第一篇：文書檔案管理學教學輔導材料

《文書檔案管理學》教學輔導材料

輔導教師

馮躍貞

文書學是中央廣播電視大學文秘專業開設的一門必修的專業課，也是臨近專業如行政管理、中文等專業基礎課。電大開設此課的目的是通過系統傳授文書學的基礎知識、基本理論和訓練基本技能，培養較為熟練地從事文書管理工作的實用型人才。

本教材除導言外，共安排了十章三十節。

導 言

導言中共講了七個問題，其中重點是學科特點，即教材中講的文書學的?四性?：很強的政治性、嚴密的科學性、操作的技術性和現實的效用性。

第一章 文書和文書學

第一節

文書

重點：

一、文書的概念。理解這一概念應把握四點（見《學習指導書》P2）。

二、文書的五大作用。

難點：嚴格區分文書、公文和文件這三個概念。

第二節 公務文書

重點：

一、掌握幾個重要概念：通用公文、事務文書、專用公文、行文關系、行文方向、行文方式、行文規則、公文格式、草稿、定稿、正本、副本等。

二、公務文書的特點。

三、公務文書的行文制度。

四、公務文書的格式。

難點：

一、行文規則。

二、幾組類似概念如文號和份號、１ 抄報機關和抄送機關等的區別。

第三節 文書學

重點：

一、文書學的概念。

二、研究文書學的意義。

第二章 文書工作的性質、任務、作用和原則

第一節

文書工作的性質

重點：深刻理解文書工作六個方面的性質。

第二節 文書工作的任務

重點：文書工作的具體任務。此問題不僅是本節的重點，也是整本教材的重點。具體包括：

一、發文處理;

二、收文處理；

三、文書的管理；

四、文書的利用；

五、文書的立卷和歸檔。

第三節 文書工作的作用

重點：充分了解、掌握文書的四個方面的作用，即信息作用、紐帶作用、服務作用、助手作用。

第四節 文書工作的原則

重點：全面深刻地理解文書工作的準確、及時、安全和簡便的原則。

第三章 文書工作的組織

第一節

文書工作的組織形式

重點：

一、了解我國目前文書工作組織形式的類別；

二、文書工作組織形式選擇的依據。

第二節 文書工作的機構設置和領導關系

２ 重點：

一、文書工作機構設置的條件和現狀；

二、文書工作的領導關系。

第三節 文書工作的責任制度

主要內容：

一、文書工作崗位責任制；

二、文書工作目標管理制度。

第四章 文書工作者的素養

第一節

政治思想素養

重點：文書工作者必須具備的基本政治素養包括三個方面：

一、較高的政治覺悟；

二、較高的政策水平；

三、較強的法制觀念。

第二節 職業道德素養

重點：文書工作者應遵循的道德準則主要包括三個方面：

一、熱愛本職工作、忠于職守；

二、埋頭苦干、嚴謹精細；

三、遵守紀律、嚴守秘密。

第三節 業務工作素養

重點：文書工作者的業務素養包括專業基礎知識和業務技能。

第五章 收文處理程序

第一節

收文處理程序

（一）這一節主要講了兩個問題：

一、收文處理總程序（包括收進階段和閱辦階段）；

二、收進階段的六個具體環節。

重點：

一、幾個重要概念：簽收、拆封、登記、翻印、３ 分發、傳閱；

二、幾個重要問題：第一、簽收的范圍；第二、拆封的要求；第三、登記的作用、項目和要求；第四、翻印的審批和要求；第五、分發的原則；第六、傳閱的方法。

第二節 收文處理程序

（二）本節主要講述閱辦階段的各個具體環節。

重點：

一、擬辦的作用和范圍；

二、批辦意見的內容；

三、催辦的作用和方式；

四、辦復的形式；

五、注辦的內容。

難點：

一、為什么說?批辦使收文處理開始進入實質性階段?？

二、承辦的性質。

第六章 發文處理程序

這一章的內容包括制文和制發兩個階段。

第一節 發文處理程序

（一）這一節主要講述制文階段各個文書處理環節。

重點：

一、重要概念：擬稿、擬定主題詞、會簽、核稿、呈批、簽發、注發。

二、重要問題：第一、擬稿的基本要求；第二、主題詞的主要特點；第三、會簽的原則；第四、核稿的任務；第五、簽發的要求；第六、注發的任務。

難點：

一、如何擬定主題詞；

二、怎樣才能核好文稿；

三、注發和注辦的區別。

第二節 發文處理程序

（二）這節主要講述制發階段的各個環節。

重點：

一、重要概念：發文字號和編發文字號、登記、校對、４ 用印、封發等；

二、重要問題：第一、編發文字號的要求；第二、打字的要求；第三、校對的原則；第四、繕印的要求；第五、用印的要求；第六、封發的任務；第七、傳遞的形式。

難點：

一、怎樣才能使校對不出錯；

二、打印、繕印和用印的聯系和區別。

第七章 文書的管理和利用

第一節

文書的管理

重點：

一、文書管理的概念；

二、文書管理的基本任務；

三、文書管理的作用；

四、文書管理的原則；

五、幾種主要管理制度。

第二節 文書的清退與銷毀

重點：

一、文書清退和銷毀的范圍；

二、銷毀的具體要求。

第三節 文書的利用

主要內容：文書利用的概念、種類、原則、方法、意義和要求。

第八章 專用文書管理

第一節

信訪文書管理

重點：

一、信訪文書的特點：廣泛性、不可預測性和解決問題的急切性；

二、信訪文書處理的原則，即教材上講的四大原則。

第二節 人事文書管理

重點：

一、人事文書的分類方法；

二、人事文書的作用。

第三節 會計文書管理

重點：

一、會計文書的三大作用；

二、如何加強會計管理工

５ 作。

第四節 信印證件管理

重點：

一、介紹信的使用和管理；

二、印章的規格與制發。

第九章 文書的立卷

這章是本教材的重點章，操作性和技術性都很強，也是本教材的難點。

第一節 文書立卷的概念、意義

重點：文書立卷的重要意義。

第二節 文書立卷的原則和要求

重點：文書立卷的六大原則。

難點：如何?靈活運用‘六個特征’立卷?？

第三節 文書立卷的準備和方法步驟

重點：

一、重要概念：平時歸卷、年終歸卷、立卷類目、組合案卷（組卷）、編號定卷。

二、重要問題：第一、平時歸卷的方法；第二、立卷類目的構成；第三、收集材料的方法；第四、整理材料的方法；第五、怎樣做如組卷時的調整工作；第六、如何擬制案卷標題；第七、怎樣對案卷進行編號；第八、裝訂的方法步驟；第九、如何填寫案卷封面；第十、案卷移交目錄的編制方法。

難點：

一、組卷；

二、擬制案卷標題。

第十章 文書工作的規范化、制度化、科學化和自動化

６ 第一節 文書工作?四化?的含義、內容和要求

重點：

一、重要概念：文書工作規范化、文書工作制度化、文書工作科學化、文書工作現代化。

二、重要問題：與上述四個重要概念相對應，分別弄清他們所包括的重要內容。

第二節 實現文書工作?四化?的迫切性和重要性

重點：

一、文書工作?四化?的迫切性；

二、文書工作?四化?的重要性，即教材中講的?四個有利于?。

第三節 文書工作自動化的主要工具簡介

重點：利用電子計算機處理文書工作的優點。

2003年6月8日

７

第二篇：教學輔導文章六文書與檔案實務

文檔的處理

文書是人們在日常生活、機關公務活動中廣泛使用的書面材料，它具有一定的規則、體式。從使用范圍來看，文書可劃分為私人文書和公務文書兩大類。私人文書是指個人、家庭為自身的需要而形成使用的文書，包括家譜、房契、手稿、遺囑和書信等；公務文書即公文，是指政府機關、社會團體、企事業單位從事公務交往活動的文書。

公文是公務文書的總稱。文件則有兩種含義：一是指政府機關、社會團體和企事業單位的正式發文；另一是指反映職能、政策、技術、活動等具有保存、查考價值的文字或聲像材料，如工作總結、會議記錄、重要活動的錄音、錄像、照片等。

檔案是指使用過的、已經辦理完畢、具有保存價值的文書，把它們挑選出來按照一定的規則重新整理、立卷、編排之后，便稱之為檔案。

文書與檔案實務是文員和秘書重要的、基本的工作任務。每一個文員必須能夠掌握并熟練操作。

1．公務文書的特點和作用

公務文書的作者是黨政機關、社會團體和企事業單位及其負責人。公務文書的這些特定的作者必須依據黨和國家的方針、政策、法令，在法定的職責范圍內制作文書，不能越權越軌發布公文。

公務文書體現的是領導機關和職能部門的工作意圖和規定要求，反映各項工作的進程和效果，其內容具有有效性，其中部分還具有權威性。

公務文書在制作上應該按常規的格式和各種類的結構寫作，在處理上有一定的程序和制度。包括擬稿、審核、簽發、繕印、收發、登記、批辦、立卷、歸檔等環節。撰制和處理公務文書的全過程，就是文書工作。

2．公務文書的種類與格式

2．1 公文性文書的種類

按照2000年《國務院行政機關公文處理辦法》的規定，國務院所規定的行政公文共有13類14種：

①命令（令）；②決定；③公告；④通告；⑤通知；⑥通報；⑦議案；⑧報告；⑨請示；⑩批復；⑾意見；⑿函；⒀會議紀要。

2．2 公文的格式

（有文件樣式）

公文的完全格式包括18項，但多數公文不完全使用格式，如無密級、附件、注釋等。

（1）版頭。將發文機關的全稱或規范化簡稱加上“文件”（也可省去）二字，用紅色大字居中套印在公文首頁上端。

（2）發文字號。由機關代字、發文、發文順序號組成，發文加括號。下方用紅線與標題隔開。

（3）印刷順序號。即公文份數的順序號，標注在公文首頁左上角。

（4）密級。分絕密、機密、秘密三級，標注在公文首頁左上角、印刷順序號下方。

（5）緊急程度。“急”或“特急”，標注在公文左上角，密級下方。

（6）簽發人姓名。標注在發文字號右側。此項只在報告和請示中出現。

（7）公文標題。一般由發文機關、事由和公文種類組成。

（8）主送機關。指收受、辦理公文的單位，寫在正文之前，標題之下，頂格。

（9）正文。公文的主體部分，寫文章的具體內容。

（10）附件。正文內容的輔助部分。其標題置于正文之后、發文機關名稱之前。

（11）發文機關。指制作公文的單位，使用機關的全稱或規范性簡稱。

（12）成文日期。成文日期以公文簽發或會議通過日期為準，寫于公文末尾，發文機關右下方。

（13）機關印章。用印位置在發文日期上面，上不壓正文，下要騎年蓋月。除有特定版頭的普發性文件外，正式行文都應加蓋機關印章。

（14）注釋。校注于成文日期之下，主題詞之上的偏左位置。它是對正文中有關名詞術語的注解，用以說明正文中不便于說明的事項。

（15）閱讀（發送）范圍。加括號標注在成文日期的左下方。

（16）主題詞。概括地表述公文內容和歸檔的規范詞，標引在公文最后一頁的下端，抄報、抄送單位上端。

（17）抄送單位。包含抄報、抄送、抄發單位。

（18）印發說明。內容包括公文制發部門、印發日期、印發份數。

3.文書處理的內容和方法

文書處理的內容和基本任務包括：

（1）發文：從文書起草、修改、審核、簽發到印制、發出的一系列處理環節。

（2）收文：從來文的簽收、登記、分辦、傳閱、擬辦、批辦到承辦、催辦以及答復的一系列處理環節。

（3）管理：平時管理、發揮公文的效用，公文保密的一系列管理環節。

（4）立卷歸檔：整理立卷、歸檔保存的處理環節。

3．1 收文處理

文秘人員收到文書以后，必須按照一定的程序對所收文書進行處理，這些程序包括：

（1）簽收和拆封。文秘人員在送來的《文書投遞單》或《送文登記簿》上簽字，需要認真核對和清點，做到四個“查清”：

查清信封或封筒上的收文機關名稱，是否確屬本機關的收文，以防錯投、錯收； 查清信封號碼與遞送人在簽收登記簿上所登的號碼是否一致； 查清文件封口是否破損，包裝是否牢固； 查清文件的登記件數與實有件數是否相符。

文書人員只是對寫明由本機關或本部門收啟的封件進行拆封；寫明某某領導 人“親收”、“親啟”的封件，則應由領導人本人拆封或由其委托的人代拆。

拆封文件要細心，不要撕毀封內文件，要將封內的文件取干凈，然后檢查文件是否齊全。對于重要作者的親筆信封，應予以保存。對封內文件的發文機關、發文日期不詳的，應根據封皮上的發文機關和郵戳日期予以注明。

（2）登記。對文書進行登記，便于進行收文數量統計及以后的查考利用。收文登記的形式分為簿冊式、聯單式和卡片式三種。登記項目主要有：順序號、收到日期時間、來文單位、來文字號、標題、密級、份數、承辦單位、簽收、復文號、歸入卷號、備注等。

（3）分送。分送的原則是： 屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理； 屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規定和有規可循的例行公文，按主管業務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦；

分送給機關領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批； 便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理； 在文件份數少，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理。在進行文件傳閱時，應以文秘人員為軸心，進行輪輻式傳閱，即一位領導閱后直接退回給文秘人員，注銷后再由文秘人員送給另一位領導閱讀，而不是讓領導與領導之間直接傳閱。

（4）擬辦。文件的擬辦是指文秘人員對來文的處理提出初步意見或建議，供領導人批辦時參考。為方便領導人查閱有關政策性文件，文秘人員可將有關文件（預先標出需要參閱的內容）或文件的摘要卡片連同公文一并送上。

（6）批辦。是指機關領導人對送批的文件如何處理所作的批示。簽署在《公文處理單》的“領導批示”一欄中。批明傳達的范圍、方法和時間；或批明承辦部門、人員和期限、要求；或提出具體措施和步驟。批辦應寫明姓名和日期。文秘人員根據批示內容，擬定辦文程序。

（6）承辦。指機關有關部門或人員按照來文的要求，或領導批辦意見進行具體工作或辦理復文。對公文的辦理，可以由受文單位或個人承擔，也可以由其他單位或個人承擔。方式有：傳達承辦、專案專辦、答復承辦等，承辦應該注重時效，分清主辦與協辦，分清復文與不復文。

（7）催辦。指文秘人員對必須辦理答復的文件，根據承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查。要明確責任，誰負責誰催辦，可采用遞交催辦單、電話催辦或派人催辦的辦法，并作好催辦記錄。

（8）注辦。文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結果，內容有承辦單位、時間、結果、承辦人、回復的方法、日期等項。

3．2 發文處理

文秘人員人員根據單位需要向外或向內發文，包括兩種情況：向外單位或者本單位的各部門發出文件，稱為制發；將收到的文件轉送至有關部門，稱為轉發。其一系列程序即為發文處理過程。

（1）擬稿。是文件承辦人根據領導的交擬或批辦意見草擬文稿的過程。

（2）核稿。是指擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實。要做到“六查”： 查是否需要行文，以什么名義行文。查文稿內容與法律、法規和政策以及上級政府的有關規定是否一致，與平行機關和本部門已有的規定是否矛盾。

查要求和措施是否明確具體，切實可行。

查涉及其他部門或地區職權范圍的問題是否協商一致并經過會簽。查文字表達是否準確、簡練、條理清楚，標點使用是否正確，文字書寫是否規范。查公文格式是否符合規定。

核稿一般先對文稿進行通讀，看出其主要意圖和存在問題，然后對文稿逐字逐句細審。如果發現問題，則可退回，或協商，或修改。

（3）簽發。指機關領導人對文稿的最后審定、簽字發出。一般由主要領導人或具體分管的副職領導人簽發，也可由文秘人員長、辦公廳（室）或部門負責人簽發。聯合發文或內容涉及到其他部門的公文，要實行會簽。簽發時應在發文稿紙的簽發一欄寫明意見，親署姓名、日期。

（4）編號。已經簽發的文件，由文秘人員統一編排發文字號。發文字號的機關代字是統一編制，且長期穩定。由領導人簽署的公布性公文可按領導人的任職期限連續編號，其他公文一般按編排序號。

（5）繕印，指對已經簽發的文件定稿進行謄清、復印或排版印制。急件要先打印，保密件應指定專門的印刷單位打印，并派人監印和履行簽字手續。

（6）校對，指將文件的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對校正。校對有單人校、雙人校、多人校、通校。普通文件應兩校一讀，重要文件三校一讀，校對符號及其用法應該按照《中華人民共和國專業標準》執行。公文印好后還應認真校對，以保萬無一失。

（7）用印，是指在完成的文件上加蓋機關印章。要注意： 文件用印時，必須以機關領導人或部門負責人簽發的文件原稿為依據，經核對無誤后始得用印。

文件用印要端正、清晰，要端正地蓋在成文日期上方，上不壓正文，下要騎年蓋月。

文件用印一定要與制發文件的機關、部門或單位相一致。要核實份數，超過份數的不能蓋印。

（8）登記。一切發出的文件，均應進行登記，主要是為了便于對文件的管理和查找等。發文登記用簿式登記，項目為：順序號、發出日期、發文字號、文件標題、附件、成文日期、密級、緩急時限、份數、主送機關、抄送機關、簽收人、歸卷日期、歸入卷號。

（9）分發。指對準備發出的文件進行分裝和發送。應注意：

分裝之前先要看發文稿紙注明的發送單位、密級、有無附件等。入封文件要折疊平整，并略短于信封長度。

郵政編碼、地址、名稱要在發送文件的信封上寫準確。機關的名稱要寫全稱或者通用的簡稱。

發文如系密件、急件、親啟件必須分別注明，文件的封口要用漿糊或膠水封實，不要用書釘封口，絕密文件應蓋專用密封章或貼密封簽。文件裝封后，應及時發送。收文處理程序

4.文書管理的內容和要求

文秘人員在做好收文和發文的基礎上，要進行文書管理，內容包括對文書的數量管理、質量管理、時效管理、保密管理，以及文書的立卷與歸檔管理等，使得各種文書既方便查找、調閱，又妥善歸類，不遺失，不泄密。

4．1 文書數量、質量、時效管理

文書數量管理的要求是精簡文件，可發可不發的文件堅決不發，可以面談、電話的書面記錄代替行文，或在報刊雜志上公布，以代替層層行文。

文書的質量管理要求保證文書在內容上正確、可靠，符合政策和事實；在文字上、格式上準確、規范，不出差錯。

文書的時效管理要求盡可能縮短文書處理每一道環節的周期，不延誤、不推諉，及時反饋和辦理。

4．2 文書的保密管理

文書保密管理的內容包括：

確定密級和保密期限。應該區分國家秘密、商業秘密、組織內部秘密等，列入保密范圍的公文，應在產生的同時，由制文機關確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。由于客觀形勢變化，或從全局衡量公開后更有利于工作的，應及時變更密級、期限和解密。

還包括密級和保密期限的標注、密件的繕印和校對，密件的傳遞，密件的簽收、登記和傳閱，密件的保管和復制、密件的清退，密件的銷毀等環節。

4．3 文書立卷與歸檔

文秘人員對已經辦理完畢的文書，挑選具有保存價值的，按照某種規律組成案卷即為文書立卷。立卷有利于文書的完整與安全，是進行檔案管理的基礎，也便于日后對文書的查考和利用。

5.檔案收集的對象和制度

文秘人員及檔案部門人員通過一定的途徑，將分散在單位各處的已經辦理完畢的，但有保存、查考價值的文書、聲像等資料集中起來即為檔案收集。應該收集的文書資料大致有以下幾類：

重要的會議資料，如會議通知、報告、決議、總結、會議紀要、會議簡報、會議記錄、領導人講話、重要發言、錄音帶、照片等；

上級下發的與本單位業務有關的決議、決定、命令、條例、規定、計劃等； 代上級單位撰寫的已被采用的重要文件的定稿；

本單位的與上、下級單位的請示、批復、報告等公文性文書；

反映主要業務活動的報告、總結、工作計劃、統計報表、信訪工作材料； 與有關單位簽訂的合同、協議書及其他來往文書；

干部任免、職工獎勵、處分以及職工勞動、工資、福利等方面的文件材料； 本單位及下屬單位成立、合并、撤消、更改名稱、啟用印信的文件材料；

反映歷史沿革、重要活動的大事記、剪報、照片、錄音帶、錄像帶以及編輯的出版物等；

財產、物資、檔案等的交接憑證；

不相隸屬單位頒發的需要本單位貫徹執行的條例、規定、通知等； 下級單位報送的報告、統計報表等。

不需要收集和歸檔的材料有以下幾類：

重份文件（特別重要文件保留二、三份，其他只需一份，但同一文件的草稿、定稿不算重份）；

無查考價值的事務性、臨時性文件（如一般會議的臨時通知、洽談工作的介紹信、節假日的放假通知等）； 未經簽發的文電草稿、一般文件的歷次修改稿、鉛印文件中除主要領導人親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿之外的各次核對稿；

無特殊保存價值的信封，一般性表態、詢問、建議的群眾來信； 單位內部互相抄送的文件材料；

本單位負責人兼任外單位職務所形成的文件材料； 不需貫徹執行和無查考價值的會議文件材料； 下級單位任免、獎懲非本單位員工的材料； 越級和非隸屬單位抄送的不需辦理的文件材料； 外單位征求意見的文件未定稿。

文秘及檔案人員在收集檔案時，應該做到：

（1）嚴格執行收發登記制度和立卷歸檔制度。認真做好文書的登記、清退和歸檔工作，仔細核對、檢查各種細節。

（2）注意收集零散文書。除了規范的歸檔制度以外，文秘人員和檔案人員要留心收集散落在外、在個人手中的文書，并配合一定的控制、獎懲措施，以補充歸檔制度的不足。

（3）落實歸檔工作的崗位責任制。文秘人員和檔案人員要掌握好收文過程中的閱辦環節，及時收回文件；在發文過程中，注意收全文件的定稿、存本和附件；專人負責收集外出帶回的文書；仔細收集本單位的各種行政和業務文書。

6.立卷歸檔的標準和做法

6．1立卷歸檔要求

文書部門和或其他業務部門把已經處理完畢的文書整理立卷，定期移交給單位檔案室或檔案人員集中保存，并應該形成一定的制度。包括三方面：

（1）歸檔范圍。凡是本單位業務活動中辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料，均應歸檔；

（2）歸檔時間。辦理完畢的文件材料，應該在第二年上半年內交由檔案室或檔案人員歸檔。特殊文件可根據具體情況適當延長時間；

（3）歸檔要求。凡是應歸檔的文件，必須分類立卷，排列有序，表格齊全，填寫無誤，編號科學和符合要求。

6．2 文書立卷標準

文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”，通常可以按照以下幾種特征立卷：

（1）按問題特征立卷。將反映同一問題的文書組成案卷。這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯系和處理情況，運用最廣泛。如“關于某型號產品”可以將開發設計、工藝安排、加工制造、商標包裝、產品銷售、附加情況等方面資料組合在一起立卷。

（2）按作者特征立卷。以同一作者為標準將有關材料組合成卷的方法。，這些作者可以是法定組織或某一機構，可用于上級來文和本單位文書的立卷工作，反映同一作者的活動和文書來源、行文關系以及文書的重要程度。

（3）按文種特征立卷。按照同一文種名稱為標準將文書組合成卷。不同的文種具有不同的適用范圍和作用，立卷可反映單位的不同活動方式，但有時單獨以這種標準分成“會議紀要卷”、“通知卷”等無實際意義，應與其他形式的立卷標準組合使用，如“某某公司的經濟合同卷”、“某某公司的銷售網點報告卷”等等，才會具有實際使用價值和便于查找。

（4）按時間特征立卷。以文書形成或文書內容的時間為標準組合立卷。工作性計劃的形成時間要早于內容時間，而工作總結的內容時間又早于形成時間。類別較廣的材料不適合用形成時間立卷，適合用于內容針對的時間性強，針對的時間比較明確的文書。一般公文以成文日期為標準；計劃、總結等以內容針對的時間為標準；跨辦理完畢的公文，以辦結時間為標準；跨的往來文書，以本單位發文或復文時間為標準；涉及到專業性的文書以專門為標準，如教學等。

（5）按地區特征立卷。以文書的地區、地點和部位因素為標準組合立卷，將涉及同一地區的文件組成案卷，可以反映該地區的工作情況和有關地區問題的處理。其作者往往是領導一個區域的單位，對下屬機構來文的組卷。如“某公司廣東地區銷售情況表”。

（6）按通訊者特征立卷。以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標準立卷。如問函與復函，請示與批復等用通訊者特征立卷。如“某合資企業與某國某企業就開展商務活動的往來函件”。按通訊者特征組卷與作者不同，只有兩個作者就某共同問題進行工作聯系、磋商所形成的往來文件才可以列入，而不包括兩個作者各自的其他發文。

立卷的六個特征的運用，是文件之間聯系的具體體現，文件之間的聯系是多 方面的，不可能只采用一種固定的模式組卷。因此在運用六個特征立卷時，需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。

6．3 立卷類目的編制

立卷類目也叫案卷類目，是指在一年的實際文書尚未形成以前，根據單位各項活動和文件形成的規律，對一年內可能產生的文書按照立卷要求和方法事先編制成的一個立卷規劃，事先擬制出來的歸卷條目。

立卷類目主要由類名和條款兩部分組成：

（1）類名。即類別，是綜合概括歸卷文件材料的類屬名稱，如工交類、城建類、財貿類、生產類、技術類、銷售類、廣告類等等。

（2）條款。即條目，是類名之下按照立卷要求和方法概括出來的一組文件的總標題。

條款順序排定以后，依次編上順序號。如第一類第一條為“1—1”、第二類第二條為“2—2”等等。

立卷類目的類別和條款的排列呈表格式，是平時文件歸卷的“索引表”，指導文件“對號入座”、“定點歸宿”。

6.4平時歸卷工作

文秘人員或文書人員依照已經編好的立卷類目，將已經處理完畢的文件，隨時按類目上的對應條款歸入卷內，即為平時歸卷工作。要做到：

（1）注意做好文件材料的收集工作；

（2）對已經歸卷的文件材料，要進行定期檢查和調整；

（3）事先預編的立卷類目，要注意調整修改；

（4）可以確定組卷的，也可以提前進行編目裝訂；

（5）一些文件不便歸卷，可單獨設立一個卷夾，注明“待歸文件”。

6.5 年終組卷

簡稱組卷，指年終或次年年初對歸卷的各個條款內的文件材料進行調整立卷、卷內文件排列和編號以及擬寫案卷標題等一系列工作。平時歸卷只是粗略地將文件材料按條款歸類，不等于立卷，在組合案卷前要作細致的調整。

（1）調整立卷。是指在平時歸卷的基礎上，詳細檢查每一條款中所積累的文件材料，進行適當地調整，并且最后確定組合案卷的一項工作。

（2）卷內文件排列和編號

卷內文件排列，指將每個案卷內的文件按照一定的規律和順序進行系統化排列，可以按時間、問題、重要程度、文號、作者、地區、通訊者、文種名稱、人名的姓氏筆畫或拼音字母等順序進行排列。卷內文件的編號。應當用阿拉伯數字給卷內文件編頁號，以固定它們的排列順序。

（3）擬寫案卷標題。案卷標題是案卷的名稱，也稱案卷題名，是對卷內全部文件內容的總概括。案卷標題的結構及標法。通常應當標明卷內文件作者、問題、名稱三個基本部分，中間用“關于”、“的”來連接，例如“某某省府關于農村工作的決定、通知”。

標明卷內文件的作者，可用通用的簡稱，如“本局”、“本公司”、“本廠”等。

標明卷內文件的問題是案卷標題的核心，必須使問題概括得全面、準確、簡練。

標明卷內文件時間。一般的案卷標題不需標明時間，只有計劃、報告、總結、預決算和重要文件以及跨文件組成的案卷才需要標明時間，針對的時間要準確，不可隨意簡化。

標明卷內文件通訊者。可將問題要素插入通訊者此方與彼方之間，并將同一性質的機關概括為總稱，例如“某某市航運公司就制止貨輪搭客問題與某某線各航運公司的往來文書。”

標明卷內文件涉及的地區。對于同屬較大地區范圍的若干作者，可以用大的地區概念加以概括，如“某某地區各縣關于減輕農民負擔情況的報告”；可以列舉一二個后加“等”字，如“某某地區行署關于某某、某某等五個縣（市）防汛救災情況的調查報告。”

案卷標題的擬寫要注意：

政治上的正確性；

文字表達要精練通順，概括準確；

案卷標題的基本結構要力求完整，合乎語法，標點符號要正確。

6.6 案卷的編目與裝訂

編目成卷指在組合案卷的基礎上，對卷內文件進行編目、裝訂，以及案卷的排列、編號等一系列工作。

（1）案卷的編目。指在卷內文件排列編號的基礎上，填寫卷內文件目錄、備考表和案卷封皮等工作。

（2）案卷的裝訂與裝盒。一般來說，案卷都需要進行裝訂，對于某些特殊珍貴的手稿、照片、圖紙在不便于進行裝訂時，也可以采用卷盒、卷袋進行保管。

案卷裝訂的要求是：整齊、牢固，不影響閱讀。在裝訂之前，要去掉文件上的金屬物，以防年久銹蝕文件。注意不要有倒置、脫漏的頁張。凡書寫未留裝訂線的要補貼加邊，殘破的文件要修補裱糊，大張的文件要折疊以后才能裝訂。

（3）案卷排列與編號。指案卷經過編目裝訂以后，將一個、一個組織機構的案卷進行系統化排列、編號，以固定其順序。

案卷的排列。案卷先按保管期限分開，即按永久、長期、短期分別排列。也可按重要程度、作者、名稱、時間、地區等體現條理化和一定的規律。

案卷的編號。編號的順序如：永久卷1—50、長期卷51—100、短期卷101—150、副卷151—200。

6.7 案卷歸檔

（1）案卷目錄的編制。案卷目錄的項目有“案卷號、立卷類目號、案卷題名、卷內文件起止日期、卷內文件份數、頁數、保管期限、備注”等等。

編制案卷目錄一般兩種方法：一種由各部門的公文立卷人員編制移交目錄，然后由檔案室匯總編排卷號，編制正式的案卷目錄。二是由機關檔案室通盤組織，指導各部門的文書立卷人員統一分類，編排卷號，直接編制案卷目錄。

（2）文件檢索工具的編制。文件檢索工具指用來查找、利用文件材料的目 錄、卡片等等。其編制內容主要有：

文號索引，又叫文件作者目錄。目錄設置的項目一般有：文件作者（加標題）、文號、文件日期、所在卷頁號。

文件分類目錄，又叫文件綜合分類目錄。設置的項目一般有：類別、順序號、文件作者（加標題）、文號、文件日期、卷頁號，并加封面和底頁。一年編制一本，編制號后付印裝訂成冊。案卷的歸檔

（3）文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”。歸檔范圍，也即文書立卷的范圍，指機關在工作活動中形成和使用的文件以及其他有關的材料（包括照片、圖表、印模、錄音帶、錄像帶等）。歸檔時限。一般應在第二年上半年向檔案部門移交檔案。歸檔要求：

應歸檔的文件材料必須齊全、完整；

文件和電報按其內容的聯系，合并整理、立卷；

歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯系，區分保存價值、分類整理、立卷，案卷標題應簡明確切。

機關檔案室在接收案卷時，應按照以上要求對案卷檢查驗收。

移交目錄一式二至三份，一份經簽字后留公文處理部門使用，另外一至二份交機關檔案室保存。

7.檔案的保管和利用

文秘或檔案人員通過收集，得到各種信息檔案，為方便管理和檢索，需要對其進行鑒定，主要有檔案價值鑒定、文書立檔單位鑒定、文書內容鑒定、文書完整程度鑒定、文書責任者鑒定、文書時間鑒定、文書題名鑒定、文書稿本鑒定、文書外在特征鑒定和記錄性文書價值鑒定等。

為了完好、長久保存檔案，需要采取一些保護措施，進行妥善管理。包括對檔案保管期限的確定。文書檔案的保管期限分為永久、長期（16至50年）、短期（15年以下）三種。文書管理人員為了掌握檔案的基本情況，還必須對檔案進行數量的登記、統計和分析研究，以期更好地提供利用。

檔案的利用途徑和方式有以下幾種：

（1）設置檔案室，提供檔案原件或復制件，方便借閱或直接閱讀。

（2）通過一定的制度和手續，提供檔案外借，如借閱證制度、催還續借制度和調離認可制度等。

（3）根據檔案原件制發各種復制本，實行檔案的有償交流，提供檔案利用率。

（4）利用所藏檔案中的有關記載和資料，對申請者提供核實某種事實的書面證據。

（5）以檔案為依據，文秘和檔案人員對查詢者的有關問題進行專業性的解答，提供咨詢服務。

（6）將檔案目錄印制成冊，分發到有關部門，以交流信息。

舉辦檔案展覽，充分發揮檔案的作用。

第三篇：《管理學基礎》教學輔導(第一章)

《管理學基礎》教學輔導（第一章）

第一章 管理與管理學

1、什么是管理？

管理是管理者為有效地達到組織目標，對組織資源和組織活動有意識、有組織、不斷地進行的協調活動。

2、管理的二重性

管理不僅具有同生產力、社會化大生產相聯系的自然屬性；同時具有同生產關系、社會制度相聯系的社會屬性。

3、管理的職能 計劃、組織、領導、控制

4、管理者的分類

按層次劃分：高層管理者、中層管理者、基層管理者 按所屬活動領域劃分：

企業管理者、政府部門管理者、其他部門管理者

5、管理者角色

人際關系角色、信息傳遞角色、決策制定角色

6、管理技能

技術技能、人際技能、概念技能

7、組織外部環境的構成

經濟技術戰略聯盟伙伴競爭者供應商全球化組織政治法律顧客社會文化

8、管理學研究的對象 管理原理 管理功能

管理的主要方法、技術和手段 管理者和管理者群體 管理環境

管理思想及實踐的發展歷史 管理效果

9、管理學的研究方法 觀察、總結 比較研究 歷史研究 案例分析 實驗研究

第四篇：文書檔案

一、文書檔案 1）上級來文。凡上級機關對本單位發出的文件，并屬于本單位主要只能活動的，都應歸檔。

（2）本機關文件。凡本機關形成的，反映本機關工作職能活動和基本情況，并且在今后工作中還需要查考的文件，均應歸檔。

（3）下級來文。凡下級機關報送來的有關方針政策性的、請示性的或反映重要活動、全面工作的文件，應當歸檔。如有關重要問題的請示、備案材料，重要的或以上的工作報告、工作總結、統計報表等。

（4）平級或非隸屬機關來文。平級機關或沒有隸屬關系的機關來文，凡有重要參考價值的也需歸檔。

（5）關于各種稿本的歸檔范圍。在擬制文件過程中形成的各種文件稿本，應視其具體情況而定。對于人代會、黨代會歷次修改稿件，應歸檔。

2、不歸檔的范圍

（1）重份文件；（2）無查考利用價值的事務件、臨時性文件；（3）未經簽發的文件、電報草稿，一般性文件的歷次修改稿（定稿除外），鉛印文件的各次校對稿（主要領導人親筆修改和負責人簽字的最后定稿除外）；（4）無特殊保存價值的信封，一般性表態、詢問一般性問題、提出一般建議或意見的人民來信；（5）單位內部互相抄送的文件材料；

（6）本單位負責人兼任外機關職務形成的文件材料；（7）為參考目的從各方面搜集的文件材料；（8）參加非主管部門召開的會議帶回的不需要貫徹執行和無查考價值的文件材料:（9）下級機關送來的不應抄報或不必備案的文字材料；(10)上級機關任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料；(11)越級和非隸屬機關抄送的一般的、不需辦理的文件材料；

(12)外機關送來的征求意見的文件未定稿。

第五篇：文書檔案

淺析高校文書檔案管理

大學四年在協助老師工作的過程中，我深切地體會到學校文書檔案管理的重要性，同時也看到了學校文書檔案管理中存在著一系列的缺陷和不足，下面就來談談我的看法。

文書檔案是機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，通常是由辦理完畢的有保存價值的文書轉化而成，也是由通用文書轉化部分檔案的習慣稱謂。文書工作是對文件的全部生命周期進行處理的一個完整的運動過程，是檔案工作的基礎，檔案是文件材料的歸宿，是文書工作的延續和發展。文書檔案既是一個單位過去發展歷程的縮影，又是現在文書檔案管理建設狀況的記錄，因此在整個行政工作中發揮著極為重要的作用。

高校體系機構龐雜，隨著學校辦學年限延長，學校文書檔案的數量也會越來越多，內容也會越來越復雜。做好學校文書檔案管理也越發顯得至關重要。檔案是由文件轉化而來的，文書工作是檔案工作的基礎，檔案工作是文書工作的延伸和發展。文書檔案是現代化信息高速發展中不可缺少的信息資源，只有規范化、科學化、標準化的管理，才能保證文件材料的齊全、完整，更好地發揮檔案的重要作用，為學校的各項工作及師生員工服務.在日常工作中，雖然文書處理工作與檔案工作具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的前身和源泉，檔案是文書的歸宿，兩者密不可分.文書工作不僅直接影響公文的質量，也直接關系到文書檔案的質量，做好文書工作是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎.高校文書檔案管理，是整個檔案管理工作的重要組成部分，它不僅直接影響到學校整體檔案管理的質量，也體現了學校檔案管理的水平。

一、高校文書檔案工作存在的問題

（一）文書檔案立卷質量不高。高校檔案整理的目的就是為了保存學校在各種工作與活動中所形成的有保存價值文件材料中的原始記錄，可以為后人提供借鑒的經驗、查考憑證，也為編寫校志等提供寶貴資料，所以全宗檔案的真實、齊全、完整極為重要。檔案收集得齊全，就能準確、系統地反映出學校工作的歷史原貌；反之，檔案殘缺不齊，就不能很好地反映一所學校的工作原貌，如嚴重不齊全的，反映的將是支離破碎的情況，直接影響將來的編史修志等工作。高校文書檔案原始資料的質量缺陷大致為：文書檔案歸檔時常常出現公文制發不規范、齊全、格式不完整、原稿不齊全（公文修改稿特別是領導批示的原稿更具存檔價值，但歸檔時，常常只有定稿，缺原稿或修改稿）、缺附件和附件不規范、正文和附件的名稱不一致、缺批復、缺日期、少作者；在修改文件或批注時，將字寫在左邊，不留裝訂線；修改用圓珠筆、鉛筆；文件字跡褪色、模糊（有些歸檔材料是傳真件，接收時字跡就模糊不清，很難看清內容）、擴散，紙張規格大小不一等現象。出現這些問題的主要原因是：大多數從事文書工作人員檔案意識也比較淡薄且缺乏文書檔案管理方面知識，不夠重視對文書檔案管理方面的知識的學習和了解。

（二）檔案材料歸檔措施不到位。近年來，隨著科技進步的加快，高校辦公自動化程度不斷提高。電腦、復印機、掃描儀等科技產品迅速普及，極大地提高了文書檔案材料的收集與處理效率。但利用現代化辦公設備形成的一些文書檔案資料，則與傳統的檔案立卷方式產生了沖突。目前，高校文書檔案資料歸檔存在著兩種傾向：一種是只存于軟盤、硬盤和光盤之中，不打印文字資料進行留底保存，很難達到長久保存的目的；另一種是只存文字性資料而不存軟盤、硬盤等電子版材料，也不利于重要文件檔案的保存。

（三）管理工作人員積極性不高。有些高校檔案管理工作人員由于缺乏檔案意識和責任心，或者缺乏文書檔案管理方面的知識，致使文書在立卷過程中不符合原則、要求和方法，出現案卷保管期限劃分混亂或者造成全宗檔案收集不齊全等。例如有些管理工作人員認為一件工作做完了就算過去了，而工作中的資料在工作完成后便隨手一扔，認為沒有保存的必要，認為檔案收集工作是檔案室工作人員的事情，與自己無關。目前，我們雖然有了一支穩定而發展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。

（四）檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現了求“多”不求“精”的現象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量越高。高校雖然多數購買了網絡化檔案管理軟件，但由于辦公一體化、管理人員不足等原因，檔案管理軟件有些還未做到在各部門普及使用。

（五）人員配備不夠合理。高校從事檔案管理工作人員多數不是檔案專業畢業，計算機應用水平也有限，也有的將年齡偏大人員安置在檔案室，即便有些年輕的 檔案專業畢業的學生，由于檔案管理工作效益滯后、默默無聞容易被忽視，數年很難在考核、評優等方面得不到惠顧，很難安心本職工作，找機會調離的不在少數。因此多數高校檔案室目前長期處于缺人或人員配備不夠合理狀態。

二、提高檔案管理效率的對策

(一)提高檔案工作人員專業技能和素質

提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。首先要把住人才入口關，注意引進招聘一些有文化專業知識，有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。當前社會和經濟生活處于快速發展時期，新的行業和領域不斷形成，這些對檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰。檔案人員應努力學習，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，提高自身素質，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現單一型向多樣復合型轉變。扎實有效地推行專業繼續教育。

（二）調動檔案管理人員工作積極性

檔案界長期單調而枯燥的工作方式，傳統而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動、超前服務于市場，服務于社會和企業，而服務的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此，應努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創造者，形成檔案工作由事后收集材料變為事前介入、事中參與的新的檔案工作理念。

增強激勵機制。檔案工作應當引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現象，積極推行全員聘任合同制，對現有人員實行公平競爭、擇優上崗，真正做到優勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發展息息相關，從而激發每個人的工作活力，最大限度地發揮個人潛力，使檔案工作出現充滿競爭活力、開拓創新的新局面。

（三）加強高校文書工作與檔案管理工作規范的銜接

文件是檔案的前身，文件質量的好與壞直接影響到檔案的質量，沒有高質量的文件就沒有高質量的檔案，高水平的檔案管理是建立在高校文書部門規范處理文件的基礎之上的。文書人員要有非常強的檔案意識，做好文書資料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件資料的質量關。比如紙張大小、文體格式要做到規范化、標準化，不能五花八門；嚴禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。此外，強化“文書部門立卷”工作也是文書檔案管理中的一個重要環節，“文書部門立卷”是《中華人民共和國檔案法》中早有明確的一項基本制度，它不僅是文書工作的最后環節，也是檔案工作的開始環節，并成為真正意義上的銜接點。因此公文辦理完畢之后，文書部門或業務部門必須及時整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實現高校文書工作與檔案管理的最佳銜接。

（四）做好高校文書檔案現代化歸檔工作，杜絕錯誤傾向 辦公現代化是當今社會發展的必然趨勢。由于計算機和網絡技術在工作中的 普遍應用以及推廣，公文中不可避免地將出現大量的電子文件，這些新型文件要歸檔，就必須借助現代化的管理平臺，建設一個全新的電子文件管理系統，同時讓這個系統能夠與其他信息管理系統實現信息的優化配置與共享，使得高校的文書、檔案管理工作納入到整個信息管理工作中。當現代化的辦公設施與傳統的檔案管理模式發生沖突、出現碰撞的時候，文書工作人員或檔案員必須要努力提高自身的認識，更新陳舊的觀念，不斷研究和探索在新形勢新條件下文書檔案管理的新路子、新模式，使得文書檔案管理工作不斷地向縱深領域發展，不僅要繼承傳統的優秀做法，而且做到開拓進取，與時俱進。

總之，文書檔案管理工作是高等學校管理工作的重要組成部分，它既是提高管理工作效率和質量的必要條件，也是維護高校歷史真實面貌的一項重要工作，作為擔負著承上啟下職責的學校各職能部門，尤其要處理好文書和檔案的關系。