第一篇：企業檔案整理規則

企業檔案整理掃描規則

一、歸檔與立卷

1、檔案材料主要包括企業開業登記、變更登記、注銷登記和年度檢驗所形成的原始文件。

2、各登記處（科）室應在完成任一戶企業登記或年檢后一周內，將本次登記或年檢應歸檔的材料進行歸檔。

3、每戶企業單獨立卷。每次登記或年檢設立一個分卷。

4、分卷立卷工作，包括整理卷內材料、按規定的順序裝訂成冊、逐頁打印頁碼(每個分卷起始頁碼均從“1”開始)、填寫檔案盒（統一使用長30X21X3.5-5厘米的硬紙盒）封面，并在數字檔案應用程序中進行檔案登記，包括企業簡要注冊信息、檔案目錄信息及卷目錄信息，在掃描工作結束后，將打印出的卷目錄裝訂入卷。對于以前整理的檔案，可在掃描工作結束后，成批打印卷目錄，替換原來手寫的卷目錄。

5、檔案材料裝訂，一般使用線繩，勿用金屬材料裝訂。

6、檔案材料要有專人保管。如有損毀或變質，要及時采取措施。

二、各類檔案立卷裝訂順序

一、有限責任公司設立：

（1）公司設立登記審核表；（2）公司設立登記申請書；

（3）公司名稱預先核準申請書及通知書；（4）委托代理人證明；（5）公司章程；（6）驗資報告及其附件；

（7）股東法人資格證明或自然人身份證明；（8）法定代表人任職文件及身份證明；（9）董事、監事、經理任職文件及住所、身份證明；（10）公司住所證明；（11）其他文件、證件；（12）執照復印件。

二、股份有限公司設立：

（1）公司設立登記審核表；（2）公司設立登記申請書；

（3）公司名稱預先核準申請局及通知書；

（4）國務院或省政府授權部門的批準文件，募集設立的股份有限公司還應提交國家證券委批準文件；（5）公司章程；（6）創立大會記錄；（7）驗資報告及其附件；（8）財務審計報告；

（9）發起人法人資格證明或自然人身份證明；（10）法定代表人任職文件及身份證明；

（11）董事、監事、經理的任職文件及住所、身份證明；（12）公司住所證明；（13）其他文件、證件；（14）執照復印件。

三、有限責任公司或股份有限公司分支機構：

（1）分公司設立登記審核表；（2）分公司設立登記申請書；（3）公司設立分公司申請報告；（4）企業法人營業執照復印件；（5）公司章程；（6）負責人任職文件；（7）經營場地證明；（8）其他文件、證件；（9）新執照復印件。

四、公司變更名稱：

（1）公司變更登記審核表；（2）公司變更登記申請書；（3）公司變更名稱的申請報告；（4）公司名稱預先核準通知書；（5）股東（董事）會變更名稱的決議；（6）章程修正案；（7）其他文件、證件；（8）新執照復印件；（9）原執照副本。

五、公司變更住所：

（1）公司變更登記審核表；（2）公司變更登記申請書；（3）公司變更住所的申請報告；（4）股東（董事）會變更住所的決議；（5）章程修正案；（6）新住所證明；（7）其它文件、證件；（8）新執照復印件；（9）原執照副本。

六、公司變更法定代表人：

（1）公司變更登記審核表；（2）公司變更登記申請書；

（3）公司變更法定代表人的申請報告；

（4）股東（董事）會關于法定代表人的任職決議；（5）法定代表人身份證明；（6）其它文件、證件；（7）新執照復印件；（8）原執照副本。

七、公司增加注冊資本：（1）公司變更登記審核表；（2）公司變更登記申請書；（3）公司增加注冊資本的申請報告；

（4）股份有限公司提交國務院或省政府授權部門的批文，以募集方式增加注冊資本的還應提交國家證券委的批文；（5）股東會增資決議；（6）章程修正案；（7）驗資報告及其附件；（8）其他文件、證件；（9）新執照復印件；（10）原執照副本。

八、公司減少注冊資本：

（1）公司變更登記審核表；（2）公司變更登記申請書；（3）公司減少注冊資本的申請報告；

（4）國有獨資和股份有限公司提交原審批機關的批文；（5）驗資報告及其附件；

（6）股東會減少注冊資本的決議；（7）章程修正案；

（8）公司債務清償或債務擔保情況的說明；（9）減少注冊資本的公告（三次以上）；（10）其他文件、證件；（11）新執照復印件；（12）原執照副本。

九、公司變更經營范圍：

（1）公司變更登記審核表；（2）公司變更登記申請書；（3）公司變更經營范圍的申請報告；（4）章程修正案；（5）其他文件、證件；（6）新執照復印件；（7）原執照副本。

十、公司更營業期限：

（1）公司變更登記審核表；（2）公司變更登記申請書；（3）公司變更營業期限的申請報告；（4）股東會變更經營期限的決議；（5）與原限定經營時限相關的文件、證件；（6）新執照復印件；（7）原執照副本。

十一、公司變更企業類型：（1）公司變更登記審核表、（2）公司變更登記申請書；

（3）公司變更企業類型的申請報告；（4）審批機關的批文；

（5）股東會變更企業類型的決議；（6）章程修正案；（7）其他文件、證件；（8）新執照復印件；（9）原執照副本。

十二、公司變更股東或發起人：（1）公司變更登記審核表；（2）公司變更登記申請書；

（3）公司變更股東或發起人的申請報告；（4）原股東會關于變更股東的決議；（5）出資（股權）轉讓協議；（6）新股東簽署的章程修正案；（7）新股東法人資格證明或自然人身份證明；（8）其他文件、證件。

十三、有限責任公司和股份有限公司：（1）公司注銷登記申請書。

（2）法院破產裁定書、公司依照《公司法》做出的決議、行政機關責令關閉的文件；（3）公司注銷申請報告；

（4）股東會或有關機關確認的清算報告；

（5）清算組織在省、市級以上報紙上至少公告三次的證明；（6）公司原印模和損毀后印模；（7）其他文件、證件；（8）原執照副本。

十四、分公司注銷：參照公司。

十五、公司證照遺失補發：（1）補發執照申請書；

（2）股東（董事）會關于申請補發執照的決議；（3）報紙刊登的遺失聲明。

十六、公司增發執照副本：（1）增發副本申請書；（2）股東（董事）會決議；（3）新執照復印件；（4）原執照副本。

十七、公司年度檢驗：（1）年檢報告書；（2）資產負債表和損益表；（3）審計、驗資報告；（4）其他文件材料。

十八、企業法人設立：

（1）企業法人設立登記審核表；（2）企業法人申請開業登記注冊書；（3）企業名稱預先核準通知書；（4）主管部門或審批機關的批文；（5）公司章程；

（6）法定代表人任職文件及身份證明；（7）驗資報告及其附件；（8）企業住所證明；（9）新執照復印件；（10）其他文件、證件。

十九、不具備法人資格的營業機構設立：（1）營業機構設立登記審核表；（2）企業申請營業登記注冊書；（3）主辦單位法人資格證明；

（4）企業法人設立分支機構的申請報告；（5）負責人任職文件及身份證明；（6）經營資金證明；（7）經營場所證明；（8）新執照復印件；（9）其他文件、證件。

二十、企業法人變更名稱：（1）企業法人變更登記審核表；（2）變更登記注冊書；

（3）企業名稱預先核準通知書；（4）企業法人變更名稱的申請報告；（5）主管部門的批文；（6）新執照復印件；（7）原執照副本。二

十一、企業法人變更住所：（1）企業法人變更登記審核表；（2）變更登記注冊書；

（3）企業法人變更住所的申請報告；（4）新住所（經營場所）證明；（5）其他文件、證件；（6）新執照復印件；（7）原執照副本。

二十二、企業法人變更法定代表人：（1）企業法人變更登記審核表；（2）變更登記注冊書；

（3）企業法人變更法定代表人的申請報告；（4）企業法定代表人的任職文件；（5）法定代表人身份證明；（6）其它文件、證件；（7）新執照復印件；（8）原執照副本。

二十三、企業法人增加或減少注冊資金：（1）業法人變更登記審核表；（2）更登記注冊書；（3）企業法人增加或減少注冊資金的申請報告；（4）驗資報告；（5）其他文件、證件；（6）新執照復印件；（7）原執照副本。

二十四、企業法人變更經營范圍、方式：（1）企業法人變更登記審核表；（2）變更登記注冊書；

（3）企業法人變更經營范圍、方式的申請報告；（4）其他文件、證件；（5）新執照復印件；（6）原執照副本。

二十五、企業法人變更經濟性質：（1）企業法人變更登記審核表；（2）變更登記注冊書；

（3）企業法人變更經濟性質的申請報告；（4）主管部門批準文件；（5）國有資產產權登記表；（6）其他有關文件、證件；（7）新執照復印件；（8）原執照副本。

二十六、企業法人變更主管部門：（1）企業法人變更登記審核表；（2）變更登記注冊書；

（3）企業法人變更主管部門的申請報告；（4）新主管部門法人資格證明；（5）新舊主管部門簽署的交接協議書；（6）其他文件、證件。

二十七、企業法人異地設立分支機構：（1）企業法人變更登記審核表；（2）變更登記注冊書；

（3）異地設立分支機構的申請報告；（4）新執照復印件；（5）其他文件、證件。二

十八、企業證照遺失補發：（1）企業補發執照申請報告；（2）報紙刊登的遺失聲明。二

十九、企業增發執照副本：（1）企業增發執照副本申請報告；（2）新執照復印件；（3）原執照副本。三

十、企業法人年度檢驗：（1）年檢報告書；（2）資產負債表和損益表；（3）其他文件材料。三

十一、非法人企業年檢：（1）年檢報告書；

（2）加蓋原登記機關印章的企業法人營業執照復印件；（3）其他文件、材料。三

十二、企業法人注銷：

（1）企業法人注銷登記審核表；（2）企業申請注銷登記注冊書；（3）企業法人注銷的申請報告；（4）主管部門同意注銷的批文；（5）其他文件、證件；（6）原執照副本。

三

十三、不具備法人資格的分支機構：（1）企業注銷登記審核表；（2）企業申請注銷登記注冊書；（3）企業注銷的申請報告；

（4）主辦單位同意注銷及負責清理債權、債務的文件；（5）其他文件、證件；（6）原執照副本。三

十四、集團設立：（1）集團設立登記審核表；（2）集團設立登記申請書；

（3）集團名稱預先核準申請書及通知書；（4）股東營業執照；

（5）有關單位的批復、申請；（6）章程；

（7）創立大會會議記錄；（8）董事會決議；（9）監事會紀要；（10）（11）（12）股東履歷表； 驗資證明； 資產評估報告書；（13）（14）（15）房屋產權證； 各類資質證書； 新執照復印件。

三

十五、外商投資企業名稱預先核準：（1）外商投資企業名稱登記申請書；（2）名稱字號查重報告單；（3）申請書；（4）委托書；（5）批復。

三

十六、外商投資企業設立：（1）外商投資企業登記申請書；（2）企業名稱登記核準通知書；（3）批準證書；（4）批復；（5）合同；（6）章程；（7）合作協議；（8）董事會成員名單；（9）主要負責人登記表；（10）（11）（12）（13）（14）（15）法人資格證明； 董事會決議； 資信證明；

水、電、環保、土地、衛生等相關管理部門文件或材料； 新執照復印件； 可行性研究報告。

三

十七、外商投資企業變更：（1）外商投資企業變更登記申請書；（2）企業名稱預先核準通知書；（3）批準證書；（4）批復；（5）情況說明；（6）董事會決議；（7）合同修正案；（8）章程修正案；（9）資信證明；（10）（11）（12）（13）（14）驗資報告； 審]計報告；

水、電、環保、土地、衛生等相關管理部門文件或材料； 新執照復印件； 原執照副本。

三

十八、外商投資企業年檢：（1）年檢報告書；（2）批準證書；（3）審計報告；（4）驗資報告；

（5）負責人身份證復印件；

（6）水、電、環保、土地、衛生等相關管理部門文件或材料；（7）新執照復印件；（8）原執照副本。三

十九、外商投資企業換證：（1）外商投資企業換證登記表；（2）章程；（3）驗資報告；（4）評估報告；（5）新執照復印件；（6）原執照副本。

四

十、外商投資企業分支機構設立：（1）分支機構設立登記申請書；（2）通知函（證明書）；（3）批準證書；

（4）總公司原執照正副本；（5）負責人登記表；（6）情況說明；（7）委托書；（8）任命書、授權書；（9）房屋租賃證明；（10）（11）水、電、環保、土地、衛生等相關管理部門文件或材料； 執照復印件。

四

十一、外商投資企業分支機構變更：（1）分支機構變更登記申請書；（2）申請；（3）批準證書；（4）董事會決議；（5）委托書；（6）授權書；（7）負責人登記表；（8）繳印章說明；（9）新執照復印件；（10）原執照正副本。

四

十二、外商投資企業分支機構年檢：（1）年檢報告書；（2）合同；（3）補充協議；（4）授權書；（5）衛生許可證；（6）房屋租賃證明；（7）新執照復印件；（8）原執照副本。

四

十三、外商投資企業分支機構延期：（1）分支機構延期登記申請表；（2）申請書；（3）批準證書；（4）批復；（5）工作總結；（6）新執照復印件；（7）原執照副本。

四

十四、外商投資企業代表處設立：

（1）外國（地區）企業常駐代表機構登記申請表；（2）設立申報表；（3）批準證書；（4）批復；

（5）審批函、擔保函；（6）申請書；（7）委托書；（8）授權書；

（9）機構人員資格證明；（10）資信證明；（11）（12）地址證明； 新執照復印件。

四

十五、外商投資企業代表處變更：（1）代表機構變更登記申請表；（2）批準證書；（3）地址證明；（4）新執照復印件；（5）原執照副本。

四

十六、外商投資企業代表處延期：（1）代表機構延期登記申請表；（2）批準證書；（3）批復；（4）保證函；（5）工作總結；（6）新執照復印件；（7）原執照副本。

四

十七、外商投資企業辦事處設立：（1）辦事處登記申請表；（2）登記申請書；（3）批準證書；（4）批復；

（5）保證函、協議書；（6）董事會決議；（7）委托書；（8）機構人員情況；（9）公司情況證明；（10）（11）（12）資信證明； 地址證明； 新執照復印件。

四

十八、外商投資企業辦事處變更：（1）辦事處變更登記申請表；（2）變更批準書；（3）申請書；（4）批復；（5）地址證明；（6）新執照復印件；（7）原執照副本。

四

十九、外商投資企業辦事處延期：（1）辦事處延期登記申請表；（2）批復；（3）保證函；（4）工作總結；（5）新執照復印件；（6）原執照副本。

三、掃描

（1）利用本次下發的數字檔案軟件進行掃描時，不管掃描圖像為黑白還是灰度，均采用200DPI的分辨率進行掃描。

（2）帶有照片的材料掃描成灰度圖像，其他材料均掃描成黑白圖像。對于年檢報表等紅色或綠色的材料，可在掃描時通過調整通道解決掃描為黑白圖像不清晰的問題。

（3）其他關于掃描工作的內容，詳見《工商檔案掃描管理系統操作手冊》。

四、工作流程1、2、3、4、5、書式檔案整理 檔案登記 檔案掃描、排序

掃描檔案質檢、打印卷目錄 書式檔案裝訂歸檔

第二篇：企業檔案管理制度

辦公用品管理規定

一、計劃管理

1、加強辦公用品的計劃管理。辦公室根據公司辦公經費標準計劃制定統一的辦公用品購置計劃。

2、辦公室每月根據需要提出購置計劃資金，并報經主管領導批準。

3、如遇特殊情況，經主管領導批準后可提出臨時購置計劃。

二、辦公用品、辦公設施采購管理

1、公司辦文具庫根據每月的購置計劃和臨時購置計劃統一采購辦公用品，各部門原則上不得自行采購。

2、因特殊情況，各部門需自行采購的，要事先提出申請，報主管領導同意方可。

3、公司安排各有關部門成立采購小組，對市場進行實地考察，對價格低、質量優、信譽高的商家，進行統一采購。

三、發放使用管理

1、辦公用品的管理和發放由公司辦文具庫統一負責。

2、辦公用品的購置、保管和發放實行分開管理的原則，分別由專人負責。

3、領取辦公用品，領用人要在OA工作流程報告中，寫明用途、品名、數量，由部門負責人簽字同意，公司辦領導批準方可領取。領取的原則是：工作任務清楚，使用目的明確．一次一領，隨用隨領，用多少領多少，專領專用。

4、牢固樹立節約光榮、浪費可恥的思想，在日常工作中，處處精打細算，提倡節省每一張紙、每一顆釘、每一滴墨、每一分錢，努力降低辦公成本。

5、辦公用品應為辦公所用，不得據為已有，挪作私用；不得用辦公設備干私活，謀私利；不許將辦公用品隨意丟棄廢置。

6、職工須愛護辦公用品，非正常使用損壞、丟失照價賠償。

四、清庫、盤存管理

1、庫存辦公用品的種類和數量要科學確定，合理控制。常用、易耗、便于保管和適于批量采購的辦公用品可適量庫存。要避免不必要的儲存或過量積壓，確保供應好、周轉快、消耗低、費用省。

2、批量購入的辦公用品應即時入庫存儲，物品采購員和倉庫保管員要搞好驗收交接，在《辦公用品入庫登記本》上如實填寫接收物品的名稱、規格、單價和數量，并簽字。每月以報表形式報給公司辦領導審閱。

文書檔案管理辦法 文書檔案歸檔范圍

1.1公司重要職能活動的文件、報告、總結、統計資料等。

1.2公司重要會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、會議紀要、會議記錄等。

1.3公司工作計劃和工作總結。

1.4上級部門發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定等。1.5公司的請示與上級機關的批復。

1.6公司對外的正式發文及與有關單位來往的文書。1.7公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

1.8公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。1.9公司的各項規章、制度，勞動、工資、福利等方面的文件材料。

1.10公司重要會議、重要職能活動、外事活動和重大慶祝活動的錄音、錄像、照片、光碟等聲像資料。

1.11公司重大工程建設項目的奠基、落成以及試車、開車聲像資料。

1.12公司重大科技發明、榮獲省部級以上獎勵的科研成果，省部優產品的證書、照片、錄像帶等資料。

1.13公司獲省部級以上先進模范人物、勞動模范的照片。

1.14受到省市級以上（含市級）表彰的各種證書、獎狀、獎旗、獎匾、獎章、獎杯等榮譽性物品。

1.15中央、省級領導來公司視察活動的錄音、錄像、照片、光碟等聲像資料，以及領導人的題詞、書畫等。

1.16公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的文字、剪報、照片、錄像資料等。文書檔案收集及歸檔時間

2.1凡公司黨委總部發出的公文，一律由公司辦公室統一收集管理。

2.2公司重要會議記錄（如董事會、黨委會、經理會、股東會等），須在會議結束三天內移交公司辦公室保管。

2.3公司在重要的生產經營活動中形成的重要合同、協議書、意向書等，由審計法務部負責收集保管。

2.4上級來文一律由公司辦公室統一收集管理。

2.5公司有關部門獨立成文的文件材料，由主辦部門收集管理。

2.6以上文書檔案，當年由收集管理部門妥善保存，分類立卷,并于次年二季度之前移交綜合檔案科歸檔，進行集中統一管理。

2.7公司及有關部門獲得的各種榮譽證書、獎狀、獎牌等實物和聲像檔案，應在形成后一周內移交公司辦公室，由秘書科組織登記、拍照、年底前移交綜合檔案科存檔。3 歸檔要求

3.1歸檔文件材料要及時、齊全、完整，如不按時歸檔，出現問題將追究個人責任。

3.2各部門移交文件材料要填寫移交登記，交接材料時雙方根據移交手冊核對，并履行簽字手續。

3.3歸檔的聲像和實物資料，必須是原版、原件，圖像清晰，聲音清楚。4 保管和利用

4.1檔案人員對檔案材料按有關規定，進行科學分類，合理組卷，排列上架，以便更好地利用。

4.2要做好檔案的安全保護工作，做好防火、防塵、防高溫和庫房濕度的調節工作。

4.3嚴格借閱制度。借閱者先填寫借閱單，經主管部門領導簽字后，方可借閱。董事會、黨委會、股東會等重要會議記錄原件和紀要件，經審批同意后，方可查閱，不得外借。聲像和實物檔案原版、原件一般不得借出。

4.4利用率較高的文書檔案可將復制外借。復制資料由綜合檔案科負責辦理。4.5對保管期限到期的文書檔案，由綜合檔案科提出初步處理意見，經鑒定小組審定，提出銷毀意見，報主管公司領導審批后進行銷毀。

會計檔案管理辦法 管理目的

會計檔案是會計核算專業材料，是記錄和反應本單位經濟業務的重要史料和證據。堅持集中統一保管，有利于維護和保證檔案的完整與安全，便于企業各項工作的開展和利用，實現檔案的社會價值和經濟價值。

公司辦綜合檔案科負責會計檔案的管理。2 歸檔范圍

2.1 會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。

2.2 會計賬薄類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計帳簿。

2.3 財務報告類：月度、季度、財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，工程決算審計報告、其他財務報告。2.4 企業職工工資表、獎金表、獨生子女保健表。

2.5 其他類：銀行存款余額調節表、銀行對帳單，會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊，其他應當保存的會計核算專業資料。3 歸檔要求

3.1 公司各財務部門當年形成的會計檔案，在會計終了后，應按照會計檔案歸檔要求，整理立卷，裝訂成冊，由各財務部門暫保管一年，期滿之后于第二年初移交到檔案部門統一保管。

3.2 會計檔案移交時，各財務部門須填寫會計檔案移交清冊（一式兩份），交接雙方現場清點核實后在移交清冊上簽字（蓋章），各持一份，作為長期保存依據。3.3 歸檔的會計憑證、賬薄、報表等案卷封面要按規定內容填寫，對于破碎、缺頁、裝訂不牢和不合要求的案卷，檔案部門不予接受。個別需要拆封重新整理的，檔案部門應會同財務部門共同拆封整理，以分清責任。

3.4 公司各財務部門采用電算化進行核算的會計檔案、重大項目工程預決算檔案、基建會計檔案，待項目工程完工審計后連同紙質檔案和二套電子檔案一同移交檔案部門存檔。同時上報省、市檔案局備案。

3.5 公司其他部門形成的會計檔案，按歸檔要求，由本單位自行保管。4 立卷及保管

4.1 檔案部門要建立健全各類基礎臺帳及各項規章制度，保證檔案妥善保管，有序存放、方便查找、嚴防毀損。

4.2 會計檔案接受后要及時整理、立卷、登記、造冊、著錄、裝盒入柜，按所屬類別分類存放、順序排列、依次上架，編制案卷目錄（立卷人、移交人簽字），建立系統完整的檢索工具，以便查找和利用。

4.3 各類會計檔案的保管期限按國家檔案局《會計檔案管理辦法》執行，分為永久和長期兩種。其中職工工資表、財務報表為永久；憑證為15年，帳簿為25年；獎金表為20年；銀行對賬單為5年；會計檔案移交清冊為15年，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊為永久保存。

4.4 執行庫房管理“八防”制度，做好防磁、防有害氣體等設備保護設施，定期對電子檔案數據資料做好更新備份，保證庫房清潔衛生，溫、濕度適宜。庫房重地無關人員不得隨意出入，避免散失和泄密。5 查閱和利用

5.1 本公司保存的財會檔案只為公司提供利用，除法律規定外，一律不予外借。財務人員借閱時，需填寫借閱單，由財務部門、檔案部門領導簽字并辦理登記手續。

5.2 公司紀委、監察審計、保衛部門因工作需要，須經公司主要分管領導批準，財務和檔案部門領導簽字，登記后方可查閱、復制會計檔案。

5.3 公司外單位查閱檔案時，需持單位正式介紹信，經財務總監審批，財務和檔案部門領導簽字，在指定地點查閱。嚴禁查閱人員在會計檔案上涂畫、拆封及抽換，違者酌情予以處分。6 鑒定與銷毀

6.1 會計檔案的保管期限，原則上按國家檔案局《會計檔案管理辦法》規定執行，如有特殊情況以法律為依據，適當延長部分檔案保管期限。

6.2 保管期滿待銷毀的會計檔案，由檔案科會同財務部提出銷毀意見，檔案科編制銷毀清冊，財務部鑒定審核，經公司財務總監、總經理層批后，進行銷毀。6.3 鑒定銷毀時，對保管期滿但尚未了結的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項、有重要價值的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，重新保管直至事項完結鑒定確無保管價值時再銷毀。

6.4 銷毀會計檔案時，應由檔案、財務、監察審計部等部門共同派員監銷。監銷人在銷毀會計檔案之前，應認真清點核對；銷毀后，應在銷毀清冊上簽字，并將監銷情況報告本單位負責人。

科技檔案管理辦法 科技檔案歸檔

各單位應當把技術文件材料的形成積累和歸檔，納入到技術工作程序和工作計劃之內，列入技術工作人員的職責范圍和崗位責任追究制中加以考核。1.1 各單位必須將在生產、設備、技術創新、引進和交流以及形成的（含外單位提供給本公司的）具有保存價值的技術文件材料加以系統地整理，組成保管單位（卷、冊、袋、盒），并按套歸檔。

1.2 凡需歸檔的技術文件材料，應隨時歸檔，歸檔必須做到線條清楚，字跡清晰、紙質優良。其分類方法，要符合本單位生產和工作性質，以便保管和利用。1.3 基本建設施工階段所形成的技術文件材料，待工程竣工驗收時，由工程管理部門負責整理歸檔。

1.4 凡我公司一切新建、改建、擴建、維修工程必須將竣工后的有關設計任務書、勘測原始材料以及決算、竣工圖，工程驗收文件等，按歸檔要求，由工程管理部門或承建單位系統整理歸檔。

1.5 凡我公司一切新建、擴建、改建的工程都應繪制竣工圖歸檔。

1.6 改建工程必須對原工程檔案進行相應的補充或修改，以保證檔案與現狀相符。

1.7 歸檔的技術文件材料和竣工圖，一律歸檔兩份，另底圖一份，施工圖一份。1.8 在生產、基建、設備制造和維修工程中形成的技術文件材料，按歸檔要求，系統完整及時整理好歸檔。1.9 由外單位協助工程形成的一切技術文件材料，竣工后由我公司主管部門按歸檔要求歸檔。

1.10 各單位對新建、改建、擴建的項目進行驗收時，要有技術檔案人員參加。對應歸檔的科技文件材料進行驗收，對沒有完整系統、準確的科技文件材料的項目，不算完成項目。

1.11 技術檔案人員參加設備開箱，即時將科技文件登記，做到先歸檔后借閱。1.12 本公司各單位外出開會、參觀學習收集的圖紙和技術資料，都要交綜合檔案科歸檔。工作需要時辦理借閱手續。對付款購進的圖紙和資料經綜合檔案科驗收后，財務部方能報銷。

2、科技檔案管理

2.1 接收科技檔案后，應及時做好歸檔后的整理工作。按其形成或規律構成有機整體，組成保管單位（卷、冊、袋、盒）然后按分類方法進行編號登記保管。2.2 科技檔案的分類保管，必須按密級，保管期限和銷毀原則：

2.2.1 檔案和資料分開，文字的科技檔案與底圖分開，底圖與藍圖分開，分開應保持科技檔案間的有機聯系。

2.2.2 科技檔案的保密等級共分：絕密、機密、秘密三種，其劃分原則上按上級規定與指示辦理。

2.2.3 科技檔案保管期限的原則分：永久、長期、短期三種。

2.3 綜合檔案科是我公司要害部門，檔案庫房必須保證絕對安全完整。2.3.1 庫房不經同意不準入內，嚴禁吸煙，要有防火器材設備，做好防潮、防火、防盜、防霉、防蟲等“八防”工作。

2.3.2 科技檔案保管，每年要定期檢查一次，檢查情況要向公司分管領導報告，如發生意外要及時報告，發現損壞及時提出復制意見。

2.4 各單位所需的國內外技術資料和圖紙，由綜合檔案科統一訂購，外索技術資料需事先向綜合檔案科申請取得同意，由綜合檔案科辦理付款手續后集中保管，否則，財務部門不予報銷。

2.5 凡備品備件月作業計劃加工圖紙、各單位大中修計劃的加工件所需圖紙，由公司生產技術部統一歸口填寫曬印申請單報送檔案科。

2.6 外單位需復制用我公司技術檔案或圖紙，經公司領導或技術總監批準后，到綜合檔案科辦理手續，方可復制。各單位嚴禁代外單位復制我公司技術檔案、文件材料等，違者追究責任。3 科技檔案借閱

3.1 凡是本公司員工因工作需要，一律憑工作證辦理借閱手續，嚴禁代借和轉借。3.2 全公司總平面圖、上下水道、供電及“絕密”技術資料，需經公司領導和技術總監批準方可借閱。“絕密”資料不得帶離檔案科，如因工作需要必須帶出者，需由公司領導簽署批準。

3.3 借閱者對借出的檔案資料（圖紙、技術資料）要妥善保管。不準拆卷、涂改、打標記、損壞和丟失，要保證案卷完整，違者追究責任。

3.4 設備原圖不得作為借閱使用，更不準拿到現場使用，如確系生產需要，須經公司技術總監和檔案科領導批準。

3.5 借閱者對借閱的檔案資料必須當面點清，歸還時按順序排好，案卷檢查無誤后，當面辦理注銷手續。丟失者除賠償經濟損失外，還須追究責任。

3.6 借閱者未經檔案員允許，不得自拿、自取、自放，嚴禁擅自入內，對不聽勸阻者，檔案員有權停止借閱。

3.7 借閱時間不得超過15天，特殊情況者需經批準，最長時間不能超過一個月。不能按期歸還者，可續辦借閱手續，否則按管理規定停止借閱。

3.8 各單位和個人不經公司領導和檔案科批準，嚴禁將我公司一切技術資料、圖紙（含復制品）向外泄露，違者批評，嚴重者給予處分。

3.9 調離、退休人員，需持人事部門調令到綜合檔案科交清所借和工作中形成的文件材料，方可辦理離廠手續。

3.10 外單位來公司參觀學習、考察等人員，按專業對口接待，并只做一般性介紹，如欲深入交流時，需請示分管該專業的公司領導或技術總監同意。4 科技檔案修改

4.1各單位不得自行修改科技檔案、圖紙和技術文件，修改、作廢一律填寫申請單。必須修改時經領導同意，由專職技術人員修改，并同時修改藍圖、底圖和技術文件材料。

4.2 在實施重大合理化建議，技術改造中須修改圖紙時，由原設計技術人員負責修改。4.3 凡是新設計施工項目，應由施工單位提供施工過程中的依據，由設計者完成竣工圖。

4.4 凡屬設備檔案圖紙的修改，均由生產技術部（分管工程技術人員）辦理，其它單位不得自行修改。

4.5 凡備品備件，設備訂貨圖紙，由生產技術部統一修改后，方能生效。4.6 凡工藝流程變動修改，由車間技術人員提出，由生產技術部工藝組修改，其它單位不得自行修改。

4.7 底圖修改較大時，應將原圖申請作廢，重新出圖，圖號不變。

4.8 凡因工藝流程改變或設備更新、調整設備，廢除原圖需作廢時，由經辦人（車間、檢修部門或設計部門）提出報廢申請，報綜合檔案科作廢。5 科技檔案銷毀

5.1 經主管及技術總監批準，有關部室共同鑒定后，由科技檔案人員登記造冊。經公司保密委員會或公司保衛部門指定專人監督銷毀，任何人都不得擅自處理，或任意分散。

5.2 銷毀清冊其內容必須具備：順序號、保管期限、檔案目錄號、密級、保管單位，以便日后查考。

5.3 銷毀清單一式二份，一份留存綜合檔案科備查，另一份上報有關機關。6 科技檔案保密

6.1 技術檔案庫房是機要崗位，無關人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應隨關鎖。

6.2 機密文件，技術檔案、圖紙、資料，必須由專人集中經管，妥善保管。6.3 凡屬保密科技文件、圖紙、資料借閱，必須依照規定的借閱批準手續，不得擅自查閱與借出。一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續。查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規定造成后果者必須追究責任。

6.4 銷毀舊圖紙、資料時，要嚴格檢查，防止失密、泄密。

6.5 檔案工作人員要嚴格遵守“保守機密慎之又慎”的方針，不失密、不泄密，做好科技檔案、資料的保密工作。

6.6 借閱絕密的技術文件、資料、圖紙，須經指定負責人批準，履行絕密借閱手續方可借閱。

6.7 對機密、絕密科技資料、圖紙要定期查對，以免出錯，發現丟失應及時報告有關部門，妥善處理。

竣工檔案管理辦法

1、負責全公司竣工工程資料的收集、整理、立卷、歸檔的管理和組織竣工檔案的驗收工作。

2、對施工單位的技術負責人和資料員進行檔案工作交底，使其明確檔案收集、整理工作的重要性及歸檔范圍。

3、負責督促施工現場的其他管理人員按時交接檔案資料，統一歸口整理，保證竣工資料組卷的完整性和有效性。

4、工程項目竣工后施工單位必須及時做好竣工資料的整理、組卷工作，按單項工程分類立卷，組成保管單位(卷、冊)，且符合國家或行業標準。有修改的竣工圖要修改到位、標注到位。

5、對接收的竣工檔案進行查驗，符合規定要求的方能接收。接收的竣工檔案以原件為準，不得有偽造、復印、涂改或有其他不符合要求的文件。

6、竣工檔案是公司的主體檔案，檔案庫房必須保證絕對安全，庫房內嚴禁吸煙，并配備消防器材，沒有允許不得入內。

7、若外單位需借閱或復制我公司竣工資料或圖紙，需經公司領導或技術總監批準后，到綜合檔案科辦理手續，方可借閱或復制。各單位嚴禁代外單位復制公司竣工資料、圖紙等，違者追究其責任。

8、各單位不得自行修改竣工資料和圖紙，必須修改時須經領導同意，由專職技術人員修改，并同時修改藍圖、底圖。

9、凡需領用工程制圖儀器，須提出書面報告，并經主管部門領導及綜合檔案科批準后方可領用。

底圖管理辦法

1、凡公司所屬各部室繪制的底圖均由綜合檔案科底圖室集中統一管理。

2、凡是工程設計、標準圖、設備圖等，必須交底圖室存檔，并按工程項目分類登記建帳，入庫保管。外購藍圖描繪復用底圖，必須按我公司規定統一編號。

3、入庫圖紙必須成套齊全、圖面整齊、圖號完整，有各級領導簽字方可辦理交接手續，驗收存檔。

4、底圖應按國家標準圖幅，用碳素墨水或用計算機繪制，經設計、校核及有關領導簽字后，送交檔案科。計算機繪制的底圖，設計、校核、審查的簽字，必須是簽字者本人用碳素墨水的簽字，不得用計算機直接描出，以符合檔案管理的要求。

5、底圖檔案以袋裝為主，并編制底圖總目錄，袋內編制卷內目錄，以便于管理和利用。底圖展開平放在專用的底圖柜內，不得卷放或折疊放置。特殊招標的底圖視情況采取適當措施存放保管。

6、底圖檔案號按形成單位統—設備的分類方法進行分類，并組合成類別，各種類別底圖分別采用大流水編號。編號寫在底圖案卷袋右下角圖框外邊，號碼應清楚可見。

7、收藏底圖要精心保管，為了加強底圖的堅固性，應將底圖周邊用縫紉機軋邊后方可曬圖。對于破損圖紙要及時修補，破損嚴重不能修復時應提出更新。

8、提曬底圖須填寫曬圖申請單，提曬底圖應及時準確。收回圖紙要當面點清，沒有缺損和涂改時方可簽收。

9、嚴格遵守檔案保密制度，底圖嚴禁外借，底圖除需重大修改和重新復制外，一般不予外借。確因工作需要，須由公司分管領導及綜合檔案科領導批準，嚴格借還登記手續。借閱保密程度較高的底圖，應由公司領導批準。

藍圖管理辦法

1、綜合檔案科藍圖管理崗位負責公司所有工程項目施工藍圖、資料的接受、分類整理、保管統計、鑒定銷毀和提供利用工作。

2、公司所有工程項目的施工藍圖、資料，在項目竣工、完成后由施工責任單位及時整理，隨附清單一并移交綜合檔案科。

3、認真做好藍圖、資料入庫驗收工作，逐份逐張清點，并及時系統整理，按單項工程分類立卷、裝盒、排架。做到完整齊全，并編制檢索工具。

4、入庫藍圖、資料均按檔案號順序排列，不得亂放或任意提取，借閱藍圖、資料需要辦理登記手續，定期檢查藍圖、資料借還情況，及時做好催還工作。

5、熟悉藍圖、資料的排放位置，主動協助借閱者查找圖號和卡片等檢索工具。

6、借閱者對借閱的藍圖、資料必須當面點清，妥善保管，不得涂改、損壞和丟失。收回時排好序號，確無缺損和涂改方可簽收。違反者除賠償經濟損失外，還要追究責任。

8、精心保管藍圖、資料，如有破損圖紙應及時修補，破損嚴重不能修補的，及時提曬更新。

9、時時做好鑒定工作，對沒有利用價值的藍圖、資料提出銷毀申請，造冊登記，經鑒定、審批后，予以銷毀。銷毀時要嚴格檢查，防止失密、泄密。

10、藍圖、資料保管堅持“防盜、防火、防鼠、防蟲、防濕、防塵、防光、防有害氣體”，做到安全無事故。保持庫房內部清潔衛生，排放有序，溫度適宜。

11、對藍圖、資料收進、移出、保管、利用等情況進行登記，并按規定上報庫藏等檔案工作基本統計情況。

復制印曬管理辦法

1、綜合檔案科復印、曬圖崗位負責公司各相關檔案資料的工程復制和曬圖工作。

2、復印、曬圖室人員對送交的復印、曬圖技術文件或圖紙應逐一登記。

3、嚴格復印、曬圖的程序和手續。復印、曬圖必須有經辦人填寫好曬印申請單，申請單位和領導簽字后交綜合檔案科統一安排曬印，不得私自接受復印或曬圖，手續不完備的應給予拒絕。

4、復印、曬圖人員收到手續完備的申請單后，嚴格按照審批的規格、張數進行復印、曬圖。申請單須保存三年備查。

5、保證復印或曬圖質量，提高工作效率。急件隨到隨印或曬，平件一般不超過三天，杜絕復印、曬圖差錯。

6、嚴格遵守保密規定，涉及到保密材料，我公司專有技術等“秘密”類資料，必須由公司主要領導或技術總監簽字，方可安排復印或曬圖。禁止無關人員翻閱復印、曬圖資料和出入復印、曬圖室，不在室內待客閑談。

7、曬圖機、復印機等設備要經常維護保養。設備出現故障應及時分析查找原因，并向領導匯報進行維修。

8、保證復印曬圖室的安全、衛生、整潔，做到每日清掃保潔，每周大掃除，人走“四關”（關機、關電、關燈、關門）。

9、建立復印、曬圖檔案，每月底，對材料消耗和印曬情況進行一次檢查統計。

科技圖書管理辦法

1、綜合檔案科圖書資料室負責全公司科技圖書、資料和各部門生產、管理所需雜志、規程以及其它有關資料的搜集、訂購、保管、借閱、發放等工作。

2、搜集、采購來的科技圖書、資料應及時按“中圖法”分類、登錄、編號、建卡、投入借閱。

3、凡各部門所需訂購有關科技圖書資料，均應由分管領導批準，由綜合檔案科統一歸口并負責征訂、購買、報銷和管理工作，其它部門未經批準不得自行購置。部門和個人需用可辦借閱手續。

4、凡參加各種學術會議、技術會議、培訓的資料原則上一律交綜合檔案科資料室統一管理，其它部門及個人不得留存，如因工作確實需要留存，須經公司技術總監批準。凡沒有經過綜合檔案科簽字驗收，財務部門不予報銷。

5、科技圖書、資料的借閱嚴格按借閱制度進行，定期進行催還、清理。借閱人員必須在圖書資料室辦理書面借閱手續，方可借閱。

6、公司員工每次借閱本數只限一冊，歸還后，方可第二次再借。借期一周，單次借閱時間最長不能超過20天，否則停止借閱。

7、借閱的圖書不得撕頁、圈點、注字、折疊、剪裁等。若有丟失和損壞按圖書原價兩倍以上賠償。對于絕版圖書四倍以上賠償。

8、科技圖書借閱的過程中，借閱人不得私自將圖書轉借給其他員工，如需轉借，必須到圖書資料室辦理轉借手續。如因任何轉借原因發生的書籍損壞等損失，由第一借閱人負全面責任。

9、必須保持科技圖書的整潔、整齊，發現破損，要及時裝訂、裱糊。

10、圖書資料室必須按規定做好相應的防護措施，如防塵、防潮、防火、防霉、防蟲、防盜等。

11、員工調離出廠，必須持人力資源部調離證明，及時辦理圖書歸還手續，經簽字后方可離廠，廠外人員不得借閱。

12、科技圖書每年終認真清查核對一次。

科技情報管理辦法

1、科技情報管理崗位主要負責公司科技情報資料的收集、購置、加工、編輯和提供利用工作，為企業生產與發展做好服務。

2、科技情報人員要廣泛收集整理、分析研究各類化工科技信息情報。在掌握本單位科技動態基礎上，為解決生產中的關鍵技術問題，提高技術管理水平及時提供有針對性的情報，并采用多種形式傳播、推廣適用的先進技術和技術創新成果。

3、積極參加科技信息情報的交流活動。積極參加全國中氮技術情報網的活動，為《中氮肥》、《中氮信息》及有關情報網投稿，并完成分配的任務。

4、認真做好《淮化科技》內部刊物的稿件組織、編輯、出版和國內中氮等行業的交流工作。

5、開發情報資源為公司生產經營、技術研發服務。科技情報人員應積極貫徹上級有關科技情報工作和技術創新精神，做到上情下達、下情上報、內外通氣，成為溝通情報交流渠道的聯系人。

6、檔案資料管理人員應做好技術資料、圖書、檔案的收集整理分類編目工作，做好資料目錄和期刊目錄的編制工作，并配合專職情報員做好信息情報的服務工作。

7、科技情報工作計劃應列入本單位科技計劃，單位領導批準后實施。要逐步增添必要的信息化設施和征訂相關的圖書資料、期刊雜志等。

8、積極組織科技情報人員(包括資料管理人員)參加情報業務、專業知識、科技外語等學習活動，提高科技情報人員業務水平。

9、公司工作人員外出參加各種專業會議、學習班所獲得的各種技術資料和以單位名義索取的技術資料一律交綜合檔案科進行整理、編目、歸檔和掃描，以提高利用率。

重點建設項目檔案管理辦法

一、總則

1、為加強對公司重點建設項目檔案的管理工作，確保重點建設項目檔案的完整、準確、系統和有效利用，根據《中華人民共和國檔案法》和國家、省有關規定，結合公司實際情況，制定本辦法。

2、本辦法適用于公司各類重點建設項目建設與使用全過程中的檔案管理工作。

3、重點建設項目檔案是指從重點建設項目的提出、立項、可行性研究、初步設計、勘察設計、招投標、施工、工程監理、生產準備到竣工驗收的全過程中形成的具有利用和保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件資料。

4、重點建設項目檔案工作既是重點建設項目的基礎工作，也是檔案事業的組成部分。重點建設項目各有關單位要依法加強對檔案工作的領導，列入工作計劃，按照集中統一管理的原則，確保重點建設項目檔案的完整、準確、安全和有效利用。

二、項目檔案管理職責

1、重點建設項目建設各有關單位要成立檔案工作管理機構，確定一名分管領導主抓檔案工作，并建立相應的檔案管理網絡機構，配備素質較高的檔案專、兼職人員，落實項目檔案工作所需經費。專、兼職檔案人員應當忠于職守，遵守紀律，必須參加檔案管理專業培訓，持證上崗。制定管理制度，建立健全重點項目的檔案管理工作，保證重點建設項目檔案工作和項目建設工作同步進行。

2、重點建設項目主管部門負責監督、檢查和指導本部門重點建設項目檔案工作。要加強對重點建設項目檔案工作的宏觀管理，將重點建設項目檔案工作納入項目管理之中，在下達項目計劃、檢查項目進度、驗收項目時，要同時部署、檢查、驗收檔案工作。

3、建立、健全重點建設項目文件材料的形成、積累、整理、歸檔制度。堅持“三參加”、“四同時”管理。“三參加”即檔案部門參加項目審查論證會和項目進度會；參加工程階段性竣工驗收；參加設備開箱，并形成記錄。“四同時”即下達項目任務的同時提出文件材料的歸檔要求；檢查項目進度的同時檢查文件材料的形成情況；項目竣工驗收的同時驗收鑒定檔案材料的齊全、完整、準確情況；項目申報評優及項目有關人員提職評先時，檔案部門同時出具專題歸檔證明材料。

4、重點建設項目建設單位負責組織、協調和指導勘察單位、設計單位、施工單位和監理單位的項目竣工文件編制和項目文件整理。

5、項目勘察、設計、施工、監理等單位應根據《國家重點建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(DA / T 28—2002)的要求，完成各自職責范圍與合同規定的項目文件資料的收集、編制、整理、歸檔工作。

三、項目檔案的收集和歸檔

1、建設單位與各承包單位簽訂的項目承包合同，應按照檔案管理有關規定與標準，明確項目文件資料的歸檔、整理、移交等工作要求。

2、實行總承包的項目，各分包單位負責收集、整理分包范圍內的項目檔案資料，項目竣工時，由項目總承包單位負責匯總整理項目全部檔案資料，并提交項目建設單位；由建設單位分別向幾個單位發包的項目，各承包單位負責收集、整理所承包范圍內的項目檔案資料。項目竣工時，由項目建設單位或由項目建設單位委托一個承包單位負責匯總整理項目全部檔案資料。

3、重點建設項目申請立項時，項目建設單位應著手開始對形成的文件材料的收集、積累、審核工作；項目竣工驗收時，應完成全套文件材料的歸檔和驗收工作。歸檔文件材料必須完整、準確，保持有機聯系，反映重點建設項目的真實情況。

4、重點建設項目前期文件、竣工驗收文件，應由建設單位和承辦機構負責收集、積累；勘察、設計單位負責勘察、設計文件的收集、積累，并按規定向建設單位檔案部門提交有關設計基礎資料和設計文件；項目施工文件，由項目施工單位負責收集、積累；項目監理文件由監理單位收集、積累；項目調試及試運行階段形成的文件，由試運行單位負責收集、積累；項目器材供應和財務管理單位應負責收集、積累建設項目器材供應及財務管理形成的文件。

5、凡是反映與重點建設項目有關的重要職能活動，具有查考利用價值的各種載體的文件，都應收集齊全、立卷、歸檔。

6、各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集；引進技術、設備文件應首先交綜合檔案科登記、歸檔，再進行譯校、復制和分發使用。

7、重點建設項目所需國內外技術資料、圖紙，由綜合檔案科統一訂購、借閱。外出開會、考察、學習收集的技術資料、圖紙，各類項目前期文件都要及時交綜合檔案科歸檔，工作需要時辦理借閱或者提供復印件。

8、歸檔的項目文件材料要求字跡清楚、圖樣清晰，圖表整潔，簽字手續完備。載體及書寫材料符合檔案保管要求。永久、長期保存的文件不得用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆）書寫、繪制。凡由易褪色的書寫材料（如復寫紙、熱敏紙等）形成的需永久和長期保存的文件，應附一份復印件。復印、打印文件及照片字跡、線條及影響的清晰及牢固程度應符合設備標定質量。照片、錄音、錄像文件應保證載體的有效性。電子文件應以光盤為長期儲存介質，并打印備份。

9、建設單位應采取拍照、錄像等方式，將項目開發建設前后的新舊面貌和開發建設過程進行記錄，制作、形成音像檔案，及時歸檔保存，并向市檔案館和本單位檔案部門移交。

10、重點建設項目檔案的保管條件要符合國家檔案局制定的《檔案庫房技術管理暫行規定》的要求，采取防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等有效措施，保證項目檔案的安全管理。應把庫房、設備與裝具所需經費列入項目投資總概算中，使檔案管理現代化與企業管理現代化同步發展。

11、項目建設單位要逐步提高檔案信息化管理水平，建立健全并切實落實相關規范、標準和規章制度，做好電子文件的歸檔和電子檔案的保管，確保其真實、完整和有效，逐步實現項目檔案信息的網絡化服務。

12、重點建設項目檔案移交的時間要求：各施工承包單位應在項目完成后將項目檔案向建設單位移交；項目檔案驗收合格后，建設單位按合同規定要求，向生產使用單位及其它有關單位辦理檔案移交，并辦理完備的清點、簽字等移交手續，明確檔案移交內容、案卷數、圖紙張數等。施工單位不按時提交合格竣工圖的，不算完成施工任務，并應承擔責任。

四、檔案的整理

1、建設單位或監理部門要制定項目檔案分類大綱和編號體系。小型項目直接按結構或專業分類，大中型項目按單項工程或結構、專業分類，下設屬類。

2、重點建設項目文件組卷原則是遵循其形成規律和成套性特點，分類科學，組卷合理。管理性文件按問題、時間或依據性、基礎性、項目竣工驗收文件組卷；施工文件按單項工程或階段、結構、專業組卷；設計變更文件、工程聯系單按文種組卷；項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、消防、環保等順序組卷；監理文件按名稱或專業組卷；設備文件按專業、臺件組卷；聲像材料組卷時應附文字說明，對事由、時間、地點、人物、作者等內容進行著錄。

3、卷內文件排列：管理性文件按問題、時間或重要程度排列；施工文件按管理、依據、建筑、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列；設備文件按依據性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修等順序排列；竣工圖按專業、圖號排列。卷內文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正文在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。

4、案卷編目要求編寫頁號、填寫案卷封面、案卷脊背、卷內目錄、備考表所設置的各項內容及編制總目錄、分類目錄、底圖目錄、特殊載體目錄等。

5、案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。案卷的包裝采用國家檔案局規定的無酸卷皮、卷盒。

6、案卷排列：基建類案卷按項目、依據性材料、基礎性材料、工程設計、工程施工、工程監理、工程竣工驗收排列；設備類案卷按依據性材料、外購設備開箱驗收（自制設備設計、制造驗收）、設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列管理。

7、重點建設項目竣工圖編制必須真實，準確的反映項目竣工的實際情況，要做到圖物相符、技術數據可靠、圖面清晰、逐張加蓋竣工圖章、簽字手續完備。

8、負責組織重點建設項目竣工驗收的主管部門或建設單位在項目初步驗收或竣工驗收時必須通知檔案行政管理部門或有關單位參加。

9、重點建設項目單位要認真貫徹執行《國家重點建設項目檔案登記辦法》的有關要求，按規定時間填報登記表，做好重點建設項目檔案登記工作。

第三篇：企業檔案管理制度

企業檔案管理制度

一、目的

為了加強公司系統的檔案管理，實現檔案管理的規范化、制度化，更好地為公司各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》的有關規定，結合公司實際情況，制定本制度。

二、管理權限、職責

1、公司系統的文書立卷工作和檔案管理工作由公司綜合部負責監督和指導。

2、綜合部負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作。

3、公司各部門負責人負責本部門文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。

4、公司開展的項目及專項工作由項目負責人對歸檔文件的完整和系統負責，配備專職或兼職檔案人員。

5、公司各部門專兼職檔案人員應負責收集、整理歸檔文件，對歸檔文件的整理質量負責。

三、歸檔范圍與分類

1、凡是反映公司建設、生產、經營、管理等活動及產權變動過程中形成的各種載體式、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片等）均屬歸檔圍。

2、公司文書檔案設置6類，分為行政管理類、經營管理類、生產管理類、黨群管理類、人事類、會計類。公司科技檔案設置4類，分為基建類、設備類、科研類、產品類。公司聲像檔案、實物檔案另行歸檔。具體參照《gt管業文件材料歸檔范圍及保管期限表》執行。

四、立卷歸檔要求

1、經營管理工作、生產技術管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件應在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。

2、科研開發、項目建設等文件應在其項目驗收、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。

3、產權產籍、質量認證、資質信用、知識產權等文件應隨時歸檔。外購設備儀器或引進項目的文件應在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。

4、公司檔案的保管期限分為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。凡是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，具有長遠保存利用價值，為永久保管。對在一定時期內有利用價值的,應酌情列為定期（30年或10年）保管。凡介于兩種保管期限之間的，按照保存時間較長的一檔確定保管期限。

5、各部門必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件材料，如有材料還需使用，應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續。

6、歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應完整、準確、系統，歸檔文件材料盒內要有“盒內文件目錄”。

7、文件形成部門應按期將《檔案交接登記表》隨同已整理的文件向綜合部檔案室移交，檔案部門在接收時應認真核對，并檢查檔案質量。雙方在《檔案移交登記表》簽字后各保留一份。

五、檔案借閱與保密

1、總經理、副總經理、總監借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續，限期歸還。

2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，需辦理《借閱檔案申請表》，經部門負責人、分管領導審批后方可借閱。

3、公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別。絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理批準，總經理因公外出時可委托副總經理審批，具體按委托書的內容執行。

4、借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

5、借閱人對檔案要妥善保管，保持整潔，不得對檔案進行涂改，勾劃、裁剪、損壞或抽頁，不得轉借他人，不得遺失和私自翻印。

6、檔案管理員應定期清查借閱登記冊，對已到限期的調出檔案，應及時督促歸還。

7、檔案工作人員不準用電話、傳真、信箋與別人聯系秘密事項；嚴禁秘級文件、資料、信息上網。

8、檔案工作人員必須堅持做到不帶檔案出門，不準將檔案提供給無關人員查看，不準將檔案存放情況及其內容向無關人員泄露，克服新時期無密可保的麻痹思想，時刻保持警惕，謹防失泄密事件發生。

9、建立檔案利用效果登記制度，對借出的檔案，在工作查考、解決經濟糾紛，經濟案件，產權歸屬等產生的作用及效果及時進行登記，以反映檔案在公司經營活動中所發揮的應有作用。

六、檔案的鑒定與銷毀

1、公司綜合部對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。

2、檔案鑒定工作由綜合部主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。

3、檔案材料鑒定小組審定，編制銷毀清冊，并經公司總經理批準后，方可銷毀。

4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。銷毀清冊永久保存。

七、罰則

1、凡無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件負責人和部門領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。

2、對涂改、拆散或未經批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。

3、不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查；

4、遺失檔案的，應立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，追究當事人責任。

八、本制度由公司綜合部負責解釋，自下發之日起執行。

年 月 日

第四篇：企業檔案自查報告范本

企業檔案自查報告范本

20xx年以來，我司檔案管理工作在公司總部的正確指導下，認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》和《******公司檔案管理辦法》，以實現檔案管理的規范化、標準化和科學化為目標，狠抓檔案管理質量，不斷加強檔案整理水平。從行政公文的收集、整理、歸檔到保管利用過程，切實做到檔案的完整和安全。現將我司檔案管理自查情況報告如下：

近年來，公司領導高度重視檔案管理工作，始終將檔案管理工作納入日常工作日程。以職能建設為基礎，以規范管理為核心，進一步完善了檔案管理工作機制，先后建立健全了由公司領導任組長，各部室負責人為成員的檔案管理工作小組，實現了檔案目標管理工作的統一領導、統一規劃、統一管理，形成了公司領導掛帥、各部門分管、檔案管理員具體負責的管理網絡，使我司的檔案管理工作邁上新臺階。

為做好檔案管理工作，我司在原有的基礎上，加強了對檔案保管、利用、保護、保密等規章制度的落實。在檔案收集整理工作方面，我們從嚴要求，切實加強文件的收、發工作，嚴格登記、科學分類、組卷合理、編目規范，努力做好

文件裝訂、排列、編號、編目、裝盒等工作，保證歸檔文件材料的完整、準確、系統。在檔案材料保密工作方面，我司定期做好法律法規、制度規定的宣傳工作，加強檔案管理人員的保密意識，增強對歸檔文件材料的保密力度，實行專人保管、專人查閱、集中歸檔，保證檔案資料的安全和利用。在檔案基礎設施方面，我司根據資金的實際情況，配備了鐵柜、空調、災火器等辦公設施，基本上滿足了“防潮、防霉、防鼠、防蟲、防火、防塵、防光、防高溫”的八防要求，確保了檔案的完整和安全。

通過一系列手段和措施，我司進一步提高了檔案工作的管理水平，做到了“規章制度上墻、工作意識進腦、管理理念入心”，公司上下呈現出依法治檔、規范管檔、人人重檔的良好局面。

根據檔案工作的有關規定，我司結合自身實際，制訂了規范的檔案分類方案、保管期限、歸檔范圍等，對形成的文書、會計、業務等檔案資料分門別類按規定進行整理、編目。各門類文件資料歸檔率為100%，完整率為100%。截至目前，共形成檔案總數2914件，其中：文書檔案2408件，會計檔案382件，業務檔案124件。通過自檢自查，我司的檔案管理工作雖然取得了一定的成績，但與總部領導的要求還有一定差距，主要表現在：一是各部室的檔案責任意識方面有待加強；二是在開發利用方面有待深入探討，跟蹤利用效果反饋不夠；三是由于實際客觀因素限制，檔案方面的專題培訓還有待加強；四是檔案管理的基礎設施有待進一步完善。

針對以上問題，我們制定了整改計劃：檔案管理工作要建立在平時認真、仔細、及時的基礎上，在日常工作中，要隨時進行整理、分類、歸檔，做到規范化管理；加大宣傳力度，進一步組織學習檔案管理基本知識，充分認識檔案工作的重要性；加強監管工作，檔案管理人員要定期對公司的文件資料進行保密檢查，發現問題及時糾正，把隱患消滅在萌芽狀態；進一步加強制度落實力度，做到有章可依、有章必依、違章必究；進一步抓好軟硬件建設，確保檔案安全。

在今后的工作中，我司將繼續深入貫徹執行公司總部的文件精神，加強措施，加大力度，努力改進檔案管理中存在的問題，完善檔案管理制度，力爭使檔案管理工作更上一層樓。

***公司

二〇xx年xx月xx日

市檔案局：

我局檔案工作在局黨委的領導下,在市檔案局的指導下,認真貫徹落實《檔案法》、《檔案法實施辦法》，大力加強檔案管理工作，全面夯實檔案基礎建設，努力提高檔案管理水平，積極開發檔案資源，拓寬檔案為醫療衛生工作服務領域，并大力推行科技興檔和依法治檔，使我局綜合檔案建設工作邁上了新臺階。

根據單位檔案工作年終考核的要求，我局不斷加強檔案整理水平，切實做好檔案管理工作，目前各方面已小有成效。對貫徹執行《市級部門檔案管理工作考核標準》的情況認真開展了自檢自查，對照《市級部門檔案管理工作考核標準自查表》現將具體情況報告如下：

進一步健全了組織，加強了領導。把檔案工作列入單位工作計劃，明確分管領導；各種檔案實現集中統一管理。

在管理措施上，領導組織全體人員認真學習《檔案法》及有關資料，研究制定檔案整理歸檔制度；會計檔案管理辦法；檔案借閱制度；檔案保密制度；檔案鑒定、銷毀制度；檔案收集制度；檔案統計制度；檔案保管制度；檔案員崗位職責和達標升級有關措施及方案，同時還加強對各科室文件材料的收集、整理、歸檔工作指導，從制度上、措施上有效地保證了檔案工作地順利開展。檔案工作人員積極參加區檔案局組織的業務培訓學習，經培訓上崗，了解工作職能，熟悉業務，政治素質好、責任心強、愛崗敬業。根據檔案管理的實際需要和市下達的專項目標要求，因辦公室條件有限，現有辦公用房間，配備了辦公桌椅、電腦等基本的辦公設施，添置鐵櫥，門窗、窗簾，基本上滿足了檔案室防火、防盜、防蟲、防鼠、防光、防潮、防濕、防鼠、防磁等的要求。

根據《檔案法》和《機關檔案工作建設規范》的要求，結合我區檔案管理業務建設的情況，每年我們按照區檔案局安排的時間按時立卷，請他們現場指導，發現問題及時糾正，對應歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作，既得到了檔案部門的監督指導，又減少了無效勞動，提高了案卷質量，保障了檔案管理的時效性和系統性。對于各基層單位的檔案管理工作，我們經常深入基層，要求認真嚴格按照國家有關檔案工作的法律法規立卷，對應歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作，對檔案文件嚴格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔等工作。

我局從20XX年始將信息化建設納入重要議事日程，配備相關信息化設備，使用市檔案局推薦認可的檔案管理軟件，建立了較完善的案卷級目錄數據庫，積極推進文件級目錄數據庫建設，探索建立電子文件數據庫。

按照《檔案法》的規定，結合我局實際情況，建立健全了八項檔案管理制度，即：檔案保管制度、各種文件材料歸檔制度、檔案查閱利用制度，檔案鑒定銷毀制度、檔案資料保密制度、檔案工作人員守則。按規定收集整理文書、財會、設備、圖片等檔案。

1、強化檔案為領導決策和部門工作服務的意識。圍繞市衛生局的工作重點，選好題，收集好材料，加強研究、開發適用的檔案信息，主動為領導決策提供參考；開展檔案服務利用工作，深化醫療衛生檔案工作，將檔案服務工作向全面建設小康社會第一線延伸，加大對重大事件的規范建檔力度。

2、整體推進檔案信息化進程,繼續推進檔案網絡建設。努力與檔案信息化接軌，做好互聯網站檔案信息服務工作。

3、搶抓機遇，切實加強綜合檔案室基礎設施建設和業務建設。

4、加強檔案保護，開展檔案修裱、消毒等工作，保證館藏檔案完整齊全，延長檔案壽命。

5、加強監督，繼續開展檔案監督檢查工作。

6、加強指導，努力提高農村檔案管理規范化水平。總之，我局的檔案管理工作經過近幾年的不懈努力，取得了一定成績，但還存在一些不足，我們將以這次檢查為契機，進一步做好檔案管理工作，更好地為群眾健康提供良好的服務。

根據總部下發的“中遠集團檔案工作評價辦法”和《關于做好中遠集團檔案工作評價的通知》，我司對目前現有檔案管理情況逐條對照，現將具體情況報告如下：

安徽中遠物流始建于XX年，依托中遠物流雄厚的硬件設施、強大的網絡資源和健全的信息系統支持，安徽中遠物流為客戶提供全面的供應鏈解決方案和一站式的第三方物流服務。業務涵蓋供應鏈診斷和再造、倉儲配送、綜合運輸、國際貨運代理、庫存管理等基本功能；同時，也為客戶身定做，提供各種增值服務。其中，不僅創建了家電物流、化工物流和汽車物流等專業化品牌，還大力發展了為中小企業融資開辟綠色通道的融資物流等創新品牌。

從公司建立到今，經歷了13年的時間，安徽中遠物流已經從最初的業務為主的發展模式發展成為目標業務與管理協同前進的綜合管理模式。目前安徽中遠物流有員工33人，下設總經理辦公室、財務部、綜合物流部、工程物流部、光電物流部、海鐵聯運部6個部門，組織架構正在不斷的完善。

XX年5月份之前，公司無專門的檔案室，公司檔案由總經辦和各部門相關人員兼職管理，現保存了XX-XX年自建立以來的黨群、行政、財務、業務、人事、企劃等類型檔案。在檔案管理工作中，公司

不斷完善檔案管理的各項規章制度，先后制定了《安徽中遠物流文書檔案管理規定》包括企業文件材料歸檔辦法、企業檔案分類編號辦法、檔案保管、庫房管理規定、檔案利用、檔案保密規定、檔案鑒定銷毀規定、特殊載體管理辦法、會計檔案管理辦法、業務檔案管理辦法。檔案管理由總經理辦公室文員兼職管理，各部門業務檔案由部門專人負責管理，為提高公司兼職人員檔案管理能力，公司首先對相關兼職檔案管理人員進行公司相關檔案管理辦法的培訓，又根據XX年區域下發的《上海中遠物流有限公司文件檔料歸檔范圍和保管期限的規定》進行文件檔案管理培訓，公司各部門兼職檔案管理人員的專業知識得到進一步提升。在公司領導對檔案管理的高度重視下，安徽中遠物流目前檔案管理水平較以前已經很大的提升，但是目前公司檔案室處于正在組建中，管理水平較規范化的檔案管理還有相當大的差距。

根據《中遠集團檔案工作評價指標及評分標準》安徽中遠物流自查得分是65分，達標等級是D。

安徽中遠物流單位小，人力財力有限，在檔案室管理硬件上投資也有限，主要存在如下問題：

1）檔案管理人員專業性不足

檔案管理人員均為兼職人員，而且非檔案專業管理人員未取得檔案管理資格證書，其專業知識主要靠自學，有待進一步提高。

2)檔案信息化管理不到位

現檔案管理在財務部和光電物流部存在電子信息管理。財務部設有電子檔案數據庫，光電物流部實現了電子文件異質存檔，并每天更新電子檔案。但是公司的檔案電子信息化沒有實現統一管理，電子檔案光典軟件也沒有落實運用，在電子信息資源共享和保密方面需要改善。

3)檔案室硬件設施不完善

由于安徽中遠物流新搬辦公樓，現檔案室管理剛起步，目前檔案室相關硬件設施還不完善。

4)檔案統計類和宣傳類工作不到位

目前安徽中遠物流無專人對檔案工作進行管理，對于每年的數據檔案數據統計與匯編不到位，沒有形成專題材料、檔案信息資源的分析研究，并且沒有利用企業檔案展示企業發展歷史，宣傳企業文化，舉辦檔案陳列和展覽，這些方面的工作仍需加強。

安徽中安徽中遠物流目前檔案管理工作處于起步階段，實力相對比較薄弱，但領導一直高度重視檔案管理，經過近年來的不懈努力，我司檔案管理工作取得了一些成績，但與上級的要求相比，還存在一定的差距，在今后的工作中，我們將加強措施、加大力度，把我司檔案管理工作推向更高的臺階。具體抓好五個方面的工作：一是進一步加強領導、提高認識，增強全體人員檔案意識，把檔案管理工作作為就業工作的一項重要內容抓好抓實。二是進一步加強制度落實力度，做到有章可依、有章必依、違章必究。三是進一步抓好軟硬件建設，確保檔案安全，提高檔案信息調閱速度。四是進一步加強檔案隊伍建設，提高檔案管理人員的政治素質和業務水平，適應新時期檔案管理工作的要求。五是推進檔案信息化建設,實現檔案信息化建設與企業信息化建設同步發展。

安徽中遠物流有限責任公司

二〇xx年六月

第五篇：企業檔案管理制度

資料檔案證照管理制度

一、凡公司各個基層單位、部門在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規定向本單位檔案管理部門移交，集中管理，任何單位和個人不得將檔案據為已有。

二、各基層單位、部門領導應重視各自單位文件資料的管理和檔案立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。

三、各基層單位、部門的檔案管理工作由行政管理部負責監督和指導。

四、歸檔內容

1、凡是反映本單位、本部門工作活動、具有查考利用價值的原始文件材料(文字、圖表、聲像等)均屬歸檔范圍。

2、各基層單位、部門應歸檔的文件材料。

3、黨和國家領導人及上級單位有關領導視察、檢查本單位工作時有特殊保存價值的重要指示、講話、題詞、照片和錄音、錄像等聲像材料及登載相關內容的報刊。

4、股東會、董事會、工作會議、總裁辦公會、項目論證會、業務專題會議等重要會議的會議紀要、記錄的成套文件材料以及會議形成的聲像材料等。

5、頒發的各種正式文件的簽發稿、印本、重要文件的修改稿。

6、請示與批復文件。

7、工作計劃、總結、參考價值的考察報告，重要工作匯報材料等。

8、領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄，來自外單位的與公司有關的文件材料。

9、員工花名冊、員工個人信息檔案、入離公司記錄、勞動合同(協議)、薪酬制度，以及職務任免、職級評定、績效考核、培訓等人力資源管理工作中形成的文件材料。每年4月做歸檔封存。

10、財務預決算、財務憑證、財務賬簿、相關財務往來協議、合同等。以上資料以3至5年為期限視情況做存檔。

11、組織機構、人員編制，各基層單位、部門批準執行的規章制度。

12、企業歷史沿革，包括企業簡介、大事記、反映企業重要活動、事件的剪報、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物宣傳冊及展覽照片、錄音、錄像等文件材料。

13、月度(或季度)的工作綜述、項目動態等文件材料的定稿，編印的企業要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物(企業報、企業雜志等)的定稿、樣本。

14、解決法律糾紛問題形成的文件材料。

15、企業所有對外簽訂的各種合同、協議書。

16、固定資產登記，財產，物資、檔案等移交憑證。

17、在購置大型辦公設備中形成的憑證、協議合同、圖紙、使用說明書等設備資料。

18、審計、考核及接受上級單位檢查等活動中形成的重要文件。

19、外單位與本企業的工作來往文件等。

五、歸檔要求

1、公司各基層單位、部門應在每年三月底以前將上已辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、鑒定、立卷，定期向檔案管理部門移交。

2、公司各基層單位、部門必須嚴格遵守歸檔制度，在接收相關文件后的3個工作日內做好文件資料原件的歸檔工作，不得無故延期或不移交應歸檔的文件材料。不能及時歸檔的，或無法原件存檔的，要做出相應說明。如因工作需要還需使用相關文件，應按先立卷歸檔后再辦理借閱手續。

六、檔案的鑒定與銷毀

1、行政管理部對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，提出存毀意見，經企業有關領導批準后，按規定進行銷毀。

2、任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料。若按規定需要銷毀時，要由二人以上并在指定地點進行監銷，檔案管理人員要認真填寫、編制銷毀清單，經報總裁批準后方可銷毀。

七、檔案的借閱

1、公司各部門因工作需要，員工借閱本部門的業務檔案需到行政管理部填寫檔案借閱單，經直接上級批準后方可借閱。

2、公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門主管同意或公司領導批準。

3、機密檔案的借閱需經總裁(或分管副總裁)批準。

4、借閱檔案必須嚴格履行登記手續，檔案管理人員要及時對歸還的檔案進行檢查和清點，并在登記薄上注銷借用記錄。

5、借閱的檔案不得泄密、涂改、勾畫、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經相關領導批準。

6、借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，將由行政管理部視情況給予經濟處罰。

8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應報相關領導批準，且按公司有關保密規定辦理。

9、公司人員崗位調動時，必須將借閱的檔案及時歸還。否則，人事專員有權拒絕辦理調崗手續。