第一篇：單證操作流程

外貿單證操作流程（詳細版）

這幾日逛論壇，發現有很多新手不知道如何開始著手單證。最近比較閑，閑來無事，分享個人的一些經驗。僅僅個人的一些經驗肯定會有一些不足，歡迎大家做補充。

以寧波口岸為例：

一，貨物差不多好的時候，根據合同做托書（分自拉自報以及代拉代報待會會說明），跟貨代確認船期。這時候要提前安排商檢，因為商檢最少要三天的時間。

確定好船期后，1）如果是散貨，貨代會傳真進倉單過來，根據進倉單上的地址寄報關委托書和核銷單，然后根據進倉單上的截數據日期做報關資料。注意：散貨是自己安排運輸公司貨發港口的。另外如果是13號截數據，12號就一定要把貨發掉。2）如果是整柜，問貨代地址寄報關委托書及核銷單，然后跟貨代確認好裝柜時間（發貨時間同散貨）并要司機的號碼，在截ENS數據前做報關資料（合同，發票，裝箱單），可以電子版的形式發給貨代。

二，接著是確認提單，貨代會聯系你核對提單，仔細核對公司抬頭，客戶信息，箱數，毛重，體積等信息。如果有做L/C的還要根據L/C的要求做提單。

三，提單確認后，等開船三天左右向貨代要提單的COPY件，這時候如果要做產地證的，FORM A,FORM F的，就可以做了。主要是FORM A,FORM F等涉及船名航次以及開船日期，所以等copy件到手在做也不遲。

四，貨代會發給你費用確認單，確認完費用后，告知對方貴司的發票抬頭以及寄單地址。對方會安排寄發票過來。

五，把發票給財務，確認付款后可傳水單給貨代并讓其安排寄單。一般貨代錢到賬后會馬上安排寄單的。

六，看開船日差不多一個月左右核銷單就會有了，這時候催核銷單，空運的要兩個月左右才能退回來。一般核銷單的有效期是三個月，所以三個月前催回一般都沒事。

好了，簡單的一單單證就這樣完成了。希望對于初學者會有幫忙。

之前提到傳托書的時候涉及自拉自報以及代拉代報，在這里說明一下。一般如果是散貨的話不存在這個問題。而代拉代報就是全部由指定貨代訂艙以及報關拖柜，上面的流程適合代拉代報，以及自己貨代出貨的情況。

現在講自拉自報，如果是整柜又是指定貨代的話，托書要傳給指定貨代，并在上面注明。自拉自報為指定貨代幫忙訂艙，自己貨代報關以及拖柜。這時報關數據就要給自己的貨代。另外要提前給自己貨代艙單數據或者直接給指定貨代。自拉自報跟代拉代報唯一的區別就是托書要傳給指定貨代讓其訂艙，提單要跟指定貨代核對，相對應的正本提單也要向指定貨代要。而預錄單和核銷單則要向自己的貨代要。

不知道有沒有講清楚。希望有幫助，大家一起努力吧。

第二篇：單證操作流程

單證操作流程

1、客戶開立信用證后，通知行會通知你信用證已到，要去銀行簽收。

回來要仔細的審證，出現不利于我們的條款就要通知客戶進行修改，否則日后出現問題就麻煩了。

信用證的內容最好每一條都看明白，不明白的一定要上網搜搜，包括看不懂的單詞。

注：“審核信用證中的裝運條款：如裝運期，結匯期，裝運港，目的港，是否能轉運或分批裝運以及是否指定船公司，船名，船籍和船級等，有的來證要求提供各種證明，如航線證明書，船籍證等，對這些條款和規定，應根據我國政策，國際慣例，要求是否合理或是否能辦到等來考慮接受或提出修改要求。”（信用證的審核與指南可以在福步上搜索一下，有很多）

2、業務員與客戶簽定的P/I，可以作為合同使用。在操作之前都會把這些資料給你，如果沒有，你得去要（例如，客戶的聯系方式，P/I，詳細的訂單等）。客戶的詳細聯系方式一是為了開船后給客戶傳真他們所需的資料（如箱單、發票等），二是為了進一步確認客戶的名稱，在你做單的時候才不容易出現錯誤。

根據P/I提前把Packing list、Commercial invoice(還有一些信用證上客戶規定的可以自己做的單據，如分析單)做好，這樣是為了避免在操作幾票貨物時，因為手忙腳亂或者是粗心出現差錯。

3、要隨時知道貨物生產的情況，在一周甚至更早點租船訂艙（CIF條件下，客戶不指定船公司貨代）。

注：要跟貨代搞好關系，很多人說找貨代其實是找個友情貨代，好的貨代能為我們在操作過程中解決很多突發的事件，（比如我們在操作過程中不小心出現的數字或者是字母錯誤）所以不要小瞧這個哦？

你根據客戶的交貨期以及貨代提供的到目的地的船的開船日期來定一個合理的裝貨以及船期。然后編制一份出口托運單（下貨紙）給貨代，內容包括：目的港，貨描，件重尺等

我們家一般都走超高柜，集裝箱的規格有很多種，詳細的我也不多介紹了，大概的說一下：

20GP、40GP、40HC

a4、租船訂艙后，貨代會傳給你一張入貨通知，內容有Destination、B/LNO.、ETD、VSL&VOY以及通關時間，所以你要與生產部門的營管溝通貨物要提前生產完畢，然后提前兩天裝柜，正好可以利用這兩天報關。

拖車司機會先到場站背箱，然后到工廠來裝貨，同時帶來理貨單及鉛封（用于封箱，在未裝完貨之前妥善保管，不可扣死），有的還有自查申報表，根據實際裝的貨物來填寫這兩份單子（一定要與裝貨的負責人核對件重尺），然后蓋公章，影印留備份，正本交給司機帶回場站。

有時候裝柜裝到中午休息時間，為了辦理后續工作都顧不得吃飯，忙完還要準備單據，爭取在下午上班時間能及時報關，這樣才可以在下午下班之前通關。

5、裝柜完畢，這時你提前繕制的發票箱單就有了用處，根據實際裝貨情況做一下修改，傳一份給貨代公司，然后開始準備報關（裝貨24小時之內報關）。一般報關需要的資料：

A、報關明細包括目的港，件、重、尺，金額，集裝箱號，鉛封號，場站，海關編碼，報關手冊、海運費等等

B、發票根據信用證對單據的要求，仔細繕制

C、箱單大部分內容與發票相似，也要根據信用證對單據的要求來繕制

D、其中不手冊報關，用一般貿易報關時還要提供一份P/I

關于發票日期，要早于裝船期2-3天，箱單日期等于發票日期

報完關要求報關行回傳報關單，影印留備份，傳真件交給財務，以備財務進行核銷使用。

報關單中有個批準文件號那個就等同于核銷單號，核銷單號在交單時會用到。注：同貨代一樣，合作的報關行也必須具備一定的實力，辦事的效率要高，可以簽訂長期協議。

委托報關需要一系列的手續，這里就不多說了，等操作的時候按照步驟一步一步來即可。

最后呢，要把箱單發票、預計開船通知等客戶需要的資料傳真給他們。

關于發票和箱單這兩份單據有時繕制起來很簡單，有時很復雜。我們做的無紡布布卷，客戶規定每個布卷上都須有卷號并且要在箱單中體現。

裝柜之前，營管會點清每個布卷的卷號，但一堆布卷不一定都是按順序號堆放，所以營管提供的卷號有一大堆，這就加重我做箱單的難度，有時候寫不開，就不斷的合并單元格，更改各個貨描內容的位置。

記得第一次操作那個客戶定了三票貨，我們第一天裝了一個，第二天上午裝了一個十噸多的，下午又裝了一個，每票卷號都不是按順序來的，很混亂，我一個一個的敲到電腦上，那幾天晚上都十二點多才回宿舍，晚飯也不吃，洗漱一下就睡覺。

等我們領導從瑞士回來已經是十二天以后了，我基本上都處理好了，就差最后一票的交單，這一個禮拜瘦了很多，也很累，沒人幫也沒人問，都是自己一個人摸索著操作，很開心。

這期間出現了很多錯誤。

比如第二天裝的兩個柜，每一個柜即每一票貨物有一個提單號，我把這兩個柜的貨物裝反了這樣理貨單上的提單號與實際的裝貨不一致，后來問貨代能不能在理貨單上把提單號給改一下，如果不能改還得扒箱，當時貨柜都裝了一大半，只好先停下，還好這個問題解決了，那天知道了什么是“扒箱”o(∩_∩)o?哈哈

A、交單時提交的發票箱單中有個開船期一定要與提單保持一致

B、來證規定保險單要空白背書，那就要在保險單的背面蓋上業務章即可（即有公司名稱及公司持有人簽名的簽章）

C、我們家的匯票都是銀行給做，記得交單時帶兩張白紙和業務章，如果你知道怎樣在這兩張白紙上蓋業務章也可以自己蓋，不會的話銀行給蓋也行。

6、在裝完柜后不長的時間內辦理產地證，分為：一般產地證（CO）和原產地證（FORM A）

我們家用的都是一般產地證，信用證規定去貿促會蓋章。所以我就說說CO吧。前一段時間一般產地證需要到貿促會購買，一份40元/份,現在是網上操作。

1）日期

a、制單日期等于發票箱單日期，也有說可以等于提單日期，或是在開船后的幾天內的日期，不過我一般都是與發票和箱單的日期一致或晚一兩天。有一次早了一個月，這是我的輸入錯誤，不過銀行說這個日期也不是很重要，也沒給我們提不符點，客戶那邊也接受了，貨款也及時付清。不過若攤到一個難纏的客戶就難說了，所以我很幸運吖.b、簽單日期可以等于或晚于發票箱單日期

2）貨描 根據信用證規定來寫，有時候來證規定要表現出信用證號碼，H.S.編碼等

3）當這些在電腦的Excel表繕制完成，就可以打印了，打印時，可以先把未填寫的產地證復印一份，打印試試，看是否有無不合格的地方，然后再用正本的打印，這樣就避免了錯誤的出現。

4）打印完畢，在產地證的一份正本以及兩份副本上都蓋中英文對照章，并簽字，準備好就可以去貿促會辦理了（就是去蓋個章）。

所需文件：申請單一份：里面有一欄Price，應該用總價減去運費及保險費用即填寫FOB價

發票一份

7、辦理完產地證，一般這時就可以詢問貨代船開了沒有，船開后要求貨代回傳費用明細及快遞費用發票，你就可以跟自己公司的財務部門辦理這些事宜，并將結匯的水單傳給貨代。若信用證規定是CIF，可以讓貨代幫忙作保險。在這期間會有同貨代操作之間的多次提單以及保險單的確認。這個過程要仔細，字母，空格，符號數字等都不要出現差錯。

提單以及保險單會在開船后三四天內由貨代快遞給我方（一般情況下是這樣）

8、交單議付

根據信用證規定的交單日向銀行提交來正規定單據

我家是開船七天內交單，公司的車還比較少，比較難申請，加上貨代有時把提單及保險單在我交單的最后一天才寄到，所以每次時間都很緊迫，有時自己坐公交車去交單。

這樣的情況發生過兩三次，有一次是周五的4點半交單，銀行五點下班，辦理完畢他們正好下班，我走出銀行還是從后門出去的，大門已關了。

交單的單據一般信用證都有相關的條款：

我一般提交的單據有：

1）已簽署發票正本4份

2）已簽署箱單正本4份

3）L/C一份

4）一般產地證一份正本

5）分析單三份正本

6）保險單兩正兩副

7）船證一份

8）提單三正三副

要記得帶中紅色的英文對照章和藍色的業務章

還要把記載本票貨物的核銷單號以及公司組織機構代碼和美元帳號的工作記錄帶上（不過美元賬號在信用證中也會出現最好填寫完跟信用證上的核對一下），在中行交單是要填寫一些資料會用到這些資料，在具體的填寫內容要根據時間情況來填寫了，不會的話可以跟中行國際結算部的相關人員請教一下，千萬不要害羞，也不要害怕別人不耐煩，不懂就得弄明白。

后續還有些工作要做，比如核銷退稅，這些我都沒有過多接觸。

只是我家領導有一回交代我把一些已購買的核銷單和代理委托報關協議都蓋章，然后快遞給報關行。

我每隔一段時間還會收到報關行退下來的正本報關單及核銷單，有時候沒快遞給我們我會打電話向報關行咨詢，然后把這些資料連同一份發票交給財務，有財務進行核銷及辦理退稅。

這就是我操作過的信用證的大致過程，往后的工作中肯定還會出現我沒經歷過的問題，但是會努力想辦法解決。

還做過四票付款方式為T/T的單子，這個操作起來比較容易，這幾個客戶的信用都不錯。

不需要很復雜的操作

需要做租船訂艙，裝柜，報關，然后辦理一些后續工作

等收到全額金額就可以通知貨代電放提單，這其中有個電放保函（不明白的可以在福步上搜哦），只需要你大概看看內容蓋公章然后傳真貨代即可。

有關T/T這個付款方式的分類，也可以在福步上搜一下，就不多講了。

第三篇：外貿出口單證操作流程詳解

外貿跟單業務流程

跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進生產，出貨跟蹤，制單結匯等。

一．接單

接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當事人名稱，標的物的質量，數量，價格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構成書面合同。

1．下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，Fax, Email或書面合同等方式。

2．接單的途徑：交易會，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用我們的網站，等等。

3．接單的形式：在出口貿易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：

（1）合同：（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALES CONTRACT）和購貨合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。

（2）確認書；（CONFIRMATION）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認書（SALES CONFIRMATION）和購貨確認書（PURCHASE CONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產等。而合同用的比較正規。機器設備，大棕貿易的進出口。

還有協議書，意向書，訂單和委托訂單等。

4．接單的程序： 接單的程序可分為詢盤，發盤，還盤和接受四個環節。

（1）詢盤：（INQUIRY）又叫詢價。

（2）發盤：（OFFER）又叫發價。是買方或賣方向對方提出各項交易條件，并愿意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業務中，發盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。

（3）還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價。

（4）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發盤中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。

二．審單：即審核合同

1．審單內容：

確認產品名稱，規格，質量，數量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。

2．審單方法：

（1）產品名稱，規格：

審查時產品代碼是不是自身的產品？與我們的產品資料能否對上號？

有很多公司和企業產品名稱的代碼同時也代表了規格。

（2）質量：

也稱品質。是貨物的外觀形態和內在質量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進行審單的首要條件。

（3）數量：

應審查貨物的數量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數有何規定。

約數：如合同數量前加“約”，可使交貨數量有適當的機動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2。5%，有的認為是5%。按《跟單信用證統一慣例》，信用證上如規定約字，應允許有不超過10%的增減幅度。

（4）單價，總額的審查：

1． 客戶下單有的會將單價標出，我們要對照我們的報價表審查是否對？總額有沒有加錯？新客戶下單，要查看我們給他的報價。

2． 通常我們以美元為結算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）

（5）價格條款的審查：

出口貨物的單價條款，也稱價格術語，常用的有：

FOB 船上交貨價（指裝運港的價格條件）

C&F（Freight or Carriage Paid to?..）運費付至指定目地的交貨

CIF 成本+保險費+運費（指目的港）價格

常用的FOB CFRCIF幾種價格的換算及公式介紹如下：

（1）FOB價格換算為其它價：

CFR價 = FOB價 + 運費

FOB價 + 運費

CIF價 =-----------------------

1運費

CFR價 = CIF價 X（1 – 投保加成 X 保險費率）

（6）付款方式審查：

1.付款方式是否能接受？LC，付定金，等等。

2.支付的貨幣能否接受？

（7）包裝要求的審查：

1． 工廠的產品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？

2． 客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？

3． 客戶提供的包裝資料是否齊全？（內包裝，外包裝，標簽，說明書）

內包裝：普合，白合，彩合，吸塑

外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘜頭印刷。

（8）交貨期的審查

（1）

跟單員應審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并裝船送達。交貨期一般應規定一個期限，而不是某個具體日期。期限有長有短。可以是2周，3周，或一個月，二個月，一個季度或更長。

（9）交貨方式的審查：

運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。

注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運（趕銷售），我們可要求客戶承擔多出部分的費用。

關于樣品：

要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。

1． 寄目錄，樣本：

2． 準備樣品。

（1）工廠現有的款式

（2）新款

（3）客戶來樣。

要領：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進行確認。特別是新品可能要反復修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認樣品，以免客人在下單時找不到確認樣。在國際貿易中，憑樣品成交的比重很大。作為跟單員，我們要做到：

（1）有完整的產品資料，主動進行宣傳。

（2）新品的成本，價格要進行核算。

（3）新品的制作要留有實樣。

（4）客戶的來樣要保存好原樣。

三．形式發票：PROFORMAINVOICE

買方為了向其本國當局申請進口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規格，價格等條件開立的一份參考性發票。這種發票在成交后不能代替正式發票使用，對雙方都無最終約束力。為了區別于正式發票，它必須明顯表明“形式發票”字樣。

形式發票上一般要顯示訂單的相關信息。（收貨人，合同號，形式發票號，開出日期）。產品信息

（品名，數量，價格，交貨期）。合同條款（價格條款，付款方法）。此外，提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款。

注意幾點：

1.單價條款要明確（FOB, CFR, CIF）

2.交期要明確

3.付款條件要明確（L/C, T/T）

四．出貨跟單的基本程序：

出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關，報驗，裝船)，制單，結匯等環節。我們將這些程序概括為：

(1).籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時，按質，按量地備好貨物。

(2).催審單證：大多數的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。

只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應對以L/C為支付方式的合同進行催證，審核和修改的跟蹤工作。

催證：貨物快完成時，要催證。

審證:主要問題：受益人名稱地址電話、金額、裝運港、裝期、特別條款等。

改證：審證后發現問題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯誤。要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。

(3).訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的，我們負責租船訂倉和裝船的手續。首先：

出貨裝柜：跟單員在出貨前三四天就要聯系出貨裝柜事。這當中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。

A． 貨柜選擇（訂艙時就必須確定所需的柜型）：根據貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5噸

40’ 58 – 61立方/22.5噸

40’H 68 –71立方/27.5噸

B． 制作裝箱單：裝箱單著重表現貨物的包裝情況。應包括出貨的品名規格，數量，箱數，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。

C． 跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關人員并確定出貨數量的準確性。協助生產部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監裝，指導貨物的擺放。如一個柜內有幾種貨，每一規格的產品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關查貨用。

(4)制單結匯：是出口貨物跟單的最后一個環節。

A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據的內容制作各種單據。

要在L/C的有效期內將單據送交銀行。

出口單據主要有：匯票，發票，海關發票，提單，裝箱單，產地證，商檢證，保險單等。

B.結匯:如按L/C的規定制作了單據，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。

單據要求：正確，完整，及時，簡明，整潔

前期準備工作：（只是站在船務的角度）：

1、確認客戶詳細資料：CONSIGNEE，DESTINATION，EXPORT PORT，FORWARDER

2、確認客戶的要求：客戶的最晚交期，是否要求驗貨，是否分批出運，客戶需要的單證，特別注意是否需要提供熏蒸證書，單證是否需要認證（產地證，發票有些國家需要大使館認證）

3、需要準備的其他文件資料：

① SALES CONFIRMATION OR PROFORMA INVOICE，合同上應注明結匯方式：L/C或D/P、D/A或T/T或其他。

L/C：通常要在交貨期前1個月確認L/C已經收到，收到L/C后應業務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改證。D/P與D/A： D/P 付款交單（Documents against payment)是跟單托收方式下的一種交付單據的辦法，指出口方的交單是以進口方的付款為條件，即進口方付款后才能向代收銀行領取單據。

分為即期交單（D/P Sight）指出口方開具即期匯票，由代收行向進口方提示，進口方見票后即須付款，貨款付清時，進口方取得貨運單據。遠期交單（D/P after sight or after date),指出口方開具遠期匯票，由代收行向進口方提示，經進口方承兌后，于匯票到期日或匯票到期日以前，進口方付款贖單。

D/A 承兌交單(Documents against Acceptance)是在跟單托收方式下，出口方（或代收銀行）向進口方以承兌為條件交付單據的一種辦法。所謂“承兌”就是匯票付款人（進口方）在代收銀行提示遠期匯票時，對匯票的認可行為。承兌的手續是付款人在匯票上簽署，批注“承兌”字樣及日期，并將匯票退交持有人。不論匯票經過幾度轉讓，付款人于匯票到期日都應憑票付款。

以上除即期交單（D/P Sight）還可以做，其他的都風險較大（相對L/C 而言），但也存在客戶因市場價格等問題而不付款贖單，如果要做，只能做信譽較好、長期交往的老客戶。

T/T：要確認定金比例和到賬時間。

② 產品資料：包括產品的包裝方式，包裝尺寸，毛凈重，外包裝嘜頭，整個訂單的柜型、柜量。

4、跟進訂單的整個生產進程，貨物備好前7個工作日制作訂艙通知書，確保預訂符合生產進程及客戶要求的船期，并根據實際情況安排商檢（出境貨物換證憑單有效期21天）、安排驗貨。

5、木質或木質包裝的產品需要做商檢，需要準備出境竹木草制品廠檢記錄單（本廠提供），出入境貨物包裝性能檢驗結果單（包裝材料供應商提供）

6、要了解的一些概念：結關日期，截港日期、報關日期

結關日期：一般來說，結關這個詞出自船公司的“結關期”（又叫截關期），就是船公司截止收取放行條的時間，因為船公司沒可能等到臨開船前才截止收取文件資料，需要一定時間來整理、配載、通知下港、聯系泊位等等手續，因此要在船開（靠）以前的一定時間內截止收取文件資料。也就是說貨物必須在此日期前進港并已完成報關，報關行已將報好關的放行證明交至船公司，否則貨物無法上船。

結關是指進口貨物、出口貨物和轉運貨物進入一國海關關境或國境必須向海關申報，辦理海關規定的各項手續，履行各項法規規定的義務；

只有在履行各項義務，辦理海關申報、查驗、征稅、放行等手續后，貨物才能放行，貨主或申報人才能提貨。

同樣，載運進出口貨物的各種運輸工具進出鏡或轉運，也均需向海關申報，辦理海關手續，得到海關的許可。

貨物在結關期間，不論是進口、出口或轉運，都是處在海關監管之下，不準自由流通。

截港日期：是指截止貨柜進港的日期，貨柜必須在此日期前進港，也就是我們安排裝柜的時候，必須在截港日期的前一天。

報關日期：貨物向海關申報的日期，在結關日期之前申報。

船務主體工作：

1、租船訂倉。

一般情況下，應提前至少10個工作日向船公司下達訂艙通知書。

訂艙通知書上包括的內容有：發貨人，收貨人，出運港，目的港，貨物描述，貨物數量，貨物材積，貨物重量，嘜頭，柜型，柜量，需訂船期等。

2、確認艙位。

通常下達訂艙通知書后，即可以向客戶指定貨代詢問預計的船期信息，確定是否符合客戶的要求，是否符合工廠的生產進程。不符合客戶要求的，應及時向客戶確認。趕不上客戶工廠生產進程的，則要求工廠調整生產安排，若生產安排實在有問題，則只能請求客戶同意預定的船期。

3、商檢。

提供銷售合同、發票、裝箱單、出境竹木草制品廠檢記錄單、出入境貨物包裝性能檢驗結果單。辦理商檢需要三個工作日。商檢必須在貨物出口報關前一個工作日辦出。

4、安排拖柜。

通知生產部門具體裝柜時間。

通知生產部門裝柜要求：裝箱單填寫要求，貨柜最晚裝完時間等。（結關時間緊迫的情況下）

生產部派人監裝，確保所裝貨物型號、數量與合同一致，所裝貨物包裝完好無損。

裝柜時，避免飛蛾蠅蟲飛進集裝箱。

裝柜完畢，上封條。不能破壞封條，一方面，封條破壞不能確保貨物安全到達港口，另一方面，另買封條會產生費用。短裝或多裝情況及時了解，確保結匯單證的單貨一致。

做裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內，要通知客人發貨的細節，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數量，金額，包裝件數，嘜頭等。

5、制作出口報關單證。

單證包括：出口報關委托書、裝箱單（PACKING LIST)、發票(INVOICE)、出口報關單、出口收匯核銷單、報關手冊（若涉及進口材料）

6、委托報關。

通常要給報關留出兩天時間（船截關前）。

7、提單確認。

8、費用確認。

9、準備結匯文件。商業發票、裝箱單、FORMA原產地證書：FORM A 原產地證要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C 的交貨期和開船日之前，在發票日期之后。未能在發貨之前辦理的，要辦理后發證書，需提供報關單，提單等文件。經香港轉運的貨物，FORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。一般原產地證：一般原產地證可在中國貿易促進會辦理，要求低一些。可在發貨之后不太長的時間內補辦。如果原產地證書要辦理大使館加簽，也和發票一樣要提前20天辦理。

注意點：單證必須做到四個一致：單證一致，單單一致，單貨一致，證同（合同）一致。

10、交單。采用L/C收匯的，應在規定的交單時間內，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。

采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。

11、業務登記。

每單出口業務在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統計等。

12、文件存檔。

所有的文L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

第四篇：貨代單證操作流程

貨代單證操作流程

1.接受到客戶的訂艙委托書，按照客戶的要求的船期和箱型去船公司訂艙。等船公司出了箱號以后，給客戶出入貨通知（寫明船名航次，提單號，場站地址和聯系人，注明客戶在什么時間以內把貨物運至場站）。

如果客戶要求貨代找車，請聯系好車隊，并和客戶確認好陸運的價格，把入貨通知傳真給車隊的師傅，安排好時間，請車隊師傅去港口背向去客戶工廠裝貨。2.報關：要求客戶提供正本的報關委托和核銷單，箱單，發票，與客戶核實好商品的品名，HS編碼，企業在海關所錄入的10位數編碼，貨物件重尺等規格。3.報檢，要求客戶提供正本的報檢委托，箱單，發票，和銷售合同書，等客戶工廠驗貨后出通關單。安排通關 4.在開船以前和客戶確認提單。

5.在船開以后給客戶傳真費用明細，讓客戶確認回傳

6.要求客戶付款買單。有的客戶買單的時間比較急，請和客戶溝通好時間，防止影響客戶的交單~ 操 作 規 范 一.訂艙

1.業務將資料明確填寫在業務作業單上后交給操作主管，由主管進行登記。主管再將單證派發給各操作員手中。資料要求業務填寫數據明確（除浮動部分），不得擅自更改，在開船前確定費用。

2.如果艙位、價格方面出現問題,應及時反饋給主管及業務員。3.在艙位緊張的時候,可向船東先預定艙位。二.請派

1.接到船東放箱后,及時傳真給拖車請派,冷凍柜要提前聯絡柜檢單。2.在請派單上體現的到柜時間要比客人要求的提前半個小時。3.如果是長途的客人,必須向客人提供司機的手機號碼以便聯絡。

4.如果一個工廠同時裝幾個貨柜的，要傳真給工廠船名航次，提單號，港口及柜號。

5.和工廠保持聯絡到柜時間,若未及時到柜的,要及時查明原因。

6.在裝柜過程中產生額外費用的,在確認無法申請后，要告知業務員。由業務員決定如何向客人收取。三.單證

1.客人提供資料后,應立即制作有我公司格式的提單樣單給客人確認，以客人的OK件再和船東確認提單。

2.操作員必須根據OK件先和船東核對提單無誤后再發給客人。發到其他公司的傳真應一一確認是否收到。

3.操作員在向外勤分配單證時,要告知單證的輕重緩急。單證必須在幾點送達，如果因特殊原因，不能按時送達的，交給主管進行調整。

備注：二程（中轉）船期的跟蹤及反饋，如果遇到特殊情況應及時應對。每個月各家船公司的船期更改也要及時反饋。四.費用結算

1.操作員在確認此票裝船后,根據船東的費用單,在開船后一天之內請款,經過主管審核無誤后,交給財務。船公司運價盡量由商務部掌握，由操作主管與船公司相關業務人員溝通價格事宜。2.因冷凍柜的制冷費用問題,操作員要及時向相關的拖車公司索要費用以便核對。

3.操作員在開船后一天之內要把DEBIT NOTE和我司的貨代提單發送給代理。4.除了和我公司有月結協議的客人,其他客人一律要所有費用結算清楚后退還核銷單。

5.操作在下班之前要把第二天早上付款的請款單交給主管。為第二天的操作爭取時間。

貨代單證的具體操作流程（海運）

走海運時, 把貨及invoice, packing list ,booking 交到forwarder倉庫,還要拿走一份入倉單, 請問之后要怎樣, 入倉單有什么用? 是否還要換什么數據提供給客戶?

打制訂艙單

1.訂艙單用下貨紙根據貨主提供的委托單制作。需要填制的項目有：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY、POR、MARKS＆NOS、QUANTITY、DESCRIPTION OF GOODS、GROSS WEIGHT IN KILOS、MEASUREMENT、TOTAL。

2.打制完上述內容后，注明運輸條款。在訂艙單的右上角打上代理人的電話、傳真，并加蓋代理人方章，送至配載的船公司。

1.單證必須齊全。

貨主必須提供的單據有：合同副本（售貨確認書、形式發票）、正本裝箱單至少一份、正本發票至少一份、正本出口收匯核銷單，出口貨物如需海關監管條件還必須提供相應證件。

2.如果貨主提供的單據已繕制好，可以從以下方面審核：

A、合同、委托與裝箱單、發票上顯示的尺碼、重量是否一致。

B、合同、委托與裝箱單、發票上顯示的金額以及幣種是否一致（合同金額不小于發票金額）。

C、合同、委托與裝箱單、發票上顯示的發票號是否一致。

D、合同、委托與裝箱單、發票上顯示的合同號是否一致。

E、正本單據不許有任何涂改。

F、合同不能是手寫，否則用打字機重新繕制。

3.如果貨主提供的單據空白，可按下列項目繕制：

A、裝箱單主要填制的內容為麥頭、發票號碼、合同號、裝貨港、卸貨港、品名、規格、數量、毛重、凈重。

B、發票主要填制的內容為嘜頭、合同號、發票號、裝貨港、卸貨港、貨物描述、數量、單價、總價。

轉報關單據

接到船公司集港通知后，取回下貨紙。在集港前一天下午3時前，電話同港務局貨運科做集港計劃，制下貨小條（一式三聯）。

A、轉至報關行的單據有，裝箱單、發票、合同、委托報關協議、報關單、下貨紙、聯系單（一式兩聯）、海關監管條件涉及的證件，上述單據各1份。

B、編號為1、2、3的單據必須由貨主提供。

C、委托報關協議（副本也可以），用規定格式加蓋出口單位公章，填上相應內容。

D、下貨紙。在前述訂艙單的基礎上，在相應的位置補充船名、航次、提單號，貨物描述需用中文加以標識，報關只需

提供裝貨單收貨單留底聯，每一聯的右上角都應加蓋代理人方章。下貨紙裝貨單應蓋有該條船船代的簽章。

E、聯系單。聯系單是代理人與報關行聯系的單據，上面列明代理人轉給報關行何種單據及份數，將單據轉至報關行前，應填好一式兩聯的聯系單，單據轉至報關行后，其中一聯應有報關行相關人員的簽字，以備存檔。

F、合同、裝箱單、發票、報關單、許可證、商檢證轉至報關行前應有留底。

確認提單

A、繕制提單前應注意貨主有無特殊要求，一般情況下，貨主都會在委托中注明。

B、如要求在提單中顯示“SHIPPED ON BOARD”簽單時，應注意上、下簽章（其中之一應簽在SHIPPED ON BOARD 旁邊）。

C、如果涉及倒簽、預借，應事先與船公司確認好是否能接受，如果可以接受，應填制好保函傳真給貨主，讓其加蓋公章，返回后再由代理人提供給相關船公司。

意見如下：

A.如貨代代理報關或接受委托報關，則需提供正本出口收匯核銷單，否則，貨代則不需要貨主的出口收匯核銷單。

B.發票的金額可以大于合同的金額。因為進出口合同中普遍存在溢短裝條款，除非合同中無此條款或客戶L/C中明確規定如實際走貨金額大于合同金額則拒付。

3.船公司一般不做拼箱貨,是由專門的拼箱公司操作,將各個貨主的貨物拼在一個柜再向船司定艙.拼箱公司和船司定艙是以CY-CY的條款,而貨主與拼箱公司定的是“CFS-CFS”“LCL-LCL”條款.船司只出具一套提單給拼箱公司,不會出具多套以“CFS-CFS”條款的提單給直接客人,拼箱公司再簽發自己公司的貨代單給客人.故拼箱貨無船東單可言,只能默認拼箱公司所簽發的提單為船東單。拼箱公司的提單上所載的目的港代理一般是該公司自己的代理，而不是船公司的。

出船運貨代的單證操作流程

首先、你要帶好這些單據到海關和商檢局蓋章，信用證和其他正本單據是由銀行給你，然后到船公司提貨一般這些貨物都在海關的監管倉庫中，最后在核銷外匯具體的貨物有不同的監管要求你可以先到當地海關和商檢詢問.

第五篇：外貿單證操作流程（推薦）

外貿單證基本操作流程

1.首先要拿到外貿合同。

1.1：如果是L/C付款的客戶，收到L/C后應讓業務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改證。最好能在客戶開證前拿到草稿件，這樣如有問題，可以節省改單費和改單時間。

1.2：如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經到賬。

1.3：如果是放帳客戶（后TT條款），或通過銀行D/A等方式收匯等，需跟業務經理再次確認是否可以先單后付款。

2．驗貨

2.1：如果合同規定此票貨物需要驗貨的，需在交貨期前一周，通知公司驗貨員驗貨。

2.2：如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，讓客戶給查貨時間并將查貨日期告知業務員和生產或倉管部門。

7.3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。

3.制備基本文件

向工廠倉管尋要出口的準確數據（箱數，毛凈重，體積等），制作出口合同，出口商業發票，裝箱單等文件。

4.商檢

如果是國家法定商檢產品，在拿到出口合同，就要標注，并在拿到準確出口數據時將發票箱單樣品等商檢所需資料提交商檢部分。應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。

5．租船訂倉

5.1．如果跟客人簽定的合同是FOBCHINA條款，通常客人會指定運輸代理公司或船公司。應盡早與貨代聯系，告知發貨意向和大概的貨好時間，了解船期等情況，同時確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期兩周之前向貨運公司發出書面定倉委托書（INGORDER），通常在開船一周前可拿到預配單紙。

5.2．如果是由賣方支付運費（CIF或CFR條款），應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經比較，選擇價格優惠，信譽好，船期合適的船公司，并告訴業務員通告給客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前兩周提交書面定倉委托書，程序同上。

5.3．如果貨物不夠一個整柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到貨代給的進倉通知單時，還要了解截關時間，入倉報關要求，等內容。然后把進倉通知單交給公司車管部門，讓他們按照規定的時間發送貨物到指定倉庫。

5.4．向貨代定倉時，一定要傳真或者郵件書面定倉委托書，注明所定船期，柜型及數量，目的港等內容，以避免差錯。

6．安排拖柜：

6.1．貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應選擇安全可靠，價格合理的公司簽定協議長期合作，以確保安全及準時。提供拖車公司預配信息（SO）：定倉確認書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數量，裝柜地址，報關行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯系電話等

6.2．傳真一份裝車資料給倉庫，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯系電話。

6.3．要求倉庫在貨柜離開工廠后盡快提供一份裝貨通知給單證，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求倉庫裝柜后一定要記住上封條。

7．委托報關

在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行，委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間（船截關前）。委托報關時，應提供一份裝柜資料，內容包括所裝貨物及數量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關時間，拖車公司，柜型及數量，本公司的聯系人和電話等。

8．獲得提單等運輸單據：

8.1．最遲在開船后兩天內，要將提單補料內容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按找L/C或客人的要求來做，并給出正確的貨物數量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。

8.2．督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后，向船公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船公司出正本或電放件。

8.3．及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。

9．準備其他清關文件

9.1．商業發票：L/C要求提供的文件中，對商業發票要求最嚴格。發票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭。如果發票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。

9.2．FORMA原產地證書：FORMA原產地證要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C的交貨期和開船日之前，在發票日期之后。未能在發貨之前辦理的，要辦理后發證書，需提供報關單，提單等文件。經香港轉運的貨物，FORMA證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。

9.3．一般原產地證：一般原產地證可在中國貿易促進會辦理，要求低一些。可在發貨之后不太長的時間內補辦。如果原產地證書要辦理大使館加簽，也和發票一樣要提前20天辦理。

9.4．裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內，要通知客人發貨的細節，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數量，金額，包裝件數，嘜頭，目的港代理人等。有時L/C要求提供發送證明，如傳真報告書，發函底單等，注意按客人要求的時間內辦理。

9.5．裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。

10．交單：

10.1．采用L/C收匯的，應在規定的交單時間內，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。

10.2．采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真或郵件提單復印件給客人付款，確認受到余款后再將提單正本或電放件及其他文件寄給或郵件給客人。

10.3．如果T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單或電放件給客人。

11．業務登記：每單出口業務在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統計等。

12.在報關后2-3天內可向代理尋要報關預錄單提供給會計開具外貿發票，預錄單上的實際出口日期一般可在報關后半個月內在海關電子口岸上查詢并做記錄。

13．文件存檔：所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

14．單證員平時應注意收集運價變動，船期，航線，等信息，為業務員報價提供幫助。

2017.4.26記錄