第一篇：收發通信

收發通信管理標準第二十一章

第一節 收發、通信的特點及要求

一、收發、通信工作的特點

收發工作是指在機關、單位收發室內接收、分揀收進送出的文件(包括機要文件)、信函、報刊等(統稱為信件)，一般稱為外收發；通信工作指上門送取信件。收發工作與通信工作是密切地聯系在一起的。它有兩個突出的特點：

1.總進出口

它是機關、單位文書、信件往來的總進出口，從外面進來的所有信件都要經過收發室轉送到本機關、單位的各部門，本機關、單位的所有信件，都要經過這里向外發出。

2.外、內收發的區別

外收發與內收發有所不同。外收發只擔負著收信、發信的任務，信件只是在這里經辦手續，工作人員只是根據信件的外部標志接收、發送信件，而一般不能拆閱、處理信件。而內收發則負責拆閱信件，并根據信件的內容去處理。

收發、通信工作是秘書工作的一個重要環節。收發通信工作做得好不好，直接影響著文件、信函處理的工作效率，甚至還會影響到整個機關、單位正常的工作秩序。

二、收發室的設立

一般說來，較大的機關或企事業單位都設有獨立的收發室，一些較小的基層行政機關或企事業單位，則在辦公室內設專職或兼職的文書人員進行收發工作。

1.收發室設立的地點

機關、單位的收發室，一般設在機關或單位的大門口或靠近大門口。但是，如果一個機關、單位院內或一座樓內有兩個或兩個以上的機關或單位，可以視不同情況而設立收發室。如只有兩個機關或單位，那么，即可設置一個聯合收發室，也可以在大門口各自設置收發室。若有兩個以上的機關或單位，則最好設置一個聯合收發室，統管這幾個機關或單位的收發工作，以便于外單位向本庭院內或樓內的幾個機關、單位投遞信件。

2.收發室內要配有收發員和通信員

收發員一般只是在收發室內負責接收、分揀、登記收進送出的信件，通信員則要走出去到外單位投遞或取回信件。收發室所配備的收發員和通信員的數量，應根據機關或單位的大小及收進送出的信件的多少、投遞信件路程的遠近等各種情況確定。比如，在高級領導機關中發送機密、絕密信件，要求雙人投遞，為此，通信員的人數就要相應地增加。

3.收發室配備的設備比較簡單

一般必備的設施有：辦公桌椅、帶分揀格的卷柜、一般卷柜、信報箱、登記簿冊、電話和電話號碼簿、各有關部門的電話號碼表等。此外，還可以根據投送信件數量的多少、投送距離的遠近，配備適當的交通工具。其中一般卷柜用來臨時存放收進發出的信件。帶分揀的卷柜用來按不同方向分揀信件。也可以在卷柜的上半部分設置分揀格以分揀信件，下半部分用來臨時存放收進發出的信件。信報箱的形式有兩種。一種是在收發室設置一個大型信報箱，分成若干小格，并按各個部門的順序統一編號。另一種是各部門在適當位置各設一個小型信報箱。信報箱的鑰匙一般由各部門指定的專人掌管。對于那些不需要登記簽收的一般信件和報刊，收發員可將其直接投入信報箱里，由各部門自取。登記簿冊是用來登記收進發出的信件的。這種登記簿的格式包括：日期、來件單位、封皮編號、數量、發往單位、簽收等項目。

4.兼有傳達任務的收發室應配備的設施 兼有傳達任務的收發室，還應配備有電話、電話號碼簿、有關部門的電話號碼表及會客登記簿等。有條件的單位可以備有傳呼設備。兼有門衛職能的收發室，還應備有報警器，要把匪警、火警電話，當地派出所及保衛部門、負責保衛工作的人員的電話號碼寫在明顯的位置，以備急用。兼有作息報時責任的收發室還要備有作息時間表、時鐘和電鈴。

對收發室的設施要加強管理，信報箱的鑰匙要由專人保管，登記簿冊要妥善保管。對電鈴、電話等通訊設備和電氣設備要經常進行檢查維修，以保證安全可靠。

三、收發室的職責

收發室的職責范圍，因不同機關或單位的不同情況和要求而確定。一般說來，收發室的主要職責有：

1.負責接收、分揀、登記并分發送達本機關或單位的文件、公私信函、普通電報以及其他郵件。

2.負責為本機關或單位的各部門或個人訂閱并分發報刊雜志。

3.負責接受并郵寄、投送本機關、單位發出的公文、公函、公用電報或其他公務信件。

有些規模較小的企、事業單位和基層行政機關，設立職能較多的綜合性收發室。除了上述三個職能外，還擔負起門衛、傳達、作息報時等職能，負責來客登記、找人、報時打鈴、傳呼電話等任務。

四、收發、通信工作基本原則和要求

收發、通信工作在整個機關、單位工作中起著傳送帶的作用，是文書、信件往來的吞吐口和咽喉，同時，它又是機關、單位的門面。因而，收發、通信人員應該具備秘書工作人員的素質，對自己承擔的工作有正確的認識，熱愛本職工作，忠于職守，工作要認真、細致，待人處事要有禮貌。收發、通信人員在工作中必須嚴格遵守以下基本原則和要求：

1.收發、通信員在接收、投遞信件時，必須嚴格地執行責任制度，仔細謹慎地檢查、清點信件，受的手續要清楚明白，防止出現漏洞。

2.收發、通信員必須及時、準確地完成信件的收發、投遞任務，不能延誤、遺忘、壓誤信件。3.收發、通信員在任何情況下都必須保證機要信件的機密安全，不許私自拆閱和透視經手轉遞的任何公私信件，更不能泄漏和遺失機密信件的內容。

4.通信員在執行任務時，不準喝酒，不準辦理私事，不能攜帶信件去公共場所，并要做到信件不離身。

5.收發人員不能擅離職守、棄門不管，要堅守崗位。

6.收發員對待外來人員要熱情、謙虛、誠懇，要助人為樂，不能無理拒收信件。

7.通信員在外出執行任務時，對人要有禮貌，不能與人爭吵，還應遵守交通規則。第二節 收發工作程序和方法

一、收信工作

收信工作是指接收從外面寄來或送來給本機關、單位的一切公私信件，包括文件、信函、普通電報、報刊以及其他郵件。這些信件大體上有三個來源：一是郵電局送來的公私信函、普通電報、報刊及其他郵件；二是外機關或單位通信員直接送來的信件；三是機要通信局送來的機要信件，收發員應該認真、細致、有條不紊地處理這些信件。為達到這個要求，必須制定出科學的收信工作程序和方法。

收信工作程序包括簽收、分揀、登記、轉交等環節。

1.簽收

收信工作中的環節之一，對于外面送來的信件進行清點驗收。為了使信件運轉迅速、準確、安全，必須在各個環節建立起嚴格的交接手續，以分清責任，并便于查考。簽收必須在信件送達的當時進行，并應有送件人在場。簽收時，應該注意查驗以下幾個方面內容：

(1)檢查收信單位的名稱是否與本機關或單位及有關人員的名稱相符，在確認來件投遞無誤后再簽收。

(2)檢查信件的封口和包裝是否完好、正常，有無破損、啟封或散包等現象。(3)檢查信件外附件是否夠數。

(4)檢查收件封皮編號與登記是否相符。(5)清查信件緩急的性質。

(6)查明收件登記件數與實有的件數是否相符。

經上述查驗無誤后，收發員便可以在收件人的投遞回執單上或登記簿上簽收蓋章，以示負責。簽收之后，再進行總登記，然后才分揀。接收報紙和刊物，應清點數量，對照報刊分發登記表上的總數量，查看是否夠數。

重要的公務文書，有的需要由收件人親收。一般說來，封皮上寫明“親收”字樣的信件，應該由收件人親自簽收，收發室不能代收；封皮上寫明“親啟”字樣的信件，收發室可以代替收件人簽收，但是必須交收件人親自啟封，不能夠交別人啟封。

簽收信件時，可以在對方的發信本上簽名或蓋章；或者在對方的回執單上簽名、蓋章；或為對方開具收據、收條。簽收信件時，要簽署全名，注明收到的時間，對特急件應注明幾時幾分收到，簽名時要用鋼筆或毛筆，要求字跡工整，易于辨認。對于機密性極高或內容特別重要的文件，除了要有收文者個人的簽名外，還應加蓋單位的公章，用以表示負責。

2.分揀

收發室每天分收到大量的信件，要對這些信件進行分揀，將信件按收件人或部門分開，以便轉交。分揀要在簽收之后及時進行，以免造成積壓誤事。可以將信件分揀成四種類型，即平信，報刊；自取件；急件；機密要件。要先將急件和機密要件揀出，進行登記后，隨時遞交給收件人或部門。對于一般信件和報刊，也要隨到隨揀，按部門或收件人將信件分別存放在固定的柜格里，通知收件人在每天的限定時間里自取或送件上門。

3.登記

信件在分揀之后，收發員要對重要的信件進行分戶登記，為收件人或收件部門簽收做好準備。登記的目的是為了便于交接簽收，使手續嚴密，便于統計及查找。登記的范圍，一般說來，收進的信件凡辦理了簽收手續都應進行登記，其中包括郵電局送來的公私掛號郵件、包裹單、匯款單；機要通信局送來的機要信件；專人送來的信件，有的雖未進行簽收，但也須登記。登記的方法，應該根據機關或單位的規模大小、收取信件數量的多少以及各部門的設置情況而定。規模較大的機關或單位，收進的信件數量多，下設部門也多，可以采用按信件主向分設“收入件登記簿”，即每個收件部門分別使用一本“收入件登記簿”，進行登記，這樣，收件部門簽收時也很方便。規模較小的機關或單位，收進的信件數量也不大，下設的部門相對也少，可以采用綜合性的“收入件登記簿”，即只用一本“收入件登記簿”，按收件部門的順序進行登記，一個部門的信件登記在一起，以便于轉交時簽收。

登記的項目應簡單，一般有：收到時間(急件應注明具體時、分)、登記人姓名、發件單位、收件單位、封皮編號、文件號、件數、附件、辦理情況、收件人簽名、備注等。收發室只是信件的收轉部門，因此，登記時按來件的外部標志登記即可，不需另行編號或加注其他標記。

登記時要逐項認真填寫，力求字跡清楚、工整、易于辨認。

4.轉交

轉交指信件在登記之后分別轉送給本機關或本單位的各個部門及有關人員，或者由各部門派人到收發室領取。收發室在接收信件的當天即應將信件轉交有關部門，以防積壓誤事。對于急件應該立即轉交，平件應分批轉交。

收發室對于一般平信及報刊，經計數、分揀后，投放信報箱中，由有關部門及個人自行取走。未設信報箱的，也可以采取分送或通知自取的方法，及時地將信件轉交給各部門及有關人員手中。對于私人掛號信、包裹單、匯款單等，可以隨同公務信件一起登記，轉交給收件人所在部門，也可以通知收信人到收發室簽收領取。

收發室向各部門轉交信件時，要求收件人進行清點，并在“收入件登記簿”上簽字，以防止出現差錯，明確責任，便于以后查對。

二、發信工作

發信工作是指通過收發室向外發送本機關或單位的公務信件。這些信件一般有三個去向：一是通過郵電局，主要是一般的掛號信和平信；二是機要通信局，主要是發往外埠的機要信件；三是派通信員直接送達，或由公交交換站交換的發往本埠的機要信件。

發信工作的基本環節是：檢查、分揀、登記、投送。

1.檢查

收發室在接收本機關或單位辦公室和各部門送來外發的信件時，要進行檢查、驗收。檢查的主要方面有：

(1)投送地點、收件人是否書寫清楚。(2)信件封口是否牢固，密件是否有密封。(3)信件的緩急和機密程度。(4)包裝是否牢固、結實，是否合乎要求，體積是否超標。(5)封皮編號與登記是否相符。

（6）信件登記件數與實有件數是否相符。通過上述檢查，對不清楚的地方應立即弄清楚，不合格的地方應立即糾正，在檢查妥善后，收發員應在送件簿上簽字，以示負責，然后再進行分揀。

2.分揀

分揀就是將向外發出的信件按投送方向分開，把每一個收件部門的信件歸在一起，為投送作好準備。具體的方法是：

(1)將發往本埠的信件按收件部門的投送路線排隊。

(2)將發往外埠的信件按郵電局、機要通信局等去向分開，將一般掛號信及平信歸送到郵電局一類，將機要信件歸送到機要通信局一類。

(3)當區分開幾個投送方向后，在每個投送方向里，要將同一個收件部門的信件放在一起。

3.登記

外發信件在分揀后，要進行登記。根據不同的要求，可以采用聯單式登記和簿式登記兩種方法進行登記。

通過郵電局、機要通信局外發的信件，可以采用統一印制的交寄三聯單進行登記，其中一聯在通信員簽收后由發文部門存查；一聯由機要通信局或郵局留存；一聯在郵電局或機要通信局簽收后由通信員帶回，交收發室存查。

由專人投送的信件，可采用簿式登記，即使用“發出件登記簿”進行登記。如果是由一個人投送，則應按投送路線上各個收件部門先后順序排隊，先到的登在前面，后到的登在后面，依次排列，并將同一個收件部門的信件放在一起登記，以免影響投遞速度。如果是由幾個人分送，則應按各個分送路線上的先后順序依次排隊登記，其要求也與前述相同。

4.投送

收發、通信部門將本機關或單位外發的公務信件投送到收件單位或個人。投送的方式一般有四種：普通郵寄、專人投送、機要通信和組織公文交換站。以下分別對這四種方式進行說明：(1)普通郵寄

普通郵寄即通過郵局，按普通郵件進行寄發。它可以根據輕重緩急等不同情況，以平信、掛號、特掛、航空四種類別寄發。比較重要的信件為防止丟失，可以寄掛號信；郵寄實物或票證時可以用特掛；郵寄急件時可用航空信。通過郵局寄發的信件，必須是不涉及國家機密的普通文書和資料。凡是涉及國家機密的文件，都不能通過普通郵寄的方式寄送。

通過郵局寄發信件，必須向郵局支付郵資。為避免不必要的工作，許多大機關或大型企事業單位，信件數量多，且郵寄面廣，可以采取郵資總付的辦法，由郵局按大宗郵件統一結算。較小的企事業單位基層機關，由于發信量少，郵局一般不辦理郵資總付業務，但也可以個別辦理，并須索要收據，以備以后查詢。

(2)專人投送

專人投送一般說來，只有發往本埠各機關或單位的信件須由通信員專程直接投送。但在必要時，發往外埠的重要、緊急的公文，也派通信員直接送達。有時，對于重要、緊急的信件也請下級機關或單位派人來取回。

通信員在投送信件時應該注意以下事項：

①應嚴格履行交接時簽收手續。要檢查信件是否應投送到這個機關或單位。還應注意收件人是不是這個機關或單位規定的收件人，如果是別人代收，還應弄清代收人是否屬于該機關或單位，是什么部門，做什么工作。

②要事先將自己投送的信件按照路線的先后到達順序排列好，先到達的機關或單位的信件放在前面，后到達的放在后面。若不事先安排好次序，當到一個機關或單位時，才臨時翻找該機關或單位的信件，這樣，不僅浪費時間，而且會翻亂所有的信件，容易造成遺漏或錯投的現象。

③通信員在完成投送任務后，應該向派遣人員交代投送的情況及投送的憑證。

對于下級機關或單位派來領取信件的人員，應仔細地查驗他的證件，確定他是否是下級機關或單位派來的，然后再將信件交給來人清點簽收后取走。

(3)機要通信傳遞

通過機要通信傳遞機密文書，必須經有關部門的批準，才能辦理具體傳遞手續。寄發機密信件的要求有： ①封皮要加蓋機密等級印章。

②使用統一印刷的交寄三聯單進行逐件登記，并辦理簽收手續。③信件要封口嚴密、包裝牢固。

(4)組織公文交換站

各省、市級機關文書處理部門在有的機關單位內成立公文交換站，負責黨和政府機關以及大型企事業單位的公文傳遞和交換，以節省人力、物力，加快文書的傳遞，提高辦事效率。交換站一般只設一兩名領導負責對日常的管理及組織工作。交換站可以由所在城市的最高領導機關的文書處理部門領導，也可以由參加交換的單位組成聯合管理委員會，以負責解決交換站的重大問題及有關事項。

交換站的主要任務有：經辦參加交換的機關或單位之間互相往來的機要信件的交換業務；向機要通信局交寄發往外埠的機要文件；接收機要通信局轉寄給各參加交換的機關或單位的機要文件，交換站一般不辦理公開發行的報刊、私人信函及物品等。

交換站的工作以簡化手續、快速傳遞、安全保密為原則，應注意以下事項： ①參加交換的文件，要求封口包裝都牢固完好，不能敞口或用訂書器釘裝封口。

②凡經交換的機要信件，都應當面辦好交接手續，由收件機關或單位簽字或蓋章。

③參加交換的通信員，應該在政治上忠誠可靠，工作上積極，需經本機關或單位人事部門進行審查，再報交換站核準備案。若批準參加交換，則可印刷“交換證”等證件，配發給通信員。在參加交換時，通信員須攜帶交換站發給的“交換證”等證件，否則不能進入交換場地。

④各參加交換機關或單位的通信員，必須嚴格遵守交換時間，不能無故缺席或遲到、早退。若通信員因故不能參加交換，該機關或單位應指派專人持介紹信和本人證件前去交換，經查驗核對后才能進入交換場地進行文書的交換工作。管 理 工 具 1

文件收發規定

第一條 公司的文件由辦公室負責起草和審核，公司總經理簽發；公司本部各部門的文件由各部門負責起草，辦公室審核，總經理簽發。

第二條 文件簽發后，送辦公室統一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復印、蓋章。

第三條 文件和原稿，由辦公室分類歸檔、保存備查。

第四條 屬于秘密的文件，核稿人應該注明“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規定，由專人印制、報送。

第五條 文件統一由辦公室負責發送。送件人應將文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發人報告報送結果。秘密文件由專人按核定的范圍報送。

第六條 外來的文件由辦公室專人負責簽收，并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門，不得積壓遲誤；屬急件的，應在接件后即時報送。

第七條 傳閱文件由辦公室專人負責收回，對領導指示的文件，辦公室應及時組織傳達和落實。管 理 工 具 2

企業報刊、郵件、函電收發制度

第一條 全廠公私報刊、外來郵件、外發公啟、函電等由廠收發室負責收發。

第二條 外發函電要求

1.各部門因公需外發函、電，經辦人員應于每天下午××點以前將函件、電報底稿送到收發室，另填寫掛號、平信、電報外發登記表。

2.每天下午××點以前，廠收發室應將當日外發函、電清點，累計送交郵局寄發。

第三條 外來郵件管理

1.外來郵件一律經廠收發室簽收分發。

2.凡掛號、紙包、包裹單、匯款單、貨運單等由收發室通知收件人到收發室當面簽收。3.一般公啟函、電和廠內員工私人信件，由收發室開具清單分放到各單位信報箱內。

4.私人不明平信一律放到信架(信袋)內，由個人自取。

5.不論公私郵件，收發室應隨到隨清，及時分發，不得丟失損壞，擱置延誤；對國外來函應檢查封口、郵戳，如發現被拆封或郵票被撕應拒絕簽收，并向郵局反映，查明原由。

6.凡掛號信、匯款單、包裹單、貨運單等的收件人，在收發室通知發出后，應隨即到收發室領取郵單，并及時去郵局取款取件。超期罰款，收發室概不負責。

第四條 報刊訂購與收發 1.報刊訂購

(1)訂購時間：上半年；下半年。

(2)訂購手續：不論單位和個人，均需先到收發室查閱報刊目錄，再將需要訂購的報刊代號、名稱、出版日期、單價、訂購份數、期數填寫清楚交收發員核對算價，確認無誤后，當面繳款開票。公費訂購報刊由收發員持訂單到財務部門辦理付款托收手續。歸口管理報刊公費訂購的單位除按上述要求填寫預訂單外，還須填寫報刊分發清單，詳細寫明各種報刊分發到哪些單位或個人。

2.報刊收發

(1)收發員每天對郵局送來的報刊應對照郵局分送清單分類清點，發現有差錯應及時登記并要求補缺退余。

(2)收發員收到郵局送來的報刊后應及時分發，不得耽擱延誤。收發員清點分發報刊時間為××小時，任何人不得進入收發室。

(3)每天分發到各單位信報箱的報刊應隨附分發清單。

(4)各單位應固定專人按時領取報刊和公啟函電。領取時，要對照分發清單清點檢實簽名，發現差錯，應當向收發員提出增補退換要求，并進行差錯登記。

當面未提出，則視為分發無差錯。

第五條 收發員應堅守工作崗位，節假日、休息日應有人值班，休息日應采取輪休形式。

第六條 收發室內外應經常保持整齊清潔。

第七條 收發室由××部門負責管理，其工作質量由××部門進行檢查、考核，并承擔責任。管 理 工 具 3

收發文處理規定

第一章 通則

第一條 目的

公司文件(本公司及其事務所之間的書信、文件、傳票、小包裹等)以及公司外文件的收發、分發等依本規定處理。

第二條 統管部門

文書的收發、分發等事務，由本公司及各事務所的總務處統一管理。第三條 文書責任者

在各業務處室中設文書負責人，負責本處室內發文文件的分發、保管等工作。

第二章 收文及分發

第四條 文書的收受 對公司外來文書的收受由總務處收文科負責。第五條 收文的處理

收文中除親啟信函，掛號信，專遞證明等，對一般信函應全部拆封，以件為單位將收文印章蓋在文件上方空白處，將信封附上，用別針別在一起。

收文科將全部收文的收受日期、發文單位、發文者姓名、文件標題、內容概要、分發地點等項目登在《收文簿》上，并將文件及收文簿一并提交給總務處長。

第六條 審核以及分發批示

總務處長在對文件及《收文簿》加以審核后，對收文科做出分發批示。當處長外出時，如有關事務急需處理，可由副處長代理承擔上述工作。第七條 分發

收文科將《收文簿》及文件分發各處室，各處室的文書負責人應在《收文簿》上蓋印簽收。

第八條 處室內部文書的處理

文書負責人在收到的文件上加蓋傳閱印，并將之遞交有關處長。該處長閱文后對文書負責人作出分發傳閱的批示，文書負責人據此將文件分發給有關工作人員。

在文書承辦、分發量較大的處室，可設文書整理簿，并據此處理文件。

第三章 發送

第九條 發送

文書的發送全部由總務處收文科負責，但是，在特殊必要時亦可由適當的業務處室辦理。

第十條 處室內部發送文書的處理文書形成者在信封上寫清收件人地點、姓名，并注明是否采用掛號、快遞等方式后將文書交給文書負責人。

文書負責人將本處室文件分門別類，遞交總務處收文科，請示發文。第十一條 發送的處理

總務處收文科將各處室交來的所有發文的發文日期、發送地點、發文者名稱(全名)、內容等項目登記在《發文簿》上，貼好郵票投遞出去。

第十二條 投遞 文件投遞通常一天三次，按以下時間投出。第一次上午十點。第二次下午三點。第三次下午五點。

遇有需緊急投遞的文書，可不受上述時間限制。第十三條 郵票的收付保管

郵票的購入、付出、保管等情況，應登記在《郵票收付保管明細表》上，年度計算出余額，與現存郵票數量加以核對。

第四章 公司內部定期專遞文件的處理

第十四條 公司內部的定期專遞

不利用國家郵政，而是通過公司內部定期專遞形式發送的信函、文書、傳票、小包裹、錢款以及其他物品的收集和遞送，可依照第二章，第三章的有關規定辦理。

對本公司及各事務所之間的定期專遞的管理由各公司總務處負責。第十五條 定期專遞收發文簿的制作在發送定期專遞時，各總務處應在定期專遞收發文簿上登記期內容(一式二頁)，副頁留存，正頁與發送物品同時放入定期專遞箱，交給定期專遞司機。

定期收發文簿的使用方法如下： 1.(副本)定期專遞收發文簿

作為發文單位記錄，可代替發文簿，每天整理清點。2.(正本)定期專遞收發文簿

發文單位、收文單位總務處，可代替收文簿，每天整理清點。3.定期專遞車輛調配 管 理 工 具 4

文書寄發規定

第一條 主管科室

文書的郵寄、送發統一由總務部文秘科負責。在不得已情況下，由適宜的部門、科室寄發，但有必要事后向文秘科作出報告與說明。

第二條 一般文書全部寄發公司外的一般文書，各部門、科室及有關人員封緘之后，直接送交文秘科統一寄發。

第三條 寄發

文秘科匯集所有待發文書，作好“文書發送登記”。

待發文書必須在一定時間內發送出去。特快專遞以及電報等文書，必須即時發出。

第四條 機密、親啟文書 凡機密或親啟文書，文秘科必須加蓋“絕密”、“密”、“親啟”等字樣印章后發送，并給發文部門、科室或發文者以必要的回復。

第五條 重要文書

其他重要文書或快遞文書，必須加蓋“專遞”、“面呈”、“快遞”等字樣印章，并給發文當事者必要的回復。

第六條 寄發費用

郵費與電報費用由文秘科統一開支。

第七條 費用決算

文秘科按月決算全部郵費與電報費用開支。

第八條 發電報

待發電報必須填寫“文書發送登記簿”，由文秘科負責發電報。

第二篇：第21章：收發通信管理標準

辦公室主任管理文件

收發通信管理標準第二十一章

第一節 收發、通信的特點及要求

一、收發、通信工作的特點

收發工作是指在機關、單位收發室內接收、分揀收進送出的文件(包括機要文件)、信函、報刊等(統稱為信件)，一般稱為外收發；通信工作指上門送取信件。收發工作與通信工作是密切地聯系在一起的。它有兩個突出的特點：

1.總進出口

它是機關、單位文書、信件往來的總進出口，從外面進來的所有信件都要經過收發室轉送到本機關、單位的各部門，本機關、單位的所有信件，都要經過這里向外發出。

2.外、內收發的區別

外收發與內收發有所不同。外收發只擔負著收信、發信的任務，信件只是在這里經辦手續，工作人員只是根據信件的外部標志接收、發送信件，而一般不能拆閱、處理信件。而內收發則負責拆閱信件，并根據信件的內容去處理。

收發、通信工作是秘書工作的一個重要環節。收發通信工作做得好不好，直接影響著文件、信函處理的工作效率，甚至還會影響到整個機關、單位正常的工作秩序。

二、收發室的設立

一般說來，較大的機關或企事業單位都設有獨立的收發室，一些較小的基層行政機關或企事業單位，則在辦公室內設專職或兼職的文書人員進行收發工作。

1.收發室設立的地點

機關、單位的收發室，一般設在機關或單位的大門口或靠近大門口。但是，如果一個機關、單位院內或一座樓內有兩個或兩個以上的機關或單位，可以視不同情況而設立收發室。如只有兩個機關或單位，那么，即可設置一個聯合收發室，也可以在大門口各自設置收發室。若有兩個以上的機關或單位，則最好設置一個聯合收發室，統管這幾個機關或單位的收發工作，以便于外單位向本庭院內或樓內的幾個機關、單位投遞信件。

2.收發室內要配有收發員和通信員

收發員一般只是在收發室內負責接收、分揀、登記收進送出的信件，通信員則要走出去到外單位投遞或取回信件。收發室所配備的收發員和通信員的數量，應根據機關或單位的大小及收進送出的信件的多少、投遞信件路程的遠近等各種情況確定。比如，在高級領導機關中發送機密、絕密信件，要求雙人投遞，為此，通信員的人數就要相應地增加。

3.收發室配備的設備比較簡單

一般必備的設施有：辦公桌椅、帶分揀格的卷柜、一般卷柜、信報箱、登記簿冊、電話和電話號碼簿、各有關部門的電話號碼表等。此外，還可以根據投送信件數量的多少、投送距離的遠近，配備適當的交通工具。其中一般卷柜用來臨時存放收進發出的信件。帶分揀的卷柜用來按不同方向分揀信件。也可以在卷柜的上半部分設置分揀格以分揀信件，下半部分用來臨時存放收進發出的信件。信報箱的形式有兩種。一種是在收發室設置一個大型信報箱，分成若干小格，并按各個部門的順序統一編號。另一種是各部門在適當位置各設一個小型信報箱。信報箱的鑰匙一般由各部門指定的專人掌管。對于那些不需要登記簽收的一般信件和報刊，收發員可將其直接投入信報箱里，由各部門自取。登記簿冊是用來登記收進發出的信件的。這種登記簿的格式包括：日期、來件單位、封皮編號、數量、發往單位、簽收等項目。

4.兼有傳達任務的收發室應配備的設施 兼有傳達任務的收發室，還應配備有電話、電話號碼簿、有關部門的電話號碼表及會客登記簿等。有條件的單位可以備有傳呼設備。兼有門衛職能的收發室，還應備有報警器，要把匪警、火警電話，當地派出所及保衛部門、負責保衛工作的人員的電話號碼寫在明顯的位置，以備急用。兼有作息報時責任的收發室還要備有作息時間表、時鐘和電鈴。

對收發室的設施要加強管理，信報箱的鑰匙要由專人保管，登記簿冊要妥善保管。對電鈴、電話等通訊設備和電氣設備要經常進行檢查維修，以保證安全可靠。

三、收發室的職責

收發室的職責范圍，因不同機關或單位的不同情況和要求而確定。一般說來，收發室的主要職責有：

1.負責接收、分揀、登記并分發送達本機關或單位的文件、公私信函、普通電報以及其他郵件。

2.負責為本機關或單位的各部門或個人訂閱并分發報刊雜志。

3.負責接受并郵寄、投送本機關、單位發出的公文、公函、公用電報或其他公務信件。

有些規模較小的企、事業單位和基層行政機關，設立職能較多的綜合性收發室。除了上述三個職能外，還擔負起門衛、傳達、作息報時等職能，負責來客登記、找人、報時打鈴、傳呼電話等任務。

四、收發、通信工作基本原則和要求

收發、通信工作在整個機關、單位工作中起著傳送帶的作用，是文書、信件往來的吞吐口和咽喉，同時，它又是機關、單位的門面。因而，收發、通信人員應該具備秘書工作人員的素質，對自己承擔的工作有正確的認識，熱愛本職工作，忠于職守，工作要認真、細致，待人處事要有禮貌。收發、通信人員在工作中必須嚴格遵守以下基本原則和要求：

1.收發、通信員在接收、投遞信件時，必須嚴格地執行責任制度，仔細謹慎地檢查、清點信件，受的手續要清楚明白，防止出現漏洞。

2.收發、通信員必須及時、準確地完成信件的收發、投遞任務，不能延誤、遺忘、壓誤信件。3.收發、通信員在任何情況下都必須保證機要信件的機密安全，不許私自拆閱和透視經手轉遞的任何公私信件，更不能泄漏和遺失機密信件的內容。

4.通信員在執行任務時，不準喝酒，不準辦理私事，不能攜帶信件去公共場所，并要做到信件不離身。

5.收發人員不能擅離職守、棄門不管，要堅守崗位。

6.收發員對待外來人員要熱情、謙虛、誠懇，要助人為樂，不能無理拒收信件。

7.通信員在外出執行任務時，對人要有禮貌，不能與人爭吵，還應遵守交通規則。第二節 收發工作程序和方法

一、收信工作

收信工作是指接收從外面寄來或送來給本機關、單位的一切公私信件，包括文件、信函、普通電報、報刊以及其他郵件。這些信件大體上有三個來源：一是郵電局送來的公私信函、普通電報、報刊及其他郵件；二是外機關或單位通信員直接送來的信件；三是機要通信局送來的機要信件，收發員應該認真、細致、有條不紊地處理這些信件。為達到這個要求，必須制定出科學的收信工作程序和方法。

收信工作程序包括簽收、分揀、登記、轉交等環節。

1.簽收

收信工作中的環節之一，對于外面送來的信件進行清點驗收。為了使信件運轉迅速、準確、安全，必須在各個環節建立起嚴格的交接手續，以分清責任，并便于查考。簽收必須在信件送達的當時進行，并應有送件人在場。簽收時，應該注意查驗以下幾個方面內容：

(1)檢查收信單位的名稱是否與本機關或單位及有關人員的名稱相符，在確認來件投遞無誤后再簽收。

(2)檢查信件的封口和包裝是否完好、正常，有無破損、啟封或散包等現象。(3)檢查信件外附件是否夠數。

(4)檢查收件封皮編號與登記是否相符。(5)清查信件緩急的性質。

(6)查明收件登記件數與實有的件數是否相符。

經上述查驗無誤后，收發員便可以在收件人的投遞回執單上或登記簿上簽收蓋章，以示負責。簽收之后，再進行總登記，然后才分揀。接收報紙和刊物，應清點數量，對照報刊分發登記表上的總數量，查看是否夠數。

重要的公務文書，有的需要由收件人親收。一般說來，封皮上寫明“親收”字樣的信件，應該由收件人親自簽收，收發室不能代收；封皮上寫明“親啟”字樣的信件，收發室可以代替收件人簽收，但是必須交收件人親自啟封，不能夠交別人啟封。

簽收信件時，可以在對方的發信本上簽名或蓋章；或者在對方的回執單上簽名、蓋章；或為對方開具收據、收條。簽收信件時，要簽署全名，注明收到的時間，對特急件應注明幾時幾分收到，簽名時要用鋼筆或毛筆，要求字跡工整，易于辨認。對于機密性極高或內容特別重要的文件，除了要有收文者個人的簽名外，還應加蓋單位的公章，用以表示負責。

2.分揀

收發室每天分收到大量的信件，要對這些信件進行分揀，將信件按收件人或部門分開，以便轉交。分揀要在簽收之后及時進行，以免造成積壓誤事。可以將信件分揀成四種類型，即平信，報刊；自取件；急件；機密要件。要先將急件和機密要件揀出，進行登記后，隨時遞交給收件人或部門。對于一般信件和報刊，也要隨到隨揀，按部門或收件人將信件分別存放在固定的柜格里，通知收件人在每天的限定時間里自取或送件上門。

3.登記

信件在分揀之后，收發員要對重要的信件進行分戶登記，為收件人或收件部門簽收做好準備。登記的目的是為了便于交接簽收，使手續嚴密，便于統計及查找。登記的范圍，一般說來，收進的信件凡辦理了簽收手續都應進行登記，其中包括郵電局送來的公私掛號郵件、包裹單、匯款單；機要通信局送來的機要信件；專人送來的信件，有的雖未進行簽收，但也須登記。登記的方法，應該根據機關或單位的規模大小、收取信件數量的多少以及各部門的設置情況而定。規模較大的機關或單位，收進的信件數量多，下設部門也多，可以采用按信件主向分設“收入件登記簿”，即每個收件部門分別使用一本“收入件登記簿”，進行登記，這樣，收件部門簽收時也很方便。規模較小的機關或單位，收進的信件數量也不大，下設的部門相對也少，可以采用綜合性的“收入件登記簿”，即只用一本“收入件登記簿”，按收件部門的順序進行登記，一個部門的信件登記在一起，以便于轉交時簽收。

登記的項目應簡單，一般有：收到時間(急件應注明具體時、分)、登記人姓名、發件單位、收件單位、封皮編號、文件號、件數、附件、辦理情況、收件人簽名、備注等。收發室只是信件的收轉部門，因此，登記時按來件的外部標志登記即可，不需另行編號或加注其他標記。

登記時要逐項認真填寫，力求字跡清楚、工整、易于辨認。

4.轉交

轉交指信件在登記之后分別轉送給本機關或本單位的各個部門及有關人員，或者由各部門派人到收發室領取。收發室在接收信件的當天即應將信件轉交有關部門，以防積壓誤事。對于急件應該立即轉交，平件應分批轉交。

收發室對于一般平信及報刊，經計數、分揀后，投放信報箱中，由有關部門及個人自行取走。未設信報箱的，也可以采取分送或通知自取的方法，及時地將信件轉交給各部門及有關人員手中。對于私人掛號信、包裹單、匯款單等，可以隨同公務信件一起登記，轉交給收件人所在部門，也可以通知收信人到收發室簽收領取。

收發室向各部門轉交信件時，要求收件人進行清點，并在“收入件登記簿”上簽字，以防止出現差錯，明確責任，便于以后查對。

二、發信工作

發信工作是指通過收發室向外發送本機關或單位的公務信件。這些信件一般有三個去向：一是通過郵電局，主要是一般的掛號信和平信；二是機要通信局，主要是發往外埠的機要信件；三是派通信員直接送達，或由公交交換站交換的發往本埠的機要信件。

發信工作的基本環節是：檢查、分揀、登記、投送。

1.檢查

收發室在接收本機關或單位辦公室和各部門送來外發的信件時，要進行檢查、驗收。檢查的主要方面有：

(1)投送地點、收件人是否書寫清楚。(2)信件封口是否牢固，密件是否有密封。(3)信件的緩急和機密程度。(4)包裝是否牢固、結實，是否合乎要求，體積是否超標。(5)封皮編號與登記是否相符。

（6）信件登記件數與實有件數是否相符。通過上述檢查，對不清楚的地方應立即弄清楚，不合格的地方應立即糾正，在檢查妥善后，收發員應在送件簿上簽字，以示負責，然后再進行分揀。

2.分揀

分揀就是將向外發出的信件按投送方向分開，把每一個收件部門的信件歸在一起，為投送作好準備。具體的方法是：

(1)將發往本埠的信件按收件部門的投送路線排隊。

(2)將發往外埠的信件按郵電局、機要通信局等去向分開，將一般掛號信及平信歸送到郵電局一類，將機要信件歸送到機要通信局一類。

(3)當區分開幾個投送方向后，在每個投送方向里，要將同一個收件部門的信件放在一起。

3.登記

外發信件在分揀后，要進行登記。根據不同的要求，可以采用聯單式登記和簿式登記兩種方法進行登記。

通過郵電局、機要通信局外發的信件，可以采用統一印制的交寄三聯單進行登記，其中一聯在通信員簽收后由發文部門存查；一聯由機要通信局或郵局留存；一聯在郵電局或機要通信局簽收后由通信員帶回，交收發室存查。

由專人投送的信件，可采用簿式登記，即使用“發出件登記簿”進行登記。如果是由一個人投送，則應按投送路線上各個收件部門先后順序排隊，先到的登在前面，后到的登在后面，依次排列，并將同一個收件部門的信件放在一起登記，以免影響投遞速度。如果是由幾個人分送，則應按各個分送路線上的先后順序依次排隊登記，其要求也與前述相同。

4.投送

收發、通信部門將本機關或單位外發的公務信件投送到收件單位或個人。投送的方式一般有四種：普通郵寄、專人投送、機要通信和組織公文交換站。以下分別對這四種方式進行說明：(1)普通郵寄

普通郵寄即通過郵局，按普通郵件進行寄發。它可以根據輕重緩急等不同情況，以平信、掛號、特掛、航空四種類別寄發。比較重要的信件為防止丟失，可以寄掛號信；郵寄實物或票證時可以用特掛；郵寄急件時可用航空信。通過郵局寄發的信件，必須是不涉及國家機密的普通文書和資料。凡是涉及國家機密的文件，都不能通過普通郵寄的方式寄送。

通過郵局寄發信件，必須向郵局支付郵資。為避免不必要的工作，許多大機關或大型企事業單位，信件數量多，且郵寄面廣，可以采取郵資總付的辦法，由郵局按大宗郵件統一結算。較小的企事業單位基層機關，由于發信量少，郵局一般不辦理郵資總付業務，但也可以個別辦理，并須索要收據，以備以后查詢。

(2)專人投送

專人投送一般說來，只有發往本埠各機關或單位的信件須由通信員專程直接投送。但在必要時，發往外埠的重要、緊急的公文，也派通信員直接送達。有時，對于重要、緊急的信件也請下級機關或單位派人來取回。

通信員在投送信件時應該注意以下事項：

①應嚴格履行交接時簽收手續。要檢查信件是否應投送到這個機關或單位。還應注意收件人是不是這個機關或單位規定的收件人，如果是別人代收，還應弄清代收人是否屬于該機關或單位，是什么部門，做什么工作。

②要事先將自己投送的信件按照路線的先后到達順序排列好，先到達的機關或單位的信件放在前面，后到達的放在后面。若不事先安排好次序，當到一個機關或單位時，才臨時翻找該機關或單位的信件，這樣，不僅浪費時間，而且會翻亂所有的信件，容易造成遺漏或錯投的現象。

③通信員在完成投送任務后，應該向派遣人員交代投送的情況及投送的憑證。

對于下級機關或單位派來領取信件的人員，應仔細地查驗他的證件，確定他是否是下級機關或單位派來的，然后再將信件交給來人清點簽收后取走。

(3)機要通信傳遞

通過機要通信傳遞機密文書，必須經有關部門的批準，才能辦理具體傳遞手續。寄發機密信件的要求有： ①封皮要加蓋機密等級印章。

②使用統一印刷的交寄三聯單進行逐件登記，并辦理簽收手續。③信件要封口嚴密、包裝牢固。

(4)組織公文交換站

各省、市級機關文書處理部門在有的機關單位內成立公文交換站，負責黨和政府機關以及大型企事業單位的公文傳遞和交換，以節省人力、物力，加快文書的傳遞，提高辦事效率。交換站一般只設一兩名領導負責對日常的管理及組織工作。交換站可以由所在城市的最高領導機關的文書處理部門領導，也可以由參加交換的單位組成聯合管理委員會，以負責解決交換站的重大問題及有關事項。

交換站的主要任務有：經辦參加交換的機關或單位之間互相往來的機要信件的交換業務；向機要通信局交寄發往外埠的機要文件；接收機要通信局轉寄給各參加交換的機關或單位的機要文件，交換站一般不辦理公開發行的報刊、私人信函及物品等。

交換站的工作以簡化手續、快速傳遞、安全保密為原則，應注意以下事項： ①參加交換的文件，要求封口包裝都牢固完好，不能敞口或用訂書器釘裝封口。

②凡經交換的機要信件，都應當面辦好交接手續，由收件機關或單位簽字或蓋章。

③參加交換的通信員，應該在政治上忠誠可靠，工作上積極，需經本機關或單位人事部門進行審查，再報交換站核準備案。若批準參加交換，則可印刷“交換證”等證件，配發給通信員。在參加交換時，通信員須攜帶交換站發給的“交換證”等證件，否則不能進入交換場地。

④各參加交換機關或單位的通信員，必須嚴格遵守交換時間，不能無故缺席或遲到、早退。若通信員因故不能參加交換，該機關或單位應指派專人持介紹信和本人證件前去交換，經查驗核對后才能進入交換場地進行文書的交換工作。管 理 工 具 1

文件收發規定

第一條 公司的文件由辦公室負責起草和審核，公司總經理簽發；公司本部各部門的文件由各部門負責起草，辦公室審核，總經理簽發。

第二條 文件簽發后，送辦公室統一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復印、蓋章。

第三條 文件和原稿，由辦公室分類歸檔、保存備查。

第四條 屬于秘密的文件，核稿人應該注明“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規定，由專人印制、報送。

第五條 文件統一由辦公室負責發送。送件人應將文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發人報告報送結果。秘密文件由專人按核定的范圍報送。

第六條 外來的文件由辦公室專人負責簽收，并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門，不得積壓遲誤；屬急件的，應在接件后即時報送。

第七條 傳閱文件由辦公室專人負責收回，對領導指示的文件，辦公室應及時組織傳達和落實。管 理 工 具 2

企業報刊、郵件、函電收發制度

第一條 全廠公私報刊、外來郵件、外發公啟、函電等由廠收發室負責收發。

第二條 外發函電要求

1.各部門因公需外發函、電，經辦人員應于每天下午××點以前將函件、電報底稿送到收發室，另填寫掛號、平信、電報外發登記表。

2.每天下午××點以前，廠收發室應將當日外發函、電清點，累計送交郵局寄發。

第三條 外來郵件管理

1.外來郵件一律經廠收發室簽收分發。

2.凡掛號、紙包、包裹單、匯款單、貨運單等由收發室通知收件人到收發室當面簽收。3.一般公啟函、電和廠內員工私人信件，由收發室開具清單分放到各單位信報箱內。

4.私人不明平信一律放到信架(信袋)內，由個人自取。

5.不論公私郵件，收發室應隨到隨清，及時分發，不得丟失損壞，擱置延誤；對國外來函應檢查封口、郵戳，如發現被拆封或郵票被撕應拒絕簽收，并向郵局反映，查明原由。

6.凡掛號信、匯款單、包裹單、貨運單等的收件人，在收發室通知發出后，應隨即到收發室領取郵單，并及時去郵局取款取件。超期罰款，收發室概不負責。

第四條 報刊訂購與收發 1.報刊訂購

(1)訂購時間：上半年；下半年。

(2)訂購手續：不論單位和個人，均需先到收發室查閱報刊目錄，再將需要訂購的報刊代號、名稱、出版日期、單價、訂購份數、期數填寫清楚交收發員核對算價，確認無誤后，當面繳款開票。公費訂購報刊由收發員持訂單到財務部門辦理付款托收手續。歸口管理報刊公費訂購的單位除按上述要求填寫預訂單外，還須填寫報刊分發清單，詳細寫明各種報刊分發到哪些單位或個人。

2.報刊收發

(1)收發員每天對郵局送來的報刊應對照郵局分送清單分類清點，發現有差錯應及時登記并要求補缺退余。

(2)收發員收到郵局送來的報刊后應及時分發，不得耽擱延誤。收發員清點分發報刊時間為××小時，任何人不得進入收發室。

(3)每天分發到各單位信報箱的報刊應隨附分發清單。

(4)各單位應固定專人按時領取報刊和公啟函電。領取時，要對照分發清單清點檢實簽名，發現差錯，應當向收發員提出增補退換要求，并進行差錯登記。

當面未提出，則視為分發無差錯。

第五條 收發員應堅守工作崗位，節假日、休息日應有人值班，休息日應采取輪休形式。

第六條 收發室內外應經常保持整齊清潔。

第七條 收發室由××部門負責管理，其工作質量由××部門進行檢查、考核，并承擔責任。管 理 工 具 3

收發文處理規定

第一章 通則

第一條 目的

公司文件(本公司及其事務所之間的書信、文件、傳票、小包裹等)以及公司外文件的收發、分發等依本規定處理。

第二條 統管部門

文書的收發、分發等事務，由本公司及各事務所的總務處統一管理。第三條 文書責任者

在各業務處室中設文書負責人，負責本處室內發文文件的分發、保管等工作。

第二章 收文及分發

第四條 文書的收受 對公司外來文書的收受由總務處收文科負責。第五條 收文的處理

收文中除親啟信函，掛號信，專遞證明等，對一般信函應全部拆封，以件為單位將收文印章蓋在文件上方空白處，將信封附上，用別針別在一起。

收文科將全部收文的收受日期、發文單位、發文者姓名、文件標題、內容概要、分發地點等項目登在《收文簿》上，并將文件及收文簿一并提交給總務處長。

第六條 審核以及分發批示

總務處長在對文件及《收文簿》加以審核后，對收文科做出分發批示。當處長外出時，如有關事務急需處理，可由副處長代理承擔上述工作。第七條 分發

收文科將《收文簿》及文件分發各處室，各處室的文書負責人應在《收文簿》上蓋印簽收。

第八條 處室內部文書的處理

文書負責人在收到的文件上加蓋傳閱印，并將之遞交有關處長。該處長閱文后對文書負責人作出分發傳閱的批示，文書負責人據此將文件分發給有關工作人員。

在文書承辦、分發量較大的處室，可設文書整理簿，并據此處理文件。

第三章 發送

第九條 發送

文書的發送全部由總務處收文科負責，但是，在特殊必要時亦可由適當的業務處室辦理。

第十條 處室內部發送文書的處理文書形成者在信封上寫清收件人地點、姓名，并注明是否采用掛號、快遞等方式后將文書交給文書負責人。

文書負責人將本處室文件分門別類，遞交總務處收文科，請示發文。第十一條 發送的處理

總務處收文科將各處室交來的所有發文的發文日期、發送地點、發文者名稱(全名)、內容等項目登記在《發文簿》上，貼好郵票投遞出去。

第十二條 投遞

第三篇：材料收發管理制度

材料收發管理制度

為了把好材料進出關，確保在施工過程中不發生由于材料、工具不合格而引發的事故。項目部特制定驗收、發放、保管和使用管理制度：

1、由倉管員負責材料的驗收、發放、保管和使用管理工作。

2、施工中所需的一切材料器具進入現場，倉管員必須先憑材料員吳美偉提供的由工地施工負責人簽字批準的“進料單”入庫。

3、所進入現場的器具材料由倉管員負責清點、計量，方法與供貨單位一致，以實際檢驗的當選量為實收數。對質量進行驗收，對數量不符或質量不合格者有權拒收。

4、經驗收合格后對器具材料的進場日期、規格、型號、數量、單價等進行分類登記，上冊備檔分類堆放整齊掛上標簽。對易燃物品專地隔離堆放。

5、在器具或材料未用盡前，需繼續使用的應及時向工地負責人或材料員提供情況，以便及時準備采購以免脫節。

6、領取或借用材料器具必須經過出料登記并履行簽字手續后，方可領取。

7、倉管員負責及時發放勞保防護用品，領取數量需經安全員簽字核實后，方可發放。

8、器材收回后必須經過驗收，若發現有損壞現象，根據損壞程度的輕重和器材單價，給予適當的賠償。

9、倉管員必須堅守崗位，設置防火防盜設施，禁止在倉庫內吸煙、聚會娛樂，同時搞好倉庫衛生，勤清掃，保持貨架及材料的清潔。

倉庫管理制度

一、倉庫內各種材料、備品、備件，應按專業、規格、大小分門別類上貨架、貨臺并且擺放整齊。備用材料較少的，可將備品材料按品種、規格分類擺放在備品材料柜內。

二、材料擺放位置應粘貼或懸掛制作好的卡片，貨位應有材料標簽注明，庫內應設有平面布置圖。

三、登記入庫和領用情況。建立各種帳目包括出、入庫記錄，做到帳物相符。

四、設置備品、備件、材料物資、工具的明細帳。每月按出庫、入庫記錄，定期進行核對，并做好出、入庫報表。每月定期進行盤點，填寫《庫存物品盤點表》，將結果報工程部經理并存檔。

五、日常維修所用低值易耗材料，以舊換新，由領用人填寫《領料單》由當值主管(工程師)簽字批準后發放。價值較高的材料、新安裝設施以及對客戶服務所用的維修材料，必須經工程部經理簽字批準方可發放。

六、維修更換及損壞的物品應交回庫房，由庫管員與公司采購部門共同處理。

七、庫房鑰匙必須由專職人員負責掌握，禁止其他人員拿鑰匙到庫房取物。未經庫管員同意，任何人禁止進入倉庫。

八、任何人不得將公用財產據為已有。發現材料丟失或人為損壞時，應及時報告經理，按有關規定進行處理。

九、保證每月的材料供應。庫管員應及時提出采購計劃及建議。

十、庫房內嚴禁吸煙，并配置滅火器，保持庫內整潔。

材料采購管理制度

1、由采購部門負責對物料的采購工作。

2、采購部還需根據項目施工的實際需求，核對倉庫的庫存量，確定物料的品種、規格、數量等方面的實際缺口，編制當月《采購月計劃》。采購部根據《月生產計劃》及庫存情況編制《月采購計劃》經項目經理批準后實施采購。

3、《采購月計劃》經項目經理核準后，采購部與財務部各持一份，采購部依《采購月計劃》進行采購作業。財務部根據《采購月計劃》安排采購所需的資金。

4、采購部一般應挑選三家以上的供應商詢價，以作比價、議價依據；

5、在得到供應商的報價信息后，采購人員對供應商的報價條件進行品種、規格、數量、質量要求等方面進行核對，以保證供應商可以提供的物料符合公司實際的采購要求，并對供應商所報的價格、交付期、售后服務等方面進行分析比較，以便選擇條件最優的供應商；

6、采購部應隨時掌握市場價的浮動數據，以利于更好的把握市場；

7、專業材料或用品，采購部應會同使用部門共同詢價與議價；

8、在采購作業所需的全部條款與供應商達成一致后，采購人員需填寫正式的采購訂單。

辦公室管理制度

1、辦公室是屬管理工作的職能部門，它的基本任務是：建立健全各項管理制度，負責項目事務管理，發揮承上啟下、協調左右、聯系內外的紐帶作用和傳遞信息、研究政策、輔佐決策的參謀助手作用。

2、負責項目部會議的籌備工作，并做好會議記錄和整理必須的紀要，檢查會議安排的任務和各項決議的落實情況，并把進展情況及時向總公司領導匯報。

3、負責公文處理的審核把關，匯總項目的綜合性資料，草擬項目總結、工作計劃和其他綜合性文稿，及時撰寫經理發言稿和其他以項目名義發言文稿的審核工作。

4、負責文件、資料的打印、分送和來往公函的收發，有效開展文書檔案、機要文件、印鑒的管理。

5、負責辦公用品購置、維修和管理，做好有關會議的會務及生活安排。

6、確保項目部小車的合理調度，做好維修保養工作，充分保證公事用車的工作需要。

7、負責項目部的策劃工作和相關法律法規的收集，并對遵循情況進行監督檢查。

8、完成領導交辦的其他任務。

第四篇：郵件收發管理

郵件收發管理

1、值班員在收到郵件、報刊時，要注意以下幾點：

1）看清收件人姓名及地址，如姓名或地址不清晰，要及時詢問郵遞員補寫。

2）要及時將郵件退還郵遞員，退郵件需郵遞員簽名。

3）在收件時如有內物外漏或損壞，則要郵遞員親自送達業主或填寫證明，以分清責任。

4）在發送郵件/報刊途中要小心穩拿，以免丟失郵件。

5）在業主簽收時要防止錯簽漏簽。

6）投入報箱的報紙、刊物要及時、準確。

2、值班員應要求郵政局人員將普通信件（非快件、特快專遞、郵件通知單等）直接投放到客戶的信報箱中。

3、其它專遞公司（非郵政局）的專遞郵件/信件，由其公司人員直接送達收件人，管理處不予轉交。

4、對于郵政局的需要物業公司簽收的郵件（如快件、特快專遞、郵件通知單等），值班員應通知巡邏員及時送到收件人手中，并做好記錄。

5、當日所接收到的郵件，當日巡邏員必須把郵件送往收信人手中，不允許有積壓郵件，或不送郵件。

6、因收信人不在使郵件不能及時送出時，應及時通過郵件/專遞信件上的聯系電話通過收件人前來領取；如無電話的，應在首層電梯廳告示欄上公示（在收件人取之前一直公示），如一周管理處還聯系不上收件人的，應將郵件/信件交回郵政局，在要求郵遞公司簽收的同時，需注明“交回郵政局通過其它辦法聯系收件人”。

7、對地址不明或已搬遷業主的郵件要認真核對，確定無誤后及時退回郵局。

8、避免發生積壓信件的現象，不允許有死信，更不允許私自撕拆業主信件，私揭郵票。

9、值班員交接班時，需交接信件、郵件、報刊雜志等數量，數額不清時不應交接班，需上報主管核實清楚后再交接班。

第五篇：公文收發管理制度

公文收發管理制度

為加強對公文收發文的管理，特制定本制度：

一、文件收文管理

單位所有的公文歸辦公室管理，實行專人負責，集中管理，以保證公文的使用效益和資料的完整性，有利于加強安全保密工作。

（一）公文的簽收呈辦

1、簽收：辦公室人員及時領取文件和信件。各業務口收到的公文，需及時轉辦公室簽收，不可自行交領導簽閱。

2、登記：公文簽收后，由辦公室逐件進行登記，按照收文日期、來文單位、涉密等級等分類登記、編號。

3、批辦：將登記后的公文及時送呈主要領導批辦后，交分管領導閱示。

5、傳閱：公文傳閱要以公文收發人員為中心進行，即主要領導看完公文后，交公文收發人員，再由公文收發人員負責往下傳，不能脫離公文收發人員自行橫傳，以保證公文收發人員及時了解公文傳閱情況，防止公文丟失或積壓。公文在傳閱過程中或公文傳閱完畢后，公文收發人員要及時對公文進行檢查，發現有領導批示時，要按照批示意見進行處理。

6、承辦：各業務口工作人員接到辦公室傳閱的公文，要抓緊辦理。緊急公文按時限要求辦理；一般公文在3個工作日內辦結；涉及人財物及其他需要協調解決問題的公文，力爭在7個工作日內辦結。

7、催辦：辦公室負責公文催辦工作，實行緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

8、處理辦畢公文。公文辦結后，公文收發人員要在“收文臺帳”上注明辦理情況。

（二）公文的保密。

對涉密文件應按規定的閱讀范圍傳遞，同時做到：不橫傳，不隨意從中抽出文件，不帶到公共場所，不在本單位外過夜。并做到日清、月查、及時清退。

（三）公文的借閱承辦。各業務口及有關人員須承辦和借閱文件時，均應辦理借閱登記手續，用后及時歸還。

二、公文發文管理

發文處理的一般程序為：擬稿、審核、簽發、登記、復核、用印、分發、歸檔等。

1、擬稿：擬稿業務口工作人員是擬稿工作的第一責任人。草擬文稿要符合國家的法律、法規及其他有關規定；內容要實事求是，表述準確，格式規范。文稿格式要符合國家公文規范，對不符合的，辦公室予以退回。文稿草擬后，擬稿工作人員須在發文首頁紙上寫明擬稿單位、擬稿人、標題、主送（抄送）單位等，并同電子版文稿報辦公室。不允許代簽、缺簽。重要文件的文稿送審時應附有報送說明、起草依據或領導批示意見等背景材料的原件或復印件，領導審稿時參考。

2、審核：由各業務偶工作人員草擬的公文，須報辦公室負責人初審后，交分管領導審核。未經辦公室審核的，各業務口工作人員不得將草擬的文稿直接交分管（主要）領導簽發，杜絕文稿逆向流轉。

3、簽發：審核后的文稿，送分管領導及主要領導審閱后簽發。凡需要重新修改的，由文稿起草人負責修改完善，經逐字逐句校對后，再按程序重新送審。

4、登記。簽發的文稿，由辦公室統一編寫發文字號、主題詞并標明份數后建立發文登記臺帳。

5、復核。擬稿人承擔校對責任，確認無誤后做出清樣，在發文稿紙單上校對欄目中簽字，并由辦公室確保無誤后予以印發。

6、用印：由辦公室專人負責用印管理，公文形成后，根據公文類型加蓋公章。公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒。

7、歸檔：公文底稿、簽發及審簽意見與公文印成件，由辦公室負責歸檔保存。