第一篇：松滋市學生資助資料檔案整理規定

松滋市學生資助資料檔案整理

具 體 規 定

各鄉鎮中心學校、市直各學校、市經委學校、市奧林學校：

根據國家、省、市關于學生資助文件的具體要求，為了做好各類迎檢工作，規范各校學生資助管理辦公室資料檔案的收集整理，讓學生資助工作進一步健康、有序、可持續發展，結合調研實際，現統一制定《松滋市學生資助資料檔案整理具體規定》，請遵照執行！

一、資料檔案封面

1、各類資料檔案的封面要美觀、大方。紙張、顏色、字體、字號、版式、橫豎字樣、單位名稱、裝訂日期等要符合檔案整理規定。

2、裝訂沿左側進行。

3、封面格式：**年（*季學期）******資料匯編

二、資料檔案目錄

1、目錄要醒目明了，最好能有頁碼顯示。

2、統一字體和字號：宋體加粗四號。

三、資料檔案整理正文排列順序

（一）義教免費教科書

1、國家、省、市文件（包括承諾函）；

2、本級實施方案；

3、**鄉（鎮）**年*季免費教科書征訂人數統計表；

4、**年**季免費教科書結算審核統計表；

5、**鄉（鎮）**年*季免費教科書統計表（按年級順序填造，含結算標準、區劃簡碼）

（二）義教貧困寄宿生生活補助資金

1、國家、省、市文件（包括承諾函）；

2、市級指標、金額分解表；

3、本級實施方案（含本級指標分解表）；

4、受助名單統計表（含區劃簡碼）；

5、資金撥付憑證復印件；

6、發放簽領名冊；

7、申請表；

8、發放儀式影像資料（主要指圖片）復印件。

（三）普通高中國家助學金

1、國家、省、市文件（包括承諾函）；

2、市級人數、金額分解表；

3、本級實施方案（含指標、金額分年級分解表）

4、湖北省普通高中國家助學金統計表（受助學生花名冊）；

5、資金撥付憑證復印件；

6、發放簽領名冊；

7、申請表；

8、家庭經濟困難證明材料（原件復印件）；

9、發放儀式影像資料（主要指圖片）復印件。

（四）中職國家助學金

1、國家、省、市文件（包括承諾函）；

2、校級分年級、班級統計表；

3、中職資助卡統計表；

4、受助學生花名冊；

5、發放簽領名冊；

6、申請表。

（五）中職國家免學費

1、國家、省、市文件（包括承諾函）；

2、市級指標、金額分解表；

3、本級實施方案（含本級指標、金額分解表）；

4、受助名

冊；

5、資金撥付憑證復印件；

6、免學費通知書（一式兩份）

7、發放簽領名冊；

8、申請表；

9、印證材料；

10、發放儀式影像資料（主要指圖片）復印件。

（六）校級資助活動（指公辦普通高中事業性收費4%、“三限生”收入10%、中職學校收費5%、校友捐贈、社會人士捐贈等）

1、國家、省、市文件（包括承諾函）；

2、**高中**年*學期事業性收入4%落實情況說明及表冊（包括學費減免、校內獎助學金、困難補助等）；

3、**高中**年*學期“三限生”收入10%落實情況說明及表冊（包括內容同上）；

4、中職收入的5%；

5、社會捐資助學影像資料（主要指圖片）復印件；

6、社會捐資助受助學生名冊；

7、社會捐資助學受助學生簽領名冊。

（七）大學生生源地信用助學貸款

1、國家、省、市文件（包括承諾函）；

2、****年生源地信用助學貸款統計表（鄉鎮）；

3、****年生源地信用助學貸款鄉鎮分布統計表（分續貸、新貸）；

4、****年生源地信用助學貸款申請表復印件（鄉鎮）；

4、****年生源地信用助學貸款新生新貸分高中統計表（高中）；

5、湖北省松滋市****屆畢業生家庭經濟困難學生情況調查表（高中）。

（八）大學新生入學資助項目

1、國家、省、市文件（包括承諾函）；

2、市級人數、金額分解表；

3、校級實施方案

4、學生名單表；

5、學生簽領表；

6、紙質的公示照片；

7、申請表；

8、家庭經濟困難的相關印證材料；

9、誠信承諾書；

10、錄取通知書復印件；

11、身份證復印件；

12、外省受理證明的回執。相關資料一律要造冊登記并保留3年以上。

四、資料檔案裝訂要求：

1、義教貧困寄宿生生活補助資金、生源地信用助學貸款是以自然年為單位一年裝訂一本，數量多的可以裝幾本，但要在封面上注明第*本序號；

2、普高國家助學金、中職國家助學金、中職國家免學費是一學年度一評審，分兩學期發放，但資料要分學期裝訂。春季學期的申請表用上年秋季學期的申請表的復印件，但要注意去掉退學流失的申請表，新增轉插的申請表；數量多的也可以裝幾本，但要在封面上注明第*本序號；

3、義教免費教科書分學期裝訂；

4、大學新生入學資助項目以自然年度裝訂一本；

5、校級資助活動資料一個學年度裝訂一本；

6、鄉鎮所屬學校裝訂要求與中心學校保持一致，學校要與鄉鎮、市三對口；

7、嚴格按順序整理檔案，做到各類表冊、數據信息一一對應。所有涉及資金的受助名冊、發放簽領名冊、申請表以及中職免學費的通知書排列順序是一致的；

8、資助資金發放儀式均要拍照或攝像，影像資料要上傳至校園網上，并上傳至學生資助管理中心，然后上傳至“松滋教育信息網”上；

9、所有電子表格統一按宋體10號、行高18制定。填報時，一定要注意學校名稱、學生家庭住址的格式，千萬不要簡化!還要

注意“區劃簡碼”不能填成“區劃編碼”；

10、若遇檢查，自查報告一定裝訂在冊子的最后；

11、未盡事宜，另行通知。

附件

1、義教貧困寄宿生生活補助資金發放簽領表

2、普高（中職）國家助學金發放簽領表

3、中職國家免學費發放簽領表

4、松滋市****年家庭經濟困難大學新生入學資助項目資助資金發放簽領表

5、社會捐資助學受助學生簽領表

松滋市學生資助管理中心 二〇一二年十二月二十五日

第二篇：松滋市檔案局2011檔案工作檢查情況匯報

松滋市檔案局

2011檔案工作檢查情況匯報

2011年，松滋檔案工作在省、荊州市檔案局的精心指導以及松滋市委、市政府的高度重視與大力支持下，深入貫徹落實科學發展觀，搶抓機遇，乘勢而上，努力實現松滋檔案工作的新一輪大發展，全新的現代化檔案館順利投入使用，檔案服務 實力顯著提升；檔案館基礎資源建設強力推進，“五位一體”綜合服務功能日趨顯現；檔案業務基礎工作穩中有升，全市檔案工作呈現出加速發展的良好局面。現將具體情況匯報如下：

一、依托，切實加強檔案館基礎資源建設。

（一）現代化新館。

我市檔案館已于今年6月份順利落成并完成了竣工驗收。新檔案館嚴格按照國家二類縣級綜合檔案館標準進行設計，庫容量50萬卷。為充分發揮綜合檔案館“五位一體”功能，市檔案館投入近80萬元配備了密集架、監控設施、報警器、掃描儀、去濕機、消毒柜、空調等現代化檔案管理設備。其中密集架

（二）科學有序地開展檔案館資源建設。檔案館資源建設是檔案事業的物質基礎，是檔案事業發展的一項重要工作。為充分發揮檔案館安全保管、信息服務的功能，市檔案局將加強檔案館資源建設，豐富和優化館藏結構作為今年工作的重中之重。一是積極爭取市委、市政府支持，以兩辦名義聯合下發了《關于認真做好市直一級單位檔案接收進館工作的通知》（松辦[2011]10號），進一步明確了檔案接收范圍、接收程序以及接收注意事項等內容，為各單位檔案資料的順利移交接收奠定良好的基礎。二是深入調研，全面了解全市各部門已達到移交年限的檔案資料現狀以及數量，研究制定詳細的接收細則與接收計劃，確保檔案接 1 收工作科學有序開展。自6月份搬遷至新館以來，共接收市紀委、市 共 卷（冊）檔案。

為加大地方特色檔案、名人名家作品的接收與征集力度，進一步豐富和優化館藏結構，松滋市檔案局全面啟動了新一輪的具有地方特色的珍貴重要檔案資料的征集接收工作。9月16日，松滋市檔案局迎來了新館搬遷以來的第一批名家書法作品展。此次展出的書法作品全部由松滋博物館原館長、松滋美協原主席胡青云捐贈，共計70副，具有較高的藝術價值和收藏價值。其中既有開國元帥徐向前，楊成武、李文清、王定烈、付龐如等將軍的重要書法作品，又有享譽中外的實力派書法家的字畫，還有著名歌唱家蔣大為、吳雁澤以及其他省市政界老領導的作品。此次書法展共接待了4批200余人次參觀者，社會各界為松滋檔案事業、文化事業傾注更多的關注與支持，為全市檔案事業的繁榮大發展奠定了良好的基礎。

（三）檔案公共服務功能進一步提升。今年來，已接待查閱利用者近4000人次，調閱檔案資料近2萬卷冊，出具準確證明2130余份。特別是6月份以來，按照省人社廳、省財政廳關于解決未參保集體企業退休人員及“五七工”“家屬工”基本養老保障等遺留問題的文件精神，我局管理科工作人員還未從檔案館搬遷的疲憊狀態中恢復過來，便投入到為全市參保人員查閱檔案資料進行身份核實工作中。為了在短時間完成目標任務，確保符合條件的群眾應保盡保，管理科僅有的3名工作人員吃住在單位，從早晨七八點鐘開始直到晚上六七點鐘結束，熱情周到，認真仔細，任勞任怨地為查閱者提供服務，沒有一起群眾糾紛事件發生，得到了群眾的高度評價與交口稱贊，進一步增強了全社會檔案意識，擴大了檔案工作的知名度，創造了較大的社會效益和經濟效益。

（四）認真修訂嚴格落實檔案安全管理制度。根據省、荊州關于檔案安全管理工作的相關要求，重新修訂完善了包括檔案鑒定、庫房管理、借閱利用、移交接收、安全管理等6項工作制度，把檔案安全要求貫穿于檔案接收、保管和利用工作的各項環節。成立了局一把手局長任組長負總責的檔案安全管理小組，簽訂檔案安全管理工作責任書，配備檔案安全保管所必需的各項設施、設備，并隨時做好檢修、維護工作。

（五）檔案學會工作初見成效。自去年5月松滋市檔案學會正式成立以來，新的學會機構積極組織開展了檔案法制宣傳、檔案業務培訓、檔案學術研討等活動。2011年，由松滋市檔案局、市黨史辦聯合編寫的《松滋抗戰史料》正式出版，市檔案局管理科科長撰寫的《》在 上發表。法制科副科長撰寫的《》調研文章在荊州 會上交流學習。

二、科學安排、統籌兼顧，檔案基礎業務工作扎實開展。在抓全市中心工作及檔案館基礎資源建設工作的同時，松滋市檔案局科學安排，統籌兼顧，各項檔案基礎業務工作齊頭并進，在人手少，任務多的情況下，全局上下齊心協力，心往一處想，勁往一處使，各項業務工作取得可喜的成績。

（一）全市檔案干部業務培訓效果明顯。今年，我們共組織了兩期檔案干部培訓班。3月份，成功舉辦了全市檔案干部業務培訓會。全市各級專（兼）職檔案員共202人參加了此次培訓會，參會人數較去年又有了一定程度的攀升。今年在保存傳統授課內容的基礎上，結合全市各單位在檔案管理中存在的難點、疑點問題，授課人員著重加強了對檔案工作目標管理升級復查評審細則，會計、照片檔案整理、實物檔案室規范化建設、科怡檔案管理軟件電子信息錄入等方面內容的培訓。同時，為了提高檔案整理的直觀性與可操作性，市檔案局創新培訓方法，將部分單位 3 2010年的檔案資料全部搬至課堂，直接進行現場分類、劃期、排序、編目、歸檔，讓學員們自己動手，實行現場整理、現場提問、現場解答，取得了事半功倍的效果，得到了學員們的一致好評。

（二）檔案規范化管理工作穩步推進。今年年初，我們早安排早部署，制定并下發了《松滋市機關、企事單位業檔案工作規范化管理到期復查通知書》，根據各單位工作進展情況，排列出具體的機關、企事業單位檔案規范化管理復查工作計劃表，明確分片負責責任人，重點加強對市國土資源局、市人民銀行、市煙草局、市沙道觀地稅分局、市實驗小學、市機關幼兒園、松滋一中等15家單位檔案目標管理的復查指導力度。同時，按照自愿和量力而行的原則，對市勞動就業局、市房管局、市社會保險局等3家單位下達了機關檔案目標管理省一級晉升的計劃任務。為順利實現目標任務，我們派出業務人員多次深入各單位進行專門指導。截止目前，全市共有8家單位機關檔案目標管理達到省特級標準，有35家單位檔案目標管理達省一級標準，55家單位檔案目標管理達到省二級標準。

為進一步加強全市重點建設項目檔案工作，對全市重點建設項目檔案實行動態化監管，市檔案局化被動為主動，積極聯系市發改局、市長江港口工業園以及相關建設單位，及時準確掌握了荊州港松滋港區車陽河綜合碼頭建設項目、市麗源科技公司染料復配項目、江陵凹陷深層富鉀鹵水開發科研項目等3個重點工程檔案管理情況并對其進行規范化檔案指導。

（三）扎實推進機關檔案“三合一制度”審核復函工作。根據省檔案局辦公室《關于深入推進全省機關檔案“三合一”制度貫徹實施和延伸覆蓋工作的通知》（鄂檔辦［2011]41號）文件精 4 神和荊州市檔案局有關工作要求,今年以來，我局業務科在去年全市80家市直機關、鄉鎮100%完成“三合一”制度編制修訂的基礎上，重點加強對我市垂管單位和本地二級以下機關檔案“三合一”制度修訂備案，目前已完成市煙草局、人民銀行等７家垂直管理單位和市勞動系統、教育系統等5５家二級單位的“三合一”制度修訂審核工作。在審核復函過程中，對各單位“三合一”制度的修訂實行初審修改、終審定稿、發文備案，嚴格按照公文格式規范進行收文、復函，確保了工作的嚴肅性。

三、圍繞中心，服務大局，檔案規范化建設示點全面推進。今年以來，松滋市檔案局緊緊圍繞市委、市政府關于“萬名干部進萬村入萬戶”、基層黨組織“五個基本”建設、“服務進社區，共建和諧新家園”等中心活動的開展，通過與相關單位的聯合，加強了對鎮、村、社區檔案的考核力度，不斷加強基層綜合檔案室的規范化建設。今年來，我們克服經費不足的困難，優先保障村級建檔工作的開展，共投入近2萬元購買檔案柜、檢索柜、檔案用品等檔案用具，免費送到基層行政村。目前，全市共建立了42個基層行政村檔案規范化建設示范點，其中2011年新增慶賀寺村和木天河村2家檔案規范化建設單位。全市16個鄉鎮238個村中，有20%的行政村實行了村級建檔標準化管理，80%的行政村達到了檔案工作的“五有”基本要求。規范整理包括白云社區、杏花村社區、歇金臺社區、石板坡社區等6家基層社區檔案。

四、內強宣傳，外促執法，檔案外部工作環境。

1、以特色亮點工作為導向，營造宣傳工作新氛圍。

近幾年來，我市檔案局緊貼服務民生，發展地方經濟這一主線，全方位地宣傳我市檔案工作，使社會各界了解檔案，貼近檔案，重視檔案，充分利用多種形式保證效果。一方面利用松滋市檔案信息網站開展檔案宣傳工作，及時將我市檔案工作動態、重要信息、5 學會工作等向社會公布，成為社會了解我市檔案事業的窗口和我市檔案工作者學習交流的平臺。同時踴躍向省、荊州以及本市報刊媒體上投稿，今年來，共有3篇信息文章國家級媒體發表，8篇在省級刊物發表，40篇信息在荊州級刊物發表，4篇在松滋級報刊媒體、政府網站平臺上發表，通過這些形式多樣的宣傳，提高了全社會的檔案意識。

2、以法律法規宣傳為重點，營造依法治檔新氛圍。一是結合我市檔案事業發展現狀，結合“五五普法”、法制宣傳月、法律頒布紀念日等活動，采取辦櫥窗、網站設臵專欄、懸掛橫幅標語、開展檔案進社區、進企業宣傳展示活動等形式，廣泛宣傳檔案法律法規，增強全民檔案意識和學法守法的自覺性。二是每年與市委辦、市政府辦及相關部門組織開展檔案行政執法檢查工作，對市直機關企事業單位、鄉鎮、社區、開發區等各立檔單位進行檔案行政執法檢查，執法檢查采取抽查的方式，主要檢查各單位貫徹執行檔案法律法規情況及檔案收集、整理、歸檔、開發利用等情況，對于檢查中發現的問題當場進行反饋，并要求限時整改，嚴格執行檔案違法案件季報制度。通過一系列措施，優化了檔案工作發展的環境。

在“十二五”開局之年，松滋檔案工作開創了前所未有的發展新局面，檔案工作新平臺實現了跨越式發展、檔案業務建設水平穩步提升、檔案事業發展環境日趨優化，這些都離不開檔案工作者們堅持不懈的努力奮斗與全力拼搏，更離不開各級各部門的親切關懷和全力支持。在今后的工作中，我們要繼續強化服務主題，努力推動檔案工作上水平；以加快檔案信息化建設為重點，著力推動檔案技術上檔次；以加強檔案收集為基礎，盡力推動檔案資源上規模，努力譜寫松滋檔案工作新篇章。

二○一一年十二月十五日

第三篇：學生資助資料整理歸檔要求

學生資助材料整理歸檔要求

學生資助資料檔案是資助工作過程的體現，是學生資助專項資金落實情況的印證，是學生資助工作的重要組成部分。為了完善各類資助印證資料，規范建立各類資助材料檔案。對學生資助工作資料歸檔要求如下：

學生資助材料主要分兩大塊，一是社會資助，社會資助材料報教育局存檔的是資助項目境內（境外）審批表（附上資助情況材料），其余的材料學校存檔。二是國家資助，國家資助材料歸檔主要分三塊：1.學前幼兒資助2.寄宿生生活費補助3.高中國家助學金

一、學前幼兒資助

（一）所需的資料：

1.評審小組名單（由學校校長或幼兒園園長、資助管理人員、班主任和家長代表組成的工作領導小組）

2.受助學生申請表（鄉鎮、學校審核簽字蓋章、此表一式二份，一份學校存檔，一份教育局存檔）3.評審記錄、照片

4.貴州省學前教育幼兒資助名單匯總表（附件3）5.公示材料（內容包含擬受助的幼兒和家長名單及資助金額在學校（或幼兒園）公示欄及其他便于公眾知曉的位置）6.班級匯總表 7.權力運行清單備案表

8.資金發放登記表（附件4學生簽字，按手印一式三份，簽字不能出現相同筆跡，簽字欄只能是一個人，不能出現兩人，而且不能代領）9.發放圖片

（二）裝訂順序：學校存檔

1.封面（封面可以用檔案盒代替，不用檔案盒裝訂成冊的就要求有封面）、目錄

2.縣教育局下撥資金文件（復印件）3.評審委員會名單 4.評審記錄、照片

5.公示材料：①受助學生公示名單；②公示受助學生圖片（紙質）③公示結果； 6.學生申請表

7.權力運行清單備案表 8.資金發放匯總表； 9.發放登記表 10.發放圖片

交教育局材料順序： 1.封面 2.名單匯總表 3.公示材料 4.學生申請表 5.發放匯總表 6.發放登記表 7.發放圖片

二、寄宿生生活費補助資料

（一）所需的資料：

1.評審小組名單（由學校校長或幼兒園園長、資助管理人員、班主任和家長代表組成的工作領導小組）

2.受助學生申請表（鄉鎮、學校審核簽字蓋章、此表一式二份，一份學校存檔，一份教育局存檔）3.評審記錄、照片

4.威寧縣農村義務教育階段家庭經濟困難寄宿生生活補助費登記匯總表

5.公示圖片（內容包含擬受助的學生名單及資助金額在學校（或幼兒園）公示欄及其他便于公眾知曉的位置①受助學生公示名單；②公示受助學生圖片（紙質）③公示結果；）6.權利運行清單備案表

7.資金發放登記表（學生簽字按手印，一式三份，簽字不能出現相同筆跡，簽字欄只能是一個人，不能出現兩人，而且不能代領）8.發放圖片

（二）裝訂順序：學校存檔 1.封面（封面可以用檔案盒代替，不用檔案盒要裝訂成冊要求有封面）、目錄

2.縣教育局下撥資金文件（復印件）3.評審委員會名單 4.評審記錄、照片

5.公示材料：①受助學生公示名單；②公示受助學生圖片（紙質）③公示結果； 6.資金發放匯總表； 7.權利運行清單備案表 8.發放登記表 9.發放圖片

交教育局存檔資料順序： 申報評審階段 ： 1.封面 2.名單匯總表 3.公示材料 資金發放階段： 4.發放報告（附件5）5.發放匯總表 6.發放登記表

7.發放圖片

三、高中助學金 所需材料：

1.評審小組名單（由學校校長、資助管理人員、班主任和家長代表組成的工作領導小組）

2.受助學生申請表（鄉鎮、學校審核簽字蓋章、此表一式二份，一份學校存檔，一份教育局存檔）3.貴州省普通高中學生家庭經濟情況調查表 4.評審記錄、照片

5.威寧縣普通高中家庭經濟困難學生統計表 6.普通高中家庭經濟困難學生銀行資助卡號統計表 7.公示材料

8.權利運行清單備案表

9.資金發放登記表（學生簽字，按手印一式二份，簽字不能出現相同筆跡，簽字欄只能是一個人，不能出現兩人，而且不能代領）10.發放圖片

（二）裝訂順序：學校存檔 1.封面、目錄

2.縣教育局下撥資金文件（復印件）3.評審委員會名單 4.評審記錄、照片

5.威寧縣普通高中家庭經濟困難學生統計表（附件3）6.普通高中家庭經濟困難學生銀行資助卡號統計表 7.公示材料：①受助學生公示名單；②公示受助學生圖片（紙質）③公示結果； 7.權利運行清單備案表 8.資金發放匯總表； 9.發放登記表 10.發放圖片

交教育局資助中心材料順序： 1.封面包含（目錄）

2.威寧縣2015年秋季普通高中家庭經濟困難學生統計表 3.2015年秋季普通高中家庭經濟困難學生銀行資助卡號統計表 4.公示材料 5.發放匯總表 6.發放登記表 7.發放圖片

二、要求：

1、鄉鎮學校交教育管理中心匯總后交教育局學生管理資助中心，縣城學校直接交教育局學生資助管理中心

2、資料完整，順序統一。

3、需校長簽字的地方必須簽字，并加蓋學校公章。

4、紙質版材料全用A4紙打印

5、公示材料包含：①受助學生公示名單；②公示受助學生圖片（紙質）③公示結果，公示圖片要求現場有人員查看，發放圖片要有主題，能體現出現場具體在發放什么資助金，而且圖片要真實。

6、封面可以用檔案盒代替，不用檔案盒的需裝訂成冊，裝訂要有封面，要附上目錄。7、2016年春季學期起必須按此要求整理，2015秋季年學期前的盡量根據此要求規范整理。

第四篇：學生資助檔案管理制度

定邊縣紅柳溝鎮學區 學生資助檔案管理制度

第一章 總 則

第一條 為加強學生資助檔案管理，根據我校學生資助工作實際，制定本制度。

第二條 本制度所指的學生資助檔案是指在我鎮學生資助工作中形成的具有查考和保存價值的文字信息（含文字、圖表等）、證明材料、聲像、電子資料、原始數據等歷史記錄。

第三條 學生資助檔案管理遵循統一領導、分級負責的原則，確保檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用。

第四條 學生資助檔案工作是學生資助工作的重要組成部分，各學校應加強對本校學生資助檔案工作的領導，將學生資助檔案工作納入工作計劃，與學校其他工作同步布置、檢查、驗收，確保學生資助檔案的全面建立和完善。

第二章 學生資助檔案的構成與歸檔

第五條 學生資助檔案原則上分為文件類、上報審批信息類和原始證明材料類。

（一）文件類：各級資助文件，重要資助會議、會談記錄，來信來訪及調查記錄，核查通知及回復，其他有保存價值的材料。

（二）上報審批信息類：貧困生認定表、資助審批表、各類資助統計報表、資助資金發放領取名冊及資助信息系統所形成的電子數據。

（三）原始證明材料類：各學校的貧困、低保、申請等原始證明材料。

第六條 歸檔的資助檔案材料應做到規格規范、字跡工整、齊全完整，真實反映情況。書寫材料應符合耐久性要求。

第七條 各校對應歸檔的文件（包括電子信息等）要及時歸檔整理完畢并立卷裝盒。

第三章 學生資助檔案的管理

第八條 資助文件類、上報審批類學生資助檔案管理服從學校統一規定；學生原始證明材料類檔案保存期限執行上級資助管理部門要求。

第九條 各學校學生資助檔案要指定專人負責。管理人員要定期對檔案保存情況進行檢查，人員調動或離開學生資助崗位時必須辦理學生資助檔案移交手續。

第十條 各學校應建立學生資助統計制度

第四章 學生資助檔案的利用

第十一條 學生資助檔案的提供和利用，必須嚴格遵守保密制度。學生資助檔案不對外開放。上級相關部門根據需要可以查閱學生資助檔案。查閱者不得丟失、損毀、涂改學生資助檔案。

第十二條 受助學生要求查閱本人檔案的，須經校學生資助中心負責老師同意。

第十三條 外單位查閱我校學生資助檔案，須經學校資助領導小組批準，并辦理登記手續。

第五章 學生資助檔案的鑒定與銷毀

第十四條 各學校負責本學校學生資助檔案的鑒定工作。

第十五條 學校不得擅自銷毀學生資助檔案。對保管期滿的學生資助檔案，學校負責老師應及時向校學生資助領導小組提交申請，獲批后方可作相應處理。

第五篇：中等職業學校學生資助檔案整理輔導

中等職業學校學生資助檔案整理輔導

一、我們做檔案工作要遵行按照“真實、完整、安全、效能“的總要求。

真實是指：檔案是在一定的歷史背景下的原始記錄，一般來說，是比其他的文字材料具有更大的可靠性和真實性。但是，事實上有的檔案在形成過程中由于種種外界的原因而形成了一些并沒有真正反映歷史事實的檔案，也就是檔案的內容有誤、摻假等。但是，就算是這樣，檔案也是真實可靠的，因為檔案是在當時的歷史背景下形成的，就算是有誤，通過這些人為的錯誤，我們也能簡介的看到那個歷史年代的真面目。檔案的真實可靠其含義為：（1）檔案本身內容是真實的，真實、直接的反映歷史事實；（2）檔案本身的內容有誤，但同樣從另一面反映了歷史事實。

完整是指：是指各種檔案材料齊全完整，不能缺失。安全是指：所謂檔案安全保護就是保證檔案的安全，對于檔案安全作出全面的保護。檔案安全保護是針對檔案庫房的安全保護，一般通過檔案庫房安全保護智能化綜合管理系統來為檔案的安全作出全方位的保護。檔案保護的重點主要是防止檔案：涂改，丟失，被盜。我國檔案事業發展指導思想的概括表達指出三大體系，具體是指“覆蓋人民群眾的檔案資源體系，方便人民群眾的檔案利用體系和確保檔案安全保密的檔案安全體系”。今年3月19日，我們市委辦、市政府辦以兩辦的名義下發了關于加強新形勢下檔案和數據資源建設工作的意見中，定四大體系，增強了保障體系。

效能是指：主要指的檔案價值的挖掘和利用。

最終落實到具體的事務操作中就是收、管、用，今天我們只講收和管兩個方面的問題，用的問題在這里就不進行講解。

二、資助檔案材料的收集。

講三個方面：如何收集，收集哪些材料，有什么樣的要求。

去年6月份，我們市檔案局聯合市政府督查室對全市30多家市直機關單位的檔案和數據資源建設進行督查，發現有關收集的問題不少，一是該收集沒有收集齊全，二是收集的重復件太多，三是各部門之間主動協調少，檔案資料丟失的現象比較多。這就給我們檔案的整理工作帶來了很大的難度。

一是如何收集，我想

1、主動收集。目前，有些檔案材料形成部門和個人的檔案意識淡薄，材料產生后把材料據為已有，沒有及時移交。

2、適時收集。可以在事件辦理過程中進行收集，也可以在事件辦理完畢后進行收集，但一定要注意及時進行收集，防止丟失。

3、追蹤收集。工作人員要經常關注這項工作，隨時掌握工作進度，及是與相關人員取得聯系，避免時間過長造成材料無法收集到位。

二是收集哪些材料，這個《湖南省中等職業學校學生資助檔案管理辦法》的通知上不明確的要求，中職學生資助檔案的歸檔材料主要包括以下幾類：

1、工作文件

（1）國家、省、市（州）、縣（市、區）相關文件及有關材料；

（2）學校學生資助組織機構文件和制定的有關學生資助管理文件；

（3）學校學生資助管理機構人員分工及職責；

（4）學校學生資助工作計劃、工作總結、資助工作會議記錄等資料。

2、國家助學金材料

（1）學生學籍花名冊；

（2）《湖南省中等職業學校國家助學金申請表》；（3）學生身份證或戶籍復印件和家庭經濟困難證明（分貼于《湖南省中等職業學校國家助學金申請表》后）；

（4）《湖南省中等職業學校國家助學金受助學生匯總表》；

（5）國家助學金受助學生公示名單及公示照片；

（6）學生本人簽字的《中等職業學校學生資助卡發放名冊》；

（7）《中等職業學校學生異動情況表（增加/減少）》；

（8）《中等職業學校學生資助卡丟卡補卡登記表》；（9）國家助學金發放憑證（如學生簽名冊、打卡發放的銀行對賬單復印件等）。

3、免學費材料

（1）《湖南省中等職業學校家庭經濟困難學生免學費申請審批表》（附件6）；

（2）學生身份證或戶籍復印件及家庭經濟困難證明（分貼于《湖南省中等職業學校家庭經濟困難學生免學費申請審批表》后）；

（3）《中等職業學校免學費匯總花名冊》，其中涉農專業學生、農村家庭經濟困難學生、城市家庭經濟困難學生和頂崗實習困難專業學生須分類匯總；

（4）免學費學生公示名單及公示照片；

（5）學生本人簽字的《中等職業學校免學費學生學費退還名冊》；

（6）其他免學費或退學費憑證；

（7）物價部門批準的學校分專業收費標準文件。

4、校內資助檔案（根據學校要求整理）

5、中職學生資助學期統計報表（從全國中等職業學校學生管理信息系統或全國技工院校電子注冊和統計信息管理系統打印，并加蓋學校公章或法人代表簽字）。

三是收集材料有什么要求，我想：

1、收集的材料齊全完整；

2、收集的材料要是原始材料；

3、收集的材料辦理的手續要齊全；

4、要剔除重復重件。

中職學生資助檔案所有歸檔材料要求真實、完整。屬歸檔范圍，但因特殊原因確實無法收集到的文件，經辦人應在備考表中陳述，并由經辦人、資助中心負責人審批簽字后，存檔備查。

這是我要講的第一個問題，要講的第二個問題就管，管的過程中就包括整理，保管兩大塊。

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三、資助檔案材料的整理，他包括分類，裝訂，編頁碼，編目錄，填寫備考表，裝盒，書寫檔案盒，排序等工序。

1、分類：

《湖南省中等職業學校學生資助檔案管理辦法》的通知中，對中等職業學校學生資助檔案的分類有要求：中職學生資助檔案須分學期、按項目整理歸檔。中等職業學校的資助項目主要有國家助學金、免學費和校內資助。

2、裝訂

中職學生資助檔案須按學期、項目、班級排序裝訂，并按檔案管理有關規定編制頁碼和冊內文件目錄。

3、編頁碼

我們可參照文書檔案編寫頁碼的方式來編寫，將頁碼編在每頁的右上角，注意凡是有字的頁都要編頁碼。

4、編目錄

我們可參照科技檔案編寫卷內目錄的方式來編寫目錄，它包括序號，文件編號，責任者，文件題名，日期，頁數，備注七項內容，見附表。

5、填寫備考表

中職學生資助檔案要分卷填好備考表并裝訂于冊尾。備考表主要注明冊內文件情況說明、建冊人、檢查人、立卷時間等。

6、裝盒

各校中職學生資助檔案應采用統一規格的檔案盒保存。學校對檔案盒有統一規定的，按學校規定執行。無統一規定的，采用長寬為31×22cm的無酸紙檔案盒。

7、書寫檔案盒

中職學生資助檔案盒應統一封面設計，在正面和脊面注明該冊檔案文件名稱，包括學校、學期、項目、冊號等（如××學?！痢聊辍痢翆W期國家助學金第×冊）。

8、排序

從右至左，從下到下按照順序依次排列就可以。

四、資助檔案材料的保管 按照檔案保管的要求

《中華人民共和國檔案法》第十三條規定，各級各類檔案館，機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構，應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用，配置必要的設施，確保檔案的安全，采用先進技術，實現檔案管理的現代化。我想我們中職學生資助檔案的保管，一是購置必要的存放設備，如柜子，鎖，采用統一規定的檔案盒進行裝盒等。二是要對中職學生資助檔案須實行專人專柜管理。