第一篇：辦公自動化系統(OA) 使用說明書

辦公自動化管理系統

讀者將系統的原程序拷貝到本地計算機后，去掉文件夾的只讀屬性，按照《安裝配置說明書》內容完成配置后，便可在本地計算機上運行網站了。

辦公自動化管理系統主要分為員工登錄界面和管理員登錄界面兩部分，員工登錄界面主要是各種辦公信息的瀏覽及發布界面，管理員登錄界面主要是各種辦公信息的管理界面。

1.1 員工登錄

單擊【員工登錄】按鈕，系統自動彈出登錄的對話框，如圖1.1所示，單擊“員工號”和“密碼”文本框，輸入員工號和密碼，最后單擊【提交】按鈕即可進入員工登錄界面。如圖1.2所示。

圖1.1 員工登錄窗口

圖1.2 員工登錄界面

1.1.1 公告管理

公告管理主要包括：發布最新公告和查看以前公告。

單擊“公告管理”/“發布最新公告”選項，進入如圖1.3所示的界面，單擊“公告標題”和“具體公告”的文本框，輸入相應的內容，最后單擊【發布】按鈕即可完成發布操作。

圖1.3 查看以前公告

單擊“公告管理”/“查看以前公告”選項，進入如圖1.3所示的界面。通過該界面以可以查看所有的公告信息。單擊公告信息后面的刪除按鈕

即可將該公告信息刪除。

1.1.2 公文管理

公文管理主要包括：發布公文和接收公文。

單擊“公文管理”/“發布公文”選項，進入如圖1.4所示的界面，單擊“標題”和“內容”文本框，輸入發布公文的標題和內容。單擊附件的瀏覽按鈕，選擇相應的附件內容即可。單擊【現在發送】按鈕即可發送公文，單擊【暫時保存】按鈕可對當前公文進行保存，待要發送時，單擊【現在發送】按鈕即可發送公文。

圖1.4 發送公文

單擊“公文管理”/“接收公文”選項，進入如圖1.5所示的界面，界面自動顯示發送人的序號，待辦公文的個數以及公文的詳細內容，單擊【處理完成】按鈕即公文處理完成。單擊【以后處理】按鈕可以將公文以后再進行處理。

1.1.3 員工管理

員工管理主要包括：瀏覽員工信息、查找員工信息和添加員工信息。

單擊“員工管理”/“瀏覽員工信息”選項，系統自動進入員工信息一覽表，通過此界面可以瀏覽所有的員工信息。

單擊“員工管理”/“添加員工信息”選項，進入如圖1.6所示的界面，單擊“姓名”、“學歷”、“出生日期”、“職稱”、“電話”、“具體地址”等文本框，輸入相應的內容，勾選“性別”的選項，單擊“部門”、“職位”和“員工狀態”的下拉按鈕，選擇相應的選項，最后單擊【添加】按鈕即完成添加操作。

圖1.7 添加員工信息

單擊“員工管理”/“查找員工信息”選項，1.1.4 部門信息

部門信息主要包括：查看部門信息和查看職位信息。

單擊“部門信息”/“查看部門信息”選項，系統自動進入部門信息的界面，通過該界面可以查看所有的部門信息。

單擊“部門信息”/“查看職位信息”選項，系統自動進入職位信息一覽表，通過該界面可以查看所有的職位信息。

1.1.5 收發信息

收發信息包括：查看短消息和發送短消息。

單擊“收發信息”/“發送短消息”選項，系統自動進入如圖1.8所示的界面，單擊“收信人序號”、“短消息標題”和“內容”文本框，輸入相應的內容，最后單擊【發送】按鈕，系統給予“發送成功”的提示信息即發送成功。

圖1.8 發送短消息

單擊“收發信息”/“查看短消息”選項，系統自動查看短消息的界面，通過該界面可以查看所有的短消息。

1.1.6 優秀員工管理

優秀員工管理主要包括：查看優秀員工和優秀員工提名。

單擊“優秀員工管理”/“優秀員工提名”選項，界面下方自動顯示優秀員工提名的界面，單擊“員工序號”的文本框，輸入要提名的員工序號，單擊【提名】按鈕即可完成操作。

單擊“優秀員工管理”/“查看優秀員工”選項，界面下方自動顯示所有優秀員工的相關信息。單擊員工信息后面的刪除按鈕

即可刪除該條員工信息。

1.2 管理員登錄

單擊【管理員登錄】按鈕，界面下方自動顯示管理員登錄的界面，如圖1.9所示，單擊“用戶名”和“密碼”文本框，輸入用戶名和密碼，最后單擊【提交】按鈕即可進入員工登錄界面。如圖1.10所示。

圖1.9 管理員登錄界面

圖1.10 辦公自動化系統后臺

辦公自動化系統后臺管理頁面主要包括：部門管理、職位管理、公告管理、公文查看、員工管理、賬號管理、短消息管理、在線管理、員工狀態管理和安全退出。

1.2.1 部門管理

部門管理主要包括：添加部門、修改部門、查看部門和刪除部門。1.添加部門：

單擊“部門管理”/“添加部門”選項，系統自動進入如圖1.11所示的界面。通過該界面可以添加部門信息。

圖1.11 添加部門

單擊“部門名稱”和“部門描述”文本框，輸入相應的內容，最后單擊【添加】按鈕即可完成添加操作。

2.修改部門：

單擊“部門管理”/“修改部門”選項，系統自動進入如圖1.12所示的界面。通過該界面可以修改部門信息。

圖1.12 選擇修改部門

單擊“選擇修改”的下拉按鈕，選擇要修改的部門，單擊按鈕，系統自動進入如圖1.13所示的界面，單擊各文本框即可進行修改，最后單擊【修改】按鈕即可完成修改操作。

圖1.13 修改部門信息

3.查看部門：

單擊“部門管理”/“修改部門”選項，界面下方自動顯示所有部門信息。4.刪除部門：

單擊“部門管理”/“刪除部門”選項，系統自動進入如圖1.14所示的界面，單擊“請選擇要刪除的部門名稱”的下拉按鈕，選擇要刪除的部門，最后單擊【刪除】按鈕即可完成刪除操作。

1.2.2 職位管理

職位管理主要包括：添加職位、修改職位、查看職位和刪除職位。具體的操作方法同部門管理的操作方法相同，這里不作重復講解。

1.2.3 員工管理

員工管理主要包括：添加員工信息、瀏覽員工信息和查找員工信息。1.瀏覽員工信息

單擊“員工管理”/“瀏覽員工信息”選項，系統自動進入員工信息一覽表的界面，通過該界面可以瀏覽所有的員工信息。2.添加員工信息

添加員工信息的操作方法同前臺的員工信息添加的操作方法相同，這里不作重復講解。3.員工信息查找

單擊“員工管理”/“瀏覽員工信息”選項，系統自動進入如圖1.14所示的界面。通過該界面可以查找所有的員工信息。

圖1.14 員工信息查找

設置查詢條件，最后單擊【查找】按鈕，界面下方自動顯示查找結果。

1.2.4 賬號管理

賬號管理主要包括：員工密碼設定和查看激活賬號。1.員工密碼設定

單擊“賬號管理”/“員工密碼設定”選項，系統自動進入如圖1.15所示的界面。通過該界面可以設定員工密碼。

圖1.15 員工密碼設定 單擊“請輸入要設定的員工id序號”的文本框，輸入員工id序號，單擊“請輸入要設定的員工密碼”的文本框，輸入密碼，最后單擊【設定】按鈕即完成密碼的設定操作。

2.查看激活賬號

單擊“賬號管理”/“查看激活賬號”選項，系統自動進入員工激活賬號查看的界面，通過該界面可以查看所有被激活的員工賬號，單擊員工信息后面的刪除按鈕該信息。，即可刪除

第二篇：辦公自動化OA系統招標書（推薦）

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辦公自動化OA系統招標書

招標書編號： SB-Z10014 第一部分 招 標 公 告

南通紡織職業技術學院對辦公自動化 OA 系統所需服務進行公開招標。1、項目概況：

項目名稱：南通紡織職業技術學院辦公自動化 OA 系統

基本要求： 滿足實時通信、信息發布、資源管理、行政辦公、業務流程、信息集成等需求。2、招標內容：

自動化辦公 OA 系統軟件開發、本項目預算經費為： 20 萬元（人民幣）4、交付時間：

交付地點：南通紡織職業技術學院 開發周期： 45 個日歷天 5、資格要求 ：

①.依法成立的法人或其他經濟組織。

②.有能力提供項目所需服務，并確保按期完工。

③.投標單位所投標產品要有信息產業部門的認證資質和相關軟件著作權證明書。

④.具有履行合同的能力和良好的履行合同的記錄。⑤.投標單位的注冊資金不得少于叁佰萬元人民幣。⑥.投標人提供的產品必須是自主研發的產品。

⑦.投標人應具有本采購項目子系統所需的質量認證證書及其他相關資料。⑧.開發人員相關資料（包括學歷，認證，相關業績和勞務合同）。第二部分 投 標 須 知

一、項目名稱： 南通紡織職業技術學院辦公自動化 OA 系統

二、投標文件的遞交、投標文件的密封和標記：投標人應將投標文件用信封密封（單位蓋章），標明招標編號、投標項目名稱，并在信封上注明“于＿＿＿＿＿＿＿之前不得拆封”。、遞交投標文件的截止時間： 2010 年7 月22 日 10 ： 00，投送標書時請準備一份公司資質證明材料（企業法人營業執照正本復印件、組織機構代碼證正本復印件、法人授權委托書等），以備資格預審。3、投標書遞交至： 南通紡織職業技術學院國資辦 地

址： 南通紡織職業技術學院后勤樓四樓

接 收 人： 吳老師、董老師（0513-81050081、81050032）4、開標時間及地點：開標時間及地點另行通知。5、開標時投標方需派專業技術人員到場述標。、投標方可在我院校園網上下載 標書或與我院國資辦聯系，電話： 0 513-81050081、810500 32。、投標方投標書時，需提供投標保證金 5000 元（支票進賬單）（銀行進賬單，進帳日期需在投標截止日前一天）。未中標者，開標后憑 原始收據 無息退還。中標者，投標保證金轉為供貨保證金，在驗收合格后憑 原始收據 無息退還。

收款單位：南通紡織職業技術學院 賬號： 111***52120 開戶行：工行城南支行、投標方投標書時，需交標書資料費 200 元（不退還）9、遲交的投標書，招標方有權拒絕。

三、付款方式：雙方協商確定

四、評標方法：綜合評標法。

五、培訓要求：

中標方必須提供對平臺使用人員和平臺管理人員的培訓，培訓內容包括平臺技術和應用系統使用及維護培訓。、投標方必須提供滿足平臺使用所要求的培訓服務。、投標方必須提供高水平的培訓。培訓應包括系統使用、維護的相關技術等。3、投標方派出的培訓教員應至少具有三年相同課程的教學經驗。4、所有的培訓教員必須用中文授課。、投標方必須為所有被培訓人員提供培訓用文字資料和講義等相關用品。6、所有的資料必須是中文或英文書寫。、培訓時間與日期必須在系統開發完畢后盡快安排。

六、售后服務要求

響應時間：在保修期內當系統出現故障時，供貨方必須在 4 小時內響應，并提出相應的解決方案，8 小時內技術人員服務到位。投標方所提供的系統發生任何主要問題，投標方應及時（24 小時內）提供所必須的技術與其它支援。在工程完工后，投標方應對招標方提供 3 年技術支持，對于招標方系統的升級和擴展，投標方應免費提供技術咨詢服務和給出相應的技術方案。在保修期內，如遇緊急情況、重大活動時維修人員必須及時趕到現場。第三部分 項 目 需 求

1.技術需求 n 系統基于三層結構，要求 采用開放架構及標準的 三層結構。n 采用B/S架構，系統必須采用B/S架構，系統基于瀏覽器操作，客戶端要求零安裝。

n 系統支持跨平臺運行，支持當前業界絕大多數操作系統平臺如 ： Windows(Windows 9x，windows 2000，windows 2003，windows xp，windows 7)、Unix(Aix、Saloris)和 Linux 等操作系統，本系統要求在Linux操作系統環境上運行，開發語言要求使用java語言。

n 系統全面支持各種主流的大型關系型數據庫，其中包括 ORACLE、SQL-SERVER、DB2 等，本項目要求使用 ORACLE10g 數據庫管理系統。n 和學院現有系統的對接方面，能夠預留與學院數據中心系統和統一身份認證系統集成的接口，該系統要求實現基礎數據的導入和與學院數據中心的對接功能，并要求完成與統一身份認證系統的對接。

n 該系統包含 門戶管理平臺、工作流平臺、知識管理平臺、公文管理平臺、采購管理平臺、財務信息、個人事務平臺、會議管理平臺、郵件管理平臺、輔助管理平臺等功能模塊，該系統作為數字化校園建設的一部分，應保證其可擴展性、安全性和穩定性。

n 為了系統更好的適應學院的發展，系統必須提供強大的自定義功能。為了滿足用戶界面的個性化設計要求，系統能 完全自定義登錄界面、系統布局、系統顏色、菜單名稱、元素名稱、門戶等；為了事務流程的擴展，方便日后表單結構的調整，在不編寫任何代碼的前題下，系統能實現流程流轉、表單、數據庫結構自定義。

n 工作流平臺必須提供圖形化設計流程的功能，要求實現圖形拖拽，支持圖形化表單導入，流程定議 要求做到所見即所得。

n 提供可視化的報表設計功能，要和制作 Excel 電子表格操作類似，以便用戶非常方便的設計業務報表和統計報表；要求支持各種常見的報表格式，如表格，直方圖、餅圖等多種格式的圖表；報表要求有 Excel 電子表格導出功能，并實現 HTML 頁面顯示。

n 應具有統一的用戶及權限管理機制，能夠很方便地對系統進行全面的權限管理，避免信息的冗余，以及由于個別系統的設計不當導致的安全隱患。權限可以從具體人、具體部門、具體角色、具體安全級別等多個維度進行管控。

n 系統提供分權管理，系統管理員可以分權給各院系、部門的管理人員。各級管理員根據權限，可以對所在部門的流程、知識等進行管控。

n 提供系統日志管理功能，系統日志管理包括日志監控、日志審計和日志統計，系統中發生的所有對數據產生變更的操作和系統本身的運行檢測情況都要求記錄在日志平臺中，便于統計分析。

n 文件編輯時具有緩存和定時保存功能 , 避免因為斷網等故障的出現造成錄入數據的丟失。

2.功能需求 2.1.1.門戶 管 理 v 通過 B/S 方式登陸信息門戶。

v 能夠實現信息的發布功能，包括學院新聞、通知公告、校歷、作息時間表、值班表、一周安排等信息發布和查看。

v 提供全個性化頁面設置，如：可按個人意愿或工作要求設置頁面風格。登錄界面、系統布局、系統顏色、菜單名稱、元素名稱、門戶全部自定義。

v 能夠實現多層多級門戶設置，如：可以為各院系、部門設置不同的信息頁面，能各自發布動態新聞、通知公告。2.1.2.流程管理 v 可視化流程自定義：支持靈活的可視化流程定義工具。流程流轉、流程表單、數據庫結構完全自定義?？梢愿鶕合?、部門的要求設置出不同的流程。

v 流程支持圖形化設計：系統要求提供圖形化表單設計功能，提供電子表格導入和流程圖形化拖拽的配置功能。

v 可以根據需求任意定義各種工作流程，包括并發、分支、匯總和循環等流程，并且可以方便簡單的對已定義、已執行的各種流程進行修改和優化。v 流程監控：可以隨時監控流程的流轉情況。

v 提供文字審批、手寫簽名、電子簽名等多種批示方式。v 提供流程提醒、郵件提醒、短信提醒等多種提醒方式。v 流程要求具有版本管理功能。

2.1.3.知識管理 v 能夠對學院中的技術資料、規章制度資料、各種報表等進行統一的管理。

v 提供紙質文檔掃描功能，紙質文檔實現快速掃描，生成 PDF 格式文件上傳至系統。

v 支持 HTML、Word、Excel、Wps 等多種在線編輯和保存，支持多附件上傳。v 能夠進行知識訂閱、評分和對新知識進行標識等操作。

v 文件編輯時具有緩存和定時保存功能 , 避免因為斷網等故障的出現造成錄入數據的丟失。

v 提供模板管理功能，文件新建時，可以直接套用模板錄入。

v 具有嚴格的權限控制，可禁止下載、打印控制、附件容量控制等；支持大容量文件上傳和斷點續傳。

v 支持靈活的查詢，支持全文檢索。

v 提供版本管理功能，文件修改的所有版本都可以查詢和統計。

2.1.4.公文管理 v 收發文管理：實現全院的內部收發文電子化，同時，為外部來文提供 CA 接口。

v 公文流轉：支持不同類型的公文電子流轉，完成審批、填寫意見、修改文件、審核流痕、知會、文件歸檔等功能。

v 任務指派：能夠把工作任務指定到具體的人員，并能通過設定完成的時間，到期提醒等方式，進行督辦和催辦；任務完成情況要能及時反饋給任務分發人。v 公務授權：能夠把個人的工作任務受托給系統中的其他用戶，可以指定授權終止時間，到期后系統自動回收授權。被授權人處理事務和填寫意見時系統能夠明顯反映出“代處理”的狀態提示。

v 催辦督辦：可預先設定承辦人的完成期限，對逾期尚未辦理者，可通過流程、郵件、短信等方式發催辦通知，敦促辦理。

v 歷史記錄：對于公文處理過程，要求保留日志記錄，可以清楚查閱到該公文的審批過程。

v 修改痕跡：對正文的每次修改，要求保留原稿的修改痕跡。v 與 MS-Office 無縫集成：可以和 MS-office 套件無縫集成，辦公正文部分可以實現 word 在線編輯。

v 多種批示方式：文字審批、手寫簽名、電子簽名等多種批示方式，提供電子套紅、自動編號、電子簽章功能。

v 紙質收文處理：紙質收文要求通過快速掃描方式，掃描內容形成 PDF 格式的文件直接入庫。

v 發文修改：修改的文檔要求有版本管理功能，可以查看各版本文檔的內容。2.1.5.采購管理 v 采購方式分為貨物采購、工程采購和服務采購三類。v 各院系、部門負責人編制采購預算表。v 采購預算表要有流轉與審批。v 采購申請和認證報告管理

v 采購申請和認證報告實現與流程關聯，實現各級領導審批。v 招標書管理與審批。v 招標專家庫管理 v 評標專家抽簽管理 v 打分管理

v 中標通知書管理

v 招標過程中所形成的紙質文檔的掃描存檔和管理。v 合同審批和合同管理，合同紙質文檔的掃描與存檔。

v 預算外采購管理（基本同預算內設備的采購管理，所不同的是需要額外提交“立項報告”）。

2.1.6.財務信息 v 工資管理 v 由財務處按月上傳員工的工資數據，員工只能查詢本人工資情況。v 學生繳費管理

v 由財務處上傳學生繳費數據，院領導、系主任、班主任有權限分別查詢全院、本系和本班學生繳費情況。

2.1.7.會議管理 v 會議通知發送：能夠指定會議參加人員名單，系統能根據系統設置 , 有選擇通過郵件、內部郵件、手機短信等方式發送會議通知到相關人員和會議室的管理人員的郵箱、內部郵箱或手機。v 會議通知反饋：各參加會議的人員收到會議通知后，系統自動向會議組織者反饋參會回執，確認會議通知已經收到。

v 會議紀要：會議結速后由相關人員完成會議紀要，支持紙質紀要的快速掃描，以 PDF 文件上傳系統。

v 會議匯總：能夠按照時間、部門等關鍵字段查詢會議清單，以部門為單位統計會議次數等。

v 會議沖突檢查：提交會議通知時，要進行參加會議的人員參會的沖突檢查，以及會議室使用的沖突檢查。

v 會議室管理人員要求能查詢到所管理會議室的安排情況。v 會議如有變更時，要自動發送會議變更通知。2.1.8.個人事務 v 個人任務管理與統計。v 個人日常事務管理。

v 分領導層的工作安排和工作任務的下達。工作任務下達，要求工作任務分級下達和同級協助。

v 任務督辦，對進度和過程的監督與監控。

v 任務查詢，能查詢“我的任務”、“我下達的任務”和“項目進度”等。v 提供流程、郵件、短信等多種提醒機制。

v 實現一卡通掛失、解掛等功能和充值與消費查詢。

v 年初個人工作計劃和個人年終工作總結管理，部門計劃和總結的管理，可設置閱讀權限。

v 個人密碼修改、通訊錄、電子郵箱、校園黃頁、教職員工通訊錄等管理。2.1.9.郵件系統 v 利用郵件系統，實現企業內部信息傳遞，實現內部郵件和外部 internet 郵件互通。

v 能夠實現多個外部郵件集成功能，實現“免登錄功能”。進入 OA 系統，不需要輸入郵箱用戶名、密碼，直接可以收發郵件。v 能夠支持 POP3，IMAP 等多種協議。

2.1.10.信訪管理 v 實現老師或學生與學校部門或領導之間的信息交互。v 信箱管理—維護部門信箱或校長信箱的基本信息。

v 意見提交：選擇部門信箱或校長信息寫信，填寫選擇是否對外公開，可設置查看密碼。v 意見回復：主要是部門或領導對所提交的意見進行回復。方便提交意見人對查看回復意見。

v 意見反饋：用于對意見提出者查看回復意見。

2.1.11.輔助辦公 v 支持實時通信平臺，如：可及時把信息通過系統發送到相關人員的內部郵箱、外部郵箱、手機或 PDA 上，系統能提供標準接口方便今后與其他系統對接。

v 支持人員間互動交流，可以集成常用工具（如 QQ）或自設即時通訊工具來實現人員間的工作交流，系統能夠實現開機自動登錄和待辦事宜自動提醒功能。v 系統可以實現遠程移動辦公，方便員工在外地出差時也能及時處理相關辦公事務。

v 提供天氣預報、飛機航班、火車車次等項目查詢 2.1.12.系統安全 v 提供多種安全驗證機制：驗證碼驗證、手機動態密碼驗證、Usbkey 驗證、指紋識別儀驗證。驗證機制可以選擇一項，也可以選擇多項組合實現。

v 提供 IP 地址使用限制管理。v 提供數據庫數據備份功能。第四部分 投標文件組成 1、企業資質及各項獎勵證書 ⑴企業法人營業執照正本復印件 ⑵組織機構代碼證正本復印件 ⑶法人授權委托書

⑷信息產業部門對產品的認證資質等文件及相關授權書 ⑸其他相關資質等、單位相關業績與簽訂合同的復印件 3、方案書、方案書的特殊說明、實施完成本案所需開發周期的詳細計劃和投標單位的整體報價 6、售后服務承諾書（要明確技術性能響應時間及要求）7、項目測試及驗收方案 8、項目培訓方案、本投標文件技術標一正二副 , 商務標單獨封裝。

第三篇：OA辦公自動化系統

OA

電子信息學院 09電信A班 29010302023 黃哲銳

2011年 月 9 日 辦公自動化系統 辦公自動化系統（OAS）Office Automation System是利用技術的手段提高辦公的效率，進而實現辦公自動化處理的系統。它采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業的管理和決策提供科學的依據，深受眾多企業的青睞。

一、簡介：

一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。OA從最初的以大規模采用復印機等辦公設備為標志的初級階段，發展到今天的以運用網絡和計算機為標志的現階段，對企業辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。

OAS軟件解決企業的日常管理規范化、增加企業的可控性、提高企業運轉的效率的基本問題，范圍涉及日常行政管理、各種事項的審批、辦公資源的管理、多人多部門的協同辦公、以及各種信息的溝通與傳遞?？梢愿爬ǖ恼f，OA軟件跨越了生產、銷售、財務等具體的業務范疇，更集中關注于企業日常辦公的效率和可控性，是企業提高整體運轉能力不可缺少的軟件工具。

二、OA發展的階段

工具階段：

紙張信息數字化，純文字、表格處理、存儲、查詢，工具階段 MIS階段：

數字信息采集匯總，流程、表單管理，局域共享，C/S結構為主流。

網絡協同工作時代－互聯網環境，對信息全方位、多角度共享及協同要求，基于智能、門戶、管理及業務一體化整合，B/S結構為主流。

雖然諸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的許多應用軟件可以提高辦公效率，但是這僅僅是針對個人辦公而言。辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現群體協同工作。協同工作意味著要進行信息的交流，工作的協調與合作。由于網絡的存在，這種交流與協調幾乎可以在瞬間完成，并且不必擔心對方是否在電話機旁邊或是否有傳真機可用。這里所說的群體工作，可以包括在地理上分布很廣，甚至分布在全球上各個地方，以至于工作時間都不一樣的一群工作人員。

辦公自動化可以和一個企業的業務結合的非常緊密，甚至是定制的。因而可以將諸如信息采集、查詢、統計等功能與具體業務密切關聯。操作人員只須點擊一個按鈕就可以得到想要的結果，從而極大得方便了企業領導的管理和決策。

辦公自動化還是一個企業與整個世界聯系的渠道，企業的Intranet網絡可以和Internet相聯。一方面，企業的員工可以在Internet上查找有關的技術資料、市場行情，與現有或潛在的客戶、合作伙伴聯系；另一方面，其他企業可以通過Internet訪問你對外發布的企業信息，如企業介紹、生產經營業績、業務范圍、產品/服務等信息。從而起到宣傳介紹的作用。隨著辦公自動化的推廣，越來越多的企業將通過自己的Intranet網絡聯接到Internet上，所以這種網上交流的潛力將非常巨大。

三、功能

辦公自動化系統主要面向組織中的業務管理層，為各種類型的文案工作提供支持，通過應用信息技術，支持辦公室的各項信息處理工作，協調不同地域之間、各職能間和各信息工作者間的信息聯系，提高辦公活動的工作效率和質量。

不同組織中的辦公業務是不同的，所以，不同辦公系統有很大的區別，但一般情況下，辦公自動化系統都具有通過文字處理、桌面印刷、電子化文檔進行文檔管理；通過數字化日歷、備忘錄進行計劃和日程安排；通過桌面型數據庫軟件進行數據庫管理；通過電子郵件、語音信箱、數字化傳真和電視會議等形式進行信息聯絡與溝通的功能。

四、分類

目前企業的辦公自動化程度可以劃分為以下四類：

1、起步較慢，還停留在使用沒有聯網的計算機，使用MS Office系列、WPS系列應用軟件以提高個人辦公效率。

2、已經建立了自己的Intranet網絡，但沒有好的應用系統支持協同工作，仍然是個人辦公。網絡處在閑置狀態，企業的投資沒有產生應有的效益。

3、已經建立了自己的Intranet網絡，企業內部員工通過電子郵件交流信息，實現了有限的協同工作，但產生的效益不明顯。

4、已經建立了自己的Intranet網絡；使用經二次開發的通用辦公自動化系統；能較好得支持信息共享和協同工作，與外界聯系的信息渠道暢通；通過Internet發布、宣傳企業的產品、技術、服務；Intranet網絡已經對企業的經營產生了積極的效益?，F在正著手開發或已經在使用針對業務定制的綜合辦公自動化系統，實現科學的管理和決策，增強企業的競爭能力，使企業不斷發展壯大。

辦公自動化已經成為企業界的共識。眾多企業認識到盡快進行辦公自動化建設，并占據領先地位，將有助于保持競爭優勢，使企業的發展形成良性循環。

辦公自動化的實施應該考慮企業的實際情況，主要是企業的經濟實力。按照上述分析，第一類企業進行辦公自動化建設就需要較多投入，既要搭建企業Intranet網絡，又要開發辦公自動化系統，需要企業有較強的經濟實力才能完成；而對于第二、第三類企業，由于企業Intranet網絡已經存在，只是沒有或沒有好的辦公應用系統，所以只須投入相對網絡投資少得多的資金即可開發通用辦公自動化系統，產生較高的投資回報。即便一步到位開發綜合辦公自動化系統其投資也要比網絡投資少得多，而產生的經濟效益更高；對于第四類企業，由于其辦公自動化基礎好，只須較少的投資即可達到目前辦公自動化的最高水平。

五、企業適用范圍

那么，什么樣的企業適合使用辦公自動化(OA)系統?幾乎所有企業都適合使用辦公自動化(OA)系統，但不同企業使用的目的性會有所不同，具體是：

[1]信息化尚未入門的企業

由于沒有信息化應用基礎，先上辦公自動化(OA)，注OA有著近乎100%的成功率，有利于提高企業各級人員的基本素質與計算機方面的實際操作能力，有利于今后業務領域企業信息化工作的開展。

[2]信息化失敗的企業

信息化失敗，特別是大型業務管理系統失敗，例如ERP，給企業方面的信心打擊是十分沉重的，為了重塑信心或者一開始就回避一下風險，選擇辦公自動化不失為一種選擇。

[3]缺少信息化資金準備的企業

信息化投入一般比較昂貴，在沒見到實際效果的時候，多數企業會猶豫不決。因此，對于謹慎型的企業或者資金不充裕的企業，先上辦公自動化(OA)，有利于企業逐步了解企業信息化及其作用，減少今后信息化工作的盲目性。

[4]已擁有業務管理系統的企業

辦公自動化(OA)與業務管理系統互為補充，可以豐富并完善企業信息化工作的形式與內容。

第四篇：OA辦公自動化系統作用

OA辦公自動化系統作用

對于企業事業單位的領導來說OA是決策支持系統，能夠為領導提供決策參考和依據；對于中層管理者它是信息管理系統；而對于普通管理者它又是事物/業務處理系統。OA能夠為單位管理人員、工作人員提供良

好的辦公手段和環境，使之準確、高效、愉快的工作。

實施OA系統可幫助企業事業單位實現信息資源的共享；增強員工協同工作的能力；強化領導的監控管理；有效管理起有形（設備等）、無形(業務信息、知識)資產，避免流失；實現公文流轉、審核、簽批等行政事務的自動處理，促進管理電子化、規范化，完美整合了組織內部的信息流。具體來說，實施OA辦公自動化系統作用為：

1、建立內部的通信平臺。

建立單位內部的郵件系統，使單位內部的通信和信息交流快捷通暢。

2、建立信息發布的平臺。

在單位內部建立一個有效的信息發布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內部的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解企業的發展動態。

3、實現工作流程的自動化。

變革了單位傳統紙質公文辦公模式，企業內外部的收發文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式，提高辦公效率，實現無紙化辦公。不用拿著各種文件、申請、單據在各部門跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章，而是利用快速而廉價的網絡傳遞手段，發揮信息共享功能來協調單位內各部門的工作，減少工作中復雜環節。

4、實現文檔管理的自動化。

可使各類文檔（包括各種文件、知識、信息）能夠按權限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。文檔管理自動化使各種文檔實現電子化，通過電子文件柜的形式實現文檔的保管，按權限進行使用和共享。實現文檔管理自動化以后，如企業來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己進入系統就可以看到這個單位積累下來的東西，規章制度、各種技術文件等等，只要他的身份符合權限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓環節。

5、輔助辦公。

它牽涉的內容比較多，像會議管理、車輛管理、辦公用品管理、圖書管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現了這些輔助辦公的自動化。

6、實現分布式辦公。

變革了傳統的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區域，可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網絡連接隨時辦公，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。

7、建立信息集成平臺。

現代企業中已存在的MIS系統、ERP系統、財務系統等存儲著企業一些經營管理業務數據，對企業的經營運作起著關鍵性作用，但它們都是相對獨立的、靜態的，智能網絡辦公系統具備數據接口功能，能把企業原有的業務系統數據集成到工作流系統中，使企業員工能有效獲取處理信息，提高企業整體反應速度。

8、節省企業的辦公費用支出。

將傳統的紙張填寫過程電子化，尤其是長途電話、傳真、復印、打印和辦公用紙費用，真正實現無紙化辦公，是企業實現管理現代化的標志。

9、搭建知識管理平臺。

系統性利用企業積累的信息資源、專家技能，改進企業的創新能力、快速響應能力、提高辦公效率和員工的技能素質。

10、增強領導監控能力

強化領導的監控管理，增強管理層對組織的控制力，及時有效監控各部門、各個人員的工作進度情況；實時、全面掌控各部門的工作辦理狀態，及時發現問題及時解決，從而減少差錯、防止低效辦公。

第五篇：企業OA辦公自動化系統

秉承“魔方架構，智慧協同”的理念，企業OA辦公自動化系統完美融合人員、目標、資源、過程管理，在給用戶帶來先進辦公方式的同時，也將給組織導入先進的管理理念，促成組織管理和業務管理的全面升級，工作更有效，管理更科學，執行力和競爭力更強。魔方架構：

企業OA辦公自動化系統采用框架+組件的形式，具有平臺性、開放性、集成性、智能性的特點，是真正的協同辦公平臺，是構建智慧協同的基礎。

它像魔方一樣靈活、開放、便捷、把無序變有序，允許用戶自由配置各種業務模塊，整合數據，生成報表，構建統一的信息化中心平臺，并具有無限生長和擴充的能力，實現隨需應變的管理。

智慧協同：

智慧：開放、智能、靈便、隨需應變；

協同：人員協同、流程協同、數據協同、資源協同；

企業OA辦公自動化系統通過流程引擎、自定義平臺、統計報表工具，分別面向執行層、管理層和決策層，為之提供一整套切實好用的管理工具，實現辦公、管理、決策的高度協同一體化，發揮最大的團隊效能，從而有效提升企業的核心競爭力。

協同辦公系統的主要作用為：

1、建立內部的通信平臺。

2、建立信息發布的平臺。

3、文檔管理的自動化。

4、工作流程的自動化。

5、行政日常事務處理。

6、決策支持的科學化。

7、安全機制的可靠性。

本系統利用先進的計算機信息技術，實現組織管理和日常辦公從傳統的手工模式向數字化、網絡化、科學化的方向轉變，實現整個組織的協同辦公，將最大限度地提高辦公效率和辦公質量，降低管理和辦公成本，改善辦公環境和條件，提高辦公管理和決策的自動化和科學化水平。

本系統旨在加速組織信息化進程，充分利用計算機和現代通訊手段面向組織服務，建立組織內部信息交流的快速通道，以共享信息資源，強化部門業務管理，加強各業務部門之間的交流，實現組織信息的快速上傳下達，促進協同辦公，提高辦公效率，為各級領導及業務人員提供輔助辦公和決策服務。

通過使用本系統，將建立整個組織內高效的群體運行機制，在提高個人辦公效率的同時提高組織整體的辦公效率，使組織分享信息、統一決策、貫徹執行的難度和速度不因規模擴展而變大、變慢，保持持續的效率和活力。迅速成長為一個國內領先，國際知名的現代化企業，一個具有相當競爭力的優秀企業，一個備受信賴與尊敬的卓越企業。