第一篇：建立文件和檔案管理制度的通知

美森發【2013】11號 簽發人：張浩宇

關于建立文件和檔案管理制度的通知

公司各部室：

加強公司的文件收發、人事檔案、合同簽約、工程技術資料、設備隨機原始資料、圖紙、說明書及安全生產管理等綜合資料的管理，是公司長遠發展、應對各種突發事件、操作維修保養設備必不可缺的部分，也是公司基礎管理工作的重中之重。為此，特制定建立文件和檔案管理制度，現印發給你們，各部室務必按該制度落實本部室的建檔和設置專人管理工作。

一、綜合部要對文件收發、公司各種會議記錄、證照、人事檔案、職業衛生健康檢查檔案進行登記造冊，設專人管理，明確責任，嚴格執行保密紀律和執業紀律。一般檔案，文件存檔一年以上，作為今后工作指導性文件；歷史考證資料、單位證件照，按其功能分階段性或永久性保存。檔案管理人員要對建檔資料書寫工整，字跡清楚，不準有隨意涂改的地方，不該本人觀看、書寫、更改的一律禁止，否則視檔案管理人員違紀行為。

二、技術部要把招、投標書，工程合同等每個項目的設備、配件設計制造的圖紙、說明書依據主管生產技術副總或技術部長的要求，進行登記造冊，建檔保管。要根據保管時間要求分類，按圖紙號、工程期限有序建檔，對屬公司機密性的資料要設專柜保管。

三、生產部對每一項工程，每一臺設備的制造維修，每一個配件制作的圖紙、說明書、任務單都要登記造冊，注明時間、經辦人。分類、有序裝訂，建檔管理，為生產、質量管理，工期考證提供服務。對資料管理混亂，缺東少西的資料管理員，給予經濟處罰或撤換。

四、運營部對采購計劃審批、采購合同、銷售合同的簽約，每一份銷出產品的存根票據，同樣要登記造冊，注明時間、經辦人、負責人。分類、有序裝訂整齊，建檔管理，至少保存兩年以上。對雙方錢物沒處理清楚，有糾紛有問題的，要永久保存，直至雙方解決滿意為止。

五、安質部一要對公司所有設備（凡應歸屬設備管理的）建立臺賬管理，對舊設備，能收集到的資料，都要歸類登記造冊，建檔管理。對新購進的設備一定索要隨機檔案資料，對缺少忘帶的，用貨款卡其配齊，這對我們的設備管理、操作、維修、保養是不可或缺的。另外設備管理部門要建立健全設備包機、維修保養制度，巡回檢查大、中、小修記錄，一并存檔保管。二要依據安監局關于安全生產管理檢查考核細則和職業衛生標準化管理考核細則的要求，建立健全公司的安全生產、職業衛生工作的管理機構、三項制度、安全承諾、消防安全的一系列基礎資料。要一項不少的，分類建檔管理，為便于上級安監部門的檢查，該類檔案可存放在公司一樓檔案室，公司專職安全員是公司安全生產管理資料的編寫人和負責人，安全生產管理檔案作為永久保存檔案。

六、以上各部門檔案管理人員，如工作調動或離職，部門主管領導要及時安排人員進行工作交接，雙方辦理完交接手續，部門領導方可給予簽字，否則不予辦理離職手續。

美森工業技術有限公司

二0一三年八月十日

第二篇：關于建立“文件和檔案管理制度”的通知

關于建立“文件和檔案管理制度”的通知

××【2012】×號

各科室、車間：

為了加強公司安全標準化的各項管理工作，提升企業的安全管理水平，公司研究制定了“文件和檔案管理制度”，現印發給你們，希遵照執行。

××××××公司

二〇一二年×月×日

第三篇：文件和檔案管理制度

文件和檔案管理制度

一、檔案人員崗位責任制

1、努力學習政治理論和專業知識，不斷提高業務技能和管理水平。忠于職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業務培訓，并經考核取得崗位資格證書。

2、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》等法律法規和有關檔案工作的規章，履行本工作職責嚴禁對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為。

3、熟悉本單位和本系統業務工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。

4、切實做好文件和檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證文件和檔案的齊全完整，提高案卷質量，力爭達到標準化、規范化的要求，逐步實現檔案管理的現代化。

5、定期已到保管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，寫出鑒定分析報告，經領導批準后，會同有關人員一起進行認真銷毀。

6、保持檔案室的整潔衛生，檔案案卷排列有序。定期檢查檔案保管情況，經常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管過程中出現的不安全因素，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。

7、做好咨詢服務工作和檔案利用工作，嚴格執行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。

8、積極開發檔案信息資源，利用本公司檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業務工作的需要。

9、做好檔案的統計工作，建立統計臺帳，及時、準確地向檔案管理部門填報機關檔案工作統計年報及其他調查統計表。

10、在做好單位內部檔案管理的同時，還要對單位內部各科室和所屬單位的檔案工作進行監督、檢查和指導。

二、檔案保管制度

1、檔案實行專人管理，非檔案管理人員不得隨便開啟檔案柜。

2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案，不得向外傳播和介紹檔案、資料內容及存放位置等情況。

3、科學管理檔案，檔案查閱完畢，隨時歸還原處；檔案柜應統一編號，資料按類別排列存放。

4、維護檔案安全，每個檔案柜必須保持整潔，并放置防霉去蟲劑。

5、檔案人員調動工作時，應在離職前辦理交接手續。

三、檔案保密制度：

1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律，保守秘密，不得擅自擴大檔案利用范圍，不得泄露檔案內容。

2、嚴格檔案借閱制度，健全手續，做到萬無一失。

3、不利于保密的地方不得存放機密文件和資料。

4、不得擅自摘錄、復制檔案內容，不得私自將機密文件和檔案帶回家中和公共場所查閱。

5、不在普通電話、明碼電報、通信中涉及檔案機密。

四、檔案立卷歸檔制度

1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有保存價值的文件以及其它有關材料、錄章錄像帶、照片、文電等應立卷歸檔。

2、必須按本部門立卷歸檔分類方案，將各種有保存價值的文件材料收集齊全完整，由檔案人員和各室分別立卷。

3、每年將有保存價值的文件材料，按照“”和文件形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，分類準確，合理組卷。

4、立卷要做到書面材料規范，排列順序正確，目錄、頁碼清楚，標量確切簡明，保管期限劃分準確，案卷裝訂整齊美觀。

5、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與指導幫助。

五、檔案統計制度：

1、建立、健全科學的檔案統計工作，準確地反映本單位檔案數量質量及其管理狀況。

2、建立檔案、資料、設備等實物統計工作和登記臺帳，做到數字準確。

3、堅持做好檔案資料統計的基礎工作，做好平時原始數據登記工作，注意積累統計資料。

4、每年對全部檔案資料進行全面檢查，并做詳細記錄。

5、逐步實現統計工作完整性，統計分類標準化，統計基礎工作規范化。

六、檢查與考核

檔案工作應列入各車間部門工作計劃，每年進行一次安全檢查，并列入有關人員的職責范圍及工作標準進行考核。

第四篇：文件和檔案管理制度

文件和檔案管理制度

為保證企業文件的完整性，便于查找利用，做好收集、立卷、保管等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。

一、管理人員必須切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求。

二、在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、照片以及與本物流企業生產經營活動相關的上級發文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、文件資料檔案的保管、查閱。

1、所有檔案必須科學排列，便于查找。

2、文件柜要保持整潔衛生，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

四、內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請領導批準，外單位人員要查閱、復印物流企業檔案，必須經本企業領導批準后，方可查閱，所有檔案一律不允許外借。

五、對于企業從業人員檔案以及派車檔案等涉及本企業機密文件及檔案的管理，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。

第五篇：文件和檔案管理制度

文件和檔案管理制度

為加強公司安全基礎檔案管理，發揮好檔案服務于安全工作的功能，完善安全管理過程監督，特制定本制度。

1、實行安全文件收發登記制度，上級來文和下發文件，先行登記、分類存放，按照領導簽批意見督辦落實。

2、文件應按照收發順序整齊放入檔案盒中，卷首制作目錄，年終裝訂存檔。

3、、嚴格按檔案管理要求建立健全各種基礎資料檔案，實行一車一檔，從業人員一人一檔，安全管理每一個過程一檔，每項活動、工作一檔，檔案資料做到真實、有效、完整。

4、基礎檔案資料要分類存檔保管，檔案分為長期檔案和短期檔案，短期檔案滿3年之后可以進行銷毀處理。

5、檔案基礎資料管理信息，必須實現從購臵到退出市場的全過程監督，及時進行更新，確保檔案資料完整性。

6、檔案資料借出必須辦理相關登記手續，經公司主要領導審批同意后方可借閱。

7、檔案資料由安全科安排專人負責管理，實習專柜存放，落實防護措施，防止損毀。

安全生產費用提取和使用管理制度

（安全生產費用投入保障制度）

為建立本公司安全生產投入長效機制，加強公司安全生產費用財務管理，保障公司的安全費用合理、有效使用，維護企業員工的合法權益，確保公司生產、經營活動正常有序的開展。根據《中華人民共和國國家安全生產法》及《企業安全生產費用提取和使用管理辦法》等法律法規規定，結合本公司的實際情況，特制定本制度。

一、安全生產費用是指企業按照規定標準提取，在成本中列支，專門用于完善和改進企業安全生產條件的資金，安全生產費用優先用于安全生產措施的實施和為滿足達到安全生產標準而進行的整改。按照《企業安全生產費用提取和使用管理辦法》第九條規定，“交通運輸企業以上實際營業收入為計提依據，按照以下標準平均逐月提取”，我公司符合第二款規定，應按照1.5%提取安全費用。

二、安全生產費用應當按照“項目計取、確保需要、企業統籌、規范使用”的原則進行管理，財務應將安全費用納入公司財務計劃，保證專款專用，并督促其合理使用。

三、安全費用應當用于以下安全生產事項：

1、完善、改造和維護安全防護技術設施、設備支出，包括運輸及裝卸工具安全狀況檢測、維護系統、運輸裝卸設備、附屬安全設備等支出；

2、安全設備、設施的更新，改造和維護支出（不包括車輛更新費用）；

3、安全生產宣傳、教育和培訓支出；

4、勞動防護用品的配備和更新支出；

5、安全生產檢查與評價支出；

6、配備和更新必要的應急救援器材、設備和現場作業人員安全防護物品支出；

7、完善、改造和維護安全防護設備、設施支出，主要是指：車間、庫房等作業場所的監控、監測、通風、防曬、調溫、防火、滅火、防爆、泄壓、防毒、消毒、中和、防潮、防雷、防靜電、防腐、防滲漏、防護圍堤或者隔離操作設備設施；

8、重大危險源、重大事故隱患的評估、整改、監控支出

9、進行應急救援演練支出；

10、特種設備和安全設施的檢驗檢測支出；

11、購臵、安裝行車安全記錄儀、衛星定位裝臵、視頻監控設施和通信導航設備支出；

12、安全生產新技術、新標準、新工藝、新裝備的推廣應用支出

13、其它與安全生產直接相關的支出。

四、公司安全科應建立安全費用臺賬，記錄安全生產費用的費率、數額、支付計劃、經費使用報告、安全經費提取和使用情況報告。

五、總經理對安全生產費用全面指導，審批安全費用提取、安全投入計劃、經費使用報告、安全經費提取和使用情況報告。

六、財務部門負責對安全生產基金進行統一管理，審核安全費用提取、安全投入計劃、安全經費使用等，根據安全生產計劃，做好資金的投入落實工作，建立安全經費臺賬，確保安全投入迅速及時。

七、安全科負責審核、匯總并編制公司安全投入計劃，審核安全投入報告，監督檢查安全投入落實情況、匯總并建立公司安全費用投入臺賬，編制安全經費提取和投入情況報告。

八、安全生產費用實行專戶核算，公司應當按規定范圍安排使用，不得挪用或擠占，結余資金結轉下使用，安全生產費用不足的，超出部分按正常成本費用渠道列支。

九、各部門主管按照職責分工對有關專業安全生產費用計取、支付、使用實施監督管理。

十、發現安全費用支取人擅自挪用安全費用的，公司將按情節嚴重程度嚴肅處理，處理辦法由董事會討論決定。

十一、本制度由公司安委辦負責解釋。

設施設備安全管理制度

1、建立健全設施設備技術檔案，按照規定的時間進行維護和保養。

2、設施設備的使用操作應定崗定人，明確專人負責、責任到人。

3、操作人員應對設施設備做到“三會”、“四懂”，即會操作使用、會維護保養、會排除故障；懂原理、懂結構、懂性能、懂用途，且能熟練操作使用。

4、設施設備出現異常時，操作人員應按照操作規程采取緊急處臵措施，防止事態擴大。

5、保證設施設備上的各種儀表，如液位計、安全閥等安全附件完好、準確，損壞的器具禁止使用，并且及時更換，保證設施設備的使用安全。

6、定期檢查設施設備和各種附件、器材，使之處于完好狀態，以備正常使用。

安全生產教育和培訓制度

1、安全教育培訓由公司安全科負責管理，建立教育培訓檔案，識別教育培訓需求，組織教育培訓計劃的實施。

2、安全生產教育培訓分為單位負責人培訓、安全生產管理人員培訓、特種作業人員培訓、全員日常安全教育培訓和新上崗人員的三級教育。

3、單位負責人培訓、安全生產管理人員培訓、特種作業人員培訓分別由有資質的機構實施，培訓合格后持證上崗，每年按規定參加再教育。

4、全員日常教育培訓由公司、分公司、車隊、班組落實，既可以視情統一組織，也可以通過班前會、周前會、月度例會的方式進行。

5、三級教育按照公司、分公司（站場）、車隊（班組）三級實施，按照規定內容培訓，經考核合格后上崗。

6、為保證教育培訓制度的落實，公司制訂教育培訓計劃，并安排專門經費，以保證教育培訓按照計劃實施。

7、教育培訓的內容

（1）安全生產法律、法規、規章和國家、行業有關技術標準。（2）安全生產規章制度和操作規程（3）崗位安全操作技能（4）安全生產常識

（5）安全生產事故防范和應急措施，自救互救知識（6）安全生產事故典型案例

安全生產監督檢查制度

為及時發現生產經營和安全管理中可能存在的隱患、危險與有害因素，以便制定整改措施，消除隱患和危險有害因素，從而保障生產安全進行，特制訂本制度。

一、檢查的內容：

1、軟件系統主要查思想、查意識、查制度、查管理、查事故處理、查隱患、查整改

（1）、傳達貫徹上級有關文件、會議精神及布臵安全生產工作的會議記錄（2）、安全管理機構和人員配備情況（3）、安全生產制度及落實情況（4）、安全生產責任制落實情況（5）、職工的安全教育和培訓情況

2、硬件系統主要查生產設備、查輔助設備、查安全設施、查作業環境。

（1）作業場所的安全設施、設備使用情況（2）人員的勞動防護和操作規程執行情況（3）有無不安全因素及危險源點的防控情況

二、檢查的方式

（1）定期安全檢查（分公司組織每月1次）（2）經常性安全檢查（班組、車隊、安全科組織）（3）季節性及節假日安全檢查（公司組織全面檢查）（4）專業（專項）安全檢查（根據需要安排）（5）綜合性安全檢查（公司根據上級要求組織）（6）職工代表不定期巡查（工會、安全科組織）

（7）針對某些重點單位或部位，公司安全生產科將隨時組織檢查和督查。

三、檢查的結果和處理

1、安全生產檢查情況要認真記錄，并填寫《安全生產檢查表》，報公司安全生產科存檔

2、對查出的安全隱患，建立隱患臺賬，要下發隱患整改通知單，明確整改責任人，限期整改；對拒不整改的，公司依據有關制度給予經濟處罰或行政處分。

3、整改結束后，要組織有關人員對整改結果進行驗收。對于一時難以整改的隱患，要落實防控措施，明確防控責任人。

事故處理、統計、報告制度

為加強安全生產事故信息報送，協助上級主管部門及時、快捷處臵事故，最大限度減少事故損失，特制定本制度。

一、事故分類

1、按事故性質分類：

（1）人身事故：指系統內職工在工作期間所發生的和工作有關的傷亡事故。（2）設備事故：由于某種原因引起的施工機械、工藝、動力設備、管道、電線、建筑物、運輸設備（包換附件）以及儀器儀表、工器具的非正常損壞，造成財產損失、影響生產的事故。

（3）火災事故：由于火災造成的傷亡或物質財產損失的事故。

（4）爆炸事故：在生產過程中，由于某種原因引起的爆炸，造成傷亡或物質財產損失的事故。

（5）交通事故：凡車輛、船舶在運行中所造成的損壞、物資損失和人身傷亡的事故。

（6）污染事故：凡屬運輸過程中由于危險化學品泄漏引起人員中毒、死亡、農作物減產、樹木枯死和牲畜傷亡，空氣、水源污染，造成經濟損失的事故。（7）急性中毒事故：由于有毒物質在短期內大量侵入人體，使人員身體受傷害并須進行急救的中毒事故。

（8）坍塌事故:局及局屬單位負責建設、管養的橋梁、碼頭、站場及其它建筑物，在建設及在用期間發生的倒塌和損毀事故。

2、按傷亡程度分類：

（1）輕傷：指損失工作日為一個工作日以上（含1個工作日），105個工作日以下的失能傷害；

（2）重傷：指損失工作日為105個工作日以上（含105個工作日），6000日以下的失能傷害；（3）死亡。

3、按事故嚴重程度分類：

（1）輕微事故：一次造成輕傷1～2人，經濟損失1000元以下（2）一般事故：一次造成重傷1～2人，或者輕傷3人以上，經濟損失3萬元以下

（3）重大事故：一次造成死亡1～2人，或者重傷3人以上10人以下，經濟損失3～6萬元以下

（4）特大事故：一次造成死亡3人以上，或者重傷11人以上，或者死亡1人重傷8人以上，或者死亡2人重傷5人以上，經濟損失6萬元以上

二、事故報告

1、原則要求：按《安全生產法》和《安全生產事故報告和調查處理條例》規定執行

生產安全事故報告應該及時、準確、完整，任何單位和個人對事故不得遲報、漏報或者瞞報。

2、事故報告的責任（1）事故現場有關人員（2）事故發生單位的主要負責人

3、事故報告的程序

（1）事故現場人員立即報告本公司負責人或者直接報告事故發生地縣級以上政府安監部門和行業監管部門

（2）公司負責人應于1小時內報告事故發生地縣級以上政府安監部門和行業監管部門

（5）重點是雙報告制和時限

4、事故報告的內容（1）事故發生單位的概況

（2）事故發生的時間、地點以及事故現場情況（3）事故的簡要經過

（4）事故已造成或者可能造成的人員傷亡和財產損失情況（5）已經采取的措施（6）事故的補報

三、事故統計

1、事故統計由安全科安排專人負責，于月底最后一天，統計、匯總各分公司報表。

2、報表分為《道路運輸行業事故快報》（交運15表）、《道路運輸行業事故統計表（交運16表）、《營運車輛道路交通事故基本統計表》（交統安1表）、《營運車輛道路交通事故匯總表》（交統安7表）。

3、以上報表經單位主要負責人簽字后上報上級主管部門，并留存備份，建立事故臺賬、檔案。

四、事故處理

1、車輛發生事故后，駕駛人應立即搶救傷員，保護肇事現場，報告當地交警部門，并將事故及估計損失報公司負責人、安全科。

2、安全人員及公司領導應及時趕赴現場勘查，到現場后應首先了解人員傷亡，車輛損失的具體情況，并積極采取救援措施，降低損失。必要時要求保險公司派員現場定損。

3、現場處理結束后，安全科應及時寫出書面報告向公司領導匯報，不論事故大小，要分析事故原因，制定預防措施。

4、事故處理的過程中要認真分析事故原因，堅持“四不放過”的原則。（查不清事故原因不放過、不明確事故責任不放過、不拿出處理意見和整改措施不放過、責任人與職工得不到教育不放過）。

安全生產獎懲制度

1、公司對安全工作目標實行季度考評、年終總結、一票否決制度。對年終評選的先進單位，先進個人及優秀駕駛員進行表彰獎勵，對發生責任事故或目標考核不合格的單位取消評優資格，責任人按規定嚴肅處理。

2、安全責任實行行政追究制。發生重大事故，追究單位行政領導和分管領導責任，視情節扣發一至三個月的職務工資。

3、發生瀆職、失職的責任事故，對行政領導和分管領導扣發三至六個月職務工資，情節嚴重者撤銷職務。

4、發生事故的責任人由各單位、部門自行處理，上報公司安委會。

5、做好道路交通事故的查處和上報工作。發生事故及時向安技部進行匯報，不得隱瞞，對隱瞞不報的加重處罰。每月要將安全情況、事故責任人處理及整改措施上報安技部，再由安技部匯總上報。

6、對安全防范年終考評措施進行督促檢查并提出整改措施，將各類事故隱患，消滅在萌芽狀態。

7、對見義勇為，在重大事故和事件中能挺身而出，積極搶險救援，避免或減少事故損失的，對個人進行獎勵，部門考核加10分。

8、受到報紙、電臺、電視臺表揚的，公司根據相應制度給予獎勵。

9、內未發生責任事故、未有旅客投訴者，參加單位“安全服務標兵”評選，并進行獎勵。

10、因安全檢查不認真，造成車輛帶病運行，導致交通事故的，扣罰駕駛員信譽安全保證金2000元；情節嚴重的，其安全信譽保證金作違約金予以全額扣繳，并根據其事故性質解聘，情節嚴重的追究其責任人刑事責任。

11、發生一般以下責任安全事故，除按《事故規定處罰》外，并進行下崗10至60 天安全培訓，情節嚴重的予以解聘。

12、發生一般及以上較大行車責任事故的，除按公司有關規定處罰外，扣除駕駛員全部信譽安全保證金，其經濟損失在保險公司理賠后剩余部分的損失由承租經營人和駕駛員承擔，駕駛員解聘處理，情節嚴重的追究其責任人刑事責任。

13、月度內安全違規處罰達到1000元、違章記滿12分、內發生同責以上亡人事故一起、輕微事故兩起以上、月度內“三超一疲勞”違章3起以上的給予解聘。