第一篇：淺析電子計算機在檔案管理中的應用及重要性研究

計算機與檔案管理論文2篇

1、淺析電子計算機在檔案管理中的應用及

重要性研究

摘要：計算機技術在我們的工作和生活中起著越來越重要的作用，本文從計算機技術應用于檢索信息管理的必要性出發, ,介紹了計算機技術在檔案信息管理中的應用。

關鍵詞：計算機應用；信息檔案管理；計算機網絡

隨著信息時代的到來，計算機早已在工業、農業、財貿、經濟、國防、科技以及人們的社會生活各個領域得到了廣泛應用，并且已經融入了人們的日常生活和工作之中。目前計算機正向多個方面發展，比如網絡化和智能化，尤其在信息處理和自動化管理等方面起著越來越大的作用。與此同時，隨著我國信息化建設的開展，檔案管理工作的信息化也逐漸得以實施。本文就對計算機在檔案管理中的應用進行探討。計算機應用于檔案信息管理的必要性分析

在社會的信息系統中，檔案信息作為一種重要的信息資源而占有特殊的地位和作用。檔案電子化是目前檔案管理工作必須實施的重要工作,這已經成為大家的共識，而且在檔案的管理中計算機的應用確實帶來了非常顯著的成績。在檔案信息管理中，計算機技術具有手工管理所無法比擬的優勢,如存儲量大、可靠性高、檢索迅速、查找方便、保密性好、壽命長、成本低等優點,這些優點可以大大提高檔案管理的效率,也是檔案部門的科學化、正規化管理與世界接軌的重要條件。但是目前檔案管理工作仍然處于人工管理或半人工管理狀態,檔案的信息功能不能得以充分發揮。所以,為了適應當今信息處理技術發展的要求,提高檔案信息現代化管理水平,計算機技術作為一種新興的技術手段,在檔案信息管理中應當得到更加廣泛的應用。

2計算機技術在檔案信息中的功能管理

2.1 檔案管理自動化

因為計算機具有高效的信息處理能力,能以極快的速度輸入、存貯和輸出信息,能夠進行邏輯推理和判斷, 所以計算機技術逐步成為信息化先進技術手段的核心,通過計算機對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工后,可大大提高檔案資源管理的效率,大大提高檔案信息開發利用的效率。

2.2 檔案信息數字化

紙制檔案錄入麻煩，浪費大量的人力和紙張，且存取修改與查閱調取都不方便，與之相比,數字檔案更易于保存、查詢、修改,并且可以通過網絡快速傳遞。運用計算機技術實現檔案信息數字化后,不僅可以提高檔案的利用率,降低檔案的管理成本和檔案的磨損、遺失,并可實現數據的快速傳播和保存,滿足了用戶的需要。

2.3 信息檢索網絡化

信息檢索網絡化已經在當前的圖書系統中得以大量應用，并且表現出了令人及其滿意的效果，同樣，我們將現代計算機網絡通信技術應用在檔案信息建設中，實現其計算機檢索系統,可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯機檢索,發展為智能網絡檢索,實現檔案信息傳遞網絡化,達到檔案資源共享。

3計算機在檔案信息管理的應用

第一步，收集整理。這是電子計算機檔案管理的基礎。在這個過程中，要求檔案管理人員要有較高的知識層次和先進的技術水平，手腦并用，勤快踏實肯干，經常深入下去做好資料的收集和整理，掌握第一手資料，這是一項非常重要的工作。因為計算機只是一個輔助工具，無論其如何先進，管理者都是第一位的，掌握資料并將資料準確無誤地輸入計算機，才能發揮計算機的應用作用，否則，檔案管理計算機化就是一句空話。

第二，歸納分類。這是電子計算機檔案管理的關鍵。有的時候計算機檔案管理人員在檔案資料收集過程中收集到的資料是不完整的，這就要求檔案管理人員對收集來的資料進行認真地篩選、分類、加工和整理，這是實行計算機檔案管理的前提和條件。只有做好了這方面的工作才能有效地將收集到的資料分門別類輸入到計算機中，這是實行電子計算機檔案管理最為關鍵的一步。

第三，查詢和提取。這是電子計算機檔案管理的最終目標。前面做的大量工作，包括資料信息的收集、整理、歸納、分類，其最終目的就是為了將收集到的資料信息輸入到計算機中，為日后的查詢和提取打下堅實的基礎，只有將這些資料存入到計算機中，才能更好地發揮計算機在檔案管理中的作用。例如：某市西區污水中水管線工程是省市重點工程。該工程項目總長度為93.3公里，共32個標段，橫跨和穿越多條道路，將水送入發電廠。由于線長、面廣、點多，工作面分散，施工難度大，多年來各方在施工中配合不力，造成地下管線眾多，既有電信部門鋪設的光纖電纜，也有熱力部門鋪設的供熱管道，以及供氣部門鋪設的燃氣管道等地理情況復雜，施工難度之大前所未有。為保證施工質量及進度，避免施工中造成不必要的損失，作為施工一方的代表，水務工程有限責任公司技術人員在檔案管理人員的大力支持和協助下，利用計算機調閱了大量的檔案資料，方便、快捷地查清了地下各種管線敷設情況，從而安全高效地保證了施工的順利進行。他們由衷地說，公司檔案室數據收信準確、資料編排規范，查找資料方便快捷高效，真是我們施工部門的好后勤、好幫手。

4實行計算機檔案管理的意義

通過以上幾點，我們可以發現在計算機檔案管理中實行計算機管理有許多益處，先將其歸納如下： ⑴整合和提高了資源利用率，減少人力、物力、財力和時間的浪費。

⑵縮短我們的查閱時間，提高檔案信息的時效性。使用檔案管理計算機化，編者可直接利用機讀形式，利用計算機的功能，完成計算機的加工工作程序。

⑶改變信息加工工作受經費限制的局面。通過檔案管理計算機化，可一次投入，多次產出，極大的節約了經費。

⑷擴大了社會影響，拓寬了服務范圍。檔案管理計算機化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，從而提高了檔案部門的地位。

⑸為將來“信息高速公路”打下堅實基礎。檔案管理計算機化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌，與世界同步。

5檔案信息管理中的幾個重要環節

5.1重視信息存檔的基礎工作

檔案信息化建設主要包括檔案的收集、整理、保管、利用等環節,其信息化管理模式包含辦公自動化、文檔一體化、管理智能化、服務現代化等內容。配置所需硬件要充分考慮數字時代的發展要求,在存儲空間、圖形運算、整體性能、系統兼容等方面盡可能滿足信息化管理的基本運行條件。檔案管理軟件的開發要充分發揮檔案管理單位和軟件開發科研單位的合作,做到系統設計合理,適應檔案管理的長期發展需要。

5.2應重視檔案管理網絡系統的建設

網絡為我們的管理提供了極大的便利，就檔案信息來講，其共享化建設是一項系統工程,包括總體設計、設備選型、軟件開發、檔案整理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等步驟,是一套硬件加軟件的系統。我們應建立檔案查詢系統來提高工作效率,通過網絡查詢實現檔案網絡傳輸的目的。此外,還應將電子檔案管理類別細分為操作目錄管理、系統環境管理、檔案密級管理、卷內目錄管理等,從機制上提高檔案信息安全和檔案信息共享能力。

5.3應重視檔案人才隊伍的建設

隨著計算機的應用，檔案信息管理也由勞動密集型轉為知識密集型工作,這要求高素質專業知識和高技能的信息管理人員對一些專業性強的檔案要做到精確把握,而且要根據需求者要求提供相應的數據檔案信息。這些都要具有專業知識才能勝任，所以要加大對檔案管理人員的培訓力度,不斷學習計算機技術知識,以提高檔案管理人員的信息化管理能力,從而促進傳統檔案管理向信息化管理的快速轉型。

5.4繼續做好傳統載體形式的檔案管理

計算機技術雖然提供了強大的輔助功能，但是并不能解決目前檔案管理中所有問題,因為電子檔案信息本身的一些局限性還沒有得到徹底解決。比如由于電子檔案可以隨意增刪,其檔案的原始性難以確定;計算機網絡不穩定容易遭到黑客的攻擊,導致檔案信息的泄密或遺失等問題。因此,我們要將紙質檔案與電子檔案文件進行“雙套制”保存,將紙質檔案文件以文本方式備份,電子檔案文件以影像方式進行信息傳遞,并制定完善的、符合實際情況的檔案管理規章制度,做好安全工作預防其數據丟失，從而有效地保障檔案信息化建設的安全和有序的開展。

結束語

作為一個綜合性課題，計算機技術在檔案信息開發中的應用應該繼續展開研究。隨著全社會信息化建設步伐的不斷加快,電子文件的產生與管理給檔案管理工作帶來了巨大的機遇和極大的挑戰。在信息化檔案管理環境下如何發揮檔案工作自身的特點和優勢來為社會提供高質量、全方位的檔案信息服務,是擺在當前的重要任務,同時應當有效利用計算機技術,實現從傳統的紙質檔案向數字化檔案轉變,提高檔案管理效率和質量。:隨著以計算機技術的普及和發展,以及檔案部門運用計算機技術的日益成熟,計算機技術將在檔案部門的應用越來越廣。

參考文獻 任艷菊.淺談計算機技術在檔案管理應用中的必要性.沿海企業與科技, 2005(5).喬子良,銀海.檔案信息化建設的實踐.檔案與社會,2003(2).陸廣能.淺析數字化檔案信息安全問題.電腦知識與技術, 2005(8).陳偉,孫淑揚.計算機網絡技術在檔案館中的應用.檔案學通訊, 1998(3).戴宗坤,羅萬伯,唐三平,等.信息系統安全.北京:金城出版社, 2000.2、淺談計算機在檔案管理中的應用

摘要：文章認為計算機技術在現代檔案管理應用中起著越來越重要的作用，這是檔案現代化發展的客觀要求，有利于促進計算機信息處理與檔案信息管理的結合。同時，也順應了社會信息化的要求，提高了檔案工作者的素質。

關鍵詞：計算機技術；檔案管理；重要性

隨著計算機技術信息技術迅猛發展和廣泛應用，計算機技術為檔案信息資源的科學管理和有效開發利用創造了前所未有的契機，信息成為知識經濟時代最為重要的資源。目前，檔案電子化是檔案管理工作必須實施的重要工作，已經成為人們的共識并顯示出非常顯著的成績。

計算機對檔案信息進行管理，具有手工管理所無法比擬的優勢，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，這些優點能極大地提高檔案管理的效率及利用工作的水平，也是檔案部門的科學化、正規化管理與世界接軌的重要條件，但是受行業和規模的影響，計算機的應用技術水平還參差不齊。

就目前狀況看普及程度還存在一定的局限性，只是在科研院校、金融保險業較為普遍，其它行業檔案管理工作仍然是處于人工管理或半人工管理狀態，檔案的信息功能還不能得以充分發揮。實踐證明，怎樣擺脫傳統的檔案管理方式，實現檔案的計算機應用管理，怎樣為檔案的開發、整理、改革發揮重要的作用已成為一個重要課題擺在檔案工作面前。

一、檔案管理應用計算機技術是檔案現代化發展的要求

從20世紀80年代開始，世界范圍內以計算機為核心的現代化信息技術的發展和應用，給檔案管理帶來前所未有的沖擊和革命。首先，計算機技術被廣泛引入日常的檔案管理工作中。其中最為突出的是表現在檔案檢索工作上，即利用計算機的超大容量和運算快捷的特點，將檔案檢索系統輸入計算機之中。以提高檔案檢索的質量和速度。其次，由于電子檔案的大量涌現，同時人們為了方便利用又把傳統的固態檔案錄入計算機，建成數字檔案館，這種借助于新技術建立的檔案館為檔案管理工作開拓了一個全新的領域和課題。再次，為了適應用戶對開放的先行文件和歷史檔案的快捷查找，利用的需求各級各類檔案館（室）紛紛建立各種類型的計算機網站。檔案載體的變化是出現了電子檔案，黨政機關、企事業單位的辦公、管理和經營活動的方式發生了質的變化，電子政務、電子商務這種新形式的辦公方式開始嶄露頭角，逐漸替代了以紙張為介質傳遞信息的傳統辦公模式。人們利用計算機和網絡來書寫、傳遞、儲存、查找檢索和利用信息。信息的存在形式就由原先看的見，摸的著的固態形式轉化為看不見、摸不著的數碼形式，它轉化的檔案就是電子檔案。隨著電子文件幾何式驟增，對電子檔案的超前控制、及時收集、有效管理與開發利用以及數字化技術的推廣。服務范圍的拓展，管理手段的革新都要求檔案管理人員的計算機知識和技能必須與時代同步。要樹立適應新形式要求的全新的服務理念，把現代化計算機技術與我們積累的工作經驗、檔案利用的典型案例、檔案史料、編研材料結合起來，參與到這場文案管理的變革中來，在變革中求生存，在變革中求發展，不斷改進工作方法，增強服務意識，改善服務環境，使檔案信息得到更好的利用，順應時代的要求。

二、計算機技術管理檔案是促進計算機信息處理與檔案信息管理相結合的一種嘗試

近20年來，我國檔案事業發生了巨大變化，檔案隊伍的綜合素質也有了顯著提高，而檔案的信息管理基本上沒有進行相應的調整來反映這些發展變化。檔案管理除保管檔案實體延長其保存壽命維護歷史真實面貌外，其重要任務就是管理，開發檔案信息提供檔案信息服務。檔案工作屬于信息管理服務范疇，而計算機在數據處理與信息管理方面又具有無與倫比的優勢，是檔案信息化建設的最重要的物質基礎和技術支持。檔案管理信息化就是利用現代化的信息技術變革檔案管理的模式，具體地說它包括檔案本身的信息化，檔案管理工作模式的信息化，檔案工作目的的信息化，檔案管理方法的信息化，就是我們通常說的檔案的數字化。檔案管理方法的信息化就是我們用現代化信息科技的成果革新管理方法、手段和工具，比如使用計算機技術、網絡技術和建立在其上的管理信息系統軟件進行檔案的信息化管理。進一步發揮它在檔案事業宏觀管理中的積極促進作用，又可促進計算機信息處理與檔案信息管理及開發的有機結合，對提高檔案人員現代化能力和檔案信息化建設發揮引導和推動作用。

三、用計算機技術管理，有利于增強檔案工作領導的計算機意識、現代化意識

實現檔案計算機管理應先培養計算機意識。所謂計算機意識，筆者認為，是人們在生產、生活中的一種新的思維方式，在這種意識下，人們在時間中首先盡可能地企圖通過應用計算機技術來分析問題、解決問題，使計算機及其技術成為人們勞動的一種重要甚至是首選的工具或手段。21世紀是一個高科技無所不在的新世紀，我們將在高科技的環境中工作，在高科技的背景下學習和生活，將在高科技的發展中求生存、謀發展。高科技在向世界展示其強大無比的奔騰勢頭的同時，也向我們每一個人提出了新的使命：不僅要具備高科技的基礎知識、基本技能及對高科技的運用和創造能力，而且要有一顆緊扣高科技發展脈搏而跳動的心。在新的世紀，屬信息管理范疇的檔案部門，其工作對象的拓展、工作手段的更新，信息技術是發展方向。然而現實中，檔案部門的計算機意識較弱，時代緊迫感不強。現行的管理手段仍停留在傳統的手工管理階段，工作效率低，檔案人員沒有時間和精力進行信息開發，即使做了一些開發工作，質量也不高。究其根源，除機制、經費等因素外，一個重要方面就是有些檔案工作領導對計算機在檔案管理中的作用缺乏足夠的認識，缺少計算機管理檔案的意識和愿望。整個檔案隊伍中先進生產力的代表太少，現代科技理論與管理技能層次較低，知識結構不合理，因而檔案 管理水平很難有實質性的提高。

這些狀況表明，在信息化時代強化檔案人員特別是檔案領導干部的現代化意識、科技化意識、計算機管理檔案意識，在加快檔案由手工管理向計算機數字化管理的轉變工作中是至關重要的，也是非常迫切的。而這種意識的形成，不僅需要一個過程，而且需要以多種途徑或方式逐步實現。筆者認為，增置檔案人員計算機技能管理內容，無疑是個強烈的指示信號，也應是一種有效途徑。這將會促進檔案人員關注檔案工作現代化，自覺學習計算機知識并積極應用計算機技術的認識，可強化檔案人員的現代化意識，加快檔案工作現代化建設。

四、順應社會信息化的要求，全面提高檔案工作者的素質

隨著全社會信息化建設步伐的不斷加快，電子文件的產生與管理給檔案管理工作帶來了極大的挑戰。在信息網絡環境下如何發揮檔案工作自身的特點和優勢來為社會提供高質量、全方位的檔案信息服務，是擺在當前的重要任務之一，適應政務信息化，檔案工作者素質的提高和意識的培養是關鍵。

在信息觀念日益增強的市場經濟環境中，新知識、新技術、新事物、新經驗層出不窮，而檔案管理工作人員還存在著知識結構老化，服務技能單一現象。如果僅憑原有的知識、技能、經驗很難適應新技術應用的要求，檔案人員只有不斷學習和掌握新知識、新技能、新本領才能參與電子環境下的業務轉型并起到積極的促進作用，《檔案法》規定要“采用先進技術，實現檔案管理的現代化”。現代化管理的基礎是工作者的知識化，盡管技術進步對信息環境的構建起著至關重要的作用，但是人仍然是決定的因素，檔案工作人員素質的提高和電子環境下工作意識的培養是檔案信息化的關鍵所在。可見掌握檔案人員計算機技能整體狀況，不僅可以促進檔案專業教育加快改革步伐，調整人才培養方向，以適應時代需求，有利于增強檔案人員的終身學習意識和時代意識，促進干部隊伍知識結構的改善和優化。

在電子商務和電子政務活動中，檔案工作人員不僅要達到政治素質過硬，檔案業務精通，還要求熟悉檔案信息系統開發，檔案保護技術和具備相當的外語水平以及開拓創新能力。同時應當具有有效利用現代工具開展工作的習慣和意識，實現從傳統的檔案業務型向多元和復合知識型方向轉變，即一職多能。因此檔案部門要定期對檔案管理人員進行專業技能和現代信息技術應用能力的培訓，使之在掌握檔案專業知識，了解新學科發展的基礎上不斷更新自身的知識結構，以適應網絡化社會對信息的要求，也只有具備一支高素質的專業隊伍，才能靈活應對電子形式的檔案信息服務，提高管理效率和質量，可以肯定地說：隨著以計算機技術為基礎的現代科技的普及和發展，以及檔案部門運用計算機技迫切需要，計算機技術在檔案部門的普及應用已經成為不可逆轉的發展潮流。為適應這一新形勢的發展，檔案部門應培養造就一批具有世界科技前沿水平的高層次的檔案人才隊伍和檔案學科帶頭人，不斷更新知識，以適應新時期檔案事業發展的需求。

第二篇：淺談計算機在檔案管理中的應用

淺談計算機在檔案管理中的應用

摘要：文章認為計算機技術在現代檔案管理應用中起著越來越重要的作用，這是檔案現代化發展的客觀要求，有利于促進計算機信息處理與檔案信息管理的結合。同時，也順應了社會信息化的要求，提高了檔案工作者的素質。

關鍵詞：計算機技術；檔案管理；重要性

隨著計算機技術信息技術迅猛發展和廣泛應用，計算機技術為檔案信息資源的科學管理和有效開發利用創造了前所未有的契機，信息成為知識經濟時代最為重要的資源。目前，檔案電子化是檔案管理工作必須實施的重要工作，已經成為人們的共識并顯示出非常顯著的成績。

計算機對檔案信息進行管理，具有手工管理所無法比擬的優勢，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，這些優點能極大地提高檔案管理的效率及利用工作的水平，也是檔案部門的科學化、正規化管理與世界接軌的重要條件，但是受行業和規模的影響，計算機的應用技術水平還參差不齊。

就目前狀況看普及程度還存在一定的局限性，只是在科研院校、金融保險業較為普遍，其它行業檔案管理工作仍然是處于人工管理或半人工管理狀態，檔案的信息功能還不能得以充分發揮。實踐證明，怎樣擺脫傳統的檔案管理方式，實現檔案的計算機應用管理，怎樣為檔案的開發、整理、改革發揮重要的作用已成為一個重要課題擺在檔案工作面前。

一、檔案管理應用計算機技術是檔案現代化發展的要求

從20世紀80年代開始，世界范圍內以計算機為核心的現代化信息技術的發展和應用，給檔案管理帶來前所未有的沖擊和革命。首先，計算機技術被廣泛引入日常的檔案管理工作中。其中最為突出的是表現在檔案檢索工作上，即利用計算機的超大容量和運算快捷的特點，將檔案檢索系統輸入計算機之中。以提高檔案檢索的質量和速度。其次，由于電子檔案的大量涌現，同時人們為了方便利用又把傳統的固態檔案錄入計算機，建成數字檔案館，這種借助于新技術建立的檔案館為檔案管理工作開拓了一個全新的領域和課題。再次，為了適應用戶對開放的先行文件和歷史檔案的快捷查找，利用的需求各級各類檔案館（室）紛紛建立各種類型的計算機網站。檔案載體的變化是出現了電子檔案，黨政機關、企事業單位的辦公、管理和經營活動的方式發生了質的變化，電子政務、電子商務這種新形式的辦公方式開始嶄露頭角，逐漸替代了以紙張為介質傳遞信息的傳統辦公模式。人們利用計算機和網絡來書寫、傳遞、儲存、查找檢索和利用信息。信息的存在形式就由原先看的見，摸的著的固態形式轉化為看不見、摸不著的數碼形式，它轉化的檔案就是電子檔案。隨著電子文件幾何式驟增，對電子檔案的超前控制、及時收集、有效管理與開發利用以及數字化技術的推廣。服務范圍的拓展，管理手段的革新都要求檔案管理人員的計算機知識和技能必須與時代同步。要樹立適應新形式要求的全新的服務理念，把現代化計算機技術與我們積累的工作經驗、檔案利用的典型案例、檔案史料、編研材料結合起來，參與到這場文案管理的變革中來，在變革中求生存，在變革中求發展，不斷改進工作方法，增強服務意識，改善服務環境，使檔案信息得到更好的利用，順應時代的要求。

二、計算機技術管理檔案是促進計算機信息處理與檔案信息管理相結合的一種嘗試近20年來，我國檔案事業發生了巨大變化，檔案隊伍的綜合素質也有了顯著提高，而檔案的信息管理基本上沒有進行相應的調整來反映這些發展變化。檔案管理除保管檔案實體延長其保存壽命維護歷史真實面貌外，其重要任務就是管理，開發檔案信息提供檔案信息服務。檔案工作屬于信息管理服務范疇，而計算機在數據處理與信息管理方面又具有無與倫比的優勢，是檔案信息化建設的最重要的物質基礎和技術支持。檔案管理信息化就是利用現代 1

化的信息技術變革檔案管理的模式，具體地說它包括檔案本身的信息化，檔案管理工作模式的信息化，檔案工作目的的信息化，檔案管理方法的信息化，就是我們通常說的檔案的數字化。檔案管理方法的信息化就是我們用現代化信息科技的成果革新管理方法、手段和工具，比如使用計算機技術、網絡技術和建立在其上的管理信息系統軟件進行檔案的信息化管理。進一步發揮它在檔案事業宏觀管理中的積極促進作用，又可促進計算機信息處理與檔案信息管理及開發的有機結合，對提高檔案人員現代化能力和檔案信息化建設發揮引導和推動作用。

三、用計算機技術管理，有利于增強檔案工作領導的計算機意識、現代化意識

實現檔案計算機管理應先培養計算機意識。所謂計算機意識，筆者認為，是人們在生產、生活中的一種新的思維方式，在這種意識下，人們在時間中首先盡可能地企圖通過應用計算機技術來分析問題、解決問題，使計算機及其技術成為人們勞動的一種重要甚至是首選的工具或手段。21世紀是一個高科技無所不在的新世紀，我們將在高科技的環境中工作，在高科技的背景下學習和生活，將在高科技的發展中求生存、謀發展。高科技在向世界展示其強大無比的奔騰勢頭的同時，也向我們每一個人提出了新的使命：不僅要具備高科技的基礎知識、基本技能及對高科技的運用和創造能力，而且要有一顆緊扣高科技發展脈搏而跳動的心。在新的世紀，屬信息管理范疇的檔案部門，其工作對象的拓展、工作手段的更新，信息技術是發展方向。然而現實中，檔案部門的計算機意識較弱，時代緊迫感不強。現行的管理手段仍停留在傳統的手工管理階段，工作效率低，檔案人員沒有時間和精力進行信息開發，即使做了一些開發工作，質量也不高。究其根源，除機制、經費等因素外，一個重要方面就是有些檔案工作領導對計算機在檔案管理中的作用缺乏足夠的認識，缺少計算機管理檔案的意識和愿望。整個檔案隊伍中先進生產力的代表太少，現代科技理論與管理技能層次較低，知識結構不合理，因而檔案 管理水平很難有實質性的提高。

這些狀況表明，在信息化時代強化檔案人員特別是檔案領導干部的現代化意識、科技化意識、計算機管理檔案意識，在加快檔案由手工管理向計算機數字化管理的轉變工作中是至關重要的，也是非常迫切的。而這種意識的形成，不僅需要一個過程，而且需要以多種途徑或方式逐步實現。筆者認為，增置檔案人員計算機技能管理內容，無疑是個強烈的指示信號，也應是一種有效途徑。這將會促進檔案人員關注檔案工作現代化，自覺學習計算機知識并積極應用計算機技術的認識，可強化檔案人員的現代化意識，加快檔案工作現代化建設。

四、順應社會信息化的要求，全面提高檔案工作者的素質

隨著全社會信息化建設步伐的不斷加快，電子文件的產生與管理給檔案管理工作帶來了極大的挑戰。在信息網絡環境下如何發揮檔案工作自身的特點和優勢來為社會提供高質量、全方位的檔案信息服務，是擺在當前的重要任務之一，適應政務信息化，檔案工作者素質的提高和意識的培養是關鍵。

在信息觀念日益增強的市場經濟環境中，新知識、新技術、新事物、新經驗層出不窮，而檔案管理工作人員還存在著知識結構老化，服務技能單一現象。如果僅憑原有的知識、技能、經驗很難適應新技術應用的要求，檔案人員只有不斷學習和掌握新知識、新技能、新本領才能參與電子環境下的業務轉型并起到積極的促進作用，《檔案法》規定要“采用先進技術，實現檔案管理的現代化”。現代化管理的基礎是工作者的知識化，盡管技術進步對信息環境的構建起著至關重要的作用，但是人仍然是決定的因素，檔案工作人員素質的提高和電子環境下工作意識的培養是檔案信息化的關鍵所在。可見掌握檔案人員計算機技能整體狀況，不僅可以促進檔案專業教育加快改革步伐，調整人才培養方向，以適應時代需求，有利于增強檔案人員的終身學習意識和時代意識，促進干部隊伍知識結構的改善和優化。

在電子商務和電子政務活動中，檔案工作人員不僅要達到政治素質過硬，檔案業務精通，還要求熟悉檔案信息系統開發，檔案保護技術和具備相當的外語水平以及開拓創新能力。

同時應當具有有效利用現代工具開展工作的習慣和意識，實現從傳統的檔案業務型向多元和復合知識型方向轉變，即一職多能。因此檔案部門要定期對檔案管理人員進行專業技能和現代信息技術應用能力的培訓，使之在掌握檔案專業知識，了解新學科發展的基礎上不斷更新自身的知識結構，以適應網絡化社會對信息的要求，也只有具備一支高素質的專業隊伍，才能靈活應對電子形式的檔案信息服務，提高管理效率和質量，可以肯定地說：隨著以計算機技術為基礎的現代科技的普及和發展，以及檔案部門運用計算機技迫切需要，計算機技術在檔案部門的普及應用已經成為不可逆轉的發展潮流。為適應這一新形勢的發展，檔案部門應培養造就一批具有世界科技前沿水平的高層次的檔案人才隊伍和檔案學科帶頭人，不斷更新知識，以適應新時期檔案事業發展的需求。

第三篇：在銀行檔案管理中電子檔案管理的應用

在銀行檔案管理中電子檔案管理的應用

【摘要】主要分析電子檔案管理在銀行管理中的應用問題，針對電子檔案在銀行管理中中的問題，共同探究在銀行管理中電子檔案的應用，電子檔案一方面降低了銀行檔案管理的強度，另一方面適應了銀行會計電算化的需求和應用，在此基礎上提出了在銀行檔案管理中，電子檔案管理的應用發展方向。

【關鍵字】電子檔案管理；銀行

在科學技術不斷進步的今天，電子檔案已經成為了信息技術和銀行管理相結合的產物。它是由數字電子計算機處理的檔案，是通過把聲音、文字、圖像等信息共同儲存起來、可以顯示用戶所需求的檔案實體真實信息的檔案類型。一方面能夠真實反映銀行業務信息，另一方面能夠整合信息框架結構，有規律性地進行分類處理。

隨著時代的進步發展，傳統的會計檔案已經不能滿足日益劇增的銀行管理業務，而且會計檔案做為銀行業務檔案的一種，數量龐大，對銀行經營活動的反應最為全面，在進行會計檔案時，像網上銀行、理財等業務等都沒有明顯的區分，這就導致了原本不屬于會計檔案管理類型的檔案被強加到會計檔案里面，很容易引發結構混亂、數據無效的管理局面。因此，采用電子檔案，不僅是當代時代發展的要求，更是銀行經營管理實際操作的重要課題，是對檔案進行總結概括的最佳方式。但是，電子檔案在運行過程也并不完善，文章將對銀行檔案管理中運用電子檔案管理所面臨的問題進行簡單概述。

1.電子檔案在銀行檔案管理中存在的問題

銀行檔案規定期限的劃分與銀行的實際業務特點不相符合，在管制方面存在漏洞。根據國家相關的銀行規定，有關部門要查閱、凍結、存貸款開銷戶記錄等相關業務條款時，銀行管理人員應當做好業務記錄，保存好憑單收據。但是，從實際情況上來看，這些業務并未涉及到具體的賬務管理，雖然保留有單據，但是沒有長期保存的價值，對銀行的業務進步沒有過多的幫助作用；掛失記錄和補發憑單收據，從性質上看應當屬于會計憑證管理類型，憑證保存年限最多為15年，與相關對頂中銀行永久保管期限不相符合；另外，存貸款開銷戶記錄，貸款開銷戶的的申請表應當跟隨消費記錄而流轉，這與永久保管的條款有所沖突。為解決這一矛盾，某些銀行對該類資料采取了電子檔案和紙質檔案并行的管理方式，但這又在無形中增加了工作量，增大了業務操作的復雜性。

2.在銀行檔案管理中電子檔案的應用

2.1電子檔案降低了銀行檔案管理的強度

在進行銀行檔案管理的流程設計中，相對于傳統的檔案制度，電子檔案制度，不用書面書寫，降低了儲存分類的難度，更加容易管理保存，在銷毀無關檔案方面也存在一定的優勢。另外，為方便查閱檔案，會計檔案通常會將業務資料進行分類整理、裝訂和存放，并按照不同的管理體制設定不同的存留期限，這樣很容易造成混亂，一方面使短期保管的檔案相應延長了保管期限，另一方面，在進行檔案到期銷毀階段時，必須逐項分類，這不僅大大增加了工作難度，檔案保存壓力也日漸加大。

2.2電子檔案迎合了銀行會計電算化的需求

電子檔案在銀行會計電算化方面存在較多弊端，平時的銀行工作一般只會涉及到紙質會計檔案的管理，對于電子數據的歸檔內容、保管期限以及會計濟系統的開發資料存在很多不足，往往只是籠統管理，例如網點日查情況、計算機日志、自助設備工作日志以及會計主管檢查日志等事務性資料，由于在機構日常的管理過程中沒有從檔案的角度做出相應的明確規定，僅僅只在小范圍內進行管理，使得會計電子數據沒有被納入統一的管理范圍內，造成了會計檔案的無效膨脹。會計業務系統往往也是只關注業務的需求，檔案管理功能模塊沒有得到確定的設置，經常出現電子數據沒有出口或者出口不暢的現象。2.3電子檔案在銀行中的應用

隨著計算機的不斷發展和廣泛應用，傳統檔案的保管和利用已經不能適應現代化銀行業務的要求，這極大的影響到銀行財務資源的優化配置，計算機逐漸被廣泛運用到各行各業，銀行的業務管理也應當隨著計算機的發展而不斷更新換代。在相關的銀行法律法規中，處理涉及到的有關債權、債務關系的資料可以保留紙質資料外，其他的業務關系資料可以保留電子檔案，這符合銀行的規定要求。另外，隨著銀行業務的不斷增加，業務資料的層出不窮，紙質檔案資料呈倍數增長，它們的保管對檔案庫房來說也是一種壓力。電子檔案在當今的科學經濟技術的發展趨勢來說，已經成為了不可或缺的必要因素，銀行必須不斷順應時代的發展潮流，保持良好的業務管理，提高銀行的競爭力，這對銀行業務的開展具有十分重要的意義。

3.電子檔案在銀行管理中的發展

電子檔案是銀行檔案管理的基礎，在管理過程中，應當結合時代特點，融入業務流程，精簡操作步驟，規范操作流程，降低成本管理。創新發展理念，對相關的工作內容加以合理的修改整合，做出制度上的安排。要求銀行各業務部門在推出新業務時，一旦涉及到會計資料的，都應當與會計部門協調溝通，并且由會計部門規定資料的歸檔范圍和保管期限。會計系統的開發應當隨著檔案管理要求的改變而改變，保證電子數據能夠得到很好地存檔保留。對各部門的業務系統加以整改，指定針對性的方案并相應的進行指導，降低業務難度。對存檔資料進行歸類整理，明確那些資料不用歸檔，哪些資料必須歸檔保管，哪些可以長期保留，哪些應當存留規定年限，以便利于前臺查閱數據，整合管理。另外，電子數據應當根據實際業務需求，明確是否打印歸檔，避免二次歸檔。在滿足會計核算需求的前提下，通過系統優化的方式進行合適的分檔，減輕后期檔案保管和銷毀的工作量，可以有效簡化檔案的分揀工作，增加工作技巧的同時也可以提高工作效率。

4.結束語

電子檔案在當今時代發展當中十分重要，在銀行的檔案管理工作中，應結合信息化管理制度，大力推行電子存檔，對紙質檔案實行物理集中保管，這是各大銀行檔案管理的要求之一。銀行要盡可能地運用電子檔案進行資料的分類整理，代替紙質檔案的歸檔存檔，以減少紙質檔案對庫房需求的壓力。同時，也要適應電子數據的不斷發展變化，結合電子數據的結構特點，進行內容的擴充優化整理，支持遠程查詢，保證資料的查詢工作，在改進會計檔案堅定銷毀時，應當將檔案的業務價值和歷史價值作為出發點，應當與銀行檔案相互補充、互為印證，在滿足基本方針政策的基礎上，創新分檔原則，簡化工作步驟，減低工作量，提高工作效率。

第四篇：淺談計算機技術在檔案管理應用中的必要性

龍源期刊網 http://.cn

淺談計算機技術在檔案管理應用中的必要性 作者：任艷菊

來源：《沿海企業與科技》2005年第09期

[摘要]文章認為計算機技術在現代檔案管理應用中起著越來越重要的作用，這是檔案現代化發展的客觀要求，有利于促進計算機信息處理與檔案信息管理的結合，同時，也順應了社會信息化的要求，提高了檔案工作者的素質。

[關鍵詞]計算機技術；檔案管理；必要性

[中圖分類號]P270．7

[文獻標識碼]A

第五篇：淺談計量在企業中的應用及重要性

淺談“計量工作在企業中的重要性及作用 ”

禹州市質量技術監督局 徐俊麗

［摘要］文章介紹計量是科學發展的技術基礎，同時科學技術的發展又促進計量的技術進步，而且計量的進步又為企業提高經濟效益提供了技術保障。［關健詞］工業企業;計量;作用

計量，是為實現單位統一、量值準確可靠的活動。這是個既古老有現代的事業，隨著社會主義市場經濟體制的日趨完善，在各行各業中，越來越來被人們所認識、所利用，并受到人們的廣泛重視，尤其是在我們現代化大生產的工程橡膠行業中，它已遠遠超過了“度量衡”的狹小范圍。計量工作在企業的生產中起著最基礎性的作用。

計量工作是科學創新、技術進步的基礎。技術進步包括技術發明、技 術 開發、技術推廣和提高裝備水平，改造生產工藝等等一系列的技術攻關。通過技術攻關達到降低成本、能源消耗，提高生產效率，最終達到提高企業經濟效益的目的。這些技術問題都要依靠準確的數據來實現，只有通過計量工作對一系列的工藝進行計量檢測，得出全面準確的相關數據，有這些數據組成數據鏈，從而采取有效的改進措施，實現科學創新和技術進步，而改進措施效果如何，又要

計量檢測來評判。

計量工作是產品質量的重要保證。有位知名人士說過“憑數據指導生產，監控工藝，檢測成品，質量才能真正得到保證。”沒有計量工作就沒有準確可靠的數據，沒有數據又談何產品質量？產品標準的制定要靠計量檢測數據，而產品合格與否，又要計量來檢測。機加工的車、銑、鉆、刨，硫化的稱料、軋膠、硫化，每道工序都有相應的質量指標，這些指標都要靠相應的計量器具來檢測保證。所有的化材、鋼材等原材料進廠也都要進行質量檢驗，只有這些原材料、半成品工序都檢驗合格，才有檢驗合格的產品。而這些質量檢驗都要用計量工作通過計量器具、檢測設備來實現。計量器具和檢測設備又要通過計量檢定校準來保證其測量結果的準確性。卡尺不準，影響半成品的工序質量；壓力表不準，硫化壓力不夠，無法確保硫化成品的質量；電子秤不準，科學配方的稱料不能準確，壓出的膠也不合格，歸根結底，計量工作是最基礎的產品質量檢測手段。產品質量的好壞最終都要表現在客戶對其滿意程度上，是否能達到其需求具備的實用性、經濟性、耐用性等。這些特性大都是可以測量的物理量和化學量，用科學計量手段來檢測這些量，徹底保證產品質量，提高顧客滿意度，從根本上解決產品質量問題。對成品、半成品、外協件、原材料都是如此，用各種測量方法，對其質量進行監控。

計量是安全生產的必要保證。安全生產是關系到員工人身安全的大事，是一切生產和效益的根本，必須配備必要的計量器具保證其工作環境的安全性。這些計量器具，國家規定不但要配全用好，還列入了強檢目錄，到相關的計量行政部門備案、申報，按規定周期檢定，以確保安全生產。最后能源的消耗也必須是計量工作的重點，完善能源計量器具的配備是科學用能、節約用能的基礎。加強能源計量，不僅能節約國家寶貴的能源，而且可以降低使用能源的成本，是節能降耗的有效措施。

企業不斷完善計量檢測系統，就能為企業各方面的發展提供可靠的計量保證，更可以進一步提高企業的經濟效益。轉變經濟增長方式，實現集約化生產，就是要求經濟發展從主要依靠增加收入、鋪新攤子、盲目追求數量，轉換到主要依靠科學技術進步、提高產品質量和增加經濟效益上來。建立科學的和完備的計量檢測體系，是企業加強管理工作、有效組織社會化大生產的必備條件。在實現經濟增長方式轉變的過程中，計量工作是一個重要的技術基礎。

計量是實現物料核算，降低成本的基本保證。物料進、出廠環節配備準確的計量器具，可以使企業避免由于進廠物料虧量而帶來不應有的經濟損失。在物料產品出廠時配備準確的計量器具，不僅可以避免由于多付所帶來的經濟損失，還可以避免由于少付而影響企業的信譽。進廠原材料計量驗

收，出廠產品計量核算，是企業加強經濟管理的重要環節 如果缺乏計量檢測手段或計量不準確，將會給企業造成不可估量的損失。

經濟核算要以計量數據為準。加強企業管理，車間、班組必須進行經濟核算，消耗的物料都要進行全面計量，依計量數據作為經濟核算的依據。因此，要求計量器具必須準確、可靠，否則就會直接影響核算，損害有關各方的利益。降低消耗是降低成本的根本因素，成本管理的主要目的是通過對成本的計劃、控制、核算和分析，不斷降低產品成本，以最少的投入發揮最大的作用，獲得最多的盈利。因此，降低消耗是成本管理的主要任務。從生產流程看，選用價格低廉的原材料，選用能滿足工藝條件又易于掌握的設備，都是降低成本的因素。但是，前提是要通過檢測數據證明能夠保證產品質量。這除了涉及到產品質量檢驗外，原材料、原器材、計量儀器設備的選用和比較，都得靠測量來評論、判斷。

隨著全球經濟一體化進程的迅速推進和社會主義市場經濟體制的建立與完善，計量工作越來越得到人們的廣泛重視。計量在企業的技術進步、提高經濟效益、企業經營管理、企業經濟運行等方面起著什么作用，又將如何發揮其作用，本文談點自己的看法。

1、計量在企業技術進步中的重要作用

企業的技術進步，是指能使一定的投人產出更多更好產

品的過程，在這個過程中，許多影響因素共同發生作用。包括技術發明、技術開發和技術推廣、提高裝備水平、改造工藝、提高勞動者的素質、提高管理決策水平等等。計量工作在這些方面都起著重要作用。

1.1計量為技術進步提供科學的認識方法和手段

企業技術進步的途徑主要是采用新技術、新工藝、新材料、新的操作方法和管理辦法。它的目的是提高產量、節約能源、降低材料消耗、提高產品質量、提高勞動生產率、降低成本等，也就是要提高企業的經濟效益。

為了謀求技術進步，必須對企業的各項經營活動進行調查研究。計量檢測是對企業調查對象進行科學性認識的方法和手段，在企業中計量檢測所提供的數據是全面的，它可以反映出供、產、銷的各個環節及經營管理的全部情況。企業的技術進步如何，在很大程度上取決于它得到信息的質量、數量和效果。計量檢測的過程是一個創造信息的過程，它所提供的數據構成了反映企業基本情況的信息流，具有實際的使用價值。企業通過對這些信息的分析整理，就可以發現生產、管理中的各類問題，以便采取有效的改進措施，實現技術進步。

1.2計量是企業技術進步的一個重要方面

企業計量工作是技術進步的基礎，是因為它為企業的生產全過程提供科學的認識方法和手段，同時，又是科學技術 的一個特殊領域，具有監督企業經濟運行的特殊職能，這一職能是通過有效的計量管理來實現的。因此，提高企業計量水平對加強計量管理和完善檢測體系，起著重要的作用。

2、計量是實現材料核算、降低成本的基本保證

企業要生存、發展，追求的目標是提高經濟效益。大宗物料進、出廠計量器具要合理配備，避免進出廠物料虧損而帶來不應有的經濟損失，這項作直接關系到企業的成本投入。例如鹽湖集團在鹽化一L;行業中是一個特殊行業，生產的產品是氯化鉀，而原材料是以光鹵石和成礦鹵水為主，它的特點是鹵水濃度高、易結晶、具有很強的腐蝕性，對鹵水的計量問題始終解決不了。年生產100萬t氯化鉀產品，需鹵水量在1.3億m3以上，每個公司之間是供需關系，在沒有采用準確的計量檢測手段之前，供鹵水只能采取以泵的流量出力大小來估算鹵水量，至使一方的經濟利益受到很大的損失。針對這一問題，研究決定投運了3臺明渠式超聲波流量計，進行流量測量，徹底解決了鹵水計量不準確的問題。超聲波流量計投運一年使用正常。經測算、比對，原使用的每臺泵抽鹵流量按85%計算，而實際它的出力能力只達到75%，兩者之間的誤差在10%，每年供方給需方多算1300萬m3鹵水，每lm3鹵水按0.6元計算，折合人民幣780萬元。通過完善計量檢測，以科學計量為手段，用最小的投人帶來了最大的經濟效益，堵住了效益流失漏洞，降低了成本，提高了企業經

濟效益，同時也得到了領導對計量工作的高度重視。

3、計量在經濟運行中的監督保證作用

企業的生產、技術、財務活動，構成了企業經濟活動的整體。企業經濟活動的目的是要不斷提高經濟效益，創造更多更好的產品。企業必須按照國家規定的方針、政策和計劃進行經濟活動，國家按照一定的程序對其進行監督。而企業內部在經濟運行中各個環節的活動，也必須實行自我監督。計量就是實行監督的有效手段。計量在企業中的每一項具體工作作為技術基礎，服務于生產的各個部門、各個環節，作為一個完整的系統，計量工作形成了一個控制企業供、產、銷各個環節的網絡，是監督企業經濟運行的檢測體系。這個 體系是以計量管理為中心，它在企業內部經濟運行中所起到的監督和保證作用必將隨著企業的技術進步和發展，越來越充分地顯示出來計量管理的重要性。企業只有不斷完善計量檢測體系，才能為能源管理和經濟核算提供可靠的計量保證，才能進一步提高企業的經濟效益。

［1] 陳振光.計量工作在工業企業中的作用[J].工業計量 , 1992,(01)[2] 唐盛國, 苗錫蘭.抓計量工作促綜合管理[J].當代建設 , 1998,(02)[3] “九五”工業企業計量工作意見[J].中國技術監督 ，1997,(10)[4] 張志良.切實加強計量工作 努力提高經濟效益[J].中國計量 , 1997,(07)[5] 切實加強計量工作 努力提高經濟效益[J].上海計量測試 , 1997,(05)[6] 劉靜.淺談計量管理在企業管理中的地位和作用[J].計量與測試技術 , 2006,(05)[7] 圍繞兩個根本性轉變 進一步加強工業企業計量工作的意見[J].交通標準化 , 1998,(01)[8] 郭廷標.新型勢下的計量工作(摘登)[J].工業計量 , 1997,(04)