第一篇：秘書基礎試卷

科目：《秘書基礎》試卷

班級：__________

姓名:__________

學號:________

成績：________

一、單項選擇題（請將正確答案以相應是字母填入括號中，只有一個正確答案。2分1題，共30分。）

1、秘書工作在領導活動中的點特是（）

A、服務性

B、政策性

C、機密性

D、依附性

2、領導活動的要素是下列選項中哪一個（）

A、被領導者

B、秘書

C、秘書工作

D、領導活動

3、秘書信息工作的（），主要體現在起草文件和撰制各種文字材料上。A、針對性

B、綜合性

C、經常性

D、時效性

4、秘書工作的服務手段是下列哪個選項（）

A、公文整理

B、錄入打印

C、網絡技術

D、網頁制作

5、信息工作的核心是信息的（）

A、收集

B、整理加工

C、貯存

D、傳遞

6、世界上發達國家的辦公手段現代化進入了哪個階段（）

A、起始階段

B、發展階段

C、完善階段

D、成熟階

7、秘書部門檢查督辦的范圍和對象（）A、本單位與外單位的檢查督辦事項 B、其他部門個人與個人之間的檢查督辦

C、新聞單位對本單位的批評與建議的答復與處理情況 D、下級單位直接準核的答復事項

8、秘書工作的核心是（）

A、領導活動

B、領導意圖

C、群眾要求

D、工作計劃

9、秘書要主動配合領導處理好日常事務，提醒領導工作日程安排，接待來訪，完成領導交辦的臨時性工作，體現了秘書工作在領導活動的什么作用（）A、督促作用

B、事務處理

C、輔助作用

D、窗口作用

10、秘書工作的綜合事務性特點體現在（）

A、文書的立卷和歸檔

B、文件的擬辦和承辦

C、信息的收集和整理

D、調查研究

11、秘書和領導者在職能上，秘書不能越俎代庖，職能協助領導工作，表現了秘書與領導者的什么關系（）

A、上下級關系

B、同志關系

C、主輔關系

D、朋友關系

12、秘書對領導人的性格、思維方式、工作方法、生活愛好、工作經歷以及家庭情況等，都要有所了解，這樣才能盡力做好工作。體現了秘書人員與具體領導人相處的哪項原則（）

A、思想體系一致的原則 B、知識互補的原則 C、相互信任的原則 D、相互適應的原則

13、按照信息的穩定狀態可將信息分為（）

A、自然信息

B、語言信息

C、橫向信息

D、靜態信息

14、在人類生活和接觸到的一切領域，隨時都產生著信息，隨著時間的推移，信息又在無限的產生和發展，體現信息的（）的特征。

A、開發性

B、共享性

D、無限性

D、時效性

15、政法系統的秘書部門，應著重收集提供有關政法工作方面的信息，體現了秘書信息工作的（）特點。

A、針對性

B、綜合性

C、時效性

D、經常性

二、判斷題（判斷下列各題，正確的在題后括號內打“√”，錯誤的在題后括號內打“×”。2分1題，共10分。）

16、秘書工作的政治性，主要取決于領導工作的政治性。（）

17、在決策實施中，秘書室重要的決策者。（）

18、一般情況下，秘書人員進行的調查都是普通調查。（）

19、秘書在決策的形成過程中，是主持者和表決者。（）

20、問卷法是收集、獲取信息的最基本方法。（）

三、名詞解釋（每小題3分，共9分。）

21、信息

22、領導

23、秘書工作

四、簡答題（每小題5分，共15分。）

24、秘書工作的基本屬性

25、秘書的服務性體現的那些方面？

26、決策的基本特征

五、論述題（16分）

27、眼下信息量猛增，工作節奏加快，許多領導人雖然博學多才，見多識廣，精明能干，但能力有限。因此一個睿智的領導人必然十分重視發揮秘書人員的作用。具體表現了幾個方面？

六、案例分析（20分）

劉麗熱情開朗、活潑大方、張珍沉穩冷靜、性格內向、兩人是好朋友，分別在兩家公司任總經理辦公室秘書。一次相聚，張珍談到自己未干出多少業績時，劉麗為證明自己業績突出，便隨口講出：“單是今天上午，我代表公司簽訂的意向合同書，就有百萬元利潤。”過了兩天，當劉麗代表公司去簽訂正式合同時，對方卻蹤影全無。事后才知道，張珍所在公司已經搶先一步大幅讓利與對方簽訂了貿易合同。劉麗再也笑不出來，總想不通，自己萬般努力因何泡湯，公司也損失百萬之巨。

1、秘書信息工作的特點是什么？（5分）

2、案例反映了一個怎樣的事實，作為秘書應該怎么做好工作？（15分）

科目：《秘書基礎》試卷》答案

一、單項選擇題（請將正確答案以相應是字母填入括號中，只有一個正確答案。2分1題，共30分。）

1、D

2、A

3、C

4、B

5、B

6、B

7、C

8、B

9、B

10、A

11、B

12、D

13、D

14、D

15、A

二、判斷題（判斷下列各題，正確的在題后括號內打“√”，錯誤的在題后括號內打“×”。2分1題，共10分。）

16、√

17、√

18、×

19、×

20、×

三、名詞解釋（每小題3分，共9分。）

21、信息：信息是客觀世界中各種事物運動狀態的反映，是客觀事物之間相互聯系，相互作用的直接或間接的表征，是經過傳遞再現客觀事物的狀態。

22，領導：作為名詞，指擔任領導職務的個人或群體。作為動詞，指率領，引導，組織，指揮人們實現某一特定目標的行為過程。

23，秘書工作：直接為機關或部門負責人提供綜合性服務的輔助性管理活動，由秘書或秘書部門擔任此項工作。

四、簡答題（每小題5分，共15分。）

24、秘書工作的基本屬性

（1）輔助性

（2）政治性：鮮明的階級性，明確的政策性，高度的機要性（3）服務性：為領導服務，為各部門服務，為人民服務

25、秘書的服務性體現的那些方面？

秘書工作具有多層次的服務對象，具有廣泛的服務領域。包括：為領導機關服務，為各部門服務，為人民服務。

26、決策的基本特征

（1）創造性：決策是一種意識活動，具有創造性的特征。（2）目的性：決策是有目標的，面向未來的意識活動。（3）邊緣性：決策是意識活動的邊緣。

（4）選擇性：決策具有選擇性，是一種理智的選擇。

（5）主觀性：決策是面向未來的，而人們對未來的認識，畢竟是一種推測和判斷，這就必須面對很多可能性。

五、論述題（16分）

27、眼下信息量猛增，工作節奏加快，許多領導人雖然博學多才，見多識廣，精明能干，但能力有限。因此一個睿智的領導人必然十分重視發揮秘書人員的作用。具體表現了幾個方面？

（1）樞紐作用。

（2）助手作用：文書處理

篩選文件

文字把關

事務處理

督促作用（3）參謀作用（4）輔助協調作用（5）“不管部”作用：圍繞中心產生的任務，臨時發生的突擊任務，帶全面性的任務或活動，為領導服務其他事情。（6）“窗口”作用

六、案例分析（20分）

劉麗熱情開朗、活潑大方、張珍沉穩冷靜、性格內向、兩人是好朋友，分別在兩家公司任總經理辦公室秘書。一次相聚，張珍談到自己未干出多少業績時，劉麗為證明自己業績突出，便隨口講出：“單是今天上午，我代表公司簽訂的意向合同書，就有百萬元利潤。”過了兩天，當劉麗代表公司去簽訂正式合同時，對方卻蹤影全無。事后才知道，張珍所在公司已經搶先一步大幅讓利與對方簽訂了貿易合同。劉麗再也笑不出來，總想不通，自己萬般努力因何泡湯，公司也損失百萬之巨。

3、秘書信息工作的特點是什么？（5分）

4、案例反映了一個怎樣的事實，作為秘書應該怎么做好工作？（15分）

答案：1，（1）針對性：結合業務，圍繞中心，針對問題。

（2）綜合性（3）時效性（4）經常性

2，答題方向：企業經濟信息是企業的命脈之一，企業秘書應當格外注意收集經濟信息，同時對自己經濟信息要加強保密意識，往往是言者無心，聽者有意，一著不慎，后悔末及。

第二篇：08《秘書基礎》試卷

2013－2014第二學期《秘書基礎》試卷

姓名得分

一、填空題(每空2分，共26分)

1．從管理的層次上看，任何一級領導都是直接從事管理工作的，而秘書工作本身則是處于地位的輔助性管理活動，其本質就是為領導服務。

2．領導者與被領導者共同的工作對象，即，在領導活動中也是不容忽視的重要因素。3．秘書并不承擔某一職能部門的具體工作，而是承擔全面了解、聯系、溝通各職能部門的任務，起著全局聯絡、的作用。

4.工具等是專門負責信息收集、加工和處理的系統，包括信息組織、信息工作人員和信息 5．決策是的邊緣，是人們從認識走向實踐行動的一個必經的中間環節。

6．就秘書檢查督辦的本質而言，旨在收集決策指令實施過程中的反饋信息，促進決策指令的實施，并不具有的權力和責任。

7．依據決策，對本單位的人力、物力、財力進行統一支配，平衡安排的協調稱為。8．是指就某一專門項目，選擇一定較小范圍進行的深入調查。9．按密級分，會議可分為公開會議、內部會議和。

10．值班人員必須逐日記好，將當天來電、來函的處理情況和領導的重要活動以及單位檢查巡視的情況認真記錄。

11．當領導受到來訪者糾纏不休時，秘書應善于代為。12．由接收機關經過加工處理的秘密稱為。

13．一個秘書人員的強弱，主要體現在自覺性、果斷性、堅韌性和自控性等方面。

二、單項選擇題(在下列各題所給的選項中，選出最符合題意的一項，將其序號填入該題的括號內．每小題2分，共26分)

1．下列選項不是秘書工作“事務”類任務的是()

A．印章管理B．接待來訪c．調查研究與情況綜合D．文書的立卷與歸檔

2．秘書人員與具體領導人相處應遵循（）的原則，對領導人的性格、思維方式、工作方法、生活愛好、工作經歷以及家庭情況等，都要有所了解，這樣才能盡力做好服務工作。()A．相互信任B．相互適應c．思想體系一致D．知識互補

3．秘書收集到的原始信息要可靠、真實，處理信息要堅持主觀傾向性與客觀真實性相統一。這就要求秘書的信息工作要()

A．及時B．適用C．全面D．準確

4．秘書在決策前的服務式輔佐工作中要做好準備，收集并處理好組織內外各相關方面的信息、資料，使決策適應內外環境的條件，符合組織運轉的實際需要。()A．信息依據B．法規c．多元群體智能D．草擬多種可行方案 5．下列不屬于秘書檢查督辦范圍和對象的選項是()A．上級部門重要的工作布置和重要會議精神落實情況B．下級單位請示中需要批復、答復事項的催辦

c．新聞單位對本單位的批評與建議的答復與處理情況

D．平行單位的會議安排落實情況

6．秘書在溝通協調中要遵循的原則，不論是受權進行還是協助領導進行協調，都應對被協調者予以充分尊重。()

A．局部服從全局B．注意思想教育c．調查研究D．按職能、分層次負責 7．秘書調查研究的一般程序中，調查階段的中心任務是()

A．去偽存真B．統一口徑、標準c．收集信息資料D．選好調查對象 8．會議的議題由提出。()

A．秘書部門B．與會人員C．辦公室主任D．領導

9．處理來信時，對反映的問題較重要或內容不宜擴散的，經主管領導審核后，直接轉送下級單位或有關部門主要領導。這種方法叫()A．批轉B．轉辦c．函轉D．直送

10．秘書打電話時，遵循原則，是保證通好電話的首要條件。（）A．辦事準確B．頭腦敏捷c．態度和藹D．語言簡練

11．印章具有作用，各種各樣的文件、憑證、證據等，不蓋章對外一律無效。（）A．法律B．憑證c．權威D．標志 12．下列不是保密工作重點的選項是（）

A．絕密B．秘密集中的地區、部門和人員C．單位大事記D．黨務、政務和軍事秘密 13．下列屬于秘書人員專業知識的選項是（）A．數學統計類知識B．語言文學類知識

c．法律類知識D．調研、會務、信訪、人際關系等知識

三、多項選擇題(下列各題選項中至少有兩項符合題意，將符合題意的選項序號填入括號內，錯選、漏選、多選均不得分。每小題2分，共6分)1．信息資料傳遞的基本方式有()

A．新聞傳遞B．反饋傳遞c．電信傳遞D．相向傳遞 2．常見的調查方式有()

A．收集書面材料B．個別調查C．抽樣調查D．開調查會 3．秘書部門掌管的印章主要有()

A．秘書部門的公章B．財務專用章c．單位印章D．單位領導人“公用”的私章

四、簡答題(共26分)

1．簡述秘書工作“智囊”作用的主要表現。(6分)

2．一份合格的決策方案應包括哪些內容?(10分)

3．保密的措施主要有哪些?(10分)

2．小鄧秘書寫好捐款活動通知發出去，又把有關事情一一打電話通知了各部門，累得滿頭大汗，看看表，已快到下班時間，年鑒材料還沒來得及整理。這時，劉主任走過來，責問他：“校園網主頁怎么未套黑?中午不下班也要把這項工作落實好!”網頁維護是由徐秘書負責，他忙著安排下午活動的準備工作，把這件事忘掉了。小鄧忙著起草通知、打電話，也沒再催問此事。小鄧秘書忙了一上午還受批評，覺得很是委屈。(12分)

(1)你認為小鄧秘書應該用溝通協調的什么原理來處理上述事務。(4分)

五、綜合題(共22分)

根據所給材料，回答問題。請運用秘書基礎相關原理對下列案例進行分析：(22分)

1．周一上午，某高校辦公室小鄧秘書剛上班，辦公室張副主任就找到小鄧，問他市教育局催要的教育工作年鑒材料準備得怎樣了，要抓緊定稿，務必于當天下午下班之前以書面材料和電子文檔兩種形式報市教育局。小鄧秘書剛要坐下整理年鑒材料，就被辦公室劉主任叫去，告訴他為體現“一方有難，八方支援”的精神，幫助汶川地震災區恢復重建，學校決定下午4點40分在辦公樓前廣場舉行一次“心系災區愛心捐款”活動，并說有關準備x-．作已安排徐秘書落實，讓他盡快起草一份通知下發各部門。九點剛過，校長從市里開會回來，要求小鄧秘書立即電話通知各部門，下午2點28分全校教職工在辦公樓前廣場舉行集體哀悼儀式，沉痛悼念汶川大地震遇難同胞，并要他請徐秘書盡快將校園網主頁各欄目全部套黑，即時反映有并悼念活動情況。1.短時間內領導交辦這么多緊急任務，小鄧秘書應如何發揮助手作用，做好事務處理工作?(10分)

請你判斷下列四種做法是否合適，并分別作出相應的分析：(8分)

．向劉主任申辯，自己已把工作對徐秘書交待清楚，表明責任不在自己； ．對徐秘書說：“網頁套黑的事還未落實，主任已經發火，你就等著的挨批吧!” ．反正不是自己的事，不說也不做，由他去吧；

．協調其他人員幫助徐秘書做捐款活動準備工作，讓徐秘書騰出手來，抓緊網頁調整的落實。

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第三篇：秘書基礎教案

第一章 秘書工作及其發展趨勢

第一節 秘書工作

知識與技能目標：

1．理解秘書和秘書工作的含義 2．理解秘書工作的基本屬性和基本任務 過程和方法目標：

通過了解秘書工作的多種服務手段，準確識別“政務”和“事務”兩類主要任務 情感態度與價值目標：培養學生樹立“為人民服務”的思想 教學重點：秘書及秘書工作的概念 教學難點：秘書工作的基本屬性及主要任務 教學方法：設問導疑、案例教學 教具安排：投影儀

課時安排：二課時 教學過程 第一課時

教學要點： “秘書”的含義

【導入新課】同學們，改革開放的政策，促使我國經濟飛速發展，多種經濟成分并存，使得秘書職業成為社會上最普遍的工作之一，秘書工作在建設有中國特色的社會主義事業中發揮著越來越大的作用。那么，秘書及秘書工作的含義是什么呢？這節課我們重點分析“秘書”一 詞的含義。

【講授新課】

一、我國歷史上最早的“秘書”，是指人嗎？ 引導學生看書并得出答案：指物而不是指人。

二、提問：“秘書”一詞的演變過程是怎樣的？

明確：“秘書”一詞在我國已有悠久的歷史，但在不同的歷史時期，“秘書”的含義卻有很大的區別。具體說來，在中國古代，“秘書”一詞最早出現于漢代，是指皇宮內秘藏的書籍或讖緯圖箓之類的文圖資料。后來，“秘書”成為一種官職，是指對擔任某種工作的人的稱呼。現在的“秘書”是一種職稱或職務。

三、“秘書”的含義是什么？

明確：《現代漢語詞典》對“秘書”的定義是“掌管文書并協助機關或部門負責人處理日常工作的人員。”《辭海》對“秘書”一詞的定義是“職務名稱之一。協助領導綜合情況，研究政策，密切各方面工作的聯系，辦理文書、檔案、人民來信以及其他日常行政事務和 交辦事項。”國際職業秘書組織則認為“秘書是具有熟練的辦公室工作能力，不需上級敦促 即能主動負責、積極進取、干練果斷、能在授權范圍內作正確決定的經理助手”。盡管它們 各自的表述不同，但都指出秘書是一種社會職業和職務，是為領導服務的工作人員。

概括地講，現在的“秘書”是一種職稱或職務，是一種社會職業，是指直接協助各領導機構和領導人或私人處理日常工作的人員。在國際事務中則指一種外交官的職稱，如一等秘書、二等秘書、三等秘書等。

【課堂小結】這節課，我們重點分析了“秘書”的含義，在明確“秘書”的含義之前，先明確了“秘書”一詞在我國歷史上的演變過程，在此基礎上再通過《現代漢語詞典》、《辭海》及國際職業秘書組織對“秘書”一詞的分別定義，明確了“秘書”一詞的真正含義。

【課堂反饋】這節課的學習內容是《秘書基礎》這門課的開始部分，良好的開端是成功的一半，所以這節課的學習內容安排不多，主要讓學生深刻理解“秘書”一詞的含義，并由此提起學生對《秘書基礎》這門課的學習興趣。通過這節課的教學，這個目的達到了，學生通過了解“秘書”一詞的演變過程，那種強烈的求知欲望被激發出來了，為后面的學習打下了良好的基礎。

第二課時

教學要點：“秘書工作”的含義；秘書工作的基本屬性；秘書工作的主要任務

【導入新課】上一節課，我們明確了“秘書”一詞的含義，了解到“秘書”一詞由物到人的演變過程，那么“秘書”與“秘書工作”是不是一回事呢？這節課，我們重點來分析“秘書工作”的有關內容。

【講授新課】

一、什么是秘書工作？

明確：秘書工作是直接為機關或部門負責人提供綜合服務的輔助性管理活動，由秘書或秘書部門承擔此項工作。

二、秘書工作的基本屬性

1．秘書工作的基本屬性包括哪幾個方面？ 明確：秘書工作的基本屬性包括三個方面 ①

輔助性 ②

政治性 ③

服務性 2．怎樣理解秘書工作基本屬性中的輔助性？

引導學生看書并明確： 在我國，秘書工作與行政管理有著不可分割的關系。從管理的層次上看，任何一級領導都是直接從事管理工作的，而秘書工作本身則是處于從屬地位的輔助性管理活動，其本質就是為領導服務。無論是作為各級政權組織中的秘書工作，還是為某一私人服務的秘書工作，從一開始就始終處在一種輔助其領導（或雇主、上司）工作的位置上。可以說秘書工作中龐雜的、具體的、瑣碎的各種服務工作，不僅是領導體力的輔助，而且是其腦力的輔助。

秘書工作的政治性，主要取決于什么？主要體現在哪些方面？ 明確：秘書工作的政治性，主要取決于領導工作的政治性。秘書工作的政治性主要體現在：

（1）鮮明的階級性（2）明確的政策性（3）高度的機要性 3．秘書工作的服務性應從哪幾個方面來理解？

明確：秘書工作的服務性可以從三個方面來理解，具體說來：

（1）秘書工作具有多層次的服務對象。我國黨政機關的秘書部門，歷來堅持“三服務”的宗旨，即為領導機關服務，為各部門服務，為人民服務，其中核心是為人民服務。（2）秘書工作具有廣泛的服務領域。如果說現代社會有 360 個行業，那么就會產生 360種不同類型的秘書。秘書服務領域之廣，是現代社會中任何一種職業都無法比擬的。（3）秘書工作具有多種服務手段，如收錄整理、錄入打印、信息傳送、會務服務、事務管理等。

三、秘書工作的主要任務是什么？

明確：根據秘書工作的各項具體任務的性質，可分為“政務”和“事務”兩類主要任務。

（1）“政務”類任務 主要有辦文，信息的收集和處理，調查研究與情況綜合，對領導的批辦事項與會議決定的事項進行催辦、查辦，處理來信來訪。

（2）“事務”類任務

主要有文件的收發、傳遞與管理，文書的繕印與校對，文書的立卷與歸檔，文件的清繳與銷毀，機要通信，承辦會議，接待來訪，印章管理，公務接洽等。

【課堂小結】這節課講授的內容主要包括“秘書工作”和含義及秘書工作的基本屬性和主要任務，其中秘書工作的基本屬性應比較全面地理解每一個方面。

【課堂反饋】這節課的教學內容概念性很強，在教學時主要采用了設問導疑與啟發相結合的教學方法，既設疑又啟發學生積極思考，從而提高了學生的學習積極性，教學效果良好。

【課后練習】（投影）

下列是某外資企業秘書一天的工作內容，請指出這位秘書一天的工作中哪些屬于“政務”類任務，哪些屬于“事務”類任務？

（大學英語系畢業，己做了一年的秘書工作，直接上司是公司副經理，外國人）8：30 到公司馬上將空調、電腦、打印機等設備的開關打開，查收E-mail，將傳真、信件等分類登記，澆花等

8：45 沖咖啡，與上司簡短會面，報告 E-mail 內容（一邊喝咖啡）

9：00 開始工作（利用耳機）聽前一天上司的錄音信件并錄制，發送信件，復印，接聽，轉達電話等

10：00 對收到的郵件進行分類，將需要上司處理的送給上司

12：00 與上司和其他的外國人去外面吃飯（但通常是和日本女職員在一起）13：00 回到辦公桌前繼續起草報告（計劃明天寫完）

14：00 從網上查找與本公司有關的信息資料，并將有用的送給上司閱覽 15：00 沖咖啡，和上司一起商量上司出差時要訂的飯店 15：30 完成要發出的文件，錄音，整理文件，接聽電話等 18：30 下班

其他主要工作：復印在外出差的上司發送回來的信件，并向國內外發信，與上司保持電話聯系等。上司雖不在，但工作仍然很多。另外，要將文件翻譯成英文。如果上司準備宴請客人，那么秘書要為宴會作準備（如時間、地點和費用等等）。此外，還要幫上司辦理買的轎車手續、上司的住宅物業管理費自動支付的手續等這樣一些工作范圍之外的工作。參考答案：起草報告、從網上查找與本公司有關的信息資料屬于政務類任務，其他都是事務類任務。

第二節

我國秘書工作的發展趨勢

知識與技能目標：了解我國秘書工作的發展趨勢 過程和方法目標：

通過討論秘書在工作中如何為領導出謀獻策，秘書工作如何做到管理科學化從而了解辦公手段現代化的含義

情感態度與價值目標：讓學生了解秘書在工作中要積極主動，在工作中要有強烈的責任感，從而培養學生對事業的主動性和責任感。

教學重點：秘書工作的三大發展趨勢，即參謀職能強化趨勢，秘書工作管理科學化趨勢，辦公手段現代化趨勢。

教學難點：辦公手段現代化趨勢的含義及手段 教學方法：設問導疑、案例分析 教具安排：投影儀

課時安排：一課時 教學過程

【導入新課】在改革開放的時代，各項工作都處于深刻的變革之中。秘書工作也是如此，無論是工作領域還是工作方式，或是辦公手段，都產生了重大變化，呈現出三大發展趨勢，那么，這三大發展趨勢的具體內容是什么呢？這節課我們重點來分析。

【講授新課】

一、我國秘書工作的發展趨勢是什么？

明確：我國秘書工作呈現出三大發展趨勢，即參謀職能強化趨勢、秘書工作管理科學化趨勢、辦公手段現代化趨勢。

二、具體分析我國秘書工作的三大發展趨勢

1、參謀職能強化趨勢打出投影：閱讀下列案例內容，并思考案例后面的問題： 秘書的責任

《人民日報》報導了一則罕見的“煙葉詐騙案”，某省土特產出口公司被港商騙去×××萬美元。案件發生前四個月，該省政府領導機關就收到有關部門發來的建議取消這筆交易的函電。這份極其重要的文件曾經十多位領導層層批閱，最后轉到有關部門，可是款已經劃出，文件成了“明日黃花”。事后在處理有關領導的瀆職罪時，有幾個秘書也被處理。

問題：（1）沒有審批權力的秘書為什么要負責任？

（2）這個案例說明了什么？從這個案例中，我們得到什么啟示？ 啟發學生思考并明確：

（1）秘書雖無直接責任，但有失職之處。四個月中，這份重要的函電經過十多位省級領導之手，也至少從十多位手中“溜”過，如有一位秘書能夠向領導提醒，將此重要文件抓緊處理，也不會造成領導的瀆職。秘書可以建議領導下達緊急電話通知，暫緩此交易的進行，等有關領導層層批閱完結，手續完成后，正式終止交易。這就可以避免數百萬美元的巨額損失。（2）新時期秘書工作參謀職能不斷強化，主要原因有兩方面：一方面是飛速發展的經濟建設的客觀需要。目前我國既面臨著世界新技術革命的挑戰，又面臨著社會主義市場經濟的快速發展，這必然使得新事物、新矛盾層出不窮，并且錯綜復雜。要對各種復雜的社會現象及時地、準確地作出判斷和反饋，需要進行一系列的加工處理工作，以便去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里，掌握事物發展的規律，從而準確地指導工作，進行科學決策。這些工作，僅靠少數領導者是無法完成的，還需要有一大批領導者的助手、參謀來協助完成。另一方面是領導決策由經驗決策向科學決策轉變的需要。在社會主義計劃經濟體制下，經濟結構單一，領導憑經驗處理工作的情況較多。在社會主義市場經濟體制下，各類矛盾層出不窮，錯綜復雜，憑經驗辦事已不能適應飛速發展的社會需要，必須借助于控制論、信息論、系統論等科學理論和方法，按照科學的程序去解決問題，因此，實行科學決策就更為迫切。科學決策較之經驗決策，工作量大大增加，且更需要經過專門培訓的專業秘書人員來充當領導的助手、參謀。

2、目前我國秘書工作管理科學化趨勢在哪些方面已經有了良好的開端？

明確：為了讓秘書工作部門能為領導提供最優質的服務，近幾年來，許多秘書部門在公文處理、機要保密、信息處理、催辦查辦等工作方面已建立起一定的工作規范和制度，盡管這些還有待于在實踐中進一步完善，但這標志著秘書工作管理科學化已經有了良好的開端。

3、辦公手段現代化趨勢

（1）辦公手段現代化的含義是什么？

辦公手段現代化也叫辦公室自動化。所謂辦公手段現代化，就是把計算機技術和現代通信技術，系統科學和行為科學應用于辦公室，使辦公室內數量龐大而且無規律的業務活動進行智能化、電子化、自動化處理。其中計算機是處理信息、使辦公室設備智能化的主要工具；現代通信技術是在辦公手段現代化的環境下，辦公室之間相互傳遞信息所依賴的主要技術手段。

（2）辦公手段現代化追求的目標是什么？

明確：提高辦公室的辦公效率和質量，盡量減少差錯，縮短辦公活動周期，減少行政開支。

（3）辦公手段現代化的發展大體經歷了哪幾個階段？ 明確：起始階段? 發展階段? 完善階段? 成熟階段

【課堂小結】這節課主要講授了我國秘書工作的三大發展趨勢。在三大發展趨勢中，參謀職能強化趨勢讓我們了解了新時期秘書工作由過去的純事務性任務向既處理事務，又為領導出謀劃策的方向轉變。辦公手段現代化趨勢要求從事秘書工作的人要多方面提高自己的業務能力，不僅要做好傳統的事務性工作，還要熟練使用各種現代化的辦公設備，否則就不能適宜時代發展的需要。

【課堂反饋】通過本節課內容的學習，學生普遍了解了我國秘書工作的發展趨勢，尤其是他們了解到與世界發達國家相比，我國秘書部門辦公手段現代化起步較晚，目前還處在起步階段，他們深感自己身上的責任重大，一定要為縮短我國與世界發達國家的距離而勤奮學習。這是這節課最成功的地方。

【課后練習】某中學趙校長，清晨上班第一件事就是打開計算機，由教育信息網進入本市教育信息中心，查看當天市教委的有關會議通知與工作安排，并動手把與自己學校有關的內容另存入本校文檔。然后進入校園閉路電視網，抽查了三個班的早自習情況，并把問題輸入本校文檔。接著，趙校長叫來了辦公室錢秘書，交待了當天工作要求，就到市教委參加有關會議去了。錢秘書打開計算機本校文檔，把有關內容整理后，直接由網絡下達給各職能部門，并結合趙校長的工作布置，提出了完成有關工作的具體要求。請結合以上材料，分析在當前高科技時代，秘書工作有了哪些變化？

參考答案：從以上案例中可以看出：實現了辦公手段現代化，秘書人員就能有更多的時間和精力從事分析研究、輔佐決策等創造性勞動，從而提高管理水平和科學決策水平。具體來說，在當前高科技時代，秘書工作的變化有：從偏重辦文辦事轉變為即辦文辦事又出謀獻策；從收發傳遞信息轉變為綜合處理信息；從單憑經驗辦事轉變為實行科學化管理；從被動服務轉變為主動服務。

第二章 秘書工作的基本原則、特點和作用

第一節 秘書工作的環境——領導活動

知識與技能目標：

1．領導和領導活動的含義

2．領導活動的三要素——領導者、被領導者、作用客體 過程和方法目標：通過對秘書工作環境——領導活動的全面了解，準確把握秘書工作的環境是領導活動

情感態度與價值目標：讓學生認識到秘書在領導活動中必須正確地認識自我，始終保持清醒的頭腦，擺正自己的位置，甘當配角，甘當無名英雄。

教學重點：理解秘書工作的環境 教學難點：領導活動三要素之間的關系 教學方法：設問導疑 教具安排：投影儀 課時安排：一課時 教學過程

【導入新課】在日常生活中，人們常說秘書是領導的耳目、助手和參謀，也有稱秘書為領導的“智囊”和“管家”的，這說明秘書與領導有著非同尋常的密切關系。秘書是直接為領導服務的，這就好比領導是一個圓心，秘書則是環繞圓心在圓周軌道上運行的各個點；領導工作好比是一條主線，秘書工作則是圍繞主線上下、左右、前后同步行進的一條曲線。秘書不能脫離領導而單獨存在，同樣秘書工作也不能脫離領導工作而單獨存在。換句話說，領導活動是秘書工作的環境。為什么這么說呢？這節課我們來分析這個問題。

【講授新課】

一、領導和領導活動 1．領導的含義是什么？

教師啟發學生思考并分析：“領導”這一詞語，《現代漢語詞典》（修訂本）的釋義是“率領并引導朝一定方向前進：如'集體領導'、'領導人民由一個勝利走向另一個勝利'。擔任領導的人；領導者：如'領導和群眾相結合。'”這就是說，領導這個詞有兩個基本含義。作為名詞，它指擔任領導職務的個人或群體，可以是領導人，可以是領導班子，也可以是領導機關；作為動詞，它是指率領、引導、指揮人們實現某一特定目標的行為過程。

2．領導活動的含義是什么？

明確：領導活動是在一定領導環境確定的范圍內進行的一種有向性的人的綜合活動。對上述含義的理解要注意：“在一定領導環境確定的范圍內”指的是作為領導者，他的領導活動是在人與人之間進行的，而“有向性的人的綜合活動”則是指領導者通過決策、威望和領導藝術的感召力引導人們朝著一定方向前進的一種社會實踐活動，或者說是領導者指引和影響社會組織內的人們在特定的時空條件下實現預定目標的過程。

3．領導活動的規律是怎樣的？

明確：領導活動是人類社會實踐活動的一種形式，其規律也像所有實踐活動一樣，是穩定性與多變性的統一，是矛盾的特殊性與普遍性的統一。

二、領導活動的三要素

我們可將社會組織的領導活動視為一個系統的整體，在這個系統整體中包含有三個基本要素，即領導者、被領導者和作用客體，這也就是我們通常所說的領導活動的三要素，三者的有機結合，就構成為領導活動。這三個要素在領導活動中的作用怎樣，關系又是怎樣呢？我們具體來分析；

1．領導者、被領導者、作用客體分別指什么？

明確：（1）領導者——是領導活動的主體，是領導活動的核心，是一定群體或利益的代表者，對群體活動起著率領、引導、組織、指揮的作用。

（2）被領導者——即領導活動中被領導的一方（個人或群體），是相對于領導者而言的。（3）作用客體——領導者與被領導者共同的工作對象。在領導活動中，領導者與被領導者共同對某一自然物作用，產生出特定的產品（成果），這種自然物就是領導活動作用的客體。

2．領導者、被領導者、作用客體三者之間的關系怎樣？

啟發學生思考并分析：（1）領導者與被領導者共同處于一個大系統中，二者相互依存。一方面領導者應反映、代表、符合大多數被領導者的要求，否則將失去其從事領導活動的基礎和后盾。另一方面，被領導者是領導者決策、意圖的實施者、行動者，應自覺地成為領導活動中積極的、主動的力量，不能僅僅是作為被動的一方。

（2）由于作用客體的不同，形成了不同形式的領導活動。任何領導活動都是在特定的客觀環境中進行的，客觀環境為領導活動提供了“場所”和“舞臺”，使領導者與被領導者有了“用武之地”。自然條件、生產力、生產關系等方面構成領導活動的大環境；具體的機會、外界環境和條件又是領導活動不可忽視的客觀因素。任何領導活動都不可能擺脫客觀環境的限制，領導者只有在正確地、充分地認識客觀環境的前提下才有可能實現領導活動的目的。【課堂小結】節課我們重點學習了秘書工作的環境——領導活動，主要講解了幾個概念，即領導和領導活動以及領導活動的三要素，這些概念與秘書工作有何內在的聯系呢？因為秘書工作的基本職能是輔助領導開展領導活動，所以，秘書人員必須了解領導、領導者、被領導者、領導活動等基礎知識，才能適應秘書工作的需要。

【課堂反饋】這節課的內容理論性比較強，同學們對有關概念的理解有一定的難度，所以在教學中應注意將概念闡釋清楚，應盡量用事例來加以印證，并用課后練習來對有關概念加以鞏固。

【課后練習】（投影）

一、單選題

1．（）是領導者決策、意圖的實施者、行動者。A．作用客體 B．被領導者 C．客觀環境 D．領導活動 2．農民與農民的領導者作用客體是（）

A．農民的房屋 B．可種植的土地 C．農業收入 D．糧食

二、“有困難，找市長”與“有困難，找市場”各屬于什么時期的領導活動？市長的作用能否完全被市場取代？為什么？

參考答案：“有困難，找市長”屬于計劃經濟時期的領導活動；“有困難，找市場”屬于市場經濟時期的領導活動。市長的作用不能完全被市場取代，因為市長作用的核心是決策，而市場作用的核心是控制，是領導活動的體現。

第二節 秘書工作的核心——領導意圖

教學目標

知識目標：1．理解“領導意圖”的含義

2．“領導意圖”的形成

能力目標：讓學生了解怎樣圍繞領導意圖開展一系列的秘書工作，并在工作中真正起到參謀助手的作用。

德育目標：培養學生做任何事情都應該有積極主動的意識

教學重點： “領導意圖”的含義及“領導意圖”的形成 教學難點： “領導意圖”是怎樣形成的 教學方法：設問導疑與案例分析相結合 教具安排：投影儀

課時安排：一課時 教學過程 【導入新課】上一節課我們主要學習了“秘書工作的環境——領導活動”，我們由此了解到沒有領導活動，就沒有秘書工作。而秘書要緊緊追隨領導，服務領導，就必須時時領會領導的意圖，盡可能按領導意圖辦事，這樣才能使服務對象滿意。那么領導意圖指的是什么呢？又是怎樣形成的呢？這節課，我們一同來探討。

【講授新課】

一、什么是領導意圖？它的實質是什么？

指導學生看書并明確：領導意圖指領導者（領導人、領導班子、領導機關）領導社會組織實現其目標所提出的確定意見。

領導意圖的實質：領導意圖是適應管理社會組織的需要，為達到某一目標，完成某一任務，由領導者提出的確定意見，而不是正在思考、醞釀過程中的不成熟的想法；是在管理活動中需要實施的工作意見，而不是作參考的備忘錄；是領導者工作意見總體表達的實質、目的、核心，而不只是具體的、某一部分的要求，或是細枝末節問題的規定。例如，命令、指示、決定、交辦意見、口頭要求等，都是領導意圖的表達形式。

二、領導意圖是怎樣形成的？

領導要想領導社會組織實現其預定的目標，必須有正確的領導意圖，秘書人員也必須正確地理解“領導意圖”的含義，才能在領導決策過程中真正起到參謀、助手的作用。那么領導意圖是不是領導根據自己的喜好，或是心血來潮，想怎么提出就怎么提出呢？并非如此，領導意圖的形成要合乎事物發展的規律，要符合人民群眾的愿望，要集思廣益，要有正確的原則作指導。具體地說：（指導學生看書并歸納總結）

1．領導意圖是馬克思主義普遍原理與各項具體管理實踐相結合的產物

馬克思主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”的重要思想是指導我國各項工作的理論基礎。這一原則已列入黨的章程。各級領導在從事管理活動的主導思路、基本思想方法，都必須從馬克思主義的立場、觀點、方法來思考、分析、解決各種問題，以形成領導意圖。

2．領導意圖是上級指示與本組織的具體情況相結合的產物

任何行政機關、企事業單位都必須接受黨和國家的方針、政策的指導，服從上級的領導。上級下達的指令、指示、任務、要求、規定，是下級領導意圖形成的思想來源之一。這是問題的一個方面。另一方面，一個具體單位的種種實際情況，是該單位的領導者進行管理活動的實踐基礎，這是領導者貫徹上級指示時，要考慮的客觀實際。只有把上級指示與本單位的具體情況結合起來，才能形成正確的領導意圖。

3．領導意圖是領導與群眾的智慧相結合的產物

領導意圖是主要領導者與其他領導者相互作用形成的合力，領導者與廣大被領導者（群眾）的智慧綜合、聯系、作用的結果。領導者在實施科學管理、處理工作問題時，既要對本單位具體情況的全局、環境條件與內部條件進行深入思考，以形成自己的觀點、意見，又要深入調查研究、虛心聽取群眾意見，把自己的意見與群眾的意見結合起來，形成領導意圖。

4．領導意圖是管理活動規律與相關業務規律相結合的產物

領導活動，多是對某一方面社會生產或業務活動的管理。這些管理活動也同其他社會實踐活動一樣，必須遵循其內在規律。各項生產或業務活動的特定專業性質同樣要受到這些專業規律的制約。

三、課堂知識的延伸拓展

看下面的案例，并思考這個案例給了你什么樣的啟示？ 你這秘書不夠格

小趙從工廠辦公室調到鎮政府辦公室當秘書，他上班最早、手腳最勤、嘴巴最甜。本以為這就可以讓領導滿意了，誰知有一天鎮長帶他到一家企業去考察工作，回來的路上，鎮長讓他談談對這家企業的看法，小趙回答：“我對這家企業還不了解，沒有什么意見。” 鎮長批評他：“僅僅靠手腳勤快是不行的，當一名合格的秘書，你還要努力啊！”讓學生討論并歸納總結：上面案例中的小趙之所以被鎮長批評，是因為他只滿足于工作中當“搬運工”、“二傳手”，滿足于勤奮工作，而不能起到參謀助手的作用。秘書要真正起到參謀助手的作用，必須善于領會領導意圖，工作上才能積極主動，才能更好地替領導服務，也才能成為一個真正合格的秘書。秘書和秘書部門在輔佐領導決策的過程中，怎樣準確領會領導意圖？ 明確：秘書和秘書部門要善于領會領導意圖，除正確理解領導的明確意見和指示外，主要靠秘書平時的積極思考，如“假若我是領導該怎樣處理這個問題”、“領導平時處理這類問題主要采用什么方法”等，同時留心觀察領導者的一言一行，一舉一動，仔細聆聽領導者在會議上和非正式場合講話中對某些問題的態度和看法，來領會領導的意圖。秘書和秘書部門在輔助決策時要求領會領導意圖，絕不是無原則地、盲目地去揣摩領導的心理，察言觀色，見風使舵，按照領導的“口味”去出主意，提建議，這樣的“參謀”有百害而無一益。秘書和秘書部門不應該迎合領導者片面的或錯誤的決斷，為維護小集體利益而損害國家和人民的利益；更不能為了個人的私利而領導出“餿主意”，而應該成為領導的諍友，堅持黨性原則，大公無私，這樣才能正常、有效地發揮參謀作用。

【課堂小結】這節課，主要學習了“領導意圖”的含義及領導意圖的形成過程。秘書人員必須正確理解“領導意圖”的含義，圍繞領導意圖開展一系列的秘書工作，才能真正起到參謀、助手的作用。

【課堂反饋】這節課的學習內容從總體上來說理論性較強，比較抽象，在教學時我盡量結合實際舉例來對相關理論加以闡釋。為了幫助同學們更好地理解“領導意圖”的含義及領導意圖的形成過程，我還結合書上的案例將課堂知識向課外延伸拓展，讓學生更深刻地體會到當好一個合格的秘書，僅有理論知識遠遠不夠，還必須時刻領會領導意圖，工作上才能積極主動。

【課后練習】問答：為什么說貫徹領導意圖是秘書工作的核心？

參考答案：領導意圖指領導者（領導人、領導班子、領導機關）領導社會組織實現目標所提出的確定意見。秘書人員是領導的助手和參謀，秘書職能實際上是領導人腦力和體能的補充和延伸，這就決定了秘書的職能活動要以領導意圖為轉移，其基點在于隨時正確地領會掌握領導的工作意圖，嚴格遵循、圍繞領導工作意圖，通過自己的調查研究、提供信息、參謀建議、撰寫公文、協調處事、接待交往等職能活動，輔助領導工作，體現、貫徹領導意圖。由此可見，貫徹領導意圖是秘書工作的核心。

第三節

秘書工作在領導活動中的作用和特點

教學目標 知識目標：

1．掌握秘書工作在領導活動中的作用 2．掌握秘書工作在領導活動中的特點 能力目標：

1．秘書人員如何在領導活動中發揮自己的作用。

2．秘書人員如何根據秘書工作在領導活動中的特點，來做好自己的本職工作。德育目標：

1．從秘書工作在領導活動中的各種作用中，培養學生積極主動的工作精神。2．從秘書工作在領導活動中的特點上，培養學生做任何事都應像秘書人員一樣，勤勤懇懇，任勞任怨，甘當無名英雄。

教學重點： 1．秘書工作在領導活動中的六個方面作用 2．秘書工作在領導活動中的五個特點

教學難點：如何理解秘書工作在領導活動中的作用和特點 教學方法：設問導疑、案例分析

教具安排：投影儀、自制的秘書工作樞紐作用示意圖 課時安排：三課時 教學過程 第一課時

教學要點：秘書工作在領導活動中的作用，重點分析樞紐作用、助手作用、參謀作用 【導入新課】同學們，新時期信息量猛增，工作節奏加快，許多領導人雖然博學多才、見多識廣、精明能干，但個人的知識、能力、精力總是有限的。因此，一個睿智的領導人必然十分重視發揮秘書人員的作用。從某種意義上講，秘書工作服從并服務于領導工作，因而可將它看成是領導工作的組成部分；同時它也是機關、單位能正常、有效運轉的基本保障，可見秘書工作的作用是很大的，秘書工作在領導活動中的作用有哪些呢？這節課我們重點來了解它們。

【講授新課】

一、秘書工作在領導活動中的作用包括哪些方面？ 引導學生看書并歸納如下：

1．樞紐作用 2．助手作用 3．參謀作用

4．輔助協調作用 5．“不管部”作用 6．“窗口”作用

二、具體分析秘書工作在領導活動中的樞紐作用、助手作用、參謀作用 1．秘書工作在領導活動中的樞紐作用體現在哪些方面？ 出示如下示意圖： 領 導 各部門 秘 書 外 部 群 眾

簡要分析示意圖的內容，從示意圖中可以看出：秘書機構處在組織的中心位置，因此上情下達、下情上報、溝通左右、聯系內外的咽喉：一是領導的決策指令要通過秘書部門傳達下去；二是下面的問題、要求，包括下級的請示、報告，以及群眾重要的來信來訪，都要通過秘書部門遞送上去；三是面上的情況、動態，以及經驗教訓，要經過秘書部門反映到領導手中；四是內部的計劃、部署，要經過秘書部門傳達到執行部門去。

2．秘書人員和秘書部門輔助領導工作的具體內容有哪些？ 引導學生看書并明確：

（1）文書處理（2）篩選文件（3）文字把關（4）事務處理（5）督促作用

3．引導學生看“參謀作用”部分文字并思考以下幾個問題：（1）為什么說秘書工作在領導活動中具有參謀作用？（2）秘書工作的“智囊”作用主要表現在哪些方面？

（3）在發揮參謀作用時，秘書人員如何處理好“參與”和“參謀”的關系？

明確：（1）給領導當參謀，是對秘書人員的高度信任，也是對秘書工作的高度要求。一個好的參謀往往被稱為“智囊”。領導者應當深入實際，深入群眾，調查研究，自己動手解決問題。但是，一個人的精力和時間畢竟有限。俗話說：“一個籬笆三根樁，一個好漢三人幫。”領導者要把自己的工作做好，必定需要助手來幫助他們了解情況，收集材料，分析問題，提供解決問題的方案，以及處理日常事務，使他們能夠集中精力和時間，去對重大的問題進行研究、決策和組織、指揮，保證領導作用的充分發揮。由此可見，秘書工作在領導活動中具有參謀作用。

（2）秘書工作的“智囊”作用主要表現在三個方面：一是提供依據，即向領導提供真實的情況、可靠的材料、有關政策和法律的規定，作為決策和指導工作的依據；二是綜合意見，即在領導作出重要決策和工作部署之前，將有關部門的意見、設想匯總起來，盡可能列成方案，陳述利弊，供領導酌定；三是出謀獻策，即在調查研究的基礎上，提出解決問題的意見或建議。

（3）在發揮參謀作用時，秘書人員要處理好“參與”與“參謀”的關系。領導在進行決策時，秘書人員起一定的參謀作用，但不是參與領導決策。參與決策是其他領導成員權力。一般而言，為領導出主意，想辦法，提供多種決策方案供領導選擇，不論是口頭表達還是文字表達，都是參謀作用。

【課堂小結】這節課主要分析了秘書工作在領導活動中的樞紐作用、助手作用及參謀作用。秘書工作的樞紐作用在領導活動中能否得到充分發揮，關鍵是看秘書和秘書部門對上下、左右、內外等方面的關系協調得如何。秘書工作的參謀作用貫穿于領導中樞和領導者的指揮、管理、協調、監控等各個方面，貫穿于領導活動的整個過程中。各機關、單位的領導工作，大量繁雜的日常事務需要處理，但領導受時間、精力的限制，對這些事務性工作不可能件件經手、事事親辦，這就需要秘書和秘書部門協助。

【課堂反饋】這節課教學內容難度適宜，條理性較強。在分析秘書工作在領導活動中的樞紐作用時，用自己設計的示意圖，形象直觀地讓學生了解樞紐作用到底是怎樣的，這樣就激發了學生的學習興趣。課堂上師生互動，教學效果良好。

【課后練習】（投影）

一、多項選擇題：

1．秘書部門處在組織的中心位置，因此成為（ABCD）的咽喉。A．上情下達 B．下情上報 C．溝通左右 D．聯系內外

2．秘書工作在領導活動中的（AC）作用有時是交叉或融合在一起的。A．參謀

B．樞紐

C．助手

D．輔助協調

二、簡答題：秘書工作在領導活動中有哪些作用？

參考答案：秘書工作在領導活動中的作用有：樞紐作用、助手作用、參謀作用、輔助協調作用、“不管部”作用、“窗口”作用。（要點）

第二課時

教學要點：分析秘書工作在領導活動中的輔助協調作用、不管部“作用和”窗口“作用。【導入新課】上一節課，我們了解了秘書工作在領導活動中的作用，并重點分析了秘書工作在領導活動中的樞紐作用、助手作用及參謀作用。這節課我們重點分析秘書工作在領導活動中的輔助協調作用、不管部”作用和“窗口”作用。

【講授新課】

一、如何認識秘書工作在領導活動中的輔助協調作用？ 先由教師結合實際作如下分析：

由于所處地位和職責各不相同，上下級領導無論在看問題的立場、觀點和方法上，還是在解決問題的戰略、策略和舉措上，都會存在一些差異。如上級領導者考慮問題習慣于運用宏觀思維，而下級領導者考慮問題習慣于運用微觀思維；上級領導者致力于鞏固和維護整體利益；而下級領導者則致力于鞏固和維護本部門的局部利益；上級領導者對下級的要求和希望是服從，而下級領導者對上級的要求和希望是支持等。這些差異的存在是客觀的，完全可以理解。秘書的協調工作就是要縮小這種差異，找出這種差異的結合點，及時加以疏通，化解上下級的矛盾，以求得認識上的一致。這是秘書的協調作用在處理好上下級機關領導者之間關系上的體現。秘書工作的輔助協調作用還不止這一點，請同學們看書上的有關文字！引導學生看書思考并得出結論：

任何組織系統都有自己的運行目的和目標。要使組織系統沿著正確的軌道運行，使眾多的局部成為完整和諧的有機體系，相互配合運轉，就必須不斷地對運行進行調節。各級各類機關一方面要在管理過程中不斷調整自己的行動，另一方面又要用各種手段來協調與其他機關的行動，以及處理好各種矛盾與關系。這種調節或者協調，是領導者在管理工作中的職責，而秘書部門則是輔助領導者進行行政協調的主要部門。（板書加著重號的文字）

二、由下面的案例，引出“不管部”作用的四個方面內容： “不管部” 小李每天面對送到辦公室來的大批文件和函電，總要感慨一番，這辦公室真是“不管部”啊！張主任笑著說：“你這話算說對了。辦公室工作頭緒最多，工作最忙，用'不管部'來形容，是最恰當的。不說年終大忙了，單講每年三月份，就有學雷鋒活動、植樹節活動、三八節紀念活動、三一五消費者權益日活動等等，而人民代表換屆改選，黨代表換屆改選，清明節祭掃烈士墓的準備，'五四'青年表彰的前期準備，都無例外地要在此時完成。這些工作，都是辦公室來承擔的。另外，辦公室還要承擔許多臨時的突擊性任務，還有許多領導交辦的事務。小李，你對此要有充分的思想準備啊。”小李說，我不怕，忙才有奔頭，不忙就意味著要下崗了，對吧？辦公室所有的人都笑了。

從上面的案例中，我們可以知道，秘書部門向來有“不管部”之稱。凡是其他職能部門不管的事，領導都可以安排給秘書部門去做，內容大致有以下四個方面：

（1）圍繞中心工作產生的任務，如文明禮貌月活動、植樹節活動等，這些工作無專門業務科室管理，需要秘書部門與其他部門配合去做。

（2）臨時發生的突擊性任務，如天災人禍的處理，對外糾紛的處理，上級下達的臨時緊急任務等。

（3）帶全面性的任務或活動，如校慶、廠慶，單位召開的全系統會議等。

（4）為領導服務的其他事項，如陪同領導視察，看望患病職工，慰問退休職工，代表領導參加某些活動等。（板書加著重號的文字）

三、如何理解“窗口”作用？

分析：所謂“窗口”，是指上下溝通、內外聯系、群眾來信來訪、各方來人洽談工作等，大都由秘書部門出面。秘書和秘書部門的禮儀如何、態度如何、談吐如何、形象如何，不僅表現了秘書本人的修養、素質、辦事能力和精神風貌，而且也反映了秘書部門的工作態度、工作質量和工作效率，并從一個側面反映了機關、單位的整體素質、工作作風、精神面貌和 總體形象。總之，秘書部門是領導機關的“窗口”，一切與外界的聯系和接待，都首先要經過秘書部門，群眾對機關的第一印象也是常看秘書部門的面貌、作風與效率。

【課堂小結】這節課重點分析了秘書工作在領導活動中輔助協調作用、“不管部”作用及“窗口”作用。通過這節課的學習，我們了解到：作為領導中樞和領導者的綜合辦事機構，秘書部門承擔著調整和改善上下級組織之間、同事與同事之間以及本單位與兄弟單位之間、單位與員工家屬之間關系的任務，發揮著輔助協調的作用；秘書部門是一個領導機關的“窗口”，秘書與秘書部門的面貌、作風與效率如何，也反映出機關、單位的整體素質、工作作風、精神面貌和總體形象；作為領導的助手，秘書和秘書部門要辦理既不能由其他職能部門辦理，又是領導個人承擔不了的各種事務性工作，還有一些涉及到多個職能部門或各職能部門都難以承辦的事情，以及領導臨時交辦的任務，都要由秘書和秘書部門完成，所以秘書部門向來有“不管部”之稱。

【課堂反饋】這節課采用設問導疑與案例分析相結合的教學方法分析有關知識要點，有一定的直觀性。課堂上能夠做到師生互動，課堂氣氛活躍，教學效果良好。

【課后練習】單選題

1.秘書向來有“不管部”之稱，下列屬于“不管部”作用內容的是（B）A．文書處理 B．選舉人民代表的工作 C．文字把關 D．篩選文件 2.秘書工作的“不管部”作用包括的內容有（ABCD）

A．圍繞中心工作產生的任務。B．臨時發生的突擊任務。C．帶全面性的任務或活動。D．為領導服務的其他事項。

第三課時

教學要點：秘書工作在領導活動中的特點。

【導入新課】通過前面兩節課的學習，我們了解到秘書工作在領導活動中的作用，那么秘書工作在領導活動中的特點又是什么呢？這節課我們重點分析這個問題。

【講授新課】

一、秘書工作在領導活動中的特點有哪些？其中最主要的反映秘書工作本質特點的是什么？

引導學生看書并明確：

秘書工作在領導活動中的特點有：

（1）依附性（本質特點）（2）綜合性（3）服務性（4）機密性（5）政策性

二、具體分析秘書工作在領導活動中的特點 1．怎樣理解秘書工作在領導活動中的依附性？ 引導學生思考并明確：

（1）秘書工作是依附于領導活動而存在的。機關、企事業單位和各類公司的黨委、行政領導以及私人秘書的雇主，他們擁有決策、組織和指揮的職責和權力，而秘書和秘書部門卻不承擔任何權力職責，他們只是對領導負責，協助領導工作，為領導服務。

（2）依附性是秘書工作的一個本質特征，在工作中必須注意兩點：

① 只能為領導提供材料、政策依據、建議、情況匯總及分析等，決不能越俎代庖，自作主張，強加于領導； ② 不能反客為主，隨意插手、干擾和影響職能部門的工作。

2．應從哪些方面來認識秘書工作的綜合性？ 引導學生看書思考并明確：

可以從三個方面來認識秘書工作的綜合性：（1）從秘書工作的職能范圍來看

秘書并不承擔某一部門的具體工作，而是承擔著全面了解、聯系、溝通各職能部門的任務，起著全局聯絡、整體協調的作用。

（2）從秘書工作本身的內容來看

秘書工作既有政務，又有事務，具有明顯的綜合性。政務類任務主要有：

① 文件的擬辦、承辦 ② 文件的起草、核稿 ③ 信息的收集、整理 ④ 調查研究、情況匯總 ⑤ 對領導的批辦事項進行催辦、查辦 ⑥ 處理來信來訪

事務類任務主要有：

① 文件的收發、傳遞與管理 ② 文書的繕印和校對 ③ 文書的立卷和歸檔 ④ 文件的清繳和銷毀 ⑤ 機要通訊 ⑥ 承辦會務 ⑦ 印信管理 ⑧ 公務接洽

（3）從秘書人員的素質要求來看也具有明顯的綜合性特征。

從我國古代“巫”的到明清時期的“翰林”，無不要求擔任秘書工作的人要具有豐富的學識、敏銳的判斷力和快速應變的能力。現代社會的秘書人員，不僅需要具有馬克思主義哲學、政治經濟學、科學社會主義、行政管理學和秘書業務方面的知識，而且需要了解與掌握其他方面的知識，即凡是領導工作所涉及的知識，秘書都要有所了解和掌握。除了知識能力外，秘書還要具備文字表達與口頭表達的語言能力，具備運用辦公現代化手段的實際能力，還要具備處理人際關系的公關能力等。

3．秘書工作在領導活動中的服務性主要體現在什么方面？

明確：主要體現在新時期秘書工作的基本指導思想，即體現在“三服務”上：為領導服務

為各部門服務

為人民服務

4．為什么秘書工作在領導活動中具有機密性的特點？秘書接觸的機密主要有哪幾類？ 引導學生看書明確：

秘書和秘書部門處于機關的樞紐位置，每天直接與領導來往，接觸著大量的機密，這就決定了秘書工作具有機密性的特點。

秘書接觸的機密主要有以下幾類：

（1）文書管理和公文辦理中接觸到的機密。（2）領導同志的談話、指示、會議記錄中的機密。

（3）領導交辦的工作中的機密事項，如人事變動、機構調整、政策修訂等。（4）承理領導機關和領導者電話中的機密。

（5）重要領導人的活動、領導機關重要的內部情況，也往往屬于機密內容。5．從哪些方面來認識秘書工作在領導活動中的政策性特點？ 先請學生討論，然后明確：

14（1）秘書和秘書部門是領導的助手，是輔助性工作部門。秘書人員在輔助領導辦理的各項事務中，如處理各種文書、撰寫文稿、接待來訪中，都會涉及如何依照黨和國家的政策、法律、法令貫徹執行的問題。

（2）秘書人員必須熟悉并正確掌握有關方針、政策、法律、法令，提高自己的政策水平。（3）凡是有關政策的問題決不能粗心大意，更不能不懂裝懂，隨心所欲地解釋有關政策規定，而必須兢兢業業，一絲不茍地處理好涉及政策性的一切政務、事務工作。

【課堂小結】這節課主要學習了秘書工作在領導活動中的五個特點，這五個特點是相互聯系又相互區別的，其中最主要的反映秘書工作本質特點的是依附性，其他四個特性則是由此派生出的屬性。

【課堂反饋】本節課在教學時主要采用設問導疑與啟發分析相結合的方法，因為設置的問題都是課本上的，所以教師稍加引導，學生很快就能將答案總結出來，大大提高了學生學習的自主性。課堂上，師生互動，氣氛活躍。

【課后練習】

簡答題：秘書接觸的機密主要有哪幾類？ 參考答案：秘書接觸的機密主要有：（1）文書管理和公文辦理中接觸到的機密。（2）領導同志的談話、指示、會議記錄中的機密。

（3）領導交辦的工作中的機密事項，如人事變動、機構調整、政策修訂等。（4）承理領導機關和領導者電話中的機密。

（5）重要領導人的活動、領導機關重要的內部情況，也往往屬于機密內容。第四節 秘書與領導者相處的基本原則 教學目標 知識目標： 1．了解秘書與領導者的關系

2．了解秘書與領導班子相處的主要原則 3．了解秘書人員與具體領導人相處的原則 能力目標：

1．如何正確處理秘書人員與領導班子的關系 2．如何正確處理秘書人員與領導者個人的關系

德育目標：培養學生自尊自愛的良好品質，學會與他人和睦相處 教學重點：

1．秘書與領導者的關系

2．秘書與領導班子相處的四個主要原則 3．秘書人員與具體領導人相處的四個原則

教學難點：怎樣理解秘書與領導班子或具體領導人相處的原則 教學方法：設問導疑、啟發分析 教具安排：投影儀

課時安排：三課時 教學過程

第一課時

教學要點：秘書與領導者的關系

【導入新課】如何正確處理秘書人員與領導班子或領導者個人的關系，是秘書人員應十分關心的實際問題，它滲透于秘書工作的各個方面，在很大程度上影響著秘書功能的充分發揮，影響著秘書工作的質量與效益，也影響著秘書自身的心理健康。因此，必須認真處理好這個關系。要處理好這個關系，首要的問題就是弄清秘書與領導者之間究竟是什么關系。這節課，我們一起來分析這個問題。【講授新課】

一、秘書與領導者的關系是怎樣的？ 引導學生看書并歸納總結：

在封建社會，領導者與秘書的關系是主仆關系。在資本主義社會，領導者與秘書的關系是雇傭關系。

在社會主義市場經濟體制下，民營企業、個體老板與其秘書之間的關系是雇傭關系。黨政機關、國家企事業單位，領導與秘書的關系可歸納為以下三點：

1．在組織上是上下級關系，要遵守組織紀律，嚴格維護領導的權威，為領導提供各方面良好的服務。

2．在工作上是同志關系，不是主仆關系，無貴賤之分，只有分工不同，都是為人民服務。因此，秘書與領導人在人格上是平等的，不必卑躬屈膝，惟命是從。

3．在職能上是主輔關系，秘書協助領導工作，不能越俎代庖，但“寸有所長，尺有所短”，領導與秘書應當相互信任，相互支持，相互關心，相互補償。

二、課堂知識的延伸拓展：如何正確處理好秘書與領導者的關系？ 對這個問題的理解應從兩個方面來看：

1．秘書該如何正確處理好與領導者的關系。三國時禰衡，此人很有才能，很會寫文章，但是性格怪僻、傲慢無羈。他見曹操，嫌禮遇不厚就把曹大罵一頓；轉到劉表那里，又多次冒犯劉表；再到江夏太守黃祖處當秘書，黃重用他，很佩服他的文采，但終究在下棋時又把黃祖罵了，導致不可收拾的后果。從禰衡身上，我們可以看出：秘書要處理好與領導者的關系，建立起有利于自己職能活動的良好環境，就要講究藝術和技巧，要切實做到以下幾點：（1）尊重而不阿諛；（2）主動而不越位脫軌；（3）服從而不盲目附和；（4）誠實而不作假弄權；（5）溝通而不封閉堵塞；（6）擋駕而不阻攔干涉。

2．領導者該如何處理好與秘書的關系。在正確處理領導者與秘書的關系中，周恩來給我們樹立了光輝的榜樣。傅西路在一篇紀念周恩來的文章中談到：“周恩來同志不僅明確提出了我黨秘書工作的職責，嚴格要求并善于促使秘書人員盡職盡責，而且最難能可貴的是他對秘書人員的平等態度和熱忱關心人的崇高品格。他身為總理，但他從不擺領導者的架子，不以教訓人的口吻說話，與秘書的關系十分融洽；他關心秘書疾苦，常到秘書們的家中串門，問寒問暖，與秘書親如一家。他尊重秘書的意見和人格，決不輕易傷害同志；他信任秘書，從不把人分成三六九等。秘書們既把他當領導，又把他當成兄長。周恩來同志與秘書們的這種親密關系，充分體現了我們黨的領導同志與秘書之間在政治上的平等關系。

【課堂小結】這節課重點分析了秘書與領導者之間的關系，并由此延伸到如何正確處理好秘書與領導者的關系，對這個問題是從兩個方面來分析的，一是從領導者的角度來看如何處理好與秘書的關系，二是從秘書的角度來看如何處理好與領導者的關系。

【課堂反饋】這節課的教學內容是課內知識與課外內容相互補充，課外內容是對課內知識要點的延伸，因而學生比較感興趣，教學效果良好。

【課后練習】（投影）秘書應如何與領導處好關系，這是每一個秘書從業人員十分關心并力求解決好的問題。試結合我國社會主義市場經濟體制下，秘書與領導者關系的不同類型，談談你的看法。

參考答案（要點）我國社會主義市場經濟體制下，多種經濟成分并存，秘書與領導者關系的類型歸納起來有：

1．黨政機關、國家企事業單位，領導與秘書的關系可歸納為以下三點：

（1）在組織上是上下級關系，秘書要遵守組織紀律，嚴格維護領導的權威，為領導提供各方面良好的服務。

（2）在工作上是同志關系，不是主仆關系，無貴賤之分，只有分工不同，都是為人民服務。因此，秘書與領導人在人格上是平等的，不必卑躬屈膝，惟命是從。

（3）在職能上是主輔關系，秘書協助領導工作，不能越俎代庖，但”寸有所長，尺有所短“，領導與秘書應當相互信任，相互支持，相互關心，相互補償

2．民營企業、個體老板與其秘書之間的關系是雇傭關系。在不違法違紀的前提下，秘書要絕對按經理、老板的意圖辦事。

第二課時

教學要點：秘書與領導班子相處的主要原則

【導入新課】秘書是為領導和領導工作而設置的，沒有領導工作就沒有秘書工作，秘書工作是依附于領導活動而存在的。秘書要為領導服務，其中就包括為領導班子服務，為了能更好地為領導班子服務，秘書在具體協調與領導班子的關系時，必須遵守幾條主要原則，這幾條主要原則是什么呢？這節課，我們重點來了解它們。

【講授新課】

一、秘書與領導班子相處的主要原則有哪些？ 引導學生看書并明確：

秘書與領導班子相處的主要原則有：

1．”職權劃分、單向請示“的原則 2．”按規章制度辦事“的原則 3．”不分親疏，一視同仁“的原則 4．”通報情況，維護團結“的原則

二、具體分析秘書與領導班子相處的主要原則

1．秘書在實際工作中，應怎樣堅持做到”職權劃分、單向請示“的原則？ 引導學生看相關內容并明確：

領導班子成員的分工，在其職責范圍內有著相應的職權。每位領導人按其分工開展職責范圍內的工作，如重大問題由集體研究決定，分頭去辦；一般問題由分管領導人直接處理。因此秘書要尊重領導人的職權分工，實行單向請示，注意避免多頭請示。在實際工作中，以下幾種情況特別要引起注意：

17（1）遇到綜合性的、涉及多方面工作的事項，應請示主持全面工作的領導并向有關領導通報情況。如通報情況后有關領導有不同意見，秘書則應建議幾位領導當面研究，不要往返傳話，以免引起誤會。

（2）如果某領導對不屬于他分管的工作下達指示，秘書應建議其向分管此項工作的領導打個招呼，或者先求得主持全面工作的領導同意，并請他向分管的領導通氣。

（3）在事情緊迫時，可先辦完事再報告給分管此項工作的領導，并說明原因。2．”按規章制度辦事“的原則指的是什么？

明確：”按規章制度辦事“的原則是指：秘書人員應以黨內政治生活的若干準則、黨紀國法、本單位本部門的各種有關規章制度、各組織機構的職責分工、各項工作任務完成的程序方法等，作為處理與領導層成員關系的原則和依據，力求做到說話辦事都有依據。

3．怎樣理解”不分親疏，一視同仁“的原則？

組織學生討論并明確：秘書人員應該在工作、生活、感情聯絡各方面對所有領導成員都真正做到不分親疏，一視同仁。這是秘書人員應具備的美德，也是處理好與領導關系的較為關鍵的一條原則。

具體來講：

（1）在工作上要做到同等協助，對每位領導交辦的事項都愉快地接受，以同等努力去完成；

（2）在生活上同等照顧，如一時辦不到讓所有的領導成員都得到應有的待遇，那么寧可緩辦，等條件具備了再辦；

（3）在感情上同等尊重，切忌從個人好惡出發，親近與自己關系深的領導，疏遠與自己交往淺的領導。

（4）特別是對自己認為”能力強“或自己認為”水平差“的領導，要同等尊重，不因自己的主觀印象而分親疏。

（5）在職責分工上同樣對待，對一把手和其他成員一視同仁。

（6）值得注意的是，有些秘書自恃資深而冷落新進領導班子的年輕領導，這對工作有害無益。

4．”通報情況，維護團結“原則的具體內容是什么？秘書在具體工作中應怎樣做到”通報情況，維護團結“？

明確：”通報情況，維護團結“原則的具體內容是：秘書人員要自覺維護和增進領導人之間的團結。工作中領導之間有不同意見，出現矛盾，均屬正常。秘書人員一定要從大局出發，注意維護團結。秘書在具體工作中應做到：

（1）領導人彼此間的議論，秘書人員要心中有數，慎重處理，一般應保持沉默，不附和。（2）如果領導之間有誤會，秘書人員可在可能的情況下作出必要的解釋，以消除隔閡。對領導之間的分歧，絕不外傳，更不能添油加醋，搬弄是非，應盡力予以緩和調解。（3）當向甲領導匯報乙領導對某工作、某問題的處理時，可在客觀陳述中，不露痕跡地強調其為工作著想的用心，對雙方矛盾的焦點方面盡量不講；非講不可時，也應客觀、謹慎，言詞緩和，一帶而過。

（4）如領導之間就某一個問題發生爭論時，秘書要實事求是地反映情況，既不含糊其辭，也不添枝加葉。

（5）如兩位領導對某文件的起草觀點不一致，若此文可寫可不寫，則可求大同，存小異，從更高的層次上使二者統一起來。（6）領導班子成員如因出差、外出開會，未能參加例會，秘書應主動把會議情況和決議向缺席者通氣。

【課堂小結】這節課我們主要學習了秘書與領導班子相處的主要原則，即”職權劃分、單向請示“的原則、”按規章制度辦事“的原則、”不分親疏，一視同仁“的原則、”通報情況，維護團結“的原則。這四項原則是秘書替領導班子服務應該遵循的原則，在具體執行時，作為秘書，一定要防止多頭請示、匯報和凡事都找”一把手“的做法；秘書人員在協調與領導班子的關系時一定要規章制度辦事；秘書在處理和協調與領導成員的關系時，一定要一視同仁，對領導班子成員要同等看待、同等協助，不論是哪位領導班子成員安排的工作，都要努力做好，不能有的去做，有的不去做，有的三心二意地去做；秘書一定要堅持有利于領導班子團結的原則，以事業為重，從工作出發，盡可能地維護領導班子的團結和威信。

【課堂反饋】這節課的教學內容條理性強，教學時主要采用了設問導疑與啟發分析相結合的教學方法，有一定的效果。但這節課所講授的四條原則，即”職權劃分、單向請示“的原則、”按規章制度辦事“的原則、”不分親疏，一視同仁“的原則、”通報情況，維護團結“的原則，在內容的理解上有一定的難度，需結合實際用具體的事例來佐證。這節課，我在這方面做得不夠，今后需改進。

【課后練習】（投影）

案例分析： 有個單位的領導班子，一二把手之間關系有些緊張。有一次，一把手臨時確定召開會

第三課時

教學要點：秘書人員與具體領導人相處的原則 【導入新課】

秘書是直接為領導服務的一種職業，為了真正做到在為領導服務過程中協同一致、默契配合，秘書在處理、協調與領導者的關系時，應堅持哪些原則呢？這節課我們重點來了解這方面內容。

【講授新課】

一、秘書人員與具體領導人相處的原則有哪些？ 引導學生看書思考并明確：

秘書人員與具體領導人相處的原則有：

（1）思想體系一致的原則（2）知識互補的原則（3）相互信任的原則（4）相互適應的原則

二、具體分析秘書人員與具體領導人相處的四大原則 1．怎樣理解”思想體系一致“的原則？ 啟發學生思考并明確：

秘書人員是領導的助手和參謀，秘書職能實際上是領導人腦力和體能的補充和延伸，這就決定了秘書的職能活動要以領導意圖為轉移，其基點在于隨時正確地領會掌握領導的工作意圖，嚴格遵循、圍繞領導工作意圖，通過自己的調查研究、提供信息、參謀建議、撰寫公文、協調處事、接待交往等職能活動，輔助領導工作，體現、貫徹領導意圖。所以秘書人員要加強自身修養，提高自身水平，使自己能與領導人保持思想、行動上的一致，彼此配合默契。這要求秘書人員能站在領導的角度考慮問題，處理問題。特別是在管理工作的各個環節上，秘書要力爭能和領導人保持思想體系的一致，如有分歧、爭論，也應在堅持原則的前提下、努力與領導人取得一致的看法。2．應該怎樣理解”知識互補“的原則？ 啟發學生思考并明確：

一方面，”金無足赤，人無完人“，領導人的業務知識及其他相關或不相關的知識的掌握程度和涉獵廣度，會受多種因素的限制，因而有時覺得知識不夠用。此時，秘書人員應巧妙地在不影響領導人威信的前提下，給以適當的提醒或彌補。這樣，領導人與秘書的知識結合起來，將對工作順利形成極為有利的局面。另一方面，領導人的政治素養好，思想水平高，組織能力強，知識較淵博，作為這樣的領導人身邊的工作人員，應該不失時機地向領導人學習，在長期潛移默化的工作過程中能力提高自身的素養。總之，秘書和領導者應該相互取長補短。

3．相互信任的原則真正內涵是什么？

明確：領導人與秘書，同是為社會主義現代化事業奮斗，雖然分工不同，但在政治上、人格上是平等的。所以，領導人與秘書應共同努力建立互相信任的關系，彼此成為互相關心、互相幫助的良師益友。秘書在工作中的不足或差錯，領導人應主動承擔責任；領導人工作安排有誤或批評不恰當時，秘書應主動出謀獻策，釋疑補缺，維護領導人的威信。秘書要努力工作，不辜負領導的信任；領導人則既要做到”疑人不用，用人不疑“，又要經常檢查指導秘書的工作，不能把信任當成放任。

4．應從哪些方面來理解”相互適應“的原則？ 引導學生看書思考并歸納明確：

可以分別從秘書和領導人的角度來理解”相互適應“的原則：一方面從秘書的角度來看，秘書對領導人的性格、思維方式、工作方法、生活愛好、工作經歷以及家庭情況等等，都要有所了解，這樣才能盡力做好服務工作。秘書應主動適應領導人的工作特點和生活習慣，比如，有的領導邏輯性較強，凡事愛有個前因后果，對這樣的領導就要在談工作時要講事實，擺觀點，有分析有推理；而有的領導喜歡單刀直入、開門見山，對此就要言簡意賅，直中問題的要害；而有的領導幽默風趣，你也不妨與他（她）開開玩笑。這是在秘書方面貫徹相互適應原則的具體表現，是矛盾的主要方面。另一方面，從領導人的角度來看，作為一個好的領導人，要注意充分調動身邊工作人員，尤其是秘書人員的積極性，關心愛護他們，幫助他們解除后顧之憂，讓他們一心一意投身于工作之中，這是矛盾的次要方面。總之，雙方共同貫徹相互適應的原則，將對領導工作的順利開展起積極作用。(板書以上加著重號的文字)為了讓學生更好地理解”相互適應“的原則，向學生介紹下面這篇文章。（放投影）

拿破侖與秘書

拿破侖在歐洲軍事、政治舞臺上的杰出才能和輝煌業績，使他成為法國人崇拜的偶像。因此，成為皇帝陛下的秘書。是許多人夢寐以求的愿望。但是，拿破侖的秘書畢竟不是好當的。一次，拿破侖的一名私人秘書身染重病離職休息，需臨時招募一名”書寫漂亮“的秘書以做幫補，消息傳出，人們展開激烈的競爭。結果，陸軍部長辦公室的 S 先生被選中。突如其來的好運使他激動莫名，在同事們的一片歡呼聲中，這位幸運兒穿戴得整整齊齊到杜伊勒利宮就職去了。送走了 S 先生后，大家對他的飛黃騰達羨慕不已，尚在談論之際，辦公室的門突然被人撞開了，S 先生喪魂落魄地出現在大家面前，帽子丟了，手套不見了，頭發亂七八糟，四肢直打哆嗦。在眾人驚訝萬分的目光中，他訴說了剛剛在杜伊勒利宮的遭遇。原來，S 先生入宮后，拿破侖打量了他一番，便叫他坐在靠近窗口的椅子上，然后就在房里大步地走來走去，指手畫腳，不時地從嘴里迸出一些含混不清的詞語。初來乍到的 S先生以為皇帝心緒不佳，嘴里嘟噥的東西與已無關，因此，并不注意聽，只是屏住呼吸偷偷地用目光注視拿破侖的一舉一動。過了約半小時，突然，拿破侖大步流星地朝他走來，說：”給我重述一遍。“什么也沒有記下的 S 先生張口結舌，一下子驚呆了。拿破侖見紙上一片空白，頓時像獅子般暴跳如雷，怒吼連聲。年輕的 S 先生被嚇破了膽，連秘書的椅子還沒坐熱，就連滾帶爬地逃離了杜伊勒利宮。他一連 5 天臥床不起，此后，直到拿破侖在圣赫勒拿島逝世多年，S 先生每每從遠處眺望宮殿的圓屋頂時，仍心有余悸，全身禁不住輕輕顫抖。對付拿破侖的口授，跟隨他多年的首席秘書凡男爵卻有一套辦法。拿破侖口述時，有時含混不清地自言自語，有時又前言不搭后語地斷斷續續，雜亂無章。對此，凡男爵的辦法是不管三七二十一，先聽多少記多少，恰當地留下空白，以跟上說話人的思路，一俟口授中途停止或最后結束，就趕緊整理殘缺不全的草稿，絞盡腦汁地反復琢磨皇帝話語的含意，填補空白，組合句子。整理完畢，便交給拿破侖。此時，他若抖抖紙張，簽上名字，把文件往凡男爵的桌子上一扔，說一聲”發出去!“那么，口授記錄工作便算是大功告成了。更令秘書叫苦不堪的，是拿破侖那非凡的精力，那簡直是令人難以置信的。如有一次拿破侖想在楓丹白露籌建一所學校，曾一口氣口授了共計 517 項條款的詳細計劃。平時，拿破侖習慣于每天工作十五六個小時，而在每次戰役期間，他白天忙個不停地處理軍政大事，晚上稍稍休息一會兒，待到凌晨一兩點鐘，便起床閱讀戰報和情報，思考問題，并立即就當天的軍事行動做出決定。據史載，1806 年秋對普魯士作戰期間。有一天，拿破侖除了外事活動外，竟連續口述了 102 項命令和指示。拿破侖如此工作，當然忙壞了他身邊的秘書們。作為秘書，無論何時何地、在何種情況下，他們都必須隨時恭候在桌邊，等待命令，工作之辛苦是可想而知的。有時累得精疲力竭，即使累得連眼皮都睜不開，也得打起精神支撐住，小心翼翼地干，因為他們深知拿破侖的脾性。一天晚上——那是一場鏖戰之后——凡男爵干完活，兩眼睡意朦朧，一鉆進帳篷就倒下睡著了，自以為躺在行李袋上。醒后才知道，晚上枕的軟綿綿的東西，竟是剛剛死去的一具尸體。有一天，拿破侖的情緒很好，高興地捏捏秘書的耳朵，對他說：”你也會永垂不朽的。“的確，拿破侖說得不錯，那些和他一起生活工作過的人，后來很多都由于他的緣故而名垂青史。當拿破侖的秘書實在是一項可怕的差使，榮譽雖高，但是沒有多少人愿意并且能夠干到底的。

----摘自中國新世紀讀書網

【課堂小結】這節課主要分析了秘書人員與具體領導人相處的原則，即思想體系一致的原則、知識互補的原則、相互信任的原則、相互適應的原則。秘書與領導者在思想體系上應當保持一致，不允許南轅北轍，這是最基本的要求，但秘書與領導者在知識構成和知識面上卻可能是不一致的，有的甚至存在較大的差距，這就需要將秘書和領導的知識結合在一起，構成領導者決策和處理工作所需要的較為全面的知識結構，這對領導工作大為有利。同時，秘書是領導者的左右手，他們是工作中合作的伙伴，只有相互理解和信任，才能達到思想一致，步調一致，情感和諧，形成工作上同心協力、默契配合的關系。要做到這一點，秘書應主動適應領導者的個性特點、思維方式、生活習慣和工作方法，而領導者也應該了解秘書的不同特點，在工作上善于揚長避短，充分發揮秘書的聰明才智。總之，秘書人員在處理與具體領導人之間的關系時，注意既要堅持原則性，又要注意靈活性，原則性是靈活性的靈魂，靈活性為原則性服務，以達到促進團結、促進工作的目的。

【課堂反饋】這節課學習的內容比較瑣細，對秘書人員如何與具體領導人相處，因為學生的生活經驗有限，在理解上有一定的難度，教師在講解相關的理論時，應聯系實際，多列舉一些事例，教學效果會更好一些。

【課后練習】論述題：秘書人員與具體的領導人應怎樣相處？

參考答案：秘書如何處理好同具體領導人的關系，首先要明確秘書與領導人（指直接服務對象）之間是一種工作關系。這種工作關系，在職能上，秘書要為領導人服務，即做領導人工作上的助手和參謀，具體任務就是辦文、辦會和辦其他的事；在組織上，秘書與領導人是上下級關系，領導人領導秘書，秘書執行領導人的指令。基于此，秘書與具體的領導人在相處時，應遵循以下四條原則：

（1）思想體系一致的原則（2）知識互補的原則（3）相互信任的原則（4）相互適應的原則

第三章 信息及其在秘書工作中的作用 第一節 信息及其在秘書工作中的作用

教學目標 知識目標：理解信息及其在秘書工作中的作用 能力目標：

1．能準確識別不同類型的信息

2．能分清信息工作在秘書活動中的不同作用 3．能識別現代社會信息工作的基本特征

德育目標：強化學生的信息意識，讓他們懂得信息工作在秘書活動中的重要性 教學重點：

1．信息的概念與特征

2．現代社會信息工作的基本特征 3．信息工作在秘書活動中的作用

教學難點：信息的特征及信息工作在秘書活動中的作用 教學方法：設問導疑、啟發分析 教具安排：投影儀

課時安排：一課時 教學過程

【導入新課】由下面的一篇文章導入新課，向學生介紹這篇文章的要點。信息時代

一、通訊的歷史

信息是很重要的，其價值甚至超過措施。缺乏信息會浪費很多的金錢，有時甚至會犧牲許多人的生命。

新奧爾良戰役

這里的一個例子是發生在美國路易斯安那州新奧爾良市，當時英國和美國正在打 1812年的戰爭。1815 年 1 月 8 日，美軍和英軍在新奧爾良附近打仗。新奧爾良戰役是一個著名的戰役，傷亡了數以百計的軍人。戰后，美國人和英國人才知道沒有必要打這一場戰役，因為美、英談判代表早在兩周前已經在比利時根特市簽署了一項和平條約。遺憾的是美軍和英軍在新奧爾良遭遇前，這項和平條約的消息尚未傳到美國，戰斗造成了慘重的傷亡。古時候，傳遞信息只能靠帆船和戰馬，甚至人的步行。人們也曾試過用別的辦法傳遞信息，有人試著讓鴿子傳遞信息，但這樣的傳遞不是很可靠。更快的辦法是到了電報的發明，電報是最早使用電線和電能來傳遞信息的設備。十九世紀三十年代，英國人和美國人率先使用了電報。在兩地之間架起電報線，一頭發電報，另一頭收電報，就可以傳遞信息了。不過，每個字母和數字都得用電報鍵單獨發送，收電報一方邊收邊記，發電報聲聽起來就是”嘀??嘀??嘀

莫爾斯電碼操作員（美國國會圖書館照片）

十九世紀五十年代，電報高手每分鐘可以發送 35 至 40 個單詞。遇到信息量大時，得發送好幾個小時。但是，電報還是讓生活在城市的人們大大地加快了通訊速度。電報線連接著各大城市，并很快就對日常生活產生了重大影響。政府、商行和個人使用電報發送信息，報社則使用電報獲取信息。有時，報紙一天要印刷 4～5 次，以快速報道新消息。無疑，電報是將信息從一個地方傳送到另一個地方的最快辦法。

【講授新課】

一、信息的概念與特征 1．信息的含義是什么？ 引導學生看書分析并明確：

信息是客觀世界中事物運動狀態的反映；信息又是客觀事物之間相互聯系、相互作用的直接或間接的表征；信息經過傳遞再現客觀事物的狀態。一般所說的信息，都是經過自然或人工的傳遞，能夠再現事物狀態的信息。

2．信息是多方面的、十分復雜的，人們可以從不同的角度對它進行分類，那么從不同的角度來看，信息有哪些種類呢？

明確：

（1）按信息源的性質 ：可分為兩大類，一類是自然信息，這是自然界自發產生的。另一類是社會信息，這是社會各界有目的、有意識地發出的信息，可分為政治信息、經濟信息、文化信息、教育信息、軍事信息、科技信息、體育信息等。

（2）按信息的表現形式：可分為語言信息、文字信息、數據信息、圖象信息。（3）按信息來源的方向 ：可分為橫向信息、縱向信息；外部信息、內部信息。（4）按信息的穩定狀態 ：可分為靜態信息、動態信息。（5）按信息存在或作用時間 ：可分為長時信息、短時信息。

就一般秘書部門來說，通常習慣將信息劃分為：綜合信息、專題信息；固定信息、流動信息；基本信息、派生信息；客觀信息、特殊信息。

3．作為一種客觀存在，信息有哪些特征呢？ 明確：信息具有四個主要特征：

（1）開發性 ：信息是可開發、可再生，取之不竭的“資源”，能夠產生巨大的動力，推動物質世界的發展與變革，人們研究信息，正是為了開發利用這一資源。

（2）共享性 ：信息不像一般的物質那樣具有單一的歸屬性，它可以讓眾多的人共同享用。

（3）無限性 ：物質世界是無限的，人們對物質世界的認識也是無限的，所以無論從時間還是從空間范疇來說，信息都是無限的，是永不枯竭的資源。

（4）時效性 ：社會需求的瞬息萬變，帶來了信息強烈的時效性。這種時效性反映了信息的價值，過時的信息相對來說價值就小，甚至毫無價值。

二、現代社會信息工作的基本特征有哪些？ 引導學生看書明確：

1．信息載體多樣化:現代社會記錄和儲存信息的載體，一方面向多樣化發展，出現了非紙質材料；另一方面日趨縮微化。

2．信息傳遞迅速化:現代科技高度發展，使信息傳遞越來越不受時空的限制。3．信息社會化、全球化:世界上許多發達國家，已率先使越來越多的人共享信息的效益。

三、信息工作在秘書活動中的作用 1．秘書部門信息工作指的是什么？

明確：秘書部門的信息工作，主要是根據上級與主管部門的要求，了解情況，掌握動態，發現問題，然后進行篩選處理，綜合分析，提供信息資料給領導參考。

2．信息工作在秘書活動中的作用有哪些？

明確：信息工作在秘書活動中的作用主要表現為以下幾個方面：

（1）輔助領導科學決策，必須依靠信息。（2）起草文件必須依靠信息。

（3）信訪咨詢工作需要依靠信息。（4）做好日常管理工作必須依靠信息。

【課堂小結】這節課的學習內容包括信息的含義、信息的分類、信息的主要特征、現代社會信息工作的基本特征以及信息工作在秘書活動中的作用。在這些內容中，要注意區分信息的主要特征與現代社會信息工作的基本特征，不要將這兩項內容混為一談。通過這節課的學習，我們明白了：秘書工作的一切方面都離不開信息，新時期特別要求秘書強化信息意識，研究并掌握信息工作的規律，只有這樣，才能發揮好參謀助手的作用。

【課堂反饋】這節課的教學內容較多，且知識點較瑣細，學生在聽課時容易產生倦怠情緒，需教師在活躍課堂氣氛上多下功夫，才能保證按時按質按量地完成教學任務。

第二節 秘書信息工作的特點、原則和要求

教學目標

知識目標：理解秘書信息工作的特點、原則和要求 能力目標：

1．準確辨別秘書信息工作的不同特點 2．運用秘書信息工作的原則來解決實際問題 3．按照秘書信息工作的基本要求來做好信息收集工作

德育目標：培養學生樹立強烈的信息意識，為將來的工作打下堅實的基礎 教學重點： 1．秘書信息工作的特點 2．秘書信息工作的原則 3．秘書信息工作的基本要求

教學難點：對秘書信息工作的原則的理解 教學方法：設問導疑、啟發分析 教具安排：投影儀

課時安排：一課時 教學過程

【導入新課】當今世界，被稱之為“信息爆炸”的時代，信息已成為事業成功和經濟發展不可或缺的重要戰略資源。信息工作滲透到了秘書工作的各個方面。作為知識經濟時代的秘書，時時、事事、處處都要跟信息打交道。離開了信息，兩眼一摸黑，秘書工作是無法開展的，所以，秘書要想勝任自己的本質工作，只有充分認識秘書信息工作的特點、原則和要求。

那么，秘書信息工作的特點、原則和要求到底是怎樣的呢？這節課我們來了解它們。【講授新課】

一、秘書信息工作的特點 1．秘書信息工作的特點是什么？

明確：（1）針對性（2）綜合性（3）時效性（4）經常性

2．秘書信息工作的針對性、綜合性、時效性、經常性的具體內容分別是什么？ 引導學生看書思考并明確：

秘書信息工作的針對性，主要包括以下幾方面內容：（1）結合業務

即注意信息工作的專業性

（2）圍繞中心

即圍繞政策的貫徹落實與中心工作進行（3）針對問題

即按領導的指示、意圖，進行專題調查

秘書信息工作的綜合性：領導決策，擬定計劃，制定措施，大都需要帶有全局性或綜合性的信息。而且，領導層次越高，對信息綜合性的廣度與深度的要求也越高。綜合性信息不是多種信息的堆砌拼湊，而是將多種有用的信息融合成一個有機整體。提供綜合性的信息服務，一般由秘書部門承擔，或由秘書部門組織有關部門共同完成。

秘書信息工作的時效性：秘書信息工作要特別注意時效性。時效性有及時性和適時性兩種形式。所謂及時性，即強調信息要保持新鮮度，排斥遲到的陳舊的信息。所謂適時性，即講究提供信息要選擇最佳時機。

秘書信息工作經常性這個特點，主要體現在起草文件和撰制各種文字材料上，還包括現在已廣泛使用的網上電子郵件。

二、秘書信息工作的原則有哪幾條？具體內容分別是什么？ 啟發學生思考并歸納：

秘書信息工作的原則主要有三條：

1．追蹤原則：決策方案在實施過程中，必然會出現主客體狀況的變化，秘書人員應及時追蹤反饋不斷變化的信息，使決策機構和決策者準確掌握情況，及時調整、修訂、完善決策方案。

2．超前原則：秘書信息工作的超前原則是由以下兩方面確定的：第一，任何信息總是產生、傳遞在事物及其狀態變化之后，再快的信息，也有滯后性；第二，領導必須有所預見，走在事物運動的前面。這就要求秘書搶時間，爭主動，超前收集信息，向領導提供“預測性”信息。如果凡事總是事后了解，提供“馬后炮”信息，那就作用甚微。

3．選優原則：客觀上說，凡是信息都是有用的。但秘書必須針對工作需要，利用信息分類標準，對所接觸的信息，迅速準確地加以判別，分出哪些是有效信息，哪些是無效信息，哪些是干擾信息，從而對信息選優。

三、秘書信息工作的基本要求是什么？具體內容又分別是什么？ 明確：秘書信息工作的基本要求是“準確、及時、全面、適用”八個字。具體來說：

1．準確：即信息的內容要準確無誤，真實可靠。準確是信息的生命，是信息的全部意義所在。秘書收集到的原始信息要可靠、真實，處理信息要堅持主觀傾向性與客觀真實性相統一。如實反映情況，才能保證各級領導機關及決策者依據真實的、準確的信息作出恰當的判斷和科學決策。如果信息不準，必然會給領導工作造成失誤。因此，準確，應是秘書信息工作的靈魂。

2．及時：即信息的收集、處理、傳遞、反饋要及時迅速，講究時效。社會主義市場經濟對秘書信息工作的時效性提出了更高的要求，不僅信息傳遞要快，而且收集、加工、檢索、輸出都要高速度。如果信息處理不及時，就會失去信息的價值，甚至造成嚴重損失。3．全面：即信息的收集和處理要注意廣泛性，真實地反映事物各方面的情況。只有全面地反映情況，才能使各級領導根據各方面的信息，權衡利弊，擇善而從，作出正確的判斷和決策。

4．適用：此項要求包含以下三方面內容：

25（1）要服務于中心工作：就是說要弄清本地區、本部門，本單位的工作進展情況和急需解決的問題；要及時摸清領導者的思想脈搏，做到心中有數；要突出重點，幫助領導者集中主要精力考慮重點問題，同時兼顧一般，以免發生不應有的疏漏。

（2）要根據不同領導機關和不同領導人的不同要求提供信息一條有價值的信息對于不同層次、不同部門的領導者，其參考價值并不同。秘書人員必須注意研究不同層次的領導者和服務對象的不同要求，在信息的投向上有針對性，區別對待，注意適用對路。

（3）要特別注意，只要是新發生的帶有重要動向性、傾向性、苗頭性、政策性、突發性的問題，都有較強的適用性，應及時采報，防止把按需要采報歪曲成“按胃口喂報”。【課堂小結】這節課我們主要學習了秘書信息工作的特點、原則和要求。秘書信息工作有四大特點，即針對性、綜合性、時效性和經常性；秘書信息工作的原則包括追蹤原則、超前原則和選優原則；秘書信息工作的基本要求是“準確、及時、全面、適用”。

【課堂反饋】這節課的學習內容較多，但內容的條理性強，學生對內容的識記并不感到吃力，但對內容的理解還是有一定的難度，比如秘書信息工作的原則，需教師聯系實際，通過生動形象的實例分析來幫助學生理解相公內容。

【課后練習】某公司王秘書從媒體上獲知我國數處發生森林大火的信息，預測我國木材、紙張將大幅漲價，便建議公司大批購進紙張庫存起來，不久公司贏利 10 萬元。其后，他了解到在一次全國訂貨會上，傳出機電產品從過去供不應求轉到了供過于求的市場信息，于是建議公司加速銷售庫存機電產品，并對該類商品實行限購方針。此舉使公司加速了資金周轉，提高了經濟效益。王秘書也被員工們稱為“神算子”。

請結合秘書的信息工作對以上案例作出分析。

參考答案：信息是企業的命脈之一，這就要求企業秘書必須具有對信息的特殊敏感性，善于通過各種渠道發現有價值的信息，并能敏銳地掂量出它的重要意義，及時捕捉，向領導提供“預測性”信息。

以上案例中的王秘書之所以被員工們稱為“神算子”，是因為他在實際工作中處處留心有價值的信息，并及時向公司提出建議，從而讓信息產生了巨大的經濟效益。

王秘書的這種對信息的超前預測，從秘書信息工作的特點來說，具有針對性和時效性；從秘書信息工作的原則來看，他把握了超前原則和選優原則；從秘書信息工作的基本要求來說，符合“準確、及時、適用”的要求。

第三節 信息的收集

教學目標

知識目標：理解信息收集的內容、收集的渠道和收集方法 能力目標：

1．了解秘書人員如何隨服務領域與目的的不同來收集信息 2．識別信息收集的渠道 3．如何收集信息

德育目標：培養學生敏銳的觀察能力，做生活的有心人，養成積極主動地收集信息的好習慣。

教學重點： 1．信息收集的內容 2．信息收集的渠道 3．信息收集的方法 教學難點：信息收集的內容、渠道、方法三者之間的區別 教學方法：設問導疑、啟發分析 教具安排：投影儀

課時安排：一課時 教學過程

教學要點：信息收集的內容、信息收集的渠道

【導入新課】信息是領導決策的基礎和依據。領導的決策，從某種意義上講，就是對信息的掌握和處理，這就需要秘書和秘書部門十分重視信息收集工作。那么信息收集的內容有哪些呢？信息收集的渠道又有哪些呢？這節課我們來了解這些內容。

【講授新課】

一、信息收集的內容有哪些？ 引導學生看書思考并明確：

秘書部門是綜合辦公部門，收集信息是為了領導決策和各項管理工作服務的，其收集信息的范圍十分廣泛，既有綜合性的，也有技術業務性的。秘書人員信息收集內容隨服務領域與目的的不同而有差異，一般應包括：

1．系統內信息： 這是機關單位所管轄和隸屬系統內的信息。

2．上級信息： 上級信息是上級領導機關下達的信息，是各級機關工作的依據。3．平行信息： 不相隸屬的機關單位的相關信息。4．社會信息： 社會上具有普遍性、傾向性的信息。

5.歷史信息： 與本單位的工作和主管業務有關的一切歷史檔案資料。6.國際信息： 來自國際社會的信息。（板書以上加著重號的文字）

二、信息收集的渠道有哪些？ 組織學生討論并歸納總結：

1．根據獲取信息的方式，信息收集的渠道有：

（1）信息網絡渠道 ：信息網絡是專門負責信息的收集、加工和處理的系統，包括信息組織、信息工作人員和信息工具等。

（2）行政組織渠道

（3）科研渠道 ：科研渠道即從科研機關或科研成果中獲得信息。

（4）社會團體渠道 ：社會團體渠道是指通過對各種社會團體召開的會議、組織的社會活動、編印的文字資料進行收集，以拓寬信息收集的覆蓋面。

（5）調查渠道 ：帶著某個專題，深入到基層，廣泛收集多種資料。（6）媒體渠道 ：主要指通過各種印刷品取得信息的渠道。2．根據獲取信息的來源，信息收集的渠道有；

（1）外部渠道 ：外部渠道包括國內信息渠道和國外信息渠道。（2）內部渠道 ：內部渠道是指組織內部的各個部門。

三、信息收集的方法有哪些？ 引導學生看書并明確：

根據信息收集的具體目的和所在組織的業務內容，以及環境條件的不同，信息收集的方法多種多樣，常用的信息收集方法有：觀察法、問卷法、閱讀法、收聽法、詢訪法、索取法、網絡法、量表法、交換法。

1、是觀察法

觀察法也稱直接考察法，是收集、獲取信息的最基本方法。觀察法最顯著的特點是所獲信息具有直接性。

2．問卷法 ：問卷依其填寫者的不同可以分為自填問卷和訪問問卷兩種。3．閱讀法和收聽法

閱讀法是指通過閱讀書刊、雜志、文獻、資料，從中獲得信息。收聽法是指通過對廣播、電視等大眾傳媒的視聽而獲取信息。

4．詢訪法 ：詢訪法是指信息收集者通過提問請對方作答來獲取信息。詢訪法是一種將詢問者的意 圖完全公開的方式。

5．索取法 ：索取法是指向信息占有者或信息源的有關責任人索取有關信息資料。6．網絡法 ：網絡法即通過國際互聯網交流。秘書部門主要是利用現有信息網交流獲取信息。

7．量表法 ：量表法是指運用測量量表來收集信息的一種方法。

8．交換法 ：交換法就是將自己擁有的信息資料與有關地區、部門、單位或個人的信息資料

【課堂反饋】本節的學習內容信息收集的內容和學習收集的渠道、方法很容易混淆，所以學生在識記這兩項內容時比較費勁，教師在教學時要特別注意講清楚這兩項內容的區別。

【課后練習】（投影）

一、單選題

撰寫市場預測報告時，常用（C）收集信息。

A．媒體渠道 B．信息網絡渠道 C．調查渠道 D．社會團體渠道

二、多選題

1．下列屬于上級信息的是（ABD）

A．黨和國家的有關方針 B．有關的法令規定 C．所屬范圍內的重要工作進展情況 D．上級主管領導機關發布的指令性和法規性的公文

2．下列信息收集的渠道、方法中，屬于根據獲取信息的來源劃分的是（CD）A．媒體渠道 B．信息網絡渠道 C．外部渠道 D．內部渠道

第四節 信息的處理

教學目標：知識目標：掌握信息的整理加工，了解信息的貯存和傳遞

能力目標：1．能夠通過信息的整理加工將處于自然狀態的原始信息上升到理性認識的高度，從中發掘出某些帶規律性的東西，使之成為領導科學決策和科學管理所需要的有用的信息。

2．能夠將信息資料“多、快、好、省”地傳到需要者手中。

德育目標：從秘書提供給領導的信息一定要準確、真實，如實反映客觀事物的本來面貌中，培養學生實事求是的個性品質。

教學重點：1．信息的整理加工 2．信息的貯存 3．信息的傳遞 教學難點：1．信息的整理加工過程 2．信息的貯存工作內容 教學方法：設問導疑、案例分析 教具安排：投影儀 課時安排：二課時 教學過程 第一課時 教學要點：信息的整理加工

【導入新課】

各機關、單位的秘書和秘書部門，要使信息工作系統有效地運轉，更好地為領導服務，為機關、單位的工作服務，為協助領導加強科學管理服務，就必須切實做好對信息的一系列處理工作。信息的處理就是對獲取的各種信息進行加工、分析、綜合、歸類、過濾，從中獲取有用的情況、數據，進而提煉出新的思想、理論，用以指導工作實踐的全過程。信息的處理包括信息的整理加工、信息的貯存、信息的傳遞三部分。那么，如何才能做好信息的處理工作呢？首先必須將信息的整理加工工作做好，這節課我們就來了解信息的整理加工。

【講授新課】

一、什么是信息的整理加工？

先讓學生看投影，然后再啟發學生思考并明確這個問題。

天氣預報的制作

當我們每天收看、收聽天氣預報時，你可曾知道，為了制作天氣預報，在世界各地，許多氣象工作者在夜以繼日地按照統一的技術規范用各種氣象儀器和先進的高科技探測設備，時刻進行著地面、高空、雷達、衛星等大氣探測，收集各種氣象資料。其次，氣象通信衛星是制作天氣預報的咽喉，依靠它來高速收集和處理氣象觀測資料，并通過有線、無線網絡進行傳遞。我國的氣象資料由通信系統匯集到國家氣象中心，并和其他國家進行交換，然后再分發到各個氣象臺、氣象站，制作出各種預報圖表。最后才是天氣預報的制作。氣象臺的預報員每天都在綜合分析各種氣象資料和信息，運用不同的預報方法，進行討論和會商。因為大氣運動過于復雜，所以預報員、專家會商是必不可少的一個環節，經過會商得出天氣預報結論，最后將預報結果通過各種媒體向社會提供氣象服務。（投影）天氣預報是我們日常生活中必不可少的有用信息，從它的制作過程中，我們能看出：首先要收集各種氣象資料，然后是對這些氣象資料進行整理，并綜合分析，才有預報結果，最后將預報結果通過各種媒體向社會發布。

由此可見，信息的整理加工，是整個信息工作的核心。它是對收集到原始信息在數量上加以濃縮，在質量上加以提高，在形式上加以變 化，使之便于貯存和傳遞的過程，亦即去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里的改造制作的過程。

（摘自新華網）

二、信息成為信息資料，有哪些程序？

引導學生看書思考并明確： 信息成為信息資料，有四道程序，即篩選、校核、加工、編制。

三、具體分析篩選、校核、加工、編制這四道程序的具體內容： 1．什么是篩選？篩選的具體要求是什么？ 先讓學生看事例，然后再明確篩選的內容和要求。

例如，某市府辦公室收到一份反映某縣重視教育的信息，文中分五條陳述搞好中等教育結構改革等問題，內容一般化。但文中最到鄉村三級自籌資金修建災區危險校舍的情況，很有新意，于是他們只選用了這一部門，其余的都刪除了。這就是對信息進行整理加工的篩選程序。從以上事例中，我們可以知道：篩選即對收集到的大量信息進行甄別，經過初步分析和研究，淘汰內容貧乏的，選出內容新穎、有價值的。概括地說，力求選出的每條信息都符合“實、新、精、準”的要求。

2．什么是校核？校核的方法有哪些？ 引導學生看書并明確：

校核：即對經過初步甄別的信息做深一步的校驗核實。比如，有人反映目前人才市場上對電子商務這方面的人才需求量較大。對這條信息的真實性就需要做深入的了解，也就是需要做好校核工作，弄清這條信息的真實性、準確性到底如何。進行校核有多種方法，最常用的方法有以下三種：

（1）分析法：即對原始信息中所表達的事實和敘述方法進行邏輯分析，發現其中的破綻和疑點，從而辨別其真偽。分析法的長處在于一般不需要借助于其他手段，僅從原始信息本身就能夠發現某些差錯。

（2）核對法 ：即依據權威性的信息資料進行對照分析，發現和糾正原始信息中的某些差錯。

（3）調查法 ：即對原始信息中所表達的事物的運動變化情況，通過現場的調查來驗證它的真是性和準確性。這種方法需花費較多的人力和時間，因此一般只對重要的原始信息進行現場調查鑒別。

3．什么是信息的加工？加工中應注意的問題有哪些？

啟發學生思考并明確：加工是更具創造性的信息整理階段。加工的范圍廣泛，涉及信息的內容和形式的各個方面。下面是加工中應注意的幾個問題：

（1）充實內容

對零碎、膚淺、雜亂而又有價值的信息，要弄清它的性質、范圍、意義和發展趨向，充實它的內容。常用縱深法對信息進行此類加工。經過這樣加工的信息，往往受到領導的重視和歡迎。

（2）綜合分析

即對一段時間內獲得的信息，從整體上進行系統的歸納、分類，做出定性、定量的分析和判斷。通過對同類或相關的信息進行綜合分析，可以發現帶有規律性的變化和傾向性的問題，這對領導掌握全局情況，預測未來，指導工作，有著重要的參考價值。常用歸納法對信息進行加工。

（3）提出意見

即對經過整理的一些重要信息資料提出相應的處理意見，供領導參考。提出意見，這既是信息整理中的重要一環，也是秘書信息工作與其他部門工作的顯著區別之一。秘書在信息 整理的過程中，要有有的放矢地提出參考性建議、辦法、觀點、方案，才能發揮參謀助手的作用。

（4）修飾潤色

即對信息材料的語言文字、篇章結構等方面進行整飭，使之臻于完善。信息的文字敘述要注意主題集中，結構嚴謹，語言準確、鮮明、生動，常用濃縮法對信息進行此類加工。所謂濃縮法，即通過壓縮信息資料的內容和文字篇幅，從而提煉主題，簡潔行文，一篇信息資料只表達一個中心思想，闡明一個觀點。

4．什么是編制？編制的方法有哪些？在編制過程中還要注意什么？

引導學生看書并明確：編制是對信息材料進行有序化處理，是信息整理的最后步驟。信息的編制方法除了縱深法、歸納法外，還有如下幾種編制方法：（1）轉換法（2）對比法（3）圖表法

【課堂小結】這節課主要學習了信息的整理加工，首先我們了解就什么是信息的整理加工，接著對信息的整理加工的四道程序即篩選、校核、加工及編制作了詳細的分析。信息的綜合處理，是決定信息能否采用和價值高低的關鍵一環。在收集信息時，人們往往只注意信息的全面性、廣泛性。而這些信息在沒有加工整理前，只是一種處于自然狀態的原始信息。這種信息難免夾雜著一些不真實的和偶然的因素。因此，秘書和秘書部門必須對獲取的大量原始信息，根據領導對信息的需求，運用科學的方法進行選擇判斷、過濾篩選、鑒別真偽、增補修正，綜合分析、加工整理，將它上升到理性認識的高度，從中發掘出某些帶規律性的東西，使之成為領導科學決策和科學管理所需要的有用的信息。

【課堂反饋】在講授新課時，先列舉事例，再由事例引出相關的概念，激起學生的學習興趣，這是本節課做得比較成功的地方。但有少數學生對信息整理加工中的篩選與校核、加工與編制，區分不清，這需要教師在教學時注意講清它們之間的差別，并能通過事例來加以鑒別。

【課后練習】案例分析： 月 6 日上午 9：00，樂樂商場的秘書小唐收到了一份來自西班牙國際商業雜志社寄來 的通知，內容是讓樂樂商場派人去西班牙領取“國際優質服務和質量獎”。小唐迅速將此事報告了商場總經理吳名。吳名遂決定親自去西班牙領獎，并讓小唐負責安排籌措外匯、打點行裝的事情。10：15，小唐又收到某公司送來的新款彩電樣品，但該彩電的質量標準和有關技術指數卻沒有送來。針對此情況，小唐立即達電話向該公司索要了相關資料。11：00，一條“美國開發了用基因工程菌處理海上石油污染”的信息被送到了小唐的辦公桌上。小唐覺得該信息對商場沒多大意義，便沒有保留。7 月 8 日上午，總經理吳名去西班牙領獎的準備工作已基本就緒。恰在此時，小唐又在《國際商報》上看到一條消息：西班牙國際雜志社是專門靠頒發優質服務和質量獎而牟利的，這種獎既無影響，也沒有什么意義。她急忙向總經理報告了這一消息，并建議取消去西班牙領獎的活動安排。建議最為總經理接納，避免了不必要的經濟損失。下午，小唐在另外一份報紙上看到一則《把假冒偽劣商品拒之門外，宜興虹橋商場零售居全國前列》的信息，感觸很深，遂根據本商場的實際情況，草擬了幾點建議，并將這些建議送交給總經理吳名。三日后，吳名總經理作出決定，全面實施小唐秘書的建議。之后的幾個月，商場的經濟效益迅速好轉。為此，吳名總經理當眾嘉獎了小唐。

請問：1．在上述事例中，小唐遵循了哪幾道信息整理的基本程序？

答：在上述事例中，小唐遵循了信息整理的篩選、校核、加工等基本程序。

2．小唐在遵循這些基本程序的過程中，具體做了哪些信息整理工作？她為什么要這么做？

答：小唐在遵循這些基本程序的過程中，具體做的信息整理工作有：當小唐收到一份來自西班牙國際商業雜志社寄來的讓樂樂商場派人去西班牙領取“國際優質服務和質量獎”的通知時，她迅速將此事報告了商場總經理吳名，因為小唐認為此信息與樂樂商場有關；

小唐又收到某公司送來的新款彩電樣品，但該彩電的質量標準和有關技術指數卻沒有送來。針對此情況，小唐立即達電話向該公司索要了相關資料。當一條“美國開發了用基因工程菌處理海上石油污染”的信息被送到了小唐的辦公桌上時，小唐覺得該信息對商場沒多大意義，便沒有保留，這實際上是小唐對信息的的篩選；當小唐又在《國際商報》上看到一條“西班牙國際雜志社是專門靠頒發優質服務和質量獎而牟利”的消息后，她急忙向總經理報告了這一消息，并建議取消去西班牙領獎的活動安排，此建議被總經理采納，這是小唐對信息的價值進行了校核，從而避免了不必要的經濟損失；小唐在另外一份報紙上看到一則《把假冒偽劣商品拒之門外，宜興虹橋商場零售居全國前列》的信息時，認為很有價值，遂根據本商場的實際情況，草擬了幾點建議，并將這些建議送交給總經理吳名，這是小唐對信息的加工。

3．通過上述事例，請你談一談信息整理工作對企業的生存和發展具有怎樣的重要意義？ 答：通過上述事例，我們可以看出，信息整理工作對企業的生存和發展具有重要意義，信息整理工作做得好，能讓企業及時把握好商機，獲得巨大的經濟效益；同時在關鍵時刻，還可以讓企業減少一些不必要的損失。

第二課時

教學要點：信息的貯存、信息的傳遞

【導入新課】為了做好信息的處理工作，除了將信息的整理工作做好外，還必須做好信息的貯存和信息的傳遞工作，那么信息的貯存和信息的傳遞指的是什么呢？這節課我們來學習這兩方面內容。

【講授新課】

一、信息的貯存

1．什么是信息資料的貯存？

明確：秘書、秘書部門把已使用或尚未使用的信息作為資料入庫貯存起來，叫信息資料的貯存。

2．信息資料的科學貯存主要要做好哪些工作？ 引導學生看書思考并明確：

信息資料的科學貯存主要要做好以下幾項工作：

（1）分類 即對各種信息資料按一定的標準進行類別劃分。

（2）著錄 是對具體的信息資料進行如實的記載。一般按照一定的格式制成分類卡片，用簡明扼要的語言填寫，通常著錄的項目有以下七項：

① 名稱項，即信息資料的名稱，包括正副標題、譯文原名等； ② 著者項，即信息資料的制作者，包括合著者、翻譯者、繪制者等； ③ 出版項，包括出版者、出版地點、出版時間、版次等。④ 稽核項，包括頁數、成冊數、圖表、開本、字數、價格等。⑤ 附注項，包括附錄、附注、補充說明等。

⑥ 提要項，簡介信息資料的內容、科學價值、作者面貌、主要用途等。

⑦ 業務注記，指信息資料人員根據業務工作需要所作的特別記載，包括排架號、登記號等。

（3）建立貯存檢索系統 可使源源而來的信息資料根據這個系統存放，需要時按類查找。

32（4）保管 這是指信息資料入庫的存放和維護。

二、信息的傳遞

1．什么是信息資料的傳遞？信息資料傳遞的基本要求是什么？

明確：將信息資料送達需要者手中，就是信息資料的傳遞。一般說來，信息資料的傳遞基本要求是：“多、快、好、省”。多，是指數量而言，要求在一定條件下傳遞的信息資料數量盡可能大，或者說在一定渠道中通過的信息盡可能的多；快，即對速度而言，指信息資料的傳遞特別要注意時限，能夠在盡可能短的時間內，使信息送達指定目標；好，是對質量而言，要求信息資料的傳遞準確可靠，防止失真；省，是對經濟而言，要求信息資料的傳遞中講求經濟效益，以最少的費用傳遞盡可能多的信息。

2．信息資料傳遞的基本方式有哪些？

明確：（1）單向傳遞 ：即由信息資料的發出者把信息直接傳遞給需要者，如廣播、電視、報刊、廣告、新聞發布會，以及各單位發出的簡報、報表等。

（2）相向傳遞：即雙方在信息資料的傳遞過程中都向對方發出信息，共同參與傳遞過程。如各種討論會、交流會，以及資料交換活動等。

（3）反饋傳遞：即信息資料的發出者根據接收者提出的要求，有針對性地選擇信息內容進行傳遞。反饋傳遞所傳遞的信息內容具有較強的針對性，有用度高，能避免無的放失的毛病。

3．我國具體的信息傳遞途徑有哪些？

明確：（1）郵路傳遞 即由郵電部門采用郵件形式傳遞。

（2）電信傳遞 即通過電話、電報、電傳、計算機網絡等方式傳遞。

（3）新聞傳遞 即通過報刊、廣播、新聞發布會等方式進行傳播。

（4）面授或直接送達 如召開各類討論會、交流會、派專人送達。重要信息資料或距離較近者可采用此方式。

【課堂小結】這節課我們主要學習了信息的貯存和信息的傳遞。信息的貯存和傳遞是有關聯的。我們通常所說的信息的傳遞指的是空間上的傳遞，即通過一定的傳遞工具，經過特定的傳遞途徑，把信息從一個地方傳到另一個地方。而信息傳遞還包括信息的時間傳遞。怎樣使過去的信息保存到現在為現在所利用。又怎樣使現有的信息能為以后所用呢？也就是信息如何跨越時間的距離傳遞下去？這就涉及到信息的貯存問題。信息的時間傳遞就是信息的存貯，是為了讓有使用價值的信息克服時間的流逝而傳遞下去。

【課堂反饋】這節課的學習內容淺顯，并且條理性強，教學時教師一邊提出問題，一邊啟發，稍加點撥，問題的答案就明確了，學生的學習積極性很高，課堂氣氛活躍，教學效果良好。

【課后練習】（投影）

一、單選題：

1．下列不屬于信息資料傳遞的基本方式的是（C）A．單向傳遞 B．相向傳遞 C．新聞傳遞 D．反饋傳遞 2．下列屬于信息資料相向傳遞方式的是（C）A．電視 B．新聞發布會 C．各種討論會 D．廣告

二、簡答題： 簡要說明著錄的七項內容。

第四章 輔佐決策

第一節 科學決策和決策程序

教學目標：

知識目標:了解決策和科學決策的相關知識,掌握秘書工作在決策中的主要職能工作。能力目標：通過學習，掌握在領導決策過程中，秘書人員應如何具體做好各階段的輔佐工作。

德育目標：要求學生了解，作為一個秘書，必須具備相關知識才能做好輔佐工作。秘書和領導必須互相配合。

教學重點： 1．決策和科學決策的含義。2．科學決策的四個階段。3．秘書人員輔佐決策的地位和主要職能工作。

教學難點：秘書人員輔佐決策的地位和主要職能工作。教學方法：老師講解為主，結合案例教學及活動課形式教學。課時安排：二課時 教學過程： 第一課時

教學重點：決策和科學決策的含義。教學難點：決策的特征。

【導入新課】我們每一個人在生活中都會遇到一些事情，都要作出一些決定。這個作決定的過程其實就是決策。今天我們就一起來學習決策以及科學決策的有關內容。

【講授新課】

一、決策的含義和基本特征：

（一）決策的含義：

1．“決策”可以指從思考到做出決定的整個意識活動過程；也可以指決定了的策略、方法。如：考生面臨填報志愿問題、工廠如何安排生產問題等。

2．總之，決策是人類社會特有的現象，是個人或群體為滿足需要、達到目的、改變環境而進行設計、選擇和決定的意識活動及其成果。

3．決策這一環節，上面連著目的，下面接著行動，是十分重要的一個環節。人們的實踐活動，可以修正決策方案中不完善之處，而決策方案的實現則達到了制定方案的目的。

（二）決策的基本特征： 1．創造性：

決策都是從無到有。所以具有創造性的特征。決策既要以認識為前提，又與認識不同。（1）認識提供關于事物本來面目的畫圖，決策則提供安排和改變事物的藍圖。（2）認識求“真”，決策求“優”，對于同一對象，只能有一種正確認識，而對于同一目的，卻可以有許多可行的決策。

（3）認識所描述、所揭示的事物是既存的、現有的、或按事物的變化趨向將會出現的，這不以認識的結論如何為轉移，而決策所指向的東西，是尚未存在的，有待與經過人的行動去創造出來。

2．目的性：每一個決策都是為了達到一個目的而制定的，因此決策具有目的性特征。

3．邊緣性：意識是活動的邊緣，是人們從認識走向行動的一個必經的中間環節。4．選擇性：對于同一目的，可以有多種方案，可以從中進行選擇，所以決策具有選擇性特征。

5．主觀性：如何選擇，怎樣選擇，主觀的因素很大，因此以認識為前提的決策就具有主觀性的特征。

知識講解后，讓學生自己舉例說說自己生活中的決策，并說說是否具有這些特征。（學生說，老師幫助指正。）

二、科學決策及其一般程序：

（一）什么是科學決策：

科學決策就是作出正確的決定。具體地說，科學決策是指人們為了一個特定的目標，根據客觀條件的可能性，在占有一定信息和經濟條件的基礎上，借助一定的科學工具和方法，對需要決策的目標諸因素進行準確計算和選優判斷，然后作出的行動對策。其核心問題就是：從諸方案中擇優作出科學決定，以進行最正確的領導和管理。

（二）科學決策的四要素：

1．決策者：是決策的核心。指承擔決策責任的個人或集團。2．決策對象：是決策的基礎。指被決定的問題。

3．決策機制：是決策的關鍵。指影響決策的各種條件，包括可供利用的決策依據與干擾決策的因素。

4．決策結果：是決策過程的效能體現。指決策活動的最終成果。讓學生舉例說明某一決策中是否具有這四個要素，并稍加解釋說明。

（三）決策的科學性的高低，取決于決策機制的正確程度。科學決策的決策機制是主客觀相結合的。

（四）科學決策的一般程序：

調查研究，發現問題； 價值分析，確定米表； 判斷推理，擬訂方案； 風險預測，比較論證；

可行性分析，局部試行； 效用分析，追蹤調查； 制定計劃，普遍實施。

【課堂反饋】布置學生找出生活中決策的例子，并分析是否是科學決策。如果是，其四要素分別是什么。

【課堂小結】這節課介紹的內容都是一些有關決策的基本知識，主要是概念的理解和掌握。只有掌握了這些知識才能更好地理解下面的內容。

第二課時

教學重難點：科學決策的四個階段。

【導入新課】堂課我們給大家介紹了科學決策的一般程序，如果把這七個程序分為四個階段，大家認為該如何分？今天我就來給大家介紹科學決策的四個階段。

【講授新課】

一、確定目標：

（一）確定目標是進行決策的重要前提。任何決策總要解決一定的問題，達到一定的目標，因此確定目標是第一階段。

（二）正確的決策目標應當具備以下幾個條件：（可以先讓學生舉例說，老師最后總結。）1.目標內容的含義必須明確，不能模棱兩可。

有的才能放矢，所以目標至關重要。目標的意思必須清楚明白，不能有歧義，不能模棱兩可。

2．要有可以估量、計算的具體標準。沒有具體的標準，目標就只能是模糊不定的設想和期望，也無法著手制定決策。

3．要確定實踐目標的責任者。光有目標不行，還要有完成目標的人，沒有人完成，目標就是空話，因此實現目標的責任者非常重要，不可缺少。

例如：每學期開學時，有個別同學在寫新學期打算時，寫每天學習十小時，晚上學到十二點等等，這些目標就不是正確的目標，因為它不是切實可行的。

二、設計方案：

（一）目標確定了，如何實現目標，必須精心設計一些方案。那么一份合格的方案至少應包括哪些內容呢？（讓學生先討論，老師啟發。）

（二）每一份合格的決策方案至少應包括以下內容：

1．制定決策的依據。2．決策要達到的目標。3．現有的自然條件、社會條件、技術條件。

4．實現目標的途徑、方法。5．可能出現的問題及其解決辦法。

（讓學生舉例說明一個案例，如開學計劃，分析是否具有這些內容，有沒有依據，是否符合情況，有沒有具體的方法或者措施等，如果沒有，錯在哪兒，該如何修改。）

（三）決策方案設計的方法：

1．仿照法： 即模仿他人的或自己過去制定的方案來設計新方案。

2．組合法： 即以多種現成的方案為參照物，經過分割、抽取、歸納、綜合，摘取各方案中的優點而組合成一種新方案的方法。

3．推演法： 從目的和條件出發進行推論演進，循著相關因素，一步步去尋找實現目的的最佳途徑，從而制定出決策方案。

給學生一個問題，讓他們進行決策，然后讓他們說出是如何決策的，用了哪種方法。也可結合書中的案例進行講解。

（四）應注意的問題：

（1）要有多種設想，以便進行綜合比較，擇優選用。（2）方案設計必須堅持整體性原則，運用系統論的觀點，考慮到各種因素。

（3）要考慮到具體措施的各個細節，要進行反復的計算、嚴格的論證和細致的推敲。（4）既要解放思想，大膽創新；又要腳踏實地，正視現實。

三、評價選優：

決策方案的選擇優化，必須具備兩個條件，一是要有一個合理的選擇標準，二是要善于運用科學的選擇方法。

（一）合理的選擇標準，應當包括以下三點原則：

1．全局性：決策應該站在一個全局的高度來衡量，局部利益服從全局利益。這是評價方案的根本原則，也是選擇方案的首要標準。

2．可行性：即必要性與可能性的統一，要處理好“行千里路”和“自足下始”的關系，處理好整體與具體的關系，既不幻想，又能創新。

3．效益性：任何決策都是為了取得效益。離開效益，決策就毫無價值。這里的價值既指經濟價值，也指社會價值。

這幾點結合書中例子說即可。

（二）決策方案的選擇優化過程中，較為科學的選擇方法是———比較法。

比較法就是將各種不同的決策方案放在一起，按照選擇標準所確定的價值尺度進行比較論證，從中選出最佳者。

實施反饋：決策方案的實施和實施情況的反饋，是整個決策過程中的最后一個環節。決策方案在實施過程中，必然會出現主客觀狀況的變化，使既定的決策方案不可能繼續實施，秘書應該及時反饋不斷變化的信息，使決策機構和決策者準確掌握情況，以便進行追蹤決策。【教學反饋】讓學生自己分析自己的新學期計劃，是否具有這四階段。每一階段是否都符合要求。這堂課的內容十分的重要。因此重點講解，反復強調，多舉案例，還讓學生自己舉例說明，從而幫助他們理解掌握。

【課堂小結】

這堂課，我給大家介紹了科學決策的基本程序，這是本章的重點內容。秘書的輔佐決策的職能主要體現在決策前、決策中、決策后諸階段為領導決策提供各種信息，設計多種方案和提出修正決策的建議。因此，只有深入掌握本節的內容，才能更好地學習下一節的有關知識。

第二節 秘書工作在決策中的地位和作用 教學目標：

知識目標:了解決策和科學決策的相關知識,掌握秘書工作在決策中的主要職能工作。

能力目標：通過學習，掌握在領導決策過程中，秘書人員應如何具體做好各階段的輔佐工作。

德育目標：要求學生了解，作為一個秘書，必須具備相關知識才能做好輔佐工作。秘書和領導必須互相配合。教學重點：

1．決策和科學決策的含義。

2．科學決策的四個階段。

3．秘書人員輔佐決策的地位和主要職能工作。

教學難點：秘書人員輔佐決策的地位和主要職能工作。教學方法：老師講解為主，結合案例教學及活動課形式教學。課時安排：一課時 教學過程：

【導入新課】上節課我給同學們介紹了決策的相關知識，目的是要了解決策，以便更好的為領導的決策提供輔佐服務。

【講授新課】

一、決策前服務式輔佐：

秘書在領導決策前，應作好三方面的準備工作，為領導提供服務。

1、收集并處理好有關方針、政策、法律條款、有關規章制度，作好法規性準備，使決策符合法規要求。

總結：這是作好法規性準備工作。

2、收集并處理好組織內外各相關方面的信息、資料，作好信息依據準備，使決策適宜內外環境的條件，符合組織運轉實際需要。

總結：這是作好信息依據的準備工作。

3、收集并處理好組織內外各相關方面的參謀建議和要求，作好多元的群體智能準備，使決策建立在多元群體智能綜合的基礎上，符合決策民主化的要求，進而實現決策科學化。

總結：這是作好多元的群體智能準備工作。

二、決策形成中的協助式輔佐工作。

秘書在決策形成的過程中，是重要的協助者。秘書要幫助領導，進行分析、比較、評價、論證、完善、實驗、驗證，使決策更加可靠。對于已經確立的決策方案，秘書還要用合適的形式，準確流暢的語言，撰寫公文，表達決策方案，使群眾易于理解，準確地執行。這一過程中，秘書主要協助領導確定方案。

三、決策實施中的協調式輔佐工作：

在決策實施中，秘書是重要的協調者。秘書處于中心樞紐部門，又是領導的助手、參謀，在決策實施中，能有效地發揮其協調職能，保證決策實施順利進行。這一過程中，秘書主要是為了決策能夠順利實施，努力協調好各部門之間的關系，保持協調一致。

四、決策效果評估中總結式輔佐工作：

決策實施過程結束后，秘書要配合領導，進行分析、總結，發現和總結決策方案本身以及實施過程中的經驗和教訓、成績和缺點等，并將結果記錄下來，作為制定新的決策方案的重要依據。

【課堂反饋】

1、學生模擬四個過程進行服務工作。

把學生分為四組，每組進行一個過程的服務工作，練習過程中，老師在一邊輔導。通過練習加深學生的理解。

2、讓幾個學生分別分析，班長如何輔佐班主任進行工作的。

【課堂小結】這節課是一個重難點，前面兩節課的目的就是為了這節課，因為為領導提供輔佐服務，是主要的任務，因此如何為領導決策服務至關重要。這一節主要從決策的四個過程來講解的，非常的清楚明白，再加上學生自己親自演練，更加有利于學生的掌握。

【課后練習】

一、填空題：

1．決策這一環節，上面連者（），下面接著（）。

2．科學決策最核心的問題，就是（）以進行最正確的領導和管理。

3．決策方案的設計必須堅持（）原則，運用系統的觀點，考慮到各種因素。

4．秘書在決策過程中，只能處于（）的地位，為決策者服務。

二、單選題：

1、領導決策前，秘書應做好（A）輔佐工作。

A．服務式 B．協調式 C．總結式 D．協助式

2、領導決策形成中，秘書應做好（D）輔佐工作。

A．服務式 B．協調式 C．總結式 D．協助式

3、領導決策實施中，秘書應做好（B）輔佐工作。

A．服務式 B．協調式 C．總結式 D．協助式

三、應用題： 案例分析：

一 張 紙 條

某年七月，洪峰多次襲擊 C 市，該市從領導到群眾都處于高度緊張、高度戒備狀態。某日，防汛總指揮部的電話鈴響了；長生橋附近的“巴耳垸”決口！接到報警，指揮部立即調兵遣將，奔赴現場。來到現場，只見大堤內的“子堤”被河水撕開一丈多寬的口子，決口處洪水垂直落差近三米。見到這種情形，指揮長焦急萬分，趕緊指揮搶險隊伍用草袋灌土堵口。但是裝滿土的草袋一丟進決口就被湍急的洪水沖走了；后來指揮長采納一位老同志的建議，將裝滿大米的麻袋投入決口，想通過大米膨脹來堵住決口，也未奏效。眼看著一包包雪白的大米扔進水里，秘書小胡悄悄地塞給指揮長一張紙條，上面寫著“該'巴耳垸'面積十五畝，去年早稻總產量八千四百多斤；該段大堤通過整治已達五十年一遇防洪工程標準。”看完這個紙條，指揮長立即下令：“停止堵口”。聽到命令，大家愕然。指揮長才慢慢道了原委。原來，投入水中用來堵口的大米已遠遠超過該垸去年的早稻總產量，而且“巴耳垸”的決口并不會影響大堤的安危。事后，在抗洪搶險表彰大會上，胡秘書因參謀有方，得到了重獎。

分析：

當秘書發現領導的決策出現偏差以后，如何處置？除了胡秘書的方式，還可設想出若干其他方式：

1．直截了當地向領導進言，要求領導下達停止堵口的命令； 2．按照層次管理的原則，由秘書向辦公室負責人反映；

3．作壁上觀，認為秘書只管服務，決策是領導者的事，“翻船了我是拉纖的，起火了我是住店的”。三種方式，哪種恰當呢？

我們認為，上述處置方式均有不妥之處。

1．方式盡管出發點是好的，但超越了秘書的服務職能，干擾甚至包辦了領導的決策，特別是在公眾場合采用當場直言的激烈方式，領導者的威信將受到嚴重傷害，即使是正確的意見，也令人難以接受；

2．方式在一般情況下可以采取，但在抗洪搶險的緊急情況下，特別是當一包包大米無謂地扔到水中的時候，如果還是按部就班、逐級反映，則會貽誤時機。

3．方式則是一種缺乏事業心和責任感的表現，沒有很好地履行秘書參謀職能。秘書小胡采用遞紙條介紹情況的做法是比較得體的：第一，及時地為領導決策提供情況，體現了秘書的服務職能；第二、提供的情況包含“停止堵口”的潛臺詞，體現了秘書的參謀取職能；第二，“停止堵口”的命令讓指揮長下達，理由讓指揮長向周圍的人們說明，既維護了領導的尊嚴，又符合秘書工作從屬性的特點，領導和秘書都不失其身份。

第五章

檢查督辦

知識與技能目標：了解秘書部門檢查督辦的含義及范圍，掌握秘書部門檢查督辦的內容和方法。

過程和方法目標：通過學習，掌握檢查督辦基本知識，學會如何具體做好檢查督辦工作。

情感態度與價值目標：要求學生了解，秘書不僅僅是領導的屬下，還是領導的助手，必須輔助領導進行工作。只有互相合作互相配合，才能做好工作。

教學重點：

1．掌握秘書部門檢查督辦的含義和范圍。

2．掌握秘書部門檢查督辦的主要內容。

3．掌握秘書部門檢查督辦的特點、方法。

教學難點：檢查督辦的主要內容。教學方法：老師講授為主，結合案例教學。教學安排：三課時 教學過程： 第一課時 教學重點：檢查督辦的含義。教學難點：檢查督辦的范圍。

【導入新課】檢查督辦一般都是領導的工作，但有時領導不在家，而又需要檢查時，該怎么辦呢？這時候就需要秘書代替領導去檢查，這就是秘書部門的檢查督辦。

【講授新課】

一、檢查督辦的含義、范圍和對象：

（一）檢查督辦的含義：

檢查督辦有廣義和狹義之分，廣義的是指上級機關對所屬的下級部門或單位貫徹上級決策、執行工作任務情況的檢查、督促和催辦，從而發現問題，糾正偏差，促使下級保證質量按期完成工作任務，使上級決策得以實施。

狹義而言，指秘書工作中的檢查督辦，它是秘書部門根據工作需要、領導指示或群眾反映的情況，對本組織轄屬的各個單位的職能活動進行督促、催辦的過程。

（二）檢查督辦的范圍和對象：

檢查督辦的目的在于解決問題，因此其范圍的界定要適度。

1．上級領導和本級領導批示督辦的事項。

2．上級部門重要的工作布置和重要會議精神落實情況。

3．新聞單位對本單位的批評與建議的答復和處理情況。

4．本單位中心工作，日常重要決定事項辦理情況的催辦

5．下級單位請示中需要批復、答復事項的催辦

6．秘書部門從各種渠道了解到的需要檢查督辦的重要問題。

解釋：其中兩點是關于上級的，一點是關于新聞單位的，一點是關于本單位的，一點是關于下級單位的，還有一點是其它渠道的。

二、秘書工作中檢查督辦的地位與作用：

（一）檢查督辦在秘書工作中占有重要的地位。檢查督辦在秘書工作中歷來占有十分重要的地位。

（二）秘書部門的檢查督辦起著推動決策執行、矯正工作偏差、高工作效率、克服官僚主義的巨大作用。

1．檢查督辦為決策的正確貫徹起定向作用，是推動各項決策順利實現的重要保證。通過檢查督辦，就能及時發現決策在執行過程中偏離目標的情況并及時糾正從而保證決策順利實施。

2．檢查督辦起到克服官僚主義、提高工作效率的作用。檢查督辦可以運用監督、催促、檢查等手段。有效地克服官僚主義弊病，從而促進組織運行的高效率。

三、結合案例：

結合書中的案例《雪中送炭》，再一次講解分析秘書檢查督辦的地位與作用。【課堂反饋】讓學生結合學校學生會的檢查等例子，來談談什么是檢查督辦及其對象和范圍。

【課堂小結】這節課重點給大家講解了檢查督辦的含義及范圍，以及秘書在檢查督辦中的地位和作用。同學們在今后的工作中，應該合理運用，幫助領導做好檢查督辦工作。

第二課時

教學重難點：秘書部門的檢查督辦的主要工作內容。

【導入新課】既然秘書部門的檢查督辦工作也有很大作用，那秘書究竟如何工作呢。他們工作的主要內容是什么？這就是我們這節課的內容。

【講授新課】

一、秘書部門檢查督辦的職能基礎：

秘書是領導身邊的助手，是全面協助領導工作的。在管理中，秘書部門或秘書承擔檢查督辦工作，有著極其優越的職能基礎。

1．全面理解決策指令。

因為秘書在決策形成的過程中，進行了全面完整的輔佐工作，因此對決策的背景、目的、內容和實質，都有全面的理解和領會，非常有利與秘書的檢查督辦工作。

2．熟練高效的信息處理能力。

秘書處于信息的樞紐地位，能及時摸清執行決策指令的情況，從而有利于及時發現差距和問題，起到督查作用。

3．及時準確地反饋檢查督辦的情況。

秘書與領導有著密切的聯系，能將信息及時地反饋給領導，使領導及時了解情況，確保決策的正確實施。

二、秘書部門檢查督辦的主要工作內容：

（一）檢查督辦工作的主要目的：

1．檢查督辦工作就是通過監督、催促、檢查來克服決策實施過程中的偏差因素。

2．所謂“偏差”，就是處在一定時間和空間的客觀事物，在運動中出現的偏離規定方向和運動軌道的現象。

3．找出偏差，克服偏差，促進工作。

（二）秘書部門檢查督辦工作的主要內容：

1．克服“進度差”：

（1）許多執行部門實施決策任務時，經常達不到規定的時限要求，完成決策目標的進度很不一致，這就是進度差。

（2）表現為：進度慢、停滯狀態等。

（3）解決辦法：催促慢的、推動停的，使整體運行協調，保證各項決策目標的順利實現。

2．克服“行為差”：

（1）執行部門在工作中會產生態度和行為上的差異，即是行為差。

（2）表現：推諉、頂牛等

（3）解決辦法：對于推諉者扯皮者，要明確責任，提出指令性要求；對于頂牛者，可運用教育、性形狀、經濟手段，必要時查辦。

3．克服“效果差”：

（1）實施決策的每一個過程中，如果發生質、量、度三因素的不平衡，就會產生效果差。

（2）表現：不足、過頭兩種偏差。

（3）解決辦法：對于未達到決策目標要求的，要促其彌補缺欠；對于過頭的，要克服“過熱”因素，促其穩定、平衡的發展。

4．克服“失誤差”：

（1）決策實施中，決策者必然帶有主觀的期望，再加上一些情況的變化，所以會產生一些誤差。

（2）解決辦法：需要通過督促檢查、驗證、反饋決策正確與否，及時調整決策，完善決策，以達到既定的目標。

【課堂反饋】合學生日常生活和學習中的例子（如打掃衛生、班級管理、考試等），讓學生進行解釋說明檢查督辦的具體內容。

【課堂小結】檢查中會有哪些問題，如何解決，是這一節課的重點，教學中通過舉例、解釋，歸納等手段，主要抓住這一內容進行了詳細的講解，學生掌握較好。

第三課時

教學重難點：秘書部門檢查督辦工作的一般方法。【導入新課】

知道了在檢查督辦中，秘書的主要工作內容，那秘書都采用什么方法去工作呢？ 【講授新課】

一、秘書部門檢查督辦工作的特點：

1．目的明確：

檢查督辦時，秘書必須明確自己檢查督辦的目的，目的明確了，就有利于秘書部門確定檢查督辦的對象、內容和范圍，從而及時正確的完成檢查督辦的任務。

2．內容系統：

秘書在檢查督辦中，應按照決策“是否在辦理”、“在怎樣辦理”、“辦理的效果怎樣”的要求來進行，形成層次分明緊密聯系的檢查督辦的內容體系。

3．態度謙和：

秘書只是代表領導去檢查督辦，并不具有指揮的權利和責任。因此，秘書不僅要嚴肅認真，實事求是，深入了解情況；更要態度謙和，虛心求知，待人以禮。

二、秘書部門檢查督辦工作的一般方法：

1．程序法：

（1）這是秘書部門檢查督辦工作最基本的方法。

（2）通常由確定項目、檢查催辦、結果反饋三個環節構成。

（3）秘書應嚴格按照環節和程序來進行工作。

2．受權法：

（1）在檢查督辦某些重大問題時，秘書人員往往被授予一些較大的權利，可以代表上一級領導機關，檢查了解下屬機關的工作。

（2）其主要工作也只是聽和看，目的仍然是了解情況，以便及時反饋。

3．分層負責法：

（1）秘書部門的檢查督辦工作，要充分依靠和尊重下屬機關和部門。

（2）涉及下屬機關和部門的工作，首先要由下屬機關和部門進行檢查督辦。秘書不直接處理，不代替下屬機關和部門工作。

三、案例分析：

案例《舉一反三》，進一步解釋說明了秘書檢查督辦工作的重要性和特點。

【課堂反饋】結合上堂課學生舉的例子，再進一步解釋說明它們的特點、方法。【課堂小結】檢查督辦工作的方法是這一節課的重點，結合了上節課的內容一起解釋分析，并結合學校的學生會的檢查來形象生動的解釋說明秘書的檢查督辦工作，學生理解較透徹。

【課后練習】

一、填空：

1．檢查督辦的目的在于解決實際問題，故其范圍的界定應（），不易過寬，也不應過窄。

2．檢查督辦為決策的正確貫徹起（定向）作用，是推動各項決策順利實現的重要保證。

3．檢查督辦起到克服官僚主義、提高（工作效率）的作用。

4．檢查督辦可以運用（監督）、（催促）、（檢查）等手段，有效地克服官僚主義，從而促進組織運行的高效率。

5．所謂偏差，就是處在一定（時間和空間的客觀事物）在運動中出現的偏離規定方向和運動軌道的現象。

6．行為差，比較多見的有（推諉）和（頂牛）兩種表現。

7．檢查督辦目的的明確性，有利于秘書部門確定檢查督辦的（對象）、（內容）和（范圍），以便集中精力，及時準確地完成檢查督辦的任務。

8．程序法是檢查督辦最基本的方法，通常由（確定項目）、（檢查催辦）、（結果反饋）三個環節構成。

二、選擇：（下列各題中只有一項最準確，請找出。）

1．下列哪一項不是秘書部門檢查督辦工作作用的體現？（b）

A．推動決策執行 b．優化機構設置 c．矯正工作偏差 D．提高工作效率

2．下列哪一項不是秘書部門檢查督辦工作的一般方法？（A）

A．責令法 B．程序法 C．受權法 D．分層負責法

3．檢查督辦工作就是通過監督、催促、檢查來克服決策實施過程中的（B）。

A．錯誤內容 B．偏差因素 C．失誤之處

D．疏忽只處

4．下列哪一項不是秘書檢查督辦工作程法的構成環節？（D

A．確定項目 B．檢查督辦

C．結果反饋 D．集體討論通過

5．秘書部門的檢查督辦，能及時準確地（C）檢查督辦的情況，有助于領導及時掌握信息，采取行動。

A．了解 B．報告 C．反饋

D．傳達

三、簡答：

1．秘書部門檢查督辦工作的范圍和對象有哪些？

2．簡述秘書部門檢查督辦工作的職能基礎。

3．秘書部門檢查督辦工作的特點和方法有哪些？

四、案例分析： 舉一反三

市長在一份《關于建設百匯土特產市場的調查報告》上批示：“要把百匯土特產市場的建設當成優化資源配置的大事，抓緊抓好。”市政府辦公室全體人員認真學習了這個批示。認為這不僅是對一個市場建設的意見，對全市資源配置的優化都有指導性。在征得有關領導的同意下，辦公室印發了《督查通知》，要求各單位根據實際情況，認真貫徹市長的批示精神，加速全市各專業市場的建設步伐。經過各有關部門的緊密合作，督查通知收到了明顯的效果，全市專業市場的建設加快了步伐，擴大了領導批示貫徹落實的效果。市長對辦公室人員在工作中能夠舉一反三非常滿意。

分析 ：一份文件上的一個批示，辦公室是怎么對待的？表現了秘書部門工作上的一種什么特點？

“督查通知”既是通知，又是督辦手段，對此你受到什么啟發？

第六章 溝通協調

第一節 溝通協調的意義、內容和范圍

知識與技能目標：掌握秘書部門溝通協調的含義、內容和特點。掌握秘書部門溝通協調工作的原則、要求、方式和方法。

過程與方法目標：通過對秘書部門協調的有關知識的掌握，使學生們懂得秘書人員在具體的工作中應如何做好協調工作。

情感態度與價值目標：通過學習讓學生懂得大家必須團結一致，才能保持協調一致，才能做好工作。

教學重點：

1．溝通協調的意義和內容。2．溝通協調原理、特點。3．溝通協調的原則、要求。教學難點：1．失調狀態的科學分析。2．秘書溝通協調的基本方式。教學方式：以老師講授為住，學生活動課形式輔助。課時安排：二課時 教學過程： 第一課時 教學重點：溝通協調的含義。教學難點：失調狀態的科學分析。

【導入新課】工作中由于每一個人的技術、習慣等情況各不相同，所以他們工作的進度肯定無法一致，這就需要有人來協調一下。溝通協調首先是領導人的職責范圍，但秘書部門處于組織的中心樞紐地位，具有較之領導更為便利的中介優勢，所以大量的溝通協調工作，往往是由秘書和秘書部門來完成的。

【講授新課】

一、溝通協調的意義：

（一）什么是溝通協調：

溝通是信息的傳遞，是手段；協調則是溝通的目的，是結果。

1．協調的內涵：協調從字面上解釋，就是同心協力、配合適當的意思，是一種行為狀態。從現代管理學的角度講，就是使一系統內各相關的組織與個人的活動趨于同步化與和諧化的一種控制，是一種行為。前者可稱為協調狀態，后者可稱為協調行為。

2．協調與管理的區別：

相同點：兩者都是有目的的控制行為。不同點：

（1）管理不僅是對人或組織的控制，而且還包括對物的控制，而協調的對象則僅僅是人或組織之間的行為和關系。

（2）管理的范圍是系統本身，而協調還涉及系統與外部關系。

（3）管理活動側重于程序控制，而協調在方式上較為靈活，控制的程度也不如管理那么強。

（二）關于失調狀態的科學分析： 1．什么是失調狀態和失調傾向：

整體運行正常，各子系統有序組織，彼此配合，目標一致，效率和效益均保持應有水平，信息溝通及與外界環境進行的物質和能量的交換都處于充滿生機的和諧狀態。以上具體因素有一項達不到要求，則會使系統組織出現失調狀態或失調傾向。

2．秘書人員對于失調狀態和失調傾向的調查，要善于抓住

問題的本質，了解情況，分析問題。不僅要調查失調的現狀，還要調查其原因和背景，不僅要正確認識已出現的狀態，還應該預測其將來可能發生的變化。

（1）失調狀態的分析：

（2）差異性分析：

45（3）共同性分析：（4）因果性分析：

在確認組織存在著失調狀態和失調傾向后，秘書人員因該進行科學分析，即分析失調各相關方面的差異、矛盾，以及各相關方面的共同之處。前者是問題所在，后者是協調的基礎。在實際工作中，差異性越大，失調越嚴重，協調的難度就越大；反之，共同之處越多，協調也越容易成功。

【課堂反饋】讓學生分析，同學之間吵架，班干勸阻。是否是溝通協調。

【課堂小結】這節課主要介紹了一些有關溝通協調的基本知識。讓學生明白什么是協調和失調，為進一步講解秘書部門的協調工作做好準備。

第二課時

教學重難點：秘書溝通協調工作的內容。【導入新課】

上堂課，我們講解了什么是溝通協調，那么秘書部門究竟要做哪些溝通協調工作呢？ 【講授新課】

一、改革中出現的失調狀態的類型：

1．新舊體制矛盾造成的失調狀態。

（1）指新舊體制并存所產生的矛盾。

（2）對于這種矛盾，秘書人員要有自覺的、堅定的改革觀念和清楚的政策觀念，實事求是，協助領導做好協調工作。

2．權益矛盾造成的不協調狀態。

（1）所謂權益矛盾，主要是指各機構之間從局部的、本位的、不同的角度所涉及的權利與義務之爭。

（2）此類矛盾造成的失調狀態，只有上級領導才可以解決。秘書人員的協調工作，或靠上級領導的授權處理，或協助領導進行協調。

3．主觀認識矛盾造成的失調狀態。

（1）此類矛盾常表現為各方相關人員對同一問題認識上的差異。

（2）領導要解決好此類矛盾，需要秘書協助做大量的人事了解工作與分析研究工作。

4．歷史與現實矛盾造成的失調狀態。

（1）指歷史造成的問題。

（2）領導處理這類矛盾，既要充分了解和研究歷史情況，又要放眼未來，這里面秘書要也有大量的工作要做。

二、秘書溝通協調的內容與范圍：

1．秘書溝通協調的內容：

（1）決策協調：即為秘書決策實施中的協調式輔佐工作。

（2）業務協調：主要是依據決策，對本單位的人力、物力、財力進行統一支配，平衡安排。

（3）事務協調：主要是根據領導意圖，平衡各部門的會議安排、資料提供、生活保障等日常事務的協調。

（4）臨時性工作的協調：主要是協調領導臨時交辦的工作或突發性工作中出現的矛盾。

2．秘書溝通協調的范圍：

（1）對上關系協調：

（2）對下關系協調：

（3）左右關系的協調：

（4）內部關系的協調：

（5）對外關系的協調：

（6）黨政關系的協調：

（7）條塊關系的協調：

三、案例分析：

案例《得理也讓人》，說明了秘書在工作中必須建立良好的人際關系環境，并且要學會得理也讓人，協調好組織內部的關系，這樣對領導工作，對企業發展，對個人進步，都是有利的。

【課堂反饋】讓學生調查一下，班干部調解的矛盾都有哪些。

【課堂小結】秘書的溝通協調工作的內容是這節課的重點，雖然難度不大，但非常重要。

第二節 秘書溝通協調的原理及其特點

知識與技能目標：掌握秘書部門溝通協調的含義、內容和特點。掌握秘書部門溝通協調工作的原則、要求、方式和方法。

過程和方法目標：通過對秘書部門協調的有關知識的掌握，使學生們懂得秘書人員在具體的工作中應如何做好協調工作。

情感態度與價值目標：通過學習讓學生懂得大家必須團結一致，才能保持協調一致，才能做好工作。

教學重點：

1．溝通協調的意義和內容。2．溝通協調原理、特點。3．溝通協調的原則、要求。教學難點：1．失調狀態的科學分析。2．秘書溝通協調的基本方式。教學方式：以老師講授為住，學生活動課形式輔助。課時安排：一課時 教學過程：

教學重難點：秘書溝通協調工作的基本原理和特點。【導入新課】

同學們已經了解了秘書溝通協調的內容了，這堂課我們來共同學習秘書溝通協調的原理和特點。

【講授新課】

一、秘書溝通協調工作的基本原理：

1．整體效能最大原理：

在保持協調狀態的組織內部，各子系統在整體配合條件下發揮的效能，比各子系統失去整體配合條件各自發揮的效能之和要大的多。

2．組織協調的應變原理：

溝通協調工作就是要針對變化著的環境條件作出反應，以求適應環境條件的變化，重新達到和諧一致。

3．信息溝通導向原理：

組織的決策方案、執行措施及要求等，均是以信息為依據制定的，又通過信息溝通，傳遞給下屬各子系統以及各組織成員。

組織的各子系統，各組織成員通過信息溝通接受決策方案具體內容以及執行要求，加以理解和確認，然后作為自己行動的導向，這就是信息溝通的導向作用。

二、秘書溝通協調工作的特點：

在管理體系內，秘書沒有法定的支配權利，所以秘書的溝通協調工作與領導的不同，具有以下特征。

1．附屬性：

（1）附屬性是秘書溝通協調工作的首要特點。

（2）秘書的溝通協調，往往是領導授權去處理矛盾。

（3）秘書的溝通協調，尤其是協調行為，必須受領導活動的制約。

2．全面性：

（1）主要指本單位各項工作的全面協調。

（2）表現為多方面、多層次、多領域。要協調的工作無大小、內外之分。

3．中介性：

秘書的協調一般只起溝通、聯絡、協商、調節作用，不如領導協調時具有權威性。

三、案例分析：

案例《清場》中，秘書李瑛充分運用協調方法和協調手段，準確領會領導意圖和要求，利用市場信息，運用求同存異的方法，運用調查研究、公共關系、談判技巧等手段，圓滿地完成了任務。說明了秘書溝通協調工作的特點和作用。

【課堂反饋】讓學生說說類似書中《清場》的例子還有哪些。

【課堂小結】這堂課的內容并不難，難就難在如何充分地運用理論知識來進行具體地工作。案例《清場》很好地解釋說明了理論，是一個很好的例子，它使學生很容易就理解了理論，掌握了知識。

第三節 秘書溝通協調的原則、要求和方式、方法

知識與技能目標：掌握秘書部門溝通協調的含義、內容和特點。掌握秘書部門溝通協調工作的原則、要求、方式和方法。

過程和方法目標：通過對秘書部門協調的有關知識的掌握，使學生們懂得秘書人員在具體的工作中應如何做好協調工作。

情感態度與價值目標：通過學習讓學生懂得大家必須團結一致，才能保持協調一致，才能做好工作。

教學重點：

1．溝通協調的意義和內容。2．溝通協調原理、特點。3．溝通協調的原則、要求。教學難點：1．失調狀態的科學分析。2．秘書溝通協調的基本方式。教學方式：以老師講授為住，學生活動課形式輔助。課時安排：二課時 教學過程： 第一課時

教學重難點：秘書溝通協調工作的基本原則和要求。【導入新課】

秘書在進行溝通協調時，不僅要遵守原理、特點，還要遵照相關的原則和要求。這堂課，我們就給大家講解溝通協調工作的原則和要求。【講授新課】

一、秘書溝通協調的基本原則：

1．調查研究的原則：

秘書人員必須對協調所涉及的問題，及時地調查研究，深入認識事物的內部條件和客觀環境，使自己根據政策和實際情況提出的協調意見是合理的、可行的。

2．局部服從全局的原則：

秘書在協調利益這類矛盾時，必須牢牢把握局部利益服從全局利益這一基本原則。為減少被協調者的損失，可給予一定的補償，以保證全局目標的實現。

3．注意思想教育的原則：

秘書在協調時，應通過耐心細致的思想工作，明之以事，曉之以理，動之以情，使有關各方面在維護整體利益，實現組織整體目標的基礎上，達到協調一致。

4．按職能、分層次負責的原則：

協調事項所涉及的內容，應根據部門職責分工，按照各負其責的方法，明確責任，統一協調，落實分工。

二、秘書溝通協調的基本要求是：

秘書的溝通協調工作，也就是一種調解矛盾的過程。

1．溝通化解矛盾：

秘書采用信息溝通手段，使有關方面明白真相，也可以化解矛盾，恢復協調狀態。

2．變通淡化矛盾：

在發現矛盾雙方有情緒失控的可能性時，秘書可提出

另外一個雙方共同關心而見解接近的問題，轉移話題，使可能激化的矛盾緩解，或者暫時分離。這種變通淡化矛盾的手段，實際上是矛盾的雙方自我失控后，秘書幫助其控制情緒的協調。

3．融合緩解矛盾：

秘書可以從分析問題的相關因素入手，找出雙方認識的共同之處和相容相近點，將其融合成一個雙方都能接受的過度方案。使問題解決。

【課堂反饋】讓學生把老師日常管理班級的事情分析分析，是否符合溝通協調的原則和要求。

【課堂小結】 這節課的主要內容就是秘書溝通協調的原則、要求和方式、方法。這也是做好溝通協調工作的基本要求。同學們只有認真學習掌握了這些知識，并能熟練地運用，才能更好地做好領導的助手。

第二課時

教學重難點：秘書溝通協調的方式和方法。【導入新課】

我已經給大家講了不少溝通協調的知識，今天再給大家講一講溝通協調的方式和方法。【講授新課】

一、秘書溝通協調的基本方式：

1．傳達命令式協調：

一般都是領導人采用的方式，秘書也可采用，但要注意恰當的時機。

2．協商式協調：

在協商過程中，秘書受權代表領導，約定各相關方面進行商討，尋求解決問題的辦法和具體步驟。采用此法，有利于失調各方在商討溝通中加強理解、互相體諒，自愿調整各自的行為。

3．說服式協調：

說服的過程，實際上就是溝通思想、明白事理、統一認識、增進感情的過程。通過說服，使各方面從思想上認識協調的必要性和緊迫性，產生協調的愿望，接受協調方案，貫徹協調措施

4．建議式協調：

秘書人員在適當的場合，以適當的方式向對方提出自己的看法或建議，供對方參考。

5．漸變式協調：

秘書人員在工作中逐步改變原有的不利因素，穩定地進行有計劃的協調，以實現組織整體的協調運轉。

6．突變式協調：

（1）突變是指原結構頃刻瓦解，由新的結構取而代之。

（2）突變式協調能使組織不穩定的無序狀態迅速轉變為穩定的有序的狀態。（3）在突變式協調中，秘書或秘書部門往往采取傳達領導命令的方式，要求組織成員采取“非此不可”的措施。

第四篇：《秘書基礎》(第九章)

《秘書基礎》專項練習——填空題（第九章）

姓名：

1、會議為議事而開，要討論的核心問題即為。

2、會議前要確定明確的、科學合理的、有針對性的，才能達到開會的目的。

3、確定與會者的關鍵不在于誰有資格參加，而在于弄清誰。

4、人數越多，與會者的參與意識就越，會議的效果就越，甚至還有。

5、與會人數多于，就應該設法分組討論或設。

6、人們能集中精力的時間是很短的，會議超過一定限度其效果就會。

7、有些很強的會議，要盡早安排；有些需要深思熟慮的會議可以召開。

8、會場空間，彼此難以親近，會議氣氛會受影響，平均每個與會者擁有平方米為宜。

9、是對已確定的議題列出發言或討論的先后順序。

10、代表會議的議程還要經代表大會的或主席團會議通過之后才能。

11、會議議程的目的在于提醒與會者注意，并為開好會議所以議程應提前天交與會者。

12、會議持續以上者，應考慮在議程中安排時間。

13、如果應該被通知的人沒有接到通知，他可以提出這次會議沒有按照辦理，而否認會議的。

14、我國習慣客人坐在主人的，譯員、記錄員分別坐在主賓的。

15、排列主席臺座次，一般職務最高的居中，然后，按職務向順序排開。

16、開放式會議是一種不設中心人，沒有議事日程、沒有任何的會

議形式。

17、準備會議用品關鍵是要做好。

18、會議議程表、日程表屬于會議的文件，會議通知、會議須知、作息表則屬于會議的文件。

19、會議議程是對已確定的列出發言或討論的先后順序。會議日程則是結合對會議期間的所有活動作逐日的具體的安排。

20、排列主席臺座次時，一般職務最高的是，然后先后，按向兩邊順序排開，主持人也應該按排列。

21、會議簡報是會議的和文件。

22、會議記錄的要求是、、、。會議記錄的方法有祥記、略記、、。

23、編寫會議簡報的基本要求可以用、、、四個字來概括。

24、會議規模萬人以上的稱為會議，幾人至幾十人被稱為會議。

25、是會議的交流性和指導性文件，要全面反映會議的情況，要求簡明、及時、準確。

第五篇：《秘書基礎》(第十章)

《秘書基礎》專項練習——填空題（第十章）

姓名：

一、填空題

1、領導來自接待處理來信來訪，是密切的重要渠道。

2、反映一般性問題的來信，按照、的原則，轉交具體的責任單位或有關部門處理。

3、處理來信的要求有及時拆封、、認真登記、準確交辦、。

4、接待來訪的基本程序有接待、、接洽、處理、、回訪。

5、接待來訪的基本要求有熱情友善、、、嚴肅認真、。

6、來信處理的基本程序有接待、、、、立案、回訪。

7、來信處理的主要方法有轉辦、、、直送、摘報、自己處理、。

8、大事記是由和兩項內容構成。

9、介紹信具有和的雙重作用。

10、來信處理的主要程序是簽收登記、、閱函加注、分送辦理。

11、是用來介紹被派遣者的姓名、年齡、身份、接洽事項等情況的一種專用書信。

12、“”就是保證組織運轉不中斷，從而不因節假日休息帶來損失的一種手段。

13、行政機關應當自收到轉送、交辦的信訪事項之日起內決定是否受理并書面告知信訪人。

《秘書基礎》專項練習——填空題（第十一章）

1、機關日常事務的管理，是秘書部門的主要職能之一，它與參與相輔相成。

2、印章和介紹信是各級組織的標志和的憑證。

3、秘書部門掌握的印章有三種，一是，二是單位領導人的私章，三是的公章。

4、印章的保管通常由擔任，保管者就是。

5、在群眾接待工作中要注意“、負責、、時效”的原則，請求必要的工作方法。

6、打電話的基本原則是態度和藹、、語言簡練、。

7、秘書處理日常信件，大致步驟為：、拆封、、閱看、登記、、、寄發。

8、印章的作用：、、、9、秘書不能拆開寫明“親啟”或標明“”記號的信件，若無意拆開，應立即封上信口，并在信封上注明“”。

10、蓋公章要端正、清晰，蓋在中間，上，下要。

11、印章是印和章的合稱，我國古代叫。