第一篇：秘書基礎復習題（精選）

《秘書基礎》復習題（1---8章）

一、單選題

1．（B）是領導者決策、意圖的實施者、行動者。A、作用客體 B．被領導者 C．客觀環(huán)境 D．領導活動 2．農民與農民的領導者作用客體是（B）

A．農民的房屋 B．可種植的土地 C．農業(yè)收入 D.糧食

3、.秘書向來有“不管部”之稱，下列屬于“不管部”作用（B）C、文字把關 D．篩選文件

4、撰寫市場預測報告時，常用（C）收集信息。A．媒體渠道 B．信息網絡渠道 C．調查渠道 D．社會團體渠道

5、下列不屬于信息資料傳遞的基本方式的是（C）

A．單向傳遞 B．相向傳遞 C．新聞傳遞 D．反饋傳遞

6、下列屬于信息資料相向傳遞方式的是（C）

A．電視 B．新聞發(fā)布會 C．各種討論會 D．廣告

7、領導決策前，秘書應做好（A）輔佐工作。A．服務式 B．協(xié)調式 C．總結式 D．協(xié)助式

8、領導決策形成中，秘書應做好（D）輔佐工作。A．服務式 B．協(xié)調式 C．總結式 D．協(xié)助式

9、領導決策實施中，秘書應做好（B）輔佐工作。A．服務式 B．協(xié)調式 C．總結式 D．協(xié)助式

10．下列哪一項不是秘書部門檢查督辦工作作用的體現(xiàn)？（B）A．推動決策執(zhí)行 B．優(yōu)化機構設置 A．文書處理

B．選舉人民代表的工作 C．矯正工作偏差 D．提高工作效率

11．下列哪一項不是秘書部門檢查督辦工作的一般方法？（A）A．責令法 B．程序法 C．受權法 D．分層負責法

12、檢查督辦工作就是通過監(jiān)督、催促、檢查來克服決策實施過程中的（B）。

A．錯誤內容 B．偏差因素 C．失誤之處 D．疏忽只處 13．下列哪一項不是秘書檢查督辦工作程序的構成環(huán)節(jié)？（D）A．確定項目 B．檢查督辦 C．結果反饋 D．集體討論通過 14．秘書部門的檢查督辦，能及時準確地（C）檢查督辦的情況，有助于領導及時掌握信息，采取行動。A．了解 B．報告 C．反饋 D．傳達

15．溝通協(xié)調首先是（B）的職責范圍，但大量工作往往由秘書或秘書部門完成。

A．秘書 B．領導人 C．相關業(yè)務人員 D．機關工作人員 16．溝通協(xié)調是通過一定的途徑和方法，使具有明確分工的組織保持組織機能（D）的重要手段。

A．穩(wěn)定性 B．協(xié)調性 C．有效性 D．整體性

17．在實際工作中，差異性越大，失調越嚴重，協(xié)調的難度（C）。A ．不變 B．適中 C．越大 D．越小

18．（A）主要是依據決策，對本單位人力、為了、物力、財力進行統(tǒng)一支配，平衡安排。

A．業(yè)務協(xié)調 B．內部關系協(xié)調 C．業(yè)務協(xié)調 D．事務協(xié)調 19．(D）是秘書溝通協(xié)調工作的首要特點。A．有效性 B．中介性 C．服務性 D． 附屬性 20．（C）一般是領導人采用的協(xié)調方式。

A．漸變式協(xié)調B．突變式協(xié)調C．傳達命令式D．協(xié)商式協(xié)調 21．秘書部門的調研，用時一般在（A）

A．十天左右 B．三個月左 C．半年左右 D．一年左右 22．下列說法中，不屬于科學決策的一項是（D）A．一定要借助于“智囊團”的力量，發(fā)揮他們的輔助決策作用。B．一定要建立完整的決策系統(tǒng)和決策程序，不能隨心所欲。C．一定要進行決策論證和可行性研究。D．一定要有豐富的實踐經驗作為先導。

23．下列有關秘書調研的說法中不正確的一項是（D）A．注重積累，減少調研的“量”，即減少重復調研或臨時性調研的“量”。

B．科學決策的每個程序，都離不開秘書部門的調研。C．一般說來，秘書的調研總帶有一定的專題性，泛泛調查難有結果。

D．秘書的調研是為領導決策服務的，不可能定出一個明確的目的和項目。

24．在對農村的調研中，首先應該了解的主要一項是（B）A 種子土壤肥料 B 現(xiàn)行農業(yè)政策 C 農業(yè)機械化 D 農村的多種經營

25．在調研的準備階段，操作程序正確的一項是（C）A．明確目的，確定項目；掌握知識，收集資料；

組織力量，選配人員；制定計劃，擬出提綱

B．制定計劃，擬出提綱；明確目的，確定項目；

組織力量，選配人員；掌握知識，收集資料

C．明確目的，確定項目；掌握知識，收集資料；

制定計劃，擬出提綱；組織力量，選配人員

D．制定計劃，擬出提綱；明確目的，確定項目；

掌握知識，收集資料；組織力量，選配人員

26．下列調查方法不屬于非普遍調查的一項是（B）

A．重點調查 B．個別調查 C．典型調查 D．綜合調查

27．開調查會方式的優(yōu)點是（A）

A．對象集中 B．保密性強 C．無時空限制 D．數據確切

28．下列選項中，不屬于特爾斐方式特點的一項是（D）A．專家互不接觸 B．反復反饋 C．函詢形式 D．專家集體討論

29．不屬于收集書面材料的渠道的一項是（B）

A．互聯(lián)網

B．出版公司

C．圖書館

D．檔案庫

30．某市政府要制定五年發(fā)展規(guī)劃，宜采取的調查方法是（C）

A．典型調查 B．抽樣調查

C．綜合調查

D．重點調查

31．下列說法不正確的一項是（C）

A．在通常情況下，調查與研究是相互滲透的，呈交替、結合進行狀態(tài)。

B．要對調查所得到的材料站在較高的角度去“俯視”，而不能“陷入”材料中拔不出來。

C．在分析研究中，調查者對手中的材料，不能進行加工制作，應保證其完整性。

D．在調查之前、調查之中和調查之后，都有分析研究穿插其中，隨時思考，深化認識。

32．對分析研究要求做到“不唯上，不唯書，要唯實”，理解正確的一項是（D）

A．去掉上面的材料，去掉書上的材料，要實際材料。

B．不完全為了上級，不完全為了書本，要為了實際。

C．上級不是唯一的，書本不是唯一的，唯一是實際。

D.不一味地順從上級，不迷信書本，而要實事求是。

33．分析研究要判斷風險，理解有誤的一項是（D）

A．不能解放思想，研究的方案就會保守落后。

B．不能正視現(xiàn)實，就會導致盲目蠻干。

C．既要解放思想，又要腳踏實地。

D．寧可保守一點，也不要冒風險。

34．對定性定量分析法理解正確的一項是（A）

A．專家調查法是定性分析，統(tǒng)計調查法是定量分析。

B．專家調查法是定量分析，統(tǒng)計調查法是定性分析。

C．專家調查法和統(tǒng)計調查法都是定性分析。

D．專家調查法和統(tǒng)計調查法都是定量分析。

35．下列不宜運用抽樣調查方法的一項是（B）

A 民意測驗 B 案件調查 C 物價調查 D 收視率調查 36．按會期分，會議可分為（D）和不定期會議。

A．集中會議 B.綜合性會議 C.專題性會議 D.定期會議 37.按內容分，會議可分為（B）和專題會議。

A.集中會議 B.綜合性會議

C.電話會議 D.分散會議

38．按召開方式分，會議可分為集中會議和（D）。

A.電話會議 B.內部會議 C.機密會議 D.定期會議

39、曹操當魏王時，設（D），其職責是“典尚書奏事”。A、秘書監(jiān) B、秘書省 C、秘書丞 D、秘書令 40、目前世界上發(fā)達國家的辦公手段現(xiàn)代化已進入(C)階段。A、起始 B、發(fā)展 C、完善 D、成熟

41、近來興起的各級人民政府“電子政務”，更是秘書工作（B）的標志。

A、參謀職能化 B、管理科學化 C、辦公自動化 D、辦公手段現(xiàn)代化

42、（A）是領導活動的主體。

A、領導者 B、領導班子 C、作用客體 D、群眾

43、（A）是一定集體或集團利益的代表者，對群眾活動起著率領、引導、組織、指揮的作用。

A、領導者 B、領導班子 C、作用客體 D、群眾

44、（A）指領導者領導社會各組織實現(xiàn)其目標所提出的確定意見。

A、領導意圖 B、領導活動 C、領導班子 D、領導機關

45、從秘書工作本身的內容來看，秘書工作既有政務，又有事務，具有明顯的（A）。

A、綜合性 B、依附性 C、政策性 D、服務性

46、（C）的原則是秘書人員應具備的美德，也是處理好與領導關系的較關鍵的一條原則。

A、“職權劃分，單向請示” B、“按規(guī)章制度辦事” C、“不分親疏，一視同仁” D、“通報情況，維護團結” 47.秘書應主動適應領導人的工作特點和生活習慣，這是在秘書方面貫徹（D）的具體體現(xiàn)。A、思想體系一致原則

B、知識互補原則 C、相互信任原則

D、相互適應原則

48、企業(yè)中的各類發(fā)票屬于（B）信息。A、圖像 B、數據

C、文字

D、語言

49、市場信息屬于（C）信息。

A、圖像 B、文字 C、動態(tài) D、靜態(tài)

50、過時的信息相對來說價值就小，甚至毫無價值，這一點體現(xiàn)了信息的（A）特征。

A、時效性

B、無限性

C、開發(fā)性

D、共享性

51、（C）是決策的依據，也是必要條件。A、決策者

B、決策對象 C、信息

D、文件

52、（A）是收集、獲取信息的最基本方法。A、觀察法

B、問卷法

C、協(xié)調法 D、詢訪法

53、信息的（C）是整個信息工作的最后核心。A、收集

B、儲存

C、整理加工 D、利用

54、（D）是信息整理的最后步驟。A、篩選

B、校核

C、加工

D、編制

55、重要的信息資料一般采用(D)的方式傳遞。A、郵路傳遞 B、電信傳遞 C、新聞傳遞 D、直接送達

56、觀察法最顯著的特征是所獲取的信息具有（D）的特征。

A、準確性

B、真實性

C、可行性

D、直接性

57、收集簡單的、時間性強的信息，應采用（B）的方式為好。

A、面談詢訪 B、電話詢訪 C、書面詢訪 D、以上都不對

58、再快的信息也有滯后性，因此秘書工作須把握（B）原則。

A、追蹤原則 B、超前原則 C、選優(yōu)原則 D、以上都不是

59、對信息材料修飾潤色是屬于信息整理的（C）程序。A、篩選

B、校核

C、加工

D、編制

60、決策的科學性的高低，取決于（A）的正確程序。A、決策機制 B、決策經驗 C、決策條件 D、決策辦法 61、決策是面向未來的，面臨多種可能性，因此帶有（D）的特征。

A、目的性

B、創(chuàng)造性

C、選擇性

D、主觀性 62、決策的核心要素是（C）。

A、決策機制 B、決策對象 C、決策者

D、決策結果 63、（B）是指被決定的問題，是決策的基礎。A、決策機制 B、決策對象 C、決策者

D、決策結果 64、決策是人類社會特有的現(xiàn)象，是人類行為體系（B）中的一環(huán)。

A、單向循環(huán) B、雙向循環(huán) C、橫向循環(huán) D、順時針循環(huán) 65、狹義地講，決策指（D）的決定。

A、秘書人員 B、公關人員 C、調研人員 D、領導者 66、決策方案的選擇優(yōu)化過程中，較為科學的選擇方法是（A）。A、比較法

B、組合法

C、仿照法

D、推演法 67、秘書人員在決策中處于（C）的地位。A、主導

B、無

C、輔助

D、領導

68、秘書處于（A）部門，是領導的助手。A、中心樞紐 B、權力

C、協(xié)調

D、公關樞紐

二、多項選擇題： 1．秘書部門處在組織的中心位置，因此成為（ABCD）的咽喉。

A．上情下達

B．下情上報

C．溝通左右

D．聯(lián)系內外

2．秘書工作在領導活動中的（AC）作用有時是交叉或融合在一起的。

A.參謀 B．樞紐 C．助手

D．輔助協(xié)調

3、.秘書工作的“不管部”作用包括的內容有（ABCD）

A．圍繞中心工作產生的任務。

B．臨時發(fā)生的突擊任務。

C．帶全面性的任務或活動。

D．為領導服務的其他事項。4．下列屬于上級信息的是（ABD）

A．黨和國家的有關方針

B．有關的法令規(guī)定

C．所屬范圍內的重要工作進展情況 D．上級主管領導機關發(fā)布的指令性和法規(guī)性的公文

5．下列信息收集的渠道、方法中，屬于根據獲取信息的來源劃分的是（CD）

A．媒體渠道

B．信息網絡渠道 C．外部渠道 D．內部渠道 6．構成會議的要素有（AB）。

A.會議時間 B.會議議題 C.會議事件 D.會議結果

7．按規(guī)模分，會議可分為（CD）。

A.中央級 B.地方級 C.大型會議 D.中型會議 8．按功能分，會議可分為（BCD）。

A.專題性會議

B.信息交流會議

C.總結評比會議 D、研討會 9．發(fā)會議通知的書面方式有（ABC）

A．請柬 B．信函 C．電話 D．報紙 10．小型座談會中座位的擺法有（AB）

A．圓形 B．橢圓形 C．山字形 D．半圓形 11．確定會議場所的要求有（ABD）

A．大小適中 B．地點合適 C．人員集中 D．附屬設備齊全

12、秘書工作的基本屬性：（BCD）。

A、中介性 B、輔助性 C、政治性 D、服務性

13、秘書工作政治性主要體現(xiàn)在（BCD）A、輔助性 B、階級性 C、政策性 D、機要性

14、領導活動的要素一般可概括為（ABD）。

A、領導者

B、被領導者 C、領導活動 D、作用客體

15、領導意圖的產生是（ABCD）相結合的產物。A、馬克思普遍原理與各項具體管理實踐 B、上級指示與本組織的具體情況 C、領導與群眾的智慧

D、管理活動規(guī)律與相關業(yè)務規(guī)律

16、秘書部門處在組織的中心位置，因此成為（ABCD）的咽喉。

A、上情下達 B、下情上報 C、溝通左右 D、聯(lián)系左右

17、信息的主要特征（ABCD）。

A、開發(fā)性 B、共享性

C、無限性

D、時效性

18、秘書信息工作的基本要求有（ABCD)。A、準確

B、及時

C、全面

D、適用

19、信息成為信息資料的程序有（ABCD）階段。A、篩選

B、校核

C、加工

D、編制 20、我國具體的信息傳遞途徑有（ABCD）。

A、郵路傳遞 B、電信傳遞 C、新聞傳遞 D、直接送達

21、電信傳遞可以通過（ABCD）的方式傳遞。A、電話

B、網絡

C、電報 D、電傳

22、決策的基本特征有（ABCDE）。

A、目的性 B、創(chuàng)造性 C、選擇性 D、邊緣性 E、主觀性

23、決策方案在實施過程中會出現(xiàn)主客觀情況的變化，則追蹤決策也相應有變化的是（ABD）A、重大修正 B、局部調整 C、全盤否定 D、改變原方案

24、秘書輔助決策的類型有（ABCD），A、服務性 B、協(xié)助式 C、協(xié)調式 D、總結式

25、科學決策的一般程序可分為（ABCD）幾個階段。A、確定目標 B、設計方案 C、評價選優(yōu) D、實施反饋

26、科學決策必須具備的要素有（ABCD）

A、決策機制 B、決策對象 C、決策者

D、決策結果

三、判斷題（正確的打“√”，錯誤的打“×”）

1．為了維護公文的權威性并方便公文處理，國家規(guī)定了統(tǒng)一的公文格式。()2．為使上行文能及時得到處理應在文中多標注幾個主送機關。()3．公文所具有的法定現(xiàn)實執(zhí)行效用，是機關工作的唯一方式。()4．公文法定的權威性指對受文者產生強制性的影響。()5．不經簽發(fā)者同意，任何人不能改動公文定稿的內容。()6．主題詞的作用在于配合標題進一步簡要而精當地揭示公文的內容。()7．公文是運用形象思維方式表達作者意見的文體。()8．聯(lián)合行文時，有幾個機關就應該標注幾個發(fā)文字號.()9．公文的形成中間經過交擬、議擬、撰擬、審核、簽發(fā)、印制、用印，才能生效。()10．公文的成文日期是根據該稿完成的時間確定的。()11．與會者如果沒有接到按規(guī)定應發(fā)的通知，可以對會議未按照法定程序辦理提出訴訟()12．代表性會議一般是按照法定程序，定期召開的的會議.()13．小型茶話會應采用六角型或八角型布置。()14．粉紅、橙色、黃色色調莊重、典雅。比較適合于嚴肅的工作會議。()15．會見、會談時，一般主人在右，客人在左。()

16、在不同歷史時期，“秘書”一詞的含義是一樣的。（）

17、領導者的行為、活動是隨心所欲的。（）

18、參與決策是秘書的權力。（）

19、依附性在秘書活動中表現(xiàn)為服務性。（）

20、在社會主義市場經濟體制下，民營企業(yè)，個體老板與秘書之間的關系是主輔關系。（）

21、領導意圖是領導者工作意見總體表達的實質、目的、核心。（）

22、對于領導之間的分歧秘書應盡量予以緩和調解。（）

23、領導的層次越高，對信息綜合性的廣度要求也越高。（）

24、新聞發(fā)布會屬于信息資料的單向傳遞。（）

25、在決策實施中，秘書是重要的協(xié)調者。（）

四、填空題：

1．決策這一環(huán)節(jié)，上面連者（），下面接著（）。

2．科學決策最核心的問題，就是（），以進行最正確的領導和管理。

3．決策方案的設計必須堅持（）原則，運用系統(tǒng)的觀點，考慮到各種因素。

4．秘書在決策過程中，只能處于（）的地位，為決策者服務。

5、檢查督辦的目的在于解決實際問題，故其范圍的界定應（），不宜過寬，也不應過窄。

6．檢查督辦為決策的正確貫徹起（）作用，是推動各項決策順利實現(xiàn)的重要保證。

7．檢查督辦起到克服官僚主義、提高（）的作用。

8．檢查督辦可以運用（）、（）、（）等手段，有效地克服官僚主義，從而促進組織運行的高效率。

9．所謂偏差，就是處在一定（）在運動中出現(xiàn)的偏離規(guī)定方向和運動軌道的現(xiàn)象。

10．行為差，比較多見的有（）和（）兩種表現(xiàn)。

11．檢查督辦目的的明確性，有利于秘書部門確定檢查督辦的（）、（）和（），以便集中精力，及時準確地完成檢查督辦的任務。

12．程序法是檢查督辦最基本的方法，通常由（）、（）、（）三個環(huán)節(jié)構成。

13．溝通是信息的（），是手段，協(xié)調則是溝通的（），是結果。

14．協(xié)調就是使一系統(tǒng)內各相關的組織與個人的活動趨于（）與（）的一種控制，是一種行為。

15．所謂權益矛盾，主要是指各機構之間從（）、（）、（）角度所涉及的權利與義務之爭。

16．秘書只是協(xié)調領導做好協(xié)調工作，必須在協(xié)調中努力體現(xiàn)（）。

17．協(xié)調工作就是要針對變化著的環(huán)境條件作重新達到（）。

18．協(xié)調的目的是組織整體的（），因此，它需要（）服從（）。

19．秘書的溝通協(xié)調工作，也就是一種（）的過程。

20．變通淡化矛盾的手段，實際上是矛盾雙方自我失控后，秘書（）的協(xié)調。

21．公文是國家機關、社會團體、企事業(yè)單位和其他社會組織在（）活動中，為行使法定職權 所制作的文件。

22．交擬的重點在交代（）上，即行文目的、對象和指導思想等方面，而不只是（）的要求。

23．議擬是公文形成的（）階段，可分為三個步驟：領會領導意圖、（）、擬寫提綱。24．簽發(fā)的權限，是指機關領導人簽發(fā)文件的（）與（）。

25．公文的校對一般應經過（）、二校、三校和（）、看大樣、簽名付印、復查等程序。

26、秘書部門了解和掌握信息資料主要有兩條途徑，一是依靠（）；一是（）。

27、信息與情況的區(qū)別是：信息是事物運動狀態(tài)的（）；情況是事物運動的（）。

28．在決策過程中，各級領導迫切需要解決的問題是變（）決策為（）決策。

29．在調查的準備階段，首先要解決的問題是明確（），確定（）。

30．秘書的調查研究，主要有（）型調研和（）型調研兩種。

31、一般說來，調查的方法可分為（）和（）兩大類。

32．按照規(guī)定的（），對所有的調查對象進行全面調查，簡稱為（）。

33．問卷調查是以（）形式提出若干（）的問題來詢問對象，讓詢問對象填寫。

34．統(tǒng)計調查偏重于分析，其優(yōu)點是使調查（）定量（）。

35．調查是研究的（），研究是調查的（）。

36．分析研究時，要把（）的堅定性與（）的靈活性結合起來。

37．在運用聯(lián)系對比分析法時，通常用（）比較法肯定成績，用（）比較法找出差距。

38．定性分析法也叫作（），主要是從分析對象的（）出發(fā)，研究其未來的變化。39．分析研究的過程，就是對材料去粗取精，（）、（）、由表及里。

五、問答題：

1、“有困難，找市長”與“有困難，找市場”各屬于什么時期的領導活動？市長的作用能否完全被市場取代？為什么？

答： “有困難，找市長”屬于計劃經濟時期的領導活動；“有困難，找市場”屬于市場經濟時期的領導活動。市長的作用不能完全被市場取代，因為市長作用的核心是決策，而市場作用的核心是控制，是領導活動的體現(xiàn)。

2、什么是信息處理？它包括哪幾部分？

答：（1）信息處理是指對收集到的原始信息在數量上加以濃縮，在質量上加以提高，在形式上加以變化，使之便于儲存和傳遞，亦即去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里的制作改造過程。

（2）篩選；校核；加工；編制。

3、秘書和秘書部門在輔佐領導決策的過程中，怎樣準確領會領導意圖？

答： 秘書和秘書部門要善于領會領導意圖，除正確理解領導的明確意見和指示外，主要靠秘書平時的積極思考，如“假若我是領導該怎樣處理這個問題”、“領導平時處理這類問題主要采用什么方法“等，同時留心觀察領導者的一言行，一舉一動，仔細聆聽領導者在會議上和非正式場合講話中對某些問題的態(tài)度和看法，來領會領導的意圖。秘書和秘書部門在輔助決策時要求領會領導意圖，絕不是無原則地、盲目地去揣摩領導的心理，察言觀色，見風使舵，按照領導的“口味”去出主意，提建議，這樣的“參謀”有百害而無一益。秘書和秘書部門不應該迎合領導者片面的或錯誤的決斷，為維護小集體利益而損害國家和人民的利益；更不能為了個人的私利而領導出“餿主意”，而應該成為領導的諍友，堅持黨性原則，大公無私，這樣才能正常、有效地發(fā)揮參謀作用。

4、簡述我國秘書工作的發(fā)展趨勢？（5分）

答：（1）參謀智能化趨勢；（2）秘書工作管理科學化趨勢；（3）辦公手段現(xiàn)代化趨勢；

5、簡述秘書工作在領導活動中的作用？（5分）

答：（1）樞紐作用；（2）助手作用；（3）參謀作用；（4）輔助協(xié)調作用

（5）“不管部”作用；（6）“窗口”作用。

6、為什么說貫徹領導意圖是秘書工作的核心？

答： 領導意圖指領導者（領導人、領導班子、領導機關）領導社會組織實現(xiàn)目標所提出的確定意見。秘書人員是領導的助手和秘書職能實際上是領導人腦力和體能的補充和延伸，這就決定了秘書的職能活動要以領導意圖為轉移，其基點在于隨時正確地領會掌握領導的工作意圖，嚴格遵循、圍繞領導工作意圖，通過自己的調查研究、提供信息、參謀建議、撰寫公文、協(xié)調處事、接待交往等職能活動，輔助領導工作，體現(xiàn)、貫徹領導意圖。由此可見，貫徹領導意圖是秘書工作的核心。

7、科學決策的一般程序是什么？（5分）

答：（1）調查研究、發(fā)現(xiàn)問題；（2）價值分析、確定目標；（3）判斷推理、擬定方案；（4）風險預測、比較論證；（5）可行性分析、局部試行；（6）效用分析、追蹤調查；（7）制定計劃；普遍實施。

六、論述題：

1、秘書應如何與領導處好關系，這是每一個秘書從業(yè)人員十分關心并力求解決好的問題。試結合我國社會主義市場經濟體制下，秘書與領導者關系的不同類型，談談你的看法。

答：（要點）

我國社會主義市場經濟體制下，多種經濟成分并存，秘書與領導者關系的類型歸納起來有：

（1）黨政機關、國家企事業(yè)單位，領導與秘書的關系可歸納為以下三點：

? 在組織上是上下級關系，秘書要遵守組織紀律，嚴格維護領導的權威，為領導提供各方面良好的服務。

? 在工作上是同志關系，不是主仆關系，無貴賤之分，只有分工不同，都是為人民服務。因此，秘書與領導人在人格上是平等的，不必卑躬屈膝，惟命是從。

? 在職能上是主輔關系，秘書協(xié)助領導工作，不能越俎代庖，但“寸有所長，尺有所短”，領導與秘書應當相互信任，相互支持，相互關心，相互補償

（2）民營企業(yè)、個體老板與其秘書之間的關系是雇傭關系。在不違法違紀的前提下，秘書要絕對按經理、老板的意圖辦事。

2、秘書人員與具體的領導人應怎樣相處？

答： 秘書如何處理好同具體領導人的關系，首先要明確秘書與領導人（指直接服務對象）之間是一種工作關系。這種工作關系，在職能上，秘書要為領導人服務，即做領導人工作上的助手和參謀，具體任務就是辦文、辦會和辦其他的事；在組織上，秘書與領導人是上下級關系，領導人領導秘書，秘書執(zhí)行領導人的指令。基于此，秘書與具體的領導人在相處時，應遵循以下四條原則：（1）思想體系一致的原則（2）知識互補的原則（3）相互信任的原則（4）相互適應的原則

七、案例分析題：

1、某公司王秘書從媒體上獲知我國數處發(fā)生森林大火的信息，預測我國木材、紙張將大幅漲價，便建議公司大批購進紙張庫存起來，不久公司贏利 10 萬元。其后，他了解到在一次全國訂貨會上，傳出機電產品從過去供不應求轉到了供過于求的市場信息，于是建議公司加速銷售庫存機電產品，并對該類商品實行限購方針。此舉使公司加速了資金周轉，提高了經濟效益。王秘書也被員工們稱為“神算子”。

請結合秘書的信息工作對以上案例作出分析。

答：

信息是企業(yè)的命脈之一，這就要求企業(yè)秘書必須具有對信息的特殊敏感性，善于通過各種渠道發(fā)現(xiàn)有價值的信息，并能敏銳地掂量出它的重要意義，及時捕捉，向領導提供“預測性”信息。

以上案例中的王秘書之所以被員工們稱為“神算子”，是因為他在實際工作中處處留心有價值的信息，并及時向公司提出建議，從而讓信息產生了巨大的經濟效益。

王秘書的這種對信息的超前預測，從秘書信息工作的特點來說，具有針對性和時效性；從秘書信息工作的原則來看，他把握了超前原則和選優(yōu)原則；從秘書信息工作的基本要求來說，符合“準確、及時、適用”的要求。

2、7 月 6 日上午 9：00，樂樂商場的秘書小唐收到了一份來自西班牙國際商業(yè)雜志社寄來 的通知，內容是讓樂樂商場派人去西班牙領取“國際優(yōu)質服務和質量獎”。小唐迅速將此事報告了商場總經理吳名。吳名遂決定親自去西班牙領獎，并讓小唐負責安排籌措外匯、打點行裝的事情。10：15，小唐又收到某公司送來的新款彩電樣品，但該彩電的質量標準和有關技術指數卻沒有送來。針對此情況，小唐立即達電話向該公司索要了相關資料。11：00，一條“美國開發(fā)了用基因工程菌處理海上石油污染”的信息被送到了小唐的辦公桌上。小唐覺得該信息對商場沒多大意義，便沒有保留。7 月 8 日上午，總經理吳名去西班牙領獎的準備工作已基本就緒。恰在此時，小唐又在《國際商報》上看到一條消息：西班牙國際雜志社是專門靠頒發(fā)優(yōu)質服務和質量獎而牟利的，這種獎既無影響，也沒有什么意義。她急忙向總經理報告了這 一消息，并建議取消去西班牙領獎的活動安排。建議最為總經理接納，避免了不必要的經濟損失。下午，小唐在另外一份報紙上看到一則《把假冒偽劣商品拒之門外，宜興虹橋商場零售居全國前列》的信息，感觸很深，遂根據本商場的實際情況，草擬了幾點建議，并將這些建議送交給總經理吳名。三日后，吳名總經理作出決定，全面實施小唐秘書的建議。之后的幾個月，商場的經濟效益迅速好轉。為此，吳名總經理當眾嘉獎了小唐。

請問：

（1）在上述事例中，小唐遵循了哪幾道信息整理的基本程序？

答：在上述事例中，小唐遵循了信息整理的篩選、校核、加工等基本程序。

（2）小唐在遵循這些基本程序的過程中，具體做了哪些信息整理工作？她為什么要這么做？

答：小唐在遵循這些基本程序的過程中，具體做的信息整理工作有：當小唐收到一份來自西班牙國際商業(yè)雜志社寄來的讓樂樂商場派人去西班牙領取“國際優(yōu)質服務和質量獎”的通知時，她迅速將此事報告了商場總經理吳名，因為小唐認為此信息與樂樂商場有關。

小唐又收到某公司送來的新款彩電樣品，但該彩電的質量標準和有關技術指數卻沒有送來。針對此情況，小唐立即達電話向該公司索要了相關資料。當一條“美國開發(fā)了用基因工程菌處理海上石油污染”的信息被送到了小唐的辦公桌上時，小唐覺得該信息對商場沒多大意義，便沒有保留，這實際上是小唐對信息的的篩選；當小唐又在《國際商報》上看到一條“西班牙國際雜志社是專門靠頒發(fā)優(yōu)質服務和質量獎而牟利”的消息后，她急忙向總經理報告了這一消息，并建議取消去西班牙領獎的活動安排，此建議被總經理采納，這是小唐對信息的價值進行了校核，從而避免了不必要的經濟損失；小唐在另外一份報紙上看到一則《把假冒偽劣商品拒之門外，宜興虹橋商場零售居全國前列》的信息時，認為很有價值，遂根據本商場的實際情況，草擬了幾點建議，并將這些建議送交給總經理吳名，這是小唐對信息的加工。

（3）通過上述事例，請你談一談信息整理工作對企業(yè)的生存和發(fā)展具有怎樣的重要意義？

答：通過上述事例，我們可以看出，信息整理工作對企業(yè)的生存和發(fā)展具有重要意義，信息整理工作做得好，能讓企業(yè)及時把握好商機，獲得巨大的經濟效益；同時在關鍵時刻，還可以讓企業(yè)減少一些不必要的損失。

3、一 張 紙 條

某年七月，洪峰多次襲擊 C 市，該市從領導到群眾都處于高度緊張、高度戒備狀態(tài)。某日，防汛總指揮部的電話鈴響了；長生橋附近的“巴耳垸”決口！接到報警，指揮部立即調兵遣將，奔赴現(xiàn)場。來到現(xiàn)場，只見大堤內的“子堤”被河水撕開一丈多寬的口子，決口處洪水垂直落差近三米。見到這種情形，指揮長焦急萬分，趕緊指揮搶險隊伍用草袋灌土堵口。但是裝滿土的草袋一丟進決口就被湍急的洪水沖走了；后來指揮長采納一位老同志的建議，將裝滿大米的麻袋投入決口，想通過大米膨脹來堵住決口，也未奏效。眼看著一包包雪白的大米扔進水里，秘書小胡悄悄地塞給指揮長一張紙條，上面寫著“該'巴耳垸'面積十五畝，去年早稻總產量八千四百多斤；該段大堤通過整治已達五十年一遇防洪工程標準。”看完這個紙條，指揮長立即下令：“停止堵口”。聽到命令，大家愕然。指揮長才慢慢道了原委。原來，投入水中用來堵口的大米已遠遠超過該垸去年的早稻總產量，而且“巴耳垸”的決口并不會影響大堤的安危。事后，在抗洪搶險表彰大會上，胡秘書因參謀有方，得到了重獎。

答： 當秘書發(fā)現(xiàn)領導的決策出現(xiàn)偏差以后，如何處置？除了胡秘書的方式，還可設想出若干其他方式：

（1）直截了當地向領導進言，要求領導下達停止堵口的命令；

（2）按照層次管理的原則，由秘書向辦公室負責人反映；

（3）作壁上觀，認為秘書只管服務，決策是領導者的事，“翻船了我是拉纖的，起火了我是住店的”。三種方式，哪種恰當呢？

我們認為，上述處置方式均有不妥之處。

（1）方式一盡管出發(fā)點是好的，但超越了秘書的服務職能，干擾甚至包辦了領導的決策，特別是在公眾場合采用當場直言的激烈方式，領導者的威信將受到嚴重傷害，即使是正確的意見，也令人難以接受；

（2）方式二在一般情況下可以采取，但在抗洪搶險的緊急情況下，特別是當一包包大米無謂地扔到水中的時候，如果還是按部就班、逐級反映，則會貽誤時機。

（3）方式三則是一種缺乏事業(yè)心和責任感的表現(xiàn)，沒有很好地履行秘書參謀職能。秘書小胡采用遞紙條介紹情況的做法是比較得體的：第一，及時地為領導決策提供情況，體現(xiàn)了秘書的服務職能；第二，提供的情況包含“停止堵口”的潛臺詞，體現(xiàn)了秘書的參謀取職能；第三，“停止堵口”的命令讓指揮長下達，理由讓指揮長向周圍的人們說明，既維護了領導的尊嚴，又符合秘書工作從屬性的特點，領導和秘書都不失其身份。

4、小孫從大學中文系畢業(yè)應聘到某機關擔任秘書，自恃在大學時曾經在校刊上經常發(fā)表一些詩歌和散文，心里想在機關里寫這些四平八穩(wěn)的公文應該是一點不費力的事。一次，機關領導分配給小孫一項任務，寫一份在某地農村實行退耕還林、發(fā)展果林經濟的實施意見，并交代了機關領導對這一問題的指導性意見，還要求小孫到該地進行實地的調查。小孫接受了任務，花了一天的時間，到該地走馬觀花地看了一下，當地的農林負責人也向小孫吹噓了本地多種經營的“成功經驗”。回到機關之后，小孫就黨和國家的農業(yè)政策、國內外的農林現(xiàn)狀進行一番觀照，富于激情地描繪了實行退耕還林后的美好圖景，文章寫得得心應手。可是，當領導將這篇文章看到一半，就提出了否定的意見，并要小孫回去后能看一看有關秘書公文寫作的書籍，向有經驗的“老秘書”請教，并作深入的調查，寫出一篇有分量、有實際內容的實施意見來。小孫按領導的要求，認真地學習，虛心地請教，深入地調查，沒過多久，一篇 8000 多字的實施意見獲得了領導的審核通過。

（1）在這個案例中，小孫的第一稿為什么遭到領導的否定？

在第一稿中，小孫沒有搞清公文寫作與文學創(chuàng)作的區(qū)別。公文是一種特殊的文章，寫作過程中，除了要遵循文章寫作通則以外，還必須遵循一些特殊要求，如符合客觀實際，實事求是，講求實效；用語要嚴謹莊重，平實得體等。

（2）領導為什么還要小孫再去作一次調查？

第一次調查中，小孫只是走馬觀花地看了一下，并未了解到實際情況。這對公文的制作不僅沒有好處，反而還有壞處，因為虛假不實的材料寫進公文，會給工作帶來誤導。領導要求小孫深入調查，就是要了解實際情況，掌握第一手材料，為擬稿奠定基礎。

5、小王是××區(qū)教育局辦公室的文書，平時辦事很得領導的信任，只是在公文寫作上不太用心去考究，認為基層單位的行文，只要把意思表達清楚就可以了，大可不必去講究公文的程式，結果常常在工作中出些小麻煩。一次，教育局為了深化教育改革，決定將局下屬的校辦企業(yè)管理科更名為校辦工業(yè)公司，局領導要小王向上級擬寫一份請示。小王是這樣寫的：

關于××區(qū)教育局校辦企業(yè)管理科更名的請示報告

××區(qū)委、區(qū)政府、區(qū)經委：

經局務會議討論通過，決定將局校辦企業(yè)管理科更名為××區(qū)校辦工業(yè)公司，原該科科長劉××同志任總經理。

以上請求如無不當，請即批復。

××區(qū)教育局

2005 年 5 月 15 日

這份請示送出之后，很快被退回。你能找出它的毛病嗎？從中能得到什么啟示？（1）這份請示至少有以下幾個錯誤：標題的單位與事由雜糅；生造文種；多頭主送；請示平級；結尾不合作者本意，表達有誤。

（2）由該案例可以看出，即使是基層單位的文秘人員，也必須嚴格地遵循公文的辦文規(guī)范。因為正確遵循公文的撰擬和規(guī)范地處理公文，有利于加強對公文的傳遞過程的控制，確保公文傳遞的快捷、準確、有效，有利于機關正常工作的開展，提高行政辦事效率。

6、我們黨歷來重視調查研究工作，歷代黨的領導人都在不斷地強調調查研究，并且以身作則。毛澤東同志早年就深入農村，了解農民的社會經濟狀況，積累了大量的革命經驗，為領導中國革命奠定了基礎；解放后，他非常重視秘書人員的調查研究工作，親自向身邊的秘書人員壓擔子、分任務，要求秘書人員到全國各地進行調查。他曾為秘書人員制定了五條守則，即一要保密，二要不擺架子，三要宣傳，四要提高警惕，五要調查研究，說明了他對秘書人員進行調查研究工作的重視。鄧小平、江澤民、胡錦濤等中央領導人也是非常重視機關工作人員的調查研究工作，并經常率領有關人員深入全國各地進行調查研究，了解人民群眾的生活疾苦和各項政策的貫徹情況。在 2003 年的“非典”、2004 年初的“高致病性禽流感”流行期間，中央領導冒著生命危險，深入疫區(qū)進行調查研究，解決實際問題，鼓舞了廣大人民群眾和疫情作斗爭的積極性。這些都可以從中看出，作為機關工作人員，尤其是黨政機關的秘書人員，調查研究是一項非常重要的基礎性工作，我們必須引起高度重視。

問題 1：毛澤東同志早年是這樣進行調查研究的？提出了什么著名論斷？

毛澤東同志在土地革命時期，深入江西農村進行社會調查，了解農民的社會經濟狀況，寫下了《中國社會各階層分析》等著作，并提出了“沒有調查就沒有發(fā)言權”的著名論斷。

問題 2：在新時期，中央領導人在調查研究方面起了怎樣的表率作用？

分析：在新時期，鄧小平、江澤民、胡錦濤等中央領導人也是非常重視機關工作人員的調查研究工作，并經常率領有關人員深入全國各地進行調查研究，了解人民群眾的生活疾苦和各項政策的貫徹情況。甚至冒著生命危險，到抗洪搶險第一線或深入疫區(qū)進行調查研究，了解情況，解決實際問題，也為制定黨和政府的各項方針政策奠定了事實基礎。

7、2005 年夏，安徽省合肥市在全市范圍內掀起了一場拆除違章建設的熱潮，引起了社會各界的關注。合肥市政府組織調查人員對該市市民、部分企業(yè)和政府部門進行了調查，結果表明，市民、企業(yè)和政府多持支持態(tài)度，并希望政府把拆違活動進行到底。調查人員對合肥城區(qū) 80 戶居民進行了電話、街訪調查，97%的市民知道合肥市的這次拆違工作，87%的被調查者表示會積極響應市政府的號召。在問及“這次拆違工作政府安排的進度是否合理”時，93%的被訪市民認為比較合理；72%的市民建議拆違后要加大執(zhí)法力度；17%的市民認為 搞好拆違前的宣傳教育、說服引導很有必要；45%的市民認為監(jiān)督員是鞏固拆違成果的好方法。調查人員對該是 15 家企業(yè)的負責人進行了問卷調查。結果發(fā)現(xiàn)，所有的企業(yè)家都采取了積極響應的態(tài)度，在企業(yè)內部召開拆違動員大會，宣讀市政府文件，做職工的思想教育工作。為了配合這次拆違行動，60%的企業(yè)已經自拆了各自的違章建筑。在調查中，各區(qū)政府、街道就怎樣保持政策的連續(xù)性，今后更加規(guī)范搞好市政建設等問題，希望市政府通過調查研究，加強政策研究，盡快出臺拆違細則，使今后的現(xiàn)代化大城市建設有章可循。

問題 1：調查人員采用了哪些調查方式？

分析：調查人員根據調查對象的不同，分別采取了不同的調查方式：對居民采用電話、街訪的形式；對企業(yè)負責人則采用問卷調查的方式。

問題 2：主要采用了什么調查方法？

分析：主要采用重點調查的方法。在全市范圍內，調查人員選取市民、企業(yè)和基層政府三個調查對象，都是與拆違工作有密切聯(lián)系的重點，從他們的表述中所得到的信息，是能夠較為準確地反映市民對拆違工作的態(tài)度，并為今后這項工作的可行性研究及新政出臺打下基礎。

8、一些秘書人員搞調研，連最基本的調查方式都不懂，有的先給農民群眾講一通大道理，有的“東一鎯頭西一棒槌，還有的和農民聊些無關正題、無關緊要的話題，不知道從什么地方去引導農民講真話、講實話。結果，大道理把農民嚇住了，問到什么話，回答都是”黨的政策好啊“"感謝黨！感謝政府”“好得很嘛” “那上級關心的很嘛”等等，聽不到實話，得不到收獲，所收集的都是一些廉價的“贊揚聲”。你問不到點子上，農民也答不到點子上，你問人家家里幾口人，人家就告訴你幾口人，養(yǎng)了幾只羊，就答幾只羊，問話的人感到沒趣，答的人也感到你無聊，甚至有些東拉西扯，再加上有的調查人員不會轉移話題，訪談進入死胡同，這樣當然收集不到什么好的材料了。還有的秘書在調查前不列提綱，不做調查準備，不閱讀相關背景材料，在基層跑了幾天，回來后發(fā)現(xiàn)還有些要用的東西沒調查清楚。秘書人員應該學習和掌握調查研究的一般常識，如調查的重點是什么？目的是什么？怎樣問話？怎樣引導？怎樣啟發(fā)被調查對象說真話、說實話？凡此種種，都要靠秘書人員實地體察，摸索出一套調查研究的“絕活”來。

問題 1：秘書在調查訪談中，應當做到哪些？

分析：（1）應當有眼睛向下的虛心態(tài)度，與老百姓做朋友，拉近與訪談者的距離；（2）要有靈活的訪談技巧，引導對象說實話、說真話，提供有價值的材料。

問題 2：文秘人員如何做好調查前的準備工作？

分析：（1）明確目的，確定項目。（2）掌握相關知識，收集有關資料。

（3）制定計劃，擬出提綱。

8、天地公司李經理要求公司張秘書將全國同行業(yè)中十大公司最近五年內每年的營業(yè)額、利潤指標、資金周轉率等準確數據整理好，下班前交到經理辦公室，明天開會使用。下班前一小時，張秘書將從雜志、網絡、報紙上辛苦收集來的有關十大公司最近五年的所有信息都復印和打印好，把將近百頁的材料擺到了李經理面前。李經理翻看后，生氣地叫張秘書重做。

問：請你從信息的角度分析，李經理為什么會生氣？張秘書應該怎樣做好這項工作？

（1）張秘書的信息工作做得很好、很仔細，但他沒有對收集的信息進行整理加工，只是把信息羅列簡單地起來，內容多、數量大等，領導當然不滿意。

（2）張秘書應該：首先，篩選信息；其次，要校核；接著進行加工；然后進行編制；最好是對所有信息按照一定的規(guī)律性制成圖表，使人一目了然，便于利用。

．、

第二篇：秘書資格復習題

秘

書

—國家職業(yè)資格培訓（四級秘書）

哈爾濱廣播電視大學

邵英民

E-mail:sym@mail.hrbopenu.com

TEL:53623830

2010年3月 導

語

1、辦公室工作： 上情下達、下情上達，溝通上下、協(xié)調左右、聯(lián)系內外。

是行政綜合部門（參謀部、不管部），其主要職能是：聯(lián)系、協(xié)調、溝通、服務。

2、秘書工作：參與政務、管理事務。

總體可概括為： 辦會、辦事、辦文。

3、秘書人員素質：三能—能干、能寫、能說

四勤—腦勤、手勤、眼勤、腿勤

第一章

會議管理

提要

學習內容主要是會前籌備、會中服務和會后總結三部分。通過本章學習使秘書人員明白在會議各階段應當完成的工作，掌握協(xié)助領導開好會議的方法與技巧。

第一節(jié)

會前籌備

一、學會擬定會議議程、日程

（一）基礎知識

1、會議議程

是為完成議題而作出的會議順序計劃，即會議要討論、解決問題的統(tǒng)一安排。

第一節(jié)

會前籌備

（1）小型會議議程

主持人宣布開會，領導講話（報告），會議發(fā)言討論，會議總結，宣布散會。

（2）大、中型會議議程

開幕式，領導和來賓致詞，領導作報告，分組討論，大會發(fā)言，參觀或其他活動，宣讀決議，閉幕式。

2、會議日程

是根據會議議程每天作出的具體安排。它是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據。第一節(jié)

會前籌備

3、議程和日程的作用

掌握會議的議題和進程，了解會議的計劃和信息；是加強溝通的平臺，是加強管理的工具。

（二）案例分析（見p2-3）

（三）工作程序

1、議程的制定

（1）會議目標和參加者

要明確會議的目的和出席會議者。

（2）安排各議程事項的時間

一是按照議題的 會前籌備

的重、急，輕、緩安排會序。二是將議題的預計處理時間標明。

（3）與會者要明確每一項議程

2、會議日程的編制

一是遵循慣例；二是靈活掌握；三是分清主次。

（四）注意事項

1、議程和日程的區(qū)別

議程是對會議要通過的文件，要解決的問題的概略安排。日程是會議在一定時間內的具體安排。

2、正確處理會議臨時動議。會 前 籌 備

（五）相關鏈接—P7 議程、日程樣式

二、掌握會議地點的備選

（一）基礎知識

1、如何選會議地點

交通便利、規(guī)格相宜、會場及設備良好、價格合理適中

2、會議賓館酒店的劃分

星級、類型、功能、地點

（二）案例分析P11

（三）工作程序

按會議目的和規(guī)格選會場

會 前 籌 備

事前踩點比較

簽訂預約合同（訂金）

（四）注意事項

一是注意收集會議場地的信息 ；二是要實地考察會議場地。

三、布置會場和安排座次

（一）基礎知識

1、會場

徽標、會標、布局裝飾

集中舒適、方便安全

2、座次

領導座次、會議代表座次、其他人員座次（如來賓座席、媒體記者、工作人員）

會 前 籌 備

（1）主席臺座次。按職務的高低和選舉的結果依次安排座次，職務最高者居中，然后按先左后右，由前至后的順序依次排列。

（2）主持人座席。主持人有時需在前排邊座就座，有時可按職務順序就座。

（3）名簽擺放。在每個座位的左側放置領導或會議代表姓名臺簽。（水杯、面巾放在右側）

（4）其他人員座次。

（二）相關鏈接 會 前 籌 備

1、會場布局類型。P18-19

2、會場座席的區(qū)劃。

四、發(fā)布會議信息

1、會議信息主要內容。

（1）會議信息。會議報名的時間、地點，參會費用，會務聯(lián)系人及電話，會議報道及議程、日程等；

（2）與會者的信息。出席人員姓名、單位、職務，往返時間及航班車次，參會材料等；

會 前 籌 備

（3）會議宣傳報道及交流內容。新聞發(fā)布、媒體報道、交流材料、會議紀要、會議決議等。

五、會議食宿安排

1、會議的餐飲安排

（1）餐飲標準和預算。

（2）就餐方式。以自助為主，桌餐為輔。

（3）確定食譜、菜譜。

（4）會中的茶歇。高規(guī)格的會議要安排茶歇。會 前 籌 備

2、會議住宿安排

（1）原則：安全、舒適、便捷。

（2）提前制定住宿房間安排表（方案）。

（3）需要考慮的情況。價格標準、樓層朝向、領導和重要來賓、老弱婦幼、民族等。

六、邀請會議嘉賓

1、邀請原則：上級領導、相關客戶、關系緊密者等。

（1）確定嘉賓名單。會 前 籌 備

（2）會前發(fā)正式邀請函。

（3）嘉賓人數的把握。

2、嘉賓的接待

（1）接待原則。對等接待，按接待規(guī)格“迎來送往”；熱情周到，細致得體，有禮有度。

（2）接站。人員安排和車輛安排。

（3）具體接待工作。體現(xiàn)出嘉賓的規(guī)格和待遇。

七、會議的資料準備

1、會議資料

（1）會務資料。會務手冊、接送站表、用餐表、分組討論表、會務聯(lián)系電話等 會 前 籌 備

（2）會議代表資料袋。會議指南、會議材料、分組名單、代表證、文具、用餐券等。

2、會議用品。會場設備檢查、燈光電氣、多媒體儀器等。

八、安排會議禮儀服務

1、會議通用禮儀：文書禮儀、迎送禮儀、參會禮儀、服務禮儀

2、主持人禮儀、與會者禮儀、九、會議常用設備檢查

全權委托會場提供方負責，保證設備、音響正常。

會 前 籌 備

小結

１、上情下達，下情上達，溝通左右，聯(lián)系內外

２、腦勤、手勤、眼勤、腿勤

3、關鍵詞：世事洞明皆學問，人情練達即文章

在生活中學會學習，在學習中學會生存

秘

書

—國家職業(yè)資格四級

哈爾濱廣播電視大學

邵英民

E-mail:sym@mail.hrbopenu.com TEL:53623830

2010年3月

第二節(jié)

會中服務

會議過程中的服務：會議值班、接待新聞媒體、會議記錄、收集意見建議、印發(fā)會議簡報、會議合影等等。

一、會議值班

１、會議值班的內容

（１）電話記錄。記錄來電時間、來電單位、來電人員姓名、來電內容。

（２）接待記錄。記錄來訪人員姓名、單位、事由。第二節(jié)

會中服務

（３）填寫值班日記。綜合前兩項的內容記要點。（４）作好信息傳遞。重要事項要迅速報告。

２、案例分析 Ｐ４３

３、編制會議值班表

二、接待采訪會議的新聞媒體

１、接待媒體采訪的基本原則。客觀、事實求是 第二節(jié)

會中服務

、會議內容的保密度的把握，做到內外有別、會議報道的主要提法和觀點要報經領導審定、宣傳口徑，報道角度及內容，新聞稿要認真準備，主動配合。

２、接待采訪的工作內容

（１）由秘書撰寫新聞稿件，經領導審閱后，送媒體發(fā)表。

（２）邀請有關報社、電臺、電視臺記者到會采訪、報道。第二節(jié)

會中服務

三、安排會議討論、茶歇、代表合影等

１、安排好分組討論，收集并反饋意見。

２、重要會議安排茶歇。

３、會中在恰當時間安排會議代表合影。

４、注意編制會議通訊錄。

四、做好會議記錄和簡報工作

１、會議記錄

會議記錄的結構：標題+正文+尾部 第二節(jié)

會中服務

標題。常用的即是文種—會議記錄；

另一種是會議名稱+文種

正文。開頭+主體+結尾

開頭：會議名稱、地點、主持人、參加人，出、缺席情況，記錄人等。

主體：會議議題，發(fā)言人發(fā)言內容，會議決議，表決方式及結果。

結尾：會議結束，散會時間。

尾部。主持人、記錄人簽字。第二節(jié)

會中服務

２、會議簡報

會議簡報的內容。反映會議實際情況，交流會議經驗，溝通會議信息。

會議簡報結構：報頭+報核+報尾

會議簡報的標題應簡明、準確、醒目、靈活。

其開頭多用敘述式和結論式，主體部分要突出會議的主要精神和會議決定，內容要單一精練。

小

結

小結

１、會中服務。值班、接待、會議記錄

２、注重：溝通、聯(lián)系、協(xié)調、服務

３、關鍵詞：完善自我、超越自我第三節(jié) 會后落實

要點：

會后文件的收集、整理、立卷歸檔，會議紀要，會議經費的結算，會議決議的催辦等。

一、會議文件資料收集整理

1、會議文件立卷歸檔范圍

會議相關的正式文件資料。議程、日程和會議程序，出席、列席及分組名單，會議通知、電話記錄等，領導報告（講話）、會議記錄、發(fā)言稿、簡報、會議紀要等，會議總結、與會代表名冊、通訊錄、會議音像資料等。會后落實

2、會議文件立卷

收集資料，對資料進行甄別整理，分類歸卷，案卷的編目歸檔。

二、會議紀要

1、會議紀要的編寫

會議紀要

是記載和傳達會議情況及其議定事項的書面材料。是在會議記錄的基礎上，分析、綜合、提煉而成會議材料。

紀要的作用

一是對上匯報工作；二是對下指導工作。會后落實

（1）會議紀要的種類

辦公會議紀要，工作會議紀要，協(xié)調會議紀要，研討會議紀要等。

（2）會議紀要的內容

一是對會議情況的簡述，如會議的目的、時間、地點、與會人員、會議討論的問題及會議成果；

二是對會議主要精神的闡述，這是會議紀要的主體部分。

（3）會議紀要的起草及要求 會后落實

會議紀要是會議的正式文件，內容要求簡明扼要、觀點鮮明、重點突出。

一是實事求是，注重實際；

二是集中概括，提煉歸納；

三是條理清晰，一目了然。

三、會議經費結算及方法

1、會議經費的結算

會議經費的結算依據是會前經費預算及開支預算。會議結束后，秘書和會務人員應按照領導審定的預算進行結算，超過預算指標，又無正當理由 會后落實

由的不予報銷。

2、會議成本（核算）

會議成本主要指直接經費支出。

會議的直接費用=會場租用及布置費+設備租用費+郵電通訊費+培訓費+交通參觀費+食宿費+資料費+宣傳公關費+紀念品+其他符合規(guī)定的支出費用（10項）

3、會議財務管理原則

一是遵守制度，嚴格手續(xù)；

二是量入為出，收支平衡；

三是精打細算，厲行節(jié)約。

會后落實

小結:

1、會后落實。會議文件的整理歸檔；

2、會議紀要。會議紀要的起草；

3、關鍵詞：智商、情商、財商的培養(yǎng)與鍛煉。秘

書

—國家職業(yè)資格四級

哈爾濱廣播電視大學

邵英民

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2010年1月

第二章

事務管理

秘書“參與政務、管理事務”的職能主要是側重體現(xiàn)在事務管理上。要系統(tǒng)了解四級秘書的日常性辦公室事務工作的內容，能夠熟練掌握辦事的工作程序和操作技巧。

第一節(jié)

接

待

一、接待工作

1、接待規(guī)格。接待規(guī)格是從主陪人的角度提出來的。秘書要根據來訪者的身份確定接待規(guī)格。

接待規(guī)格有三種：高、低、對等。第一節(jié)

接

待

（1）高規(guī)格接待。主要陪同人比來賓的職位（職務）要高的接待。

（2）低規(guī)格接待。主要陪同人比來賓的職位（職務）要低的接待。

（3）對等接待。主要陪同人比來賓的職位（職務）相當的接待。這是最常用的接待規(guī)格。

2、接待規(guī)格的確定

接待規(guī)格一般是根據來賓的身份和來訪的目的而定的。

第一節(jié)

接

待

秘書提出意見供領導參考，最終由領導確定接待規(guī)格。

要考慮的因素:一是雙方的關系；二是突發(fā)情況影響原定的接待規(guī)格；三是參照以前接待的標準。注意三種接待規(guī)格靈活運用。

3、接待方案計劃的主要內容

接待主要是：確定接待規(guī)格和相關陪同人員，安排活動日程，提出經費預算。

注意：主要領導和來賓的接待

第一節(jié)

接

待

4、接待計劃

制訂接待計劃要包括以下內容：

主要陪同人員和工作人員。

住宿地點、標準、房間數量。

宴請地點、標準、人數。

會見及會談地點、與會人員。

參觀游覽及活動安排、陪同車輛安排等。

接待工作要做到安全、保密，把握內外有別的“度”。

二、安排迎送來訪的團體

1、用車禮儀

第一節(jié)

接

待

接待車輛種類：小車、商務車、中巴、大客車

乘小車禮儀

—P97

2、見面禮儀

迎候—握手—介紹—秘書及工作人員接行李—安排乘車

案例—P98

3、迎送團體的方式

迎接：一是主陪人到機場、車站迎接，以示重視；二是委派副職去迎接，主陪人在賓館等候。第一節(jié)

接

待

送別：一是宴請送別。可在前一天晚上舉行告別宴會或提前話別。二是委托副職前往送別。

三、安排來賓住宿、行程及交通

1、根據客人級別確定住宿、餐飲、用車標準。

2、預定住宿賓館酒店，預定宴請酒店。

3、按照客人的要求制定活動計劃、日程。

4、中、西餐用餐禮儀

四、安排來賓訪問、活動 第一節(jié)

接

待

1、參觀、訪問、交流；

2、游覽、觀光、文娛活動；

3、購物、健身活動。

小結：

1、接待。規(guī)格、人員、計劃、禮儀、預算

2、關鍵詞：熱情、細致、禮貌、周到。

第二節(jié)

辦公環(huán)境管理

掌握布置辦公室的方法，了解辦公環(huán)境中的安全隱患，掌握排除隱患的措施。

一、辦公室的布置

1、辦公室種類的劃分

一是按職能分為：行政、黨務、業(yè)務、其他部門等辦公室；

二是按分布形式分為：集中式、分散式等。

2、布置辦公室的基本要求 第二節(jié)

辦公環(huán)境管理

（1）光線充足、通風好，便于溝通聯(lián)系；

（2）統(tǒng)一辦公座椅及設備，公共辦公用品；

（3）部門主管的位置在員工座位的最后面；

（4）辦公區(qū)、接待區(qū)和休息區(qū)要分別安排。

3、辦公室布置的原則

（1）有利於溝通

（2）便于監(jiān)督

（3）營造和諧、團結、舒適的環(huán)境 第二節(jié)

辦公環(huán)境管理

二、營造安全、健康的辦公環(huán)境

1、安全隱患及檢查的內容

（1）認真學習《勞動合同法》，了解工作單位規(guī)章制度，樹立安全意識，保護自身合法權益。

（2）觀察和掌握工作場所的安全隱患，并及時報告和排除。（3）掌握辦公設備的保養(yǎng)維護方法，出現(xiàn)故障及時修理和排出。第二節(jié)

辦公環(huán)境管理

（4）辦公區(qū)域的常見的安全隱患

電路、水、火警、網絡安全及其它設備故障等等。

小結

1、辦公室布置

2、安全、舒適辦公環(huán)境

關鍵詞：細節(jié)決定成敗

多為成功想辦法，不為失敗找理由 第三節(jié)

辦公室日常事務管理

了解印章和介紹信管理，掌握值班工作、零用現(xiàn)金管理及報銷手續(xù)，鍛煉獨立工作能力。

一、印、信的管理

1、印章

是印和章的合稱。（公章、鋼印、名章等）公章是單位對外行使權力的標志。

2、印章的作用

標志作用、權威作用、法律作用、憑證作用

3、印章種類和管理

種類：正式印章、套印章、鋼印、領導人名章、專用章等。第三節(jié)

辦公室日常事務管理

印章的管理：

?專人負責。指定專職文秘人員管理使用印章，注意保管和使用登記。

?確保安全。要有專門的文件檔案柜及印章盒存放印章，文件柜鎖的鑰匙由專人負責保管。?保持清潔。使用印章要注意使用方法，避免損壞，保持印章圖案和印文的清晰。

4、介紹信

是公用文書信件。是用來介紹被派遣人員的姓名、身份、接洽事項等情況的一種專用書信，具有介紹和證明雙重作用。第三節(jié)

辦公室日常事務管理

5、介紹信的管理

專人負責—保管安全—嚴格手續(xù)

6、印章和介紹信的使用

（1）領導批準—辦理簽批手續(xù)—秘書人員嚴格執(zhí)行印信使用的規(guī)章制度—有效監(jiān)督

（2）公文用印只在文本落款處蓋章—壓年蓋月；在帶存根的公函和介紹信上要蓋騎縫章、落款章。

（3）用印和開介紹信要辦理登記手續(xù)，填寫字跡要工整，用鋼筆和毛筆書寫。

第三節(jié)

辦公室日常事務管理

二、安排值班工作（略）

三、管理零用現(xiàn)金并辦理報銷手續(xù)

1、理財能力的培養(yǎng)

秘書要熟悉并掌握信用卡、支票、匯款等業(yè)務方法。會辦理公務活動、出差、旅行等支票、現(xiàn)金結算報銷手續(xù)。

2、零用現(xiàn)金的管理

“小金庫” ：凡違反國家財經法規(guī)及其他有關規(guī)定，侵占、節(jié)流國家和單位收入，未列入單位財務會計部門帳內或未納入預算管理，私存私放的各種現(xiàn)金。第三節(jié)

辦公室日常事務管理

?秘書人員要嚴格遵守辦公程序和財務制度，不準自己或協(xié)助他人建立辦公室的“小金庫”。? 對零用現(xiàn)金、款項，秘書要進行使用登記，用后及時報銷。

報銷的票據要請領導批準簽字。

? 案例（P135）

四、安排領導的差旅事務

1、公出、旅行

2、出國考察

第三節(jié)

辦公室日常事務管理

五、領導臨時交辦的工作

1、臨時事宜

2、臨時交辦適宜的范圍

3、辦事原則

4、注意事項

六、管理時間，提高效率（P154）

時間管理是指在同樣的時間消耗的情況下，為提高時間利用率而進行的一系列控制工作。

1、個人時間管理的技巧

用ABCD法則排出工作的優(yōu)先等級，圖2-4： 第三節(jié)

辦公室日常事務管理

重要而緊迫工作，先做A。

重要而不急迫的工作，次之做B。

急而不重，再次之做C。

不重不急，暫不做D。

關鍵詞：善于管理時間，提高工作效率。

七、辦事的學問與技巧

秘書工作任務，“參與政務，管理事務”，即是當參謀，會辦事。要做到會想事、會辦事、辦成事。

第三節(jié)

辦公室日常事務管理

1、怎么樣辦好領導交辦的事

? 辦事要記住“三句話”（三要素）：

一是辦什么事；二是什么時間完成；三是去哪、找誰辦事等注意事項。

? 辦事結果要“三比較”：兩利相權取其重，兩弊相權取其輕，利弊相權取其利。? 把握好辦事“三形式”：辦理單一事項；交叉辦事；穿插辦事。? 辦完事向領導匯報“三注意”：不失真、不吹噓、不邀功。

第三節(jié)

辦公室日常事務管理 小結：

1、印信管理，專人負責

2、現(xiàn)金管理，遵守制度

3、時間管理，輕重緩急

4、事務管理，“三三三三”

關鍵詞：認真準備、講究方法、注重程序、提高效率、不急不燥。做老實人、說老實話、辦老實事。

第四節(jié) 辦公用品與設備的使用管理

了解辦公用品訂購、接收、管理的知識，掌握數碼相機、掃描儀等的使用與保養(yǎng)。

一、訂購、管理辦公用品（略）

二、數碼相機的使用

數碼相機也稱數字式相機，是光、機、電一體化技術的產物。

1、工作原理

數碼相機的核心部件是CCD-圖像傳感器。它將光信號轉化為模擬信號，再通過模數轉換芯片轉成數字信號，經壓縮存入相機的硬盤卡，通過數據線傳給計算機。CCD相當于傳統(tǒng)相機的膠卷 第四節(jié) 辦公用品與設備的使用管理

2、數碼相機與光學相機的區(qū)別

數碼相具有輸出、即拍即顯和聲音記錄功能。與傳統(tǒng)相機相比，數碼相機具有以下特點：

（1）感光不同。

（2）存儲介質不同。

（3）圖像質量不同。

（4）輸入輸出方式不同。

3、性能指標分析

（1）分辨率。分辨率越高圖像質量越好。一般人物照200萬像素即可；產品物體300萬像素；專業(yè)攝影500萬像素以上的相機。

（2）變焦。有光學變焦能力的鏡頭是好相機（3倍）

第四節(jié) 辦公用品與設備的使用管理

（3）鏡頭。鏡頭的好壞控制著光圈大小，圖像銳化好、色彩還原度好都取決于鏡頭取景能力。

（4）相當感光度。使用高感光度的相機拍攝光圈要小一點、或快門速度快一些；使用低感光度相機則相反。

（5）存儲卡。當今的流行卡主要有：CF、MIC、SM、MS等。對于普通使用者選擇128MB的或SM卡就可以。

（6）LCD顯示屏。主要是取景、照片預覽和菜單 第四節(jié) 辦公用品與設備的使用管理

（7）連接方式。數碼相機均使用USB接口來從相機下載照片，同時帶有視頻AV輸出端子，以便在電視上欣賞照片。

（8）色彩位數。又稱色彩深度。是用來表示顏色的二進制數的位數。它的值越高，表示的顏色越多，照片的圖像越細膩、質量越好。一般普及相機色彩位數是16-24BIT,專業(yè)相機在24-36BIT。

（9）連續(xù)拍攝。數碼相機在拍攝時，將光信號轉為數碼信號，并保存在存儲介質上，每次需較長時間，所以拍攝速度不是很快。連續(xù)拍好。第四節(jié) 辦公用品與設備的使用管理

4、實際操作。

拍照：從實際出發(fā)，選擇相關設備，取景拍照。

數碼相機與計算機連接：拍攝的照片必須由數據線導入到計算機中，才能作為圖像素材通過應用軟件進行處理。

編輯圖片：常用的處理圖片的軟件是，Adobe

Photoshop和Adobe Photodeluxe，可以改變圖片的色澤、亮度、清晰度等。

三、掃描儀的使用（略）

秘

書

—

國家職業(yè)資格四級

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邵英民

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2010年3月 第五節(jié)

信息管理

熟悉信息收集、整理、傳遞、存儲工作的內容，方法與要求，能夠及時、準確地收集、篩選、校核、傳遞、存儲信息。提高信息素養(yǎng)和能力。

一、信息的收集

1、信息的含義。信息是事物存在的方式或運動狀態(tài)的直接或間接的反映。是物質一種存在方式。

2、信息的特征。客觀性、時效性、可塑性、共享性、依附性、傳遞性、開發(fā)性、無限性。

3、信息的種類 第五節(jié)

信息管理

按照不同的標準，可以將信息劃分為以下類型：

（1）按性質分為

自然信息和社會信息。

（2）按表現(xiàn)形式分為

語言、文字、聲像、計算機語言、微縮信息。

（3）按內容和社會領域分為

政治、經濟、文化、教育、軍事、科技、體育信息等。

（4）按穩(wěn)定狀態(tài)劃分為

靜態(tài)、動態(tài)信息

（5）按在秘書工作中的作用分為

預測、動態(tài)、反饋信息等。第五節(jié)

信息管理

4、信息工作程序

信息工作程序為：收集、整理、傳遞、存儲、反饋和利用等六個環(huán)節(jié)。

5、信息收集的渠道

大眾傳媒、圖書館、互聯(lián)網、商家和客戶、貿易渠道、信息機構、社會關系等渠道。

二、信息的篩選

1、信息篩選的含義

是對收集到的大量信息進行鑒別和選擇，判斷其價值，決定取舍。

第五節(jié)

信息管理

2、工作中常備的信息資料

辦公室常備的資料有：工具書、參考書、通訊錄、報紙期刊、文獻資料。

3、篩選信息資料的方法

（1）關注標題。

（2）復印、剪裁。

（3）網上檢索。

（4）做資料卡片（摘記卡片）。第五節(jié)

信息管理

4、篩選信息的程序

（1）看信息來源

（2）看信息的標題

（3）看正文

（4）最后決定信息的取舍

經過篩選的信息要分別處理。選中的信息分輕重緩急加工處理利用；暫時不用的，進行暫存?zhèn)洳椤?/p>

三、信息的傳遞

1、信息傳遞的方向

內向和外向傳遞。

第五節(jié)

信息管理

2、信息傳遞的要素

（1）信源

即信息的來源。分為原生源和再生源。

（2）信道。是傳遞信息的通道。

（3）信宿。是信息傳遞的終點。也叫信息接受者。要使信息能被利用，必須有接受者（個體、群體）。

3、信息傳遞的方法

（1）語言傳遞。（2）文字傳遞。（3）電訊傳遞。（4）可視化輔助物傳遞。第五節(jié)

信息管理

四、信息的存儲

小結：

1、信息管理

含義、種類、工作程序、收集

2、信息的篩選

常備資料、篩選方法、篩選

3、信息的傳遞

方向、要素、方法

關鍵詞：開闊視野，提升信息素養(yǎng)和技能。

第三章

文書擬寫與處理

有關公務文書、事務文書與商務文書的擬寫。

公務文書如通知、報告、函；事務文書：簡報、會議記錄；商務文書：意向書、訂貨單、產品說明書等。重點：公務文書

第一節(jié)

文書擬寫

一、批轉轉發(fā)性通知

1、批轉轉發(fā)性通知，批轉、轉發(fā)、印發(fā)公文的通知，統(tǒng)稱為批轉轉發(fā)性通知。這種公文是復合體公文。

2、公文含義

狹義一般指“行政”性公文；廣義指行政性公文和應用性公文。（如：計劃、調查報告、規(guī)定、辦法等）

第一節(jié) 文書擬寫

3、批轉轉發(fā)性通知的3種類型

（1）批轉通知。是批轉下級機關公文的通知。其特點是上級機關采用了下級的公文，一批轉的形式通知下級，關鍵在于“批”字。

（2）轉發(fā)通知。是轉發(fā)上級機關或不相隸屬機關公文的通知。應在上級機關同意后，以“轉發(fā)語”的形式通知下級機關。關鍵在于“轉”字。

（3）印發(fā)通知。是印發(fā)本機關或本機關與其他機關聯(lián)合制定公文的通知。是以“按語”形式通知下級機關，重點在于“公布”。第一節(jié)

文書擬寫

4、通知的擬寫

批轉轉發(fā)性通知的結構是：

標題＋主送機關＋正文＋落款＋成文日期＋轉發(fā)文件原文

標題

（1）批轉通知、轉發(fā)通知常常采用四元素標題：

批轉、轉發(fā)機關＋原發(fā)文機關 ＋事由 ＋文種

（見案例）

（2）印發(fā)通知一般采用三元素標題：

發(fā)文機關＋事由 ＋文種

主送機關

即受文辦理單位，要求頂格書寫。

正文

與事項性通知相比，批轉通知、轉發(fā)通知、印發(fā)通知的正文比較特殊，其結構是：

批語（轉發(fā)語、按語）+轉發(fā)（印發(fā)）＋（意義+ 執(zhí)行要求）

第一節(jié)

文書擬寫

落款

落款位于正文之下，成文日期上。

成文日期

成文日期通常置于落款下。

批轉、轉發(fā)、印發(fā) 文件原文

這類文件發(fā)原文位于成文日期下，其標題居中排布。

二、報告

1、報告，是匯報工作，反映情況，答復上級機關詢問的公文。

2、報告的特點

（1）匯報性。報告都是用來向上級機關匯報工作、反映情況的。擬寫報告注意用“匯報工作”的語氣。

第一節(jié)

文書擬寫 語氣。

（2）陳述性。此類公文在表達方式上，只能運用敘述和說明來陳述事項。

3、報告的類型

（1）匯報工作報告。內容包括：回報例行工作、成績經驗、問題教訓、今后打算、匯報交辦事項的結果等。

（2）反映情況報告。其內容包括：反映本機關、本地區(qū)發(fā)生的重大事件、帶有傾向性的新問題、新現(xiàn)象、動向等。一般在發(fā)生特殊情況、較大事故、突發(fā)事件時采用這種報告。

第一節(jié)

文書擬寫

3、報告的類型

（1）匯報工作報告。內容包括：回報例行工作、成績經驗、問題教訓、今后打算、匯報交辦事項的結果等。

（2）反映情況報告。其內容包括：反映本機關、本地區(qū)發(fā)生的重大事件、帶有傾向性的新問題、新現(xiàn)象、動向等。一般在發(fā)生特殊情況、較大事故、突發(fā)事件時采用這種報告。

（3）答復詢問報告。它是被動行文，須要針對上級來文詢問的內容或交辦的事項進行答復。第一節(jié)

文書擬寫

4、報告的擬寫

報告的結構是：標題＋主送機關＋正文+落款＋成文日期

標題采用三元素形式：發(fā)文機關＋事由 ＋文種

如《哈爾濱電大學生學習情況的報告》

主送機關

直接上級機關，負責受理報告的機關。主送機關只有一個。還有的機關需要送則采用抄送。

正文

其結構是：發(fā)文緣由＋報告事項＋結尾

第一節(jié)

文書擬寫

5、報告與請示的區(qū)別

（1）性質要求不同。匯報工作、反映情況、答復詢問用報告，報告機關不必等上級機關的答復；請示則是為了某一問題請求上級指示或批準的公文。請示機關必須要等待上級機關明確回復。

（2）行文實現(xiàn)不同。報告可以在事前、事后或工作進行中行文。而指示必須在事前行文。第一節(jié)

文書擬寫

三、請示

1、請示，是向上級請求指示、批準的公文。

使用請示要慎重，凡屬本機關職權范圍內或上級機關以往政策中明確的問題，應不在請示之列。

2、請示的特點

（1）一文一事。請示行文必須一文一事，這就是說，向上級請示解決問題，要一事行一個請示文。

（2）請批對應。沒有請示就沒有批復。一請示，一批復。而報告是沒有批復的。第一節(jié)

文書擬寫

（3）事前行文。請適應在問題發(fā)生或處理前行文。不可事后行文，先斬后奏。

3、請示的類型

請示可分為兩種：

（1）求示性請示。是請求上級機關給予政策、認識上的指示的請示。

（2）求批性請示。是請求上級機關給予批準、認可的請示。

這第二種請示是大量的。主要是涉及機構變化、人事任免、項目安排、財務等問題。第一節(jié)

文書擬寫

4、示例分析—P241

5、請示的擬寫要點

其結構是：標題＋主送機關＋正文＋落款＋日期＋附注

標題一般采用三元素形式：發(fā)文機關＋事由 ＋文種

請示不能寫單元素標題，以《請示》作為公文標題的寫法是錯誤的。

正文的結構是：發(fā)文緣由＋請示事項＋結尾

開頭 要說明請示的意義和根據；

事項 是正文的核心，請示事項應具有可行性和可操作性

結尾 “當否，請批示”、“妥否，請批復”等。第一節(jié)

文書擬寫

四、問答函

1、函的概念

是不相隸屬機關就工作問題進行詢問或答復。

2、函的類型

詢問函、答復函兩種。

3、示例分析

P246 例1、2

4、函的擬寫要點

其結構是：標題＋主送機關＋正文＋落款＋日期

標題有兩種形式:

發(fā)文機關＋事由＋文種

事由＋文種 第一節(jié)

文書擬寫

正文結構是：發(fā)文緣由＋事項 ＋尾語

尾語

詢問函尾語常用：“請速回復”、“請予復函”

答復函尾語常用：“此復”、“特此函復”

五、簡報

1、簡報的概念

是國家機關、企事業(yè)單位、社會團體為匯報工作、交流經驗、反應情況、溝通信息、報道動態(tài)而編發(fā)的內部常用事務文書，也叫“動態(tài)”、“摘報”、“簡訊”、“內部參考”等。

2、見報的特點

第一節(jié)

文書擬寫

一是簡明扼要。即內容集中、用途明確、篇幅簡短、文字精練；

二是快捷迅速。講究時效性，便于有關部門及時作出判斷，指導工作。

三是內容新鮮。報道新情況、宣傳新典型、提供新信息、表達新觀點。

四是真實準確。內容真實可靠，準確無誤。

3、類型

工作簡報、會議簡報、動態(tài)簡報

4、示例分析

P251—

第一節(jié)

文書擬寫

5、簡報擬寫要點

其結構是：報頭＋報核＋報尾

（1）報頭 它設在第一頁的上方約占1/3的位置，下邊用橫線與正文隔開。包頭包括以下內容：

簡報名稱、秘密等級、期號、編印單位、日期

（2）報核 即簡報中間部分。結構是：

（按語）＋標題＋導語＋主體＋結尾

注意：文字簡練、內容真實、針對性強、一事一報

六、意向書

P253略

小結：常用公務、事務文書5種。商務文書略。

1、批轉轉發(fā)性通知—批轉下級文，轉發(fā)上級文

2、報告—下級向上級匯報

3、請示—下級向上級請示

4、問答函—不相隸屬機關就工作問題

5、簡報—是匯報工作、交流經驗、反映情況的事務文書

關鍵詞：終身學習、開放式學習、創(chuàng)新性學習、網絡化學習；

勤學、多寫、善思

第二節(jié)

收發(fā)文處理

了解文書繕印、校對、傳閱工作的內容和要求，能夠高效率、高質量地繕印、校對、傳閱文件。

一、繕印文件

（一）相關知識

1、含義

繕印是對文件進行謄抄繕寫和打字、油印、電腦打印以及復印機復印等工作。

2、文書繕印的要求

文字準確工整

符合文件標準

裝訂整潔牢固

底稿保存

注意保密 收發(fā)文處理

（二）工作程序

1、確定印制文書，不得擅自改動。

2、確定印制格式，注意字體大小。

3、打字、打印、復印、裝訂。

4、做好文件交接。

二、校對文書

（一）相關文書

1、含義

校對是根據定稿對文件校樣進行核對校正。收發(fā)文處理

2、校對的內容

（1）校訂清樣的錯字、漏字、多字。

（2）規(guī)范文件的字體、字號。

（3）檢查版式、標題、頁碼，行、字距。

（4）檢查引文、人名、地名、數據等是否準確。

（5）檢查版式是否與穩(wěn)重格式統(tǒng)一。

3、校對的要求

（1）認真仔細，一絲不茍。收發(fā)文處理

（2）正確使用校對符號。

（3）一般要進行三個校次（1、2、3校）。

（二）工作程序

1、準備好原稿和校樣。

2、選定校對方案。如：看校、讀校、對校等。

3、核對校正。

三、用印—見第二章第三節(jié)內容

四、傳閱文書 收發(fā)文處理

（一）相關知識

1、傳閱的含義

在工作職責范圍內傳遞閱讀文件。

2、傳閱要求

（1）迅速、準確送達閱文人。（2）傳閱要分輕重緩急。（3）穿越順序從管理層到一般人員。

（二）工作程序

第三篇：秘書技能復習題

秘書技能

一、判斷

（）1．正確的儀態(tài)包括正確的站姿態(tài)、走姿、氣質和風度。

（）2．傳真具有真實、便捷、可靠的特點。

（）3．風度總是伴隨著禮儀。

（）4．不同類型的會議，雖然內容要求不同，但對用品的要求和使用還是相同的。（）5．可以表示開放并友好往來的身體語言是體態(tài)語、動作語、手勢語等。

（）6．立卷就是將辦理完畢的文書，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律組成案卷。（）7．塑造自身的良好形象與重視心理素質修養(yǎng)無關。

（）8．寬松的傾聽環(huán)境包括社會因素、人的心理、生理因素，但不包括自然條件因素。（）9．儀態(tài)是指人的舉止行為的統(tǒng)稱。

（）10．對未預約的來訪者，也應熱情友好地接待。

（）11.檔案收集工作就是按要求裝訂成冊，妥善存放。

（）12.案卷，是具有密切聯(lián)系的若干文件的組合本，是檔案的基本保管單位。（）13.辦公用品的使用應做到保證重點。

（）14.秘書不做計算機管理工作，也就不一定要有信息處理的能力。

二、修改

1、文書標題：××制藥公司解決生產名貴中成藥所需藏紅花來源的請示。

2、文書正文：以上請示無不妥，請批準。

3、文書標題：××機械廠關于報送1998-1999發(fā)展規(guī)劃的情況 報告。

4、文書正文：為了維護正常的金融紀律，保證社會穩(wěn)定，要立即停止少數地方亂集資的行為。

5、文書標題：××廠試制新產品向上級的請示報告

6、文書正文：加強計劃管理，是能否搞好企業(yè)管理的一個大問題。

7、文書標題：××總公司組建×實業(yè)公司的請示報告.8、文書標題:××公司對非法倒賣建筑材料×××開除公職的通知

9、文書正文:簡報的詞語一定要簡潔明了,切忌不要冗長另外羅嗦.10、文書正文：這種形式主義的做法，勢必損害企業(yè)的發(fā)展，我們必須堅決加以反對。

11、文書正文：誰也不會否認，債轉股是對國有企業(yè)改革的重大舉措。

12、文書正文：同意你們的轉產設想，望立即制定并抓緊此項計劃。

13、文書正主席：如果不進行改革，很難達到切實改變目前存在的機構臃腫、辦事效率低的狀況。

14、文書正文：凡出售14、18、20、25英寸等彩色電視機，均按出廠價的5%的稅率收稅。

15、文書正文：各級領導要不斷研究經濟工作的發(fā)展目標，正確地分析和解決，推動經濟工作向前發(fā)展。

16、文書標題：本我公司特型鋼的生產工作，由于種種原因，全部未能完成。

17、文書標題：關于×大學接受×公司技術人員進修的通知。

18、文書正文：各單位要提高統(tǒng)計數據質量，抵制“以假謀私”作為治理整頓工作的重點。

19、文書標題：關于倉庫火災情況的請示報告。20、21、文書正文：我們企業(yè)有50多名中層干部，如果每人每月寫1份合理化建議，就將近50多份。

22、文書正文：根據市場經濟和社會發(fā)展的需要，大力開展了技術改造，完善了內部管理機制。

23、文書正文：近幾年由于改革的不斷深入，我公司廣大員工，生產蒸蒸日上，年年超額完成生產計劃。

24、文書正文：由于質檢部門的嚴格把關，第三季度我公司產品的生產，減少了次品率。

25、文書正文：培訓中心不僅要提高青年工人的操作能力，要指導他們養(yǎng)成良好的學習習慣和科學的學習方法。

三、擬寫

1．根據通知的格式和寫作要求，擬寫一份會議通知。以XX總公司名義下發(fā)所屬各公司：要求住會，會期三天；會議內容為人事制度改革問題。

2.××公司成立十周年之際，要召開慶祝大會，邀請公司技術顧問張××先生參加。請你代該公司擬寫一份請柬。

3.×建筑公司擬于5月8日舉行市圖書館的開工典禮準備邀請有關部門領導參加，請你代該建筑公司擬寫一封邀請信。

要求：格式正確、標題完整，基本結構（除蓋章外）完備、內容明確具體、文字通順，以及標點符號使用正確規(guī)范。

四、情景分析

1.小李在機場接到客人后，征得其同意幫助客人提著行李，引導其乘車。他先把行李放入后備箱，接著，打開右前車門，請客人坐在司機旁并說：“坐這里視野好。”然后，自己坐到后右位。小李這樣做有些不妥，請說出理由。

2.上司要到深圳出差，吩咐小李查一下當地的賓館情況和飛機時刻表。小李在辦公室中保存有最新版的旅行資料書籍，經過一番仔細查閱，他很快就找到了賓館列表以及提供服務的信息，掌握了飛機起降的準確時間。小李迅速將這些信息告訴上司，得到了上司的稱贊。

3.某報社記者在結束對你公司總經理的采訪后，起身告辭，你作為秘書該怎樣禮貌相送？（注意：告辭程序與要求）。

4.在日常工作中許多秘書可能經常會感到時間不夠用，那么可以用哪些時間管理方法將工作安排得更有成效？

5.在秘書工作中，經常涉及到環(huán)境問題，而秘書小李則認為這不過是把接待室（會客室或辦公室）收拾得整潔一些而已，他這種看法對嗎？請說明理由。

6.秘書正在接電話，正好有客人來訪，不巧總經理又讓秘書馬上去他辦公室處理一份急件，這種情況下，秘書該怎么辦？

第四篇：秘書基礎測試題 (精選)

秘書基礎測試題

（60分鐘完卷）

一、單項選擇題

1、秘書史發(fā)展到（）時期，中樞秘書逐步落入翰林學士手中，標志著秘書參謀職能的加強。

a、隋代 b、唐代 c、清代 d、東漢

2、（）是秘書工作的本質特征。

a、服務性 b、依附性 c、綜合性 d、機密性

3、秘書在檢查督辦過程中發(fā)現(xiàn)執(zhí)行層對決策采取推諉或頂牛的態(tài)度，應通過查辦克服（“ ”）。

a、進度差 b、失誤差 c、效果差 d、行為差

4、某衛(wèi)生部門應上級主管部門的要求，就“非典”防治工作作情況匯報，屬信息資料傳遞方式中的（）。

a、單向傳遞 b、相向傳遞 c、反饋傳遞 d、雙向傳遞

5、具有經濟節(jié)約，適用于大范圍的調查，同時問題明確，答案標準，易于統(tǒng)計和使用電腦分析的調查方式是（）。

a、統(tǒng)計調查 b、抽樣調查 c、問卷調查 d、收集書面材料

a

7宜按照（a盾

a死

d、秘書工作的核心是（）。、領導意圖 b、領導環(huán)境 c、領導者 d、被領導者、秘書溝通協(xié)調時，如果遇到矛盾雙方失去理智或情緒失控的情況，、溝通化解矛盾 b、融合緩解矛盾c、變通淡化矛盾 d、協(xié)商調和矛

二、多項選擇題、以下屬于工作性會議特點的是（）、通常不超過半天 b、一般有固定對象 c、定期但定而不、參加單位不相隸屬 e、一般有固定的會議場所）的要求進行協(xié)調。

2、科學決策一般分為（）階段

a、分析研究 b、確定目標 c、設計方案

d、評價選優(yōu) e、實施反饋

3、保密的措施包括（）

a、完善保密制度 b、強化保密教育 c、嚴肅保密紀律

d、采用先進技術 e、嚴格把好“用人關”

4、以下屬于秘書溝通協(xié)調內容的有（）

a、對上關系協(xié)調 b、對下關系協(xié)調 c、業(yè)務協(xié)調

d、事務協(xié)調 e、決策協(xié)調

5、專設會場的會談通常可采用（）的會議桌。

a、長方形 b、橢圓形 c、方形 d、三角形 e、圓形

三、判斷題

1、鄧小平同志在“三大”當選為黨中央執(zhí)委并兼任第一任秘書。（）

3（）

、秘書寫作知識是秘書專業(yè)知識中的核心部分。（）、秘書圍繞決策要做大量的工作，因此實際上也參與了領導決策。、信訪工作中，對申訴案件應認真核實。（）、印章的保管者就是使用者。（）

四、名詞解釋 信息

五、簡答題

公文形成的過程

六、綜合題

北京新華集團派出一個由7人組成的考察團來你公司考察訪問，請按接待工作的有關要求列出工作要點。（具體內容可自由發(fā)揮）

答案：

一、bbdccac

二、1、abce

2、bcde

3、abcde

4、cde

5、abce

三、×××√√

四、信息是客觀世界中各種事物運動狀態(tài)的反映，是客觀事物之間相互聯(lián)系、相互作用的直接或間接的表征，它經過傳遞再現(xiàn)客觀事物的狀態(tài)。

五、交擬、議擬、撰擬、審核、簽發(fā)、印制、用印

六、1、了解來賓人數、性別、身份、抵達日期以及所乘車、船、飛機的班次等。

2、安排好迎客的車輛、人員和來賓吃飯、住宿的地方。

3、來客安定后，了解其目的要求，商訂活動日程，專人負責聯(lián)絡。

4、按照日程組織來賓參觀學習。之前要通知有關方面做好必要的準備，保證活動順利進行。

5、為客人代購返程的車船或機票。

6、安排好送客的車輛和人員。

注意：做到熱情，周到，文明，禮貌，互相尊重，互相學習，注重實際，注重效果，不搞形式主義，不搞鋪張浪費。

第五篇：秘書基礎教學計劃

秘書基礎教學計劃范文

時光在流逝，從不停歇，我們的教學工作又將翻開新的一頁，何不趕緊為即將開展的教學工作做一個計劃呢？那么如何輸出一份打動人心的教學計劃呢？下面是小編幫大家整理的秘書基礎教學計劃范文，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

一、課程性質和任務

本課程是中等職業(yè)學校文秘專業(yè)的一門主干專業(yè)課程。它的任務是：講授有關秘書工作的專業(yè)基礎知識，訓練學生從事秘書工作基本技能，使學生形成綜合職業(yè)能力，為其從事初級秘書工作奠定的基礎。

二、課程教學目標

本課程的教學目標是：通過課內外教學活動，使學生了解秘書工作的性質、特點，掌握初級秘書工作必需的基礎知識、基本要求和一般工作方法，具備從事初級秘書工作的基本素質和實際能力。

（一）知識教學目標

1、掌握從事初級秘書工作必需的基礎知識。

2、掌握接待工作的內容、要求和禮儀。

3、掌握公文處理的程序和方法。

4、掌握會議服務工作及文書工作的基本要求。

5、能夠處理辦公室日常事務。

（二）能力培養(yǎng)目標

1、掌握初級秘書職業(yè)技能鑒定規(guī)范所必需的基本技能。

2、取得初級秘書資格證書。

（三）思想教育目標

1、具有從事秘書工作所必備的責任心和奉獻精神。

2、具備文秘人員應有的職業(yè)道德。

三、教學內容和要求

基礎模塊

（一）秘書工作基礎知識

1、秘書工作概述

（1）理解秘書及秘書工作的基本概念。

（2）了解我國秘書工作的歷史沿革和發(fā)展趨勢。

2、秘書工作的特點、作用和基本原則

（1）理解秘書工作在行政管理活動中的地位、特點和作用。

（2）掌握秘書與領導者相處的主要原則。

（二）接待工作

1、接待準備

（1）掌握接待準備工作的內容和要求。

（2）理解公務活動中人際交往的基本原則。

2、接待禮儀

掌握接待工作中待人接物的禮儀規(guī)范和常識。

（三）公文處理

1、公文及公文形成的基礎知識

（1）理解公文的性質、作用和種類。

（2）掌握公文形成的具體過程和要求。

2、公文處理方法

（1）理解公文處理的含義。

（2）掌握公文處理的程序及要求。

（3）掌握提高公文處理效率的方法。

（4）了解對公文執(zhí)行情況催辦和督辦的方法。

（四）會議組織

1、會議的前期準備

（1）理解會議的性質。

（2）掌握會議的類型和作用。

2、會議的服務工作

（1）掌握會場選擇與布置的基本要求。

（2）掌握會議簽到工作的基本要求。

3、會議的文書工作

掌握會議文件分發(fā)、資料收集的基本要求。

（五）辦公室日常事務

1、辦公環(huán)境和辦公室用品的管理

（1）掌握辦公室管理的一般知識。

（2）能夠完成辦公室環(huán)境管理。

（3）能夠按要求發(fā)放管理辦公用品。

2、領導交辦事項

能夠完成上級交辦的一般事項。

3、值班、信訪及活動

（1）掌握值班工作的基本內容和要求。

（2）掌握處理一般信訪的要求。

（3）掌握活動安排的基本內容和要求。

（4）掌握編寫大事記的方法。

實踐模塊

（一）基本訓練

1、通過觀摩影像資料、工作見習等形式，使學生了解秘書工作的內容及要求。

2、通過對不同類型秘書工作案例的解析，引導學生思考、分析、研究和討論，使學生理解秘書工作的各種原則、方法和要求，學會分析問題和解決問題的方法，提高綜合職業(yè)能力。

3、通過模擬秘書日常工作，使學生親身體驗秘書工作的基本過程，掌握秘書工作的一般方法。

（二）選擇訓練

1、會務工作實訓

安排學生在校內參加某一大型會議的會務工作，完成該項會務工作的基本程序：草擬會議通知、準備會議文件及各種會議用品、布置會場、簽到、分發(fā)會議文件、收集會議文件和資料、編寫會議簡報等。

2、辦公室秘書工作見習

安排學生到某一單位（國家機關、企事業(yè)單位）的辦公室，參與辦公室程序性工作，全面認識辦公室秘書工作，使學生初步具備從事辦公室程序性工作的實際能力。

選學模塊

（一）秘書工作基礎知識

1、理解秘書工作的環(huán)境——領導活動。

2、理解秘書工作的核心——領導意圖。

3、了解行政管理、經濟管理的有關政策、法律與法規(guī)。

（二）接待工作

1、掌握制訂接待計劃的方法。

2、理解接待工作的主要任務，做好咨詢工作。

（三）公文處理

1、理解公文處理的原則。

2、掌握提高公文處理效率的方法。

3、掌握對公文辦理中的催辦和督辦的方法。

（四）會議組織

1、理解制訂會議方案的基本要求和方法。

2、掌握會議籌備及會議期間的文書與服務工作的內容和基本要求。

（五）信息工作

1、了解信息工作的基本概念。

2、理解信息工作的原則。

3、掌握信息收集、分類、存貯的'基本要求。

（六）協(xié)調工作

1、了解協(xié)調工作的基本概念。

2、理解協(xié)調工作的基本類型。

3、理解協(xié)調工作的原則、要求和方式、方法。

四、說明

1、本課程的教學要求分為了解、理解、掌握三個層次。了解，指對有關基本知識有一般性認知；理解，指對有關知識能作深層次的認知，能夠運用知識對一些問題作解釋、說明；掌握，指能綜合運用有關知識分析問題和解決問題或具有比較熟練的技能。

2、本課程的教學內容采用模塊結構，包括基礎模塊、實踐模塊、選學模塊。基礎模塊是教學必須完成的基本內容和應予達到的基本要求；實踐模塊是為學生提高實際能力而設置的教學內容；選用模塊是拓展、加深的教學內容和教學要求，教學中可根據實際需要選用。

3、本課程的教學時間安排為85學時，其中必學內容55學時，選學內容20學時，機動10學時。選學內容中的“信息工作”和“協(xié)調工作”是基礎模塊教學內容的拓展部分，教學中應優(yōu)先考慮選用。

4、教學建議

（1）秘書工作案例具有綜合性，而教學過程具有單項目標性。可對同一案例采取多次使用的教學方法，分別從不同層次、不同角度組織討論分析，以提高學生分析問題和解決問題的能力。

（2）注意秘書工作的發(fā)展趨勢，以及國家機關體制改革和經濟活動的發(fā)展變化對秘書工作的影響，適時引進新的教學內容。

（3）組織安排實踐性教學環(huán)節(jié)要注意作好充分準備，防止流于形式；學生在實踐活動中的表現(xiàn)應作為評價學生成績的重要依據。