負責核對報關資料與報關單一致性的核對工作，確保單證一致。

4、工作規范

1）公司審單處同事對收到的資料進行初步的審核，并按照公司的編號規則對其進行編號、分類，根據不同用途分發各部門同事，按照編號將簡略信息錄入公司系統。

1.1 審單方式

1.1.1 自檢：有關人員對自己所制單證的質量進行審核； 1.1.2 復檢：前臺收單員從制單員處接到報關資料后，按

照單證審核中規定的方法和步驟進行審核； a、若復檢合格或修改合格后，前臺收單員或客戶部同事將資料交錄入員進行預錄，制單審核結束；

b、若復檢結果不合格，做出標識，交回制單員更改，或向制單員說明情況后自行修改，修改準確后交由報關部門。1

1.1.3 完工審單

2）預錄入同事根據客戶提供的報關資料進行預錄入； 3）核對同事核對紙質報關資料與預錄入信息，確保單證相符； 4）預錄入人員發送報關數據；

5）公司錄入人員根據單證編號將報關信息錄入公司系統；

6）公司錄入人員將單證整理，入區按入倉編號，出區按日期整理歸檔。

第四篇：單證議付管理制度

單證議付管理制度

1、目的

單證議付是出口業務中到關重要的環節，直接影響到收匯的及時與否。為了規范出口業務單證議付工作，特制定本制度。

2、范圍

適用于本企業出品單證議付操作。

3、內容

3.1 信用證及客戶議付要求資料的分析與傳遞； 3.2 合同的管理與傳遞； 3.3 議付單證的審核； 3.4 議付單證的交付及管理； 3.5 議付單證的留存；

4、操作制度

4.1 要求貿易部門在出貨前一個月提供合同、信用證（如是其他付款方式，則提供客戶要求和銀行資料）及生產部門的生產任務書；

4.2 客戶開立信用證，收到銀行到證通知后，單證議付操作員必須到通知行取證，并作好到證登記；

4.3 單證員及時根據合同、形式發票對信用證進行核對分析，列出不符合項及軟條款項目，反饋給國際貿易部門和生產部門；

4.4 生產部門與商務部門根據信用證或合同中規定的出貨條件，確認是否對出貨前一系列工作計劃的安排作適當調整；

4.5 單證員必須在貨物出運前5天，根據信用證或合同條款審核出口單證，并作好單證審核記錄，同時根據信用證規定，做好其他單證的準備工作； 4.6 貨物出運后，單證員應督促單證操作員取得海運單據及各類議付單證； 4.7 單證備齊后，單證員應重新進行審核，嚴格根據“單單一致，單證一致”的要求；

4.8 在信用證規定的交單和有效期限內，單證員應及時將規定提交的單證交到議付行進行議付，并請銀行在議付登記本上作好相應的單證交接手續。若議付行對單據有異議時，單證員必須耐心解釋或及時更正，需擔保時，匯報主管出具擔保書； 4.9 在D/P或D/A結匯方式下，單證員一定要收到財務部的貨款到帳通知后，再將正本單據寄國外客戶或業務員；

4.10 在T/T結匯方式下，單證員一定要收到財務部的貨款到帳通知后，再將正本單據寄國外客戶或業務員；

4.11 在任何一種結匯方式下，若客戶有扣款或減價要求時，必須取得銷售副總以上的批準方可放單；

4.12 議付單據送銀行的同時，根據報關單內容制制出口專用發票。銀行審核單證無誤后，將單證寄往付款行。

4.13 單證員對單據要跟蹤查詢，直至收匯或單據安全到達對方的手中； 4.14 任何正本單據在交接過程中都要做好登記和簽收工作，在規定期限內，收到付款；

4.15 出貨后一個月內，要做好核銷單及退稅單退稅工作，退回的核銷單在收匯后及時到外管核銷。

5、本制度未盡事宜，在工作中不斷補充完善。

第五篇：單證備案管理制度

單證備案管理制度

出口企業自營或委托出口屬于退（免）增值稅或消費稅的貨物，最遲應在申報出口貨物退（免）稅后15天內，將下列出口貨物單證在企業財務部門備案，以備稅務機關核查。出口貨物退（免）稅有關單證備案。

單證備案必備材料

（一）采購及外銷合同、包括簽定的補充合同等

（二）銀行收匯進賬水單

（三）提單（海運提單、航空運單、鐵路運單、公路提單）

（四）出口報關單

（五）收貨單或者場站收據或者放行通知書

（六）進項發票

（七）出口發票

出口單證備案要求

第一種方式：由出口企業按出口貨物退（免）稅申報順序，將備案單證對應裝訂成冊，統一編號，并填寫《出口貨物備案單證目錄》

第二種方式：由出口企業按出口貨物退（免）稅申報順序填寫《出口貨物備案單證目錄》，不必將備案單證對應裝訂成冊，但必須在《出口貨物備案單證目錄》“備案單證存放處”欄內注明備案單證存放地點，如企業內部單證管理部門、財務部門等。不得將備案單證交給企業業務員（或其他人員）個人保存，必須存放在企業。

單證備案由企業存放和保管，根據相關規定提供虛假的單證備案不得申請免稅，要直接征稅，而且不能抵扣進項稅額，企業不得擅自損毀備案單證，備案單證保存期5年。

《出口貨物備案單證目錄》

1所屬期（+批次）

2序號

3出口報關單號

4出口發票號

5備案日期

6備案單證存放處

7頁數

制表人：

辦稅員：財務負責人：