第一篇：公司檔案管理辦法剖析

公司檔案管理辦法

為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營管理中的作用，切實(shí)做好保密工作，特制定本辦法。

第一條

公司檔案是指公司在經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的，按照相關(guān)歸檔制度集中保管起來的各種具有保存價(jià)值的文件資料。

第二條

公司檔案包括文書檔案、工程技術(shù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、新聞書稿檔案和電子檔案等。

（一）文書檔案包括規(guī)章制度、文件、會議紀(jì)要、會議原始記錄、計(jì)劃、總結(jié)、工作報(bào)告、報(bào)表、圖表，重大活動(dòng)、慶典活動(dòng)、公司沿革、大事記有關(guān)資料，各類證照（具體歸檔范圍見附件1），與其它單位來往的函件、經(jīng)濟(jì)資料、合同、協(xié)議等。

（二）工程技術(shù)檔案包括項(xiàng)目審批、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等各階段形成的文字材料及圖紙、圖表。（具體歸檔范圍見附件2）

（三）人事檔案包括員工個(gè)人信息表、身份證復(fù)印件、各種證書復(fù)印件、勞動(dòng)合同、社保手冊、登記表、培訓(xùn)及考評資料等。

（四）財(cái)務(wù)檔案包括會計(jì)憑證、會計(jì)帳冊、會計(jì)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告及其他相關(guān)財(cái)務(wù)資料。

（五）新聞書稿檔案包括涉及公司的各種報(bào)紙、雜志、圖書、照片、音像制品、書畫、年鑒、史志。

（六）電子檔案是指在工作中利用電腦形成的，以光盤為載體的具有保存價(jià)值的歷史記錄。

第三條

公司檔案管理工作包括檔案的收集、整理、移交、借閱、鑒定及銷毀。其遵循由總經(jīng)理辦公室集中統(tǒng)一管理為主、各相關(guān)部門管理為輔的原則，即公司檔案最終由總經(jīng)理辦公室集中統(tǒng)一管理（財(cái)務(wù)檔案除外），各部門可根據(jù)需要保存復(fù)印件，以便維護(hù)檔案的完整性、安全性和日后使用的及時(shí)性。

第四條

總經(jīng)理辦公室是檔案管理工作的職能部門，負(fù)責(zé)公司檔案管理的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查工作以及檔案的保管和保密工作。各相關(guān)部門是檔案管理工作的配合部門，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理及臨時(shí)管理工作。

公司各部門負(fù)責(zé)人是檔案工作的第一負(fù)責(zé)人，對檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、保密性和使用的及時(shí)性負(fù)責(zé)。

第五條

公司檔案的收集和整理

（一）文書檔案的收集和整理

1、歸檔的文件應(yīng)收集齊全，發(fā)文底稿和正本應(yīng)同時(shí)歸檔，重要的文件材料、合同、協(xié)議應(yīng)至少歸檔兩份，分別作為正卷和副卷保存。如原件無法存檔時(shí)，應(yīng)留存復(fù)印件，并注明原件去向。

2、歸檔的文件材料，應(yīng)遵循文件的自然形成規(guī)律，按照文件之間的聯(lián)系分類立卷。立卷要根據(jù)文件之間的聯(lián)系進(jìn)行系統(tǒng)排列。

3、歸檔的案卷必須編號，每卷都要填寫卷內(nèi)目錄。

4、屬于永久、長期保管的檔案材料，應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水書寫，如不符合要求，應(yīng)重新書寫后再歸檔。

（二）工程技術(shù)檔案的收集和整理

1、工程技術(shù)檔案由項(xiàng)目部指定專人負(fù)責(zé)收集、整理，對需歸檔的資料及時(shí)立卷、編號、歸檔。

2、在收集工程技術(shù)檔案資料過程中需相關(guān)部門配合時(shí)，相關(guān)部門必須積極配合，及時(shí)提供有關(guān)資料。

（三）人事檔案的收集和整理

1、人事部門應(yīng)將員工相關(guān)資料收集齊全，按部門歸入個(gè)人檔案，并由專人統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理，在保存時(shí)限內(nèi)，確保員工個(gè)人資料的安全。

2、員工正常履行離職手續(xù)后，除社保手冊歸還本人外，其它資料原則上不予退還，由人事部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行處理。

（四）財(cái)務(wù)檔案的收集和整理

1、各種會計(jì)憑證、帳冊、報(bào)表及有關(guān)財(cái)務(wù)資料，必須按財(cái)務(wù)制度的相關(guān)要求，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)收集并裝訂成冊，并由財(cái)務(wù)部指定專人統(tǒng)一保管。

2、財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按《會計(jì)法》中的具體規(guī)定年限進(jìn)行保存。

（五）新聞書稿檔案的收集和整理

1、新聞書稿檔案應(yīng)分類整理，填寫目錄標(biāo)簽，注明標(biāo)題、主要內(nèi)容、制作歸檔時(shí)間。

2、任何部門和個(gè)人都不得私自保存、銷毀、帶走應(yīng)歸檔的新聞書稿檔案。

（六）電子檔案的收集和整理

1、各部門電子檔案每半年備份刻錄一次，刻錄光盤應(yīng)即時(shí)移交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。

2、刻錄光盤需按編號注明內(nèi)容、制作人和制作日期。第六條

公司檔案的移交

（一）公司各部門當(dāng)年所產(chǎn)生的檔案由本部門自行收集并臨時(shí)保管。每年第一季度末必須將上年度檔案資料完整地移交給總經(jīng)理辦公室。各部門辦理的公司證照及相關(guān)重要資料在辦理完成后應(yīng)立即移交總經(jīng)理辦公室。

（二）工程技術(shù)檔案需分階段移交總經(jīng)理辦公室歸檔保管，在工程竣工后應(yīng)全部移交。

（三）檔案移交手續(xù)應(yīng)由總經(jīng)理辦公室和各相關(guān)部門共同辦理，移交時(shí)應(yīng)編制移交目錄（一式兩份），交接雙方認(rèn)真核對移交材料并確認(rèn)無誤后，在移交目錄上簽字，各執(zhí)一份存查。

第七條

公司檔案的借閱

（一）借閱公司檔案應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，借閱時(shí)必須填寫檔案借閱登記簿，由借閱人、借閱部門負(fù)責(zé)人、檔案管理員簽字，經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任確認(rèn)后，才能借閱、復(fù)印。借閱時(shí)間一般不超過7個(gè)工作日，重要檔案如證照正副本、重要合同等需經(jīng)借閱部門主管副總簽字確認(rèn)后方能借閱，時(shí)限為１個(gè)工作日。超過以上時(shí)間需經(jīng)常務(wù)副總批準(zhǔn)。

（二）外單位借閱我公司保存的檔案，須經(jīng)公司常務(wù)副總審批后，由有關(guān)部門經(jīng)辦人員陪同辦理。

（三）凡借閱的檔案不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、拆封、調(diào)換、污損、剪裁、劃句，以保持檔案的完整清潔。

第八條

公司檔案的鑒定與銷毀

（一）公司定期組織對檔案材料的鑒定工作，鑒定工作應(yīng)由公司主管副總、辦公室主任、有關(guān)部門主任、檔案管理員等組成的鑒定小組共同履行，對無保存價(jià)值的檔案及短期的檔案材料提出銷毀意見。

（二）鑒定檔案須認(rèn)真細(xì)致地進(jìn)行審查，鑒定工作結(jié)束后，鑒定小組應(yīng)寫出 3 鑒定報(bào)告并附上銷毀清冊，經(jīng)常務(wù)副總批準(zhǔn)后方可銷毀。

（三）銷毀檔案時(shí)須注意保密，指派兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀清冊上簽字。

第九條

本辦法由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋。第十條

本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。

二〇一六年二月十二日

附件1

證照歸檔范圍

一、營業(yè)執(zhí)照正（副）本

二、組織機(jī)構(gòu)代碼證正（副）本

三、資質(zhì)證書正本

四、合資企業(yè)批準(zhǔn)證書正本

五、企業(yè)經(jīng)濟(jì)戶口簿正本

六、國有土地使用權(quán)證正（副）本

七、建設(shè)用地規(guī)劃許可證正（副）本

八、建筑工程規(guī)劃許可證正（副）本

九、建筑工程施工許可證正（副）本

十、建設(shè)工程施工圖設(shè)計(jì)文件審查批準(zhǔn)書

十一、商品房預(yù)售許可證

十二、房地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目手冊

十三、國有土地使用權(quán)出讓合同書

附件2

工程技術(shù)檔案歸檔范圍

一、開發(fā)部收集的各種資料： 1.項(xiàng)目申請報(bào)告及審批等文件； 2.項(xiàng)目基建任務(wù)書及批準(zhǔn)文件； 3.初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)等批準(zhǔn)文件； 4.建設(shè)用地、征地、拆遷、補(bǔ)償?shù)任募?/p>

5.建設(shè)管理、規(guī)劃、開工、消防、環(huán)保、人防、抗震等批準(zhǔn)文件； 6.節(jié)能、墻改等有關(guān)職能部門的審批文件； 7.重要會議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話等記錄； 8.項(xiàng)目可行性研究報(bào)告；

9.施工用水、用電、正式用水、用電、供暖等批準(zhǔn)文件。

二、項(xiàng)目部收集的各種資料：

1.施工場地移交文件，施工高程點(diǎn)移交文件； 2.放線、定位測量記錄、定位、標(biāo)高復(fù)核記錄； 3.地質(zhì)勘察報(bào)告，地基驗(yàn)槽記錄； 4.地基鉆探及異常現(xiàn)象處理記錄； 5.鑿井降水施工協(xié)議書及施工方案； 6.土方支護(hù)施工協(xié)議書及施工方案； 7.臨時(shí)開挖手續(xù)；

8.工程監(jiān)理委托書、監(jiān)理資料及文件； 9.招、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書；

10.施工圖紙、會審記要、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)聯(lián)系單； 11.施工組織設(shè)計(jì)、開挖方案、工程技術(shù)處理方案記錄；

12.開工報(bào)告、竣工報(bào)告、工程質(zhì)量預(yù)驗(yàn)表、交工驗(yàn)收證明、工程驗(yàn)收備案表； 13.鋼材、水泥、瀝青膠、材料、砂、石、砌磚等材料合格證及試驗(yàn)報(bào)告； 14.各種建材、設(shè)備合格證及試驗(yàn)報(bào)告； 15.砼、砂漿等材料試驗(yàn)抗壓報(bào)告；

16.隱蔽驗(yàn)收記錄（土建、給排水、采暖、消防、通風(fēng)、電氣）； 17.結(jié)構(gòu)驗(yàn)收記錄、竣工驗(yàn)收記錄、房屋交接表； 18.沉降觀測記錄及冬、雨季施工方案、檢查記錄； 19.各種電氣設(shè)備合格證、調(diào)試測試記錄； 20.各種管道打壓、灌水、焊接等試驗(yàn)記錄；

21.各分項(xiàng)、分部、單位工程質(zhì)量評定、監(jiān)驗(yàn)記錄、監(jiān)理報(bào)告； 22.消防、電梯驗(yàn)收文件、合格證、調(diào)試記錄、操作規(guī)程； 23.各專業(yè)施工竣工圖； 24.重要會議記錄、通知、便函。

三、經(jīng)貿(mào)公司收集的各種資料：

1.各種材料、設(shè)備訂貨單、協(xié)議書、合格證、說明書及試驗(yàn)報(bào)告單、檢測報(bào)告單；

2.發(fā)票復(fù)印件、材料明細(xì)表、過磅單、清單、并明確注明材料廠家、地址、單位、規(guī)格、型號（鋼材伍噸以內(nèi)如無合格證時(shí)，可在復(fù)印件合格證上注明貨物存放單位、地點(diǎn)及抄件人姓名，并加蓋公章）； 3.所有甲方供應(yīng)的材料、設(shè)備必須有工程監(jiān)督人員的簽字和施工單位指定收料人員簽字。大批量的材料、設(shè)備、收料單位必須加蓋公章，寫清移交內(nèi)容及清單，并注明是否完好。

第二篇：公司檔案管理辦法(最新)

QG/PG0097—2016

攀鋼集團(tuán)有限公司管理制度

檔案管理辦法

2016 –10– 24發(fā)布 2016–11–11 實(shí)施

攀鋼集團(tuán)有限公司 發(fā)布 QG/PG0097—2016

目 次

第一章 總則………………………………………………………………………………………………1 第二章 組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)…………………………………………………………………………………2 第三章 管理流程…………………………………………………………………………………3 第四章 檔案管理基本原則與檔案分類……………………………………………………………………3 第五章 文件材料收集………………………………………………………………………………………3 第六章 檔案的整理、保管、利用…………………………………………………………………………5 第七章 檔案的鑒定與銷毀…………………………………………………………………………………6 第八章 資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案的處置………………………………………………………………………7 第九章 檔案的統(tǒng)計(jì)與保密管理……………………………………………………………………………7 第十章 檔案的檢查與考核…………………………………………………………………………………8 第十一章 附則…………………………………………………………………………………………………9 附件1: 檔案工作流程圖……………………………………………………………………………………10 附件2: 科技檔案管理實(shí)施細(xì)則……………………………………………………………………………11 附件3: 文書檔案管理實(shí)施細(xì)則……………………………………………………………………………15 附件4: 會計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則……………………………………………………………………………18 附件5: 聲像檔案管理實(shí)施細(xì)則……………………………………………………………………………26 附件6: 榮譽(yù)檔案管理實(shí)施細(xì)則……………………………………………………………………………35 附件7: 電子檔案管理實(shí)施細(xì)則……………………………………………………………………………36 附件8: 工程竣工技術(shù)資料編制、交付歸檔和驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則……………………………………………41 附件9: 檔案借閱制度 ……………………………………………………………………………………63 附件10: 人事檔案管理實(shí)施細(xì)則……………………………………………………………………………66 附件11: 科技檔案、文書檔案、會計(jì)檔案歸檔范圍及保管期限表………………………………………77 附件12: 查閱人事檔案審批表 ………………………………………………………………………… 104 附件13: 轉(zhuǎn)遞人事檔案材料通知單及存根……………………………………………………………… 105 附件14: 工程竣工資料驗(yàn)收認(rèn)可證明書………………………………………………………………… 106 附件15: 工程竣工資料封面……………………………………………………………………………… 107 附件16: 工程竣工資料目錄……………………………………………………………………………… 108 附件17: 工程竣工資料移交清單………………………………………………………………………… 109 附件18: 工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則…………………………………………………………………… 110 附件19: 工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請表……………………………………………………………………… 116 附件20：工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收意見表……………………………………………………………………… 118 附件21：工程竣工技術(shù)資料扣款通知書………………………………………………………………… 122

Ⅰ

QG/PG0097—2016 攀鋼集團(tuán)有限公司檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條 為規(guī)范攀鋼集團(tuán)有限公司（以下簡稱公司）檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《鞍鋼集團(tuán)公司檔案管理制度》、《鞍鋼集團(tuán)公司檔案工作規(guī)范》，制定本辦法。

第二條 本辦法主要包括檔案管理基本原則與檔案分類，文件材料收集，檔案的整理、保管、利用，檔案的鑒定與銷毀，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案的處臵，檔案的統(tǒng)計(jì)與保密管理，檔案檢查與考核等。

第三條 有關(guān)定義

（一）本辦法所稱檔案指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件材料。主要包括以下幾類：

1.文書檔案：指單位在企業(yè)管理活動(dòng)中行使其計(jì)劃、組織、指揮、監(jiān)督和調(diào)節(jié)等職能活動(dòng)過程中形成的具有查考價(jià)值的不同載體的文書材料。

2.會計(jì)檔案：指單位在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。QG/PG0097—2016 3.科技檔案：指集中保存起來以備查考直接記述和反映立檔者科技、生產(chǎn)等活動(dòng)的科技圖樣、圖表、文字、電子、聲像以及其它各種方式和載體的科技文件材料。

4.電子檔案：指具有保存價(jià)值的歸檔后的電子文件。電子文件則是指能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識別、處理，按一定的格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)臄?shù)字代碼序列。

5.聲像檔案：指單位在各項(xiàng)工作和社會活動(dòng)中直接形成的具有歷史保存價(jià)值的照片、影片、錄音、錄像等以磁性材料或感光材料為載體、以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。具有客觀性、形象性和技術(shù)性的特點(diǎn)。

6.榮譽(yù)檔案：指單位在各項(xiàng)活動(dòng)中獲得各級機(jī)關(guān)、組織、社會團(tuán)體頒發(fā)的有保存和利用價(jià)值的榮譽(yù)實(shí)物。

7.人事檔案：指記述和反映某人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等情況的具有保存價(jià)值的歷史記錄。人事檔案分為干部人事檔案和工人人事檔案。

（二）本辦法所稱歸檔指文件形成單位完成其工作任務(wù)后，將形成的文件整理立卷，按規(guī)定移交檔案管理機(jī)構(gòu)。

第二章 組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)

第四條 公司辦公室按照國家和鞍鋼集團(tuán)公司的要求對攀鋼檔案管理工作實(shí)行整體掌控和宏觀管理。

第五條 綜合服務(wù)中心代行公司檔案管理職能，具體負(fù)責(zé)公司的日常檔案管理工作：

1.負(fù)責(zé)制訂、完善檔案管理制度,報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施；

QG/PG0097—2016 2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作；

3.對子分公司（單位）檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、培訓(xùn)、檢查和考核。第六條 子分公司（單位）須按公司的要求組織本單位各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作。

第七條 公司其他職能部門負(fù)責(zé)對本部門形成的、具有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行收集、整理，并移交公司檔案館歸檔保管。

第三章 管理流程

第八條 檔案管理流程圖（見附件1）

第四章 檔案管理基本原則與檔案分類

第九條 公司檔案管理基本原則：統(tǒng)一規(guī)則，分級管理企業(yè)全部檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于企業(yè)各項(xiàng)工作的利用。

第十條 檔案分類

根據(jù)檔案的內(nèi)容、特性及材質(zhì)等，檔案可分為文書檔案、會計(jì)檔案、科技檔案、榮譽(yù)檔案、人事檔案、電子檔案、聲像檔案等。

第五章 文件材料收集 QG/PG0097—2016 第十一條 歸檔范圍

（一）各檔案材料形成部門應(yīng)按業(yè)務(wù)范圍指定專人（或兼職人員）做好各種不同載體文件材料的收集積累工作，檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況，整理完畢并編制移交清冊，定期向檔案室（館）移交歸檔。

（二）科技檔案、文書檔案、會計(jì)檔案按《科技檔案、文書檔案、會計(jì)檔案歸檔范圍和保管期限表》（見附件11）有關(guān)要求進(jìn)行收集，其他類型檔案按相應(yīng)專業(yè)檔案管理細(xì)則執(zhí)行。

第十二條 歸檔要求

（一）歸檔的文件材料應(yīng)為原件。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。

（二）整理歸檔的文件材料應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，并符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求。

（三）文件材料歸檔后不得更改。

（四）非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文件說明一并歸檔。

（五）外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。

（六）歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。

（七）檔案管理部門接收時(shí)應(yīng)全面檢查歸檔文件材料的質(zhì)量。

（八）交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清單各留一份以備查考。

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（九）各形成部門應(yīng)將文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作列入本部門的各項(xiàng)工作計(jì)劃、納入領(lǐng)導(dǎo)的工作議程、納入有關(guān)人員的工作標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作與其相關(guān)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)同步進(jìn)行。

（十）歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可增加到3份。

第六章 檔案的整理、保管、利用

第十三條 檔案整理

（一）檔案管理部門在接收檔案材料后，應(yīng)按《檔案分類編號細(xì)則》進(jìn)行分類、編目，并確定保管期限，方可入庫保管。

（二）檔案保管期限分為永久（50年以上）、長期（16—50年）、短期（15年以下）和定期四種（見附件11）。凡界于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

第十四條 檔案保管

（一）檔案的保管應(yīng)做到既便于利用，又便于保守國家和企業(yè)秘密。

（二）子分公司（單位）應(yīng)建立健全檔案保管制度，不斷改善檔案保管條件。

（三）子分公司（單位）應(yīng)根據(jù)檔案的多少，設(shè)臵專門的庫房，配備相應(yīng)數(shù)量的檔案裝具，購臵必要的用品，庫房和裝具應(yīng)有一定的余地，以滿足檔案數(shù)量增長的需求。QG/PG0097—2016

（四）檔案庫房必須門窗堅(jiān)固，有防火、防塵、防盜、防蟲、防潮、防光、防高（低）溫、防有害氣體（簡稱“八防”）設(shè)施。

（五）庫房的“八防”設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查；要保持庫房的清潔和庫內(nèi)適宜的溫、濕度（要求：溫度14℃-24℃，相對濕度45-65%）。

（六）要做到檔案庫房的柜、架排列布局合理，案卷排放有序，指引標(biāo)記清楚。

（七）檔案庫房要與檔案人員辦公室和閱覽室分開。

（八）檔案人員調(diào)離崗位時(shí)，應(yīng)將所管檔案交接清楚，并辦理交接手續(xù)后，方可離崗。

第十五條 檔案利用

（一）各級檔案管理部門應(yīng)編制必要的查找工具和參考資料，積極開發(fā)檔案信息資源，有條件的單位應(yīng)充分發(fā)揮檔案現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢，及時(shí)錄入檔案信息目錄和原件，做到查找調(diào)卷迅速、準(zhǔn)確，更好地為本單位各項(xiàng)工作服務(wù)。

（二）子分公司（單位）應(yīng)執(zhí)行“檔案借閱制度”（見附件9），做到既方便利用，又有利于保密的要求。

（三）各級檔案管理部門按借閱期限對到期未歸還檔案者做好催退工作，借閱者對到期尚需利用的檔案，應(yīng)及時(shí)辦理續(xù)借手續(xù)。

第七章 檔案的鑒定與銷毀

QG/PG0097—2016 第十六條 檔案鑒定、銷毀

（一）子分公司（單位）要定期組織對已過保管期限的各類檔案進(jìn)行鑒定。

（二）檔案的鑒定工作要在單位分管領(lǐng)導(dǎo)的直接領(lǐng)導(dǎo)下，由有關(guān)業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門組成鑒定小組。

（三）鑒定后應(yīng)提出保存和銷毀報(bào)告，并附銷毀清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并報(bào)上級主管部門備案（其中會計(jì)檔案須報(bào)上級主管部門審核批準(zhǔn)）后方可組織銷毀。

（四）根據(jù)檔案保管現(xiàn)狀，銷毀檔案應(yīng)由相對應(yīng)的檔案管理部門執(zhí)行。銷毀時(shí)應(yīng)同相關(guān)部門取得聯(lián)系，并應(yīng)指派專人監(jiān)銷。銷毀時(shí)應(yīng)銷完毀盡，銷毀人和監(jiān)銷人在銷毀清冊上簽字，銷毀清冊和審批手續(xù)永久保存。

第八章 資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案的處置

第十七條

資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案的處臵按照《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處臵暫行辦法》和《鞍鋼集團(tuán)公司破產(chǎn)、重組、改制企業(yè)檔案處臵規(guī)定》執(zhí)行。

第九章 檔案的統(tǒng)計(jì)與保密管理

第十八條 檔案的統(tǒng)計(jì) QG/PG0097—2016

（一）公司檔案管理部門、子分公司（單位）應(yīng)對各類檔案的收集、整理、保管、鑒定銷毀、提供利用等情況進(jìn)行登記、統(tǒng)計(jì)，做到目錄、實(shí)物、統(tǒng)計(jì)數(shù)字相統(tǒng)一；同時(shí)對檔案機(jī)構(gòu)、人員、設(shè)備設(shè)施進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

（二）子分公司（單位）每年12月20日之前按公司的統(tǒng)一要求，向公司檔案管理部門報(bào)送相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)（數(shù)據(jù)截止日期為當(dāng)年11月20日）。

第十九條

檔案的信息化管理

子分公司（單位）應(yīng)加快檔案信息化建設(shè)步伐，與本單位信息化建設(shè)同步發(fā)展，以提高科學(xué)管理水平和服務(wù)效率。

第二十條 檔案的保密管理

根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》的相關(guān)規(guī)定，在檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，做好檔案材料的保密工作，嚴(yán)防檔案失、泄密事件的發(fā)生。

第十章 檔案的檢查與考核

第二十一條 綜合服務(wù)中心負(fù)責(zé)組織對子分公司（單位）的檔案工作進(jìn)行檢查與考核。

第二十二條 在攀單位每年檢查一次，外埠單位每兩年檢查一次。

第二十三條 檢查的內(nèi)容按集團(tuán)公司下達(dá)的《檔案工作檢查考評表》進(jìn)行，檢查的結(jié)果按集團(tuán)公司績效考核的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

QG/PG0097—2016

第十一章 附 則

第二十四條 本辦法由攀鋼集團(tuán)有限公司綜合服務(wù)中心負(fù)責(zé)解釋。QG/PG0097—2016 附件1:

檔案管理流程圖

檔案管理流程圖（QG/PG0056—01）各單位（部門）各單位（部門）未通過檔案部門檔案部門收集、整理收集、整理文件材料，編制文件材料，編制移交清冊移交清冊審核通過檔案接收檔案整編檔案保管未通過統(tǒng)計(jì)銷毀鑒定利用通過銷毀

QG/PG0097—2016 附件2：

科技檔案管理實(shí)施細(xì)則

第一章 收集

第一條 歸檔范圍

凡是在本單位的科學(xué)技術(shù)研究、新產(chǎn)品開發(fā)、基本建設(shè)、技術(shù)改造、設(shè)備檢修、地質(zhì)勘探、地形測繪、出國考察、對外談判、引進(jìn)國內(nèi)外技術(shù)等活動(dòng)中形成的一切具有保存價(jià)值的科學(xué)技術(shù)文件材料，都屬于歸檔范圍（見附件11）。

第二條 歸檔要求

（一）歸檔文件材料必須齊全、完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

1、科技成果、新產(chǎn)品試制項(xiàng)目進(jìn)行鑒定時(shí)，檔案部門對應(yīng)歸檔科技文件材料是否齊全、完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確進(jìn)行驗(yàn)收，否則，認(rèn)為該項(xiàng)目沒有完成。

2、基建和技改工程項(xiàng)目交工驗(yàn)收后，施工、監(jiān)理單位必須按照《工程竣工技術(shù)資料編制、交付歸檔和驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則》（見附錄H）的要求交清竣工資料，否則檔案管理部門不蓋竣工資料確認(rèn)章，財(cái)務(wù)管理部門不予辦理結(jié)算。

3、設(shè)備進(jìn)廠開箱時(shí)必須通知檔案人員參加,并接收設(shè)備檔案,日后設(shè)備有所改動(dòng),相關(guān)部門必須歸檔完整、準(zhǔn)確的變更記錄和相應(yīng)的修改圖紙，以保持圖物相符。

（二）各科學(xué)技術(shù)文件材料形成部門應(yīng)將要?dú)w檔的科學(xué)技術(shù)文件材料，按照其自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，加以系統(tǒng)整理，組成保QG/PG0097—2016 管單位（卷、冊、袋、盒）；劃分保管期限（見附錄K）；按保密規(guī)定確定密級；編制好案卷封面；對卷內(nèi)文件編上張?zhí)枺痪硪惶枺韮?nèi)目錄單獨(dú)編號；填寫卷內(nèi)文件目錄和卷內(nèi)文件備考表；對能裝訂的材料，裝訂成冊，需裝訂整齊，厚度一般不宜超過5cm，超過部分應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審查合格后向檔案部門移交歸檔。

（三）凡是圖紙材料，如有底圖的，底圖也應(yīng)歸檔。第三條 歸檔時(shí)間

（一）工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)成果（含可行性研究、初步設(shè)計(jì)、施工圖方案、施工圖設(shè)計(jì)及變更材料、地質(zhì)勘察、地形測繪資料等），土地征用資料、安評和環(huán)評資料，工程竣工驗(yàn)收階段形成的資料，由主管部門在資料形成并完成相關(guān)手續(xù)后6個(gè)月內(nèi)向檔案部門移交歸檔。

（二）工程竣工資料，由施工單位和監(jiān)理單位按《工程竣工技術(shù)資料編制、交付歸檔和驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則》（見附件8）的時(shí)間要求向檔案管理部門移交歸檔。

（三）工程設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理招標(biāo)形成的文件材料，應(yīng)在招標(biāo)項(xiàng)目完成后的第二年由主管部門向檔案管理部門歸檔。

（四）工程預(yù)結(jié)算材料應(yīng)在工程項(xiàng)目竣工后兩年內(nèi)由合同預(yù)算部門向檔案管理部門移交。

（五）本單位的設(shè)備、儀器、儀表方面的科學(xué)技術(shù)文件材料，凡由設(shè)計(jì)管理部門轉(zhuǎn)發(fā)來的，應(yīng)立即歸檔；凡自行設(shè)計(jì)的，設(shè)計(jì)完成審批曬印后即應(yīng)歸檔；凡設(shè)備制造廠隨設(shè)備來的，開箱驗(yàn)收或接12

QG/PG0097—2016 收后即時(shí)歸檔；設(shè)備大、中、小修和設(shè)備改造過程中形成的科學(xué)技術(shù)文件材料，應(yīng)在一項(xiàng)工作任務(wù)完成后及時(shí)歸檔。

（六）設(shè)備（備件）招標(biāo)文件材料，招標(biāo)牽頭單位應(yīng)在招標(biāo)項(xiàng)目完成后的次年向本單位檔案管理部門移交歸檔。

（七）本單位形成的新產(chǎn)品開發(fā)方面的科技文件材料，凡屬產(chǎn)品研制和試生產(chǎn)階段產(chǎn)生的科學(xué)技術(shù)文件材料，在正式轉(zhuǎn)產(chǎn)后即應(yīng)歸檔。

（八）本單位科學(xué)試驗(yàn)研究活動(dòng)方面的科學(xué)技術(shù)文件材料，在一個(gè)試驗(yàn)研究項(xiàng)目完成后應(yīng)及時(shí)歸檔。對其中未取得正式成果者，應(yīng)在暫停試驗(yàn)研究活動(dòng)后及時(shí)歸檔。

（九）出國考察、對外技術(shù)談判方面形成的科學(xué)技術(shù)文件材料，辦理完畢后及時(shí)歸檔。引進(jìn)國外技術(shù)，隨到隨歸檔。先歸檔而后交付使用。

第二章 整理

第四條 根據(jù)科學(xué)技術(shù)檔案的內(nèi)容進(jìn)行分類，分類編號詳見《檔案分類編號細(xì)則》。有電子檔案的，在分類編號時(shí)要與其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案建立一一對應(yīng)關(guān)系（見附錄G），以便于查詢利用。

第五條 將科技檔案材料裝入與其厚度相適應(yīng)的檔案盒中（檔案盒規(guī)格為310×220mm，厚度可根據(jù)實(shí)際需要在10、20、30、40、50、60mm中選擇使用），填寫案卷標(biāo)題和檔案號。

第六條 若形成的科技檔案中既有文字材料又有圖紙，則放臵和編號的順序?yàn)椋何淖植牧显谇埃瑘D紙?jiān)诤蟆G/PG0097—2016 第七條 對形成的保管單位應(yīng)填寫案卷目錄和卡片并將案卷標(biāo)題錄入計(jì)算機(jī)管理。

第三章 保管

第八條 需保密的科技檔案應(yīng)單獨(dú)保管。第九條 底圖和藍(lán)圖應(yīng)分開保管。

第十條 科學(xué)技術(shù)資料與科學(xué)技術(shù)檔案應(yīng)分開保管。第十一條 需修改已歸檔的科學(xué)技術(shù)檔案時(shí)，由××單位或部門提出申請并說明理由，經(jīng)原歸檔部門的領(lǐng)導(dǎo)審批后才能進(jìn)行。檔案部門有責(zé)任監(jiān)督歸檔以后圖紙的修改。修改后的底圖與曬印出的藍(lán)圖一并歸檔，并替換出因更改而作廢的圖紙，以保證檔案的準(zhǔn)確、可靠。

第十二條 若干個(gè)單位承辦的一項(xiàng)科技項(xiàng)目或工程所形成的科學(xué)技術(shù)文件材料，應(yīng)由主辦單位的檔案部門保存全套，協(xié)作單位可只保存在自己承擔(dān)的協(xié)作任務(wù)中所形成的科學(xué)技術(shù)檔案。

第四章 提供利用

第十三條 借閱科技檔案必須按借閱制度履行手續(xù)（見附件9）。第十四條 出借檔案，借用和退還時(shí)必須當(dāng)面點(diǎn)清，借閱人應(yīng)在登記本上簽字。

第十五條 借閱人在使用過程中要妥善保管，不得拆卷、涂改、批注、損壞、失、泄密和轉(zhuǎn)借他人。未經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得復(fù)印帶密級的檔案。

QG/PG0097—2016 附件3：

文書檔案管理實(shí)施細(xì)則

第一章 收集

第一條 子分公司（單位）應(yīng)建立健全文書材料的歸檔制度，把文書檔案工作與現(xiàn)行文件管理工作銜接起來，積極做好文書檔案的收集歸檔工作，確保應(yīng)歸檔文書材料的齊全完整。

第二條 歸檔范圍：根據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號），企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，均應(yīng)歸檔保存（見附件11）。

第三條 歸檔時(shí)間：次年5月底前將上一年管理活動(dòng)中形成的文書材料移交本單位檔案管理部門。

第四條 歸檔要求：歸檔文件材料應(yīng)齊全、完整。

（一）歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。

（二）所有歸檔的文件材料，有電子文件的，應(yīng)與紙質(zhì)文件一并歸檔。

第二章 整理

第五條

文書檔案分類、編號按《檔案分類編號細(xì)則》執(zhí)行。對于檔案管理現(xiàn)代化水平較高，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)編目、檢索和“文檔一體化”的單位，可以“件”為單位進(jìn)行整理，具體組盒和編號方式如下：不分類，一份文件為一件，按不同的保管期限組盒，其編號QG/PG0097—2016 結(jié)構(gòu)為四段，第一段為全宗代號，用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示；第二段為保管期限代號，用1、2、3、4、5分別表示永久、長期、短期、定期（30年）和定期（10年）；第三段為代號，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示；第四段為盒號，按不同的保管期限流水編號。盒內(nèi)的每份文件須編件號，按盒流水編號。每盒卷內(nèi)目錄和備考表的填寫方式要求不變。由于沒有分類，每盒不用擬寫案卷標(biāo)題，但為了保持相關(guān)文件之間的聯(lián)系，在組盒時(shí)應(yīng)盡量將同一保管期限下的相同專題文件材料組為一盒或多盒。

第六條 文書材料的立卷，應(yīng)尊重文書材料的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，靈活運(yùn)用問題、作者、名稱、時(shí)間、通信者、地區(qū)等特征；將同一性質(zhì)或同一問題的文件盡量集中立卷，將不同保管期限的文件盡量分開立卷，并把這二者有機(jī)地統(tǒng)一起來，使組成的案卷既便于保管、保密，又便于提供利用。

第七條 每個(gè)案卷必須確定保管期限，寫好案卷標(biāo)題；進(jìn)行卷內(nèi)排列并編張?zhí)枺惶顚懢韮?nèi)目錄；臵放卷內(nèi)文件備考表。

第八條 卷內(nèi)文件材料要去掉易生銹金屬物，破損的文件材料應(yīng)托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制，復(fù)制件應(yīng)放在原件之后。裝訂時(shí)應(yīng)將卷內(nèi)文件的底邊與左邊取齊，大于公文紙的要折疊壓平，未留裝訂線的應(yīng)加邊。成卷裝訂的案卷應(yīng)采用三孔一線法裝訂，裝訂位臵在文件左側(cè)中部，距訂口邊10MM，裝訂長度為120MM為宜，結(jié)頭在背后中孔。對不能裝訂或暫不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件應(yīng)編件號。件號由檔案分類、卷號、文件順序號組成，并采用帶分?jǐn)?shù)式的寫法將這三種代號融為一體。

QG/PG0097—2016 第九條 文書檔案以分類方案序列為基礎(chǔ)進(jìn)行案卷排列。確定案卷號和編制案卷目錄，以便查找調(diào)卷和提供利用；以同一保管期限的案卷為基礎(chǔ)，結(jié)合分類序列進(jìn)行入柜排卷；其入柜排卷號（即每種保管期限下各自的大流水號）為案卷的實(shí)際保管號并將實(shí)際保管號填入案卷目錄的“保管號”欄和案卷卷脊的固定位臵，以實(shí)現(xiàn)按其保管期限的不同進(jìn)行分別保管。

第十條 對整理工作結(jié)束后接收的零星的應(yīng)歸檔文件，量小可插卷，量大宜搞附卷，設(shè)附卷號。附卷仍應(yīng)按原分類方案和案卷構(gòu)成插入案卷序列，以便科學(xué)管理和查找利用。

第十一條 對已形成的保管單位應(yīng)填寫文書檔案案卷目錄并將案卷標(biāo)題錄入計(jì)算機(jī)管理。

第三章 保管

第十二條 各級立檔單位形成的文書檔案，經(jīng)整編后及時(shí)移交公司檔案館或子分公司（單位）檔案室保管。

第十三條 要做好文書檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立統(tǒng)計(jì)臺賬。

第四章 提供利用

第十四條 借閱文書檔案必須按借閱制度履行手續(xù)（見附件9）。第十五條 出借檔案，借用和退還時(shí)必須當(dāng)面點(diǎn)清，借閱人應(yīng)在登記本上簽字。

第十六條 借閱人在使用過程中要妥善保管，不得拆卷、涂改、批注、損壞和轉(zhuǎn)借他人。未經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得復(fù)印帶密級的檔案。QG/PG0097—2016 附件4：

會計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則

第一章 收集

第一條 歸檔范圍

（一）會計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計(jì)憑證。

（二）會計(jì)賬簿類：總賬、日記賬、各種明細(xì)賬、固定資產(chǎn)卡片、各種輔助賬簿、其他會計(jì)賬簿等。

（三）會計(jì)報(bào)表類：月度、季度、半、財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告，合并報(bào)表工作底稿。

（四）電子檔案類：公司統(tǒng)一管理的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)使用軟件，具體包括存儲在磁性介質(zhì)上的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)；計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)；財(cái)務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號；財(cái)務(wù)軟件的銷售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)使用軟件相配套的各種說明書及使用手冊的電子文檔。

（五）其他類：包括財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)清查匯總資料、工資冊、單獨(dú)裝訂成冊的入庫單、領(lǐng)料單、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、經(jīng)濟(jì)合同、會計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會計(jì)資料。

QG/PG0097—2016 第二條 歸檔要求

（一）當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)終了后，可暫由財(cái)務(wù)管理部門保管一年。因工作需要確需推遲移交的，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人（含鞍鋼集團(tuán)機(jī)關(guān)部門負(fù)責(zé)人）審批，報(bào)檔案管理部門備案后，在會計(jì)部門保管最長不超過三年。子分公司（單位）財(cái)務(wù)管理部門負(fù)責(zé)將應(yīng)歸檔全部會計(jì)檔案整理立卷、裝訂成冊,妥善保管，做到存放有序，查找方便，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

（二）財(cái)務(wù)管理部門會計(jì)檔案庫房必須做好“八防”工作，確保會計(jì)檔案的安全。

（三）財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)應(yīng)定期在維護(hù)單位和公司財(cái)務(wù)管理部門雙備份，并定期更換備份介質(zhì)（磁盤1年、光盤5年、移動(dòng)硬盤10年更換一次），以防止數(shù)據(jù)丟失。

（四）電子會計(jì)檔案移交時(shí)，將電子會計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。

（五）檔案部門接收電子會計(jì)檔案時(shí)，要對電子會計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，符合要求的才能接收。

第三條 歸檔時(shí)間

會計(jì)檔案保管一年期滿之后，由財(cái)務(wù)管理部門編制清冊移交檔案管理部門歸檔保管，不得自行封包保存。檔案管理部門必須按期點(diǎn)收，不得推諉拒收。

第二章 整理 QG/PG0097—2016 第四條 會計(jì)檔案分類編號辦法按《檔案分類編號細(xì)則》執(zhí)行。第五條 檔案管理部門負(fù)責(zé)對裝訂成冊的會計(jì)檔案整理立卷，歸檔保管。檔案管理部門接收保管的會計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個(gè)別需要重新整理的，應(yīng)當(dāng)會同財(cái)務(wù)管理部門共同拆封整理。

第六條 每個(gè)案卷必須確定保管期限，寫好案卷標(biāo)題，進(jìn)行卷內(nèi)排列，填寫卷內(nèi)文件目錄，臵放卷內(nèi)文件備考表。憑證類可不填寫卷內(nèi)文件目錄，也可不臵放卷內(nèi)文件備考表。對長期和永久保存的案卷要編張?zhí)枴０妇矸饷嬉顚懬宄坏寐┨睢?/p>

第七條 會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類（見附件11）。定期保管期限分十年、三十年兩種。會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)終了后的第一天算起。

第八條

會計(jì)檔案的案卷排列以各大類下的為序列進(jìn)行排列，確定案卷號，“一年一個(gè)流水號”；以同一大類的案卷為基礎(chǔ)，結(jié)合分類的序列進(jìn)行入柜排列，編保管號，保管號是每個(gè)大類下各自編“一個(gè)大流水號”。保管號分別填入案卷目錄“保管號”欄和案卷封面、卷脊的固定位臵。

第九條 子分公司（單位）可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計(jì)檔案。

第十條 同時(shí)滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會計(jì)檔案：

（一）形成的電子會計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；

QG/PG0097—2016

（二）使用的會計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計(jì)資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)表等會計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；

（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計(jì)檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計(jì)檔案的檢索關(guān)系；

（四）采取有效措施，防止電子會計(jì)檔案被篡改；

（五）建立電子會計(jì)檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；

（六）形成的電子會計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會計(jì)檔案。

第十一條 滿足本細(xì)則第十條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會計(jì)資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計(jì)檔案。

第三章 利用

第十二條 子分公司（單位）應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會計(jì)檔案管理工作，貫徹落實(shí)相關(guān)管理制度，保證會計(jì)檔案真實(shí)、完整、可用、安全。出納人員不得兼管會計(jì)檔案。

第十三條 暫由財(cái)務(wù)部門保管的會計(jì)檔案 QG/PG0097—2016

（一）暫由子分公司（單位）財(cái)務(wù)部門保管的會計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，可以提供查閱或者復(fù)制。查閱或復(fù)制會計(jì)檔案，需經(jīng)會計(jì)檔案形成部門的會計(jì)主管批準(zhǔn)。

（二）查閱或復(fù)制會計(jì)檔案的人員，應(yīng)持單位正式介紹信，介紹信上應(yīng)寫清楚查閱或者復(fù)制會計(jì)檔案的內(nèi)容和用途，由本單位負(fù)責(zé)人在介紹信上簽字。

（三）查閱或者復(fù)制會計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。

（四）子分公司（單位）應(yīng)建立會計(jì)檔案查閱登記制度。第十四條 移交檔案管理部門的會計(jì)檔案

（一）借閱時(shí)必須按借閱制度履行手續(xù)（見附件9）。

（二）檔案管理部門應(yīng)建立會計(jì)檔案查閱登記簿，用以登記查閱或復(fù)制會計(jì)檔案的時(shí)間、需查閱或者復(fù)制會計(jì)檔案的內(nèi)容、檔案保管號、數(shù)量、用途、查閱或者復(fù)制會計(jì)檔案單位、批準(zhǔn)人、查閱或者復(fù)制人等情況。

第四章 鑒定銷毀

第十五條 會計(jì)檔案保管期滿，通過鑒定小組鑒定需要銷毀的，應(yīng)按如下銷毀程序和要求進(jìn)行：

（一）子分公司（單位）檔案管理部門會同本單位審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察部門、財(cái)務(wù)管理部門提出會計(jì)檔案銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、、保管號、案卷標(biāo)題、卷數(shù)、應(yīng)保管期限、已保管期限、鑒定人簽字等內(nèi)容；

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（二）單位負(fù)責(zé)人、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案部門負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見后，報(bào)上級主管部門審查，經(jīng)批準(zhǔn)后方可銷毀；

（三）對于其中保管期限已滿但涉及產(chǎn)權(quán)、未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)的原始憑證和涉及其他未了結(jié)事項(xiàng)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)或失去保管價(jià)值時(shí)為止，同時(shí)應(yīng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明；

（四）正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，會計(jì)檔案不得銷毀；

（五）銷毀會計(jì)檔案，應(yīng)由本單位檔案管理部門、財(cái)務(wù)管理部門及公司檔案管理部門、財(cái)務(wù)管理部門、審計(jì)部門共同派員監(jiān)銷；

（六）子分公司（單位）信息化管理部門負(fù)責(zé)與檔案部門、會計(jì)部門共同派員監(jiān)銷電子會計(jì)檔案。

（七）監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位領(lǐng)導(dǎo)。銷毀清冊要?dú)w檔保存；

（八）監(jiān)銷人員在會計(jì)檔案銷毀時(shí)，必須在現(xiàn)場嚴(yán)密監(jiān)護(hù)，撿凈銷盡，不得遺漏；

（九）嚴(yán)禁子分公司（單位）向廢品收購單位出售到期會計(jì)檔案。

第五章 撤銷、解散、破產(chǎn)等情況下會計(jì)檔案的處理 第十六條 單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交公司檔案館代管。QG/PG0097—2016 第十七條 單位分立原單位存續(xù)的，其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管；單位分立后原單位解散的，其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交公司檔案館代管。單位分立中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第十八條 單位合并后原子分公司（單位）解散或一方存續(xù)其他方解散的，原子分公司（單位）的會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原子分公司（單位）仍存續(xù)的，其會計(jì)檔案仍應(yīng)由原子分公司（單位）保管。

第十九條 建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第二十條 單位之間交接會計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計(jì)檔案交接手續(xù)。

第二十一條 移交會計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計(jì)檔案名稱、、案卷標(biāo)題、卷數(shù)、起止和檔案保管號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。

第二十二條 交接會計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

第二十三條 電子會計(jì)檔案與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對保24

QG/PG0097—2016 存電子會計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保所接收電子會計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。

第六章 公司駐境外機(jī)構(gòu)會計(jì)檔案的管理按照本細(xì)則執(zhí)行 第二十四條 公司所有境內(nèi)單位的會計(jì)檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或者傳輸?shù)骄惩獾模瑧?yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十五條 公司駐外機(jī)構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè)立的企業(yè)的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照本辦法和國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理，定期向本單位檔案室移交的同時(shí)，刻錄pdf格式的光盤作為容災(zāi)備份。QG/PG0097—2016 附件5：

聲像檔案管理實(shí)施細(xì)則

第一章 組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)

第一條 公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對全公司聲像檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督檢查和考核。

第二條 公司聲像檔案館設(shè)在攀鋼文化傳媒分公司，負(fù)責(zé)公司級聲像檔案資料的定期收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定和提供利用工作。

第三條 各子、分公司（單位）負(fù)責(zé)收集和保管好本單位形成的聲像檔案，并將對公司有重要保存價(jià)值的聲像檔案在形成1個(gè)月內(nèi)向公司聲像檔案館移交歸檔。

第二章 收集

第四條 歸檔范圍

（一）反映公司及子分公司（單位）各時(shí)期建設(shè)和發(fā)展概貌等聲像資料。

（二）組織或參加公司內(nèi)外各類重要會議、社會活動(dòng)的聲像資料（包括會場、主席臺、主要內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)講話等場面）。

（三）組織或參加重要外事活動(dòng)的聲像材料。

（四）上級領(lǐng)導(dǎo)、著名人物來公司視察、指導(dǎo)工作或參加與公司有關(guān)的重大活動(dòng)形成的聲像資料。

（五）重大工程建設(shè)、重大技術(shù)改造和技術(shù)引進(jìn)等聲像材料（包括開工原貌、建設(shè)過程、竣工驗(yàn)收、試生產(chǎn)情況、工程全貌等）。

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（六）反映公司重要科研成果、科技發(fā)明、專利技術(shù)成果及新技術(shù)、新工藝、新材料應(yīng)用等聲像資料。

（七）上級機(jī)關(guān)、團(tuán)體授予公司的獎(jiǎng)杯、牌匾和證書等聲像資料。

（八）公司歷年生產(chǎn)的主要產(chǎn)品及產(chǎn)品獲獎(jiǎng)、免檢等獎(jiǎng)杯、牌匾和證書等聲像資料。

（九）公司其它重要活動(dòng)、重要事件或重大事故、重大自然災(zāi)害等聲像資料。

（十）其他具有保存價(jià)值的聲像資料。第五條 歸檔時(shí)間及要求

（一）屬于歸檔范圍的聲像資料，應(yīng)由承辦部門或攝錄人員在形成后1月之內(nèi)按歸檔要求及時(shí)整理并移交，不得私自保存。

（二）歸檔的聲像資料應(yīng)齊全、完整。

（三）以感光材料為載體形成的聲像資料應(yīng)是原版、原件，特殊情況下經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)方可接收復(fù)制件。歸檔的聲像資料必須做到圖像清晰、聲音清楚，并由承辦單位或攝錄人員加以必要的文字說明。

（四）文字說明應(yīng)用簡潔的語言概括出聲像資料所反映的內(nèi)容，一般應(yīng)包括：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、人物、背景、作者等。

（五）歸檔的聲像檔案必須按照規(guī)定格式和規(guī)格制作保存，其視頻格式為：AVI；音頻格式為：WAV，壓縮率：25Mb/s：數(shù)碼圖片按照原始數(shù)據(jù)保存，格式為JPG，圖像模式為RGB格式。QG/PG0097—2016

（六）歸檔的照片其底片與照片的影像應(yīng)符合；以感光材料為底片形成的重要照片，如無底片的，應(yīng)進(jìn)行翻拍復(fù)制底片；對于拍攝張數(shù)較多的同一事件的照片，應(yīng)從中選擇最能反映事件情況的照片歸檔。

第三章 整理

第六條 照片檔案的底片應(yīng)單獨(dú)整理存放，照片和說明一同整理存放。

第七條 底片的整理

（一）底片分類，將一個(gè)全宗內(nèi)的底片分成負(fù)片和反轉(zhuǎn)片兩種，并單獨(dú)整理和存放。

（二）底片的編號。在全宗內(nèi)統(tǒng)編流水號。

格式：全宗號—底片號，如：13—535。底片號應(yīng)用鐵筆橫排刻寫在膠片乳劑面片下邊處。

（三）底片放入底片袋內(nèi)保管，底片袋的右上方應(yīng)標(biāo)明底片號。大底片應(yīng)在藥膜面墊柔軟的中性紙張后，纏在卷筒紙芯上，外面用襯紙包裝并注明底片號。

（四）按底片號順序?qū)⒌灼迦氲灼瑑浴?/p>

（五）電子照片在全宗內(nèi)統(tǒng)編流水號，并注明所在光盤號（子分公司（單位）照片檔案的光盤號按大流水往下編）。

格式：全宗號—電子照片編號—光盤號，如：01—1—1。第八條

照片檔案說明的編寫方法和要求

（一）符號說明的項(xiàng)目有：照片號、底片號和參見號。照片號：案卷內(nèi)照片的順序號；

QG/PG0097—2016 底片號：底片在全宗內(nèi)編的流水號；

參見號：與本張（組）照片有聯(lián)系的其它檔案的代號（分類號）。

（二）照片檔案文字說明的成份包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素。

事由：照片所反映事件、事情的情由；

時(shí)間：事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生和拍攝的時(shí)間； 地點(diǎn)：被攝物所在的具體地點(diǎn)；

人物：照片景像上主要人物的姓名、身份；

背景：對揭示照片景像主題具有一定作用的背景資料； 攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。

（三）照片檔案文字說明的編寫要求：

綜合運(yùn)用六個(gè)要素，概括地揭示照片影像反映的全部信息； 文字簡潔、語言通順。一般不超過200字；

用阿拉伯?dāng)?shù)字表示時(shí)間，年、月、日三字用“.”隔開。例：1985年3月2日寫作1985.3.2。

（四）總說明和分說明。一般應(yīng)以照片的自然張為單元編寫說明，一組（若干張）聯(lián)系密切的照片應(yīng)加總說明。

凡已加總說明的照片分別編寫簡要的分說明，并注“*”號。

（五）照片檔案說明的格式

說明應(yīng)分段書寫，格式如下：

照片號/底片號 拍攝時(shí)間

文字說明 QG/PG0097—2016 參見號 攝影者

單張照片說明可書寫在照片正下方芯頁上，也可在照片右側(cè)或左側(cè)芯頁上書寫。總說明在第一張照片上方的芯頁上書寫。大照片的說明可另紙書寫，一同保存。反轉(zhuǎn)底片的說明應(yīng)在插袋式芯頁上書寫。

將“全宗號—案卷目錄號—案卷號—照片號—底片號”寫在照片背面右下角。

第九條 照片的整理方法

（一）照片的分類。一般應(yīng)在全宗內(nèi)按年代進(jìn)行分類。分類應(yīng)保持前后一致，不能隨意變動(dòng)。

（二）根據(jù)分類情況，將照片與說明一起固定在芯頁上，并組成案卷。芯頁的規(guī)格為297mm×210mm。

（三）根據(jù)照片的規(guī)格、畫面和說明的字?jǐn)?shù)確定照片固定位臵。

（四）照片必須固定在芯頁正面（裝訂線右側(cè)）。

（五）案卷內(nèi)的芯頁以30頁左右為宜。

（六）卷內(nèi)目錄的填寫，以照片的自然張數(shù)或有總說明的若干張為單元填寫。內(nèi)容有：

照片號：卷內(nèi)照片的順序號： 底片號：卷內(nèi)底片的順序號：

照片題名：在盡量保證基本要素內(nèi)容完整的前提下，將文字說明改寫成照片名稱。照片名稱不應(yīng)超過50個(gè)字；

拍攝時(shí)間：拍攝該張（組）照片的年、月、日。

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（七）案卷目錄，以所有案卷為單元形成的目錄，填寫內(nèi)容主要有：案卷號、案卷題名、、張數(shù)、保管期限。

（八）卷內(nèi)備考表。可采用文書檔案的卷內(nèi)備考表。卷內(nèi)備考表應(yīng)放在案卷的最后一頁。

（九）卷皮格式。可采用文書檔案的卷皮或?qū)Ｓ镁砥ぁ?/p>

（十）按照全宗號、目錄號、案卷號的順序排列案卷，上架保存。

（十一）大張照片、反轉(zhuǎn)片應(yīng)與其它照片一同組卷，單獨(dú)存放，并在卷內(nèi)目錄的備考欄內(nèi)注明“大張”、“反轉(zhuǎn)片”。

第十條

照片的整理要求： 照片要組成案卷（保管單位）；

案卷題名應(yīng)概括案卷內(nèi)全部照片的基本主題；

檔號規(guī)范、準(zhǔn)確、清晰，不得出現(xiàn)重編、漏編及空號現(xiàn)象； 說明格式正確，項(xiàng)目齊全，能準(zhǔn)確揭示照片內(nèi)容，反映整理情況；

案卷裝訂美觀，要有卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表； 有完整的、符合標(biāo)準(zhǔn)格式的案卷目錄。

第十一條 數(shù)據(jù)流磁帶、光盤、錄音帶、錄像帶的整理

（一）按不同的載體類型分別編號，同一類的按歸檔時(shí)間順序編流水號。其格式為：全宗號〃載體類型號〃流水號。

（二）載體類型及代號： 錄音帶：1；

QG/PG0097—2016 錄像帶：2； 光盤：3； 數(shù)據(jù)流磁帶：4；

（三）按要求填寫聲像檔案的文字說明和存儲介質(zhì)的軟硬件環(huán)境。

（四）按不同載體編制聲像檔案總目錄，其內(nèi)容包括盒（盤）號、內(nèi)容、制作者、制作時(shí)間、密級、保管期限、參見號、備注等。

第四章 保管

第十二條 保管條件： 庫房應(yīng)符合“八防”等要求；

保存底片的適宜溫濕度：溫度13—150C，相對濕度35%-45%； 保存其它介質(zhì)聲像檔案適宜的溫濕度：溫度14—240C，相對濕度40%-65%。

第十三條 底片保管時(shí)應(yīng)立放。第十四條 保管裝具

（一）底片袋，用半透明的中性紙和中性膠粘劑制成的80mm×100mm或相應(yīng)規(guī)格的紙袋。

（二）底片冊，由297mm×210mm的插袋式芯頁組成，用于貯存單張底片。

（三）底片盒，為95mm×95mm紙盒，用于貯存大張底片。

（四）卷筒紙芯，用于保存大張底片、照片的裝具。其推薦內(nèi)徑為直徑76.4+20mm，壁厚2-3mm。

第十五條 保管要求

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（一）照片檔案入庫前要進(jìn)行檢查，防止受污染的照片入庫。檢查內(nèi)容：

黑白底片入庫前要進(jìn)行水洗處理； 照片水洗后要上光；

對受污染的照片、底片要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。

（二）接觸底片的人員應(yīng)帶潔凈的手套操作，防止汗?jié)n污染底片。

（三）庫房內(nèi)晝夜溫度變化不能大于±30C，濕度變化不能大于±5%。

（四）對本館（室）保存的照片檔案要根據(jù)情況定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

（五）對庫存的數(shù)據(jù)流磁帶、錄音帶、錄像帶、光盤等載體的聲像檔案，應(yīng)做到每2年檢查一次，發(fā)現(xiàn)變形、斷裂、磁粉脫落等現(xiàn)象，要及時(shí)進(jìn)行技術(shù)處理。

第五章 聲像檔案的鑒定

第十六條 聲像檔案的保管期限參照文書和科技檔案保管期限執(zhí)行。

第十七條 以數(shù)字形式存儲的聲像檔案應(yīng)多重備份，具有珍貴歷史價(jià)值的數(shù)碼照片應(yīng)沖洗成照片保存。

第十八條 對已到保管期限經(jīng)鑒定確認(rèn)無保存價(jià)值的聲像檔案，需登記造冊，由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行技術(shù)處理。銷毀聲像

QG/PG0097—2016 檔案須兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字，銷毀清冊歸檔永久保存。

第六章 聲像檔案的產(chǎn)權(quán)管理及利用

第十九條 本單位職工為完成本職工作、單位安排的工作所形成的聲像資料，屬于職務(wù)作品，其產(chǎn)權(quán)屬于單位所有，作者享有署名權(quán)。作者應(yīng)及時(shí)歸檔形成完整的聲像檔案，不得私自保存或據(jù)為己有，也不得未經(jīng)單位許可進(jìn)行商業(yè)利用。

第二十條 非涉密的聲像檔案經(jīng)單位同意可以提供第三方使用，所得收益作為單位的其它業(yè)務(wù)收入，單位對作者應(yīng)給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。

QG/PG0097—2016 附件6：

榮譽(yù)檔案管理實(shí)施細(xì)則

第一章 收集

第一條 歸檔范圍

上級機(jī)關(guān)發(fā)給本機(jī)關(guān)的獎(jiǎng)狀、證書、錦旗、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯以及上級領(lǐng)導(dǎo)視察本單位的題詞、書寫的字畫等。

第二條

歸檔時(shí)間

子分公司（單位）每年形成的榮譽(yù)檔案于次年一季度內(nèi)由各專業(yè)管理部門編造清冊同實(shí)物一并向檔案管理部門移交。

第二章 整理

榮譽(yù)檔案的分類編號辦法詳見《檔案分類編號細(xì)則》。

第三章 保管

對榮譽(yù)檔案要做到妥善保管、存放有序、查找方便，不得隨意堆放，嚴(yán)防損毀。

第四章 鑒定銷毀

榮譽(yù)檔案的鑒定銷毀程序參照文書檔案鑒定銷毀程序辦理。

第五章 利用

在對外借閱時(shí)，檔案原件不得借出，如有特殊需要，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能借出，并限期歸還。

QG/PG0097—2016 附件7：

電子檔案管理實(shí)施細(xì)則

第一章 收集

第一條 歸檔范圍

電子檔案的歸檔范圍按公司各類紙質(zhì)檔案的歸檔范圍執(zhí)行。第二條 歸檔要求

（一）用文字處理技術(shù)形成的電子文件，歸檔時(shí)要求文件存儲格式為“.PDF”、“.TXT”或“.DOC”、“.DOCX”、“.XLS”、“.XLSX”。

（二）用掃描等設(shè)備獲得的圖像電子文件，歸檔時(shí)要求文件存儲格式為“.TIF”、“.PDF”或“.RGB”，彩色圖像文件非壓縮格式為“.JPEG”或“.BMP”。如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集歸檔。

（三）用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件，歸檔時(shí)要求文件存儲格式為“.DWG”。CAD電子文件的歸檔應(yīng)包括為生成CAD電子文件而開發(fā)的軟件產(chǎn)品和軟件說明。專用CAD軟件要支持ACAD的閱讀格式，否則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集歸檔。

（四）用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件，歸檔時(shí)要求文件存儲格式為“.AVI”或“.MPEG”，圖像文件要求支持標(biāo)準(zhǔn)播放軟件的文件格式。收集時(shí)應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。

（五）音頻文件格式為“.WAV”，用音頻設(shè)備獲得的文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識和相關(guān)軟件。

QG/PG0097—2016

（六）由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時(shí)應(yīng)注意參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。

（七）通用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其軟件版本和相關(guān)參數(shù)，如軟件產(chǎn)品說明及軟、硬件平臺說明。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)必須連同專用軟件一同收集。

（八）電子文件性質(zhì)代碼：R-草稿性電子文件；U-非正式電子文件；O-正式電子文件；N-無紙電子文件；T-文本文件；I-圖像文件；G-圖形文件；V-影像文件；M-多媒體文件；P-計(jì)算機(jī)程序；D-數(shù)據(jù)文件。

（九）保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，要與紙質(zhì)等文件之間相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。

（十）歸檔電子文件應(yīng)刻錄在只讀光盤、一次寫光盤、磁帶等耐久性載體上，禁用軟磁盤作為歸檔電子文件的長期保存載體。

（十一）存儲電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫光盤編號。

（十二）電子文件形成和歸檔部門應(yīng)對所收集的電子文件的有效性、完整性和有無病毒進(jìn)行審核，同時(shí)按項(xiàng)目填寫README.DOC說明文件，內(nèi)容包括：項(xiàng)目起止時(shí)間、項(xiàng)目名稱、電子文件格式及所需軟硬件環(huán)境等，并將該文件一同刻入光盤中（外來電子文件需形成紙質(zhì)README.DOC說明文件貼在包裝盒內(nèi)），由部門負(fù)責(zé)人簽署意見后移交本單位檔案管理部門歸檔。

QG/PG0097—2016

（十三）檔案管理部門應(yīng)對載體有無劃痕、有無完整性、有效性審核手續(xù)等方面的內(nèi)容進(jìn)行審核，合格后雙方在移交登記上簽字，辦理交接手續(xù)，否則，應(yīng)退回文件形成部門重新制作。

（十四）具有永久、長期保存價(jià)值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。

第三條 歸檔份數(shù)

一式兩份，一份用以長期保存，一份用以提供利用。第四條 歸檔時(shí)間

邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔（刻錄）應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。

第二章 整理

第五條 檔案管理部門在接收電子檔案后，應(yīng)該進(jìn)行必要的加工整理，分類、編號，而后入庫保管。

第六條 電子文件的分類按紙質(zhì)文件分類的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第七條 電子檔案的編號

檔案管理部門在對電子文件進(jìn)行整理時(shí)應(yīng)在對應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫中增加一個(gè)“光盤號”字段，以建立紙質(zhì)檔案與電子檔案的唯一標(biāo)識（無紙質(zhì)的電子檔案做法相同）。

光盤編號辦法為：全宗號—類別號—流水號表示。例如：“9—7—0001”表明為：煉鋼廠竣工檔案1#光盤。同時(shí)應(yīng)將光盤號填入檔案案卷目錄及相應(yīng)的備考表和卡片中。

第八條 保管期限的劃分

QG/PG0097—2016 電子檔案保管期限的劃分，可參照國家和公司關(guān)于紙質(zhì)文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行（見附件11）。

第三章 保管

電子檔案的保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般要求外，還應(yīng)符合下列條件：

歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形；

環(huán)境溫度選定范圍：14℃—24℃；相對濕度選定范圍：45%—65%； 存放應(yīng)遠(yuǎn)離熱源、酸堿等有害氣體和強(qiáng)磁場；

電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案分開保管，有條件的單位可購買防磁柜等設(shè)施，用以單獨(dú)存放電子檔案；

電子檔案在形成部門的保管，也應(yīng)參照上述條件。

第四章 統(tǒng)計(jì)

檔案管理部門應(yīng)及時(shí)按對電子文件歸檔情況、管理、保護(hù)、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并納入檔案統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目。

第五章 利用

第九條 電子檔案的封存載體不得外借。第十條 利用時(shí)使用拷貝件。第十一條 利用時(shí)要遵守保密規(guī)定。

第十二條 利用者對電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。第十三條 具有保密要求的電子檔案，在網(wǎng)上傳輸時(shí)必須符合國家和公司有關(guān)保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施。

QG/PG0097—2016

第六章 電子檔案的鑒定銷毀

第十四條 到期電子檔案的鑒定銷毀，按國家和公司關(guān)于紙質(zhì)檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十五條 電子檔案的銷毀，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后，方可實(shí)施。第十六條 非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時(shí)，如存儲在不可擦除載體上，需連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。

QG/PG0097—2016 附件8：

工程竣工技術(shù)資料編制、交付歸檔和驗(yàn)收

實(shí)施細(xì)則

第一章 術(shù)語、定義及縮略語

第一條 工程竣工技術(shù)資料

指工程項(xiàng)目在其建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理和交、竣工驗(yàn)收等階段形成的集中保存起來以備查考的直接記述和反映工程實(shí)際情況的圖樣、圖表、文字、電子、聲像以及其他各種方式和載體的歷史記錄材料。

第二條 建設(shè)工程項(xiàng)目

指經(jīng)批準(zhǔn)按照一個(gè)總體設(shè)計(jì)進(jìn)行施工，經(jīng)濟(jì)上實(shí)行統(tǒng)一核算，行政上具有獨(dú)立組織形式，實(shí)行統(tǒng)一管理的工程基本建設(shè)單位。它由一個(gè)或若干個(gè)具有內(nèi)在聯(lián)系的工程所組成。

第三條 監(jiān)理資料

指監(jiān)理單位在工程施工監(jiān)理過程中形成的資料。第四條 施工資料

指施工單位在工程施工過程中形成的資料。第五條 竣工圖

指工程竣工驗(yàn)收后，真實(shí)反映建設(shè)工程項(xiàng)目施工結(jié)果的圖樣。第六條 竣工驗(yàn)收文件

建設(shè)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收活動(dòng)中形成的文件。

第二章 組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)

QG/PG0097—2016 第七條 工程施工單位負(fù)責(zé)編制、整理和交付工程竣工技術(shù)資料。

第八條 工程質(zhì)量監(jiān)督部門負(fù)責(zé)審查施工單位提交的工程質(zhì)保資料，并出具工程質(zhì)量評定證書。

第九條 工程監(jiān)理單位負(fù)責(zé)編制、整理和交付工程監(jiān)理資料，并審查施工單位提交的工程竣工技術(shù)資料，在“工程竣工資料驗(yàn)收認(rèn)可證明書”上簽字認(rèn)可。

第十條 工程使用單位（包括使用單位的工程管理部門和檔案管理部門）負(fù)責(zé)初審施工和監(jiān)理單位提交的工程竣工技術(shù)資料（含光盤），并在“工程竣工資料驗(yàn)收認(rèn)可證明書”上簽字認(rèn)可。同時(shí)，使用單位的工程管理部門負(fù)責(zé)對施工單位施工合同項(xiàng)目的圖號進(jìn)行清理、核實(shí)，并在施工單位的資料移交清單（見附件17）上簽字蓋章。

第十一條 公司及子分公司（單位）的檔案管理部門負(fù)責(zé)復(fù)審施工和監(jiān)理單位提交的工程竣工技術(shù)資料，并在工程結(jié)算單和工程監(jiān)理結(jié)算材料上簽字蓋章。

第十二條 財(cái)務(wù)管理部門負(fù)責(zé)工程竣工資料保證金的核算和管理，并為已辦理完工程竣工技術(shù)資料驗(yàn)收認(rèn)可手續(xù)的施工和監(jiān)理單位辦理工程結(jié)算。

第三章 工程竣工技術(shù)資料的組成

第十三條 工程竣工圖 第十四條

隨機(jī)技術(shù)資料

QG/PG0097—2016 隨機(jī)技術(shù)資料包括引進(jìn)設(shè)備及國內(nèi)設(shè)備的出廠合格證、裝箱單、開箱記錄、說明書、操作規(guī)程（手冊）、參數(shù)值表、設(shè)備圖紙（含設(shè)備現(xiàn)場處理資料）等。

第十五條 監(jiān)理資料(詳見附件11)第十六條 工程建設(shè)過程中形成的全部技術(shù)文字材料（以下簡稱文字材料）

（一）一類文字材料：主要由設(shè)計(jì)變更材料（統(tǒng)稱變更材料，后同）組成。具體包括：

圖紙會審紀(jì)要；

變更通知單（包括變更設(shè)計(jì)的電傳等在內(nèi)，后同）及除代替圖、新增圖以外的附圖；

業(yè)務(wù)聯(lián)系單、工程洽商單及除代替圖、新增圖以外的附圖； 材料代用單；

設(shè)備處理委托單（含設(shè)備制造單位派駐工程現(xiàn)場代表現(xiàn)場處理單）；

其它形式的變更材料。

（二）二類文字材料：指除一類和三類以外的施工過程資料（詳見附件11)。

（三）三類文字材料：主要指測量成果。具體包括： 各種地形測量（包括水下）和施工控制測量成果；

QG/PG0097—2016 一般土建工程的施工定位（含水下）測量成果和竣工測量成果（包括打樁工程的樁位實(shí)測記錄及最后測量和水下建筑物的竣工測量成果）；

管線安裝工程測量成果（包括管線的起點(diǎn)、中點(diǎn)、拐點(diǎn)、終點(diǎn)和管線交叉點(diǎn)的坐標(biāo)、標(biāo)高、坡度）；

各類機(jī)器設(shè)備安裝工程的復(fù)測記錄、測量成果；

道路工程的測量成果（包括路面、結(jié)構(gòu)層、橋臺、橋墩基礎(chǔ)及頂部的測量，隧洞工程施工中在地面上建立的平面與高程控制網(wǎng)，將地面上的坐標(biāo)、方向和高程傳遞到地下后在地下建立的平面與高程控制網(wǎng)，工程施工中的施工定位測量和竣工測量，隧洞開挖后的洞底高程、貫通情況、襯砌后的洞底高程、每10米處的洞寬、洞高的測量和橫斷面圖等）；沉陷觀察、位移、變形記錄等。

（四）工程建設(shè)前期資料。主要包括：立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、可行性研究評估、批復(fù)、初步設(shè)計(jì)任務(wù)書、初步設(shè)計(jì)方案、審查、批復(fù)、工程地質(zhì)及地震資料、地形測量、水文及氣象資料、征地搬遷、人員安臵、施工準(zhǔn)備、施工設(shè)計(jì)圖紙及其說明、招投標(biāo)、機(jī)構(gòu)設(shè)臵、人員分工、管理辦法等。

（五）外事活動(dòng)資料。主要包括：技術(shù)交流、出國考察、商務(wù)談判、詢價(jià)、報(bào)價(jià)、簽訂協(xié)議、合同、出國培訓(xùn)、監(jiān)制、裝箱運(yùn)輸、報(bào)關(guān)、商檢、開箱檢查、索賠、外國專家現(xiàn)場服務(wù)、質(zhì)量事故處理、費(fèi)用支付、設(shè)備調(diào)試、技術(shù)總結(jié)等。

（六）外部配套建設(shè)或協(xié)作的有關(guān)資料，包括原、燃材料、輔助供應(yīng)、設(shè)備供應(yīng)、動(dòng)力供應(yīng)等方面的協(xié)議、合同、會議紀(jì)要、與44

QG/PG0097—2016 此有關(guān)的上級和地區(qū)有關(guān)文件、指示、建設(shè)條件、進(jìn)度、資源情況、資金來源等。

（七）工程項(xiàng)目建設(shè)期間上級或當(dāng)?shù)嘏c工程有關(guān)的各項(xiàng)文件、講話、指示，召開的各種專題會議文件（紀(jì)要、總結(jié)、會議資料），預(yù)算審批、資金安排、項(xiàng)目調(diào)整、進(jìn)度安排、計(jì)劃調(diào)整等。

第四章 工程竣工技術(shù)資料的編制

第十七條 工程竣工技術(shù)資料的編制原則和編制責(zé)任

工程竣工資料編制應(yīng)滿足《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T 50328-2014）及《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T 28-2002）要求。

（一）工程竣工技術(shù)資料原則上按工程施工和監(jiān)理合同進(jìn)行編制。

（二）實(shí)行總承包的工程項(xiàng)目，由總承包單位全面負(fù)責(zé)整理交付竣工技術(shù)資料。

（三）對于一個(gè)整體圖號由兩個(gè)或兩個(gè)以上施工單位施工形成的竣工資料，由主體施工單位負(fù)責(zé)匯總，但其他施工單位應(yīng)在所施工范圍內(nèi)的竣工圖及變更材料上加蓋竣工章，其共用圖紙及變更材料應(yīng)由各方同時(shí)加蓋竣工章，技術(shù)文字材料由主體施工單位將各方的合并成冊（一冊或多冊，單冊厚度不超過5.0cm），封面上應(yīng)反映各相關(guān)施工單位的內(nèi)容并加蓋公章，對變更材料在相應(yīng)的竣工圖上進(jìn)行標(biāo)注，然后與相應(yīng)的竣工圖配套移交。

第十八條 工程竣工技術(shù)資料的質(zhì)量要求

QG/PG0097—2016

（一）工程竣工技術(shù)資料應(yīng)為原件，所使用的表格和填寫的內(nèi)容以及簽字、蓋章均須為原件，且內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。文字材料幅面尺寸規(guī)格應(yīng)為A4幅面（210mm×297mm），并且字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，無任何破損，簽字蓋章手續(xù)完備。文字材料用紙應(yīng)采用具有一定厚度、便于長期和永久保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張，并應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆（包括黑色圓珠筆）、復(fù)寫紙和鉛筆等，資料中不得使用涂改液。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖，要求圖面無破損，線條、數(shù)據(jù)清晰無污點(diǎn)，計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件。不同幅面的工程圖紙應(yīng)按《技術(shù)用圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/T10609．3—1989）統(tǒng)一折疊成整齊、規(guī)范的A4圖幅（210mm×297mm），做到圖面在里，圖標(biāo)欄露在外面，并預(yù)留10～15mm的保護(hù)邊。送交城建檔案館的圖紙須折成手風(fēng)琴形式（非樓梯狀），折疊時(shí)圖紙的左邊留出25mm的裝訂線后的回折需左右對齊。

（二）對于施工單位自行采購的材料，應(yīng)提供材質(zhì)證明書（合格證）的原件。如果同期采購的一批材料多處使用，可將原件放在材料使用量最大的圖號中，其他相關(guān)圖號可使用復(fù)印件，但須在復(fù)印件上注明原件所在的具體圖號，并且原件須交公司檔案館保存。合格證若為金屬牌，需在邊角處穿孔系繩裝入信封中，再將信封邊沿與其他合格證裝訂在二類文字材料中。若材料采購量太少，供貨46

第三篇：公司檔案管理辦法

公司檔案管理辦法（討論稿）

為了提高我公司檔案管理水平，加強(qiáng)檔案工作，充分發(fā)揮檔案的作用，使檔案工作達(dá)到規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的水平，根據(jù)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》的規(guī)定，我公司特制定檔案管理規(guī)定如下：

一、管理原則：

本公司檔案采用文件材料形成部門立卷的原則，“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”。實(shí)行各部門自行立卷，留存?zhèn)浞莺笠平蝗耸滦姓抗芾恚瑫r(shí)履行移交手續(xù)。

為確保各類檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，各部門定期向檔案室轉(zhuǎn)交存檔文件。公司的立卷歸檔工作由人事行政部負(fù)責(zé)，并對本公司各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)；各部門設(shè)立兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門文件材料的立卷、歸檔工作。

二、歸檔范圍：

各部門凡是反映本公司工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件材料均應(yīng)立卷歸檔。

三、歸檔要求：

1、歸檔的文件材料必須完整。

（1）文字清晰，用碳素墨水或簽字筆書寫。（2）不同內(nèi)容要分卷立案。（3）歸檔文件材料必須為原件。

2、歸檔文件材料必須明確地反映公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的真實(shí)內(nèi)容和具體過程。

四、歸檔時(shí)間：

各部門于次年二月前將上一辦理完畢的文件材料由兼職檔案員按立卷要求整理歸檔，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審查后，交人事行政部審核，對不符合質(zhì)量要求的案卷退還立卷部門重新加工整理。

五、檔案管理：

1、立卷完畢后，兼職檔案員應(yīng)按照不同的保管期限，內(nèi)容分別填寫一式兩份案卷目錄，其中一份交行政人事部檔案室留存，另一份由立卷部門自己留存。人事行政部檔案室對所接收的案卷應(yīng)進(jìn)行審核把關(guān)

2、各部門要重視公司的檔案工作，專人（兼職）負(fù)責(zé)本部門的檔案收集、整理。兼職檔案員如進(jìn)行調(diào)整，需及時(shí)通知人事行政部，并作好本部門檔案的交接記錄。

七、各部門收集范圍：

（一）人事行政部：

1、行政管理檔案

（1）各種會議的會議記錄、紀(jì)要；各部門收發(fā)文登記本。（2）公司工作計(jì)劃、總結(jié)；公司半年工作計(jì)劃、總結(jié)；公司各部門工作計(jì)劃、總結(jié)。（3）公司大事記及組織機(jī)構(gòu)變革。

（4）公司制定的規(guī)章制度、部門職責(zé)、崗位職責(zé)。（5）本公司的請示及上級機(jī)關(guān)的批復(fù)。

（6）反映公司經(jīng)營活動(dòng)的各種合同、協(xié)議及文件。

（7）出國考察、友好往來、參加會議等外事活動(dòng)形成的文件材料。（8）公司開業(yè)、歇業(yè)、撤并材料。

（9）上級機(jī)關(guān)反映本公司活動(dòng)的信息、簡報(bào)。（10）處理來信來訪材料。

（11）各種計(jì)劃統(tǒng)計(jì)報(bào)表和計(jì)劃管理中形成的文件材料。（12）公司內(nèi)部行文、公司對外發(fā)文或需要加蓋公章的文件材料。

2、人事管理檔案：由人事部負(fù)責(zé)立卷保管，留存?zhèn)浞荨０▎T工二級檔案、人員調(diào)配、人員工資、人員培訓(xùn)、公務(wù)會議等工作中形成的各種文件材料。（1）員工獎(jiǎng)懲材料。（2）計(jì)劃生育有關(guān)文件。

（3）公司人事任免、變動(dòng)通知及決定。（4）職工崗位、薪資異動(dòng)資料。

（5）人員基本情況統(tǒng)計(jì)；員工花名冊；工資表；年終統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（6）因私出國人事關(guān)系保留協(xié)議書及相關(guān)材料。（7）先進(jìn)集體、個(gè)人的申報(bào)材料。

（二）銷售部：包括企業(yè)經(jīng)營決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場經(jīng)濟(jì)信息，廣告宣傳和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。

（三）技術(shù)部：由研發(fā)部負(fù)責(zé)立卷保管，留存?zhèn)浞荨０ㄙ|(zhì)量管理、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)研發(fā)、技術(shù)改造和標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量、能源、環(huán)保、科技情報(bào)、專利申請審批等檔案管理中形成的各種文件材料。

（四）財(cái)務(wù)部：公司有關(guān)財(cái)務(wù)方面的請求及批復(fù)；財(cái)務(wù)計(jì)劃、總結(jié)；各財(cái)務(wù)分析報(bào)告；清產(chǎn)核資材料；會計(jì)報(bào)表；會計(jì)賬簿；會計(jì)憑證等。

（五）商務(wù)部：公司客戶資料，供應(yīng)商資質(zhì)資料、銷售合同、公司宣傳資料、樣卡；設(shè)備、物資、原材料采購、庫存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。

（六）其他方面：都由人事行政部負(fù)責(zé)立卷保管，留存?zhèn)浞荨?/p>

七、檔案保管制度

1、公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專門庫房，根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。

3、科學(xué)地編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。

4、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6、原則上檔案只在檔案室進(jìn)行查閱，不得借出檔案室，但各部門常用文件可向檔案室提出長借，但須借閱人及其部門經(jīng)理在借閱單上簽字，如有丟失，部門經(jīng)理受連帶責(zé)任。

7、檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

8、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

9、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

10、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。

11、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。

九、檔案資料借閱制度：

公司為了逐步完善檔案資料的歸檔入案工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用，更好地方便各部的工作，特制定檔案資料借閱制度如下：(一)、借閱

1、各部門凡需短時(shí)間(3—5天)借出的檔案資料，借閱人事先打電話與檔案室聯(lián)系，提供檔案資料名稱，檔案室予以準(zhǔn)備。

2、所借檔案資料，借閱人要妥善保管，不得涂改、亂畫、弄臟、丟失。

3、所借檔案資料，借閱人無權(quán)復(fù)印、更改，如需復(fù)印長期使用，由檔案室統(tǒng)一辦理。

4、所借檔案資料，要及時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)用。(二)、查閱

1、所需查閱檔案資料由檔案室人員查找提供，不得自取。

2、查閱后的檔案資料折正，放好，由檔案室人員查正后放回原處，以備再用。

3、檔案室保持肅靜，不得大聲喧嘩。

十、本辦法經(jīng)總經(jīng)理辦公會討論通過后由總經(jīng)理發(fā)布，修改時(shí)亦同。

十一、本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。

第四篇：公司檔案管理辦法

編號：XG/SB-005-2010 檔 案 管 理 辦 法 2010.06.25 發(fā)布 2010.07.01 實(shí)施 西林鋼鐵集團(tuán)有限公司設(shè)備工程部 發(fā)布

檔案管理辦法

第一章

總

則

第一條

為加強(qiáng)公司檔案管理，提高檔案利用效率，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定本管理辦法。

第二章 檔案管理

第二條

公司設(shè)備工程部檔案室負(fù)責(zé)全公司科技、財(cái)務(wù)、文書檔案的管理職能。第三條

按照歸檔范圍的要求，各單位、部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理工作，按照各種檔案歸檔時(shí)間的要求，定期交檔案室集中管理。

第三章 檔案的歸檔范圍及要求 第四條 歸檔的要求

一、歸檔的文件材料必須完整；

二、歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程；

三、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

第五條 歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。

一、本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料； 黨委：

1、本企業(yè)員工參加各級代表大會、重要發(fā)言、提案等；

2、黨委會議記錄；

3、黨委換屆選舉任免文件；

4、黨、團(tuán)工作總結(jié)、計(jì)劃；

5、表彰先進(jìn)黨組織、優(yōu)秀黨員材料；

6、紀(jì)檢、監(jiān)察中形成的重要材料；

7、工會總結(jié)、會議記錄；

8、企業(yè)年鑒 辦公室：

1、辦公會議、領(lǐng)導(dǎo)班子會議記錄；

2、組織機(jī)構(gòu)改革；

3、上級領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)來企業(yè)視察檢查形成的提詞、講話、聲像等形成的材料；

4、本企業(yè)重要的工作會議、討論通過的決議材料；

5、本企業(yè)各部門編制調(diào)整、名稱變更，啟用、更換印章；

6、本企業(yè)重大的體制改革形成的材料；

7、工作總結(jié)和計(jì)劃、長遠(yuǎn)規(guī)劃；

8、領(lǐng)導(dǎo)班子離任審計(jì)材料；

9、本企業(yè)規(guī)章制度；

10、本企業(yè)與下屬部門及外單位簽訂的有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的合同、協(xié)議；

11、辦公室主辦，擬定、起草的請示、報(bào)告與上級機(jī)關(guān)的指示、批復(fù)；

12、本企業(yè)編制的年報(bào)（大事記）；

13、上級機(jī)關(guān)或同級機(jī)關(guān)制發(fā)貫徹執(zhí)行的文件。

二、本企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目文件材料：

1、可行性研究、任務(wù)書：

項(xiàng)目建議書及批復(fù)，可行性研究報(bào)告，環(huán)境預(yù)測、調(diào)查報(bào)告、環(huán)境影響報(bào)告書和批復(fù)，設(shè)計(jì)任務(wù)書、計(jì)劃任務(wù)書、可行性研究報(bào)告的批復(fù)。

2、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料： 工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘探報(bào)告、地質(zhì)圖、勘探記錄、化驗(yàn)、試驗(yàn)報(bào)告、重要土、巖樣及說明，地形、地貌、控制點(diǎn)、建筑物、構(gòu)筑物及重點(diǎn)設(shè)備安裝測量定位觀測記錄。

3、設(shè)計(jì)文件：

總體規(guī)劃設(shè)計(jì)、方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)預(yù)算書、關(guān)鍵技術(shù)試驗(yàn)、設(shè)計(jì)評估、鑒定及審批。

4、項(xiàng)目管理文件：

征用移民文件，計(jì)劃、投資、統(tǒng)計(jì)、管理文件，招標(biāo)投標(biāo)、承發(fā)包合同協(xié)議，專項(xiàng)申請、批復(fù)文件。

5、施工文件: 建筑施工文件，設(shè)備及管線安裝施工文件，電氣、儀表安裝施工文件。

6、監(jiān)理文件、資料：

監(jiān)理合同協(xié)議、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃及監(jiān)理細(xì)則，施工及設(shè)備器材供應(yīng)單位資質(zhì)審核、設(shè)備、材料審批。

施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工計(jì)劃、技術(shù)措施審核，施工進(jìn)度、延長工期、索賠及付款報(bào)審，開（停、復(fù)、返）工、許可證、中間驗(yàn)收證明書，設(shè)計(jì)變更、材料、零部件、設(shè)備代用審批。

協(xié)調(diào)會審記錄、監(jiān)理工程師指令、指示，來往函件，工程材料監(jiān)理檢查、復(fù)檢、實(shí)驗(yàn)記錄、報(bào)告，監(jiān)理日志、監(jiān)理周報(bào)、備忘錄，各項(xiàng)測控量成果及復(fù)核文件、外觀、質(zhì)量、文件等檢查、抽查記錄。

工程質(zhì)量事故、施工安全事故報(bào)告。工程進(jìn)度計(jì)劃、實(shí)施、分析統(tǒng)計(jì)文件、變更價(jià)格審查、支付審批、所賠處理文件。

7、工藝設(shè)備文件：

產(chǎn)品檢驗(yàn)、檢測記錄，設(shè)備材料采購合同、出廠質(zhì)量合格證明，設(shè)備、材料裝箱單、開箱記錄、工具單、備品備件單，設(shè)備圖紙、使用說明書、零部件目錄。設(shè)備安裝調(diào)試、測定數(shù)據(jù)、性能鑒定。

8、科研項(xiàng)目；

9、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)： 開停車方案，設(shè)備試車、驗(yàn)收、運(yùn)轉(zhuǎn)、維護(hù)記錄，安全操作規(guī)程、事故分析報(bào)告，產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、性能、圖紙。

10、財(cái)務(wù)、器材管理：

工程概算、預(yù)算、標(biāo)底、合同價(jià)、決算、審計(jì)及說明。

11、竣工驗(yàn)收文件：

項(xiàng)目竣工驗(yàn)收報(bào)告，工程設(shè)計(jì)總結(jié)，工程監(jiān)理總結(jié)，項(xiàng)目質(zhì)量評審材料，工程審計(jì)文件、材料、決算報(bào)告。竣工驗(yàn)收會議決議文件、驗(yàn)收證書及驗(yàn)收委員會明冊、簽字。

12、建設(shè)用地規(guī)劃管理：

國有土地使用證、房屋所有權(quán)證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建設(shè)項(xiàng)目選址意見書。

三、會計(jì)檔案歸檔具體包括：

1、會計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計(jì)賬簿。

2、會計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計(jì)賬簿。

3、財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

4、其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料。

四、本企業(yè)所屬單位和派出機(jī)構(gòu)應(yīng)報(bào)本企業(yè)的文件材料；

五、本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購設(shè)備等帶來的文件材料；

六、本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料；

七、本單位執(zhí)行、辦理的外來文件材料； 第六條 歸檔的時(shí)間:

一、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

二、工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目、科研課題、基建項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

三、外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。

四、企業(yè)職工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。

五、會計(jì)文件材料在會計(jì)終了后由會計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。

六、電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。

七、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。第七條

下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔：

一、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料；

二、各車間設(shè)備大修、改造形成的文件材料（包括圖紙）；

三、企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料；

四、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料；

五、其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。

第八條 借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。借出使用期間，不許轉(zhuǎn)借他人，不許帶入施工現(xiàn)場。

第四章 檔案的利用

第九條 案卷一般僅供在檔案室閱看，利用檔案人員必須愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點(diǎn)、批注等。

第十條 查閱文書、財(cái)務(wù)、科技檔案，由借閱單位主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，經(jīng)設(shè)備工程部部門負(fù)責(zé)人簽批后方可借閱。

第十一條 借閱期限不得超過15天，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

第十二條 借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù)，辦理借閱登記，當(dāng)面點(diǎn)交清楚。歸還時(shí)嚴(yán)格檢查，并在借用登記予以注銷。借閱者要愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

第十三條 檔案管理人員對查閱借閱檔案及歸還檔案，均應(yīng)在檔案查閱登記薄上進(jìn)行登 記；對重大或重要項(xiàng)目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。

第十四條 對于歸檔范圍內(nèi)的歸檔資料各單位各部門負(fù)責(zé)收集并交由公司檔案室同一管理，納入考核。

第十五條

各單位應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本規(guī)定，將歸檔資料完整、準(zhǔn)確地收集好，并及時(shí)送交檔案室統(tǒng)一管理，為西鋼做大做強(qiáng)的飛速發(fā)展提供高質(zhì)量的服務(wù)。

附加說明

——本文件編制人：李 俊 ——本文件審核人：王樹禮 ——本文件批準(zhǔn)人：劉繼友

——本辦法2010年首次發(fā)布，原XG/SB005-2006《設(shè)備技術(shù)檔案管理辦法》同時(shí)廢止。

第五篇：公司檔案管理辦法

檔案管理制度

第一節(jié) 總 則

第一條 為規(guī)范錫林郭勒元和路橋管理有限公司的檔案管理，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，維護(hù)公司利益，防止重要文件、資料的遺失，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本制度。

第二節(jié) 管理體制和職責(zé)

第二條 公司設(shè)臵檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對穩(wěn)定，調(diào)動(dòng)工作時(shí)，須對檔案裝具、設(shè)備和檔案庫藏進(jìn)行清點(diǎn)并制作移交清冊，并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間等信息。具體職責(zé)為：

（1）負(fù)責(zé)公司檔案和工程資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、立卷歸檔等；

（2）負(fù)責(zé)公司成立、兼并、機(jī)構(gòu)重組、對外交往等重大經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和基建工程檔案的跟進(jìn)；

（3）負(fù)責(zé)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的制訂；（4）負(fù)責(zé)檔案提供利用服務(wù)；

（5）嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好檔案密級劃控和守密、解密。

第三節(jié) 文件材料的形成和歸檔

第三條 檔案按照記述內(nèi)容的不同劃分為黨群工作、行政管理、后勤管理、設(shè)備管理、財(cái)務(wù)會計(jì)、基本建設(shè)；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數(shù)據(jù)計(jì)算、統(tǒng)計(jì)表格檔案等；按照載體形態(tài)可分為紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物檔案等。

第四條 歸檔時(shí)間和歸檔程序

（一）公司各部門、辦事機(jī)構(gòu)和區(qū)域所產(chǎn)生的文書檔案，根據(jù)其重要程度及實(shí)際需要由其負(fù)責(zé)人審定后須隨時(shí)歸檔。各部門、辦事機(jī)構(gòu)和區(qū)域零星文書檔案采取各部門平時(shí)累積、每半年一次按照各類檔案的管理細(xì)則進(jìn)行整理并移交檔案室。

（二）項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)工程類檔案由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，于工程項(xiàng)目竣工后三個(gè)月內(nèi)各項(xiàng)目資料員統(tǒng)一整理后有序歸檔。設(shè)備儀器類檔案，在開箱或安裝調(diào)試后由購臵部門向公司綜合管理部檔案室歸檔。

（三）會計(jì)檔案在會計(jì)結(jié)束后，暫由財(cái)務(wù)部門保管一年，一年后由財(cái)務(wù)部整理后統(tǒng)一向公司綜合管理部檔案室歸檔。

（四）人事檔案在員工離職手續(xù)辦理完畢后的三個(gè)月內(nèi)由公司綜合管理部檔案室歸檔。

（五）聲像、實(shí)物檔案，在產(chǎn)生后及時(shí)歸檔。

（六）凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對應(yīng)的材料一同歸檔。第五條 歸檔要求

（一）歸檔的文件、資料必須完整。

（二）歸檔文件、資料的密級、保管期限劃分須準(zhǔn)確，分類清楚、歸類準(zhǔn)確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯(lián)系。

（三）電子檔案實(shí)行雙軌制，紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，維護(hù)檔案的完整與安全。

（四）各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。

第四節(jié) 檔案的利用

檔案管理員編制檔案檢索工具，根據(jù)各類檔案的特點(diǎn)建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行計(jì)算機(jī)著錄工作，為利用計(jì)算機(jī)檢索創(chuàng)造條件。

檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動(dòng)了解公司各項(xiàng)工作，搞好檔案提供利用。

第五節(jié) 檔案保管期限的劃分及鑒定

第六條 檔案管理員須根據(jù)各類檔案管理細(xì)則中的《歸檔范圍和保管期限表》（詳見集團(tuán)公司管理制度p35-p40）確定檔案的保管期限及檔案的價(jià)值。

第七條 檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。其中長期為10年以上，短期為3-5年。

第八條 對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案須永久保存。

第九條 對公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長期或短期保存。第十條 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

第六節(jié) 檔案保密規(guī)定

第十一條 嚴(yán)格遵守本規(guī)定，做到不該知道的事絕不問，不該說的機(jī)密堅(jiān)決不說，不該看、記的材料不看、不記。

第十二條 接收和移出檔案，必須認(rèn)真清點(diǎn)、核對交接清單。

第十三條 嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，不任意擴(kuò)大借閱范圍，對需要出據(jù)檔案證明的，要認(rèn)真核對摘抄內(nèi)容。

第十四條 整理檔案應(yīng)在辦公區(qū)內(nèi)進(jìn)行。不得將檔案帶出辦公區(qū)，以防失密或丟失。

第十五條 檔案、資料不準(zhǔn)隨意銷毀，如需銷毀應(yīng)先辦理批準(zhǔn)手續(xù)。第十六條 公司檔案由專人負(fù)責(zé)管理，非管理人員不得進(jìn)入，下班前必須把借閱的檔案資料入庫。

第十七條 發(fā)現(xiàn)檔案丟失，損壞要及時(shí)報(bào)告。

第七節(jié) 檔案查閱、借閱規(guī)定

第十八條 借閱檔案要認(rèn)真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機(jī)密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負(fù)責(zé)。

第十九條 因工作需要，查閱檔案資料時(shí)，必須填寫《檔案使用登記表》及《調(diào)閱單》，寫明查閱人身份、查閱目的及查閱文件，方可查閱。查閱重要檔案資料，需經(jīng)檔案主管部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。

第二十條 檔案資料一般情況下僅公司內(nèi)部人員查閱使用。

如外單位、個(gè)人查閱檔案，必須持單位介紹信、工作證或個(gè)人身份證明，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理登記手續(xù)后，方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。

第二十一條 復(fù)印檔案資料需填寫《檔案使用登記表》，機(jī)密檔案資料由檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可復(fù)印。

第二十二條 檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時(shí)，需填寫《檔案使用登記表》，寫明用意，經(jīng)借閱人部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可外借。機(jī)密檔案須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可外借。

第二十二條 借出檔案應(yīng)在5日內(nèi)歸還，如需延長借閱期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，到期未還者，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還，未辦理續(xù)借手續(xù)而愈期不歸還者，要予以通報(bào)批評或追究其相關(guān)責(zé)任。

第二十三條 借閱檔案的人員，要愛護(hù)檔案，不準(zhǔn)私自摘錄、翻印和任意轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)圈注和涂改，不準(zhǔn)污損和拆卷，嚴(yán)禁泄密。如發(fā)生上述情況要追究借閱人的責(zé)任。

第二十四條 借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負(fù)責(zé)及時(shí)追查，重要檔案損壞或丟失要及時(shí)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，如系人為造成，公司將追究有關(guān)人員的責(zé)任。

第二十五條 借出的資料使用完畢，要及時(shí)歸還檔案室，檔案管理人員對檔案進(jìn)行詳細(xì)檢查，保證資料齊全、完整，并在《檔案使用登記表》上填寫歸還時(shí)間并由借閱人簽字確認(rèn)，驗(yàn)收無誤，及時(shí)入庫。如發(fā)現(xiàn)有涂改、缺頁、損毀、遺失等問題要及時(shí)報(bào)告。

第八節(jié) 檔案室管理規(guī)定

第二十六條 檔案室實(shí)行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。第二十七條 檔案室內(nèi)的檔案柜要統(tǒng)一編號。做到存放有序，查找有據(jù)。第二十八條 要愛護(hù)檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發(fā)現(xiàn)破損時(shí)，要及時(shí)修補(bǔ)。

第二十九條 要認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內(nèi)清潔，每周至少全面清掃一次。

第三十條 檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火，禁止存放與檔案無關(guān)的其它物品。第三十一條 下班前或節(jié)假日，要認(rèn)真檢查，以防事故發(fā)生。離開檔案室時(shí)，要注意關(guān)閉電源、關(guān)鎖門窗。

第三十二條 認(rèn)真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續(xù)。第三十三條 案卷歸還后，及時(shí)放回原處。

第三十四條 每年定期對室內(nèi)檔案進(jìn)行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。

第九節(jié) 檔案銷毀規(guī)定

第三十五條 按規(guī)定需要銷毀檔案資料時(shí)，必須先通過檔案價(jià)值鑒定，無保存價(jià)值和保管期滿不須繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)予以銷毀。

第三十六條 銷毀時(shí)必須填寫《檔案銷毀審批表》，實(shí)行兩人監(jiān)銷制度進(jìn)行檔案銷毀，經(jīng)檔案銷毀人簽字、監(jiān)毀人簽字、檔案主管部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。

第三十七條 嚴(yán)禁將銷毀檔案轉(zhuǎn)做其它用途。第三十八條 檔案銷毀清冊需歸檔，并長期保存。

公司檔案分類試行規(guī)則

一、分類簡表

0、黨群工作 0.01黨務(wù)工作綜合 0.02組織工作 0.03宣傳工作 0.04統(tǒng)戰(zhàn)工作 0.05紀(jì)檢工作

0.06工會工作，青年工作 0.07其他

1、行政管理

1.01行政管理工作綜合 1.02培訓(xùn)工作

1.03保衛(wèi)工作，安全環(huán)保工作 1.04勞動(dòng)管理

1.05人事管理（工資報(bào)表）

1.06法紀(jì)監(jiān)查工作（含案件處理與處分材料）1.07審計(jì)工作（含資產(chǎn)評估）1.08微機(jī)、檔案管理

2、后勤管理 2.01后勤福利 2.02房管工作 2.03倉儲工作 2.04車輛管理

3、設(shè)備儀器

3.01機(jī)械設(shè)備（含特種設(shè)備）3.02電器設(shè)備

4、會計(jì)與財(cái)務(wù)管理 4.01報(bào)表 4.02工資單 4.03帳簿

4.04憑證（現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)賬、貸款）4.05會計(jì)檔案移交：銷毀清冊 4.06審計(jì)資料

5、基本建設(shè)（獨(dú)立編號,按照下列有關(guān)文件進(jìn)行歸檔）詳見《公路工程立卷歸檔管理辦法》

二、分類主表

0 黨群工作 0.01黨委工作綜合

0.01.01黨委總支指示、通知、規(guī)定、請示、報(bào)告、批復(fù)、批示（含上級各種通知、規(guī)定、批復(fù)、批示文件）

0.01.02黨委總支工作計(jì)劃、總結(jié)

0.01.03黨委、總支會、民主生活會以及工會會議紀(jì)要記錄（含黨代會材料，黨委總支中心學(xué)習(xí)記錄，黨政班子碰頭會記錄）。

0.01.04黨委、總支調(diào)查研究材料

0.01.05專題總結(jié)、交流材料、講話發(fā)言材料 0.01.06機(jī)要保密工作 0.01.07信訪工作材料 0.01.08黨務(wù)大事記 0.02組織工作

0.02.01組織工作通知、規(guī)定 0.02.02組織工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告 0.02.03組織工會會議記錄

0.02.04組織機(jī)構(gòu)設(shè)置（含組織機(jī)構(gòu)建立、機(jī)構(gòu)合并、機(jī)構(gòu)撤銷、升級、級別、待遇、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、啟用印信、改選等文件）

0.02.05整黨建黨

0.02.06評選支部、優(yōu)秀黨員表彰材料

0.02.07黨員管理：組織生活、黨員干部任免、選舉、獎(jiǎng)懲、審查考核、考績、組織關(guān)系轉(zhuǎn)移（介紹信存根、黨籍、黨員會材料）

0.02.08黨員教育（包括工會、課、教材）

0.02.09統(tǒng)計(jì)報(bào)表、黨費(fèi)（含特殊黨費(fèi)）、黨員花名冊

0.03宣傳工作

0.03.01宣傳工作通知、規(guī)定、請示、報(bào)告、批復(fù)、批示 0.03.02宣傳工作計(jì)劃、總結(jié)、會議記錄 0.03.03干部輪訓(xùn)、教育（含計(jì)劃與教材）0.03.04理論學(xué)習(xí)、時(shí)政教育、精神文明建設(shè) 0.03.05思想工作調(diào)研材料

0.03.06刊物圖書管理、剪報(bào)、廣播稿、本公司報(bào)刊 0.04統(tǒng)戰(zhàn)工作

通知、規(guī)定、請示、報(bào)告、批復(fù)、批示、工作計(jì)劃、總結(jié)、會議交流

材料、政策工作、調(diào)整材料（包括各種統(tǒng)計(jì)材料）0.05紀(jì)檢工作

0.05.01紀(jì)檢工作通知、規(guī)定、指示、會議紀(jì)要、請示、報(bào)告、批復(fù)、批示

0.05.02紀(jì)檢工作計(jì)劃、總結(jié) 0.05.03紀(jì)檢經(jīng)驗(yàn)交流材料

0.05.04黨風(fēng)建設(shè)（廉政建設(shè)、黨紀(jì)、黨規(guī)）0.05.05黨員民主評議材料

0.05.06案件調(diào)查、黨紀(jì)處分（含申訴復(fù)查）大事記 0.05.07紀(jì)檢信訪工作 0.05.08統(tǒng)計(jì)報(bào)表 0.06工會工作

0.06.01工會通知、規(guī)定、請示、報(bào)告、批復(fù)、批示 0.06.02工會計(jì)劃、總結(jié)、工會工作大事記 0.06.03工會會議記錄，職代會，工代會文件

0.06.04組織工作（含機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部任免、黨員管理）0.06.05民主管理和班組建設(shè)（包括干部評議材料）

0.06.06勞動(dòng)競賽、評選勞模、先進(jìn)材料（各部門競賽評比材料均入此）

0.06.07勞保福利（含職工休養(yǎng)、退管工作）0.06.08文體、宣傳、教育、女工、調(diào)解、計(jì)劃生育 0.06.09工會財(cái)務(wù)管理 0.06.10簡報(bào)、統(tǒng)計(jì)工作 0.07共青團(tuán)、青年工作

0.07.01團(tuán)、青年工作通知、規(guī)定、請示、報(bào)告、批復(fù)、批示 0.07.02團(tuán)、青年工作計(jì)劃、總結(jié)、大事記 0.07.03團(tuán)委會記錄、團(tuán)代會文件

0.07.04組織工作（含機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部任免）

0.07.05團(tuán)員管理（含組織生活、組織介紹信存根、團(tuán)籍、團(tuán)員處分）0.07.06青年工作

0.07.07競賽比武、評選先進(jìn)材料（含評選優(yōu)秀團(tuán)員、團(tuán)干、團(tuán)組織等）

0.07.08文體宣傳教育活動(dòng)材料 0.07.09團(tuán)員管理、團(tuán)費(fèi)管理 0.07.10簡報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、名冊 0.08愛心工程

通知、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、感謝書信 0.09協(xié)會、學(xué)會工作（略）

1、行政管理 1.01行政管理綜合： 1.01.01公司外部文件：

1.01.01.01各級政府各局、上級紅頭文件、來文、來函，外部企事業(yè)單位的各種文書、文函、交流資料 1.01.01.02 集團(tuán)公司來文、來函

1.01.02公司內(nèi)部管理文件

1.01.02.01辦公會議文件及發(fā)展規(guī)劃方向文件 1.01.02..02各項(xiàng)指示講話（發(fā)言稿、記錄稿）、批示

1.01.02.03各種證件管理：企業(yè)登記證、許可證，資質(zhì)證書、企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照等注冊資料、房產(chǎn)證、土地證、債權(quán)股權(quán)憑證、規(guī)劃證件及上述證件變更資料等。

1.01.02.04資產(chǎn)臺賬清冊、資產(chǎn)評估報(bào)告資料 1.01.02.05行政文件：通知、通報(bào)、通告、布告、告示

命令文件：通令、命令、嘉獎(jiǎng)令、決定

1.01.02.06法規(guī)文件、規(guī)定、辦法、細(xì)則、案例、職責(zé)、準(zhǔn)則、規(guī)程、規(guī)章等

1.01.02.07計(jì)劃與總結(jié)性文件：生產(chǎn)計(jì)劃、文教衛(wèi)計(jì)劃、財(cái)政計(jì)劃、收支計(jì)劃、費(fèi)用計(jì)劃、設(shè)備訂購計(jì)劃與清單，安裝調(diào)試進(jìn)度計(jì)劃等

1.01.02.08向上請示報(bào)告（含上級批復(fù)、批示）1.01.02.09統(tǒng)計(jì)文件

1.01.02.10各部門間工作聯(lián)系單

1.01.02.11文秘、機(jī)要、信訪工作（含文書處理，啟用印信）1.01.02.12外事接待、內(nèi)務(wù)活動(dòng)（活動(dòng)計(jì)劃、總結(jié)、簡報(bào)）1.01.01.13修志工作大事記（修志工作的全部材料）1.01.03工商行政管理的招投標(biāo)、經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議文件 1.01.04 公司行政發(fā)文 1.02教育培訓(xùn)衛(wèi)生工作

1.02.01 教育、培訓(xùn)、衛(wèi)生工作通知、規(guī)定、會議資料

1.02.02 教育、培訓(xùn)、衛(wèi)生工作計(jì)劃、總結(jié)、大事記 1.02.03 職工培訓(xùn) 1.02.04 教學(xué)工作

1.02.05文教設(shè)施經(jīng)費(fèi)審批

1.02.06衛(wèi)生（職工健康）宣傳、防病治病 1.02.07統(tǒng)計(jì)報(bào)表

1.03保衛(wèi)工作、安全環(huán)保工作

1.03.01保衛(wèi)、消防、治安、安全環(huán)保、通知、規(guī)定、會議材料、請示、報(bào)告、批復(fù)、批示

1.03.02保衛(wèi)工作計(jì)劃、總結(jié)、大事記

1.03.03組織工作（含機(jī)構(gòu)設(shè)施、干部任免、通知、規(guī)定、會議報(bào)批文件、計(jì)劃、總結(jié)、大事記）

1.03.04治安管理（含武器、危險(xiǎn)物品、交通、治安、防范設(shè)施、保護(hù)等）（歸檔同1.03.03）

1.03.05法制宣傳建設(shè)工作（刑事案件處理、歷史案件及法律顧問入此類）

1.03.06消防工作（含抗洪搶險(xiǎn)工作）（歸檔內(nèi)容同1.03.03）

1.03.07環(huán)保工作[環(huán)保調(diào)查、污染處理、綜合利用（包括大氣、廢水、廢渣、噪音污染和費(fèi)用的賠償）等]（歸檔同1.03.03）

1.03.08獎(jiǎng)懲工作（獎(jiǎng)勵(lì)與違紀(jì)處理文件資料）

1.03.09統(tǒng)計(jì)報(bào)表、名冊 1.04勞動(dòng)管理

1.04.01勞動(dòng)工作通知、規(guī)定、請示、報(bào)告、批復(fù)、批示

1.04.02勞動(dòng)工作計(jì)劃、總結(jié)

1.04.03勞動(dòng)工作會議記錄、紀(jì)要

1.04.04勞動(dòng)力管理：（含定額、指標(biāo)、申請就業(yè)、人員（包括合同工、監(jiān)時(shí)工）招聘、錄用、解聘工作文件資料、合同協(xié)議資料，考勤管理，安全保護(hù)，職業(yè)病防治

1.04.05工資管理（含報(bào)表）

1.04.06人員調(diào)配（包括介紹信存根、工資轉(zhuǎn)移證、公司內(nèi)調(diào)動(dòng)通

知單）

1.04.07機(jī)構(gòu)建設(shè)。職稱評、聘（含職位任免）

1.04.08各級責(zé)任制、獎(jiǎng)懲（包括崗位責(zé)任制、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制）1.04.09安全保護(hù)（設(shè)備、人身、交通、意外事故，職業(yè)病防治）1.04.10人事檔案管理（員工花名冊、員工檔案保管和調(diào)動(dòng)）1.04.11統(tǒng)計(jì)報(bào)表、名冊 1.05人事管理

1.05.01人事管理工作通知、規(guī)定、請示、報(bào)告、批復(fù)、批示

1.05.02人事管理工作計(jì)劃、總結(jié)

1.05.03人事管理工作會議記錄、紀(jì)要

1.05.04干部任免、聘任（包括干部選拔、錄用、培養(yǎng)）

1.05.05獎(jiǎng)懲、福利待遇（含違紀(jì)處理，獎(jiǎng)勵(lì)、記功、記過、除名等）

1.05.06干部教育培訓(xùn)、調(diào)動(dòng)，介紹信存根

1.06法紀(jì)監(jiān)查工作

1.06.01通知、規(guī)定、請示、報(bào)告、批復(fù)、批示

1.06.02各種會議記錄、交流材料

1.06.03案件處理和處分材料

1.07審計(jì)工作：

1.07.01通知、規(guī)定、計(jì)劃、總結(jié)、會議紀(jì)要、請示、報(bào)告、批復(fù)、批示

1.07.02專項(xiàng)審計(jì)的通知、請示、報(bào)告、批復(fù)、批示、結(jié)論、決定、調(diào)查材料、證明材料

1.07.03資產(chǎn)評估資料 1.08微機(jī)、檔案管理

1.08.01檔案管理（含庫房及硬件配置：請示、報(bào)告、批復(fù)、批示、會議、規(guī)章、作業(yè)指導(dǎo)書、分類規(guī)則、登記表、目錄表、檢索表、匯總簿）

1.08.02微機(jī)臺賬管理、運(yùn)轉(zhuǎn)、維護(hù)、升級

2、后勤管理

2.01后勤福利

2.01.01工作通知、規(guī)定、會議材料、請示、報(bào)告、批復(fù)、批示

2.01.02工作計(jì)劃、總結(jié) 2.01.03工作評比材料，考績資料 2.02房管工作

2.02.01房管工作通知、規(guī)定、請示、報(bào)告、批復(fù)、批示

2.02.02房管計(jì)劃、總結(jié)、房屋分配等

2.02.03住房分配、管理 2.03 倉儲管理

2.03.01倉儲管理通知、規(guī)定、計(jì)劃、請示、報(bào)告、批復(fù)、批示、總結(jié)、廢舊物資回收利用

2.03.02賬務(wù)管理（大帳本、小賬本、票據(jù)驗(yàn)收、票據(jù)管理等）2.03.03實(shí)物盤存

2.04車輛管理（停車區(qū)域規(guī)劃、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、通知、辦法、規(guī)定）

3、設(shè)備儀器 3.01機(jī)械設(shè)備

4.01.01運(yùn)輸設(shè)備（含輸送機(jī)、叉車、裝載車、拖車、牽引車等）4.01.05車輛設(shè)備（含卡車、轎車、面包車、救護(hù)車等）

3.02電器設(shè)備：（含變壓器、穩(wěn)壓器、電動(dòng)機(jī)、配電箱、啟動(dòng)器、鎮(zhèn)流器、高低壓開關(guān)柜、電力電容器等）3.03工程設(shè)備：（試驗(yàn)檢測設(shè)備，測量相關(guān)儀器）

4、會計(jì)與財(cái)務(wù)管理

4.01報(bào)表 4.02工資單

4.03賬簿 4.04憑證

4.04.01現(xiàn)金

4.04.02銀行

4.04.03轉(zhuǎn)賬

4.04.04貸款

4.05會計(jì)檔案移交、銷毀清冊 4.06審計(jì)

5、基本建設(shè)：（獨(dú)立編號,按照下列有關(guān)文件進(jìn)行歸檔）詳見《公路工程竣工驗(yàn)收辦法實(shí)施細(xì)則》