第一篇：檔案管理現狀分析

一、大背景

財務會計檔案是記錄和反應經濟業務的專業材料，是重要的歷史材料和證據。財務會計檔案管理的質量直接影響著企業的經濟運作情況。鑒于會計檔案的重要作用，《會計法》等相關政策、法規都對會計檔案的界定、裝訂整理、保管使用、移交銷毀等內容進行了明確的規定。而且在20世紀末財務部和國家檔案局共同發布了《會計檔案管理辦法》進一步規范了財務會計檔案的管理并隨后進行了修訂，頒布了新的《會計檔案管理辦法》。但是由于種種原因，財務會計檔案在管理中還存在著影響會計檔案管理水平的諸多問題，需要進行梳理和研究。

二、現狀分析以及存在的問題

隨著市場經濟的逐步發展，電力企業逐步成為自主開發、自我發展的經濟實體，電力企業面臨著新時期電力市場競爭日趨激烈的形式。首先，國家宏觀調控政策影響逐步顯現，經濟增長速度放緩，用電市場開拓難度加大。其次，受階梯電價政策影響，高耗能企業的用電需求將進一步萎縮，市場形勢更加嚴峻，并且極有可能導致政策性欠費及電費壞賬的大幅發生。會計檔案是企業經濟發展的重要資料，充分管理利用好會計檔案將為企業發展帶來巨大的經濟利益。然而，在現實中，電力企業并沒有將能在企業經營管理中起重要作用的會計檔案并沒有運用到增效上。受傳統計劃經濟體制的影響，多數企業只重視對事業收入、經費支出、資金的管理的利用，而對會計檔案的管理卻沒有引起足夠的重視，在一定程度上使會計檔案沒有的得到充分利用。以往會計檔案管理中出現的問題主要有以下方面：

1.對會計檔案管理工作的重要性認識不夠，缺乏充分的認識，意識淡薄，導致會計工作與會計檔案管理相脫節。有的單位領導和財務人員對財務檔案工作缺乏充分的認識，只注重內部財務項目的實施，認為只要出具了財務報告，提出了財務意見，作出了財務決定，該財務項目就結束了。相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認為財務工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費時間和精力的事情，根本不把財務資料的整理歸檔工作列入議事日程。會計人員上崗前，很少進行會計檔案基本知識與操作技能的培訓，大多數是由會計人員兼管，缺乏檔案管理工作經驗，不懂得檔案的基本操作規程，對財務檔案的歸檔范圍和標準不清楚，導致整理出來的會計檔案達不到規范要求，更談不上科學管理。

2.會計單據格式不統一，檔案裝訂、立卷、歸檔不規范。有些單位部分業務沒有嚴格按照相關報銷管理辦法要求履行簽批手續；有些單位財務單據格式差異較大：有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會計檔案管理要求。有些單位的會計檔案未按要求歸入單位檔案部門保管，而是由會計人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案；有些單位由于領導不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案；還有個別單位由于檔案柜不足，將會計檔案裝入紙箱中，任意堆放。會計檔案管理及銷毀不規范。會計檔案管理不科學，存放沒有順序、查找不方便，借閱登記制度不健全。會計檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規范。3.會計檔案資料收集不全。有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業資料的歸檔，卻忽視了會計文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴重影響了會計檔案的齊全性和完整性。

三、意義

電力企業檔案記載企業的歷史，信息連著企業的未來。對會計檔案進行規范管理。可以對市場范圍廣、投資戰線大的電力企業提供工程的投標、預算、自身可支配資金的動態、整體資金狀態的參考分析，以及其他資金狀況的分析和預測、戰略決策和支持，以便更好地把握企業的發展方向。總的來說，管理利用好企業財務檔案，可以實現以下效果：

1.掌握整個企業的整體資金狀況

企業管理者隨時都能方便地對會計檔案目錄、數據進行查詢，實時、動態、完整地掌握整個企業范圍內的整體資金狀況，包括賬戶基本情況、交易記錄、余額信息，提高分析和駕馭市場的能力。從而針對各地區用電結構差異和不同時期的用電特點，研究制定出企業發展計劃。2.監控資金動態

防范風險、堵塞漏洞。對企業進行財務檔案管理可方便地隨時監測異動，加強對投資、融資、擔保和匯率等方面的風險管理，為企業減少風險；同時，可方便隨時摸“家底”，查問題，找原因，對癥下藥，堵塞漏洞，完善各項管理制度和內控制度，提高管理水平，為企業的改革和發展奠定堅實的基礎。3.提高資金的使用效益

管理好會計檔案，實時掌握企業可支配的資金總量，可以向商業銀行爭取較高的協議存款利率，可以在公司內部調劑空缺，可以盡量利用自有資金，減少財務費用，向資金要效益，提升企業價值。

4.對資金狀況進行各種分析和預測，提供決策 支持根據資金需求和存量，做出資金預測，通過對資金支付信息的分析，安排對企業最有利的資金付款計劃。通過對企業范圍內的現金流量的完整分析，做出全面的資金規劃。

第二篇：事業單位人事檔案管理現狀分析

事業單位人事檔案管理現狀分析

摘 要：人事檔案是記錄個人相關信息的重要材料，自出現以來，就成為知人善任、選賢舉能的重要依據。新時期人事檔案管理取得了長足的發展，但在管理水平、管理方法上還存在著重視程度不夠、效率不高等問題，有的甚至管理設備還相當簡陋，本文對這些問題加以分析，結合平時檔案管理工作實際，提出檔案管理方面的一些見解。

關鍵詞：人事檔案；管理現狀；電子檔案

人事檔案是人才信息的重要載體，是人才評價的主要信息源之一，在反映個人學習經歷、工作表現及成績、獎懲情況、組織關系、歷史背景及其經歷的重大事件過程中發揮著重要作用，是知人善任、選賢舉能的重要依據。管好用好人事檔案，符合以人為本的管理理念，有利于人才資源開發利用。當然在許多企業中已經不要求檔案的管理，出現了人檔分離的狀況，企業并不去管理，查看員工檔案。但在事業單位中，人事檔案在人事管理工作中發揮著重要作用。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，事業單位人事檔案管理顯得越來越重要。本文著重探討事業單位人事檔案管理工作歷史、現狀并對存在的問題加以分析。

一、人事檔案管理歷史發展

我國人事檔案管理源遠流長，先秦時期就有“譜牒檔案”（宗法制，它記述一家一姓的世系和人物事跡，并以表的形式表示家族的世系繁衍，是確保繼承王位、官職、財產以及其他特權的依據。）、冊命、薦書、治中等。這就是人事檔案的雛形。隋唐時期，科舉制度的興起，給人事檔案管理工作提供了新的機遇。從這時候起人事管理形成制度并開始設有管理部門，人事檔案管理也逐漸完善，尤其是唐朝銓選制度的確立，更加速了我國最早的、專門的人事檔案及其保管場所――“甲歷”、“甲庫”的誕生。甲歷包括履歷、考績、職名等材料，加之勛甲、封甲及考功簿書，這些共同構成了比較完整的現代人事檔案雛形。宋、元、明、清時期，人事檔案進一步發展，特別是明清檔案中已有很多與現代干部表格頗為相近的履歷、政績考察情況表。

新中國成立后，在中國共產黨的領導下，人事檔案和人事檔案工作進入到全面創建和發展階段。我國人事檔案和人事檔案工作在曲折中前進，并逐步走上了制度化、規范化、現代化之路。尤其在新時期，各種現代設備應用于檔案管理工作，給檔案管理工作提供了新的方式方法。

二、人事檔案管理工作現狀

人事檔案管理系統已形成規模。我國的人事檔案工作在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協調下，由中央組織部、國家人事部、勞動部領導與指導，實行集中統一、分級負責的管理體制，以維護人事檔案的準確、完整與安全，并以為人事工作和其他工作服務為原則。全國各級單位的組織、人事部門基本上都設立了人事檔案管理機構，并配備了專職或兼職檔案人員，接受同級檔案行政管理部門的監督、指導。

人事檔案管理制度初步建立。人事檔案管理必須以實現標準化為基礎，沒有標準化，就沒有高質量、高效率。中組部、人事部、勞動部、教育司為適應人事制度改革的需要，制定和頒布了一系列制度和規定，如1991年《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細則》、1992年《企業職工檔案管理工作規定》、1993年《國家公務員暫行條例》及1996年《干部人事檔案材料收集歸檔規定》、《國家教委委屬高校干部人事檔案工作暫行規定》。中組部還確定了在全國范圍內開展干部檔案工作目標管理活動，出臺了《干部人事檔案工作目標管理暫行辦法》、《干部人事檔案工作目標管理考評標準》、《干部人事檔案工作目標管理檢查驗收細則》等通知。這些制度、規定是人事檔案管理工作的基本依據，使檔案管理人員在整理檔案時有所依據，對人事檔案管理工作的規范化、標準化起到了極其重要的作用，使人事檔案管理有章可循。人事檔案工作取得了喜人的成績，但在以下方面還存在著急需解決的問題。

1.雖然意識到人事檔案工作的重要性但具體實施力度不夠。人事檔案工作是一項默默無聞、不容易引人注意的工作，也不容易取得明顯成績。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部雖然思想上意識到人事檔案管理工作對單位人員管理起到重要作用，但不是單位的主要工作，不能給單位創造績效，只要做到不丟失，不泄密，能應付檔案查閱就行了。因此。一些單位領導在日常工作中往往忽視人事檔案管理工作，沒有將相關的檔案政策措施落到實處，形成“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的狀況，這樣會導致人事檔案工作長期處于被動應付的狀態，甚至出現檔案混亂，缺少材料，需要時再臨時整理的局面，難以高質量地為干部隊伍建設服務。

2.人事檔案管理工作管理水平不高，條件設施、管理手段落后。隨著人事制度改革向縱深推進，機構調整、內部科室重組，人員競聘上崗，原有的人事檔案管理人員的崗位變動，大部分在崗的人事檔案管理人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，對檔案的查閱流程，查閱條件與手續執行力度不夠，檔案收集意識淡薄。大多數檔案管理人員身兼數職，平時只忙于其他工作，忽視了日常檔案管理工作，僅僅只是將收集到的材料放入檔案盒，沒有及時整理，嚴重影響了檔案管理水平。

在設備配備上，很多將辦公、閱檔、倉庫合為一間，既無鐵門、鐵窗等基本防護設施，其他諸如防火、防潮、防蟲蛀等手段也只是停留在較低的水平上。管理手段相對陳舊，調閱檔案時都是采用原始的手工操作方式，由于反復手工查閱，陽光多次照射，造成紙張發黃變脆、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整與安全，影響到檔案的可讀性。

3.歸檔的材料不全面、不夠真實、準確、規范。人事檔案材料本是全面、客觀、歷史地記載本人情況的，具有很強的真實性和唯一性。但在實際檔案中，許多應存檔的材料不完整，比如缺少考核登記表，缺少黨團材料等。出生日期、參加工作時間、入黨時間混亂，尤其在部分老檔案中更加嚴重，甚至出現檔案中出現的出生日期沒有一個能具體到日的情況。據稱某部門做過一項調查，對近3000名干部的“三齡一歷”（年齡、工齡，黨齡、學歷）逐一審核查實，發現年齡不符的竟有333人次之多，工齡不符的有160人次之多，黨齡不符的也有79人次之多。檔案材料紙張有嚴格規定，必須統一使用16開規格的辦公用紙，對那些大于或小于16開規格的檔案材料以及對那些不規則、破損、卷角、折皺的材料都要進行技術加工，折疊、剪裁及裱糊。但近幾年來，時常有A4紙規格的材料歸檔。這些材料裁剪非常困難，裁剪后四邊的文字往往緊靠邊緣，有的甚至有些文字被裁去半邊，這樣人為的重復勞動，不僅造成人力、物力、財力的浪費，同時也使得人事檔案案卷很不美觀。

三、對新時期人事檔案管理工作的思考

隨著人們生活節奏的加快，現代信息技術的發展，對新時期檔案管理工作提出了新的挑戰，也提供了新的機遇。面對上面提出的問題，本著務實高效的原則提出以下對策。

1.提高人事檔案重要性認識，將相關政策、措施落到實處。進一步做好人事檔案管理工作。單位領導應高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設的高度來對待，并將其納入到議事日程，在平時的工作計劃中適當列入檔案管理這一項內容，要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決，要建立人事檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案工作實行定性定量考核，分級分類指導，等級升降動態管理，將檔案管理工作納入相關人員的績效考核，進一步推進人事檔案工作制度化、規范化和科學化建設。

2.加強檔案工作的基礎建設和人事檔案管理人員隊伍的自身建設。人事檔案管理部門要積極爭取領導的支持，做好檔案管理設施的更新。要建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜；庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備；庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施應經常檢查；每天上班下班時間對檔案室進行日常檢查，以便及時發現門窗安全；檔案室鑰匙不能出現多人共管或丟失的情況；檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。要加大資金投入，配備先進計算機管理設備。注意提高人事檔案管理人員素質，人事檔案工作是一項政策性和業務性較強的工作，它集服務性與保密性于一體，因此，各級組織人事部門要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。主管部門應定期組織培訓業務知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術，進一步了解管理檔案的重要性，增強責任心，提高檔案管理的技術水平。還可以加強各單位檔案管理人員之間的業務交流，互相學習、借鑒管理經驗、方法。檔案員要勤奮學習，提高自身素質與政治覺悟，踏踏實實地做好本職工作，勇于探索、創新，使自己的工作方法適應新時期人事檔案管理工作。

3.加強人事檔案管理現代化和信息化建設。人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，結合實際建立電子檔案系統，電子檔案與傳統檔案結合使用，以達到提高工作效率和保護紙質人事檔案的目的。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，實現電子檔案與紙質檔案同步。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，及時將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存，這就可以根據需要通過屏幕查閱有關內容，這樣就避免了反復翻閱檔案造成檔案破損的情況發生。同時要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新，通過網絡，可以實現不同地域之間的非保密檔案的信息共享，提高工作效率，節省成本。

結語：事業單位人事檔案工作也要與時俱進，積極探索適應新形勢下檔案管理的方式方法。將現代信息技術應用到檔案管理工作，不斷開創檔案管理工作新局面，使人事檔案更好的為人事工作服務。

第三篇：企業境外機構檔案管理現狀分析及對策

企業境外機構檔案管理現狀分析及對策

郭潤華

2012-11-21 15:23:53 來源：《北京檔案》2011年7期

【英文標題】Analysis and Countermeasures of Archives Management of Enterprise Overseas Institutions

【作者簡介】郭潤華，中國石化集團公司。北京 100728

【內容提要】 隨著國際化戰略的逐步實施，圍繞海外資產和主營業務形成了大量境外檔案資料，如何針對境外檔案管理特殊性，解決境外機構檔案管理存在的問題，本文將檔案管理的普遍性原則與境外機構檔案管理的特殊性相結合，提出了解決問題的措施。

【關 鍵 詞】境外機構/檔案管理/建議

為了解中國石化駐外機構檔案管理基本情況，有針對性提出加強駐外機構檔案管理的對策，筆者調研分析了中國石化中東代表處、國際石油勘探公司西亞-北非大區公司、國際事業(中東)有限公司、中原石油勘探局中東石油工程公司、中國石化英國代表處、聯合石化(英國)有限公司、國際石油勘探公司薩摩亞KREUZTALLTD倫敦分公司等7個駐外機構檔案管理情況，并針對問題提出加強中國石化駐外機構檔案管理的措施。

一、中國石化駐外機構檔案管理現狀

1.中國石化中東代表處。建立于2004年，主要職責是代表集團公司聯絡我駐阿聯酋及周邊地區10個國家的使領館、經商處；協調、管理中石化在中東地區各機構；建立信息平臺，為中石化總部相關部門提供信息和相關投資、服務方面的建議；接待總部和總部機關及所屬企業代表團。代表處有專人兼管文件的收發和其他資料的管理工作，配備有專門的檔案柜，每年年底對當年形成的收發文、報告、請示、批復等文件材料進行整理歸檔，建立有檔案目錄。但沒有專門的檔案管理制度。受辦公條件限制，加之所形成的檔案材料較少，沒有設立專門的檔案庫房。

2.國際石油勘探公司西亞-北非大區公司。2007年7月1日正式運營，為國際石油勘探公司地區性派出機構，主要職責是代表國際石油勘探公司對所轄項目實施靠前管理，組織完成本部下達的計劃和預算，全權負責項目實施過程中的生產、技術管理、決策、熱線技術支撐，HSE項目運行管理等，對轄區各項目人力等資源進行統籌調配。一名副總經理具體分管檔案工作，大區公司總部建有專門的檔案資料室，檔案資料室只負責保管大區總部在新項目開發、生產運營、技術研究及綜合管理等方面形成的檔案資料。大區公司下屬各項目公司形成的地質檔案資料由各項目公司直接移交國內的中國石化地質資料中心存檔保管。各項目公司安裝了中國石化地質資料管理信息系統軟件。目前，大區公司總部僅是依據國際石油勘探公司的要求對檔案材料的管理做了一些原則性要求，尚未形成一套系統的檔案管理制度體系，部分業務部門形成的應歸檔文件材料尚未向檔案室歸檔；形成的大量電子文件現暫時用移動硬盤進行存儲。

3.國際事業(中東)有限公司。2008年1月在阿聯酋迪拜JebelAli自由區注冊成立，主要從事設備材料、石油化工產品的進出口業務。公司的檔案管理由業務經理兼職管理，各類檔案分別保管在辦公室檔案柜中。合同檔案計劃按國際事業公司要求于第二年派專人送回國內檔案部門保管。

4.中原石油勘探局中東石油工程公司。2001年10月在阿聯酋迪拜JebelAli自由區注冊成立，主要從事石油設備、機械、材料、建材等的貿易，為中原油田設在周邊國家的地區公司提供部分后勤支持服務，并執行中原油田海外項目資金管理的職責。中原油田檔案工作實行統一歸口管理，油田檔案管理處負責所屬駐外機構的檔案實體管理和業務指導工作。由公司經理直接分管檔案工作，公司檔案按照職責范圍分為行政檔案、清關貿易檔案、會計檔案三大類，各類檔案均建有目錄，由相關業務人員按照崗位職責分別保管，業務人員回國進行工作交接時需要同時進行檔案資料交接。公司的營業執照、租房租地合同、租車合同等重要檔案材料，掃描后通過傳真發回國內檔案室統一存檔管理。

5.中國石化英國代表處。2005年注冊登記，主要職責是代表集團公司聯絡我駐英國使領館、經商處；協調、管理中石化在英各機構；建立信息平臺，為中石化總部相關部門提供信息和相關投資、服務方面的建議；接待總部和總部機關及所屬企業代表團。目前，代表處尚未建立專門的檔案管理制度，除收集的各類信息材料按要求及時傳回國內有關部門外，其他文件材料有承辦人員保存在各自的辦公室文件柜內。

6.聯合石化(英國)有限公司。1995年12月12日在倫敦注冊成立，公司主營業務是為中國石化集團公司代理進口原油，套期保值及開展第三方原油貿易。公司的會計及業務檔案，集中保存在公司辦公區的一個儲藏室內，該儲藏室配備有檔案密集架。總經理、副總經理和行政部負責人負責掌管該儲藏室鑰匙。為保護公司合法權益，防止失泄密事件發生，公司規定所有業務文件在公司統一管理，個人離開時，不得帶走任何公司文檔。聯合石化公司也通過內控管理細則要求該公司認真做好檔案管理工作，要求將各種業務單據及時傳遞、及時存檔并定期進行內控方面的檢查。

7.國際石油勘探公司薩摩亞KREUZTAL LTD倫敦分公司。2007年7月在倫敦注冊成立，主要從事國際石油勘探公司海外權益油的銷售工作。主要有文書檔案和合同檔案。文書檔案主要內容為收發文件、審計及匯報材料。檔案載體形式分為紙質和電子兩種形式。合同檔案主要有業務檔案、辦公室和宿舍租賃合同等。公司的檔案管理由總經理主抓，業務主管整理，各類檔案分類保管在辦公室檔案柜中。

二、中國石化駐外機構檔案管理特性分析

綜合上述7家駐外機構檔案管理的基本情況，可以得出駐外機構檔案管理具有特殊性。具體表現在以下六方面：

第一，駐外機構類型的多樣性。在經營(工作)范圍、業務性質、人員規模、機構設置、投資形式等方面具有較大的差異性，導致其形成檔案材料的內容有較大的差異性，要求我們在制訂文件材料歸檔制度時，必須區別對待，不能搞一刀切。

第二，機構和人員的特殊性。駐外機構設置大多從簡，工作人員身兼數職，大多不可能設專職檔案員；規模較大的駐外機構往往聘有外籍員工，特殊檔案的保密問題較為突出；駐外機構人員流動性相對較大，如果檔案資料交接不及時，容易造成檔案資料的丟失。

第三，辦公條件對檔案的安全保管影響較大。特別是規模較小的駐外機構，一般不可能專門建設或租用標準的檔案庫房，檔案裝具往往配備不足，給檔案的安全保管帶來一定的隱患。

第四，受駐外機構所在國(或資源國)的法律限制。不同的國家對檔案資料管理有不同的要求。如英國政府規定，與企業稅務有關的檔案材料最少要保存6年以上，以備政府稅務部門檢查。也門、沙特等國也不允許將地質檔案材料帶出國境。因此，駐外機構檔案管理必須遵守所在國(或資源國)的法律規定，不能統一要求運回國內集中保管，以減少不必要的麻煩。

第五，檔案內容的特殊性。駐外機構檔案內容以行政管理、經營管理、會計檔案和業務檔案為主，黨群類檔案很少；駐外機構與國內主管部門聯系密切，相當數量的檔案材料形成于境內，甚至一份文件材料的形成既涉及境內，也涉及境外，需要在加強境外檔案材料收集的同時，抓好境內相關檔案材料的收集歸檔工作，保證駐外機構檔案材料的齊全、完整和有機聯系。

第六，檔案語種、載體形式的多樣性。駐外機構檔案材料的語種復雜多樣，不僅僅有中文，還有相當一部分涉及駐在國的語種，如英語、德語、法語、日語等。檔案載體也呈多樣性，如光盤檔案、磁介質檔案、移動硬盤等。這就要求駐外機構檔案管理人員必須懂外語、懂檔案、懂計算機知識。

鑒于駐外機構檔案工作的上述特點，駐外機構檔案管理應充分尊重駐外機構檔案工作的特點，不能照搬國內企業的檔案管理模式，在檔案管理機構設置、文件材料歸檔范圍、檔案保管方式等內容上只宜提出原則性要求，不宜規定過細。

三、中國石化駐外機構檔案管理存在的主要問題及對策

駐外機構領導和工作人員對檔案工作重要性的認識有待進一步提高。大多數駐外機構開始進行項目運作時，并沒有考慮到檔案工作，沒有將檔案工作列入到相關的工作計劃和領導的議事日程。普遍缺乏一套真正符合駐外機構自身檔案管理實際、統一規范的檔案管理制度和標準規范體系，檔案管理隨意性較大。大多數駐外機構沒有建立專門的檔案機構或明確專(兼)職檔案員負責本單位的檔案工作，檔案材料分散存放在業務人員手中，極易造成檔案材料的散失。利用因特網進行電子文件的傳輸，電子文件的保密管理存在安全隱患。受辦公用房的限制，不具備檔案保管專業庫房。

針對上述問題，主要應采取以下五方面措施：

第一，應加大宣傳力度，強化駐外機構領導和工作人員的檔案意識。

目前，中國石化海外事業發展迅速，境外資產已具相當規模。集團公司工作會議提出了“力爭用10-15年的時間，把中國石化發展成具有較強國際競爭力的跨國能源化工公司”的奮斗目標。檔案是企業生產要素和有形、無形資產的組成部分，是集團公司持續有效和諧發展的特殊資源。境外機構檔案更是維護國家和中石化合法權益的重要憑據，對中石化境外資產的保值增值具有不可替代的重要作用。因此，駐外機構的各級領導和工作人員必須提高對檔案工作重要性的認識，增強做好檔案工作的責任感和使命感，自覺做好駐外機構檔案材料的形成、積累、歸檔工作，確保駐外機構檔案材料的完整與安全。

第二，應堅持“統一領導、分級管理”的檔案管理體制，形成檔案管理部門、外事管理部門、駐外機構主管單位齊抓共管、分工負責的運行機制。

集團公司辦公廳和外事局負責集團公司境外檔案工作的業務指導和監督管理，各駐外代表處對所在國家(地區)的所有中石化駐外機構的檔案工作具有業務指導和監督管理責任。根據工作需要，經集團公司辦公廳和外事局批準，集團公司駐外代表處可指定本域內的一家中石化駐外機構檔案部門代行其檔案業務指導和監督管理職責。駐外機構主管單位檔案部門和外事部門負責本單位境外檔案工作的業務指導和監督管理。各級駐外機構根據工作需要設立檔案工作機構，或配備專(兼)職檔案人員，負責本機構檔案管理工作。

第三，應將檔案工作納入駐外機構管理的相關制度，健全駐外機構檔案管理制度體系，強化對駐外機構檔案工作的監督管理。

將駐外機構文件材料的形成、積累、歸檔工作納入駐外機構內控管理制度；將駐外機構檔案工作情況作為駐外機構負責人離任審計和項目結束審計內容之一；將檔案資料交接作為駐外機構工作人員工作交接內容之一，檔案交接不清，不得離開原工作崗位；員工(特別是外籍員工)上崗前必須與駐外機構簽訂保密協議。

第四，應在“確保檔案完整安全、方便利用”的前提下，結合駐外機構實際，對檔案實體管理采取相對集中與分散保管相結合的管理方式。

規模較大的駐外機構應建立檔案室，設置專門庫房，集中統一保管各類檔案。為方便生產現場利用檔案，可在現場設檔案分室，檔案人員應當定期對分室檔案保管情況進行檢查，確保檔案的安全。規模較小的駐外機構的涉密檔案、永久長期檔案應由專(兼)職檔案人員集中保管，非涉密短期檔案和業務資料由承辦部門保管，承辦人定期向專(兼)職檔案人員移交需要集中保管的檔案或及時移交辦理完畢的需要歸檔的文件材料。

涉及境外項目產權、債權債務、營銷策略和核心技術方面的檔案應集中管理，重要檔案應及時向國內主管單位報送備份的電子文件。駐外機構保管期限滿6年以上的非涉密檔案在保證檔案安全的情況下，可委托當地檔案管理專業機構(或專業化公司)保管。所在國法律允許的，也可運回國內集中保管。

第五，應加強駐外機構檔案信息化建設，提高檔案服務的時效性。

駐外機構遠離企業總部，分布在世界各地，直接導致了企業管理對象的分散化。在日常工作中，駐外機構需要來自企業總部的快捷、及時有效的檔案信息支持，實現總部與駐外機構各類信息的及時交流。但是傳統手工管理的檔案服務方式，純紙質檔案無法進行檔案信息服務的遠程快速存取，無法實現不同地域企業人員之間檔案信息資源的共享。此外，駐外機構大量產生的電子文件也需要實施有效管理，紙質檔案的數字化加工還可解決駐外機構檔案庫房、裝具緊張的問題。因此，應在保證企業檔案信息安全的前提下，加強駐外機構檔案信息化建設，實現企業各類信息的管理一體化，功能多元化，工作規范化，手段現代化，提高檔案服務的時效性。

第四篇：海鹽縣中小學檔案管理現狀的調研和分析(修改稿)

海鹽中小學檔案管理現狀的調研和分析

縣檔案局監督指導科（邱土榮 張偉）

為了進一步整體推進海鹽縣中小學的檔案管理工作，日前縣檔案局、縣教育局聯合組成調研組對海鹽縣中小學(主要是10所進館學校)的檔案管理工作現狀進行了一次調查摸底。從調研的情況來看，隨著近幾年海鹽基礎教育事業不斷發展，辦學水平的不斷提高，學校檔案工作已越來越得到縣教育局和學校各級領導的普遍重視。但是，由于歷史和現實的各種原因，在檔案信息化高速發展的今天，縣中小學的檔案管理工作也暴露出了不少問題，已遠遠跟不上海鹽檔案事業的發展步伐，同時也無法滿足學校教育事業自身快速發展的需要。

一、海鹽中小學檔案管理工作現狀

目前，全縣共有38所中小學，其中列入縣檔案館移交范疇的法定進館學校為元濟高級中學、海鹽高級中學、海鹽第二高級中學、武原中學、實驗中學、職成教中心、向陽小學、天寧小學、實驗小學及三毛小學等10所學校，這幾所學校2000年以前保管期限為永久和長期的案卷都已移交進館，而其他的28所中小學，自建校以來的檔案還放于各自學校中。在檔案規范化管理上，38所中小學中，只有元濟高級中學和海鹽高級中學進行了目標管理認定，分別為省一級和縣二級，其他的學校均未進行規范化的等級認定。通過此次調研，總體來看，各中小學都設立了綜合檔案室，基本上都配備了兼職檔案員，但是在檔案的保管上主要以文書類檔案為主，其他門類的檔案偏少。而在檔案管理體制建立、經費投入、人員落實、硬件設施配備以及各類檔案類目的設置、規范整理、臺帳建立等方面問題則更為突出。一定程度上影響了學校工作的正常開展，大部分學校現有保存的檔案均無法完整地反映所屬學校歷年工作面貌，也無法有效地為學校各項工作決策、編修校志、教學研究提供檔案利用服務工作。因此，整個學 1

校的檔案工作已嚴重滯后于目前快速發展的教育事業，檔案管理工作已明顯落后于我縣其它系統檔案發展的整體水平。

二、學校檔案管理工作中存在的問題

1、檔案管理體制問題

從調研的情況來看，我縣大部分學校未建立起一整套完善的檔案管理體制。如檔案管理領導小組、網絡成員、檔案規章制度等，大部分學校只設置了兼職檔案員，一般都是由校辦主任或其它任課教師擔任，身兼數職，有的學校未明確檔案分管領導，使得檔案無法從管理體制上形成上抓下管，導致了一些學校檔案工作基本處于無序管理的狀態。由于檔案多年分散于各業務科室，沒有實行集中統一管理，有的學校甚至出現了個別教學類、畢業照等檔案不完整等情況，給檔案的集中管理帶來較大的不利因素，阻礙了學校檔案管理工作的正常開展。

2、檔案管理人員的業務素質問題

從調研的情況來看，所有學校都沒有設專職的檔案管理人員，檔案管理人員嚴重缺乏。目前，現有的檔案管理人員大部分為任課教師，檔案業務不熟，沒有接受過系統性的檔案業務知識學習和相關技能的培訓。檔案管理基本操作要領都不夠熟練，能力上也參差不齊。特別是對學校檔案的分類、整理、歸檔、保管、利用、銷毀等各個環節知之甚少。在檔案整理方面，基本都是按照自己的本職工作，按照自己的理解，為便于組卷，便于查找等為目的在開展檔案工作，致使很多門類檔案未能按照規范的要求進行收集、歸類、整理等，影響了室藏檔案工作的規范化管理。

3、文件材料的收集問題

從調研的情況來看，大部分學校的文件材料收集不完整，沒有按照《嘉興市中小學檔案管理暫行辦法》的文件材料歸檔范圍開展收集 2

工作。特別是學校在業務工作開展過程中形成的各類業務文件材料大部分存放于各個業務處室，自己形成自行管理、未進行統一的移交歸檔工作，文件材料缺失嚴重。例如有些文件在辦理過程中多次傳遞，由于沒有專職的檔案人員進行督促管理，致使收集工作不到位，每年也未進行集中組卷，時間一久容易造成文件丟失；有些教職員工對教學教育工作中自己形成的個人材料歸檔持抵觸心理，認為工作材料、教學教案等資料是自己在工作過程中取得的成果，應歸個人所有，拒絕歸檔，一旦人員調換或換崗，使這些第一手的原始材料無法歸檔；一些領導或教職人員外出參加會議、活動、聽課等帶回的材料，未主動上交給綜合檔案室或各科室部門的檔案收集人員，而兼職的檔案員對學校外派人員參加會議的情況未能及時跟蹤，從而造成了會議文件未能及時收集和歸檔，造成缺失。從各學校現有保管的檔案來看，大部分集中在文字性材料，而其它的多媒體、活動照片、畢業照片、實物檔案、榮譽、設備、基建等都比較缺乏，綜合檔案室不能完整的體現全校各類檔案的集中統一管理。

4、檔案整理的規范化問題

我縣學校的兼職檔案員除了檔案工作外大部分都有著繁重的教學任務，大部分學校每年基本都是在寒暑假期間集中開展各業務科室的檔案收集和整理。由于沒有受過系統性的檔案業務培訓，檔案的收集和整理存在著諸多問題。主要是未能參照2005年嘉興市教育局和嘉興市檔案局聯合印發的《嘉興市中小學檔案管理暫行辦法》執行，許多學校沒有嚴格執行，檔案整理不規范化問題特別突出，有些材料基本分散存入于各業務處室，未進行規范管理。例如大部分學校都沒有制定各類檔案的分類方案，也未制定相應類別文件材料的收集范圍和各類檔案的保管期限，致使綜合檔案室沒有集中的保管好各類應歸檔材料的檔案。在現有已歸檔的案卷中，檔案的整理也比較亂，未參 3

照歸檔文件整理規則進行操作，整理方法不一，與規范化管理距離相差較遠。一些學校許多的學生、學籍、照片檔案等由于不知道如何整理，散亂的存放于綜合檔案室，未進行規范整理，影響了各類檔案的集中統一管理。

5、檔案保管的設施設備問題

從調研的情況來看，新搬遷建造的學校在檔案室的設置上都比較到位，配備了密集架和檔案柜，但是一些老校舍綜合檔案室的設置就比較簡陋。多數學校未實行三室分開原則（即綜合檔案室、檔案閱覽室、檔案員辦公室）；有些學校沒有專門的檔案室，個別甚至是臨時搭建的建筑，在照明線路的布局上、檔案室的實體管理上完全不具備保管檔案所要求的防光、防潮、防霉、防盜、防蟲、防火、防高溫、防有害氣體等的“八防”基本條件；有的學校檔案櫥柜非常陳舊，甚至個別學校仍在用木柜櫥，在防盜、防火設施的配備上嚴重不足，嚴重影響到學校檔案的保管和檔案的安全，造成極大隱患。

6、檔案資源開發和信息化問題

如今的檔案管理已從傳統單純的實體管理向檔案信息化管理方面發展，學校的檔案信息資源也已成為社會共享信息資源的一部分，檔案信息資料的開發再利用已成為重中之重。我縣大部分中小學普遍存在著檔案信息化、現代化管理落后的問題。大部分仍以傳統的檔案管理模式處于主導地位，基本以管為主，以用為次，檔案的信息化管理已明顯滯后。有的學校只局限于應用計算機打印檔案目錄，只是對文書檔案部分的卷內目錄進行了錄入，而其它類別的均未形成電子目錄，同時，也未進行全文的管理與檢索。此外，檔案的編研工作已跟不上檔案信息資源的開發利用需求。

三、加強我縣中小學檔案管理工作的基本對策

1、加強領導，提高認識

提高中小學校全體教職工對檔案管理工作重要性的認識，是做好學校檔案工作的前提。為此，我縣教育主管部門應把檔案管理工作作為學校管理工作的一項重要內容，列入日常檢查、學期常規考核。縣教育局檔案室在負責抓好本單位檔案工作同時，應統籌監管全縣各學校的檔案管理工作。要制訂全縣中小學校檔案發展規劃，以為學校各項工作開展服務為目標，以檔案工作目標管理和規范化數字室創建為抓手，以點帶面、整體推進全縣中小學檔案管理水平。各學校也要切實加強對檔案管理工作的領導，制定學校檔案工作實施計劃，分步實施。同時，每個學校要確定一名校級領導分管檔案工作，組織廣大教職員工認真學習《檔案法》，深入進行檔案法律知識的學習和宣傳，使領導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要性。另外，要建立起一整套切實可行的檔案管理制度，按照《嘉興市中小學檔案管理暫行辦法》要求，規范各類檔案的分類、歸檔要求和保管期限表，使檔案工作做到有章可循，科學歸類與歸檔。每年在財政預算的編報上要有計劃安排好綜合檔案室的經費，加大對檔案室建設的投入，為學校檔案管理工作提供有力保障。

2、健全檔案制度，強化規范管理

各中小學要按照檔案管理的有關要求，建立本校綜合檔案室，設立檔案閱覽室和檔案員辦公室，集中統一管理全校的文書、教育教學、學籍、設備、基建、會計、聲像、實物等各種門類和載體的檔案。要建立建全檔案管理領導小組和檔案工作網絡，形成齊抓共管的機制。要圍繞收集、管理、利用三個基本環節，加強檔案工作制度建設，按照學校檔案的分類原則制定好各類檔案的分類方案和編號要求、制定各業務處室文件材料的收集歸檔范圍、明確各類檔案的整理規范要求，以統一指導本校檔案工作。

學校綜合檔案管理部門要建立健全檔案工作規章制度和崗位責 5

任制，編制出學校各部門文件材料的歸檔范圍、整理的規范要求和保管期限的劃分等方面工作手冊，以便有效地進行指導和檢查。

3、提高人員素質，加強硬件建設

為使能夠綜合提高學校檔案管理水平，各學校必須配備專、兼職的檔案管理人員，加強檔案管理隊伍的思想建設和業務建設，要在檔案工作網絡的基礎上，各部門負責人為本部門檔案的第一責任人，同時確定一名兼職檔案員。最好是能選拔年輕、懂計算機的檔案管理人員負責收集和整理本部門的文件資料，形成檔案工作齊抓共管的局面。另一方面要有計劃地對檔案管理人員進行檔案崗位培訓，堅持持證上崗，為學校檔案管理打下扎實的基礎。

各中小學校要進一步加強綜合檔案室的設施設備建設，把檔案設施建設列入學校基本建設的總體規劃，配置足夠的檔案庫房，并留有發展余地。根據庫房“八防”要求，庫房內需配備如空調、除濕機以及防火、防盜等基本設備。同時，要從檔案工作實際出發，按需配置計算機、打印機、掃描儀、數碼相機、攝像機等設備，以提高工作效率，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規范。

4、注重收集，規范整理

要根據《嘉興市中小學檔案管理暫行辦法》文件要求，參照各類檔案的收集范圍要以本單位形成的材料為重點，如教學、學籍、教案、教研等方面的為重點，拓寬檔案收集范圍，豐富室藏內容。每學各類文件資料收集齊全后，應根據《嘉興市中小學檔案管理暫行辦法》，要依照不同門類、不同載體按時間、分類別分別整理歸檔，采用計算機進行統一編號，進行集中統一的規范整理，最終移交綜合檔案室管理。

5、提高學校檔案管理的開發利用和信息化水平

檔案管理的最終目的是為了利用，為各層次提供服務，各學校要 6

利用現有的檔案資料，加強對檔案資源的開發利用，編研各種能反映學校特色的、有較高利用價值的材料。要利用多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學化、管理機構高效化、檔案工作標準化，不斷增強檔案室的綜合服務功能，使檔案信息資源更好地為學校教育教學和管理服務。同時要積極鼓勵各學校開展規范化數字檔案室創建工作，加強綜合檔案室的信息化管理程序，結合計算機等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務質量，對現有的傳統檔案利用現代化手段進行數字化轉換處理，為資源共享和檔案登記備份工作打下扎實的基礎，更好地服務于我縣教育教學工作的發展。

第五篇：學校檔案管理論文：學校檔案管理工作現狀分析及其對策

學校檔案管理論文：學校檔案管理工作現狀分析及其

對策

【摘要】學校檔案是學校廣大教職工在從事教育活動、教學管理和學生學習等活動中凝聚而成具有保存或參考價值的檔案資料,是從事教育教學活動、學校管理、教科研工作和教育督導評估必不可少的資料。本文就學校檔案管理現狀分析及如何做好學校檔案管理工作談些看法。

【關鍵詞】學校檔案 管理現狀 對策

學校檔案是一個學校的廣大教職工在從事教育活動、教學管理和學生學習等活動中凝聚而成具有保存或參考價值的檔案資料,它能反映了學校在各個歷史時期的工作和活動情況,在學校工作中起著承前啟后的作用,分析利用學校檔案,能有效幫助提高教育管理和學校教學水平。如何做好學校檔案管理,對教育、教學、教研活動,有著十分重要的作用。

一、學校檔案管理工作的重要作用

1.學校檔案是學校的歷史載體

學校檔案作為歷史的記錄、知識的載體之一,包括文件資料管理、校園文化建設、教師履歷管理、優秀課堂教學與教學實踐記錄、學生學習和生活管理、學籍管理、招生與畢業就業工作、教學研究等方面的文字材料、聲像、電子資料,記載著全校師生員工的德、能、勤、績,匯集著最原始、最可靠的大量信息。同樣,學校檔案真實客觀地記錄了學校發展的歷程,是學校重要的信息資源,對學校具有重要的推進

作用。

2.學校檔案是學校的教學總結

學校檔案匯集了學校現有的知識成果,是學校成長和奮斗的沉積寶鑒,具有很大的開發利用價值,對學校檔案進行綜合分析,可以全面掌握學校教育教學工作等方面的延革和演變情況,為新的時期學校建設提供借鑒和依據,推動學校自身形象和價值觀的發展。

二、學校檔案管理工作的現狀分析

現階段,很多學校對檔案管理工作不夠重視,檔案管理資源不足和管理手段不高,其主要表現在以下幾方面:

1.檔案管理意識淡薄,利用率不高

長期以來,由于人們對檔案工作意識不強,認識不到檔案工作在學校建設中的重要性和必要性,是檔案管理工作得不到重視的一個重要原因。

2.檔案管理人員業務素質不高,檔案管理工作開展難度大

一般學校沒有設定專職檔案管理崗位,或有的學校的檔案管理人員是教師兼職或是臨時配備的。另外,一些檔案管理人員不是檔案專業出身的或者不經過培訓就上崗,缺乏系統培訓,檔案管理手段落后,嚴重制約學校檔案管理工作的發展。

3.硬件設施不達標,檔案資料不全

學校檔案應客觀完整記錄學校各方面的工作,為學校發展留下真實的軌跡。但目前在很多學校普通存在的現象:一是有的不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求,容易缺失

或遭受破壞。二是檔案保管設備不齊全,規格不一,不能滿足新時期檔案多樣化的需要。檔案的錯歸錯放、隨意歸檔、資料不全的現象,也使得學校檔案管理工作的開展進一步加大難度。

三、加強學校檔案管理工作的對策

1.領導重視,完善檔案管理工作體系

學校領導應高度重視檔案管理工作,成立以校長為組長、各科室負責同志參與的檔案工作領導小組,建立完善的檔案管理《綜合檔案室工作職責》、《檔案管理工作規定》、《檔案利用制度》等工作制度,形成檔案管理體系機制,積極推進學校檔案管理工作發展。

2.專員管理,強化檔案管理工作基礎

優秀的檔案工作人員必須具有較高的政治思想素質和職業道德修養,還必須做到業務精通。加強檔案人員自身業務素質建設,一方面積極參加檔案業務培訓,學習檔案專業理論知識;另一方面建立檔案工作網絡,運用現代化管理技術和先進技術設備,提高管理水平,跟上辦公自動化步伐。

3.全民參與,增強檔案管理工作意識

通過向全體教職工宣傳檔案管理工作的重要性,舉辦檔案法規和制度的講座、開展檔案知識競賽,來提高教職工的檔案意識,促使各科室人員都重視并支持學校檔案管理工作。學校各科(組、處)室設兼職檔案員,積極參與和配合學校檔案管理工作,開展檔案的收集、整理、歸檔,從組織上保證檔案工作的順利開展。

4.硬件支柱,保證檔案管理工作質量

硬件建設是提高檔案水平的保障,同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。要專門設立綜合檔案室,添購檔案管理設施設備,分類存放,編檔管理,做足防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵措施,確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規范。

5.多點開花,豐富檔案管理工作內容

檔案工作是一項積累性工作,首先需要檔案工作者在日常工作中注重學校各類材料的收集和整理,全方位收集相關檔案資料,倡導全體師生支持學校,積極提供有記錄價值的教育教學資料,也要努力拓寬檔案收集范圍,挖掘檔案資源,比如收集分散的知名校友檔案等,使室藏檔案內容豐富充實起來。

6.實現管理現代化,拓寬服務領域

隨著社會科技的進步,檔案管理的現代化、信息化已是新時期檔案事業發展的重要方向,一方面利用現代化高科技手段提高檔案工作效率,使檔案工作從落后的手工操作走向現代化的管理。另一方面利用現代化管理手段將管理檔案信息及時提供給學校領導、各教研組和社會有關部門,提供查閱便利,提高使用利用率,使他們親身體驗到檔案信息的價值,促使他們更積極主動地配合檔案部門做好檔案工作。

7.與時俱進,努力與校園文化建設相結合學校檔案是展示學校自身形象和價值觀建設成果的重要載體,因此學校檔案工作要站在廣闊的社會文化背景之下,努力體現多姿多彩的生命魅力和獨具個性的文化氛圍,努力與德育教育各類活動相結合,成為校園文化建設的重要基地,最大范圍反映學校的文化風貌和歷史

面貌。

總之,學校檔案管理工作是學校基礎工作的重要組成部分,我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時,主動提供檔案利用服務,做到檔案管理工作管理方法科學化,管理手段高效化,檔案工作標準化,建立檔案管理工作長效機制,使檔案價值得以充分體現,推進教育事業的發展。

參考文獻:

[1] 王莉.談高校檔案管理現代化建設[J]鎮江高專學報

[2] 劉索珍.中職學校教學檔案管理工作初探[J]衛生職業教育

[3] 周楓,辛梅菊.做好學校檔案管理工作初探[J]山東檔案

[4] 佚名《提升檔案管理人員素質的對策與建議》