第一篇：外貿公司客戶來訪接待流程

外貿公司客戶來訪接待流程

為樹立公司良好形象，擴大公司對外聯系和交流，加強來訪客戶接待管理，規范客戶業務接待流程，本著“熱情禮貌、服務周到、厲行節約、對口接待”的原則，公司來訪客戶接待流程如下：

一、接待原則

公司接待客戶的宗旨、原則和目的。

宗旨：讓客戶有賓至如歸，親切，舒服的感覺； 原則：注重細節，相互尊重，共同發展；

目的：提高公司來訪客戶下單（當場下單以及訪后下單）率，發展來訪客戶為公司忠誠客戶。

二、接待準備

1、業務部門：

（1）當接到客戶來訪信息時，應落實來賓基本情況：來賓國家、來賓職務、來訪具體時間、人數、本地逗留時間、目的和要求等。

（2）落實客戶的行程安排或行程單（包括是否旅游），弄清客戶到訪時間、航班、酒店住宿要求、是否需要接機、是來公司還是要參觀工廠等信息，并提前3-5天告知操作人員，以便安排相應接待。

（3）在客人到來之前打電話跟進，主動詢問客人位置，主動和司機溝通。（4）布置展廳：提前五天通知行政部門，告知展廳布置要求，協調相關樣品、海報、物料、國旗、鮮花等相關準備工作。

（5）提前一天準備報價單和產品目錄，易于攜帶的小樣品；色板、計算器、尺、筆記本、訂書機還有針對性的報價單。

（6）負責跟各個部門溝通，傳達相關信息。

2、行政部門

（1）制作接機牌（如果需要）：應包含來賓的名字，具體樣式：

（2）成套茶具或者咖啡杯，提升公司檔次和品位，咖啡杯最好是純白的瓷杯，茶杯可以用玻璃杯。

（3）飲品及水果：業務部門在客人到來一天前要告知，給客人準備什么樣的飲品：茶、咖啡、飲料等，并準備當季新鮮水果。

（4）紀念品：業務部門提前3天告知行政是否需要準備紀念品，經公司領導審批后，行政負責采購并提前一天交給業務部門。

（5）工具箱：包括插線板、剪刀、訂書機、視頻轉接頭、插頭轉換器等，專門用來接待客人用。

（6）環境布置：客戶到來一小時之前先打開展廳的空調，由業務部門通知時間。再次檢查辦公環境以及洗手間的細節準備。

（7）歡迎牌：寫上客戶的國家、公司名、客戶姓名，在公司前臺顯示屏上播放。

（8）攝影：由專人（必要時可以請攝影師）拍攝客戶來訪過程照片，紀錄精彩瞬間，合影留念。

3、工廠

（1）工廠提前一至兩天對辦公室、展廳、車間、衛生間、食堂、庭院等處做徹底的清掃，并在清掃結束后按照客戶參觀路線走一遍，確保沒有遺漏的死角。

（2）參觀和談判可能用到的物品：數碼相機、預先準備好的工廠產品視頻、產品目錄和企業介紹（包括常用的付款方式，生產周期等）。

（3）工廠門前歡迎客戶來訪的接待牌或橫幅，讓客人感覺其受到重視。

（4）會議室的安排，會談資料的準備，包括企業演示文稿的準備，以及客戶相關需要展示的文件資料，公司的實力資料等。

（5）準備好茶水及食品糖果。（6）必要時打印接待通知，下發給相關工廠。檢查分區標志、設備操作規范、員工個人防護等是否完整規范。

三、接待期間

接待人員在由機場至公司，或公司至工廠的路上，和客戶進行有禮貌的寒暄，可以介紹一下城市的情況、風土人情、景點等內容。

1、公司接待：

（1）接到會議室后，讓客人先進入，并且向客人禮貌問候微笑著說“請進”及伸手示意方向。請客人進入后再慢慢關上房門，跟隨進屋。

（2）介紹時，先介紹公司接待領導，客人有先知情權，先紹男士后介紹女士，先介紹晚輩后介紹長輩，先介紹位低再位高者。

（3）請客人落座時，最好讓他們坐在一起，而不要分開。

（4）客人落座后，首先應端上茶水/咖啡/飲料(依客戶所需），如果是盛夏，也可以送上清涼飲品。

（5）客人如果需要會議室或者多媒體，需要在客戶來之前提前安置好（提前準備公司宣傳片及自制的PPT)。

（6）進入展廳：建議不僅僅談工作，可以詢問客人行程，對中國印象等等話題，拉近與客人之間的關系，緩和氣氛，如果客人時間充足，可以帶客人在公司逛一下，介紹公司企業文化（包括公司的機構，部門，照片墻，可告知客戶我們公司愿景規劃等）。（7）客人如果遇午、晚餐時間，需要請示相關領導提前預訂何種檔次的酒店。

（8）洽談結束，可以根據情況準備公司小禮品贈與重要客戶；每次待客結束，都要以歡迎“再次見面”的心情來恭送對方。

（9）如客戶需要訂返程機（車）票的，可聯系行政部門（廖聃寧）提前網上預定。

（10）根據情況送客戶至寫字樓外、酒店或是飛機場。如有送機，需要陪同客戶一起辦理好登機牌再道別。可以在客戶離境前，打電話道別。

2、工廠接待：

工廠接待經公司領導審批，公司的工廠由人力資源部（施紅霞）負責銜接，并及時通知工廠做好接待的準備工作，并告知陪同領導。合作工廠由業務員負責銜接。具體接待工作包括：

（1）向人力資源部遞交來訪客戶信息及人數，安排接待牌（支持英文）。

（2）是否需要公司派車。（3）是否需要招待。

（4）是否需要會議室及投影設備。

（5）是否需要準備禮品，及特殊禮品的采購。（6）如需安排住宿和用餐，需提前聯系并預訂酒店。（7）在客戶即將到公司之前，至少需提前提前一天電話確認客戶抵達時間和迎接地點，并通知司機準備車輛提前在指定地點接客戶上車。

（8）負責接待人員陪同客戶在公司的各項活動安排。

四、接待反饋

按照行程安排，送走客戶后，及時發郵件給客戶，一是問候，二是將本次訪問雙方的會談紀要和照片發給客戶，并提醒客戶查收，如有遺漏及時補齊。

五、接待過程中注意事項

1、對于客戶的飲食習慣要了解，是否是穆斯林，是否有忌口等。

2、如在接待過程中需要請相關部門人員協助或出席時，需提前通知相關人員。

3、當確定來訪客戶職位級別較高或影響力較大時，需公司領導出席。

4、接待人員在接客戶來公司時，出發前應電話告知相關領導，提前做好接待準備。

5、公司人員在給來訪客戶做講解時，接待人員要盡可能全程跟進，或定時去會議室了解來訪客戶的各項需求和疑問，并及時給予協調或解決。

6、如果來訪人員較多時，可依情況聯系旅行社安排行程，包含食宿。

六、總結事項

針對來訪客戶，行政部門需建立客戶檔案，按照來訪時間，詳細記錄每位來訪客戶信息（包括客戶的喜好等），以便查詢及后續工作的開展。

第二篇：來訪客戶接待流程

來訪客戶接待流程

為了加強來訪客戶接待管理，規范客戶業務接待流程，特制定此項標準：

主要流程：

接待申請-----確定接待級別-----聯系接待單位-----安排接待人員-----機場（車站）接車-----安排住宿-----廠區參觀-----領導接見-----洽談合作事項------處理、確定合作事項------領導會談------餐飲安排------機場（車站）送車------電話回訪

1、接待申請：業務、市場部員工在了解客戶即將到訪時通知總經辦，要求進行客戶接待的安排，如出差在外應及時以電話方式通知，并落實客戶的聯系方式、隨行人數、是否需用車到機場或火車站接送；

2、確定接待級別：總經辦根據來訪人員的級別不同，按公司相關標準規定安排接待。

3、聯系接待單位：總經辦根據接待申請要求，在客戶到達前應作好相關的接待安排，及時與客戶聯系了解具體的到訪人數、是否需用車、訂房或其它要求，并及時落實。

4、安排接待人員：營銷公司根據工作的需要安排接待人員，負責接待任務的人員必須嚴格按照標準落實整個接待過程。一般情況下，來訪人員沒有離開前，接待人員不宜隨意更改，并根據客戶需求提前通知公司需參加會談人員。

5、機場（車站）接車：接待人員在接到接待任務后，必須確認來訪人員的班機（班車）何時到達，到達地點，航班號（車次），來訪人員的姓名、特征。用車，先落實公司有無車輛之后進行，如無法安排車輛的應通知客戶并告之坐車方式。接到來訪人后，接待人員幫忙提行李上車，根據班次的時間或者來訪人員的需要安排住宿、餐飲的先后次序。

6、住宿安排：到達住宿地點后，接待人員要主動幫來訪人員提行李上房間，留下自己的聯系電話。

7、廠區參觀：營銷公司負責客戶的介紹工作，突出的重點在于：廠區廠房介紹、新產品的講解、工作人員的主要負責工作范圍、企業文化、企業的前景等等方面。

8、領導接見：接待人員在帶領來訪人員見領導之前，必須和公司領導溝通好，確認接見時間、地點，然后帶領來訪人員與領導見面。

9、洽談合作事項：領導接見結束后，接待人員將客戶請至會客廳，參會人員根據公司開展工作的實際情況和部門相關的標準，提出合作事項的內容，咨詢來訪人員提出的合作事項內容并且做好筆錄。

10、處理、確定合作事項：本著雙贏的原則，接待人員在公司和來訪人員之間根據合作事項的內容收集雙方的意見，進行處理以至最后確定的工作，經雙方確定后用文案交與雙方。

11、領導會談：雙方在合作事項達成一致后，雙方領導一般會進行互相道賀的儀式，接待人員適時作相關的安排。

12、餐飲安排：總經辦可知會相關部門后進行，一般的接待要求業務員工或市場部員工一起進行，做一下標準后可由他們安排接待人員應陪同來訪人員就餐。

13、機場（車站）送車： 來訪人員離開，由接待人員陪同送車，接待人員除了主動幫來訪人員提醒例外，如有公司贈送的紀念品，一定要提醒或者直接遞交到來訪人員手上。送車時，須等到來訪人員離開自己的視線范圍以后，才能離開。

14、電話回訪：接待人員按送來訪人員走的航班號（車次），估計他們到達的時間，適時去電進行咨詢接待工作的情況，了解客戶對公司的產品和企業形象等等方面的意見。及時做好報告上報公司，以便改進。

無論來訪者以何種目的來訪，接待工作很多時候會直接影響到客戶對我們公司的選擇。只要我們的接待工作做好了，就會給來訪者留下一個良好的形象。

第三篇：客戶來訪接待管理辦法

客戶來訪接待管理辦法

一、目的： 規范公司意向客戶考察接、送流程及服務標準，提高加盟客戶的招商成功率。

二、適用范圍：公司意向客戶接待的部門、人員均按此辦法執行。

三、工作流程及內容：

1、有意向客戶來公司考察時，市場部負責人員應提原一天填寫“派車單”（指明接送地點、客戶姓名、聯系方式、隨同人員等）到管理中心進行派車和接送安排，檢查公司大、小展廳、會議室內的設備、樣衣等良好情況，必要時也應知會客服、督導、設計部人員作相應準備。

2、管理中心接到客戶來訪的“派車單”后，應安排好接送車輛（接送車輛：原則要求是）及人員，同時檢查接送車輛、客戶可能接觸到的公司場地的衛生狀況及相關人員的精神面貌等。

3、客戶到達當天，負責接送司機（原則上市場部負責人員應陪同接、送客戶。如無法做到，則應到達公司廣場歡接）穿著正裝，精神飽滿地提前到達接客地點，見著客戶時主動問好，幫助客人提拿行旅，幫客人開、關車門。

4、客戶到達公司，負責客戶的市場部人員先向客戶介紹公司的大

致部局及各樓用處，著重向客人展示公司的硬實力。

5、客戶進入辦公樓時，總臺站起，注視客戶并問好。

6、市場部接待人員從電梯將客戶帶入二樓辦公室，上、下電梯時

應本著客戶先上、先下的原則，幫客人控制好電梯。

7、客戶進入會議室后，先要求客戶在“客戶來訪登記表”上簽名，同時向客戶索要名片。然后向客戶介紹公司（管理文化、發展歷史）、團隊、品牌、銷售網絡、產品及營銷策略等，具體按OMSER品牌PPT、產品畫冊、夏、秋產品規劃等資料進行。（緊記PPT內容，規范介紹方式）

8、客戶進入二樓辦公區時，客服部人員應將桌面收拾干凈，有關

政策、業績等信息不讓客戶看到，并注意團隊內部及與客戶溝通時的用詞，杜絕向客戶傳遞負面信息。

9、在向客戶講解時，市場部人員把展廳的燈光開取，同時查看樣

衣陳列、衛生等是否符合要求，必要時陳列員應及時重新陳列。

10、在客戶對公司、品牌、產品達到初步認同后，引導客人到展

廳參觀樣衣。需要時可要求督導、設計部人員協助介紹產品。（產品的結構、波段、面料、工藝等）

11、對于客戶試版時提出的各種問題，市場部人員不應立即回復

或解釋，應將其記錄在筆記本中，待客戶看完版后，逐個做出回復。

12、在整個接待過程中，對于客戶提出的任何問題，接待人員應

保持良好的心態。不爭執、原則問題不認同。

13、看完樣衣后，引導客戶重新回到二樓會議室，總結客戶此次

考察結果，明確認同的因素，對客戶仍存疑問的問題記錄并得點突破，盡最大的力量爭取能現場簽合同和交納保證金。

14、客戶考察結束后，通知行政部安排車輛送客戶到指定地點，流程及服務標準按接客程序。

15、市場部負責人員接客戶考察過程、結果記錄到“客戶洽談記

錄表”中，重點記錄存在的問題，并定期回訪。

四、有效期限：

五、代解決問題：

1、司機及總臺穿著標準；

2、二樓會議室的調改（美觀、視聽設備）

第四篇：客戶來訪流程

卡立方客戶來訪流程梳理

1.客戶即將到達公司，需來電通知其他辦公室同事。安排人員在電梯口迎接。內部人員數量需大于或等于對方人數。口語：Nice to meet you!Welcome to visit us!2.將客戶迎進展廳，交換名片后引導客戶就坐。

口語：It is my name card.My name is xxx.I am xxx in my company.May i have your business card?---

3.會議開始，表示對客戶來訪的歡迎。接著打開公司視頻或自制的PPT對公司進行簡單介紹。最后表示客戶若在其國家發展市場，我們將會給予最大的支持和幫助。口語：

4.讓客戶對自己的公司概況和此次來訪的目的進行介紹。口語：

5.向客戶介紹展柜樣品。（標簽手環工廠在福建，可帶客戶前往福建參觀，只需4小時動車即可到達）口語： 6.引導客戶參觀工廠：前后各安排一人開關門。業務員在中間引導客戶并介紹車間的生產流程。若卡片不是客戶的意向產品，可以只通過車間玻璃窗進行參觀。口語：

7.車間參觀結束，回到展廳，坐下來詳談訂單內容和報價。口語：

8.參觀結束，臨走之前與客戶進行合影。口語：

下面是從論壇上找到的接待流程，可用來參考：

能夠從國外到你這里來的客人，成交幾率是非常大的，如果你想在接待國外客戶方面游刃有余，大大增加成交率，就要掌握一些接待技巧，現在就以接待前、中、后談一下接待技巧。

1.客戶來訪前

關于客戶的了解，比如說，對客戶的公司背景、實力、經營狀況，經營范圍，來訪目的，主要對什么產品感興趣、年齡學歷愛好，對產品訂單的興奮點在哪里。

這些也盡可能的去了解。可以在一些維基，社交平臺上，找到客戶的一些基本資料。大客戶很可能在linkedin上了解到他的公司，甚至整個公司的員工，都會在他們linkedin的圈子里。

主動詢問是否需要幫忙預定酒店，人數房型了解清楚。提前擬定客戶來訪的流程。會議室安排：資料的預備，企業演示文稿的準備，以展示自己公司的實力，其中包括企業競爭優勢，市場分析，往年的業績。清晰的組織結構圖，客戶服務流程投訴渠道以及處理。

2.要跟客戶確認好到訪細節

例如：對于預約好時間的客戶，要提前3分鐘將展廳的燈打開。將展廳的空調提前至少10分鐘打開降溫。

飲品可以為茶葉和咖啡提供客戶選擇，從冰箱取飲料招待客戶。給客戶泡茶或咖啡都用瓷杯，盡量避免用一次性杯。

大客戶每個部門都要知道，可以弄一個接待的英文牌子，讓客戶感受到你們細節的關注。客戶剛來的時候，每個部分的主管都要見面SAY HI。

最后走時再出來合影留念，寄給客戶，或許客戶和某個主管的某種機緣就是我們和這個客戶的一個新的紐帶。

安排司機和人員去接機，接機后去哪里干什么，都要事前計劃好。可以的話最好是自己親自去接，這樣客戶會覺得你很重視他。客戶接待從客戶下飛機那一刻就開始了，照顧的越細心越周到越好，比說你產品好有用。

尤其東南亞和南美洲的客戶，不同區域客戶，注意尊重他們的習慣，別以我們的工作時間來要求他們，讓他們訂來接的時間，歐美，東南亞的客戶比較準時，南亞，中東的略差，要做好“被延時”的準備。

接到后，路上問問客戶這次來中國的行程（了解競爭對手），問問本市的行程（客戶工作之外的觀光和購物喜好），喜歡的菜系（準備訂午餐的地點）。這些問題再短時間內結束，輕松，注意節奏，不要讓客戶有被質問的感覺。

3.接待無異于住，食，行

住：大客戶，大公司一般都住國際連鎖知名酒店，一般自己預訂了，你只需告訴哪個離你公司近。如果客戶小，或者你的城市小，你就給他介紹，一般訂在距離公司半小時內車程比較好。如果不能在預訂的時間見到面，要想盡辦法聯系到他，說要遲到了，我大概多久到。一般在說好時間的半小時以前，就是你出發前，再給客戶去個電話，再確定下接的時間，要不你很有可能在酒店樓下為停車頭痛。

一邊是老板在等，一邊是客戶再拖，你怎么辦，兩邊都要慢慢的說，不要急，尤其不要有抱怨客戶的情緒，相反要放輕松。不要有抱怨客戶的情緒，多為顧客考慮一點，設身處地為他們著想，你會贏得意外收獲。

食：訂餐前，要注意客戶的宗教信仰。注意一些飲食禁忌。記得訂好中午吃飯的房間，歐美客戶一般不用太排場，午飯不需要，他們更想高效率談完生意。一般到中午沒談出什么名堂的，下午還是接著談的話，建議午餐要以干凈，快捷的方式處理，雙方都好，不能喝酒，有些老板喜歡以中國的方式，吃好喝好，但有的客戶不接受，客戶喜歡完全談完以后再喝酒。如果是展會期間，各國客戶都來，提前商量好老板陪哪個。

行：問問客戶的行程，看是否需要幫忙，介紹當地景點。吃飯前最好送客戶回酒店REFRESH一下再接，老板也需要時間，或許講究的要回去換個衣服，當然看具體情況定，一般越是大客戶，越是這樣，他會覺得很舒服。

簡單說，在談判桌之外的地方就當朋友親人招待就好了，人家大老遠來付出的成本比我們高，對我們期望很高，甚至是依賴，接待不好，就把這種依賴推給你的對手了。

4.接待客戶談判的內容 談的無非是產品，價格，代理權，售后，這些都是你們老板要決定的事情，或者說你們引導老板去決定的事情，談判期間不能表現出太偏向你的客戶或者你的公司，盡量的平和。

你越穩重客戶越依賴你，老板越欣賞你。穩不是沉默和呆滯，是心里已經想好才表現出來的穩，之前和老板的溝通很重要，談判條件的底線要提前說好，如果超出，中途的休息喝咖啡，上洗手間就是和老板的重新商定的機會，切莫和老板和同事在客戶面前出現分歧。

談判時要鼓勵老板出來，哪怕不是全程，你把氛圍搞好了，老板都會格外挺你，或者是挺你的客戶。這樣客戶也會覺得受重視，然后有些決定性的問題 你還可以當場就問老板得到解答。

除了聊訂單的事情，還可以聊旅行啊，試著跟客戶套近乎，你們話題聊得越多，就會越親近，再談業務的時候就更輕松了。聊業務其實都是建立在跟客戶有感情基礎上的，有老板就是試過為了和意大利客戶聊天還專門去研究了一下自己不喜歡的足球。談判結果會讓你和客戶，乃至，老板都有不同的心情。

女孩子多笑一點，男孩子多認真一點，男客戶女的談，女客戶男的談，若是夫婦來，記得把握分寸，若是上級來，注意主次。還有我們的穿著談吐各方面還是要注意的。有的時候我們國內企業不太注重這些，但是相對外國人比較注重這些的。

有些業務員會覺得自己工廠小，才一千多平，展廳也不夠大，擔心看起來不夠專業。其實有時候，不要因為廠小，就對自己沒有信心。看廠只是客戶的工作日志里一定要做的，很多時候重要的還是談。要找到你們跟別的競爭對手的區別在哪，你們的優勢在哪里。歐洲國家的客戶很愛干凈，很講究衛生，特別是德國的。所以最好工廠的生產車間衛生環境最好要保持干凈。

5.關于客戶到訪費用的問題

客戶到訪的房費一般客戶自己付，他公司是有這筆預算的。有童鞋遇到過俄羅斯客戶過來的時候，他們視這個情況為受賄。客戶來的時候，會議室里面還可以準備些水果。客戶到訪，我們只負責請吃飯就行了。

總的來說：接待時張弛有度，不卑不亢，重點突出，點到即止，注意后面的跟進更重要。首次印象很大程度上決定以后格局。客戶拜訪前準備好要談的內容，基本就差不多了，稍微注意一下禮節，如果不是特別閑的客戶，應該不會太糾結這些小事情，重點都在工作上，畢竟時間有限。我的感受是這樣的，很多客戶都是很忙的，吃飯的時間有的都沒有。我們很少送禮給客戶，有些客戶公司規定不能收禮品。有次幫客戶買過一個手機，不過客戶還付了部分的錢。

6.客戶要走的時候

可以送些小禮品，如果可以為印有公司logo的小禮物，或者茶葉，絲綢，刺繡，工藝品等，很多客戶都喜歡中國這些漂亮的東西。

7.客戶回國后

寫一封感謝函表示感謝：一是問候，二來就本次訪問雙方達成的共識，會議要點發給客戶以促成訂單。

8.接待的一點注意事項（For女sales）接待時張弛有度，不卑不亢，突出重點，點到即止，注意后期跟進更重要，和客戶會談的過程時要注意自己的穿著得體，不要打扮得過度。

遇到目的不單純的客戶要：你就微笑著看著他的眼睛，你要笑的很委婉，但眼睛很嚴肅。9.接待過的幾國客戶的特點或習慣

澳洲和新西蘭市場：登門拜訪聽說效果挺好。俄羅斯： 多數不懂英語，英語不好用。非洲： 付款最好用TT，不然就信用擔保。

印尼： 不吃豬肉，喜歡羽毛球，喜歡在中國旅游，購買仿冒名牌，雞和魚都喜歡吃煎炸的。印度： 客戶價格比較爛，很多印度買家天天瞄著匯率，合適了才換匯付款，印度人為了得到低價是絞盡腦汁，甚至不擇手段的，但他給你的訂單量還是可觀的 一般以量限價他們還是能同意的，但基本沒有能履行到底的能履行60-70%就算不錯。但印度確實在崛起，正在逐漸成為世界工廠，他們最大的優點就是在他們的字典中沒有“不好意思”這四個字，還有就是“唯利是圖”的執著，做商人無可厚非。

美洲： 客戶一般在沒有明確答案的時候是不會給你回郵件的，他們很少說，我在確認，給我點時間，我稍后回復你。或許他正在尋求或等待那個答案，只是這個周期比較長。中東客戶：很狡猾土耳其：殺價很厲害委內瑞拉和伊朗：打款很難，政治不穩定，生意比較難做。

第五篇：供應商來訪接待流程

非正常支付款）來訪接待流程（非正常支付款）
咨詢來訪目的

門衛室
通知采購、外發

洽談 OK

正常離廠

接待室
洽談 NO

處理 OK

正常離廠

異常情況

匯報上級 或 通知財務部門 處理 NO

后勤跟蹤

1、維護秩序

2、問題聯絡

3、初步處理

結 束

備注： 備注：相關部門或人員必須按流程執行，不得推委，否則追究相關人 員責任！2011 年 10 月 15 日