第一篇：公司檔案管理辦法(最新)

QG/PG0097—2016

攀鋼集團有限公司管理制度

檔案管理辦法

2016 –10– 24發布 2016–11–11 實施

攀鋼集團有限公司 發布 QG/PG0097—2016

目 次

第一章 總則………………………………………………………………………………………………1 第二章 組織機構與職責…………………………………………………………………………………2 第三章 管理流程…………………………………………………………………………………3 第四章 檔案管理基本原則與檔案分類……………………………………………………………………3 第五章 文件材料收集………………………………………………………………………………………3 第六章 檔案的整理、保管、利用…………………………………………………………………………5 第七章 檔案的鑒定與銷毀…………………………………………………………………………………6 第八章 資產與產權變動檔案的處置………………………………………………………………………7 第九章 檔案的統計與保密管理……………………………………………………………………………7 第十章 檔案的檢查與考核…………………………………………………………………………………8 第十一章 附則…………………………………………………………………………………………………9 附件1: 檔案工作流程圖……………………………………………………………………………………10 附件2: 科技檔案管理實施細則……………………………………………………………………………11 附件3: 文書檔案管理實施細則……………………………………………………………………………15 附件4: 會計檔案管理實施細則……………………………………………………………………………18 附件5: 聲像檔案管理實施細則……………………………………………………………………………26 附件6: 榮譽檔案管理實施細則……………………………………………………………………………35 附件7: 電子檔案管理實施細則……………………………………………………………………………36 附件8: 工程竣工技術資料編制、交付歸檔和驗收實施細則……………………………………………41 附件9: 檔案借閱制度 ……………………………………………………………………………………63 附件10: 人事檔案管理實施細則……………………………………………………………………………66 附件11: 科技檔案、文書檔案、會計檔案歸檔范圍及保管期限表………………………………………77 附件12: 查閱人事檔案審批表 ………………………………………………………………………… 104 附件13: 轉遞人事檔案材料通知單及存根……………………………………………………………… 105 附件14: 工程竣工資料驗收認可證明書………………………………………………………………… 106 附件15: 工程竣工資料封面……………………………………………………………………………… 107 附件16: 工程竣工資料目錄……………………………………………………………………………… 108 附件17: 工程竣工資料移交清單………………………………………………………………………… 109 附件18: 工程項目檔案驗收實施細則…………………………………………………………………… 110 附件19: 工程項目檔案驗收申請表……………………………………………………………………… 116 附件20：工程項目檔案驗收意見表……………………………………………………………………… 118 附件21：工程竣工技術資料扣款通知書………………………………………………………………… 122

Ⅰ

QG/PG0097—2016 攀鋼集團有限公司檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條 為規范攀鋼集團有限公司（以下簡稱公司）檔案管理，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《鞍鋼集團公司檔案管理制度》、《鞍鋼集團公司檔案工作規范》，制定本辦法。

第二條 本辦法主要包括檔案管理基本原則與檔案分類，文件材料收集，檔案的整理、保管、利用，檔案的鑒定與銷毀，資產與產權變動檔案的處臵，檔案的統計與保密管理，檔案檢查與考核等。

第三條 有關定義

（一）本辦法所稱檔案指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式和載體的文件材料。主要包括以下幾類：

1.文書檔案：指單位在企業管理活動中行使其計劃、組織、指揮、監督和調節等職能活動過程中形成的具有查考價值的不同載體的文書材料。

2.會計檔案：指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。QG/PG0097—2016 3.科技檔案：指集中保存起來以備查考直接記述和反映立檔者科技、生產等活動的科技圖樣、圖表、文字、電子、聲像以及其它各種方式和載體的科技文件材料。

4.電子檔案：指具有保存價值的歸檔后的電子文件。電子文件則是指能被計算機系統識別、處理，按一定的格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳輸的數字代碼序列。

5.聲像檔案：指單位在各項工作和社會活動中直接形成的具有歷史保存價值的照片、影片、錄音、錄像等以磁性材料或感光材料為載體、以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。具有客觀性、形象性和技術性的特點。

6.榮譽檔案：指單位在各項活動中獲得各級機關、組織、社會團體頒發的有保存和利用價值的榮譽實物。

7.人事檔案：指記述和反映某人經歷和德才表現等情況的具有保存價值的歷史記錄。人事檔案分為干部人事檔案和工人人事檔案。

（二）本辦法所稱歸檔指文件形成單位完成其工作任務后，將形成的文件整理立卷，按規定移交檔案管理機構。

第二章 組織機構與職責

第四條 公司辦公室按照國家和鞍鋼集團公司的要求對攀鋼檔案管理工作實行整體掌控和宏觀管理。

第五條 綜合服務中心代行公司檔案管理職能，具體負責公司的日常檔案管理工作：

1.負責制訂、完善檔案管理制度,報公司分管領導審批后實施；

QG/PG0097—2016 2.負責公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作；

3.對子分公司（單位）檔案工作進行指導、培訓、檢查和考核。第六條 子分公司（單位）須按公司的要求組織本單位各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作。

第七條 公司其他職能部門負責對本部門形成的、具有保存價值的文件材料進行收集、整理，并移交公司檔案館歸檔保管。

第三章 管理流程

第八條 檔案管理流程圖（見附件1）

第四章 檔案管理基本原則與檔案分類

第九條 公司檔案管理基本原則：統一規則，分級管理企業全部檔案，維護檔案的完整與安全，便于企業各項工作的利用。

第十條 檔案分類

根據檔案的內容、特性及材質等，檔案可分為文書檔案、會計檔案、科技檔案、榮譽檔案、人事檔案、電子檔案、聲像檔案等。

第五章 文件材料收集 QG/PG0097—2016 第十一條 歸檔范圍

（一）各檔案材料形成部門應按業務范圍指定專人（或兼職人員）做好各種不同載體文件材料的收集積累工作，檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準確情況，整理完畢并編制移交清冊，定期向檔案室（館）移交歸檔。

（二）科技檔案、文書檔案、會計檔案按《科技檔案、文書檔案、會計檔案歸檔范圍和保管期限表》（見附件11）有關要求進行收集，其他類型檔案按相應專業檔案管理細則執行。

第十二條 歸檔要求

（一）歸檔的文件材料應為原件。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。

（二）整理歸檔的文件材料應遵循文件材料形成規律，保持其有機聯系，并符合有關標準、規范要求。

（三）文件材料歸檔后不得更改。

（四）非紙質文件材料應與其文件說明一并歸檔。

（五）外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文應一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。

（六）歸檔文件材料的載體和字跡應符合耐久性要求。

（七）檔案管理部門接收時應全面檢查歸檔文件材料的質量。

（八）交接雙方應認真核對移交清冊，并履行簽字手續，移交清單各留一份以備查考。

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（九）各形成部門應將文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作列入本部門的各項工作計劃、納入領導的工作議程、納入有關人員的工作標準，使檔案管理工作與其相關的各項業務活動同步進行。

（十）歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可增加到3份。

第六章 檔案的整理、保管、利用

第十三條 檔案整理

（一）檔案管理部門在接收檔案材料后，應按《檔案分類編號細則》進行分類、編目，并確定保管期限，方可入庫保管。

（二）檔案保管期限分為永久（50年以上）、長期（16—50年）、短期（15年以下）和定期四種（見附件11）。凡界于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

第十四條 檔案保管

（一）檔案的保管應做到既便于利用，又便于保守國家和企業秘密。

（二）子分公司（單位）應建立健全檔案保管制度，不斷改善檔案保管條件。

（三）子分公司（單位）應根據檔案的多少，設臵專門的庫房，配備相應數量的檔案裝具，購臵必要的用品，庫房和裝具應有一定的余地，以滿足檔案數量增長的需求。QG/PG0097—2016

（四）檔案庫房必須門窗堅固，有防火、防塵、防盜、防蟲、防潮、防光、防高（低）溫、防有害氣體（簡稱“八防”）設施。

（五）庫房的“八防”設施和安全措施應經常檢查；要保持庫房的清潔和庫內適宜的溫、濕度（要求：溫度14℃-24℃，相對濕度45-65%）。

（六）要做到檔案庫房的柜、架排列布局合理，案卷排放有序，指引標記清楚。

（七）檔案庫房要與檔案人員辦公室和閱覽室分開。

（八）檔案人員調離崗位時，應將所管檔案交接清楚，并辦理交接手續后，方可離崗。

第十五條 檔案利用

（一）各級檔案管理部門應編制必要的查找工具和參考資料，積極開發檔案信息資源，有條件的單位應充分發揮檔案現代化管理的優勢，及時錄入檔案信息目錄和原件，做到查找調卷迅速、準確，更好地為本單位各項工作服務。

（二）子分公司（單位）應執行“檔案借閱制度”（見附件9），做到既方便利用，又有利于保密的要求。

（三）各級檔案管理部門按借閱期限對到期未歸還檔案者做好催退工作，借閱者對到期尚需利用的檔案，應及時辦理續借手續。

第七章 檔案的鑒定與銷毀

QG/PG0097—2016 第十六條 檔案鑒定、銷毀

（一）子分公司（單位）要定期組織對已過保管期限的各類檔案進行鑒定。

（二）檔案的鑒定工作要在單位分管領導的直接領導下，由有關業務部門和檔案管理部門組成鑒定小組。

（三）鑒定后應提出保存和銷毀報告，并附銷毀清冊，經主管領導批準并報上級主管部門備案（其中會計檔案須報上級主管部門審核批準）后方可組織銷毀。

（四）根據檔案保管現狀，銷毀檔案應由相對應的檔案管理部門執行。銷毀時應同相關部門取得聯系，并應指派專人監銷。銷毀時應銷完毀盡，銷毀人和監銷人在銷毀清冊上簽字，銷毀清冊和審批手續永久保存。

第八章 資產與產權變動檔案的處置

第十七條

資產與產權變動檔案的處臵按照《國有企業資產與產權變動檔案處臵暫行辦法》和《鞍鋼集團公司破產、重組、改制企業檔案處臵規定》執行。

第九章 檔案的統計與保密管理

第十八條 檔案的統計 QG/PG0097—2016

（一）公司檔案管理部門、子分公司（單位）應對各類檔案的收集、整理、保管、鑒定銷毀、提供利用等情況進行登記、統計，做到目錄、實物、統計數字相統一；同時對檔案機構、人員、設備設施進行統計。

（二）子分公司（單位）每年12月20日之前按公司的統一要求，向公司檔案管理部門報送相關統計數據（數據截止日期為當年11月20日）。

第十九條

檔案的信息化管理

子分公司（單位）應加快檔案信息化建設步伐，與本單位信息化建設同步發展，以提高科學管理水平和服務效率。

第二十條 檔案的保密管理

根據《中華人民共和國保守國家秘密法》的相關規定，在檔案管理工作的各個環節，做好檔案材料的保密工作，嚴防檔案失、泄密事件的發生。

第十章 檔案的檢查與考核

第二十一條 綜合服務中心負責組織對子分公司（單位）的檔案工作進行檢查與考核。

第二十二條 在攀單位每年檢查一次，外埠單位每兩年檢查一次。

第二十三條 檢查的內容按集團公司下達的《檔案工作檢查考評表》進行，檢查的結果按集團公司績效考核的有關規定執行。

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第十一章 附 則

第二十四條 本辦法由攀鋼集團有限公司綜合服務中心負責解釋。QG/PG0097—2016 附件1:

檔案管理流程圖

檔案管理流程圖（QG/PG0056—01）各單位（部門）各單位（部門）未通過檔案部門檔案部門收集、整理收集、整理文件材料，編制文件材料，編制移交清冊移交清冊審核通過檔案接收檔案整編檔案保管未通過統計銷毀鑒定利用通過銷毀

QG/PG0097—2016 附件2：

科技檔案管理實施細則

第一章 收集

第一條 歸檔范圍

凡是在本單位的科學技術研究、新產品開發、基本建設、技術改造、設備檢修、地質勘探、地形測繪、出國考察、對外談判、引進國內外技術等活動中形成的一切具有保存價值的科學技術文件材料，都屬于歸檔范圍（見附件11）。

第二條 歸檔要求

（一）歸檔文件材料必須齊全、完整、系統、準確。

1、科技成果、新產品試制項目進行鑒定時，檔案部門對應歸檔科技文件材料是否齊全、完整、系統、準確進行驗收，否則，認為該項目沒有完成。

2、基建和技改工程項目交工驗收后，施工、監理單位必須按照《工程竣工技術資料編制、交付歸檔和驗收實施細則》（見附錄H）的要求交清竣工資料，否則檔案管理部門不蓋竣工資料確認章，財務管理部門不予辦理結算。

3、設備進廠開箱時必須通知檔案人員參加,并接收設備檔案,日后設備有所改動,相關部門必須歸檔完整、準確的變更記錄和相應的修改圖紙，以保持圖物相符。

（二）各科學技術文件材料形成部門應將要歸檔的科學技術文件材料，按照其自然形成規律和歷史聯系，加以系統整理，組成保QG/PG0097—2016 管單位（卷、冊、袋、盒）；劃分保管期限（見附錄K）；按保密規定確定密級；編制好案卷封面；對卷內文件編上張號，一卷一號，卷內目錄單獨編號；填寫卷內文件目錄和卷內文件備考表；對能裝訂的材料，裝訂成冊，需裝訂整齊，厚度一般不宜超過5cm，超過部分應單獨裝訂成冊，經本部門負責人審查合格后向檔案部門移交歸檔。

（三）凡是圖紙材料，如有底圖的，底圖也應歸檔。第三條 歸檔時間

（一）工程項目的設計成果（含可行性研究、初步設計、施工圖方案、施工圖設計及變更材料、地質勘察、地形測繪資料等），土地征用資料、安評和環評資料，工程竣工驗收階段形成的資料，由主管部門在資料形成并完成相關手續后6個月內向檔案部門移交歸檔。

（二）工程竣工資料，由施工單位和監理單位按《工程竣工技術資料編制、交付歸檔和驗收實施細則》（見附件8）的時間要求向檔案管理部門移交歸檔。

（三）工程設計、施工、監理招標形成的文件材料，應在招標項目完成后的第二年由主管部門向檔案管理部門歸檔。

（四）工程預結算材料應在工程項目竣工后兩年內由合同預算部門向檔案管理部門移交。

（五）本單位的設備、儀器、儀表方面的科學技術文件材料，凡由設計管理部門轉發來的，應立即歸檔；凡自行設計的，設計完成審批曬印后即應歸檔；凡設備制造廠隨設備來的，開箱驗收或接12

QG/PG0097—2016 收后即時歸檔；設備大、中、小修和設備改造過程中形成的科學技術文件材料，應在一項工作任務完成后及時歸檔。

（六）設備（備件）招標文件材料，招標牽頭單位應在招標項目完成后的次年向本單位檔案管理部門移交歸檔。

（七）本單位形成的新產品開發方面的科技文件材料，凡屬產品研制和試生產階段產生的科學技術文件材料，在正式轉產后即應歸檔。

（八）本單位科學試驗研究活動方面的科學技術文件材料，在一個試驗研究項目完成后應及時歸檔。對其中未取得正式成果者，應在暫停試驗研究活動后及時歸檔。

（九）出國考察、對外技術談判方面形成的科學技術文件材料，辦理完畢后及時歸檔。引進國外技術，隨到隨歸檔。先歸檔而后交付使用。

第二章 整理

第四條 根據科學技術檔案的內容進行分類，分類編號詳見《檔案分類編號細則》。有電子檔案的，在分類編號時要與其對應的紙質檔案建立一一對應關系（見附錄G），以便于查詢利用。

第五條 將科技檔案材料裝入與其厚度相適應的檔案盒中（檔案盒規格為310×220mm，厚度可根據實際需要在10、20、30、40、50、60mm中選擇使用），填寫案卷標題和檔案號。

第六條 若形成的科技檔案中既有文字材料又有圖紙，則放臵和編號的順序為：文字材料在前，圖紙在后。QG/PG0097—2016 第七條 對形成的保管單位應填寫案卷目錄和卡片并將案卷標題錄入計算機管理。

第三章 保管

第八條 需保密的科技檔案應單獨保管。第九條 底圖和藍圖應分開保管。

第十條 科學技術資料與科學技術檔案應分開保管。第十一條 需修改已歸檔的科學技術檔案時，由××單位或部門提出申請并說明理由，經原歸檔部門的領導審批后才能進行。檔案部門有責任監督歸檔以后圖紙的修改。修改后的底圖與曬印出的藍圖一并歸檔，并替換出因更改而作廢的圖紙，以保證檔案的準確、可靠。

第十二條 若干個單位承辦的一項科技項目或工程所形成的科學技術文件材料，應由主辦單位的檔案部門保存全套，協作單位可只保存在自己承擔的協作任務中所形成的科學技術檔案。

第四章 提供利用

第十三條 借閱科技檔案必須按借閱制度履行手續（見附件9）。第十四條 出借檔案，借用和退還時必須當面點清，借閱人應在登記本上簽字。

第十五條 借閱人在使用過程中要妥善保管，不得拆卷、涂改、批注、損壞、失、泄密和轉借他人。未經檔案管理部門負責人批準，任何單位和個人不得復印帶密級的檔案。

QG/PG0097—2016 附件3：

文書檔案管理實施細則

第一章 收集

第一條 子分公司（單位）應建立健全文書材料的歸檔制度，把文書檔案工作與現行文件管理工作銜接起來，積極做好文書檔案的收集歸檔工作，確保應歸檔文書材料的齊全完整。

第二條 歸檔范圍：根據《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》（國家檔案局令第10號），企業在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料，均應歸檔保存（見附件11）。

第三條 歸檔時間：次年5月底前將上一年管理活動中形成的文書材料移交本單位檔案管理部門。

第四條 歸檔要求：歸檔文件材料應齊全、完整。

（一）歸檔紙質文件材料中，有文件發文稿紙、文件處理單的，應與文件正本、定稿一并歸檔。

（二）所有歸檔的文件材料，有電子文件的，應與紙質文件一并歸檔。

第二章 整理

第五條

文書檔案分類、編號按《檔案分類編號細則》執行。對于檔案管理現代化水平較高，實現計算機編目、檢索和“文檔一體化”的單位，可以“件”為單位進行整理，具體組盒和編號方式如下：不分類，一份文件為一件，按不同的保管期限組盒，其編號QG/PG0097—2016 結構為四段，第一段為全宗代號，用兩位阿拉伯數字表示；第二段為保管期限代號，用1、2、3、4、5分別表示永久、長期、短期、定期（30年）和定期（10年）；第三段為年度代號，用四位阿拉伯數字表示；第四段為盒號，按不同的保管期限流水編號。盒內的每份文件須編件號，按盒流水編號。每盒卷內目錄和備考表的填寫方式要求不變。由于沒有分類，每盒不用擬寫案卷標題，但為了保持相關文件之間的聯系，在組盒時應盡量將同一保管期限下的相同專題文件材料組為一盒或多盒。

第六條 文書材料的立卷，應尊重文書材料的自然形成規律和歷史聯系，靈活運用問題、作者、名稱、時間、通信者、地區等特征；將同一性質或同一問題的文件盡量集中立卷，將不同保管期限的文件盡量分開立卷，并把這二者有機地統一起來，使組成的案卷既便于保管、保密，又便于提供利用。

第七條 每個案卷必須確定保管期限，寫好案卷標題；進行卷內排列并編張號；填寫卷內目錄；臵放卷內文件備考表。

第八條 卷內文件材料要去掉易生銹金屬物，破損的文件材料應托裱，字跡已擴散的應復制，復制件應放在原件之后。裝訂時應將卷內文件的底邊與左邊取齊，大于公文紙的要折疊壓平，未留裝訂線的應加邊。成卷裝訂的案卷應采用三孔一線法裝訂，裝訂位臵在文件左側中部，距訂口邊10MM，裝訂長度為120MM為宜，結頭在背后中孔。對不能裝訂或暫不裝訂的案卷，卷內文件應編件號。件號由檔案分類年度、卷號、文件順序號組成，并采用帶分數式的寫法將這三種代號融為一體。

QG/PG0097—2016 第九條 文書檔案以分類方案序列為基礎進行案卷排列。確定案卷號和編制案卷目錄，以便查找調卷和提供利用；以同一保管期限的案卷為基礎，結合分類序列進行入柜排卷；其入柜排卷號（即每種保管期限下各自的大流水號）為案卷的實際保管號并將實際保管號填入案卷目錄的“保管號”欄和案卷卷脊的固定位臵，以實現按其保管期限的不同進行分別保管。

第十條 對整理工作結束后接收的零星的應歸檔文件，量小可插卷，量大宜搞附卷，設附卷號。附卷仍應按原分類方案和案卷構成插入案卷序列，以便科學管理和查找利用。

第十一條 對已形成的保管單位應填寫文書檔案案卷目錄并將案卷標題錄入計算機管理。

第三章 保管

第十二條 各級立檔單位形成的文書檔案，經整編后及時移交公司檔案館或子分公司（單位）檔案室保管。

第十三條 要做好文書檔案的統計工作，建立統計臺賬。

第四章 提供利用

第十四條 借閱文書檔案必須按借閱制度履行手續（見附件9）。第十五條 出借檔案，借用和退還時必須當面點清，借閱人應在登記本上簽字。

第十六條 借閱人在使用過程中要妥善保管，不得拆卷、涂改、批注、損壞和轉借他人。未經檔案管理部門負責人批準，任何單位和個人不得復印帶密級的檔案。QG/PG0097—2016 附件4：

會計檔案管理實施細則

第一章 收集

第一條 歸檔范圍

（一）會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。

（二）會計賬簿類：總賬、日記賬、各種明細賬、固定資產卡片、各種輔助賬簿、其他會計賬簿等。

（三）會計報表類：月度、季度、半年度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告，合并報表工作底稿。

（四）電子檔案類：公司統一管理的財務信息系統使用軟件，具體包括存儲在磁性介質上的財務數據；計算機操作系統、網絡操作系統以及漢字操作系統；財務軟件的編程語言、數據庫系統類型；財務軟件的系統名稱、版本號；財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯系人以及與財務信息系統使用軟件相配套的各種說明書及使用手冊的電子文檔。

（五）其他類：包括財務數據統計資料、銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、財務清查匯總資料、工資冊、單獨裝訂成冊的入庫單、領料單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、經濟合同、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

QG/PG0097—2016 第二條 歸檔要求

（一）當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務管理部門保管一年。因工作需要確需推遲移交的，經單位負責人（含鞍鋼集團機關部門負責人）審批，報檔案管理部門備案后，在會計部門保管最長不超過三年。子分公司（單位）財務管理部門負責將應歸檔全部會計檔案整理立卷、裝訂成冊,妥善保管，做到存放有序，查找方便，嚴防毀損、散失和泄密。

（二）財務管理部門會計檔案庫房必須做好“八防”工作，確保會計檔案的安全。

（三）財務信息系統的財務數據應定期在維護單位和公司財務管理部門雙備份，并定期更換備份介質（磁盤1年、光盤5年、移動硬盤10年更換一次），以防止數據丟失。

（四）電子會計檔案移交時，將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式符合國家檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。

（五）檔案部門接收電子會計檔案時，要對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。

第三條 歸檔時間

會計檔案保管一年期滿之后，由財務管理部門編制清冊移交檔案管理部門歸檔保管，不得自行封包保存。檔案管理部門必須按期點收，不得推諉拒收。

第二章 整理 QG/PG0097—2016 第四條 會計檔案分類編號辦法按《檔案分類編號細則》執行。第五條 檔案管理部門負責對裝訂成冊的會計檔案整理立卷，歸檔保管。檔案管理部門接收保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要重新整理的，應當會同財務管理部門共同拆封整理。

第六條 每個案卷必須確定保管期限，寫好案卷標題，進行卷內排列，填寫卷內文件目錄，臵放卷內文件備考表。憑證類可不填寫卷內文件目錄，也可不臵放卷內文件備考表。對長期和永久保存的案卷要編張號。案卷封面要填寫清楚，不得漏填。

第七條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類（見附件11）。定期保管期限分十年、三十年兩種。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

第八條

會計檔案的案卷排列以各大類下的年度為序列進行排列，確定案卷號，“一年一個流水號”；以同一大類的案卷為基礎，結合分類年度的序列進行入柜排列，編保管號，保管號是每個大類下各自編“一個大流水號”。保管號分別填入案卷目錄“保管號”欄和案卷封面、卷脊的固定位臵。

第九條 子分公司（單位）可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。

第十條 同時滿足下列條件的，單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：

（一）形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸；

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（二）使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序；

（三）使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系；

（四）采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；

（五）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響；

（六）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

第十一條 滿足本細則第十條規定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。

第三章 利用

第十二條 子分公司（單位）應當加強會計檔案管理工作，貫徹落實相關管理制度，保證會計檔案真實、完整、可用、安全。出納人員不得兼管會計檔案。

第十三條 暫由財務部門保管的會計檔案 QG/PG0097—2016

（一）暫由子分公司（單位）財務部門保管的會計檔案不得借出。如有特殊需要，可以提供查閱或者復制。查閱或復制會計檔案，需經會計檔案形成部門的會計主管批準。

（二）查閱或復制會計檔案的人員，應持單位正式介紹信，介紹信上應寫清楚查閱或者復制會計檔案的內容和用途，由本單位負責人在介紹信上簽字。

（三）查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

（四）子分公司（單位）應建立會計檔案查閱登記制度。第十四條 移交檔案管理部門的會計檔案

（一）借閱時必須按借閱制度履行手續（見附件9）。

（二）檔案管理部門應建立會計檔案查閱登記簿，用以登記查閱或復制會計檔案的時間、需查閱或者復制會計檔案的內容、檔案保管號、數量、用途、查閱或者復制會計檔案單位、批準人、查閱或者復制人等情況。

第四章 鑒定銷毀

第十五條 會計檔案保管期滿，通過鑒定小組鑒定需要銷毀的，應按如下銷毀程序和要求進行：

（一）子分公司（單位）檔案管理部門會同本單位審計、紀檢監察部門、財務管理部門提出會計檔案銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、年度、保管號、案卷標題、卷數、應保管期限、已保管期限、鑒定人簽字等內容；

QG/PG0097—2016

（二）單位負責人、審計、紀檢監察部門負責人、財務部門負責人、檔案部門負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見后，報上級主管部門審查，經批準后方可銷毀；

（三）對于其中保管期限已滿但涉及產權、未結清的債權債務的原始憑證和涉及其他未了結事項的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權債務或失去保管價值時為止，同時應在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明；

（四）正在項目建設期間的建設單位，會計檔案不得銷毀；

（五）銷毀會計檔案，應由本單位檔案管理部門、財務管理部門及公司檔案管理部門、財務管理部門、審計部門共同派員監銷；

（六）子分公司（單位）信息化管理部門負責與檔案部門、會計部門共同派員監銷電子會計檔案。

（七）監銷人在銷毀會計檔案前，認真進行清點核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位領導。銷毀清冊要歸檔保存；

（八）監銷人員在會計檔案銷毀時，必須在現場嚴密監護，撿凈銷盡，不得遺漏；

（九）嚴禁子分公司（單位）向廢品收購單位出售到期會計檔案。

第五章 撤銷、解散、破產等情況下會計檔案的處理 第十六條 單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，應當由終止單位財產所有者代管或移交公司檔案館代管。QG/PG0097—2016 第十七條 單位分立原單位存續的，其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管；單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或移交公司檔案館代管。單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，并按規定辦理交接手續。

第十八條 單位合并后原子分公司（單位）解散或一方存續其他方解散的，原子分公司（單位）的會計檔案應當由合并后的單位統一保管；單位合并后原子分公司（單位）仍存續的，其會計檔案仍應由原子分公司（單位）保管。

第十九條 建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位，并按規定辦理交接手續。

第二十條 單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。

第二十一條 移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、年度、案卷標題、卷數、起止年度和檔案保管號、應保管期限、已保管期限等內容。

第二十二條 交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

第二十三條 電子會計檔案與其元數據一并移交，特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應當對保24

QG/PG0097—2016 存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。

第六章 公司駐境外機構會計檔案的管理按照本細則執行 第二十四條 公司所有境內單位的會計檔案及其復制件需要攜帶、寄運或者傳輸到境外的，應當按照國家有關規定執行。

第二十五條 公司駐外機構和境內單位在境外設立的企業的會計檔案，應當按照本辦法和國家有關規定進行管理，定期向本單位檔案室移交的同時，刻錄pdf格式的光盤作為容災備份。QG/PG0097—2016 附件5：

聲像檔案管理實施細則

第一章 組織機構與職責

第一條 公司檔案管理部門負責對全公司聲像檔案管理工作進行業務指導、監督檢查和考核。

第二條 公司聲像檔案館設在攀鋼文化傳媒分公司，負責公司級聲像檔案資料的定期收集、整理、保管、統計、鑒定和提供利用工作。

第三條 各子、分公司（單位）負責收集和保管好本單位形成的聲像檔案，并將對公司有重要保存價值的聲像檔案在形成1個月內向公司聲像檔案館移交歸檔。

第二章 收集

第四條 歸檔范圍

（一）反映公司及子分公司（單位）各時期建設和發展概貌等聲像資料。

（二）組織或參加公司內外各類重要會議、社會活動的聲像資料（包括會場、主席臺、主要內容、領導講話等場面）。

（三）組織或參加重要外事活動的聲像材料。

（四）上級領導、著名人物來公司視察、指導工作或參加與公司有關的重大活動形成的聲像資料。

（五）重大工程建設、重大技術改造和技術引進等聲像材料（包括開工原貌、建設過程、竣工驗收、試生產情況、工程全貌等）。

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（六）反映公司重要科研成果、科技發明、專利技術成果及新技術、新工藝、新材料應用等聲像資料。

（七）上級機關、團體授予公司的獎杯、牌匾和證書等聲像資料。

（八）公司歷年生產的主要產品及產品獲獎、免檢等獎杯、牌匾和證書等聲像資料。

（九）公司其它重要活動、重要事件或重大事故、重大自然災害等聲像資料。

（十）其他具有保存價值的聲像資料。第五條 歸檔時間及要求

（一）屬于歸檔范圍的聲像資料，應由承辦部門或攝錄人員在形成后1月之內按歸檔要求及時整理并移交，不得私自保存。

（二）歸檔的聲像資料應齊全、完整。

（三）以感光材料為載體形成的聲像資料應是原版、原件，特殊情況下經檔案管理部門批準方可接收復制件。歸檔的聲像資料必須做到圖像清晰、聲音清楚，并由承辦單位或攝錄人員加以必要的文字說明。

（四）文字說明應用簡潔的語言概括出聲像資料所反映的內容，一般應包括：事由、時間、地點、內容、人物、背景、作者等。

（五）歸檔的聲像檔案必須按照規定格式和規格制作保存，其視頻格式為：AVI；音頻格式為：WAV，壓縮率：25Mb/s：數碼圖片按照原始數據保存，格式為JPG，圖像模式為RGB格式。QG/PG0097—2016

（六）歸檔的照片其底片與照片的影像應符合；以感光材料為底片形成的重要照片，如無底片的，應進行翻拍復制底片；對于拍攝張數較多的同一事件的照片，應從中選擇最能反映事件情況的照片歸檔。

第三章 整理

第六條 照片檔案的底片應單獨整理存放，照片和說明一同整理存放。

第七條 底片的整理

（一）底片分類，將一個全宗內的底片分成負片和反轉片兩種，并單獨整理和存放。

（二）底片的編號。在全宗內統編流水號。

格式：全宗號—底片號，如：13—535。底片號應用鐵筆橫排刻寫在膠片乳劑面片下邊處。

（三）底片放入底片袋內保管，底片袋的右上方應標明底片號。大底片應在藥膜面墊柔軟的中性紙張后，纏在卷筒紙芯上，外面用襯紙包裝并注明底片號。

（四）按底片號順序將底片插入底片冊。

（五）電子照片在全宗內統編流水號，并注明所在光盤號（子分公司（單位）照片檔案的光盤號按大流水往下編）。

格式：全宗號—電子照片編號—光盤號，如：01—1—1。第八條

照片檔案說明的編寫方法和要求

（一）符號說明的項目有：照片號、底片號和參見號。照片號：案卷內照片的順序號；

QG/PG0097—2016 底片號：底片在全宗內編的流水號；

參見號：與本張（組）照片有聯系的其它檔案的代號（分類號）。

（二）照片檔案文字說明的成份包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。

事由：照片所反映事件、事情的情由；

時間：事件發生或事物變化、產生和拍攝的時間； 地點：被攝物所在的具體地點；

人物：照片景像上主要人物的姓名、身份；

背景：對揭示照片景像主題具有一定作用的背景資料； 攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。

（三）照片檔案文字說明的編寫要求：

綜合運用六個要素，概括地揭示照片影像反映的全部信息； 文字簡潔、語言通順。一般不超過200字；

用阿拉伯數字表示時間，年、月、日三字用“.”隔開。例：1985年3月2日寫作1985.3.2。

（四）總說明和分說明。一般應以照片的自然張為單元編寫說明，一組（若干張）聯系密切的照片應加總說明。

凡已加總說明的照片分別編寫簡要的分說明，并注“*”號。

（五）照片檔案說明的格式

說明應分段書寫，格式如下：

照片號/底片號 拍攝時間

文字說明 QG/PG0097—2016 參見號 攝影者

單張照片說明可書寫在照片正下方芯頁上，也可在照片右側或左側芯頁上書寫。總說明在第一張照片上方的芯頁上書寫。大照片的說明可另紙書寫，一同保存。反轉底片的說明應在插袋式芯頁上書寫。

將“全宗號—案卷目錄號—案卷號—照片號—底片號”寫在照片背面右下角。

第九條 照片的整理方法

（一）照片的分類。一般應在全宗內按年代進行分類。分類應保持前后一致，不能隨意變動。

（二）根據分類情況，將照片與說明一起固定在芯頁上，并組成案卷。芯頁的規格為297mm×210mm。

（三）根據照片的規格、畫面和說明的字數確定照片固定位臵。

（四）照片必須固定在芯頁正面（裝訂線右側）。

（五）案卷內的芯頁以30頁左右為宜。

（六）卷內目錄的填寫，以照片的自然張數或有總說明的若干張為單元填寫。內容有：

照片號：卷內照片的順序號： 底片號：卷內底片的順序號：

照片題名：在盡量保證基本要素內容完整的前提下，將文字說明改寫成照片名稱。照片名稱不應超過50個字；

拍攝時間：拍攝該張（組）照片的年、月、日。

QG/PG0097—2016

（七）案卷目錄，以所有案卷為單元形成的目錄，填寫內容主要有：案卷號、案卷題名、年度、張數、保管期限。

（八）卷內備考表。可采用文書檔案的卷內備考表。卷內備考表應放在案卷的最后一頁。

（九）卷皮格式。可采用文書檔案的卷皮或專用卷皮。

（十）按照全宗號、目錄號、案卷號的順序排列案卷，上架保存。

（十一）大張照片、反轉片應與其它照片一同組卷，單獨存放，并在卷內目錄的備考欄內注明“大張”、“反轉片”。

第十條

照片的整理要求： 照片要組成案卷（保管單位）；

案卷題名應概括案卷內全部照片的基本主題；

檔號規范、準確、清晰，不得出現重編、漏編及空號現象； 說明格式正確，項目齊全，能準確揭示照片內容，反映整理情況；

案卷裝訂美觀，要有卷內目錄和卷內備考表； 有完整的、符合標準格式的案卷目錄。

第十一條 數據流磁帶、光盤、錄音帶、錄像帶的整理

（一）按不同的載體類型分別編號，同一類的按歸檔時間順序編流水號。其格式為：全宗號〃載體類型號〃流水號。

（二）載體類型及代號： 錄音帶：1；

QG/PG0097—2016 錄像帶：2； 光盤：3； 數據流磁帶：4；

（三）按要求填寫聲像檔案的文字說明和存儲介質的軟硬件環境。

（四）按不同載體編制聲像檔案總目錄，其內容包括盒（盤）號、內容、制作者、制作時間、密級、保管期限、參見號、備注等。

第四章 保管

第十二條 保管條件： 庫房應符合“八防”等要求；

保存底片的適宜溫濕度：溫度13—150C，相對濕度35%-45%； 保存其它介質聲像檔案適宜的溫濕度：溫度14—240C，相對濕度40%-65%。

第十三條 底片保管時應立放。第十四條 保管裝具

（一）底片袋，用半透明的中性紙和中性膠粘劑制成的80mm×100mm或相應規格的紙袋。

（二）底片冊，由297mm×210mm的插袋式芯頁組成，用于貯存單張底片。

（三）底片盒，為95mm×95mm紙盒，用于貯存大張底片。

（四）卷筒紙芯，用于保存大張底片、照片的裝具。其推薦內徑為直徑76.4+20mm，壁厚2-3mm。

第十五條 保管要求

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（一）照片檔案入庫前要進行檢查，防止受污染的照片入庫。檢查內容：

黑白底片入庫前要進行水洗處理； 照片水洗后要上光；

對受污染的照片、底片要進行必要的技術處理。

（二）接觸底片的人員應帶潔凈的手套操作，防止汗漬污染底片。

（三）庫房內晝夜溫度變化不能大于±30C，濕度變化不能大于±5%。

（四）對本館（室）保存的照片檔案要根據情況定期進行檢查，發現問題及時處理。

（五）對庫存的數據流磁帶、錄音帶、錄像帶、光盤等載體的聲像檔案，應做到每2年檢查一次，發現變形、斷裂、磁粉脫落等現象，要及時進行技術處理。

第五章 聲像檔案的鑒定

第十六條 聲像檔案的保管期限參照文書和科技檔案保管期限執行。

第十七條 以數字形式存儲的聲像檔案應多重備份，具有珍貴歷史價值的數碼照片應沖洗成照片保存。

第十八條 對已到保管期限經鑒定確認無保存價值的聲像檔案，需登記造冊，由主管領導批準后方可進行技術處理。銷毀聲像

QG/PG0097—2016 檔案須兩人以上監銷，并在銷毀清冊上簽字，銷毀清冊歸檔永久保存。

第六章 聲像檔案的產權管理及利用

第十九條 本單位職工為完成本職工作、單位安排的工作所形成的聲像資料，屬于職務作品，其產權屬于單位所有，作者享有署名權。作者應及時歸檔形成完整的聲像檔案，不得私自保存或據為己有，也不得未經單位許可進行商業利用。

第二十條 非涉密的聲像檔案經單位同意可以提供第三方使用，所得收益作為單位的其它業務收入，單位對作者應給予適當的獎勵。

QG/PG0097—2016 附件6：

榮譽檔案管理實施細則

第一章 收集

第一條 歸檔范圍

上級機關發給本機關的獎狀、證書、錦旗、獎牌、獎杯以及上級領導視察本單位的題詞、書寫的字畫等。

第二條

歸檔時間

子分公司（單位）每年形成的榮譽檔案于次年一季度內由各專業管理部門編造清冊同實物一并向檔案管理部門移交。

第二章 整理

榮譽檔案的分類編號辦法詳見《檔案分類編號細則》。

第三章 保管

對榮譽檔案要做到妥善保管、存放有序、查找方便，不得隨意堆放，嚴防損毀。

第四章 鑒定銷毀

榮譽檔案的鑒定銷毀程序參照文書檔案鑒定銷毀程序辦理。

第五章 利用

在對外借閱時，檔案原件不得借出，如有特殊需要，須經檔案管理部門負責人批準，方能借出，并限期歸還。

QG/PG0097—2016 附件7：

電子檔案管理實施細則

第一章 收集

第一條 歸檔范圍

電子檔案的歸檔范圍按公司各類紙質檔案的歸檔范圍執行。第二條 歸檔要求

（一）用文字處理技術形成的電子文件，歸檔時要求文件存儲格式為“.PDF”、“.TXT”或“.DOC”、“.DOCX”、“.XLS”、“.XLSX”。

（二）用掃描等設備獲得的圖像電子文件，歸檔時要求文件存儲格式為“.TIF”、“.PDF”或“.RGB”，彩色圖像文件非壓縮格式為“.JPEG”或“.BMP”。如果采用非標準壓縮算法，則應將相關軟件一并收集歸檔。

（三）用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件，歸檔時要求文件存儲格式為“.DWG”。CAD電子文件的歸檔應包括為生成CAD電子文件而開發的軟件產品和軟件說明。專用CAD軟件要支持ACAD的閱讀格式，否則應將相關軟件一并收集歸檔。

（四）用視頻設備獲得的動態圖象文件，歸檔時要求文件存儲格式為“.AVI”或“.MPEG”，圖像文件要求支持標準播放軟件的文件格式。收集時應注意收集其壓縮算法和軟件。

（五）音頻文件格式為“.WAV”，用音頻設備獲得的文件，收集時應注意收集其屬性標識和相關軟件。

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（六）由計算機多媒體技術制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時應注意參數準確、數據完整。

（七）通用軟件產生的電子文件，收集時應注意收集其軟件版本和相關參數，如軟件產品說明及軟、硬件平臺說明。專用軟件產生的電子文件，收集時必須連同專用軟件一同收集。

（八）電子文件性質代碼：R-草稿性電子文件；U-非正式電子文件；O-正式電子文件；N-無紙電子文件；T-文本文件；I-圖像文件；G-圖形文件；V-影像文件；M-多媒體文件；P-計算機程序；D-數據文件。

（九）保存與紙質等文件內容相同的電子文件時，要與紙質等文件之間相互建立準確、可靠的標識關系。

（十）歸檔電子文件應刻錄在只讀光盤、一次寫光盤、磁帶等耐久性載體上，禁用軟磁盤作為歸檔電子文件的長期保存載體。

（十一）存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標簽內填寫光盤編號。

（十二）電子文件形成和歸檔部門應對所收集的電子文件的有效性、完整性和有無病毒進行審核，同時按項目填寫README.DOC說明文件，內容包括：項目起止時間、項目名稱、電子文件格式及所需軟硬件環境等，并將該文件一同刻入光盤中（外來電子文件需形成紙質README.DOC說明文件貼在包裝盒內），由部門負責人簽署意見后移交本單位檔案管理部門歸檔。

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（十三）檔案管理部門應對載體有無劃痕、有無完整性、有效性審核手續等方面的內容進行審核，合格后雙方在移交登記上簽字，辦理交接手續，否則，應退回文件形成部門重新制作。

（十四）具有永久、長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質文件歸檔。

第三條 歸檔份數

一式兩份，一份用以長期保存，一份用以提供利用。第四條 歸檔時間

邏輯歸檔應實時進行，物理歸檔（刻錄）應與紙質文件歸檔時間一致。

第二章 整理

第五條 檔案管理部門在接收電子檔案后，應該進行必要的加工整理，分類、編號，而后入庫保管。

第六條 電子文件的分類按紙質文件分類的有關規定執行。第七條 電子檔案的編號

檔案管理部門在對電子文件進行整理時應在對應的紙質檔案數據庫中增加一個“光盤號”字段，以建立紙質檔案與電子檔案的唯一標識（無紙質的電子檔案做法相同）。

光盤編號辦法為：全宗號—類別號—流水號表示。例如：“9—7—0001”表明為：煉鋼廠竣工檔案1#光盤。同時應將光盤號填入檔案案卷目錄及相應的備考表和卡片中。

第八條 保管期限的劃分

QG/PG0097—2016 電子檔案保管期限的劃分，可參照國家和公司關于紙質文件的有關規定執行（見附件11）。

第三章 保管

電子檔案的保管除應具備紙質檔案一般要求外，還應符合下列條件：

歸檔載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應直立存放，做到防塵、防變形；

環境溫度選定范圍：14℃—24℃；相對濕度選定范圍：45%—65%； 存放應遠離熱源、酸堿等有害氣體和強磁場；

電子檔案應與紙質檔案分開保管，有條件的單位可購買防磁柜等設施，用以單獨存放電子檔案；

電子檔案在形成部門的保管，也應參照上述條件。

第四章 統計

檔案管理部門應及時按年度對電子文件歸檔情況、管理、保護、利用等情況進行統計，并納入檔案統計項目。

第五章 利用

第九條 電子檔案的封存載體不得外借。第十條 利用時使用拷貝件。第十一條 利用時要遵守保密規定。

第十二條 利用者對電子檔案的使用應在權限規定范圍之內。第十三條 具有保密要求的電子檔案，在網上傳輸時必須符合國家和公司有關保密的規定，要有穩妥的安全保密措施。

QG/PG0097—2016

第六章 電子檔案的鑒定銷毀

第十四條 到期電子檔案的鑒定銷毀，按國家和公司關于紙質檔案鑒定銷毀的有關規定執行。

第十五條 電子檔案的銷毀，應在辦理審批手續后，方可實施。第十六條 非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，需連同存儲載體一起銷毀，并在網絡中徹底清除。

QG/PG0097—2016 附件8：

工程竣工技術資料編制、交付歸檔和驗收

實施細則

第一章 術語、定義及縮略語

第一條 工程竣工技術資料

指工程項目在其建設、勘察、設計、施工、監理和交、竣工驗收等階段形成的集中保存起來以備查考的直接記述和反映工程實際情況的圖樣、圖表、文字、電子、聲像以及其他各種方式和載體的歷史記錄材料。

第二條 建設工程項目

指經批準按照一個總體設計進行施工，經濟上實行統一核算，行政上具有獨立組織形式，實行統一管理的工程基本建設單位。它由一個或若干個具有內在聯系的工程所組成。

第三條 監理資料

指監理單位在工程施工監理過程中形成的資料。第四條 施工資料

指施工單位在工程施工過程中形成的資料。第五條 竣工圖

指工程竣工驗收后，真實反映建設工程項目施工結果的圖樣。第六條 竣工驗收文件

建設工程項目竣工驗收活動中形成的文件。

第二章 組織機構與職責

QG/PG0097—2016 第七條 工程施工單位負責編制、整理和交付工程竣工技術資料。

第八條 工程質量監督部門負責審查施工單位提交的工程質保資料，并出具工程質量評定證書。

第九條 工程監理單位負責編制、整理和交付工程監理資料，并審查施工單位提交的工程竣工技術資料，在“工程竣工資料驗收認可證明書”上簽字認可。

第十條 工程使用單位（包括使用單位的工程管理部門和檔案管理部門）負責初審施工和監理單位提交的工程竣工技術資料（含光盤），并在“工程竣工資料驗收認可證明書”上簽字認可。同時，使用單位的工程管理部門負責對施工單位施工合同項目的圖號進行清理、核實，并在施工單位的資料移交清單（見附件17）上簽字蓋章。

第十一條 公司及子分公司（單位）的檔案管理部門負責復審施工和監理單位提交的工程竣工技術資料，并在工程結算單和工程監理結算材料上簽字蓋章。

第十二條 財務管理部門負責工程竣工資料保證金的核算和管理，并為已辦理完工程竣工技術資料驗收認可手續的施工和監理單位辦理工程結算。

第三章 工程竣工技術資料的組成

第十三條 工程竣工圖 第十四條

隨機技術資料

QG/PG0097—2016 隨機技術資料包括引進設備及國內設備的出廠合格證、裝箱單、開箱記錄、說明書、操作規程（手冊）、參數值表、設備圖紙（含設備現場處理資料）等。

第十五條 監理資料(詳見附件11)第十六條 工程建設過程中形成的全部技術文字材料（以下簡稱文字材料）

（一）一類文字材料：主要由設計變更材料（統稱變更材料，后同）組成。具體包括：

圖紙會審紀要；

變更通知單（包括變更設計的電傳等在內，后同）及除代替圖、新增圖以外的附圖；

業務聯系單、工程洽商單及除代替圖、新增圖以外的附圖； 材料代用單；

設備處理委托單（含設備制造單位派駐工程現場代表現場處理單）；

其它形式的變更材料。

（二）二類文字材料：指除一類和三類以外的施工過程資料（詳見附件11)。

（三）三類文字材料：主要指測量成果。具體包括： 各種地形測量（包括水下）和施工控制測量成果；

QG/PG0097—2016 一般土建工程的施工定位（含水下）測量成果和竣工測量成果（包括打樁工程的樁位實測記錄及最后測量和水下建筑物的竣工測量成果）；

管線安裝工程測量成果（包括管線的起點、中點、拐點、終點和管線交叉點的坐標、標高、坡度）；

各類機器設備安裝工程的復測記錄、測量成果；

道路工程的測量成果（包括路面、結構層、橋臺、橋墩基礎及頂部的測量，隧洞工程施工中在地面上建立的平面與高程控制網，將地面上的坐標、方向和高程傳遞到地下后在地下建立的平面與高程控制網，工程施工中的施工定位測量和竣工測量，隧洞開挖后的洞底高程、貫通情況、襯砌后的洞底高程、每10米處的洞寬、洞高的測量和橫斷面圖等）；沉陷觀察、位移、變形記錄等。

（四）工程建設前期資料。主要包括：立項報告、可行性研究報告、可行性研究評估、批復、初步設計任務書、初步設計方案、審查、批復、工程地質及地震資料、地形測量、水文及氣象資料、征地搬遷、人員安臵、施工準備、施工設計圖紙及其說明、招投標、機構設臵、人員分工、管理辦法等。

（五）外事活動資料。主要包括：技術交流、出國考察、商務談判、詢價、報價、簽訂協議、合同、出國培訓、監制、裝箱運輸、報關、商檢、開箱檢查、索賠、外國專家現場服務、質量事故處理、費用支付、設備調試、技術總結等。

（六）外部配套建設或協作的有關資料，包括原、燃材料、輔助供應、設備供應、動力供應等方面的協議、合同、會議紀要、與44

QG/PG0097—2016 此有關的上級和地區有關文件、指示、建設條件、進度、資源情況、資金來源等。

（七）工程項目建設期間上級或當地與工程有關的各項文件、講話、指示，召開的各種專題會議文件（紀要、總結、會議資料），預算審批、資金安排、項目調整、進度安排、計劃調整等。

第四章 工程竣工技術資料的編制

第十七條 工程竣工技術資料的編制原則和編制責任

工程竣工資料編制應滿足《建設工程文件歸檔規范》（GB/T 50328-2014）及《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T 28-2002）要求。

（一）工程竣工技術資料原則上按工程施工和監理合同進行編制。

（二）實行總承包的工程項目，由總承包單位全面負責整理交付竣工技術資料。

（三）對于一個整體圖號由兩個或兩個以上施工單位施工形成的竣工資料，由主體施工單位負責匯總，但其他施工單位應在所施工范圍內的竣工圖及變更材料上加蓋竣工章，其共用圖紙及變更材料應由各方同時加蓋竣工章，技術文字材料由主體施工單位將各方的合并成冊（一冊或多冊，單冊厚度不超過5.0cm），封面上應反映各相關施工單位的內容并加蓋公章，對變更材料在相應的竣工圖上進行標注，然后與相應的竣工圖配套移交。

第十八條 工程竣工技術資料的質量要求

QG/PG0097—2016

（一）工程竣工技術資料應為原件，所使用的表格和填寫的內容以及簽字、蓋章均須為原件，且內容必須真實、準確，與工程實際相符合。文字材料幅面尺寸規格應為A4幅面（210mm×297mm），并且字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，無任何破損，簽字蓋章手續完備。文字材料用紙應采用具有一定厚度、便于長期和永久保存的韌力大、耐久性強的紙張，并應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆（包括黑色圓珠筆）、復寫紙和鉛筆等，資料中不得使用涂改液。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖，要求圖面無破損，線條、數據清晰無污點，計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件。不同幅面的工程圖紙應按《技術用圖復制圖的折疊方法》（GB/T10609．3—1989）統一折疊成整齊、規范的A4圖幅（210mm×297mm），做到圖面在里，圖標欄露在外面，并預留10～15mm的保護邊。送交城建檔案館的圖紙須折成手風琴形式（非樓梯狀），折疊時圖紙的左邊留出25mm的裝訂線后的回折需左右對齊。

（二）對于施工單位自行采購的材料，應提供材質證明書（合格證）的原件。如果同期采購的一批材料多處使用，可將原件放在材料使用量最大的圖號中，其他相關圖號可使用復印件，但須在復印件上注明原件所在的具體圖號，并且原件須交公司檔案館保存。合格證若為金屬牌，需在邊角處穿孔系繩裝入信封中，再將信封邊沿與其他合格證裝訂在二類文字材料中。若材料采購量太少，供貨46

第二篇：公司檔案管理辦法

公司檔案管理辦法（討論稿）

為了提高我公司檔案管理水平，加強檔案工作，充分發揮檔案的作用，使檔案工作達到規范化、制度化、標準化的水平，根據《檔案法》、《檔案法實施辦法》的規定，我公司特制定檔案管理規定如下：

一、管理原則：

本公司檔案采用文件材料形成部門立卷的原則，“統一領導、分級管理”。實行各部門自行立卷，留存備份后移交人事行政部管理，同時履行移交手續。

為確保各類檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用，各部門定期向檔案室轉交存檔文件。公司的立卷歸檔工作由人事行政部負責，并對本公司各部門的檔案工作進行監督和指導；各部門設立兼職檔案員負責本部門文件材料的立卷、歸檔工作。

二、歸檔范圍：

各部門凡是反映本公司工作活動，具有查考利用價值的文件材料均應立卷歸檔。

三、歸檔要求：

1、歸檔的文件材料必須完整。

（1）文字清晰，用碳素墨水或簽字筆書寫。（2）不同內容要分卷立案。（3）歸檔文件材料必須為原件。

2、歸檔文件材料必須明確地反映公司在各項活動中形成的真實內容和具體過程。

四、歸檔時間：

各部門于次年二月前將上一辦理完畢的文件材料由兼職檔案員按立卷要求整理歸檔，經本部門負責人審查后，交人事行政部審核，對不符合質量要求的案卷退還立卷部門重新加工整理。

五、檔案管理：

1、立卷完畢后，兼職檔案員應按照不同的保管期限，內容分別填寫一式兩份案卷目錄，其中一份交行政人事部檔案室留存，另一份由立卷部門自己留存。人事行政部檔案室對所接收的案卷應進行審核把關

2、各部門要重視公司的檔案工作，專人（兼職）負責本部門的檔案收集、整理。兼職檔案員如進行調整，需及時通知人事行政部，并作好本部門檔案的交接記錄。

七、各部門收集范圍：

（一）人事行政部：

1、行政管理檔案

（1）各種會議的會議記錄、紀要；各部門收發文登記本。（2）公司工作計劃、總結；公司半年工作計劃、總結；公司各部門工作計劃、總結。（3）公司大事記及組織機構變革。

（4）公司制定的規章制度、部門職責、崗位職責。（5）本公司的請示及上級機關的批復。

（6）反映公司經營活動的各種合同、協議及文件。

（7）出國考察、友好往來、參加會議等外事活動形成的文件材料。（8）公司開業、歇業、撤并材料。

（9）上級機關反映本公司活動的信息、簡報。（10）處理來信來訪材料。

（11）各種計劃統計報表和計劃管理中形成的文件材料。（12）公司內部行文、公司對外發文或需要加蓋公章的文件材料。

2、人事管理檔案：由人事部負責立卷保管，留存備份。包括員工二級檔案、人員調配、人員工資、人員培訓、公務會議等工作中形成的各種文件材料。（1）員工獎懲材料。（2）計劃生育有關文件。

（3）公司人事任免、變動通知及決定。（4）職工崗位、薪資異動資料。

（5）人員基本情況統計；員工花名冊；工資表；年終統計報表。（6）因私出國人事關系保留協議書及相關材料。（7）先進集體、個人的申報材料。

（二）銷售部：包括企業經營決策和經銷管理的各種記錄、文件、合同、協議等文件材料，市場經濟信息，廣告宣傳和用戶服務工作中形成的文件材料等。

（三）技術部：由研發部負責立卷保管，留存備份。包括質量管理、技術引進、技術研發、技術改造和標準、計量、能源、環保、科技情報、專利申請審批等檔案管理中形成的各種文件材料。

（四）財務部：公司有關財務方面的請求及批復；財務計劃、總結；各財務分析報告；清產核資材料；會計報表；會計賬簿；會計憑證等。

（五）商務部：公司客戶資料，供應商資質資料、銷售合同、公司宣傳資料、樣卡；設備、物資、原材料采購、庫存保管、供應和工具管理中形成的各種文件材料。

（六）其他方面：都由人事行政部負責立卷保管，留存備份。

七、檔案保管制度

1、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房，根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

3、科學地編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。

4、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6、原則上檔案只在檔案室進行查閱，不得借出檔案室，但各部門常用文件可向檔案室提出長借，但須借閱人及其部門經理在借閱單上簽字，如有丟失，部門經理受連帶責任。

7、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

8、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。

9、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

10、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

11、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

九、檔案資料借閱制度：

公司為了逐步完善檔案資料的歸檔入案工作，充分發揮檔案資料的作用，更好地方便各部的工作，特制定檔案資料借閱制度如下：(一)、借閱

1、各部門凡需短時間(3—5天)借出的檔案資料，借閱人事先打電話與檔案室聯系，提供檔案資料名稱，檔案室予以準備。

2、所借檔案資料，借閱人要妥善保管，不得涂改、亂畫、弄臟、丟失。

3、所借檔案資料，借閱人無權復印、更改，如需復印長期使用，由檔案室統一辦理。

4、所借檔案資料，要及時歸還，不得轉用。(二)、查閱

1、所需查閱檔案資料由檔案室人員查找提供，不得自取。

2、查閱后的檔案資料折正，放好，由檔案室人員查正后放回原處，以備再用。

3、檔案室保持肅靜，不得大聲喧嘩。

十、本辦法經總經理辦公會討論通過后由總經理發布，修改時亦同。

十一、本規定自發布之日起執行。

第三篇：公司檔案管理辦法

編號：XG/SB-005-2010 檔 案 管 理 辦 法 2010.06.25 發布 2010.07.01 實施 西林鋼鐵集團有限公司設備工程部 發布

檔案管理辦法

第一章

總

則

第一條

為加強公司檔案管理，提高檔案利用效率，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業檔案管理規定》，結合企業實際，制定本管理辦法。

第二章 檔案管理

第二條

公司設備工程部檔案室負責全公司科技、財務、文書檔案的管理職能。第三條

按照歸檔范圍的要求，各單位、部門負責歸檔文件材料的收集和整理工作，按照各種檔案歸檔時間的要求，定期交檔案室集中管理。

第三章 檔案的歸檔范圍及要求 第四條 歸檔的要求

一、歸檔的文件材料必須完整；

二、歸檔的文件材料必須準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史過程；

三、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規律。

第五條 歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料。

一、本企業內部形成的文件材料； 黨委：

1、本企業員工參加各級代表大會、重要發言、提案等；

2、黨委會議記錄；

3、黨委換屆選舉任免文件；

4、黨、團工作總結、計劃；

5、表彰先進黨組織、優秀黨員材料；

6、紀檢、監察中形成的重要材料；

7、工會總結、會議記錄；

8、企業年鑒 辦公室：

1、辦公會議、領導班子會議記錄；

2、組織機構改革；

3、上級領導、機關來企業視察檢查形成的提詞、講話、聲像等形成的材料；

4、本企業重要的工作會議、討論通過的決議材料；

5、本企業各部門編制調整、名稱變更，啟用、更換印章；

6、本企業重大的體制改革形成的材料；

7、工作總結和計劃、長遠規劃；

8、領導班子離任審計材料；

9、本企業規章制度；

10、本企業與下屬部門及外單位簽訂的有長遠利用價值的合同、協議；

11、辦公室主辦，擬定、起草的請示、報告與上級機關的指示、批復；

12、本企業編制的年報（大事記）；

13、上級機關或同級機關制發貫徹執行的文件。

二、本企業建設項目文件材料：

1、可行性研究、任務書：

項目建議書及批復，可行性研究報告，環境預測、調查報告、環境影響報告書和批復，設計任務書、計劃任務書、可行性研究報告的批復。

2、設計基礎資料： 工程地質、水文地質、勘探報告、地質圖、勘探記錄、化驗、試驗報告、重要土、巖樣及說明，地形、地貌、控制點、建筑物、構筑物及重點設備安裝測量定位觀測記錄。

3、設計文件：

總體規劃設計、方案設計、初步設計、技術設計、施工圖設計、設計預算書、關鍵技術試驗、設計評估、鑒定及審批。

4、項目管理文件：

征用移民文件，計劃、投資、統計、管理文件，招標投標、承發包合同協議，專項申請、批復文件。

5、施工文件: 建筑施工文件，設備及管線安裝施工文件，電氣、儀表安裝施工文件。

6、監理文件、資料：

監理合同協議、監理大綱、監理規劃及監理細則，施工及設備器材供應單位資質審核、設備、材料審批。

施工組織設計、施工方案、施工計劃、技術措施審核，施工進度、延長工期、索賠及付款報審，開（停、復、返）工、許可證、中間驗收證明書，設計變更、材料、零部件、設備代用審批。

協調會審記錄、監理工程師指令、指示，來往函件，工程材料監理檢查、復檢、實驗記錄、報告，監理日志、監理周報、備忘錄，各項測控量成果及復核文件、外觀、質量、文件等檢查、抽查記錄。

工程質量事故、施工安全事故報告。工程進度計劃、實施、分析統計文件、變更價格審查、支付審批、所賠處理文件。

7、工藝設備文件：

產品檢驗、檢測記錄，設備材料采購合同、出廠質量合格證明，設備、材料裝箱單、開箱記錄、工具單、備品備件單，設備圖紙、使用說明書、零部件目錄。設備安裝調試、測定數據、性能鑒定。

8、科研項目；

9、生產技術準備、試生產： 開停車方案，設備試車、驗收、運轉、維護記錄，安全操作規程、事故分析報告，產品技術參數、性能、圖紙。

10、財務、器材管理：

工程概算、預算、標底、合同價、決算、審計及說明。

11、竣工驗收文件：

項目竣工驗收報告，工程設計總結，工程監理總結，項目質量評審材料，工程審計文件、材料、決算報告。竣工驗收會議決議文件、驗收證書及驗收委員會明冊、簽字。

12、建設用地規劃管理：

國有土地使用證、房屋所有權證、建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證、建設項目選址意見書。

三、會計檔案歸檔具體包括：

1、會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計賬簿。

2、會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。

3、財務報告類：月度、季度、財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。

4、其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料。

四、本企業所屬單位和派出機構應報本企業的文件材料；

五、本企業引進項目、外購設備等帶來的文件材料；

六、本企業參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業提交的文件材料；

七、本單位執行、辦理的外來文件材料； 第六條 歸檔的時間:

一、管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

二、工業企業產品、非工業企業業務項目、科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。

三、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。

四、企業職工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。

五、會計文件材料在會計終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。

六、電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

七、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔。第七條

下列文件材料應隨時歸檔：

一、變更、修改、補充的文件材料；

二、各車間設備大修、改造形成的文件材料（包括圖紙）；

三、企業內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；

四、企業產權變動過程中形成的文件材料；

五、其他臨時活動中形成的文件材料。

第八條 借出的檔案材料務必定期歸還。借出使用期間，不許轉借他人，不許帶入施工現場。

第四章 檔案的利用

第九條 案卷一般僅供在檔案室閱看，利用檔案人員必須愛護檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、復印、圈點、批注等。

第十條 查閱文書、財務、科技檔案，由借閱單位主管領導簽字，經設備工程部部門負責人簽批后方可借閱。

第十一條 借閱期限不得超過15天，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續。

第十二條 借閱檔案應嚴格履行手續，辦理借閱登記，當面點交清楚。歸還時嚴格檢查，并在借用登記予以注銷。借閱者要愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。

第十三條 檔案管理人員對查閱借閱檔案及歸還檔案，均應在檔案查閱登記薄上進行登 記；對重大或重要項目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。

第十四條 對于歸檔范圍內的歸檔資料各單位各部門負責收集并交由公司檔案室同一管理，納入考核。

第十五條

各單位應嚴格執行本規定，將歸檔資料完整、準確地收集好，并及時送交檔案室統一管理，為西鋼做大做強的飛速發展提供高質量的服務。

附加說明

——本文件編制人：李 俊 ——本文件審核人：王樹禮 ——本文件批準人：劉繼友

——本辦法2010年首次發布，原XG/SB005-2006《設備技術檔案管理辦法》同時廢止。

第四篇：公司檔案管理辦法

檔案管理制度

第一節 總 則

第一條 為規范錫林郭勒元和路橋管理有限公司的檔案管理，提高檔案管理水平，充分發揮檔案在公司經營管理中的作用，維護公司利益，防止重要文件、資料的遺失，結合公司實際情況，特制訂本制度。

第二節 管理體制和職責

第二條 公司設臵檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對穩定，調動工作時，須對檔案裝具、設備和檔案庫藏進行清點并制作移交清冊，并注明移交人、接交人、監交人、移交時間等信息。具體職責為：

（1）負責公司檔案和工程資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統計、立卷歸檔等；

（2）負責公司成立、兼并、機構重組、對外交往等重大經濟活動和基建工程檔案的跟進；

（3）負責檔案管理的各項規章制度和業務標準的制訂；（4）負責檔案提供利用服務；

（5）嚴格執行保密制度，做好檔案密級劃控和守密、解密。

第三節 文件材料的形成和歸檔

第三條 檔案按照記述內容的不同劃分為黨群工作、行政管理、后勤管理、設備管理、財務會計、基本建設；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數據計算、統計表格檔案等；按照載體形態可分為紙質、電子、聲像、實物檔案等。

第四條 歸檔時間和歸檔程序

（一）公司各部門、辦事機構和區域所產生的文書檔案，根據其重要程度及實際需要由其負責人審定后須隨時歸檔。各部門、辦事機構和區域零星文書檔案采取各部門平時累積、每半年一次按照各類檔案的管理細則進行整理并移交檔案室。

（二）項目開發建設工程類檔案由項目負責人審定后，于工程項目竣工后三個月內各項目資料員統一整理后有序歸檔。設備儀器類檔案，在開箱或安裝調試后由購臵部門向公司綜合管理部檔案室歸檔。

（三）會計檔案在會計結束后，暫由財務部門保管一年，一年后由財務部整理后統一向公司綜合管理部檔案室歸檔。

（四）人事檔案在員工離職手續辦理完畢后的三個月內由公司綜合管理部檔案室歸檔。

（五）聲像、實物檔案，在產生后及時歸檔。

（六）凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對應的材料一同歸檔。第五條 歸檔要求

（一）歸檔的文件、資料必須完整。

（二）歸檔文件、資料的密級、保管期限劃分須準確，分類清楚、歸類準確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯系。

（三）電子檔案實行雙軌制，紙質文件與電子文件同時歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，維護檔案的完整與安全。

（四）各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當增加歸檔份數。

第四節 檔案的利用

檔案管理員編制檔案檢索工具，根據各類檔案的特點建立相應的檔案數據庫，并進行計算機著錄工作，為利用計算機檢索創造條件。

檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動了解公司各項工作，搞好檔案提供利用。

第五節 檔案保管期限的劃分及鑒定

第六條 檔案管理員須根據各類檔案管理細則中的《歸檔范圍和保管期限表》（詳見集團公司管理制度p35-p40）確定檔案的保管期限及檔案的價值。

第七條 檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。其中長期為10年以上，短期為3-5年。

第八條 對公司有長遠利用價值的檔案須永久保存。

第九條 對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。第十條 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

第六節 檔案保密規定

第十一條 嚴格遵守本規定，做到不該知道的事絕不問，不該說的機密堅決不說，不該看、記的材料不看、不記。

第十二條 接收和移出檔案，必須認真清點、核對交接清單。

第十三條 嚴格執行借閱制度，不任意擴大借閱范圍，對需要出據檔案證明的，要認真核對摘抄內容。

第十四條 整理檔案應在辦公區內進行。不得將檔案帶出辦公區，以防失密或丟失。

第十五條 檔案、資料不準隨意銷毀，如需銷毀應先辦理批準手續。第十六條 公司檔案由專人負責管理，非管理人員不得進入，下班前必須把借閱的檔案資料入庫。

第十七條 發現檔案丟失，損壞要及時報告。

第七節 檔案查閱、借閱規定

第十八條 借閱檔案要認真執行檔案管理辦法和保密制度的規定，確保公司機密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負責。

第十九條 因工作需要，查閱檔案資料時，必須填寫《檔案使用登記表》及《調閱單》，寫明查閱人身份、查閱目的及查閱文件，方可查閱。查閱重要檔案資料，需經檔案主管部門負責人簽字同意后方可在檔案管理人員的監控范圍內查閱。

第二十條 檔案資料一般情況下僅公司內部人員查閱使用。

如外單位、個人查閱檔案，必須持單位介紹信、工作證或個人身份證明，經總經理批準，辦理登記手續后，方可在檔案管理人員的監控范圍內查閱。

第二十一條 復印檔案資料需填寫《檔案使用登記表》，機密檔案資料由檔案管理部門負責人簽字同意后方可復印。

第二十二條 檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時，需填寫《檔案使用登記表》，寫明用意，經借閱人部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后方可外借。機密檔案須經公司領導批準后方可外借。

第二十二條 借出檔案應在5日內歸還，如需延長借閱期，應辦理續借手續，到期未還者，檔案管理人員應及時催還，未辦理續借手續而愈期不歸還者，要予以通報批評或追究其相關責任。

第二十三條 借閱檔案的人員，要愛護檔案，不準私自摘錄、翻印和任意轉借，不準圈注和涂改，不準污損和拆卷，嚴禁泄密。如發生上述情況要追究借閱人的責任。

第二十四條 借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負責及時追查，重要檔案損壞或丟失要及時匯報公司相關領導，如系人為造成，公司將追究有關人員的責任。

第二十五條 借出的資料使用完畢，要及時歸還檔案室，檔案管理人員對檔案進行詳細檢查，保證資料齊全、完整，并在《檔案使用登記表》上填寫歸還時間并由借閱人簽字確認，驗收無誤，及時入庫。如發現有涂改、缺頁、損毀、遺失等問題要及時報告。

第八節 檔案室管理規定

第二十六條 檔案室實行專人管理，非管理人員未經許可不得入內。第二十七條 檔案室內的檔案柜要統一編號。做到存放有序，查找有據。第二十八條 要愛護檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發現破損時，要及時修補。

第二十九條 要認真落實防火、防盜、防塵、防潮、防強光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內清潔，每周至少全面清掃一次。

第三十條 檔案室內嚴禁煙火，禁止存放與檔案無關的其它物品。第三十一條 下班前或節假日，要認真檢查，以防事故發生。離開檔案室時，要注意關閉電源、關鎖門窗。

第三十二條 認真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續。第三十三條 案卷歸還后，及時放回原處。

第三十四條 每年定期對室內檔案進行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。

第九節 檔案銷毀規定

第三十五條 按規定需要銷毀檔案資料時，必須先通過檔案價值鑒定，無保存價值和保管期滿不須繼續保存的檔案，應予以銷毀。

第三十六條 銷毀時必須填寫《檔案銷毀審批表》，實行兩人監銷制度進行檔案銷毀，經檔案銷毀人簽字、監毀人簽字、檔案主管部門負責人審核、分管領導批準后，進行銷毀。

第三十七條 嚴禁將銷毀檔案轉做其它用途。第三十八條 檔案銷毀清冊需歸檔，并長期保存。

公司檔案分類試行規則

一、分類簡表

0、黨群工作 0.01黨務工作綜合 0.02組織工作 0.03宣傳工作 0.04統戰工作 0.05紀檢工作

0.06工會工作，青年工作 0.07其他

1、行政管理

1.01行政管理工作綜合 1.02培訓工作

1.03保衛工作，安全環保工作 1.04勞動管理

1.05人事管理（工資報表）

1.06法紀監查工作（含案件處理與處分材料）1.07審計工作（含資產評估）1.08微機、檔案管理

2、后勤管理 2.01后勤福利 2.02房管工作 2.03倉儲工作 2.04車輛管理

3、設備儀器

3.01機械設備（含特種設備）3.02電器設備

4、會計與財務管理 4.01報表 4.02工資單 4.03帳簿

4.04憑證（現金、銀行、轉賬、貸款）4.05會計檔案移交：銷毀清冊 4.06審計資料

5、基本建設（獨立編號,按照下列有關文件進行歸檔）詳見《公路工程立卷歸檔管理辦法》

二、分類主表

0 黨群工作 0.01黨委工作綜合

0.01.01黨委總支指示、通知、規定、請示、報告、批復、批示（含上級各種通知、規定、批復、批示文件）

0.01.02黨委總支工作計劃、總結

0.01.03黨委、總支會、民主生活會以及工會會議紀要記錄（含黨代會材料，黨委總支中心學習記錄，黨政班子碰頭會記錄）。

0.01.04黨委、總支調查研究材料

0.01.05專題總結、交流材料、講話發言材料 0.01.06機要保密工作 0.01.07信訪工作材料 0.01.08黨務大事記 0.02組織工作

0.02.01組織工作通知、規定 0.02.02組織工作計劃、總結報告 0.02.03組織工會會議記錄

0.02.04組織機構設置（含組織機構建立、機構合并、機構撤銷、升級、級別、待遇、領導關系、啟用印信、改選等文件）

0.02.05整黨建黨

0.02.06評選支部、優秀黨員表彰材料

0.02.07黨員管理：組織生活、黨員干部任免、選舉、獎懲、審查考核、考績、組織關系轉移（介紹信存根、黨籍、黨員會材料）

0.02.08黨員教育（包括工會、課、教材）

0.02.09統計報表、黨費（含特殊黨費）、黨員花名冊

0.03宣傳工作

0.03.01宣傳工作通知、規定、請示、報告、批復、批示 0.03.02宣傳工作計劃、總結、會議記錄 0.03.03干部輪訓、教育（含計劃與教材）0.03.04理論學習、時政教育、精神文明建設 0.03.05思想工作調研材料

0.03.06刊物圖書管理、剪報、廣播稿、本公司報刊 0.04統戰工作

通知、規定、請示、報告、批復、批示、工作計劃、總結、會議交流

材料、政策工作、調整材料（包括各種統計材料）0.05紀檢工作

0.05.01紀檢工作通知、規定、指示、會議紀要、請示、報告、批復、批示

0.05.02紀檢工作計劃、總結 0.05.03紀檢經驗交流材料

0.05.04黨風建設（廉政建設、黨紀、黨規）0.05.05黨員民主評議材料

0.05.06案件調查、黨紀處分（含申訴復查）大事記 0.05.07紀檢信訪工作 0.05.08統計報表 0.06工會工作

0.06.01工會通知、規定、請示、報告、批復、批示 0.06.02工會計劃、總結、工會工作大事記 0.06.03工會會議記錄，職代會，工代會文件

0.06.04組織工作（含機構設置、干部任免、黨員管理）0.06.05民主管理和班組建設（包括干部評議材料）

0.06.06勞動競賽、評選勞模、先進材料（各部門競賽評比材料均入此）

0.06.07勞保福利（含職工休養、退管工作）0.06.08文體、宣傳、教育、女工、調解、計劃生育 0.06.09工會財務管理 0.06.10簡報、統計工作 0.07共青團、青年工作

0.07.01團、青年工作通知、規定、請示、報告、批復、批示 0.07.02團、青年工作計劃、總結、大事記 0.07.03團委會記錄、團代會文件

0.07.04組織工作（含機構設置、干部任免）

0.07.05團員管理（含組織生活、組織介紹信存根、團籍、團員處分）0.07.06青年工作

0.07.07競賽比武、評選先進材料（含評選優秀團員、團干、團組織等）

0.07.08文體宣傳教育活動材料 0.07.09團員管理、團費管理 0.07.10簡報、統計報表、名冊 0.08愛心工程

通知、統計、報表、感謝書信 0.09協會、學會工作（略）

1、行政管理 1.01行政管理綜合： 1.01.01公司外部文件：

1.01.01.01各級政府各局、上級紅頭文件、來文、來函，外部企事業單位的各種文書、文函、交流資料 1.01.01.02 集團公司來文、來函

1.01.02公司內部管理文件

1.01.02.01辦公會議文件及發展規劃方向文件 1.01.02..02各項指示講話（發言稿、記錄稿）、批示

1.01.02.03各種證件管理：企業登記證、許可證，資質證書、企業法人營業執照等注冊資料、房產證、土地證、債權股權憑證、規劃證件及上述證件變更資料等。

1.01.02.04資產臺賬清冊、資產評估報告資料 1.01.02.05行政文件：通知、通報、通告、布告、告示

命令文件：通令、命令、嘉獎令、決定

1.01.02.06法規文件、規定、辦法、細則、案例、職責、準則、規程、規章等

1.01.02.07計劃與總結性文件：生產計劃、文教衛計劃、財政計劃、收支計劃、費用計劃、設備訂購計劃與清單，安裝調試進度計劃等

1.01.02.08向上請示報告（含上級批復、批示）1.01.02.09統計文件

1.01.02.10各部門間工作聯系單

1.01.02.11文秘、機要、信訪工作（含文書處理，啟用印信）1.01.02.12外事接待、內務活動（活動計劃、總結、簡報）1.01.01.13修志工作大事記（修志工作的全部材料）1.01.03工商行政管理的招投標、經濟合同、協議文件 1.01.04 公司行政發文 1.02教育培訓衛生工作

1.02.01 教育、培訓、衛生工作通知、規定、會議資料

1.02.02 教育、培訓、衛生工作計劃、總結、大事記 1.02.03 職工培訓 1.02.04 教學工作

1.02.05文教設施經費審批

1.02.06衛生（職工健康）宣傳、防病治病 1.02.07統計報表

1.03保衛工作、安全環保工作

1.03.01保衛、消防、治安、安全環保、通知、規定、會議材料、請示、報告、批復、批示

1.03.02保衛工作計劃、總結、大事記

1.03.03組織工作（含機構設施、干部任免、通知、規定、會議報批文件、計劃、總結、大事記）

1.03.04治安管理（含武器、危險物品、交通、治安、防范設施、保護等）（歸檔同1.03.03）

1.03.05法制宣傳建設工作（刑事案件處理、歷史案件及法律顧問入此類）

1.03.06消防工作（含抗洪搶險工作）（歸檔內容同1.03.03）

1.03.07環保工作[環保調查、污染處理、綜合利用（包括大氣、廢水、廢渣、噪音污染和費用的賠償）等]（歸檔同1.03.03）

1.03.08獎懲工作（獎勵與違紀處理文件資料）

1.03.09統計報表、名冊 1.04勞動管理

1.04.01勞動工作通知、規定、請示、報告、批復、批示

1.04.02勞動工作計劃、總結

1.04.03勞動工作會議記錄、紀要

1.04.04勞動力管理：（含定額、指標、申請就業、人員（包括合同工、監時工）招聘、錄用、解聘工作文件資料、合同協議資料，考勤管理，安全保護，職業病防治

1.04.05工資管理（含報表）

1.04.06人員調配（包括介紹信存根、工資轉移證、公司內調動通

知單）

1.04.07機構建設。職稱評、聘（含職位任免）

1.04.08各級責任制、獎懲（包括崗位責任制、經濟責任制）1.04.09安全保護（設備、人身、交通、意外事故，職業病防治）1.04.10人事檔案管理（員工花名冊、員工檔案保管和調動）1.04.11統計報表、名冊 1.05人事管理

1.05.01人事管理工作通知、規定、請示、報告、批復、批示

1.05.02人事管理工作計劃、總結

1.05.03人事管理工作會議記錄、紀要

1.05.04干部任免、聘任（包括干部選拔、錄用、培養）

1.05.05獎懲、福利待遇（含違紀處理，獎勵、記功、記過、除名等）

1.05.06干部教育培訓、調動，介紹信存根

1.06法紀監查工作

1.06.01通知、規定、請示、報告、批復、批示

1.06.02各種會議記錄、交流材料

1.06.03案件處理和處分材料

1.07審計工作：

1.07.01通知、規定、計劃、總結、會議紀要、請示、報告、批復、批示

1.07.02專項審計的通知、請示、報告、批復、批示、結論、決定、調查材料、證明材料

1.07.03資產評估資料 1.08微機、檔案管理

1.08.01檔案管理（含庫房及硬件配置：請示、報告、批復、批示、會議、規章、作業指導書、分類規則、登記表、目錄表、檢索表、匯總簿）

1.08.02微機臺賬管理、運轉、維護、升級

2、后勤管理

2.01后勤福利

2.01.01工作通知、規定、會議材料、請示、報告、批復、批示

2.01.02工作計劃、總結 2.01.03工作評比材料，考績資料 2.02房管工作

2.02.01房管工作通知、規定、請示、報告、批復、批示

2.02.02房管計劃、總結、房屋分配等

2.02.03住房分配、管理 2.03 倉儲管理

2.03.01倉儲管理通知、規定、計劃、請示、報告、批復、批示、總結、廢舊物資回收利用

2.03.02賬務管理（大帳本、小賬本、票據驗收、票據管理等）2.03.03實物盤存

2.04車輛管理（停車區域規劃、收費標準、通知、辦法、規定）

3、設備儀器 3.01機械設備

4.01.01運輸設備（含輸送機、叉車、裝載車、拖車、牽引車等）4.01.05車輛設備（含卡車、轎車、面包車、救護車等）

3.02電器設備：（含變壓器、穩壓器、電動機、配電箱、啟動器、鎮流器、高低壓開關柜、電力電容器等）3.03工程設備：（試驗檢測設備，測量相關儀器）

4、會計與財務管理

4.01報表 4.02工資單

4.03賬簿 4.04憑證

4.04.01現金

4.04.02銀行

4.04.03轉賬

4.04.04貸款

4.05會計檔案移交、銷毀清冊 4.06審計

5、基本建設：（獨立編號,按照下列有關文件進行歸檔）詳見《公路工程竣工驗收辦法實施細則》

第五篇：公司檔案管理辦法

公司檔案管理辦法

公司檔案管理辦法

公司檔案管理辦法

檔案管理人員應當忠于職守，遵守工作紀律及公司的各項規章制度，并具備一定的專業知識。

對在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績顯著的個人，由公司給予精神和物質上的獎勵。

公司檔案管理辦法

公司檔案管理辦法

提供服務。

公司檔案管理辦法

附件：

檔案管理人員工作細則

一、在公司（總）經理的直接領導下，負責公司檔案，尤其是技術秘密資料的保管、分類、借閱、督促返還等工作。

二、審查檔案借閱單上的簽字是否齊全，簽字人是否超越權限，對不符合借閱條件的不準借閱，否則出現的一切后果由出借人負責。

三、負責將檔案進行分類、編號登記工作。

四、對借出的檔案，要監督借閱人在規定的時間、地點和特定的環境下使用，否則，有權中止借閱人的借閱期限。

五、在借閱人歸還技術秘密資料時，仔細檢查封條是否開封，并詢問借閱人是否利用復印、掃描、打印等手段私自留存備份，在登記簿上登記擴散項目。

六、檔案室采用二人二鎖同開機制，隨時關門，禁止外人私自進入，防止泄密。

七、每月月底進行資料盤點，對未返還的進行督促，對破損的部分進行修補。

八、掌握技術秘密資料的密級，對資料載體的保管性能、存儲的注意事項要知悉。

九、檔案應當擺放整齊，標識準確、清晰、齊全。

十、注意安全防盜，上下班前后要檢查門、窗是否關閉鎖好，有無撬過的痕跡。

十一、做好防火、防雨、防潮工作，防止檔案受潮、水浸、鼠咬。

十二、遇有特殊情況，及時向公司（總）經理匯報。