第一篇：檔案管理辦法

檔案管理辦法

第一條

目的

檔案是全面反映公司經營管理各項活動的歷史記錄，是實現今后決策科學化的重要依據。特制定本方法，各部門必須按本制度認真做好檔案管理工作。第二條

檔案范圍

公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等都必須立卷、歸檔。其中，文件包括：規劃、計劃、技術資料、財務資料、人事資料、會議紀要、項目方案、合同協議、內外行文等。第三條

檔案分類及編號

1、檔案按其內容及關聯部門可分為五大類： 1.1行政類 1.2財務類 1.3人事類 1.4業務類 1.5政策類

2、機要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機密、秘密。具體劃分規則見本制度第四條第2款條。

3、檔案編號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應先確定其主要類別進行編號。

4、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》。第四條

機要檔案

1、機要檔案按其內容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。其中：

2、劃分標準： 2.1絕密檔案包括：

? 公司經營發展中的經營戰略 ? 經營方向 ? 經營規劃

? 經營項目及經營決策 ? 戰略性的合作協議 2.2機密檔案包括： ? 財務資料

? 公司重要會議紀要 ? 公司經營情況

? 人事檔案、薪資性檔案、勞動合同 ? 技術資料 2.3秘密檔案包括： ? 重要項目資料 ? 項目合同協議 第五條

檔案裝訂

1、以左方裝訂為原則，右上角標明檔案號。

2、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。第六條

保存期限

檔案保存期限除政府有關法令或本公司其他規章制度特定者外，一律按照下列規定辦理：

1、永久保存： ? 公司章程； ? 公司證照； ? 各級批文； ? 印鑒；

? 公司年度經營計劃； ? 公司年度經營總結； ? 年度財務報表； ? 人事資料；

? 大型活動圖片、音像資料； ? 其他核定須永久保存的文書。

2、十五年保存： ? 會計憑證；

3、兩年保存：

? 期滿或解除的合同協議； ? 完結后的項目方案；

? 其他經核定須保存兩年的文書。? 部門工作計劃及工作總結； ? 完結后的部門請求報告； ? 完結后無長期保存必要文書。

4、公司規章制度由總經理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。第七條

保管部門

1、財務專項機要檔案由財務部負責保管。

2、人事專項機要檔案由行政人事部負責保管。

3、其他檔案均由總經辦指派專人保管。第八條

檔案移交

1、公司各類證照、批文在頒發之日起移交總經辦。

2、會議紀要、決議，應自簽發之日起三日內移交總經辦。

3、合同協議應在簽訂之日移交總經辦。

4、財務檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。

5、其余檔案半年移交一次，時間為每年的１月和７月。

6、、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》。

7、《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，總經辦留存一份。第九條

檔案調閱

1、因工作需要需調閱檔案時，須填寫《檔案調閱申請單》，并經相應核準人核準后方可調閱。

2、行政類檔案、財務類檔案、人事類檔案、業務類檔案、拓展類檔案的調閱須部門經理核準，跨部門檔案調閱須總經理助理核準，但僅僅限于檔案的查閱、復印，使用原件或調閱機要檔案資料須總經理核準。（保密性檔案的范圍見《機要檔案管理制度》）。

3、檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調閱申請單》的內容，將檔案調出，供調檔人查閱。

4、調檔人必須是《檔案調閱申請單》里注明的查閱人。

5、《檔案調閱申請單》由檔案管理人員留存備查。

6、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。

7、如調檔內容更改、調檔時間延長，應按調檔程序重新辦理。第十

檔案銷毀

1、超過保存期，且無保存價值的檔案應銷毀。

2、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》，經相應核準人核準后方可銷毀。

3、部門內部檔案由部門經理核準銷毀；機要檔案由總經理核準銷毀；其余檔案由主管副總經理核準銷毀。

4、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經辦指定專人監督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》。

5、檔案銷毀每半年進行一次，即每年的１月和７月。

6、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，總經辦一份。第十一條

其他

1.檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。2.所有檔案應有專柜存放、加鎖，定期清理通風，防濕。3.所有檔案不得隨意查閱、復印，不得置于公共場所。4.以上表格均由總經辦統一編號。

5.各部門必須嚴格按照本制度相關規定保管檔案。

第二篇：檔案管理辦法

陜西電子信息國際商務有限公司

關于檔案管理辦法實施方案

第一章 總則

第一條 為建立健全公司檔案管理制度，使檔案更有效地為公司管理、經營、研究等各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》等有關法律法規，結合公司實際制定本辦法。

第二條 公司檔案主要是指公司在各種活動中形成的具有保存和使用價值的文字、法律文書、數據、圖紙、圖片、錄音、錄像等資料。

第三條 公司檔案工作實行統一領導與分級管理相結合的原則。

第四條 本辦法適用于公司全體員工。

第二章 檔案分類與內容

第五條 結合公司實際情況，對檔案進行分類管理。可分為陜西電子信息國際商務有限公司和上海樺霖國際貿易有限公司檔案。

第六條 檔案內容即歸檔范圍。公司檔案由文書檔案、項目檔案及音、影像資料等組成。其中文書檔案由以下部分組成：

（一）綜合類：上級下達的有關文件、批復、規定等資料；集團公司辦公會、專題會議、黨政聯席會、黨工委會議及管辦公司聯席會、專題會議及董事會的會議紀要；公司組建、變更設計資產產權變動等方面的資料。

（二）勞動人事類：公司員工聘任、解聘、工資、福利、勞保、退養、獎勵、考核、培訓等文件資料。

（三）黨群類：黨務、工會、共青團、婦女活動中形成的重要文件資料。

（四）財務類：公司資金管理、成本管理、投資管理、經濟核算資料，預決算及各類財務統計憑證、財薄及報表。

（五）審計監察類：上級有關規定和公司在監察審計過程中形成的資料。

（六）固定資產管理類：設備購置報批文件和驗收調試使用、維修、轉讓、報廢、損毀、更新改造過程中形成的資料。

（七）基礎設施建設類：包括規劃、勘察、工程設計、建筑施工、竣工驗收階段的資料文件。

（八）業務經營類：業務計劃及執行情況資料，擔保、投資原始資料和評估、評審、監管的各類操作管理文件、各類合同、協議，抵押、質押的各類法律文件和文書及有關商務糾紛的重要文件等。

（九）外事類：公司與其他業務單位進行業務合作、業務交流等文件資料。

第三章 檔案管理部門與職責

第五條 檔案管理應有相關部門負責。

（一）公司檔案集中統一管理部門為辦公室。

（二）根據公司實際情況及項目需要，各部門需分別負責該部門及項目類的檔案管理工作。

第六條 檔案管理部門應明確檔案管理職責。

（一）辦公室設立檔案室，由辦公室主任負責公司檔案的集中統一整理歸檔，并對各部門的檔案工作進行指導、監督和檢查。

（二）公司各部門指派檔案管理工作人員，專門負責本部門項目資料的收集及整理工作。

第四章 檔案管理要求

第七條 歸檔時間

（一）綜合類文書資料（包含集團公司文件、會議紀要、通知、通報等，公司發文、會議紀要、通知、通報等）及合同類資料在流轉完成之后，應立即交予辦公室整理存檔。

（二）項目資料應在項目工程完結后立即整理歸檔，歸檔資料的完整性由各部門專職人員負責，規范管理由辦公室人員負責，并將完整項目資料統一交辦公室整理歸檔。

（三）規劃類資料由相關部門專職人員負責，年終時統一交由辦公室整理歸檔。

（四）財務類、審計監察類及固定資產管理類資料在財政結束后，暫由財務部保管。

（五）音頻、影像資料由辦公室定期統一整理歸檔。第八條 歸檔要求

（一）公司各部門應嚴格按照歸檔時間進行歸檔。

（二）公司辦公室制定出統一的目錄格式（見附表一），要求各部門檔案管理人員采用統一格式填寫電子版和紙質版目錄，案卷目錄一式兩份，一份由檔案管理人員存檔，另一份由歸檔部門留存，任何人不得據為己有或拒絕歸檔。

（三）歸檔的文件資料應完整、準確地反映公司在各項活動中的真實過程，必須是定稿后由公司領導簽發的原件。

（四）歸檔的文件資料應由各部門檔案工作人員加以系統整理，認真填寫目錄（電子版及紙質版）備案。

第五章 檔案管理

第九條 檔案的保管。公司檔案管理實行辦公室統一整理歸檔，各部門配合管理的原則，各部門應按照歸檔時間、歸檔要求保管檔案。

（一）公司必須有專門的檔案室，配用專用的檔案柜架，并且具備防火、防盜、防潮、防塵、防有害生物等安全措施；各部門檔案管理有專門的檔案柜，配備專用鑰匙等。

（二）公司辦公室檔案管理人員要定期對各部門整理檔案對照目錄進行檢查、清點，發現有破損、遺漏等現象應及時修補、復制或進行其他技術處理。

第十條 歸檔資料及檔案的移交

（一）檔案管理人員接受歸檔資料及檔案時要認真驗收，嚴格履行交接手續，填寫檔案交接單（見附件二）。管理人員調動工作時，必須辦完移交手續后方可離崗。

（二）公司各部門發生變動、撤銷時，應及時將原由原部門管理的檔案交至辦公室檔案管理人員處。

第十一條 檔案的利用

（一）檔案管理人員應編制各種檔案檢索工具，以保證及時、準確的提供利用檔案信息。

（二）檔案的借閱

1、公司各部門查閱檔案要在檔案室進行。員工查閱檔案時應填寫《檔案查閱單》（見附件三），經檔案管理人員批準后方可查閱。

2、公司檔案文件一般不外借，如有特殊情況需要外借，必須認真填寫《檔案外借單》（見附件四），經公司分管領導批準，并嚴格歸還期限，檔案管理人員在核對無誤后方可收回。《檔案外借單》一式兩聯，借閱人和管理部門各執一份。

3、具有密級的檔案文件原則上不得復印，若特殊情況密級文件有公司分管領導批準后方可復印，復印人在復印件用完后自覺銷毀，以防泄密。

4、公司各部門查閱其他部門的檔案必須經歸檔部門同意并由本部門負責人批準后，再根據查閱手續進行查閱。

5、外單位人員查閱或使用公司各部門的檔案，需持單位介紹信，并加蓋單位公章，嚴格按照檔案管理辦法執行。

6、檔案利用者，在借閱檔案時必須愛護檔案，不得涂改、抽拆檔案文件，未經審批程序，不得擅自傳閱、轉借、復制檔案資料。

（三）開發使用檔案信息應遵守國家有關保密和知識產權等方面的法律、法規，任何個人不得擅自公布檔案內容，對涉及侵犯公司利益和第三者權益的行為，應追究責任人相應的法律責任。

第六章 附則

第十七條 本辦法經公司聯席會討論通過。第十八條 本辦法由公司辦公室負責解釋，實施。

第十九條 本辦法自發布之日起實行。

附件1：公司文件資料歸檔范圍與保管期限表 附件2：檔案目錄格式 附件3：檔案移交單附件4：檔案查閱單附件5：檔案借閱單附件6：檔案借閱登記表

附件一：

公司文件資料歸檔范圍與保管期限表

一、綜合類

（一）公司組建資料（永久）

1、申辦公司的報告與批件

2、公司章程

3、資金證明

4、場地證明

5、法定代表人任命書

6、注冊登記的函件與批件

7、營業執照正本（副本）及復印件

7、稅務登記證正本（副本）及復印件

8、組織機構代碼證正本（副本）及復印件

（三）集團公司下發紅頭文件及會議紀要

（四）公司向上級領導的請示與上級領導的批示

1、方針政策性的重要業務問題（永久）

2、一般業務問題（短期）

（五）公司會議紀要（永久）

1、集團公司下發的有關公司的決定性或相關事項的會議紀要

2、公司聯席會會議紀要

3、公司專題會會議紀要

4、公司董事會會議紀要

（六）各級領導視察、檢查公司工作時重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、影像資料（永久）

（七）公司領導在重大活動的講話（永久）

（八）公司啟用或更改印信、徽標的通知（永久）

（九）公司機構、名稱等變更的報告、批復、通知（永久）

（十）公司總結報告（永久）

（十一）公司發展規劃、計劃（永久）

（十二）公司大事記（永久）

（十三）公司榮譽證書、獎狀、獎牌、獎杯（永久）

（十四）公司內部機構調整與設置的報告、批復、通知（長期）

（十五）公司制定的各類規章制度（長期）

（十六）公司與外單位經濟糾紛訴訟案件資料（長期）（十七）公司形象宣傳資料（長期）（十八）公司內部刊物（長期）

二、勞動人事類

（一）公司領導任職通知（永久）

（二）公司董事長、總經理（含副職）、財務負責人等公司領導的聘任與解聘通知（永久）

（三）公司職工名冊（永久）

（四）工資冊（永久）

（五）公司各階段組織結構圖（永久）

（六）公司與職工簽訂的招聘錄用合同等資料（長期）

（七）公司職工辭退、除名、退休的通知（長期）

（八）公司制定的勞動人事管理制度（長期）

（九）公司的工資、獎金福利分配方案（長期）

（十）公司勞動工資年報（長期）

（十一）公司歷年內部薪配調查結果（長期）

三、財務類

（一）財務管理類（永久）

（二）會計檔案類（長期）

四、規劃項目工程類

（一）規劃設計類圖紙（永久）

（二）規劃設計類合同及協議書（永久）

（三）規劃設計類文書資料、會議紀要等（永久）

（四）招投標文件類

1、中標資料（永久）

2、投標文件在一項工程完結后，中標人投標文件應永久保存，未中標投標文件，在工程審計結束后可銷毀。

（五）合同及協議書（永久）

（六）產品類圖紙（永久）

五、固定資產管理類

（一）購置設備的申請、協議書及購銷合同（長期）

（二）驗收與調試資料（短期）

（三）使用與維修資料（短期）

（四）設備更新資料（長期）

六、外事、招商類

（一）公司與國外或國內進行業務合作的意向書、協議書、備忘錄、會議紀要（永久）

（二）公司外出考察報批文件（長期）

（三）公司人員外出進行參加業務交流會和業務洽談的資料（長期）

（四）公司參加國際國內會議資料（長期）

（五）外賓來公司參觀考察的相關文件（長期）

（六）上級印發的外事類保密文件（短期）

七、審計監察類

（一）公司主要負責人離任審計的通知、報告、結論、決定、證明資料（永久）

（二）公司自查報告（長期）

（三）監察調查結果與處理決定（長期）

（四）一般審計事項的通知、報告、結論與調查資料（短期）

八、黨群類

（一）黨組織建設的文件（長期）

（二）公司黨員違紀處理資料（長期）

（三）黨支部工作總結、計劃（長期）

（四）黨支部會議記錄、紀要（長期）

（五）評選優秀黨員及表彰資料（永久）

（六）工會工作計劃、總結（短期）

第三篇：檔案管理辦法

關于公路工程竣工文件材料立卷歸檔

整理要求

各施工單位、監理單位、設計單位：

為進一步做好工程項目檔案管理工作，省交通廳下發了豫交辦【2011】39號關于下發《河南省公路建設項目文件材料歸檔整理規范》的通知。對工程項目檔案的驗收提出了明確要求，為貫徹落實好該通知精神，切實做好檔案管理工作，對于S236平郟快速通道的工程技術檔案工作特做以下要求：

一、各有關單位必須加強檔案工作的統一管理，各施工、監理單位應建立健全檔案工作各項規章制度，明確有關領導分管項目檔案工作，并配備專（兼）職資料員，做好日常工作中資料的收集、整理工作，杜絕竣工驗收前突擊整卷。設計、監理及施工單位注意收集在工程建設過程中形成的各種資料，為了保證檔案資料的完整性、準確性及系統性，應加強對施工工地檔案資料管理人員的培訓和教育，使他們盡快掌握和了解公路工程檔案管理的方法和內容。對日常工程檔案的收集整理工作，有關部門要不定期的進行現場抽查，發現問題及時解決。

二、做好平時工作的監督檢查，經常性地督促、檢查、指導。各級領導要對工程項目檔案管理工作引起高度重視。

三、竣工資料的整理方法嚴格按照省廳印發的《河南省公路建設項目文件材料歸檔整理規范》附件中的各項規定進行整理。

四、根據豫豫交辦【2011】39號關于下發《河南省公路建設項目文件材料歸檔整理規范》的通知，各個項目竣工材料的組卷、分類以及編制檔號等系統化整理工作必須利用計算機檔案管理軟件完成（該軟件是由國家檔案局推薦經省交通廳檔案科考察在全省統一使用的檔案管理軟件）。

五、各項目辦對項目檔案的形成以及利用計算機檔案管理軟件對項目檔案案卷目錄、卷內目錄、光盤的整理制作及移交等工作應做統一安排。

六、各單位在合同段交工驗收前將已經系統化整理的項目檔案連同案卷目錄（含電子版目錄）和案卷編制說明，公路局工程科和監理檢查合格后移交給公路局檔案室，并按照規定辦理移交手續。案卷的編制說明內容包括本合同段項目建設內容，檔案整理執行的標準、項目檔案整理情況及組卷數量，竣工圖編制質量及其他需要說明的問題。

七、檔號的統一編寫部分為：S236PJL/….二〇一四年二月十三日

第四篇：檔案管理辦法

檔案管理辦法

第一章

總則

第一條 為加強xx公司及所屬公司檔案的管理，進一步提高檔案的管理水平，更好地為公司的發展和經營管理服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《企業檔案管理規定》、《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》及《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等有關規定，結合企業實際，制訂本辦法。

第二條

本辦法適用于集團本部及所屬公司。

第二章

檔案管理體制

第三條 集團所屬公司應將檔案工作列入企業發展規劃和工作計劃，制定企業檔案發展規劃和計劃，并確定一名單位領導分管檔案工作。

第四條

集團本部辦公室配備專職檔案人員，負責集團本部全部檔案、拆遷檔案及清算、撤銷公司檔案的管理工作，并對系統所屬公司的檔案管理工作進行業務指導、監督和檢查。

第五條

集團所屬公司要配備相應的專（兼）職檔案人員，負責本公司形成的應歸檔文件材料的收集、整理、歸檔以及檔案數字化的組織與實施工作。

第六條

集團本部及所屬公司檔案實行統一管理，分級保存。集團本部屬于公司存檔的檔案由集團專職檔案人員統一保存，所屬公司檔案由本單位專（兼）職檔案人員統一保存。不得由經辦部室或個人分散保存，任何個人不得將企業的檔案材料據為己有。

第三章

檔案歸檔范圍

第七條

檔案歸檔范圍是指集團本部及所屬公司自籌建以來各種活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄，包括紙質檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案及實物檔案等。

第八條

歸檔文件材料的主要來源

（一）集團及所屬公司各職能部室形成的文件材料；

（二）集團及所屬公司和派出機構上報的文件材料；

（三）集團及所屬公司投資的全資、控股、參股公司提交的文件材料；

（四）集團及所屬公司參與的合作項目按要求提交的文件材料；

（五）集團及所屬公司外購設備所帶來的文件材料；

（六）集團及所屬公司執行、辦理的外來文件材料； 第九條

集團本部文件材料的歸檔分為公司存檔及部門存檔兩部分。部門存檔的文書檔案，按標明的保管期限由責任部門負責保管，期滿后經本部門經理和主管經理批準后自行銷毀。系統所屬公司可參照執行。

第四章

文件材料的形成、積累、歸檔和移交 第十條 文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入各部門工作計劃和有關人員崗位職責。系統所屬各檔案部門或專（兼）職檔案人員負責本公司文件材料的立卷歸檔工作，并對其所屬公司的檔案工作進行指導、監督與檢查。

第十一條 歸檔時間

（一）集團本部各職能部室定期將屬于歸檔范圍的各類檔案原件（定稿）或電子文件移交專職檔案人員歸檔, 系統所屬公司可參照執行。

（1）蓋章存檔文件一周內歸檔；

（2）部門形成的應歸檔文件應在該項目結束后的一個月內歸檔；

（3）上級批復、股權類、產權變動及等重要文件隨時歸檔；

（4）黨群類文件應于次年三月底前歸檔；

（5）因公外出參觀學習、考察及參加各種會議的文件材料，應按照文件歸檔范圍的要求隨時歸檔。

（二）會計檔案應由本單位財務部門按照《會計檔案管理辦法》（財會字?1998?32號）的要求立卷歸檔。

（三）基建工程項目檔案或市政檔案，應在項目竣工后三個月內歸檔，周期長的可按工程進度分階段歸檔。

（四）集團本部及所屬公司應于每年6月底前完成上全部實體檔案的歸檔與數字化工作，并于7月底前將電子數據報集團備份。集團辦公室將于每年8-9月對所屬公司上的檔案工作情況進行檢查，并通報結果。

第十二條 歸檔要求

（一）歸檔的文件材料必須按其形成規律，保持其有機聯系，并確保歸檔的每份文件、每個事由的文件其內容完整無缺，各項簽字手續完備；

（二）歸檔的文件材料須為原件，各職能部室應自行留存復印件備用。如因特殊情況歸檔文件為復印件的，必須注明原因及原件的去向，并有經辦人簽字；

（三）各類文件材料歸檔份數一般為一式一份，具有重大意義的文件應同時保存歷次修改稿，重要的或利用頻繁的或有專門需要的可復制若干份歸檔；

（四）照片、錄音、錄像帶等檔案可在工作或活動結束后隨時歸檔，但必須附文字說明，其內容包括：事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。

（五）歸檔的文件材料，其載體和字跡應符合耐久性要求，易于長久保存。

（六）電子文件的歸檔實行“雙套制”，即紙質檔案與電子文件同時歸檔。

（七）電子文件還應做好網絡歸檔和脫機載體同時歸檔，即電子文件進行網絡歸檔的同時，必須將電子文件拷貝（刻錄）至耐久性好的載體（如只讀光盤或移動硬盤）上進行脫機載體歸檔。歸檔的光盤至少一式兩份，一套封存保管，一套可日常使用。

第十三條 檔案的接收與移交

專（兼）職檔案人員接收檔案時，要認真驗收并辦理交接手續。歸檔部門或個人應填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點清楚后，由移交人、移交人所在部門經理及檔案人員共同簽字后，存檔備查。

第五章

檔案的分類管理與保管

第十四條 集團本部文書檔案依據《歸檔文件整理規則》（DA/T22—2000）的要求，按照—問題—保管期限法進行分類；著錄方法按照《檔案著錄規則》（行業標準DA/T18—1999）執行。系統所屬公司可參照執行。

基建工程檔案或市政檔案，具體歸檔范圍及要求見《建筑工程資料管理規程》和《市政基礎設施工程資料管理規程》。

聲像、照片或電子檔案等其他載體檔案，應依據《照片檔案整理規范》、《磁性載體檔案的管理規范》、《電子文件和電子檔案管理規范》的要求執行。

第十五條 系統所屬公司應根據檔案數量，設置必需的檔案專用庫房和專用檔案柜架，庫房的設置應符合“防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲”等“八防”要求，同時要符合消防及溫、濕度等規定，檔案的排架方法要科學和便于利用。

第十六條 要定期清理、核對室存檔案，做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案要及時進行修復。

第六章

檔案的借閱、開發和利用

第十七條 檔案的借閱

（一）集團本部人員可直接借閱本部門業務范圍內的檔案資料。如借閱非本部門文件時，需履行檔案借閱手續，填寫《檔案借閱申請單》。借閱股東會、董事會文件需董事長審批；借閱黨委會紀要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時需借閱人所在部門主管經理審批同意后即可辦理借閱手續。

文件正式下發或蓋章之日起三個月內，可借閱文件原件。超過三個月時，文件將完成電子檔案錄入，原則上不再查詢文件原件，只可通過檔案系統查閱電子檔案。

以上規定系統所屬公司可參照執行。

（二）檔案資料原則上不外借，因特殊情況上級單位、股東單位及其它外單位確需調閱檔案時，必須持單位介紹信，由本公司相關業務部門填寫《檔案借閱申請單》，經辦人、經辦部門經理及經辦部門主管經理簽署意見并報總經理和董事長批準后，在經辦人的陪同下方可調閱紙質復印件，不得借用電子文件。如需外借檔案原件時，必須由本公司相關業務部門的經辦人簽字辦理借閱手續，且檔案原件借出時間不得超過一周，如到期不能歸還需繼續借閱者需辦理續借手續，并確保檔案的完整與安全。

（三）外部董事、公司監事會成員因履職需借閱公司檔案，由公司董秘負責協助辦理相關手續。

（四）查考、借閱檔案原件，必須愛護檔案，不得折疊、拆卷、隨意更改和涂寫。如發現損壞、丟失和泄密，應追究當事者責任。

（五）各職能部室對利用率高、查閱頻繁的文件需留存復印件，以備查閱，并嚴格執行公司保密制度，確保文件資料的安全。

（六）電子檔案按權限檢索、查詢，無權限查閱文件的用戶，在網上填寫借閱申請，通過審核批準后查閱。

第十八條 檔案的開發和利用

系統各公司檔案管理部門應根據本公司的中心工作，積極開展檔案信息的編研和開發利用工作，對檔案進行加工整理、匯編專題資料或編制工程項目簡介等，更好地利用檔案信息資源，以滿足本公司生產、經營、管理和發展的需要。

第七章 檔案的鑒定與銷毀

第十九條 檔案的保管期限

文書檔案保管期限分為永久、30年和10年，其它各門類檔案的保管期限參照各門類檔案的具體規定執行。

第二十條 檔案的鑒定與銷毀

（一）對超過保存期限且沒有保存價值的檔案進行鑒定。鑒定工作由鑒定小組負責，鑒定小組由各檔案形成單位的主管經理、專業技術人員和檔案人員共同組成，對鑒定結果寫出書面報告。

（二）對需延長保管期限的檔案交本單位專（兼）職檔案人員統一保管，并在案卷備考表中注明。對應銷毀的檔案，要編制《檔案銷毀清冊》一式兩份，經集團總經理批準后報區檔案局備案，得到區檔案局批準后方可到指定地點進行銷毀。

（三）對保管期滿但沒有了結債權債務的財務檔案，要適當延長保管期限，待了結后再銷毀。銷毀會計檔案須經區財政局批準并備案。

（四）銷毀檔案必須嚴格、嚴肅、慎重。銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，銷毀清冊要永久保存。

第八章 檔案信息系統的維護與管理

第二十一條 集團信息技術部負責系統信息化的管理工作，所屬公司應按照集團檔案信息化的統一安排，逐步實現各門類檔案的電子化管理。

第二十二條 集團信息技術部負責檔案信息系統的數據備份、技術支持與安全運行維護。

第二十三條 集團本部專職檔案人員負責檔案信息系統具體實施的各項工作，主要包括：

（一）負責劃分集團本部人員的使用權限并進行授權;

（二）在集團信息技術部的配合下，負責系統所屬公司用戶組的設置與使用權限的管理；

（三）負責定期收集各功能模塊的使用意見及改進需求，及時反饋并協調軟件公司進行檔案信息系統的完善與升級工作；

（四）負責督促與檢查系統所屬公司檔案數字化的實施，以及完成后電子數據的上報備份工作。

第二十四條 所屬公司應指定專門部門（或專人）負責本公司檔案信息系統的管理工作，主要包括：

（一）負責按照集團的統一安排與部署，組織實施與推進本公司檔案信息系統的上線運行工作；

（二）負責本公司各門類檔案的目錄數據庫與圖像數據的掛接、存儲以及數據備份，并于每年7月底前完成上一檔案數據的更新工作；

（三）負責對本公司電子檔案信息的及時性、準確性進行監督與檢查。

第九章 審批過程中文件的管理

第二十五條 審批過程中的文件管理由該文件起草部門的兼職檔案員負責。

第二十六條 審批過程中的文件原則上不得借閱，如因工作需要必須使用時要履行借閱手續，填寫《文件資料借閱申請單》。

（一）借閱審批過程中的股東會、董事會文件需董事長審批；借閱審批過程中的黨委會紀要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時需履行以下審批手續：

1.集團本部人員借閱時，由借閱人、借閱部門經理及借閱部門主管經理簽字同意后，經存檔部門經理同意即可到存檔部門兼職檔案員處辦理借閱手續。

2.外單位借閱時，須持單位介紹信，由本公司相關業務部門填寫《文件資料借閱申請單》，經借閱部門經理和主管經理簽署意見后報總經理批準，方可借閱。

（二）對于企業章程、股東會、董事會、黨委會、公司級各種會議紀要（記錄）、工作總結、財務分析報告以及公司各種戰略研究報告、各種投資決策、各種經濟分析報告、公司大事記、公司志等重要文件，只可借閱紙質文件，有文件綱要的只提供文件綱要。

第二十七條 審批過程中的文件不得借用電子文件，只能借用紙質文件。如果需要開發利用或會議使用，只能使用文件復印件，文件全文不對外借閱或發放（會議文件可向主要領導發放，會議結束要收回；研討會只發文件綱要的紙質復印件）。

第十章 被清算企業、轉出的企業、合并、被撤銷企業

檔案的管理

第二十八條 管理職責

（一）集團本部專職檔案人員負責對被清算企業、轉出的企業、合并、被撤銷企業的檔案工作進行指導、監督和檢查。

（二）系統所屬被清算企業、轉出的企業、合并、被撤銷企業應指定專（兼）職檔案人員負責本公司形成的應歸檔文件材料的收集、整理、立卷歸檔以及檔案數字化的交接實施工作。

第二十九條 檔案的歸屬和流向

（一）被清算企業、轉出的企業、被撤銷企業的檔案由所屬企業的上一級公司負責集中統一保管。

（二）合并企業，即一個公司并入另一個公司或幾個公司合并重組為一個新公司的，其檔案材料應移交給合并后的公司集中統一管理。第三十條 歸檔范圍

應歸檔的文件材料可參照第八條的規定執行，但歸檔的文件中必須包括以下文件：

（一）營業執照、組織機構代碼本、稅務登記證等憑證類文件；

（二）企業章程、股東會、董事會、經理辦公會紀要（記錄）、工作總結、財務分析報告等決策性文件；

（三）實施方案、主管部門意見、請示、報告及上級審批文件、資產評估報告、驗資報告、合同、協議等資產類文件；

（四）職工安置方案、安置協議、公證書、花名冊等材料；

（五）遺留問題的善后處理文件；

（六）法律依據文件、工商注銷文件及交接憑據等文件；

（七）其它具有保存價值的文件材料。

第三十一條 歸檔時間、內容與要求

（一）歸檔時間

清算、轉讓、撤銷程序全部完成后，應歸檔的文件要在三個月內完成向上一級公司檔案管理部門的移交歸檔工作。

合并企業文件材料的收集整理應與企業合并的實施進程同步進行，并在企業完成合并的一個月內的完成檔案的移交歸檔工作。

（二）歸檔內容

1.集團所屬二級公司被清算后，歸檔的文件材料應按第三十條規定全部上交；

2.集團所屬參股企業被清算或集團參股股權完全轉讓時，歸檔的文件材料為紙質的歷屆股東會或董事會文件；

3.集團所屬企業股權全部轉讓及企業控股權轉讓出集團的，被轉讓企業應將股東會、董事會、經理辦公會紀要、投資決策、工作總結、財務分析報告、歷史變更及重要的財務文件掃描成電子文件移交上一級公司，檔案原件移交接收企業。

（三）歸檔要求

1.被清算企業、轉出的企業、合并、被撤銷企業的檔案歸檔要求應依據本規定之第十二條的要求執行；

2.被清算企業、轉出的企業、被撤銷企業的上一級公司檔案部門接收檔案時，要認真驗收并辦理交接手續。歸檔部門應填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點清楚后，由移交人、移交人所在公司經理共同簽字后，進行移交；

3.向系統外移交檔案時，所移交檔案的目錄必須經集團總經理或被授權人的批準后方可對外移交，并辦理移交手續。

第三十二條 集團及所屬公司接收的被清算企業、轉出的企業、被撤銷企業的檔案的原件或電子文件作為封存檔案管理，原則上不提供調閱。如特殊情況需調閱時，必須填寫《檔案借閱申請單》，經調閱人及其公司經理簽署意見后，報集團總經理同意，方可調閱。

第十一章 附則

第三十三條 本辦法由xx公司經理辦公會審議通過，自下發之日起執行。

第三十四條 本辦法由xx公司xx部門負責解釋和修訂。

第五篇：檔案管理辦法

會簽日期：2016-8-12

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東營市俊源石油技術開發有限公司

檔案管理制度

第一節 總 則

第一條 為規范東營市俊源石油技術開發有限公司的檔案管理，提高檔案管理水平，充分發揮檔案在公司經營管理中的作用，維護公司利益，防止重要文件、資料的遺失，結合公司實際情況，特制訂本制度。

第二節 管理體制和職責

第二條 公司設置檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對穩定，調動工作時，須對檔案裝具、設備和檔案庫藏進行清點并制作移交清冊，并注明移交人、接交人、監交人、移交時間等信息。具體職責為：

（1）負責公司檔案和工程資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統計、立卷歸檔等；

（2）負責檔案管理的各項規章制度和業務標準的制訂；（3）負責檔案提供使用服務；

（4）嚴格執行保密制度，做好檔案密級劃控和守密、解密。

第三節 文件材料的形成和歸檔

第三條 檔案按照記述內容的不同劃分為圖紙類、合同類、實物類、文書類和說明書合格證類；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數據計算、統計表格檔案等；按照載體形態可分為紙質、電子、聲像、實物檔案等。

第四條 歸檔時間和歸檔程序

（一）公司各部門、辦事機構和區域所產生的文書檔案，根據其重要程度及實際需要由其負責人審定后須隨時歸檔。各部門、辦事機構和區域零星文書檔案采取各部門平時累積、每半年一次按照各類檔案的管理細則進行整理并移交檔案室。

（二）項目開發建設工程類檔案由項目負責人審定后，于工程項目竣工后三個月內各項目資料員統一整理后有序歸檔。設備儀器類檔案，在開箱或安裝調試后由購置部門向公司檔案室歸檔。

（三）聲像、實物檔案，在產生后及時歸檔。

（四）凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對應的材料一同歸檔。

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（五）其中公司財務類及人事類檔案由財務部和人力資源部自行組織存檔及保存。第五條 歸檔要求

（一）歸檔的文件、資料必須完整。

（二）歸檔文件、資料的密級、保管期限劃分須準確，分類清楚、歸類準確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯系。

（三）電子檔案實行雙軌制，紙質文件與電子文件同時歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，維護檔案的完整與安全。

（四）各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當增加歸檔份數。

第四節 檔案的利用

第六條 檔案管理員編制檔案檢索工具，根據各類檔案的特點建立相應的檔案數據庫，并進行計算機記錄工作，為利用計算機檢索創造條件。

第七條 檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動了解公司各項工作，搞好檔案提供利用。

第五節 檔案保管期限的劃分及鑒定

第九條 檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。其中長期為10年以上，短期為3-5年。

第十條 對公司有長遠利用價值的檔案須永久保存。

第十一條 對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。第十二條 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

第六節 檔案保密規定

第十三條 檔案級別的劃分：

檔案等級的劃分標準根據檔案文件的性質、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個等級。

等級的劃分：一級為絕密文件；二級為秘密文件；三級為機密文件；四級為普通文件

（一）本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料，公司的工藝流程資料和相關圖紙及公司設備圖紙屬非常重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級。

（二）本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其等級劃分為一級。

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（三）本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。此類型文書屬秘密文件，其等級劃分為二級。

（四）本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。屬公司內部重要文件，為機密文件，其等級劃分為三級。

（五）本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。屬于機密文件，其等級劃分為三級。

（六）重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等屬于普通文件，其等級劃分為四級。

第十四條 嚴格遵守本規定，做到不該知道的事絕不問，不該說的機密堅決不說，不該看、記的材料不看、不記。

第十五條 接收和移出檔案，必須認真清點、核對交接清單。

第十六條 嚴格執行借閱制度，不任意擴大借閱范圍，對需要出據檔案證明的，要認真核對摘抄內容。

第十七條 整理檔案應在辦公區內進行。不得將檔案帶出辦公區，以防失密或丟失。第十八條 檔案、資料不準隨意銷毀，如需銷毀應先辦理批準手續。

第十九條 公司檔案由專人負責管理，非管理人員不得進入，下班前必須把借閱的檔案資料入庫。

第二十條 發現檔案丟失，損壞要及時報告。

第七節 檔案查閱、借閱規定

第二十一條 借閱檔案要認真執行檔案管理辦法和保密制度的規定，確保公司機密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負責。

第二十二條 因工作需要，查閱檔案資料時，必須填寫《檔案借閱申請表》，寫明查閱人身份、查閱目的及查閱文件，方可查閱。查閱重要檔案資料，需經總經理簽字同意后方可在檔案管理人員的監控范圍內查閱。

第二十三條 檔案資料一般情況下僅公司內部人員查閱使用。

如外單位、個人查閱檔案，必須經總經理批準，辦理登記手續后，方可在檔案管理人員的監控范圍內查閱。

第二十四條 復印檔案資料需填寫《檔案借閱申請表》，機密檔案資料由總經理簽字同意后方可復印。

第二十五條 檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時，需填寫《檔

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案借閱申請表》，寫明用意，經借閱人部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后方可外借。機密檔案須經總經理批準后方可外借。

第二十六條 借出檔案應在到期前歸還，如需延長借閱期，應辦理續借手續，到期未還者，檔案管理人員應及時催還，未辦理續借手續而愈期不歸還者，要予以通報批評或追究其相關責任。

第二十七條 借閱檔案的人員，要愛護檔案，不準私自摘錄、翻印和任意轉借，不準圈注和涂改，不準污損和拆卷，嚴禁泄密。如發生上述情況要追究借閱人的責任。

第二十八條 借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負責及時追查，重要檔案損壞或丟失要及時匯報公司相關領導，如系人為造成，公司將追究有關人員的責任。

第二十九條 借出的資料使用完畢，要及時歸還檔案室，檔案管理人員對檔案進行詳細檢查，保證資料齊全、完整，并在《檔案借閱申請表》上填寫歸還時間并由借閱人簽字確認，驗收無誤，及時入庫。如發現有涂改、缺頁、損毀、遺失等問題要及時報告。

第八節 檔案室管理規定

第三十條 檔案室實行專人管理，非管理人員未經許可不得入內。第三十八條 檔案室內的檔案柜要統一編號。做到存放有序，查找有據。第二十一條 要愛護檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發現破損時，要及時修補。

第三十二條 要認真落實防火、防盜、防塵、防潮、防強光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內清潔，每周至少全面清掃一次。

第三十三條 檔案室內嚴禁煙火，禁止存放與檔案無關的其它物品。

第三十四條 下班前或節假日，要認真檢查，以防事故發生。離開檔案室時，要注意關閉電源、關鎖門窗。

第三十五條 認真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續。第三十六條 案卷歸還后，及時放回原處。

第三十七條 每年定期對室內檔案進行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。

第九節 檔案銷毀規定

第三十八條 需要銷毀檔案資料時，必須先通過檔案價值鑒定，無保存價值和保管期滿不須繼續保存的檔案，應予以銷毀。

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第 0 次修改

第三十九條 銷毀時必須填寫《檔案銷毀審批表》，實行兩人監銷制度進行檔案銷毀，經檔案銷毀人簽字、監毀人簽字、檔案主管部門負責人審核、分管領導批準后，進行銷毀。

第四十條 嚴禁將銷毀檔案轉做其它用途。第四十一條 檔案銷毀清冊需歸檔，并長期保存。

第四十二條 本制度自下發之日起執行，解釋權歸公司行政部。

公司檔案分類試行規則

1、圖紙

1.01設備類圖紙 1.02基建類圖紙 1.03其他圖紙

2、合同

2.01銷售類合同 2.02采購類合同 2.03其他

3、實物

3.01獎牌（杯、匾等）3.02證書（資質等）3.03 印章

4、文書類 4.01政府 4.02公司

5、說明書/合格證 5.01 說明書 5.02 合格證 5.03 檢驗報告

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