第一篇：財(cái)務(wù)電子檔案制度

會(huì)計(jì)檔案管理制度

1、目的

為加強(qiáng)集團(tuán)及所屬各公司會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作管理，保證會(huì)計(jì)檔案的安全和完整，根據(jù)《會(huì)計(jì)法》及相關(guān)規(guī)定,結(jié)合我集團(tuán)的實(shí)際情況,特制定本制度

2、范圍

本制度適用于集團(tuán)本部及集團(tuán)所屬各公司

3、職責(zé)

3.1 財(cái)務(wù)部門

3.1.1制定檔案歸集、裝訂、備份、借閱、銷毀相關(guān)規(guī)定和制度

3.1.2嚴(yán)格按制度規(guī)定執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案的歸集、裝訂、備份、借閱、銷毀工作

4、方法和過程控制

4.1會(huì)計(jì)檔案分類

4.1.1會(huì)計(jì)憑證類：包括自制的原始憑證、自制原始憑證匯總表、記賬憑證、憑證附件及其他會(huì)計(jì)憑證等

4.1.2會(huì)計(jì)賬簿類：它包括總分類賬、明細(xì)分類賬、現(xiàn)金及銀行存款日記賬、輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿等

4.1.3財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度或不定期財(cái)務(wù)報(bào)告、管理報(bào)告、預(yù)算分析報(bào)告、各種財(cái)務(wù)分析報(bào)告等，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明等4.1.4其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，稅務(wù)申報(bào)資料，發(fā)票存根，收據(jù)存根，財(cái)務(wù)管理制度，財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告，驗(yàn)資報(bào)告，會(huì)計(jì)電子檔案,以及其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料 4.2會(huì)計(jì)檔案的歸集、裝訂和備份

4.2.1會(huì)計(jì)憑證的裝訂；每月上旬財(cái)務(wù)結(jié)賬后，由核算會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)歸集和整理會(huì)計(jì)憑證，于月底之前將上月憑證裝訂存檔,按年月順序立卷，每月連續(xù)編號(hào)4.2.2財(cái)務(wù)報(bào)告的裝訂；財(cái)務(wù)報(bào)告編制完成并報(bào)送后，留存的報(bào)表按月裝訂成冊(cè)并于月底之前存檔

4.2.3會(huì)計(jì)賬簿的裝訂；會(huì)計(jì)賬簿一年打印一次，每年5月31日前把打印完的賬簿按科目類別裝訂成冊(cè)存檔

4.2.4財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份；各公司信息管理部門應(yīng)每日將財(cái)務(wù)信息化數(shù)據(jù)備份,每半月一次將備份數(shù)據(jù)刻錄光盤，于次月初交財(cái)務(wù)部檔案管理人員存檔 4.2.5其他財(cái)務(wù)資料的存檔

4.2.5.1審計(jì)報(bào)告和驗(yàn)資報(bào)告的歸檔；審計(jì)報(bào)告和驗(yàn)資報(bào)告從會(huì)計(jì)師事務(wù)所取得后，各公司總帳會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)將審計(jì)報(bào)告與驗(yàn)資報(bào)告原件交本公司財(cái)務(wù)部檔案管理員存檔，另交一份（原件）至集團(tuán)財(cái)務(wù)部存檔備案。4.2.5.2財(cái)務(wù)管理制度的歸檔；集團(tuán)財(cái)務(wù)部門或各公司財(cái)務(wù)部門發(fā)布的制度、辦法、操作手冊(cè)、作業(yè)流程指引等，在正式發(fā)布后，財(cái)務(wù)部檔案管理員需將發(fā)布的上述文件按發(fā)布先后順序登記存檔

4.2.5.3銀行存款余額調(diào)調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單的歸檔；資金管理部門每年裝訂成一冊(cè)，按月份順序裝訂完成后，于次年一月底前匯總移交至財(cái)務(wù)部檔案管理員存檔4.2.5.4稅務(wù)申報(bào)資料的歸檔；每月納稅申報(bào)后，稅務(wù)管理人員將當(dāng)月的納稅申報(bào)資料裝訂成冊(cè)，按月順序?qū)⒁荒暄b訂成一整冊(cè)，于次年一月底前匯總移交至財(cái)務(wù)部檔案管理員存檔

4.2.5.5會(huì)計(jì)電子文檔的歸檔；重要會(huì)計(jì)電子文檔定期備份，每年刻錄成光盤，次年一月底以前提交財(cái)務(wù)部檔案管理員存檔4.3會(huì)計(jì)檔案的保管

4.3.1會(huì)計(jì)檔案保管的責(zé)任人：財(cái)務(wù)部檔案管理員（專兼皆可）

4.3.2檔案室：各公司應(yīng)設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案室對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理；如果公司設(shè)有專門的公司檔案管理室的,年度內(nèi)的檔案可臨時(shí)保管財(cái)務(wù)部，跨年度的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)移交至公司檔案室保管

4.3.3會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)按檔案類別、檔案存放地、時(shí)間順序等建立檔案清冊(cè)，以便查閱。同時(shí)，應(yīng)執(zhí)行檔案保密和保管安全等方面的規(guī)定，嚴(yán)防毀損，散失或泄密

4.3.4檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，遠(yuǎn)離易燃易爆物品，應(yīng)備有適當(dāng)?shù)臏缁鹌鞑模皇覂?nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥水噴灑，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀

4.3.5設(shè)置歸檔移交登記薄、檔案清冊(cè)、檔案借閱登記薄，并嚴(yán)格借閱登記流程。

4.3.6會(huì)計(jì)電子文檔、會(huì)計(jì)信息化檔案要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名，注意防潮、防磁、防塵，定期檢查，定期復(fù)制，防止介質(zhì)的損失4.4會(huì)計(jì)檔案的借閱

4.4.1外部借閱會(huì)計(jì)檔案；當(dāng)外單位借閱我公司會(huì)計(jì)資料時(shí)，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)

4.4.2單位內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案;內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)資料時(shí)，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)

4.4.3無論是外部單位或是內(nèi)部人員在辦理完借閱手續(xù)后都應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記薄，將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚4.4.4借閱會(huì)計(jì)檔案人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊(cè)，也不得涂改抽換

4.4.5會(huì)計(jì)檔案一般不得攜帶外出或復(fù)制原件;如有特殊情況，須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件

4.4.6借出的會(huì)計(jì)檔案，檔案管理人員要追蹤按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)，保證會(huì)計(jì)檔案資料的完整性4.5會(huì)計(jì)檔案的保管期限

4.5.1會(huì)計(jì)憑證類：15年（其中：銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對(duì)賬單為5年）4.5.2會(huì)計(jì)賬簿類：15年（其中：現(xiàn)金和銀行存款日記賬為25年）4.5.3財(cái)務(wù)報(bào)告類：月、季報(bào)為3年；年報(bào)為永久

4.5.4其他類：發(fā)票存根為5年；會(huì)計(jì)移交清冊(cè)為15年；會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)為永久；會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)為永久；驗(yàn)資報(bào)告和審計(jì)報(bào)告為永久4.6會(huì)計(jì)檔案的銷毀

4.6.1會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)由各公司檔案管理部門提出銷毀意見，匯同財(cái)務(wù)部門共同鑒定、嚴(yán)格審查、編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)

4.6.2集團(tuán)所屬各公司銷毀保管期滿的會(huì)計(jì)檔案時(shí),須報(bào)集團(tuán)財(cái)務(wù)部,必要時(shí),集團(tuán)財(cái)務(wù)部可派人監(jiān)銷

4.6.3會(huì)計(jì)檔案銷毀，須報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行

4.6.4銷毀檔案前，應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列的項(xiàng)目逐一清查核對(duì)；銷毀時(shí)公司檔案管理部門、財(cái)務(wù)部門及審計(jì)部門共同派人監(jiān)銷；銷毀后，經(jīng)辦人在“銷毀清冊(cè)”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負(fù)責(zé)，同時(shí)將監(jiān)銷情況寫出書面報(bào)告一式兩份，一份報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，一份歸入檔案備查

4.6.4保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷保管并注明；建設(shè)期的檔案不得銷毀

5、檢查和考核 5.1本制度所規(guī)定的內(nèi)容和要求均為會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作檢查和財(cái)務(wù)工作質(zhì)量考核的內(nèi)容，集團(tuán)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)各單位會(huì)計(jì)檔案管理情況進(jìn)行定期或不定期檢查5.2本制度執(zhí)行過程中產(chǎn)生的異議和糾紛，由集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)仲裁，特別重大問題由集團(tuán)總裁仲裁

6、支持性質(zhì)量記錄表格

6.1《會(huì)計(jì)檔案歸檔移交登記簿》 6.2《會(huì)計(jì)檔案清冊(cè)》

6.3《會(huì)計(jì)檔案借閱登記簿》

第二篇：電子健康檔案

電子健康檔案概述

電子健康檔案中的個(gè)人健康信息包括基本信息、主要疾病和健康問題摘要、主要衛(wèi)生服務(wù)記錄等內(nèi)容。健康檔案信息主要來源于醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)記錄、健康體檢記錄和疾病調(diào)查記錄，并將其進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。

2009年新標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的五類電子健康檔案將會(huì)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化，它們分別是：個(gè)人基本健康信息檔案、疾病控制檔案、婦幼保健檔案、醫(yī)療服務(wù)檔案、社區(qū)衛(wèi)生檔案。此標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)行，使我國的個(gè)人健康檔案更加統(tǒng)一和規(guī)范化。統(tǒng)一電子健康檔案的建立，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)間的信息互聯(lián)互通，健康信息共享，切實(shí)解決群眾看病就醫(yī)問題。

電子信息能夠更方便更快速的融入醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的日常診療工作之中，一方錄入，多方使用，各種記錄的標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)、患者/常人、衛(wèi)生管理部門之間的信息共享。

電子健康檔案系統(tǒng)完全建立后，人們的健康信息將更簡單更快捷更安全的被計(jì)算機(jī)管理，減少了物理資源的消耗，擴(kuò)展了傳播途徑，提供了更系統(tǒng)的管理方式和查看方式，人們將更好的管理自己的健康。

采用面向服務(wù)（SOA）的思想和架構(gòu)。在進(jìn)行產(chǎn)品設(shè)計(jì)時(shí)，將首先對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行整理和抽象，將業(yè)務(wù)模型化、組件化，以此來應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)的共性問題和差異問題，使系統(tǒng)更加靈活，各功能之間更容易通訊和協(xié)作。使用分布和集中數(shù)據(jù)存儲(chǔ)相結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)信息管理，既保證系統(tǒng)的響應(yīng)性能，同時(shí)又滿足對(duì)數(shù)據(jù)的檢索、分析和挖掘等信息使用需求。使用工作流管理技術(shù)來應(yīng)對(duì)參與者之間的動(dòng)態(tài)關(guān)系，使平臺(tái)能很好的應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)需求和業(yè)務(wù)關(guān)系的變化；為用戶提供以工作流驅(qū)動(dòng)的高效率的工作環(huán)境。綜合多種安全技術(shù)，保證平臺(tái)對(duì)各種安全威脅的深度防御。采用CA認(rèn)證方案，保證電子簽名真實(shí)性，解決居民電子健康檔案的合法化問題。將健康信息交互通過網(wǎng)絡(luò)、手機(jī)等渠道引入家庭，讓居民個(gè)人和家庭更多地參與健康管理，使電子居民健康檔案成為“數(shù)字家庭”的有機(jī)組成部分。

SOA架構(gòu)的行業(yè)使用化；HL7、DICOM3.0標(biāo)準(zhǔn)及IHE規(guī)范的合理應(yīng)用；ESB引擎；工作流管理、過程管理引擎；PKI及工具；行業(yè)數(shù)據(jù)模型及數(shù)據(jù)倉庫模型；健康檔案模型；XML對(duì)復(fù)雜醫(yī)療數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)；軟件服務(wù)的管理和發(fā)布；Portal的行業(yè)應(yīng)用。

第三篇：電子檔案管理制度

電子檔案管理制度

為了加強(qiáng)中隊(duì)電子文件歸檔管理，保障電子文件和電子檔案的安全保管和 有效開發(fā)利用，更好地為中隊(duì)發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)文件規(guī)定，結(jié)合本隊(duì)實(shí)際，特作如下規(guī)定：

一、建立與健全電子文件的管理體制和工作職責(zé)

1． 電子文件是開設(shè)的一種獨(dú)立的檔案門類和載體，它和其他檔案一樣，應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。電子文件從形式到歸檔的管理過程中

2．電子文件應(yīng)按制度嚴(yán)格要求，妥善管理，確保其不散失、不損毀、不失真，從而保證電子文件的完整、真實(shí)和有效利用。

3．電子文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理。檔案室要配備與業(yè)務(wù)部門兼容的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，使歸檔的電子文件能有效機(jī)讀。檔案人員應(yīng)忠于職守，熟練地掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的使用技能，組織編制歸檔電子文件的各種檢索工具，積極主動(dòng)提供服務(wù)，充分發(fā)揮歸檔電子文件的作用。

二、電子文件的歸檔方式

1． 電子文件的歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔，根據(jù)本隊(duì)工作實(shí)際，現(xiàn)強(qiáng)調(diào)物理歸檔。

2．根據(jù)歸檔要求，在應(yīng)歸檔電子文件產(chǎn)生時(shí)打上相應(yīng)的標(biāo)記；把經(jīng)辦過程中的情況隨時(shí)記錄在相應(yīng)的文件中；辦理完畢的電子文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)行物理歸檔，把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件進(jìn)行分類（信息類和環(huán)境類）組盤。填寫必要著錄項(xiàng)目，編制機(jī)讀記錄和要存放載體的編號(hào)。

3． 歸檔的電子文件要編制簡要檢索工具，其基本著錄項(xiàng)目為：

序號(hào)、題名、責(zé)任者、文號(hào)、每份文件機(jī)讀時(shí)間及位置、密級(jí)、保管期限、硬件和軟件環(huán)境 等著錄內(nèi)容，歸檔電子文件的著錄應(yīng)符合國家檔案著錄規(guī)則基本要求。

三、電子文件的移交與保管

1．入庫的電子檔案，每兩年要機(jī)讀抽查一次，發(fā)現(xiàn)問題及進(jìn)補(bǔ)救。２．隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的更新、發(fā)展，對(duì)庫存電子檔案進(jìn)行同步更新復(fù)制、復(fù)制或補(bǔ)救新版本，舊版或有問題的載體仍需保存三年。

３．保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設(shè)備，四、電子文件的提供和利用

1．封存的電子檔案不外借，利用時(shí)使用復(fù)制件，聯(lián)網(wǎng)利用要有安全保密防 范措施和可靠的監(jiān)管保障。

2．銷毀電子檔案，需經(jīng)本單位檔案鑒定小組、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，編制銷毀清冊(cè)，監(jiān)銷人、銷毀人簽名蓋章。

第四篇：電子檔案管理辦法

邑等檔案室實(shí)行電子化管理實(shí)施方案

數(shù)字檔案室

指以電子檔案為對(duì)象，以電子計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備為手段，基于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、保管、保護(hù)、共享利用的檔案管理模式。文檔一體化原則

各單位應(yīng)堅(jiān)持文檔一體化原則，規(guī)劃建設(shè)本單位的數(shù)字檔案室，實(shí)現(xiàn)辦公信息的順暢交流。

統(tǒng)籌規(guī)劃原則

數(shù)字檔案室是單位信息化建設(shè)的基礎(chǔ)內(nèi)容，是辦公自動(dòng)化的重要構(gòu)成。各單位應(yīng)把數(shù)字檔案室納入單位信息化建設(shè)總體格局之中，與辦公自動(dòng)化融為一體，統(tǒng)籌規(guī)劃建設(shè)。

確保安全原則

各位教師應(yīng)健全各種設(shè)施，加強(qiáng)管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。

網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

1檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)建設(shè)

檔案室應(yīng)配備能夠滿足運(yùn)行需要的計(jì)算機(jī)設(shè)備，采用高性能的符合保密要求的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和材料，建設(shè)獨(dú)立的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)整理加工和存儲(chǔ)管理。檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)為保密網(wǎng)，應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)涉密信息系統(tǒng)分級(jí)管理規(guī)定確定等級(jí)，明確安全域，按照BMB17的技術(shù)要求進(jìn)行建設(shè)。應(yīng)與單位辦公網(wǎng)和業(yè)務(wù)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)物理隔離，禁止接入因特網(wǎng)。2接入單位辦公網(wǎng)和業(yè)務(wù)網(wǎng)

檔案室應(yīng)配備專門的計(jì)算機(jī)與單位辦公網(wǎng)、業(yè)務(wù)網(wǎng)連接，進(jìn)行文件收集歸檔和檔案信息查詢利用。單位辦公網(wǎng)與當(dāng)?shù)卣?wù)網(wǎng)互聯(lián)、業(yè)務(wù)網(wǎng)系統(tǒng)內(nèi)互聯(lián)的，應(yīng)采取相應(yīng)措施，確保檔案數(shù)據(jù)安全。3數(shù)據(jù)交換

數(shù)據(jù)網(wǎng)與辦公網(wǎng)、業(yè)務(wù)網(wǎng)的數(shù)據(jù)交換采用移動(dòng)硬盤等介質(zhì)實(shí)現(xiàn)。

軟件系統(tǒng)建設(shè)

1應(yīng)選擇技術(shù)成熟、前瞻性好、后期維護(hù)有保障的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，構(gòu)建檔案室基礎(chǔ)管理平臺(tái)。選擇適宜的操作系統(tǒng)。采用與硬件選型相匹配的主流操作系統(tǒng)。選擇適宜的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。目錄數(shù)據(jù)推薦采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)管理，其他數(shù)據(jù)可根據(jù)需要選用相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)管理。應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案室設(shè)計(jì)要求開發(fā)電子文件歸檔管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)、檔案進(jìn)館和報(bào)送管理系統(tǒng)、檔案查詢利用系統(tǒng)等，構(gòu)建符合本單位實(shí)際、功能齊全、運(yùn)行穩(wěn)定、數(shù)據(jù)安全的檔案管理應(yīng)用平臺(tái)。5 電子文件歸檔管理系統(tǒng)

是單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的組成部分，應(yīng)按照GB/T 18894和有關(guān)電子文件歸檔管理的規(guī)定設(shè)計(jì)開發(fā)，逐步實(shí)現(xiàn)電子文件實(shí)時(shí)歸檔，網(wǎng)上移交。主要包括歸檔鑒定、整理編目、數(shù)據(jù)加工、數(shù)據(jù)報(bào)送等功能。歸檔管理過程中應(yīng)保證電子文件元數(shù)據(jù)和背景信息的完整性。6 數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)

應(yīng)建立以數(shù)字檔案信息收集、管理和利用為核心，涵蓋整個(gè)檔案室業(yè)務(wù)工作的管理系統(tǒng)。主要應(yīng)包括電子檔案接收、檔案資料著錄、整理加工、檢索利用、檔案編研、檔案鑒定、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、庫房管理等功能。7 檔案進(jìn)館和報(bào)送管理系統(tǒng)

按照網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下館室一體化業(yè)務(wù)建設(shè)的模式，按照國家規(guī)定的檔案數(shù)據(jù)及其目錄數(shù)據(jù)格式要求，整理應(yīng)進(jìn)館的檔案、資料及現(xiàn)行文件，形成報(bào)送數(shù)據(jù)，通過網(wǎng)絡(luò)或載體移交等方式向同級(jí)國家綜合檔案館移交報(bào)送。8 檔案查詢利用系統(tǒng)

在單位辦公網(wǎng)上提供非涉密檔案信息資源的在線查詢利用。電子文件歸檔管理系統(tǒng)和檔案查詢利用系統(tǒng)是單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的子系統(tǒng)，應(yīng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫連接。數(shù)字檔案室一般應(yīng)基于中間件技術(shù)，將業(yè)務(wù)規(guī)則邏輯與后臺(tái)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)處理和前臺(tái)展現(xiàn)程序進(jìn)行分離，構(gòu)架數(shù)據(jù)庫服務(wù)器處理數(shù)據(jù)，應(yīng)用服務(wù)器處理具體業(yè)務(wù)邏輯，客戶端負(fù)責(zé)和用戶交互的三層體系開發(fā)應(yīng)用平臺(tái)。

數(shù)據(jù)庫建設(shè)

1數(shù)據(jù)庫種類

檔案室應(yīng)建立面向全部室藏檔案的檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫和電子檔案數(shù)據(jù)庫，集中存儲(chǔ)管理數(shù)字檔案數(shù)據(jù)信息。2 檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫

室藏檔案應(yīng)按照DA/T18和DB37/T53的規(guī)定設(shè)計(jì)著錄項(xiàng)目，建立檔案案卷級(jí)、文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫。

室藏資料應(yīng)按照GB3792.1和GB3792.2的規(guī)定設(shè)計(jì)著錄項(xiàng)目，建立資料目錄數(shù)據(jù)庫。3 電子檔案數(shù)據(jù)庫

根據(jù)GB/T18894和國家及省制發(fā)的電子文件管理規(guī)定組織建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)據(jù)量大、種類豐富的單位可以區(qū)分類型建立數(shù)據(jù)庫，分別存儲(chǔ)文本型、圖像型、圖形型、音頻型、視頻型等電子檔案數(shù)據(jù)。電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)與其目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行有效掛接。4 數(shù)據(jù)采集和加工 檔案資料目錄數(shù)據(jù)的采集

按照DA/T18和DB37/T536的規(guī)定采集檔案目錄數(shù)據(jù)。按照GB3792.1和GB3792.2的規(guī)定采集圖書資料目錄數(shù)據(jù)。5 電子檔案數(shù)據(jù)的采集 6 電子文件收集歸檔

單位應(yīng)按照國家及省有關(guān)電子文件歸檔管理的規(guī)定，建立健全電子文件歸檔管理體制和責(zé)任體系，采取相應(yīng)的技術(shù)手段和管理措施，逐步實(shí)現(xiàn)電子文件形成、處理、積累、歸檔的一體化管理，確保各種類型電子文件完整歸檔。

歸檔文本型電子文件推薦采用XML格式，可以收集PDF、RTF、TXT格式文檔；圖像型電子文件推薦采用TIFF或JPEG格式；音頻型電子文件推薦采用MP3或WAV格式；視頻型電子文件推薦采用MPEG2或AVI格式。7 檔案數(shù)字化加工

檔案室應(yīng)有計(jì)劃地采用成熟的數(shù)字化技術(shù)對(duì)室藏非電子檔案進(jìn)行數(shù)字化加工。紙質(zhì)檔案按照DA/T31的規(guī)定進(jìn)行數(shù)字化加工。

照片檔案采用掃描方式進(jìn)行數(shù)字化時(shí)，彩色照片宜采用“RGB”模式，黑白照片宜采用“灰度”模式；掃描儀光學(xué)分辨率應(yīng)不低于600dpi；掃描后的照片應(yīng)保存為TIFF格式，采用LZW格式壓縮；掃描圖像縮放比應(yīng)為100%。

錄音帶數(shù)字化時(shí)應(yīng)選用44.1kHz，16bit來進(jìn)行立體聲采樣。數(shù)字化后存儲(chǔ)格式應(yīng)為WAV或MP3。

錄像帶數(shù)字化時(shí)數(shù)據(jù)傳輸率應(yīng)不低于4Mb/s，采用MPEG2壓縮存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。

數(shù)據(jù)管理與維護(hù) 應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的維護(hù)與管理。2 數(shù)據(jù)入庫

電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行齊全性、準(zhǔn)確性、完整性、安全性、有效性鑒定，確認(rèn)達(dá)到相應(yīng)技術(shù)要求后，經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，才能入庫保管。3 數(shù)據(jù)修改

入庫后的檔案數(shù)據(jù)一般不能修改。入庫數(shù)據(jù)確有錯(cuò)誤，應(yīng)形成書面報(bào)告，按相關(guān)制度的程序規(guī)定批準(zhǔn)后方能修改。.4數(shù)據(jù)備份

檔案及目錄數(shù)據(jù)至少應(yīng)制作三套備份，脫機(jī)分開保管，一套異地保存。并定期進(jìn)行更新備份。有條件的單位，宜采用雙機(jī)熱備加磁盤陣列柜存儲(chǔ)管理。5數(shù)據(jù)刪除

入庫數(shù)據(jù)不能隨意刪除。經(jīng)價(jià)值鑒定確無保存價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)，按相關(guān)制度的程序規(guī)定審批同意后，按要求刪除數(shù)據(jù)。刪除數(shù)據(jù)應(yīng)形成紙質(zhì)記錄存檔。

查詢利用 單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置非涉密檔案在線查詢利用的功能鏈接。檔案室應(yīng)利用本單位辦公網(wǎng)實(shí)現(xiàn)非涉密檔案在線查詢利用；利用電子郵件或其他通訊方式實(shí)現(xiàn)非在線查詢利用。3 涉密檔案不能上網(wǎng)利用。應(yīng)建立完善的網(wǎng)上查詢利用記錄，對(duì)檔案查詢利用進(jìn)行全程監(jiān)督。編制提供本單位基礎(chǔ)數(shù)字、重要工作和重大事件等信息資料，通過辦公網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)。

安全管理

1物理安全

檔案室應(yīng)配備專用的電子文件柜，規(guī)范存放歸檔電子文件；采用溫濕度自動(dòng)控制系統(tǒng)，使庫房溫度保持在17—20℃之間，相對(duì)濕度保持在35%—45%之間；設(shè)置門控系統(tǒng)、監(jiān)控報(bào)警系統(tǒng)，配備磁帶備份系統(tǒng)、光盤刻錄系統(tǒng)、斷電保護(hù)UPS系統(tǒng)等外圍輔助設(shè)備，健全環(huán)境安全和介質(zhì)安全等功能，確保網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、設(shè)施、介質(zhì)和信息的物理安全。電子檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。有條件的單位應(yīng)建造標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案庫房。2數(shù)據(jù)安全

檔案室應(yīng)健全系統(tǒng)備份、容災(zāi)恢復(fù)和電磁兼容等功能，配備防火墻、入侵檢測(cè)等相應(yīng)技術(shù)設(shè)備，建立操作日志，通過身份認(rèn)證、訪問控制、信息加密、信息完整性校驗(yàn)、入侵檢測(cè)

等技術(shù)手段和管理方法確保檔案數(shù)據(jù)得到有效保護(hù)，防止因偶然或惡意的原因使網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)遭到破壞、更改、泄露，杜絕網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上的信息丟失、篡改、失泄密、系統(tǒng)破壞等事故發(fā)生。3 計(jì)算機(jī)病毒防治

采用國家有關(guān)主管部門審驗(yàn)通過的查毒、殺毒軟件，實(shí)時(shí)對(duì)服務(wù)器和客戶端查毒、殺毒，并健全各種防毒措施。4 網(wǎng)絡(luò)入侵防護(hù)

采用通過國家鑒定的防火墻設(shè)備構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)防護(hù)體系，并通過網(wǎng)絡(luò)入侵檢測(cè)設(shè)備，對(duì)網(wǎng)絡(luò)可疑訪問進(jìn)行記錄、跟蹤，與防火墻及網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)聯(lián)動(dòng)，阻止非法訪問，保護(hù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)的安全。5系統(tǒng)漏洞掃描防護(hù)

通過系統(tǒng)漏洞掃描系統(tǒng)，主動(dòng)查找網(wǎng)絡(luò)中存在的各種漏洞，及時(shí)采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，避免可能引起的破壞。6 身份鑒別

采用各種有效措施對(duì)通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線移交、信息檢索等活動(dòng)進(jìn)行身份鑒別，保證用戶身份的合法性。7訪問控制

通過網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備和軟件組合功能對(duì)用戶進(jìn)行操作權(quán)的限制，包括功能權(quán)限制和數(shù)據(jù)權(quán)限制，主要防范用戶的越權(quán)訪問。8 信息加密

包括傳輸加密和存儲(chǔ)加密。網(wǎng)絡(luò)設(shè)備應(yīng)支持相應(yīng)的加密協(xié)議。9安全審計(jì)

利用數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)、安全保密產(chǎn)品和應(yīng)用軟件的審計(jì)功能進(jìn)行安全審計(jì)、評(píng)估。10 保密管理

應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》和國家有關(guān)保密規(guī)定切實(shí)做好保密管理。

制度建設(shè) 電子文件歸檔制度

明確電子文件歸檔范圍、責(zé)任、格式、程序、方法、時(shí)限和質(zhì)量要求等。

2檔案數(shù)字化規(guī)程

明確規(guī)定本單位各種門類、載體檔案進(jìn)行數(shù)字化的具體要求。檔案安全保密制度

明確規(guī)定電子檔案安全管理職責(zé)要求和措施方法，網(wǎng)上利用權(quán)限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，以及檔案閱讀使用范圍。檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢利用制度

明確規(guī)定網(wǎng)上查詢利用檔案的范圍，查詢利用的程序方法及安全要求。5 檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度

明確規(guī)定檔案數(shù)據(jù)入庫、修改、檢測(cè)、備份、刪除等操作的具體程序和方法。6 電子檔案鑒定銷毀制度

明確規(guī)定電子檔案鑒定銷毀的基本原則、方法和技術(shù)要求。7 檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)和信息設(shè)備維護(hù)使用制度

明確規(guī)定檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)操作管理要求和程序方法，規(guī)定計(jì)算機(jī)等信息設(shè)備維護(hù)使用要求。

施工、監(jiān)理與驗(yàn)收 數(shù)字檔案室應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，由具有信息系統(tǒng)工程施工資質(zhì)的公司進(jìn)行施工，并聘請(qǐng)具有信息系統(tǒng)工程監(jiān)理資質(zhì)的監(jiān)理公司進(jìn)行全程監(jiān)理。檔案管理軟件系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全管理，均應(yīng)通過省檔案局專業(yè)驗(yàn)收。

邑等檔案室實(shí)行電子化管理實(shí)施方案

邑等完小

第五篇：電子檔案管理程序

電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)定（試行）

1目的和適用范圍

1.1目的為使公司設(shè)計(jì)和管理文檔的規(guī)范化，保證電子文檔的安全性、可利用性，對(duì)電子文件的形成、傳遞、積累、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過程管理，從而確保信息的真實(shí)性、安全性和完整性，使公司的利益不受損失，特制定本規(guī)定。

1.2適用范圍

本規(guī)定適用于公司電子文件的形成、傳遞、積累、歸檔及電子檔案的管理。本規(guī)定涉及的電子文件包括：文本文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、計(jì)算機(jī)程序、數(shù)據(jù)文件。

1.3其它

電子文件的管理應(yīng)由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門人員負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作，檔案室要進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。電子文件的傳遞和管理由辦公室負(fù)責(zé)，電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。2引進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)

有限公司SL01007《檔案管理制度》；

有限公司SL01009《檔案分類編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)》。

3管理規(guī)定

3.1 電子文件的形成、收集與積累

3.1.1 在“無紙化”計(jì)算機(jī)辦公或設(shè)計(jì)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，井對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)保留。

3.1.2 用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性。

3.1.3 用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意其對(duì)設(shè)備、軟件的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。

3.1.4 用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。

3.1.5 用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。

3.1.6 用音頻設(shè)備獲得的文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。

3.1.7 由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時(shí)應(yīng)注意參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。

3.1.8 通用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其軟件型號(hào)和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)必須連同專用軟件一并收集。

3.1.9 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。

3.2 電子文件的傳遞

3.2.1 公司內(nèi)部文件交換只可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，不能通過外接存儲(chǔ)設(shè)備、移動(dòng)硬盤進(jìn)行。

3.2.2需要拷貝電子文件時(shí)，需填寫《圖紙、資料拷貝登記表》或《USB、軟盤使用登記表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，并由網(wǎng)管負(fù)責(zé)實(shí)施。

3.2.3 只可通過指定專用計(jì)算機(jī)進(jìn)行Inter Net連接和收發(fā)電子郵件。收、發(fā)Email時(shí)需填寫《收、發(fā)電子郵件登記表》經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由網(wǎng)管負(fù)責(zé)實(shí)施，并保留郵件副本備案。

3.3 電子文件的整理

3.3.1電子文件的整理，應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級(jí)等因素相對(duì)集中，詳細(xì)請(qǐng)參考黃石有限公司SL01007《檔案管理制度》。

3.3.2電子文件應(yīng)按有限公司SL01007《檔案管理制度》著錄，并制成目錄。

3.4 電子文件的歸檔

3.4.1歸檔電子文件時(shí)應(yīng)填寫有限公司SL01007-01A《檔案材料歸檔移交清單》。

3.4.2歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。

3.4.3把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時(shí)，復(fù)制第3套，異地保存。對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)解密后再完成上述工作，3.4.4本規(guī)定推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

3.4.5存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫編號(hào)、名稱、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境。

3.4.6將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

3.4.7需要長期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。

3.4.8原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保留時(shí)間至少1年。

3.4.9在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件應(yīng)按上述歸檔過程完成物理歸檔。

3.5 檢驗(yàn)

3.5.1檢驗(yàn)項(xiàng)目包括：載體是否有劃痕；是否清潔；有無病毒。

3.5.2 檔案保管部門應(yīng)配備相應(yīng)的處理設(shè)備，以保證完成電子檔案的檢驗(yàn)工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn)，合格率應(yīng)達(dá)到100%。與紙質(zhì)檔案同時(shí)保存的電子檔案可采取抽樣檢驗(yàn)的方法，樣本數(shù)不少于總數(shù)的20％合格率應(yīng)達(dá)到100%。

3.5.3核實(shí)電子檔案的完整性和有效性，核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全。

3.5.4歸檔載體不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣本隔離。

3.6 電子文件的管理

3.6.1公司員工對(duì)文檔的訪問采用分級(jí)授權(quán)的方式，員工只訪問與自己工作相關(guān)的資料文檔。

3.6.2嚴(yán)防病毒破壞，做到定期備份電子文件。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)每周定期備份一次，重要數(shù)據(jù)做到及時(shí)備份。員工按要求存入到服務(wù)器中的個(gè)人文件夾里，同時(shí)保證存入的電子文件的正確性和完整性。

3.6.3電腦使用者對(duì)電子文檔、圖紙應(yīng)注意保管，不得遺失、私自傳播。如有需要他人電子文檔、圖紙應(yīng)申報(bào)批準(zhǔn)，方能夠查詢、打印，成套的圖紙輸出由專人負(fù)責(zé)打印。

3.6.4公司所有員工應(yīng)加強(qiáng)保密意識(shí)，嚴(yán)禁將公司圖紙、合同（含公司供貨廠家、價(jià)格、經(jīng)營模式等信息）等設(shè)計(jì)和管理資料以電子、紙張和口頭等方式有意或無意間提供給任何公司以外的人員。

3.6.5原則上，員工不得將圖紙等資料帶回家中，如確實(shí)需要（如加班等），須經(jīng)主管人員批準(zhǔn)方可。

3.6.6在工程項(xiàng)目實(shí)施中，由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)圖紙文檔的歸口管理，工程完工后交由工程管理部處理。

4．處罰

公司員工要自覺遵守上述規(guī)定，使公司的電子文件管理逐步走向正規(guī)化、制度化。對(duì)違反本規(guī)定者，輕者提出批評(píng)，重者罰款1000-5000元，對(duì)情節(jié)特別嚴(yán)重者，將予以除名。

5．其它

5.1本規(guī)定的解釋權(quán)屬于公司。

5.2本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。

6．附件

6.1《USB、軟盤使用登記表》

6.2《圖紙、資料拷貝登記表》

6.3《收電子郵件登記表》

6.4《發(fā)電子郵件登記表》