第一篇：某公司OA系統使用流程

手機辦公系統使用流程

一、登錄系統

總公司手機辦公系統（以下簡稱OA系統）有兩種登錄方式：

（一）電腦端口登錄：在電腦瀏覽器中輸入網址http://218.206.2*****/，進入登錄界面后，在用戶名一欄中輸入使用者本人的手機號碼。（首次登錄時無需輸入密碼，登陸后點擊左側日常辦公欄→賬號與安全→修改OA密碼，為確保總公司手機辦公系統的信息安全，使用者必須設定登錄密碼）

（二）手機端口登錄：手機（移動網絡，智能手機）掃描右側二維碼，下載安裝客戶端登錄即可。

二、OA系統主要功能及使用流程

（一）日常辦公模塊

1、電子郵件

主要功能：發送和接收電子郵件。

使用方式：與各其他電子郵箱使用方式基本相同，需要向非本系統用戶發送郵件時，需點擊“添加外部收件人”進行添加。

2、消息管理

主要功能：顯示需要使用者處理的消息。

3、公告通知

主要功能：發布總公司及各處室一般事務性通知

使用方式：各處室負責人有發布公告通知的權限，并可根據需 要限定公告、通知的接收范圍。

4、新聞、日程安排、工作日志等根據使用人的需求自行使用。

5、控制面板

主要功能：設置OA系統個人界面的各類參數，添加、修改安全密碼等。

（二）公文辦理

1、收文發起

主要功能：對總公司本級或上級來文進行辦理，一般由經理辦或黨辦負責發起。

工作流程：

承辦人簽收和辦公室意見步驟與現有文件加簽步驟基本相同。其中經理辦發起的文件提交總經理批示，黨辦發起的文件提交黨委書記批示。領導批示后，辦公室主任根據批示意見，提交各相關領導傳閱、辦理或轉交相關處室辦理。一般情況下，要對需要具體辦理的事項，要設定辦理期限；承辦領導和處室要在規定的期限內完成辦理事項并反饋辦理結果。

2、收文待辦 主要功能：查詢等待辦理的公文

3、收文查詢

主要功能：查詢所有接收到的公文

（三）協同辦公

1、臨時報告

主要功能：向上級領導匯報工作中需要得到批準的臨時事務。使用流程：

2、會議申請

主要功能：

1、申請使用會議室；

2、向參會人員發出會議通知。使用流程：

通過該系統提前1小時發出的會議通知視為參會人員已知曉，原則上，不再通過電話、短信等其他方式通知。

3、公務用車 主要功能：因工作需要申請使用公務車輛。使用流程：

一般性公車使用申請經經理辦相關負責人批準即可，節假日或出市區用車須經總公司領導審批。

4、公章使用審批

主要功能：規范總公司行政公章的使用。使用流程：

一般性事務使用公章步驟：1（申請人）→2（部門負責人）→5（經理辦）→6（公章管理人）；

較重要事項使用公章步驟：1（申請人）→2（部門負責人）→3（主管領導審批）→5（經理辦）→6（公章管理人）； 重要事項使用公章步驟：1（申請人）→2（部門負責人）→3（主管領導審批）→4（黨政一把手審批）→5（經理辦）→6（公章管理人）。

5、辦公用品及后勤用品申領 使用流程：

日常辦公用品申請步驟：1（申請單位或處室）→2（經理辦）后勤用品申請步驟：1（申請單位或處室）→2（總務處）大額辦公用品申請步驟：1（申請單位或處室）→2（經理辦）→3（主管領導審批）

6、印刷品制作 使用流程;

7、差旅申請 使用流程：

8、請假申請 使用流程：

事假、病假、婚（喪）假、帶薪休假等統一通過該流程報批； 事假、病假：一般管理人員1天以內假期，由本部門負責人批準即可；2—5天假期需部門負責人繼續提交主管領導批準；5天以上假期需主管領導繼續提交，行政口由總經理審批，黨委口由黨委書記審批。中層干部1天以內假期由主管領導審批，1天以上需主管繼續提交當這個一把手審批。

婚（喪）假、帶薪休假按現行制度逐級審批。

9、公務接待申請

使用流程：申請人（處室負責人）提出申請→總經理審批→經理辦承辦。

（四）企業管理及財務流程

1、合同及規范性文件審核：

流程：處室發起審核請求→企管辦審核，提出意見建議→提交公司領導批準。

2、月份支出計劃：

3、財務借支申請：

（五）投訴及意見建議處理 1、12345聯動中心交辦事物

經理辦工作人員提交交辦單→主管領導審閱，提出批轉意見→工作人員轉交相關處室辦理→承辦處室做出書面答復→提交本部門主管領導審閱→經理辦工作人員向聯動中心做出正式答復。2、315熱線及微博交辦單

熱線員（微博管理員）提交→服務處負責人審閱，轉交相關單位或處室→承辦單位或處室做出書面答復→熱線員（微博管理員）做出正式答復。

本系統自9月 日起試運行，請各單位和處室對各自日常工作進行梳理，將可以通過OA系統辦理的事項予以匯總，并初步制定出表格、流程，交經理辦統一匯總后，拓展到該系統中，實現企業管理向現代化、智能化邁進，全面提升管理效率。

第二篇：OA系統使用管理制度

OA使用管理制度

一、總則

1、公司辦公自動化系統（以下簡稱OA系統）是以泛微E-Office網絡智能辦公系統為管理平臺，采用服務器/客戶端/瀏覽器結構，建立起來的覆蓋全公司管理人員的辦公信息管理系統，實現網上辦公、無紙化辦公和信息資源共享。OA系統是公司信息化建設的重要組成部分，是提高公司辦公整體管理水平的重要手段。

2、為了加強對公司OA系統的管理，提高公司工作效率，有效降低和節約成本，加快辦公自動化建設，保障文件和各種信息傳遞快捷通暢，最終解決部門自身與部門之間協同工作的效率問題，從而系統地推進管理工作朝著制度化、標準化和規范化的方向發展，結合公司實際情況，制定本制度。

二、組織職責

OA系統的運行中，公司各部門各負其責，協同配合。職責如下：

1、公司行政人事部是公司辦公自動化OA系統的歸口管理部門。主要職責為：（1）、負責制定OA系統規章制度；

（2）、負責OA系統核心工作流程設計、修改；（3）、負責OA系統各職能部室工作流程設計的審核；（4）、負責確定、監管OA系統核心工作流程參與人員的權限；（5）、負責監控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉；（6）、負責工作流程的歸檔，并為其他部門提供查詢；（7）、負責OA系統內各大功能模塊信息內容更新的監督；（8）、負責對系統內的保密設置進行定期檢查；

2、OA系統管理員負責OA 系統的建設、維護和服務支撐工作，負責服務器的管理維護和日常運行。主要職責為：

（1）、負責OA系統軟件的配置升級管理；（2）、負責OA系統的數據備份；

（3）、負責制定OA系統應急方案和系統技術管理規章制度；（4）、負責公司領導、各部門人員的培訓和技術指導工作；

（5）、負責OA服務器、操作系統和硬件的維護，確保服務器安全運行；（6）、負責系統用戶注冊、注銷等管理；

（7）、負責OA平臺功能模塊各部門書寫權限的設置。

3、人事人員負責為OA辦公系統提供現行的組織機構設置，提供OA辦公系統中用戶的流動信息。主要職責為：

（1）、負責現有用戶、及新增用戶的審核；

（2）、負責提供用戶（變更或注銷）信息給OA系統管理員。

三、基礎管理

1、使用OA系統的各級用戶應保證各類文件處理的響應時間。系統所有用戶至少在每個工作日上午、中午的上班后一個小時內，中午和下午下班前一個小時內分別進入系統瀏覽一次，以保證公文系統的正常流轉和信息的及時傳送，最好能長期登陸進OA辦公。

2、協同及固定表單工作處理流程所涉人員，在接收到待辦事項后，正常處理時間應不超過8個工作小時（即一個工作日內）。如有應長期外出、請假、調休等特殊原因造成無法使用OA系統的，必須將所有或部分權限授權給關聯人員，以保證各類業務的正常流轉。

3、每位OA用戶的登錄名和登錄密碼應予以嚴格保密，并做到定期更新密碼，以防他人盜用賬戶，由于密碼泄漏造成的損失由用戶名所有人負責；同時為保障系統安全，各個用戶不得在網吧和其他公共場所使用公用電腦登錄OA系統，而應使用公司或家中的電腦登入。

4、每位OA用戶要保證在OA系統上發布、流轉的信息和文件的準確性、完整性和規范性，并對所發布和審批的內容負責。在OA系統中的意見和審批與原書面簽署具有同等效力和權威，相應人員應予以執行和遵守。

5、OA系統中的各分類公告及新聞均由有權限人員予以發布和更新，具體內容由本單位負責人確定，新聞內容不應涉及相關商業機密；人事公告或日常行政公告由行政人事部負責統一發布和管理，主要涉及各級人員的職務任免、調動和重大獎懲（包括通報表揚、重大表揚、嚴重警告）以及員工錄用和辭退等人事信息；各公司和總部發布的日常行政公告，主要涉及本單位的制度發布、管理規范和其他重大事項等內容。

6、各級OA用戶應認真遵守本制度的相關規定，進行規范使用和操作，違反本制度規定進行操作或使用的，將由上級主管或總部系統管理人員視情節輕重給予輕度至中度類別過失處罰。

四、應用管理

1、流程模塊的使用

（1）、流程模塊是OA平臺的精髓所在，其中包含日常工作、公司公文、行政事務三大類型。用戶只需根據實際需求如：請假申請、加班申請、出差申請、采購申請、工作交辦等等，填寫相應授權范圍內的表單，并根據系統綁定的流程提交審核。固定表單綁定流程中的各級用戶應根據公司相關制度規定和要求對表單進行操作和審批。

（2）、各流程節點的辦理人應及時審批處理流程發起人所要辦理的事情，以免耽誤發起人辦理。

（3）、用戶新建流程并提交后應點擊“已辦事宜”，以確保所設流程的準確性。上級審批人在接收到流程發起人的申請后應及時審批，若拒絕發起人的申請可不進行提交，但必須在簽辦反饋中寫明拒辦理由并保存反饋，流程發起人在接收到回退指令后，應認真查閱回退理由，以便重新調整和更改流程。

（4）、綁定流程的固定表單按業務實際需要對發起人進行授權，每個用戶可發起使用的固定表單在個人首頁中的“新建模塊”界面中可以直接調取使用，固定表單的具體分類和使用對象見《附件1：流程表單分類說明》。

2、文檔歸檔、查詢和共享

（1）、各級用戶均可對自行發起、審批或協同的協同文檔或固定表單進行歸檔，但原則上一般由流程中的最終協同或使用人進行歸檔。

（2）、工作流程歸檔時是按文檔類別進行的合理歸檔，一般人員可在公共文檔的工作流歸檔文件夾中查看與自己相關的工作流文檔。（3）、公共文檔中設置了部門文檔文件夾，各部門主管可設置各自部門文檔查詢、編輯或下載權限，確保文檔只給有對應權限的人使用或查閱，重要業務文檔或財務報表等文檔一般只能設置查詢權限，不得開放編輯和下載權限，以保證重要數據的安全性。

（4）、各級有權限人員均可進入公共文檔中進行相關業務文檔的調閱和使用，各部門主管有進入公共文檔中對各類文檔查詢的權限。公共文檔的具體分類和使用對象見附件2:《OA平臺公共文檔權限分配表》。

3、工作日志

（1）、公司人員均應于每天在“我的任務”—“我的日志”模塊中新建每天的工作日志記錄，以方便安排和查看日常工作的進度。各級主管亦可在下屬工作日志中查看本部門人員工作日志記錄。

4、郵件及消息的應用

（1）、各個用戶均已在OA系統中綁定了內部郵箱和消息，各用戶應定期檢索自己的收件箱，以查收和處理郵件。

（2）、內部郵件和消息主要用于與公司內部人員溝通和交流，內部各部門溝通和交流應盡可能使用協同方式進行，以提高業務處理效率。

（3）、OA平臺各人員如有任何待辦事宜都會有消息彈出框進行提醒。員工每隔一段應對內部郵件和內部消息進行清理工作，以免長時間積累影響服務器處理速度。

五、安全保密

1、按照公司《公司網絡管理制度》的規定，為了保證各單位的網絡暢通，嚴禁使用BT、電騾、電驢、迅雷、pplive等占用網絡帶寬的軟件，嚴禁在線觀看與工作無關的網絡視頻；嚴禁對網絡軟件和硬件進行非法操作。

2、OA系統的所有用戶，不得利用OA系統從事危害國家、集體和他人利益的活動，不得在系統上制作、傳播有礙社會治安和不健康的信息，不得制造和輸入計算機病毒以及其他危害系統安全的數據。

3、OA系統中的所有用戶應按規定的權限閱讀和使用系統提供的信息。不得盜用他人用戶賬號，不得干擾其他用戶和破壞系統服務。

4、未經管理人員的同意，任何人不得隨意讓公司無關人員及外部人員查看OA系統中的內容，更不許下載受控的內容。

六、網絡維護

為確保網絡的正常運行，全體員工都有對OA系統維護的義務；

1、公司OA管理員是公司OA系統欄目，版面變更唯一的指定人；

2、禁止在OA系統上傳帶有病毒的文件、圖片等；

3、未經許可，不得私自改變OA系統的桌面內容；

4、不得對網絡運行進行人為設限。

七、考核

為強化OA系統的健康運行，發揮其有效作用，實施考核管理。

1、OA系統自動對協同工作進行跟蹤，對每位同事工作事項的處理周期、處理件數、延誤情況進行記錄。并將使用情況納入季度或考核范圍。

2、對長期不使用OA系統、不按統一要求進行規范使用；網上辦公數據不準確，對工作造成不良影響的，將按照事務的后果情況進行處理，對考考核周期內處理事務周期較短的獎懲相關規定進行獎勵。

3、對不遵守規定、影響流程傳輸正常運行的使用部門和使用人員，依照有關規定追究相關人員和領導的責任。

4、對泄落機密，造成不良后果的，按公司有關規定進行處理。

八、應急措施

應急措施是保證、文件信息、資料不丟失的有效措施。

1、對公司制度、報告、考核、檔案等有價值的內容、信息，在發布的同時，發布人還應進行備份，以避免信息丟失。

2、公共文檔中各部門體系文件，各部門主管應留有本部門相關備份文件。

3、OA管理員對OA系統要及時進行維護管理，防止發生系統失效，每周進行一次系統清理，每周進行一次資料備份，對服務器進行安全防護。

九、附則

1、為了保障OA系統的硬件、軟件和信息的安全，保證系統的正常運行，全體用戶應遵守本管理制度，違反者應承擔相應責任并接受公司考核制度的處罰。

2、本制度未盡事宜按公司有關規定執行。

第三篇：oa系統使用規范

OA系統使用規范

目的

?

1、為了提高公司工作效率，保障信息傳遞暢通，根據公司的實際，制定本制度。

?

2、公司辦公自動化系統（以下簡稱OA系統）是以通達OFFICE ANYWHERE網絡智能辦公系統為管理平臺，采用服務器/客戶端/瀏覽器結構，建立起來的覆蓋全公司管理人員的辦公信息管理系統，實現網上辦公和信息資源共享。OA系統是公司信息化建設的重要組成部分，是提高公司辦公整體管理水平的重要手段。

? 3為了加強對公司OA系統的管理，提高公司工作效率，有效降低和節約成本，加快辦公自動化建設，保障文件和各種信息傳遞快捷通暢，根據《國家信息化領導小組關于我國電子政務建設指導意見》、《國家機關公文處理實施細則》、《中華人民共和國保密工作規定》、《計算機系統管理規定》、《公司公文處理辦法》等有關規定，結合公司實際，制定本制度。

目錄

一、登陸規范

.............................................................................................................................3

二、安全保密

.............................................................................................................................3

三、網絡維護...............................................................................................................................3

五、不良記錄...............................................................................................................................4

六、應急措施...............................................................................................................................4

七、其它要求...............................................................................................................................5

八、附則........................................................................................................................................5一、登陸規范

1、系統正式運行后，系統所有用戶至少在每個工作日上午、中午的上班后一個小時內，中午和下午下班前一個小時內分別進入系統瀏覽一次并在簽到處進行簽到（簽到將由人事進行考核，沒有達標者將有人事部公布處罰。），以保證公文系統的正常流轉和信息的及時傳送，最好能長期登陸進OA辦公。

2、系統用戶必須建立個人密鑰，填寫個人信息，保護好個人登陸密碼、電子簽名密鑰，并定期更換。多人共用一臺計算機，如暫停OA辦公需及時注銷或退出OA系統，以免他人介入工作環境。

3、登陸OA系統用戶口令應經常更改并保守秘密，以防他人有意或無意打開系統數據庫獲取信息，濫發電子郵件、惡意增刪資料或干擾公文運轉。

二、安全保密

1、所有用戶應認真貫徹執行《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》和公安部《計算機信息網絡國際聯網安全保護管理辦法》，嚴格遵守公司《計算機管理制度》有關規定。

2、按照公司《計算機管理制度》的規定，為了保證各單位的網絡暢通，嚴禁使用BT、電騾、電驢、迅雷、pplive等占用網絡帶寬的軟件，嚴禁在線觀看與工作無關的網絡視頻；嚴禁對網絡軟件和硬件進行非法操作。系統用戶必須安裝殺毒軟件，拒裝者取消其上網資格（包括個人筆記本電腦）。

3、OA系統的所有用戶，不得利用OA系統從事危害國家、集體和他人利益的活動，不得在系統上制作、傳播有礙社會治安和不健康的信息，不得制造和輸入計算機病毒以及其他危害系統安全的數據。

4、OA系統中的所有用戶應按規定的權限閱讀和使用系統提供的信息。不得盜用他人用戶賬號，不得干擾其他用戶和破壞系統服務。

5、未經管理人員的同意，任何人不得隨意讓公司無關人員及外部人員查看OA系統中的內容，更不許下載受控的內容；

6、發生泄密的情況，將按《員工手冊》及保密規定的內容追究相關人員責任。

三、網絡維護

為確保網絡的正常運行，全體員工都有對OA系統維護的義務；

1、公司OA管理員是公司OA系統欄目，版面變更唯一的指定人；

2、禁止在OA系統上傳帶有病毒的文件、圖片等；

3、未經許可，不得私自改變OA系統的桌面內容；

4、不得對網絡運行進行人為設限。

四、回復

實現信息的暢通，實現“知情”管理：

1、相關人員按職責對相關信息，應及時給予回復；上級要求必須回復的，格式為（回復）；涉及到全體員工或每團隊員工格式為（全體回復）；

2、公司通知、企業制度、指令等欄目內容涉及全體員工的，每個員工必須在一星期內給予回復，涉及相關人員的必須在三天內給予回復；

3、其他欄目，若下級要求必須回復的，格式為（請回復）；并應在三天內給予回復；

4、急辦的內容發布，內容上應注明“急辦”，對急辦的內容，相關人員必須在當天給予回復；

5、申請欄目內容發布，應有部門負責人的審核意見；

6、論壇、宣傳表格、人員去向、檔案等欄目，員工可自由參與，不強求回復。

7、凡涉及回復的，均應在發布時設定“邀請閱讀”；

8、相關人員按職責對相關信息，必須及時給予回復；如若未能按照回復的規定進行相應的回復，則第一次由公司OA管理員在OA欄目上發布批評并通知其直接上級，第二次OA管理員發布警告并通知其直接上級；第三次OA管理員直接通報總裁，總裁核實后，由財務部門給予50元的罰款并通報全公司。

9、OA管理員未及時通報的由其直接上級給予批評與警告；經兩次發現未及時通報的，由財務部門給予50元的罰款，三次發現未及時通報的由財務部門給予100元的罰款。

五、不良記錄

為強化OA系統的健康運行，發揮其有效作用，實施考核管理。

1、對未按規定及時回復的由版主進行記錄，每月進行公布，列入考核，對造成工作受到影響的將予以考核；

2、不按期、按時報送信息的，如：項目簡報、管理周報等按漏報次數給予主要負責人經濟考核；

3、發生影響OA系統維護管理的，視情節給予相應的考核。

六、應急措施

應急措施是保證、文件信息、資料不丟失的有效措施。

1、對公司制度、報告、考核、檔案等有價值的內容、信息，在發布的同時，發布人還應進行備份，以避免信息丟失；

2、需要進行歸檔管理的資料、信息由版主指定相關人員進行備份；

3、OA管理員對OA系統要及時進行維護管理，防止發生系統失效，每周進行一次系統清理，每周進行一次資料備份，對服務器進行安全防護。

七、其它要求

1、鼓勵全體員工 對OA系統的維護管理提出建議；

2、在工作時間內不得上網聊天，玩游戲，觀看與OA無關的網站，避免影響正常的工作；凡是違反此規定的，第一次予以10元經濟處罰，第二次予以50元經濟處罰，并根據情節通報批評；

3、發生急辦或重大信息，除在OA上發布外，還應及時采用其它通訊方式進行溝通，傳遞。

八、附則

1、為了保障OA系統的硬件、軟件和信息的安全，保證系統的正常運行，全體用戶應遵守本管理制度，違反者應承擔相應責任并接受公司考核制度的處罰。

2、本制度未盡事宜按法律法規和公司有關規定執行。

3、本制度由公司負責解行政部負責解釋、補充，經總裁審批通過后頒布執行。

第四篇：XX公司OA系統使用管理制度

公司管理協同模塊使用管理制度

第一章總 則

一、公司管理協同模塊是利用建立起來的覆蓋全公司管理人員的協同管理系統，實現網上辦公和信息資源共享。管理協同模塊是公司信息化建設的重要組成部分，是提高公司辦公整體管理水平的重要手段。

二、為了加強對公司管理協同模塊的管理，提高工作效率，有效降低和節約成本，保障文件和各種信息傳遞快捷通暢，根據公司的實際，制定本規定。

第二章組織管理與職責

一、行政人事部負責管理協同模塊服務器的管理維護和日常運行。主要職責包括：

1、負責管理協同模塊軟件的開發升級管理；

2、制定、落實管理協同模塊有關規章制度；

3、承擔公司各部門及員工的培訓和技術指導工作；

4、負責服務器、操作系統和硬件的維護，確保服務器安全運行；

5、負責數據備份工作；

5、保障公司各部門和各用戶與服務器網絡的正常連通；

6、負責系統用戶注冊管理，包括現有用戶、新增用戶的開通和使用權限及對需注銷的人員及時辦理注銷。注銷前應備份用戶管理協同模塊文件；

7、負責日常運行的技術維護、系統功能的不斷完善；

8、負責電子文檔的歸檔工作。

二、其他部門主要職責為：

1、負責制定本部門管理協同模塊相應管理制度；

2、負責本部門管理協同模塊終端的日常維護、人員培訓等技術支持工作；

3、負責本部門參與管理協同模塊人員權限變更時，及時提供給公司行政人事部申請調整。

4、負責根據本部門工作需要，提出優化需求。

第三章管理協同模塊的使用

一、公司各部門及各銷售網點的公文原則上統一采用管理協同模塊傳送，對于未經管理協同模塊傳送的文件，原則上不予書面審批。

二、如因出差而無法及時處理待辦事項的，可通過短信、郵件方式等方式先行辦理，出差任務完成回到公司后需及時將待辦事項辦理完成。

三、文件發送后，發送文件的人員要對發送的文件情況要進行檢查、催辦、督辦，確認發出的文件已落實到位。

四、嚴禁利用管理協同模塊各子模塊做與工作無關的事情。

五、未經許可，嚴禁管理員利用管理員權限私自查看他人文件。

第四章登陸規范

一、系統正式運行后，系統所有用戶原則上必須在每個工作日保持在線狀態，以保證公文的正常流轉和信息的及時傳送。

二、多人共用一臺計算機，如暫停使用時需及時注銷或退出管理協同模塊，以免他人介入工作環境。

三、登陸管理協同模塊用戶口令應經常更改并保守秘密，以防他人有

意或無意打開系統獲取信息。

四、涉及公司秘密以及其它密級文件不在管理協同模塊上進行工作流轉。

第五章應急處理

一、對公司制度、報告、公文、檔案等有價值的內容、信息，在發布的同時，發布人還應進行備份，以避免信息丟失；

二、需要進行歸檔管理的資料、信息由行政人事部指定相關人員進行備份；

三、系統管理員對系統要及時進行維護管理，防止發生系統失效，每周進行一次系統清理，每天進行一次資料備份，對服務器進行安全防護。

四、系統出現故障，導致公文與信息無法在系統中進行正常流轉的，應及時通知系統管理員。系統管理員應盡快組織相關單位查明原因，排除故障，并在24小時內作出相應。若24小時內仍未排除故障，可報請公司總經理同意，采用紙質文件進行處理。

第六章 附則

一、本規定未盡事宜按法律法規和公司有關規定執行。

二、本辦法由公司行政人事部負責解釋。

三、本辦法自發布之日起施行。

第五篇：OA系統使用管理規定

OA使用管理制度

一、總則

公司辦公自動化系統（以下簡稱OA系統）是以金蝶K/3 OA協同辦公系統為管理平臺，采用服務器/客戶端/瀏覽器結構，建立起來的覆蓋全公司管理人員的辦公信息管理系統，實現網上辦公、移動辦公、無紙化辦公和信息資源共享。OA系統是公司信息化建設的重要組成部分，是提高公司辦公整體管理水平的重要手段。為了加強對公司OA系統的管理，提高公司工作效率，有效降低和節約成本，加快辦公自動化建設，保障文件和各種信息傳遞快捷通暢，最終解決部門自身與部門之間協同工作的效率問題，從而系統地推進管理工作朝著制度化、標準化和規范化的方向發展，結合公司實際情況，制定本規定。

1.1 目的

規范公司流程管理，提高公司流程效率。1.2 適用范圍

各中心、各職能部門。

二、職責劃分

2.1 公司人力行政中心是公司辦公自動化OA系統的歸口管理部門。主要職責為：

（1）、負責制定OA系統規章制度；

（2）、負責OA系統核心工作流程設計、修改；（3）、負責OA系統各職能部門工作流程設計的審核；（4）、負責確定、監管OA系統核心工作流程參與人員的權限；（5）、負責監控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉；（6）、負責工作流程的歸檔，并為其他部門提供查詢；（7）、負責OA系統內各大功能模塊信息內容更新的監督；（8）、負責對系統內的保密設置進行定期檢查；

2.2 OA系統管理員負責OA 系統的建設、維護和服務支撐工作，負責服務器的管理維護和日常運行。主要職責為：

（1）、負責OA系統軟件的配置升級管理；（2）、負責OA系統的數據備份；（3）、負責制定OA系統應急方案和系統技術管理規章制度；（4）、負責公司領導、各部門人員的培訓和技術指導工作；

（5）、負責OA服務器、操作系統和硬件的維護，確保服務器安全運行；（6）、負責系統用戶注冊、注銷等管理；

（7）、負責OA平臺功能模塊各部門書寫權限的設置。

三、基本要求

3.1 使用OA系統的各級用戶應保證各類文件處理的響應時間。系統所有內勤用戶在每個工作日上班后一個小時內必須使用電腦瀏覽器登陸OA系統，中午和下午下班前一個小時內分別進入系統瀏覽一次，以保證公文系統的正常流轉和信息的及時傳送，最好長期登陸進OA辦公。

3.2 每位OA用戶的登錄名和登錄密碼應予以嚴格保密，并做到定期更新密碼，以防他人盜用賬戶，由于密碼泄漏造成的損失由用戶名所有人負責；

3.3每位OA用戶要保證在OA系統上發布、流轉的信息和文件的準確性、完整性和規范性，并對所發布和審批的內容負責。在OA系統中的意見和審批與原書面簽署具有同等效力和權威，相應人員應予以執行和遵守。

3.4 OA系統中的各分類公告及新聞均由有權限人員予以發布和更新，具體內容由本單位負責人確定，新聞內容不應涉及相關商業機密；人事公告或日常行政公告由人力行政中心負責統一發布和管理，主要涉及各級人員的職務任免、調動和重大獎懲（包括通報表揚、重大表揚、嚴重警告）以及員工錄用和辭退等人事信息；各中心和各部門發布的日常行政公告，主要涉及本單位的制度發布、管理規范和其他重大事項等內容。

3.5各級OA用戶應認真遵守本制度的相關規定，進行規范使用和操作，違反本制度規定進行操作或使用的，將由上級主管或總部系統管理人員視情節輕重給予輕度至中度類別過失處罰。

四、應用管理

4.1 流程模塊的使用

流程模塊是OA平臺的精髓所在，其中包含日常工作、公司公文、行政事務三大類型。用戶只需根據實際需求如：請假申請、加班申請、出差申請、采購申請、工作交辦等等，填寫相應授權范圍內的表單，并根據系統綁定的流程提交審核。固定表單綁定流程中的各級用戶應根據公司相關制度規定和要求對表單進行操作和審批。

流程發起要求

a、流程發起要求：經辦人在發起流程時，對于需要多部門會簽或審核的流程，發起人應先進行線下溝通（線下溝通至少包含直接上級和相關業務部門負責人），才能發起流程。上級審批人在接收到流程發起人的申請后應及時審批，若拒絕發起人的申請可不進行提交，但必須在簽辦反饋中寫明拒辦理由并保存反饋，流程發起人在接收到回退指令后，應認真查閱回退理由，以便重新調整和更改流程。

b、流程資料上傳與檢查：經辦人發起流程時，需要上傳相關附件資料，應檢查資料的完整性和可用性（保證附件資料在審批過程中能正常打開）。在發起流程后，經辦人須及時將紙質附件送到相關審批人處進行審核。

流程審批要求

a、審批意見：各環節審批人必須明確發表意見，客觀、清晰的表達自己的意見和態度，避免出現類似“閱”、“知曉”、“好的”等無明確態度的意見。

b、禁止討論性協商：流程原則上只是完成審批過程，具體事務通常是在各種會議上已經完成討論，流程審批人在審批時快速明確并簽署意見，禁止在流程審批過程中作討論性協商。

c、流程擱置與打回：在流程審批過程中，如發現經辦人上傳流程有誤或有疑問，須立即與經辦人進行溝通后明確意見，禁止未經溝通直接擱置流程或者強行將流程打回，更禁止沒有仔細審閱流程就直接通過。

d、流程協商：對于流程中未設置相關人員但確實需要征求意見的，可以發起流程協商，但應避免利用流程協商完成工作正常的溝通和協調。

流程審批時間要求

a、流程審批時間：原則上流程審批人每天至少早、中、晚進行三次登陸公司OA系統進行流程審批，原則上員工當天流程必須當天處理完畢，部門總監以上領導原則上流程處理不能超過2天，特殊崗位與流程除外。

4.2、消息中心的使用

消息中心主要用于與公司內部人員溝通和交流，內部各部門溝通和交流應盡可能使用協同方式進行，以提高業務處理效率。

五、安全保密

1、OA系統的所有用戶，不得利用OA系統從事危害國家、集體和他人利益的活動，不得在系統上制作、傳播有礙社會治安和不健康的信息，不得制造和輸入計算機病毒以及其他危害系統安全的數據。

2、OA系統中的所有用戶應按規定的權限閱讀和使用系統提供的信息。不得盜用他人用戶賬號，不得干擾其他用戶和破壞系統服務。

3、未經管理人員的同意，任何人不得隨意讓公司無關人員及外部人員查看OA系統中的內容，更不許下載受控的內容。

六、網絡維護

為確保網絡的正常運行，全體員工都有對OA系統維護的義務；

1、公司OA管理員是公司OA系統欄目，版面變更唯一的指定人；

2、禁止在OA系統上傳帶有病毒的文件、圖片等；

3、未經許可，不得私自改變OA系統的桌面內容；

4、不得對網絡運行進行人為設限。

七、考核

為強化OA系統的健康運行，發揮其有效作用，實施考核管理。

1、OA系統自動對協同審批進行跟蹤，對每位同事審批事項的處理周期、延誤情況進行記錄。并將使用情況納入月度或考核范圍。

2、對長期不使用OA系統、不按統一要求進行規范使用；網上辦公數據不準確，對工作造成不良影響的，將按照事務的后果情況進行處理。

3、對不遵守規定、影響流程傳輸正常運行的使用部門和使用人員，依照有關規定追究相關人員和領導的責任。

4、對泄漏機密，造成不良后果的，按公司有關規定進行處理。

八、應急措施

應急措施是保證、文件信息、資料不丟失的有效措施。

1、對公司制度、報告、考核、檔案等有價值的內容、信息，在發布的同時，發布人還應進行備份，以避免信息丟失。

2、OA管理員對OA系統要及時進行維護管理，防止發生系統失效，每月進行一次系統清理，每月進行一次數據庫備份，對服務器進行安全防護。

九、附則

1、為了保障OA系統的硬件、軟件和信息的安全，保證系統的正常運行，全體用戶應遵守本管理制度，違反者應承擔相應責任并接受公司考核制度的處罰。

2、本制度未盡事宜按公司有關規定執行。