第一篇：學校檔案資料分類

學校檔案資料分類

要全面提高辦學水平，必須向科學管理要質量，建好教導處工作檔案是科學管理學校的途徑之一。建好教導處工作檔案，必須與學校各項工作結合起來，對工作中形成的資料，按內容性質編目登記，分門別類，整理歸檔。

一、學生類

1、《新生錄取名冊》：包括每年一年級新生由鎮、縣審批名冊以及學籍呈報名冊。

2、《在校學生花名冊》：包括在校學生姓名、性別、年齡、民族、出身、家庭住址、家長姓名、入學時間、政治面貌、畢業時間等，每年一冊，第一頁為綜合統計。

3、《學籍表》：每年學生從入學到畢業，全程記載其學習情況，每人一張表。

4、《評優先登記表》：包括三好學生、優秀學生干部、優秀團員、優秀少先隊員等，每學期或每學年一統計，按各年級各班填寫，便于對比分析。

5、《學困生登記冊》：按年級分班填寫，包括學生年齡、性別、家長姓名、工作單位、主要問題、幫教措施等。

6、《適齡兒童登記名冊》：小學登記6—11歲。

7、8、《休、轉、復、退學登記冊》：隨時記錄便于掌握學生流動情況。

9、《享受免費教科書學生花名冊》：一學年一登記、一統計。10、11、畢（結）業呈報名冊：包括登記表和統計表，一年一冊。

12、畢（結）業證書存根：一年一冊。

二、教師類

13、《教師簡明情況登記表》：主要掌握教師自然情況，便于管理、使用、教育、提高。

14、《學校基本情況統計表》：包括學生數、班級數、任課教師數，其中男女數，學歷情況，教齡情況，一年一統計，長期保存，便于總結學校發展情況，寫好校史。

15、《教職工考勤簿》：天天記錄，定期統計，累計每個教職工的出、缺席情況，分別記入各自檔案。

16、《教師工作量統計表》：重點存入學校總課程表和教師授課一覽表，分學期統計，便于了解教師承擔工作量情況。

17、《教師調串課登記簿》：以“調課卡”適時調課，學期統計，記錄教師因病因事調串課節數，計算教師工作量。

18、《教師業務檔案》：包括教師的基本情況，來校年月日，每學期所任課程、班級和節數，每學期考勤情況統計，進修計劃及考核情況，每學期教學工作計劃，備、教、改檢查情況及工作總結、報紙雜志發表的文章、獲獎論文、評先評優、證書材料每人立一戶頭便于查閱。

三、教學統計類

19、《歷年各科考題及答案》。

20、《學生成績登記表》：指學校或上級擬題的期中、期末考試。

21、《期中、期末考試質量分析》：便于領導指出教學質量奮斗目標，分類指導，分別要求。

22、《學科教學進度表》：便于教導處檢查任課教師執行課程標準及教學計劃情況。

23、《各科教學研究課記錄冊》：主要是記錄教研組內、校內公開課、專題研討情況。

24、《各科作業總檢查記錄》：包括檢查班級、人數、科目、分析平行班任課教師情況及學生作業負擔情況。

25、《各科備課總檢查記錄》：包括應備、已備、執行備課制度，運用教學方法等情況。

26、《體育“達標”統計冊》：包括各班應達標數，已達標及學校各班的達標率。

27、《學生健康監測統計表》：對主要病癥如近視、地方病等進行登記，便于有針對性地采取防治措施。

四、計劃、總結、報告類

28、《工作計劃》：包括學校、教導處、總務處、德育、素質、安全、法制、教研組、班主任、團隊等每學期初制訂的計劃。

29、《工作總結》：包括學校、教導處、總務處、德育、素質、安全、法制、班主任、團隊等每學期末總結及重要工作的階段總結。

30、《工作報告》：包括學校對上級請示、報告及批復、各班組對學校請示、報告、批復等。

31、《運動會方面》：包括秩序冊、成績記錄冊、總分表等材料

32、《藝術節方面》：包括藝術節方案、節目單、評比結果等。

五、組織分工、規章、制度類

33、《組織分工方面》：如校務分工、團隊分工、工會分工、各年級各學科任課教師分工、各年級各班主任分工，每學期一統計。

34、《規章制度方面》：包括“校長職責”、“教導主任職責”、“總務主任職責”、“班主任職責”、“教研組長職責”、“備課制度”、“作業批改制度”、“成績考核制度”、“獎懲制度”、“體育、衛生、紀律制度”等。

35、《記錄方面》：包括“校務會議記錄”、“政治學習記錄”、“教學研究記錄”、“班級工作記錄”、“教研組活動記錄”、“家長會議記錄”、“作業批改記錄”、“校日志·大事記”等。

六、文件類

36、《年度文件簿》：對中央、省、地、縣、鎮、中心學校發的有關教育的各種政策、法令等都要分類立卷歸檔。

七、校園建設類

37、《校園建設文字材料》：包括校園建設的有關報告、批復、協議、合同、界定等。

38、《照片資料》：包括校園建設、重要會議、活動、有關領導視察、捐助學校等有紀念意義的照片。

八、班集體建設類

39、《課堂教學評優表》：每學期舉行一次課堂教學評優活動，可分為老中青年組教師進行，作為個人教學成績記載。

40、《班級布置評比表》：每學期按照統一要求對班級布置進行評估、記錄歸檔。

41、《班級衛生評比表》：每周由少先隊大隊委員會組織對各班的教室和環境衛生區進行檢查打分，按周統計，期末總評。

42、《文體活動評比表》：每學期以班為單位進行廣播體操和文藝表演，評出名次，期末再總評。

43、《特長生記錄表》：每學期舉行的讀書競賽、學科競賽等學生獲獎記錄。

44、《班主任業務手冊》：包括“好人好事記錄”、“家訪記錄”、“主題班會記錄”等每學期存入檔案，作為考核班主任的條件之一。

九、教改、實驗類

45、《教改實驗班》：包括教改實驗班教師、班級、專題、方案。

46、《教科研課題》：包括教科研立項報告、階段小結、結題報告、成果總結推廣。

十、家庭教育類

47、《家長學校資料》：包括家長學校計劃、領導成員、授課教師、授課對象、選定教材、規章制度、作息時間、課程表、工作總結等系列化材料。

十一、其它類

48、《有關資料》：包括“外地教育教學經驗”、“縣、鎮教研與教改動態”、“少先隊工作”（由大隊輔導員另建）、“校報”（由文學社另建）等能夠推動教育教學，提高辦學水平的特色資料。

第二篇：學校檔案資料參考分類分析

學校檔案資料分類

要全面提高辦學水平，必須向科學管理要質量，建好教導處工作檔案是科學管理學校的途徑之一。建好教導處工作檔案，必須與學校各項工作結合起來，對工作中形成的資料，按內容性質編目登記，分門別類，整理歸檔。

一、學生類

1、《新生錄取名冊》：包括每年一年級新生由鎮、縣審批名冊以及學籍呈報名冊。

2、《在校學生花名冊》：包括在校學生姓名、性別、年齡、民族、出身、家庭住址、家長姓名、入學時間、政治面貌、畢業時間等，每年一冊，第一頁為綜合統計。

3、《學籍表》：每年學生從入學到畢業，全程記載其學習情況，每人一張表。

4、《評優先登記表》：包括三好學生、優秀學生干部、優秀團員、優秀少先隊員等，每學期或每學年一統計，按各年級各班填寫，便于對比分析。

5、《學困生登記冊》：按年級分班填寫，包括學生年齡、性別、家長姓名、工作單位、主要問題、幫教措施等。

6、《適齡兒童登記名冊》：小學登記6—11歲。

7、8、《休、轉、復、退學登記冊》：隨時記錄便于掌握學生流動情況。

9、《享受免費教科書學生花名冊》：一學年一登記、一統計。10、11、畢（結）業呈報名冊：包括登記表和統計表，一年一冊。

12、畢（結）業證書存根：一年一冊。

二、教師類

13、《教師簡明情況登記表》：主要掌握教師自然情況，便于管理、使用、教育、提高。

14、《學校基本情況統計表》：包括學生數、班級數、任課教師數，其中男女數，學歷情況，教齡情況，一年一統計，長期保存，便于總結學校發展情況，寫好校史。

15、《教職工考勤簿》：天天記錄，定期統計，累計每個教職工的出、缺席情況，分別記入各自檔案。

16、《教師工作量統計表》：重點存入學校總課程表和教師授課一覽表，分學期統計，便于了解教師承擔工作量情況。

17、《教師調串課登記簿》：以“調課卡”適時調課，學期統計，記錄教師因病因事調串課節數，計算教師工作量。

18、《教師業務檔案》：包括教師的基本情況，來校年月日，每學期所任課程、班級和節數，每學期考勤情況統計，進修計劃及考核情況，每學期教學工作計劃，備、教、改檢查情況及工作總結、報紙雜志發表的文章、獲獎論文、評先評優、證書材料每人立一戶頭便于查閱。

三、教學統計類

19、《歷年各科考題及答案》。

20、《學生成績登記表》：指學校或上級擬題的期中、期末考試。

21、《期中、期末考試質量分析》：便于領導指出教學質量奮斗目標，分類指導，分別要求。

22、《學科教學進度表》：便于教導處檢查任課教師執行課程標準及教學計劃情況。

23、《各科教學研究課記錄冊》：主要是記錄教研組內、校內公開課、專題研討情況。

24、《各科作業總檢查記錄》：包括檢查班級、人數、科目、分析平行班任課教師情況及學生作業負擔情況。

25、《各科備課總檢查記錄》：包括應備、已備、執行備課制度，運用教學方法等情況。

26、《體育“達標”統計冊》：包括各班應達標數，已達標及學校各班的達標率。

27、《學生健康監測統計表》：對主要病癥如近視、地方病等進行登記，便于有針對性地采取防治措施。

四、計劃、總結、報告類

28、《工作計劃》：包括學校、教導處、總務處、德育、素質、安全、法制、教研組、班主任、團隊等每學期初制訂的計劃。

29、《工作總結》：包括學校、教導處、總務處、德育、素質、安全、法制、班主任、團隊等每學期末總結及重要工作的階段總結。

30、《工作報告》：包括學校對上級請示、報告及批復、各班組對學校請示、報告、批復等。

31、《運動會方面》：包括秩序冊、成績記錄冊、總分表等材料

32、《藝術節方面》：包括藝術節方案、節目單、評比結果等。

五、組織分工、規章、制度類

33、《組織分工方面》：如校務分工、團隊分工、工會分工、各年級各學科任課教師分工、各年級各班主任分工，每學期一統計。

34、《規章制度方面》：包括“校長職責”、“教導主任職責”、“總務主任職責”、“班主任職責”、“教研組長職責”、“備課制度”、“作業批改制度”、“成績考核制度”、“獎懲制度”、“體育、衛生、紀律制度”等。

35、《記錄方面》：包括“校務會議記錄”、“政治學習記錄”、“教學研究記錄”、“班級工作記錄”、“教研組活動記錄”、“家長會議記錄”、“作業批改記錄”、“校日志·大事記”等。

六、文件類

36、《文件簿》：對中央、省、地、縣、鎮、中心學校發的有關教育的各種政策、法令等都要分類立卷歸檔。

七、校園建設類

37、《校園建設文字材料》：包括校園建設的有關報告、批復、協議、合同、界定等。

38、《照片資料》：包括校園建設、重要會議、活動、有關領導視察、捐助學校等有紀念意義的照片。

八、班集體建設類

39、《課堂教學評優表》：每學期舉行一次課堂教學評優活動，可分為老中青年組教師進行，作為個人教學成績記載。

40、《班級布置評比表》：每學期按照統一要求對班級布置進行評估、記錄歸檔。

41、《班級衛生評比表》：每周由少先隊大隊委員會組織對各班的教室和環境衛生區進行檢查打分，按周統計，期末總評。

42、《文體活動評比表》：每學期以班為單位進行廣播體操和文藝表演，評出名次，期末再總評。

43、《特長生記錄表》：每學期舉行的讀書競賽、學科競賽等學生獲獎記錄。

44、《班主任業務手冊》：包括“好人好事記錄”、“家訪記錄”、“主題班會記錄”等每學期存入檔案，作為考核班主任的條件之一。

九、教改、實驗類

45、《教改實驗班》：包括教改實驗班教師、班級、專題、方案。

46、《教科研課題》：包括教科研立項報告、階段小結、結題報告、成果總結推廣。

十、家庭教育類

47、《家長學校資料》：包括家長學校計劃、領導成員、授課教師、授課對象、選定教材、規章制度、作息時間、課程表、工作總結等系列化材料。

十一、其它類

48、《有關資料》：包括“外地教育教學經驗”、“縣、鎮教研與教改動態”、“少先隊工作”（由大隊輔導員另建）、“校報”（由文學社另建）等能夠推動教育教學，提高辦學水平的特色資料。

第一節 一般管理類檔案的整理 一、一般管理類檔案是指以下三大類：

辦學條件（BX）、學校管理（XX）、教育教學（JY）。

二、歸檔范圍：凡是學校在建設、管理、教育、教學活動中形成的有保存價值的文件均需歸檔，基本按照《中山市中小學校檔案歸檔范圍和保管期限表》（以下簡稱《歸檔范圍和保管期限表》）執行。

開展收集工作時請注意：

1、不要僅僅局限于《歸檔范圍和保管期限表》中所列類目和材料類型，本校在實際工作當中形成的，但未列入表中的材料同樣需要

收集歸檔；

2、表中有列明但本校確未形成的材料無需再補，并不是要求每年每個類別都要有相應材料歸檔；

3、收集工作要求盡可能齊全完整：

（1）不限時間，自學校成立時起一直到現在形成的所有文件材料，凡有保存價值的都要收集歸檔；

（2）不限對象，如涉及到學校撤并，則合并進來學校的檔案資料也要收集歸檔，在整理時作為一個獨立的單位對待。

三、整理步驟及要求

1、分：按教學歸檔，以文件內容所針對的教學為準；文件時間不清楚的要盡量考證清楚。

2、分類目：根據歸檔文件具體內容，對照《歸檔范圍和保管期

限表》，放入相應類目內；

表中未列明的文件材料分類目時如何處理？

（1）比照最接近的類目放入；

（2）將其放入所屬上級類目的“綜合”類；

判定保管期限：按照歸檔文件所屬類目，對照《歸檔范圍和保管期限表》所列保管期限確定，表中未列明的部分新增文件材料類型可

根據實際情況判定。

3、排列：將同一同一類目的文件放在一起，并將其排順；排列時盡量將同一件事情或同一個活動形成的歸檔文件相對集中排

在一起；

果同一同一類目的文件有多種保管期限，一般按照保管期限由長到短的順利排列，即按照永久、30年、10年、5年等順序排列。

4、裝訂：按件歸檔，單份裝訂。

裝訂要求：以A4大小為標準取齊，大于A4的要折疊，小于A4一半的要用白紙托裱；去除訂書釘回形針等金屬物（保管期限為10年及以下的可用訂書釘），形成時即成本成冊的報表、刊物等，可保留原裝訂；格式、內容和形成時間基本相同的多份文件可合并為一件歸檔，此時必須另加白紙作封面后再裝訂，封面上應注明文件的總標

題、時間等項目。裝訂方法：

A、衣車縫邊

B、膠劑粘合（適用于較薄的單份歸檔文件）

C、三孔一線（適用于較厚的單份歸檔文件）

D、不銹鋼釘（適用于保管期限為永久、30年的歸檔文件）

E、普通釘書釘（適用于保管期限為10年及以下的歸檔文件）

建議盡量少用或不采用含金屬物的裝訂方法。

5、編頁碼：每份文件單獨編頁碼，每件均從1開始對有文字的頁面編連續頁號，正面編在右上角，反面編在左上角。如原文已編有連續正確頁號或只有單頁的可不用再編頁號。編頁碼時，所加白紙封面應計算在內，建議采用打碼機編頁碼。

6、蓋章編號：每份文件在其首頁的左上角空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。如另加白紙作封面，則將歸檔章蓋在白紙封面的左

上角。歸檔章樣式如下：

歸檔章各項目及填寫要求：

全宗號：學校全部檔案的代號，鎮區屬學校由本鎮區黨政辦綜合檔案室確定，市屬學校由市檔案館確定；如有合并進來的學校，則每個合并學校都要有獨立全宗號；

類目號：對照《歸檔范圍和保管期限表》，確定文件所屬的類目

號；

年

度：文件所屬的，一般指教學，用四位阿拉伯數

字表示；

件

號：該歸檔文件在對應類目和對應中所排的順序號；

頁

數：該歸檔文件的總頁數；

期

限：對照《歸檔范圍和保管期限表》，確定該歸檔文件的保管期限；

7、著錄：對照檔案管理軟件著錄界面和《歸檔文件目錄》填寫要求，將文件有關信息著錄進檔案管理軟件，用于打印《歸檔文件目錄》和今后的檔案檢索利用。

《歸檔文件目錄》（見附錄一）各項目及填寫要求：

全宗號、類目號、、件號、頁數、期限等項目與歸檔章的內

容相一致；

文

號：文件制發單位的發文字號，要求照實抄錄，填寫完整齊全，沒有文號的文件此欄可空；

責任者：發布文件的署名者或蓋章單位，責任者名稱過長時可填

寫規范簡稱；

題

名：文件的標題，要求照實抄錄。文件本身沒有標題或標題不能說明文件內容的，應為其加擬或補充標題，并將加擬或補充的標題置于“[

]”內，以區別于原來的文件標題；

日

期：文件的形成時間，即文件的落款時間，填寫時要求用八位阿拉伯數字填寫，年月日之間用“.”連接。文件日期清楚的照實抄錄，如果月份或日不清楚，則用“00”表示；

備

注：該份歸檔文件如有需要特殊說明的情況（如文件的密

級、缺頁等）可在此欄填寫。

8、裝盒：將整理好的歸檔文件分類目和分按件號順序裝盒；裝盒時不可跨類目但可跨，即一盒只能裝某一個類目的歸檔文件，如果一個該類目的文件較少，未裝滿一盒，則下一個該類目的歸檔文件可接著裝在同一盒，直至裝滿為止；每個檔案盒內要放置盒內文件對應的《歸檔文件目錄》。

檔案盒背脊的樣式（見附錄二）及填寫方法：

全宗名稱：本學校的全稱或規范簡稱，建議刻章蓋印；

一級類目名稱：即“辦學條件”、“學校管理”、“教育教學”三個一級類目的相應名稱，建議刻章蓋印；

全宗號、類目號：與歸檔章相應欄目一致；

年 度：該檔案盒內所裝歸檔文件的起止，如為單一照實填寫，如為跨，可先寫好開始，截止先空，待盒裝

滿之后再填寫截止；

起止件號：如盒內已裝滿且只有一個時需填寫清楚盒內歸檔文件的起止件號；如為跨裝盒，則起止件號欄不用填寫。

檔案盒背脊填寫時要求盡可能用字粒章蓋印或打印，而不用手

寫。

9、排架：上架排列時先按類目順序，同一類目再按時間順序排列，每個類目后面均應預留部分箱柜空間，以適應日后檔案增長

需要。

10、編制目錄：《歸檔文件目錄》打印一式兩份，一份放入檔案盒中跟隨相應檔案，另一份匯總裝訂成冊，裝訂時可先按類目，再按順序排列，也可以先按，再按類目順序排列，一般推薦采用前者。“辦學條件”、“學校管理”、“教育教學”三個一級類目形成的檔案目錄如果較少，可匯總裝訂成一本，不同大類之間用色紙間隔一下以利查找；如果較多，則每個一級類目裝訂成一本。檔案目錄要用專門的“檔案目錄”夾來裝訂，并在封面和背脊貼好相應標簽（樣式見附錄三、四）。

第二節 教師業務檔案的整理

一、“教師業務檔案”屬于“學校管理”一級類目下的一個小類，其類目號為：XX18，因其整理方法稍有不同，故作單獨介紹。

二、歸檔范圍：

1、《歸檔范圍和保管期限表》中所列的文件材料類型；

2、上級部門或評估活動要求放入的其他有關教師業務工作的材

料。

三、整理原則：按人整理，一人一檔。

四、整理步驟及要求：

1、分類：將屬于教師業務檔案的相關資料按教師不同姓名分開來，一個教師的所有材料集中放在一起；

2、編號：按照“類目號＋＋保管單位順序號”的編號方法對教師業務檔案進行編號，一個教師所有業務檔案作為一個保管單位，“”一般以該教師來到本學校開始任教的為準，“保管單位順序號”為該教師在對應“”的排列順序號；

3、裝盒：按“一人一盒（袋）”的原則，將每個教師的業務檔案分別裝入一個檔案盒或檔案袋，檔案盒或檔案袋內文件單份裝訂，方

便日后添加；

如裝盒則直接在檔案盒背脊標識檔號，如裝袋則在檔案袋的封面上加蓋歸檔章（與一般管理類檔案的歸檔章相同）并填寫相關內容；為便于檢索，可在檔案盒或檔案袋上面標出該教師姓名；

如某個教師的材料較多，裝滿一盒之后可順序裝第二盒，但仍視作一個保管單位，裝盒時可在“保管單位順序號”后面加括號并標注順序進行區別，如：XX18-2008-001（1）；

4、編制目錄：檔案盒（袋）內應放置目錄，盒（袋）內目錄制作可從簡，按順序列出盒（袋）內文件明細即可，盒（袋）內目錄無

需錄入檔案管理軟件；

教師業務檔案在進行電腦著錄時，一個教師的業務檔案作為一件錄入檔案管理軟件，文件標題統一為：XXX教師業務檔案，打印時用《歸檔文件目錄》。其目錄可單獨裝訂，也可與其他一般管理類檔

案的目錄裝訂在一起。

第三節 基建檔案的整理

一、此處所指基建檔案只適用于以學校名義進行招投標和建設的基建項目，形成材料較多且具有成套性。基建檔案的整理可參照中教〔2007〕71號文所介紹方法進行操作。因一般中小學校較少基建檔案，故在此不作詳細介紹，如有需要，請與市檔案局指導科聯系；

二、學校在日常管理過程中，某些小型工程形成的少量材料，如合同、預決算表等，可作為一般管理性文件，歸入“學校管理”類的“XX01—學校管理綜合”類目中，保管期限作“30年”。

三、未設立“基建檔案”類別的學校，相關圖紙的處理：

（1）學校用地紅線圖：歸入“BX01—獨立校園”類目；

（2）學校平面圖、學校建筑設計圖、竣工圖：歸入“BX02—校

園布局、建筑設計”類目；

（3）每張圖紙作為一份文件單獨編號歸檔，折成A4大小，露出圖標欄，蓋檔號章（與一般管理類所使用的檔號章相同）填寫即可。

第四節 會計檔案的整理

一、此處所指會計檔案是指學校在財務工作中形成的會計核算專業材料，專指會計報表、會計帳簿、會計憑證、銀行對帳單等會計材料，具體歸檔范圍詳見《歸檔范圍和保管期限表》；

二、會計檔案的整理只適用于財務工作獨立運作，會計檔案自行保管的中小學校；如本學校的會計工作由鎮政府財政所或結算中心代管，并且形成的會計檔案也由財政所或結算中心代管，則不適用；

三、學校在日常管理過程中，形成的部分與財務相關的文件材料，如教師的工資表、請批單等，應作為一般管理性文件，歸入“學校管理”

類的“XX21—財務管理”類目中；

四、學校的會計工作交由鎮政府統管之前形成的會計檔案，應按照中教〔2007〕71號文所介紹的整理方法進行整理。

第五節 特殊載體類檔案的整理

一、實物檔案的整理

1、收集：學校在學校管理、教育教學工作活動中形成、獲得的各種證書、錦旗、牌匾、印章、字畫等榮譽性、紀念性的實物材料均屬歸檔范圍，均應收集歸檔。具體見《歸檔范圍和保管期限表》。

2、分類：按照《歸檔范圍和保管期限表》所列分類對實物檔案

進行類目劃分；

3、排列：將同一類目的實物按形成（指公歷）分開來，使同一類目同一的實物排列在一起（指實物檔案的編號，而非指

實物本身）；

4、編號：按照“類目號＋＋件號”的編號方法對實物檔案進

行編號，例如：學校2008年所獲得的第一面錦旗，其檔號表示為：

SW02-2008-001；

5、標識：給每件實物檔案制作一個標簽（見附錄六），標簽內容包括該實物檔案的檔號、名稱、來源、時間等相關信息，并將標簽貼在相應實物檔案的表面（部分上墻實物可免），注意應貼在實物背面或側面等不顯眼處，以免影響美觀；

6、編制目錄：按照分類和編號的順序在《實物檔案目錄》（見附錄五）上依次進行登記，結合使用檔案管理軟件，在著錄之后將其

打印出來裝訂成冊。

《實物檔案目錄》各項目及填寫要求：

類

別：實物檔案所屬的類目名稱；

檔

號：實物檔案的完整檔案編號；

實物名稱：實物檔案的具體內容；

來

源：將該實物檔案贈與或授予學校的單位或個人；

日

期：學校獲得該實物檔案的具體時間，如實物本身有時間

則照實抄錄；

存放點：存放該實物檔案的具體地點；

備

注：其他需要特別說明的事項，如無則空。

7、存放：實物檔案既可以集中存放于檔案室或榮譽室，也可以分散存放于領導辦公室或其他各部門，無論哪種情況，關鍵是要集中登記并在《實物檔案目錄》“存放點”一欄交代清楚；

如果集中存放，建議按類目分開擺放，將較重要的和新獲得的擺在比較顯眼的位置，較次要的及時間比較久的則擺在較偏的位置或直接將其收藏起來。錦旗在收藏時，可將其木棍抽出后卷成卷軸，然后用報紙包好，最后將其說明標簽貼在報紙上面。

意義不大、價值較小且不易保管的實物，經鑒定、拍照后可以銷毀。

8、實物的拍照：所有實物均應拍數碼照片，并將相關信息說明

清楚。

因學校每年所獲實物（特別是榮譽類）較多，故不要求將實物照片洗曬出來保存，可將其數碼照片集中后刻錄光盤保存，保存數碼照片的光盤歸入“LX04—其它”類目。

二、照片檔案的整理

1、收集：學校在黨團行政事務，開展教育教學、文藝體育等活動中形成的具有保存價值的照片（含紙質照片和數碼照片）均屬歸檔范圍。具體范圍詳見《歸檔范圍和保管期限表》。

每一次工作或活動所形成的照片應收集齊全、完整，并選取有代表性的數張，沖曬成4R或4D規格，入冊歸檔保存。

2、分類、分：首先按照《歸檔范圍和保管期限表》所列分類對照片檔案進行類目劃分，然后將屬于同一類目的照片，按形成（指公歷）不同分開來；

3、分組：一件事情或一個活動形成的應歸檔照片即為一“組”，一組也可以稱為一個案卷；一組照片可以是一張，也可以是好幾張；

4、編號：按照“類目號＋＋組號（案卷號）＋張號”的編號方法對照片進行編號，每個的組號均從“1”開始編，每組的張號

也都從“1”開始編；

例如：學校2008年開展的第1個文體活動（ZP03類）所形成的照片（即2008年的第1組），其第1張照片的檔號表示為：

ZP03-2008-001-001；

5、裝冊：將整理好的照片檔案按照類目和編號的順序依次裝入

照片檔案冊；

每組照片前留一空位，用白紙填寫該組照片的簡要說明，稱為“組說明”（見附錄七），其主要項目及填寫要求如下：

檔 號：該組照片的檔號，如：ZP03-2008-001；

保管期限：照片檔案全部暫定為長期；

起止日期：該組照片拍攝時間；

拍攝者：該組照片的拍攝人；

照片張數：該組照片歸檔張數；

案卷題名：該組照片所反映的會議或活動名稱，載體編號：空。

每張照片下面均有一張說明，稱為“張說明”（見附錄八），其主

要項目及填寫要求如下：

檔 號：該張照片的檔號，如：ZP03-2008-001-001；

拍攝者：該張照片的拍攝人；

拍攝日期：該張照片的拍攝時間；

底片號：該張照片對應底片在底片冊中的編號，如無底片或直接將底片放置于照片下的小格內，則此處為空；

參見號：與本張照片有關聯的其它類別檔案或資料的編號，一般

可空；

文字說明：本張照片所反映的具體內容（如具體活動內容、人物姓名、身份、位置、場景等）。

載體編號：空；

“組說明”和“張說明”均可用檔案管理軟件打印；另外，照片檔案冊的背脊應制作標簽加以說明（見附錄十一）。

6、編制目錄：按組制作目錄，即填寫《照片檔案案卷目錄》（見附錄九），各項目及填寫要求如下：

檔

號：填寫歸檔照片的組號，如：ZP03-2008-001；

案卷題名：填寫該組照片所反映的活動名稱；

攝錄者：填寫該組照片的拍攝者；

攝錄時間：填寫該組照片的拍攝時間；

備

注：填寫該組歸檔照片的張數。

7、數碼照片的整理：存儲于電腦中的數碼照片在整理時，可以一個活動一個文件夾，并于文件夾內另建說明文檔對活動的簡要情況和重要的單張照片進行說明，每隔一段時間后將其刻錄光盤脫機保

存。

三、錄音錄像檔案的整理

1、收集：學校在黨團行政事務，開展教育教學、文藝體育等活動中形成的具有保存價值的影音文件均屬歸檔范圍，包括錄音帶、錄像帶及DVD、VCD、DV、CD等，具體范圍詳見《歸檔范圍和保管

期限表》。

上級部門下發的與學校無關的電教片、宣傳資料片等無需歸檔，作資

料保存即可。

2、分類、分：錄音帶、錄像帶等材料按照《歸檔范圍和保管期限表》所列分類進行類目劃分；同一類目的再按形成（指公

歷）不同分開來。光盤在形成和分類時的注意事項：

（1）盡量將影像文件、聲音文件、數碼照片、數據備份文件等

分開刻錄在不同的光盤上；

（2）如光盤內存儲的只有聲音文件，則將其歸入“LY—錄音”類，再根據聲音文件的具體內容確定具體類目號；

（3）除第（2）種情況外，其他光盤均歸入“LX—錄像”類，然后根據光盤的主要內容確定其具體類目號。如主要是上級領導視察本學校的錄像，則歸入“LX01—行政事務”類目，如主要是教學研討和交流等內容的錄像，則歸入“LX02—教育教學”類目，如主要是開展文體活動的錄像，則歸入“LX03—文體活動”類目；

（4）數碼照片和其他數據備份光盤均歸入“LX04—其它”類目；

（5）光盤內容跨越幾個的，歸入最后一個，在寫案卷

題名時必須寫清楚起止。

3、編號：按照“類目號＋＋件號”的編號方法進行編號，一個保管單位只編一個檔號。一張光盤即使存儲了多個活動內容，也只

有一個檔號。

4、標識：如歸檔的錄音錄像材料的包裝盒上已有案卷題名、時間等項目，則直接將檔號寫在包裝上，然后入箱柜保存；如包裝上無相關信息或相關信息不完整，則需制作標簽（見附錄十二）貼在包裝

上，然后再歸檔保存；

如歸檔的錄音錄像材料無包裝盒，例如部分光盤，可按檔號順序裝入專用的“光盤檔案冊”，并寫好相應的標簽說明，然后入箱柜保存。

5、編制目錄：為簡化操作，錄音錄像檔案只需填寫《聲像檔案案卷目錄》（見附錄十），各項目及填寫要求如下：

檔 號：填寫該份聲像檔案的完整檔案編號，如：

LX01-2008-001；

案卷題名：填寫該份聲像檔案的主要內容，一般格式為：“單位＋時間＋主要內容”，如內容較多，則需綜合概括，要求概括全面、準確、簡練，不要一一羅列；

攝錄者：該份聲像檔案的拍攝者；

攝錄時間：該份聲像檔案的拍攝時間； 備 注：其他需要特別說明的事項。

6、保存：錄音錄像檔案可直接裝入鐵皮檔案箱柜保存，如有條件的可裝入專門的防潮防磁柜保存。

第三篇：學校檔案資料分類目錄索引

中小學檔案資料分類目錄索引

一、黨群工作資料（A）(一)黨務工作資料（A1）

A101、黨員花名冊、黨員年終統計表。永久 A102、黨支部會議記錄、紀要。永久 A103、學校黨支部工作計劃、總結，換屆改選、職務任免等文件。

永久

A104、表彰先進集體、個人的相關文件。永久 A105、對學校有關人員的處分材料 受到警告以上處分的。永久

A106、入黨積極分子花名冊。永久 A107、組織關系介紹信存根、黨員轉正、接收新黨員的請示、報告、批復等文件材料。永久 A108、紀檢、黨風廉政建設、組織教育、民主評議等的總結、計劃、匯報材料、目標管理責任書。永久 A109、民主生活會記錄、黨小組工作安排、計劃、總結等文件材料。

永久

A110、黨費繳納收據存根。永久

1(二)工會工作資料（A2）

A201、上級工會頒發的針對本校工會工作并要求貫徹執行的文件。永久 A202、工會、職（教）代會成立、換屆選舉及結果、領導職務任免的請示、批復、報

告、總

結

等

文

件

材

料。

永久

A203、召開工會、職（教）代會的通知、議程、領導述職報告、評議、報告、講話、總

結、決

議

等

文

件

材

料。

永久

A204、工會、職（教）代會工作計劃、總結、會議記錄等文件材料。

永久

A205、工會、職（教）代會會員名冊、統計報表。永久 A206、工會、教職工活動的安排、工作小結等文件材料。永久

二、行政工作資料（B）(一)行政管理資料（B1）

B101、公司文件（意見、通知、法規等）。永久 B102、其他黨政部門及教育局文件（法規、意見、通知、通報、簡報等）。永久

B103、學校簡介及平面圖。永久 B104、學校遠、中、近期目標（建設規劃、管理）。永久 B105、學校各類組織機構及分工。永久

B106、學校各種規章制度、職責（校歷表、作息時間表、請銷假與考勤、獎懲、辦公、教學、教研、財務管理、衛生、例會、教代會與民主管理、學習、崗位職責等）。

永久 B107、學校行政會、校務會、教職工會議的會議記錄。永久 B108、學校重大事件相關文件材料。永久

B109、對學校有關人員的處罰材料（不含警告）。永久

受到警告的。30年 B110、學期、各類目標責任書。永久

B111、學工作計劃、總結(含行事歷)。永久 B112、成立臨時機構、臨時小組的通知 30年 B113、學校聯合辦學的請示、批復等文件材料 永久 B114、學校的設置、撤消、更名、合并及啟用、更換印章等文件 永久 B115、表彰先進集體、先進個人的文件材料 縣級及以上的 永久

縣級以下的 30年

B116、學校在等級評審、創地方名校等綜合性創建活動中形成的方案、批復、總結、計劃、匯報材料等文件材料

創省、市級及以上的 永久

市級以下的 30年

B117、學校組織機構沿革、人員編制、大事記、校史、校志等材料

永久

B118、學校在綜合治理、計劃生育等單項工作中形成的總結、計劃、匯報等文件材料 3 0年 B119、學校各科室計劃、總結、安排及目標責任書 30年 B120、學校工作簡報、情況反映（工作匯報）、工作信息等材料。30年 B121、校報、校刊。30年 B122、校務公開記錄。30年

B123、學校作息時間表，教職工考勤記錄（請假、未考勤說明）。30年 B124、學校榮譽登記及證件復印件。長期 B123、學校的資金請示、批復、制度、追加預算。30年 B124、教職工承租、購置本單位住房的合同、協議和有關手續。永久 B125、教職工住房分配、出售的規定、方案、細則，職工住房情況統計、調

查

表、職工住房

申請。30年

B126、與有關單位簽訂的合同、協議、協定等文件材料。

重要的 永久

一般的 30年 B127、教師職業道德評估表、教師點名冊。30年(二)人事管理資料（B2）

B201、教職工聘用（勞動）合同。永久 B202、教職工保險資料 永久 B203、教職工年初花名冊，教職工統計表。永久 B204、上級頒發的針對人事工作方面并要求貫徹執行的文件。30年 B205、學校人事任（免）職、離職、教職工調資、招工（干）、職稱評審、聘用、轉正定級、考核、職工調動介紹信存根、進人卡、工資介紹信存根、退休、死亡、撫恤等所形成的文件。永久

B206、學校人事工作制度、規定、辦法及安排意見 30年 B207、教職工婚姻、獨生子女證明、申請表等文件 永久 B208、教師在市級及以上、各類報刊雜志發表的文章、論文 30年 B209、教師在市級以下各類報刊雜志發表的文章、論文及交流材料

30年

B210、教職工考試、進修、培訓等文件 30年 B211、上級下發的針對教職工專業技術職務的評審、聘用等的文件30年

三、教學教研資料（C）

5(一)教務工作資料（C1）

C101、學期學生教材一覽表。永久 C102、校本課程教材。永久 C103、各類課堂教學評價標準。永久 C104、教務處計劃與總結(包括每期工作行事歷)。永久 C105、學科教學計劃與總結。30年 C106、各班學生期中、期末考試成績冊、（升級、畢業考試、學科競賽成績表、統計表）

30年

C107、教學質量分析。30年 C108、教學常規檢查記錄（課堂教學、備課、作業批改、輔導、課外活動檢查情況記錄）。

30年

C109、班級轉化學困生方案。30年(二)教研工作資料（C2）

C201、各學科教研活動計劃、記錄與總結。永久

C202、區（縣）教研活動安排表（教研計劃）。

永久 C203、教研教改學習記錄。30年 C204、教研活動記錄（公開課、優質課、觀摩課活動記錄及教案）30年

C205、賽課、聽課、評課、說課記錄。30年

C206、外請、外派學習安排及資料。30年 C207、優秀論文（教研通訊、論文、成果、讀后感、讀書筆記。獲獎記錄等）。永久

C208、科研課題、審批計劃、實施方案、階段性成果總結、表彰。永久 C209、專項教改試驗情況。永久(三)教師管理資料（C3）

C301、教職工基本情況登記表（應聘資料或簡歷）。永久

C302、領導個人成長檔案（含學習筆記、業務講座、論文、聽課記錄、外派學習記錄等）。

永久

C303、專任教師登記表、學歷證書復印件。永久 C304、教師任課工作量情況記錄（課時登記表、月上課節次登記表）。永久

C305、教師考核表。永久 C306、教師專業技術職務晉升資料。永久 C307、教師業績考核資料。永久 C308、骨干教師個人成長檔案。永久

C309、教師獎懲情況（榮譽證書復印件）。永久 C310、教師基本功訓練、比賽情況。永久

C311、校本培訓計劃、總結。永久 C312、教師繼續教育培訓計劃、登記表、繼續教育證書。永久 C313、教師普通話等級證書復印件。永久 C314、教師專業技術考核、職業道德考核登記表。永久(四)學生管理資料（C4）

C401、新生錄取花名冊。永久 C402、班級學生花名冊及統計表。30年 C403、學籍檔案。永久 C404、學生保險。永久 C405、住校生花名冊。30年

C406、學生變動情況登記表、統計表及學籍變更材料。（入學率、鞏固率）

30年

C407、學生轉學、流失登記表。30年 C408、畢業生花名冊，畢業率。30年 C409、《小學生素質綜合評價手冊》、《成長檔案》 永久 C410、殘疾兒童受教育情況登記（花名冊、入學情況、入學率）永久 C411、學生考勤及獎懲記錄。30年 C412、小學生素質綜合評價表。30年 C413、控輟保學工作記錄及相關資料。永久(五)體衛科勞及二課堂資料（C5）

C501、上級關于文衛體教育的文件材料 30年

C502、體育、衛生、藝術、科學、勞動及第二課堂活動領導小組及計劃、總結。永久

C503、參加上級部門主辦的藝術、體育競賽名單、成績、獲獎及其它材料。

縣級以上 永久

縣級及以下 30年 C504、學校舉辦運動會的秩序冊、比賽成績、獲獎名單、總結、開幕式和閉幕式領導講話等文件材料。30年

C505、學校舉辦藝術（節）活動記錄。30年 C506、學校參加的文藝匯演自編劇本、名單及獲獎材料

縣級以上 永久

縣級及以下 30年 C507、學校參加的美術繪畫作品名單及獲獎材料

縣級以上 永久

縣級及以下 30年 C508、學生體質健康標準檢查表、登記表、統計表。30年 C509、學生體育達標統計表。30年 C510、體育運動隊訓練情況。30年 C511、上級衛生部門檢查、整改資料。

30年

C512、學生疾病防控預案，學生疾病預防宣傳、教育資料。30年 C513、學生晨檢記錄。30年 C514、患病學生追蹤記錄。

C515、勞技課和勞動活動記錄。30年 C516、特長生培養及獲獎情況。30年 C517、小發明、小創造獲獎記錄。永久

四、德育工作資料（D）(一)處室工作資料（D1）

D101、德育處及團、隊規章制度。永久 D102、學校德育處工作計劃、總結（包括團隊工作計劃、總結活動安排及

記

錄）。30年

D103、德育工作組織機構及活動記錄。30年 D104、德育工作手冊。30年 D105、上級頒發的針對團（隊）的工作并要求貫徹執行的決定、決議、批復等文件材料。永久 D106、國旗下講話。30年 D107、德育活動資料（宣傳材料、養成教育、誠信教育）。30年 D108、主題班會記錄（評比標準、評比結果、主題班會教案）。30年

D109、班級管理量化統計表。30年 D110、薄弱班級轉化情況記錄。30年 D111、班級紀律衛生檢查評比情況記錄。30年 E119、違紀處理決定。30年 E120、警校共建活動記錄。30年 E121、法制教育活動記錄。30年 E122、業余黨、團校建設（活動室、組織建設、活動記錄及圖片）30年 E123、心理健康教育情況記錄（計劃、情況調查、分析、團體訓練、個別咨詢）。30年 E125、德育課題研究資料（課題、研究過程、成果）。永久 E126、德育論文、獲獎記錄（證書或復印件）。永久(二)團隊工作資料（D2）

D206學校團（隊）、學生會干部任免(請示、報告、批復)等文件材料。永久

D207團（隊）員名冊。永久 D208團費繳納存根。永久 D209學校團（隊）先進集體、先進個人材料。永久(三)班主任工作資料（D3）

D301各班班主任基本情況登記表。永久 D302班主任工作手冊。永久 D303、班主任工作計劃和總結。永久

D304、班主任研討、培訓活動記錄。永久 D305、各班學生注冊表。10年 D306、個別教育記錄（個案教育）。30年 D307、家訪記錄。30年 D308、家校聯系卡。10(四)家長學校資料（D4）

D401、家長學校計劃、總結。30D402、學校領導及班主任在家長會上的講話材料。30D403、家長委員會名單。30D404、家長會家長發言資料。30D405、家長對學校工作的建議。

五、安全工作資料（E）

E101、各種安全文件。

E102、安全組織機構及責任分工（含護校隊名單）。E103、安全工作計劃（含安全預案）和總結。E104、教師安全責任書（含班主任安全責任書）。E105、學生安全類（含有安全因素的意見征求表）30E106、行政、職工值班安排表。30E107、安全教育、培訓資料

E108、各類安全設施、器材定期檢查記錄，維修保養的記錄。E109、各類安全隱患及其整改情況的記錄。30 12

年 年 年 年 年 長期

永久

永久 永久 年 年 永久 年 年

30E110、各類安全檢查、巡查記錄及專項整治資料。

30年 E111、各類安全事故處理記錄。30年 E112、各類應急疏散預案的演練記錄。30年 E113、食品衛生管理檔案。30年

六、總務后勤資料（F）

（一）總務處資料（F1）

F101、總務管理制度及人員職責。30年 F102、總務工作計劃、總結。30年 F104、學校財產登記表（房屋建筑、教學設備、圖書資料、交通工具及其他設備物品）。永久

F105、學校入庫、出庫記錄（課本、作業本、校服、書包、其他、電器）。永久

F106、學校資產報損、調撥、新添登記表。永久 F107、食堂相關資料（登記表、體檢合格證、衛生許可證、菜類進貨記錄）永久

F108、食堂安全檢查記錄 30年 F109、水電常規檢查記錄。30年 F110、校務公開表、財務報表。永久 F111、勤工儉學記錄。永久 F112、學生物品發放表（）

（二）會計帳簿類（F2）

F201、總帳

15年 F202、明細帳

15年 F203、日記帳

15年 F204、輔助帳簿

15年 F205、現金和銀行存款日記帳

25年 F206、固定資產卡片

5年

（三）財務報告類（F3）

F301、財務報告（決算）及文字分析

永久 F302、月、季度財務報告及文字分析

30年 F303、各類補貼方案，班主任（班級）考核、補貼，績效考核兌現及其他經濟補貼或經濟處罰。

0年

F304、員工工資發放標準及工資冊。

永久

（四）會計憑證類（F4）

F401、原始憑證

15年 F402、記帳憑證

15年 F405、匯總憑證

15年

3（五）其他類（F5）

F501、會計檔案保管清冊

永久 F502、會計檔案銷毀清冊

永久 F503、會計檔案移交清冊

15年 F504、銀行余額調節表

5年 F505、銀行對帳單

5年 F503、基本建設資料（校舍檔案、學校規劃平面圖、地契證明、施工文件等）。永久

七、(G)實驗室資料（按物理、化學、生物、小學自然分類）(G101—G119)G101、實踐教學工作大事記。永久 G102、實踐教學資料檔案目錄。永久 G103、教學儀器設備說明書索引。永久 G04、實驗室業務人員統計表。永久 G105、實驗教學進度表。30年 G106、實驗通知原始情況記錄表。30年 G107、實驗事故報告單（初中）。30年 G108、中學理科實驗課開出率統計表（初中）。30年 G109、教學儀器、設備購置計劃申請表。永久 G110、教學儀器驗收單。30年 G111、教學儀器借用登記表。永久 G112、教學儀器、設備報廢、損失（調出）登記表。30年

G113、教學儀器設備維修保養記錄。30年 G114、易燃、易爆、有毒藥品使用登記表（初中）。永久 G115、實驗操作考核記錄。永久 G116、自制教具及第二課堂活動。30年 G117、榮譽登記。永久 G118、學生實驗報告。永久 G119、教學儀器總帳、分類賬（重點中學）、明細賬，自治教具專用帳。

30年

A126、資產管理(登記、統計、核查清算、交接等)文件

重要的 永久 一般的 30年

八、(H)現代教育技術資料（H101——H109）

H101、現代教育技術機構、工作計劃、總結。永久 H102、現代教育技術師資培訓。永久 H103、功能教室（計算機、語音室、多媒體教室）原始記錄。永久 H104、現代教育技術軟、硬件借用登記。永久 H105、現代教育技術軟件資料目錄（電教教材收費許可證、年檢）。永久 H106、現代教育技術硬件明細賬（申請、購置、驗收、維修、保養、報廢）。永久

H107、現代教育技術興趣小組活動記錄。30年 H108、現代教育技術科學15規劃課題及研究成果。永久

H109、論文、論著、優質課整合教案及成果。永久

九、(I)圖書室資料（I101——I108）

I101、學校圖書館工作發展計劃、專題會議記錄。永久 I102、圖書館工作計劃、總結及業務活動記錄。30年 I103、圖書館管理人員有關閱讀指導和圖書館知識的教學教研活動資料。永久

I104、圖書館或個人獲獎及論文發表情況記錄。永久 I105、新書介紹題錄索引及其他為教育教學服務的二次文獻資料.永久 I106、師生的辦證記錄、閱讀記錄、分時間段和讀者群流通統計、教師個人借閱明細表、讀書活動推薦圖書的統計表。永久

I07、常規管理賬冊（總括登記、個別登記、注銷登記）。永久 I108、近兩年圖書館經費使用情況的會計資料。永久

第四篇：學校體育工作檔案資料的分類

學校體育工作檔案資料的分類

一、計劃和總結

1．學校體育工作中長期以展規劃

2．學年（學期）體育工作計劃

3．教學計劃、訓練計劃、教研組計劃、教師個人計劃、科研計劃、陽光體育活動計劃。

4．學校體育工作學年（學期）總結、教研組工作總結、教師個人總結。

二、體育教學

學年任課任職情況表；教學進度計劃；每位教師的授課計劃（教案）；總日課表和作息時間表；教研組活動安排和記錄；教師聽課筆記；學生病史情況、點名冊、成績冊、學分記載；校內外教學展示照片文字資料；校本主題研修活動照片文字資料。

三、群體工作

學校群體工作（陽光體育活動）安排；每次活動的通知、文件或規程；活動時間安排和過程記錄；活動照片、結果等文字資料；大課間活動和課外活動安排表；學生體質健康標準登記表；校間、學部、班際活動照片、文字資料；學校體育場館開放記錄。

四、業余訓練

各運動隊每個運動員的檔案；運動隊（運動員）訓練情況記載；教練員訓練日記（周記）；運動隊（運動員）的參賽資料；向上一級（高校）輸送運動員情況；等級運動員情況記載；特招（少體校）運動員情況記錄。

五、體育科研

參加校級以上論文評比情況；論文在公開刊物發表情況；小課題研究（立項、結題）；校本教材開發情況；教師主講學術主題報告、專題講座；校本主題教研（主題、主持）記載；學校特色；學生體質健康；心理素質；運動素養；學業評價；課堂常規研究。

六、場地、器材和設備

學校平面圖（體育場館分布情況）；田徑（運動）場設計圖、示意圖；體育設施情況登記表；運動器材分類登記冊；保管制度、使用維修制度；運動場館開放和管理制度；體育場館設備、器材達標情況；審批報告、驗收資料等。

第五篇：學校檔案資料分類目錄索引(2017年10月后用最新)

xx學校

檔案資料分類目錄索引

一、黨群工作資料（A101—A206）(一)黨務工作資料（A101—A111）

A101、上級黨組織文件。永久 A102、黨員花名冊黨支部會議記錄。永久

A103、學校黨支部工作計劃、總結，換屆改選、職務任免等文件。永久 A104、表彰先進集體、個人的相關文件。永久 A105、對學校有關人員的黨紀處分材料 受到警告以上處分的。永久

A106、入黨積極分子花名冊。永久

A107、組織關系介紹信存根、黨員轉正、接收新黨員的請示、報告、批復等文件材料。永久

A108、紀檢、黨風廉政建設、組織教育、民主評議等的總結、計劃、匯報材料、目標管理責任書。永久 A109、民主生活會記錄、黨小組工作安排、計劃、總結等文件材料。

永久

A110、黨費繳納收據存根。永久 A111、黨務工作零散資料

(二)工會工作資料（A201—A208）

A201、上級工會頒發的針對本校工會工作并要求貫徹執行的文件。工會、職（教）代會文件材料。永久 A202、工會、職（教）代會成立、換屆選舉及結果、領導職務任免的請示、批復、報告、總結等 1

文件材料。永久 A203、召開工會、職（教）代會的通知、議程、領導述職報告、評議、報告、講話、總結、決議等文件材料。永久 A204、教職工入會申請表 永久 A205、工會、職（教）代會會員名冊、統計報表。永久 A206、工會、教職工活動的安排、工作小結等文件材料。永久 A207、關心體恤職工方案、體檢等資料 永久 A208、工會零散資料

二、行政工作資料（B101-B304）(一)行政管理資料（B101-B120）

B101、行政主管部門及公司文件（意見、通知、法規、簡報、通報等）。永久

B102、學校簡介及平面圖，學校遠、中、近期目標（建設規劃、管理）。永久

B103、學校各類組織機構及分工（包括臨時機構）永久

B104、學校各種規章制度、職責（校歷表、作息時間表）。永久 B105、學校行政會、校務會、教職工會議的會議記錄。永久

B106、校類各類相關文件（意見、通知、公告、法規、簡報、通報、匯報等）。永久

B107、行政檢查、考核、考勤、作息、調查、通報及各類表彰、懲處材料 30 B108、辦公用品管理、福利品發放登記 永久 B109、學校聯合辦學的請示、批復等文件材料 永久 B110、學校的設置、撤消、更名、合并及啟用、更換印章等文件 永久 B111、學校在等級評審、創地方名校等綜合性創建活動中形成的方案、批復、總結、計劃、匯報材料等文件材料

創省、市級及以上的 永久

市級以下的 30年 B112、學校組織機構沿革、人員編制、大事記、校史、校志、校報、校刊等材料

永久

B113、學校值班、值勤、值周安排等資料 3 0年

B114、學校各類計劃、總結、階段性安排及目標責任書 30年 B115、學校榮譽登記及證件復印件。長期 B116、教職工承租、住房購置房的合同、協議和有關手續。永久 B117、師德師風建設（包括活動、評價、調查）30年 B118、檔案建設 永久 Ｂ119、網站建設 30年 B120、行政管理零散資料 10-永久(二)人事管理資料（B201-B208）

B201、教職工聘用（勞動）合同及人事安排。永久 B202、教職工信息、花名冊，通訊錄，保險資料 永久 B203、教職工個人信息表及各種相關復印件。永久 B204、學校人事任免(歸于學校文件)，工作安排，離職、調資、招工（干）、職稱評審、聘用、轉正定級、職工調動介紹信存根、進人卡（入職登記表）、工資介紹信存根、退休、辭退、死亡、撫恤等資料。永久

B205、教職工婚姻、獨生子女證明及其他申請表等 永久 B206、教師在各級各類報刊雜志發表的文章、論文 30年 B207、教職工考試、進修、培訓資料 30年 B208、人事管理零散資料

（三）招生管理（B301-B304）

B301、各招生計劃（方案），廣告投入、拍攝計劃（方案）、（簡章、廣告）樣件 30年

B302、學生報名咨詢表、登記表、交費登記表 10年 B303、教職工推薦學生登記表審批表 10年 B304、招生工作零散資料 10年

三、教學教研工作C（C101-C507）(一)教務工作資料（C101-C109）

C101、各類課程設置、課時系數、課程表 永久

C102、學期教材征訂，校本教材，教師用書及輔助需求計劃等資料 永久 C103、各類課堂教學評價標準及評價表。永久 C104、督查室各項資料 永久 C105、各類考試方案，監考閱卷安排，月考、期中、期末考試成績、對比分析及質量分析，學科競賽統計表及圖片 30年 C106、教學常規檢查記錄、通報、教案、課堂教學、備課、作業批改、輔導、課外活動檢查及整改意見、報告。30年 C107、教學目標責任書，培優補差方案、責任書。30年 C108、學校對班級對學生的綜合性獎勵 30年 C109、教務工作零散資料 30年 C110、畢業班工作 10年(二)教研工作資料（C201-C205）

C201、校本培訓計劃（方案）、記錄、教材 10年-永久 C202、校外、校內教研活動記錄、賽課、評課、說課、公開課、優質課、觀摩課活動記錄及教案

30年

C203、外請、外派學習、“手拉手”方案、安排及相關資料及圖片。30年 C204、專項教改、科研課題、審批報告、實施方案、階段性成果總結、表彰。永久 C205、教研工作零散資料

C206、教研工作手冊（2015年上期增加此項）30年(三)教師管理資料（C301-C304）

C301、教職工（含領導）個人資料，個人作品（包括論文、心得）永久 C302、教師考核表、業務記錄、教學效果、聽課筆記，獎懲記錄。永久

C303、教師任課工作量情況記錄（課時登記表、月上課節次登記表）。永久 C304、教師繼續教育培訓計劃（方案）資料、登記表、繼續教育證書。永久 C305、教師管理零散資料 永久 C306、教師教學工作手冊（2015年上期增加）30年(四)學生管理資料（C401-C408）

C401、新生錄取花名冊，班級學生注冊表，住校生花名冊，畢業生花名冊及統計表。

永久

C402、學生學籍。永久 C403、學生保險。永久

C404、學生轉學、流失、退學等變動情況登記表、統計表及學籍變更材料。30年 C405、《小學生素質綜合評價手冊》、《成長檔案》 永久 C406、殘疾兒童受教育情況登記（花名冊、入學情況、入學率）永久 C407、學生考勤、競賽、獎懲記錄。30年

C408、學生管理零散資料

(五)體科勞及二課堂（興趣課）資料（C501-C507）

C501、學校參加上級部門主辦的文藝匯演節目單、自編劇本，藝、體活動參賽名單、成績、獲獎及其它材料（含影像資料）。

縣級以上 永久

縣級及以下 30年

C502、學校運動會、藝術節等活動的方案，比賽成績、獲獎名單、開幕式和閉幕式領導講話等材料（含影像資料）。學生體育達標統計表。30年

C503、學生參加各種非藝體性競賽活動資料 30年 C504、勞技課和勞動活動記錄。30年 C505、特長生培養方案及獲獎情況。30年 C506、小發明、小創造獲獎記錄及個人作品。永久 C507、體科勞二課堂零散資料及圖片 10年

四、德育工作資料（D101-D308）(一)處室工作資料（D101-D112）

D101、處、團、隊規章制度、組織，班規及團隊工作計劃總結。永久

D102、各類活動方案、倡議、評比、獲獎等資料。30年

D103、德育工作手冊 30年 D104、國旗下講話。30年 D105、主題班會，宣傳、比賽及各類評比。30年 D106、班級管理量化統計表。30年

D107、班級紀律衛生檢查評比情況記錄。30年 D108、警校共建活動記錄，法制教育活動記錄。30年 D109、業余黨、團校建設（活動室、組織建設、活動記錄及圖片）30年

D110、心理健康教育情況記錄（計劃、情況調查、分析、團體訓練、個別咨詢）。30年 D111、德育論文、德育課題研究資料（課題、研究過程、成果）。D112、生活部資料

D113、德育工作零散資料及圖片

(二)團隊工作資料（D201-D205）

D201、團隊工作文件 D202學校團（隊）、學生會干部名冊團隊干部任免等文件材料。D203團（隊）員名冊。D204團費繳納存根。D205學校團（隊）先進集體、先進個人材料。(三)班主任工作資料（D301-D308）

D301、班主任工作手冊。30D302班主任工作評估記載。30D304、班主任研討、經驗、心得、培訓記錄。D306、個別教育記錄（個案教育）。30D307、家訪記錄及家校聯系資料。30D308、班主任工作零散資料

永久 永久 永久 永久 永久 永久 年 年 永久 年 年

(四)家校聯系資料（D401-D405）

D401、家長學校培訓計劃、總結。30年 D402、學校領導及班主任在家長會上的講話材料。30年 D403、家長委員會名單，家長會發言資料。30年 D404、家長對學校工作的建議。長期 D405、家校聯系 10年

五、安全衛生工作資料（E101-E207）

（一）安全工作（E101-E108）

E101、安全組織機構及責任分工，（校車安全，護校隊）永久 E102、安全工作計劃（含安全預案）和總結。永久 E103、各類安全責任書、安全協議（含各類安全因素意見征求表）。10年

10年

E104、安全教育、培訓、宣傳、演練資料

10年

E105、各類安全設施、器材定期檢查記錄，維修保養記錄及安全隱患及其整改情況的記錄。E106、各類安全應急預案，各類安全事故處理記錄。30年

E107、食品安全檢查、留樣、進貨記錄，供應商證件復印件資料 30年 E108、安全零散資料

（二）衛生工作（E201-E207）

E201食品衛生制度，食堂衛生操作程序。30年 E202、健康教育宣傳資料（包括疾病防控資料）30年 E203、體檢資料及學生體質健康標準檢查表、登記表、統計表。30年 E204、上級衛生部門檢查、整改通知、意見。

30年

E205、患病學生追蹤記錄；學生疾病防控預案；學生疾病預防宣傳、教育資料。

10年

E206、學生晨檢記錄。10年 E207、衛生工作零散資料

六、總務后勤資料（F101-F401）

（一）總務處資料（F101-F110）

F101、各總務人員分工職責。30年

F102、學校資產登記表（房屋建筑、教學設備、圖書資料、交通工具及其他設備物品）。永久 F103、學校入庫、出庫記錄（課本、作業本、校服、書包、其他、電器、辦公用品，）。永久

F104、學校資產報損、調撥、新添登記表。永久 F105、食堂相關資料（登記表、體檢合格證、衛生許可證、菜類進貨記錄，供貨商資料）永久 F106、校務公開表、財務報表。永久 F107、學生物品發放表 30年 F108、學校的資金請示、批復、制度、追加預算。永久 F109、學校各類福利補貼發放 永久 F110、總務零散資料及圖片

（二）會計帳簿類（F201-F215）

F201、總帳

15年 F202、明細帳

15年 F203、日記帳

15年 F204、輔助帳簿

15年 F205、現金和銀行存款日記帳

25年

F206、固定資產卡片

5年 F207、原始憑證

15年 F208、記帳憑證

15年 F209、匯總憑證

15年 F210、會計檔案保管清冊

永久 F212、會計檔案銷毀清冊

永久 F213、會計檔案移交清冊

15年 F214、銀行余額調節表

5年 F215、銀行對帳單

5年

（三）財務報告類（F3）

F301、財務報告（決算）及文字分析

永久 F302、月、季度財務報告及文字分析

30年 F303、各類補貼方案，班主任（班級）考核、補貼，績效考核兌現及其他經濟補貼或經濟處罰。

30年

F304、員工工資發放標準及工資冊。

永久

（四）(F401)基本建設資料（校舍檔案、學校規劃平面圖、地契證明、施工文件等）。永久

七、實驗室資料與現代教育技術（G101-G209）

(一)實驗室（按物理、化學、生物、小學自然分類）(G101—G118)G101、教學儀器實驗設備藥品登記表及各類設備說明書索引。永久 G102、實驗室業務人員統計表。永久 G103、實驗教學進度表。30年 G104、實驗通知原始情況記錄表。30年 G105、實驗事故報告單（初中）。30年

G106、中學理科實驗課開出率統計表（初中）。30年 G107、教學儀器、設備購置計劃申請表。永久 G108、教學儀器驗收單。30年 G109、教學儀器借用登記表。永久 G110、教學儀器、設備報廢、損失（調出）登記表。30年 G111、教學儀器設備維修保養記錄。30年 G112、易燃、易爆、有毒藥品使用登記表（初中）。永久 G113、實驗操作考核記錄。永久 G114、自制教具及第二課堂活動。30年 G115、榮譽登記。永久 G116、學生實驗報告。永久

G117、教學儀器總帳、分類賬（重點中學）、明細賬，自治教具專用帳。A118、資產管理(登記、統計、核查清算、交接等)文件

重要的 永久 一般的 30年

（二）現代教育技術資料（G201——G209）

H101、現代教育技術機構、工作計劃、總結。永久 H102、現代教育技術師資培訓。永久 H103、功能教室（計算機、語音室、多媒體教室）原始記錄。永久 H104、現代教育技術軟、硬件借用登記。永久 H105、現代教育技術軟件資料目錄（電教教材收費許可證、年檢）。永久 11

年 30

H106、現代教育技術硬件明細賬（申請、購置、驗收、維修、保養、報廢）。永久 H107、現代教育技術興趣小組活動記錄。30年 H108、現代教育技術科學15規劃課題及研究成果。永久 H109、論文、論著、優質課整合教案及成果。永久

八、圖書室資料（H101——H108）

I101、學校圖書館工作發展計劃、專題會議記錄。永久 I102、圖書館工作計劃、總結及業務活動記錄。30年

I103、圖書館管理人員有關閱讀指導和圖書館知識的教學教研活動資料。永久 I104、圖書館或個人獲獎及論文發表情況記錄。永久 I105、新書介紹題錄索引及其他為教育教學服務的二次文獻資料.永久

I106、師生的辦證記錄、閱讀記錄、分時間段和讀者群流通統計、教師個人借閱明細表、讀書活動推薦圖書的統計表。永久 I07、常規管理賬冊（總括登記、個別登記、注銷登記）。永久 I108、近兩年圖書館經費使用情況的會計資料。永久 I109、圖書目錄 永久

九、（I）其他資料 共九大類195小項