第一篇：信件收發(fā)管理辦法

信件收發(fā)管理辦法

前言

本規(guī)定是有限公司管理體系文件之一。

本程序由總經(jīng)理工作部提出并歸口。

本程序由總經(jīng)理工作部負責起草。

1、目的：規(guī)范公司報紙、期刊、信件收發(fā)操作，提高信息傳遞、處理效率，確保信件安全。

2、適用范圍：所有來往報紙、期刊、信件（包括快遞等）。

3、后勤保衛(wèi)室門衛(wèi)負責每日報紙、期刊、信件的接收，由總經(jīng)理工作部統(tǒng)一發(fā)放。

4、接受與發(fā)放程序

4.1所有公司來往信件、報紙和期刊，均由門衛(wèi)負責接收。

4.2郵遞員送來的信件,門衛(wèi)要檢查有無開封、損壞的函件,如有開封、損壞函件,必須讓函件接收部門（或本人）派人查收。函件接收部門（或本人）不派人或不收函件按信件退回處理。

4.3節(jié)假日及下班后的損壞函件，門衛(wèi)負責與函件接收部門負責人聯(lián)系，部門指派人員來公司查收，部門不派人或不收的函件按退回處理。

4.4需到郵局領(lǐng)取的函件，由部門負責到郵局領(lǐng)取，后勤保衛(wèi)室協(xié)助、配合。

4.5總經(jīng)理工作部收到報紙、期刊和信件后，先分類登記（來函來信記錄表）后分發(fā)，屬于公務(wù)信函/物件的，必須由函件接受部門或人員簽收；屬私人信函/

物件的，直接分發(fā)到接受人（財務(wù)部另有約定統(tǒng)一接收，按約定執(zhí)行。函件本人不在的由部門人員代收）。公務(wù)信函/物件的范圍包括：以公司董事長、總經(jīng)理、某部門等為收信人的；發(fā)函人為單位的，收信人為公司名稱加收信人名字的；其他需要由領(lǐng)導處理或向領(lǐng)導匯報的應(yīng)及時匯報請示。

4.6報紙保存期限為一個月，具有重大保存價值的送交檔案室存檔。一個月后及時清理，保持整潔。

4.7非信件接受人來領(lǐng)取信函/物件時總經(jīng)理工作部應(yīng)仔細核對、通過電話等方式確認授權(quán)委托是否真實，并做好記錄。

5、收到信件、報刊后須及時分發(fā)，不得積壓，不得造成信件延誤或遺失。

6、本辦法自公布日起實行，之前規(guī)定若與本辦法沖突，則適用本辦法；本辦法未涉及之處遵從公司相關(guān)規(guī)定。

第二篇：公司信件、快遞收發(fā)管理辦法

公司信件、快遞收發(fā)管理辦法

為進一步規(guī)范公司快遞物品的收發(fā)管理，節(jié)約公司快遞成本，確保公司快遞、信件的收發(fā)工作及時、準確，特制定本辦法。

一、適用范圍

本流程中所指的快遞收發(fā)均指公司員工因工作所需，向外部寄送或外部至內(nèi)部到付取件，從而實際產(chǎn)生公司快遞費用支出的活動。

二、流程具體：

I、收件管理：

（1）公司快遞收取形式（林遠峰負責）：

林遠峰負責收取快遞時間為周一到周日上班時間；如遇下班時間，保衛(wèi)人員需代替收取保管貨物和底單。并在下個上班時間告知林遠峰。

（2）快遞由林遠峰統(tǒng)一接收（林遠峰不在時由行政部經(jīng)理代接收），同時林遠峰檢查信件、快遞包裝是否完好無損，核對收件人是否為本公司人員，若收件人非公司人員，應(yīng)當場退回。

（3）林遠峰確認簽收后，將收到的信件、快遞、掛號信函等在《信件、快 遞收件登記表》和《掛號信收取登記表》上進行登記并通知收件人取件（收件人需填寫收件物品名稱詳細）。若收件人當時不在公司，林遠峰需電話通知收件人，以免耽誤公務(wù)。

（4）遇到付費快遞，林遠峰應(yīng)聯(lián)系收件人親自付費簽收，若其本人不在，可電話聯(lián)系本人由其指定代收人簽收。林遠峰應(yīng)保留好單據(jù)，并計入公司快遞費用。林遠峰不負責墊付任何到付費用。

（5）林遠峰應(yīng)妥善保留好相關(guān)記錄。

II、發(fā)件管理

（1）公司發(fā)件時間：

快遞發(fā)放時間為周一至周日每日9：00~17：00之間。

如遇特殊情況發(fā)件的在17：00前告知林遠峰并登記，物品由林遠峰保管并發(fā)遞。

（2）發(fā)貨人自行清點及打包好物品（發(fā)貨人應(yīng)打包扎實確保在運輸過程中安 全可靠），交到一樓后詳細填寫快遞單并電話通知快遞公司取件并把單號告知 收貨人，由收貨人自行跟蹤。

（4）林遠峰要妥善保留好相關(guān)單據(jù)，以便月底和快遞公司核對清算運費。林遠峰負責核對費用清單，核對無誤須經(jīng)分管領(lǐng)導簽字確認后，由財務(wù)部支付。

三、快遞費用的支付標準。

（1）、同一地點，同一客戶每天只允許支付一單快遞費（纖檢局由閆經(jīng)理負責，染廠由林真真負責，客戶由業(yè)務(wù)員負責）超出部分不予報銷，特殊情況填寫特殊快遞和信件收發(fā)申請表經(jīng)領(lǐng)導審批后轉(zhuǎn)林遠峰存檔月底統(tǒng)一上報領(lǐng)導審核。

（2）公司貨車到達的目的地不支付快遞費，由我司貨車司機自行攜帶轉(zhuǎn)呈，特殊情況填寫特殊快遞和信件收發(fā)申請表經(jīng)領(lǐng)導審批后轉(zhuǎn)林遠峰存檔月底統(tǒng)一上報領(lǐng)導審核。

（3）、中紡、翎藝、石獅布行及我司其他供應(yīng)商一律不支付快遞費，特殊情況填寫特殊快遞和信件收發(fā)申請表經(jīng)領(lǐng)導審批后轉(zhuǎn)林遠峰存檔月底統(tǒng)一上報領(lǐng)導審核。

(4)、我司面料及輔料原則上不允許用快遞托運，客戶同意支付快遞費的除外，特殊情況填寫特殊快遞和信件收發(fā)申請表經(jīng)領(lǐng)導審批后轉(zhuǎn)林遠峰存檔月底統(tǒng)一上報領(lǐng)導審核（林遠峰特別監(jiān)督）。

（5）、我司往來單位由業(yè)務(wù)和采購還有辦公室人員與相關(guān)人員進行協(xié)商，本著誰寄出誰支付的原則進行，由合作雙方各付一部分快遞費用。

（6）、染廠的快遞費用與對方協(xié)商后另行公布。

（7）、個人物件快遞費用及后果由其發(fā)貨人承擔，不計入公司快遞費用報銷中（林遠峰特別監(jiān)督）。

四、本流程自發(fā)布之日起實行。

福建新同興針紡織有限公司

2013年9月21日

第三篇：物業(yè)前臺收發(fā)信件崗位職責

物業(yè)前臺收發(fā)信件崗位職責

1、負責客戶接待工作，做到儀表端莊、態(tài)度和藹、熱情大方、反應(yīng)敏捷、出事穩(wěn)健;

2、負責為業(yè)主辦理入伙、入住、裝修手續(xù);

3、按接待來訪規(guī)定，做好來訪登記，對電話預(yù)約的來訪要及時通知有關(guān)領(lǐng)導或部門;

4、對突然來訪者，及時向上級匯報;

5、負責接待處理業(yè)主咨詢、投訴工作，并定期進行回訪;

6、完成辦公室臨時交辦的工作。

物業(yè)前臺崗位職責2

1.負責對所管轄區(qū)域內(nèi)的業(yè)戶進行入戶隨訪，提供日常服務(wù)，及對各項有償服務(wù)的收費工作，時刻保證為業(yè)主提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，針對業(yè)戶反映的重要問題，且不能馬上給予解決的，應(yīng)及時上報上級;

2.負責對業(yè)戶報修進行入戶跟進，確保維修的及時性，協(xié)助業(yè)戶做好施工單位入戶維修、消項工作的跟進;

3.負責每日對所管轄區(qū)域進行巡視，做好冬季托管房室內(nèi)低溫運行巡視記錄，對空置房進行巡查，并協(xié)調(diào)有關(guān)部門做好清潔工作，在巡視中注意檢查各種不安全隱患，發(fā)現(xiàn)問題認真記錄，并通知上級主管和相關(guān)部門及時處理，將處理結(jié)果以書面形式上報;

4.協(xié)助上級做好對業(yè)戶的意見或建議征詢工作，協(xié)助開展業(yè)戶滿意度調(diào)查;

5.負責協(xié)助上級，做好施工單位入戶的跟進驗收工作;

6.牢記收費服務(wù)項目及收費標準，掌握無償服務(wù)項目的內(nèi)容，并根據(jù)業(yè)戶需求及時提供服務(wù)，對超出服務(wù)范圍的工作盡努力滿足并完成;

7.簡化業(yè)戶與各部門聯(lián)系程序，對于業(yè)戶的投訴，能解決的則迅速處理，對無法當時解決的，說明原因并上報上級，通知相關(guān)部門并填寫《投訴處理記錄》，確定處理方案后，立即通知業(yè)戶，并將當值時所接待的投訴處理情況認真填入《交接班記錄本》;

8.負責物業(yè)費收取、催款工作，按公司要求完成本區(qū)域的收費目標，協(xié)助對公共設(shè)施進行檢查，發(fā)現(xiàn)需維修的設(shè)備、設(shè)施做好記錄，填寫《維修單》，通知工程部進行維修，跟進維修情況，配合上級處理緊急突發(fā)事件;

9.做好每日對所管轄區(qū)域公共設(shè)備、設(shè)施巡視，并認真填寫《巡視記錄表》，發(fā)現(xiàn)問題上報主管領(lǐng)導并通知相關(guān)部門及時整改，對整改完畢的項目及時跟進;

10.負責為業(yè)主講解二裝辦理、二裝施工手續(xù)、施工人員證件、二裝審批表簽批、竣工驗收及退還押金等流程;

11.熟悉掌握前臺各項工作標準及工作流程，認真做好前臺交接班工作記錄;

12.負責處理業(yè)主/用戶來電、來訪及投訴的接待工作，對無關(guān)人員、上門推銷和無理取鬧者，阻擋在辦公室外區(qū)域并交由其他人員處理;

13.負責業(yè)主電話咨詢工作，公司及業(yè)主郵件、快遞、報紙的接收及轉(zhuǎn)交工作;

14.接到業(yè)戶關(guān)于維修的來電或來函，根據(jù)來電或來函要求，記錄后通知工程部安排維修;

15.負責開具臨時出門條、看房條，為業(yè)主辦理業(yè)主證、雇員證、租戶證，負責為業(yè)主代購燃氣/電、能源;

物業(yè)前臺崗位職責31、負責初步接待各類業(yè)主的投訴、咨詢等日常工作;

2、負責前臺區(qū)域的衛(wèi)生、6S等的落地及日常執(zhí)行;

3、負責客戶停留___分鐘后，主動為業(yè)主提供飲品或其他增值服務(wù);

4、負責接聽服務(wù)中心電話，并及時將服務(wù)中心各類的情況傳達至對應(yīng)班組;

5、負責前臺的收費工作，并每日核對發(fā)送服務(wù)中心收費、辦理入住等的日報;

物業(yè)前臺崗位職責41、負責接待工作，做好來電來訪登記;

2、負責為公司辦理進場裝修手續(xù)，監(jiān)管裝修情況，有前期項目跟進商戶進場經(jīng)驗，處理商戶咨詢、投訴工作;

3、負責公司清潔、綠化、維修登記等服務(wù)工作;

4、負責寫字樓巡場工作，監(jiān)督公共區(qū)域的清潔、擺設(shè)等日常性工作;

5、負責催繳物業(yè)管理相關(guān)費用工作;

6、其他上級交代的事項。

物業(yè)前臺崗位職責51、主要負責該小區(qū)物業(yè)費的收繳等工作。

2、服務(wù)中心來訪人員的接待。

3、完成上級交辦的其它工作。

物業(yè)前臺崗位職責61、負責業(yè)主收房手續(xù)的辦理及檔案的整理工作;

2、負責管理區(qū)域業(yè)主物業(yè)費的收繳工作,完成收費指標;

3、負責業(yè)主投訴的分析、處理及跟進,并進行回訪;

物業(yè)前臺崗位職責71、記錄業(yè)主的來訪及投訴;

2、前臺費用收取(物業(yè)費、水電費、裝修相關(guān)費用);

3、物業(yè)費的催繳工作。

第四篇：快件收發(fā)管理辦法(參考)

1.目的：

規(guī)范公司收、發(fā)快遞管理，防止快遞丟失，降低運行風險，控制物流成本。確保公司快遞的收發(fā)工作及時、準確、高效。2.適用范圍：

適用于公司全體員工。3.定義：

快遞物品：指公司員工因工作需要，寄送文件資料、產(chǎn)品樣品、貨物以及其他與工作相關(guān)貨品等。4.權(quán)責：

人力資源部負責快遞簽收工作，并對收取的快遞件進行登記，及時通知收件人領(lǐng)取，對于未被領(lǐng)取的快遞，賦有保管義務(wù)。收發(fā)快遞相關(guān)人員必須遵照本規(guī)定執(zhí)行。各部門負責人負責本部門的快遞費用管控工作。5.內(nèi)容： 一.寄件流程：

選擇快遞公司—填寫快遞單—檢查并包裝—將快遞件交前臺核查—快遞公司取件、整改

1.快遞公司的選擇：選擇的原則是高效率、低成本。寄件人必須根據(jù)所寄物品的性質(zhì)與緊急程度，合理、準確地選擇性價比高的快遞公司。

2.填寫快遞單：由寄件人用正楷字清晰填寫收件方和寄件方詳細資料（地址、收件人、聯(lián)系電話、郵編等）。前臺對寄件人所選快遞公司的合理性進行審核，不合理的前臺給予建議選擇合理的快遞公司，寄件人重新填寫快遞單。3.檢查與包裝：人力資源部負責對寄件的檢查審核，并把所寄物品的屬性進行詳細登記，檢查審核通過后，由寄件人按照快遞公司的包裝要求進行包裝，并把快遞單貼于包裝盒上。

4.前臺（電話）通知快遞公司來公司收件，快遞公司收件人審核包裝，若包裝不合格拒收，由寄件人重新包裝。二.寄件相關(guān)規(guī)定： 1.物品分類選擇參照表： 序號

寄件類型 A類：緊急件 B類：貴重件（如票據(jù)、證件、貴重配件或物品等）C類：普通件（如資料、文件、普通產(chǎn)品樣品與配件等）4 D類：普通信函、賀卡等

2.重型配件（達5kg以上的非貴重配件）、公司樣本、普通資料類原則上均選一般的快遞公司（非順豐快遞），若是特急件，分管副總審批后可選順豐快遞等郵寄方式。

3.普通信函、賀卡等均選郵政，以平信方式郵寄。

4.嚴禁公費寄私人物品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按該單快遞費的5-10倍處罰。

5.嚴禁私自寄公司產(chǎn)品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按該產(chǎn)品市場價值的5-10倍處罰，情節(jié)嚴重者視同偷盜，并追究其刑事責任。三.相關(guān)人員職責:

1.寄件人應(yīng)合理、負責地選擇快遞公司，并準確清晰的填寫快遞單。2.寄件人將需寄發(fā)的物品備齊并與快遞單一起放到前臺待核查，核查通過后按快遞公司包裝要求進行包裝。核查內(nèi)容包括：是否為私人件、是否私自寄送公司產(chǎn)品（文件）、快遞公司選擇的合理性、快遞單填寫是否正確、包裝是否符合要求等。對于不合格的快遞退回發(fā)件人，按要求整改好后再予以寄發(fā)。3.若所寄發(fā)物品較重，需快遞人員直接到車間或倉庫取件的，寄件人必須安排一人陪同前往，禁止收件人獨自前往處理。

4.人力資源部負責審核快遞公司選擇的合理性，快遞單填寫是否正確，預(yù)審包裝是否合格及快遞物品的價值（達到報價額度的應(yīng)提醒寄件人進行報價寄發(fā)）。四.費用管控：

1.保價：為避免風險，超過1萬元的物品不可快遞，寄5000至10000萬元的物品和易碎、易損件必須進行保價，若未保價而物品發(fā)生損壞的，寄件人將酌情承擔相應(yīng)責任。

2.所有發(fā)件費均掛到發(fā)件部門，月底前臺提供發(fā)件清單，并做好費用統(tǒng)計，發(fā)件部門負責人簽字確認。

3.對于快遞費過高的部門，部門負責人應(yīng)進行分析，并制定整改措施交分管副總確認后報人力資源部。

4.人力資源部對公司整體快遞費進行管控。五.前臺收件規(guī)定：

1.不需支付到付快遞費的快遞收件由前臺簽收、登記后，及時通知相關(guān)部門責任人簽字領(lǐng)取。

2.需支付到付快遞費的快遞收件，前臺應(yīng)及時聯(lián)系收件人或并辦理付款手續(xù)。3.貴重物品和公司秘密文件原則上由前臺通知收件人到前臺自領(lǐng)，如收件人無法領(lǐng)取時，由前臺與收件人確認后再辦理代收手續(xù)。

4.前臺簽收所有快遞件必須進行登記，并讓收件人簽收，若收件人不在可通知部門相關(guān)人員直接簽收。

5.公司所有寄件的快遞單統(tǒng)一由前臺保管（保管期為一年），便于對賬和查詢。6.為了保證前臺已簽收快遞的安全和維護公司前臺的形象，要求收件人或委托人必須在前臺通知后即時將收件從前臺領(lǐng)走（下班簽收的快遞除外），如果當天未領(lǐng)走的，每超1天對收件人罰款50元。

7.前臺已簽收的快遞件并通知收件人來領(lǐng)取的，如當天未領(lǐng)走造成遺失或損壞由收件人自行負責。六.遺損件索賠：

1.寄（收）件人發(fā)現(xiàn)所寄（收）快遞發(fā)生遺失或損壞的，應(yīng)第一時間將單號報到前臺，由前臺與快遞公司跟進索賠，寄件人須給予相關(guān)配合。

2.前臺須對每單索賠件記錄在《快遞件遺失/損壞登記表》上，便于查詢和統(tǒng)計快遞件的遺失/損壞率和評價供應(yīng)商的服務(wù)能力。七.附件：

1.《快遞件收發(fā)（簽收）登記表》 2.《快遞件遺失/損壞登記表》

第五篇：物料收發(fā)存管理辦法

物料收發(fā)存管理辦法

一、目的

對倉庫物料收發(fā)流程規(guī)范化。確保收發(fā)數(shù)量準確,滿足生產(chǎn)的需要

二、適用范圍

適用于本公司對外采購的所有物料、委外加工半成品以及所有倉庫物品

三、工作內(nèi)容

1． 數(shù)量驗收（產(chǎn)品過檢后）

1.1 確認供應(yīng)商,核對供應(yīng)商送貨清單的型號、數(shù)量、品名是否與物料申購單一致，不一致的第一時間和采購人員進行核對，并查明原因待確認后方可收貨。1.2 對來料數(shù)量較大的按大件全點、小件20-30%的比例進行數(shù)量核查并做好抽查標識，對于來料經(jīng)較貴重的要做到數(shù)量全部清點準確，對小件物品必須用電子稱稱數(shù)量，對有差異情況及時上報并做好記錄。

1.3 所有來貨來料必須在數(shù)量清點完成后,供收雙方共同確認情況下簽單收貨，數(shù)量異常簽實收數(shù)量并要求送貨人簽名確認方可收貨。2.入庫

2.1 檢驗合格后安排物料及時按相應(yīng)位置及物料特性選擇合理的擺放方式擺放整齊

2.2 依送貨單及實收數(shù)量開具入庫單，錄入ERP系統(tǒng)及做好手工入賬手續(xù) 2.3對入庫物料第一時間做好標識卡做好記錄,標識卡要注明品名、料號、來貨時間及供應(yīng)商和實際入倉數(shù)量。物料標識卡必須置于物料正面最易看到的位置，做到數(shù)據(jù)易讀取易記錄 3.物料的保管

3.1 所有物料入倉后必須按倉位、區(qū)域、包裝方式將物料擺放整齊，掛好物料標識卡

3.2 物料發(fā)放后須進行整倉、歸位整理、減卡 3.3 所有物料必須做到安全維護和保管

3.4 對于在倉庫存放半年以上的呆滯物料應(yīng)每月及時統(tǒng)計,上報處理

3.5 倉庫內(nèi)必須保持通風,做好防火、防水、防盜、防潮、防壓、防腐等六防 3.6 倉庫人員于下班離開前應(yīng)巡視倉庫及門窗電扇等是否關(guān)好以確保倉庫的安全 4.發(fā)料

4.1 庫管員須認真核對物料發(fā)放指令領(lǐng)料單)、發(fā)料單是否一致，如有不相符應(yīng)及時反饋相關(guān)人員確認后方可發(fā)料

4.2發(fā)料時必須有物料員及倉管員雙方對數(shù)量確認無誤,共同在領(lǐng)料單上簽字確認

4.3 發(fā)料時必須按先進先出的原則發(fā)放物料 5.單據(jù)的填寫要求

5.1 單據(jù)填寫內(nèi)容要完整、字跡工整、不得隨意涂改，如有改動必須有改動人在改動處簽字確認方為有效

5.2 聯(lián)單必須按既定聯(lián)數(shù)進行分發(fā)保管,以便查證 5.3 每月的所有單據(jù)資料整理分類后統(tǒng)一保管