第一篇：案卷封面要求

關于案卷封面：

1.字體、字號及行距要求：（1）“檔號”為黑體，三號

（2）案卷題名：方正小標宋GBK，二號（行間距：固定值32磅）

（3）立卷單位等：方正小標宋GBK，三號

2.立卷單位：項目檔案組卷單位全稱或規范簡稱。3.起止日期：案卷內文件材料最早與最晚時間。4.保管期限：根據歸檔范圍中劃定的保管期限。5.密級：暫不填寫

6.在案卷封面上要加蓋檔案“正本”、“副本”章。正本用紅色印章，副本用藍色印章。

第二篇：案卷外封面

檔 號

（淮安港淮陰港區中石油油庫專用碼頭工程檔案）

立卷單位 常州市交通建設監理咨詢有限公司

起止日期 2011-08-08～2012-7-30 保管期限 30年 密 級 無密級

第三篇：稅務稽查案卷封面

稅務稽查案卷

（立案）

案件編號：XXXXXXXXX

納稅人名稱：XXXXXX公司 納稅人識別號：XXXXXXXX 地址：XX市XX路XX號

檢查日期：20XX年X月X日至20XX年X月X日 檢查所屬期間：20XX年X月X日至20XX年XX月XX日 立卷人：XXX

立卷日期：20XX年X月XX日 保管期限：永久

第四篇：審核案卷裝訂要求

北京聯合智業認證有限公司文件

UI認審普[2011]9號

關于歸檔審核案卷裝訂要求的通知

各位審核組長：

自現場審核資料由審核組長裝訂以來，很多審核組長都能夠按公司要求和規定的審核資料順序認真裝訂現場審核資料，由此不僅降低了認證檔案整理工作的難度，也減少了審核資料發生缺失和混亂的幾率。但近期發現個別審核組長交回的審核案卷不按規定的審核資料順序裝訂或不裝訂，致使審核資料混亂或缺失，增加了認證檔案整理的難度，進而影響了認證評定工作的效率，為減少審核資料接收人員為核對審核資料給審核組長打電話的頻次，確保審核資料的完整性，要求審核組長按規定的審核資料順序裝訂現場審核資料。

根據公司《UI-GZ-031 H3 認證審核人員責任界定規則》和《UI-GZ-032 H3 認證審核人員管理規則》的規定，審核組長對指定的審核項目應承擔的職責包括：負責整理并及時上交審核資料。審核組長應按公司規定的時間和要求完成審核案卷的整理歸檔工作。對不按時歸卷和不按要求裝訂的審核組長，公司將以每月通報的方式向審核員進行公告。連續兩個月被通報的審核組長，將以扣除當次審核組長費用、嚴重者將暫停或撤銷組長資格等方式追究審核組長的責任。

希望各位審核組長，認真履行組長職責，加強認證活動全過程的控制，以確保認證的符合性與有效性。

附件：初審/再認證/監審審核案卷裝訂順序及要求

二〇一一年六月十五

初審/再認證/監審審核案卷裝訂順序及要求

1． 第一階段審核案卷裝訂順序及要求 1.1 第一階段到現場審核 1.1.1 資料按以下順序排列（1）現場審核移交清單（2）認證人員公正性聲明（3）審核任務書

（4）管理體系文件評審報告及文審整改資料

（5）申請評審信息現場確認表：需將組長簽字的確認表及合同評審確定的確認表由檔案室一同釘在卷中

（6）管理體系認證現場審核計劃：2份，不包括組長傳給審核部調度由審核方案管理人員簽字的1套資料；如合同編號中含有H字母的，則需增加1份，并蓋公章

（7）在建項目清單（固定/臨時多現場所清單），并蓋公章簽字（8）專業培訓記錄

（9）現場審核首/末次會議簽到表（10）首/末次會議記錄（11）現場審核檢查表

（12）企業資質、產品質量檢驗報告、環評、安評、環保驗收、環境監測報告、守法證明、型式試驗、排污許可證等證明文件及法律法規清單、重大環境因素清單、重大危險源清單等，相關復印件需蓋章

（13）第一階段現場審核問題清單（2份，不包括組長傳給審核部調度由審核方案管理人員簽字的1套資料。如合同編號中含有H字母的，則需增加1份)（14）一階段整改資料，并蓋公章

（15）一階段審核報告（2份，不包括組長傳給審核部調度由審核方案管理人員簽字的1套資料。如合同編號中含有H字母的，則需增加1份)1.1.2 裝訂要求

（1）案卷按上述順序排好、打孔后用串釘裝訂（案卷中不要有訂書釘）（2）為了便于閱卷，每頁的“字頭”或“附件資料的畫面”請向上或向左，以下邊為基準打孔裝訂。（以A4紙標準居中打孔）

1.1.3 組長傳給審核部調度由審核方案管理人員簽批的資料包括（1）申請評審信息現場確認表（到現場時）（2）第一階段現場審核問題清單（到現場時）（3）管理體系文件評審報告（4）一階段審核報告

按此順序排列，可用訂書釘釘在一起。1.1.4 其他資料的排序要求

（1）管理體系認證現場審核計劃（1份）（2）第一階段現場審核問題清單（1份）（3）一階段審核報告（1份）

上述資料按此順序可用訂書釘釘在一起。如合同編號中含有H字母的，則需按1.1.4要求加印一套資料并按要求釘在一起。1.1.5 其他散頁的排序要求（1）審核組工作情況反饋表

（2）審核組長對組員現場工作質量考評表（3）專業審核員/技術專家現場審核質量考評表（4）審核實施記錄

不需裝訂，用曲別針卡在一起即可。

1.2 第一階段不到現場審核 1.2.1 資料按以下順序排列；（1）認證人員公正性聲明（2）審核任務書

（3）管理體系文件評審報告及文審整改資料

（4）一階段審核報告（2份，不包括組長傳給審核部調度由審核方案管理人員簽字的1套資料。如合同編號中含有H字母的，則需增加1份)

1.2.2 裝訂要求

（1）案卷按上述順序排好，可用訂書釘訂在一起，也可打孔后用串釘裝訂（案卷中不要有訂書釘）。

（2）為了便于閱卷，每頁的“字頭”請向上，以下邊為基準打孔裝訂。（以A4紙標準居中打孔）

2.再認證、第二階段審核案卷裝訂順序及要求 2.1 再認證、第二階段現場審核資料按以下順序排列：（1）現場審核移交清單（2）認證人員公正性聲明（3）審核任務書

（4）管理體系文件評審報告及文審整改資料（再認證、外機構轉入、擴項必須有。二階段審核不需要。）

（5）申請評審信息現場確認表（再認證必須有，一階段到現場審核的，則二階段審核不要求有。）

（6）管理體系認證現場審核計劃（2份，如合同編號中含有H字母的，則需增加1份）（蓋公章）

（7）在建項目請單（固定/臨時多現場所清單）（蓋公章簽字）（8）專業培訓記錄

（9）現場審核首/末次會議簽到表（10）首/末次會議記錄（11）現場審核檢查表

（12）企業資質、產品質量檢驗報告，環評、安評、環保驗收、環境監測報告、守法證明、型式試驗、排污許可證等證明文件及法律法規清單、重大環境因素清單、重大危險源清單等。（復印件需蓋章）

（13）現場審核不符合報告（2份，如合同編號中含有H字母的，則需增加1份）（14）企業不符合整改資料（糾正措施表后應附企業提供的整改關閉資料并加蓋企業公章，組長在糾正措施表中必須填寫驗證結論）。（15）不符合項分布表

（16）受審核方業績評價表（再認證必須有，二階段審核不需要。）（17）審核報告（3份，單獨裝訂，見2.3要求。如合同編號中含有H字母的，則需增加1份）2.2 裝訂要求

(1）案卷按上述順序排好、打孔后用串釘裝訂（案卷中不要有訂書釘）。(2）為了便于閱卷，每頁的“字頭”或“附件資料的畫面”，請向上或向左，以下邊為基準打孔裝訂（以A4紙標準居中打孔）。2.3 其他資料的排序要求 2.3.1（1）不符合報告首頁（不包括企業整改措施）（2份）（2）審核計劃（2份）（3）審核報告（1份）

上述資料按此順序可用訂書釘釘在一起。2.3.2（1）組織認證證書表達要求（簽字蓋公章）（1份）（2）審核報告（蓋公章）（2份）按此順序用訂書釘釘在一起。2.3.3 審核報告（3份）可用訂書釘裝訂。

2.3.4 如合同編號中含有H字母的，則按2.3.1條內容加印一套資料并按要求釘在一起。

（1）不符合報告首頁（不包括企業整改措施）（3份）（2）審核計劃（3份）（3）審核報告（4份）2.4 其他散頁的處置（1）審核組工作情況反饋表

（2）審核組長對組員現場工作質量考評表（3）專業審核員/技術專家現場審核質量考評表（4）審核實施記錄

不需裝訂，用曲別針卡在一起即可。

3.監督審核案卷裝訂順序及要求 3.1 監督審核資料按以下順序排列（1）現場審核移交清單（2）認證人員公正性聲明（3）審核任務書

（4）管理體系認證現場審核計劃（2份，如合同編號中含有H字母的，則需增加1份）（蓋公章）

（5）在建項目請單（固定/臨時多現場所清單）（蓋公章簽字）（6）專業培訓記錄

（7）現場審核首/末次會議簽到表（8）首/末次會議記錄（9）現場審核檢查表

（10）企業資質、產品質量檢驗報告，環評、安評、環保驗收、環境監測報告、守法證明、型式試驗、排污許可證等證明文件及法律法規清單、重大環境因素清單、重大危險源清單等（復印件需蓋章）。

（11）現場審核不符合報告（2份，如合同編號中含有H字母的，則需增加1份）

（12）企業不符合整改資料（糾正措施表后應附企業提供的整改關閉資料并加蓋企業公章，組長在糾正措施表中必須填寫驗證結論）。（13）不符合項分布表

（14）監督審核報告（3份，單獨裝訂，見3.3要求。如合同編號中含有H字母的，則需增加1份）3.2 裝訂要求

（1）案卷按上述順序排好、打孔后用串釘裝訂（案卷中不要有訂書釘）。（2）為了便于閱卷，每頁的“字頭”或“附件資料的畫面”，請向上或向左，以下邊為基準打孔裝訂（以A4紙標準居中打孔）。3.3 其他資料的排序要求 3.3.1（1）不符合報告首頁（不包括企業整改措施）（1份）（2）審核計劃（1份）（3）監督審核報告（1份）

上述資料按此順序可用訂書釘釘在一起。3.3.2（1）（有變化時填寫）組織認證證書表達要求（簽字蓋公章）（2）監督審核報告（一份）（蓋公章）按此順序用訂書釘釘在一起。3.3.3 監督審核報告（1份）可用訂書釘裝訂。

3.3.4 如合同編號中含有H字母的，則按3.3.1條內容加印一套資料并按要求釘在一起。3.4 其他散頁的處理（1）審核組工作情況反饋表

（2）審核組長對組員現場工作質量考評表（3）專業審核員/技術專家現場審核質量考評表（4）審核實施記錄 3.5 其他要求

組長須按公司規定的時間將裝訂好的案卷及時交至公司。3.6.借閱文件的歸還要求

（1)組長借閱的管理手冊、程序文件請隨卷還回，以保證檔案卷宗的完整性。不需裝訂，用曲別針卡在一起即可。（2)往年的不符合報告，組長如借走請務必隨卷及時歸還，以便于監審案卷的閱卷與評定。

二〇一一年六月十五日

第五篇：裝訂案卷的要求

裝訂案卷是將分類組合完畢的卷內公文去掉金屬物，裝訂成冊的活動。裝訂案卷避免卷內公文散失和損壞，對公文起到固定和保護作用。

裝訂的方法，按“卷”裝訂時，應下齊（地腳整齊）、右齊（裁口整齊），采用三孔一線的方法裝訂。按“件”或“份”裝訂的，可用縫紉機裝訂，也可用細線逐件裝訂。