安全文件和檔案管理制度

1、目的

為加強與安全生產有關的文件、記錄和檔案管理，規范并確保各相關場所使用文件為有效版本，加強安全記錄控制和檔案管理，特制定《文件和檔案管理制度》。

2、工作職責

2.1 副總經理負責批準、發布安全、環保、職業健康等有關管理體系文件。

2.2 綜合辦公室負責體系文件的審核、發放、更改、歸檔、保管和作廢文件的回收、銷毀，負責組織體系文件的編制、評審、修訂；負責檔案的收集、整理、立卷、保管、統計和利用等工作；負責有關上級來文的轉發。

2.3 安環部負責組織編制、修訂、評審與安全生產有關的各類文件，如安全管理制度、安全操作規程、作業指導書、事故應急救援預案、記錄匯編及其他支持性文件；負責安全生產相關法律、法規、標準、規范、規章等的收集、整理、匯總及發放。

2.4 職能部門負責職責范圍內文件的編制、審核，對職責范圍內記錄的格式及使用負責，對記錄填寫的規范性進行指導及監督，負責保管職責范圍內檔案的收集、保管和統計工作。

3、管理要求

3.1 文件的分類

方針、目標、管理方案；

管理手冊；

程序文件、管理制度；

操作規程、作業指導書：

記錄；

應急預案；

其他，包括法律、法規、國家標準或行業標準規范、各級政府主管部門及上級單位下發的文件、規定等。

3.2 文件的編號和標識

管理手冊、程序文件、管理制度、操作規程、作業指導書、記錄等文件的編號由部公室負責，按管理體系要求統一進行編號控制。

文件分為“受控”和“非受控”，并以印章標識。受控文件在更改時接受更改服務。持有文件人員因工作變動，應將“受控 ”文件交回文件發放部門。文件持有人不得私自復制文件，不得私自向外部人員借用、贈送、轉讓。

國家標準、行業標準、各級政府主管部門及上級單位下發的文件、規定等采用原名稱及原編號。

3.3文件的編制、審核和批準

安全體系文件由安環部組織編制、審核，職能部門負責編制、審核職責范圍內的文件。記錄表格的制定由職能部門同時進行，企業已有的表格，可在文件中直接引用。

受控文件經審核并確定發放范圍后，由企業主要負責人批準發布。

3.4文件的發放

安環部負責安全體系文件的相關登記、發放工作，并填寫文件清單以便于核對文件版本和檢索。應確保文件使用的各場所都得到相關文件的最新版本。

相關文件的發放范圍由相關職能部門提出，企業主管領導或主要負責人批準后，由職能部門發放。

文件的發放、回收均要填制文件發放、回收記錄。企業建立局域網并實行無紙化部公的，按照文件網上流轉程序實施文件的收發。

政策性方面主要的法律、法規、標準、規范、規章等由職能部門負責收集、整理、識別、登記，填制法律、法規與其他要求清單。

3.5文件的評審、修訂

企業規章制度、操作規程、應急預案等應每年由原組織編制單位組織評審，對規章制度、操作規程、應急預案等的適用性、可操作性、合規性等進行評估。經評估需修訂的，或者由建議修訂的部門提出修訂意見和建議，由編制單位進行修訂、完善后按原審批程序進行發布。文件評審組織部門應保存文件評審和修訂的記錄。

對少量的變動可由更改人采用“劃線更正法”進行更改，當一頁有三處以上（含三處）的更改時，采取換頁的方式進行并標注修改次數。

文件的版次號從1開始順序標注。當文件出現重大或多次修訂、機構發生重大調整等情況時，對體系文件作整體換版處置，并做出相應的換版標注。

所有文件的修訂方式由相關職能部門在文件修訂記錄注明“更改方式”和“負責更改的人員”。

3.6文件的領用、借閱和復制

文件領用人應在發放記錄中簽字。因破損需重新領用文件的，由文件使用部門向文件發放部門提出申請后，以舊換新。若發生文件遺失，由遺失單位提出申請，經職能部門負責人審批同意后方可補發。

內外部人員借閱與管理體系有關的文件時，應填寫文件借閱復制記錄，由職能部門負責人批準；內外部人員需復制管理體系文件時，由分管領導批準。

3.7記錄的格式設計和填寫

各部門專用的記錄格式，由各部門組織設計編制并經部門負責人審批后實施。

記錄表格樣式的設計應能充分反映規定的活動，滿足程序及支持性文件的有關要求。一般應包括：名稱、編號、日期、項目、數據、描述必要的結果、填寫部門、填寫人員、說明等。

記錄填寫要及時、準確、真實、內容完整、字跡清晰、不得隨意涂改。不得用鉛筆和圓珠筆填寫；如因某種原因不能填寫的項目，將該項用斜杠（／）劃去；各相關欄目責任人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原數據，應采用單杠劃去原數據，在其附近用黑色鋼筆或碳素筆填入更改后的數據，簽署更改人的姓名（或加蓋印章）、日期。

3.8文件保管、作廢與銷毀

文件由編制部門或使用部門分類進行保管。需歸檔保存的文件，每年或項目完成時向檔案管理部門及時歸檔。

文件失效或因其它原因需要作廢時，由原發放部門提出申請經領導批準后方可作廢，作廢的文件應及時從使用場所撤出，需保存的加蓋“作廢留存”印章，確保防止作廢文件的非預期使用。

對要銷毀的作廢文件，由原發放部門填寫文件記錄銷毀清單，經分管領導批準后方可銷毀。方式有：撕毀、燒毀、磁盤格式化，損壞光盤等。

3.9檔案的分類

歸檔材料應是在生產過程中形成的與生產經營有關的各種文件、規章制度、技術資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。

應對下列主要安全生產資料實行檔案管理：

——主要安全生產文件、事故、事件記錄；

——風險評價信息；

——培訓記錄；

——標準化系統評價報告；

——事故調查報告；

——檢查、整改記錄；

——職業衛生檢查與監護記錄；

——安全生產會議記錄；

——安全活動記錄；

——法定檢測記錄；

——關鍵設備設施檔案；

——應急演習信息；

——承包商和供應商信息；

——維護和校驗記錄；

——技術圖紙等。

3.10檔案收集與移交的基本要求

歸檔材料應確保完整、準確真實、系統規范，反映企業生產經營各項活動的真實內容和歷史過程。

歸檔材料應按照國家有關檔案管理的規定、標準和要求，進行整理、編目造冊。

具有重要保存價值的電子文件，應與內容相同的紙質文件同時歸檔。

3.11歸檔時間

各部門在生產經營活動過程中形成的材料可以按年歸檔，也可按項目活動內容歸檔。

3.12檔案保存期限

安全生產檔案保管期限分為永久、長期（1—5）年、短期（1年以下）三種。

檔案管理人員調動工作時，需完成安全生產檔案移交手續后方可離崗。

3.13檔案的利用

借閱、復制有密級的安全生產檔案，必須按照國家有關保密的法律和法規部理。

檔案利用中，要處理好安全生產檔案保密和利用的關系，既要保護企業的知識產權和商業秘密，保障企業的合法權益不受損害，又要充分發揮檔案的指導、借鑒等積極作用。在提供、利用、公布檔案時，不得損害國家利益和他人的合法權益。

4、相關記錄

《文件清單》JL-JS-AH-0101-20xx

《文件發放記錄》JL-JS-AH-0107-20xx

《文件銷毀記錄》JL-JS-AH-0109-20xx

《文件評審記錄》JL-JS-AH-0106-20xx

《文件修訂記錄》JL-JS-AH-0409

文件和檔案管理制度

一、檔案人員崗位責任制

1、努力學習政治理論和專業知識，不斷提高業務技能和管理水平。忠于職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業務培訓，并經考核取得崗位資格證書。

2、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》等法律法規和有關檔案工作的規章，履行本工作職責嚴禁對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為。

3、熟悉本單位和本系統業務工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。

4、切實做好文件和檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證文件和檔案的齊全完整，提高案卷質量，力爭達到標準化、規范化的要求，逐步實現檔案管理的現代化。

5、定期已到保管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，寫出鑒定分析報告，經領導批準后，會同有關人員一起進行認真銷毀。

6、保持檔案室的整潔衛生，檔案案卷排列有序。定期檢查檔案保管情況，經常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管過程中出現的不安全因素，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。

7、做好咨詢服務工作和檔案利用工作，嚴格執行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。

8、積極開發檔案信息資源，利用本公司檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業務工作的需要。

9、做好檔案的統計工作，建立統計臺帳，及時、準確地向檔案管理部門填報機關檔案工作統計年報及其他調查統計表。

10、在做好單位內部檔案管理的同時，還要對單位內部各科室和所屬單位的檔案工作進行監督、檢查和指導。

二、檔案保管制度

1、檔案實行專人管理，非檔案管理人員不得隨便開啟檔案柜。

2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案，不得向外傳播和介紹檔案、資料內容及存放位置等情況。

3、科學管理檔案，檔案查閱完畢，隨時歸還原處；檔案柜應統一編號，資料按類別排列存放。

4、維護檔案安全，每個檔案柜必須保持整潔，并放置防霉去蟲劑。

5、檔案人員調動工作時，應在離職前辦理交接手續。

三、檔案保密制度：

1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律，保守秘密，不得擅自擴大檔案利用范圍，不得泄露檔案內容。

2、嚴格檔案借閱制度，健全手續，做到萬無一失。

3、不利于保密的地方不得存放機密文件和資料。

4、不得擅自摘錄、復制檔案內容，不得私自將機密文件和檔案帶回家中和公共場所查閱。

5、不在普通電話、明碼電報、通信中涉及檔案機密。

四、檔案立卷歸檔制度

1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有保存價值的文件以及其它有關材料、錄章錄像帶、照片、文電等應立卷歸檔。

2、必須按本部門立卷歸檔分類方案，將各種有保存價值的文件材料收集齊全完整，由檔案人員和各室分別立卷。

3、每年將有保存價值的文件材料，按照“”和文件形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，分類準確，合理組卷。

4、立卷要做到書面材料規范，排列順序正確，目錄、頁碼清楚，標量確切簡明，保管期限劃分準確，案卷裝訂整齊美觀。

5、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與指導幫助。

五、檔案統計制度：

1、建立、健全科學的檔案統計工作，準確地反映本單位檔案數量質量及其管理狀況。

2、建立檔案、資料、設備等實物統計工作和登記臺帳，做到數字準確。

3、堅持做好檔案資料統計的基礎工作，做好平時原始數據登記工作，注意積累統計資料。

4、每年對全部檔案資料進行全面檢查，并做詳細記錄。

5、逐步實現統計工作完整性，統計分類標準化，統計基礎工作規范化。

六、檢查與考核

檔案工作應列入各車間部門工作計劃，每年進行一次安全檢查，并列入有關人員的職責范圍及工作標準進行考核。