第一篇：企業檔案管理辦法

為了將公司檔案納入規范化管理，特制訂本制度。

1、檔案管理內容：公司將規劃、方案、各級文件、內部規章制度、董事會、股東會及重要會議材料、人事資料、信用材料、合同、工資檔案、學習材料、發言材料、技術資料、設備資料、各級報告、榮譽證書、土地、房產資料等具有可查性或參考價值的文件資料歸檔管理。各部門內部形成的文件、規定、資料等應主動整理好提交公司檔案室存檔，以便備查，整理事記等。

2、檔案登記：檔案室建立檔案登記簿，將所有檔案詳細分類登記，分類管理。存檔者須在登記簿上簽名，方可將資料入檔，否則檔案管理員不予接受。

3、檔案的查閱：

（1）任何人查閱檔案，如需在檔案室內短時間查閱可不打借條；如需在檔案室之外查閱使用，必須打借條方可借給。每次最長時間不得超過五天。

（2）公司各部門經理及相當于此級別以上管理人員查閱檔案可通過檔案管理員直接辦理查閱手續。其他人員需查閱檔案時，必須有本部門經理以上管理人員書面證明，方可到檔案管理員處辦理查閱手續。如遇特殊情況，必須由綜合管理部經理批準證明方可查閱。

4、檔案的保護：

（1）查閱者必須愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密。

（2）嚴禁擅自翻印、抄錄、拷貝、轉借，更不得遺失。如確實需要抄錄和復制，必須由總經理簽字的批準申請方可抄錄或復制。

（3）微機室及有電腦的部門嚴禁為無總經理簽名（復印簽名視為無簽名）的檔案資料（特別是技術、設備、標準資料）打印、拷貝或復印。否則，對責任人每次罰款200元。

（4）任何檔案嚴禁帶出公司大門。如確因外出加工配件等須攜帶有關技術資料或圖紙，必須由分管經理簽字批準，保衛方可放行。否則，如被保衛查出未經分管經理批準蓄意帶出者，須查明原因報綜合管理部，并每次對當事人罰款200元-XX元。如保衛未查出，被帶出公司以外而造成損失的，除對當事人罰款外，由當事人承擔一切損失，同時對責任保衛失職罰款100元。未造成損失的，除對當事人罰款外，對責任保衛失職罰款50元。

5、公司購買設備時的隨機技術資料、說明書、裝箱單等，員工外出學習時發放的學習資料，聘請師傅提供的技術資料、設備資料等，申請購買的技術資料等，必須在到達公司24小時到檔案管理員處辦理登記存檔手續，否則每拖延24小時對責任人罰款50元。

6、需長期借出專人使用的，必須由專用人員寫出書面借條，報總經理簽名批準后借出，并由檔案員辦理登記手續。專用人員必須妥善保存，嚴禁外傳、泄露秘密。否則，視情節輕重罰款1000-10000元，并承擔公司一切損失。

7、人力資源科將公司人事資料、員工罰款資料建立微機檔案，進行微機管理，并確保查詢打印的資料完整準確無誤。

8、檔案管理員每年1-2月份對公司上年度在微機內存貯的規劃、規章制度、人事資料、合同、協議、工資檔案、學習材料、發言材料、技術資料、報告等具有可查考價值的文件資料分類整理拷貝，標明名目后，存檔備查。

第二篇：《企業檔案管理辦法》

《企業檔案管理辦法》

國家檔案局、國家經委、國家計委聯合頒布

第一章 總則

第一條 根據國務院關于加強企業管理和改善檔案工作的要求，為進一步加強企業檔案工作，更好地為企業提高經濟效益服務，特制定本規定。

第二條 企業檔案是企業在各項活動中形成的全部檔案的總和。其構成是以科學技術檔案為主體，包括計劃統計、經營銷售、物資供應、財務管理、勞動工資、教育衛生和黨、政、工、團工作等方面檔案。

第三條 企業檔案工作是企業管理基礎工作的組成部分，是維護企業經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作。

第四條 企業檔案工作要堅持集中統一的管理原則。

第二章 文件材料的形成與歸檔

第五條 企業要根據國家法規和有關部門的規定，制定文件材料形成、積累、整理和歸檔的制度。文件材料的運轉要遵循計劃、生產（施工）、技術、經營等項工作（以下簡稱生產活動）和文書處理的程序。

第六條 企業生產（施工）活動中形成的科技文件材料（含縮微膠片，照片，錄音、錄像和計算機磁帶等，以下同），由產品試制、科研課題和工程項目負責人指定有關人員負責積累、整理后歸檔。

各項管理工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業務范圍，指定有關人員負責積累、整理后歸檔。

第七條 企業文件材料歸檔的基本要求

1、歸檔的文件材料必須完整。

2、歸檔的文件材料必須準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史過程。

3、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規律。

第八條 企業必須編制文件材料的歸檔范圍。企業文件i材料的歸檔范圍主要有以下幾個方面：

1、產品生產方面。有產品設計、工藝、工裝的圖樣和技術文件，原材料檢驗、產品生產過程和生產調度工作中形成的各種文件材料等。

2、經營銷售方面。有企業經營決策和經銷管理的各種記錄、文件、合同、協議等文件材料，市場經濟信息，廣告宣傳和用戶服務工作中形成的文件材料等。

3、設備儀器方面。有設備儀器的圖樣和技術文件，設備儀器安裝、調試和驗收過程中的技術性、憑證性文件材料，設備儀器的運行、維修記錄，設備改進、改裝和報廢的文件材料等。

4、技術管理方面。有質量管理、技術引進、技術改造和標準、計量、能源、環保、科技情報、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。

5、計劃統計方面。有各種計劃、統計報表和計劃管理、統計分析活動中形成的各種文件材料。

6、物資供應方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應和工具管理中形成的各種文件材料。

7、勞動工資方面。有定額、定員和勞動調配以及勞動工資、勞動保護等工作中形成的各種文件材料。

8、財務管理方面。有財務管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。

9、教育培訓方面。有干部、職工教育和技術培訓的文件、教材等。

10、黨、政、工、團工作方面。有企業黨務工作以及組織、宣傳、人事、保衛工作中的各種文件材料，企業行政工作、共青團工作和工會工作中的各種文件材料等。

11、科學技術研究方面和工程建設方面，按有關規定執行。

12、其他方面。

第九條 歸檔時間

1、產品試制、課題研究、基建工程或其他技術項目，在任務完成后或告一段落時，要將應歸檔的文件材料組成保管單位，由項目負責人審定后，向檔案部門歸檔。

2、各項管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年內，要將應歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負責人審定后，向檔案部門歸檔。

第十條 企業各類文件材料一般歸檔一式一份，比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當增加歸檔份數。

第十一條 企業文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入生產、技術、經營等各項管理程序；列入生產、科研、基建和經營等各項活動的工作計劃；列入企業有關部門的職責范圍和有關人員崗位責任制。

第十二條 企業產品試制定型、科研成果鑒定、基建工程竣工驗收，必須有檔案部門參加。文件材料不完整、不準確、不系統，不能進行鑒定、驗收。

第十三條 企業產品和工程創優、科研成果評獎，歸檔的文件材料是否完整、準確、系統要作為一項考核內容，檔案部門不簽署意見不得申報成果。

第十四條 企業新購重要設備儀器和引進項目的文件材料到貨時，有關專業部門應會同檔案部門檢查驗收文件材料；并及時歸檔。

第十五條 企業工作人員因公外出參觀學習、考察和參加各種會議，收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規定，及時向檔案部門歸檔。

第十六條 企業檔案部門要對企業文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監督、檢查。

第三章 檔案管理

第十七條 企業要建立健全各項檔案管理制度，列入企業的經濟責任制體系，并制定嚴格的考核和獎懲辦法。

第十八條 檔案分類

1、根據國家和有關部門檔案分類編號的規定，編制企業檔案分類編號方法。

2、分類編號要遵循文件材料的形成規律，并且要便于保管和提供利用。

3、企業生產、技術等管理性文件要按其文件內容分別歸入生產、科研、基建、設備等類中統一編號。

4、常用的分類方法有：

（1）按產品型號分類；（2）按設備型號分類；（3）按科研課題分類；（4）按工程項目分類；

（5）按專業性質分類；（6）按組織機構分類；（7）按時間分類。

第十九條 檔案編目與編制檢索工具

1、要編制檔案總目錄、檔案分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄。

2、要根據需要編制檔案檢索工具，并且進行檔案著錄工作，著錄方法按照國家標準GB3792.5一85《檔案著錄規則》執行。

第二十條 檔案保管

1、接收檔案必須認真驗收，并辦理接交手續。

2、存放檔案必須有專用柜、架，排架方法要科學和便于查找。

3、底圖除修改，送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫，認真檢查其修改、補充等情況。底圖存放以平放為宜。

4、縮微膠片、照片、磁帶等的保管：

（1）存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等，按編號順序排列在膠片柜或防火柜內。縮微母片和拷貝片應分別存放；

（2）膠片庫房應設置在沒有臭氧、氧化氮、硫化氫，二氧化硫等有害氣體和物理性污染地段，庫房內應設有防火和空氣調節設施，溫度、濕度應符合規定的要求。

5、要定期進行庫藏檔案的清理核對工作，做到帳、物相符，對破損或載體變質的檔案，要及時進行修補和復制，庫藏檔案因移交，作廢、遺失等注銷帳卡時，要查明原因，保存依據。

6、檔案庫房的一般要求：

（1）保存檔案必須有專門的庫房，并且具備良好的衛生環境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施；

（2）檔案庫房建設要列入企業基本建設計劃，庫房建筑設計按照《檔案館建筑設計規范》執行。第二十一條 圖紙的修改、補充

1、修改已歸檔的圖紙要有經過領導批準的圖紙修改、補充通知單。

2、修改內容較小時，可直接在圖畫“杠改”、“刮改”或者發送“變更通知單”，采用“杠改”、“刮改”時應在修改處 標注“修改標記”。

3、修改內容較多時，應另出新圖代替，原來圖紙作廢。新圖列入原圖紙目錄，并且注明所代替的原圖圖號。作廢的圖紙應注明新圖的編號，根據需要另行保管。

4、整個保管單位內圖紙作廢，由新圖代替時，應重新編制保管單位，并且注明原保管單位編號。原保管單位標注新保管單位的編號后，根據需要另行保管。

第二十二條 檔案鑒定、企業要根據國家利有關部門的規定，編制檔案保管期限表，檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期限的基本原則是：

（1）對企業有長遠利用價值的檔案應永久保存：

（2）對企業在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存；

（3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

2、鑒定工作要組織由企業領導、專業技術人員和檔案人員參加的鑒定小組，直接對檔案進行鑒定。每次鑒定要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由小組負責人簽名，并且注明鑒定日期。

3、鑒定工作應該定期進行，具體由企業根據實際需要確定。

4、檔案通過鑒定，要求達到劃定保管期限準確，保管單位質量達到標準規定，鑒定中發現檔案不準確、不完整，企業應及時責成有關部門和人員負責修改、補充。

5、銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事，銷毀前要造具清冊，提出銷毀報告，經企業領導審批，并報送有關檔案管理機關備案。銷毀檔案時要嚴格執行保密規定。

第二十三條 檔案統計

1、企業檔案管理要建立健全統計工作，統計數據以原始記錄為依據，做到準確、可靠。

2、檔案統計主要有檔案管理基本情況統計，檔案數量統計，檔案提供利用及其效果的統計等。第二十四條 檔案管理現代化

1、企業檔案管理現代化是企業現代化管理的組成部分，要列入企業現代化管理的整體計劃中統籌考慮。

2、企業檔案部門要應用現代管理方法。有條件的大中型企業要逐步應用電子計算機為主，包括縮微技術和先進的監控裝置、通訊設施和辦公自動化等現代管理手段。

第二十五條 檔案管理經費按照財政部、國家檔案局（1980）財企字第629號文《關于企業檔案庫房建設和購置設備所需費用如何列支的規定》執行。

第二十六條 企業要按照國家有關規定向有關檔案館移交有關檔案或復制件。

第二十七條 企業破產以后，除設備檔案、基建檔案等隨同實物移交外，其余檔案應向有關檔案館移交。

第四章 檔案信息開發利用

第二十八條 企業檔案信息開發利用是企業檔案管理的一項重要內容，開發工作主要是指對生產、技術和經營管理的檔案信息開發。檔案信息開發利用要重點服務于改善企業經營管理、提高產品質量、降低物質消耗和增加經濟效益等方面。

第二十九條 企業檔案信息開發利用的幾種形式

1、在企業內部實行檔案開架閱覽。

2、編制并交流檔案目錄。

3、對檔案進行加工整理，匯編專題資料或編制產品、科研成果、基建工程簡介、文摘和數據手冊、圖表手冊、市場信息、用戶反映、國內外同行業生產情況介紹等。

第三十條 企業檔案開發與提供利用，必須嚴格執行保密制度。

第三十一條 對于積極主動開發與提供利用檔案，為發展企業生產、提高產品質量、降低物質消耗和增加經濟效益等做出貢獻的人員，企業應給予表揚和獎勵。獎勵辦法按國家有關規定執行。

第五章 檔案管理體制

第三十二條 企業檔案管理涉及生產活動和黨、政、群等各個部門，應由一位副廠長（副經理）分工領導，并且列入企業領導議事日常，作為考核企業領導人政績的一部分。

第三十三條 要加強和充實企業檔案管理機構，集中統一管理企業檔案工作。有條件的大型企業要建立企業檔案館或企業檔案資料信息中心。

第三十四條 企業檔案部門是企業檔案、資料的貯存基地和利用中心，負責統籌、協調、組織、管理企業的檔案、資料工作。

第三十五條 檔案管理人員

1、企業要配備適應檔案、資料工作需要的專職檔案人員，并且應有一定數量的專業技術人員。

2、大中型企業檔案部門的主要負責人應具備中級以上專業技術職務的學識水平和工作能力。

3、企業檔案管理人員享受專業技術管理人員待遇，按工程技術專業或檔案專業技術職務聘任。

第六章 附則

第三十六條 企業黨、政、工、團檔案管理按照中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《機關檔案工作條例》的有關規定執行。

第三十七條 企業會計檔案管理按照財政部和國家檔案局制發的《會計檔案管理辦法》的有關規定執行。

第三十八條 企業人事檔案管理按照中共中央組織部的有關規定執行。

第三十九條 集體企業、鄉鎮企業可參照本規定執行。

第四十條 本規定由國家檔案局負責解釋。

第四十一條 本規定自發布之日起執行。

第三篇：企業合同檔案管理辦法（模版）

合同檔案管理制度

為進一步規范合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實現公司合同管理工作的規范化、制度化、科學化，特制定本辦法。

一、本制度所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的各種協議、合同文本（不

包含勞動合同）。

二、合同檔案管理原則

1、合同檔案實行公司財務部集中統一管理，以確保檔案的完整、完全和

有效利用。

2、財務部應指定專人負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同

文檔，并負責監督指導各部門的合同管理工作。

3、需以公司名義訂立各種履約性質的協議、文件的部門，為合同承辦部

門，承辦部門應根據合同項目需要指定承辦人，試用期內員工非經總經辦允許不得作承辦人。

三、合同文檔的管理辦法

1、合同文檔以部門名稱結合簽署日期年月份進行分類編號。

2、合同編號規則：承辦部門名稱首字母－合同簽署年、月份（六位）－

順序號（三位）。示例：TGB－201102－00113、合同管理實行承辦部門與相關部門審查會簽相結合的制度，承辦部門

對合同訂立、履行全過程負全部責任。承辦部門主管為第一責任人，承辦人為直接責任人。總經辦和審查會簽部門對應當提出相關意見而未提出的，應當承擔相應的責任。

4、各相關部門和總經辦依其職能對合同訂立、履行、變更、解除全過程

進行監察、審計。

5、公司內各職能部門一律不得以個人名義對外發出要約，作出承諾，簽

訂合同或具有履約性質的書面文件。

6、合同承辦部門和財務部應分別建立合同臺賬，實行履行跟蹤報告責任

制，合同履行及原始資料必須由財務部保管，承辦部門只留存影印件。

7、保存的合同文檔每年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任；對超過兩年以上（包含本數）的已履行完畢的合同協議，由財務部甄別并予以歸案。

8、財務部要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單，以有效開展合同文檔的查詢、利用工作。

9、各部門員工可在財務部查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須

進行登記，方可在財務部辦理相關借閱手續，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

10、合同文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同

文檔的安全。

11、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節予以處罰。

12、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情

節予以處罰。

13、已簽署的合同應明確支付方式及付款時間，并交予財務部及時催款。

四、合同文檔的移交

1、各部門在正式簽署合同后，須在一周內將合同正本原件移交財務部存

檔。

2、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。倘若合同發生變更，則合同編號不予改變。

3、合同文檔移交時，必須編制合同移交清單并當面清點。以雙方簽字認

可后方可完成交接手續。

第四篇：企業養老保險業務檔案管理辦法

市企業養老保險業務檔案

管理辦法(試行)

第一條 為規范全市企業養老保險業務檔案管理，確保養老保險辦理工作的順利開展，更好地為參保單位和個人以及社會有關方面提供服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《社會保險業務檔案管理規定(試行)》和國家、河南省相關法律、法規，結合養老保險工作實際，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱企業養老保險業務檔案（以下簡稱“業務檔案”），是指企業養老保險經辦機構在辦理養老保險業務過程中形成并辦理完畢的，具有保存和利用價值的文字材料、電子文檔、圖像、聲像等不同載體的歷史記錄。

第三條 本辦法所稱企業養老保險經辦機構，包括：縣(市)區企業養老保險經辦機構、農村養老保險經辦機構。

第四條 企業養老保險業務檔案記錄著參保單位和個人履行的社會保險義務和享受的社會保險權益，反映著養老保險基金收支和經辦管理運行過程，是國家民生檔案的重要組成部分。企業養老保險檔案管理是社會保險經辦機構最重要的一項基礎工作。

第五條 企業養老保險業務檔案管理堅持統一領導、分級負責、分別保存的原則。市級經辦機構負責全市業務檔案管理工作的組織、監督、指導、統計和考核；縣級經辦機構負責管理本單位所形成業務檔案的保存、使用。

第六條 全市養老保險經辦機構應成立檔案管理領導小組和檔案管理機構，配備專職檔案管理人員，經辦機構內設機構要至少配備一名兼職檔案管理人員。建立檔案工作責任制，負責本單位養老保險業務文件材料的收集、整理、立卷、保管、統計、利用、鑒定和銷毀，維護檔案和數據的完整與安全。

第七條 按照企業養老保險經辦工作流程和崗位操作規程，業務檔案的歸檔范圍包括經辦過程中填報、打印的業務報表和通過網絡傳輸的電子文件，需留存的重要審核憑證，統計報表，稽核監督文件，以及省級經辦機構與相關服務機構簽訂的協議等。

第八條 企業養老保險業務檔案分類應當按照養老保險業務經辦的規律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用“一業務環節”的方法對養老保險業務材料進行分類、整理。企業養老保險業務檔案管理部門應對接收的檔案及時進行檢查、分類、整理、編號、入庫。

第九條 按照國家對民生檔案的管理要求，根據利用價值，業務檔案保管期限分為永久和定期兩類。定期分為100年、50年、30年、10年。業務檔案保管期限自形成之日的次年1月1日開始計算。

第十條 業務文件材料立卷歸檔執行如下操作流程和質量標準：

(一)文件材料收集

1、文件材料形成崗位經辦人員對辦理完畢的業務文件，根據企業養老保險檔案歸檔范圍的業務文件進行整理分類、組卷，按照主表在前、附件在后，審核結果在前、審核依據在后，重要憑證在前，次要憑證在后的原則排序，文件材料的字跡、印章、日期應齊全、完整、清晰，案卷內的件數、頁數編制準確，確保文件材料的完整、準確、有序。

2、全市企業養老保險經辦機構的兼職檔案人員，定期將分散在本部門經辦人員手中辦結完畢的文件資料及時收集齊全，做好預立卷。

3、經兼職檔案人員檢驗，符合質量要求的文件材料，由經辦人員編制《檔案資料移交目錄》一式兩份，經辦人員、兼職檔案人員雙方簽字確認后移交給本機構專職檔案員進行整理立卷；不符合質量要求的，退回經辦人員限期整改，合格后方可移交。

(二)文件材料整理

1、業務文件材料一般按年、月組卷。不同類別、不同保管期限、不同的業務文件材料不得混合組卷。

2、養老保險稽核類按項目的稽核周期組卷，依結論性、證明性、立項性和其他備查文件材料四個單元次序排列。

(1)結論性文件材料，指各類工作報告、會議紀要、報告征求意見書、意見書、回訪報告等審計稽核結束期間形成的材料，按逆審計稽核程序結合重要程度排列。

(2)證明性文件材料，指各類工作底稿、證據(含回訪工作底稿、取證材料)等審計稽核實施期間形成的材料，按審計稽核工作方案所列事項排列。

(3)立項性文件材料，指各類方案、通知書(含回訪方案、通知書)等立項期間形成的材料，按文件形成的時間順序并結合文件重要程度排列。

(4)其他備查文件材料，指其他應歸檔文件材料，按文件形成的時間順序并結合文件重要程度排列。

3、案卷內文件材料應剔除金屬物，確保紙型規格一致。破損的予以修復、不符合歸檔要求的要進行復制；裝訂時文件材料應折疊整齊，確保案卷的美觀。

4、編制頁碼，用打碼機按順序在每頁歸檔文件右上角2cm*2cm處，背面有內容時在左上角相同位臵打印頁碼，不得出現重號、空號、錯號。

(三)建立索引目錄

編制案卷目錄、卷內文件目錄、索引等手工檢索工具，同時建立計算機索引目錄。

(四)案卷裝訂

1、案卷包括封皮、卷內文件目錄、文件材料和備考表。備考表應由立卷人、檢查人簽名或蓋章，并標明立卷時間。

2、案卷裝訂時按照卷皮、卷內文件目錄、歸檔文件、備考表的順序排列，采取三孔一線的左側邊距為 0.9cm位臵裝訂。

3、卷合脊背全宗號、目錄號、案卷號和等項目應分別使用阿拉伯數字填寫和中文數字印章，紅色印油加蓋。

第十一條 短期保管的業務檔案采取簡易方式組卷，案卷內的文件材料不再打印頁碼，金屬物可不剔除。通過檔案管理系統著錄打印封皮、目錄、備考表、排列文件材料順序后放入檔案袋內。檔案袋側面用黑色記號筆標明案卷號。

檔案袋豎立按由左向右順序內外兩排裝入檔案箱，按統一格式打印箱體標識，項角粘貼于箱體正面右上角位臵，頂端、右側與箱體邊緣對齊。

第十二條 全市企業養老保險經辦機構的檔案部門要定期接收本單位形成的業務檔案。經辦人員要填寫《養老保險檔案交接單》一式兩份，檔案部門按交接單逐卷審核案卷質量和目錄數據，確保檔案真實、完整、賬物相符。經檔案部門驗收合格的，雙方辦理移交手續，雙方負責人復核監交，簽字或蓋單后，檔案移交檔案部門集中管理。《養老保險檔案交接單》由檔案管理部門作為文書檔案永久保存，業務部門作為工作資料保存滿一年后銷毀。

第十三條 集中管理的業務檔案，按保管期限、檔案類別和歸檔日期排序，按照由左向右、自上而下的順序排架保存。柜架上標明案卷所屬保管期限、檔案類別、歸檔、案卷起止號等。

第十四條 全市企業養老保險經辦機構應定期逐級上報《企業養老保險業務檔案統計月(年)報表》。縣級經辦機構于每月5－10日、每年1月5－10日分別將月報表和年報表上表市級經辦機構；市級經辦機構于每月10－15日、每年1月10－15日分別將匯總后的月報表和年報表上報省社保局。

第十五條 借閱檔案由借閱部門或人員向檔案部門辦理借閱手續，填寫利用登記單。歸還時雙方清點、核對檔案內容和頁數，確保檔案齊全、完好，并做好利用效果統計。借閱檔案應在閱覽室內進行，因特殊情況需要將檔案借出時，須經檔案部門分管領導批準，借出時間不超過兩星期。借閱檔案部門或人員應愛護檔案資料，嚴禁在檔案上打點、劃線、折角、做記號以及涂改、撕、拆檔案。未經檔案部門分管領導批準不得擅自公布檔案內容。

第十六條 企業養老保險經辦機構的檔案機構應當對已到期的養老保險業務檔案進行鑒定。

鑒定工作應由養老保險經辦機構相關負責人、業務人員和檔案人員，以及人力資源社會保障行政管理部門有關人員組成鑒定小組，負責對達到保管期限的檔案進行鑒定并提出處理意見。

鑒定中如發現業務檔案保管期限劃分過短，有必要繼續保存的，應當重新確定保管期限。第十七條 對超過保管期限的業務檔案，向檔案鑒定工作小組提交鑒定申請，工作小組鑒定后提出存毀意見。確實推動查考價值的，編制《商丘市企業養老保險檔案銷毀清冊》，報檔案鑒定領導小組批準后，由指定銷毀人、監銷人負責銷毀，銷毀清冊作為文書檔案永久保管。嚴禁其他任何單位、部門和個人擅自轉讓、出賣和銷毀檔案。

第十八條 通過網絡傳輸的養老保險數據應保存電子文件。按照歸檔電子文件的保管期限、檔案類別、案卷名稱、歸檔日期建立電子檔案數據庫。應采取必要的技術手段，確保電子檔案的安全、完整、有效。

第十九條 檔案庫房管理應嚴格按照“以防為主，防治結合”原則，健全必要的防護設備和措施，做好防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防霉變、防塵、防高溫工作。

第二十條 全市企業養老保險經辦機構的檔案人員應重視檔案數據安全，定期做好檔案數據的異機和脫機備份。

第二十一條 當經辦業務發生變化或上級有關部門提出新的要求時，各級企業養老保險經辦機構業務部門應及時提出意見，根據實際情況調整完善本辦法。

第二十二條 各類企業養老保險業務檔案中涉及會計、電子文檔等檔案材料，國家有特別規定的，按其規定執行。

第二十三條 本辦法自2010年1月1日起實施。

9、實現了處機關業務、文書、會計、聲像、榮譽、電子檔案等集中統一管理。

各類檔案集中存放庫房、統一管理

各類檔案集中存放的目錄

會 計 檔 案

文書檔案

聲像檔案 科技檔案

10、組織本處工作人員和兼職檔案人員學習、宣傳、貫徹執行黨和國家有關檔案工作的方針、政策和《中華人民共和國檔案法》、《XX省檔案管理條例》。

第五篇：房地產企業檔案管理辦法

檔案管理辦法

第一章 檔案管理機構與職責

第一條 組織結構圖下發后5日內，公司組織成立檔案管理小組，總經理任組長，分管領導任副組長，明確公司檔案員和部門檔案員，形成檔案管理網絡圖。

第三條 更換部門檔案員的，應通知公司檔案員，并由公司檔案員向組長、副組長報備；由部門負責人組織、公司檔案員監督新老部門檔案員檔案交接工作。

第四條 更換公司檔案員的，由直接上級向組長、副組長報告審批；直接上級監督新老公司檔案員檔案交接工作。

第五條 檔案管理小組成員職責

（一）組長對公司檔案工作負全面責任，負責檔案管理督導工作，審核批準檔案管理網絡圖。

（二）副組長負責檔案管理具體指導工作。

（三）公司檔案員職責：

1、負責檔案管理制度及辦法的宣貫工作。

2、根據公司業務開展和人員變更情況完善檔案管理網絡圖。

3、制定檔案管理工作計劃并實施。

4、擬定檔案歸檔通知，明確歸檔范圍、要求、責任分工及時間安排，并負責監督實施。

5、接收、檢查部門檔案員歸檔的檔案文件并正式立卷歸檔。

6、負責公司檔案的保管和查詢、借閱。

7、負責公司大事記匯總整理工作。

（四）部門檔案員職責

1、負責本部門文件材料的收集、鑒別、整理和歸檔工作。

2、對本部門所屬的文件材料進行預立卷，并按規定移交檔案室。

3、負責本部門檔案資料的日常保管和利用工作。

4、負責編寫本部門業務范圍內大事記。

第二章 檔案分類、歸檔范圍和時間

第一條 結合公司實際情況，將檔案統一劃分為以下十一大類：經營及開發 1

類證書檔案、合同檔案、基建類檔案、行政文書檔案、銷售文書檔案、設備（儀器）檔案、財務檔案、人事檔案、聲像檔案、實物檔案、電子檔案。

第二條 部門檔案員按本章規定的歸檔范圍、分類標準和時間要求，對本部門檔案進行收集、整理、預立卷和歸檔；部門檔案員和公司檔案員應加強溝通，結合實際情況，優化分類標準。

第三條 經營及開發類證書檔案

（一）范圍或分類

1、資質證書：主要包括與企業經營管理有關的各類證書，如營業執照、房地產開發企業資質證書、開戶許可證等。

2、基建證書：主要指與項目開發建設有關的各類證書及批文，如土地證、建設用地規劃許可證、立項批復、建筑工程規劃許可證、綠化規劃許可證、建筑工程施工許可證、質量監督證書、結建人防工程施工許可證、商品房預售許可證等。

（二）歸檔時間和要求：形成后5日內，由部門檔案員負責收集、移交檔案室。

第四條 合同類檔案

（一）范圍或分類：指業務往來合同及審批附件。

（二）歸檔時間和要求：

1、合同蓋章后，發起部門檔案員將1份合同移交公司檔案員，公司檔案員在每頁頁眉處加蓋“歸檔章”后歸檔，該份存檔合同只接受查詢校閱，不可借出；可分設計與工程、材料（設備）采購、營銷推廣、行政及其他等類別。

部門檔案員負責將合同及審批附件按歸檔。第五條 基建類檔案

（一）范圍或分類：指項目提出、立項、審批、勘察設計、施工、材料（設備）采購、監理、驗收等工程建設及管理過程中形成的文件資料，主要包括勘察測繪及設計文件（圖紙）、招標（議標）資料、設計變更、簽證及批價資料、結算資料、施工管理文件、報批報建資料、施工文件、監理文件、驗收資料、竣工資料等。

（二）歸檔時間和要求

1、勘察測繪及設計文件：主要包括規劃方案、單體設計方案、請照圖、施

工圖、勘察或測繪報告等；形成成果性資料后5日內歸檔，報審過程中形成的有明確修改意見的批復文件及過程稿資料一并存檔。

2、招標（議標）資料：主要包括招標申請、招標公告、招標控制價、工程量清單、招標文件、考察報告、簽收文件、招標答疑、開標簽到表、中標單位投標文件正本、唱標表、清標對比表、評標表、談判記錄、定標審批表、中標通知書等招標過程資料文件及未中標單位投標文件；由部門檔案員負責收集、預立卷，于簽訂合同后10日內歸檔。未中標單位投標資料（正本）單獨存放。

3、設計變更：以單位工程為主線進行分類（文件較少時可合并）、按歸檔。

4、簽證及批價資料：以合同為主線進行分類,次月5日前歸檔，并與往月已歸檔文件合并。

5、隱蔽工程檢查資料：由部門檔案員負責收集、洗印、編制照片說明后，按分部工程分類，于次月5日前歸檔。

6、工程結算書：以合同為主線進行分類、立卷，于結算完成后15日內歸檔。

7、成本控制資料：包括項目目標成本及審批文件，審批完成后5日內歸檔，動態調整資料隨時歸檔，并與已歸檔文件合并。

8、施工管理文件：聯絡文、函件按接收單位分類，文件較少的可合并，按歸檔；會議紀要分為內部會議紀要、與外部單位會議紀要（文件較少時可合并），按歸檔；施工日志于次月5日前歸檔。

9、報批報建資料：包括申報資料、過程成果資料和最終成果資料。申報資料指根據行政審批規定提交的資料和表格；過程成果資料指報批過程中行政審批部門批復的、作為后續審批流程必備材料的文件；最終成果資料指單項報批流程結束后取得的批復文件。

對于重要節點報批過程中的申報資料（主要包括申報所需資料目錄及申報表格或文件，提交的已另行存檔的證書、圖紙等資料不包括在內），應掃描作為電子檔案、于報批流程結束后5日內歸檔，以備日后參考用；不能留存過程成果資料原件的，需留存復印件并注明原因，與最終成果資料一同歸檔；最終成果資料形成后5日內歸檔。

報批過程中形成的批復類成果資料單獨立卷保存，以便查詢利用。

10、施工文件：主要包括由施工單位主導的施工過程中形成的、竣工驗收（備

案）所需的資料，由部門檔案員督促施工單位每半年歸檔一次。

11、監理文件：包括監理規劃、工作總結、會議紀要等，按歸檔。

12、竣工資料：包括總包工程、分包工程和監理竣工資料，由部門檔案員督促施工（監理單位）于竣工驗收后30日歸檔。

第六條 行政文書檔案

（一）范圍或分類：包括通知、通報、聯絡文、會議紀要、申請批示、考勤、考核、資產處置文件及各種外來文件等所有日常經營管理工作中形成的具有保存價值的文件；按文件類型分類，某類文件較少時可與相近類別文件合并歸檔。

（二）歸檔時間和要求：按歸檔。第七條 銷售文書檔案

商品房銷售合同、公共維修基金繳費單、車位銷售協議以樓棟分類、按歸檔，并與以往已歸檔文件合并，銷售結束后正式立卷。

申請批示可分為銷售政策申請、價格審批、特例審批等，按歸檔。第八條 設備儀器檔案

（一）范圍或分類：包括電梯、消防設施（控制室設備、水泵、巡檢柜、水箱）、無負壓供水設備、變電站設備、IT設備、車輛等。

（二）歸檔時間和要求：部門檔案員現場收集相關資料（合格證、出廠保修單、使用說明書、保養手冊、零件圖冊等隨機文件），于7日內預立卷后歸檔；設備運行過程中形成的文件資料，按歸檔。

第九條 財務檔案

會計終了后由財務部門保管1年，于次年按歸檔通知要求歸檔。第十條 人事檔案

（一）范圍或分類：包括員工檔案卡、求職登記表、員工錄用申請、身份證復印件、畢業證及學歷證復印件、職稱及職業資格證書復印件、體檢表、員工轉正評定資料、勞動合同檔案、招用人員登記表、聘用合同、職稱證書、員工新取得證書、人事異動資料等。

（二）歸檔時間和要求：由人力資源管理人員收集、預立卷，于人員入職后7日內歸檔，新產生的資料隨時補充歸檔。

第十一條 聲像檔案

包括奠基、重大慶典、重要會議和具有重要價值的社會活動及關鍵營銷推廣

活動形成的照片、影像等資料；于活動結束后15日內歸檔。

第十二條 實物檔案

（一）范圍或分類：主要包括工法、專利、榮譽證書、獎狀、獎杯、獎牌、牌匾等實物。

（二）歸檔時間和要求：形成后3日內歸檔。第十三條 電子檔案

（一）范圍或分類：包括反映公司主要職能活動、存有重要數據信息的U盤、硬盤、光盤。

（二）歸檔時間和要求：由部門檔案員收集，確保載體清潔、無劃痕、無病毒，按檔案歸檔通知要求歸檔，同時留存一套供日常利用。

第十四條 大事記

部門檔案員負責本部門業務范圍內大事記編寫工作，每季度結束后5日內提交給公司檔案員。

第三章 歸檔程序和要求

第一條 檔案立卷以部門為主，在此基礎上按業務內容分類；多個部門參與業務形成的檔案，由首先發起部門或業務聯系最密切部門主導、其他部門配合完成文件資料收集、整理和歸檔工作，公司檔案員按照業務聯系緊密、便于查找原則決定正式立卷歸檔所屬部門；經營及開發證書檔案、電子檔案、聲像檔案、人事檔案、實物檔案和設備儀器檔案分別單獨立卷。

第二條 部門檔案員負責本部門檔案的預立卷工作，主要工作內容為：收集資料；確定資料符合歸檔要求；分類；整理（更換鋼釘裝訂）；編制目錄；標注件號和頁碼；明確盒脊內容（檔案內容、類別、盒號）；入盒。

第三條 部門檔案員根據檔案歸檔范圍和時間要求，按或隨時將預立卷檔案移交公司檔案員，雙方當面清點、確定是否符合歸檔要求并簽署移交清單或互相在收發文本上簽字確認。

第四條 公司檔案員每年5月底完成上檔案正式歸檔工作，主要工作內容有：檢查各部門移交的預立卷檔案完整程度；檢查目錄與內容是否一致；合理排列各部門檔案并確定總盒數；粘貼盒脊，確保盒號連續統一；編制檔案檢索目錄；進行檔案統計。

第五條 文件歸檔應遵守以下要求：

（一）歸檔的文件材料應完整、準確、系統，簽署齊全。

（二）歸檔的文件資料應質地優良、字跡線條清晰、工整、耐久，符合檔案保管要求。

（三）不符合要求的檔案材料，公司檔案員應退還部門檔案員要求限期整改。

（四）歸檔文件材料應是原件，有蓋電子章歸檔的，應注明原因。

（五）歸檔的電子文件，應有相應的紙質文件目錄一并歸檔。

（六）歸檔紙質文件材料中，有重要修改意見、批示的修改稿、行文稿紙、文件處理單的，應與文件正本、定稿一并歸檔。

（七）不同的文件一般不得放在一起歸檔，跨的請示與批復放在批復歸檔，沒有復文的放在請示歸檔。

第四章 檔案借閱與利用

第一條 公司檔案員負責建立公司檔案電子目錄，確保目錄內容合理、完整、準確，便于查詢。

第二條 只允許公司內部人員借閱檔案，借閱者須如實填寫《借閱檔案申請單》，報請部門負責人、分管領導、總經理批準后方可借閱；財務檔案只能由財務人員方能借閱。

第三條 借閱者須填寫《借閱檔案登記簿》，負責維護檔案的完整與安全，不得遺失，并按時歸還；公司檔案員應每月至少三次清查登記簿情況，督促檔案借閱人按時歸還檔案；歸還時當面認真清點和檢查，并在借閱登記簿上注銷。

第四條 各類檔案原則上均應在指定地點查閱，確因工作需要借出使用的，可辦理借閱手續，期限不得超過1周，若繼續使用，須辦理續借手續，但最多不得超過三次，連續累計借閱時間不得超過1個月。

借閱的檔案不準再轉借他人，借用者須愛護檔案，不準在文件上勾劃、圈點、批注、涂改，不準折卷、抽頁和玷污檔案。

第五章 檔案保管及庫房管理

第一條 各類檔案按紙質、電子、聲像、實物分類存放。檔案放置必須有滿足需要的檔案櫥柜、裝具，檔案柜架擺放合理；要有專用的檔案室。

第二條 公司檔案員對案卷保存情況應定期檢查，定期更換防蟲藥物，發現霉變、破損等情況，應及時采取搶救措施。

第三條 為確保檔案的安全和有效提供利用，須將檔案庫房、閱覽室、辦公

室三分開；檔案庫房須保持適宜的溫、濕度，檔案庫房溫度范圍14-24℃±2℃，相對濕度范圍45-60%±5%（注：±2℃、±5%表示一晝夜內允許波動的幅度）。同時必須具備防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染防有害氣體等“十防”措施。

第四條 嚴禁在檔案庫房內吸煙及存放易燃易爆物品，須配備足夠滅火器并定期檢查。

第五條 檔案庫房是機要重地，未經檔案管理人員許可，不得擅自進入庫房。檔案庫房應隨手關門，妥善保管好庫房鑰匙，下班前要檢查門窗，切斷電源。

第六章 檔案統計

第一條 公司檔案員負責檔案統計工作。檔案的統計數據以原始記錄為依據，做到統計內容全面，統計數據準確。

第二條 檔案統計主要有檔案管理基本情況統計、檔案利用及反饋情況統計等。

第三條 公司檔案員建立統計臺帳《室藏檔案結構與數量統計表》，定期（每半年一次）報向上級公司檔案管理部門報送統計數據