第一篇：現代秘書學知識點考點免費下載

現代秘書學

1、秘書工作的含義、特點

含義：指的是以為領導中樞與領導者的工作運轉和決策服務為目的，由秘書完成的一系列綜合性、輔助性的服務工作的統稱。

特點：政治性、綜合性、輔助性、被動性、事務性、機密性

2、秘書如何正確處理與領導者的關系

1)尊重而不阿諛奉承4）誠實而不作假弄權

2)主動而不越位脫軌5）溝通而不封閉堵塞

3)服從而不盲目附和6）擋駕而不阻攔干涉

3、綜理制、分理制（P44）

我國秘書機構的布局方式，根據秘書機構的性質和基本職能，大體上可以分為兩種：一種是總體辦公型模式——綜理制；另一種是職能分工型模式——分理制。綜理制又稱分散制、集中制；分理制又稱分散制、混合制。

4、秘書職能的定義、分類（P53）

定義：指的是秘書的工作、任務、職責、功用和效能的總稱，它從總體上規定了秘書的工作方向、活動范圍和行為準則，主要回答秘書大體上應該“做些什么”和“取得怎樣的成效”的問題。

分類：基本職能：參謀政務、管理事務；

一般職能：是秘書工作任務、職責、內容的概括和綜合，是秘書基本職能的具體化和明確化，帶有普遍性和常規性，既適用于黨、政、軍、三資企業和私營企業的秘書部門大體上也是適用的。包括輔佐決策、協助管理、處理信息、協調關系、保守秘密

5、國家秘密的定義、劃分

定義：指的是關系國家的安全和利益，依照法定程序確定，在一定時間內只限于一定范

圍的人員知悉的事項。

國家秘密的密級：絕密、機密、秘密

6、秘書職能環境的含義

秘書職能環境：指的是從事秘書工作的秘書個人，在履行秘書職能時的有利于自身健康、成長和提高工作效率的物質生活環境和與之發生職能關系的相對穩定的職能對象的總稱。

7、文書及其相關概念的含義

文書：是人們在社會實踐活動中，以一定的文字體式，用以表達某種意思、處理各種事

務的書面材料。

分類：1.私人文書2.公務文書

私人文書：是指個人、家庭或者家族在社會實踐活動中形成和使用的文書。

公務文書：是指法定機關或組織按照特定的體式，經過一定處理程序制成，并在特定范

圍內使用的書面材料，是發布政令、傳達領導意圖、聯系公務、指導和商洽工作、傳遞信息、交流經驗、處理機關、單位內部業務工作及記載工作活動的一項工具。

公文就是處理公務、管理事務的一種書面文字工具。

公文的分類：1.通用公文：是指黨政機關和社會組織都普遍運用的公文。

2.專用公文：指的是軍事、外交、司法、稅務、審計等專門職能機構在其

特定公務活動中根據特殊需要專門使用的公文。

文件的含義：是指法定機關或組織按照一定程序撰制的文書，具有指揮性、指導性、知照性和法定的權威性，并印有固定版頭的那一部分公文，是公文的一

部分。

文書、公文、文件三者的關系：文書的范圍大于公文，公文的范圍大于文件。

8、文書處理含義、基本要求、意義

文書處理：廣義，指文書在機關、單位通過一道又一道的銜接程序和手續，使公務文書

從擬制形成到完成使命的全過程所做的處理工作，包括公文撰擬、公文辦理，最后以立卷歸檔告終。狹義，一是收文處理，二是發文處理。

文書處理的基本要求：及時、準確、安全、簡便、統一、實事求是、高效

文書處理的重要意義 : 1)、機關、單位聯系各方的紐帶

2)、可從中獲取大量有價值的信息

3)、能有效減輕領導的負擔

4)、保守黨和國家機密的重要環節

5)、為檔案工作奠定基礎。

9、行文關系、方向和制度

行文關系：指的是根據機關、單位之間的組織關系和職權范圍而確定的公文授受關系。

這種關系，大體上可分為以下三種情況：同一組織系統上下級機關、單位之

間的關系；不同組織系統上下級機關、單位之間的關系 ；平行機關、單位

之間的關系。

行文方向：指以公文發出的機關、單位為基點，就發文機關、單位與收文機關、單位的職級關系所認定的公文運行去向。公文的運行方向有以下三種情況：上行文、下行文、平行文

行文制度：又稱行文規則，是指公文在運行傳遞中應遵守的有關制度，這些制度主要包

括行文關系、行文方向、行文方式等。

根據國家行政機關公文處理辦法的有關規定有以下幾條：

1）行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。

2）政府各部門依據部門職權可以互相行文和向下一級政府的相關業務部門

行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不

得向下一級政府正式行文。部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正

式行文。

3）同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府與同

級黨委和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行

文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。

4）屬于部門職權范圍內的事務，應當由部門自行行文或聯合行文。聯合行文應當明確

主辦部門。須經政府審批的事項，經政府同意也可以由部門行文，文中應當注明經

政府同意。

5）屬于主管部門職權范圍內的具體問題，應當直接報送主管部門處理。

6）部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關

應當責令糾正或撤銷。

7）向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。

8）“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關的，應當用

抄送形式，但不得抄送其下級機關。

“報告”不得夾帶請示事項。

9）除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

10）受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。

10、公文處理程序

收文處理程序可分為四個階段：

a、公文的收受與分流（收受、分揀、拆封、登記、分送、（摘編））

b、辦理收文階段（擬辦、批辦、承辦、注辦、（辦復））

c、組織傳閱與催辦、查辦階段

d、處置辦畢公文（清退、歸檔）

發文處理：公文制發機關、單位的秘書部門從接收文稿到制作發出的全過程。

發文處理程序：擬稿、核稿、簽發、批注、編號、審定密級、確定閱讀范圍、印刷、校

對、蓋印、登記、封發等。

11、公文撰擬含義、特點、功用、基本格式

公文撰擬：公文撰擬就是秘書在其本職范圍內所從事的各種通用公文和準公

文的起草。

公文撰擬的特點：1）有特定讀者對象和明確的實用目的2）有法定的作者和法定的權威性

3）有相對穩定、約定俗成的規范格式

4）撰擬過程的集體性

5）內容表述上的簡明性

公文撰擬的功用：1）決策和領導功用

2）規范準繩功用

3）宣傳教育功用

4）知照聯系功用

5）憑證依據作用

公文三大部分：A、眉首部分：1.文件份號 2.秘密等級 3.保密期限 4.緊急程度 5.版頭 6.發文字號 7.簽發人

B、主體部分：1.公文標題 2.主送機關 3.正文 4.發文機關 5.成文日期

6.印章 7.附件 8.附注 9.閱讀范圍

C、版記部分：1.主題詞 2.抄送機關 3.印制版記（包括公文

印發機關或部門名稱、印發時間和印刷份數）

12、調查研究的定義、特爾斐式調查法、頭腦風暴式調查法

定義：指的是人們在社會實踐中，對客觀的實際情況進行了解和分析研究，以認識其本質和發展規律的一種自覺的行動。

特爾斐式調查法：又稱專家調查法，是函詢的形式，向參與預測問題的有關領域的專家分別提出問題，然后將他們回答的意見進行綜合、整理、歸納，又匿名反饋給各專家，再次征求意見，然后再加以綜合、整理、反饋，經過多次反復循環，最后得出一個比較一致的意見。

頭腦風暴式調查法：簡稱BS法，即無拘無束、自由奔放地思考問題的意思，是借開調查會的形式來研究問題，這種會議，不受任何框架的限制，在融洽、輕松的氣氛中進行。

13、公共關系的含義

公共關系：是社會組織及其成員，為實現特定的目的，通過一定的傳播媒體，加強與公

眾的雙向信息溝通，協調好與各方面的關系，塑造組織的美好形象，使組織與公共相互了解、相互適應和相互支持的一種持久的策略行動。

第二篇：行政秘書學考試知識點

名詞解析

一、公務秘書：指為黨政機關、軍隊、社會團體、國有（或集團）企事業單位服務的秘書。

二、秘書工作：是因領導工作需要而存在的，是機關工作的一部分。秘書工作在領導工作中具有輔助性，在機關工作中具有樞紐性。

三、協調：是指秘書人員在職責范圍內，或根據領導授權，調整和改善部門之間、工作之間、人與人之間的關系，促使機關活動趨向同步化、和諧化，以實現共同目標的行為過程。（103）

四、期望值：是人們對他人或社會的期望指數。（105）

五、聽知能力：又稱理解能力。是秘書人員基本能力要求之一。聽取領導者的口頭指示，記錄與會者的發言和來訪者的陳述，都離不開秘書人員的聽知能力。秘書人員的聽知能力要求秘書人員注意力高度集中，具有迅速準確的理解能力。（94）

六、公務接洽：是辦理領導機關、平行單位、下級組織與本機關聯系公務事宜的接洽工作。（41）

七、公文：公務文書的簡稱，屬于應用文。廣義上，指黨政機關、社會團體、企事業單位為處理公務形成的文字材料。狹義上，指黨政機關處理公務時所使用的公文。（151）

八、決定：

九、“T”型人才：是指按知識結構區分出來的一種新型人才類型。用字母“T”來表示他們的知識結構特點。“—”表示有廣博的知識面，“|”表示知識的深度。兩者的結合，既有較深的專業知識，又有廣博的知識面，這類集深與博于一身的人才。（89）

十、智能素養：智能是知識、智力與能力的統一。素養是指一個人在政治、思想、作風、道德品質和知識、技能等方面，經過長期鍛煉、學習和積累所達到的水平。（88）

簡答

一、簡述公文寫作的形式與要求。1.導語要提筆入題。2.正文要主題突出。3.表述要準確無誤。4.篇章要條理清楚。5.結尾要當斷即斷。

二、簡述秘書人員的基本能力要求。（93）1.表達能力:文字表達能力、口頭表達能力。

2.聽知能力：聽取領導口頭指示、記錄與會人員的發言等都離不開秘書人員的聽知能力。3.組織管理能力：計劃組織能力、協調能力。

4.應變能力：對突發和意外事件緊急處理的能力，是秘書人員各項能力和素質在應急狀態下的臨場發揮和綜合反映，要求秘書人員有冷靜的頭腦和隨機應變的機智性。

5.交際能力：秘書人員每天要與許多人員交往，要協調溝通上下、左右、內外的各種人際關系，因此秘書人員要加強交際能力的培養。

三、簡述請示的概念與種類。(ppt)1.概念：是“適用于向上級機關請求指示、?批準”的公文。請示為上行文，具有強制回復的性質。其行文目的是請求上級機關對本機關單位權限范圍內無法決定的重大事項，以及在工作中遇到的無章可循的疑難問題，給予答復。

2.種類：請求指示的請示、請求批準的請示、請求批轉的請示。

四、簡述秘書越位錯誤的主要表現。（104）

1.決策越位：決策是領導工作的基本內容，決策必須由領導作出。有的秘書人員不能充分認識這一點，本應由領導作出的決策，他卻超越權限，自己為之。

2.表態越位：單位之間交涉問題，對實質性問題的表態，應由領導或領導授權才能進行。而有的秘書，領導未表態也沒授權，他卻先表明態度，造成喧賓奪主之勢，陷領導于被動。3.工作越位：什么工作應由誰干，有時也有幾分奧妙。有的秘書不明白這點，本來有些工作由領導出面更合適，秘書卻搶先去做，從而造成工作越位。

4.答復問題越位：答復問題需要有相應的權威。而有的秘書缺乏這種權威，卻擅自答復，這也是越位。

5.場合越位：有些場合，應適當突出領導。有的秘書張羅過歡，顯自己過多，顯上級太少，這也是越位。

五、簡述協調領導之間關系的藝術。（107）

1.正確認識領導者之間的矛盾。領導者之間由于工作關系產生一些矛盾和分歧在所難免，秘書人員要正確對待領導者之間的矛盾和分歧，決不能一遇矛盾和分歧就意志消沉、無所作為。領導者之間矛盾級分歧可分為四類：（1）認識上的矛盾和分歧。（2）工作方法和領導風格上的矛盾。（3）利益上的矛盾。（4）感情上的矛盾。2.靈活處理領導者之間矛盾的藝術。

靈活處理領導者之間的矛盾，需采取有效的方法：

（1）溝通。當領導者之間的矛盾尚在萌芽狀態，或這些矛盾源于認識和工作上的矛盾時，秘書應當采取積極溝通的方法予以協調。

（2）折中。當領導者之間各抒己見、相持不下、有損工作時，秘書可擇機提出雙方都樂意接受的折中方案，是矛盾得以解決。

（3）回避。對于領導之間有些長期積累、無法溝通的矛盾，秘書應當回避，避免夾在其中。（4）中立。領導者之間的矛盾和分歧可能暴露在秘書面前，秘書不得以被夾在其中時，秘書密須堅持不介入原則，嚴守中立。

六、簡述秘書工作的形式。（39）1.撰擬公文 2.辦理公文 3.辦理會務 4.調查研究 5.信息工作 6.督查工作 7.協調工作 8.信訪工作 9.公務接洽

七、簡述協調同事之間關系的藝術。（109）1.處理矛盾的藝術（1）及時與同事溝通。

（2）注意自我反省并激勵自己。

（3）通過“中間人”傳話來終止對方的不滿。2.增進同事間感情的藝術（1）主動溝通。（2）相逢開口笑。（3）善于“制怒”。（4）關鍵時刻送溫暖。（5）求同存異。

八、簡述配置秘書實施的原則。（79）

1.適應性原則。根據領導者個性特點和工作習慣來配置秘書。2.職能性原則。按照領導者的管理職能職能配備秘書。

3.類型性原則。根據領導工作的性質和秘書人員的特長，按照不同類型來配備秘書人員。

論述題

一、秘書工作的管理措施（83）

在當前社會下，各級領導機關面臨著繁重的工作任務，因而對秘書人員提出了更高要求。機關領導任必須在宏觀方面加強對秘書工作的領導與指導。在微觀方面應采取必要的管理措施，以便高質量、高效率地為領導工作服務。1.對秘書宏觀方面的管理要求

（1）堅持正確的政治方向，在思想上、政治上同黨中央保持高度一致。（2）遵守工作紀律，全心全意為人民服務。（3）樹立謙虛謹慎的優良作風。（4）嚴守黨和國家的機密。（5）嚴格秘書人員的調配制度。（6）加強對秘書人員的領導和管理。2.對秘書微觀方面的管理要求（1）分級管理與直接領導相結合。（2）實行嚴格的崗位責任制。（3）實行明確的目標管理。（4）實行交接班制度。（5）把好人才素質關。

二、公文撰寫的基本步驟（160）1.接受任務，明確公文主旨。2.圍繞主題，廣泛收集材料。3.總體構思，擬定寫作提綱。4.落筆撰文，從事草稿寫作。5.加工潤色，完成修改審核。

三、正確認識秘書工作特征的意義（52）

認識秘書工作的特征，不只是出于秘書學研究的需要，對于秘書人員角色意識來說，具有重要的啟迪意義。

1.要有服從意識。由于領導工作與秘書工作是主輔關系，秘書人員就要充分認清職業角色，自覺服從領導指揮，圍繞領導工作的目標和要求，調節秘書部門的行為。不能因為有了貼近領導的特殊地位，就以為具有了領導職權，不愿服從領導指示。從工作關系和職能地位，秘書就是秘書，領導就是領導，秘書必須服從領導，一心一意為領導工作服務。

2.要有全局意識。由于領導工作直接涉及全局利益，秘書人員就必須具有全局意識，要站在領導工作的角度觀察和思考問題。立足具體工作，時刻從全局著想。

3.要有創新意識。在當今領導決策逐漸由經驗決策變為科學決策，秘書人員必須提高參謀水平，為領導出新主意、新辦法。

4.要有奉獻意識。秘書人員把工作中的大量時間和精力用在了“幕后”，為處于“前臺”的領導人的工作活動做準備，卻很少得到夸獎。因此，秘書人員要增強奉獻意識。

5.要有學習意識。秘書工作的綜合輔助性特點，要求有高素質的秘書人員來承擔。秘書人員要樹立終身學習的觀念，不斷提高自身素質，努力使自己成為石英領導工作需要的“T”型人才。6.要有獨立人格意識。秘書人員處理好工作的從屬性與人格的獨立性的關系。工作中既要按照領導意圖行事，又要保持獨立的人格。不能助紂為虐，最終與領導者滑向犯罪的泥潭。7.要有貫徹領導意圖意識。領導意圖是秘書人員思維的基點，秘書人員必須有貫徹領導意圖的意識，不僅要領會領導意圖，還要補充完善和創造性地貫徹領導意圖。

四、秘書調查研究是“謀事之基，成事之道”（40）

材料分析

一、協調（103-110）（43）

（一）協調的涵義

協調：指秘書人員在職責范圍內，或根據領導授權，調整和改善部門之間、工作之間、人與人之間的關系，促使機關活動趨向同步化、和諧化，以實現共同目標的行為過程。

（二）協調自己與領導關系的藝術

秘書與領導的關系是一種特殊的上下級關系。領導與秘書的人際關系是互相理解的關系。1.正確認識角色地位，做到出力而不“越位”

秘書要正確認識自己的社會角色，在處理與領導關系時，要防止越位。這是社會分工所決定的差別，不承認或違背這種差別，就會影響整體效能。因此，在處理與領導關系時、秘書防止越位是一種積極的措施，而不是一種消極的限制。2.秘書設立恰當的期望值

期望值是指秘書對領導的物質和精神方面的期望。秘書要找到既能基本得以實現，又大體合理、適中的期望值。應做到：（1）正確審視自己，使期望值與自我相符。（2）將心比心，多站在領導角度考慮問題。（3）合理控制，減少或降低不合理的期望值。3.秘書加強信息反饋的藝術

首先，要實事求是地反應工作中的成績和問題，輔助領導總結經驗教訓，完善措施，改進工作。其次，要抓住主流和共性的內容，把群眾的意愿、要求和建議及時反映給領導，便于領導調動一切積極因素進行工作。

4.秘書處理自己與領導群體關系的藝術

秘書在日常工作中，不僅要面對直接領導，還要面對領導群體。處理好與領導群體的關系要做到：（1）在工作上，對領導要一視同仁，一樣尊重。（2）在組織上，一定要做到下級服從上級。（3）在態度上，無論是主管領導還是非主管領導，要一律平等，一樣對待。（4）在匯報和請示工作時，應按權限和程序辦事。先是直接上級領導，再是高一級領導；先主管領導，再是全面負責的領導。

5.秘書提升自己在領導心目中地位的藝術

（1）善舉無聲。幫出好點子，絕不與領導爭名利，把自己的功勞悄讓給領導。領導會記住你的好。

（2）爭辯有術。在某種場合做出某些讓步，避免無謂爭辯。把問題“冷處理”，使領導和自己得到重新思考的機會。（3）暗示有法。在不知不覺中把意見傳達給領導，使領導覺得是他自己改正的，而不是因為你的指點。不傷害領導自尊心。

（4）進言有方。選擇恰當時機進言，否則好事也會辦砸。

（三）協調領導之間關系的藝術 1.正確認識領導者之間的矛盾

（1）認識上的矛盾和分歧：因為所受教育、所處地位、環境及思維方法不同造成的。（2）工作方法和領導風格上的矛盾：雷厲風行、三思后行，超脫、細致。

（3）利益上的矛盾：每個領導形成每一局部，局部利益與整體利益，局部利益與局部利益。（4）感情上的矛盾：能力不強、心胸狹窄，過分計較局部和個人利益等。2.靈活處理領導者之間矛盾的藝術

（1）溝通。當領導者之間的矛盾尚在萌芽狀態，或這些矛盾源于認識和工作上的矛盾時，秘書應當采取積極溝通的方法予以協調。

（2）折中。當領導者之間各抒己見、相持不下、有損工作時，秘書可擇機提出雙方都樂意接受的折中方案，是矛盾得以解決。

（3）回避。對于領導之間有些長期積累、無法溝通的矛盾，秘書應當回避，避免夾在其中。（4）中立。領導者之間的矛盾和分歧可能暴露在秘書面前，秘書不得以被夾在其中時，秘書密須堅持不介入原則，嚴守中立。

（四）協調與同事之間關系的藝術 1.處理矛盾的藝術

（1）及時與同事溝通。有矛盾時，及時溝通。

（2）注意自我反省并激勵自己。當得知有人對自己不滿時，不用憤憤不平。不妨反省自己，想想與同事交往時是否有不妥之處，因而使別人對自己產生抵觸情緒。（3）通過“中間人”傳話來終止對方的不滿。2.增進同事間感情的藝術

（1）主動溝通。第一，時機、場合、話題。第二，謙虛誠懇。第三，講究語言藝術，商量式、安慰、互酬式語言，注意分寸。第四，善于體察對方心理變化，及時選擇話題。（2）相逢開口笑。縮小彼此心靈距離等。（3）善于“制怒”。（4）關鍵時刻送溫暖。（5）求同存異。

（五）協調的作用

做好機關內部人際關系協調工作，對促進決策形成，保證決策落實，理順各種關系，優化整體功能，提高機關效率，具有重要作用。

二、會談接洽（公務接洽、接待）（41）（136）公務接洽是秘書工作的主要內容之一。

第三篇：現代秘書學期末考試資料

鄭州大學現代遠程教育《現代秘書學》課程考核要求

說明：本課程考核形式為提交作業，完成后請保存為WORD 2003版本格式的文檔，登陸學習的平臺提交，并檢查和確認提交成功（能夠下載，并且內容無誤即為提交成功）。

一． 作業要求

1.認真學習課程，廣泛查閱文獻資料，高質量完成課程作業。

2.必須由自己獨立完成，不得抄襲或請人代寫，雷同作業按照零分處理。

二． 作業內容

論述題（第一題40分，第二題60分，共100分。）

1、談談你對“秘書”概念的認識與把握。答：

一、秘書現象和秘書現象的社會定位

秘書和秘書工作，作為客觀存在的社會事物和社會現象，是歷史發展的必然產物。秘書學的研究，不應從歷史上什么時候出現秘書職務開始，而應當從為什么會出現“秘書”這一本原開始。

文字的產生和發展，從五千多年前用獸骨占卜問神，到商朝甲骨卜問后刻寫卜辭，體現了人在為權力服務中總結文字經驗和發揮文字作用的本領，以文字為工具的社會服務隨之尋偶。向當事人釋解占卜兇吉，記錄生產技術，記載個人秘密，提出某種建議，充當傳遞信使等秘書現象不斷出現。這些現象的抽象，就是孕育“秘書”含義的本原。

秘書現象的應用價值，首先被氏族公社末期的貴族統治者所認識。他們對秘書現象進行了政治性和歸屬性的改造。

隨著社會的發展，這種“圍核機制”被模擬和擴散。表現為“核”的模擬和“圍”的擴散。

這樣，在我們的腦海中浮現了一幅圖景。在社會前進的腳步中，以“圍核機制”為特征的秘書現象不斷地以一定的存在形態被凝固在社會各個系統、各個環節的樞紐之中。凝固點上的人就成為秘書現象的人格化身，成為“秘書人”。他們被稱之為“秘書”或類似的稱謂，實現了秘書現象的社會定位。這就充分說明，“秘書”是由秘書現象分離和衍變而派生出來的，它是一種符合社會管理發展需要的分工。

由于社會各個系統、各個環節的樞紐是個龐大的網絡，因此在網絡中無數點上定位的“秘書”，存在著社會屬性、“凝固”形態和活動方式多元化的特征。事實正是這樣，當今世界“秘書”的定位有官方的、民間的；政治的、經濟的；行政的、專業的；集團的、個人的等等，不一而足。

總之，歷史的發展，產生了秘書現象，秘書現象孕育和分娩了秘書人，秘書人承擔了秘書現象的兼容升華和圍核指向，滿足了社會定位的需要；同時，社會對秘書現象及其“圍核機制”的功能性選擇，還在不斷發展和擴新，呼喚出現新的“秘書”定位。這就是秘書現象和秘書定位歷史發展的模型。這模型告訴我們，人類社會的秘書史，就是在這樣豐富多彩的秘書現象動態發展中記載的。

二、從秘書現象看秘書概念

對秘書現象產生和演化，以及秘書職司起源和變遷的粗略勾勒，有可能為我們解釋秘書概念找到了一把鑰匙。

首先，秘書現象產生發展分離再發展再分離的演進規律，表明了它既有廣義的擴展性，又有狹義的規定性。其次，秘書現象分離后的社會定位的圍核化，社會定位歷史發展的多元化，表明“秘書”在人格化意義上既有絕對確定性和連續性，又有相對確定性和間斷性。這些，都給我們提示了秘書概念在職業化或人格意義上的外延的多維。

迄今為止，我們之所以未能對“秘書”定義達成共識，正是反映了對這一概念豐富內涵和多維外延把握的偏頗。人們從各自對秘書標準概念的想定出發，從各自對秘書實踐的體驗出發，從各自不同側面的理解出發，就會得出不同的結論。

2、秘書工作是一種被動性和服從性都很強的工作，但要想成為一名出色的秘書，又必須發揮自己的主動性和創造性。問：請舉例說明如何在被動性、服從性的大前提下，恰當地發揮秘書人員的主動性和創造性？

答：第一、智能結構合理，能發揮互補功能。

秘書工作包容項多、涉及面廣，需要多方面的知識和專長。既要有通曉文字的，也要有熟悉管理的；既要有善于出主意的，也要有善于辦實事的；既要有理論修養的，也要有實際經驗的；既要有懂經濟的，也要有熟悉政策、法律的，等等。在通曉文字者中，又要有比較精于某種文體的等。因此，應根據需要羅致有不同特長的人才，形成合理的智能結構，各展所長，互相補充，協調一致，妥善處理好各方面的工作，完成各項任務。如果智能結構過于單一，就不能夠適應復雜多樣的情況變化，給秘書工作帶來很大的局限性。第二、年齡結構合理，能發揮師承功能。

秘書工作不僅包容項多、涉及面廣，而且往往難度大、業務復雜，不經過較長時期的熟悉和磨煉是難以勝任的。即使是秘書專業畢業的學生，也并不是一走出學校就能夠很好地勝任工作，而是需要在實踐中不斷學習，虛心向有經驗的老同志請教，才能逐漸提高實際工作能力。所以，從秘書群體隊伍的建設來看，要注意形成合理的年齡結構。既有經驗豐富、業務權威的年長者，又要以各種方式及時吸收培養年輕力量，同時還應有業務熟練、能夠保證業務接替的中年骨干。有了這樣的年齡結構，老、中、青結合，就會使秘書群體內部師承相繼，不斷發展，充滿生機和活力。

第三、性別結構合理，能提高整體效能。

在秘書群體中，男性和女性有著不同的生理和心理特征，對工作的適應性也是不完全一樣的。一般說來，女性比較溫和、謹慎、耐心、細致、善解人意，富有同情心。因此，秘書業務中內向性、技術性、程式性較強的一些工作，更適合由女性擔任。有關實驗還證明，同職業的群體中男女比例適當，還有助于改善人際關系，增進內部團結，提高工作效率。關于秘書工作人員的性別結構問題，在我國尚未引起足夠重視，至于不同部門中的男女比例怎樣才算合適，也還需要在實踐中來進一步探討。

二、加強目標管理

目標管理就是通過確定本單位的工作奮斗目標，以激勵和引導全體人員更加有效的進行工作并對整個過程實施控制，最終實現既定工作目標的一種管理方式。

目標管理是辦公室協助領導管理全局，推動各方面完成任務的管理措施，同時辦公室本身也需要帶頭搞好目標管理。目標是在一定時間預定達到的效果。辦公室實施目標管理，主要是：

1、實行“三定”

這里的“三定”，是定崗、定員、定責。定崗，要根據辦公室的職責人物科學合理的實質工作崗位。定崗市一要高效精干，崗位明確，盡可能減少不必要的崗位；二要科學合理，盡可能將性質相近的工作歸屬分類，便于操作；三要職責相對寬泛，專兼結合，即突出崗位的主要職能，又要將其主要職能相對延伸和拓展，形成科學合理的崗位結構。定員，要做到人數適當，結構合理，既注意人員政治素質，又注意其舉特長和個性特點；既注意年齡、工作實績和工作經驗，又注意身體狀態和家庭負擔，做到各得其所，各盡所能，揚其所長，避其所短。定責，要對每一個崗位的工作性質，任務大小進行認真研究，對其職責力求表述準確、恰當、具體，避免含糊不清。

2、建立目標體系

制定目標要科學、合理、既不能設置過高，以致目標無法達到而流于形式，又不能過低，以致目標失去鞭策效應和約束力。具體來講，目標的確定要堅持“四性”：一是可靠性，所定目標的各項要求，經過努力是全部可以達到的；二是明確性，既目標提出的各項要求表達要具體明確，便于操作；三是可衡量性，做到心可用數字表達的可能量化，使目標、任務的落實更具嚴密性和可控性；四是可協調性，目標所提各項要求與若干部門的工作職能相關時，各自的權、責、利也要明確具體，以利于互相協調與配合。

3、加強考評檢查

一般來說，定量目標較為便于考核，因其工作進度和工作質量具有直觀性，因此只需要進行階段性檢查，每季度或半年一次即可；而定性目標則需要進行經常性的考核檢查，并做好記錄，以便及時發現工作中存在的問題，掌握目標進度，并及時反饋實現目標過程及狀況的信息。

在實際工作中，一些地方把考評分為三個階段實施：（1）第一階段，以協商方式確定辦公室工作的目標結構體系，主要是確定總目標，確定下面職能崗位如秘書、文書、信息、督查、綜合、調研、行政后勤、機要保密、信訪、對外接待等崗位的小目標，以及協調各崗位、工種的小目標，使之形成完整的目標體系。

（2）第二階段，以自我控制為主的方式實施目標，由各崗位工作人員自己決定完成任務，實現目標的途徑和方法，上級領導不要包辦代替，不加干涉。（3）第三階段，以工作人員自我總結為主進行目標成果評價，主要是自我總結完成的程度、所遇到的問題與克服困難狀況等。具體步驟有：

自評。自查填表，可把定量性目標各設100分，將所要考評的內容，如目標要求、工作內容和工作質量、考核條件、計分標準、增分減分等項一一列入表中，自個人自評填表。

互評。由相近、相關工作人員，按同樣內容，互相評比打分。綜合評比。由領導人主持，集體議定分數。

4、進行總評獎懲

實施目標管理的目的是激勵和調動工作人員的積極性，從而促進人們自覺地完成任務。去年總結交流經驗教訓，就是對實現了目標的個人和單位分等級給予獎勵、表揚；未實現的給予批評、減少或扣發獎金等。

考評當中必須堅持實事求是的原則，客觀分析目標的科學性和可行性，統一考核標準，并將季度、半年和年終考核結合起來，采取聽、查、看、算、評等方法，進行調查。通過考評，做到總結經驗，肯定成績，激勵先進，鞭策后進推動各項工作的健康發展。

三、強化秘書制度的建設

管理，才能有效地控制和保證機關運轉的有序性，實現領導決策的科學化，消除機關內耗，提高工作效率，充分調動和發揮秘書工作人員的積極性、主動性、創造性，達到以辦公室科學管理的目的。

第四篇：秘書學知識點總結

秘書學知識點總結

第一章

秘書學的政治性與實踐性很強，是一門綜合性應用學科。秘書學的研究對象是研究秘書工作和秘書人員的一門學科。

秘書學是研究秘書工作的產生、發展及其工作規律和 1.秘書：從事辦公室程序性工作，協助上司處理政務及日常事務并為決策及實施提供服務的人員。2.秘書的類別：（美國）行政秘書、公司秘書、通訊秘書、技術秘書、醫學秘書、法律秘書；（我國）商業秘書、私人秘書、機關秘書、涉外秘書、企業秘書。3.秘書的職業特征：①服務的直接性②服務的穩定性③知識化④年輕化⑤女性化⑥資格認定制度化。

4.秘書工作：是一個涵義很廣的概念，其工作范圍包括文書處理、立卷歸檔、機要保密、綜合承辦、安排會晤、調查研究、公文寫作、會務工作、信訪接待以及領導交代的各項工作。

5.秘書工作的內容（簡答）

答：1）文書撰寫（上司口述或會議記錄、整理，文件起草、修改、潤色等）

2）文書制作（打字、復印、編排、裝訂等）

3）文書處理（收發、傳遞、辦理、保管、立卷等）4）檔案管理（歸檔、鑒定、管理、提供等）5）會議組織（準備、記錄、文件、善后等）6）調查研究（計劃、實施、分析、研究等）

7）信息資料工作（收集、整理、提供、儲存等）8）信訪工作（群眾來信來訪或顧客投訴處理）

9）接待工作（日常來訪與計劃來訪接待、安排、服務等）10）協調工作（政策、工作、地區、部門、人際關系等）11）督查工作（政策推行或決議實施的督促、檢查等）

12）日程安排（為上司安排工作日程、會晤及差旅事宜等）13）日常事務（通訊、聯絡、值班、生活、管理等）14）辦公室管理（環境、設備、經費等）15）其他臨時交辦事項。

6.秘書工作的職業特點：①輔助性②綜合性③機密性（機要性）④服務性（事務性）⑤政治性⑥被動性

7.泄密渠道：人員泄密、辦公設備泄密、傳媒泄密、科技泄密 8.如何理解秘書工作的輔助性？

答：輔助性是現代秘書工作最根本的屬性和特點。秘書機構的從屬地位，決定了秘書工作的輔助性。

一、從屬性：1）不能脫離領導，工作圍繞領導2）不能超越職權3）只有發言權、無表決權。

二、能動性：1）秘書工作是為滿足領導工作活動的需要而產生和發展的，是受領導活動的制約和支配的。2）秘書部門需要處理的許多日常事務工作，往往預先估計不到，大都是被動的，卻又是秘書人員非干不可的。

9.秘書工作的作用：①助手作用②參謀作用③協調作用④信息樞紐作用（承上啟下、聯系左右、溝通各方）⑤公共關系作用⑥門面作用⑦耳目作用 10.秘書的原則：①保密原則②準確性原則③迅速性原則④實事求是原則 11.秘書工作的基本方法：①調查方法②研究方法③參謀方法

調查方法分：典型調查法、個案調查法、重點調查法、抽樣調查法 研究方法分：比較方法、類比方法、分析方法、綜合方法 12.秘書工作的常規方法

答：1）領會領導意圖的方法（①把握領導近期工作的重點②從不同角度捕捉和領會領導意圖③從把握領導個性中領會領導意圖④從把握領導意圖的實質上領會。如明示、暗示）

2）請示的方法（對象準確、內容單

一、時機適當、形式靈活）

3）報告的方法（客觀事實、簡明扼要、區分不同對象、選擇時機、方式靈活）

4）擋駕的方法（來訪、電話、事物活動）5）協調方法

6）督促檢查的方法 7）信息溝通的方法 8）工作進程調查方法 9）工作時間管理方法

10）特殊情況下變通的方法

13.秘書常用的溝通方法：①口頭溝通②書面溝通③手勢溝通

14.秘書學：就是研究秘書工作的產生、發展及其工作規律和發展趨勢的科學，其目的在于使秘書工作科學化、理論化，以充分發揮其自身效能，具有極強的應用特性。

15.秘書學的研究對象：①秘書工作及其規律②秘書活動③秘書學教學理論和相關學科。

秘書學的研究對象是專門研究秘書工作和秘書人員的工作。16.提高時間效率：①制定時間計劃②合理使用空余時間 第三章

1.設置秘書工作機構的原則：①適應性原則②精簡原則③穩定性原則④高效原則 2.日本秘書機構：①日本內閣官方②日本總理府③日本行政管理廳

美國：①總統辦公廳②內閣部③政府服務總局

英國：①英國內閣辦公廳②英國樞密院③英聯邦秘書機構 3.秘書工作機構的性質：①機密性②輔助性③綜合性④服務性 4.秘書工作機構的職能：①助手職能②參謀職能③樞紐職能④協調職能⑤保密職能⑥公關職能

5.秘書人員的自我管理：①工作管理②行為管理③時間管理④辦公室環境管理.6．秘書環境安全需要：①房屋、設備的安全②信息的安全③處理突發事件 7.個人形象在其構成上主要包括六個：儀容、表情、舉止、服飾、談吐、待人接物。第四章

1.秘書職業道德修養：是秘書在遵循一定的職業道德原則和職業行為規范下所進行的自我教育、自我修煉活動，以及通過自我反省、自我改造、自我鍛煉所形成的職業道德情操和所達到的職業道德境界。

2.秘書必備的職業品質：①愛崗敬業、任勞任怨②尊重領導、主動服務③遵紀守法、嚴守機密④團結合作、廉潔奉公⑤謹行尚實、善于學習

3.高素質秘書：懂得兩三門外語、會計算機操作、能熟練運用互聯網、具有組織活動能力、語言組織能力、與人溝通能力、獲得新知識的能力、與團隊合作能力。4.介紹順序：①將男士介紹給女士②將將年輕著介紹給年長者③將職位低的介紹給職位高的④將晚到者介紹給早到者 5.秘書的心理素質：是指秘書工作的特殊性要求其具備的對秘書職業活動有所幫助的心理品質特征的總和。

6.如何克服焦慮的心理障礙：①樹立自信②不患得患失③制定新計劃 7.如何在工作中保持心理健康：①樹立正確的人生觀②創造良好的人際關系③及時調整不良心理④參加各種有益活動

8.氣質的種類：膽汁質、多血質、粘液質、抑郁質 9.秘書的知識結構

答：

一、秘書工作必備的基礎知識：①科學文化知識②政治哲學知識③法律政策知識④外語知識

二、秘書工作必備的專業知識：①理論知識②業務知識③行業知識

三、秘書應具備的相關知識：①新的學科知識②管理學知識③社會交往知識④心理學知識⑤社會學知識

10.秘書的能力結構：表達能力、辦事能力、組織管理能力、社交能力、實際操作能力、危機處理能力 第五章

會議就是把人們組織起來討論和研究問題的一種形式。

1.會議的含義：一）是指有組織有領導地商議事情而集會的一種工作形式。二）是指一種經常商議事情并處理重大事務的常設機構或組織。如全國人民代表大會、中國人民政治協商會議等。

2.“會務”是“會議事務”的簡稱，它包括會議的會前籌備、會中服務和會后落實等工作。

3.會議的構成要素：①會議名稱②會議時間③會議地點④會議參加者⑤會議議題和議程⑥會議的形式⑦會議的文書⑧會議的結果 4.會議名稱一般由四部分組成：①會議主辦單位或會議范圍②會議的時間或屆別③會議的主題或內容④會議的類型

實際工作中，往往有的部分會被省略。要求突出主題，簡單明了。如：經理辦公會議、人力資源專業分析會

5.會議時間：要根據會議目的、客觀條件等因素選擇適當的時間和會期。包括：①通知開會的時間②會議開始時間③結束時間④每項議程時間

6.會議地點：根據會議的性質、參會人數、會議成本選擇會議的具體地點。

如：瓊州學院學術報告廳（至少容納400人，6種語言同聲傳譯）或者：人文社科學院會議室9603（最多容納40人）7.會議參加者：①會議的主持人②會務組織人員③出席者④列席者⑤因討論具體事項而特別要參會的而人員

要規定參與人員資格，適當控制會議人數。

8.會議議題和議程：包括會議的主要議題和其他要上會討論的問題。會議的議程是會議討論解決議題的程序

9.會議的形式：指會議進行的具體方式方法，由會議內容確定。如會場會議、電視會議、現場會議、網絡會議。

10.會議的作用：①實施領導的重要工具。②領導貫徹民主集中制，實現決策民主化，科學化的必要手段，要集思廣益，充分發揮干部和群眾的智慧這就需要召開會議來交換意見，研討問題。③各級領導貫徹政策、布置任務、溝通信息、協調行動的有效方法，此外，會議還有宣傳教育作用，研討作用，表達思想感情作用等。

11.會前籌備工作：①明確會議內容②制定會前文件③準備會議用品④布置會議場地⑤溝通會議信息⑥開展會前檢查

12.制定會前文件：①制定會議議程②制定會議日程③制定會議程序④編制會議方案⑤完成會議通知⑥制發會議請柬（邀請函）

13.會議通知：是傳達要求相關單位或個人周知召開有關會議的文本。

會議通知：有書面、口頭、電話、傳真、電子郵件、廣播、報紙、電視媒體等多種方式。

會議通知多采用書面和電話兩種形式，以書面形式為主。

通知的內容包括：①會議的名稱、目的、議題、②會期、與會人員、③報到日期和地點、交通路線、④攜帶的材料和個人支付的費用、⑤主辦單位、聯系人姓名和電話等。

14.準備會議用品：①制作會議證件②準備會議用品③制作證件

如：代表證、選舉證、電子簽到證、工作證、記者證、就餐證等。

設計上常選擇紅、黃、藍、白等不同顏色區分正式、列席、特邀嘉賓等與會者的不同身份。

15.準備會議用品：常用的：紙、筆、本、簽到冊、橫幅、標語、花卉、會標、臺布、照明設備、影音設備、復印機等。

現代電子會議所需的大屏幕、投影儀、傳輸設備、音譯設備、電腦數據庫等。

秘書人員要及時落實大會發言稿、討論文件材料的打印、校對、裝訂工作。可以列出會議用品明細表，做好登記以免遺漏。

16.會場的布置應該考慮一下幾個方面：①會場的選擇②布局的選擇③會場的氣氛④會場用品，包括文具、飲料等⑤會場的音視頻設備、燈光、空調等⑥簽到、標識座次

會場氣氛主要通過會標、會徽、畫像、旗幟、標語、花卉、燈光、窗簾、臺布等物品的裝飾烘托出來

第六章

1.辦公環境的概述：辦公環境即辦公室環境，它是組織或組織的職能部門所處的文化氛圍、公眾關系、所在地、建筑設計等、裝飾裝修、室內溫度等一系列因素的綜合構成。

2.辦公模式：開放式、封閉式 3.辦公環境選址：①根據組織的業務性質的需要選址②通訊和交通燈服務設施的配套水平③周圍綠化水平、空氣質量等因素④對所處地區的長遠發展做合理的預期，以免給組織未來的發展造成不必要的困擾。

4.保持辦公環境的整潔有序：1）辦公環境的清潔：①保證上司辦公室的整潔②保持自己辦公位置的清潔有序2）辦公設備的合理擺放：①辦公臺要放在光線良好的地點②書柜、文件柜靠墻③小型的辦公設備可直接擺放桌面，當然這要給秘書提供空間足夠大的組合式辦公臺④一些常用文件的存放工具要以臺上文件存放架等辦公用品來進行分類，清晰地擺放并置于可以隨手取到的地方以便查閱⑤電話機（左邊）、垃圾箱、筆尺和起釘器放在小盒子里 5.信件分類：急件、要件、普通件

6.郵件的收取：①分揀（按收件人分揀、按照收件部門分揀、按收件的重要性分揀）②拆信（確定拆信的種類、郵件拆封的方法）③閱函④登記⑤呈送 7.郵件的寄發：①檢查郵件②簽發郵件③復印存檔④打印信封⑤核對地址⑥裝封登記

8.接待工作：是指組織在對內、對外聯絡交往中所進行的接洽接待工作。接待工作是組織整個聯絡工作的一個重要組成部分，也是秘書工作的一個重要內容。9.接待的分類：①上級檢查、業務往來、參觀訪問等一般事務接待②內容接待和外賓接待③個別接待和團體接待④有約接待和無約接待⑤日常一般性接待和高規格接待

10.接待的方式：迎送式、引見式、參與式、陪同式、完全式

接待規格往往通過迎送、宴請、陪同、食宿等方面來體現。對等接待是最常用的接待方式 11.接待工作程序（重要）

答：1）制定接待計劃：①接待規格②接待規格的確定③日程安排④經費預算⑤工作人員⑥其他事宜

2）開展接待工作：①內賓接待（接受任務、了解來賓、制定計劃、預定食宿、迎接來賓、商議日程、安排會談、陪同參觀、送別客人、接待小結）②外賓接待（接受任務、了解來賓、制定計劃、預定食宿、歡迎來賓、商議日程、禮節性拜訪、宴請、正式會談、簽訂協議書、陪同參觀游覽、互贈禮品、歡送來賓、接待小結）

3）善后總結工作：①通知接站②總結提高③文件歸檔

12.接待經費涉及方向：①工作經費（租借會議室、打印資料等費用）②住宿費③餐飲費④勞務費（講課、演講、加班等費用）⑤交通費⑥參觀、游覽、娛樂費用⑦紀念品費⑧宣傳公關費用⑨其他費用 第七章

1.分析開放式辦公室

答：優勢：①靈活應變，工作位置能隨需要而移動改變②節省面積和門，節省費用，能容納更多員工③易于溝通，便于交流④易受監督，員工的行為易受監督⑤容易集中化服務和共享辦公設備

劣勢：①難保機密②難集中注意力，員工容易受電話、人們走動等干擾③房間易于有噪音，影響他人④員工難于找到屬于自己的私人空間 2.分析封閉式辦公室

答：優勢：①比較安全，可以鎖門②易于保證工作的機密性③易于員工集中注意力，從事細致或專業工作④易于保證隱私，明確辦公空間由自己使用

劣勢：①費用高，墻、門等占用空間多，裝修費用高②不利于監督③難于交流、員工被分隔開，易感覺孤獨。

3.公章的使用程序和方法：①用印申請②用印簽批③用印規范（確定用印方向、蘸均印泥、端正蓋印、用印監督）

4.值班工作的分類：常設值班、輪流值班、臨時性值班 5.值班工作的主要任務：傳遞信息、辦理領導臨時交辦的事項、負責接待工作、處理來函來電、掌握領導外出情況、確保安全、處理突出事件、承辦臨時事項。6.值班記錄包括：接待記錄、、值班日志、值班報告、會晤接洽記錄、來訪登記表、外來人員登記表、值班電話記錄表

7.交接班的注意事項：①當面交接②交齊各項值班記錄表，說明在班內出現的情況和處理方法③接班人清點物品，并與記錄表進行核對，比如值班鑰匙數目、倉庫設備數量等④交接雙方簽字 8.電話接待的程序與方法

答：1）接聽電話：①及時接聽②自我介紹③確認對方④轉接和電話記錄⑤及時提問⑥復核內容⑦結束通話⑧整理來電記錄

2）撥打電話：①通話準備②準備撥號③自我介紹④陳述清楚⑤解答疑問⑥禮貌告別⑦整理記錄 第八章

1.信息的定義：信息是事物存在方式或運動狀態的直接式、間接的反映。

2.信息的基本特征：①客觀性②傳輸性③時效性④共享性⑤開發性，受歷史與認識能力局限

3.信息的分類：

①按人對信息的感知方式分：直接信息與間接信息； ②按運動狀態分：動態信息和靜態信息； ③按信息內容分：社會信息與非社會信息； ④按信息形式分：內儲信息和物化信息； ⑤按信息載體分：語言信息與非語言信息； ⑥按信息的范圍分：微觀信息與宏觀信息。4.秘書應做到以下工作：①制定合理科學的突發事件處理程序②對全體工作人員和相關負責人做安全常識、急救、自救逃生的培訓③在辦公室的顯著位置④定期舉行緊急情況模擬演習⑤明確工作人員在突發事件處理中的職責⑥定期檢查維護安全設備，保證安全通道暢通。

5.秘書信息工作的含義：秘書工作一般由收集、整理、傳遞、儲存、反饋和利用六大程序組成。6.信息的渠道：①信息收集的范圍②網絡渠道③會議渠道④文件渠道⑤業務渠道 7.安排旅行計劃：①出差時間，返程時間②出差的路線③會唔人員④ ⑤攜帶文件⑥陪同人員⑦差旅日程表 8.鑒證：一個主權國家在本國或外國公民所持的護照或其他旅行證件上的鑒證蓋章。

9.黃皮書：國際已生組織為了保障出入國境人員的人身健康，防止某些疾病傳染流行所要求的證明。

10.調查研究：是人們運用專業的調查研究方法，對具有重大意義的事件或需要解決的問題，通過正確的方法搜集、整理、分析、研究資料，得出結論，從而認識客觀現象的本質及其發展規律的一種主動的實踐活動。11.秘書調查研究工作的特點：一致性、經常性、廣泛性

12.調查研究的作用：①為領導決策和管理提供支撐②調查研究是完成工作的基礎③提高綜合素質的重要途徑。

13.調查研究的方法：①實地觀察法②個別洽談法③座談調查法④問卷調查法⑤通信調查法⑥網絡調查法 14.調查研究的階段：

答：1）準備階段：①明確目的、確定課題②確定調查對象③制定調查方案

2）實施階段：①調查材料的收集②認真綜合分析研究材料3）表述階段：①研究調查材料②撰寫調查報告

15.調查方案內容：①調查的目的和課題②調查對象和范圍③調查的時間和步驟④調查的類型和方法⑤調查的組織和分工⑥調查的準備和經費 16.秘書督促檢查工作的具體范圍包括： 答：1）上級組織交辦的要求匯報的事項

2）本組織的領導批示及會議決定的事項

3）本組織執法的文件貫徹落實情況，下級請示的辦理情況以及下級要求幫助解決的有關事項

4）新聞單位披露的或人民群眾反映的有關本組織工作上存在的問題或要求核查的問題，各信息渠道反映的有關本組織中出現的重要問題等等。

17.秘書工作進程調度常用的方法：①ABC分類處理方法②集中辦理與分段辦理進行相結合的方法③統籌計劃法 第十章

1.文書工作：是指機關、單位在使用文書，處理日常公務的活動中，圍繞著文書的擬制、辦理、管理以及立卷歸檔所進行的一系列銜接有序的工作。

文書處理工作的內容包括：發文、收文、管理、立卷歸檔。公文辦理分為收文和發文。

2.收文的處理程序：①簽收、拆封和登記②分辦和傳閱③擬辦與批辦④承辦、催辦和注辦

3.發文的處理程序：①擬稿、審核與簽發②繕印與校對③用印、登記與封發 4.文書整理歸檔的基本原則：文書歸檔的基本原則，即根據文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。5.機關文件材料的歸檔范圍（重點）

答：一）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料。

二）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料。

三）本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；

四）其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。6.文書整理歸檔的基本程序和方法：①編制分類方案類目②初步整理③系統整理④歸檔

7.機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。8.檔案工作的基本內容

答：檔案工作，是指檔案室和檔案館所從事的檔案業務工作，即用科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家各項事業服務的工作。

基本內容包括：檔案的接收和征集、整理、價值鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、利用服務、檔案統計。也簡稱收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統計工作。9.檔案工作的性質：①信息性②管理性③科學性④服務性⑤政治性⑥機要性

秘書文檔管理

文書工作和檔案工作是秘書工作的重要組成部分，包括以下三個方面：

一、文書處理的程序 ?

（一）發文處理。

?1.草擬：指秘書根據領導指示或意圖起草稿件。?2.修改：草擬完稿件要認真進行修改。

?3.審核：審核又叫核稿，秘書部門負責人或機關領導人，對文件做從內容到形式的全面的檢查和修正。把握好“三關”，行文關，政策關和文字關。?4簽發：領導人在簽發時要做到嚴謹、謹慎。

?5.復核：是發文辦理中的第二次審核，是在正式的公文印制之前，秘書部門對簽發的文稿進行復查審核。

?6.用印：經過復核的公文要加蓋公章以示有效性。

?7.發文登記：有專門的發文登記本，一般包括順序號、發文日期、發文字號、密級和份數等。以便日后核查。

? 8.分發：即分封和收發，由秘書部門通過郵寄、傳真、直接遞送等方式送達收文單位或個人。

（二）收文處理程序 ?1.簽收：

? 首先要清點，其次要檢查，最后簽字 ?2.分類：

?將信件按急件、要件、密件、例行公事件、私人件等各類區分 ?3.呈送：

? 記得文件中的要件、保密函件，重要人物或部門來的信件，及時呈送給領導和各個部門。?4.拆封：

?要保持信件的完整，特別是里面的文件不得損壞，拆開后對信件的內容進行檢查，核對訂購物品的品種、數量、規格。傳真信件進行復印后在進行處理。不慎拆了別人的信件，要及時向收件人道歉

?5.閱信：注意不要誤看私人信件，不要遺漏信件中的附件等等。?6.登記:按收文薄所列內容逐一登記

?7.處理:秘書在需要辦理的每份文件上的首頁貼上“文件處理單”。

?8.擬辦:是由領導人批辦之前，由秘書部門負責人、經授權或水平較高的秘書人員在仔細研究文件的基礎上，提出如何辦理文件的初步意見。?9.批辦:是指領導人對來文由誰處理，如何辦理做出決斷的行為

?10.傳閱:。需要傳閱的文件，要按批示意見傳閱。傳閱中，應先送主要領導和分管領導閱：各部門間安排主管部門先看。領導同志閱文后要簽字、注時。如有閱批意見，要按領導同志的意見，做好補辦工作。文件傳閱前，要認真登記，閱完后進行檢查，隨時掌握文件的去向。

?11.承辦:是指承辦部門或承辦人員根據領導人擬辦的意見和文件的內容要求，對文件進行具體辦理、落實的過程。?12.催辦:指對每份文件處理環節的催促。

?13.辦結:由具體的承辦人在文件處理單上留注或電話回復承辦結果和日期。表明文件辦理結束的行為。

二.文書的整理歸檔

（一）文書的整理歸檔的基本原則與要求。

?文書處理必須準確、及時、安全、保密、加強集中統一管理，堅持實事求是，按要求和規定進行的原則。

?文書處理工作的具體要求是： ?1.必須準確、周密、確保質量。?2.必須及時、迅速、注重時效。

?3.必須做到安全、可靠﹐確保國家機密。?4.必須加強集中統一管理。

?5.必須堅持實事求是，按要求和規定進行。

?6.精簡文件，深入實際，反對官僚主義和文牘主義。

（二）機關文件材料定義及分類

?機關文件材料是指機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。

? 從門類上可分為：文書、人事、基建、會計等。? 從載體上可分為：紙質、磁性、電子等。

（三）機關文件材料的歸檔范圍。

1.反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料； 2.機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；

3.本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料，下級機關報送的重要文件材料；

4.其他對機關工作具有查考價值的文件材料。

（四）機關文件材料不歸檔范圍

1.上級機關的文件材料中，普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；

2.本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料； 3.同級機關的文件材料中，不需貫徹執行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料； 4.下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。

三.檔案工作的內容。

（一）檔案工作的基本內容。

?檔案工作就是用科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家各項工作服務的工作。它的工作內容從廣義上說，是指檔案事業所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業管理工作、檔案教育、檔案科學研究、檔案的宣傳及出版等工作。從狹義上說，是指檔案業務工作所包括的檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研和提供利用等工作，通常稱為八個環節。前六個環節為基礎工作，后兩個環節為編研利用工作。

（二）檔案工作的基本性質。

?1.服務性：檔案管理系統不是孤立的，而是各項社會管理系統中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實踐服務，所以是服務性的工作。

?2.管理性：檔案管理工作不生產物質財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業，所以是管理性的工作。

?3.政治性：檔案管理工作體現一定的階級關系和階級利益，為一定的統治階級所掌握，為一定階級的經濟、政治和文化服務，這個服務方向是檔案管理工作政治性的集中表現。

?4.科學性：檔案工作實踐中包含著特殊的規律和豐富的科學內容，它為科研和科學管理工作提供必要條件，所以是科學性的工作。

?5.文化性：檔案工作，特別是檔案館工作在人類社會文化中的作用決定了其具有很強的社會文化性。

（三）檔案工作的基本任務。

?1.堅持集中統一管理檔案的原則。?2.建立國家檔案工作制度。

?3.科學地管理檔案，大力開展檔案信息資源4.逐步實現檔案管理的現代化。?5.使檔案工作更好地為黨的總任務、總目標服務，為建設社會主義物質文明和精神文明服務。

（四）檔案工作的基本原則。

?《檔案法》第五條明確規定了我國檔案工作的基本原則，即檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。其內涵包括3方面：

1.統一領導、分級管理。這是我國檔案工作的組織原則和管理體制。?2.維護檔案的完整與安全。這是檔案工作的基本要求。?3.便于社會各方面的利用。這是檔案工作的根本目的。

第五篇：現代企業管理知識點

一、填空

1、企業系統的基本資源要素主要包括：人力資源、物力資源、財力和信息。

2、管理既是一門科學，又是一門藝術。是科學與藝術的有機結合體。

3、有限責任公司是指由2個以上50個以下股東共同出資設立，每個股東以其出資額 為限

對公司承擔責任，公司以其全部資產對其債務承擔責任的企業法人。

4、控制的類型分為前饋控制、同期控制和反饋控制。

5、戰略的四個構成要素：經營范圍、資源配置、競爭優勢和協同作用。

6、要判別一種能力是否是核心競爭力，只需要看期是否滿足四個標準,即它是有價值的、稀

有的、難以模仿的及不可替代的。

7、經營戰略也稱為一般競爭戰略，共分為三種，即成本領先戰略、差異化戰略和集中化戰

略。

8、市場營銷觀念先后有生產觀念、產品觀念、推銷觀念、市場營銷觀念和社會營銷觀念。

9、產品的生命周期分為：導入階段、成長階段、成熟階段和衰退階段。

10、生產過程的特性主要有：生產技術特性、生產過程特性和產品、工藝的標準化程度。11、12、企業的產品組合具有一定的寬度、長度、深度和關聯性。長期籌資方式主要有：投入資本籌資、股票籌資、債券籌資、長期借款和融資租賃。

二、多選

1、P3 企業應具備的條件：（1）企業要有一定的組織機構，有自己的名稱、辦公和經營場

所、組織章程等要素。（2）企業應自主經營，獨立核算，自負盈虧，具有法人資格。（3）企業是一個經濟組織。它包括物質資料的生產、流通、交換和分配等領域。

2、P7 管理的二重性是指自然屬性和社會屬性。

3、P19 按照企業內部生產力各要素所占比重，企業劃分為：勞動密集型企業、資金密集型

企業和技術密集型企業。

4、P163 一般來說，企業的戰略可分為三個層次：公司戰略、經營（競爭）戰略和職能戰

略。

5、P165 企業的宏觀環境分析采用PEST分析法，即政治與法律因素、經濟因素、社會與

自然因素以及技術因素。

6、P167 企業的行業環境分析主要包括：新進入者的威脅、供應商的討價還價能力、買方

討價還價能力、替代品的威脅和現有競爭者之間的競爭程度。

7、P201企業目標市場選擇的五種模式：單一市場集中化、選擇性專業化、產品專業化、市

場專業化和全面進入。

8、P273現代企業生產計劃與控制的方法：（1）生產流程表，規定各種產品或業務的工作程

序，由原材料投入起至產成品出產為止，對企業內部生產過程的詳細情形加以確定。（2）生產時間表，記錄各種工作的必需時間，制成成品所需的時間。（3）生產指令，根據生產時間表，向各部門及各機器分配工作的命令。

9、P308PDCA循環是全面質量保證體系的基本運轉方式和科學的工作程序。（1）計劃階

段P，確定企業的質量目標、活動計劃、管理項目和措施方案的階段。（2）實施階段Do，根據預計目標和措施計劃，組織計劃的執行和實現。（3）檢查階段Check，檢查計劃執行情況，將結果與目標衡量，找出不足。（4）處理階段Action，針對執行結果，進行總結和分析、處理問題.10、P365 企業財務管理的整體目標有：（1）以總產值最大化為目標（2）以利潤最大

化為目標（3）股東財富最大化為目標（4）企業價值最大化為目標。

三、名詞解釋

1、P11 企業管理：