第一篇：企業(yè)檔案管理及利用制度

檔案管理制度

為規(guī)范公司檔案管理，提高檔案利用效率，特制定本制度。

方面情況，按時(shí)上報(bào)各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，不得虛報(bào)和偽造。

用檔案協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門解決實(shí)際問題，熱心為利用者提供服務(wù)。

第二篇：淺論檔案管理和利用中的保密工作

淺論檔案管理和利用中的保密工作

徐慧春

隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，檔案資源的社會(huì)價(jià)值日益為公眾所認(rèn)知，它的功能是其他信息資源無法替代的，所以利用檔案為人類社會(huì)實(shí)踐服務(wù)具有極強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)性。但在大量檔案信息被挖掘利用的同時(shí)，也有一些因利用不當(dāng)而造成失泄密問題。出現(xiàn)這樣問題所占比例雖然極小，但其負(fù)面影晌是不容忽視的。因此，在加大檔案利用力度的同時(shí)，還要注意檔案的保密工作，這已經(jīng)成為檔案部門必須高度重視的問題。

一、當(dāng)前保密工作中容易出現(xiàn)的問題

㈠思想認(rèn)識(shí)上的麻痹。一些人保密觀念淡薄，認(rèn)為市場經(jīng)濟(jì)無密可保，在當(dāng)前高科技發(fā)展的時(shí)代有密難保。檔案工作人員、涉密工作人員忙于具體業(yè)務(wù)，對經(jīng)手的大量國家秘密見密不知密，習(xí)以為常，麻痹大意，對國家秘密的安全造成了嚴(yán)重的威脅。

㈡通信和辦公自動(dòng)化程度不斷提高，對保密工作提出新的挑戰(zhàn)。隨著先進(jìn)的通信工具和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與設(shè)備被廣泛應(yīng)用于辦公活動(dòng)中，在極大地提高了工作效率的同時(shí)，秘密傳遞渠道的拓寬和秘密載體的多樣化，也使泄密的可能性大大增加。特別是無線電技術(shù)、紅外、藍(lán)牙、激光、計(jì)算機(jī)等高科技手段的普及，使保密與竊密之間的斗爭更加尖銳復(fù)雜，涉密檔案文件的保密工作面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

㈢保密制度不健全，措施不落實(shí)。《檔案法》、《保密法》及其〈實(shí)施辦法〉為我們做好各項(xiàng)保密工作提供了法律依據(jù)和行為準(zhǔn)則，保密單位根據(jù)各自的情況也制定了相應(yīng)的保密法規(guī)、制度。1

但是仍存在領(lǐng)導(dǎo)不重視、措施不落實(shí)、制度執(zhí)行力欠缺等情況，使檔案保密工作出現(xiàn)空檔，失密情況時(shí)有發(fā)生，給國家、集體和個(gè)人帶來不可估量的損失。

㈣定密上的隨意性。定密工作是檔案保密工作的基礎(chǔ)，《保密法》規(guī)定國家秘密需要“依據(jù)法定程序確定”。但一些單位為了保險(xiǎn)，隨意擴(kuò)大定密范圍，把不是國家秘密的檔案定為秘密級，把應(yīng)定為秘密的檔案定為機(jī)密級。還有的單位為了省事，對該定密的不定密，或?yàn)榱送獬鰯y帶方便，怕遺失后承擔(dān)保密責(zé)任而不定密級。

㈤密與非密文件資料混合組卷?！稒n案法》第十四條規(guī)定：“保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，必須按照國家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理”。它明確規(guī)定了標(biāo)有密級的文件資料必須單獨(dú)立卷。但在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，有的單位在文書立卷時(shí)不按照檔案法規(guī)定進(jìn)行立卷，在文件分類時(shí)，沒有把密級的文件單獨(dú)立卷，把密與非密文件混合組卷，給檔案的管理和開發(fā)利用造成了嚴(yán)重的影響。

三、如何做好檔案管理和利用中的保密工作

㈠加大學(xué)習(xí)宣傳力度，強(qiáng)化保密觀念和保密技術(shù)手段。思想上保密意識(shí)的強(qiáng)弱，安全防范教育的好壞，是做好保密工作的前提，因此，必須強(qiáng)化全員保密教育，增強(qiáng)保密意識(shí)，這是做好檔案利用工作的客觀需要。通過宣傳教育提高行員對保密工作的認(rèn)識(shí)，使之明確加強(qiáng)保密工作是維護(hù)國家安全、擴(kuò)大改革開放、搞好經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要保證。檔案工作者要加強(qiáng)對新知識(shí)、新技術(shù)的學(xué)習(xí)，做到既精通檔案業(yè)務(wù)和保密要求，又能夠較為全面地掌握計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的管理和技術(shù)防范手段，通過新技術(shù)手段進(jìn)一步

把保密工作做實(shí)、做好。

㈡強(qiáng)化檔案庫房的科學(xué)管理。檔案庫房管理是檔案保密的重點(diǎn)，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。在檔案管理的實(shí)踐中，有些單位通常將檔案庫房附設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓之中。從保密管理和檔案安全的角度來講，不是隨意的任何一間房間都能夠拿來作檔案庫房使用的。按照檔案保密和安全管理的要求，檔案庫房不適合設(shè)在辦公樓的最底層尤其是不具備通風(fēng)防潮條件的地下室，檔案庫房應(yīng)配備防盜門、鐵欄窗、煙感器、電子監(jiān)控設(shè)備等，以達(dá)到防盜等要求。同時(shí)，還應(yīng)努力做到檔案庫房、檔案工作人員辦公室、閱檔室之間的三分離。要嚴(yán)格檔案庫房的管理，指定專人進(jìn)行負(fù)責(zé)，制定嚴(yán)密的檔案庫房管理制度，禁止無關(guān)人員出入。

㈢加強(qiáng)涉密檔案的科學(xué)管理。直到現(xiàn)在，一些單位還存在把密和非密文件混合組卷、混合保管、混合提供的現(xiàn)象，留下了擴(kuò)散機(jī)密的隱患。針對這種問題，可以采取對已經(jīng)混訂在卷內(nèi)的密級文件可以原封不動(dòng)，但在一般查檔中只提供所查內(nèi)容，不提供含涉密文件的原卷辦法加以解決。特別是在2000年中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布以后，按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒。因此，調(diào)閱檔案時(shí)要以件為單位進(jìn)行提供，以避免擴(kuò)大涉密文件閱知范圍。立檔單位應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》要求，對密級文件單獨(dú)立卷，徹底解決密與非密的文件材料混卷問題，堵塞因混卷在提供利用過程中造成機(jī)密擴(kuò)散的漏洞，以及涉密檔案文件分散不集中，日后調(diào)密不便的問題。同時(shí)，要按立檔單位檔案中的文件密級編制目錄，建立涉密文件統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳及存放地點(diǎn)索引，為科學(xué)的管理、有效的保密、及時(shí)的利用創(chuàng)造條件。

㈣做好檔案利用中的監(jiān)督工作。檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案,又能保證檔案的完整與安全。具體來說，檔案利用監(jiān)督可以從以下兩個(gè)方面實(shí)施:一是強(qiáng)化制度建設(shè)。建立健全立卷歸檔、檔案查閱、檔案保管等一系列工作制度，堅(jiān)持把保密要素滲透到檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，做到用制度管人、靠制度管事，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，進(jìn)一步規(guī)范保密人員的工作行為，杜絕檔案保密工作的主觀隨意性，防止因工作失誤而造成失泄密責(zé)任事故。二是強(qiáng)化監(jiān)督措施。在利用中，要關(guān)于了解和掌握檔案利用人的心理與思想動(dòng)機(jī)，根據(jù)不同的利用對象的不同目的，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。在條件允許的情況下，檔案館室還應(yīng)該安裝攝像監(jiān)視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案，避免檔案損失。

㈤做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作。首先應(yīng)明確檔案保密期限與保密期限的區(qū)分原則。確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)意義和歷史意義，依照本單位的工作需要和為國家積累歷史文化財(cái)富的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。《保密法》第十五條中規(guī)定：“國家秘密的保密期限，應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家秘密事項(xiàng)的性質(zhì)和特點(diǎn)，按照維護(hù)國家安全和利益的需要，限定在必要的期限內(nèi)，不能確定期限的，應(yīng)當(dāng)確定解密的條件。國家秘密的保密期限，除另有規(guī)定外，絕密級事項(xiàng)不超過三十年，機(jī)密級事項(xiàng)不超過二十年，秘密級事項(xiàng)不超過十年”。由此可知，保密期限是依照國家秘密事

項(xiàng)在一定時(shí)間內(nèi)，如泄露或公開，將對國家的安全和利益造成的危害來進(jìn)行確定的。這里所說的“另有規(guī)定”主要是指在保密事項(xiàng)范圍中明確規(guī)定某類國家秘密事項(xiàng)保密期限為“長期”的情況。這些國家秘密事項(xiàng)具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性，長期關(guān)系國家安全和利益，即使確定為本款限定的最長的保密期限，也難以滿足保密需求。在授權(quán)機(jī)關(guān)做出解密前，其他機(jī)關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

㈥做好檔案密級的調(diào)整工作。檔案在管理過程中，其密級不會(huì)是固定、一成不變的，檔案的密級會(huì)隨著時(shí)間的推移和文件貫徹的情況而發(fā)生變化的，其基本變化一般為升密、降密，直至解密?？偟膩碇v，變化的原因有三項(xiàng)：保密范圍的變化，密級文件作用的變化，保密時(shí)限的變化。對只標(biāo)有密級而沒有保密時(shí)限，要按照《保密法》關(guān)于劃定密級和保密期限屆滿自行解密的要求進(jìn)行調(diào)整。對涉密檔案要定期審核，應(yīng)當(dāng)自行解密的自行解密，需要延長保密期限的，要在原保密期限屆滿前重新確定保密期限。要主動(dòng)接受保密部門對調(diào)整密級工作的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定，嚴(yán)格確定密與非密的劃定原則，嚴(yán)格劃清密與非密的區(qū)分界限，要明確哪些檔案能夠開放利用，哪些檔案必須限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些檔案不能開放提供利用，為進(jìn)一步強(qiáng)化涉密檔案建設(shè)打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

㈦正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系。在日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，長期埋頭苦干，默默奉獻(xiàn)。在實(shí)踐中，有的同志過于強(qiáng)調(diào)保密要求，因噎廢食，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象，由此產(chǎn)生大批檔案得不到充分的利用的弊端，甚至有些很有價(jià)值的檔案長期被束

之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案資源浪費(fèi)。一方面，導(dǎo)致單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員不能及時(shí)全面地了解情況，使檔案得到有效地利用；另一方面，檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。上述情況表明，檔案管理人員改變觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢在必行。保密檔案應(yīng)該注重保密工作，但要清醒地認(rèn)識(shí)到保密與利用的辯證關(guān)系。保密的目的之一是為了科學(xué)地利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義，失去檔案的保存價(jià)值。同時(shí)，也要注意，檔案利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用勢必會(huì)給黨和國家的安全和利益造成危害。因此，對檔案工作來說，保密與利用兩者都至關(guān)重要，決不可偏廢。

作者單位：中國人民銀行雞西市中心支行

第三篇：辦公室 檔案管理 制度

辦公室檔案管理制度

為加強(qiáng)辦公室檔案的科學(xué)管理，保證檔案資料的系統(tǒng)性與完整性，現(xiàn)結(jié)合實(shí)際情況，特制定本制度。

一、立卷、歸檔

第一條各科室平時(shí)要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各科室的一項(xiàng)重要任務(wù)，必須認(rèn)真做好。

第二條各類文件材料由辦公室負(fù)責(zé)整理立卷、歸檔。辦公室對各科室文件立卷工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并做好應(yīng)歸檔文件案卷的接收歸檔工作。

第三條立卷方法。文件的分類采用分、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。

1、分。將文件按其形成或針對的分開。

2、分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。

3、分問題。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。

4、分期限。根據(jù)文件的不同保存價(jià)值，將文件按不同的保管期限分開。

第四條文件的組合。組合的基本作法如下：

1、法規(guī)性文件，如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，應(yīng)組合在一起。

2、會(huì)議文件應(yīng)單獨(dú)組合。

3、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊等各類表格文件，應(yīng)組合在一起。

4、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，一般可按科室或社團(tuán)名稱組合。

5、特殊性文件材料，可根據(jù)具體情況進(jìn)行組合。

第五條檔案袋內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計(jì)劃、總結(jié)在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。

第六條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。

第七條歸檔文件案卷的要求?？剖乙平粴w檔文件案卷，應(yīng)符合下列要求：

1、歸檔文件齊全、完整。

2、每個(gè)案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號(hào)、頁號(hào)、案卷封面，填寫時(shí)用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。

3、檔案袋的名稱要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。

二、檔案的管理和利用

第八條辦公室按照檔案管理的要求，對存放的各類檔案進(jìn)行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計(jì)等工作。

第九條經(jīng)鑒定失去保存價(jià)值需要銷毀的檔案，應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后，按程序進(jìn)行檔案銷毀。

第十條辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則。經(jīng)常檢查防護(hù)設(shè)施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計(jì)劃的進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制，保護(hù)檔案的安全與完整。

第十一條檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表，檔案用完后應(yīng)及時(shí)歸還。

第十二條借用檔案人員必須愛護(hù)檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。

第十三條確保文件、材料的安全，做好保密工作。

第十四條半年對檔案進(jìn)行全面檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

第四篇：檔案管理保存制度

居民健康檔案管理制度

1、加強(qiáng)檔案的收集、管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案。健康檔案要采用統(tǒng)一表格，在內(nèi)容上要具備完整性、邏輯性、正確性、指導(dǎo)性和規(guī)范化。

2.公共衛(wèi)生科要建立專人、專室、專柜保存居民健康檔案，居民健康檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，確保居民健康檔案安全。居民健康檔案要按編號(hào)順序擺放，指定專人保管，轉(zhuǎn)診、借用必須登記，用后及時(shí)收回放于原處，逐步實(shí)現(xiàn)檔案微機(jī)化管理。

3、為保證居民的隱私權(quán)，未經(jīng)準(zhǔn)許不得隨意查閱和外借。在病人轉(zhuǎn)診時(shí)，只寫轉(zhuǎn)診單，提供有關(guān)數(shù)據(jù)資料，只有在十分必要時(shí)，才把原始的健康檔案轉(zhuǎn)交給會(huì)診醫(yī)生。

4、健康檔案要求定期整理，動(dòng)態(tài)管理，不得有死檔、空檔出現(xiàn)，要科學(xué)地運(yùn)用健康檔案，每月進(jìn)行一次更新、增補(bǔ)內(nèi)容及檔案分析，對轄區(qū)衛(wèi)生狀況進(jìn)行全面評估，并總結(jié)報(bào)告保存。

5、居民健康檔案存放處要做到“十防”（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密）工作。

6.達(dá)到保管期限的居民健康檔案，銷毀時(shí)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)程序和辦法，禁止擅自銷毀。

檔案的保管制度

1、居民建檔率要符合市衛(wèi)生局的要求。設(shè)立健康檔案資料室，以戶為單位，一人一檔的準(zhǔn)則為家庭和居民建立健康檔案。

2、健康檔案要集中檔案室保管，按行政村名和編號(hào)順序存放，檔案專柜存放，保持整齊、美觀和規(guī)范有序，逐漸實(shí)行計(jì)算機(jī)化管理。

3、居民健康檔案應(yīng)由全科醫(yī)師負(fù)責(zé)填寫，責(zé)任醫(yī)生要對健康檔案進(jìn)行按照65歲以老人、兒童、孕產(chǎn)婦、慢性病人及重性精神病人等進(jìn)行分類專冊登記，檔案盒要設(shè)目錄和分類信息登記。

4、定期開展隨訪工作，按疾病分期隨訪病人，結(jié)合參加合作醫(yī)療農(nóng)村居民和育齡已婚婦女每年一次的健康體檢，以及兒童防備接種和體檢、孕產(chǎn)婦系統(tǒng)管理和常見婦女病檢查、臨床診斷治療、職業(yè)體檢和健康隨訪服務(wù)等資料內(nèi)容，及時(shí)記錄在健康檔案中，對體檢和隨訪發(fā)現(xiàn)的健康問題，進(jìn)行有針對性的以健康教育為重點(diǎn)的健康干預(yù)。,5、資料管理人員及責(zé)任醫(yī)師，應(yīng)及時(shí)登記已經(jīng)獲取的各種信息，并進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì)，及時(shí)反饋。

6、對借閱檔案要及時(shí)登記，督促完整歸還。

居民健康檔案信息管理制度

一、加強(qiáng)信息化建設(shè)，及時(shí)準(zhǔn)確收集、整理、統(tǒng)計(jì)、分析管理相關(guān)信息，鼓勵(lì)利用計(jì)算機(jī)管理健康檔案。

二、公共衛(wèi)生科信息員每個(gè)月定期向上級主管部門報(bào)告新增建檔花名冊、報(bào)表及其他相關(guān)資料。按要求上報(bào)的各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和信息，不得拒報(bào)、遲報(bào)、虛報(bào)、瞞報(bào)、偽造或篡改。

三、建立健全居民健康檔案信息登記、統(tǒng)計(jì)制度，做好統(tǒng)計(jì)匯編，遵守各種信息資料的保密制度。計(jì)算機(jī)化健康檔案，要在技術(shù)上加強(qiáng)用戶權(quán)限和密碼管理設(shè)計(jì)，使所有操作和使用者在獲得認(rèn)可后，才能登陸。

四、根據(jù)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)，定期分析工作效率、工作質(zhì)量，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、發(fā)現(xiàn)問題、改進(jìn)工作。

五、逐步健全網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，做好數(shù)據(jù)錄入及整理工作。

六、嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)算機(jī)操作規(guī)范，定期對計(jì)算機(jī)進(jìn)行保養(yǎng)、維護(hù)及數(shù)據(jù)備份。

居民健康檔案室崗位責(zé)任制度

一、負(fù)責(zé)健康檔案文本保管，資料微機(jī)輸入，保持微機(jī)內(nèi)的記錄與文本記錄一致，并做到同步更新及動(dòng)態(tài)變更，管理有序。

二、居民健康檔案應(yīng)由專人保管，應(yīng)保證居民信息資料的完整性與可利用性。

三、非檔案資料管理人員，不得隨意翻閱已經(jīng)建好的各種檔案資料。未經(jīng)檔案資料管理人員同意，任何人不得調(diào)出、轉(zhuǎn)借各種檔案資料。凡非本人管轄區(qū)居民的診療情況應(yīng)及時(shí)反饋給轄區(qū)責(zé)任醫(yī)生，以便納入該居民本人的健康檔案；凡居民因大病轉(zhuǎn)上級醫(yī)院住院時(shí)應(yīng)隨帶健康檔案，出院后繼續(xù)交回建檔機(jī)構(gòu)責(zé)任醫(yī)生保管并及時(shí)將本次住院概況記入檔案。

四、責(zé)任醫(yī)生是轄區(qū)內(nèi)居民健康檔案建檔的第一責(zé)任人。對填寫健康檔案的責(zé)任醫(yī)生應(yīng)進(jìn)行培訓(xùn)。按統(tǒng)一的規(guī)范來描述記錄，內(nèi)容要真實(shí)可靠；符合邏輯，不得隨意涂改。如有改動(dòng)，責(zé)任醫(yī)生必須簽字，以示負(fù)責(zé)。做到字跡清晰，格式規(guī)范統(tǒng)一。

五、對各科室(站)查閱、使用電子版健康檔案設(shè)置不同層級的使用權(quán)限，保證信息安全。調(diào)閱或更新檔案必須有登記。

六、熟練運(yùn)用各種衛(wèi)生服務(wù)管理軟件，保證信息渠道通暢，每月有資料匯總、統(tǒng)計(jì)、分析，主要數(shù)據(jù)上墻。做好信息的開發(fā)利用工作。

第五篇：檔案管理實(shí)施細(xì)則(制度范本、DOC格式)

檔案管理實(shí)施細(xì)則

第一章 總 則

為規(guī)范公司內(nèi)部檔案管理工作并保證檔案完整性及保密性，合理有效利用檔案資料，特制定本細(xì)則。

第二章 公司管理檔案的范圍及管理權(quán)限劃分

第一條 公司級檔案管理范圍，由公司行政部專人管理并負(fù)責(zé)一切借閱、復(fù)制、傳遞相關(guān)事宜。公司級檔案包括以下文件：

1． 司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料； 2． 公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料；

3． 財(cái)務(wù)管理、資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料（含合同、重要報(bào)表、銀企聯(lián)系函件等）；

4． 政府、項(xiàng)目批文、合同；

5． 公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程、公司決定等）；

6． 工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件（含各業(yè)務(wù)單位往來函件等）、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙；

7． 公司及各部門月度、年中、工作計(jì)劃及資金計(jì)劃； 8． 公司簽定的各類合同（含商品房買賣合同）； 9． 公司有效證件、印章； 10． 具有法律效力及保存價(jià)值的文件；

11． 公司重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄等。

12． 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。第二條

部門檔案管理范圍，由各部門指定專(兼)職文書管理，于每季度末交檔案清單至公司備案留底。如工作完成后，原件移交公司管理。部門級檔案文件如下： 1． 各部門報(bào)請總經(jīng)理批復(fù)的工作聯(lián)系單、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡報(bào)； 2． 部門例會(huì)會(huì)議紀(jì)要；

3． 各部門與其相關(guān)業(yè)務(wù)單位函件管理； 4． 招投標(biāo)文件管理；

5． 人事勞資檔案及信息管理；(人力資源部統(tǒng)一管理人事檔案)6． 儀器、設(shè)備維修保養(yǎng)資料； 7． 客戶、特約商家資料及信息管理； 8． 公司的媒體宣傳資料、銷售報(bào)表；

9． 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證、帳冊、月度、財(cái)務(wù)報(bào)表。

第三章 公司檔案管理體制 第三條

公司檔案工作，要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政部負(fù)責(zé)主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。行政部設(shè)立專門檔案室，配備專人分管公司主體檔案工作。第四條 根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定精神，各部門形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔，并定期向公司檔案部門移交保管。

第五條 公司應(yīng)有庫房或場地和必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全。

第六條 檔案管理部門及負(fù)責(zé)人 1． 公司檔案管理部門為行政部； 2． 公司立檔單位為各部門；

3． 檔案管理責(zé)任人：各部門負(fù)責(zé)人與專(兼)職文書。

4． 各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。第七條 各部門專(兼)職文書的職責(zé)

1． 了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

2． 認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每季度末前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。

3． 承辦人員需借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材。

第四章 檔案管理、歸檔文件整理 第八條

各部門以公司名義或中心名義制作的規(guī)劃、規(guī)定、通知、通告、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、決議、決定、委任書、項(xiàng)目方案、函等文件均應(yīng)由部門文員制作副本發(fā)文、登記、原件存檔，抄送行政部檔案室備案。第九條

各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。公文承辦人對處理完畢或批存的文件材料，收集齊全并加以整理后，送交專(兼)職文書集中統(tǒng)一歸卷。

第十條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。第十一條 歸檔時(shí)限

各部門專(兼)職文書就文件歸檔工作應(yīng)做到每日進(jìn)行。做歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。應(yīng)做到及時(shí)處理，切忌拖拉積壓。第十二條 歸檔文件的整理

1． 歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。

2． 歸檔材料應(yīng)完整、齊全。歸檔入卷文件把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起。3．

歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，附件為兩件以上并可單獨(dú)成文的可分別計(jì)算件數(shù)，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊、會(huì)議記錄等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件，重要文件的草稿各為一件。4．

不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5． 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。6． 整理文件時(shí)應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。7．

歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書寫。不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。8．

案卷整理的幅面應(yīng)以A4紙為準(zhǔn)(210MM*297MM),材料過窄或小于A4幅面的粘貼在A4的幅面并留出左側(cè)裝訂線；材料過寬應(yīng)按A4的幅面折疊整齊，折疊時(shí)盡量減少折疊次數(shù)，同時(shí)折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件。

9． 歸檔文件一律不得打孔或使用金屬訂書機(jī)裝訂。應(yīng)在歸檔文件左側(cè)預(yù)留出寬度為1CM的裝訂區(qū)域。

10． 歸檔材料必須文字清楚，嚴(yán)禁作涂改、貼補(bǔ)或其他任何技術(shù)處理。11． 存檔文檔為易褪色的材料(如熱感紙傳真文件)，必須復(fù)印一份后將復(fù)印件與原件一并存檔。

12． 文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的，要在修補(bǔ)或托裱后再歸檔，修裱時(shí)應(yīng)注意盡量保持文件的原貌。第十三條 歸檔文件的移交 1． 檔案室對于日常抄送副件進(jìn)行登記，并依據(jù)登記情況于每季度末定期與部門文員辦理文件檔案的交接手續(xù)。接收檔案必須履行手續(xù),填寫移交清冊,一式兩份，寫明案卷標(biāo)題,卷內(nèi)文件頁數(shù)，案卷數(shù)量,移交時(shí)間,交接雙方要簽名。移交清單由移交部門與檔案室各自存檔。2．

移交檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交相關(guān)文件的電子文檔。行政部檔案室逐一核對后，對電子文檔進(jìn)行整理保存。存檔后，電子文檔之文件名，更改為“檔案號(hào)+文件標(biāo)題”。同一檔案中有多個(gè)電子文檔的，電子文檔裝入以檔案號(hào)命名的電子文件夾內(nèi)。第十四條 檔案的保管

1． 防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全； 2．

公司應(yīng)有場地和必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全。檔案管理人員應(yīng)定期清潔并檢查檔案案卷狀態(tài)。保持檔案存放室良好的通風(fēng)，做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

3． 每年須定期對檔案進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料； 對破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

第五章 檔案名稱、編號(hào)

第十五條 檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。第十六條 檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號(hào)表”，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。第十七條

檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號(hào)對照表，以免混淆。第十八條 檔案編號(hào)原則

1． 公司內(nèi)歸檔文件的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為“全宗號(hào)—類別號(hào)——保管期限—文件類型--盒號(hào)—件號(hào)”。

2． 每一歸檔文件首頁前附上《歸檔文件封面》。(見附件2)3． 每一檔案盒內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)“文件存檔目錄”，文件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄。4． 檔號(hào)的表示方式如下：商管公司ABCCCC-DE-F(G)-00-00 1)“商管公司”表示文檔歸屬公司名稱，即全宗號(hào)

2)“AB”表示文檔歸屬部門名稱，即類別號(hào)。如：行政類、營運(yùn)類、策劃類等等。

3)“CCCC”表示文檔的歸屬年份，指文件中所指問題所在，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如：201X。

4)“DE”表示保管期限。如：長期、二年。

5)“FG”表示類型名稱（大類/小類）。例如：營運(yùn)部月報(bào)，招商進(jìn)度表，會(huì)議記錄等等。

6)“00 – 00”表示文件檔號(hào)。即盒號(hào)、件號(hào)。

5． 新檔案應(yīng)從“檔案分類編號(hào)表”查明該檔案所屬類別、編號(hào)順序，以此來編列檔號(hào)。

6． 檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔號(hào)并予以同號(hào)編列。7． 檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔號(hào)。

第六章 檔案的編目與裝盒 第十九條

歸檔文件應(yīng)逐件編目。歸檔文件目錄設(shè)置檔案件號(hào)、文件題名、文號(hào)、主要內(nèi)容發(fā)、頁數(shù)、日期、經(jīng)辦人、存檔地點(diǎn)等項(xiàng)目(見附件4)第二十條 檔案目錄以手工填寫和以打印兩種方式。目錄填寫須使用碳素墨水書寫。請將卷內(nèi)目錄放在卷首。

第二十一條 裝盒，將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒。一盒內(nèi)的文件數(shù)量無限制，以裝滿一盒為準(zhǔn)。第二十二條

裝盒完畢后，填寫《檔案盒封面》、《檔案盒盒脊》(見附件1)。填寫時(shí)須使用碳素墨水書寫，字跡工整、要素齊全。

第二十三條 不同保管期限的文件應(yīng)分開裝盒，不得混裝。

第二十四條 檔案盒的封面與背脊由檔案室統(tǒng)一填寫，并標(biāo)明檔案盒內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱，以便查檔。

第七章 檔案的鑒定與保管期限 第二十五條 檔案的鑒定。

從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面來鑒別檔案的價(jià)值。第二十六條 檔案的保管期限。

文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者之外，一般為分二年、長期兩種。一般的通知、通告、不涉及經(jīng)濟(jì)利益的來往函件、政府文件的保存年限為二年，其余資料原則上均為長期保存。介于兩種保管期限的，保管期限從長。1． 長期保存： 1)公司章程； 2)股東名冊；

3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則； 4)董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄； 5)財(cái)務(wù)報(bào)表；

6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；

7)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證； 8)工程設(shè)計(jì)圖；

9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。10)預(yù)算、決算書類； 11)會(huì)計(jì)憑證； 12)事業(yè)計(jì)劃資料； 13)期滿或解除之合約； 2． 二年保存：

1)結(jié)案后無長期保存必要者。

2)一般的通知、通告、不涉及經(jīng)濟(jì)利益的來往函件、政府文件

第八章 檔案密級 第二十七條

公司檔案文書分絕密、機(jī)密、密、普通四個(gè)等級，按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級，并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。1．

“絕密”文書含：公司之相關(guān)政府批文、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、資金合同、相關(guān)財(cái)務(wù)往來文件、與其他經(jīng)濟(jì)組織的合作合同、其他經(jīng)核定為絕密的文書。2．

“機(jī)密”文書含：公司各類經(jīng)濟(jì)合同、客戶檔案、設(shè)計(jì)方案及圖紙、預(yù)決算書、公司章程、股東會(huì)及董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要（決議）、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要工作計(jì)劃、重要會(huì)議紀(jì)要。

3． “密”文件含：公司有效證件、各項(xiàng)辦理資料、單位往來函件。

4． “普通”文件含：部門工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料。

第九章 檔案借閱、利用工作 第二十八條

總監(jiān)以上管理人員如需借閱一般工作業(yè)務(wù)相關(guān)的資料，可直接在檔案管理員處登記后借閱。借閱資料須當(dāng)天歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。第二十九條

各部門其它員工因業(yè)務(wù)需要對本部門檔案材料進(jìn)行借閱或利用的，須一律填寫《檔案調(diào)閱審批單》(見附件3)并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管總監(jiān)簽字許可后，方可借閱檔案。如需借閱非本部門的檔案材料的，還應(yīng)有相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和分管總監(jiān)簽字許可。

第三十條 如需借閱公司人事、財(cái)務(wù)、合同等資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)許可。第三十一條 檔案管理員依據(jù)《檔案調(diào)閱審批單》，為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。

第三十二條 借閱的檔案原則上在公司內(nèi)使用。機(jī)密文件和絕版文件僅供在存檔處查閱，不予借出。第三十三條

借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

第三十四條

檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)向各部門、員工提供公司檔案編研信息服務(wù)，主要方面為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。

第三十五條 檔案主管應(yīng)接受公司有關(guān)部門、人員定題咨詢要求。第三十六條 依據(jù)國家檔案、統(tǒng)計(jì)法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作。第三十七條 政府有關(guān)部門依法執(zhí)行公務(wù)，需要查閱公司檔案，公司予以配合、協(xié)助。

第十章 檔案的銷毀 第三十八條

對已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊，銷毀清冊經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能銷毀。該清冊永久保存；銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，關(guān)在清冊上簽字。銷毀時(shí)請使用碎紙機(jī)或焚燒的方式。

第三十九條 公司終止、解散時(shí)，檔案應(yīng)移交控股股東或主管部門或當(dāng)?shù)貒覚n案館。第四十條 公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。

第十一章 附則

第四十一條 檔案部門積極采用電腦信息系統(tǒng)對檔案進(jìn)行管理，提高管理效率。第四十二條 本辦法由行政部解釋、補(bǔ)充，由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行

報(bào)送：侯總、張總

抄送：總公司總裁辦、綜合管理部 發(fā)送：各部門

傳閱：全體員工（張貼公告欄）附件1： 《檔案盒封面》： 檔 案

全宗名稱成都合能新城市廣場管理有限公司 歸檔部門名稱（文檔名）

文檔的條款號(hào)：（起-止）自 年 月 日起至 年 月 日止 本卷內(nèi)共 件，保管 年

《檔案盒盒脊》： 部門、文檔大類，二0 年

附件2：(例)歸檔文件封面

全宗號(hào)成都合能新城市廣場管理 有限公司類別號(hào)XZ 年 度201X保管 期限長期盒 號(hào)00 件 號(hào)00文件字號(hào)商管(行)字201X第000號(hào)文件日期201X0525 責(zé)任人新城市廣場管理公司行政部頁 數(shù)13頁 歸檔單位行政部密 級普通 題 名檔案管理辦法 備 注附：

檔案盒封面；歸檔文件封面；檔案調(diào)閱審批單；文件歸檔目錄。

附件3： 檔案調(diào)閱審批單 年 月 日

類 別 調(diào)閱部門 調(diào)閱人 文件名稱 內(nèi)容摘要 調(diào)閱用途 使用方式

調(diào)閱期限自 年 月 日起至 年 月 日止計(jì) 日 檔號(hào)及件數(shù) 借出日期年 月 日 共 件

歸還日期年 月 日（保管人簽章：）備注

調(diào)閱人： 審核： 核準(zhǔn)： 說明：

1)本單一式二聯(lián)，第一聯(lián)于檔案退還后由檔案管理人退還調(diào)閱人，第二聯(lián)留存檔案室備查。

2)借閱本部門檔案材料時(shí)，借閱人需由本部門負(fù)責(zé)人簽字，借閱非本部門檔案材料時(shí)，還應(yīng)有相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字方可借閱。

3)申請使用方式有：A 查閱、B摘抄、C復(fù)制、D借出。