第一篇：報銷流程管理和單證填制規范

報銷流程管理和單證填制規范

第一條 預借款流程

一、員工因公需向公司預支或要求公司進行預付款時可向公司申請借款。借款人必須按要求完整填寫《借款申請單》，根據借款用途、費用類別、各項費用的預支及報銷標準，由財務部核定準予借款金額。

二、借款申請單適用于所有員工事先向公司借款的事項，即款項需預先支付而發票未到的情況。

三、借款申請單一式一份，由財務部留存，并作為入賬依據。

四、借款人需完整填寫借款單上的內容，明確注明借款事由、使用時間及支付方式。銀行支付方式借款必須填明收款單位全稱、開戶行及賬號；支票方式借款須填明收款單位全稱；銀行卡支付方式須提供卡號；其他方式須符合公司財務辦理付款的要求。

五、所有借款申請單一單不清二單不借，即借款人員必須及時對借款進行銷賬還款，若前次借款未結清，不得申請再次借款。

六、長期出差人員補充借款，如離上次借款在一個月內可以續借，否則按上條執行。

七、借款申請單需提前一個工作日交于財務部，領取借款后，借款人員應在相關原始憑證上簽字確認。

八、財務部應每月清理匯總員工借款明細，并跟進未歸還借款。對于借款時間已超過一個月且借款人無充足理由解釋的，應及時通知財務經理和員工所在部門經理并進行原因調查，各部門經理有義務配合財務部及時清理本部門員工借款，對于個人借款無故拖欠不還達3個月且拖欠金額達到或超過5萬元的部門，財務部有權暫停該部門員工的借款直至拖欠欠款全部償還完畢。對確屬于借款人無故拖延還款且經催促仍不歸還或銷賬，財務部應書面通知綜合部（人力資源），在該員工稅后薪資中扣除。財務部應嚴格執行對前次借款理由不合理或無故未歸還員工不得發放新借款的原則來控制員工借款對公司流動資金的占用。

九、借款單需填寫完整、借款用途說明清晰。對于非差旅費用途的借 款，需提供相應的請款依據，例如費用申請報告、會議通知、付款通知書、協議合同等。第二條 費用報銷流程

一、原則上，所有員工應在費用發生且返回公司后的一個月內辦理費用報銷手續，最長不得超過三個月。

二、報銷員工的責任是及時準確填寫各類費用報銷單，包括《差旅費報銷單》、《報銷申請單》等，注明報銷費用類別、事由、借款時間和借款額（如有）及報銷金額，連同相關原始發票/單據經審批責任人審批后，交財務部報銷。

三、財務部依據公司的費用報銷規定，審核報銷費用的合理性，并依據國家法律法規的相關規定復核各種原始發票/單據的合法性。如果發現不符合規定的報銷，財務部將報銷單據退還報銷員工并拒絕辦理該報銷。

四、出納憑財務會計審核后的原始單據支付報銷款（或收回預借款），財務會計根據審核允許報銷的單據填制會計憑證。

五、領取報銷款時，報銷人員須在原始憑證單上簽字確認。第三條 資金支付方式規定

一、在進行個人借款或報銷以及小額（低于500元）對公款項支付時允許采用現金方式，主要包括但不限于：員工差旅費、個人電信費、宴請費、零星采購、郵寄費、圖書資料費等。

二、涉及到對公的借款或付款，金額在500元以上者，支付方式原則上須為銀行轉賬或支票，特殊情況下經財務經理同意后可采取現金支付的方式。有關銀行結算票證的具體要求，應以財務部的要求為準，如員工辦理有特殊要求的銀行結算業務之前，應向財務部人員咨詢有關規范和要求是否可予以滿足。

三、有關資金支付方式未盡事項，以《貨幣資金管理辦法》的相關規定為準。

第四條 單據填制規范

一、員工應按照報銷費用性質填制相應的報銷單據，相關部門應嚴格區費用歸屬。清晰標明費用所屬項目的名稱及編號。

二、差旅費報銷單的填制

1.報銷人根據出差地點、時間、項目按《差旅費開支管理辦法》有關規定計算各費用項目允許報銷金額和超標金額，并將結果填列《差旅費報銷單》。

2.報銷單各項基本信息如部門、工號、姓名、項目代號、項目名稱、出差事由、出發和到達時間、借款情況等需填寫清楚完整。部門按公司現行組織結構填列；差旅事由需要能夠概括描述出差性質；出發和到達時間需跟長途車票時間相吻合（若長期駐外，則需要填寫月初到月底）。

三、報銷申請單的填制

1.報銷單必須按發票性質及費用類別分別填寫，如辦公費、通信費、業務招待費、低易品等，如使用一張報銷單，應分筆數逐行填寫。

2.報銷單各項需要填寫清楚，尤其是部門、合計大寫、小寫、借款情況以及支付方式等，采用銀行支付方式還需注明收款單位、開戶銀行、銀行帳號等信息。

3.事由欄要能夠全面反映報銷的內容，如修理費，不應該單純的填寫修理費，應為××物品更換××配件等。事由欄反映的為發票記載的交易內容。

四、各類報銷單需具有相應審批權限的主管人員簽字，同時在送交財務部之前不得出現任何形式的修改現象，不得出現同一張報銷單摘要欄和金額欄存在不同顏色筆跡的現象。第五條 票據的粘貼

一、各類報銷單據憑證須統一粘貼在報銷粘貼單上，票據粘貼需牢靠、平整和有層次感，不能用釘書機釘在一起，且需標注原始報銷單據的張數。

二、有關差旅費報銷之憑證需將各項費用分開。若有外省市的定額出租車票，必須按面值歸類粘貼，便于財務部核算。

三、業務招待費的憑證需分筆粘貼并區分開來，同一筆招待費用應按面值分類排序貼在一起。

四、市內交通出租車發票按照前述正常時段和非正常時段分別按報 3 銷人分類粘貼，便于財務部審核和匯總。同時對于多人一同報銷的還應提供人員報銷匯總清單。

五、對于未按照上述第四、五條規定進行單據填寫和粘貼的，財務部有權退單，直至經辦報銷人員或申請報銷人按上述要求完成票據粘貼、填寫單據后，方可予以受理，報銷承諾時間以單據最后一次提交時間起算。第六條 各類費用報銷時間及補充規定

一、各類借款每日16：00前受理，符合條件的現金借款當日領取，大額現金借款（金額超過1萬元）須提前一天向財務部請款。

二、所有日常費用報銷單據請于正常工作日上午11點前交于財務部，否則視為第二日送交。

當月需要報銷的費用，必須在每月28日前辦完審批手續，提交財務部。

第二篇：報銷流程及規范說明

財務報銷流程及規范說明

為了加強公司內部管理，規范公司財務報銷行為，提高公司工作效率，落實各部門和各級管理人的權、責關系。特對報銷流程及規范作以下說明：

一、報銷流程：費用報銷人報銷申請（填制費用報銷單）——>報銷人部門負責人（或上級主管）確認簽字——>財務審核（單據、數量等方面要求）——>公司總經理（或委托授權人）審核——>交出納復核并履行付款。

1、費用報銷要求：為了強化公司的財務紀律，避免財務風險，原則上公司一切事項報銷的單據均必須取得合法的憑證。報銷人員必須對單據的真實性、合理性負責。請各位需要報銷的人員在平時工作過程中對對方開據的單據進行檢查，（如：名稱、數量、單價、金額、、、、、、等等進行檢查）。書寫清楚完整，事項明晰。是否符合我公司報銷要求。公司員工任何不符合報銷規定的單據財務部門有權拒絕，各級確認、審核、審批人員也不應予以簽字。

2、單據整理要求：報銷人在報銷前必須事先整理好各類單據，首先對單據的類別、時間、批次、項目等進行分類，然后按照規定清晰準確的粘貼在報銷單據的后面，并在附件中寫明所付的單據張數。單據數量比較復雜的要寫出報銷明細清單附在后面。單據分別不清晰，粘貼不規范的財務部門可要求對方改正，不改正的有權予以拒絕受理。（注：粘貼憑證不可用訂書機訂）。

3、預借款的操作要求：公司員工因工作需要需要事前預借款的，必須填寫借款申請單，寫清借款原因、預計的金額和還款日期，財務人員嚴格控制現金的使用。借款單要由部門負責人、副總或財務主管簽字后出納人員才能放款。在預定還款日期到期后不能還款或報銷的從有關人員的工資中扣除。

二、規范說明：（費用報銷單）（個人備用金借款單）見實物。

1、行政報銷費用。

1、）汽車油費報銷。詳細填寫出車記錄表，平時加油記得打小票并且保留好小票，月底打出加油總表附小票核對準確后核算出公里數及每公里耗油金額。（并提供上月每公里耗油金額以作對比）。

2、）誤餐費及其它費用報銷。按派車車記錄時間填寫清楚誤餐情況說明原因。必須當日交上級主管審核，請審核人寫明審核日期。

3、）水電費報銷。提供詳細水、電用量記錄表，并根據以前及上月用量進行對比，用量超額度的請出示報告說明情況。

4、）公共領用物品報銷。如（欽用水、員工生日禮品、、、、、、垃圾清理等等。）提供詳細領用記錄及清理記錄，特別是欽用水必須查清空桶數量以便日后核對。

2、采購報銷。

1、）材料報銷。請及時將單據整理完整后交與財務核對備用金沖銷情況，方便下一次借款使之日常工作能正常進行。

2、）車費及誤餐費報銷。用費較多的人員請做好明細表附后，誤餐費必須每天交上級領導審核簽字。

以上報銷流程請各部門仔細閱讀，以方便各位日后報銷清楚、明確。并請各位配合財務管理好本公司的報銷工作及時正常運行。未盡事宜，財務部有權補充解釋。

謝謝！

財務部2011年6月25日

第三篇：單證流程

單證流程

1． 根據外貿業務部門提供的出口產品資料，制作發票、裝箱單、合同。

2． 把合同、發票、裝箱單、《出境貨物包裝容器性能檢驗結果單》等商檢單證交于報檢員或代理報檢公司，以備報檢。

3． 到外匯管理局申領出口收匯核銷單。

4． 海運詢價，填寫托書，委托貨代訂艙。取得三聯單。

5． 把合同、發票、裝箱單、出口收匯核銷單、三聯單、產地證等報關單證交于報關員或者報關行，以備報關。

6． 等海關放行后，從貨代處取得提單、核銷單，兩份報關單證明聯。

7． 把商檢單證、海關單證各自存檔，以備事后查看。

8． 準備核銷單、報關單（核銷聯）、商業發票等核銷單證到外匯管理局核銷。

9． 準備報關單（退稅聯）、發票、結匯水單、增值稅發票等退稅單證到國稅局退稅。

商檢流程（2-3天）

1． 從單證員處取得商檢單證后，還要從車間取得廠檢單并在九城單證系統輸單申報。

2． 等商檢接受申報后，打印報檢單，填妥資料并簽字蓋章。

3． 到商檢大廳計費、交單。

4． 當天或者第二天接商檢老師到工廠查驗。

5． 查驗沒問題一般當天或者第二天就能出證。

6． 拿出換證憑單或者通關單后傳真給報關行或報關員報關。

報關流程（1-2天）

1． 從單證員處取得報關單證后，審核單證并在H2000系統上面輸單申報。

2． 等海關審單中心接受申報后，打印報關單，填妥資料并簽字蓋章。

3． 到海關現場大廳交單。

4． 如果查驗，要安排車子接送海關老師。

5． 查驗沒問題，卡口放行，加封。

6． 拖車到口岸轉關申報，口岸放行，結關。

7． 報關單證明聯打印申請。

我的跟單流程總結

老板要求我們每個人對自己的工作流程做一份總結，下午我把自己的工作內容總結了一下，這里貼出來，希望大家能共同討論。我也是憑自己的知識與僅有的工作經驗來寫的，有哪些不對的地方還請好心的GGJJ指出來，這里感激不盡！聲明一下，我的工作范圍都是限定在付款方式為T/T，FOB深圳的，其它涉及不深。

跟單業務工作流程：

一.跟單：

1.制作合同：客戶下單以后，核對產品價錢是否與以前所做的訂單或之前確認的價錢是否一致，總金額是否正確，如正確，將資料輸入外貿專家軟件里做出口合同給客戶確認，如是做T/T30%，并讓其安排打訂金，待定金到帳后，再下購貨合同給工廠進行生產，如果是做100%前T/T，則可直接安排生產。無論是在做出口合同或購貨合同，一定要特別注意產品描述，數量，價格，總金額，付款方式，交貨期與工廠方面協調好，以免以后趕不交期。下購貨合同到工廠后，要求工廠負責人簽回，存檔留底，如可以，可同時要求工廠提前算出訂單材積以準備以后安排訂艙拼柜事宜。

2.商檢：需要商檢的貨物在交貨期前一兩個星期就可以辦理商檢了。如果工廠安排商檢，則提供商檢資料給工廠，包括外銷合同，裝箱單，發票。大概兩三天后，工廠在向當地商檢局申請辦好商檢后，傳真換證憑條給你，留存以便日后安排報關。換證憑條只顯示實際報關商品的第一項商品及報關總金額，有效期一般為三個月，實際報關金額可以小于換證憑條上的金額。但一張換證憑條只能用一次，不可重復使用。3.辦理C/O或Form A：看所屬客戶是屬于哪一個國家或客戶的具體要求來辦理C/O或Form A。Form A是普惠制產地證書，目前給予我國普惠制待遇的國家共36個，可以享受減免關稅待遇。C/O是一般性原產地證書，只是證明貨物是產自中國的。一般原產地證書得到貿促會辦理，而普會制的話在商檢局辦理就可以了。在裝運期至少一個星期前辦理。不管你辦理的是一般產地證還是普惠制產地證，基本程序都是先在網上制作好資料（包括合同，發票，裝箱單等）后再發過去,待機器檢查合格后再由貿促會或者商檢局的人員再人工審單一次,合格后就可以去領取單證了。

4.驗貨訂艙：經常注意工廠訂單生產進度，在交貨期前十多天，詢問工廠是否可以按時交貨，如可以，準備向貨代訂艙同時安排驗貨人員驗貨。驗貨合格后，向貨代訂艙。如是客戶指定貨代，則直接填好訂艙單給指定貨代公司人員，訂艙單上要填好發貨人，收貨人，通知人，發貨港，目的港，柜型，箱數，產品名稱，毛重，體積等，讓其代為訂艙。兩三天后，貨代訂好艙后會傳真進倉單給你，注意進倉單上面的截柜時間，截補料時間，傳真給工廠，讓工廠按上面注明的時間內將貨物送進倉庫。如果是自己安排拖車拖柜，則需填好拖柜委托書，上面注明柜型，拖柜時間，裝貨地址，工廠聯系人，聯系電話等，與進倉單一起傳真給拖車公司讓其安排拖柜。

5.報關：訂好艙后在文件補料時間至少三天以前，填寫報關資料寄給報關行或讓貨代幫忙報關。報關資料包括：外銷合同，裝箱單，發票，報關單，核銷單（注意核銷單在寄給報關行或貨代前，必須先向商檢局備案），報檢委托書，換證憑條，C/O或Form A等。

6.拿單：貨物報好關，進入倉庫后，及時出提單補料給貨代，并與其核對提單草本。船開后兩三天內，貨代會列出費用清單來，包括文件費，AMS費用，清關費，操作費等。安排工廠付款，并將水單傳給貨代。貨代在錢到帳后，就可以向其拿正本提單了，一般貨代公司不寄提單，要公司派人去取，如公司沒有人手，也可以出一份寄單委托書給貨代讓其直接寄到公司。如果提單電放，出提單電放申請，蓋上公司章，簽名傳真給貨代，記得讓貨代傳真提單副本給你，以備公司留底存檔。

7.通知客戶：貨物開船后，發郵件通知客戶船名，開船日期等等，以便讓其及時購買保險。

8.催款寄單：拿到提單正本后，掃描復印件電郵給客戶，催其付清余款。客戶貨款到帳后，再寄正本提單，裝箱單（數據應與提單上一致），發票給客戶，在發票裝箱單上寫明柜號，封條號及發票號，雖然不太重要，但我覺得寫上還是比較好。

9.退稅：在報關后一個月后，報關行或貨代會將報關底聯及核銷單退稅聯退還給你，拿上這些單據與銀行傳過來的核銷水單就可向外匯局辦理退稅了。

注意：

1.有些產品比較工藝比較復雜，在生產前可以要求工廠打產前樣，或為了控制質量，在出貨前要求工廠出具船前樣。

2.跟單工作是需要很細心跟耐心的，時時刻刻注意工廠的生產進度，及時安排船期，在制作各種單證時，一定要特別小心，所有單據都很重要，一定要檢查檢查再檢查才行，我就會經常出錯，不過慶幸還沒給公司造成損失，都是及時發現了。我覺得如果不急的單證，可以自己事先準備好，在拿出去前再仔細檢查一遍，就可以避免不少錯誤。可以每隔一段時間對自己的工作總結一下，有哪些貨要出，哪天要準備哪些文件，哪些樣品在打樣，哪些事情要回客戶等等。

二．客戶來樣工作程序：

收到客戶要求打樣的新產品時，首先拍照存檔，在樣品上做好標簽，注明幾月幾號哪個客戶寄樣，以便日后查詢。然后填好打樣單及打樣要求并將樣品寄與工廠，要求其打樣。如是比較重要的樣品，還必須要求工廠在打好樣后退還樣品。

三．寄樣工作程序：

工廠打好樣品后，根據實際情況，自己留樣一份或拍照存檔，以便日后與客戶商討。包裝樣品時特別注意包裝盒不要過大，量好外箱尺寸稱好重量自己記錄存檔（以方便后與快遞公司核對月結清單）。易碎物品在外箱上貼上易碎標志，或為防止快遞人員弄錯，可自己再用白紙打上發件人收件人聯系電話，地址貼在外箱上。自己也須做好記錄，寄給誰，寄與目的，所寄物品，快遞單號等等，以便日后查詢。樣品寄出后，寫郵件通知客人所寄物品，快遞追蹤單號等。

在這些工作細節上，老板經常說，在所有你交給別人的資料一定要自己檢查好了確定沒錯了再轉手給別人，別人沒有義務也不會有時間來給你挑錯。自己得對自己的工作得有100%的責任心。在對待工作上，應有一定的主觀能動性，不能老是等著別人來交待工作給你或干等著別人來給你答復，可以催復人家或主動地找事情做。在寫郵件給別人時，一定要一次性地將所有事情交待清楚寫詳細，不可以讓別人再來重復地問你這封郵件的內容，這樣浪費別人的時間也是在浪費自己的時間。

外貿單證操作流程

來源：考試大 2008/1/24 【考試大：中國教育考試第一門戶】 模擬考場 視頻課程

1．客戶詢盤： 一般在客戶下perchase Order之前，都會有相關的Order Inquiry給業務部，做一些細節上的了解。

2．報價： 業務部及時回復客人查詢，確定貨物品名，型號，生產廠家，數量，交貨期，付款方式，包裝規格及柜型等，peroforma Invoice 給客戶做正式報價。

3．得到訂單： 經過洽談，收到客戶正式的訂單perchase Order。

4．下生產訂單： 得到客人的訂單確認后，給工廠下訂單，安排生產計劃。

5．業務審批： 業務部收到訂單后，首先做出業務審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。審核表要由業務員簽名，部門經理審批，再交管理部人員審核后才能執行。如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的，要經公司總經理審批才行。合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進程員跟進。

6．下達生產通知： 業務部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達生產通知, 通知工廠按時生產：

6.1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到，收到L/C后應業務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改證。

6.2：如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經到賬。

6.3：如果是放帳客戶，或通過銀行D/A等方式收匯等，需經理確認。7． 驗貨： 7.1：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。

7.2：如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知計劃部。

7.3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。

8．制備基本文件:：工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業發票，裝箱單等文件（應由業務跟單員制作，交給單證員）。

9．商檢： 如果是國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。

10． 租船訂倉：

10.1．如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款，通常客人會指定運輸代理公司或船公司。應盡早與貨代聯系，告知發貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，Q確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期兩周之前向貨運公司發出書面定倉通知（ING ORDER），通常在開船一周前可拿到定倉紙。10.2．如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經比較，選擇價格優惠，信譽好，船期合適的船公司，并告訴業務員通告給客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前兩周書面定倉，程序同上。

10.3．如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關時間，入倉報關要求，等內容。

10.4．向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，柜型及數量，目的港等內容，以避免差錯。

11． 安排拖柜： 11.1．貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應選擇安全可靠，價格合理的公司簽定協議長期合作，以確保安全及準時。要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數量，裝柜地址，報關行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯系電話等

11.2．傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯系電話。

11.3．要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業務部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。

12．委托報關： 在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行，委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間（船截關前）。委托報關時，應提供一份裝柜資料，內容包括所裝貨物及數量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關時間，拖車公司，柜型及數量，本公司的聯系人和電話等。13． 獲得運輸文件：

13.1． 最遲在開船后兩天內，要將提單補料內容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按找L/C或客人的要求來做，并給出正確的貨物數量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。

13.2． 督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后，向船公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船公司出正本。

13.3． 及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。14． 準備其他文件：

14.1．商業發票：L/C 要求提供的文件中，對商業發票要求最嚴格。發票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭。如果發票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。

14.2．FORMA原產地證書：FORM A 原產地證要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C 的交貨期和開船日之前，在發票日期之后。未能在發貨之前辦理的，要辦理后發證書，需提供報關單，提單等文件。經香港轉運的貨物，FORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。

14.3．一般原產地證：一般原產地證可在中國貿易促進會辦理，要求低一些。可在發貨之后不太長的時間內補辦。如果原產地證書要辦理大使館加簽，也和發票一樣要提前20天辦理。

14.4．裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內，要通知客人發貨的細節，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數量，金額，包裝件數，嘜頭，目的港代理人等。有時L/C要求提供發送證明，如傳真報告書，發函底單等，注意按客人要求的時間內辦理。

14.5．裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。

15．交單：

15.1．采用L/C收匯的，應在規定的交單時間內，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。

15.2．采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。

15.3．如果T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。

16．業務登記： 每單出口業務在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統計等。

17．文件存檔： 所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

18．單證員平時應注意收集運價變動，船期，航線等信息，為業務員報價提供幫助。來源:考試大-單證員考試

外貿單證員工作流程（個人總結）

1.根據客戶的定單估算List(根據以前的出貨數據,如沒有就大概匡算)

品名,數量,數量/箱,件數,體積/箱,體積,毛重/箱,毛重,凈重/箱,凈重.2.出貨前一星期向采購要準確的包裝尺寸.3.根據工廠的準確的包裝尺寸計算準確的List.4.出貨前一星期做海運委托書并傳給代理,要求她租船訂倉.并告知是到廠裝柜

還是送貨到倉庫。得知船期后告訴采購最終交貨日期.采購把準確包裝尺寸,箱數

給我做準確的List.如果LIST上的體積與原來的LIST相差太多或者體積超出集裝

箱的體積或不能裝滿（20FT不到25立方，40HQ不到62立方），那么上報看如何解

決。

5.出貨前一星期把出貨的清單（品名，規格，數量，箱數，每項目的采購人）

傳真給工廠，以便工廠提前安排準備出貨。

6.出貨前把裝柜的地址傳給貨代.或者是把送貨地址給采購。

7.出貨的當天把報關的單據寄給貨貸,保證船期前的2天寄到貨代手中

8.報關完之后跟貨代要報關單預錄入聯號碼(18位),號碼一定要清楚;船開之前

要求提單確認(品名,件數,體積,毛重).如有錯誤改正回傳,直到正確為止.9.船期之后一個星期之內拿到提單正本,貨到前寄給客人.10.需要認證的合同,先做好認證的資料,等拿到提單的復印件即可去貿促會做認證 ,認證時間一般為15天.11.向貨代要運費的發票,一個月之內把運費付清.12.出貨后制作客戶需要的一系列單據:形式發票,發票,箱單.等收到貨款之后把所

有的單據寄給外商.同時整理相關文件留底存檔。

13.出完貨后一個月之后向貨代要核銷單的退單.

第四篇：單證流程

1、合同

問跟單員要合同，聯系客戶，問客戶索要Documentation，如果是FOB，問客戶要貨代信息

2、聯系貨代

告之發貨意向，了解出口口岸、船期等信息，問其托書有無標準模版，若有，請其發之，若無，問其我們自己的模版可不可以，跟其確認報關所需資料。若是CFR或CIF，跟貨代咨詢運費信息

3、租船訂艙

根據原始開票通知單，在船期前14天制作托書發貨代訂艙，訂完后隔天打電話給貨代確認其是否已收到，若船期前7天還未收到進艙單，聯系貨代

4、通知出貨

進艙單收到后發給跟單員，提前一天通知出貨

5、報關

根據貨代所需報關資料要求和最終開票通知單制作報關文件（發票、箱單、報關單、商檢通關單（15位數字）、報關報檢委托書、核銷單等）商檢要提前一天做，如果是整箱，裝箱要求詢問客戶。船開當天開外銷發票（二、五聯及開票通知單交給財務）

6、提單確認

貨物出運報關后及時聯系貨代確認提單，若無問題直接確認，若有問題或客人有特殊要求，跟貨代聯系改之。

7、清關文件

聯系貨代和客戶是否需要清關文件，如需要詢問其需要哪些清關文件（發票、箱單、產地證、提單等）并將船運信息提供給客戶（船名、航次、ETD、ETA等）

8、議付資料/付款資料

L/C的根據信用證要求制作議付資料送銀行，其他的根據客戶要求制作付款資料寄銀行或客戶。

9、貨款的及時跟進

制作貨款回籠臺帳并及時跟進貨款是否已收到，如未及時收到，催客戶及時付款，如已收到，做好銷帳。

10、貨代相關費用的支付

根據貨代所寄發票認真核對無誤后找總經理簽字并交財務。

11、退稅

及時整理退稅資料（外銷發票三、四聯、場站收據、提單copy、核銷單、托書（明細單）等）并交財務。

第五篇：費用報銷管理規范

費用報銷管理制度

一、目的

為完善財務管理，規范費用報銷流程，合理控制費用開支，特制定本制度

二、適用范圍

公司全體員工費用報銷的申報、審批以及財務賬務處理。

三、借款

（一）因公借款，必須填制借款單，寫明借款事由；借款單書寫要規范，必須寫明用途，必須使用黑色簽字筆填寫，大小寫金額要一致，不得涂改。

（二）填寫借款單是要注明是現金借款還是支票借款，2000元以內的款項可以用現金支付，超過2000元的支出都要使用支票，借支票時必須提供收款人全稱，沒有收款人全稱財務不予付款。

（三）經辦人寫完借款單后，先由該部門主管審核，審核完畢同意借款后，必須在借款單上簽字，簽字后交公司負責人審核，公司負責人審核完畢后交財務經理簽字，出納方可付款。

（四）借款數額在2000元（含2000元）以上，提前一天通知財務備款。

（五）嚴格執行“前賬不清，后賬不借”制度。

（六）員工借款必須在15天內歸還，員工借款超過預計報銷日期或跨月未報銷的（除月末借款外），必須歸還借款或出示已取得發票待報銷；否則財務有權通知人事部從工資中扣除。

（七）員工長期請假、調動或離職時，如有欠款，必須還清借款。

（八）申請借款的員工，本著“公款公用”的原則，不準私借他人，公款私用。

四、報銷

（一）員工報銷時，必須取得真實合法、內容完整清晰的原始憑證；

（二）員工報銷時，將取得的原始憑證按規定分類好后，交給部門主管審核，在規定時間交由出納辦理審核，經出納審批后交給公司負責人審核，公司負責人審核完畢后，出納核對付款。

（三）費用報銷時先沖減報銷人借款，借款如有余額，報銷時交回財務，如超出借款部分報銷時財務將差額補足；

（四）差旅費借款必須在出差回來5個工作日內報銷，報銷期限按照返程票面時間計算，節假日順延。

五、報銷票據注意事項

（一）票據項目如抬頭、公章、日期、內容、經辦人等應齊全；并不得有涂改；

（二）自制支付票據及附件應清晰準確，并不得涂改；

（三）對于因污漬、殘破而無法識別票面項目的一律不予報銷；

（四）無論金額大小，不準以任何理由以其他票據代替原始憑證入賬；

（五）報銷憑據以正規發票為先；報銷時，當事人應按費用報銷單上的明細內容，將對應的費用單據加以整理歸類，并規范粘貼，粘貼過程中應區別費用性質分類粘貼，便于歸類計算和整理。

（六）報銷票據時應在費用申請單的備注中注明相關信息，具體要求詳見“費用項目列支說明”

六、報銷時間：

（一）報銷當事人回到公司應及時報銷

（二）出納初審后，交財務經理復核或總經理審批；

（三）報銷期限：為了及時正確體現每月的成本費用，請及時報銷，最晚不超過兩周，各店各部門有手機和交通補助的請于每月月初報銷，逾期不予報銷，后果自負。

七、費用項目列支或報銷規定

（一）小額材料費指臨時性的、公司范圍內沒有庫存，不必計入主營業務成本的，價值在二百元以下的材料采購款，以及設施設備配件等零件的費用，報銷時需附入庫及出庫單，在出庫單上注明具體使用部門和使用人員。

（二）其他外協費在記帳外協廠商之外發生的，并且需要現付的外協業務。

（三）社保費

1、各項勞動保險費的申報計算由人事行政部負責；

2、按國家有關文件規定由企業應負擔的保險，根據銀行托收單計入相關費用，應由個人承擔部分從工資中扣除由企業代扣代繳；

3、每月人事部將銀行托收單對應的劃扣明細表交財務統一報賬，劃扣明細表由人事部經理簽字后轉財務作為賬務處理依據。

（四）福利費指公司為員工提供的工作餐、員工活動費用及節假日的福利性支出等。員工因加班報銷加班餐費的，應注明用餐時間及人次，加班餐費的標準為每人每次最高不得超過15元，實際花費不足15元的，按實際消費金額報銷，不得虛報。由于工作外出沒有趕回來吃飯的，需經公司負責人同意方可報銷，標準為每人每次最高不得超過15元。

（五）辦公費主要是指辦公用品費、行政消耗用品費、書報費、綠化費。

（六）差旅費是指因業務需要去外地出差所發生的費用及各類補助，具體規定詳見出差報銷規定。

（七）車輛使用費包括公司車輛使用中發生的加油費、路橋費、洗車費、車險、維修保養費。

1、路橋費、洗車費等日常費用應及時報銷，如無出差等特殊情況應每周報銷一次。停車費、過路費報銷時應注明費用發生的日期；報銷時應注明車號，不得將幾輛車的費用合并報銷。

2、車輛若維修保養時需提交報修單給公司負責人審批，批示后方可維修，報銷時也需提供批示的報修單，報銷時需附修理單位打印并蓋章的物料及工時結算單。

3、車輛使用費發生后必須在當月及時報銷，延期報銷的票據不予受理；

4、因個人原因造成的車輛的交通違章罰款一律不予報銷；

（八）交通費

1、市區內因公外出的交通費

（1）一般只允許報銷公交、地鐵等車費，報銷時應注明事由及前往地點；（2）如發生出租車費用，報銷時應注明事由；

2、如下業務項目可報銷出租車票

（1）因與公司負責人臨時溝通工作，需要在較短時間內會見的；

（2）因未提前安排，發生會見重要客戶或者因重大業務溝通緊急需要，前往客戶所在地或返回公司的；

（3）因陪同重要客戶或公共關系人員娛樂、商務、接送的；（4）因臨時處理有時間限制的緊急業務的；（5）符合規定的加班車費；

（九）通信費包括座機話費、手機話費、網絡費等。座機話費報銷時應提供電話費明細表，并注明此費用發生的具體期間。

（十）維修費用于設備、工具、設施修繕等工作時發生的費用，維修費用報銷時需要附修理明細表。

（十一）水電燃氣費是指水費、電費、暖氣費、煤氣費、衛生費等物業管理費。在報銷時請詳細注明上述費用的具體用量、單價、金額及歸屬期間，并按公司或宿舍分開填報。

（十二）郵寄費指公司給顧客郵寄發票、對賬單、貨品等的郵寄或快遞費，報銷單上列出具體郵寄明細。

（十三）房租指公司租賃營業場所及宿舍等發生的租賃費用，按公司或宿舍分開填報。

（十四）勞保費勞動保護費是指確因工作需要為員工配備或提供工作服、手套、安全保護用品、防暑降溫用品等所發生的支出費用，因工傷發生的小額醫藥費、撫慰金也列入勞保費。

（十五）業務招待費

1、包括用于支付業務關系的餐費、禮品、旅游等支出；報銷時須注明招待對象及支出明細，禮品報銷應注明項目。

2、業務招待費針對的是對項目和業務發展有利的對象，這項費用需要靈活把握，要根據招待對象確定招待標準，普通業務招待以每人30元計算，高級業務招待以每人60元標準計算，特殊情況經總經理批準可以提高招待標準。

3、業務招待費的發生需要由總經理批準后方可進行，未經總經理批準或事后未找總經理簽字確認的，費用自理。

（十六）客戶返利

因發展客戶關系而發生的返還性質的傭金，此項費用的發生須由總經理批準后方可進行，報銷時不論數額大小，均需總經理簽字確認。

（十七）廣告宣傳費

用于公司形象宣傳以及市場推廣所發生的廣告、宣傳用品、場地、布展、招牌制作等費用。

（十八）培訓費因員工內訓或外訓所發生的教材費、勞務費等。

（十九）招聘費因招聘而發生的人才市場費用、展位費、在媒體上發布的招聘廣告費。

（二十）運雜費因業務需要，臨時雇傭的運輸車輛及人工等費用。

（二十一）服務費因業務需要，聘請外部專業人員或組織提供有償服務所發生的費用。

八、報銷流程

填寫報銷單（憑證附其后）-會計審核-總經理簽字審核-出納報銷

九、本制度自下發之日起執行