第一篇：人事檔案管理辦法(終稿)

公司人事檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條 為了提高員工人事檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》和中組部人事檔案管理的有關規定，結合北方股份實際情況，特制定本辦法。

第二條 員工人事檔案是組織、人事等部門在人員招聘、調配、任免、培訓、考核、獎懲等工作中形成的有關個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的有關材料。是歷史地、全面地考察和了解員工的主要依據。

第三條 人事檔案必須按中組部檔案目標管理的暫行辦法，做好員工人事檔案的達標工作；必須貫徹執行黨和國家有關檔案保密、保管的法規和制度，確保人事檔案的安全與完整。

第四條 本辦法適用于內蒙古北方重型汽車股份有限公司人事檔案管理工作。

第二章 機構和職責

第五條 員工人事檔案管理工作在人力資源部指導下，由專職或以人事檔案工作為主的兼職檔案工作人員負責日常管理，同時接受上級組織、人力資源部門的監督、檢查與指導。

第六條 公司應專設檔案室進行統一管理。

第七條 職工解除勞動合同、辭職、自動離職、出國不歸或除名、辭退等原因，其檔案滯留在本公司的，可由本公司檔案室暫時代為管理。

第八條 檔案管理員工作要求和職責

（一）堅持四項基本原則，貫徹黨的路線、方針、政策，認真學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論，努力提高政治思想水平。

（二）熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業務，熟練掌握員工人事檔案管理工作的專業知識，不斷提高業務水平和工作能力。

（三）嚴格執行保密守則，不向無關人員泄露員工人事檔案內容。

（四）貫徹執行國家及上級主管部門檔案管理工作的方針、政策及有關條例，管理好本單位員工人事檔案，接受上級的監督、檢查與指導，參加業務培訓。

（五）負責本單位人事檔案信息的維護與管理，負責檔案材料的收集、鑒別、整理、轉遞、保管和提供查（借）閱等工作；

（六）調查研究員工人事檔案工作情況，制定各項規章制度及工作流程。

（七）檔案管理部門應建立健全查（借）閱、收集、鑒別歸檔、轉遞、檢查核對、保管保密、管理人員職責、送交檔案材料歸檔工作的八項制度及各項工作程序，確保員工人事檔案的安全保管，防止各類事故的發生，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防高溫、防盜等六防工作。

（八）辦理其他相關事宜。

第三章 人事檔案的管理內容 第九條 員工人事檔案的內容和分類：

第一類 履歷材料：干部履行表、個人簡歷表，干部、工人、教師、醫務人員、軍人、學生（不含學習成績）等各類人員登記表及更改姓名的材料；

第二類 自傳及屬于自傳性質的材料；

第三類 鑒定、考核、考察材料：鑒定（含自我鑒定），調動、任免的考核材料，后備干部的考察材料，民主評議的綜合材料，離任經濟責任審計報告；

第四類 學歷和評聘專業技術職務材料：指國家教委認可的學歷、學位及學習成績，專業技術職務評定的考核、審批材料，報考院校志愿表，畢業生登記表，選拔留學生審查登記表，創造發明、科研成果、著作及有重大影響的論文目標；培訓結業內容、考試成績以及“培訓證書”復印件等材料；

第五類 政審材料：指入黨入團、應征入伍等各類政審材料及更改民族、年齡、國籍、參加工作時間的組織審查意見，上級批復以及所依據的證明材料；

第六類 參加及退出中國共產黨、共青團及民主黨派的材料：入黨入團志愿書、申請書、轉正報告，取消預備黨員及黨員資格的材料，退團材料，中國共產黨黨員登記表，加入民主黨派的有關材料；

第七類 獎勵材料：包括科技、業務及政治等方面的獎勵材料； 第八類 處分材料：處分決定、查證核實報告、上級批復及個人提供的有關材料，法院刑事審判工作中形成的判決書等材料； 第九類 錄用、任免、聘用（含勞動合同書）、復員退伍、轉業工資、保險福利待遇、出國、退（離）休、退職、各種代表會代表登記表等材料；

第十類 其他可供組織參考的材料：體檢表、評殘材料、法院審判的離婚判決書，員工逝世后的有關材料，非正常死亡的調查報告及相關材料。

第四章 檔案的整理

第十條 整理員工人事檔案，必須做到檔案材料認真鑒別，分類準確，材料齊全，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊，達到每卷檔案完整、真實、條理、精練、實用的要求。

第十一條 每卷檔案材料應根據材料內容的內在聯系和材料之間的銜接或材料的形成時間排序，并在每份材料的右上角上編寫類別號和順序號，在其右下角編寫頁碼。

第十二條 檔案材料目錄是查閱檔案內容的索引，要認真進行編寫，具體要求如下：

（一）題目與材料相符，太長的可簡化，但要反映材料的主要內容，無題目的可自行擬題目；

（二）材料形成時間一般采用材料形成的最后落款時間；

（三）檔案材料頁碼按圖書編頁法進行編頁，凡有文字頁面均為一頁，已印有頁碼的材料應如數填寫。

第十三條 檔案材料統一使用十六開（184X260毫米）規格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、純蘭或紅色墨水及復寫紙書寫。

第五章 檔案的收集、保管和銷毀

第十四條 員工所在單位的組織、人事部門對職工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料等要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。

第十五條 立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、準確、文字清楚、手續齊備。材料須經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

第十六條 按規定需要銷毀檔案材料時，必須認真履行登記手續并經主管領導批準，方可粉碎銷毀。

第十七條 檔案卷皮、目錄和檔案盒的樣式、規格應統一使用中組部規定的標準。

第十八條 嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規定者，應視情節輕重，嚴肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。

第六章 檔案的提供和利用

第十九條 因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規定：

（一）查閱人事檔案應填寫審批表，按規定程序逐級審批，方可查閱。

（二）在查閱時必須保證兩人以上，且至少有一人是中共黨員。

（三）人事檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應事先提交報告，說明理由，經主管領導批準，并嚴格履行登記手續。

（四）任何個人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。

（五）查閱檔案必須嚴格遵守保密制度，嚴禁涂改、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。對違反者，應視情節輕重予以批評教育，直至紀律處分，或追究法律責任。

（六）因工作需要從檔案中取證的，須請示檔案所在部門主管領導批準后才可復制辦理。

第七章 檔案的轉遞

第二十條 員工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，工作交接并辦清所有手續后，如無特殊情況，檔案室應將其人事檔案封存好，待其持調檔函后轉入新單位。

第二十一條 轉遞檔案應遵守下列規定：

（一）對轉出的檔案，必須填寫人事檔案轉遞通知單，并密封包裝。

（二）對轉出的檔案材料，應齊全，不得扣留或分批轉出。

（三）接收單位收到檔案經核對無誤后，應在回執單上簽名蓋章，并將回執單立即退回。逾期一個月轉出單位未收到回執應及時催問，以防檔案丟失。

第八章 附 則

第二十二條 本辦法由內蒙古北方重型汽車股份有限公司人力資源部負責解釋。

第二十三條 本辦法自發文之日起執行。

二○一一年三月十一日

第二篇：人事檔案管理辦法(終稿)

花園酒店人事檔案管理辦法（征求意見稿）

第一章總則

第一條為了提高公司人事檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》和中組部人事檔案管理的有關規定，結合北方股份實際情況，特制定本辦法。

第二條人事檔案是人資部門在人員招聘、調配、任免、培訓、考核、晉升、獎懲等工作中形成的有關個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的有關材料。是歷史地、全面地考察和了解員工的主要依據。

第三條人事檔案必須按中組部檔案目標管理的暫行辦法，做好員工人事檔案的達標工作；必須貫徹執行黨和國家有關檔案保密、保管的法規和制度，確保人事檔案的安全與完整。

第四條本辦法適用于廣州花園酒店有限公司人事檔案管理工作。

第二章機構和職責

第五條人事檔案管理工作在人力資源部指導下，由專職或以人事檔案工作為主的兼職檔案工作人員負責日常管理，同時接受上級人力資源部門的監督、檢查與指導。

第六條人力資源部門應專設檔案室進行統一管理。

第七條職工解除勞動合同、辭職、自動離職、出國不歸或除名、辭退等原因，其檔案滯留在本公司的，可由人事檔案室暫時代為管理。

第八條檔案管理員工作要求和職責

（一）堅持政治思想領先，貫徹執行黨的路線、方針、政策，認 1

真學習政治理論，努力提高思想覺悟和綜合素質。

（二）熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業務，熟練掌握企業人事檔案管理專業知識，不斷提高業務水平和工作能力。

（三）嚴格執行保密守則，不向無關人員泄露人事檔案內容。

（四）貫徹執行國家及上級主管部門檔案管理工作的方針、政策及有關條例，管理好公司的人事檔案，接受上級的監督、檢查與指導，參加有關業務培訓。

（五）負責公司人事檔案信息的維護與管理，負責檔案材料的收集、鑒別、整理、轉遞、保管和提供查（借）閱等工作；

（六）調查研究人事檔案工作情況，完善各項規章制度及工作流程。

（七）人力資源部門應建立健全查（借）閱、收集、鑒別歸檔、轉遞、檢查核對、保管保密、管理人員職責、送交檔案材料歸檔工作有關制度及工作程序，確保人事檔案的安全保管，防止各類事故的發生，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防高溫、防盜等工作。

（八）辦理其他相關事宜。

第三章人事檔案的管理內容

第九條員工人事檔案的內容和分類：

第一類履歷材料：干部履行表、個人簡歷表，干部、工人、學生（不含學習成績）等各類人員登記表及更改姓名的材料；

第二類自傳及屬于自傳性質的材料；

第三類鑒定、考核、考察材料：鑒定（含自我鑒定），調動、任免、晉級的考核材料，后備干部的考察材料，人事變動報告、民主評議的綜合材料，離任經濟責任審計報告；

第四類學歷和評聘專業技術職務材料：指國家教委認可的學歷、學位及學習成績，專業技術職務評定的考核、審批材料，報考院校志愿表，畢業生登記表，選拔留學生審查登記表，創新發明、科研成果、著作及有重大影響的論文目標；培訓結業內容、考試成績以及“培訓證書”復印件等材料；

第五類政審材料：指入黨入團、應征入伍等各類政審材料及更改民族、年齡、國籍、參加工作時間的組織審查意見，上級批復以及所依據的證明材料；

第六類參加及退出中國共產黨、共青團及民主黨派的材料：入黨入團志愿書、申請書、轉正報告，取消預備黨員及黨員資格的材料，退團材料，中國共產黨黨員登記表，加入民主黨派的有關材料；

第七類獎勵材料：包括評先、業務及政治等方面的獎勵材料； 第八類處分材料：處分決定、查證核實報告、上級批復及個人提供的有關材料，法院刑事審判工作中形成的判決書等材料；

第九類錄用、任免、聘用（含勞動合同書）、復員退伍、轉業工資、保險福利待遇、出國、退（離）休、退職、各種代表會代表登記表等材料；

第十類其他可供組織參考的材料：體檢表、評殘材料、法院審判的離婚判決書，員工逝世后的有關材料，非正常死亡的調查報告及相關材料。

第四章檔案的整理

第十條整理人事檔案，必須做到檔案材料認真鑒別，分類準確，材料齊全，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊，達到每卷檔案完整、真實、條理、精練、實用的要求。

第十一條每卷檔案材料應根據材料內容的內在聯系和材料之間的銜接或材料的形成時間排序，并在每份材料的右上角上編寫類別號和順序號，在其右下角編寫頁碼。

第十二條檔案材料目錄是查閱檔案內容的索引，要認真進行編寫，具體要求如下：

（一）題目與材料相符，太長的可簡化，但要反映材料的主要內容，無題目的可自行擬題目；

（二）材料形成時間一般采用材料形成的最后落款時間；

（三）檔案材料頁碼按圖書編頁法進行編頁，凡有文字頁面均為一頁，已印有頁碼的材料應如數填寫。

第十三條檔案材料統一使用十六開（184X260毫米）規格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、純蘭或紅色墨水及復寫紙書寫。

第五章檔案的收集、保管和銷毀

第十四條公司組織、人資部門對職工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料等要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。

第十五條立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、準確、文字清楚、手續齊備。材料須經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

第十六條按規定需要銷毀檔案材料時，必須認真履行登記手續并經主管領導批準，方可粉碎銷毀。

第十七條檔案卷皮、目錄和檔案盒的樣式、規格應統一使用中組部規定的標準。

第十八條嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規定者，視情節輕重，嚴肅處理。

第六章檔案的提供和利用

第十九條因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規定：

（一）查閱人事檔案應填寫審批表，按規定程序逐級審批，方可查閱。

（二）人事檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應事先提交報告，說明理由，經主管領導批準，并嚴格履行登記手續。

（三）任何個人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。

（四）查閱檔案必須嚴格遵守保密制度，嚴禁涂改、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。對違反者，應視情節輕重予以批評教育，直至紀律處分，或追究法律責任。

（五）因工作需要從檔案中取證的，須請示檔案所在部門主管領導批準后才可復制辦理。

第七章檔案的轉遞

第二十條員工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，工作交接并辦清所有手續后，如無特殊情況，檔案室應將其人事檔案封存好，待其持調檔函后轉入新單位或按規定轉入本人所在街道。

第二十一條轉遞檔案應遵守下列規定：

（一）對轉出的檔案，必須填寫人事檔案轉遞通知單，并密封包裝。

（二）對轉出的檔案材料，應齊全，不得扣留或分批轉出。

（三）接收單位收到檔案經核對無誤后，應在回執單上簽名蓋章，并將回執單立即退回。逾期一個月轉出單位未收到回執應及時催問，以防檔案丟失。

第八章附則

第二十二條本辦法由廣州花園酒店有限公司人力資源部負責解釋。

第二十三條本辦法自發文之日起執行。

廣州花園有限公司酒店

2013年12月6日

第三篇：人事檔案管理辦法

清徐縣清水湖畔物業管理有限公司

人事檔案管理辦法

第一章 基本原則

第一條 為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務，根據中共中央組織部、國家檔案局發布的《干部檔案工作條例》（組通字［1991］13號），特制定本辦法。

第二條 人事檔案工作是企業組織人事工作的重要組成部分，也是企業檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。

第三條 人事檔案是企業人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開發的重要依據，是反映個人成長歷史的憑證和依據，應由公司人力資源處人事檔案室集中統一管理。

第四條 在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執行黨和國家的有關檔案保密的法規和制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。

第二章 體制、任務和人事檔案干部

第五條 人事檔案是企業檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統一管理，業務工作接受公司黨委領導和上級有關業務部門的檢查指導。

第六條 人事檔案室的任務是貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策、制定企業人事檔案工作規章制度，負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。

第七條 人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，作風正派，責任心強，刻苦鉆研業務，不斷提高政治、業務素質，努力做好本職工作。

第三章 人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求

第八條 為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經常通過有關部門收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。具體收集歸檔范圍見附件。

第九條 公司各級黨委（總支）、各廠、各處室（科室）要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委（總支）的人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經有關部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

第十條 收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續完備、具有保存價值。需經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。

第十一條 不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細登記，并報請人力資源處負責人審查批準，由專人負責監銷。

第十二條 人事檔案材料，須統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。 第四章 人事檔案的管理和利用

第十三條 人事檔案室對收集的人事檔案材料按規定進行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管，并按有關部門的規定收取管理費。

第十四條 對人事檔案應建立登記和統計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發現問題及時解決。嚴格執行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。

第十五條 根據安全保密，便于查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的，具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質檔案柜。庫房內應保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。

第十六條 檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規格按標準制作，干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發的《干部檔案整理工作細則》和有關規定執行。

第十七條 嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內容。

第十八條 做好檔案管理的各項基礎工作，編制檢索工具，逐步實現人事檔案的現代化管理，便于提供利用。

第十九條 凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關材料應認真核實簽署意見并加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章，方能有效。

第二十條 對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續，有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。

第五章 檔案的轉遞

第二十一條 人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。

第二十二條 如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案，必須經人力資源處負責人同意簽署意見方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統一轉遞。檔案轉出后，逾期一個月未見對方退回回執應寫信催回，以防丟失。

第二十三條 為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動，干部職務變動而及時調整，公司人力資源處應將人事變動情況、干部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后，人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關部門應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。

第二十四條 公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規定收取檔案保管費。

第二十五條 公司各單位、部門應積極配合檔案室做好員工檔案的轉遞工作，學生分配單位有變化時應及時通知檔案室，以使檔案能正確投遞。

清徐縣清水湖畔物業管理有限公司

2012年3月

第四篇：人事檔案管理辦法

人事檔案管理辦法

1.目的

為了規范公司人事檔案的管理，形成人事檔案管理制度，有效的保護和使用檔案，為公司各級部門提供開展工作的基礎依據，根據相關法律和法規，制定本辦法。2.范圍

3.總則

人事檔案工作是人力資源部工作的重要組成部分，也是公司檔案工作的重要組成部分，它是為了貫徹執行公司的人才戰略、方針政策、為了選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用人才服務的，是公司人力資源部按照公司的政策，組織本部門及相關部門人員對公司員工在工作中和學習中形成的個人經歷、學業情況、培訓情況、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績、工資待遇、崗位變動等一系列內容及時進行記載，它是反映個人成長歷史的重要憑證和依據，由人力資源部實行集中統一管理。4.職責

4.1人力資源部應為每位員工個人建立人事檔案，并集中對檔案進行收集整理、保管統計、借閱傳遞等管理工作。

4.2員工個人應按照公司要求及時提供真實準確、詳細完善的資料。

4.3檔案管理人員應嚴格遵守閱檔保密制度，不得在公共場所及無關人員面前議論人事檔案內容，不得轉借給無關人員翻閱；未經審批不得向外公布人事檔案內容。4.4人事檔案的交接和傳遞必須由檔案管理雙方親自交接，并建立檔案交、接臺帳（附件1人事檔案資料交接清單）。

4.5人事檔案必須由人力資源部檔案負責人保管。5.管理制度 5.1案卷內容

5.1.1卷內目錄

見附件2人事檔案目錄 5.1.2入職資料

人員應聘登記表

8張一寸紅底免冠照片 身份證正反面復印件 戶口本戶主頁及本人頁復印件 畢業證、學位證（或學歷證明）復印件

解除（終止）勞動合同證明原件（或離職證明、失業證復印件）無劣跡證明原件

特殊工種作業操作證原件/復印件（焊工、電工、天車工、起重工、司爐工、叉車司機、電瓶車司機）各種資格證和職稱的復印件 參加過各種培訓的證書復印件

應屆大學畢業生還應包括：報到證、戶籍遷移證明原件

5.1.3在職資料

員工本人簽字確認后的勞動合同/勞動協議文本； 員工轉正、轉崗相關材料。

5.1.4調薪資料

工資變動審批表及通知書，提職晉級審批及考核、獎勵工資審批表、各種待遇審批手續、個人申請類檔案存于《薪資檔案》，此類檔案分門別類，建立檢索目錄。

5.1.5職務任免文件

審批及通知文件。

5.1.6異動文件、獎懲材料

各類申請書、職稱職務評聘、考察、考核、獎懲材料、在職期間病假相關手續（診斷、病志等）等工作學習中形成的可以反映其德、能、勤、績等文件材料，進入檔案。

5.1.7考核、評定工作中形成的有關材料

與個人工資收入考核有關的資料存入《薪資檔案》

5.1.8離職資料

①離職申請、離職交接、考勤表、解除勞動關系證明等材料。員工離職后檔案仍舊保存。

②未領取完畢的解除勞動關系證明可單獨存檔保管，建立明細及領取簽收記錄。

5.1.9其他應歸檔的資料 5.2員工檔案歸檔時間

5.2.1 例行常規資料歸檔時間定于每月30日交接完成上月產生的人事資料，對于特殊重要資料應在次日內歸檔。

5.2.2對于新入職員工的入職資料，人力資源部門應在員工入職當日，將與員工個人有關的材料，進行整理、編號、裝訂，進行歸檔。

5.2.3其它歸檔的資料，由人力資源部門相關人員在該事項完成后的五個工作日內，將相關材料裝訂，存入該員工的人事檔案。（應有紙板、電子版人事檔案交接表格見附件1）

5.3歸檔材料的要求

5.3.1歸檔材料應做到完整、齊全、真實、文字清楚、對象明確，以項目為單位的歸檔材料要齊全。

人事檔案管理人員應詳細審核歸檔資料是否完整齊全，手續是否完備。檔案資料不是孤立的文件，符合入檔要求的檔案資料應能夠反映事件的來龍去脈，應涵蓋申請、報批、審批及回復等整個流程，以備查考。檔案管理員應做好對人事檔案的歸檔與整理、保管與保護、利用與轉遞工作，保證歸檔文件材料完整準確。

5.3.2對符合歸檔要求的材料，應及時詳細登記歸檔；對不符合歸檔要求的材料，應及時通知形成材料的部門修訂或補辦，限期報送；定期核查所管理的檔案，發現所缺材料，及時登記、補充。5.3.3人事檔案材料的載體和字跡要求。

5.3.3.1紙張要求：應使用A4復印紙。寬幅大于A4紙時，可將紙張折成A4紙大小，小于A4紙時，應將其與A4紙裝訂一起，檔案裝訂工整，制作規范，分類有序，方便查找；原件如為熱敏紙質傳真件，請勿在熱敏傳真紙上簽批意見，應復印后再在復印后的文件上批示及存檔。

5.5.3.2字跡要求：文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、黑色墨水書寫。書寫清楚統一編號，而且確保和電子版檔案號一致。

5.5.4人事檔案卷首頁以《人事檔案明細》為目錄，應如實填寫。

5.5.5人事檔案卷編號規則，按照檔案建立的順序排列。電子檔案中員工代碼依據

入職年限、入職順序編號同OA中編號一致。例如2011年10月15日入職，員工代碼為：1110015。

5.5.6員工本人基本信息發生變化的（如住址變遷，婚姻變更，子女出生，學歷、職稱等情況的變化），應由所在部門統一時間集中上報到人力資源部，以便人力資源部調整花名冊和檔案記錄。

5.4人事檔案的借閱

5.4.1借閱制度

人力資源部門須建立人事檔案借閱制度，借閱人必須填寫人力資源借閱表格，經審批后方可借閱/領取檔案資料。通常情況下，每周周一至周四可以提申請，周五統一領取/借閱檔案。

5.4.2 借閱手續

5.4.2.1公司員工，確因工作或個人需要，可提出檔案借閱申請，但須填寫《借閱人力資源部相關資料申請表》，注明借閱事由、借閱內容、借閱時間等詳細內容，經借閱人部門經理審核，人力資源部經理批準后，在人力資源部門登記，檔案管理人員方可辦理借閱手續。

5.4.2.2人力資源部門依據借閱內容，提供相關資料，在借閱臺帳登記后，必須由借閱人本人簽字接收。

5.4.2.3借閱人必須在規定時間內親自歸還所借閱的資料，經檔案管理人員檢查無誤后，方可在借閱臺帳上登記注銷。（附件3：借閱/領取:人力資源資料申請單）

5.4.3借閱注意事項

5.4.3.1借閱人必須妥善保管所借閱資料，不得擅自涂改、拆散、抽出、增添、圈畫、污損借閱資料，要保持檔案的整潔。

5.4.3.2借閱人不得將借閱資料私自轉借他人，也不得將資料內容透露給他人。5.4.3.3未經批準，借閱人不得私自摘抄、復制人事檔案材料。如確需要，必須經人力資源部經理批準后，方可進行。

6.電子檔案編制原則

6.1電子版檔案包括的內容按現有表格如實填寫。

6.2員工編號：員工編號能直觀體現員工入司時間與ERP項目接軌。它的編制原則和方

法是按照入職年份的末兩位，入職月份和入職的先后順序號，總共七位數字。員工檔案編號入職即編號，不分在職和離職，每個人都對應一個唯一號碼，不重復。6.3 檔案號：指與紙板檔案對應的四位編碼，便于檢索紙版檔案。

6.4 電子檔案保存與更新：以月為單位保存電子檔案，每月底復制一份留存，命名為*年*月電子檔案。7.注意事項

在歸檔的材料中，凡規定要同本人見面的材料（如考評結論、異動、工資定級、處分決定或意見等）應有本人的簽字；出具意見方同樣應有蓋章或相關領導及授權領導簽字。8.檔案內審工作

8.1目的：以自我管理與提高為目的，規范完善現有工作，符合外部審計工作標準。

8.2安排：每年兩次，安排在每年1月、7月，根據近半年人事的重點工作以及人事重要法律要件進行抽查，抽查范圍制定方案，抽查過程進行記錄，最終以結論報告形式向人資部內部告知。9.附件

附件1：人事檔案資料交接清單 附件2：人事檔案目錄

附件3：借閱、領取人力資源相關資料申請表 附件4：檔案明細表

第五篇：人事檔案管理辦法

人事檔案管理規定

一、目的

為了更有效的將員工檔案進行妥善管理，維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、檔案類別

1、員工入職、合同檔案：個人簡歷、入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、身份證復印件、照片、畢業證復印件、職稱證、執業資格證、勞動合同及協議、離職與公司解除（終止）勞動關系等。

三、檔案的管理

1、基本管理

（1）分類存放、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規范。（2）員工入職前,管理部對人事檔案的真實性、有效性進行核查。

（3）對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時錄入在職人員《人事檔案》、離職人員《人事檔案》，并在檔案袋填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號。

（4）當在職員工的基本資料有變動時（如學歷變動、個人技術職稱變動等），應及時將相關資料交管理部復印歸檔。

（5）對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。（7）員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存三年后方可銷毀。（8）要保持檔案管理環境的清潔、整潔。

（9）檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

（1）因工作需要查、借閱檔案的經部門經理批準簽字后方可，并遵循一事一借、用畢歸還、再用再借、誰用誰借的原則，須填寫《檔案借閱申請表》。（2）所有經過批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還管理部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規定處理。

（3）管理部做好查、借閱登記，并在《檔案借閱登記表》簽字登記。

3、查、借閱檔案注意事項

（1）不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

（2）不得擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經總經理同意。

（3）查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。

4、檔案的銷毀

（1）任何個人和部門非經同意不得銷毀員工檔案資料。

（2）某些檔案到了銷毀期時，由管理部填寫《員工人事檔案銷毀審批登記》，經總經理批準后銷毀。

（3）經批準銷毀的人事檔案，管理部須認真核對，將批準的《員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

本管理辦法經總經理批準后，由管理部實施。

管理部 2016.10.26