第一篇：檔案管理辦法USR

檔案管理辦法

1.總則

1.1制定目的

使本公司檔案管理程序化、制度化、合理化，以提高檔案材料的利用率。1.2適用范圍

本辦法適用于寧夏美利百萬噸林紙工程建設總公司檔案管理工作。

2.管理職能與范圍 2.1管理職能

檔案室在管理部的領導下，全面負責本公司所有資料、書籍、信息的收集、整理、存檔及調閱、保管方面的工作事務。2.2職責范圍與權限

2.2.1熟悉國家有關檔案管理方面的方針政策及法律法規；

2.2.2在部門主管的領導下，主要負責檔案資料的匯集、登記、保管和借閱、查收等方面的工作，對所有檔案資料進行認真仔細、科學謹慎的分類管理；

2.2.3自覺遵守檔案管理制度，努力提高自身文化素養及業務水平；

2.2.4遵守部門及公司的保密制度，對自己所接觸和管轄的保密材料及文件嚴格保密； 2.2.5保持檔案室干凈整潔，檔案擺放整齊有序；

2.2.6能熟練地操作微機，懂得一些網絡知識，及時、準確、全面地收集和提供一些造紙行業、工程建設、科學技術、經營管理等方面的相關信息資料和資訊，做到信息共享； 2.2.7完成領導交辦的其它各項工作任務； 2.2.8有權拒絕一切不符合查借閱程序的行為； 2.2.9有權拒絕閑雜人員進入檔案室；

2.2.10有權對借閱資料逾期不還或損壞、丟失等現象提出處理建議和意見； 2.2.11有權提出改進檔案管理程序及工作方法的合理建議和意見。3.檔案管理工作內容與要求 3.1立卷歸檔的范圍

3.1.1公司章程、條例、規章制度；

3.1.2股東會議文件、股東名冊、股東印章簿； 3.1.3 董事會文件、董事會記錄、董事就任書等；

3.1.4上級政府行政機關頒發的各項法規命令、指示、決定、決議、通知、計劃、預決算、規章制度等政策性文件；

3.1.5集團、股份公司下發的各項命令、決議、通知、意見、方案、計劃、總結、安排等事務性文件；

3.1.6向上級機關（政府部門、管委會、股份公司）報送的各類報告、匯報、請示、工作計劃、批復、報表等相關材料；

3.1.7與有關單位的來往函件、抄送文件、傳真等資料；

3.1.8公司黨政會議記錄、紀要和決定（包括發布的通知、通報、各項規章制度）； 3.1.9公司制訂的計劃、安排、總結、方案；

3.1.10公司主持召開的各種專業會議材料，包括領導講話、文件、紀要、議程安排及發放宣傳材料等；

3.1.11項目工程類文件資料，包括項目融資、調查、研究、分析報告、項目建議書、可行性研究報告及批復、技術交流文本、招標文本、地測設計資料、圖紙資料、工藝方案、技術參數、技術措施等相關資料； 3.1.12 公司與業務往來單位簽訂的各類協議、合同;3.1.13公司內部業務資料，包括行政、人事、勞資、財務、設備、勞務、園區管理、園林管理等相關資料；

3.1.14公司經營管理及業務方面的書籍、刊物、報紙及音像、網絡信息資料；

3.1.15 音像資料由錄音帶、錄像帶、攝像帶、光盤、磁盤及照片（含底片）等和文字說明兩部分組成。收集范圍包括：

A、反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的音像資料；

B、各級領導人和著名人物參加的與本公司有關的重大活動的音像資料；

C、本公司有關人員組織或參加的重要會議、會見以及外事活動的音像資料； D、其它公司形成的與本公司有關的重要音像資料； E、其他具有價值的音像資料；

3.1.16其他具有保存價值的文件材料、重要的工作經驗等。3.2 檔案分類標準及保管期限區分 類別名稱 類 別 內 容 保管期限 行

政

類 A、章程、公司條例、規章制度 永久保管

B、股東會議文件 a、股東會議記錄 永久保管

b、股東會議通知 永久保管

c、股東名冊、股東印章簿 永久保管

d、其他 永久保管

C、董事會文件 a、董事就任書 永久保管

b、董事會議記錄 永久保管

c、商業賬簿 永久保管

d、經營業績 永久保管

e、請示 永久保管

f、業務執行文件 永久保管

g、其他 永久保管

D、經營業務文件 a、經營方針、計劃書 十年保管 b、經營會議記錄，會議通知書，會議資料 十年保管

c、重要契約 永久保管

d、執照、上級批準證書 永久保管

e、訴訟文件 永久保管

f、經營業務執行文件 永久保管

g、其他 永久保管

類別名稱 類 別 內 容 保管期限

行

政

類

E、經營組織文件 a、業務機構表 十年保管

b、機構調整文件 十年保管

c、內部監察文件 五年保管

d、報告文件 五年保管

e、工作總結文件 五年保管

f、申請 三年保管

g、會議文件

1、會議議程 五年保管

2、會議紀要 五年保管

3、重要會議的領導講話及匯報、總結材料 五年保管

h、宣傳材料

1、報刊 十年保管

2、公司內部出版物 十年保管

3、造紙行業信息 十年保管

4、簡介 十年保管

5、簡報 三年保管

i、組織培訓學習材料

1、培訓學習通知 三年保管

2、培訓學習資料 三年保管

3、培訓學習考試試卷 三年保管

F、政府機關及公司批文 a、區市來文 永久保管

b、股份公司文件

1、人事文件 永久保管

2、其他 永久保管

c、管委會文件 永久保管

d、集團公司文件

1、人事文件 永久保管

2、其他 永久保管

e、建設總公司文件

1、人事文件 永久保管

2、其他 永久保管

3、非文頭文件 一年保管

4、傳真 收傳真文件 一年保管

發傳真文件 一年保管

G、人事、勞資 a、公司主要領導個人材料 永久保管

b、聘用合同、協議 永久保管

c、履歷表、應聘書、辭退書 十年保管

d、畢業證書、職稱證復印件 永久保管

e、人事報表 五年保管 f、工資報表 十年保管

g、公司職工花名冊、考勤表 永久保管

合同、協

議類 A、合同 永久保管

B、協議 永久保管

C、合作意向書 永久保管

融資類 A、貸款方面文件資料 永久保管

B、銀行資料 永久保管

C、招商引資資料 永久保管

A、30萬噸涂布白卡紙項目資料 a、項目可行性研究報告 永久保管

b、技術方面（技術文本、圖紙）永久保管

c、設備方面 永久保管

類別名稱 類 別 內 容 保管期限

項目類

d、招標方面

1、未中標文件 十年保管

2、中標文件 永久保管

B、10萬噸APMP項目資料 a、項目可行性研究報告 永久保管

b、技術方面（技術文本、圖紙）永久保管

c、設備方面 永久保管

d、招標方面 未中標文件 十年保管

中標文件 永久保管

C、2×25MW熱電站工程資料 a、項目可行性研究報告 永久保管 b、技術方面（技術文本、圖紙）永久保管

c、設備方面 永久保管

d、招標方面 未中標文件 十年保管

中標文件 永久保管

工程類 A、供水 永久保管

B、供電 永久保管

C、供汽 永久保管

D、項目工程資料 a、公司辦公樓建筑工程資料 永久保管

b、園區主干公路項目資料 永久保管

E、工程依據資料 永久保管

F、輔助工程資料 永久保管

G、公用設施資料 永久保管

H、輔助工程資料 a、南水北調工程 永久保管

設備類 A、項目工程設備 十年保管

B、輔助工程設備 十年保管

C、公用設施設備 十年保管

技術類 A、技術性資料 永久保管

B、科研課題的論證、研究材料 永久保管

會計類 A、記賬憑證 永久保管

B、明細賬簿、總賬簿、材料賬簿 永久保管

C、會計報表 永久保管

D、合同 永久保管 園區管

理類 A、園區管理的政策、規定 十年保管

B、入園企業的管理 a、管理辦法 十年保管

b、入園企業相關資料 十年保管

園林類 A、造林前資料 a、立地條件 十年保管

b、整地情況 十年保管

c、種苗來源 十年保管

B、造林施工及驗收情況和結果 五年保管

C、幼林調查、補植及撫育生長情況及結果 五年保管

D、人工林生長動態資料 五年保管

E、林木小班地調查情況 五年保管

F、園區林場各種物料成本核算資料 五年保管

3.3整理檔案的方法

3.3.1接收到各部室整理過的資料，并與移交目錄單核對無誤后，經移交人與接收人簽字，即可歸檔；

3.3.2歸檔時按資料文件的自然年限、性質、類別、密級進行分類、編碼，并編制系統的案卷目錄，與存放地址一一對應，做到系統排列，存放有序，查找方便；

3.3.3整個案卷目錄的編碼分五級功能碼，前四級以大寫英文字母為代碼，最后一級以阿拉伯數字為代碼，即案卷號；第五級功能碼中的文件資料均按其自然年限歸檔，應以流水碼建檔；

3.3.4照片檔案按年代、問題分類，同屬一類的照片按時間順序編號，同量編寫戎底片號；錄音（像）帶、攝像帶按年代、問題分類，按內容編號，同一內容分錄幾盤應視為一個案卷號，編碼同其他資料文件的編碼方式，其密級與保管期限的劃分同其他資料文件一致；

3.3.5公司秘密檔案的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。絕密是重要的公司秘密；機密是比較重要的公司稠密；秘密是一般性的公司秘密，各密級的具體范圍見附表1。此類檔案要標明密級及保密期限，保密期限屆滿，經公司領導同意，可撤銷檔案密級；

3.3.6所有歸檔資料視其重要程度及利用查考價值分為永久保管、十年保管、五年保管、三年保管、一年保管五種保管形式。

3.4整理檔案的要求

3.4.1一般性資料文件于每年年末移交檔案室一次，重要的、保密性資料文件可隨時移交檔案室；

3.4.2 音像資料應在形成后一個月內移交，檔案室應隨時收集零散的具有保存價值的音像資料；

3.4.3 會計資料在形成后的第二年年末移交檔案室一次；

3.4.4 各部門資料員在整理資料的過中，要做到分類明確，移交目錄單記錄清晰；

3.4.5 檔案管理員接收資料時，要認真檢查歸檔資料的完好性，使每一份文件資料都頁數完整，無遺漏，無殘缺；

3.4.6 錄音帶、錄像帶、攝像帶、光盤、照片和文字說明要收集齊全，無論原版、原件或復制件，要保證其完好性，內容要真實，并且底片原件與影像、復制品要相符；

3.4.7 具有保存價值的磁盤文件在接收時要進行演示，檢查磁盤及所存資料是否完好；

3.4.8 據歸檔資料的不同保管期限及保密程度，做到歸檔分類準確，盡量保持文件資料的內在聯系，符合其形成規律；

3.4.9 檔案管理員要編制總的檔案存放目錄表，與檔案實際存放地址相對應，便于查找。

3.5檔案借閱制度

3.5.1本公司各職能部門人員凡查借閱檔案，必須登記在冊，歸還時進行注銷；

3.5.2一般性檔案的借閱期為3-7天，借閱期滿要及時歸還，不能轉借、遺失，歸還后辦理注銷手續，若還需借用，則重新辦理借閱手續；

3.5.3查閱檔案時，要愛護檔案，不能在案卷上圈點、涂改、折卷、抽頁、批注和損壞，否則給予經濟處罰；

3.5.4借出的檔案資料歸還時，若發現有抽換、缺頁、涂改等情況，立即向領導報告，及時追查；

3.5.5凡不按正常申請程序強行查借閱檔案，造成不良影響及損失時，追究借閱者的法律和經濟責任；

3.5.6所有借閱人員嚴格遵守檔案管理方面的相關制度。

3.6檔案保密制度 3.6.1檔案管理人員首先要求政治上可靠，能嚴于律己，嚴格遵守各項管理制度；

3.6.2檔案管理人員要樹立高度的責任感，經本人翻閱存檔的保密資料，不得對他人透露、在公共場合演說；

3.6.3不準私抄、復制保密文件和資料，否則追究其法律和經濟責任；

3.6.4凡屬于公司密級檔案資料，確定與撤銷檔案密級時，均由公司領導批示同意；

3.6.5若發現泄密問題，及時向領導匯報，并主動采取補救措施，防止擴散。

3.7檔案的定期整理

3.7.1對于各部室的重要性、保密性資料文件，檔案管理員要隨時接收、整理；一般性資料文件每年末接收整理一次；

3.7.2對于已歸檔檔案，據其不同保管期限，對保管到期檔案進行整理、銷毀。

3.8檔案的銷毀管理

據檔案保管期限表的年限規定，對到期檔案進行鑒定，若有無需再保存的檔案，經公司領導、專業技術人員共同鑒定后，確需銷毀的，則必須填制銷毀清冊單，經公司領導審批后，送至檔案室繼續存放一年，確認其確實無價值，再進行銷毀，并在銷毀清冊單和案卷目錄上注明銷毀日期。

3.9檔案責任追查制度

3.9.1檔案管理人員若向他人透露公司秘密或在公共場合演說，使公司名譽、利益受到損害，追究其法律和經濟責任；

3.9.2不準私抄、復制秘密文件和資料，否則追究其法律和經濟責任；

3.9.3借出的檔案資料歸還時，若發現有抽換、缺頁、涂改等情況，立即向領導報告，及時追查；

3.9.4查閱檔案時，要愛護檔案，不能在案卷上圈點、涂改、折卷、抽頁、批注和損壞，否則給予經濟處罰；

3.9.5凡不按正常申請程序強行查閱檔案，造成不良影響及損失時，追究借閱者的法律和經濟責任；

3.9.6若發現泄密問題，及時向領導匯報，并主動采取補救措施，防止擴散。

4.檔案管理程序

4.1檔案整理程序 4.1.1 收集整理各部室資料，與移交目錄單核對；

4.1.2將收集到的資料按其自然年限、類別分類、編碼，編制案卷目錄，進行存檔；

4.1.3分類后的所有檔案視其重要程度及其價值標明密級及保密期限，并注明具體的保管期限；

4.2借閱程序

4.2.1一般性檔案的查閱進行登記即可，若需復印，必須填寫檔案調閱申請單，經檔案室主管領導批準后，才可復??；借閱時除登記外，還需填寫檔案調閱單，經調閱部門主管領導同意后方可借閱；

4.2.2公司秘密檔案、圖紙、資料不得外借、復印，只能查閱。查閱時必須填寫檔案調閱申請單，屬“絕密”、“機密”檔案必須由公司主管領導批準才可查閱；“秘密”檔案要由調閱部門領導同意，并經檔案室主管領導批準方可查閱。

5.檔案的保管

5.1 檔案每年清理一次，檔案管理員要準確地做好文件索引，以便于查找；

5.2 每年對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查，發現問題及時采取補救措施，確保檔案的安會；

5.3 檔案管理人員應隨時擦試檔案柜，隨時檢查檔案，維護檔案清潔，以防蟲蛀；

5.4 歸檔資料要擺放整齊，按類別有秩序的存放；

5.5 音像檔案其載體為膠片和磁性材料，要妥善保存，應保持室溫在14℃—24℃。

5.6 照片（含底片）、錄音（像）帶、攝像帶應立放，并單獨裝袋保存。磁帶必須避開30奧斯特以上的磁場，盒與盒之間留適當距離。

6.檔案室的安全防護措施

6.1檔案室中嚴禁明火裝置及使用電爐存放易燃易爆物品，應配有消防器材及防盜設施，保證檔案存放安全；

6.2檔案管理人員每天下班前要對檔案室內電源、門窗進行檢查，確保安全；

6.3檔案管理員要保管好檔案室所有門、柜鑰匙，以防檔案丟失現象發生；

6.4 檔案管理員要保管好檔案室所有門柜鑰匙，以防檔案丟失現象的發生。

7.檢查與考評 7.1日常工作的檢查與考評

每日每周定時不定時地組織檢查檔案室工作，隨時掌握、了解檔案管理員工作情況，進行日常監督，參照考評細則進行分項考評，考評結果記入當月績效考核中。

7.2月度全面工作的檢查與考評

每月25日前組織進行一次全面檢查與考評，檔案室本月工作情況記入管理部當月績效考核中。

8.附則

8.1本制度由管理部負責起草、修訂、補充和完善；

8.2本制度由管理部負責監督執行、解釋與說明。

9.附表

附表1：《保密檔案密級范圍表》

附表2：《檔案調閱單》

附表3：《檔案調閱申請單》

附表4：《移交目錄單》

附表5：《銷毀清冊單》

附表1

保密檔案密級范圍表

密級 秘密范圍 保密期限

絕密 A、直接影響公司權益的重要決策文件資料； B、尚未付諸實施的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策；

C、招標過程中未中標資料；

D、項目融資方面的資料；

E、股東大會及董事會決議； 長期保存

機密 A、公司財務預決算報告及各類財務報表，統計資料，重要會議記錄；

B、公司內部重要會議紀要； 10-15年

秘密 A、公司內部掌握的合同、協議、意向書及主要會議紀錄；

B、公司人事檔案、工資性、勞務性收入及資料；

C、尚未進入市場或尚未公開的各類信息；

D、園林、園藝方面技術資料； 5年

附表2

檔 案 調 閱 單

檔案

名稱

收發文號 件

（套）

數

調閱部門 調閱人 日期

調

閱

事

由

調閱

部門領導

簽批意見

簽字：

****年**月**日

附表3

檔案調閱申請單

調閱方式

查閱

檔案

名稱

收發

文號 密 級

調閱部門 調閱人 日 期

調

閱

事

由

調閱

部門領導

同意

復印

簽字：

****年**月**日

檔案室

主管領導

批準

公司

主管領導

批準

附表4

移交目錄單

移交部門：

類 別 資 料 名 稱 份

（套）

數 保密否 保管

期限

移交人：

附表5

銷毀清冊單 簽字：

簽字：

移交部門領導：

****年**月**日 年

月

日

移交日期：

接收人：

檔案

名稱

收發

文號

檔案號 件（套）數

保存期限 密

級

公司領導、專業技術人員鑒定意見

銷毀時間

第二篇：檔案管理辦法

會簽日期：2016-8-12

第 0 次修改

東營市俊源石油技術開發有限公司

檔案管理制度

第一節 總 則

第一條 為規范東營市俊源石油技術開發有限公司的檔案管理，提高檔案管理水平，充分發揮檔案在公司經營管理中的作用，維護公司利益，防止重要文件、資料的遺失，結合公司實際情況，特制訂本制度。

第二節 管理體制和職責

第二條 公司設置檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對穩定，調動工作時，須對檔案裝具、設備和檔案庫藏進行清點并制作移交清冊，并注明移交人、接交人、監交人、移交時間等信息。具體職責為：

（1）負責公司檔案和工程資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統計、立卷歸檔等；

（2）負責檔案管理的各項規章制度和業務標準的制訂；（3）負責檔案提供使用服務；

（4）嚴格執行保密制度，做好檔案密級劃控和守密、解密。

第三節 文件材料的形成和歸檔

第三條 檔案按照記述內容的不同劃分為圖紙類、合同類、實物類、文書類和說明書合格證類；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數據計算、統計表格檔案等；按照載體形態可分為紙質、電子、聲像、實物檔案等。

第四條 歸檔時間和歸檔程序

（一）公司各部門、辦事機構和區域所產生的文書檔案，根據其重要程度及實際需要由其負責人審定后須隨時歸檔。各部門、辦事機構和區域零星文書檔案采取各部門平時累積、每半年一次按照各類檔案的管理細則進行整理并移交檔案室。

（二）項目開發建設工程類檔案由項目負責人審定后，于工程項目竣工后三個月內各項目資料員統一整理后有序歸檔。設備儀器類檔案，在開箱或安裝調試后由購置部門向公司檔案室歸檔。

（三）聲像、實物檔案，在產生后及時歸檔。

（四）凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對應的材料一同歸檔。

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（五）其中公司財務類及人事類檔案由財務部和人力資源部自行組織存檔及保存。第五條 歸檔要求

（一）歸檔的文件、資料必須完整。

（二）歸檔文件、資料的密級、保管期限劃分須準確，分類清楚、歸類準確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯系。

（三）電子檔案實行雙軌制，紙質文件與電子文件同時歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，維護檔案的完整與安全。

（四）各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當增加歸檔份數。

第四節 檔案的利用

第六條 檔案管理員編制檔案檢索工具，根據各類檔案的特點建立相應的檔案數據庫，并進行計算機記錄工作，為利用計算機檢索創造條件。

第七條 檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動了解公司各項工作，搞好檔案提供利用。

第五節 檔案保管期限的劃分及鑒定

第九條 檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。其中長期為10年以上，短期為3-5年。

第十條 對公司有長遠利用價值的檔案須永久保存。

第十一條 對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。第十二條 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

第六節 檔案保密規定

第十三條 檔案級別的劃分：

檔案等級的劃分標準根據檔案文件的性質、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個等級。

等級的劃分：一級為絕密文件；二級為秘密文件；三級為機密文件；四級為普通文件

（一）本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料，公司的工藝流程資料和相關圖紙及公司設備圖紙屬非常重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級。

（二）本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其等級劃分為一級。

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（三）本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。此類型文書屬秘密文件，其等級劃分為二級。

（四）本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。屬公司內部重要文件，為機密文件，其等級劃分為三級。

（五）本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。屬于機密文件，其等級劃分為三級。

（六）重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等屬于普通文件，其等級劃分為四級。

第十四條 嚴格遵守本規定，做到不該知道的事絕不問，不該說的機密堅決不說，不該看、記的材料不看、不記。

第十五條 接收和移出檔案，必須認真清點、核對交接清單。

第十六條 嚴格執行借閱制度，不任意擴大借閱范圍，對需要出據檔案證明的，要認真核對摘抄內容。

第十七條 整理檔案應在辦公區內進行。不得將檔案帶出辦公區，以防失密或丟失。第十八條 檔案、資料不準隨意銷毀，如需銷毀應先辦理批準手續。

第十九條 公司檔案由專人負責管理，非管理人員不得進入，下班前必須把借閱的檔案資料入庫。

第二十條 發現檔案丟失，損壞要及時報告。

第七節 檔案查閱、借閱規定

第二十一條 借閱檔案要認真執行檔案管理辦法和保密制度的規定，確保公司機密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負責。

第二十二條 因工作需要，查閱檔案資料時，必須填寫《檔案借閱申請表》，寫明查閱人身份、查閱目的及查閱文件，方可查閱。查閱重要檔案資料，需經總經理簽字同意后方可在檔案管理人員的監控范圍內查閱。

第二十三條 檔案資料一般情況下僅公司內部人員查閱使用。

如外單位、個人查閱檔案，必須經總經理批準，辦理登記手續后，方可在檔案管理人員的監控范圍內查閱。

第二十四條 復印檔案資料需填寫《檔案借閱申請表》，機密檔案資料由總經理簽字同意后方可復印。

第二十五條 檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時，需填寫《檔

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案借閱申請表》，寫明用意，經借閱人部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后方可外借。機密檔案須經總經理批準后方可外借。

第二十六條 借出檔案應在到期前歸還，如需延長借閱期，應辦理續借手續，到期未還者，檔案管理人員應及時催還，未辦理續借手續而愈期不歸還者，要予以通報批評或追究其相關責任。

第二十七條 借閱檔案的人員，要愛護檔案，不準私自摘錄、翻印和任意轉借，不準圈注和涂改，不準污損和拆卷，嚴禁泄密。如發生上述情況要追究借閱人的責任。

第二十八條 借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負責及時追查，重要檔案損壞或丟失要及時匯報公司相關領導，如系人為造成，公司將追究有關人員的責任。

第二十九條 借出的資料使用完畢，要及時歸還檔案室，檔案管理人員對檔案進行詳細檢查，保證資料齊全、完整，并在《檔案借閱申請表》上填寫歸還時間并由借閱人簽字確認，驗收無誤，及時入庫。如發現有涂改、缺頁、損毀、遺失等問題要及時報告。

第八節 檔案室管理規定

第三十條 檔案室實行專人管理，非管理人員未經許可不得入內。第三十八條 檔案室內的檔案柜要統一編號。做到存放有序，查找有據。第二十一條 要愛護檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發現破損時，要及時修補。

第三十二條 要認真落實防火、防盜、防塵、防潮、防強光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內清潔，每周至少全面清掃一次。

第三十三條 檔案室內嚴禁煙火，禁止存放與檔案無關的其它物品。

第三十四條 下班前或節假日，要認真檢查，以防事故發生。離開檔案室時，要注意關閉電源、關鎖門窗。

第三十五條 認真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續。第三十六條 案卷歸還后，及時放回原處。

第三十七條 每年定期對室內檔案進行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。

第九節 檔案銷毀規定

第三十八條 需要銷毀檔案資料時，必須先通過檔案價值鑒定，無保存價值和保管期滿不須繼續保存的檔案，應予以銷毀。

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會簽日期：2016-8-12

第 0 次修改

第三十九條 銷毀時必須填寫《檔案銷毀審批表》，實行兩人監銷制度進行檔案銷毀，經檔案銷毀人簽字、監毀人簽字、檔案主管部門負責人審核、分管領導批準后，進行銷毀。

第四十條 嚴禁將銷毀檔案轉做其它用途。第四十一條 檔案銷毀清冊需歸檔，并長期保存。

第四十二條 本制度自下發之日起執行，解釋權歸公司行政部。

公司檔案分類試行規則

1、圖紙

1.01設備類圖紙 1.02基建類圖紙 1.03其他圖紙

2、合同

2.01銷售類合同 2.02采購類合同 2.03其他

3、實物

3.01獎牌（杯、匾等）3.02證書（資質等）3.03 印章

4、文書類 4.01政府 4.02公司

5、說明書/合格證 5.01 說明書 5.02 合格證 5.03 檢驗報告

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第三篇：檔案管理辦法

檔案管理辦法

第一章

總則

第一條 為加強xx公司及所屬公司檔案的管理，進一步提高檔案的管理水平，更好地為公司的發展和經營管理服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《企業檔案管理規定》、《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》及《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等有關規定，結合企業實際，制訂本辦法。

第二條

本辦法適用于集團本部及所屬公司。

第二章

檔案管理體制

第三條 集團所屬公司應將檔案工作列入企業發展規劃和工作計劃，制定企業檔案發展規劃和計劃，并確定一名單位領導分管檔案工作。

第四條

集團本部辦公室配備專職檔案人員，負責集團本部全部檔案、拆遷檔案及清算、撤銷公司檔案的管理工作，并對系統所屬公司的檔案管理工作進行業務指導、監督和檢查。

第五條

集團所屬公司要配備相應的專（兼）職檔案人員，負責本公司形成的應歸檔文件材料的收集、整理、歸檔以及檔案數字化的組織與實施工作。

第六條

集團本部及所屬公司檔案實行統一管理，分級保存。集團本部屬于公司存檔的檔案由集團專職檔案人員統一保存，所屬公司檔案由本單位專（兼）職檔案人員統一保存。不得由經辦部室或個人分散保存，任何個人不得將企業的檔案材料據為己有。

第三章

檔案歸檔范圍

第七條

檔案歸檔范圍是指集團本部及所屬公司自籌建以來各種活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄，包括紙質檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案及實物檔案等。

第八條

歸檔文件材料的主要來源

（一）集團及所屬公司各職能部室形成的文件材料；

（二）集團及所屬公司和派出機構上報的文件材料；

（三）集團及所屬公司投資的全資、控股、參股公司提交的文件材料；

（四）集團及所屬公司參與的合作項目按要求提交的文件材料；

（五）集團及所屬公司外購設備所帶來的文件材料；

（六）集團及所屬公司執行、辦理的外來文件材料； 第九條

集團本部文件材料的歸檔分為公司存檔及部門存檔兩部分。部門存檔的文書檔案，按標明的保管期限由責任部門負責保管，期滿后經本部門經理和主管經理批準后自行銷毀。系統所屬公司可參照執行。

第四章

文件材料的形成、積累、歸檔和移交 第十條 文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入各部門工作計劃和有關人員崗位職責。系統所屬各檔案部門或專（兼）職檔案人員負責本公司文件材料的立卷歸檔工作，并對其所屬公司的檔案工作進行指導、監督與檢查。

第十一條 歸檔時間

（一）集團本部各職能部室定期將屬于歸檔范圍的各類檔案原件（定稿）或電子文件移交專職檔案人員歸檔, 系統所屬公司可參照執行。

（1）蓋章存檔文件一周內歸檔；

（2）部門形成的應歸檔文件應在該項目結束后的一個月內歸檔；

（3）上級批復、股權類、產權變動及等重要文件隨時歸檔；

（4）黨群類文件應于次年三月底前歸檔；

（5）因公外出參觀學習、考察及參加各種會議的文件材料，應按照文件歸檔范圍的要求隨時歸檔。

（二）會計檔案應由本單位財務部門按照《會計檔案管理辦法》（財會字?1998?32號）的要求立卷歸檔。

（三）基建工程項目檔案或市政檔案，應在項目竣工后三個月內歸檔，周期長的可按工程進度分階段歸檔。

（四）集團本部及所屬公司應于每年6月底前完成上全部實體檔案的歸檔與數字化工作，并于7月底前將電子數據報集團備份。集團辦公室將于每年8-9月對所屬公司上的檔案工作情況進行檢查，并通報結果。

第十二條 歸檔要求

（一）歸檔的文件材料必須按其形成規律，保持其有機聯系，并確保歸檔的每份文件、每個事由的文件其內容完整無缺，各項簽字手續完備；

（二）歸檔的文件材料須為原件，各職能部室應自行留存復印件備用。如因特殊情況歸檔文件為復印件的，必須注明原因及原件的去向，并有經辦人簽字；

（三）各類文件材料歸檔份數一般為一式一份，具有重大意義的文件應同時保存歷次修改稿，重要的或利用頻繁的或有專門需要的可復制若干份歸檔；

（四）照片、錄音、錄像帶等檔案可在工作或活動結束后隨時歸檔，但必須附文字說明，其內容包括：事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。

（五）歸檔的文件材料，其載體和字跡應符合耐久性要求，易于長久保存。

（六）電子文件的歸檔實行“雙套制”，即紙質檔案與電子文件同時歸檔。

（七）電子文件還應做好網絡歸檔和脫機載體同時歸檔，即電子文件進行網絡歸檔的同時，必須將電子文件拷貝（刻錄）至耐久性好的載體（如只讀光盤或移動硬盤）上進行脫機載體歸檔。歸檔的光盤至少一式兩份，一套封存保管，一套可日常使用。

第十三條 檔案的接收與移交

專（兼）職檔案人員接收檔案時，要認真驗收并辦理交接手續。歸檔部門或個人應填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點清楚后，由移交人、移交人所在部門經理及檔案人員共同簽字后，存檔備查。

第五章

檔案的分類管理與保管

第十四條 集團本部文書檔案依據《歸檔文件整理規則》（DA/T22—2000）的要求，按照—問題—保管期限法進行分類；著錄方法按照《檔案著錄規則》（行業標準DA/T18—1999）執行。系統所屬公司可參照執行。

基建工程檔案或市政檔案，具體歸檔范圍及要求見《建筑工程資料管理規程》和《市政基礎設施工程資料管理規程》。

聲像、照片或電子檔案等其他載體檔案，應依據《照片檔案整理規范》、《磁性載體檔案的管理規范》、《電子文件和電子檔案管理規范》的要求執行。

第十五條 系統所屬公司應根據檔案數量，設置必需的檔案專用庫房和專用檔案柜架，庫房的設置應符合“防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲”等“八防”要求，同時要符合消防及溫、濕度等規定，檔案的排架方法要科學和便于利用。

第十六條 要定期清理、核對室存檔案，做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案要及時進行修復。

第六章

檔案的借閱、開發和利用

第十七條 檔案的借閱

（一）集團本部人員可直接借閱本部門業務范圍內的檔案資料。如借閱非本部門文件時，需履行檔案借閱手續，填寫《檔案借閱申請單》。借閱股東會、董事會文件需董事長審批；借閱黨委會紀要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時需借閱人所在部門主管經理審批同意后即可辦理借閱手續。

文件正式下發或蓋章之日起三個月內，可借閱文件原件。超過三個月時，文件將完成電子檔案錄入，原則上不再查詢文件原件，只可通過檔案系統查閱電子檔案。

以上規定系統所屬公司可參照執行。

（二）檔案資料原則上不外借，因特殊情況上級單位、股東單位及其它外單位確需調閱檔案時，必須持單位介紹信，由本公司相關業務部門填寫《檔案借閱申請單》，經辦人、經辦部門經理及經辦部門主管經理簽署意見并報總經理和董事長批準后，在經辦人的陪同下方可調閱紙質復印件，不得借用電子文件。如需外借檔案原件時，必須由本公司相關業務部門的經辦人簽字辦理借閱手續，且檔案原件借出時間不得超過一周，如到期不能歸還需繼續借閱者需辦理續借手續，并確保檔案的完整與安全。

（三）外部董事、公司監事會成員因履職需借閱公司檔案，由公司董秘負責協助辦理相關手續。

（四）查考、借閱檔案原件，必須愛護檔案，不得折疊、拆卷、隨意更改和涂寫。如發現損壞、丟失和泄密，應追究當事者責任。

（五）各職能部室對利用率高、查閱頻繁的文件需留存復印件，以備查閱，并嚴格執行公司保密制度，確保文件資料的安全。

（六）電子檔案按權限檢索、查詢，無權限查閱文件的用戶，在網上填寫借閱申請，通過審核批準后查閱。

第十八條 檔案的開發和利用

系統各公司檔案管理部門應根據本公司的中心工作，積極開展檔案信息的編研和開發利用工作，對檔案進行加工整理、匯編專題資料或編制工程項目簡介等，更好地利用檔案信息資源，以滿足本公司生產、經營、管理和發展的需要。

第七章 檔案的鑒定與銷毀

第十九條 檔案的保管期限

文書檔案保管期限分為永久、30年和10年，其它各門類檔案的保管期限參照各門類檔案的具體規定執行。

第二十條 檔案的鑒定與銷毀

（一）對超過保存期限且沒有保存價值的檔案進行鑒定。鑒定工作由鑒定小組負責，鑒定小組由各檔案形成單位的主管經理、專業技術人員和檔案人員共同組成，對鑒定結果寫出書面報告。

（二）對需延長保管期限的檔案交本單位專（兼）職檔案人員統一保管，并在案卷備考表中注明。對應銷毀的檔案，要編制《檔案銷毀清冊》一式兩份，經集團總經理批準后報區檔案局備案，得到區檔案局批準后方可到指定地點進行銷毀。

（三）對保管期滿但沒有了結債權債務的財務檔案，要適當延長保管期限，待了結后再銷毀。銷毀會計檔案須經區財政局批準并備案。

（四）銷毀檔案必須嚴格、嚴肅、慎重。銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，銷毀清冊要永久保存。

第八章 檔案信息系統的維護與管理

第二十一條 集團信息技術部負責系統信息化的管理工作，所屬公司應按照集團檔案信息化的統一安排，逐步實現各門類檔案的電子化管理。

第二十二條 集團信息技術部負責檔案信息系統的數據備份、技術支持與安全運行維護。

第二十三條 集團本部專職檔案人員負責檔案信息系統具體實施的各項工作，主要包括：

（一）負責劃分集團本部人員的使用權限并進行授權;

（二）在集團信息技術部的配合下，負責系統所屬公司用戶組的設置與使用權限的管理；

（三）負責定期收集各功能模塊的使用意見及改進需求，及時反饋并協調軟件公司進行檔案信息系統的完善與升級工作；

（四）負責督促與檢查系統所屬公司檔案數字化的實施，以及完成后電子數據的上報備份工作。

第二十四條 所屬公司應指定專門部門（或專人）負責本公司檔案信息系統的管理工作，主要包括：

（一）負責按照集團的統一安排與部署，組織實施與推進本公司檔案信息系統的上線運行工作；

（二）負責本公司各門類檔案的目錄數據庫與圖像數據的掛接、存儲以及數據備份，并于每年7月底前完成上一檔案數據的更新工作；

（三）負責對本公司電子檔案信息的及時性、準確性進行監督與檢查。

第九章 審批過程中文件的管理

第二十五條 審批過程中的文件管理由該文件起草部門的兼職檔案員負責。

第二十六條 審批過程中的文件原則上不得借閱，如因工作需要必須使用時要履行借閱手續，填寫《文件資料借閱申請單》。

（一）借閱審批過程中的股東會、董事會文件需董事長審批；借閱審批過程中的黨委會紀要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時需履行以下審批手續：

1.集團本部人員借閱時，由借閱人、借閱部門經理及借閱部門主管經理簽字同意后，經存檔部門經理同意即可到存檔部門兼職檔案員處辦理借閱手續。

2.外單位借閱時，須持單位介紹信，由本公司相關業務部門填寫《文件資料借閱申請單》，經借閱部門經理和主管經理簽署意見后報總經理批準，方可借閱。

（二）對于企業章程、股東會、董事會、黨委會、公司級各種會議紀要（記錄）、工作總結、財務分析報告以及公司各種戰略研究報告、各種投資決策、各種經濟分析報告、公司大事記、公司志等重要文件，只可借閱紙質文件，有文件綱要的只提供文件綱要。

第二十七條 審批過程中的文件不得借用電子文件，只能借用紙質文件。如果需要開發利用或會議使用，只能使用文件復印件，文件全文不對外借閱或發放（會議文件可向主要領導發放，會議結束要收回；研討會只發文件綱要的紙質復印件）。

第十章 被清算企業、轉出的企業、合并、被撤銷企業

檔案的管理

第二十八條 管理職責

（一）集團本部專職檔案人員負責對被清算企業、轉出的企業、合并、被撤銷企業的檔案工作進行指導、監督和檢查。

（二）系統所屬被清算企業、轉出的企業、合并、被撤銷企業應指定專（兼）職檔案人員負責本公司形成的應歸檔文件材料的收集、整理、立卷歸檔以及檔案數字化的交接實施工作。

第二十九條 檔案的歸屬和流向

（一）被清算企業、轉出的企業、被撤銷企業的檔案由所屬企業的上一級公司負責集中統一保管。

（二）合并企業，即一個公司并入另一個公司或幾個公司合并重組為一個新公司的，其檔案材料應移交給合并后的公司集中統一管理。第三十條 歸檔范圍

應歸檔的文件材料可參照第八條的規定執行，但歸檔的文件中必須包括以下文件：

（一）營業執照、組織機構代碼本、稅務登記證等憑證類文件；

（二）企業章程、股東會、董事會、經理辦公會紀要（記錄）、工作總結、財務分析報告等決策性文件；

（三）實施方案、主管部門意見、請示、報告及上級審批文件、資產評估報告、驗資報告、合同、協議等資產類文件；

（四）職工安置方案、安置協議、公證書、花名冊等材料；

（五）遺留問題的善后處理文件；

（六）法律依據文件、工商注銷文件及交接憑據等文件；

（七）其它具有保存價值的文件材料。

第三十一條 歸檔時間、內容與要求

（一）歸檔時間

清算、轉讓、撤銷程序全部完成后，應歸檔的文件要在三個月內完成向上一級公司檔案管理部門的移交歸檔工作。

合并企業文件材料的收集整理應與企業合并的實施進程同步進行，并在企業完成合并的一個月內的完成檔案的移交歸檔工作。

（二）歸檔內容

1.集團所屬二級公司被清算后，歸檔的文件材料應按第三十條規定全部上交；

2.集團所屬參股企業被清算或集團參股股權完全轉讓時，歸檔的文件材料為紙質的歷屆股東會或董事會文件；

3.集團所屬企業股權全部轉讓及企業控股權轉讓出集團的，被轉讓企業應將股東會、董事會、經理辦公會紀要、投資決策、工作總結、財務分析報告、歷史變更及重要的財務文件掃描成電子文件移交上一級公司，檔案原件移交接收企業。

（三）歸檔要求

1.被清算企業、轉出的企業、合并、被撤銷企業的檔案歸檔要求應依據本規定之第十二條的要求執行；

2.被清算企業、轉出的企業、被撤銷企業的上一級公司檔案部門接收檔案時，要認真驗收并辦理交接手續。歸檔部門應填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點清楚后，由移交人、移交人所在公司經理共同簽字后，進行移交；

3.向系統外移交檔案時，所移交檔案的目錄必須經集團總經理或被授權人的批準后方可對外移交，并辦理移交手續。

第三十二條 集團及所屬公司接收的被清算企業、轉出的企業、被撤銷企業的檔案的原件或電子文件作為封存檔案管理，原則上不提供調閱。如特殊情況需調閱時，必須填寫《檔案借閱申請單》，經調閱人及其公司經理簽署意見后，報集團總經理同意，方可調閱。

第十一章 附則

第三十三條 本辦法由xx公司經理辦公會審議通過，自下發之日起執行。

第三十四條 本辦法由xx公司xx部門負責解釋和修訂。

第四篇：檔案管理辦法

檔 案 管 理 辦 法 目 的

為了規范國網*******公司負責管理建設的電力基建工程的檔案管理，本著有利于工程建設、明確職責、規范工作程序、明確服務范圍的原則特制定本辦法，從而保證建設工程項目檔案管理的產品滿足質量、環境和職業健康安全的要求。2 適用范圍

本程序規定了工程建設檔案管理的整個流程,適用于******工程建設有限公司各部門及工程建設部。編制依據

3.1《 中華人民共和國檔案法》 3.2《 中華人民共和國檔案法實施辦法》

3.3 DA/T 28-2002《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》 3.4 GB/T 11822-2000《科學技術檔案案卷構成的一般要求》

3.5國家檔案局2001年頒發《建設項目竣工文件編制及檔案整理規范》 3.6能源辦（1991）231號《電力工業企業檔案分類規則》 職

責

4.1主管檔案工作的副總經理領導檔案工作的整個流程； 4.2公司檔案室的職責包括：

a)貫徹執行《檔案法》及國家有關法律、法規和方針政策，負責制定公司工程檔案管理的有關標準；

b)負責組織、協調和指導設計單位、施工單位、監理單位編制項目竣工文件和整理項目文件；

c)及時了解工程建設計劃與進度，做到工程檔案歸檔與工程建設同步；

d)建設項目立項后，按公司下達的工程名稱和項目代號，負責組織各部門完成各自職責范圍或合同規定的竣工文件的編制和項目文件整理、歸檔工作；

e)負責建設項目前期文件、招投評標文件、試運行文件及竣工驗收文件的收集、整理、歸檔工作。對建設公司各管理職能處室檔案資料的形成、積累進行指導、監督、檢查；

f)參加公司主持的工程竣工預驗收工作，對工程竣工預驗收文件和竣工圖是否符合歸檔要求進行檢查驗收，并布置竣工資料和竣工圖的編制工作；

g)參加國家電網公司建設運行部主持的工程竣工驗收工作；

h)對工程建設部實施業務指導，負責工程檔案管理業務的培訓。負責指導工程建設部檔案室建立工程檔案全引目錄，并對工程建設全過程的檔案資料實行統一管理；

i)負責工程檔案管理的統計工作，按時填報上級要求報送的各類統計報表。4.3計劃與物資部、換流站管理部、線路管理部各部門在擬定施工合同時，應明確歸檔內容、歸檔要求、歸檔時間、歸檔數量并實行歸檔保證金制度；負責做好各自職責范圍內，按《檔案實施細則》和合同規定本部門負責管理的工程項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理、物資供應及竣工驗收全過程中形成的應該歸檔保存的技術文件預立卷工作，并填寫單項工程歸檔清單，按規定時間向檔案室移交，按工程建設階段分期分批向檔案室辦理移交手續；合同結算前審核工程檔案是否驗收合格；

4.4工程建設部負責工程檔案資料的技術審查，確保歸檔文件的齊全、完整、準確、系統。組織、協調和指導各參建單位編制項目竣工文件和整理項目文件；參加工程初驗和竣工預驗收工作；負責保管和提供利用工程施工記錄和竣工圖；對各參建單位工程檔案目錄進行合并整理，并移交公司檔案室。5 內容與要求

5.1各個工作階段應該存檔的文件如下： 5.1.1可研報批階段

前期可研結果；發改委批復文件； 5.1.2初步設計階段

初步設計結果；初步設計報批文件； 5.1.3工程準備階段

主設備供應合同；監理、施工招標流程文件；監理、施工合同；征地的相關文件； 5.1.4施工階段

施工階段安全、質量、進度、物資、信息管理會議記錄、相關文件；轉序驗收資料；圖紙現場交底、會審記錄；設計修改、設計變更記錄；質量驗評記錄；物資設備到貨及開箱記錄；網絡進度計劃報批及實施記錄；施工方案報批及實施記錄；安全文明規劃、二次策劃報批及實施記錄；施工記錄； 5.1.5調試、試運行階段

啟委會工作紀要及文件；站系統、系統調試、試運行方案、試驗記錄；工程預驗收相關文件；設備單體及分系統調試記錄；工程初步驗收相關文件；設備帶電簽證；向生產移交相關文件；廠家資料； 5.1.6竣工驗收階段

工程驗收相關文件；竣工決算相關文件；備品備件移交記錄； 5.1.7移交運行、達標投產階段

達標投產檢查相關文件；各單位工程總結、聲像資料； 5.1.8后評估階段 工程后評估相關資料 5.2存檔文件要求

a)所有需要存檔的文件按照《檔案管理細則》的要求進行編制；

b)合同、竣工簽證書、評標文件等應制作規范。實現標準化、規范化。各項內容填寫齊全、完整。

c)提高文件題名的編寫質量，文件題名應簡明準確表達文件的主要內容，不能抽象。如協議書，應明確關于什么問題的協議書。各種文件應標明編制日期，各種表格應注明制表日期。

d)進口設備資料編制中英文對照目錄。

e)凡是需要審簽的文件，原稿必須用黑色碳素筆手簽。f)打捆招標的文件要按單項工程移交。

g)單項工程資料預立卷時做到齊全、完整、準確、系統、及時；資料移交

不能缺頁、缺卷、簽字手續完備，自產文件必須原件歸檔，批復文件要有原文、附件，簽報附件要齊全；評標打分表要齊全完整；歸檔資料（包括合同）按規定在一個月內移交。

第五篇：檔案管理辦法

關于公路工程竣工文件材料立卷歸檔

整理要求

各施工單位、監理單位、設計單位：

為進一步做好工程項目檔案管理工作，省交通廳下發了豫交辦【2011】39號關于下發《河南省公路建設項目文件材料歸檔整理規范》的通知。對工程項目檔案的驗收提出了明確要求，為貫徹落實好該通知精神，切實做好檔案管理工作，對于S236平郟快速通道的工程技術檔案工作特做以下要求：

一、各有關單位必須加強檔案工作的統一管理，各施工、監理單位應建立健全檔案工作各項規章制度，明確有關領導分管項目檔案工作，并配備專（兼）職資料員，做好日常工作中資料的收集、整理工作，杜絕竣工驗收前突擊整卷。設計、監理及施工單位注意收集在工程建設過程中形成的各種資料，為了保證檔案資料的完整性、準確性及系統性，應加強對施工工地檔案資料管理人員的培訓和教育，使他們盡快掌握和了解公路工程檔案管理的方法和內容。對日常工程檔案的收集整理工作，有關部門要不定期的進行現場抽查，發現問題及時解決。

二、做好平時工作的監督檢查，經常性地督促、檢查、指導。各級領導要對工程項目檔案管理工作引起高度重視。

三、竣工資料的整理方法嚴格按照省廳印發的《河南省公路建設項目文件材料歸檔整理規范》附件中的各項規定進行整理。

四、根據豫豫交辦【2011】39號關于下發《河南省公路建設項目文件材料歸檔整理規范》的通知，各個項目竣工材料的組卷、分類以及編制檔號等系統化整理工作必須利用計算機檔案管理軟件完成（該軟件是由國家檔案局推薦經省交通廳檔案科考察在全省統一使用的檔案管理軟件）。

五、各項目辦對項目檔案的形成以及利用計算機檔案管理軟件對項目檔案案卷目錄、卷內目錄、光盤的整理制作及移交等工作應做統一安排。

六、各單位在合同段交工驗收前將已經系統化整理的項目檔案連同案卷目錄（含電子版目錄）和案卷編制說明，公路局工程科和監理檢查合格后移交給公路局檔案室，并按照規定辦理移交手續。案卷的編制說明內容包括本合同段項目建設內容，檔案整理執行的標準、項目檔案整理情況及組卷數量，竣工圖編制質量及其他需要說明的問題。

七、檔號的統一編寫部分為：S236PJL/….二〇一四年二月十三日