第一篇：公司檔案管理辦法

公司檔案管理辦法

1總

則

為加強公司檔案管理，提高檔案利用效率，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業檔案管理規定》，結合企業實際，制定本規定。

2檔案管理

公司檔案實行集中與分級管理相結合的原則，檔案室在總經理辦公室領導下，負責全公司主體檔案的管理，并對部門及所屬單位檔案管理工作進行指導、監督和檢查。

3檔案室職責：

3.1貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度；

3.2統籌規劃并負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作； 3.3指導各部門和所屬單位文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作； 3.4監督、指導本企業所屬機構的檔案工作。

3.5各部門確定人員負責歸檔文件材料的收集和整理，按各種檔案歸檔時間定期交檔案室集中管理。

3.6檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務能力。

4檔案的歸檔

4.1歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料。

4.1.1公司內部形成的文件材料；

4.1.2公司所屬單位和派出機構應報本企業的文件材料； 4.1.3公司引進項目、外購設備等帶來的文件材料；

4.1.4公司投資的全資、控股、參股企業應向本企業提交的文件材料； 4.1.5公司參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業提交的文件材料； 4.1.6本公司執行、辦理的外來文件材料。4.2歸檔的時間：

4.2.1管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

4.2.2工業企業產品、非工業企業業務項目、科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。4.2.3外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。4.2.4企業職工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。

4.2.5會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。4.2.6電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

4.2.7磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔。4.3下列文件材料應隨時歸檔：

4.3.1變更、修改、補充的文件材料；

4.3.2公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料； 4.3.3公司產權變動過程中形成的文件材料； 4.3.4其他臨時活動中形成的文件材料。5檔案的鑒定

5.1每年應對檔案進行一次清理，從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別，確定各類檔案的保管期限。

5.2公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。

6檔案的銷毀

6.1檔案銷毀的具體工作由檔案室管理室承辦，對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，立卷歸檔，永久保存。

6.2送交檔案形成部門對擬銷毀案卷的清冊進行初審，經處級負責人簽字同意后，連同銷毀檔案的書面報告送總經理簽字批準。

6.3銷毀時要有檔案人員二人以上，并由主管部門派人監銷，共同在銷毀清冊上簽字。

7檔案的保密安全

7.1檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴格遵守國家保密法及公司各項保密制度，認真做好保密工作。

7.2檔案管理人員，必須嚴格執行檔案查閱借閱制度；履行借閱登記手續，認真審查審批權限是否符合規定的要求。

7.3借出的檔案材料務必定期歸還。借出使用期間，不許轉借他人，不許帶入公共場所。7.4任何人不許將檔案內容泄露給無關人員，如有泄露和公布檔案內容者，應視情節輕重，按《檔案法》要求嚴肅處理。

7.5檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關證明時，一定要以檔案材料原始記載為依據，不得弄虛作假出假證；涉及企業機密的檔案材料，必須經總經理同意后再作決定，嚴防泄密。7.6檔案室禁止吸煙，嚴禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫房, 明顯處要有安全防火設備。7.7非檔案管理人員，未經批準不準進入。

7.8檔案人員下班必須對檔案室進行檢查，鎖好門窗、檔案柜，切斷電源后方可離開。

8檔案的利用

8.1凡需利用檔案者，均須填寫文件查閱單，依據調閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能憑單閱檔。

8.2案卷一般僅供在檔案室閱看，利用檔案人員必須愛護檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、復印、圈點、批注等。

8.3查閱文書、人事、財務、科技檔案，分別由總經理辦公室、人事、黨委、財務、技術、設計等主管部門負責人簽批。抄摘檔案內容，須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復印檔案資料，應有主管部門批準并在查閱單中注明復印內容，由總經理辦公室安排。

8.4本單位借閱檔案應由本部門負責人簽字，外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，主管部門簽署意見后，經總公司主管領導或總經理、黨委書記批準。

8.5借閱期限不得超過15天，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續。

8.6借閱檔案應嚴格履行手續，辦理借閱登記，當面點交清楚。歸還時嚴格檢查，并在借用登記予以注銷。借閱者要愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。8.7檔案管理人員對查閱借閱檔案及歸還檔案，均應在檔案查閱登記薄上進行登記；

9附則

公司制定的其他專項檔案管理辦法及保管期限，為本規定的補充。

第二篇：公司檔案管理辦法

檔案管理辦法

第一章 總則

第一條為了加強公司系統的檔案管理，實現檔案管理的規范化、制度化、更好地為

公司各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》的有關規定，結合公司實際情況，特制定本辦法。

第二條凡公司各部門、下屬公司（下稱各單位）在工作活動中形成的，具有查考利

用價值的文件材料，必須按規定定期向總公司檔案室（辦公室）移交，集中管理，任何單位和個人不得據為已有。

第三條各單位的負責人應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或

兼職人員負責此項工作。

第四條公司業務檔案，按照公司制定的《崗位職責和說明》歸檔、管理。

第五條公司會計檔案，按照財政部《會計檔案管理辦法》歸檔、管理。

第六條公司人事檔案，按照《干部檔案工作條例》、《企業職工檔案管理工作規定》

歸檔、管理。

第七條檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務能

力

第八條公司系統的文書立卷工作和檔案管理工作由公司辦公室負責監督和指導。

第二章 歸檔范圍

第九條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片等）均屬歸檔范圍。

第十條上級機關文件材料應歸檔的有：

（一）上級機關頒發的需要公司貫徹執行的文件材料；

（二）黨和國家領導人及上級機關有關領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關內容的報刊。

（三）代上級機關草擬并被采用為文件的定稿和印本。

（四）其他文件材料。

第十一條公司文件材料應歸檔的有：

（一）公司頒發的（包括轉發及其他單位聯合頒發的）各種正式文件的簽發稿、印本、重要文件的修改稿。

（二）公司的請求與上級機關的批復文件，各部門、各子公司及其他各所屬企業的請求與本公司的批復文件；

（三）公司及各部門的工作計劃、總結、報告；

（四）公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料；

（五）公司領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關的文件材料；

（六）公司領導或各部門有關負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本；

（七）反映公司經營和管理的專業文件材料，如投資項目、設備購買、貿易、重大課題、信貸、租賃等業務中產生的各種文件、資料、合同、樣票等；

（八）公司或公司匯總的統計報表和統計分析資料（包括計算機盤片等）；

（九）公司及各部門、各子公司成立、啟用印章及其組織機構、人員編制等文件材料；

（十）公司及各部門、各子公司制定的規章制度等；

（十一）公司的歷史沿革（包括公司簡介）、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料；

（十二）公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本；

（十三）公司及各部門、各子公司干部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、職工的錄用、轉正、定級、調資退職、退休、醫療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料；

（十四）公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表；

（十五）公司干部、工人轉移工資、行政、黨、團關系的介紹信存根；

（十六）公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等；

（十六）公司解決法律糾紛問題形成的文件材料；

（十八）公司或部門、子公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等文件材料；（十九）公司固定資產登記，財產，物資、檔案等移交憑證；

（二十）公司購置大型設備和基建工作中形成的憑證、協議合同、圖紙文件材料。

第十二條同級機關和非隸屬機關文件材料應歸檔的有：

（一）同級機關和非隸屬機關頒發的非本公司經營范圍但需要執行的法規性文件；

（二）有關業務機關檢查本公司工作形成的重要文件；

（三）同級機關和非隸屬機關與本公司聯系、協商工作的來往文件。

第三章 立卷歸檔要求

第十三條公司各單位、各部門應在每年3月底以前將上辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。

第十四條各單位、各部門必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續。第十五條各單位、各部門向總公司辦公室移交檔案時，要嚴格履行移交手續。第十六條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：

（一）歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。歸檔的項目檔案應包括如下文件：項目建議書、可行性研究報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協議、合同、營業執照（復印件）、章程、項目人員任免文件，有關項目業務的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復及其它有關項目業務的音像制品、計算機盤片等。

（二）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應全在一立卷。

（三）卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

（四）卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

（五）永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內；卷內文件目錄放在卷目。

（六）聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

（七）本公司各部門及各子公司立卷所需的案卷封皮、卷內文件目錄表由公司辦公室統一發給。

第四章檔案保管期限

第十七條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年

左右，短期為十五年以下，三年以上。

第十八條確定公司檔案保管期限的原則

（一）凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

（二）凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

（三）凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

第五章 檔案的鑒定與銷毀

第十九條公司辦公室對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材

料，按規定進行銷毀。

第二十條檔案鑒定工作由辦公室主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被

鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。

第二十一條檔案材料鑒定小組審定，并經公司有關領導批準后，方可銷毀。第二十二條銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。

第六章檔案的借閱

第二十三條公司各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批

準，然后到公司辦公室填寫檔案借閱單，方可借閱。

第二十四條公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或公司

領導批準。

第二十五條借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

第二十六條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外

出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任批準。

第二十七條借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。第二十八條借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章

第三十一條進行處罰。

第二十九條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有

關保密規定辦理。

第七章罰 則

第三十條公司各單位凡違反制度第三章第十三條，無故延期或不交應歸檔的文件

材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。第三十一條公司各單位凡違反本制度，泄露秘密，按《公司保密工作條例）進

行處理。對涂改、拆散或未經辦公室領導批準轉借、復印或攜帶檔案外出的；視具體情況，對其單位領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。

第三十二條公司各單位凡違反本制度第六章第二十七條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。

第三十三條公司各單位凡違反本制度第六章第二十九條，遺失檔案的，應立即

報告。因遺失檔案，泄露秘密的，按《公司保密工作條例》進行處理。

第八章附 則

第三十四條

第三十五條

則。

第三十六條本辦法由公司辦公室負責解釋。各子公司應根據本辦法，結合本單位的實際情況，制定具體實施細公司以往的相關規定與本辦法不一致的，以本辦法為準。

Xxxxx有限公司

年月

第三篇：公司檔案管理辦法

公司檔案管理辦法（討論稿）

為了提高我公司檔案管理水平，加強檔案工作，充分發揮檔案的作用，使檔案工作達到規范化、制度化、標準化的水平，根據《檔案法》、《檔案法實施辦法》的規定，我公司特制定檔案管理規定如下：

一、管理原則：

本公司檔案采用文件材料形成部門立卷的原則，“統一領導、分級管理”。實行各部門自行立卷，留存備份后移交人事行政部管理，同時履行移交手續。

為確保各類檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用，各部門定期向檔案室轉交存檔文件。公司的立卷歸檔工作由人事行政部負責，并對本公司各部門的檔案工作進行監督和指導；各部門設立兼職檔案員負責本部門文件材料的立卷、歸檔工作。

二、歸檔范圍：

各部門凡是反映本公司工作活動，具有查考利用價值的文件材料均應立卷歸檔。

三、歸檔要求：

1、歸檔的文件材料必須完整。

（1）文字清晰，用碳素墨水或簽字筆書寫。（2）不同內容要分卷立案。（3）歸檔文件材料必須為原件。

2、歸檔文件材料必須明確地反映公司在各項活動中形成的真實內容和具體過程。

四、歸檔時間：

各部門于次年二月前將上一辦理完畢的文件材料由兼職檔案員按立卷要求整理歸檔，經本部門負責人審查后，交人事行政部審核，對不符合質量要求的案卷退還立卷部門重新加工整理。

五、檔案管理：

1、立卷完畢后，兼職檔案員應按照不同的保管期限，內容分別填寫一式兩份案卷目錄，其中一份交行政人事部檔案室留存，另一份由立卷部門自己留存。人事行政部檔案室對所接收的案卷應進行審核把關

2、各部門要重視公司的檔案工作，專人（兼職）負責本部門的檔案收集、整理。兼職檔案員如進行調整，需及時通知人事行政部，并作好本部門檔案的交接記錄。

七、各部門收集范圍：

（一）人事行政部：

1、行政管理檔案

（1）各種會議的會議記錄、紀要；各部門收發文登記本。（2）公司工作計劃、總結；公司半年工作計劃、總結；公司各部門工作計劃、總結。（3）公司大事記及組織機構變革。

（4）公司制定的規章制度、部門職責、崗位職責。（5）本公司的請示及上級機關的批復。

（6）反映公司經營活動的各種合同、協議及文件。

（7）出國考察、友好往來、參加會議等外事活動形成的文件材料。（8）公司開業、歇業、撤并材料。

（9）上級機關反映本公司活動的信息、簡報。（10）處理來信來訪材料。

（11）各種計劃統計報表和計劃管理中形成的文件材料。（12）公司內部行文、公司對外發文或需要加蓋公章的文件材料。

2、人事管理檔案：由人事部負責立卷保管，留存備份。包括員工二級檔案、人員調配、人員工資、人員培訓、公務會議等工作中形成的各種文件材料。（1）員工獎懲材料。（2）計劃生育有關文件。

（3）公司人事任免、變動通知及決定。（4）職工崗位、薪資異動資料。

（5）人員基本情況統計；員工花名冊；工資表；年終統計報表。（6）因私出國人事關系保留協議書及相關材料。（7）先進集體、個人的申報材料。

（二）銷售部：包括企業經營決策和經銷管理的各種記錄、文件、合同、協議等文件材料，市場經濟信息，廣告宣傳和用戶服務工作中形成的文件材料等。

（三）技術部：由研發部負責立卷保管，留存備份。包括質量管理、技術引進、技術研發、技術改造和標準、計量、能源、環保、科技情報、專利申請審批等檔案管理中形成的各種文件材料。

（四）財務部：公司有關財務方面的請求及批復；財務計劃、總結；各財務分析報告；清產核資材料；會計報表；會計賬簿；會計憑證等。

（五）商務部：公司客戶資料，供應商資質資料、銷售合同、公司宣傳資料、樣卡；設備、物資、原材料采購、庫存保管、供應和工具管理中形成的各種文件材料。

（六）其他方面：都由人事行政部負責立卷保管，留存備份。

七、檔案保管制度

1、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房，根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

3、科學地編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。

4、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6、原則上檔案只在檔案室進行查閱，不得借出檔案室，但各部門常用文件可向檔案室提出長借，但須借閱人及其部門經理在借閱單上簽字，如有丟失，部門經理受連帶責任。

7、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

8、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。

9、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

10、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

11、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

九、檔案資料借閱制度：

公司為了逐步完善檔案資料的歸檔入案工作，充分發揮檔案資料的作用，更好地方便各部的工作，特制定檔案資料借閱制度如下：(一)、借閱

1、各部門凡需短時間(3—5天)借出的檔案資料，借閱人事先打電話與檔案室聯系，提供檔案資料名稱，檔案室予以準備。

2、所借檔案資料，借閱人要妥善保管，不得涂改、亂畫、弄臟、丟失。

3、所借檔案資料，借閱人無權復印、更改，如需復印長期使用，由檔案室統一辦理。

4、所借檔案資料，要及時歸還，不得轉用。(二)、查閱

1、所需查閱檔案資料由檔案室人員查找提供，不得自取。

2、查閱后的檔案資料折正，放好，由檔案室人員查正后放回原處，以備再用。

3、檔案室保持肅靜，不得大聲喧嘩。

十、本辦法經總經理辦公會討論通過后由總經理發布，修改時亦同。

十一、本規定自發布之日起執行。

第四篇：公司檔案管理辦法

檔案管理制度

第一節 總 則

第一條 為規范錫林郭勒元和路橋管理有限公司的檔案管理，提高檔案管理水平，充分發揮檔案在公司經營管理中的作用，維護公司利益，防止重要文件、資料的遺失，結合公司實際情況，特制訂本制度。

第二節 管理體制和職責

第二條 公司設臵檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對穩定，調動工作時，須對檔案裝具、設備和檔案庫藏進行清點并制作移交清冊，并注明移交人、接交人、監交人、移交時間等信息。具體職責為：

（1）負責公司檔案和工程資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統計、立卷歸檔等；

（2）負責公司成立、兼并、機構重組、對外交往等重大經濟活動和基建工程檔案的跟進；

（3）負責檔案管理的各項規章制度和業務標準的制訂；（4）負責檔案提供利用服務；

（5）嚴格執行保密制度，做好檔案密級劃控和守密、解密。

第三節 文件材料的形成和歸檔

第三條 檔案按照記述內容的不同劃分為黨群工作、行政管理、后勤管理、設備管理、財務會計、基本建設；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數據計算、統計表格檔案等；按照載體形態可分為紙質、電子、聲像、實物檔案等。

第四條 歸檔時間和歸檔程序

（一）公司各部門、辦事機構和區域所產生的文書檔案，根據其重要程度及實際需要由其負責人審定后須隨時歸檔。各部門、辦事機構和區域零星文書檔案采取各部門平時累積、每半年一次按照各類檔案的管理細則進行整理并移交檔案室。

（二）項目開發建設工程類檔案由項目負責人審定后，于工程項目竣工后三個月內各項目資料員統一整理后有序歸檔。設備儀器類檔案，在開箱或安裝調試后由購臵部門向公司綜合管理部檔案室歸檔。

（三）會計檔案在會計結束后，暫由財務部門保管一年，一年后由財務部整理后統一向公司綜合管理部檔案室歸檔。

（四）人事檔案在員工離職手續辦理完畢后的三個月內由公司綜合管理部檔案室歸檔。

（五）聲像、實物檔案，在產生后及時歸檔。

（六）凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對應的材料一同歸檔。第五條 歸檔要求

（一）歸檔的文件、資料必須完整。

（二）歸檔文件、資料的密級、保管期限劃分須準確，分類清楚、歸類準確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯系。

（三）電子檔案實行雙軌制，紙質文件與電子文件同時歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，維護檔案的完整與安全。

（四）各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當增加歸檔份數。

第四節 檔案的利用

檔案管理員編制檔案檢索工具，根據各類檔案的特點建立相應的檔案數據庫，并進行計算機著錄工作，為利用計算機檢索創造條件。

檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動了解公司各項工作，搞好檔案提供利用。

第五節 檔案保管期限的劃分及鑒定

第六條 檔案管理員須根據各類檔案管理細則中的《歸檔范圍和保管期限表》（詳見集團公司管理制度p35-p40）確定檔案的保管期限及檔案的價值。

第七條 檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。其中長期為10年以上，短期為3-5年。

第八條 對公司有長遠利用價值的檔案須永久保存。

第九條 對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。第十條 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

第六節 檔案保密規定

第十一條 嚴格遵守本規定，做到不該知道的事絕不問，不該說的機密堅決不說，不該看、記的材料不看、不記。

第十二條 接收和移出檔案，必須認真清點、核對交接清單。

第十三條 嚴格執行借閱制度，不任意擴大借閱范圍，對需要出據檔案證明的，要認真核對摘抄內容。

第十四條 整理檔案應在辦公區內進行。不得將檔案帶出辦公區，以防失密或丟失。

第十五條 檔案、資料不準隨意銷毀，如需銷毀應先辦理批準手續。第十六條 公司檔案由專人負責管理，非管理人員不得進入，下班前必須把借閱的檔案資料入庫。

第十七條 發現檔案丟失，損壞要及時報告。

第七節 檔案查閱、借閱規定

第十八條 借閱檔案要認真執行檔案管理辦法和保密制度的規定，確保公司機密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負責。

第十九條 因工作需要，查閱檔案資料時，必須填寫《檔案使用登記表》及《調閱單》，寫明查閱人身份、查閱目的及查閱文件，方可查閱。查閱重要檔案資料，需經檔案主管部門負責人簽字同意后方可在檔案管理人員的監控范圍內查閱。

第二十條 檔案資料一般情況下僅公司內部人員查閱使用。

如外單位、個人查閱檔案，必須持單位介紹信、工作證或個人身份證明，經總經理批準，辦理登記手續后，方可在檔案管理人員的監控范圍內查閱。

第二十一條 復印檔案資料需填寫《檔案使用登記表》，機密檔案資料由檔案管理部門負責人簽字同意后方可復印。

第二十二條 檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時，需填寫《檔案使用登記表》，寫明用意，經借閱人部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后方可外借。機密檔案須經公司領導批準后方可外借。

第二十二條 借出檔案應在5日內歸還，如需延長借閱期，應辦理續借手續，到期未還者，檔案管理人員應及時催還，未辦理續借手續而愈期不歸還者，要予以通報批評或追究其相關責任。

第二十三條 借閱檔案的人員，要愛護檔案，不準私自摘錄、翻印和任意轉借，不準圈注和涂改，不準污損和拆卷，嚴禁泄密。如發生上述情況要追究借閱人的責任。

第二十四條 借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負責及時追查，重要檔案損壞或丟失要及時匯報公司相關領導，如系人為造成，公司將追究有關人員的責任。

第二十五條 借出的資料使用完畢，要及時歸還檔案室，檔案管理人員對檔案進行詳細檢查，保證資料齊全、完整，并在《檔案使用登記表》上填寫歸還時間并由借閱人簽字確認，驗收無誤，及時入庫。如發現有涂改、缺頁、損毀、遺失等問題要及時報告。

第八節 檔案室管理規定

第二十六條 檔案室實行專人管理，非管理人員未經許可不得入內。第二十七條 檔案室內的檔案柜要統一編號。做到存放有序，查找有據。第二十八條 要愛護檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發現破損時，要及時修補。

第二十九條 要認真落實防火、防盜、防塵、防潮、防強光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內清潔，每周至少全面清掃一次。

第三十條 檔案室內嚴禁煙火，禁止存放與檔案無關的其它物品。第三十一條 下班前或節假日，要認真檢查，以防事故發生。離開檔案室時，要注意關閉電源、關鎖門窗。

第三十二條 認真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續。第三十三條 案卷歸還后，及時放回原處。

第三十四條 每年定期對室內檔案進行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。

第九節 檔案銷毀規定

第三十五條 按規定需要銷毀檔案資料時，必須先通過檔案價值鑒定，無保存價值和保管期滿不須繼續保存的檔案，應予以銷毀。

第三十六條 銷毀時必須填寫《檔案銷毀審批表》，實行兩人監銷制度進行檔案銷毀，經檔案銷毀人簽字、監毀人簽字、檔案主管部門負責人審核、分管領導批準后，進行銷毀。

第三十七條 嚴禁將銷毀檔案轉做其它用途。第三十八條 檔案銷毀清冊需歸檔，并長期保存。

公司檔案分類試行規則

一、分類簡表

0、黨群工作 0.01黨務工作綜合 0.02組織工作 0.03宣傳工作 0.04統戰工作 0.05紀檢工作

0.06工會工作，青年工作 0.07其他

1、行政管理

1.01行政管理工作綜合 1.02培訓工作

1.03保衛工作，安全環保工作 1.04勞動管理

1.05人事管理（工資報表）

1.06法紀監查工作（含案件處理與處分材料）1.07審計工作（含資產評估）1.08微機、檔案管理

2、后勤管理 2.01后勤福利 2.02房管工作 2.03倉儲工作 2.04車輛管理

3、設備儀器

3.01機械設備（含特種設備）3.02電器設備

4、會計與財務管理 4.01報表 4.02工資單 4.03帳簿

4.04憑證（現金、銀行、轉賬、貸款）4.05會計檔案移交：銷毀清冊 4.06審計資料

5、基本建設（獨立編號,按照下列有關文件進行歸檔）詳見《公路工程立卷歸檔管理辦法》

二、分類主表

0 黨群工作 0.01黨委工作綜合

0.01.01黨委總支指示、通知、規定、請示、報告、批復、批示（含上級各種通知、規定、批復、批示文件）

0.01.02黨委總支工作計劃、總結

0.01.03黨委、總支會、民主生活會以及工會會議紀要記錄（含黨代會材料，黨委總支中心學習記錄，黨政班子碰頭會記錄）。

0.01.04黨委、總支調查研究材料

0.01.05專題總結、交流材料、講話發言材料 0.01.06機要保密工作 0.01.07信訪工作材料 0.01.08黨務大事記 0.02組織工作

0.02.01組織工作通知、規定 0.02.02組織工作計劃、總結報告 0.02.03組織工會會議記錄

0.02.04組織機構設置（含組織機構建立、機構合并、機構撤銷、升級、級別、待遇、領導關系、啟用印信、改選等文件）

0.02.05整黨建黨

0.02.06評選支部、優秀黨員表彰材料

0.02.07黨員管理：組織生活、黨員干部任免、選舉、獎懲、審查考核、考績、組織關系轉移（介紹信存根、黨籍、黨員會材料）

0.02.08黨員教育（包括工會、課、教材）

0.02.09統計報表、黨費（含特殊黨費）、黨員花名冊

0.03宣傳工作

0.03.01宣傳工作通知、規定、請示、報告、批復、批示 0.03.02宣傳工作計劃、總結、會議記錄 0.03.03干部輪訓、教育（含計劃與教材）0.03.04理論學習、時政教育、精神文明建設 0.03.05思想工作調研材料

0.03.06刊物圖書管理、剪報、廣播稿、本公司報刊 0.04統戰工作

通知、規定、請示、報告、批復、批示、工作計劃、總結、會議交流

材料、政策工作、調整材料（包括各種統計材料）0.05紀檢工作

0.05.01紀檢工作通知、規定、指示、會議紀要、請示、報告、批復、批示

0.05.02紀檢工作計劃、總結 0.05.03紀檢經驗交流材料

0.05.04黨風建設（廉政建設、黨紀、黨規）0.05.05黨員民主評議材料

0.05.06案件調查、黨紀處分（含申訴復查）大事記 0.05.07紀檢信訪工作 0.05.08統計報表 0.06工會工作

0.06.01工會通知、規定、請示、報告、批復、批示 0.06.02工會計劃、總結、工會工作大事記 0.06.03工會會議記錄，職代會，工代會文件

0.06.04組織工作（含機構設置、干部任免、黨員管理）0.06.05民主管理和班組建設（包括干部評議材料）

0.06.06勞動競賽、評選勞模、先進材料（各部門競賽評比材料均入此）

0.06.07勞保福利（含職工休養、退管工作）0.06.08文體、宣傳、教育、女工、調解、計劃生育 0.06.09工會財務管理 0.06.10簡報、統計工作 0.07共青團、青年工作

0.07.01團、青年工作通知、規定、請示、報告、批復、批示 0.07.02團、青年工作計劃、總結、大事記 0.07.03團委會記錄、團代會文件

0.07.04組織工作（含機構設置、干部任免）

0.07.05團員管理（含組織生活、組織介紹信存根、團籍、團員處分）0.07.06青年工作

0.07.07競賽比武、評選先進材料（含評選優秀團員、團干、團組織等）

0.07.08文體宣傳教育活動材料 0.07.09團員管理、團費管理 0.07.10簡報、統計報表、名冊 0.08愛心工程

通知、統計、報表、感謝書信 0.09協會、學會工作（略）

1、行政管理 1.01行政管理綜合： 1.01.01公司外部文件：

1.01.01.01各級政府各局、上級紅頭文件、來文、來函，外部企事業單位的各種文書、文函、交流資料 1.01.01.02 集團公司來文、來函

1.01.02公司內部管理文件

1.01.02.01辦公會議文件及發展規劃方向文件 1.01.02..02各項指示講話（發言稿、記錄稿）、批示

1.01.02.03各種證件管理：企業登記證、許可證，資質證書、企業法人營業執照等注冊資料、房產證、土地證、債權股權憑證、規劃證件及上述證件變更資料等。

1.01.02.04資產臺賬清冊、資產評估報告資料 1.01.02.05行政文件：通知、通報、通告、布告、告示

命令文件：通令、命令、嘉獎令、決定

1.01.02.06法規文件、規定、辦法、細則、案例、職責、準則、規程、規章等

1.01.02.07計劃與總結性文件：生產計劃、文教衛計劃、財政計劃、收支計劃、費用計劃、設備訂購計劃與清單，安裝調試進度計劃等

1.01.02.08向上請示報告（含上級批復、批示）1.01.02.09統計文件

1.01.02.10各部門間工作聯系單

1.01.02.11文秘、機要、信訪工作（含文書處理，啟用印信）1.01.02.12外事接待、內務活動（活動計劃、總結、簡報）1.01.01.13修志工作大事記（修志工作的全部材料）1.01.03工商行政管理的招投標、經濟合同、協議文件 1.01.04 公司行政發文 1.02教育培訓衛生工作

1.02.01 教育、培訓、衛生工作通知、規定、會議資料

1.02.02 教育、培訓、衛生工作計劃、總結、大事記 1.02.03 職工培訓 1.02.04 教學工作

1.02.05文教設施經費審批

1.02.06衛生（職工健康）宣傳、防病治病 1.02.07統計報表

1.03保衛工作、安全環保工作

1.03.01保衛、消防、治安、安全環保、通知、規定、會議材料、請示、報告、批復、批示

1.03.02保衛工作計劃、總結、大事記

1.03.03組織工作（含機構設施、干部任免、通知、規定、會議報批文件、計劃、總結、大事記）

1.03.04治安管理（含武器、危險物品、交通、治安、防范設施、保護等）（歸檔同1.03.03）

1.03.05法制宣傳建設工作（刑事案件處理、歷史案件及法律顧問入此類）

1.03.06消防工作（含抗洪搶險工作）（歸檔內容同1.03.03）

1.03.07環保工作[環保調查、污染處理、綜合利用（包括大氣、廢水、廢渣、噪音污染和費用的賠償）等]（歸檔同1.03.03）

1.03.08獎懲工作（獎勵與違紀處理文件資料）

1.03.09統計報表、名冊 1.04勞動管理

1.04.01勞動工作通知、規定、請示、報告、批復、批示

1.04.02勞動工作計劃、總結

1.04.03勞動工作會議記錄、紀要

1.04.04勞動力管理：（含定額、指標、申請就業、人員（包括合同工、監時工）招聘、錄用、解聘工作文件資料、合同協議資料，考勤管理，安全保護，職業病防治

1.04.05工資管理（含報表）

1.04.06人員調配（包括介紹信存根、工資轉移證、公司內調動通

知單）

1.04.07機構建設。職稱評、聘（含職位任免）

1.04.08各級責任制、獎懲（包括崗位責任制、經濟責任制）1.04.09安全保護（設備、人身、交通、意外事故，職業病防治）1.04.10人事檔案管理（員工花名冊、員工檔案保管和調動）1.04.11統計報表、名冊 1.05人事管理

1.05.01人事管理工作通知、規定、請示、報告、批復、批示

1.05.02人事管理工作計劃、總結

1.05.03人事管理工作會議記錄、紀要

1.05.04干部任免、聘任（包括干部選拔、錄用、培養）

1.05.05獎懲、福利待遇（含違紀處理，獎勵、記功、記過、除名等）

1.05.06干部教育培訓、調動，介紹信存根

1.06法紀監查工作

1.06.01通知、規定、請示、報告、批復、批示

1.06.02各種會議記錄、交流材料

1.06.03案件處理和處分材料

1.07審計工作：

1.07.01通知、規定、計劃、總結、會議紀要、請示、報告、批復、批示

1.07.02專項審計的通知、請示、報告、批復、批示、結論、決定、調查材料、證明材料

1.07.03資產評估資料 1.08微機、檔案管理

1.08.01檔案管理（含庫房及硬件配置：請示、報告、批復、批示、會議、規章、作業指導書、分類規則、登記表、目錄表、檢索表、匯總簿）

1.08.02微機臺賬管理、運轉、維護、升級

2、后勤管理

2.01后勤福利

2.01.01工作通知、規定、會議材料、請示、報告、批復、批示

2.01.02工作計劃、總結 2.01.03工作評比材料，考績資料 2.02房管工作

2.02.01房管工作通知、規定、請示、報告、批復、批示

2.02.02房管計劃、總結、房屋分配等

2.02.03住房分配、管理 2.03 倉儲管理

2.03.01倉儲管理通知、規定、計劃、請示、報告、批復、批示、總結、廢舊物資回收利用

2.03.02賬務管理（大帳本、小賬本、票據驗收、票據管理等）2.03.03實物盤存

2.04車輛管理（停車區域規劃、收費標準、通知、辦法、規定）

3、設備儀器 3.01機械設備

4.01.01運輸設備（含輸送機、叉車、裝載車、拖車、牽引車等）4.01.05車輛設備（含卡車、轎車、面包車、救護車等）

3.02電器設備：（含變壓器、穩壓器、電動機、配電箱、啟動器、鎮流器、高低壓開關柜、電力電容器等）3.03工程設備：（試驗檢測設備，測量相關儀器）

4、會計與財務管理

4.01報表 4.02工資單

4.03賬簿 4.04憑證

4.04.01現金

4.04.02銀行

4.04.03轉賬

4.04.04貸款

4.05會計檔案移交、銷毀清冊 4.06審計

5、基本建設：（獨立編號,按照下列有關文件進行歸檔）詳見《公路工程竣工驗收辦法實施細則》

第五篇：公司檔案管理辦法

公司檔案管理辦法

公司檔案管理辦法

公司檔案管理辦法

檔案管理人員應當忠于職守，遵守工作紀律及公司的各項規章制度，并具備一定的專業知識。

對在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績顯著的個人，由公司給予精神和物質上的獎勵。

公司檔案管理辦法

公司檔案管理辦法

提供服務。

公司檔案管理辦法

附件：

檔案管理人員工作細則

一、在公司（總）經理的直接領導下，負責公司檔案，尤其是技術秘密資料的保管、分類、借閱、督促返還等工作。

二、審查檔案借閱單上的簽字是否齊全，簽字人是否超越權限，對不符合借閱條件的不準借閱，否則出現的一切后果由出借人負責。

三、負責將檔案進行分類、編號登記工作。

四、對借出的檔案，要監督借閱人在規定的時間、地點和特定的環境下使用，否則，有權中止借閱人的借閱期限。

五、在借閱人歸還技術秘密資料時，仔細檢查封條是否開封，并詢問借閱人是否利用復印、掃描、打印等手段私自留存備份，在登記簿上登記擴散項目。

六、檔案室采用二人二鎖同開機制，隨時關門，禁止外人私自進入，防止泄密。

七、每月月底進行資料盤點，對未返還的進行督促，對破損的部分進行修補。

八、掌握技術秘密資料的密級，對資料載體的保管性能、存儲的注意事項要知悉。

九、檔案應當擺放整齊，標識準確、清晰、齊全。

十、注意安全防盜，上下班前后要檢查門、窗是否關閉鎖好，有無撬過的痕跡。

十一、做好防火、防雨、防潮工作，防止檔案受潮、水浸、鼠咬。

十二、遇有特殊情況，及時向公司（總）經理匯報。