第一篇：郵件禮儀的重要性

郵件大家都會(huì)寫，但是能不能寫好又是另一件事。職場禮儀中的職場郵件禮儀，也是大家必須要掌握的！

郵件禮儀的重要性

郵件主要功能

使所有參與方對于所討論的論題、事實(shí)根據(jù)和結(jié)論，以及達(dá)成的共識(shí)一目了然，并保持跟進(jìn)直至工作完成。

能準(zhǔn)確及時(shí)地記錄事項(xiàng)進(jìn)程、討論內(nèi)容以及行動(dòng)細(xì)則，并充當(dāng)了作為每個(gè)工作項(xiàng)目歷史檔案的功。

充當(dāng)意見不和、起爭端時(shí)的證明。Email能幫人關(guān)注于事實(shí)而不是感受，或其他個(gè)性和工作風(fēng)格上的差異，并以合理的方式解決意見不和以及爭端。

關(guān)于郵件擬訂、發(fā)送原則

原則：尊重他人時(shí)間

在職場交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間。表現(xiàn)在電子郵件方面就是：只把有價(jià)值的信息最快、最直接地提供給需要的人。

關(guān)于郵箱名字

如果你不用于職場，不用于商務(wù)信函，你的郵箱名字叫阿貓、阿狗、土肥圓、流浪的天使、**-%!~用火星文命名之類的……隨你叫什么都可以!但是用于正式商務(wù)交流，就不行。如果沒有公司統(tǒng)一的郵箱，自己的QQ、163等免費(fèi)郵箱不管是發(fā)工作文件還是投遞簡歷，我建議將郵箱顯示名設(shè)置成自己的名字。因?yàn)榘l(fā)送正式商務(wù)文件，一定不要讓收件人猜猜你是誰。

關(guān)于郵件主題

發(fā)送郵件要擬訂一個(gè)主題，讓收件人看標(biāo)題就明白你要將說什么內(nèi)容。當(dāng)然也便于郵件分類保存后的搜索、查閱。

主題如此重要，建議：

不要空，也不要空洞。比如，有人投簡歷時(shí)要么空起，要么“簡歷”二字，這對收件人來講起不到任何提醒作用;

要簡潔，不要很長一段話才能表示，更不要直接把正文寫在主題欄里;

要真實(shí)反應(yīng)郵件主題的重要性，不要隨便使用緊急標(biāo)識(shí);

一封郵件一個(gè)主題，不要大雜燴;

千萬不要出現(xiàn)錯(cuò)別字;

回復(fù)郵件太多次時(shí)最好修改主題，防止“RE：RE：RE：”這樣疊加蓋樓。

關(guān)于稱呼和問候

郵件的開頭應(yīng)當(dāng)稱呼和問候收件人，第一是提醒本郵件是面向他/他們的;第二稱呼和問候能夠體現(xiàn)一個(gè)人的修養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)。

建議：

恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件人、要拿捏好分寸。如果是中方往來郵件，有職務(wù)一般按職務(wù)尊稱，如李總、劉經(jīng)理、王工之類的;如果沒有或不知道的，可以稱呼先生/女士，搞不清楚性別可以稱呼××老師;如果面向多人發(fā)郵件，可以稱呼各位同事、各位領(lǐng)導(dǎo)。如果是西方郵件，按西方商務(wù)函電規(guī)矩進(jìn)行。

郵件的開始結(jié)尾一般都有問候，簡單來說”你好!“、”您好!“”大家好!“就可以了。提醒您，結(jié)尾一般簡單來說用”祝順利、平安、安好，頌 商祺之類的就可以。

關(guān)于郵件正文

正文很關(guān)鍵，基本要求是簡明扼要、行文通順。

根據(jù)自己與收件人的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系，郵件對內(nèi)還是對外，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣和語言，防止造成誤解;

用簡單詞匯和句子把要描述的內(nèi)容敘述清楚、表達(dá)清晰，最好不要出現(xiàn)晦澀難懂的語句。

如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文最好只做摘要介紹，單獨(dú)寫文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。

如果必要，正文用序號(hào)列表，以示清晰明確;合理利用表格、圖片輔助闡述更加直觀。

一封郵件交待完整信息，不要在發(fā)出郵件后又想起事情沒交待完再發(fā)郵件補(bǔ)充，標(biāo)以更正、補(bǔ)充，容易引人反感。

盡量避免錯(cuò)別字或拼寫錯(cuò)誤。

合理提示重要信息。重要信息要特別提示，但提示切忌沒有重點(diǎn)，更不要滿篇都是紅色、加粗、斜體的提示，恐影響收件人閱讀郵件。

選擇合適的字體，不要太大，也不要太小。同時(shí)郵件中一般不要使用：)之類的笑臉字符。因?yàn)樵谏虅?wù)郵件特別是對外郵件中，這樣的字符顯得有些輕佻。

關(guān)于郵件附件

如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件

附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理

正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)

附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件

如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用

如果附件過大(不宜超過2MB)，應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。

關(guān)于個(gè)性簽名

每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。

簽名信息不宜過多。電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。

不要只用一個(gè)簽名檔。對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。過于正式的簽名檔會(huì)讓與對方顯得疏遠(yuǎn)。

簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。

回復(fù)郵件的技巧

如果公司里郵件交往是一種常用方式，建議每天查看郵箱并養(yǎng)成習(xí)慣，不要錯(cuò)漏緊急或重要信息。也不要等大家發(fā)了郵件后，反復(fù)電話、短信提醒你收郵件啊收郵件。

及時(shí)回復(fù)。收到他人重要郵件之后，要及時(shí)回復(fù)以示尊重。理想的回復(fù)郵件時(shí)間是2小時(shí)，特別是對于一些緊急、重要的郵件。如果事情復(fù)雜，無法及時(shí)確切回復(fù)，可以及時(shí)回復(fù)說“收到，我正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)”等等。總之及時(shí)回應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到。

現(xiàn)在郵件一般都有收件回執(zhí)功能。如果你在休假，可以設(shè)置自動(dòng)回復(fù)功能。但如果沒有休假，最好不要設(shè)置，否則別人不知道你到底有沒有收到郵件。

有針對性的回復(fù)。

回復(fù)郵件，字不要太少，一般不少于10個(gè)字，如“嗯”一個(gè)字之類的就不要來了。

如果同一問題反復(fù)郵件往來說不清楚，建議電話溝通或面談。

要注意回復(fù)和回復(fù)全部。郵件里回復(fù)功能是指回復(fù)本人，若點(diǎn)回復(fù)全部就是回復(fù)所有的人。

懂得區(qū)分收件人、抄送人和密送人。

收件人就是TO為郵件主送人，主要由本人進(jìn)行處理;抄送人CC一般指需要知道這回事的人，一般無回復(fù)處理的義務(wù)，但若CC的人有建議可以回復(fù);密送人BCC，收信人不知道你BCC了誰，可能用于非正式場合，職場中一般不用BCC。

發(fā)送郵件時(shí)要注意的禮儀

及時(shí)回復(fù)email。收到他人重要郵件后，即可回復(fù);理想回復(fù)2小時(shí)內(nèi)(緊急重要郵件)。不是每封郵件都立即處理，占用時(shí)間太多，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集。復(fù)雜郵件不能及時(shí)確切回復(fù)時(shí)，不要讓對方苦苦等待，及時(shí)做出相應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了并正在處理等。

針對性回復(fù)。當(dāng)回復(fù)問題列表郵件時(shí)，應(yīng)把問題單抄上，并逐一附上答案。進(jìn)行必要闡述，讓對方一次理解;避免反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。

回復(fù)認(rèn)真對待。對方發(fā)來一大段郵件時(shí)，回復(fù)字?jǐn)?shù)不能過少，“是的”、”對的“、“好的”、“收到”、“謝謝”等字眼，非常不禮貌。

不要同一問題蓋高樓。如果RE太多，說明交流不暢，沒說清楚。此時(shí)應(yīng)電話溝通后在做判斷。

較復(fù)雜問題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)發(fā)表看法后，應(yīng)立即對討論結(jié)果小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。

區(qū)分Reply和Reply All。如果只需一人知道，Reply;如果發(fā)信人提出的要求需要有結(jié)論，Reply All。如果你對發(fā)件人提出的問題不清楚或有不同意見，不要當(dāng)著所有人的面不停的RE，應(yīng)于發(fā)件人單獨(dú)溝通，有結(jié)果后再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。

主動(dòng)控制郵件往來。

第二篇：商務(wù)郵件禮儀

郵件禮儀

一.郵件正文內(nèi)容

（一）郵件正文包括稱呼，問候語，正文，結(jié)束敬語，個(gè)人簽名。

1.稱呼：首行頂格寫，要注意自己和收件人的親密程度和上下級關(guān)系。不能太親昵，但是要充分表示尊重。在不知道對方性別時(shí)，可以稱呼職務(wù)。

2.問候語：隔一行頂格寫，語氣要注意自己和收件人的親密程度和上下級關(guān)系，表 示充分尊重。

3.正文：（1）隔行首字空兩格。

（2）如果附有文件，簡要介紹文件內(nèi)容。

(3)正文要內(nèi)容簡潔，注意語氣，注重上下級關(guān)系，表示尊重。當(dāng)正文內(nèi)容較多時(shí)，可以分段，標(biāo)注，列條。務(wù)必保證正文條理清晰，內(nèi)容有序。正文內(nèi)容要全面，不能追補(bǔ)郵件。重要的信息可以采用加粗，彩色的方式來凸顯。正文中不可使用表情符號(hào)，以免給對方留下不好的印象。

4.結(jié)尾祝福語：正文隔一行頂格寫，語氣同問候語。（通常可用祝好）

5.個(gè)人簽名：頂格。表明自己所屬部門，項(xiàng)目組，電話，QQ|/MSN/微信號(hào)。內(nèi)容一般不超過四項(xiàng)。

6.全文字體為五號(hào)宋體。二．附件

（一）附件應(yīng)首先做，并且在正文中提醒對方查收。特殊文件的打開方式應(yīng)予提示。

（二）附件名：【個(gè)人姓名】--附件內(nèi)容

（三）附件數(shù)不多于四個(gè)。附件大小不大于2MB。三．郵件回復(fù)

（一）緊急郵件：2小時(shí)內(nèi)回復(fù)。

一般郵件：24小時(shí)內(nèi)回復(fù)。

（二）回答郵件問題：列出原文問題，然后回答。

（三）收到對方郵件及時(shí)回復(fù)，回復(fù)字?jǐn)?shù)大于10個(gè)。四．傳送方式

（一）抄送，無需回復(fù)。

（二）密送時(shí)要記得給自己送一份以檢驗(yàn)對方是否接收到。

第三篇：郵件禮儀

郵件禮儀

99%的職場人都沒重視的郵件禮儀，這里說了

微信QQ溝通談好的一件事情，明明之前記得溝通的很多細(xì)節(jié)已經(jīng)談好了，最后出了問題找了大半天的語音和圖文記錄才整理好； 接洽的重要項(xiàng)目或者客戶信息，本來以為隨手截圖或復(fù)制粘貼信息給老板，他會(huì)記得，而結(jié)果并不是想象中的那樣；

跟進(jìn)的項(xiàng)目出了問題，到了追究責(zé)任的時(shí)候，這時(shí)候發(fā)現(xiàn)自己缺少了很多說明情況的證據(jù)；

遇到以上這些問題的時(shí)候，你有沒有思考過，是你的某些環(huán)節(jié)沒做，或者沒做好？

而以上的這些問題，實(shí)際上在職場中可以通過郵件的方式來適當(dāng)解決，可對于寫郵件，大多數(shù)職場人是否會(huì)注意下面這些郵件禮儀？

一、主題清晰，用詞規(guī)矩

主題，往往是絕大多數(shù)人對于郵件的第一印象。郵件的內(nèi)容及其重要性，在主題上可以展現(xiàn)得淋漓盡致。

1、標(biāo)題要簡潔、干練

2、標(biāo)題要符合郵件正文內(nèi)容

3、標(biāo)題絕對不可以空，除非是給自己發(fā)的。

4、標(biāo)題可適當(dāng)使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)進(jìn)行強(qiáng)化信息的重要性，譬如感嘆號(hào)等。

5、若在多次回復(fù)過程中，討論事情發(fā)生變化，要及時(shí)更換郵件標(biāo)題。

二、謙虛客氣，用好措辭

俗話說，“禮多人不怪”。尤其對生活在號(hào)稱禮儀之邦的我們而言，更是如此。要在郵件中盡量表現(xiàn)得禮貌客氣一些，這樣即便處理事情有所不周，也能夠增加對方寬恕你的可能性。

1、區(qū)別好上下級關(guān)系

倘若是高管，在措辭上，多用您來稱呼對方，切不要直呼大名。如果是同事或者下屬，為了不讓郵件顯得生分，盡量不要使用明顯區(qū)別關(guān)系的你、我等詞語。

2、開頭和結(jié)尾的套路要把握好

對于開頭，如果你和收件人很熟，可以用“Dear XX”。否則，盡量用“Hi”，就可以了。

此外，結(jié)尾用些“best regards”，或者祝好、一切順利等詞就行。

三、正文通順，邏輯恰當(dāng) 正文是郵件的核心內(nèi)容，搞定郵件內(nèi)容是很重要的事情。

1、將所有內(nèi)容一次說清

考慮好如何將自己所有的內(nèi)容組織在一封郵件中。不要等發(fā)出去郵件之后，繼續(xù)補(bǔ)充更新郵件。

2、正文敘述流暢，邏輯性強(qiáng)。

如果正文很長，建議采用麥肯錫的結(jié)構(gòu)化思維，結(jié)論先行。其次，對于具體的多事項(xiàng)說明，建議采用1、2、3、4條理性地去總結(jié)。

3、合理對正文內(nèi)容進(jìn)行強(qiáng)調(diào)

對正文通篇強(qiáng)調(diào)，等于沒有強(qiáng)調(diào)。因此，在對正文書寫的時(shí)候，一定要注意克制自己強(qiáng)調(diào)的欲望。只選擇你認(rèn)為最重要的地方進(jìn)行強(qiáng)調(diào)即可。強(qiáng)調(diào)方式有很多，加粗、加文字背景色等。4.慎用表情

郵件代表商務(wù)，慎重使用表情。往往一個(gè)表情，會(huì)讓整個(gè)氣氛輕佻起來。當(dāng)然，如果很有必要這么做，也是可以的。這里只是說慎用而已。5.避免錯(cuò)別字

這是對人最起碼的尊重問題。并且，在發(fā)出郵件之前，要再三檢查一下，以保證萬無一失。

四、關(guān)于附件

有時(shí)候，工作的需要，不得不在郵件中上傳附件。但，你必須要記住：

1、附件不要過大

比如outlook最大的文件大小為50M，但是不是說只有文件超過50M你才想其他方式解決。

一般情況下，郵件附件不要超過2M，當(dāng)然適當(dāng)大一些是可以的。必要時(shí)，可以考慮用云盤來代替附件直接放在郵件中。

2、有附件，必須要在正文指出。

倘若有附件，一定要告知收件人，有附件的存在。比如：如附件，是XXX。

此外，如果是百度云代替附件，請寫好具體的鏈接和密碼在上面。最后，還要注意附件名字要符合主題和正文的內(nèi)容。

五、郵件回復(fù)

你是否覺得發(fā)送郵件比回復(fù)郵件要輕松。其實(shí)不然，回復(fù)郵件依舊有許多要注意的地方。

1、及時(shí)性回復(fù)對方郵件

一定要及時(shí)反饋，一般不要超過2個(gè)小時(shí)。如不能及時(shí)，要說明下原因。記住，及時(shí)反饋信息，是對發(fā)送郵件的人的尊重。

2、回復(fù)文字不要太少

其實(shí)，內(nèi)容上文字過少，也會(huì)給人不尊重的感覺。所以，最好能控制在10個(gè)字以上。

3、回復(fù)和回復(fù)全部的區(qū)別

不要將這兩個(gè)混淆！回復(fù)只是給發(fā)送給你郵件的那個(gè)人進(jìn)行回復(fù)，而回復(fù)全部則不然。回復(fù)全部，是將郵件中相關(guān)干系人，都進(jìn)行通知回復(fù)。

如果搞不清楚這兩個(gè)區(qū)別，很可能你會(huì)將自己的郵件錯(cuò)發(fā)到CEO那里。

4、控制回復(fù)郵件的量

如果你發(fā)現(xiàn)，一件事情你發(fā)了多次郵件都沒有解決，那就考慮開個(gè)會(huì)或當(dāng)面進(jìn)行溝通協(xié)商。等協(xié)商結(jié)束，再進(jìn)行相關(guān)郵件的備忘等操作。

六、關(guān)于其他

除了上面講的五個(gè)方面，還有一些微小的細(xì)節(jié)需要說明一下： 1.發(fā)送，或者抄送的時(shí)候，要注意職位的先后順序。比如說你不能將一個(gè)普通職員放在CXO之前。2.主送人是必須進(jìn)行回復(fù)的，而抄送人則沒有義務(wù)強(qiáng)制性回復(fù)。3.跨部門合作時(shí)，一定要記得將相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)抄送好。

第四篇：商務(wù)郵件禮儀

郵件禮儀

一、關(guān)于標(biāo)題——電子郵件的靈魂所在

主題要提綱挈領(lǐng)，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1.一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。如果在未寫明標(biāo)題的情況下不小心點(diǎn)擊了發(fā)送鍵，也請追加一封郵件對此疏忽表示歉意。

2.標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用?才能顯示完你的標(biāo)題。

3.附上郵件出處。對外郵件，最好寫上來自**公司的郵件，如：分點(diǎn)渠道陳節(jié)雷，以便對方一目了然又便于留存；對內(nèi)郵件，要加上部門和姓名，如：運(yùn)營管理部陳節(jié)雷。4.標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如 “王先生收”。也不要用胡亂無實(shí)際內(nèi)容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！”。

5.一封信盡可能只針對一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理。6.回復(fù)對方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE RE一大串。

7.主題千萬不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。

示例：

有錯(cuò)別字

標(biāo)題太長

亂碼 無主題 無發(fā)件人

空白

無發(fā)件人

?

主題簡短明了 有發(fā)件人

二、關(guān)于稱呼與問候——細(xì)節(jié)中體現(xiàn)尊重

1.恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度

1)郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼如：“各位同事”、“各位領(lǐng)導(dǎo)”??

2)如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

3)不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個(gè)“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。4)稱呼是第一行頂格寫。

2.Email開頭結(jié)尾最好要有問候語

1)最簡單的開頭寫一個(gè)“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。2)結(jié)尾常見的寫個(gè)“祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

示例：

無任何內(nèi)容

稱呼沒有頂格，問候語沒有換行空兩格

無稱呼和開頭問候語

無問候語

落款沒有空兩格

三、正文——關(guān)乎成敗的主干部分

1.Email正文要簡明扼要，行文通順 1)若對方不認(rèn)識(shí)你，第一件應(yīng)當(dāng)說明自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報(bào)的以示對對方的尊重，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類與正文無關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。2)Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述

3)正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。2.注意Email的論述語氣

1)根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對方不適。

2)尊重對方，請、謝謝之類的敬語要經(jīng)常出現(xiàn)。

3)電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀。3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確

如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個(gè)段落簡短不冗長，沒人有時(shí)間仔細(xì)看你沒分段的長篇大論 4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感

5.盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查

合理提示重要信息。不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度 6.選擇合適的語言和字體

中文用宋體或新宋體，英文用Verdana或Arial字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱讀的字號(hào)和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對商務(wù)郵件。

7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述 對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。可以配合圖表加以闡述。

8.不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用 :)之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻。9.附件

1)如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件；

2)附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理； 3)正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)； 4)附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件；

5)如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用； 6)如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。

示例：

?

?

?

?

四、結(jié)尾簽名——彰顯你的職業(yè)化

1.結(jié)束語必不可少，如果你怕忘記了，不如把這部分內(nèi)容設(shè)計(jì)在簽名里 2.簽名信息不宜過多

簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。

3.不要只用一個(gè)簽名檔

對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。過于正式的簽名檔會(huì)讓與對方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。

4.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。

五、正確使用發(fā)送，抄送，密送

要區(qū)分To和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）

1.To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。

2.而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回Email。

3.TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!4.只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源 5.轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息

1)在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。

2)如果有需要 還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十

層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。3)不發(fā)送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。

示例：

收件人與正文稱呼不對

收件人排序不對

六、發(fā)送前的注意事項(xiàng)

電子郵件發(fā)送前應(yīng)仔細(xì)檢查收件人，抄送人，主題，所添加的附件等是否正確無誤，正文內(nèi)容是否清晰合理，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否遺漏等，如果客戶端有多個(gè)電子信箱，還要確認(rèn)所使用的的郵件服務(wù)器是否正確，不要混淆了內(nèi)部信箱和外部信箱。

七、回復(fù)郵件

忽視或去除他人給自己的電子郵件而不回復(fù)者，都是不好的網(wǎng)際行為，因?yàn)榘l(fā)信人通常會(huì)焦慮地等待回信，甚或懷疑信件是否到達(dá)了該去的地方?如果收信者能從信件內(nèi)容看出正確的收信者，應(yīng)迅速轉(zhuǎn)送出去。若無法辨認(rèn)，也應(yīng)即刻回復(fù)發(fā)信人并簡單解釋傳送的錯(cuò)誤。直接回復(fù)對方發(fā)來的郵件時(shí)，稱號(hào)和署名也是必要的。

第五篇：禮儀重要性

淺析商務(wù)社會(huì)的溝通禮儀

摘要: 古人云：人無禮則不立；事無禮則不成；國無禮則不寧。禮儀是人類為維系社會(huì)正常生活而要求人們共同遵守的最起碼的道德規(guī)范，它是人們在長期共同生活和相互交往中逐漸形成，并且以風(fēng)俗、習(xí)慣和傳統(tǒng)等方式固定下來。我國素有“禮儀之邦”的美稱，崇尚禮儀是我國人民的傳統(tǒng)美德。在中國更加向世界開放的今天，禮儀不僅體現(xiàn)出豐厚的歷史優(yōu)秀傳統(tǒng)，更富有鮮明的時(shí)代內(nèi)涵。在商務(wù)社會(huì)溝通中,知禮懂禮，注重文明禮儀，是商務(wù)洽談成功的必要條件。下面，我將從四個(gè)方面來闡述一下商務(wù)溝通禮儀的相關(guān)問題..關(guān)鍵詞: 概述

作用

如何培養(yǎng)

一、商務(wù)溝通禮儀概述

商務(wù)溝通禮儀是商務(wù)人員在商務(wù)活動(dòng)中為了塑造個(gè)人和組織的良好形象而應(yīng)當(dāng)遵循的對交往對象表示尊敬與友好的規(guī)范或程序，是一般禮儀在在商務(wù)活動(dòng)中的運(yùn)用和體現(xiàn)。常規(guī)來講，在商務(wù)活動(dòng)中的言行需合情合理、優(yōu)美、大方、得體、符合要求；按約定俗成的規(guī)矩辦事、禮貌待人；按約定俗成的、大家都可以接受的禮節(jié)程序接待客戶等都屬于商務(wù)禮儀的范疇。商務(wù)溝通禮儀有很強(qiáng)的規(guī)范性和可操作性，并與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益密切相關(guān)。

二、商務(wù)溝通禮儀的作用

1.可以塑造單位形象，提升單位的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。商務(wù)禮儀能展示企業(yè)的文明程度、管理風(fēng)格和道德水準(zhǔn)，塑造企業(yè)形象。良好的企業(yè)形象是企業(yè)的無形資產(chǎn)，無疑可以為企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益。一個(gè)良好信譽(yù)和形象的公司或企業(yè)，就容易獲得社會(huì)各方的信任和支持，就可在激烈的市場競爭中處于不敗之地。所以，商務(wù)人員時(shí)刻注重禮儀，既是個(gè)人和組織良好素質(zhì)的體現(xiàn)，也是樹立和鞏固良好形象的需要。

3.有助于促進(jìn)人們的社會(huì)交往，改善人們的人際關(guān)系

良好的禮儀可以更好地向?qū)Ψ秸故咀约旱拈L處和優(yōu)勢，她往往決定了機(jī)會(huì)是否降臨。比如，在公司，你的服飾適當(dāng)與否可能就會(huì)影響到你的晉升和同時(shí)的關(guān)系；帶客戶出去吃飯時(shí)你的舉止得體與否也許就決定了交易的成功與否；這是因?yàn)槎Y儀是一種信息，通過這個(gè)媒介表達(dá)出尊敬、友善、真誠的感情。所以在商務(wù)活動(dòng)中，恰當(dāng)?shù)亩Y儀可以獲得對方的好感、信任，進(jìn)而推動(dòng)事業(yè)的發(fā)展

4.有助于凈化社會(huì)風(fēng)氣，推進(jìn)社會(huì)主義精神文明的建設(shè)

一般而言，人們的教養(yǎng)反應(yīng)其素質(zhì)，而素質(zhì)又體現(xiàn)于細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)往往決定著人們的成敗。反映現(xiàn)代 個(gè)人教養(yǎng)的商務(wù)禮儀，是人類文明的標(biāo)志之一。一個(gè)人、一個(gè)單位、一個(gè)國家的商務(wù)禮儀水準(zhǔn)如何，往往反映著這個(gè)人、這個(gè)單位、這個(gè)國家的文明水平、整體素質(zhì)與整體教養(yǎng)。

2.有助于傳遞有用信息、展示企業(yè)價(jià)值

禮儀最基本的功能就是規(guī)范各種行為。商務(wù)禮儀可強(qiáng)化企業(yè)的道德要求，樹立企業(yè)遵紀(jì)守法，遵守社會(huì)公德的良好形象。商務(wù)禮儀使企業(yè)的規(guī)章制度、規(guī)范和道德具體化為一些固定的行為模式，從而對這些規(guī)范起到強(qiáng)化作用。企業(yè)的各項(xiàng)規(guī)章制度既體現(xiàn)了企業(yè)的道德觀和管理風(fēng)格，也體現(xiàn)了禮儀的要求，員工在企業(yè)制度范圍內(nèi)調(diào)整自己的行為，實(shí)際上就在固定的商務(wù)禮儀中自覺維護(hù)和塑造著企業(yè)的良好形象。4.2如何培養(yǎng)商務(wù)禮儀

1）注重儀容、儀表、儀態(tài)。怎樣把客戶服務(wù)放在首位，最大限度為客戶提供規(guī)范化、人性化的服務(wù)，以滿足客戶需求，是現(xiàn)代企業(yè)面臨的最大挑戰(zhàn)。對于未來工作在服務(wù)窗口的我們來說，做好服務(wù)工作，不僅需要職業(yè)技能，更需要懂得禮儀規(guī)范：整潔、大方的著裝、熱情周到的態(tài)度、敏銳的觀察能力、良好的口語表達(dá)能力以及靈活、規(guī)范的事件處理能力。這樣不僅會(huì)給商家客戶留下良好的印象，也是對他人的尊重和對企業(yè)整體形象的維護(hù)，為日后的業(yè)務(wù)交往開啟更大的空間。

2）注重溝通技巧，做到換位思考。公司宗旨是為客戶提供一流的服務(wù)。因此，在與客戶溝通時(shí)保持良好的形象、優(yōu)雅的言談、準(zhǔn)確的語感、飽滿的熱情，會(huì)使溝通過程更加順暢，從而獲得更多的信任與支持。同時(shí)，在服務(wù)顧客的過程中，我們應(yīng)做到“急客戶之所急，想客戶之所想”，多站在對方的角度思考，提升自己的服務(wù)意識(shí)，只有這樣才能為廣大客戶提供更準(zhǔn)確、更及時(shí)、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3）注重商務(wù)交往細(xì)節(jié)。細(xì)節(jié)是一種表現(xiàn)，教養(yǎng)體現(xiàn)于細(xì)節(jié)，而細(xì)節(jié)展示著個(gè)人素質(zhì)。禮讓賓客，在商務(wù)交往中展現(xiàn)良好的個(gè)人素質(zhì)與企業(yè)風(fēng)貌，這不僅是對自己，也是對企業(yè)利益的確認(rèn)、尊重和增值。比如：在商務(wù)交往中文明服務(wù)的三要素：來有迎聲，問有答聲，去有送聲。服務(wù)熱情的三到：眼到，口到，意到。在商務(wù)交往中著裝六不準(zhǔn)，過分雜亂、過分鮮艷、過分暴露、過分的透視、過分短小、過分緊身。男性著西裝，全身的顏色不得多于大三種色系。隨著手機(jī)的日益普及，關(guān)于手機(jī)方面的禮儀細(xì)節(jié)越來越受到關(guān)注。公共場合使用手機(jī)應(yīng)該盡量把自己的聲音壓低，一些特殊場合如果必須要使用手機(jī)，應(yīng)采用靜音的方式發(fā)送短信。

三、結(jié)束語

商務(wù)禮儀的作用及其重要性將在現(xiàn)實(shí)生活中不斷被證實(shí)和肯定。《商務(wù)禮儀與人際溝通》這門課給本人最大的收獲是：為我提供了一個(gè)掌握各類社交場合禮儀的全攻略，為我漫長的職業(yè)形象修煉之道打好路標(biāo)。我相信，在以后的學(xué)習(xí)生活和不遠(yuǎn)未來的工作當(dāng)中，這堂課上的收獲能有效地幫我掃除溝通障礙和開啟社交人脈。課程雖然修完，但是路漫漫，吾將上下而求索。